Despre tine pentru viitorul tau

Modul on line Managementul de proiect

Trainer modul Marius Blajut

Salutare, Tocmai au trecut 11 ani de cand am parasit incinta liceului. In acest timp, 6 ani am invatat la alte scoli, 3 am fost voluntar, 1 am calatorit prin lume si 4 am colaborat cu diferite organizatii din lumea trainingului si a consultantei. Va da cu rest?! Haideti sa vorbim despre managementul de proiect fie ca e vorba de realizarea referatului de 2 zile la istorie, organizarea campionatului de baschet, admiterea la facultate, lansarea unui album muzical, a unui nou brand de snikers sau a propriei noastre vieti. Bine ati venit in lumea jongleorilor cu obiective, timp si resurse!
"Jongleur" by Carola Heer

Privire de ansamblu
Scopul acestui modul este familiarizarea echipelor cu conceptele de baza ale managementului de proiect si aplicarea lor practica. Obiectivele modulului: Prezentarea conceptelor de baza ale managementului de proiect (Prezentul modul de teorie + bibliografie) Aplicarea practica pe un studiu de caz dat (Tema 1 prezentata la sfarsitul modulului) Aplicarea practica pe realitatea propriei firme, folosind drept baza primul an de existenta (Tema 2)

Mod de lucru
Modulul dureaza 2 saptamani, contine o prezentare de concepte (aceasta) si 2 aplicatii practice (sau teme daca vreti) La finalul fiecarei saptamani echipele vor uploada pe site viziunea lor cu privire la aplicatiile practice, care vor fi punctate. Stiti deja unde conteaza aceste puncte, nu? Pe parcursul celor 2 saptamani ma puteti contacta pentru orice nelamuriri / intrebari legate de subiectul modulului la marius@active-training.ro

Management de Proiect
Intro

Unde suntem? Cum facem asta? Unde vrem sa ajungem?

Managementul de proiect se refera la coordonarea unei initiative clar definita in timp care creeaza un rezultat unic si bine definit, un produs sau un serviciu. In cazul nostru de fata se poate aplica la primul an de existenta al firmei voastre, care este unic si irepetabil, an care pune bazele activitatii ulterioare. Practic incercam sa gasim un raspuns cat mai bun la 2 intrebari importante: - ce anume si de ce va doriti sa obtineti la sfarsitul primului an de existenta - cum veti face asta Astfel, tocmai am trecut rapid prin definitia managementului de proiect si prin principalele 2 intrebari la care vom raspunde impreuna pe parcursul acestui modul. Let's dig in!
Nota: Definitia oficiala din PMBOK (un fel de biblie a managerilor de proiect) A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product or service

Management de Proiect
Continut modul
Intro: Obiective cheie si Procese ale managementului de proiect Initializare proiect: Definire scop (1) Planificare proiect:
Componente principale/livrabile & obiective (2) Definirea activitatilor (3) Estimarea resurselor necesare (4) (umane & financiare) Identificare riscuri potentiale si solutii posibile (5)

Realizare program final si fisa gantt (6) (electronic) 2 aplicatii practice (una axata pe show-biz si una pe firma voastra)

Intro - Obiective Cheie

Scop
Obiectivele cheie comune managementului oricarui proiect, mic sau mare, organizational sau personal, sunt gestionarea:

Timp

Scopului de la definire la realizare Timpului incadrarea in anumiti termeni in timp Resurselor de la estimare la folosire optima

Resurse

Intro - Procese
Procesele principale ale managementului de proiect:
Cuprinde detalierea livrabilelor&obiectivelor precum si planul de actiune pentru a le obtine

Cuprinde definirea ratiunii de a exista proiectului si decizia de incepere a lui

Initiere

Planificare

Consta in masurarea si monitorizarea progresului, precum si a devierilor de la plan

Control

Executie
Consta in coordonarea oamenilor si a resurselor pentru a aduce la indeplinire planul de proiect

Evaluare &
Contine evaluarea si prezentarea formala a rezultatelor

Inchidere

Sursa: PMBOK

Definire scop (1)

Ce vrem sa obtinem la sfarsitul proiectului, de ce si pentru cine este important?
Acestea sunt cateva intreabri grele dar importante, care daca nu sunt suficient explorate si dezbatute in faza initiala a proiectului, se vor genera probleme si neclaritati mai tarziu.

Viziune se defineste o imagine cat mai clara a finalitatii proiectului, astfel incat cei implicati si
persoanele din exterior sa aiba o intelegere comuna cu privire la ce va rezulta in urma desfasurarii proiectului. Viziunea va reprezenta de asemenea o baza pentru a directiona deciziile viitoare

Motivatie consta in explorarea si intelegerea motivelor persoanelor implicate in a obtine

viziunea de mai sus. Acelasi lucru poate fi facut din motive diverse, iar intelegerea lor ajuta la directionarea focusul si efortului pe proiect

Entitati implicate se definesc toate grupurile implicate direct &

indirect in proiect si interesate de rezultatele lui (ex: clienti, furnizori, parteneri, membri etc. cititi mai mult despre conceptul de Stakeholder*) * Linkurile efective pentru lectura suplimentara le gasiti in fisierul excel atasat

Definire scop exemplu*

Ce, de ce si pentru cine Viziune Realizarea unei expozitii de fotografie artistica de succes in decurs de 6 luni Pentru a creste interesul publicului larga fata de fotografia artistica si a le oferi o experienta artistica
(acest lucru influienteza focusul ulterior accentul va fi pe tema si pe calitatea artistica a fotografiilor si pe o promovare sustinuta catre publicul larg)

Motivatie

Entitati implicate

Fotografi, publicul larg, parteneri (media, logistici etc.), echipa de proiect

*fiecare parte teoretica va fi insotita de un exemplu concret pentru a sustine intelegerea conceptelor discutate

Planificare
Componentele principale livrabile si obiective (2)
Care sunt componentele principale de livrat ale proiectului si ce rezultate concrete vrem sa obtinem, astfel incat proiectul sa isi atinga scopul?

Impartirea structurata a componentelor principale si a livrabilelor se

realizeaza o impartire si o ierarhizare a componentelor si livrabilele principale ale proiectului. Structura de impartire este de o importanta majora pentru planul proiectului: contine 100% din munca definita de scopul proiectului si cuprinde toate elementele livrabile (interne si externe) a muncii care urmeaza sa fie prestate defineste contextul proiectului, clarifica munca de prestat si comunica scopul proiectului catre toate entitatile implicate este sub forma unui chart sau schema, fiind o impartire grafica sau textuala a scopului proiectului ordoneaza toate livrabilele minore si majore intr-o structura ierahica si e construit astfel incat fiecare nivel ulterior contine 100% din scopul nievelului superior contine cel putin doua nivele de detaliere a muncii de efectuat evolueaza pe parcursul elaborarii scopului proiectului, pana se stabileste o baza acopera interdependentele de taskuri si durata activitatilor

(cititi mai mult despre conceptul de Work Breakdown Structure )

Planificare
Componentele principale livrabile si obiective (2) (cont.)
Care sunt componentele principale de livrat ale proiectului si ce rezultate concrete vrem sa obtinem, astfel incat proiectul sa isi atinga scopul?

Definirea obiectivelor masurabile necesare pentru fiecare componenta

principala in parte pentru a ne ghida catre obtinerea de rezultate concrete. Folosirea de obiective SMART: S pecifice: claritate cu privire la ce, unde, cnd i cum va fi schimbat situaia; M surabile: cuantificarea intelor i a beneficiilor; A bordabile: posibilitatea de a fi atinse (cunoscnd resursele i capacitile aflate la dispoziie); R ealiste: posibilitatea de a obine nivelul de schimbare reflectat n obiectiv; T imp (ncadrare n Timp): fixarea perioadei de timp n care va fi realizat fiecare obiectiv.

Planificare
Componentele principale livrabile si obiective - exemplu
Care sunt componentele principale de livrat ale proiectului si ce rezultate concrete vrem sa obtinem, astfel incat proiectul sa isi atinga scopul?

Nr. Componente 1 2 3 Fotografii Parteneri Participanti

Livrabile
Fotografiile artistice pe o anumita tema pentru expozitie Parteneri care sa sustina financiar si mediatic proiectul Participantii la expozitie din publicul larg

Obiective
Un numar de 50 de fotografii artistice de inalta calitate Un numar de 5 parteneri financiari si 5 parteneri media Un numar de 10000 de participanti vor vizita expozitia pe durata expunerii, 500 de participanti vor fi prezenti la evenimentul de lansare Expunerea fotografiilor pe o perioada de 2 luni, la o locatie corespunzatoare obiectivelor, plus un eveniment de lansare de 1 ora cu 1 invitat de onoare fotograf international de renume pe tema stabilita

Expozitia

Locatie de expunere a fotografiilor Eveniment de lansare al expozitiei

*aceste componente, livrabile si obiective pot fi rafinate pe masura ce se trece prin toate etapele planificarii

Planificare
Definire Activitati (3)
Ce activitati sunt necesare pentru obtinerea fiecarei componente principale definita anterior? Activitati se definesc activitatile specifice si ordinea lor de desfasurare astfel incat
sa fie obtinute fiecare livrabil in parte conform obiectivelor dorite

Resurse necesare se estimeaza tipul si cantitatea de resurse necesare pentru

realizarea fiecarei activitati in parte. Principalele resurse sunt resursele umane numarul si tipul de oameni necesari; si cele materiale tot ce este nevoie pentru desfasurarea activitatilor (ex: promotionale, logistice, echipamente etc.)

Durata se estimeaza durata activitati lor in zile calendaristice in functie de efortul

necesar. Pentru unele activitati durata va fi direct proportionala cu resursele umane alocate pentru a depune efortul necesar indeplinirii activitatii respective, astfel putem spune ca durata si resursele necesare se influienteaza reciproc.

Planificare
Estimare Resurse (4) (umane & financiare)*
Care sunt resursele necesare pentru desfasurarea activitatilor definite anterior? Resurse umane se definesc rolurile si responsabilitatile membrilor echipei de
proiect pentru a acoperi toate componentele proiectului, si se centralizeaza necesarul de resurse umane definite anterior pentru fiecare activitate, impartit in timp pentru a vedea perioadele aglomerate care necesita mai multi oameni

Resurse financiare se estimeaza costurile efective pentru fiecare activitate in

functie de resursele necesare, precum si veniturile probabile aferente activitatilor aducatoarea de venit (de ex: vanzare produse/servicii, parteneriate etc.) Apoi se centralizeaza si se defineste bugetul proiectului pe categoriile principale (pe costuri si pevenituri), detaliat in timp pentru a asigura un echilibru intre costuri si venituri (citeste mai mult despre bugetare)

* Exemplul pentru aceasta parte teoretica este cuprins in template-ul din fisierul excel alaturat

Planificare
Identificare riscuri si solutii (5)
Care sunt riscurile potentiale sau obstacolele care ar putea sa apara in derularea activitatilor proiectului, si care ar fi solutiile posibile? Riscuri si obstacole se previzioneaza riscuri si obstacole potentiale pentru
fiecare componenta principala in parte, se estimeaza impactul lor si probabilitatea de aparitie

Solutii se genereaza solutii de rezerva pentru minimizarea riscurilor de mai sus

Realizare program (6) (schedule)

Programarea activitatilor realizare fisa gantt consta in realizarea unei fise
grafice, vizuale, prin aranjarea tuturor elementelor de mai sus. Contine componentele principale ale proiectului, activitatile corespunzatoare fiecareia aranjate in succesiunea lor pe un calendar, precum si persoanele din proiect responsabile de fiecare componenta. Scopul ei este a oferi o privire de ansamblu asupra proiectului, si vizualizarea prioritatilor saptamana de saptamana. (cititi mai multe despre Fisa Gantt) Acest pas permite de asemenea vizualizare ansamblului proiectului si ajustari de interdependente intre elementele componente.

De folosit software ajutator pentru managementul de proiect (gen Microsoft

Project, recomandarea noastra un open source: OpenProject www.openproj.org)

Introducere fisa gant open office pt exemplu

Realizare program (6)

(exemplu expozitia foto in open project)

Management de Proiect
Aplicatie practica 1
Realizati planificarea pentru realizarea si lansarea Unui nou album muzical X al formatiei Y,

sau la alegere - unui nou brand X de snikers al firmei Y Resurse - Timpul de desfasurare: 6 luni, Buget: 200.000 RON, Echipa: voi + resurse externe Cerinte - Definire scop si obiective (inclusiv cine este X si Y), componentele principale, Planul de activitati (activitate + termen limita + responsabil). Se completeaza template-ul in excel si se realizeaza fisa gantt

Management de Proiect
Aplicatie practica 2

Realizati planificarea pentru lansarea companiei voastre, doar pentru primul an de existenta.

Resurse - Timp: 1 an, Buget: estimati voi necesarul in RON, Echipa: voi + resurse externe Cerinte - Definire scop, livrabile, Plan de activitati (actiune + termene limita + responsabil) Se comepleteaza template-ul in excel si se realizeaza fisa gantt