CUPRINS

Capitolul 1 .................................................................................................................................................7 SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEM INFORMATIONAL .........................................................................7 1.1 SISTEMUL. TIPOLOGIE SI CARACTERISTICI ....................................................................................7 1.2 FIRMA SISTEM CIBERNETICO-ECONOMIC .......................................................................................9 1.3 CORELAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL CU MEDIUL DE AFACERI ..........................................14 Capitolul 2 ...............................................................................................................................................18 SISTEMUL INFORMATIONAL ...................................................................................................................18 2.1 SISTEMUL INFORMATIONAL AL INTREPRINDERII ..........................................................................18 2. 2 FUNCTIILE SISTEMULUI INFORMATIONAL ....................................................................................22 2.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMATIONAL ..........................................................................26

2.2.1 Datele si informatiile .......................................................................................................... 27 2.2.2 Circuitele si fluxurile informationale ................................................................................ 31 2.2.3 Procedurile informationale ............................................................................................... 32 2.2.4 Mijloacele de tratare a informatiilor ................................................................................. 33 2.3 RELATIA SISTEM INFORMATIC - SISTEM INFORMATIONAL ...........................................................33 2.4 TIPURI DE SISTEME INFORMATIONALE .........................................................................................38 2.4.1 Sistemul informational de procesare a tranzactiilor ..................................................... 38 2.4.2 Sisteme pentru automatizarea muncii de birou ............................................................ 39 2.4.3 Sisteme informationale de management (SIM) ............................................................ 39 2.4.4 Sisteme de fundamentare a deciziilor (SFD) ................................................................ 39 2.4.5 Sisteme suport ale managementului superior (SSMS) ............................................... 40 2.5 CARENTE ALE SISITEMULUI INFORMATIONAL ..............................................................................40 Capitolul 3 ...............................................................................................................................................42 SISTEMUL INFORMATIC. INFRASTRUCTURA SISTEMULUI INFORMATIONAL .......................................42 3.1 SISTEMUL INFORMATIC .................................................................................................................42 3.2 ETAPELE DE EVOLUTIE A SISTEMELOR INFORMATICE ................................................................43 3.3 TIPOLOGIA SISTEMELOR INFORMATICE .......................................................................................45 3.4 FUNCTIILE SISTEMULUI INFORMATIC ............................................................................................47 3.4.1 Functia de preluare a informatiei .................................................................................... 48 3.4.2 Functia de memorare si regasire a informatiei ............................................................. 48 3.4.3 Functia de comunicare ..................................................................................................... 48 3.4.4 Functia de prelucrare ........................................................................................................ 49 3.4.5 Functia de iesire a informatiei.......................................................................................... 49 3.5.1 Componenta hardware a sistemului ............................................................................... 51 3.5.2 Unitatile de intrare-iesire ale sistemului ......................................................................... 52 3.5.3 Componenta software ....................................................................................................... 53 3.5.4 Componenta informationala ............................................................................................. 55 Capitolul 4 ...............................................................................................................................................56 INFORMATIA - OBIECT AL PRELUCR ARII ...............................................................................................56 4.1PRODUCTIA DE INFORMATII ECONOMICE - CALITATEA ACESTORA ...........................................56 4.2 CATEGORII DE INFORMATII SUPORT PENTRU VALOAREA INFORMATIONALA .............................58 4.3 PROCESE INFORMATIONALE .........................................................................................................59 4.4 FLUXUL VALORIC INFORMATIONAL ...............................................................................................64 4.4.1 Generarea, culegerea si transmiterea datelor .............................................................. 64 4.4.2 Gestiunea datelor .............................................................................................................. 64 4.4.3 Analiza si interpretarea datelor........................................................................................ 65 4.4.4 Modelarea si sistemele de asistare a deciziei .............................................................. 65 Capitolul 5 ...............................................................................................................................................66 FUNDAMENTELE SISTEMELOR DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE SI DE COMUNICATIE .................66 5.1 DEFINIREA CONCEPTULUI DE BAZA DE DATE ..............................................................................66 5.2 SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ..............................................................................70 3
3.5 STRUCTURA GENERALA A SISTEMULUI INFORMATIONAL UTILIZAT IN ADMINISTRAREA AFACERILOR ........................................................................................................................................51

5.3 FUNCTIILE UNUI SISTEM DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE .....................................................75 Capitolul 6 ...............................................................................................................................................78 DEZVOLTAREA AFACERILOR ELECTRONICE ........................................................................................78 6.1. IMPACTUL TEHNOLOGIILOR SI COMUNICATIILOR ASUPRA NOII ECONOMII- ..............................78 6.2. PRINCIPALELE TENDINTE IN CONCEPEREASI FUNCTIONAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL IN ADMINISTRAREA AFACERILOR ............................................................................................................79

6.2.1. Dematerializarea si dezintermedierea informatiilor ..................................................... 79 6.2.2. Informatizarea sarcinilor de munca si a pregatirii personalului ................................. 80 6.2.3. Externalizarea sau outsourcingul informational........................................................... 81 6.2.4. Proliferarea sistemelor de comunicatii bazate pe Internet si Intranet ...................... 81 6.2.5. Expansiunea comertului electronic ................................................................................ 82 6.2.6. Scrutarea informationala ................................................................................................. 82 6.2.7. Conturarea intreprinderii virtuale.................................................................................... 83 6.2.8. Cristalizarea managementului informational ................................................................ 84 6.3 TEHNOLOGIILE INFORMATIEI SI COMUNICARII SI AVANTAJUL COMPETITIV................................86 Capitolul 7 ...............................................................................................................................................89 VULNERABILIT ATI ALE ECONOMIEI DIGITALE .......................................................................................89 7.1 RISCURI DIGITALE ALE NOII ECONOMII .........................................................................................89 7.2 RISCURILE AFACERILOR ELECTRONICE .......................................................................................91 7.2.1 Vulnerabilitatea digitala .................................................................................................... 94 7.2.2 Lipsa sau intarzierea constituirii continutului digital ..................................................... 94 7.2.3 Folosirea adversa a informatiei si violarea intimitatii ................................................... 95 7.2.4 Largirea prapastiei digitale ............................................................................................... 95 7.2.5 Evolutia insuficienta spre societatea informatiei ........................................................... 96 7.3 NECESITATEA PROTEJARII INFORMATIILOR .................................................................................97 7.3.1 Importanta economica a securitatii informatiilor ........................................................... 97 7.3.2 Mediul securitatii informatiilor .......................................................................................... 98 7.3.3 Rolul securitatii informatiilor ............................................................................................. 99 7.3.4 Identificarea informatiilor ce trebuie protejate ............................................................. 100 Capitolul 8 ............................................................................................................................................. 104 CRESTEREA EFICIENTEI ADMINISTRARII AFACERII ............................................................................ 104 8.1 RATIONALIZAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL ........................................................................ 104 8.2 PRINCIPII DE CONCEPERE SI RATIONALIZARE A SISTEMULUI INFORMATIONAL ....................... 106 8.3 ETAPELE REPROIECTARII SISTEMULUI INFORMATIONAL-MANAGERIAL.................................... 109 8.3.1. Consideratii preliminare ................................................................................................. 109 8.3.2. Declansarea studiului de reproiectare ........................................................................ 109 8.3.3. Identificarea elementelor informationale ale domeniului investigat ........................ 112 8.3.4. Analiza critica a sistemului informational .................................................................... 113 8.3.5. Reproiectarea sistemului informational ....................................................................... 113 8.3.6. Implementarea perfectionarilor informationale .......................................................... 115 8.3.7. Evaluarea functionarii sistemului informational ......................................................... 116 8.4 INTEGRAREA SISTEMELOR .......................................................................................................... 116 8.5 IDENTIFICAREA PUNCTELOR CHEIE ALE TEHNOLOGIILOR INFORMATIONALE.......................... 121 8.6 UTILIZAREA STRATEGICA A TEHNOLOGIILOR INFORMATIONALE .............................................. 123 8.6.1 Ipostaze in utilizarea tehnologiilor informationale ...................................................... 125 8.6.2 Etapele dezvoltarii tehnologiilor informationale .......................................................... 126 8.6.3 Utilizarea etapelor de dezvoltare IT pentru obtinerea avantajelor competitive...... 127 8.7 TENDINTE ALE SISTEMELOR INFORMATIONALE ......................................................................... 131 8.8 TENDINTE IN ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL ...................................................... 133 8.9 IMBUNATATIREA ADMINISTRARII SISTEMELOR INFORMATIONALE ............................................ 137 Capitolul 9 ............................................................................................................................................. 140 APLICATII FOLOSITE IN ADMINISTRAREA AFACERILOR ..................................................................... 140 9.1 UTILIZAREA CODULUI DE BARE ................................................................................................... 140 9.1.1 Utilizarea codului de bare in domeniul productiei....................................................... 140 9.1.2 Utilizarea codului de bare in transportul demarfuri .................................................... 140 9.1.3 Utilizarea codului de bare in domeniul distributiei ...................................................... 142 9.1.4 Utilizarea codului de bare in domeniul schimbului electronic de informatii ............ 144 4

9.2.1. Prezentarea generala a pachetului QM ...................................................................... 145 9.2.2. Studiu de caz - utilizarea QM ....................................................................................... 149 BIBLIOGRAFIE ....................................................................................................................................... 152

9.2 SISTEMUL QM - SISTEM AUTOMAT DE ANALIZA A DATELOR ...................................................... 144

Capitolul 1 SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEM INFORMATIONAL

1.1 SISTEMUL. TIPOLOGIE SI CARACTERISTICI

Sistemul este un ansamblu de elemente interdependente formand un tot organizat care interactioneaza pentru realizarea unui scop determinat. Sistemul este un ansamblu de elemente materiale sau nemateriale, format in general din echipamente, metode, tehnici, procedee, modele si personal utilizate interdependent prin intermediul unor procese ce asigura transformarea unor elemente de intrare in elemente de iesire prin intermediul unui mecanism specific si al unui sistem de control. In pofida numeroaselor caracteristici generale, sistemele nu sunt identice intre ele. Desi sunt formate dintr-o multime de elemente aflate in interactiune, toate se comporta unitar si integral in relatiile lor cu mediul, diferitele sisteme se deosebesc foarte mult intre ele. In teoria sistemelor se afirma ca, in functie de multimea elementelor, de relatiile cu mediul, de factorul timp, de coeficientul de complexitate si de natura relatiilor dintre marimile de intrare si cele de iesire, sistemele pot fi finite sau infinite, inchise sau deschise, statice sau dinamice, simple sau complexe, determinate sau probabilistice, liniare sau neliniare etc. (Grunberg, 1977). Prin intermediul teoriei sistemelor se poate distinge un sistem de altele, se pot studia ordinea, organizarea si complexitatea, il putem recunoaste ca simplu sau complex, determinist sau probabilist, liniar sau neliniar s.a.m.d., dar intotdeauna va ramane ceva care nu poate fi formalizat si care reprezinta tocmai particularitatea si individualitatea sistemului respectiv - cu atat m ai evident, cu cat sistemul este mai complex. In acest sens, L.A. Zadeh (1973) evidentiaza faptul ca posibilitatea descrierii exacte a unui sistem scade odata cu cresterea complexitatii, pan a la un nivel dincolo de care precizia si relevanta se exclud reciproc. Oricat de independent ar fi un sistem, in realitate nu poate fi vorba decat de o independen ta relativa, deoarece el este integrat, impreuna cu celelalte sisteme, cu care se afla in interactiune, intr-un sistem mai mare. Dar, un element nu apartine unui singur sistem, ci mai multor sisteme. Astfel, sistemele se intrepatrund foarte mult, granitele dintre ele se estompeaza si devin mai vagi. L.A. Zadeh (1965) vorbeste despre sisteme vagi, care sunt formate din elemente ce nu le apartin in totalitate, deoarece intre apartenenta si neapartenenta unui element la un sistem apar o serie de situatii intermediare, numite grade de apartenenta. Notand cu l apartenen ta si cu 0 non-apartenenta elementului x la multimea X, atunci, in cazul multimilor clasice, functia de apartenenta f este f: X(0-1), adica de 0 sau l, iar in cazul sistemelor vagi, f: X(0,1), adica intre 0 si 1 apare o infinitate de stari posibile. In realitate, asa cum nu exista decat sisteme deschise, care intre tin un anumit schimb de substanta, de energie sau de informatie cu mediul in care se afla, tot asa nu exista decat sisteme vagi ale caror elemente apartin in acelasi timp mai multor sisteme. Teoria sistemelor studiaza elementele in cadrul sistemului din care fac parte. Daca insa fiecare sistem este un subsistem si fiecare subsistem poate face parte din mai multe sisteme, atunci devine necesara o abordare mult mai larga, interdisciplinara. Organizarea sistemelor a dus la generarea altor sisteme, din ce in ce mai complicate si mai diverse, diversitatea nefiind provocata de substanta si energia din care sunt constituite, ci de modul cum sunt organizate. Organizarea este cea care conduce la diversitatea lumii in care traim. 7

Problema organizarii si autoorganizarii a fost pusa de W.R. Ashby (1947). Prin autoorganizare se realizeaza o anumita interactiune cu mediul, o flexibilitate a structurilor sale, generatoare de imbunatatiri ale sistemului, concomitent cu asigurarea integritatii si identitatii sistemului. Orice sistem organizat se caracterizeaza prin: intrari, iesiri, structura si stare (Fig. 1.1 Reprezentarea unui sistem).

xi ,i=1,n INTRARI

SISTEM CONDUS

yj, j=1,m IESIRI

Figura nr. 1.1 Reprezentarea unui sistem Intrarile (xi) in sistem reprezinta influenta pe care mediul o exercita asupra unei componente (un subsistem) de sistemul de dimensiuni mai mari. Iesirile (yj) din sistem reprezinta influenta pe care sistemul respectiv o exercita asupra mediului in care exista ca subsistem. Structura sistemului reprezinta modul cum sistemul respectiv este organizat si cum functioneaza pentru realizarea scopului determinat y=f(x1, , x n). Starea sistemului reprezinta gradul de organizare a sistemului respectiv la un moment dat. Starea si dinamica unui sistem pot fi studiate si cunoscute in orice moment prin intermediul legaturilor informationale din interiorul si exteriorul sistemului respectiv. Prin particularizarea acestor caracteristici din definitia generala si abstracta de sistem se desprind diferite sensuri concrete, specifice, care se intalnesc in toate domeniile de activitate (ca de exemplu: sistemul economic, sistemul informational, sistemul informatic, sistem de calcul etc.). Sistemul economic defineste componente si ansambluri economice. Orice intreprindere economica, orice ramura a economiei nationale sunt sisteme economice. Insasi economia nationala sau economia mondiala, vazute la nivel global, se comporta ca sisteme complexe (macrosisteme). Sistemul economic ca notiune concreta de sistem, reprezinta o componenta (un subsistem) a unui sistem mai mare (macrosistem) cum este considerat sistemul economico-social. Din punct de vedere al structurii si al complexitatii functiilor pe care le realizeaza, sistemele economice pot fi grupate in sisteme simple si sisteme complexe sau macrosisteme. Un sistem economic complex reuneste, intr-o structura ierarhica, un ansamblu de elemente considerate subsisteme cu legaturi reciproce. Un sistem economic complex se caracterizeaza prin: existenta unor componente separabile pentru care se pot stabili scopuri functionale distincte, dar subordonate scopului intregului sistem; existenta unor legaturi functionale interioare, tehnico-economice (materiale, informationale, energetice etc.) intre diferite componente ale sistemului, precum si a unor legaturi cu exteriorul (cu alte sisteme); prezenta in sistemul economic a oamenilor, a masinilor si a mediului inconjurator, prin care se asigura functionarea sistemului. Notiunea de sistem economic desemneaza un ansamblu de elemente independente, prin intermediul carora se realizeaza obiectul de activitate al unei entitati economice. Daca o entitate economica este privita si analizata independent de structurile ierarhice superioare, din care face parte, atunci i se confera atributul de sistem. Daca insa aceeasi entitate este privita in raport cu nivelul ierarhic superior ca fiind componenta a acestuia, atunci ea este definita ca 8

subsistem, iar structura ierarhica din care face parte este definita ca un macrosistem. Rezulta ca notiunea de sistem este relativa, iar utilizarea ei in analizele economice este contextuala. 1.2 FIRMA SISTEM CIBERNETICO-ECONOMIC Organismul asupra caruia se rasfrang atribu tiile sistemelor economice, pot sa fie de orice dimensiune, agent economic, economia unei tari etc. Institutia este o formatie speciala economica complexa, ca exemplu: o mare firma sau un minister. Atunci, societatea trebuie privita ca si materia in fizica. In acest caz molecula devine institutia, iar in interiorul ei atomul este organizatia. Prezentam in continuare atomii. Organizatia este o formatie constituita din oamenii unitatii in vederea indeplinirii anumitor functii social-economice determinate. Unitatea reprezinta un element al sistemului economic ce nu se mai poate descompune, comportandu-se cu regularitate determinat a si raspunde conform unor reguli la impulsurile primite. Functionarea sistemului cibernetico-economic consta in faptul ca in fiecare perioada primeste un input si emite un output, modificandu- si in timp starea interna. Inputuri-le si outputuri-le pot fi numite fluxuri. Pe baza analizei fluxului de iesire, organul de decizie verifica modul in care sunt realizate obiectivele si sarcinile stabilit, iar in conditiile in care apar abateri, adopta masuri de reglare sau autoreglare in baza legii conexiunii inverse. Un sistem cibernetic isi autoregleaza intrarile in functie de scopul si obiectivele pentru care a fost conceput sa functioneze prin intermediul unei bucle de control - feedback -. Aceasta bucla consta in fluxuri fizice de produse asociate cu fluxuri de informatie. Bucla de feedback asigura realizarea functiilor de autoreglare si de comportament dinamic al sistemelor. Dinamica acestui tip de sistem este determinata tocmai de incercarea sa de a se autocontrola in fata perturbatiilor externe. Prin structura unui sistem cu bucla se au in vedere: modul in care fluxurile sale de materiale si/sau informationale sunt interconectate; modul in care aceste fluxuri sunt modificate sau transformate in factori de intarziere; reguli de decizie incorporate in buclele feedback. Practic orice sistem economic este un sistem cibernetic cu bucla. Pentru a functiona, o bucla feedback presupune existenta a 2 factori: inregistrarea unei diferente intre o valoare dorita si una reala; o politica / o strategie care specifica actiunile necesare pentru a corecta aceste diferente. Sistemul cibernetico-economic este un sistem complex care poate fi reprezentat ca in Figura 1.2 si asigura transformarea unor fluxuri de intrare in fluxuri de iesire prin raportarea la obiectivele programate si o eventuala corectare a diferentelor inregistrate pe bucla.
1

Catoiu I., Orzan Gh., Ratiu-Suciu C., Modelarea cibernetico-matematic a a cererii de marfuri a populatiei in volumul Cibernetica Aplicat a. Ed. Academiei, 1988

m de ucere

xi ,i=1,n INTRARI

CONDUS

yj,j=1,m IESIRI

Figura nr.1.2 Reprezentarea unui sistem cu bucla feedback Un sistem poate fi contro lat printr-un alt sistem de nivel superior, nuumit sistem de conducere care are la baza anumite obiectiv e determinate de specificul domeniului, cadrrul legislativ in materie si cerintele strategice ale entitatii economice. Rezulta ca sunt fixate obiective clare si directe pentru procesul de decizie, ce trebuie indeplinite prin interactiunea dintre siste mul de conducere si cel executiv. Sistemul de management al firmei este un ansamblu de elemente cu caracter decizional, informational, operational si metodologic, intre care exista relatii de cauzalitate si care actioneaza interdependent in scopul asigur arii proceselor si relatiilor de conducere la nivelul unei organizatii. Acesta se constituie ca un ansamblu de componente care faciliteaz a exercitarea proceselor manageriale, in scopul eficientiz arii muncii factorilor de decizie.

Figura nr. 1.3 Sistemul de management al firmei Firma, ca sistem, are mai multe caracteristici si anume: 1. sistem foarte complex, deoarece reuneste resurse umane, materiale, financiare, intre care se stabilesc multiple si profunde legaturi, precum si particularitati specifice proceselor de productie; 2. sistem socio-economic, deoa rece aici are loc combinarea factorilor de productie in cadrul unor procese generatoare de bunuri materiale; 3. sistem tehnico-material, deoa rece intre mijloacele de munca, materiile prime si materialele utilizate se creeaza anumite conexiuni;

10

4. sistem organizatoric-administrativ, deoarece intreprinderea reprezinta o unitate organizata, care la infiintare capata statut de persoana juridica, capata o denumire, are un sediu, dispune de capital etc.; 5. sistem dinamic, organic adaptiv, deoarece se adapteaza permanent la schimbarile macrosistemelor din care face parte, cat si la cerintele generate de dinamica elementelor incorporate; 6. sistem autoreglabil, deoarece firma are capacitatea, oferita de autonomia sa functionala, sa-si autoregleze activitatea, pe baza informatiilor culese, care prelucrate adecvat se transforma in decizii ulterioare; 7. sistem deschis, deoarece firma se afla in interactiune permanenta cu celelalte elemente ale sistemului caruia ii apartine. Firma ca sistem este formata din urmatoarele subsisteme: subsistemul condus, care se caracterizeaza printr-o anumita capacitate de productie, nivel si o anumita stare; subsistemul conducator, reprezentat de manager a carui activitate are la baza informatiile; subsistemul informational, care conecteaza subsistemul condus si conducator si asigura informatii despre nivelul sistemului. Rezulta ca firma este un sistem economic complex, reglabil, a carui stare de functionare variaza in timp. Rolul managerului este de a sesiza legaturile dintre elementele componente, factorii perturbatori care il influenteaza si sa ia decizii pentru cresterea eficientei functionarii sistemului. In analiza structurii organizatorice si functionale a unui sistem economic complex, se disting trei subsisteme (Fig. 1.4 Subsistemele intreprinderii): 1. subsistemul de conducere; 2. subsistemul operativ sau operational; 3. subsistemul informational. Subsistemul de conducere (decizional) este format din ansamblul de specialisti care, cu ajutorul unor metode si tehnici specifice, urmaresc si controleaza functionarea sistemului executiv, a intregului sistem complex in scopul indeplinirii obiectivelor stabilite.
Intreprinderea ca sistem

Subsistemul de conducere Flux informational Decizii Informatii

Subsistemul informational Fluxuri materiale si financiare

Decizii
Subsistemul operational

Date

Figura nr. 1.4 Subsistemele intreprinderii

11

MEDI UL

EXTERIOR

Subsistemul de conducere reprezinta ansamblul intercorelat al deciziilor adoptate si aplicate intr-o organizatie, structurate corespunzator sistemului de obiective si configuratiei ierarhiei manageriale, in scopul desfasurarii proceselor de management Subsistemul operativ sau operational reprezinta ansamblul de resurse umane, materiale si financiare precum si intregul ansamblu organizatoric, tehnic si functional, care asigura realizarea efectiva a obiectivelor stabilite prin deciziile transmise de sistemul de conducere. Subsistemul operativ sau operational reprezinta ansamblul de elemente care actioneaza intercorelat, pentru a asigura cadrul, combinarea, divizarea si functionalitatea proceselor de munca, necesare realizarii obiectivelor stabilite de catre organizatie. Astfel, cei care vor s a coopereze, vor lucra mai eficient daca vor cunoaste ce trebuie sa faca, ce activitati le revin si care este rolul lor in raport cu ceilalti." La nivelul subsistemului operational (in cadrul caruia se desfasoara procesele economice specifice domeniului de activitate a agentului economic) are loc operatiunea de culegere a datelor, care apoi sunt transmise subsistemului informational (flux ascendent) in vederea stocarii si prelucrarii datelor necesare obtinerii informatiilor utile in vederea fundamentarii deciziilor la nivelul subsistemului decizional (de conducere). Subsistemul informational joaca un dublu rol: pe de o parte asigura toate informatiile necesare luarii deciziilor pe toate nivelele de responsabilitate, conducere si control, iar pe de alta parte asigura caile de comunicare intre celelalte subsisteme, deoarece deciziile formulate de subsistemul de conducere sunt transmise factorilor de executie prin subsistemul informational (flux descendent). Subsistemul informational cuprinde ansamblul informatiilor, fluxurilor si circuitelor informationale, precum si totalitatea mijloacelor sistemului de conducere si decizie . Prin sistemul informational se asigura legatura permanenta si necesara intre sistemul de conducere si sistemul condus in dublu sens: prin prelucrarea si transmiterea deciziilor de la sistemul de conducere catre sistemul condus; prin inregistrarea, prelucrarea si transmiterea informatiilor privind starea si dinamica sistemului condus, de la acesta catre sistemul de conducere. Subsistemul informational reprezinta un ansamblu de componente, care actioneaza in baza unor relatii de cauzalitate, in vederea culegerii, prelucrarii si transmiterii datelor si a informatiilor, necesare la nivel decizional si operational. El este considerat acea parte a realitatii, constituita din date si informatii organizate si structurate, din evenimente care au un efect asupra acestora si din actori care actioneaza in baza lor, sau pornind de la ele utilizand teh nologia informatiei, in scopul atingerii unor obiective. Un sistem economic este un sistem viabil. Toate fluxurile de resurse (materiale sau informationale) dintr-un sistem economic, au la baza desfasurarea unor activitati umane, implicand, pe de o parte, o succesiune de procese si fluxuri informationale, iar pe de alta parte, conducand la generarea permanenta de noi informatii si fluxuri informationale. Procesul intern este acela ce are loc in interiorul unitatii si care transforma input-ul in output, modificandu-se si starea interna a sistemului. Starea unitatii poate fi caracterizata de stocul din depozit, dar si de informatiile acumulate in birouri si servicii. Unitatile fiind legate intre ele prin fluxuri de input si output, compun un sistem. Procesele unui sistem economic sunt de doua tipuri: reale si de reglare. Procesele reale sunt procese materiale si fizice, intrand: produc tia, circulatia si consumul.
1 2

Harold Koontz:, Essentials of management, 1990, McGraw-Hill, New York . Russu C. Management, concepte. metode, tehnici, E d. Expert, Bucuresti 1995,

12

Procesele de reglare sunt procese intelectuale, aici intrand: observare a, transmiterea informatiei, prelucrarea acesteia, pregatirea deciziei si decizia. In baza celor prezentate se poate vorbi de doua subcategorii de procese, anume: procese reale interne, ca: productia si consumul; procese de reglare interne, ca: prelucrarea informatiei, pregatirea deciziei si decizia. Pe baza celor enuntate mai sus, unitatile economice (firmele) se pot incadra in doua categorii: unitati reale in care au loc exclusiv procesul real intern; unitati de reglare in care au loc exclusiv procesul de reglare interna. Transformarile ce au loc in sistemul economic si ansamblul functiilor de reactie ale unitatilor, legate intre ele, sunt descrise prin doua sisteme de functii de reactie, anume: sisteme functie de reactie a sferei de reglare, sisteme functie de reactie a sferei reale. Astfel, sistemul informational (economic) este mijlocul de comanda si control prin care sistemul de conducere isi exercita functiile asupra sistemului executiv. In cadrul sistemului economic, fluxurile si circuitele informationale se integreaza organic cu celelalte fluxuri si circuite ale resurselor, astfel ca informatiile constituie un adevarat liant informational, care intretine aceste fluxuri si circuite informationale si permite celorlalte sisteme ale resurselor sa functioneze ca un sistem integrat. Sistemul informational isi indeplineste acest rol prin: asigurarea informatiilor necesare fiecaruia dintre sistemele de resurse precum si a sistemului integrat al resurselor; stabilirea modalitatilor de achizitionare a datelor necesare sistemelor de resurse; mentinerea colectiilor (fisierele si bazele de date), centralizate, la nivelul cerintelor impuse de luarea deciziilor in sistemele de resurse; genereaza informatiile de iesire prin reflectarea functionarii tuturor sistemelor de resurse, inclusiv a sistemului informational insusi. Deciziile, la randul lor, pot viza perioade de timp mai lungi (decizii strategice) sau mai scurte (decizii tactice). De aici putem concluziona faptul ca subsistemul decizional necesita informatii specifice necesare fundamentarii pe de o parte a deciziilor strategice iar pe de alta parte a deciziilor tactice. Subsistemul informational se interpune intre subsistemul decizional si cel operational, avand drept scop asigurarea informatiilor necesare stafului managerial, reprezentand in acelasi timp un mijloc de comunicare intre celelalte doua subsisteme. El nu trebuie vazut doar ca o interfata intre subsistemul operational si subsistemul de conducere, ci ca element de legatura al mediului intern al intreprinderii cu cel exterior acesteia (economic, financiar, bancar). Scopul principal al sistemului informational este de a furniza fiecarui utilizator, in functie de responsabilitatile si atributiile sale, toate informatiile necesare. Majoritatea metodelor de concepere a sistemelor informatice pornesc de la definirea nevoilor informationale ale viitorilor utilizatori. Datorita dificultatii identificarii complete a acestor cerinte informationale si datorita necesitatii anticiparii unor cerinte informationale avand un orizont de timp mai indep artata, se opteaza pentru culegerea, stocarea si prelucrarea ansamblului datelor reflectand starea si evolutia sistemului condus. Aspectul organizational al intreprinderii ramane pe un plan secund, el fiind abordat mai degrab a in procesul definirii prelucrarilor decat in procesul identific arii si structurarii datelor.

13

1.3 CORELAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL CU MEDIUL DE AFACERI

Mediul de afaceri se afla intr-o continua schimbare. Astazi, companiile trebuie sa faca fata unor noi provocari. Succesul lor depinde de abilitatea de a opera la nivel global. Acest aspect rezida din amplificarea in volum si structura a schimburilor comerciale. Sistemele informationale furnizeaza potentialul analitic si cel de comunicare de care au nevoie firmele pentru a-si administra afacerile la scara globala. Desfasurarea si controlul operatiunilor in forma multinationala necesita comunicarea cu furnizorii si distribuitorii 24 de ore din 24, intre diferite localitati de pe glob. Globalizarea economiei si tehnologia informatiilor au determinat o intensificare a competitiei pe pietele internationale. In acest nou cadru, firmele nu mai sunt avantajate de existenta pietelor protejate, ci trebuie sa faca fata concurentei deschise. Informatia, in acest caz, joaca un rol strategic pentru succesul afacerilor. Dezvoltarea sociala si diviziunea muncii se afla intr-o relatie nemijlocita. Trecerea societatii dintr-o etapa in alta este asociata cu perfectionarea diviziunii muncii. Alvin Toffler in Al tre ilea val", defineste valurile" ca fiind marile transform ari sociale care au directionat evolutia omenirii pan a in prezent. Primul val a fost cel ce a caracterizat trecerea de la viata nomada a omului primitiv la agricultura, cand, datorit a opririi din peregrinare, si-a putut organiza superior viata, edificand locuinte si cultivand p amantul. Al doilea val s-a datorat trecerii de la agricultura si mestesuguri la industriile mecanice, spre finele secolului al XVIII-lea. Felul de viata al omului s-a schimbat radical o data cu aceasta mutatie. Conditiile de munca s-au imbunatatit, cerintele culturale au sporit si s-a atins un nivel superior de productivitate si, implicit, de viata. Cel de-al treilea val este marcat de impunerea informatiei ca resursa fundamentala de viata a omului si se petrece in zilele noastre, in cazul acestei mutatii, informatia pune in miscare atat tehnologiile pentru transformarile fizice necesare societatii, cat si managementul. Vitezele de lucru, ca si calitatea lucrarilor cresc considerabil. Cerintele intelectuale sunt acum cele mai pregnante. Simbolurile si modelele devin esentiale la acest stadiu al dezvoltarii. Comportamentul individului este supralicitat. Totul porneste de la om si se propaga printr-o tehnologie rapida spre el insusi. Aceasta poate sa-l afecteze mult mai profund decat in cadrul celui de-al 2-lea val. Pregatirea omului pentru a face fata impetuozitatii informationale, precum si raspunderile sale se acutizeaza. Cel mai mult este influentata de catre al 3-lea val activitatea de conducere. Informatia este materia prim a" a managementului. Exercitiile de responsabilitate accentuata sunt cantonate in cea mai mare parte in aceasta zona a activitatii umane. Productivitatea managementului trebuie sa fie compatibila cu cea a tehnologiilor de transformare fizica. Relatia dintre productivitate si calitate, pe de o parte, si diviziunea muncii, pe de alta parte, fiind evidenta, se impune o perfectionare a calitatii si productivitatii managementului, in acest sens, precursorii stiintei managementului au intuit cerintele evolutiei si au facut primele demersuri comunicationale pe care trebuie sa le cunoastem si, mai ales, a caror evolutie trebuie intretinuta in continuare. O alta influenta majora vizeaza mediul intern al organizatiei, inclusiv managementul acesteia, in varianta clasica, firmele de afaceri dispun de o structura ierarhica, cu un grad ridicat de centralizare, si folosesc un set de proceduri de operare standard pentru a realiza o productie de masa. Noua abordare a organizarii si conducerii firmelor de afaceri se caracterizeaza prin aplatizarea ierarhiei sistemului de conducere, prin descentralizare si cresterea flexibilitatii organizatiei de a se adapta la schimbarile care 14

apar in mediul de afaceri. Pentru a putea implementa intr-o organizatie aceasta noua abordare, este necesar sa se utilizeze pe scara larga tehnologia informatiilor. Studiul sistemelor informationale are un caracter multidisciplinar si cuprinde doua modalitati de abordare - una tehnica si una comportamentala. Abordarea tehnica se bazeaza pe urmatoarele discipline: management stiintific, stiinta calculatoarelor si cercetari operationale. Abordarea comportamentala se bazeaza pe psihologie, sociologie si stiintele politice. Stiinta calculatoarelor se concentreaza asupra teoriei calculatoarelor, asupra metodelor de calcul si a metodelor de stocare si de accesare a datelor. Managementul stiintific pune accentul pe dezvoltarea de modele pentru adoptarea deciziilor manageriale si pe alte practici specifice managementului organizatiei. Cercetarile operationale atribuie, prin tehnicile matematice destinate optimizarii parametrilor selectati de organizatie, cum sunt controlul stocurilor, optimizarea cheltuielilor de transport si costul tranzactiilor, o valoare adaugata organizatiei, prin utilizarea cat mai eficient a a resurselor disponibile. Majoritatea problemelor comportamentale dintr-o organizatie nu poate fi exprimata folosind modele normative. Sociologii se concentreaza asupra impactului sistemelor informationale asupra grupurilor, organizatiilor si societatii in ansamblu. Specialistii in domeniul stiintelor politice investigheaza impactul politic al utilizarii sistemelor informationale. Psihologii sunt preocupati de reactia individuala a personalului angajat fata de sistemul informational si de modelele cognitive ale rationamentului uman. In aceasta noua era a competitiei economice, in care firmele incearca sa se redescopere, abunda oportunitatile si amenintarile. Fuziunea dintre domeniile informaticii, telecomunicatiilor, publicisticii si divertismentului, precum si extinderea universala a Internetului si a altor componente ale comertului electronic prezinta avantaje strategice si amenintari pentru orice firma. Managerii firmelor sunt nerabdatori sa utilizeze cat mai rapid aceast a puternica combinatie dintre unitatea de afaceri, firma, industrie si infrastructurile publice. Totusi, multe firme fac eforturi financiare mari in vederea investirii in tehnologia informationala, incercand s a aleaga varianta optima din multitudinea de variante tehnice si economice si cautand s a realizeze un echilibru optim al posibilitatilor la nivelurile firmei si unitatii de afaceri. Totodata, managerii trebuie sa constientizeze modul in care infrastructura informationala a firmei se intersecteaza cu infrastructurile publice si cu infrastructura noii industrii care apare - cea a Internetului si comertului electronic. Daca in trecut existau doar cateva infrastructuri limit ate care furnizau c ai de acces spre clienti, astazi acestea sunt mult mai multe. In secolul XXI, can d cash-flow-ul firmelor este din ce in ce mai des prezent online, deciziile pe termen lung privind investitiile in infrastructura informationala vor diferentia capacitatile competitive ale firmelor. Oportunitatile oferite de noile infrastructuri electronice vor face posibila verificarea multor procese de luare a deciziilor organizationale. Personalul angajat va reprezenta in continuare investitia cea mai importanta a unei firme, insa infrastructura cu care aceasta va opera va fi electronica. De asemenea, odata cu cresterea importantei noii infrastructuri electronice se va observa si o scadere a importantei bunurilor fizice si a amplasarii acestora. Deja, se observa ca tehnologia informationala este de importanta majora pentru toate organizatiile moderne, atat in desf asurarea afacerilor pe cale electronica (comert electronic), cat si in ceea ce priveste contactul cu clientii, cu furnizorii, sau cu partenerii strategici. Tehnologia informationala reprezinta investitia totala a unei firme in tehnica de calcul, comunicatii, respectiv hardware, software, telecomunicatii, suporturile de stocare a datelor, cat si in personalul care furnizeaza aceste servicii. Ea include investitiile in tehnologie informationala implementata atat de personalul de specialitate din interiorul firmei, cat si de alti furnizori de servicii din exteriorul firmei, specialisti in domeniu. Valoarea totala a acestor investitii reprezinta portofoliul tehnologiei informationale, care trebuie coordonat la fel ca un portofoliu financiar, punand in balan ta 15

riscurile si ca stigurile pentru alegerea variantei optime, care sa concorde cu obiectivele si cu strategia firmei in ceea ce priveste clientii si actionarii. Portofoliul tehnologiei informationale este determinat de infrastructura tehnologiei informationale existenta in firma, infrastructura care se afla in strans a legatura cu: (a) infrastructurile diferitelor ramuri industriale (cum ar fi sistemele de plati ale bancilor, sistemele de rezervare la liniile aeriene) si cu (b) infrastructurile publice (cum ar fi furnizorii de servicii Internet si telecomunicatii). Impreuna, aceste infrastructuri permit firmelor sa-si desfasoare activitatea, ajutandu-le s a contacteze clientii si furnizorii, si ofera guvernelor cai eficiente din punct de vedere al costurilor de a furniza servicii populatiei. Aceste tehnologii constituie baza pentru noi forme organizationale, noi produse, noi piete si pentru diverse schimbari in cadrul profesiilor. Combinarea infrastructurii tehnologiei informationale interne a unei firme cu infrastructurile publice externe determina aparitia noii infrastructuri. Noua infrastructura, impreuna cu tehnologia informationala, necesara pentru desfasurarea eficienta a activitatilor firmei, constituie portofoliul tehnologiei informationale. Intregul portofoliu al tehnologiei informationale trebuie coordonat de un management format din specialisti atat in domeniul economic, cat si in cel tehnic. In multe organizatii, cea mai mare pondere o detin cheltuielile cu tehnologia informationala. In multe firme moderne o mare proportie din capital se regaseste chiar in tehnologia informationala, aceasta generand profit la nivelul intregii economi i. Analizand aceast a situatie, este clar ca managerii nu-si pot permite sa renunte la personalul cu pregatire tehnica. Toti managerii trebuie sa detina cunostinte bine dezvoltate, pentru a putea trata cu incredere si competenta probleme legate de tehnologia informationala, in asa fel incat alegerile f acute sa tina seama de aspectele strategice, tehnice, competitive, financiare si organizationale. Majorarea in fiecare an a investitiilor in tehnologia informationala poate explica cresterea continua a resurselor firmei. In multe firme, aceasta crestere este insotita si de reducerea costurilor cu forta de munca, fapt pentru care investitiile in tehnologia informationala atrag atentia tuturor managerilor de intreprinderi. Institutiile din sectorul financiar si al serviciilor depind cel mai mult de tehnologia informationala, fiind urmate de cele din sectorul productiv. In ramura serviciilor, tehnologia informationala sta la baza desfasurarii in conditii optime a miilor de tranzactii realizate zilnic. In acest sector al serviciilor, tehnologia informationala reprezinta tehnologia de productie, echivalentul utilajelor si al liniilor de productie din sectorul productiv. Interesant este ca rata de crestere inregistrata in sectorul vanz arilor cu amanuntul in aceasta perioada a fost cea mai mare. Toate firmele de vanzare cu amanuntul, atat cele mari, cat si cele mici, au realizat investitii importante in tehnologia informationala. Obiectivele acestor firme constau in determinarea exacta si in orice moment a nivelului stocului si a necesarului de produse ce trebuie aprovizionate. Realizarea acestor obiective necesit a o infrastructura informationala, care sa furnizeze informatiile necesare coordonarii procesului de vanzare cu amanuntul, a procesului de urmarire a stocurilor si de refacere a acestora. De aceea, pentru a ramane competitivi pe piata de desfacere a produselor, vanz atorii cu amanuntul au fost nevoiti sa creasca investitiile in tehnologia informationala. Managerii unitatilor de vanzare cu am anuntul au nevoie de informatii exacte, legate de ce se vinde si unde se vinde, informa tii pe care sa le transmita furnizorilor in vederea obtinerii produselor pentru distribuirea in centrele de vanzare. Fiecare etapa a vanz arii cu amanuntul depinde de intrarea, manipularea si transmiterea datelor in timp util si in forma corespunzatoare pentru a putea fi utilizate cu usurinta de cumparatori si furnizori. Avand in vedere faptul c a noua infrastructura, care include firma, furnizorii sai si, uneori, intreaga ramura industriala, influenteaza fiecare etapa a procesului de 16

vanzare, firmele de vanzare cu am anuntul investesc in tehnologia informationala, in principal, in computere, care proceseaza rapid toate comenzile clientilor. Aceste investitii sunt realizate in vederea obtinerii unor rezultate pozitive in ceea ce priveste relatia firmei cu clientii. Insa, adesea, achizitionarea de tehnologie informationala se realizeaza pe baza unor decizii luate de persoane necalificate, care actioneaza dupa propria inspiratie, fapt pentru care nu intotdeauna aceste investitii au efectul scontat. Un succes spectaculos in utilizarea tehnologiei informationale l-a avut sistemul SABRE de rezervare a locurilor pentru transporturile aeriene efectuate de firma American Airlines. Folosirea acestui sistem a determinat o crestere a incasarilor firmei intre anii 1977-1986 cu 1,5 miliarde $. Astazi, sistemul SABRE utilizeaza infrastructura publica a Internetului, pentru a mentine un contact direct cu clientii. In firmele mari se adopta zilnic unele decizii care nu sunt foarte importante, dar sunt greu de urmarit. Daca aceste decizii nu sunt bine coordonate, tehnologia informationala poate deveni o piedica in buna desfasurare a activitatii, in loc sa fie un factor care sa inlesneasca desfasurarea acesteia. Pentru a adopta cele mai corecte decizii strategice in selectarea clientilor sau in dezvoltarea sistemelor informationale, managerii trebuie sa inteleaga nu numai nevoile proprii ale firmei, ci si aspectele de importanta majora legate de ramura lor de activitate si de furnizorii lor de tehnologie informationala.
1

Dan Anghel Constantinescu s.a. - Management informa tional, Colec tia Nationala, Bucuresti, 2000, pg. 1012

17

Capitolul 2 SISTEMUL INFORMATIONAL

2.1 SISTEMUL INFORMATIONAL AL INTREPRINDERII Conducerea oricarei organizatii, atat in ansamblul ei, cat si la nivelul diferitelor unitati organizatorice, presupune cunoasterea permanenta si in detaliu a mediului sau exogen si endogen. Cunoasterea exacta si oportuna a tot ceea ce se intampl a in organizatie, dar si in afara acesteia (respectiv in macromediu si micromediu) reprezinta o necesitate pentru organizatiile care vor sa supravietuiasca in conditiile concurentei acerbe cu care se confrunta pe piata. Pentru a planifica, organiza, coordona, controla si adopta decizii, managerii, indiferent de nivelul ierarhic pe care se afla, au nevoie de informatii. Din perspectiva sistemica, o organizatie reprezinta un sistem ce are in componenta sa mai multe subsisteme, care, la randul lor, pot fi privi te ca si sisteme conduc atoare sau conduse. Pentru a putea gestiona toate activitatile dintr-o organizatie, subsistemul conducator solicita subsistemului informational anumite informatii care sa descrie procesele, fenomenele si evenimentele ce au loc la nivelul subsistemului operational. El stabileste legatura permanenta si feed-back-ul intre toate componentele organizatiei, cat si intre organizatie si mediul exogen. In literatura de specialitate, din tara si strainatate, se vehiculeaza un numar impresionant de definitii referitoare la sistemul informational. Astfel din literatura straina am selectat definitiile formulate de urmatorii autori: P. Checkland si S. Holwell sustin ca orice si fiecare sistem informational poate fi intotdeauna gandit ca ingloband o pereche de sisteme, un sistem care este servit (oamenii ce desfasoara actiuni), si un sistem care serveste (care proceseaza date). In figura nr. 1.5 este reprezentata grafic definitia formulata de cei doi autori straini. G. B. Davis remarca faptul ca sistemul informational este mai mult decat o disciplin a academica, mai mult decat o extensie a comportamentului si managementului organizational, mai mult decat o stiinta a computerelor. F. Land considera ca sistemul informational trebuie sa includa totdeauna oameni utilizand si interactionand cu lucrurile (obiectele fizice) realizate tot de catre om si sa contina deopotriva procesare formala si informala.
3 2 1

Checkland P., Holwell S. Information, Systems, and Information Systems: Making Sense of the Field, John Wiley and Sons, Chichester, 1998, p. 110-111. 2 Davis G. B., - Management Information Systems: conceptual foundations, structure and development (2nd Edition), McGraw-Hill, New York, 1985, p. 22. 3 Land F., - Is an information theory enough, The Computer Journal, 28 (3), 1985, p. 211-215.

18

Sistemul care
serveste

Sistemul servit
Furnizeaza oamenilor sprijin pentru realizarea actiunilor

Procesarea datelor selectate si relevante pentru actiunile oamenilor

Actiuni cu scopuri precise ale caror realizare necesita informatii

Figura nr. 2.1 Corelarea sistemelor Utilizatorul de informatie avand memorie, cuno stinte si un sistem de valori percepe lumea exterioara printr-un filtru cognitiv, care poate selecta, am plifica, atenua sau deforma mesajele si ca urmare, chiar si mesajele cele mai simple pot fi interpretate diferit de catre oameni diferiti. Land considera ca actiunile sunt determinate de asocierea mesajelor primite din sistemul informational formal, informal sau din insasi lumea reala cu valorile si cunostintele stocate in memoria persoanei. J. A. Seen considera ca sistemul informa tional este un set de persoane si proceduri care lucreaza impreuna. Accentul pus pe no tiunea de sistem evidentiaza faptul ca diferitele componente au un obiectiv comun de-a sus tine activitatile organizatiei. Din literatura de specialitate romaneasc a am selectat definitiile date de urmatorii autori: C. Russu defineste sistemul informational ca fiind totalitatea metodelor, procedurilor si mijloacelor folosite in procesul informational, care este ansamblul integrat al operatiilor de culegere, transmitere si prelucrare a datelor, sistematizare, analiza, pastrare si valorificare a informatiilor. D. Oprea defineste sistemul informational ca fiind un ansamblu de resurse umane si de capital, investite intr-o unitate economica, in vederea colectarii si prelucrarii datelor necesare producerii informatiilor, care vor fi folosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii si controlului activitatilor organizatiei. O. Nicolescu si I. Verboncu considera ca sistemul informational-managerial poate fi definit ca ansamblul datelor, informatiilor, fluxurilor si circuitelor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contribuie la stabilirea si realizarea obiectivelor organizatiei. Remarcam faptul ca cei doi autori folosesc notiunea de sistem informational-managerial, ei considerand c a intre notiunile de sistem informational si sistem informational-managerial exista diferente, dar ele pot fi utilizate alternativ deoarece se considera ca sistemul informational dintr-un mediu de afaceri este conectat, mai mult sau mai putin, cu managementul. In general, sistemul informational al intreprinderii nu este o constructie uniforma, ci este format din diferite subsisteme intre care exista anumite relatii. Corespunzator domeniului functional din structura organismului economic in care se utilizeaza, sistemele informationale pot fi utilizate pentru o multitudine de activitati specifice fimei (fig. 2.2).
1

Seen J.A., - Information System in Management (3rd Edition), Wadsworth Publishing Company, Belmont, California, 1987, p. 3. 2 Russu C., - Management, Editura Expert, Bucuresti, 1996, p. 127.
3

Oprea D., - Analiza si proiectarea sistemelor informationale economice, Editura Polirom, Bucuresti, 1999, p.

40.

Nicolescu O., Verboncu I., - Management, Editura Economica, Bucuresti, 1999, p.241.

19

Sistemul informational al intreprinderii

Productie si exploatare
Proiectare asistata de calculator Fabricatie asistata de calculator Gestiunea stocurilor Planificarea necesarului de materiale Automate industriale Aprovizionare si receptie Robotica

comenzilor

personalului

Marketing
Publicitate si promovare Managementul marketingului Studii de piata Managementul de produs Previziunea vanz arilor Directionarea vanz arilor
Prelucrarea

Finante
Bugetarea investitiilor Gestiunea trezoreriei Gestiunea creditelor Prognoze financiare Analiza rentabilitatii Analiza nesarului de finantare Gestiunea portofoliilor

Contabilitate
Conturi ale furnizorilor Verificare operatiuni Facturare si conturi de clienti Bugetare Contabilitate analitica Cartea Mare Plati
Contabilitate fiscala

resurselor umane
Analiza salarizarii Ccomponente personal Analiza fortei de lucru Gestiunea datelor despre anagajati Prognoza necesarului de personal
de formare si

Analiza necesarului perfectionare a

Figura. nr. 2.2 Structurarea functionala a sistemelor informationale

Principala dificultate a abordarii sistemului informational in functie de compartimentele functionale ale intreprinderii tine de imposibilitatea trasarii unei granite, fie si aproximative, intre informatiile aferente fiecarui compartiment. Un exemplu clasic este cel al gestiunii vanz arilor, in care aceleasi date intereseaza compartimentele vanzare-marketing, financiar, cont abilitate, personalsalarizare, productie si chiar proiectare. Cea mai mare parte a informatiilor acopera doua sau mai multe compartimente ale intreprinderii. Contabilitatea, procesul de identificare, m asurare si comunicare a informatiei economice pentru a permite judecati si decizii documentate din partea utilizatorilor informatiei , poate constitui exemplul celui mai vechi si mai raspandit subsistem informational al intreprinderii. Sarcinile mai putin structurate, gen pregatire si preluare date, revin componentelor manuale sau sistemelor expert. Sistemele informatice clasice au avut in vedere mai ales operatiile repetitive, bine structurate, respectiv prelucrarea datelor, stocarea si gestionarea acestora pentru a furniza informatii pertinente. Ulterior, prin sisteme suport pentru decizii si, mai apoi, prin sistemele expert interpretarea rezultatelor obtinute si, in mod efectiv, luarea deciziilor a facut obiectul integrarii in sistemele informatice. O caracteristica a secolului XXI este influenta majora a calculatoarelor electronice. Indiferent de locul unde traim, de ceea ce facem in mod curent este absolut imposibil sa nu fim influentati de calculatoare. Acestea s-au integrat si se integreaza din ce in ce mai mult in viata si activitatea fiecaruia. Modul in care informatiile pot fi accesate a cunoscut o adevarata revolutie in mai putin de 50 de ani. Cresterea eficientei intreprinderilor a fost posibila in special prin utilizarea la scara tot mai mare
2

a sistemelor de calcul. Acestea, prin intermediul programelor software, au permis firmelor s a-si structureze si sa-si organizeze mai eficient activitatea la preturi accesibile. In prezent aproape toate activitatile (in mod special cele economice) se desfasoara cu ajutorul calculatorului. Fie ca se apeleaza
1
2

O'Brien, J., Les systmes dinformation de gestion, DeBoeck Universit, Montreal, 1995, p.453
American Accounting Association - A statement of Basic Accounting Theory, Evanston, Illinois, 1966, p. 64

20

la date care pot fi accesate in cateva secunde, fie ca se fac calcule complexe, calculatorul a devenit o unealta de mare pret in viata de zi cu zi. Scopul indeplinit de sistemele de calcul s-a schimbat de la deceniu la deceniu, imbogatindu-se. Daca sistemele de calcul, au servit initial cercetatorilor pentru efectuarea mai rapida a unor calcule anevoioase, treptat calculatoarele s-au transformat in dispozitive pentru gestionarea si administrarea bazelor de date. In final, scopul utilizarii calculatorului, alaturi de cele mentionate mai sus, este de a fi principalul mijloc de informare si comunicare interplanetara. In literatura de specialitate din tara si strainatate exista un numar impresionant de definitii referitoare la diferenta care exista intre sistemul informational si cel informatic. 1 O. Nicolescu pornind de la ideea ca adesea, informaticienii, pun semnul egalitatii intre cele doua sisteme sus tine ca sistemul informatic este acea parte a sistemului informa tional care se rezuma la culegerea, transmiterea si prelucrarea cu mijloace automatizate a informatiilor. (fig. nr. 2.3). C. Russu sustine ca un sistem informatic este un sistem de tratare mecanizat a sau automatizata a informatiei, construit din echipamente, programe si fisiere care trebuie sa satisfaca cerinte riguros precizate. SISTEMUL INFORMATIONAL Sistem informatic Automatizat Mecanizat
Manual
2

PRELUCRAREA INFORMATIILOR

VEHICULAREA INFORMATIILOR CULEGEREA INFORMATIILOR Figura nr. 2. 3 Raportul Sistem informational Sistem informatic
3

In literatura de specialitate romaneasc a se face delimitarea clara intre cele doua sisteme insa spre deosebire de literatura de specialitate straina, la noi, nu se evidentiaza faptul ca resursele umane au o importanta vitala in dezvoltarea si functionarea eficienta a sistemelor informatice. In literatura de specialitate americana sistemele informationale care includ calculatoarele sunt denumite sisteme informationale bazate pe computere computer based informa tions systems. Pan a acum ca tiva ani, majoritatea organizatilor au utilizat noua tehnologie informationala doar pentru a rezolva mai rapid operatiile pe care le-au efectuat din totdeauna manual.
4

Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informational Managerial al Organizatiei, Editura Economica, Bucuresti, 2001, p.26-27. 2 Russu C., - op. cit., p.127. 3 Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informational Managerial al Organizatiei, Editura Economica, Bucuresti, 2001, p.26-27 4 Parker C. S., - Management Informatin System Strategy and Action, McGrawHill, New York, 1989, p. 12.

21

In prezent o organizatie bazata pe informatie poate fi intemeiata si fara o tehnologie avansata de procesare a datelor, dar, pe masura ce organizatia se implica in procesul de creare si utilizare computerizata a informatiei, structura organizatorica, procesele decizionale si modul de realizare a activitatilor se imbunatatesc vizibil. Sistemul informational nu este in mod obligatoriu bazat pe computere, insa pot exista situatii cand sistemul manual nu mai poate realiza eficient si fara eroare, o sarcina datorita complexitatii acesteia sau a interdependentei cu alte activitati, si atunci utilizarea calculatoarelor este absolut necesara. De asemenea calculatoarele pot pe de o parte sa preia integral sau partial, realizarea unor activitati periculoase pentru om, iar pe de alta parte pot calculatoarele pot completa, sprijini, activitatea umana, facandu-i mai productivi si mai eficienti. Resursele umane au un rol foarte important in cadrul sistemului informational ele fiind detinatoare de informatii, stricte de natura umana. care nu pot fi informatizate, spre deosebire de tendinta actuala de restrangere a mijloacelor manuale si mecanizate si extinderea masiva a ponderi sistemului informatic in cadrul celui informational.

2. 2 FUNCTIILE SISTEMULUI INFORMATIONAL In vederea realizarii obiectivelor fundamentale ale organizatiei nu sunt suficiente doar resursele umane, materiale si tehnice stabilite de specialisti, ci pentru combinarea optima a acestora este necesara cunoasterea permanenta a cerintelor mediului extern al firmei, starea resurselor proprii precum si a cerintelor consumatorilor. Astfel sistemul informational al societatii comerciale este necesar sa indeplineasca cumulativ urmatoarele functii : functia decizionala, functia operationala, functia de documentare si functia educationala. a) Functia decizionala exprim a menirea sistemului informational de a asigura elementele informationale necesare fundamentarii si adoptarii deciziilor. b) Functia operationala se refer a la scopul sistemului informational de a declansa multitudinea de actiuni necesare realizarii obiectivelor organizatiei, asigurand astfel opera tionalizarea deciziilor, metodelor si tehnicilor manageriale. c) Functia de documentare exprim a menirea sistemului informational, de a inregistra informatiile, cu scopul de a imbogati cunostintele utilizate in procesele manageriale sau de executie. d) Functia educationala are ca rol asigurarea informa tiilor cu caracter formativ si tratarea acestora astfel incat s a se obtina cresterea efectelor educationale, atat in plan individual cat si in plan organizational. Functiile sistemului informational sunt reprezentate grafic in fig. nr. 2.4.
1

Gorski H., - Sistemul Informational Managerial, Editura Universitatii Lucian Blaga, Sibiu, 2003, p. 97.

22

Figur a nr. 2. 4 Functiile sistemului informational In realizarea acestor functii, sistemul informational este confrun tat cu probleme foarte complexe, data fiind tripla dimensiune a informatiilor, si anume dimensiunea individuala, dimensiunea organizationala si d imensiunea sociala. Informatiile au o dimensiune individuala, in sensul ca ele conditioneaza in tr-o proportie apreciabila potentialul si realizarea aspir atiilor personale ale salariatilor; Informatiile au o dimensiune organizationala, in sensul ca reprezinta o premisa indispensabila pentru stabilirea si finalizarea obiectivelor organizatiei de catre actionari si manageri; Informatiile au o dimensiu ne sociala, ce decurge din rolul lor in e xercitarea drepturilor si responsabilitatilor salariatilor din cadrul organizatie in calitate de cetateni. Astfel, in conditiile trecer ii la economia bazata pe cunostinte si ale s chimbarilor revolutionare in domeniul informaticii, sistem ul informational devine din ce in ce mai important si conditionant pentru supravietuirea si performa ntele organizatiilor in toate domeniile. In concluzie sistemul in formational constituie un subsistem de baza al managementului organizatiei. Informatiile necesare co nducerii sunt in functie de nivelul cond ucerii (fig 2.5) si de posibilitatea de structurare a situatiilor decizionale la care managerii tre buie sa faca fata. Spre exemplu, nivelul strategic cere rapoarte mai sumare, ad-hoc, neprogramate s i previzionale, ca si date externe pentru sustinerea planificarii nestructurate si a responsabilitatilor de conducere generala a activitatii. Nivelul operational n ecesita rapoarte interne regulate, ce contin d ate detaliate, actuale sau istorice pentru sustinerea control ului structurat al operatiilor cotidiene.

23

Structura deciziei
Nestructurata

Caracteristicile informatiei
Ad hoc Exceptionala Recapitulativa Frecventa neregulata Previzionala Externa

Conducerea strategica
i

I
n f
o

Anvergura mare
r
m

a
t
i

ec

Semistructurata

Conducerea tactica

Conducerea operationala
Structurata

Prestabilita Periodica Detaliata Frecventa Istorica

Interna Anvergura mica

Figura nr.2.5. Caracteristicile informatiei pe nivele de conducere

In procesul decizional este necesara atat gestionarea informa tiilor istorice, cat si a celor de previziune. Informatiile previzionale ajuta conducerea sa defineasca tendintele viitoare si impactul acestora asupra deciziilor care trebuie adoptate, in timp ce informatiile istorice permit analiza performantelor trecute ale intreprinderii si evaluarea acestora. Totusi, conducerea trebuie sa primeasca nu numai informatii interne; de multe ori sunt foarte relevante si indispensabile informatiile externe. In sfar sit, cerintele informationale ale conducerii depind in mod esential de nivelul de conducere. Astfel, activitatile de conducere pot fi subdivizate pe trei niveluri principale: nivelul strategic, nivelul tactic si nivelul operational. La nivel strategic sunt definite strategiile, politicile si obiectivele de ansamblu ale intreprinderii cu ajutorul unei planificari strategice pe termen lung. Managerii supravegheaz a, de asemenea, randamentul strategic al intreprinderii si evolutia sa globala. La nivel tactic sunt elaborate planuri, bugete pe termen scurt si mediu, se definesc politicile, procedurile si obiectivele subunitatilor intreprinderii, sunt stabilite modul de achizitionare si alocare a resurselor. La nivel operational sunt elaborate planurile pe termen scurt. Managerii utilizeaza resursele si executa sarcinile dupa procedurile elaborate cu ajutorul bugetelor si a programelor de productie stabilite echipelor de lucru ale intreprinderii. Orice organizatie consta din trei sisteme principale, aflate in interactiune: sistemul operational (SO), care se ocupa cu transformarile pentru care a fost creata organizatia, sistemul decizional (SD), care orienteaza si dirijeaza organizatia, si sistemul informational al conducerii (SIC), care gestioneaza informatiile externe si interne necesare conlucrarii partilor organizatiei. Desi intre cele trei sisteme exista interferente, pentru simplificarea intelegerii, acestea se pot reprezenta separat, ca in fig. 2.5.

Sursa: O'Brien, Les systemes d'information de gestion, De Boeck Univesity, Montreal, 1995, p. 368

24

SO

A
E

SIC

B
C

SD

Figura nr .2.6 Sistemul informational al conducerii (SIC) in interactiune cu sistemul operational (SO) si sistemul decizional (SD) Conexiunile dintre sisteme (circuite si fluxuri informationale) se refera la: informatiile de la proces si de la piata, semnale, date numerice, rapoarte; dari de seama, rapoarte prelucrate, modele si programe de calcul, reclamatii de la clienti, situatiile prezentei la servici; hotarari, instruc tiuni, comenzi, planuri, tehnologii, procedee; grafice de lucru, bonuri de lucru, bonuri de materiale, instructiuni pentru controlul calitatii, teste pentru verificarea profesionala a operatorilor s.a. La nivelul entitatilor economice se pot defini o serie de subsisteme informationale folosindu-se diverse criterii, cum ar fi: a) Criteriul compartimentului care presupune definirea subsistemului informational la nivel de compartiment. Acesta prezinta dezavantajul abordarii partiale, in procesul de analiza a acelor activitati economice care se desfasoara in mai multe compartimente; b) Criteriul activitatii, care implica definirea subsistemului informational la nivel de activitate economica. Dezavantajul acesteia este neluarea in considerare, decat par tial, a interdependentelor existente intre activitatile entitatii cercetate; c) Criteriul functiunii care presupune abordarea subsistemelor informationale la nivelul activitatilor de baza din cadrul fiecarei functiuni a societatii (functiunea de personal, functiunea de productie, functiunea comerciala, functiunea financiar-contabila, functiunea de cercetare-dezvoltare, functiunea in servicii). Prin definitie, sistemul informational al unei organizatii este ansamblul de mijloace, legaturi comunicationale (circuite si fluxuri), metode, tehnici si proceduri destinate colectarii, transmiterii, prelucrarii, stocarii si securitatii datelor si tuturor informatiilor externe si interne necesare bunei desfasurari a activitatii organizatiei. Sistemul informational al conducerii poate fi un sistem care proceseaza informatiile manual, mecanizat sau automatizat. Atunci cand SIC este aut omatizat se numeste sistem informatic pentru conducere. Automatizarea sa poate fi totala sau partiala. Companiile pot utiliza tehnologia informatiilor la proiectarea si conducerea afacerilor la nivel global, prin utilizarea legaturilor intre unitatile de productie, birourilor si fortei de vanzare. Internetul furnizeaza infrastructura necesara pentru noi modele de afaceri sau noi procese de realizare a afacerilor, precum si pentru noi moduri de distribuire a cunoasterii. O perceptie clara a sistemelor informatice este esentiala pentru managerii de azi, deoarece majoritatea organizatiilor au nevoie de sisteme informatice performante pentru a supravietui si a prospera. In plus, gestiunea informatiilor a devenit o responsabilitate foarte importanta pentru manageri. Acestia sunt interesati in a construi sisteme informatice pentru colectarea informatiilor, 25

inregistrarea, stocarea si procesarea lor, cu scopul de a-i ajuta la realizarea obiectivelor organizationale.

2.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMATIONAL

Pe plan mondial nu exista in prezent o terminologie unanim acceptata referitoare la continutul sistemelor informationale si nici o definitie care sa intruneasca sufragiile specialistilor. 1 Sistemul informational cuprinde : ansamblul informatiilor interne si externe, formale sau informale, utilizate in cadrul firmei precum si datele care au sta la baza obtinerii lor; procedurile si tehnicile de obtinere (pe baza datelor primare) si de difuzare a informatiilor; platforma hardware necesara prelucrarilor datelor si disiparii informatiilor; personalul specializat in culegerea, transmiterea, stocarea si prelucrarea datelor. De asemenea, sistemul informational al organizatiilor este alcatuit din mai multe componente 2 interdependente. Aceste sunt : datele si informatiile; circuitele si fluxurile informationale; procedurile informationale; mijloacele de tratare a informatiilor. In acceptiunea majoritatii specialistilor sistemul informational este definit, intr-o conceptie sistemica, drept un ansamblu interconectat de date, informatii, fluxuri informationale, proceduri informationale si mijloace de prelucrare, transmitere si stocare a datelor care actioneaza in vederea realizarii obiectivelor fundamentale ale unei firme. Din definitia data se pot evidentia urmatoarele componente ale sistemului: 1. Datele care reprezinta ansamblul de informatii prelucrate despre un fenomen sau proces; 2. Informatiile reprezinta acele date care aduc un spor de cunoastere receptorului (uman sau masina); 3. Fluxurile informationale reprezinta ansamblul informatiilor si deciziilor (caracterizate prin continut, frecventa, calitate, volum, forma, suport), necesare desfasurarii unei anumite activitati sau operatii si care se transmit intre doua posturi de lucru. Flux informational reprezinta totalitatea informatiilor care parcurg circuitele informationale existente. Fluxurile informationale se impart in trei 3 categorii : a) Fluxuri informationale ascendente - totalitatea informatiilor care circula intre doua nivele ierarhice aflate in relatie de subordonare; b) Fluxuri informationale orizontale - informatiile care circula intre subdiviziuni organizatorice aflate pe acelasi nivel ierarhic; c) Fluxuri informationale oblice - se nasc aleatoriu si reprezinta totalitatea datelor vehiculate intre subdiviziuni organizatorice aflate pe nivele ierarhice diferite, dar nu in relatie de subordonare.
1
2 3

Nicolescu O., Verboncu I., Management, Ed. Econom ica, 1995, pag. 39.
Nicolescu O., Verboncu I., - op. cit., p. 242-250. Radu I., Informatic a manageriala, 1996, pag. 15.

26

4. Circuitele informationale - ansamblul legaturilor existente intre diferite verigi organizatorice; 5. Procedurile informationale - totalitatea metodelor si tehnicilor de prezentare a informatiilor primare pentru asigurarea interfetei om-calculator. Evolutia procedurilor este strans legat a, in timp, de evolutia performantelor sistemelor de calcul; 6. Mijloace de tratare a informatiilor - ansamblul echipamentelor constructive (hardware) si a suporturilor logice (software) ce asigura prelucrarea informatiilor si obtinerea rezultatelor finale. Sistemul informational economic asigura gestiunea tuturor informatiilor din cadrul unui sistem economic, folosind toate metodele si procedeele de care dispune. Informatiile sunt generate si inregistrate in cadrul sistemului economic la nivelul unor verigi organizatorice si functionale care se mai numesc posturi de lucru, care se individualizeaza prin urmatoarele elemente: date de intrare; timp de stationare; operatii de prelucrare; date de iesire.

2.2.1 Datele si informatiile

In vorbirea curenta, termenii de data si informatie sunt utilizati cu acelasi inteles insa intre ele exista o anumita diferenta. Desi adesea se foloseste termenul de data si informatie cu acelasi sens, specialistii disting intre cele doua notiuni o mare diferenta. Datele reprezinta fapte si cifre neanalizate. Astfel, potrivit majoritatii specialistilor data reprezinta descrierea cifrica sau letrica a unor actiuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firma sau la procese din afara sa care intereseaza managementul acesteia. Informatiile sunt definite ca fiind acele date care aduc adresantului un spor de cunoa stere privind direct sau indirect intreprinderea respectiva, ce ii furnizeaza elemente noi, utilizabile in realizarea sarcinilor ce-i revin in cadrul respectivei firme. Datele sunt fapte, statistici, opinii sau predictii clasificate pe o anumita baza pentru a fi stocate, procesate sau regasite atunci cand este necesar. Informatiile, in schimb, sunt date care au relevanta pentru nevoile celor care administreaza si contribuie la exercitarea functiilor manageriale. Din multitudinea de definitii atribuite atat datelor cat si informatiilor, de catre specialisti in domeniu, putem observa faptul ca datele se transforma in informatii in momentul in care li se atribuie inteles, sens. Astfel la inceput ele sunt considerate fapte brute, materii prime, puncte de plecare , care in urma procesului de interpretare, transformare, procesare sau rezumare primesc o anumita valoare, relevan ta, semnifica tie. Trebuie subliniat faptul ca exista posibilitatea ca persoane diferite sa atribuie intelesuri diferite acelorasi date si de asemenea trebuie facuta distinctie intre cantitatea mare de date care se poate afla la dispozitia unei societati, si volumul mult mai mic care este de fapt selectat si transformat in informatii. Informatiile si cunostintele au o mare importanta, atat pentru dezvoltarea personalit atii umane, cat si pentru evolutia vietii si societatii. Nici societatea si nici indivizii ei nu pot progresa satisfacator in lipsa de informatii. Prin intermediul informatiilor se asigura transferul cunostintelor de la o generatie la alta, se asigura accesul la cele mai avansate realizari ale omenirii. Conceptul de informatie reprezinta o notiune de maxima generalitate care semnifica o comunicare, o veste, o stire, un mesaj, un semnal etc. despre evenimente, fapte, stari, obiecte, despre

27

forme de manifestare a realitatii care ne inconjoara. Informatia reprezinta cantitatea de noutate adusa de un mesaj din lumea reala si furnizata de cineva. Informatia, energia, si materia sunt cei mai importanti factori ai economiei moderne pe lang a pamant, capital si forta de munca. Fata de materie sau energie, informatia prezinta caracteristici distincte: ea nu cunoaste ideea de original, se poate copia ori de cate or i se doreste si este independenta de loc; informatia nu se invecheste si se poate combina aproape nelimitat; informatia este puternic condensabila. informatia se percepe ca o anumita masura a ordinii intrucat ea anihileaz a incertitudinea si nedeterminarea. O masura a ordonarii este entropia negativa, termen care a luat nastere prin analogie cu entropia, care este, in termodinamica, o marime exprimabila matematic a neordonarii. Calitatea unei informatii consta in gradul de probabilitate cu care utilizatorul creeaza certitudinea unei afirmatii1. Oamenii ajung la informatii direct, prin intermediul altor oameni, sau prin purtatori de informatie, precum ziare, carti, imagini, casete video, CDROM-uri, discuri sau echipamente de comunicatie (radio, televizor, fax, telefon sau calculator). 2 In secolul XXI revolutia cunostintelor se va intensifica , iar rezultatul acesteia va fi constituirea unor economii bazate pe cunostinte care se vor extinde rapid in zonele dezvoltate ale omenirii. Fireste la baza revolutiei cunostintelor se afla corelatia cunostintelor cu data si informatia. Informatiile vehiculate intr-o organizatie pot fi grupate pe mai multe categorii dupa urmatoarele criterii: 1. Dupa modul de exprimare informatiile pot fi: Orale expuse prin viu grai; Scrise consemnate de regula pe hartie; Audio-vizuale se adreseaz a concomitent vazului si auzului. 2. Dupa gradul de prelucrare informatiile se impart in: Primare anterior nu au suferit un proces de prelucrare informationala; Intermediare se afl a in diferite faze de prelucrare informationala; Finale au trecut prin intregul sir de prelucrari informationale prevazute. 3. Dupa directia vehicularii informatiile pot fi: Descendente se transmit de la nivelu rile ierarhice superioare la cele inferioare ale managementului; Ascendente se transmit de la e saloanele ierarhice inferioare la cele superioare de management; Orizontale se transmit intre titularii de posturi situati pe acelasi nivel ierarhic. 4. Dupa modul de organizare a inregistrarii si prelucrarii informatiile se clasifica in: Tehnicooperative localizeaz a in timp si spatiu procesele din cadrul firmei; De evidenta contabila se refera in special la aspectele economice ale activitatilor firmei; Statistice reflect a sintetic principalele activitati ale firmei corespunzator unor standarde prestabilite. 5. Dupa mediul de provenienta informatiile pot fi: Exogene provin din suprasistemele di n care face parte firma; Endogene sunt generate in cadrul fir mei. 6. Dupa destinatie informatiile se impart in: Interne beneficiarii de inform atii sunt managerii si executantii din intreprindere; Externe beneficiarii de inf ormatii sunt clientii, furnizorii sau suprasistemele din care face parte firma.

1 Rohner K., Ciber-marketing, Ed. ALL, 1999, pag. 51 2 Jones A. B. Knowledge Capitalism-Business, Work and Learning in the New Economy, Oxford University Press, Oxford, 1999, p.VI.

28

7. Dupa gradul de obligativitate pentru adresant informatiile pot fi: Imperative emise de conducatori fiind destinate nivelurilor ierarhice inferioare; Nonimperative emise de executan ti si manageri fiind destinate preponderent colegilor sau superiorilor. 8. Dupa natura proceselor informatiile, bazate pe functiunile firmei, se pot clasifica astfel pentru: Cercetare-dezvoltare; Comerciale; Productie; Financiar-contabile; Personal; Complexe.
Trebuie facuta distinctia intre stire ca informatie despre ceva si opinia despre acel ceva. Stirea intruneste caracteristicile de informatie in sensul ca reflecta realitati obiective, stari de fapt existente. Opinia reprezinta exprimarea unor pareri, a unor ganduri proprii sau de grup. Opinia es te deci subiectiva sau prea putin obiectiva, putand fi uneori promovat a pe baza unor interese dinainte stabilite, urmarind scopuri fie constructive (educationale, mobilizatoare etc.), fie distructive (denaturarea realit atii, abaterea atentiei de la problemele reale ale vietii, dezinformarea etc.). Opinia fiind subiectiva are un grad redus de generalitate chiar atunci cand priveste unele evenimente concrete1. De asemenea, informatia nu trebuie sa se confunde cu zvonul care reprezinta, ca si opinia falsa, o stire neintemeiata si neverificata. Forma de exprimare si transmitere a informatiilor, opiniilor si comentariilor o reprezinta comunicarea. Informatia este o comunicare despre un anumit aspect al realitatii obiective. Din punct de vedere conceptual informatia reprezinta o reflectare in planul gandirii umane a leg aturilor de cauzalitate, privind aspecte din realitatea ce ne inconjoara. Informatia are sens de noutate pentru cel caruia i se adreseaza, indiferent de forma pe care o ia (stire, semnal, comunicare). Putem spune deci ca informatia este un mesaj, dar cu precizarea ca nu orice mesaj este o informatie. Daca mesajul nu transmite nici o noutate si nu are suport real, atunci acesta nu prezinta interes pentru receptor si deci nu are caracter de informatie. Informatia primeste intotdeauna atributul domeniului pe care il reflecta. De exemplu, realitatile din domeniul economic se reflecta in informatiile economice. Procesul de sesizare, intelegere si insusire a informatiilor dintr-un anumit domeniu reprezinta un proces de informare. Informatiile dobandite in urma unui proces de informare int r-un anumit domeniu, formeaza cunostintele despre acel domeniu, iar multimea acestora reprezinta baza de cunostinte. Cunostintele reprezinta deci o insumare a tuturor informatiilor dobandite intr-un anumit domeniu, sau care se refera la un anumit obiect. In sinteza cunostintele sunt elemente abstracte si individuale despre obiectele si domeniile lumii reale, insusite si/sau dobandite. Data este forma de reprezentare accesibila a informatiei prelucrate. Ea reprezinta suportul formal al informatiei care se concretizeaza in cifre, litere, Simboluri, coduri si alte insemne. Exista o corespondenta determinata intre informatie, Simbol si data astfel ca, foarte adesea, in practica, termenul de informatie este utilizat pentru a desemna date, iar expresia prelucrarea informatiilor inlocuie ste expresia prelucrarea datelor. Putem considera ca datele prelucrate, in masura in care afecteaza in sens pozitiv comportamentul receptorilor (oameni sau masini), au calitatea de informatii. In procesul prelucrarii si utilizarii informatiilor, acestea sunt privite din patru puncte de vedere: a) din punct de vedere sintactic, cand se urm areste aspectul admisibil al acestora, in sensul ca informatiile trebuie sa capete anumite forme de reprezentare respectand ri guros anumite reguli. Nivelul sintactic se refera la sistemul de semne si la regulile de reunire a acestora in constructii sintactice utilizate pentru reprezentarea informatiilor in procesul culegerii, transmiterii si prelucrarii
1 Surcel T., Sofronie Gh., Baron C. Informatica economica, Ed. Calipso 2000, 1999, pag. 9.

29

acestora. Acestui nivel ii corespunde conceptul de data, concept central in informatica, exprimat prin formula BNF (Backus-Naur Form) astfel: <data>: = <identificator><atribute><valoare> Notiunea de data in informatica cuprinde si notiunea de valoare, dar presupune in plus si elementul de reprezentare si manipulare, adica o modalitate simbolica de exprimare si un sistem de reguli de transformare a acestuia prin care se pot obtine date noi. Apare astfel clara nu numai distinctia dintre data si valoare, ci si deosebirea dintre informatie si data, ca deosebire dintre obiect si modelul sau. Finalitatea procesului de informare presupune trecerea de la structura la sens, adica de la nivelul sintactic la cel semantic prin procesul de comunicare influentat de context; b) din punct de vedere semantic, urmarindu-se semnificatia, intelesul informatiei (continutul real al informatiei) ce deriva din datele prelucrate. Sub aspect semantic, informatia poate fi caracterizata ca semnificatie a datelor. Sensul informatiei la nivel semantic este corespondenta dintre o data, pe de o parte, si obiectul real sau situatia pe care o reprezinta, pe de alta parte; c) din punct de vedere pragmatic, urmarindu-se utilitatea pentru receptori, efectul asupra acestora (masura in care acestea satisfac cerintele utilizatorului). Este nivelul cel mai concret de considerare a informatiei este insa cel pragmatic, singurul care raporteaza informatia la scopurile observatorului. In raport cu necesitatile observatorului se definesc caracteristici ca importanta sau utilitatea informatiei. Obiectul pragmaticii include, deci, intr-o anumita masura, problemele de conducere, de necesar de informatii si de eficienta a sistemelor informationale. Abordarea pragmatica impune utilizarea notiunii de cunostinta. Considerand situa tia la un moment dat, cunostintele reprezinta totalitatea informatiilor dobandite anterior cu privire la obiectul con siderat. Pentru a desemna multimea acestor cunostinte se foloseste termenul de tezaur, la care trebuie raportat rezultatul oricarui proces de informare; d) din punct de vedere sigmatic, se trateaza raportul dintre semne si obiecte, putandu-se vorbi despre cunostinte obiective. In locuri publice semnalizarea si directionarea cu ajutorul indicatoarelor trebuie sa fie atat sugestiv a si compacta cat si independenta de limba sau cultura. Pictogramele pentru indicarea cabinelor telefonice, zonele de fumatori, ghiseelor de informatii sau puncte medicale reprezinta cunostinte obiective. Informatiile se produc, se culeg, se proceseaza, se transmit, se stocheaza si se inteleg. In cazul in care are loc o transmitere unilaterala de informatii, vorbim despre informare. In cazul unei transmiteri bidirectionale a informatiei, se poate vorbi de comunicare. Informatiile apar si sunt utilizate intr-o entitate organizationala, in cadrul nivelelor operationale si de conducere si se transmit, in sens dublu, intre planurile acestor activitati: la nivel operational, informatiile sunt generate si partial consumate pe acest nivel, precum si partial indrumate spre nivele de conducere, pentru a constitui pentru acestea elemente de fundamentare a deciziilor; la nivel de management informatiile sunt generate si partial consumate pe acest nivel si partial indrumate, sub forma de rezultate ale deciziilor luate, spre nivelele operationale pentru informarea lor in vederea unei optimizari a comportarii in respectiva activitate de executie. Consumatorii de informatii se pot afla la nivele de decizie si/sau nivele de informare: la nivel de decizie se consuma informatiile sub forma unor elemente de fundamentare a deciziilor; 30

la nivel de informare se consuma informatia sub forma unor elemente pentru perfectionarea comportarii, in cadrul unei activitati sau in raport cu mediul inconjurator. Un consumator poate lua in mod succesiv sau simultan cele doua forme, de nivel de decizie si de nivel de informare. Producatorii de informatii sau sursele de informatii, in cadrul unei forme de activitate, se regasesc atat la nivelul conducerii cat si la nivel operational sau de executie. In concluzie orice informatie: se poate considera ca atare daca este utila unui receptor, sau la ceva, daca este atasata unui consumator, care poate fi un nivel de decizie sau un nivel de informare; este produsa (de cineva, sau de ceva) deci are o sursa care o genereaza, care poate fi o persoana ca atare, un mijloc tehnic sau de realitatea inconjuratoare; circula prin canale specifice, este transmisa, atasata pe diferiti suporti si supusa unor modificari si transformari, pregatiri si prelucrari, pentru a servi cat mai bine unor scopuri predef inite de consumatori, ea circula intre sursa de informatii si consumatorul de informatii.

2.2.2 Circuitele si fluxurile informationale

In procesul de transmitere a informatiilor necesare in desfasurarea activitatilor manageriale sau de executie, acestea parcurg un anumit traseu de la emitator la beneficiar denumit circuit informational. O. Nicolescu si I. Verboncu definesc circuitul informational ca fiind traiectul pe care il parcurge o informatie sau o categorie de informatii intre emitator si destinatar , iar fluxul informational ca reprezentand cantitatea de informa tii care este vehiculata intre emitator si beneficiar pe circuitul informational, caracterizat prin anumite caracteristici l ungime, viteza de deplasare, fiabilitate, cost etc. Caracteristic intreprinderii moderne este marea varietate de circuite si fluxuri informationale, asa cum rezulta si din clasificarea realizata de specialisti in domeniu, in functie de principalele criterii considerate, astfel: 1. In functie de directia de vehiculare si caracteristicile organizatorice ale extremitatilor, fluxurile informationale pot fi: Verticale se stabile ste intre posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite intre care exista relatii de subordonare nemijlocita. Acestea la randul lor pot vehicula informa tii ascendente sau descendente; Orizontale se stabile ste intre posturi si compartimente situate pe acelasi nivel ierarhic; Oblic se stabile ste intre posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite intre care nu exista relatii de subordonare nemijlocita. 2. Dupa frecventa producerii fluxurile informationale se impart in: Periodice se repet a la anumite intervale trimestru, luna etc.; Ocazionale se stabilesc cu o frecven ta aleatorie. Datorita manifestarii unui caracter tot mai evident de deschidere si transparenta al organizatiilor si in conditiile unei dinamici accentuate a mediului exogen, societatea trebuie sa fie in permanenta conectata la macromediu si micromediu. Apare astfel necesitatea intensificarii fluxurilor informationale cu exteriorul cu clien ti, cu furnizorii, cu alte organizatii.
1

Nicolescu O., Verboncu I.,- op. cit., p. 246.

31

De asemenea circuitele informationale trebuie sa fie cat mai scurte, directe, in vederea reducerii la minim a punctelor de trecere, evitandu-se, pe ca t posibil prelungirea acestora in aval si/sau amonte de beneficiarii informatiilor. In prezent foarte eficiente sunt circuitele informationale electronice, bazate pe telecomunicatii si calculatoare care asigura realizarea unor legaturi directe atat in interiorul cat si cu exteriorul organizatiei. Intre circuitul informational si fluxul informational exista o strans a dependenta in sensul ca circuitul informational reflecta traseul (drumul) si mijlocul care asigura circulatia unei informatii de la generarea ei si pan a la arhivare, iar fluxul informational reflecta ansamblul informatiilor vehiculate, necesare unei anumite activitati. Vehicularea acestora se realizeaza pe traseele definite de circuitele informationale. Orice sistem informational trebuie sa asigure entitatii caruia ii apartine informatii complete, in cantitati suficiente, corecte si la nivelul de operativitate cerut de nivelele consumatoare. In timp, sistemul informational al diferitelor entitati s-a dezvoltat si perfectionat in mod continuu, fara insa a i se schimba calitatea fundamentala, determinata de predominarea procedurilor manuale. Elementul revolutionar al mutatiilor care au determinat saltul calitativ al sistemului informational este axat pe dezvoltarea si perfectionarea mijloacelor tehnice si a procedurilor de tratare a informatiilor in scopul automatizarii prelucrarii datelor.

2.2.3 Procedurile informationale

In organizatiile moderne, procedurile informationale, tind sa dobandeasc a un rol tot mai important deoarece prin ele se reflecta progresele inregistrate in conceperea si functionarea sistemului informational al firmei. Prin proceduri informationale sunt desemnate ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitatile de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare a unei categorii de informatii cu prezicerea operatiilor de efectuat si succesiunea lor, a suportilor, formulelor, modelelor si mijloacelor de tratare a informatiilor folosite. Procedurile informationale au un caracter foarte detaliat, si prin ele se stabilesc: 1. Suportii informationali utilizati - se refera la materialele folosite pentru consemnarea informatiilor si a caracteristicilor acestora. Suportii utilizati pot fi clasici (documente ale evidentei tehnicooperative, documente contabile si documente statistice) prezentati pe formulare de hartie de diferite dimensiuni: A4, B5 etc. sau suporti moderni folositi in sistemul de prelucrare automata a datelor: discuri optice, CD-ROM-uri, DVD-uri, memorii etc. 2. Succesiunea tratarii informatiilor. 3. Operatiile care se aplica informatiilor; modelele si formulele de calcul utilizate. Operatiile care se aplica datelor pot fi: operatii de culegere a datelor; operatii de pregatire, transformare si verificare a datelor; operatii de transmitere, prelucrare, prezentarea datelor precum si operatii administrative. 4. Mijloace utilizate in culegerea, stocarea, prelucrarea si transmiterea informatiilor. In contextul patrunderii noii tehnologii informationale, se remarca o tendinta de informatizare a procedurilor informationale prin utilizarea tot mai frecventa a programelor computerizate, si de asemenea se pune accent deosebit pe formalizare a procedurilor in special pe tipizare, codificare si standardizare.
1

Nicolecu O., Verboncu I. op. cit., p. 248.

32

2.2.4 Mijloacele de tratare a informatiilor

Performantele in cadrul sistemului informational sunt influentate in masura apreciabila de mijloacele de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare ale informatiilor, reprezentand suportul tehnic al sistemului. Caracteristica intreprinderilor contemporane este utilizarea unei game largi de mijloace de tratare a informatiilor, care, in functie de performantele tehnice si de gradul de interventie al omului, se impart in trei categorii, astfel: 1. Mijloace manuale cuprinde ma sina de dactilografiat; masina de calcul manual; masina de contabilizat si facturat; instrumente clasice (stilou, creion etc.); 2. Mijloace mecanizate echipamente mecanografice: ma sina cu cartele perforate; 3. Mijloace automatizate calculatoare; echipamente p eriferice: imprimante, scannere. Referitor la cea de a treia categorie de mijloace, ea prezinta avantajul cresterii competitivitatii societatilor care isi pot permite achizitionarea si implementarea noilor tehnologii informationale, dar si dezavantaje legate de protectie, securitate si etica ( pastrarea secretului de serviciu, protejarea impotriva hacker-ilor).

2.3 RELATIA SISTEM INFORMATIC - SISTEM INFORMATIONAL

Dezvoltarea rapida si complexa a societatii a dus inevitabil si la o sporire impresionanta a volumului de informatii ce trebuiesc cunoscute si prelucrate. Pe de alta parte, evolutia societatii impune luarea unor decizii la diferite niveluri, pe baza cunoasterii cat mai precise a realit atii, ceea ce nu se poate realiza decat prin cunoa sterea si stapanirea unui volum cat mai mare de informa tii. Intr-o organizatie exista trei categorii de activitati care produc informatii necesare acesteia: activitatile de intrare a datelor/informatiilor, de procesare si de iesire a rezultatelor. Informatiile produse sunt folosite pentru adoptarea deciziilor, controlul operatiilor, analiza problemelor si realizarea de produse sau servicii noi. Sistemul informational al firmelor moderne are in componenta sistemul informatic, intre care exista un raport de la intreg la parte (fig. 2.7).

Culegerea si inregistrarea informatiilor Mijloace manuale

Vehicularea informatiilor

Prelucrarea informatiilor

Mijloace mecanizate Mijloace automatizate (Sistemul informatic) Figura nr. 2.7 Sistemul informational 33

Sistemul informatic se rezuma la culegerea, transmiterea si prelucrarea cu mijloace automatizate a informatiilor in timp ce sistemul informational este mult mai cuprinzator. Datorita cresterii intr-un ritm accelerat a performantelor tehnicii de calcul automatizate, tendinta actuala este de crestere a ponderii utilizarii acesteia precum si de amplificate a rolului sistemului informatic in ansamblul sistemului informational. In tarile dezvoltate, in firmele competitive, sistemul informatic ocupa o pondere foarte insemnata, apropiindu-se de 90% din totalul sistemului informational. Cu toate acestea, importanta elementelor informationale care tin strict de natura umana, este deosebita, avand un rol major in calitatea sistemului informational si a celui managerial. Pe masura dezvoltarii societatii, a cresterii complexitatii activitatilor, proceselor de munca si numarul si complexitatea informatiilor necesare, a crescut si implicit importanta sistemului informational. Datorita acestor elemente, a aparut si s-a conturat notiunea de management al informatiei. Activitatea umana, indiferent sub ce forma se desfasoara, este generatoare de informatii. Cu cat aceasta activitate este mai complexa si mai accelerata, cu atat volumul de informa tii creste si se diversifica tinzand s a franeze sau chiar s a blocheze procesul decizional Apare astfel un conflict intre tendinta de crestere a volumului de informatii generat de dinamica activitatii umane, si cerinta tot mai acuta de informatii cat mai complete, necesare lu arii deciziilor. In aceste conditii rolul informaticii este decisiv, in deblocarea si fluidizarea sistemelor informationale si de decizie, prin asigurarea gestiunii, prelucrarii si distribuirii informatiei intr-un mod cat mat eficient. In literatura de specialitate exista insa si alte definitii1 sau incercari de a defini informatica, mai mult sau mai putin complete. Informatica trateaza informatia in sensul ei formal, fara a tine seama de sensul ei semantic, asa cum se procedeaza in cazul preluarii manuale. In acceptiunea actuala, tot mai des termenul de informatica este substituit cu Tehnologia Informatiei (IT ). Ca domeniu distinct de activitate, informatica preia treptat toate sarcinile dintr-un sistem economico-social privind elaborarea de modele, metode, tehnici, concepte, studii si sisteme pentru prelucrarea eficienta a informatiei, in diverse domenii. Din acest punct de vedere informatica este definita ca stiinta care se ocupa cu studiul si elaborarea metodelor de prelucrare a informatiei cu ajutorul sistemelor automate de calcul. Ca activitate practica, informatica are o existenta dinamica, ea apare si se dezvolta dintr-o necesitate obiectiva, aceea de a rezolva problemele complexe privind prelucrarea datelor. In stadiul actual de maturizare a informaticii, aceasta trebuie sa urmareasca doua obiective majore: pe de o parte, sa realizeze, prin metodele si tehnicile sale, sisteme informatice performante prin care sa asigure accesul larg la informatie, iar pe de alta parte, sa asigure utilizarea eficienta a tuturor resurselor sistemelor de calcul. Operatiile specifice procesului de prelucrare automata a datelor, in cadrul unui sistem informatic sunt: a) Culegerea datelor consta in identificarea acestora la locurile unde sunt generate, si transpunerea lor pe suporturi adecvate prelucrarii automate (benzi, discuri, cartele, CD-uri etc.). La acest moment datele se numesc date primare;
1

Cuvantul INFORMATIC A provine de la prescurtarea si preluarea in romane ste a cuvintelor frantuzesti: INFORmation autOMATIQUE. Denumirea acestei noi ramuri a fost introdus a de Academia Franceza, in anul l967, definind-o ca: Stiinta prelucrarii rationale, indeosebi prin masini automate, a informatiei, considerata ca suport al cunostintelor umane si al comunicarilor in domeniile tehnice, economice si sociale 2 (eng.) Information Technology = Tehnologia informatiei

34

b) Prelucrarea datelor consta in transformarea acestora din date primare in date finale, in urma parcurgerii unei succesiuni de operatii impuse de cerintele utilizatorilor si specificul echipamentelor de calcul si a tehnologiei de prelucrare; c) Transmiterea datelor asigura vehicularea atat a datelor primare de la sursele g eneratoare catre sistemele de prelucrare automata cat si a rezultatelor prelucrarii catre utilizatori; d) Stocarea datelor consta in memorarea si pastrarea (arhivarea) acestora, pe suporturi de memorie specifice, in scopul unor consultari sau prelucrari ulterioare. Datele se transmit sau se memoreaza in sistemele informatice in forma digitala dupa ce au fost supuse unor procese de conversie si codificare. Pe suportul tehnic informatia in forma digitala se prezinta sub forma unei succesiuni de valori binare (zero si unu), ordonate dupa un sistem de reguli (cod). Informatica utilizeaza pentru reprezentarea informatiilor semnale, date si mesaje. Semnalele sunt intelese ca modificari elementare si observabile, precum un sunet, un element de imagine, o miscare sau un impuls electric. Datele sunt informatii reprezentate in format digital. Mesajele privesc o secventa de semnale, inclusiv dispunerea acestora din urma in spatiu si timp. Informatia furnizata de catre sistemul informational trebuie sa se caracterizeze prin: acuratete si realitate: informatia trebuie sa fie suficient de precise pentru a constitui baza adoptarii deciziilor informatia furnizata trebuie sa reflecte cat mai fidel realitatea, printr-o evalua re corecta; concizie si consistenta:: informatia trebuie sa ofere plusul de cunoastere la obiect, succint, evitandu-se elementele nerelevante. Informa tiile trebuie sa fie centralizate, sa ofere cantitatea de detalii necesare pentru adoptarea unei decizii corecte, informatia trebuie sa fie densa, lipsita de elemente needificatoare pentru problema studiata; completitudinea:informatia trebuie sa parvina din toate sursele necesare si sa acopere toate zonele solicitate de persoana care ia decizia. Asigurarea acestei conditii impune o anumita cumpanire, deoarece pot exista cazuri in care datele achizitionate sa depaseasca necesarul, ducand la birocra tie, precum si cazuri cand datele sunt prea pu tine si nu permit descrierea satisfacatoare a fenomenelor; relevanta: informatia trebuie sa ofere acele elemente de cunoastere de care decidentul are nevoie pentru solutionarea unei probleme, ea trebuie sa fie legata direct de decizia proxima; oportunitate: informatia trebuie sa parvina utilizatorului in timp util pentru a-i servi la fundamentarea decizie sale, ea trebuie sa fie disponibila atunci cand este necesar a; forma de prezentare adecvata: informatia trebuie oferita utilizatorului intr-o maniera relevanta, astfel incat acesta s a o recepteze rapid si corect. Indicatorii pot fi prezentati in marimi absolute sau relative, in dinamica, prin utilizarea reprezentarilor grafice si coroborati astfel incat relevan ta informatiei oferite sa fie maxima; cost corespunzator in raport cu valoare acesteia. Asa cum se arata in fig. 2.8, componentele unui sistem informational computerizat (sistem informatic) se impart in doua mari categorii: hardware si software. Vom analiza fiecare categorie inainte de clasificarea principalelor tipuri de computere. Hardware. Prin hardware se intelege echipamentul, incluzand computerul si dispozitivele conexe. Exista mai multe tipuri de dispozitive: tastatura, scannerul optic cu cod de bare, dispozitive optice de exploatare, dispozitive de recunoastere a vocii etc. Aceste dispozitive permit introducerea datelor intr-o forma care poate fi citita in unitatea centrala de procesare (UCP).

35

INTRARI

TRANSFORMARE Procesare

IESIRI

HARDWARE

Date

SOFTWARE Sisteme Sisteme Sisteme de introducere de procesare de iesire

Sisteme secundare de stocare a datelor

Rapoarte, documente si alte rezultate

Stocare date Feedback Figura nr. 2.8 Componentele de baza ale unui sistem informatic Exista si dispozitive secundare de stocare. Unele dintre acestea, cum ar fi unitatile de discuri magnetice, permit accesul la o cantitate mai mare de date aproape instantaneu. Atunci cand datele pot fi accesate si procesate imediat, structura este numita procesare directa (on-line). Pe de alta parte, atunci cand nu sunt necesare tranzac tii imediate, este mai eficienta utilizarea procesarii in loturi, prin care datele sunt acumulate si procesate, ulterior, in grup. Un astfel de sistem utilizeaza unitatile de stocare pe discuri magnetice sau pe alte sisteme de stocare secundara (benzi sau cartele magnetice). Sistemele de redare a rezultatelor permit computerelor sa produca informatii intr-o forma utila managerilor. Aceste sisteme includ: imprimante, monitoare, plotere etc. Software. Majoritatea computerelor sunt echipamente destinate satisfacerii necesitatilor generale. Ele pot indeplini diferite sarcini, cum ar fi calcularea sumei corespunzatoare de plata pentru o persoana, urmarirea debitelor clientilor sau evaluarea nivelurilor curente ale stocurilor. Ceea ce-i da posibilitatea hardware-ului sa realizeze aceste activitati este software-ul, adica setul de programe, documente, proceduri si rutine asociate operarii sistemului informatic. Software-ul furnizeaza instructiunile care permit computerului sa realizeze comenzile. Exista numeroase tipuri de pachete de programe. Tehnologia calculatoarelor a marit viteza de procesare a datelor, a crescut capacitatea de stocare si a imbunatatit metodele de printare, astfel incat managerii ade sea sunt inunda ti cu date. Dar ei au nevoie de cele mai bune informatii si nu de volume din ce in ce mai mari de date. in plus, managerii se orienteaza atunci cand achizi tioneaza calculatoare dupa cum procedeaza omologii lor din alte companii, deoarece 36

competitia fara o analiza rapida si corecta a necesitatilor informatice din propria organizatie nu este posibila.

Figura 2.9 Sistemul informational al organizatiei

O analiza completa a sistemului informational al unei organizatii conduce la identificarea a doua tipuri de sisteme informationale, si anume: (1) sisteme informationale formale si (2) sisteme informationale neformale. Sistemele informationale formale se bazeaza pe definirea si acceptarea datelor si a procedurilor pentru colectarea, stocarea, procesarea, diseminarea si utilizarea acestor date. Sistemele formale sunt, in principiu, structurate, astfel ca opereaza in conformitate cu anumite reguli predefinite, care raman mult timp neschimbate, iar modificarile nu se pot realiza usor. Sistemele informationale neformale se bazeaza pe acorduri implicite si reguli de comportament care nu sunt predefinite. in cazul acestor sisteme nu exista nici un acord cu privire la informatiile ce trebuie procesate sau stocate. Astfel de sisteme sunt importante pentru viata unei organizatii, dar nu constituie un subiect al acestei lucrari. Sistemele informationale pot fi, la randul lor, clasificate in sistem e care se bazeaza pe utilizarea calculatoarelor - sisteme informatice - si sisteme care se bazeaza pe prelucrari manuale folosind tehnologii bazate pe hartie si creion - sistemele manuale. Sistemele manuale servesc rezolvarii unor nevoi importante pentru organizatie, dar nu constituie un subiect al cartii de fa ta, deoarece reprezinta, in cel mai bun caz, un capitol de istorie. In concluzie, lucrarea de fata va trata sistemele informationale care se bazeaza pe utilizarea tehnologiei calculatoarelor, in terminologia europeana, acestea se numesc sisteme informatice si reprezinta ansamblul de echipamente conectate intre ele, care lucreaza impreuna, folosind tehnici si proceduri specifice pentru colectarea, procesarea, stocarea si diseminarea informatiilor, in vederea sustinerii proceselor de adoptare a deciziilor, coordonare, control, analiza si monitorizare a activitatilor organizationale. Terminologia americana nu foloseste denumirea de sistem informatic ci pe cea de sistem informational pentru conducere (/W/S- Management Information System), in schimb, se foloseste pe scara larga notiunea de tehnologia informatiei (IT-Information Technology), care se apropie mai mult de informatica.

37

2.4 TIPURI DE SISTEME INFORMATIONALE Pentru satisfacerea diferitelor nevoi ale nivelurilor organizationale exista 5 tipuri principale de sisteme informationale (SI) pentru: procesarea tranzactiilor, automatizarea muncii de birou, sistemul informational de management, sistemul de fundamentare a deciziilor si sistemul suport al managementului superior. Aceste tipuri de sisteme, nivelul ierarhic la care fiecare actioneaza, precum si membrii firmei pe care ii deservesc sunt prezentate in figura 2.10.
Tipuri de sisteme informationale Membrii firmei deserviti

SI de suport al managementului superior

Manageri de nivel superior

SI de fundamentare a deciziilor SI de management SI de automatizare a muncii de birou

Manageri, profesionisti Manageri de nivel mediu, supervizori Manageri, tehnicieni, profesionisti, supervizori

SI de procesare a tranzactiilor Contabilit ate Prod uc iet

Supervizori personal operativ

Resurseuma ne

si

Comercial

Fig. 2.10 Tipologia sistemelor informationalesi

2.4.1 Sistemul informational de procesare a tranzactiilor

Este un SI computerizat care executa si inregistreaza activitatile zilnice, de rutina, necesare conducerii unei firme. El este utilizat in situatiile cu o structura complexa si repetitiva, in care sarcinile si normele impuse sunt foarte precise. Natura structurala a situatiilor face posibila elaborarea unor instructiuni detaliate, neechivoce, care permit computerului sa manevreze si sa inregistreze in mod corespunzator tranzactiile. Un sistem de procesare a tranzactiilor ofera asistenta directa nivelurilor operationale ale unei firme. Doua aspecte ale sistemului de procesare a tranzactiilor prezinta o importanta deosebita. In primul rand, un sistem de procesare a tranzac tiilor poate fi de o importanta vitala pentru extinderea

Finan et

38

firmei, pentru interactiunea cu elementele mediului, deoarece sistemul in sine reprezinta o parte din interactiunile firmei cu furnizorii si clientii. Prin intermediul schimbului electronic de date (SED) pot fi trimise direct din computerul unei firme catre computerul altei firme documente standardizate, precum comenzi-tip, facturi etc In al doilea rand, sistemul de procesare a tranzac tiilor este principala sursa de date utilizata de alte sisteme informatice din firma.

2.4.2 Sisteme pentru automatizarea muncii de birou

Acesta reprezinta un sistem informatic destinat facilitarii comunicatiei si cresterii productivitatii managerilor si personalului din birouri prin procesarea documentelor si mesajelor. Printre primele, si de altfel cel mai utilizat sistem de automatizare a muncii de birou, este sistemul de procesare a textelor (Word Processing System), care permite crearea, editarea si imprimarea cu usurinta a textelor. In ultima vreme, a devenit tot mai popular sistemul de posta electronica (Electronic Mail) care permite schimbul rapid de mesaje scrise prin intermediul procesarii textelor si retelelor de comunicatii. Un sistem pentru automatizarea muncii de birou poate include urmatoarele aplicatii: mesagerie vocala - voice mail - (inregistreaza mesajele telefonice si le stocheaza in memoria secundara a unui computer, de unde pot fi apelate ulterior de catre destinatari); calendar electronic (metoda de pastrarea a evidentei programelor, intalnirilor etc); teleconferinta (mijloc de comunicare intre localitati diferite prin utilizarea facilitatilor electronice si/sau de generare a imaginii); recuperarea documentelor (utilizarea unuia sau mai multor sisteme de stocare a documentelor pe microfilm sau pe alte suporturi, pentru localizarea si copierea ulterioara a acestora); transmisie prin fax (mijloc de trasmitere telefonica a documentelor); groupware (software destinat facilitarii intalnirilor prin coordonarea simultana a mesajelor apartinand membrilor unui grup); grafica (mijloc de realizare a graficelor si diagramelor). Exista doua tipuri de opinii cu privire la sistemele SAM. Initial, aceste sisteme erau percepute ca mijloace de crestere a productivitatii functionarilor si secretariatului. Mai nou, SAM sunt percepute ca mijloace suport, nu numai pentru functionari si secretariat, cat si pentru manageri si tehnicieni.

2.4.3 Sisteme informationale de management (SIM)

SIM-ul este un sistem informatic care produce rapoarte zilnice si permite accesul direct la diferite informatii, actuale si mai vechi, de care au nevoie managerii de la nivelurile medii si inferioare. SIM-urile au in vedere in principal obiective tactice si operationale si prezinta o importanta deosebita pentru planificare, adoptarea deciziilor si control. Ele centralizeaza informatii din sistemul de procesare a tranzactiilor pentru a realiza rapoartele de rutina si rapoartele complexe pentru manageri si supervizori. In plus, ele produc rapoarte pentru managerii de nivel mediu si inferior, referitoare la costuri, calitate si activitatea furnizorilor.

2.4.4 Sisteme de fundamentare a deciziilor (SFD)

Un SFD este un sistem informatic care participa la procesul managerial de adoptare a deciziilor in situatii care nu sunt bine structurate. In general, aceste sisteme nu ofera raspunsuri cu privire la deciziile optime. Acestea incearca sa imbunatateasca procesul de adoptare a deciziilor prin punerea la dispozitia managementului a instrumentelor de analiza a unei situatii date. 39

Exista cateva diferen te intre SFD si SIM. In comparatie cu un SIM, un SFD clasic ofera analize mai profunde si un acces mai mare la modelele pe care managerii le pot utiliza in examinarea complexa a unei situatii. Pe de alta parte, un SFD este mai interactiv decat un SIM. Ac est lucru le ofera managerilor posibilitatea de a comunica direct cu programele computerelor care controleaz a sistemul si de a obtine aproape instantaneu rezultatele analizelor. Un tip specializat de SFD este sistemul expert, adica acel sistem computerizat care foloseste cunostintele de specialitate ale unui expert pentru solutionarea problemelor. De fapt, in dezvoltarea acestor sisteme, proiectantii lucreaza cu expertii pentru a stabili informatiile sau regulile de adoptare a deciziilor utilizate de experti atunci cand se confrunt a cu tipuri particulare de probleme . Sistemele expert au la baza inteligenta artificiala, un domeniu al tehnologiei informatice destinat implementarii unor caracteristici umane (precum vazul, auzul, rationamentul) computerelor. Inteligenta artificiala este o zona a cercetarii stiintifice si nu un produs finit, cum este sistemul expert. Pentru realizarea computerelor capabile sa emita rationamente, in anii 60, cercet atorii au dezvoltat masini capabile sa joace sah. De atunci s-au parcus etape importante in dezvoltarea unor sisteme decizionale multi-nivel (arbori) care sa anticipeze evolutiile posibile, dar programele finale au cuprins atat de multe alternative incat nici supercomputere le de astazi nu le pot evalua intr-o perioada rezonabila de timp.

2.4.5 Sisteme suport ale managementului superior (SSMS)

Acestea sunt sisteme informatice care participa la adoptarea deciziilor si la functionarea eficienta a nivelurilor superioare ale unei firme. Spre deosebire de un SFD, sistemul SSMS presupune capacitati de calcul mai generale, implica telecomunicatiile si operarea cu grafice si tabele specifice fiecarui tip de problema. SSMS tinde sa utilizeze mai putine modele analitice decat SFD, ofer a informatii la cerere dintr-o varietate de surse si permite rezolvarea interactiva a problemelor. In esenta, SSMS este un sistem informational astfel conceput incat s a se adapteze necesitatilor managerilor in situatii specifice. Ele se pot adapta modului de lucru al fiecarui manager.

2.5 CARENTE ALE SISITEMULUI INFORMATIONAL

In functionarea sistemului informational, datorita actiunii, unor factori obiectivi sau subiectivi, apar o serie de disfunctionalitati care au un impact negativ atat asupra procesului managerial cat si asupra celui de executie. Specialisti in domeniu au identificat mai multe deficiente ale sistemului informational, care se pot manifesta sub urmatoarele forme: distorsiunea, filtrajul, redundanta si supraincarcarea circuitelor informationale. 1. Distorsiunea consta in modificarea partiala, neintentionata a continutului mesajului unei informatii, pe parcursul culegerii, stocarii, prelucrarii si/sau transmiterii acesteia de la emitator la receptor (beneficiar).
1

Nicolescu O., Verboncu I. op. cit., p. 252-253.

40

Dintre cauzele care genereaza distorsiunea cele mai frecvente sunt: Diferentele in pregatirea persoanelor implicate in vehicularea informatiei; Folosirea de suporti informationali necorespunzatori pentru inregistrarea informatiilor; Manipularea neglijenta a suportilor de informatii in procesul transmiterii lor beneficiarilor; Utilizarea de mijloace necorespunzatoare pentru inregistrarea si transmiterea informatiilor. 2. Filtrajul consta in modificarea partiala sau totala, intentionata, a mesajului sau continutului informatiilor, pe parcursul culegerii, prelucrarii, stocarii si transmiterii acestora de la emitator la receptor, inainte ca acestea sa ajunga la destinatie. Cauza filtrajului este una singura, si anume interventia pe parcursul inregistrarii, transmiterii si prelucrarii informatiilor a unor persoane, care au interesul ca beneficiarul informatiei sa primeasca un mesaj schimbat. Cand dezinformarea se produce la nivelul managerilo r, aceasta se reflecta in diminuarea calitatii deciziilor, iar cand se produce la nivelul execu tantilor, efectele imediate se resimt pe planul realizarii proceselor cu caracter operational. In ambele situatii efectele pe termen lung sunt scaderea eficientei, concomitent cu deteriorarea intr-o anumita masura a climatului de munca, a relatiilor dintre personalul implicat.. 3. Redundanta consta in colectarea, stocarea, inregistrarea, prelucrarea si/sau transmiterea repetata a unor informatii. Cauza majora a acestei disfunctionalitati informationale o reprezinta absenta coordonarii sau coordonarea defectuoasa a anumitor segmente ale sistemului managerial. Acest fenomen, in conditiile implementarii unor subsisteme informatice de tip baze de dat e poate duce la prelucrare defectuoas a a informatiilor. Redundanta se produce in special cand nu se respect a principiul unitatii de decizie si actiune si se manifesta sub forma cererii acelorasi informatii de catre diferiti beneficiari. Efectele redundantei constau intr-o serioasa risipa de timp si mijloace materiale din partea celor implicati. 4. Supraincarcarea canalelor de informatii, este fenomenul prin care se transmite la diverse nivele ierarhice, un volum prea mare de informatii a caror analiza nu intra in totalitate in componenta nivelului respectiv.. Supraincarcarea consta in vehicularea, prin circuitele informationale a unei cantitati de informatii care depaseste capacitatea de transport, ceea ce duce la blocarea si/sau intarzierea ajungerii unei p arti din informatii la adresant. Caracterul piramidal al sistemului informational se refera la agregarea si transmiterea selectiva a informatiilor pe verticala sistemului de management, functie de obiectivele, competentele si responsabilitatile circumscrise subdiviziunilor organizatorice respective. Nerespectarea acestui caracter, poate provoca disfunctii, generate fie de proiectarea defectuoasa a sistemului managerial, fie de tendinta unor manageri si executanti de a-si expune excesiv actiunile si rezultatele. Toate aceste deficiente conduc, intr-o masura mai mica sau mai mare, la diminuarea eficacitatii si eficientei sistemului informational, cu efecte, directe sau indirecte, asupra proceselor manageriale si de executie.

41

Capitolul 3 SISTEMUL INFORMATIC. INFRASTRUCTURA SISTEMULUI INFORMATIONAL

3.1 SISTEMUL INFORMATIC

Concretizand defini tia generala de sistem, ca o colectie organizata de parti legate prin interactiuni determinate, prin sistem informatic al unei entitati sub forma de organism (economic, stiintific, social cultural etc.) se intelege un ansamblu, structurat si corelat de reguli, proceduri si mijloace (in primul rand calculatoare electronice) care permit aplicarea de metode organismului respectiv pentru a realiza scopul si obiectivele predefinite, masurabile intre anumite limite. Cu alte cuvinte, a defini un sistem informatic al unui organism inseamna a-i preciza in mod concret regulile, procedurile, mijloacele si metodele, cu precadere automate, utilizate in cadrul sistemului pentru a-i determina marimile prestabilite si legile care opereaza cu aceste marimi . Sistemul informatic poate fi definit ca un ansamblu de reguli, proceduri mijloace si metode, cu 2 precadere automate, folosite pentru culegerea, transmiterea, prelucrarea si stocarea datelor . Sistemul informatic este o componenta a sistemului informational si anume acea parte a acestuia care preia si rezolva sarcinile de culegere, prelucrare, transmitere si stocare a datelor cu ajutorul sistemelor de calcul. Pentru a-si indeplini rolul in cadrul sistemului informational, sistemul informatic cuprinde ansamblul tuturor resurselor, regulilor, procedurilor, mijloacelor, metodelor si tehnicilor, prin care se asigura prelucrarea automata a datelor. (a) Aceste resurse sunt: ansamblul de echipamente (HARDWARE); sistemul de programe (SOFTWARE), care cuprinde programele; sistemului de operare si programele de aplicatii; baza de date; ansamblul de personal si cadrul organizatoric. (b) Prin metode se inteleg caile de determinare si punere in functiune, de perfectionare si optimizare a functiunilor organismului, pentru a atinge obiectivele predeterminate. (c) Prin reguli se exprima modalitatile de aplicare la un organism a metodelor. Acestea sunt definite si formulate concis sub forma unor ansambluri de operatii logice si/sau matematice. (d) Prin proceduri se intelege totalitatea operatiunilor necesare pentru tratarea informatiilor si regulilor prin mijloacele sistemului. Ca exemplu, se poate arata metoda gestiunii stocurilor, in care se gaseste regula de calcul a nivelului de stoc, pentru care se lanseaza o comanda si care utilizeaza procedurile de calcul. Printre metodele utilizate se pot enumera: calculul probabilitatii, metode ale statisticii economice, analiza stocurilor, programarea liniara, programarea dinamica, metode de simulare, teoria
1

Pisau Gh., Toma C., Mihailescu I., Elaborarea si introducerea sistemelor informatice, Ed. Tehnica, 1975, pag. 23. 2 Orzan Gh, Sistemul informatic al aprovizionarii populatiei SIAP, BNP-ICI, 1985, pag. 7

42

grafurilor, teoria utilitatii, teoria deciziei, metode de proiectare a experimentelor, teoria jocurilor, metode de culegere, de masurare si scalare, metode de analiza multivarianta, metode de previziuni etc. (e) Prin mijloacele unui sistem informatic se intelege totalitatea uneltelor si instrumentelor manuale, automate, inclusiv software utilizate pentru efectuarea de operatiuni asupra informatiei: captare, culegere, pregatire, control, introducere si extragere, transmitere, concentrare, stocare, transformare, prelucrare prin calcul aritmetic si logic, analiza si interpretare etc. Mijloacele cuprind: suporti, masini si oameni. (a) Se considera suport tot ceea ce are atasat informatii si serveste la transportarea si/sau stocarea ei in timp si spatiu. Se intalnesc urm atoarele tipuri de suporti: Materiali, sub forma de suporturi tehnice (magnetice sau optice) sau grafice (opace sau transparente); Camp electric, magnetic sau optic , transmis prin semnale si pachete; Experienta umana, sub forma de date si informatii acumulate de oameni in procesul muncii. (b) Prin masini in cadrul mijloacelor unui sistem informatic se intelege totalitatea echipamentelor si dispozitivelor utilizate (ca echipamente hardware si instrumente software) pentru a efectua operatiunile enumerate mai sus. In aceasta ordine de idei putem enumera: sisteme de calcul, de diferite generatii si configuratii; echipamentele de captare, culegere, pregatire, transmitere, stocare, de prelucrare, de redare, de analiza si interpretare etc. (c) Oamenii in cadrul unui sistem informatic intervin sub forma de experienta umana la nivelul suportilor, ca specialisti pentru elaborarea, utilizarea si exploatarea sistemului (administratori, analisti, programatori, ingineri sistem, operatori) sau ca utilizatori ai sistemului in regim off-line sau online (cyber-nvigatori sau internauti, cyber-cumparatori, analisti digitali etc.). Sistemul informatic se poate prezenta sub forma unei cutii negre bazat a pe intrari, iesiri, reguli, proceduri, mijloace si metode ca si sistemul economic.

3.2 ETAPELE DE EVOLUTIE A SISTEMELOR INFORMATICE

In prima etapa in cadrul unui sistem informational coexistau proceduri manuale de tratare a informatiilor cu proceduri automatizate de calcul. Cu alte cuvinte, sistemul informatic al unei entit ati era completat, cel putin, in intrarile si iesirile sale, cu proceduri manuale pentru acele parti ale sistemului informational care nu se pretau a fi automatizate prin utilizarea calculatorului. In a doua etapa, s-a remarcat tendinta automatizarii progresive a sistemului informational, pentru a-l cuprinde in ansamblul sau si astfel sa se ajunga intr-un timp imprevizibil la echivalenta dintre sistemul informational si sistemul informatic. In urma modelarii sistemului informational, prin sistemul informatic, se reproduce realitatea in diversitatea sa de manifestare. Desi aceasta viziune a fost propagata puternic de producatorii de echipamente de calcul si de informaticieni in proiectele de sisteme informatice nu s-au putut obtine rezultate spectaculoase, motivele fiind urmatoarele: Unele activitati pot fi optimizate cu anumite arhitecturi de sistem informatic dar multe devin in timp incompatibile cu aceste arhitecturi; Exista o neconcordanta intre reprezentarea informatica implementata prin soft si cea real existenta. Tensiunile dintre entitatea reala si modelul reprodus de catre software poate fi corectat prin 43

simulare si instruire, adica prin apropierea sistemului informatic de realitatea prin adaptari si ajustari individuale, realizandu-se versiuni imbun atatite ale sistemului informatic; Sistemul informatic este adesea static in raport cu dezvoltarea mediului real. Atunci cand realitatea functionarii unei intreprinderi este caracterizata prin schimbari puternice, reprezentarea in sistemul informatic nu poate fi adaptata suficient de repede; Dezvoltarea tehnologiei informatiei si de comunicatii este atat de rapid a, incat genera tii intregi de produse software existente sunt inlocuite de altele noi, cu performante si functionalitati sporite. In etapa actuala sistemele informatice, devin capabile sa modeleze. Ele nu mai redau doar modelul realitatii exterioare, ci modeleaza o noua realitate virtuala pe care o proiecteaza si o transmite utilizatorului de informatii. Aceasta realitate virtuala poate fi asemanatoare realitatii fizice sau poate confrunta lumea gandurilor noastre cu imagini compl et noi, in cyber-spatiu. Acest fapt si posibilitatea de a comunica global cu cyber-lumea, de a participa la ea, da nastere unei revolutii enorme, care nu va modifica lumea de afaceri si societatea in anii ce vin. Pentru realizarea si exploatarea sistemelor informatice modern se pot formula urmatoarele reguli: Intreprinderea trebuie sa cunoasca perspectivele utilizarii sistemelor informatice si sa formuleze pe baza acestora o politica de informatizare adecvata, aplicabila ulterior in mod consecvent; Sa puna accent pe utilizarea sistemelor informatice deschise la care functiile sistemelor informatice sa poata fi distribuite pe platforme eterogene iar anumite componente ale sistemului, precum sistemele de operare sau bazele de date, trebuie sa fie compatibile intre diferitele platforme hardware; Reprezentarea functiilor software trebuie sa fie neutra in raport cu intreprinderea. Un exemplu de software in mare masura neutru in raport cu intreprinderile il constituie prelucrarea de text; Sistemele de informatice trebuiesc structurate in module informatice distincte, care sa poata comunica intre ele. Acest lucru permite innoirea pe componente, module, subsisteme sau in bloc a intregului sistem.

44

3.3 TIPOLOGIA SISTEMELOR INFORMATICE

In cadrul unui sistem economic, sistemele informatice sunt structurate in functie de organizarea si structura sistemului informational, de obiectivele urmarite in strategia generala a domeniului supus informatizarii cat si de caracteristicile si performantele echipamentelor de calcul si de comunicatie din structura sistemelor informatice. Din varietatea de criterii utilizate in clasificarea sistemelor informatice, enumeram: (a) Dupa functiile la nivelul unitatii economice: subsistemul de urmarire si programare a productiei; subsistemul financiar-contabil; subsistemul resurselor umane; subsistemul de servicii; subsistemul comercial; subsistemul de cercetare-dezvoltare. (b) Dupa domeniul activitatilor si nivelul de abordare: sisteme informatice microeconomice (la nivelul agentilor economici); sisteme informatice de ramura; sisteme informatice metropolitane (unitati administrativ-teritoriale); sisteme informatice de conducere a proceselor tehnologice (de automatizari); sisteme informatice integrate, pentru anumite activitati din economie (sanatate, armata, statistica); sistemul informatic general al economiei nationale. (c) Dupa gradul de structurare al colectiilor de date: sisteme informatice care folosesc fisiere independente; sisteme informatice cu baze de date; sisteme informatice cu baze de date orientate pe obiecte; sisteme informatice suport de asistare a deciziei; sisteme informatice-expert cu baze de cunostinte. (d) Dupa gradul de concentrare/dispersie a capacitatilor de prelucrare si memorare a datelor: sisteme informatice centralizate; sisteme informatice distribuite. (e) Dupa modul de tratare a informatiei in calculator: sisteme informatice cu tratarea in regim batch (pe loturi); sisteme informatice cu prelucrare si raspuns in timp real. (f) Dupa modul de utilizare a sistemelor de prelucrare si comunicatie: sisteme informatice off-line; sisteme informatice online. (g) Dupa regimul de acces la resursele hardware a sistemului de calcul: sisteme informatice cu acces secvential; sisteme informatice cu acces interactiv (conversational); sisteme informatice cu acces combinat. (h) In functie de simultaneitate/nesimultaneitatea lucrarilor in sistemul informatic: sisteme informatice cu prelucrari monoprograme- monoprelucrare 45

sisteme informatice cu prelucrari in regim de multiprogramare (se executa mai multe lucrari la un singur calculator local); sisteme informatice cu regim multiprelucrare (lucrarea se executa in paralel pe mai multe calculatoare care opereaza coordonat in sistem); sisteme informatice in regim de teleprelucrare (cu deosebirea ca reteaua de calculatoare care proceseaza lucrarile sunt distribuite geografic). Sistemul informatic reprezinta o parte a sistemului informational care permite realizarea operatiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor si difuzare a informatiilor astfel obtinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informatiei (IT). Sistemul informatic al firmei este astfel structurat incat s a corespunda cerintelor diferitelor grupuri de utilizatori, iar uneori sistemul informational poate sa coincida cu cel informatic, la limita. Analiza unui sistem informatic se realizeaza in raport cu: factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice si operative; personalul implicat in procesul culegerii si prelucrarii datelor; personalul implicat in procesul cercetarii stiintifice si proiectarii de noi produse si tehnologii de fabricatie. Se definesc astfel in cadrul sistemului informatic al firmei urmatoarele subsisteme: subsistemul conducerii strategice; subsisteme ale conducerii curente; subsistemul de gestiune a cunoasterii (specific activitatilor de cercetare si proiectare); subsisteme operationale. Chiar daca ele reprezinta componente ale sistemului informatic al firmei, le vom numi in continuare sisteme deoarece le vom prezenta pe fiecare din ele, individual. Sisteme informatice la nivel operational (Operational Level Systems) - permit culegerea, stocarea si prelucrarea datelor referitoare la tranzactiile si procesele economice derulate (aprovizionari cu materii prime, consumuri de materii prime, produse finite obtinute, livrate, incasat, plati efectuate catre furnizori etc.). Sistemele de gestiune a cunoasterii in cadrul firmei (Knowledge Systems) - permit promovarea noilor tehnologii si cunostinte in cadrul firmei (de exemplu produsele software destinate proiectarii asistate de calculator - AutoCAD) precum si asigurarea automatizarii si controlului fluxului de documente in cadrul firmei. Sistemele informatice destinate conducerii curente - asigura derularea activitatilor de control si conducere pe termen scurt. Sustinand de regul a decizii de rutina, aceste sisteme genereaza rapoarte periodice, a caror structura este prestabilita, oferind informatia necesara decidentului in conformitate cu domeniul sau de responsabilitate. Fiind gandite mai mult ca si steme de raportare periodic a, ele sunt mai putin pregatite sa ofere informatii urgente ca urmare a unor situatii neprevazute. Sistemele informatice destinate conducerii strategice - permit echipei manageriale la varf sa realizeze planificarea activitatii firmei pe termen lung in vederea atingerii obiectivelor strategice fixate. Structura sistemului informatic al firmei cuprinde deci, atat componentele definite dup a criterii functionale, cat si pe cele rezultate din luarea in considerare a nivelelor de decizie si operationale din cadrul firmei. Putem realiza o clasificare a sistemelor informatice intalnite in cadrul firmei pornind de la criteriul naturii prelucrarilor realizate prin intermediul lor: 46

Sisteme pentru prelucrarea tranzactiilor (TPS - Transaction Precessing Systems) sunt specializate in preluarea, stocarea si prelucrarea datelor privitoare la tranzactiile zilnice, de rutina. Se caracterizeaza prin gradul lor mare de repetabilitate si prin volumul mare de date procesat si servesc nivelul operational. In aceasta categorie cuprindem, spre exemplu, sistemul informatic privind gestiunea productiei, sistemul informatic privind evidenta vanz arilor, sistemul informatic al contabilitatii financiare, sistemul informatic privind gestiunea stocurilor etc. Sisteme destinate activitatii de birotica - (OAS - Office Automatic Systems) destinate mai ales personalului implicat in procesul prelucrarii informatiei (contabili, functionari, secretari), dar si managerilor. In aceasta categorie putem cuprinde: procesoare de texte, procesoare de tabele, sisteme de posta electronica etc. Sisteme destinate cercetarii-dezvoltarii (KWS - Knowledge Work Systems) destinate crearii si integrarii noilor tehnologii in cadrul firmei. Utilizatorii acestor sisteme sunt inginerii, proiectantii si ceilalti specialisti angrenati in activitatea de cercetare-dezvoltare. Sisteme informatice destinate conducerii (MIS - Management Information Systems) destinate asigurarii rapoartelor sintetice de rutina necesare in procesul fundamentarii deciziilor curente, controlului si planificarii pe termen scurt. In vederea oferirii unei informari relevante, ele permit si generarea de rapoarte privind abaterile inregistrate precum si consultarea on-line a informatiilor referitoare la perioadele anterioare de gestiune (in vederea determinarii trendului indicatorilor). Sisteme suport de decizie (DSS - Decision Support Systems) ofera managerilor modele complexe si aprofundate de analiza in vederea fundamentarii deciziilor. Ele valorifica informatii interne oferite de TPS si MIS alaturi de informatii provenite din mediul economic exterior (curs valutar, pretul produselor fabricate de firmele concurente, pretul pe piata al materiilor prime etc.). Ofera utilizatorilor flexibilitate deosebita la cerintele formulate returnand rapid r aspunsurile solicitate. In aceasta categorie putem include sistemele expert caracterizate prin stocarea cunostintelor unui expert uman, sub forma de fapte si reguli, intr-o baza de cunostinte utilizata in deducerea de concluzii prin derularea de rationamente automate. Sistemele expert pot fi utilizate cu succes in diagnosticarea financiara a firmei, in elaborarea deciziei bancii de acordare a creditelor pentru clientii sai etc. Sisteme suport ale executivului (ESS - Executive Support Systems) reprezinta sisteme informatice destinate conducerii strategice si permit luarea unor decizii nestructurate, altele decat cele de rutina. Ele nu au fost gandite s a serveasca la solutionarea unei anumite probleme, ci sa ofere facilitati generalizate de calcul si comunicatii. Utilizeaza date privind mediul exterior al firmei, date sintetizate oferite de MIS si DSS precum si cele mai avansate produse software grafice.

3.4 FUNCTIILE SISTEMULUI INFORMATIC

Functiile unui sistem informatic decurg atat din obiecti vele entitatii organizationale cat si din mijloacele pe care tehnologia informatiei si comunicatiile i le ofera in vederea realizarii acestor obiective. Un sistem informatic, indiferent de continutul concret al activitatii pe care o serveste, indeplineste urmatoarele functii generale: functia de preluare a informatiei; functia de memorare si regasire a informatiei; functia de comunicare a informatiei; 47

functia de prelucrare a informatiei; functia de iesire a informatiei; functia de comanda-control a sistemului.

3.4.1 Functia de preluare a informatiei

Functia de preluare a informatiei in sistem se exercita intr-o varietate mare de modalitati cum sunt:
preluarea informatiei provenite din retelele de comunicatie; preluarea informatiei provenite din retele locale de date; introducerea manuala a datelor si textelor; captarea cu echipament adecvat a informatiilor numerice, alfanumerice, grafice, a vocii si sunetului, a imaginilor video sau film. Informatia odata introdusa in sistem, fie se prelucreaza imediat, in timp real, fie se memoreaza pentru prelucrari ulterioare, nefiind exclusa posibilitatea transferarii ei, la iesire, fara a fi memorata sau prelucrata.

3.4.2 Functia de memorare si regasire a informatiei

Functia de memorare si regasire a informatiei joaca un rol important in functionarea unui sistem informatic. Capacitatea de stocare a informatiei si viteza de acces la date constituie criterii fundamentale de apreciere a performantelor unui sistem informatic in raport de durata si volumul informatiei memorate. Informatia se poate pastra in: memoria interna, pentru datele in curs de prelucrare; memoria externa, pentru datele care se consulta periodic; depozite si arhive electronice, pentru informatii cu caracter de istorie sau care se consulta foarte rar. Informatia aflata in memoria unui sistem informatic poate servi in procesul de prelucrare sau poate fi valorificata prin consultare locala ori poate fi comunicata utilizatorilor prin intermediul retelelor de comunicatie.

3.4.3 Functia de comunicare

Functia de comunicare a sistemului informatic asigura transferul informatiilor intre retelele de calculatoare si/sau intre calculatoare si retelele de comunicatie prin: comunicatia intre componentele entitatii organizationale, conectate fizico-functional intr-o retea omogena de calculatoare de tip local (LAN - Local Area Network); comunicatia la distanta realizata printr-o linie analogica pe reteaua publica de telecomunicatii. Aceste linii de comunicatie utilizeaza modemul pentru conversie din/in format digital in/din format analogic. Reteaua publica de telecomunicatii (public switched telecommunications network - PSTN) asigura conectarea calculatoarelor utilizand comutarea cir cuitelor (circuit switching);

48

comunicatia la distanta pe linii de comunicatie digitala. O retea ISDN (integrated services digital network), asigura conectarea directa a echipamentelor digitale utilizand echipamente NT E (network termination equipment); comunicatia prin World Wide Web (WEB) - o infrastructura informationala in care informatia este transmisa prin retele eterogene, Internetul fiind utilizat pentru transmiterea datelor in intreaga lume si reprezinta un mod de conectare in care calculatoarele pot comunica utilizand un protocol de adresare comuna (TCP/IP).

3.4.4 Functia de prelucrare

Functia de prelucrare se refera la o mare varietate de operatii si procese, cum sunt: conversia informatiei din forma analogica in forma digitala, necesara memorarii si procesarii ei cu mijloace informatice, precum si operatia inversa de conversie din digital in analogic, pentru a o face compatibila cu echipamentele electronice de tip analogic pentru redarea, inregistrarea sau transferul de informatie audio si vizuala. conversie de suport prin transferul informatiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, electronic, grafic etc.) pe altul; reproducerea informatiei si documentelor prin copierea informatiei pe acelasi tip de suport din bazele de date (BD), bazele de tabele (BT), si/sau bazele de cunostinte (BC); crearea si incarcarea bazelor de date (BD), de tabele (BT), si/sau cunostinte (BC) presupune un ansamblu de proceduri prin care se genereaza structura si modul de organizare a informatiei pe suportul tehnic. Incarcarea bazelor se face cu informatii provenite din bazele, depozitele si arhivele electronice stocate pe suporturi de memoria externa, preluate din retelele de comunicatie sau introduse manual, de Ia terminale de culegere; actualizarea bazelor de date, de tabele si de cunostinte presupune stergerea informatiilor devenite inutile, introducerea de informatii noi, modificarea valorilor celor existente pentru a Ie pune in acord cu realitatea pe care trebuie sa o reflecte sau cu nevoile utilizatorului de informatii; tratarea propriu-zisa a informatiei, consta in efectuarea celor mai variate operatii care privesc, forma si continutul informatiilor, indeosebi in cazul prelucrarii datelor si cunostintelor. Au loc o multitudine de operatii logice (comparatii, ordonari) sau semantice, de recunoastere a formelor sau semnificatiei acestora; consultarea interactiva a informatiei, se realizeaza cu ajutorul unor programe care permit cautarea, selectarea si transmiterea informatiei solicitate, la un dispozitiv periferic de iesire (monitor, imprimanta, echipament de comunicatie in retea etc.). Consultarea bazei de informatii nu afecteaza continutul acesteia; punerea in forma a informatiei solicitate la iesire, ce presupune operatii diferite in raport de natura informatiei solicitate. Au loc operatii pentru obtinerea de rapoarte si situatii complexe care vor fi transferate la dispozitivele de iesire in vederea imprimarii lor, afisarii la terminal sau a comunicarii locale, ori la distanta, prin intermediul sistemelor de comunicatie.

3.4.5 Functia de iesire a informatiei

Functia de iesire a informatiei din sistem trebuie sa satisfaca mai multe cerinte in functie de: 49

natura informatiei transferate la iesire: date, texte, documente grafice, voce, film, secvente video sau audio sau combinatii ale acestora; continutul efectiv al informatiilor solicitate la iesire; natura suportului tehnic sau grafic, pe care urmeaza a fi transferata informatia la iesire; forma, digitala sau analogica, a informatiei transmise; destinatarul si mijlocul de comunicare adecvat. Comunicarea in interiorul sistemului se face prin consultare directa la terminal, prin listarea documentelor obtinute la imprimanta, plotter sau prin imprimare pe dispozitive de fotocopiere, prin consultarea realizata Ia terminale video si audio ale retelei locale. Comunicarea cu exteriorul se face prin transmiterea de informatii multimedia la distanta, transferul de date pentru stocare la distanta pe suporturile de memorie externa, depozite si arhive electronice ale sistemului informatic sau comunicarea informatiilor, catre partenerii de afaceri, organisme publice, actionari, clienti, consumatori etc., se realizeaza prin transmiterea digitala de date, texte, informatie vizuala si sonora cu ajutorul retelelor publice sau private de comunicatii, transmiteri de date si imagini prin telex, telefon, telefax, teleconferinte, videoconferinte etc. 6) Functia de comanda si control a sistemului informatic detine toate atributele necesare pentru dirijarea si reglarea functionarii intregului sistem, a tuturor functiilor sale, alocarea optima a resurselor sistemului referitoare la echipamente, memoria interna, baza de programe, de proceduri si baza informationala, controlul proceselor de intrare, prelucrare si iesire a informatiei in functie de natura lor, de specificul operatiilor care se executa, de destinatia si modul de transmitere a rezultatelor.

50

3.5 STRUCTURA GENERALA A SISTEMULUI INFORMATIONAL UTILIZAT IN ADMINISTRAREA AFACERILOR

Sistemul informatic in sectorul tertiar este un ansamblu interconectat de echipamente hardware si programe software, de metode, tehnici, modele si instrumente avand ca obiectiv procesarea informatiei si care isi exercita functiile sale in interdependenta, atat cu sistemele informatice profesionale, cat si cu sistemele de comunicatii, intre care se creeaza un ansamblu de legaturi comunicationale. Din definitie rezulta existenta a trei componente, suficiente pentru a putea explica structura si functiile sistemului informatic, organizarea si functionarea acestuia. Aceste elemente fundamentale sunt echipamentele, programele si informatiile. Acestea au roluri diferite in economia sistemului. Astfel, daca echipamentele (componenta hardware), constituie instrumentul fizic al activitatii sistemului informatic, programele (componenta software), reprezinta instrumentul logic al acesteia, in timp ce baza de informatii ofera obiectul supus procesarii cu ajutorul mijloacelor amintite.

Componenta informationala

INFORMATIA Subsistemul de informatii

SOFTWARE

Componenta logica

Subsistemul de programe Componenta fizica

HARDWARE

Subsistemul de echipamente UNITATEA CENTRALA PERIFERICE DE INTRARE SI/SAU IESIRE ECHIPAMENTE PENTRU COMUNICATII

Locale

La distanta

Figura nr.3.1 Structura sistemului informational

3.5.1 Componenta hardware a sistemului

Componenta hardware a sistemului este reprezentata de ansamblul de echipamente format din: a) Unitatea centrala a sistemului informatic numita generic procesor b) Memoria interna, care reprezinta memoria operativa la nivelul careia se executa toate calculele aritmetice si logice. Memoria operativa este de doua tipuri: memorie RAM, numita si memorie vie, care permite atat scrierea cat si citirea si este o memorie de tip volatila, in sensul ca informatia se pierde la inchiderea sesiunii de lucru; memorie ROM, numita si memorie moarta, de tip cite ste-numai care permite doar citirea f ara a fi modificata. 51

3.5.2 Unitatile de intrare-iesire ale sistemului

Unitatile de intrare-iesire ale sistemului contin, atat periferice comune de intrare-ie sire cat si echipamente dedicate. a) Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem informatic amintim: tastatura utilizata pentru introducerea manuala a informatiei date, texte si comenzi; scanner-ul pentru inregistrarea digitala a imaginilor grafice aflate pe documente; aparatul telefonic si interfata telefonica pentru receptarea si inregistrarea digitala a comunicatiilor analogice sau digitale, a mesajelor sonore; aparatul telefax si/sau interfata telefax pentru inregistrarea digitala a documentelor grafice receptionate sau pentru scrierea lor directa la imprimanta fax; interfata audio si video pentru receptia imaginilor si sunetelor prin intermediul placii de captura video ce preia imagini de la o camera video, de la un alt VCR pentru imagini de la un videocasetofon sau de la un Tuner TV pentru a prelua imaginile din retelele TV; microfonul si interfata pentru sunet adecvata, constituie perifericul de introducere a sunetului captat direct din realitate: dispozitii si mesaje, comentarii si rapoarte, interviuri, tratative, conferinte etc.; echipamente interactive de introducere din categoria mouse-lui, trackball, joystick etc. Mouseul este folosit pentru manipularea mai usoara a imaginilor pe ecran si introducerea comenzilor in calculator. Trackball, un mouse asezat cu sfera in sus si care este manevrata cu mana fiind atasat fie extern la calculator, fie inclus in tastatura calculatoarelor portabile (laptop-uri, notebook-uri etc.). Joystick-ul, numit si maneta de joc este utilizat in special in jocur ile electronice; tableta grafica (digitizor) si interfata de pointare, de fapt un creion cu o tableta pe care se inscriu informatii ce sunt transmise la calculator etc.; b) Perifericele de iesire ale unui sistem informatic sunt: imprimanta, pentru transpunerea pe hartie a datelor , textelor, documentelor sau desenelor. Imprimarea se poate realiza in alb-negru sau color; monitorul serveste, pentru afisarea pe ecran a informatiei solicitate. Terminalul dispune de un difuzor incorporat pentru emiterea de sunete, mesaje si alte informatii sonore; plotter-ul, pentru trasarea de schite tehnice, planuri, desene de specialitate in alb-negru sau color; aparatul telefonic si interfata sa cu sistemul informatic, pentru transmiterea analogica si digitala de mesaje direct sau inregistrate digital sub forma fisierelor acustice; aparatul telefax si interfata sa specifica, pentru transmiterea Ia distanta a documentelor tip fax direct din document, sau in regim memorat, prin lectura documentului aflat in memoria interna sau externa a calculatorului electronic; interfata de iesire telecopiator, pentru transmiterea documentelor memorate digital, fie local catre un copiator, fie la distanta prin retelele pentru comunicatii de date, catre un copiator; imprimanta pentru microfilm si interfata sa, realizeaza transferul documentelor din memoria interna a sistemului informatic in memoria sa externa, sub forma de arhiva pe microfilm, cu avantajul inregistrarii unui volum mare de informatii pe unitatea de suport; interfata video pentru transmiterea de imagine si sunet prin retelele de televiziune cu circuit inchis sau prin sisteme de televiziune la distanta. De asemenea, aici sunt incluse dispozitivele de

52

afisare audiovizuala locala: monitoare, ecrane electronice, incinte acustice, amplificatoare de sunet etc.; interfata audio, pentru transmiterea de sunet in retele locale, in retele pentru transmiterea la distanta a sunetului si vocii sau pentru consultare locala a informatiei sonore (memorate sau in curs de receptie) cu dispozitive electronice de tipul amplificatoarelor de sunet, boxe, difuzoare, incinte acustice, difuzorul calculatorului etc. c) Perifericele de intrare-iesire intalnite in configura tia unui sistem informatic sunt, in principal, urmatoarele: Unitatile digitale de disc magnetic si optic (discuri fixe, CD-ROM, DVD, discuri flexibile) permit memorarea digitala a informatiei de orice natura (date, texte, documente grafice, sunete, imagini video si audio, film etc.), manipularea ei sub forma unor fisiere cu diferite extensii, lectura si prelucrarea diferentiata a informatiei din aceste fisiere, folosind programe diferite, in functie de natura informatiei continute in aceste fisiere: procesoare de tabele, procesoare de texte si documente, procesoare de grafica, sunet si imagine; Discurile magnetice si/sau optice, digitale (CD, DVD, Blue-Ray); Memorii flash etc. d) Echipamente pentru comunicatii. Aici sunt incluse totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, codificare, decodificare, transmitere receptie, locala sau la distanta, a informatiei utilizate in sistemele informatice. Structura si functionalitatea acestuia depinde de mai multi factori: echipamentul informatic utilizat, natura informatiei prelucrate, tipul de comunicatii practicate (locale sau la distanta), natura retelelor de telecomunicatii utilizate si cuprind: echipamentele de fax-modem care asigura transmiterea documentelor de tip facsimil, a datelor, a documentelor grafice, a imaginilor video si audio, a sunetelor si filmelor cu ajutorul retelelor de telefonie; videotelefon si sistemul de videoconferinte (televizoare, camere de luat vederi, panouri electronice, telefoane mobile) si interfetele video si acustice de cuplare la retea de banda larga; asistenti personali digitali de tipul PDA (dispozitiv portabil miniaturizat cu ecran si tastatura asemanator cu palmtop-ul) sau PCom (Personal Communicato r - mijloc de comunicare portabil) si interfetele mai elaborate cu utilizatorul care introduc informatia folosind un creion fotosensibil si dispune de soft specializat pentru procesarea si transmiterea informatiei utilizand de regula reteaua de telefonie mobila; echipamente GSM pentru comunicatii mobile (telefon GSM, pager) care comunica intr-o retea GSM utilizand servicii vocale si nevocale (transmisii de date, facsimile, imagin i) in format 1 digital , indiferent de natura sursei sau receptorului (un telefon digital, un fax digital, un calculator prin modem, o retea); retelele de calculatoare (LAN, MAN, WAN, INTERNET) sunt reprezentate de un ansamblu de calculatoare eterogene (statii si servere) si alte echipamente si dispozitive de comunicatie, conectate conform unor tehnologii specifice. Pentru conectare se utilizeaza placile de retea, huburi (receptoare, concentratoare) pentru tehnologiile de tip stea sau inel, comutatoare (switchuri), cabluri, conectori, porturi etc.

3.5.3 Componenta software

digital bit pipe = conducta digitala pentru biti

53

Componenta software a unui sistem informatic, indiferent de gradul de complexitate a configuratiei fizice, este formata din subsistemul de programe care constituie componenta logica a sistemului informational. Software-ul este format din urmatoarele grupe mari de programe: programele sistemului de operare ; accesoriile pentru sistemele informatice de lucru reprezinta un set de programe folosite uzual ca: ceas, calendar si agenda, bloc-notes, calculator, accesorii pentru desen, procesare text, accesorii pentru comunicatii (telefon, fax), accesorii pentru sunet si imagine ; procesoare de text si imagine fixa, tip document grafic; procesoare DTP (Desk Top Publishing); procesoare de proiectare asistata; procesoare pentru desen si reprezentari grafice:; procesoare de calcul tabelar; procesoare integrate; procesoare pentru comunicatii si retele de date; procesoare pentru accesare si dezvoltari in sisteme de retele Internet si Intranet; procesoare pentru sisteme de gestiune de baze de date/cunostinte; procesoare pentru limbaje de programare si asamblare; procesoare utilitare si de intretinere; procesoare pentru medii integrate de dezvoltare etc.;

54

3.5.4 Componenta informationala

Componenta informationala a sistemului ofera obiectul supus prelucrarii si in acelasi timp, contine multitudinea de rezultate intermediare si rezultatele finale ale activitatii de prelucrare. a) Informatiile de intrare pot proveni din mai multe surse: captate direct din realitate, introduse prin tastare (date, texte) preluate prin scanare (documente, faxuri), inregistrari audio (microfon) sau video (camera de luat vederi) si sunt: preluate din retelele de date si comunicatii, locale sau la distanta; rezultate intermediare ale unor prelucrari anterioare sau in curs de desfasurare; stocate in memoria externa, depozite si arhive electronice sau inregistrate pe microfilm. b) Informatiile de iesire ale sistemului informatic au mai multe destinatii: pentru consultare interactiva la monitoarele calculatorului (date, grafice, texte, documente), listarea la imprimanta, desenare la plotter (desene, schite, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor, panouri electronice, sistem de televiziune) sau inregistrate pe microfilm; transmitere locala sau la distanta, prin sistemele de comunicatii locale si telecomunicatii de date, texte, sunet si imagine; pastrarea temporara in memoria interna sau externa in vederea unor prelucrari imediate; pastrarea pe termen mediu in memoria externa (disc magnetic, optic), pentru consultari ulterioare; pastrarea pe termen indelungat, prin arhivare pe suport magnetic, optic sau grafic (microfilm). De cele mai sus se poate concluziona ca functionarea unui sistem informatic este posibila numai prin functionarea sincrona si intercorelata a celor trei subsisteme ale acestuia: echipamentele, programele si informatiile.

55

Capitolul 4 INFORMATIA - OBIECT AL PRELUCRARII

4.1PRODUCTIA DE INFORMATII ECONOMICE - CALITATEA ACESTORA

Informatiile economice iau nastere in mod obiectiv, determinist sau aleator. Locul unde ia nastere informatia se numeste sursa, iar locul unde ajunge se numeste receptor. De la sursa la receptor, informatia circula prin ceea ce se numeste canal de comunicatie. Prin urmare, informatia trebuie definita in legatura strans a cu aceste trei notiuni. In sfera activitatilor economico-sociale, producerea, circulatia si utilizarea informatiilor reprezinta un proces constient, dirijat, in care legile specifice procesului informational pot fi prestabilite si modificate dupa cerintele cunoasterii si conducerii activitatilor economice. Producerea, transmiterea si utilizarea de informatii, in activitatea ecomomico-sociala, reprezinta conditii indispensabile pentru gestiunea proceselor de creare a bunurilor materiale si spirituale. Informatiile emise in acest cadru poarta numele de informatii economice. Functionarea stabila a unui sistem si dezvoltarea sa sunt conditionate de existenta unor conexiuni informationale intre elementele sale, intre sistemul de conducere si cel condus, a unor conexiuni intre subsisteme si sistemul global, integrator. Informatia economica este exprimata printr-un sistem de indicatori, care formeaza sursa de date necesare gestiunii firmei. Indicatorii sunt agregati piramidal, de la indicatorii cantitativi sau valorici analitici pan a la indicatorii de sinteza, exprimati de obicei sub forma valorica. Alaturi de indicatori sunt codurile si nomenclatoarele de coduri care asigura o clasificare si o structurare omogena a informatiilor dupa criterii bine definite. Tinand cont de principiile generale ale func tionarii sistemelor si de rolul informatiilor in asigurarea conexiunilor informationale in procesul de conducere a firmei, se poate afirma ca in timp ce continutul informatiilor este determinat, in principal, de sistemul condus, forma lor este determinata de sistemul de conducere. Forma informatiilor se poate modifica in raport cu mijloacele si procedeele folosite la producerea lor, in timp ce continutul acestora ramane neschimbat, fiind independent de structura sistemului condus si conducator. Din acest motiv, informatiile pot fi considerate ca o proprietate obiectiva a fenomenelor si proceselor economice. Pentru a avea semnificatie si utilitate, informatiile trebuie sa fie receptionate de sistemul conducator. Informatiile utilizate in gestiunea firmei sunt clasificate atat din punct de vedere func tional cat si sub aspectul utilitatii lor. Din punct de vedere functional, informatiile economice se clasifica astfel: informatii de stare (care caracterizeaza cantitativ si calitativ potentialul tehnic, de productie, economic, uman, financiar, valutar etc. al sistemului economic firma, al activitatilor si entitatilor sale functionale la inceputul si sfar situl perioadelor de gestiune, precum si la diferite momente intermediare); informatii de intrare (care caracterizeaza cantitativ si calitativ nivelul obiectivelor propuse spre realizare si al resurselor alocate pe activitati si entitati functionale, la inceputul perioadelor de gestiune si la diferite momente imtermediare pan a la sfar situl acestor perioade); informatii de iesire (care caracterizeaza cantitativ si calitativ nivelul rezultatelor si al consumului de resurse, pe ansamblul sistemului, pe activitatile si entitatile sale functionale, la sfar situl perioadelor de gestiune sau in diferite momente ale perioadelor 56

respective); informatii de cooperare (ce caracterizeaza cantitativ si calitativ relatiile si legaturile operationale cu sistemele exterioare); informatii de executie (care sunt utilizate in procesele informationale pentru executia lucrarilor informationale si care contin atat informa tiile mentionate cat si alte informatii operative pentru conducerea si functionarea sistemului, a activitatilor si entitatilor sale functionale). Sub aspectul utilitatii lor, informatiile economice furnizate si vehiculate de sistemul informational al firmei se impart in sase grupe mari, si anume: informatii de prognozare pe termen lung, folosite pentru elaborarea unor prognoze; informatii de planificare de perspectiva medie si lunga; informatii de programare sau planificare operativa; informatii de pregatire-lansare; informatii de control si reglare; informatii de evaluare si raportare. Pentru ca informatia sa-si poata indeplini rolul in conducerea si previzionarea macroeconomica, in formularea si fundamentarea deciziei, trebuie sa intruneasca urmatoarele calitati: acuratetea determina valoarea informatiei si se refera la reflectarea exacta a realitatii, cantitativ si calitativ; oportunitatea reprezinta calitatea informatiei de a fi disponibila in momentul la care este solicitata si se masoara prin parametrul timp. In raport cu aceasta calitate, se evidentiaza procesul de imbatranire a informa tiei. Pentru a se reduce la minimum acest proces si efectele sale este necesara scurtarea ciclului producere-prelucrare-transmitere-stocare si utilizare a informatiei, adica adoptarea deciziei; valoarea trebuie privita prin prisma continutului informational, a utilitatii informatiei si prin prisma efectelor sale asupra sistemului economic condus. Valoarea informatiei economice poate fi comensurata cu ajutorul unei expresii matematice de forma urmatoare:

Vi = E
unde: Vi E t C A T n N p

[t

n=1

f(C, A,T,t, N,n) - g(p, N) ,

(4.1)

reprezinta valoarea informatiei furnizate, exprimata prin efectele economice; efectele economice asociate tipului de decizie; perioada in care informatia este utila; cantitatea de informatie; acuratetea informatiei; timpul de raspuns al sistemului care produce informatia respectiva; numarul de sub-perioade ale lui t; numarul deciziilor luate, utilizand informa tia, in perioada t; probabilitatea luarii unei decizii corecte pe baza informatiei date.

Un calcul de eficienta privind utilizarea informatiei trebuie sa tina seama si de costurile implicate in producerea, prelucrarea, transmiterea si receptionarea informatiei in procesul de gestiune a activitatii firmelor.

57

4.2 CATEGORII DE INFORMATII SUPORT PENTRU VALOAREA INFORMATIONALA

Atunci cand se discut a rolul si puterea informatiilor, este important sa se specifice si tipul acestora, ele fiind foarte diferite. Informatiile relevante se clasifica in sase categorii dupa: continut, forma, comportament, relatie, actiune si comunicare. Pan a in prezent in economie a fost utilizata in special categoria referitoare la continut si aceasta in mod sistematic si simplu. A le genera sau obtine pe celelalte a fost posibil de-abia in ultimii ani datorita evolutiilor spectaculoase a tehnicilor de prelucrare a informatiilor, iar a lucra cu ele reprezinta insa cheia viitorului. a) Informatii de continut - furnizeaza date despre valori numerice, timp, locuri si alte marimi cantitative. Datele cuprind adrese, informatii despre livrari, stocuri, vanz ari, evidenta salariilor sau date personale ale angajatilor, informatii despre clienti (situatii detaliate ale comenzilor si solvabilitatii, persoanele de contact etc.). Conform naturii sale, informatia de continut este de cele mai multe ori istorica, ea ofera relatii despre data comenzii, a livrarii, cand si unde s-a depozitat un articol sau cand un anume c lient a facut o comanda. Aceste informatii se gasesc de obicei in actele, dosarele, arhivele sau suporturile digitale (magnetice, optice, electronice etc.). Pan a in anii 80, eforturile erau indreptate spre prelu crarea acestor informatii disponibile in cantitati uriase. In comert, informatiile-obiect tipice sunt pretul, dimensiunea sau greutatea unui produs. Aceasta inseamna ca informatiile de continut, nu ofera ele singure relatii despre valoarea unui produs. b) Informatii de atribut descriu forma si structura unui obiect. Spre deosebire de informatiile de continut, aceasta categorie poate ajunge la un volum foarte mare de date. Prin intermediul informatiilor de atribut, un obiect este specificat mai direct si devine identificabil, in individualitatea sa, ca obiect distinct. De exemplu, la un sistem de calcul PC aceasta are loc prin indicarea tipului de microprocesor, a frecventei, a tipului si marimii memoriei interne, a marimii harddiscului, a monitorului etc. Luate in sens strict, planurile de constructie, documente de elaborare si executie constituie informatii atribut. De asemenea omul dispune de astfel de informatii in structura ADN-ului. Informatiile de atribut sunt deosebit de importante pentru a se ajunge de la afirma tii generale la informatii specifice. In acest sens, este necesar sa se cunoasca datele de individualizare si care luate in compozitia corecta, genereaza o informatie specifica. Aceste date au fost multa vreme stocate prin intermediul semnelor, dar odata cu introducerea prelucrarii de imagini, sunet si film, informatiile de atribut au fost disponibile intr-o masura din ce in ce mai mare in forma multimedia. Aceste tehnologii au devenit posibile datorita faptului ca au fost inventate medii care permit stocarea a miliarde de biti si sunt disponibile procesoare care permit prelucrarea intr-un timp acceptabil a acestor cantitati de date. In decursul scurtei istorii a tehnologiei informationale, timpul de dublare a capacitatii de stocare, in conditiile mentinerii costurilor cip-urilor si mediilor de stocare, este de aproximativ 6 luni, sau chiar mai redus. Informatiile de continut descriu trecutul, in timp ce informatiile de atribut descriu prezentul. c) Informatia de relatie descrie relatia dintre obiecte si este esentiala pentru a putea reprezenta dependenta si interdependenta, de masurare a gradului de asociere sub aspectul intensitatii, directiei si semnificatiei, a legaturilor cauzale dintre obiecte. Se pot face afirmatii si se obtin estimari privind evolutiile viitoare. d) Informatii de comportament presupun tratarea din punct de vedere antropologic, sociologic, psihologic si economic a comportamentului obiectelor investigate. Informatiile de comportament se bazeaza pe informatiile de continut iar pentru intelegerea mecanismelor si 58

principiilor de comportament se simuleaza prin modelare, comportamentul obiectelor fizice intr-o realitate virtuala sau tridimensionala. Folosind simulari cat mai realiste este adesea posibil s a se construiasca dintr-o data o instalatie 1 perfecta sau aproape sigura. Prototipul nu mai exista in mod real, ci numai virtual . Toate simularile au loc pe acest obiectiv virtual. Informatiile de comportament, sunt foarte utile in ceea ce priveste strategiile si politicile viitoare. e) Informatii de actiune. Revolutia informationala nu urmareste numai crearea lumii virtuale ci si interactiunile intre lumea virtual a si lumea reala pentru ca aceasta sa se poata transpune in practica. Va fi posibila nu numai extragerea informatiilor din date ci si generarea de actiuni pornind de la informatii. De exemplu, in cazul robotilor, fiecare miscare trebuie programata minutios dinainte. Prin intermediul noilor tehnici de prelucrari virtuale, miscarile unei fiinte umane vor fi inregistrate si 2 stocate cu ajutorul tehnicii senzorilor, care pot fi ulterior imitate si utilizate de masinile inteligente . f) Informatia comunicata. Comunicarea este un termen cu mai multe sensuri de intelegere. Comunicarea in sens tehnic desemneaza transferul bidirectional de date si, intr-un sens mai larg, schimb de informatii. Contextul comunicarii, alaturi de continut, joaca un rol foarte important. Situatia specifica in care are loc o comunicare constituie adesea premisa interpretarii corecte a acesteia, intrucat con tinutul poate fi ambiguu sau neclar. In publicitate, de exemplu, ambiguitatile joaca un rol din ce in ce mai mare, intrucat prin combinarea iscusita a continutului si a contextului se poate obtine efectul de nou si, prin urmare, o atentie sporita a celor spre care este indreptata informatia. Tehnologia informationala transmite astazi numai continuturi informationale. Contextul, pentru utilizator, il constituie propria imaginatie sau realitatea individuala. Din acest motiv, comunicarea in activitatea economica cu ajutorul tehnologiei online se bazeaza pe continuturi. Contextul joaca un rol secundar, in sensul ca se accepta anumite premise tacite. Comunicarea in cyber-spatiu face un pas urias inainte. In cyber-spatiu nu se comunica numai continutul, ci se creeaza si contextul. Utilizatorul nu mai este izolat in propriul sau context, ci patrunde in sistem si, prin aceasta, intr-un mediu creat in mod artificial, care modeleaza comunicarea in calitate de context. Astazi exista posibilitatea de a modela acest cyber-spatiu intr-un mod atat de realist incat nu mai poate fi deosebita de realitate, ceea ce face ca sa fie folosit, in special, in industria de divertisment dar si in simulatoare super-sofisticate. Rapiditatea dezvoltarii functionalitatii softwareului pentru crearea unor cyber-spatii realiste este uimitoare. Se apreciaza ca software-ul pentru crearea in mod rapid si realist de cyber-spatii va fi disponibil mai devreme decat capacitatea intreprinderilor de a se folosi din plin de posibilitatile oferite de cyberspatiu.

4.3 PROCESE INFORMATIONALE

Avand la baz a aceasta idee, firma Boeing a construit cel mai mare, cel mai economicos si cel mai sigur avion comercial, modelul Boeing 777, mai intai pe calcula tor. Avionul a fost proiectat si testat in aceasta lume virtuala, cu mult inainte sa se fi consumat o singur a bucata de material pentru realizarea sa. 2 Vezi Toy Story primul film de lung metraj de animatie tridimensionala realizat si proiectat doar pe calculator.

59

Majoritatea specialistilor au fost de acord in privinta faptului ca tehnologia informationala conduce la modificari ample, in sensul manipularii si utilizarii informatiei. Desi folosesc tehnologii complexe, conceptele care stau la baza sistemelor informationale sunt simple si intr-un fel familiare. Pentru a intelege aceste sisteme se recomanda diferentierea datelor de informatii si utilizarea unui sistem de vizualizare a procesarii informatiei. In cadrul sistemului informational al unei entitati economice din punct de vedere al modului de organizare si structurare a sistemului distingem urmatoarele nivele: subsisteme informationale care sunt subordonate ierarhic macrosistemului din care fac parte si care pot functiona de sine statator; functii care reprezinta modele de gestiune asociate fie sistemelor si/sau subsistemelor, fie proceselor de conducere aferente; activitatile care sunt elementele constitutive ale functiilor, divizibile, la randul lor, in subactivitati si menite sa asigure detalierea concreta a functiilor; sub-activitatile sunt elementele constitutive pentru fiecare activitate, structurate la randul lor in procese si operatii; procesele informationale reprezinta succesiunea de operatii, de stari si evenimente care constituie activitatile si sub-activitatile descrise; operatiile sunt componentele elementare ale sub-activitatilor si sunt caracterizate prin evenimente de intrare specifice, reguli de functionare si evenimente de iesire proprii. Procesele si operatiile au un caracter specific. Pentru a fi utile gestiunii firmei datele trebuie sa fie transformate in informatii, adica analizate si procesate in asa fel incat acestea s a capete o anumita semnificatie pentru persoanele care iau decizii. Procesarea electronica a datelor (PED) reprezinta transformarea datelor in informatii prin intermediul mijloacelor electronice. Uneori, diverse activitati desfasurate cu ajutorul computerului sunt atribuite acestui departament (PED). Mai nou, aceste activitati au fost numite sisteme informationale. Diferenta dintre cele doua concepte (date si informatii) are o importanta majora atat in gestiunea firmei cat si in folosirea lor de catre computere. Procesarea informatiilor are o abordare sistemica, deoarece pentru obtinerea informatiilor necesare diferitelor scopuri, firmele isi dezvolta sisteme informationale. Notiunea de sistem informational este strans legat a de abordarea sistemica a firmei, deoarece un sistem informational poate fi interpretat ca un proces complex in care sunt introduse date care sunt transformate pentru obtinerea informatiilor. Elementele de baza ale unui sistem de procesare a informatiei sunt prezentate in fig. 4.1. Intr-un sistem informational, intrarile sunt reprezentate de date. Aceste date sunt transformate sau procesate. Procesarea presupune numeroase manipulari si analize ale datelor (clasificare, sortare, calculare, centralizare) cu scopul de a le transforma in informatii. Sistemul de procesare a datelor foloseste memoria de date, un sistem de stocare a datelor (pe diversi suporti informationali) in scopul utilizarii lor ulterioare (de exemplu, nivelurile predeterminate ale stocurilor). Iesirile sunt reprezentate de rapoarte, documente si alte rezultate ale sistemului, care furnizeaza informatiile necesare pentru adoptarea deciziilor. Controlul, reprezentat in figura prin bucla feedback, consta in masuri de protectie pentru asigurarea faptului ca rezultatele sunt corespunzatoare si servesc scopurilor propuse. Astfel de precautii constau in verificari ale acuratetei datelor procesate precum si ale pasilor pentru determinarea utilitatii rezultatelor pentru utilizatori.

60

INTRARI

TRANSFORMARE

IESIRI

Date

Procesare

Rapoarte, documente

Memoria datelor

Feedback

Fig. 4.1 - Structura sistemului informational

Tehnologia este utilizata ca mecanism ce ofera mijloacele de atingere a obiectivelor si de rezolvare a problemelor din intreprindere. Ea nu constituie in sine un proces activ si nici nu este sursa a schimbarii. Modificarile observate in intreprinderile din domeniul serviciilor sunt, prin urmare, consecinta modificarii tehnologiei in scopul solutionarii unei probleme comerciale specifice (business pull); schimbarea este rar impusa de tehnologie in sine (technology push). Prin natura sa, sistemul informational reprezinta un set de metode si proceduri destinate colectarii, procesarii, stocarii si distribuirii informatiilor care vor sta la baza conceperii planurilor, a adoptarii deciziilor, a coordonarii si a controlului. Nu este obligatoriu ca sistemele informationale sa fie computerizate. Intereseaza totusi sistemele informationale computerizate (SIC), care joaca un rol foarte important in gestiunea firmei. Utilizarea pe scara larga a informatiei si a tehnologiei informatiei a condus la existenta unei largi game de prelucrari automate a informatiei generand chiar o tipologie a acestor procese informationale. In raport cu natura lor specifica, informatiile se prelucreaza diferit, identificandu-se urm atoarele tipuri de procese informationale: a) Procesarea datelor se caracterizeaza prin tratarea informatiei numerice, dupa reguli matematice si logice, si este larg raspandit a in activitatile care solicita un mare volum de calcule, situatii si rapoarte (economie, management, statistica, cercetare, proiectare etc.). Prelucrarea datelor se realizeaza in mod diferit in functie de modul de organizare a datelor in colectiile de date (nivel de organizare, structura, tip si operatiile efectuate asupra structurii), astfel: datele organizate sub forma fisierelor de date se prelucreaza cu ajutorul unor programe, denumite interpretoare sau compilatoare si care difera in functie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate; datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul sistemelor de gestiune a bazelor de date (SGBD); date organizate sub forma foilor de calcul tabelar (spreadsheet) se prelucreaza, fie folosind softuri specializate cum sunt procesoarele de tabele, fie folosind functiile de prelucrare a tabelelor din cadrul pachetelor cu posibilitati integrate de tratare a informatiei (texte, tabele, baze de date, grafica etc.); Din punct de vedere informatic prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul tabelar prezinta un interes deosebit, datorita usurintei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele, a 61

prezentarii sub forma grafica a datelor din tabele cat si a simplitatii integrarii prelucrarii datelor cu prelucrarea de text in cadrul foii de calcul sau a lucrului cu baza de date. b) Procesarea textelor reprezinta un ansamblu de operatii specifice lucrului cu texte. Obiectul prelucrarii este textul, structurat in documente, pagini, paragrafe, fraze si cuvinte. Textul este supus unor operatii vizand forma caracterelor si marimea acestora, forma si marimea paginii, modul de asezare a textului in pagina. Prelucrarea textelor presupune, de asemenea, operatii lingvistice, cum sunt, despartirea automata a cuvintelor in silabe, controlul gramatical, lexical si ortografic al textului analizat. Se asigura generarea de hipertext si hiper-legaturi, captarea si prelucrarea imaginilor si obiectelor, generarea si prelucrarea tabelelor, a desenelor grafice, procesarea ecuatiilor, gestiunea documentelor etc. In urma acestor operatii rezulta un document de tip text care poate fi consultat prin afisare pe ecran, imprimat pe hartie sau microfilm in v ederea arhivarii. Prelucrarea textelor se realizeaza, fie cu programe specializate, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe avand alt a destinatie principala, spre exemplu editorul de texte al sistemului grafic de operare, sau editoarele de texte ale procesoarelor de tabele si ale sistemelor integrate; c) Procesarea documentelor grafice reprezinta un mod de utilizare modern si eficient a tehnologiei informatiei in vederea receptarii, memorarii si prelucrarii grafice a imaginilor continute in documente. Un document grafic poate contine informatii provenite din surse diverse: situatii si rapoarte rezultate din prelucrarea datelor, documente obtinute in urma prelucrarii textelor, tabelelor, si reprezentarilor grafice realizate cu un procesor de tabele, schite si desene tehnice, grafica bidimensionala sau tridimensionala realizata cu ajutorul unor programe speciale de grafica, desene albnegru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini si fotografii scanate etc. Procesarea informatiei organizata sub forma documentelor grafice se realizeaza de catre programe specializate de tip editoare grafice sau Desktop Publisher sau de catre functii specializate ale procesoarelor de texte sau tabele. Documentele astfel prelucrate se memoreaza pe suporturi tehnice de date avand o anumit a organizare, pentru a putea fi apoi usor regasite, consultate la terminal, imprimate pe hartie sau microfilm, comunicate la distan ta sau introduse intr-un nou proces de prelucrare grafica; d) Procesarea sunetului imbraca forme foarte variate, de la vocea umana (mesaje, convorbiri telefonice, intalniri, conferin te) la sunete obtinute prin sinteza electronica, sunete naturale sau sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informatie sonora sau auditiva, perceputa analogic si convertita in forma digitala cu ajutorul unor echipamente si programe specializate in tratarea informatiei sonore (placa de sunet), cuplate la orice calculator personal. Se realizeaza in acest mod o interfata acustica a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disc, player etc.) precum si cu dispozitivele de comunicatie acustica de genul: telefon, interfon; e) Procesarea de imagini video (imagini in miscare) completeaza gama de posibilitati media utilizate pe scara din ce in ce mai larga in tehnologiile TIME . Informatia vizuala dinamica este rezultatul captarii, afisarii si perceperii cu ajutorul placii de captura video a unui numar de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secunda) generand privitorului uman senzatia vizuala de miscare. Pentru captarea emisiunilor diverselor retele de televiziune se utilizeaza placa TV (Tuner TV). Sursele de informatie video (imagini in miscare) sunt diverse: realitatea, surprinsa cu tehnica de filmat (camera de luat vederi), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicatii video de natura profesionala precum si imagini (animatie profesionala, filme de specialitate) realizate pe calculator eu ajutorul unor dispozitive fizice si logice. In mod curent
1

Telecomunications Informatics Media Entertainment = Telecomunicatii, Informatica Media si Divertisment)

62

prelucrarea informatiei vizuale este insotita si de prelucrarea informatiei sonore, dupa cum imaginea este insotita de sunet sau voce umana.

63

4.4 FLUXUL VALORIC INFORMATIONAL

Fluxul valoric informational este un model de organizare si fructificare prin valoare, in vederea ajungerii de la date la informatii. Fluxul valoric informational presupune parcurgerea a patru faze: generarea, culegerea si transmiterea de date; gestiunea datelor; analiza si interpretarea datelor; modelarea si sistemele de asistare a deciziei. Informatia poate fi privita din doua perspective economice: cost si valoare: reprezentarea din punct de vedere al costurilor are loc datorita faptului ca culegerea, stocarea si prelucrarea informatiei costa bani si implica costuri; reprezentarea prin valoare presupune capacitatea de a crea avantaje sporite utilizatorului prin intermediul informatiei. Conform naturii sale, fluxul valoric informational joaca un rol important, in cadrul procesului de transformare a datelor in informatii, in imbogatirea cunostintelor si, in cele din urma in capacitatea de a lua decizii. Atunci cand se modeleaz a un lant informational, scopul urmarit trebuie sa fie constientizat si formulat inca de la inceput. Obiectivele prelucrarii informatiei trebuie sa provina dintrun nivel superior. Acestea sunt reprezinte de activitatile de management si marketing, subordonate scopurilor majore ale intreprinderii, de a produce valoare si profit in totalitatea dimensiunii sale sociale si economice. Factorii de conducere nu pot sa astepte ca deciziile sa se poata lua numai pe baza informatiilor disponibile. Ei trebuie sa stie care sunt optiunile posibile, dar si natura cunostintelor necesare inainte ca datele sa fie reunite si sa inceapa prelucrarea lor.

4.4.1 Generarea, culegerea si transmiterea datelor

Primul element al fluxului valoric informational il constituie generarea datelor prin culegerea si transmiterea lor. Punctul de plecare pentru revolutia informationala l-a constituit utilizarea tehnologiei in scopul culegerii, stocarii, regasirii si transmiterii datelor brute, date care insemnau practic, cifre. Tehnologia multimedia ofera azi posibilitati nebanuite in procesarea si generarea informatiilor pornind de la formele pe care le poate lua datele. Culegerea datelor brute se deosebeste astazi fundamental de perioadele anterioare, cand se numarau produsele in rafturile si se consemnau cu ajutorul unui creion si a unui bloc de hartie. Calculatoarele si tehnologia au redus masiv costurile culegerii si circulatiei datelor. Prin intermediul sistemelor POS (point of sale - puncte de vanzare), se culeg date privind vanz arile in cadrul magazinelor si se transmit zilnic, daca nu chiar in timp real. Urmatorii pasi ai prelucrarii informatiei permit obtinerea de informatii privind comportamentul consumatorilor, nevoile si particularitatile locale. Sistemele videotext pot furniza statistici la cumpararile online (onlineshopping).

4.4.2 Gestiunea datelor

Cresterea cantitatii datelor brute a luat o amploare care in prezent ameninta sa-l copleseasca pe utilizator. Acest lucru se constata atat in ceea ce prive ste cantitatea datelor ce trebuie culese, cat si viteza de culegere a acestora. Fara mijloace eficiente de gestiune a datelor in scopul ordonarii, sortarii, 64

esantionarii, gruparii si identificarii acestora, primul plan al lantului valoric ar fi inutil. Cei mai multi dintre utilizatori recunosc ca depun un efort considerabil in gestionarea datelor. In multe cazuri, utilizarea in continuare a datelor nu este inca in masura sa asigure dobandirea de valoare pentru utilizator. In limbajul firmelor se vorbeste despre date generice . Datele culese sunt pastrate un timp foarte scurt intr-o forma care sa permita apelarea lor rapida, ca urmare a costurilor si a complexitatii activitatii de gestiune intr-o stare online. Din acest mot iv, transformarea datelor intr-o forma comprimata, capabila sa genereze concluzii, este foarte importanta.
1

4.4.3 Analiza si interpretarea datelor

Pentru majoritatea utilizatorilor, notiunea de informa tie semnific a datele brute, interpretate intr-o forma care le confera un oarecare sens. Informatia sub forma datelor interpretate este a treia componenta a fluxului valoric informational. In cadrul acestui proces, se apeleaza la instrumente specifice gestiunii bazelor de date. Valoarea datelor se bazeaza pe capacitatea de interpretare a acestora. Pentru a se ajunge de la datele brute la informatii relevante pentru utilizator, s-au pus la punct mai multe tehnici. Pe lang a sistemele conventionale de interpretare a datelor, in ultimii ani ramura inteligentei artificiale s-a ocupat de problematica invatarii din date, a capacitatii de extragere a informatiilor din acestea, proiectandu-se si realizandu-se baze de fapte si cunostinte. Astazi exista perspectiva ca prin abordarile de tip data mining sa se dezvolte o cale care sa permita extragerea de informatii relevante din cantitati mari de date.

4.4.4 Modelarea si sistemele de asistare a deciziei

Cu ajutorul metodelor statistice datele se reduc cantitativ, generandu-se astfel sinteze din cifrele de afaceri si vanz ari. Astazi, informatiile obtinute in urma aplicarii modelelor statistice sunt transpuse in modele de simulare si permit factorilor de decizie o cunoastere mult mai ampla a afacerii si a mediului extern. Avantajul acestora il reprezinta exactitatea si deci posibilitatea obtinerii de marje de profit mai mari decat in cazul in care diferi ti responsabili s-ar baza numai pe propria lor intuitie. Obiectivul fiecarei verigi a fluxului informational il reprezinta sporirea valorii datelor. Informatiile si datele dobandesc valoare numai atunci cand imbun atatesc procesul de luare a deciziilor sau, mai general, atunci cand sporesc capacitatea d e a genera valoare.

Un exemplu il constituie comertul cu amanuntul, unde se genereaza in mod regulat cantitati mari de date POS dar foarte putine firme folosesc cu adevarat datele culese, deoarece nu sunt capabile sa le transforme in informatii precise si utile.

65

Capitolul 5 FUNDAMENTELE SISTEMELOR DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE SI DE COMUNICATIE

5.1 DEFINIREA CONCEPTULUI DE BAZA DE DATE

O baza de date (BD) poate fi considerata drept un model al unor aspecte ale realitatii unei entitatii organizationale si modelata prin intermediul datelor. Diferitele obiecte din cadrul entitatii organizationale ce reprezinta interes sunt denumite clase sau entitati. BD constituie deci un ansamblu intercorelat de colectii de date, prin care se realizeaza reprezentarea unui univers real impreuna cu descrierea datelor si a relatiilor intre ele. Baza de date este o serie de date organizate eficient intr-o locatie centrala, astfel incat s a poata deservi un numar de aplicatii ale sistemului informational. Sistemul de conducere al bazei de date este software-ul care permite unei firme sa construiasca, sa conduca si sa acceseze datele stocate. In plus, el pune la dispozitia gestiunii firmei numeroase rapoarte. Firmele care detin specialisti in domeniul informatic dezvolta adesea software pentru aplicatii unice. Desi crearea acestor tipuri de programe este destul de scumpa, ele ofera avantajul de a se adapta mult mai bine la realitatile specifice firmei si pot fi mult mai dificil de copiat. Multe firme, in special cele mari si diversificate, pot avea un numar de baze de date diferit orientate, pentru a raspunde diferitelor necesitati (de exemplu, contabilitate si resurse umane). Eforturile sunt din ce in ce mai mult canalizate spre crearea sistemelor care pot distribui informa tii din mai multe baze de date. Structura de date constituie o colectie de date intre care s-a stabilit o serie de legaturi, care conduc la un anumit mod de identificare si de selectare a componentelor. Operatiile asupra unui structuri de date sunt: crearea, consultarea, actualizarea, ordonarea (sortarea, indexarea), selectia, interclasarea, fuzionarea, filtrarea, copierea si sintetizarea etc. Tipurile de structuri logice de date sunt: punctuala, liniara, arborescenta, retea, relationala, orientata pe obiecte. Colectiile de date din cadrul unei BD poseda urmatoarele proprietati: datele din BD sunt persistente adica sunt pastrate pentru o anumita perioada de timp, care poate fi mai mare sau mai mica. Datele se cer a fi memorate si, eventual, transportate de la sursa la locul de stocare sau de la stocare la cel de utilizare; starea unei BD reprezinta intregul ansamblu de date la un anumit moment. Datele se schimba in timp datorita producerii unor evenimente externe sau interne. Aceste schimbari pot fi gandite ca fenomene discrete, ce determina trecerea BD printr-un numar de stari; BD denota integritate atunci cand reflect a cu acuratete universul real. Unele stari posibile ale BD pot fi valide, altele nu. Conservarea integritatii datelor este procesul prin care se sigura tranzitia BD prin stari valide. Integritatea BD este asigurata exclusiv prin restrictii de integritate, care reprezinta reguli ce stabilesc cum BD poate ramane o reflectare corect a, exacta a universului de discurs.

66

Restrictiile de integritate pot fi statice si de tranzitie. O restrictie statica este un invariant al starii, in timp ce restrictiile de tranzitie vizeaza trecerile de la o stare a BD la alta; BD trebuie sa asigure posibilitatea accesului concomitent (concurent) a mai multor utilizatori la date. Pentru fiecare dintre acestia se stabilesc tipurile de operatii asupra datelor la care au de acces; organizarea datelor in BD trebuie sa fie transparenta pentru utilizatori, indiferent de drepturile de acces pe care le detin acestia, in sensul ca modificarile in organizarea datelor nu trebuie sa afecteze programele de aplicatie. Astfel, o BD, ca un ansamblu de colectii de date are caracter: organizat (pe niveluri de organizare a datelor); coerent (prin asigurarea respectarii restrictiilor de integritate, realizarea protectiei datelor impotriva incidentelor); structurat (datele si legaturile dintre acestea sunt definite si descrise conform unui model de date) cu o redundanta minima si controlata; accesibil mai multor utilizatori, in timp util. Un sistem BD (cunoscut si sub numele de banca de date) reprezinta un ansamblu de elemente hardware, software si alte resurse, inclusiv date, prin care este creata, utilizata si intretinuta una sau mai multe BD. Arhitectura sistemului de baze de date este formata din urmatoarele componente: baza/bazele de date, care reprezinta componenta de tip date a sistemului; sistemul de gestiune al bazei/bazelor de date, care constituie ansamblul de programe prin care se sigura gestionarea si prelucrarea complexa a datelor si care reprezinta componenta software a sistemului de baze de date; alte componente, precum: proceduri manuale si automate, inclusiv reglementari administrative, destinate bunei functionari a sistemului (componenta de proceduri), dictionarul bazei de date ce contine informatii despre date, structura acestora, elemente de descriere a semanticii, statistici, documentatii (componenta de structura), echipamentele si sistemele hardware utilizate (componenta hardware) precum si personalul implicat, reprezentat de diferite categorii de utilizatori finali si personal de specialitate: administrator, ingineri de sistem analisti, programatori, operatori (componenta de personal). Datele dintr-o baza de date pot fi structurate pe trei niveluri de organizare a datelor, in raport de categoria de personal implicata: 1) nivelul conceptual (global), care exprima viziunea administratorului BD asupra datelor. Acestui nivel ii corespunde structura conceptuala (schema) BD, prin care se realizeaza o descriere a tuturor datelor intr-un mod independent de aplicatii, ce face posibila administrarea datelor; 2) nivelul logic, care exprima viziunea programatorului de aplicatie asupra datelor. La acest nivel se vorbeste de schema externa sau subschema BD, prin care se realizeaza o descriere a datelor corespunzatoare unui anumit program de aplicatie. 3) nivelul fizic, care exprima viziunea inginerului de sistem asupra datelor. Corespunde schemei interne a BD, prin care se realizeaza o descriere a datelor pe suportul fizic de memorare Spre deosebire de organizarea datelor intr-o BD, organizarea in fisiere prezinta numai nivelurile logic si fizic. Datele stocate intr-o baza de date pot fi de mai multe tipuri precum: date numerice, texte, grafice, animatie, imagini statice, imagini dinamice (video, audio, sunete etc.). Aceste date pot fi generate de calculator sau captate din realitate si convertite in forma digitala. Utilizarea mai multor tipuri de date in cadrul sistemelor baza de date, in special a celor audio si video s-a reflectat in utilizarea pe scara din ce in ce mai mare, in domeniul bazelor de date, a tehnologiilor multimedia, in scopul realizarii de sisteme baza de date multimedia. 67

Un tip special de date sunt datele spatiale, utilizate in cadrul sistemelor de baza de date geografice. Organizarea datelor in baze de date se asigura prin utilizarea unor modele logice si a modelelor fizice. 1) Modelele logice ale datelor in BD asigura gestionarea, respectiv definirea (structurarea) datelor, manipularea si asigurarea integritatii datelor, fara sa reflecte modul de reprezentare a acestor date pe suportul de memorare. Totalitatea datelor dintr-o BD constituie extensia bazei de date iar setul de definitii prin care este descrisa structura unei BD poarta si numele de schema BD. Un model al datelor poate viza totalitatea datelor din cadrul BD sau o parte a acestora. In primul caz, este vorba de arhitectura datelor, in timp ce in al doilea caz sunt reflectate cerin tele asupra datelor ale anumitor aplicatii (de exemplu modelul datelor pentru prelucrarea comenzilor, de expeditie a marfii etc.). Aceste din urma modele ale datelor din BD sunt cunoscute si sub numele de subscheme ale BD. Pot fi puse in evidenta trei tipuri de modele logice ale datelor, si anume: modele primitive (fisiere). In aceste modele structura de baza este inregistrarea, mai multe inregistrari fiind grupate in structuri de tip fisier; modele clasice (ierarhic, retea, relational). Aceste modele mentin o orientare pe inregistrare, dar adauga si orientarea pe ansamblu; modele semantice (orientate pe obiecte). Aceste modele sunt axate pe reprezentarea semnificatiei (semanticii) datelor. Dintre acestea, ultimele doua tipuri sunt specifice bazelor de date. Caracteristicile modelelor logice pot fi prezentate sintetic, astfel: a) Modelul ierarhic (arborescent), unde datele sunt reprezentate dupa structura unei ierarhii, a unui arbore. Legaturile dintre date vor fi ordonate unic, iar orice acces se face prin varful ierarhiei (radacina). Un subordonat nu poate avea decat un singur supe rior direct si nu se poate ajunge la el decat pe o singur a cale. Structura de baza este tip inregistrare care grupeaz a toate atributele unei entitati. In general, pot fi oricate niveluri de subordona re si pe fiecare nivel pot fi orica ti dependenti, dar nici un subordonat nu poate exista fara superiorul lui (legaturi unul la multi). Legaturile sunt fizice si implementate prin pointeri, fisiere cu legaturi etc. b) Modelul retea, unde datele sunt reprezentate ca intr-o multime de ierarhii in care un membru al ei poate avea orica ti superiori (legaturi multi la multi). La un subordonat se poate ajunge pe mai multe cai. Structura de baza este reprezentata prin tipul inregistrare (atributele entit atii) si tipul set (legaturile intre entitati). Conexiunile in modul retea sunt de regula liniare, unul la multi, dar si multi la multi, a caror implementare este complexa. Legaturile sunt fizice si implementate prin pointeri, fisiere de legaturi etc. c) Modelul relational, unde conceptul de baza este cel de relatie (tabela). O reprezentare comoda a relatiei este tabelul bidimensional (tabela de date), in care liniile reprezinta inregistrari (articole sau tupluri), iar coloanele corespund campurilor (caracteristicilor sau atributelor). Reprezentarea tabelara este preferata adesea altor forme de reprezentare a relatiilor, intrucat este u sor de inteles si de utilizat. In cadrul modelului relational nu intereseaza decat rela tiile finite, chiar daca la construirea relatiilor se admit domenii infinite. Intr-o organizare eficienta, flexibila, ordinea liniilor si a coloanelor din cadrul tabelei de date nu trebuie sa prezinte nici o importanta. Pentru a diferentia coloanele care contin valori ale aceluiasi camp 68

si a se elimina astfel dependenta de pozitie in cadrul tabelei se asociaza fiecarei coloane un nume distinct si se precizeaza proprietatile pe care le au valorile de pe coloana respectiva ceea ce duce la aparitia notiunii de atribut. Numele coloanei (atributului) exprima de obicei semnificatia valorilor din cadrul coloanei respective. d) Modelul orientat pe obiecte unde structura de baza folosita este cea de clasa de obiecte, definita prin abstractizare din entitatea fizica pe care o regasim in lumea reala. Aici exista entitati simple si clase de entitati care se reprezinta prin obiecte simple sau clase de obiecte, ordonate in ierarhii de clase si subclase. Clasele de obiecte reprezinta un tip abstract de date care defineste structura si proprietatile obiectelor din acea clasa si multimea de metode operationale asupra obiectelor respective. Proprietatile descriu structura de date a obiectului. Un obiect are un nume, prin care este referit, un identificator unic, metode, o implementare (care este privata) si o interfata publica. Metoda defineste operatiile permise asupra obiectului, adica acele operatii care modifica comportamentul obiectului. Cererile adresate unui obiect pentru a returna o valoare sau pentru a schimba o stare se numesc mesaje. Modelul orientat pe obiect confera obiectelor urmatoarele caracteristici mai importante: incapsularea ce presupune ca descrierea obiectelor sa se faca astfel incat s a exista acces din afara obiectului la datele sale; polimorfismul in sensul ca diferitele obiecte raspund diferit la aceleasi mesaje. succesiunea (mostenirea) ce reprezinta capacitatea unui obiect de a-si genera datele si functionalitatea din alt obiect. modul de prelucrare a obiectelor este specificat prin operatorii modelului. La baza operatiilor dintr-un astfel de model stau mesajele, care ajuta obiectele sa comunice intre ele. Un model logic de date este definit prin trei dimensiuni si anume: structura datelor. Definirea structurii datelor presupune definirea entitatilor si caracteristicilor asociate, precum si definirea legaturilor intre entitati (asocierea). Asocierea poate ti: unu la unu (tip liniar), unu la multi (tip arborescent), multi la multi (tip retea) sau neprecizat in totalitate; operatorii modelului, care actioneaza asupra structurilor de date, pentru manipularea datelor; restrictiile de integritate, care reprezinta restrictiile ce asigura mentinerea corectitudinii datelor. 2) Modele fizice ale datelor BD sunt utilizate pentru reprezentarea modului de organizare a datelor pe suportul fizic de memorare. Datele in forma digitala pot fi memorate pe mai multe tipuri de medii fizice. Pe acelasi mediu fizic se pot memora mai multe tipuri de date, dupa ce au fost digitizate (sunet, imagini statice sau dinamice, video sau audio, film, animatie, documente grafice, text si numere).

69

5.2 SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE

Sistemul de gestiune a bazei de date (SGBD) este un ansamblu complex de programe care asigura interfata intre o baza de date si utilizatorii acesteia. SGBD este componenta software a unui sistem de baza de date care interactioneaza cu toate celelalte componente ale acestuia, asigurand legatura si interdependenta intre ele. Datorita rolului pe care il indeplineste, o baza de date nu este de conceput fara un SGBD. Cu alte cuvinte, orice organizare a datelor in colectii de date, care nu are un SGBD asociat, nu conduce la o baza de date. In aceste situatii se poate lucra cu fisiere sau sisteme de fisiere, prin intermediul unor programe (scrise in diferite limbaje de programare) sau sisteme de gestiune de fisiere (ca produse software), dar nu avem de-a face cu o baza de date. Activitatile asigurate de SGBD, ca produs software, sunt: definirea si descrierea structurii bazei de date ce se realizeaza printr-un limbaj propriu specific, conform unui anumit model de organizare a datelor; incarcarea datelor se realizeaza prin comenzi din limbajul de manipulare propriu sau prin componente proprii specifice. Accesul la date se efectueaza prin interogare si actualizare. Interogarea este complexa si presupune: vizualizare, consultare, editare situatii de iesire (rapoarte, liste, regasiri punctuale). Actualizarea presupune cele trei operatiuni: adaugarea, modificarea si stergerea de inregistrari din colectiile de date. Aceasta activitate trebuie sa asigure coerenta datelor prin respectarea restrictiilor de integritate impuse de modelul de date; intretinerea bazei de date se realizeaza prin utilitare proprii SGBD-ului: editoare, shell-uri, convertoare etc. Aceasta activitate presupune alocarea spatiului in memoria externa, refacerea fisierelor bazei de date in caz de incidente, alte operatii. Pentru intretinerea bazei de date SGBD are implementat algoritmi de optimizare a timpului si spatiului de memorie ocupate; reorganizarea bazei de date se realizeaza prin actualizarea structurii de date si modificarea strategiei de acces, activitati efectuate de administratorul bazei de date; securitatea datelor se realizeaza prin instrumente puse la dispozitia administratorului bazei de date. Activitatea se refera la asigurarea confidentialitatii datelor prin autorizarea si controlul accesului la date, realizarea unor proceduri speciale, criptarea datelor etc.; Evolutia SGBD-urilor este legata, in principal, de modelul logic de date pe care-l implementeaza astfel: initial datele erau organizate in fisiere, gestionate de programe scrise in diferite limbaje de programare universale (exemplu: Cobol, Fortran etc.), apoi a aparut modelul arborescent de organizare a datelor si primele SGBD-uri ierarhice ce implementau acest model (exemplu: SCF, IMS), urmate de modelul retea de organizare a datelor si SGBD-urile retea ce implementau acest model a aparut in anii 90 (exemple: IDMS, SOCRATE). SGBD-uril e arborescente si retea fac parte din prima generatie si constituie pionieratul in domeniu. La inceputul anilor 80 a ap arut modelul relational de organizare a datelor si ulterior s-au realizat SGBD-uri relationale ce implementau acest model (exemple: Foxpro, Oracle, Access, Informix, DB2, Progress, SQLserver). Este generatia a doua de SGBD-uri, caracterizate prin simplitate, interactivitate si neproceduralitate fiind foarte mult utilizate. Au fost urmate in evolutie de modelul orientat pe obiect de organizare a datelor si SGBD-urile orientate obiect ce implementau acest model, generatia a treia de SGBD-uri care este in plina dezvoltare.

70

In acest moment cea mai mare parte a bazelor de date sunt realizate cu SGBD-uri relationale, o foarte mica parte cu SGBD-uri de generatia intai si ca stiga tot mai mult teren cele realizate cu SGBDuri orientate obiect. La trecerea de la o generatie la alta de SGBD s-a urmarit: pastrarea aspectelor fundamentale specifice conceptului de SGBD: obiectivele, functiile si componentele. Desigur, la fiecare generatie apar o serie de elemente specifice, de nuanta, care insa nu schimba fundamentele conceptului; incadrarea unui SGBD intr-o generatie se face in functie de modelul logic de date implementat prin luarea in considerare a celor trei elemente care caracterizeaza modelul de date: structura modelului (entitatile si legaturile dintre ele), operatorii de prelucrare si restrictiile de integritate; imbunatatirea organizarii datelor in memoria externa prin implementarea unui model mai performant. Se urmareste cresterea independentei logice si fizice a datelor, asigurarea unor limbaje de descriere a datelor (LDD) cat mai performante si automatizate, asigurarea unor limbaje de manipulare a datelor (LMD) puternice, asigurarea unor limbaje de regasire neprocedurale (ex.: SQL), reducerea si controlul redundantei; imbunatatirea accesului la date prin acces dupa mai multe chei, acces concurent, optimizarea accesului, cresterea protectiei si securitatii datelor; oferirea unor facilitati de utilizare tot mai performante: generatoare specia1izate, interfete cu alte limbaje de programare, interactivitatea; diversificarea tipurilor de date ce pot fi utilizate, a modului de lucru (local sau retea), precum si a tipurilor de aplicatii ce pot fi dezvoltate. Acest lucru inseamna ca SGBD-urile se doresc a avea o extensibilitate cat mai mare, care s a le permita adaptarea la nou; utilizarea unor SGBD-uri din generatii precedente in paralel cu dezvoltarea unei noi generatii; tendinta de fundamentare teoretica si de standardizare a conceptelor din fiecare noua generatie de SGBD aparuta. Sistemul de gestiune a bazelor de date are rolul de a furniza suportul software complet pentru dezvoltarea de aplicatii informatice cu baze de date. Fiind un mediu specializat, SGBD satisface cerintele informationale ale utilizatorului intr-un mod optim. Astfel, el asigura minimizarea costului de prelucrare a datelor, reduce timpul de raspuns, asigura flexibilitate si portabilitate aplicatiei, ofera protectie ridicata a datelor. Obiectivele unui SGBD sunt: 1. asigurarea independentei datelor; 2. asigurarea redundantei minime si controlate a datelor; 3. asigurarea facilitatilor de utilizare a datelor; 4. asigurarea securitatii datelor; 5. asigurarea coerentei si integritatii datelor; 6. asigurarea segmentarii datelor; 7. asigurarea legaturilor intre date; 8. cresterea performantelor globale ale aplicatiei; 9. administrarea si controlul datelor. 1) Asigurarea independentei datelor. Se spune ca o aplicatie informatica depinde de date, daca modificarea structurii de memorare a datelor sau a strategiei de acces la date afecteaz a si aplicatia. Independenta datelor fata de aplicatie este necesara din urmatoarele motive: diferite aplicatii au nevoie de viziuni diferite ale utilizatorului asupra acelorasi date. O baza de date este realizata pentru o gama larga de utilizatori, care au la dispozitie un volum mare de date. 71

SGBD trebuie sa-i permita la un moment dat, unui utilizator sa vada doar o parte din baza de date si anume numai acele date care il intereseaza. Prin acest lucru se optimizeaza consumul de resurse calculator (timpul si spatiul), utilizatorul manipuland o cantitate redus a de date, care insa satisface cerintele sale; administratorul bazei de date trebuie sa aiba libertatea de a schimba structura de memorare sau strategia de acces, ca raspuns la cerintele noi aparute fara a modifica aplicatiile existente. Dupa darea in exploatare a unei baze de date pot apare schimbari de standarde sau norme, se pot modifica prioritatile aplicatiei, se pot modifica unitatile si modul de memorare ale datelor etc. Cu alte cuvinte dinamica lumii reale va genera modificari in baza de date. SGBD va permite aplicatiei informatice sa functioneze cu programele existente si sa converteasca datele. Administratorul bazei de date va avea la dispozitie din partea SGBD-ului, o serie de instrumente care sa-i permita sa modifice structura de date fara a modifica programele de aplicatie. Pentru acest lucru structura este pastrata in memoria externa si nu in program ca in sistemele cu fisiere clasice. baza de date existenta la un moment dat, precum si programele de aplicatie care au fost folosite o perioada de timp, reprezinta o investitie majora la care nu trebuie sa se renunte prea usor. Cheltuielile pentru realizarea unei baze de date sunt mari, iar ele trebuie recuperate integral. SGBD va permite dezvoltarea unor aplicatii deschise, care sa preia din mers si cu un efort minim noile cerinte care apar in timpul exploatarii. Independenta datelor trebuie privita din doua puncte de vedere: a) Independenta fizica a datelor face ca memorarea datelor si tehnicile fizice de memorare sa poata fi modificate fara a determina rescrierea programelor de aplicatie; b) Independenta logica a datelor se refera la posibilitatea adaugarii de noi tipuri de inregistrari de date sau extinderea structurii conceptuale (globale), fara ca aceasta sa impuna rescrierea programelor existente. 2) Asigurarea redundantei minime si controlate a datelor Spre deosebire de sistemele clasice (cu fisiere) de prelucrare automata a datelor, stocarea informatiilor in bazele de date se face astfel incat datele sa nu fie multiplicate. Cu toate acestea, uneori, pentru a realiza performante sporite, in ceea ce priveste timpul de raspuns se accepta o numita redundanta a datelor. Aceasta va ft insa controlata pentru a asigura coerenta bazei de date. Exemplul tipic de redundanta controlata acceptata este cea aparuta la proiectarea bazelor de date relationale prin normalizare precum si la proiectarea bazelor de date distribuite prin replicare. 3) Asigurarea facilitatilor de utilizare a datelor ce presupune ca SGBD sa dispuna de componente specializate pentru diferite operatii de utilizare pentru: folosirea datelor de catre mai multi utilizatori in diferite scopuri (aplicatii). De cele mai multe ori, o baza de date nu este realizata izolat. Mai ales in cazul realizarii unor aplicatii informatice cu baze de date care fac parte dintr-un sistem integrat, datele de la o aplicatie trebuie sa poata fi utilizate in alte aplicatii. Acest lucru reduce spatiul de memorare necesar si efortul de incarcare/validare a datelor; accesul cat mai natural al utilizatorului la date, fara ca ei sa fie nevoiti sa cunoasca structura intregii baze de date. Utilizatorul final care este beneficiarul aplicatiei, de regula, are putine notiuni de informatica. De aceea pe el nu il intereseaza structura bazei de date, ci numai o utilizare cat mai usoara. Pentru acest lucru SGBD trebuie sa ofere instrumente specializate pentru dezvoltarea de programe de aplicatie cat mai prietenoase, care s a dirijeze si sa ajute beneficiarul in utilizarea bazei de date; existenta unor limbaje performante de regasire a datelor care permit exprimarea interactiva a unor cereri de regasire a datelor si indicarea unor nereguli pentru editarea informatiilor solicitate. 72

regasirea datelor este una din operatiile cele mai intens folosite intr-o baza de date. Fie ca este folosita pentru actualizare sau pentru consultare, regasirea datelor este realizata la cererea tuturor tipurilor de utilizatori ai bazei de date. Din acest motiv SGBD-urile sunt puternice in ceea ce privesc facilitatile de regasire. Acestea au atins performante ridicate in sistemele relationale, multe din facilitatile de regasire de aici fiind preluate in generatia a treia de SGBD-uri; spre deosebire de sistemul clasic de prelucrare pe fisiere, unde exista un singur criteriu de adresare (cel care a stat la baza organizarii fisierului) in cazul bazelor de date, sistemul de gestiune trebuie sa ofere posibilitatea unui acces multicriterial. In timp ce modificarea criteriului la fisierele clasice implica reorganizarea lor, la bazele de date schimbarea criteriului nu afecteaza cu nimic datele. SGBD stocheaza datele in entitatile bazei de date si permite mai multe cai de acces. Pentru diferite moduri de adresare SGBD creeaza dinamic, la momentul executiei, o serie de fisiere anexe (de index etc.) care lasa neschimbate entitatile bazei de date. utilizarea unui limbaj cat mai apropiat de cel natu ral, cu posibilitatea de acces la baza de date in regim interactiv. Aceasta ar oferi posibilitatea unui acces usor la baza de date si a utilizatorilor neinformaticieni. SGBD trebuie sa imbine puterea unui limbaj procedural cu cel al unui limbaj neprocedural (descriptiv)-apropiat de limbajul natural. Pasi importanti in acest sens s-au facut in generatia a doua de SGBD-un, o data cu aparitia limbajului de regasire SQL (Structured Query Language), care este si singurul limbaj standardizat din domeniul bazelor de date. 4) Asigurarea securitatii datelor impotriva accesului neautorizat. Administratorul bazei de date poate prevedea ca accesul la date sa se faca numai printr-o autorizare corespunzatoare si poate verifica autorizarea oricand se incearc a accesul la anumite date. SGBD pune la dispozitia administratorului bazei de date o serie de instrumente specifice pentru asigurarea securitatii datelor. In acest sens SGBD permite: autorizarea si controlul accesului la date, utilizarea viziunilor, realizarea unor proceduri speciale, criptarea datelor. Autorizarea si controlul accesului la date este rea1izat de SGBD prin intermediul parolelor. Acestea identifica clasele de utilizatori, cu anumite drepturi de acces, la anumite date. SGBD gestioneaza privilegiile utilizatorilor in sensul ca un utilizator poate realiza anumite actiuni, asupra anumitor obiecte, conform anumitor restrictii. Profilul unui utilizator este definit cu ajutorul SGBD prin: nume, parola, nume clasa (grup), numar nivel de acces; utilizarea viziunilor este asigurata de SGBD pentru reprezentarea schemelor externe ale bazei de date. Cu ajutorul previzualizarilor (view) SGBD permite sa se defineasca partitii logice ale bazei de date, definite pentru diferiti utilizatori, in raport cu cerintele acestora de acces la date. Securitatea datelor este asigurata de SGBD prin definirea tuturor drepturilor necesare unui utilizator pentru o previzualizare si revocarea drepturilor pentru alte previzualizari sau obiecte; realizarea unor proceduri speciale de acces asupra datelor scrise in limbajul de manipulare a datelor (LMD) si care se pastreaza in forma precompilata. Anumitor utilizatori li se va acorda dreptul de executie si li se va interzice accesul direct la obiectele bazei de date; criptarea este asigurata de SGBD prin oferirea de rutine de criptare (codificare) a datelor apelate automat sau la cerere si prin existenta unor instrumente care permit utilizatorului sa realizeze propriile rutine de criptare. Criptarea si decriptarea se realizeaza dupa algoritmi specifici, cu o cheie (parola) de acces la rutina. 5) Asigurarea coerentei si integritatii datelor impotriva unor stergeri intentionate sau neintentionate care se realizeaza prin intermediul unor proceduri de validare, a unor protocoale de control concurent si a unor proceduri de refacere a bazei de date dupa incidente. 73

Componentele SGBD asigura coerenta si integritatea tratand separat cauzele care pot alt era baza de date: integritatea semantica, controlul accesului concurent, salvarea/restaurarea; integritatea semantica este asigurata prin operatii efectuate de SGBD asupra datelor si a prelucrarilor. Aceste operatii alcatuiesc un set de reguli numit restrictii de integritate. SGBD asigura astfel de restrictii implicite (rezulta din modelul de date implementat) si explicite (proceduri incluse in programele de aplicatie); controlul accesului concurent asigura coerenta datelor si este un obiectiv al SGBD urmarit mai ales la baze de date distribuite. In acest sens SGBD are o unitate distinct a de prelucrare a datelor numita tranzactie, care este constituita dintr-o secventa de operatii marcata de puncte de inceput si sfar sit. Tranzactia poate fi controlata implicit, cand punctele de inceput si de sfar sit sunt automat definite, sau explicit, cand punctele de inceput si de sfar sit sunt definite prin comenzi specifice. La executia concurenta a tranzactiilor, SGBD asigura blocarea accesului la datele utilizate la un moment dat. Aceasta inseamna ca se interzice accesul celorlalte tranzactii concurente la aceleasi date, pan a se termina tranzactia curenta. Tehnica de blocare utilizata de SGBD se poate aplica la nivelul intregii baze de date, a unui fisier, a unei inregistrari sau chiar a unui camp. Ea poate fi aplicat a pentru citire (partajabila) sau pentru scriere (exclusiva); salvarea datelor este un proces de stocare prin realizarea de copii de siguranta si prin jurnalizarea tranzactiilor si a imaginilor. SGBD poate asigura salvarea automat sau la cererea administratorului bazei de date. Restaurarea porneste de la colectiile de date stocate prin salvare si refacere consistenta bazei de date, minimizand prelucr arile pierdute. Restaurarea este asigurata automat de SGBD, dar se poate realiza si manual. 6) Asigurarea segmentarii datelor se refera nu numai la aspectul asigurarii accesului mai multor utilizatori la aceleasi date, ci si la posibilitatea dezvoltarii unor aplicatii fara a se modifica structura bazei de date. Problema segmentarii se pune la un nivel superior pentru SGBD-urile ce permit lucrul in retea. 7) Asigurarea legaturilor intre date corespund asocierilor care se pot realiza intre obiectele structurii de date, precum si a legaturilor dintre acestea, conform unui model de date. Fiecare tip de model de date permite anumite legaturi intre date. Un SGBD, care implementeaza un anumit model de date, va trebui sa asigure si realizarea legaturilor dintre datele corespunzatoare in conformitate cu schema conceptuala. 8) Cresterea performantelor globale ale aplicatiei sunt influentate de SGBD. Acesta trebuie sa gestioneze un volum mare de date de o complexitate ridicata, intr-un anumit timp de acces rezonabil pentru diferiti utilizatori. Pentru toate aceste lucruri SGBD foloseste diferite metode de acces, tehnici de optimizare, tipuri de date. implementarea lor se face in componente specializate ale SGBD. 9) Administrarea si controlul datelor sunt asigurate de SGBD, in sensul ca datele pot fi folosite de mai multi utilizatori in acelasi timp, iar utilizatori pot avea cerinte diferite care pot fi si incompatibile. SGBD trebuie sa rezolve probleme de concurenta la date, probleme ce apar mai intens la lucrul in retele de calculatoare.

74

5.3 FUNCTIILE UNUI SISTEM DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE

Realizarea obiectivelor prezentate anterior este asigurata de sistemele de gestiune a bazelor de date printr-o serie de componente ce permit efectuarea unor operatii specifice. In functie de natura si scopul urmarit, operatiile pot fi grupate pe activitati. Activitatile accepta si ele o grupare pe functii astfel incat una sau mai multe activit ati relativ omogene vor realiza o anumita functie. Tinand seama de complexitatea sistemului de gestiune, de facilitatile oferite de acestea, de limbajele utilizate si de modul de implementare al modelului de date, gruparea activitatilor pe functii are un anumit caracter omogen. Exista cateva func tii general valabile pentru toate tipurile de SGBD, dar se pot intalni si functii specifice diferitelor SGBD-uri datorat unor particularitati identificate prin operatii si activitati specifice. Acestea sunt functii de baza, pe care orice sistem software, daca nu le are in totalitate, nu poate fi considerat SGBD. 1) Functia de descriere a datelor permite definirea structurii bazei de date cu ajutorul limbajului de definire a datelor (LDD). Definirea datelor poate fi realizata la nivel logic, conceptual si fizic. Se descriu atributele (campurile) din cadrul structurii bazei de date, legaturile dintre entitatile bazei de date sau dintre atributele aceleiasi entitati, se definesc eventualele criterii de validare a datelor, metodele de acces la date, aspectele referitoare la asigurarea integrit atii datelor. Concretizarea acestei functii este schema bazei de date, memorata intr-un fisier, ceea ce permite afisarea si actualizarea structurii bazei de date, in orice moment. Aceasta functie a fost mult automatizata in timp, LDD avand acum pu tine comenzi. LDD este specific fiecarui SGBD, dar intotdeauna realizeaza descrierea datelor conform elementelor modelului de date pe care il implementeaza SGBD respectiv. Intr-un SGBD dupa realizarea functiei de descriere, entitatile bazei de date sunt deja create ca fisiere vide, care contine numai structura bazei de date (schema bazei de date) dar care nu contin datele propriu-zise; 2) Functia de manipulare a datelor este cea mai complexa si realizeaza incarcarea, actualizarea si regasirea datelor din baza de date, cu ajutorul limbajului de manipulare a datelor (LMD), astfel: a) incarcarea datelor in baza de date se realizeaza prin operatii automatizate sau programate ce asigura si criteriile de validare necesare; b) actualizarea bazei de date consta in operatii de adaugare, modificare si stergere de inregistrari. La operatiile de adaugare si de modificare se pastreaza aceleasi criterii de validare care sau folosit si la activitatea de incarcare a datelor. Actualizarea se realizeaza numai autorizat, prin asigurarea unei protectii corespunzatoare a datelor, pentru a se pastra coerenta bazei de date; c) prelucrarea datelor se realizeaza prin operatii de selectie, ordonare, interclasare (compunere) si ventilare (descompunere) efectuate asupra entitatilor bazei de date. Acestea sunt, de obicei, operatii premergatoare activitatii de regasire a datelor. Multe din operatiile de prelucrare sunt realizate cu ajutorul operatorilor din modelul de date pe care il implementeaza SGBD; d) regasirea (interogarea) datelor consta in operatii de vizualizare (afisare pe ecran, imprimare pe hartie), r asfoire sau de editare a unor situatii de iesire. Situatiile de iesire pot fi intermediare sau finale si se pot obtine pe diferiti suporti tehnici de informatie (ecran, hartie, mediu magnetic, optic etc.). Ele pot avea cele mai diferite forme (punctuale, liste, rapoarte, grafice, imagini, sunet, video) si se pot obtine dupa diferite criterii de regasire. 75

Functia de manipulare a datelor este cea mai intens folosita in bazele de date si este cea mai bine suportata de SGBD fata de orice sistem de gestionare a datelor, care exista pan a acum. SGBD manipuleaza datele intr-un mod eficient, utilizand in acest sc op o serie de metode si tehnici de optimizare a accesului si a alocarii spatiului de memorie in calculator. Fiecare SGBD, de la o generatie la alta si chiar de la o versiune la alta, a cautat sa imbunatateasca acest aspect. Limbajul de manipulare de date (LMD) poate fi cu limbaj gazda sau cu limbaj propriu. Cele cu limbaj gazda sunt dezvoltate prin adoptarea unor limbaje universale de programare (Cobol, Pascal, C etc.) la cerintele de regasire ale SGBD-ului. Se imbina astfel puterea unui limbaj universal cu necesitatile de regasire a datelor (ex. SGBD: Oracle). Cele cu limbaj propriu sunt dezvoltate printr-un limbaj specific capabil sa uneasca puterea procesorului software cu cerintele de regasire dintr-un anumit tip de baza de date (ex. SGBD: Foxpro). Pentru activarea de regasire exista limbaje de interogare specializate care pot fi incluse in LMD sau pot exista ca atare. Ele au aparut datorita largirii gamei de utilizatori ai bazelor de date, care ii include tot mai mult si pe neinformaticieni. Pentru acestia au fost necesare facilitati de regasire simple si prietenoase, apropiate de modul de lucru si de gandire uman. In acest sens, limbajele de tipu l SQL au cele mai bune performante; 3) Functia de utilizare asigura multimea interfetelor necesare pentru comunicarea tuturor utilizatorilor cu baza de date. Pentru realiza aceasta functie SGBD trebuie sa asigure facilitati pentru mai multe categorii de utilizatori ai bazei de date: beneficiari, specialisti, administratorul bazei de date. a) Beneficiarii reprezinta categoria utilizatorilor finali si intensivi ai unei baze de date. SGBD le ofera acestora limbaje neprocedurale si alte facilitati de interogare (generatoare, utilitare etc.) a bazei de date intr-o forma simplista si interactiva. Acesti utilizatori nu trebuie sa cunoasca structura bazei de date si nu trebuie sa stie sa programeze, SGBD ajutandu-i interactiv in utilizar ea bazei de date. In acest sens SGBD ofera: meniuri cu optiuni sugestive, ferestre, sabloane pentru diferite forme, autodocumentarea (help-uri, mesaje, ferestre explicative etc.); b) Analistii programatori creeaza structura bazei de date si realizeaza proceduri automate de exploatare a bazei de date. SGBD ofera acestor utilizatori limbajul de descriere si limbajul de manipulare a datelor precum si interfete cu limbaje universale. Acestea sunt de putere si complexitate diferita, de la un SGBD la a1tul, oferind atat elemente nep rocedurale cat si procedurale specialistului in informatica. Cu aceste elemente el descrie schema externa (logica) a bazei de date si asigura manipularea complexa a datelor; c) Administratorul bazei de date este un utilizator special si are un rol hotarator in ceea ce priveste functionarea optima a intregului sistem. Datorita importantei acestei categorii de utilizatori, SOBD are o functie distincta in acest sens; 4) Functia de administrare este complexa si dependenta de competenta administratorului bazei de date. Administratorul care are o bogata experienta de analiza, proiectare si programare, organizeaza si administreaza baza de date in toate etapele de realizare a acesteia. Astfel el organizeaza baza de date conform unei anumite metodologii, realizeaza schema conceptuala a bazei de date, coordoneaza proiectarea bazei de date. Pentru toate aceste lucruri SGBD ofera o serie de instrumente si utilitare specializate. In etapa de exploatare a bazei de date, administratorul are rolul de a autoriza accesul la date (acorda conturi, parole etc.), de a reface baza de date in caz de incidente (prin jurnalizare, copii de siguranta), de a utiliza eficient spatiul de memorie interna si externa (prin organizare si lansarea unor programe de optimizare), de a realiza o serie de analize statistice din baza de date (num ar si tip de utilizatori, numar de accese, numar de actualizari etc.). Pentru fiecare din aceste activitati SGBD ofera instrumente si tehnici de lucru. 76

In cazul lucrului in retea de calculatoare cu baze de date distribuite, SGBD a dezvoltat foarte mult componentele software destinate administratorului. Acest lucru este determinat de faptul ca baza de date este, in acest caz, de mare complexitate, datele sunt distribuite pe calculatoarele din nodurile retelei, iar utilizatorii sunt de toate tipurile si in numar mult mai mare. In principal pentru functia de administrare, dar partial si pentru celelalte functii, SGBD asigura protectia bazei de date. Protectia bazei de date este un ansamblu de masuri necesare pentru asigurarea integritatii si securitatii datelor. Masurile necesare sunt asigurate, in mare parte, de facilitatile oferite de SGBD dar si prin alte instrumente construite de proiectantul bazei de date. Integritatea datelor se refera la corectitudinea datelor incarcate si manipulate astfel incat s a se respecte restrictiile de integritate ale modelului implementat de SGBD. Securitatea (confidentialitatea) datelor inseamna interzicerea accesului la date pentru utilizatorii neautorizati.

77

Capitolul 6 DEZVOLTAREA AFACERILOR ELECTRONICE

6.1. IMPACTUL TEHNOLOGIILOR SI COMUNICATIILOR ASUPRA NOII ECONOMII Noua Economie a devenit o realitate a lumii la acest inceput de secol XXI. Impactul tehnologiilor informatiei si comunicatiilor este mare, ele determina avantaj competitiv si accelereaza globalizarea. Trecerea de la Era industriala la Era informatiei a schimbat organizatiile si societatea, valoarea adaugata se bazeaza pe informatie si cunostinte, a aparut un nou tip de lucrator, lucratorul cu informatia. Evolutia spre Noua Economie se realizeaza prin trecerea de la Era industriala la Era informatiei. Sunt proliferate noile tehnologii in domeniile informatiei si comunicatiilor. Este important sa mentionam de asemenea cateva dintre riscurile majore care s unt generate in contextul Noii Economii: vulnerabilitatea digitala, lipsa sau intarzierea constituirii con tinutului digital, folosirea adversa a informatiei si violarea intimitatii, largirea prapastiei digitale, evolutia insuficient de rapida spre societatea informatiei. Pe de alta parte au aparut noi elemente de vulnerabilitate, vulnerabilitatea indusa de Internet si retelele intranet si interactiunea umana in Internet ca factor nou de vulnerabilitate. Toate acestea ne conduc spre un prim risc major in contextul Noii Economii, vulnerabilitatea digitala. Riscul este comun tuturor tarilor, dar pentru tari emergente cu infrastructura in formare poate fi considerat mai mare in prezenta problemelor de lipsa de educare a utilizatorilor in folosirea tehnologiilor informatiei si comunicatiilor. Volumul de informatie in Internet creste continuu. Lipsa sau intarzierea constituirii con tinutului digital poate fi considerata un al doilea risc major. Un al treilea risc major poate fi considerat ca fiind generat de folosirea adversa a informatiei si violarea intimitatii, adica utilizarea potentiala a informatiei stocate in sistemele informatice impotriva persoanelor, colectivitatilor sau organizatiilor. Pe un plan mai general, acumularea de informatie in Internet si alte retele informatice genereaza teama de amenintare la adresa democratiei. Romania ca si alte tari emergente este confruntata cu fenomenul cunoscut sub numele de prapastie digitala sau Digital Divide, adica decalajul care exista in folosirea tehnologiei informatiilor si Comunicarii (TIC) in organizatii, intre straturi diferite ale societatii, la nivelul tarii fata de alte tari. Largirea prapastiei digitale poate fi considerata un al patrulea risc major generat de TIC. Societatea informatiei si in perspectiva societatea cunoasterii propulseaza societatea pe o noua treapta de dezvoltare in care informatia si cunostintele devin resurse primare care adauga valoare activitatilor economice, creeaza un nou standard de viata si democratizeaza societatea. Un al cincilea risc major poate fi de aceea evolutia insuficienta spre societatea informatiei. O noua economie s-a nascut si transforma economia existenta: noua economie a informatiei. Schimbarea produsa de folosirea tehnologiilor informatiei si comunicatiilor (TIC) afecteaza toate domeniile si toate intreprinderile. Fenomenul Internet amplifica transformarea, punand la dispozi tie pe scara larga oamenilor si organizatiilor resursele informationale. Daca electricitatii i-a trebuit un secol pentru a patrunde in intreaga lume, retelele Internet si intranet sunt astazi folosite de aproape un miliard de oameni si aplicatiile bazate pe ele se raspandesc 78

rapid. A fost construita o noua infrastructura tehnica. Industriile legate de TIC creeaza locuri de munca intr-un ritm de doua ori mai rapid decat celelalte industrii. In timp c e cheltuielile de resurse fizice pe unitatea de produs fabricat au scazut constant in ultima suta de ani, volumul de informatie si cunostinte inglobate in produse a crescut in aceia si perioada cu acelasi ritm. Informatia se constituie astfel ca o resursa noua, un adevarat capital al economiei moderne. Impactul TIC asupra afacerilor conduce la schimbarea perceptiei asupra informatiei ca factor de productie. Dac inainte o afacere era echivalenta cu oameni, tehnologii si capital, in noua economie vorbim de oameni, tehnologii, capital si informatie. Se produce un efect de transformare a resurselor informationale asupra industriei si o disparitie gradata a granitelor intre produse si servicii. Managementul informatiei si cunostintelor se dezvolta ca functie a afacerilor si ca o noua functie in organizatie, apar oportunitati noi de afaceri bazate pe TIC. Personalul ocupat cu informatia devine din ce in ce mai numeros. Vincent(1989) subliniaza ca timp de 3 secole (1700-1950) in SUA ponderea acestuia a fost apreciata la 5% pentru ca odata cu raspandirea TIC acest procent s a creasca la peste 67% la sfar situl secolului XX. Dimensiunea acestei industrii se reflecta si in alte sectoare economice. Industria TIC atrage cel mai mare nivel al investitiilor, in cea mai mare parte nu spre companiile informatice, ci spre clientii acestora. Industria TIC este azi cea mai importanta industrie din SUA. Se estimeaza cheltuielile globale pentru TIC care ating circa 2.400 miliarde dolari SUA, adica 7,6% din produsul brut al intregii planete. Cheltuielile TIC la nivel de organizatie, ramura economica, tara, regiune geografica au ajuns sa fie considerate ca relevante pentru comportamentul economic al entitatii respective.

6.2. PRINCIPALELE TENDINTE IN CONCEPEREA SI FUNCTIONAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL IN ADMINISTRAREA AFACERILOR

Dinamismul si complexitatea ridicata a evolutiilor tehnice, economice, informationale si manageriale contemporane se reflecta in innoirea accelerata si pe multiple planuri a sistemului informational al organizatiei. Sintetic, acestea pot fi relevate sub forma de tendinte (vezi figura nr. 6). Intrucat organiza tiile ce functioneaza in perioada actuala, inclusiv intreprinderile, sunt sisteme deschise, puternic integrate in societate si economie, evidentierea si prezentarea tendintelor informationale din cadrul lor se realizeaza intr-o maniera contextuala. Mai mult decat atat, se puncteaza o serie de mutatii majore, de natura informationala, la scara planetara, cu impact substantial asupra sistemului informational managerial al organizatiei.

6.2.1. Dematerializarea si dezintermedierea informatiilor

Traditional, informatiile erau organic asociate, inclusiv fizic, elementelor la care se refereau: materii prime, materiale, echipamente, cladiri, piese, produse etc. In mod firesc, in ultimele decenii se constata manifestarea unei puternice tendinte de dematerializare si dezintermediere a informatiilor1. Dematerializarea informatiei este un proces care a inceput cu mult timp in urma, dar care abia in ultimele decenii ia amploare, marcand substan tial evolutiile informationale, manageriale si economice 79

ale intreprinderii. La baza masivei dematerializari a informatiilor se afla o serie de procese si mijloace, care inainte nu existau sau numai sporadic, fara a avea o pondere semnificativa. Intre acestea mentionam: tehnica moderna de calcul si, fireste, in primul rand computerele; tehnologiile informationale moderne; codificarea informatiilor; constituirea de baze de date; Internetul si Intranetul. Fara indoiala ca la baza dematerializarii informatiilor se afla si multe alte elemente care tin de pregatirea informaticienilor, conceptia manageriala, cultura organizationala, structura si functionalitatea proceselor economice etc. Dematerializarea informatiilor este frecvent asociata cu dezintermedierea. Dezintermedierea, care se afla abia la inceput, este posibila datorita acelorasi progrese tehnice si tehnologice mentionate. Spre exemplu, potentialul cumparator al unui produs nu mai are nevoie sa contacteze comerciantul cu ridicata sau amanuntul, ci apeleaza direct fabricantul de produs, ce ii transmite toate informatiile solicitate, inclusiv vizualizarea acestuia in multiple ipostaze, uneori chiar mai multe decat sunt posibile, prin contactul direc t. Un exemplu binecunoscut este si plata salariilor in cont personal, accesat apoi prin carti de credit, ceea ce elimina multiple operatii si informatii intermediare. Expresiile dematerializarii si dezintermedierii informatiilor sunt multiple. Dematerializarea si dezintermedierea informatiilor sunt componente ale evolutiei spre economia bazata pe cunostinte. Ele marcheaza pasi inainte in cresterea aplicativitatii informatiilor, in dobandirea de c atre o mare parte a lor a statutului de cunostinte, in acceptiunea pe care o au in contextul noii economii sau a economiei bazate pe cunostinte. Dematerializarea informatiilor este o expresie majora a dematerializarii economiei, modalitate majora de manifestare a economiei bazate pe cunostinte. Pan a in deceniul al IX-lea, introducerea tehnologiei de varf, inclusiv a celei informatice, era focalizata in sfera sarcinilor cu caracter operational. Fabricatia asistata de calculator, robotizarea, constituirea si utilizarea bazelor de date, prelucrarea textelor, transferul datelor reprezentau domeniile de varf ale utiliz arii informatiei. In prezent, ca urmare a progreselor de natura tehnologica, a acumularilor de cunostinte informatice si manageriale, abordarile informational-manageriale din intreprinderile de varf se concentreaz a in alte zone: constituirea de retele cuprinzand diferite posturi de munca, realizarea schimbului de informatii si a interactiunii dintre salariati si ceilalti stakeholderi ai organizatiei, precum si dintre agenti economici, coordonarea sarcinilor si facilitarea muncii simultane la acelasi proiect, crearea de noi servicii pentru intreprinderi si a unor noi forme ale muncii.

6.2.2. Informatizarea sarcinilor de munca si a pregatirii personalului

Concomitent, se produc modificari in pregatirea personalului care lucreaza in firme. Insusirea unui minim de cunostinte si deprinderi informatice reprezinta o componenta majora a proceselor de formare si perfectionare. In nu putine tari, cunostinte si abilitati apreciabile despre computere se dobandesc inc a din scoala elementara. Salariatii mai in varst a, care nu au beneficiat de pregatire informatica in scoala, si-o completeaza frecvent. Proliferarea in ultimii ani a abordarilor informatice prietenoase, u sor de asimilat si utilizat, contribuie substantial la informatizarea preg atirii si muncii salariatilor din organizatie. Ca urmare a acestor schimbari in continutul si modalitatile de realizare a proceselor de formare si perfectionare, personalul din firme este capabil sa utilizeze tehnicile informationale de varf, s a-si asume noi sarcini de munca, sa operationalizeze noi abordari, metode si tehnici in activitatea lor. Se contureaza o noua cultura organizationala in firme, cu pronuntate dimensiuni informationale si manageriale. 80

6.2.3. Externalizarea sau outsourcingul informational

Una din tendintele organizationale conturate in ultimele doua decenii o reprezinta extinderea outsourcingului si externalizarii. Aceasta modalitate de atragere de resurse si activitati exogene firmei se utilizeaza pe scara sporita si in domeniul informational. Spre exemplu, in 1997 outsourcingul informational reprezenta in SUA 26 miliarde dolari. Sfera outsourcingului informational se largeste treptat, cuprinzand proiectarea sistemului informational, elaborarea de aplicatii informatice, operarea si intretinerea sistemului informational, managementul relatiilor informationale, service-ul pentru computere etc. Problema esentiala care trebuie solutionata cand se apeleaz a la outsourcing informational ca de altfel la orice sursa de outsourcing este evitarea includerii in sfera sa a activitatilor decisive pentru firma, adica a acelora de care depinde in mod nemijlocit asigurarea avantajului competitiv al organizatiei. Operational, primul pas spre outsourcing informational consta in identificarea acelor activitati informationale ce nu fac parte din categoria activitatilor decisive, care, in eventualitatea realizarii lor la costuri mai reduse in afara organizatiei, pot fi externalizate. Practica din tarile dezvoltate evidentiaza utilizarea a trei forme de outsourcing (vezi figura nr. 8). Potrivit unor specialisti, in realizarea outsourcingului informational se recomanda sa se respecte un set de cerinte: definirea precisa a tuturor aspectelor implicate de outsourcingul informational fiecare angajament de outsourcing difera de celalalt si necesita un contract cu un continut specific apeleaza la opiniile a cel putin doi experti informationali inainte de a recurge la outsourcing informational si pe parcursul negocierii acestuia include in contractul de outsourcing informational o clauza de renegociere a sa, intrucat aproape intotdeauna, pe parcursul concretizarii lui, apar aspecte imprevizibile stabileste cu furnizorul de servicii informationale o relatie bazata pe partajarea profitului rezultat pentru a-l motiva la maximum in furnizarea de servicii cat mai eficace organiza tiei abordeaza outsourcingul informational intr-o viziune sistemica si nu ca o simpla relatie de cumparare, situand pe primul plan cre sterea competitivitatii firmei si luarea in considerare echilibrata a principalelor aspecte implicate. Experienta ultimilor ani releva ca, in ciuda a nu putine incertitudini implicate, outsourcingul informational se amplifica rapid.

6.2.4. Proliferarea sistemelor de comunicatii bazate pe Internet si Intranet

Transformarea informatiilor intr-o sursa principala a dezvoltarii economice, concomitent cu spectaculoasele si rapidele progrese ale tehnologiei informatiilor se reflecta in conturarea a noi modele de comunicatii in cadrul firmelor. Din ce in ce mai frecvent firmele de varf si-au conturat un nou model de comunicatii bazat pe Internet si pe Intranet. Motivatiile initiale principale, care au facilitat in mod determinant cristalizarea noilor moduri de comunicatii, sunt reprezentate de dependenta din ce in ce mai mare a strategiilor si operatiilor comerciale de informatiile furnizate din exterior prin Internet si de conditionarea crescand a a continutului si performantelor specialistilor organizatiei de contactele cu noii furnizori exogeni de informatii, de volumul si viteza accesarii si folosirea informatiilor de 81

specialitate. Sistemele de comunicatii din firmele moderne se bazeaza pe imbinarea Internetului cu Intranetul. Internetul asigura, prin intermediul magistralelor informationale, conectarea operativa a firmelor la numerosi furnizori de informatii profesioniste, precum si conexiuni informationale, manageriale si economice cu alte firme clien ti, furnizori, banci etc. Folosind www se asigura accesul firmei la informatii, consultanta si cumpararea de produse etc. in conditii de timp, costuri si adesea calitate net superioare condi tiilor traditionale. Internetul are o pondere majora in derularea a numeroase activitati pentru firme: plati, incasari, publicitate, promovare si vanz ari produse, selectie personal etc. Intranetul consta, in esenta, in aplicarea sistemului Internet si a protocoalelor sale la nivelul componentelor firmei. Fireste ca, paralel cu dezvoltarea retelei Internet de comunicatii, Intranetul implica si construirea de bariere de protectie pentru a asigura securitatea informatiilor si a derularii proceselor comunicationale si implicit manageriale, de productie si economice in cadrul organizatiei. Comparativ cu sistemele informationale clasice, Intranetul, ca de altfel si Internetul, asigura mai multe avantaje rapiditate de intrare in func tiune a sistemului si de functionare, realizare de functii mai variate si eficace, suplete in utilizarea si conectarea aplicatiilor informatice, usurinta in folosire de catre informaticieni si neinformaticieni si costuri mai reduse, mai ales in ceea ce priveste conectarea la distanta si fluxurile externe ale organizatiei. Noul model de comunicatii care se contureaza in firmele de varf, bazat pe utilizarea si integrarea Internetului si Intranetului, implica, ca norme comunicationale, folosirea a cel putin trei categorii de abordari informationale: curierul electronic; fisierele permanente de clienti, furnizori, personal etc., continuu actualizate; accesul partajat si, fireste, selectat al personalului firmei la documentele firmei, stocate de servere.

6.2.5. Expansiunea comertului electronic

Fara nici o indoiala, comertul electronic constituie una dintre cele mai decisive mutatii care se produc in economia si intreprinderea contemporana, cu multiple si intense consecinte economice si sociale, inca prea putin cunoscute. Potrivit specialistilor care au elaborat cunoscutul proiect al U.E., FAIR (Forecast and Assensment of the Socio-Economic and Policy Impact of Advanced Communications and Recommendation). In opinia noastra, definitia comertului electronic, desi exacta, nu puncteaza suficient faptul ca acesta reprezinta un nou mod, radical deosebit de precedentele, de concepere, derulare si finalizare a tranzactiilor economice. Comertul electronic se deosebeste de precedentele tipuri de tranzactii economice prin cinci elemente (vezi figura nr. 9): Ca urmare, structura si dimensiunea unei parti apreciabile dintre activitatile firmelor se schimba. Se dezvolta modalitati orizontale de organizare a activitatilor, calitatea si viteza informatiilor procesate se amplifica substantial si va creste flexibilitatea fortei de munca. Impactul informatiilor asupra managementului, functionarii si performantelor organizatiei devine covar sitor.

6.2.6. Scrutarea informationala

82

In firma clasica, circa 90% din informatiile necesare unui management competent erau endogene. Accentuarea caracterului de sistem deschis al organizatiilor, pe fondul transformarii informatiilor in resursa principala a acestora si al spectaculoaselor progrese ale comunicatiilor si informaticii, determina schimbarea structurii informatiilor necesare managerilor. Ca urmare, cantitatea si varietatea informatiilor exogene firmei, necesare functionarii sale eficiente, se amplifica continuu. Una dintre modalitatile prin care se raspunde acestei necesitati este scrutarea informationala. Prin scrutarea informationala se asigura colectarea, prelucrarea si analizarea sistematica a informatiilor contextuale firmei, relevante pentru activitatile si performantele sale. Functia principala a scrutarii informationale este deci monitorizarea evolutiilor mediului exogen firmei, care au un impact semnificativ asupra sa. Scrutarea informationala implica pe lang a investigatii deliberate asupra mediului si observari indirecte realizate in contextul ansamblului interfetei dintre firma si mediul sau ambiant. Privitor la principalele domenii exogene organizatiei asupra carora este recomandabil sa se exercite scrutarea informationala, exista optiuni diferite. Dintre acestea o enuntam pe cea a lui Daft si Parks, ce identifica sase zone prioritare de exercitare a scrutarii informationale: clientii, concurentii, tehnologiile, legislatia si celelalte reglementari, situatia economica de ansamblu a tarii si mediul sociocultural. In conditiile actuale, ale proliferarii informaticii, extinderii rapide a Internetului, cresterii mijloacelor si capacitatii de analiza informationala ale firmelor, mai ales ale celor de dimensiuni medii si mari, se asigura premise superioare de utilizare a scrutarii informationale. Consecintele pozitive se resimt atat in planul elabor arii strategiilor si politicilor de dezvoltare, cat si in cel al managementului curent. In viitorii ani, scrutarea informationala va lua amploare, datorita impactului crescand pe care informatiile externe semnificative il au asupra activitatilor si performantelor firmelor.

6.2.7. Conturarea intreprinderii virtuale

Una dintre cele mai spectaculoase evolutii catre economia bazata pe cunostinte si catre societatea informationala o constituie aparitia germenilor intreprinderii virtuale. Desi un numar apreciabil de specialisti in domeniile informational si managerial fac referiri la intreprinderea virtuala, definirea sa de catre acestia difera intre limite apreciabile. In final, sunt subliniate doua aspecte. Organizatia virtuala, atat la nivel managerial, cat si de executie incorporeaza numeroase elemente informatice si informationale deosebit de performante ca soft si hard. Frecvent, prezenta activitatilor si rezultatelor fizice ale activitatilor este inlocuita de prezentari de informatii vizualizate, capabile sa indeplineasca aceleasi functii, uneori chiar in conditii superioare de accesibilitate si valorificare. Magazinele si expozitiile virtuale, care au cunoscut o adevarata explozie in ultimii ani, sunt dovezi de necontestat pe acest plan. Al doilea aspect se refera la faptul ca organizatia virtuala, asa cum este prezentata, abordata si perceputa in prezent, constituie, in fapt, o forma tranzitorie spre firma bazata pe cunostinte, cea care constituie componenta de baza a noului tip de economie spre care evolueaza in prezent economia bazata pe cunostinte.

83

6.2.8. Cristalizarea managementului informational

Precedentele tendinte se reflecta in planul global al organizatiei in conturarea asa numitului management informational, pentru care exista doua acceptiuni. Numerosi specialisti inteleg prin management informational acel management al organizatiei care prezinta o puternica dimensiune informationala, reflectata in atentia acordata informatiilor in conceperea si derularea proceselor si relatiilor manageriale. Evolutiile ultimelor doua decenii, in special, evidentiaza ca, intr-adevar, informatia este o prezenta quasi-permanenta, tot mai intensa si influenta, in exercitarea managementului la toate nivelurile organizatiei. O a doua acceptiune rezida in considerarea si tratarea informatiei, a ansamblului proceselor informationale ca un domeniu de sine statator, cu pronuntate particularitati, care trebuie condus in mod unitar pentru a valorifica la maximum multiplele sale valente. Promotorii acestei abordari, foarte numerosi, sunt, de regula, informaticienii sau cei cu o pregatire de baza informatica. In opinia noastra, ambele acceptiuni sunt rationale, ele fiind complementare, mai ales in organizatiile de dimensiuni mari si mijlocii. In firmele mici, cel mai adesea este suficienta imprimarea unei puternice dimensiuni informationale managementului, intrucat volumul si complexitatea informatiilor, mai reduse, nu necesita un demers informational global, aparte, de sine statator. Cercetarile efectuate au relevat ca realizarea unui management informational functional si eficace in cadrul organizatiilor este un proces laborios, ce necesita o puternica implicare din partea managerilor si salariatilor. Doua sunt cerintele majore de respectat. Prima se refera la efectuarea de schimbari profunde in cultura organizatiei. Practica demonstreaza ca achizitionarea de catre firma de noi tehnologii si noi manageri nu este suficienta. Este obligatorie participarea intensa a tuturor managerilor si implicarea tuturor executantilor. Pentru aceasta este necesar mult efort si timp. A doua cerinta se refera la abordarea implementarii managementului informational de o maniera foarte pragmatica. Elaborarea de politici informationale reprezinta numai baza de declansare a realizarii managementului informational. Partea cea mai dificila se refera la multiplele si intensele negocieri, actiuni de influentare, modificari de intelegeri, construirea de coalitii si uneori declan sarea de conflicte si chiar r azboaie. Studii de management comparat relev a ca avansul pe care il au firmele nord-americane si in general intreaga societate din SUA, compar ativ cu cele din alte tari dezvoltate, se datoreaza, in buna masura, respectarii acestor cerinte, care au ca fundament o anumita mentalitate bazata pe o receptivitate ridicata fata de noile tehnologii si pe disponibilitatea de a-si asuma riscuri. Odata cu dezvoltarea unei societati in care comertul electronic predomina, importanta deciziilor privind tehnologia informationala a unei firme va creste din ce in ce mai mult. Operatiunile bancare electronice, invatamantul la distan ta online, magazinele virtuale de pe Internet, negocierea electronica a actiunilor, licitatiile online de automobile si revista presei online sunt deja o realitate. Desi unele dintre aceste initiative ar putea esua, altele vor avea un larg succes, schimband, astf el, peisajul competitiv si creand noi oportunit ati de afaceri. Un rol extrem de important in cresterea gradului de accesibilitate a tehnologiilor de varf il joac a reteaua Internet. Internetul creeaza un client universal, si asigura accesul ieftin, cu o platforma comuna, la o colectie de documente, intr-un interval relativ scurt. Internetul a fost recunoscut drept elementul care va schimba complet modalitatile in care intreprinderile i si vor conduce afacerile si vor putea comunica cu utilizatorii si clientii. Evolutia utilizarii Internetului s-a realizat, in principal, in trei etape: 84

prima etapa a fost utilizarea Internetului pentru accesul la informatii, pentru furnizarea de informatii prin site-uri Web etc.; a doua etapa a fost utilizarea Internetului pentru comenzi si achizitii online si livrarea pe cale electronica a acestora; multe site-uri cum ar fi amazon.com constituie exemple in acest sens. a treia etapa, catre care se tinde in prezent, este utilizarea Internetului ca un nucleu de valori adaugate (core value added). In aceasta lume electronica, denumita Internet, sunt prezentate proiecte curente ale organizatiilor guvernamentale si non-guvernamentale, agentiilor de stiri, serviciilor educationale, cum sunt, spre exemplu, enciclopediile online, camere virtuale pentru discutii, servicii financiare, jocuri, sport, design, arta, moda etc. Nu trebuie neglijati nici indivizii care, de obicei, intretin pagini pentru ei insisi si nu neaparat site-uri. Este atat de mult a informatie pe Web, incat deja se pune problema filtr arii ei si evitarii acelor lucruri nesemnificative (junk-stuff, spam-mail), care iti pot sta in cale atunci cand cauti ceva important. In ceea ce priveste vanzarea produselor prin Internet, trebuie avut in vedere faptul ca omul modern este din ce in ce mai ocupat, ceea ce inse amna ca timpul aferent achizitionarii de produse este redus. In acest sens, Internetul diminueaza timpul pe care o firma sau o persoana sunt obligate sa-l consume pentru adoptarea deciziilor. Se vorbeste despre timpul Internet. Se apreciaz a comparativ ca 1 luna timp Internet inseamna 3 ani timp real. De asemenea, trebuie sa avem in vedere faptul ca, in primul rand, principala preocupare a celor care furnizeaza servicii consta in satisfacerea necesitatilor clientilor lor. Intr-o lume in care clientul pasiv s-a transformat intr-o persoana activa, care are la dispozitie un volum mai mare de cunostinte, se creeaza o mare confuzie, afectand modul in care asigur atorii, in general, abordeaza piata si determina care sunt informatiile despre clienti pe care trebuie sa le detina. Internetul este cea mai mare sursa de informatii atat in ceea ce prive ste volumul informatiilor furnizate prin aceasta retea, cat si in ceea ce priveste viteza cu care se pot obtine aceste informatii. Se poate spune ca Internetul este o retea de telecomunicatii mare si eterogena. Pan a acum, cei care operau pe Internet (firme si clienti) au fost preocupati de securitatea operatiilor efectuate prin Internet. De exemplu, clientii sunt precauti in privinta introducerii numarului lor de card pe Internet, temandu-se c a datele pot fi furate. Aceasta reactie nu trebuie sa ne surprinda, deoarece chiar au fost reclamate astfel de cazuri. Problema securitatii a fost rezolvata prin utilizarea exclusiva a cardurilor emise de consortii puternice (Master Card si Visa). Pe masura ce problemele de securitate sunt rezolvate, tranzactiile financiare prin Internet vor deveni obisnuite atat pentru persoanele fizice, cat si pentru firme. Afacerile pe Internet au aparut din ce in ce mai des in noua infrastructura. Prin intermediul Internetului, clientii sunt contactati direct si intrebati in legatura cu informatiile dorite, fara a mai fi nevoie de deplasarea la fata locului a agentilor de vanzare. Industria serviciilor este considerata lider in comertul electronic, insa multe alte sectoare o urmeaza indeaproape. In general, comertul electronic determina scaderea costurilor de efectuare a tranzactiilor. Prin intermediul unui canal electronic, o firma poate face cunoscute clientilor atat oferte proprii, cat si oferte ale altor firme, inclusiv produse non-competitive sau competitive, in schimbul unor comisioane corespunzatoare. Sistemele punct de vanzare ale marilor fir me de vanzare cu amanuntul sunt in atentia multor banci. Aceste sisteme permit clientilor sa foloseasca o varietate de metode de plata si sa-si retraga cu usurinta bani din conturi. Liderii in comertul cu amanuntul isi desfasoara deja operatiunile de vanzare online, folosind canale electronice si, in prezent, acestia furnizeaza experimental servicii bancare traditionale (depozite bancare, imprumuturi pentru masini, case) in cadrul supermarketurilor. Directorul general al unui lant de supermarketuri a declarat recent ca mai mult de 50% din venituri se obtin online si ca, de Craciun, 85

firma a trebuit sa depoziteze bani lichizi in magazinele sale, pentru a obisnui clientii sa foloseasca punctul de vanzare si pentru retragere de cash din conturile bancare. In prezent, retelele bancare pe Internet sunt independente din punct de vedere operational si geografic. Aceste retele ofera o gama larga de servicii, printre care verificarea contului, efectuarea de imprumuturi, efectuarea de plati si multe altele. Liderii bancari raspund noilor competitori electronici in mai multe moduri. In primul rand, i si formeaza retele de baraj fire-wall care sa asigure securitatea tranzactiilor electronice ale acestora si, in general, securitatea comertului electronic. In al doilea rand, i si analizeaza capacitatile proprii privind investitiile in tehnologia informationala pentru a dispune de o infrastructura a tehnologiei informationale care sa le permita sa fie competitivi. Firmele devin in acest mod tort mai integrate in aceasta lume a comertului electronic. Marimea investitiilor in tehnologia informationala, oportunitatile strategice pe care aceasta le ofera, imposibilitatea opririi tranzitiei catre comertul electronic fac ca deciziile pe termen lung privind investitiile in tehnologia informationala sa fie foarte importante pentru noua infrastructura. Infrastructura informationala permite cresterea performantelor inregistrate in activitatile unei firme, oferind, in acelasi timp, conducerii informatiile necesare. Aceasta infrastructura are multe in comun cu infrastructura publica a drumurilor si a podurilor, scolilor, spitalelor, care trebuie finantata centralizat si conceputa inainte de a fi cunoscute necesitatile concrete ale afacerii. In general, firmele care obtin profit mare pe termen scurt detin infrastructuri limitate la nivelul firmei, in timp ce firmele mult mai inovative, care obtin venituri mari din noile produse, detin infrastructuri extensive.

6.3 TEHNOLOGIILE INFORMATIEI SI COMUNICARII SI AVANTAJUL COMPETITIV

De la bine cunoscuta teza a lui Porter conform careia in orice industrie competitia este structurata de cele 4 forte de baza: amenintarea noilor intrati pe piata amenintarea substitutiei, puterea de negociere a clientilor si puterea de negociere a furnizorilor se ajunge la revolutia produsa de TIC care este fundamentala si schimba modul de derulare a afacerilor. Folosirea TIC devine sursa de avantaj competitiv. Lupta pentru avantaj competitiv este din start pierduta in fata unui competitor care foloseste mai amplu si mai eficient noile tehnologii. Tehnologiile IC ofera o oportunitate de a schimba modul in care lucram in organizatie. Daca in prezent ne orientam mai mult pe sectoare functionale si departamente, viitorul managementului bazat pe TIC va fi al orientarii pe procese. Procesul de achizitii va fi considerat unic pe organizatie si va fi eficientizat indiferent de ce anume se cumpara. La fel si alte procese. Totalitatea proceselor formeaza lantul de afaceri, de la prognoza la obtinerea de lichiditati. Se produc schimbari in organizatie: organizatiile devin mai flexibile si adaptabile, managerii nu mai sunt numai relee de informatie, ei sunt mai mult ca un dirijor decat ca un coma ndant de osti, organizatiile se aplatizeaza , echipele si nu ierarhia devin importante, informatia devine disponibila in timp real, determinarea costurilor aferente diferitelor activitati se face eficient.

86

Un al factor care este caracteristici Noii Economii este fenomenul globalizarii. Globalizarea conduce la o tot mai accentuata concurenta dar si la o calitate mai buna a vietii prin accesul la informatiile disponibile in format electronic indiferent de locatia geografica si la noi oportunitati intrun mediu de afaceri caracterizat de reducerea ciclurilor economice. Schimbarile de abordare a obiectivelor organizatiei in era informatiei (o noua forma de a prezenta Noua Economie) comparativ cu era industriala sunt si ele numeroase: productia de masa devine adaptare a productiei de masa la cerinte individuale ale clientilor; marketingul de masa este inlocuit cu marketing individual; optimizarea lantului informatiei si colaborare informationala cu furnizorii iau locul optimizarii lantului fizic si colaborarii fizice cu furnizorii; globalizarea virtuala este mai importanta decat loca tia fizica, etc. Noua economie a generat un nou tip munca, aceea cu informatia, si un nou tip de muncitor: lucratorul cu informatia. Acesta se caracterizeaza prin capacitatea de a rationa si cunoaste la un nivel ridicat, educatie, experienta, personalitate si motivare diferite de muncitorul erei industriale. Se prefigureaza transformarea lucratorului cu informatia in lucrator cu cunostintele. Daca lucratorul cu informatia produce, proceseaza, inmagazineaza, transmite si compara informatia, un lucrator cu cunostintele va proiecta informatie care produce valoare, deci cunostinte. Retelele Internet/intranet au devenit cel mai mare sistem creat de om, un fenomen care reflect a in plan stiintific, tehnic si comercial evolutia societatii umane la sfar situl secolului XX, inceputul secolului XXI. Este de remarcat ca in sistemul de telecomunicatii mondial s-a ajuns la o densitate de linii telefonice de17% dupa peste 160 ani de evolutie, in timp ce numai dupa 25 ani densitatea globala a utilizatorilor Internet este de 10%asa cum o arata principalele statistici internationale (C-I-A 2004, ClickStats 2004). Se poate deci vorbi fara indoiala de Internet si in context de intranet ca despre un fenomen global si care accentueaza globalizarea. Un sistem de tip Internet este vulnerabil. Ansamblul Internet fiind un sistem de sisteme care creste rapid si cu o infrastructura destul de putin fiabila exista numeroase elemente de vulnerabilitate care au generat preocupari pentru studierea acestora. Volumul de informatie stocata si accesibila pe Internet creste cu repeziciune. Dupa anumite 1 16 17 estimari acesta ar putea fi estimat la 10 - 10 bytes. Din aceasta informatie circa 50% este in miscare, din care 40% local si 10% la distanta in retelele de arie larga. Tehnologiile moderne de data mining si de arhivare sau management management al documentelor permit un acces la informatie complex, rapid si la costuri scazute asa cum nu a existat in istorie. Unii chiar vorbesc de disparitia bibliotecilor sau a documentelor tiparite, desi desigur este vorba numai de tendinte. Dupa cum se poate observa in Fig. 6.1 s volumul pietei IT din Romania cre ste continuu, toate segmentele de piata IT au avut o crestere rapida in perioada anterioara.

Vulnerabilitatea si riscuri in contextul noii economii-Vasile BALTAC- Scoala Nationala de Studii Politice si Administrative; disponibil la adresa de internet : http://www.racai.ro/RISC1/VasileBaltac.pdf

87

Figura 6.1-Volumul Pietei IT din Romania

Conform studiului Digital Planet in 2009, in Romani a va continua cresterea consumului de IT&C. Mai putin in hardware, care va stagna oarecum (10% crestere 2007-2005), dar cu cele mai mari cresteri in software (31,5%) si servicii IT (21,5 in aceeasi perioada).Cu acestea, putem spune ca Romania este un sector IT&C dinamic ceea ce duce la ideea ca dezvoltarea internetului are efecte pozitive asupra economiei digitale.

88

Capitolul 7 VULNERABILITATI ALE ECONOMIEI DIGITALE

7.1 RISCURI DIGITALE ALE NOII ECONOMII

Vulnerabilitatea sistemelor Internet este mai mare decat cea a sistemelor care le-au precedat. Afirmatia se justifica in primul rand deoarece volumul informa tiei este mult mai mare decat la celelalte sisteme. In al doilea rand cre sterea Internet a fost rapida si fara a fi insotita de preocupari deosebite pentru asigurarea unei limitari a vulnerabilitatii. Important parea la un moment dat sa fi prezent in Internet si mai putin sa te asiguri. In afara vulnerabilitatii clasice in Internet a aparut atacul informatic ca element provocat sau declansat intampl ator. Este cunoscut ca informatia poate fi pierduta, furata, modificata, folosita necorespunzator si decriptata ilegal. Este posibila pierderea integritatii, confidentialitatii si disponibilitatii datelor. Vulnerabilitatea Internet este de 100%, nefiind posibil se conceapa un sistem total nevulnerabil. Elementele de vulnerabilitate pot fi evidentiate la nivel micro- si macrosistem. Complexitatea fiind suficient de mica, vulnerabilitatea este controlabila la nivel de microsistem. Sursele de risc sunt echipamentele, software-ul si bazele de date. In cazul echipamentelor principalii factori de vulnerabilitate, in afara problemelor normale generate de fiabilitatea intrinseca a componentelor sistemului, sunt dezastrele naturale(furtuni, inundatii, cutremure, etc.), caderile sau intreruperile de alimentare cu energie si actele de vandalism. In software, aplicatii si date putem evidentia factorii furt, alterare / distrugere de date, virusii informatici si accidentele neintentionate. Diminuarea vulnerabilitatii la nivel microsistem se poate face prin masuri de control al accesului si cresterea robustetii programelor. Toate acestea se fac cu un anumit cost care este cu atat mai mic cu cat m asurile sunt luate mai din timp in fazele de proiectare si realizare a sistemului. Exista numeroase metode de reducere a vulnerabilitatii microsistemelor prin proiectare cu elemente de securitate, separarea functiilor, controale de retea, criptare si creare de firewall-uri. In buna masura folosirea acestor metode contribuie la cresterea rezistentei la perturbatii si atacuri a sistemelor. Problemele de vulnerabilitate fiind imposibil de eliminat, apare ca necesar a adoptarea de planuri de recuperare a daunelor. Aceste planuri se pot dovedi extrem de eficace atunci cand din motive diverse au loc caderi sau atacuri asupra sistemelor. Din pacate, asemenea planuri se intocmesc foarte rar. Costul masurilor de securitate apare, de regula, mare pentru beneficiarii sistemelor si chiar este mare in functie de nivelul de securitate dorit. Costul daunelor potentiale descreste insa functie de nivelul de securitate. Un optim economic poate fi gasit prin calcularea costului combinat al asigurarii securitatii microsistemului. Vulnerabilitatea Internet la nivel macro este o consecinta a arhitecturii sale ca retea de elemente vulnerabile la nivel microsistem si a perturbarilor prin incidente. Sursele de incidente sunt atacuri involuntare sau provocate. Sunt cunoscute tipurile clasice de incidente: incercari, scanare, compromitere cont utilizator, compromitere radacina , captura de date din pachete, blocarea serviciului, inselaciune, folosirea de coduri maligne, atacuri asupra infrastructurii. Cresterea 89

incidentelor este exponentiala. Este adevarat ca sistemele se caracterizeaza intrinsec prin robustete. In multe situatii functionarea partiala reduce vulnerabilitatea. Principalul element actual de vulnerabilitate au devenit atacurile. Anual sunt cheltuite sute de milioane de dolari pentru repararea daunelor produse de atacuri. Factorii favorizanti ai acestui tip de vulnerabilitate sunt nodurile nesigure si folosirea sunt nodurile nesigure si folosirea comunicatiei necriptate. Este adevarat ca in fazele primare ale dezvoltarii Internet nu au existat aplicatii majore care sa ceara masuri de securitate deosebite. Cresterea a fost rapida, fara masuri de securitate deosebite. Personalul de exploatare era si el insuficient instruit. Dezvoltarea afacerilor electronice de tip eBusiness a condus la un nou nivel necesar de securitate, mult maximizat. Internet a devenit instrumentul folosit de sute de milioane de utilizatori fata de un numar restrans in era pre-Internet. Din punct de vedere tehnic viteza de crestere si mai ales timpul scurt nu au permis contracararea eficienta a influentei factorului uman in sporirea vulnerabilitatii Internet. Sisteme fara oameni se comporta diferit fata de sistemele cu interactiune umana puternica. In Internet sunt zeci de milioane servere si aproape un miliard de oameni. Actiunea umana devine astfel factorul principal de vulnerabilitate. Dimensiunea Internet devine comparabila din punct de vedere al complexitatii interactiunilor cu colectivitatile umane. Se pune justificat intrebarea daca studiul organizarii societatii umane nu este o sursa de solutii pentru scaderea vulnerabilitatii ? Vulnerabilitatea societatii umane este si ea foarte mare. Societatea reprezentata ca sistem are in noduri oamenii care sunt extrem de nefiabili. Sistemele din Internet si societatea umana au multe asemanari si anume multa redundanta, comunicare, vulnerabilitate a informatiei stocate in crestere in timp. Globalizarea intensifica forta atacurilor si asupra societatii, la fel cum in mod pregnant se manifesta si in Internet. Este un fenomen necontestat ca vulnerabilitatea sistemelor in contextul Internet este mare si in crestere. Solutii tehnice exista , sunt insa scumpe, greu de generalizat si vor avea succes limitat. Solutii pot fi insa gasite prin analogia cu societatea umana. Societatea a fost confruntata inca din fazele incipiente cu problema vulnerabilitatii ei. Solutii gasite au fost diverse, de la constructii si comunitati fortificate la folosirea de sisteme de alarmare eficiente. Nu este o dilema sa decizi daca se pun usi blindate la toate casele dintr-o comunitate sau se folosesc forte de ordine eficiente. Societatea umana a optat de timpuriu pentru o organizare prin legi si reguli si institutii de aplicarea acestora. Lumea Internet va trebui sa evolueze de la absenta reglementarii la reglementari nationale si globale. Reglementarile pot reduce vulnerabilitatea cu costuri mai mici decat m asurile tehnice. Lumea Internet poate deveni globala, democratica si sigura si prin masuri tehnice si prin reglementari internationale. Opozantii unei asemenea abordari pot invoca spiritul de libera initiativa (free enterprise) care a contribuit mult la cresterea Internet si piedicile pe care reglementarile le-ar putea pune dezvoltarii in continuare. Trecerea la utilizarea Internet in ample aplicatii economice, de invatamant, culturale, de administratie publica face ca ignorarea problematicii vulnerabilitatii sa devina un factor de franare chiar mai mare decat acela al unor reglement ari insuficient fundamentate. Prin caracterul sau global fenomenul Internet cere reglementari globale transfrontaliere. Dupa, ziua de 11 septembrie 2001 s-a schimbat major perceptia generala asupra vulnerabilitatii si masurilor necesare de reducere a ei. Sofisticatele sisteme de monitorizare electronic a a comunicatiilor nu au putut preveni tragicele evenimente din acea zi si altele similare. Ulterior s-a investit enorm, in special in sisteme de identificare si protectie electronica, dar in paralel reglementarile nationale si internationale au fost adaptate mai bine la noua situatie in care a devenit 90

clar ca tehnologiile noi sunt folosite si pentru protectia oamenilor, dar si de catre teroristi, noua amenintare a secolului XXI.

7.2 RISCURILE AFACERILOR ELECTRONICE

Dezvoltarea fara precedent a tehnologiei a determinat schimbarea mediului de afaceri. Acesta reprezinta primul pas catre trecerea la revolutia post-industriala, care va fi in mod fundamental o revolutie a informatiei. Deschiderea infrastructurilor IP (Internet Provider) a inlesnit aparitia noilor modele de afaceri si a creat mari oportunitati. Totul este fundamental schimbat, diferit total de ceea ce a fost cunoscut pan a acum, insa, concomitent, apar si riscurile. Web-ul a fost acceptat mult mai rapid decat orice a lta tehnologie anterioara. Acest lucru schimba complet modul de desfasurare a activitatilor anterioare, indiferent daca este practicat de oameni de afaceri, sau de persoane private. Odata cu inceperea activitatii pe Internet apar si problemele legate de verificarea veridicitatii tuturor informatiilor din retea precum si de acces al persoanelor nedorite in retea, acum, cand aceasta este o retea deschisa de informatii. Afacerile electronice creeaza medii de lucru nesigure. In acest sens, trebuie evaluate riscurile si beneficiile pe care o societate le are in urma unei astfel de activitati si, in functie de acestea, trebuie reorganizata activitatea pe care ea o desfasoara. Atunci cand o firm a intra in domeniul afacerilor electronice, iar activitatea sa se bazeaza complet pe modul in care utilizatorii folosesc informatiile legate de clientii firmei, mediul in care acea firma actioneaza devine unul foarte nesigur. In cazul in care firma nu dispune de un sistem de securitate care sa monitorizeze activitatea electronica, exista tot timpul pericolul producerii de accidente. De asemenea, trebuie s a se solicite persoanelor care au acces la reteaua firmei sa utilizeze sisteme care sunt compatibile cu sistemul acesteia. Utilizatorii interni sunt la fel de periculosi ca si cei externi firmei. Acesta este un lucru foarte important, deoarece persoanele care au acces la sistemul informatic al firmei respective nu trebuie s a sparga codurile pentru a intra in sistem. Riscurile aferente activitatii pe Internet cresc de fiecare data cand se deschide o poart a in retea, adica de fiecare data cand se permite accesul unei persoane din exterior in reteaua firmei. Afacerile electronice reprezinta o activitate relativ noua si majoritatea firmelor prezente pe Internet nu sunt pregatite pentru asigurarea securitatii activitatii lor. In acest caz, pierderile nu sunt numai de ordin financiar, fiind afectata si reputatia firmei. In prezent se tranzactioneaza lunar pe Internet miliarde de dolari, fapt care arata amploarea pe care o iau afacerile ce se desfasoara prin intermediul Internetului. In prezent se estimeaza ca exista peste 800 milioane de utilizatori ai Internetului. Printre nevoile principale ale acestora se numara existenta unui mediu stabil, care sa inspire incredere. Trecerea la comertul electronic presupune trecerea de la sistemul traditional, cand banii si informatiile erau schimbate personal, la afaceri pe Internet, care este un mediu prin excelenta anonim, necunoscandu-se in realitate persoana de l a celalalt capat al firului.

91

De aici rezulta necesitatea crescand a a asigurarii securitatii operatiilor efectuate pe Internet. Exista nenumarate moduri de asigurare a securitatii: solutii hardware, solutii ce vizeaza informatiile, cum ar fi cunoasterea clientilor, a partenerilor de afaceri etc. De exemplu, pentru a garanta securitatea site-urilor lor, multe firme utilizeaza certificate digitale (digital certificates) pe lang a sistemele traditionale de autentificare. Acestea sunt asemanatoare cartilor de credit si sunt folosite pentru a identifica clientii atunci cand consult a un site. Certificatele digitale sunt personalizate prin intermediul unor inscriptii personale si al unor coduri de acces. Utilizarea acestor certificate digitale s-a extins in prezent. Ele au fost create atat pentru o mai mare siguranta a tranzactiilor, cat si datorita necesitatii de a personaliza relatia cu clientii, pentru a o putea pastra cat mai mult. Astfel, accentul nu se pune pe c resterea vanz arilor pe Internet, ci pe calitatea serviciilor oferite. In lumea afacerilor prin Internet, prin conectare la intregul mapamond, firma este responsabil a in fata intregii lumi, pentru informatiile pe care le furnizeaza. Un alt tip de riscuri ce apar ca urmare a prezentei pe Internet a unei firme il constituie riscurile postei electronice. Astfel, atunci cand o firm a transmite un mesaj e-mail fara a avea nici un soft pentru detectarea virusilor, exista posibilitatea transmiterii unui mesaj e-mail infectat catre toti clientii sau potentialii clienti. Managementul riscului in domeniul afacerilor pe Internet presupune dezvoltarea continua a ciclului de viata al produselor. Oricand, de-a lungul etapelor ciclu lui de viata, o firma trebuie sa aiba garantia responsabilitatii sale pentru absolut orice decizie adoptata: de la modul in care alege furnizorii, la modul de alegere a tipului de activitate, la reteaua pe care o va utiliza, la modul de acces in retea etc. In esenta, managementul riscului pentru activitatile prin Internet implica: evaluarea riscurilor; dezvoltarea controlului daunelor; compatibilitatea sistemelor; elaborarea unui plan de reactie in caz de urgenta. De asemenea, pentru prevenirea riscurilor aferente activitatii pe Internet sunt eficiente: controalele organizationale (numirea unei persoane care sa fie responsabila de securitatea sistemului informational); verificarea personalului (verificarea activitatilor desfasurate de angajati); controale fizice on-site; controalele tehnice (verificare a compatibilitatii sistemelor utilizate); instruirea adecvata a personalului (stabilirea unui set de cerinte si reguli pentru persoanele care au acces in retea). De asemenea, trebuie sa se stabileasca foarte clar cine sunt persoanele si care sunt competentele persoanelor implicate in managementul riscului aferent activitatii pe Internet. In concluzie, putem spune ca elementele fundamentale ale prevenirii riscurilor in domeniul afacerilor pe Internet se are in vedere: confidentialitatea informatiilor; integritatea informatiilor; disponibilitatea informatiilor precum si detectarea riscurilor potentiale; cresterea gradului de instruire al personalului pentru reactia rapida in situatii neprevazute. In viitor, este de asteptat ca fraudele sa apara in zonele cel mai putin riscante si neadecvat protejate, care aduc ca stiguri mari. O protectie eficienta va duce la minimizarea patrunderilor ilegale, in timp ce lipsa ei nu numai ca va permite intruziunea, dar faptul ca exista posibilitatea de a penetra sistemul va deveni cunoscut si va creste numarul incidentelor de acest tip. Trebuie realizata o evaluare a sistemelor interne si a structurii interdepartamentale. 92

Alta categorie de fraude prin reteaua Internet, cu care se confrunta orice persoana conectata la retea, o constituie fraudele ce au ca obiect mesajele e-mail. Desi singura persoana care primeste mesajul este destinatarul, acest lucru nu il impiedica pe oricare intrus, de la cel care incearca sa sparga sistemul, pan a la persoana care administreaza serverul, sa il vizioneze. Exista o modalitate de a proteja documentele prin criptarea lor. In principiu, exi sta doua modalitati de criptare: codificarea si decodificarea cu aceeasi cheie si utilizarea cheilor publice si private. Acest domeniu nu este suficient reglementat si, de aceea, acest lucru reprezinta o problema importanta, care va trebui rezolvata. In prezent numai tarile dezvoltate au adoptat unele legi cu privire la utilizarea Internetului si la comertul electronic. Aceste legi vizeaza, in principal, stabilirea unor reguli in ceea ce priveste confidentialitatea datelor, deoarece aceasta reprezinta un element deosebit de important in desfasurarea activitatii intr-un mediu anonim cum este Internetul. Un exemplu in acest sens il constituie Economic Un ion Data Protection Act, ce reglementeaza modul in care se pot trimite informatii din SUA in Uniunea Europeana si viceversa. Astfel, de fiecare data cand se trimit informa tii referitoare la clienti in afara Uniunii Europene trebuie ca respectivul client sa isi dea acceptul pentru realizarea acestei operatii. Motivul pentru care Uniunea Europeana a impus o astfel de reglementare il constituie faptul ca se doreste mentinerea persoanelor interesate sa faca afaceri in Europa, in granitele acesteia. Aceste reglementari au deci si o latura economica, pe lang a aspectele legate de securitatea datelor. Prin astfel de reglementari se evidentiaza diferentele intre desfasurarea comertului electronic in Statele Unite, care incearca realizarea unei aliante cu Japonia, si Europa. Se incearca gasirea unei solutii pentru armonizarea conceptiilor americane cu cele japoneze, pe de o parte, si cu cele europene pe de alta parte. Reglementarile ce privesc buna cunoastere a clientilor se aplica in mediul bancar si in intreaga comunitate financiara si a ofertantilor de servicii, avand ca scop protejarea clien tilor, prin supravegherea firmelor cu care acestia colaboreaza. Uniunea Europeana a adoptat o noua metoda de protectie a confidentialitatii informatiilor puse la dispozitia cetatenilor straini, urmarindu-se mai multe obiective, printre care: uniformizarea sistemelor de securitate atat in UE, cat si in afara acesteia; monitorizarea informatiilor; existenta unor pagini de Web, sau a unor adrese, in care sa se inregistreze reclamatiile clientilor; actualizarea informatiilor de pe paginile Web. De asemenea, au aparut grupuri private ce actioneaza ca reglementatori in domeniu, avand ca membri cele mai importante organizatii, si care isi desfasoara in prezent activitatea pe Internet, impunand o serie de standarde in ceea ce prive ste dezvoltarea de soft si dezvoltarea modului de utilizare a datelor individuale intr-un mediu. Se asteapta aparitia unor reglementari pentru urmarirea datelor referitoare la clienti. Este posibil ca sa se ceara in curand s a se realizeze investigatii independente, asupra persoanelor cu care firmele colaboreaza pe cai electronice, in conformitate cu legile Know Your Customer (Cunoa ste-ti clientul), care se aplica deja in domeniul bancar si al valorilor mobiliare. O alta problema cu care firmele se confrunta in ceea ce priveste activitatea acestora pe Internet sunt attack-site-urile. In general, attack-site-urile reprezinta o colectie de plangeri si nemultumiri din partea clientilor la adresa serviciilor slabe oferite pe Internet de catre diferite firme. Exista insa cazuri in care ele sunt realizate chiar de catre angajatii firmei respective, sau de firme concurente. Scopul acestora este sa atace firmele raspandind informa tii compromitatoare, comentarii tendentioase, zvonuri nefondate. Pentru o societate de asigurari este foarte dificil sa raspunda unor astfel de atacuri. Cele mai eficiente metode de aparare impotriva unor astfel de atacuri sunt: 93

inregistrarea numelor site-urilor firmelor care au desfasurat activitati de publicitate negativa (de exemplu, o firma apeleaza la anumite programe guvernamentale pentru a afla toate numele site-urilor calomnioase, urmand s a-si schimbe apoi adresa si denumirea site-ului); 1 inregistrarea numelor site-urilor firmelor pirat, cu modificarea extensiei . Pentru o firma, o astfel de confuzie poate determina pierderea multor oportunitati de afaceri, impreuna cu profiturile asociate acestora, si, de asemenea, a reputatiei. Comertul electronic va duce la cresterea volumului de activitate, dar si a vulnerabilitatii firmelor care isi desfasoara activitatea prin intermediul Internetului. Pentru a fi competitiva, o firma trebuie sa includa printre metodele sale de distributie si comertul electronic, adica trebuie sa inceapa sa vand a via Internet . Aceasta presupune evaluarea sistemelor si a proceselor interne, asigurarea protectiei si stabilirea unor scenarii de actiune.

7.2.1 Vulnerabilitatea digitala

Un prim risc major este determinat de vulnerabilitatea digitala. Se poate detecta ca un prim risc major cresterea continua a vulnerabilitatii sistemelor informatice la scara nationala si globala , accentuat de factori de risc printre care viteza de crestere a Internet, generalizarea prea rapida a folosirii lui care nu permite dezvoltarea de metode eficiente de securizare a aplicatiilor, implementarea de solutii robuste si fiabile si instruirea participantilor in probleme de risc. O cadere a infrastructurii TIC opreste in prezent activitatea economica si colateral celelalte activitati la acelasi nivel de distructivitate cu o cadere a sistemului energetic Generalizarea aplicatiilor cu infrastructura Internet conduce ca fenomen social la patrunderea in randul utilizatorilor a infractorilor informatici, o categorie noua dar nu mai putin periculoasa decat cea clasica. Riscul este comun tuturor tarilor, dar pentru tari emergente cu infrastructura in formare poate fi considerat mai mare in contextul problemelor de lipsa de educare a utilizatorilor in folosirea tehnologiilor informatiei si comunicatiilor. Riscul este amplificat si de aparitia de noi forme de atacuri si razboi digital care de cele mai multe ori nu pot fi prevenite, fiind greu de anticipat care va fi forma lui in etapa actual a de dezvoltare a TIC in multe tari ale lumii. Fragilitatea sau lipsa de consistenta a sistemului de protectie impotriva riscurilor generate de vulnerabilitatea sistemelor informatice amplifica riscul major definit ca vulnerabilitate digitala.

7.2.2 Lipsa sau intarzierea constituirii con tinutului digital

Al doilea risc major lipsa sau intarzierea constit uirii continutului digital. Este evidenta tendinta de creare a continutului digital care ofera o larga accesibilitate a informatiei in toata 2 societatea. Lipsa efortului de constituire a continutului digital sau intarzieri in crearea lui reprezint a un alt risc major. Arhivarea electronica a documentelor este o cerinta care nu poate fi ignorata, riscul aferent fiind acela ca i se poate acorda o prioritate scazuta justificata prin costurile ridicate.
1

De exemplu, o firma care difuzeaza filme interzise tinerilor sub 18 ani a folosit ilegal numele whitehouse.com usor de confundat de catre utilizatori cu numele site-ului Casei Albe, whitehouse.gov. 2 Digital Content

94

Tot in categoria riscului generat de continutul digital se poate include intarzierea constit uirii 1 depozitelor de date care pot produce in conditiile competitiei internationale ramaneri in urm a la nivelul organizatiilor sau macroeconomic.

7.2.3 Folosirea adversa a informatiei si violarea intimitatii

Un al treilea risc major folosirea advers a a informatiei si violarea intimitatii. Astfel, pot fi aduse prejudicii prin folosirea potentiala a informatiei stocate in sistemele informatice impotriva persoanelor, colectivitatilor sau organizatiilor. Lou Gerstner considera, ca problema cea mai importanta a eBusiness este intimitatea si respectarea dreptului la intimitate intr-o lume in care se monitorizeaza orice si oricand, in care accesul la dosarele medicale poate fi nesecurizat ca sa dam un exemplu dintre alte multe alte aspecte. Legislatia statelor democratice incearca sa reduca acest risc. Si in tara noastra exista legi ale protectiei datelor personale, ale comertului electronic, ale semnaturii electronice, etc. care prevad sanctiuni aspre pentru infractiunile de acces neautorizat la informatie si folosirea ei neadecvata. Modul de implementare a legislatiei poate fi insa considerat un risc secundar asociat. Pe un plan mai general, acumularea de informatie in Internet si alte retele informatice genereaza teama de amenintare la adresa democratiei.
2

7.2.4 Largirea prapastiei digitale

Romania ca si alte tari emergente este confruntata cu fenomenul cunoscut sub numele de prapastie digitala sau Digital Divide, adica decalajul care exista in folosirea TIC in organizatii si la nivelul tarii. Exista fara indoiala si la noi semne incurajatoare privind impactul noii economii: dinamica iesita din comun a patrunderii telefoniei mobile cu un ritm apreciat ca fiind printre cele cel mai mari din Europa, cu o crestere a pietei calculatoarelor personale de 22% anual, cu o spectaculoasa crestere a numarului de hosturi Internet. Creste rapid si numarul de carduri bancare si numarul de situri web, inclusiv cele cu facilitati de comert electronic. Cu toate acestea numai circa 23% din populatie are acces la Internet, dotarea cu calculatoare este inca redusa , numai 30-40 % din firme sunt dotate cu PC-uri si chiar mai putine sunt conectate la Internet (MCTI, 2004). Pentru o firma din Romania un calculator de tip PC echivaleaz a ca pret cu 970 de ore de manopera calculat pe baza de costuri salariale, in timp ce in Uniunea Europeana numai cu 64 ore (Baltac, 2002). Disponibilitatea tehnologiilor informatice si accesul la Internet raman deci factori principali ai reducerii acestui decalaj. Dar nu sunt singurii. Daca analfabetismul clasic este in Romania undeva pe la 1% conform statisticilor, analfabetismul informatic poate fi evaluat la 75-80% si din pacate, acesta este ridicat si in randul managerilor. Un r aspuns la aceasta provocare este programul ECDL European Computer Driving License, dar penetrarea lui este inca insuficienta. Eforturile de raspandire a utiliz arii TIC pot reduce prapastia digitala, , mai ales prin investitii in infrastructura . Un risc major asociat este insa fenomenul de tinta mobila , tarile din prima linie
1
2

Data Warehouse
Presedinte IBM

95

avansand si ele rapid spre conexiunea de banda larga generalizata si creare si disponibilizare de continut complex. Desi exista senzatia ca prapastia digitala se ingusteaza, in fapt ea se adance ste. Prapastia digitala adance ste inegalitatile nu numai intre tari sau regiuni geografice, dar si in interiorul aceleiasi tari intre populatia urbana si cea rurala, intre zonele dezvoltate si cele defavorizate, intre bogati si saraci, intre tineri si varstnici, etc. Riscul excluziunii digitale este real, urmand a dif erentia tari si straturi sociale inca mai multe

decenii si chiar a exacerba inegalitatile si a se constitui ca o amenintare viitoare. William Clinton chiar avertiza la un eveniment international in anul 2002 ca beneficiile dezvoltarii economice cu referire la TIC trebuie sa treaca de la cei bogati si la cei saraci. Mai mult, aprecia ca prapastia digitala devine ireversibila.

7.2.5 Evolutia insuficienta spre societatea informatiei

Un al cincilea risc major evolu tia insuficienta spre societatea informatiei. Societatea informatiei si in perspectiva societatea cunoasterii propulseaza societatea pe o noua treapta de dezvoltare in care informatia si cunostintele devin resurse primare care adauga valoare activitatilor economice, creeaza un nou standard de viata si democratizeaza societatea. Societatea informatiei si in perspectiva a cunoasterii nu se construieste pentru elite, ci pentru toti. Uniunea Europeana lansand programul eEurope 2005 adaug a acest principiu chiar ca subtitlu (Council of the EU, 2003) Riscul intarzierilor in aceast a evolutie este mare: necompetitivitatea intreprinderilor si economiei nationale, absenta facilitatilor oferite cetatenilor pentru a trai intr-o noua societate a cunoasterii.

Al 42 presedinte al Statelor Unite ale Americii: "our children will live in the most interesting and peaceful era of the mankind history, but if not they have to put barbed wire to separate themselves from the others situated on the wrong side of the divide because the poorness generates terrorism

lea

96

7.3 NECESITATEA PROTEJARII INFORMATIILOR

In capitolele anterioare au fost abordate probleme privind managementul si unele aspecte economice ale procesului de implementare a tehnologiei informatice. Toate aceste eforturi ar fi inutile daca nu am sti cum sa protejam sistemul informational care sprijina activitatea economica a firmei. Problema securitatii informatiilor are astfel trei dimensiuni: urmareste furnizarea informatiilor si asigurarea disponibilitatii proceselor de prelucrare a datelor in momentul in care sunt necesare; cauta ca informatiile sa nu mai poata fi modificate de catre persoane neautorizate; asigura securitatea, confidentialitatea informatiilor vitale ale firmei. Impactul pe care tehnologiile emergente il au asupra securitatii informatiilor, modul in care trebuie organizata si condusa activitatea de asigurare a securitatii informatiilor intr-un mediu tot mai expansiv al procesarii datelor si modalitatile de restaurare a sistemului, in urma producerii unui dezastru sugereaza ca securitatea informatiilor trebuie corelata cu nevoile economice, din perspectiva economica.

7.3.1 Importanta economica a securitatii informatiilor

Responsabilii cu securitatea datelor unei firme sunt nevoiti mereu sa-si justifice pozitia, respectiv necesitatea postului pe care il ocupa, sa-si demonstreze utilitatea. Prin accentuarea atacului impotriva lor se urmareste ca responsabilitatea implementarii si a managementului sa fie transferata utilizatorilor sistemului informatic. Se cunoaste ca o securitate buna trebuie sa fie invizibila. Problema necesitatii unei functiuni care sa asigure securitatea informatiilor izvoraste din faptul ca prin aceasta activitate nu se aduce nici un plus de valoare economica informatiilor. Iata cateva din explicatiile acestei probleme: managementul firmei nu constientizeaza exact necesitatea asigurarii securitatii informatiilor pan a in momentul in care se produce un incident, cum ar fi patrunderea unui hacker in sistem, sau producerea unui dezastru major care sa afecteze considerabil posibilitatea firmei de a-si continua activitatea. managementul constientizeaza necesitatea securitatii informatiilor, tinde sa puna accentul pe protejarea confidentialitatii informatiilor. Putini sunt cei care inteleg ca securitatea informatiilor mai presupune si asigurarea disponibilitatii si integritatii informatiilor, planificarea unor metode de recuperare dupa producerea unui dezastru. responsabilii cu securitatea informatiilor au un acces relativ la managementul firmei. In consecinta, au putine ocazii de a-i convinge pe manageri de necesitatea asigurarii securitatii informatiilor. de cele mai multe ori se considera ca securitatea informatiilor presupune doar securitatea calculatoarelor si a retelei si se uita ca, de fapt, informatia necesita protectie si atunci cand se afl a pe alte suporturi, sau cand are alte forme. responsabilii cu securitatea datelor, de cele mai multe ori, nu inteleg activitatea economica a firmei in ansamblul sau. In consecinta, ei intampin a dificultati in realizarea unei justificari economice a functiei securitatii informatiilor.

97

Accentul se va pune, in principal, pe modul in care se justifica importanta securitatii informatiilor din punct de vedere economic.

7.3.2 Mediul securitatii informatiilor

Cei care lucreaza in domeniul protejarii informatiilor, constatata ca informatiile sunt raspandite in intreaga firma, pe diferite suporturi (hartie, dischete, desene e tc.). Aceasta constatare poate determina, in cadrul unor firme, o lupta intre departamentul ce se ocupa cu siguranta firmei in ansamblu, intre compartimentul de audit intern si intre echipa de management al sistemului informational. Acestea isi pot disputa proprietatea asupra problemei privi nd securitatea grupului de informatii. De cele mai multe ori, acest razboi este ca stigat de catre echipa de management al sistemului informational, care, in general, opreste anumite grupuri de informatii la niveluri inferioare ale firmei. Aceasta viziune centralizata este afectata de distribuirea datelor pe scara tot mai larga. Astfel, profesionistii din domeniul securitatii datelor s-au confruntat cu existenta unor computere, care, prin intermediul unei retele, puteau patrunde in mainframe-ul lor. De cele mai multe ori nu erau disponibile instrumente pentru distribuirea controalelor de siguranta, iar firmele opuneau o rezistenta destul de mare angajarii unui personal suplimentar care sa dirijeze aceasta activitate. Un soc l-a constituit descentralizarea departamentului de management al sistemului informational, controlul resurselor sistemului informational revenind fiecarei subunitati organizatorice. Apoi s-a intensificat achizitia de computere si s-a diversificat activitatea mai multor firme, care treceau printr-un proces de restructurare. Viteza rapida cu care partile firmei actionau a creat reale probleme managementului sistemului informational si provocari aproape imposibile celor care se ocupau de securitatea informatiilor. Alte doua aspecte ale acestei probleme s-au cristalizat la sfar situl anilor 80. Una dintre aceste tendinte a reprezentat-o faptul ca tot mai multe firme cedau gestionarea sistemului lor informational altor firme, in aceasta maniera reducandu-se costurile, sau cel pu tin controlul lor. In consecinta, functia de securitate a informatiilor fie a fost atribuita unei firme furnizoare de astfel de servicii, fie a ramas in cadrul firmei ca o componenta a functiunii de management a sistemului informational. O alta tendinta, care se pare ca a avut un impact mai important pe termen lung, a constat in faptul ca relatiile dintre furnizori si clienti au devenit tot mai stranse in incercarea lor de a imbunatati eficienta si de a face fata operatiunilor concurentei, competitivitatii. In practica, aceasta a constat in deschiderea retelelor, atat c atre furnizori, cat si catre clienti, ale caror procedee de asigurare a securitatii informatiilor nu puteau fi stabilite si controlate de catre firma in cauza (sa presupunem ca o firma are un sistem bun de asigurare a informatiilor, dar acesta nu-i ajuta la nimic, daca firma care este furnizoarea ei nu are un asemenea sistem, pentru ca daca furnizoarea isi va pierde datele, atunci si firma va avea de suferit). Ca si cum nu ar fi fost de ajuns, vulnerabilitatea sistemului informational al firmei a fost accentuata si de evolutiile considerabile ale tehnologiilor si marketingului. Mai intai a fost varietatea de computere portabile, care au facut posibila transportarea informatiilor firmei in toata lumea si a miniaturizarii memoriilor de tip flash. In al doilea rand, int r-un fel, sau altul, majoritatea firmelor vor fi/sunt conectate la Internet, loc unde se produce schimbul liber de date (atat tehnice, cat si de natura economica). Intrucat Internetul este o re tea la care poate avea acces oricine, conectarea neinsotita de masuri de protectie, poate permite oricarui hacker inteligent sa patrunda in sistemul unei firme. Intr-un mediu caracterizat de schimbari rapide, trebuie sa se gaseasca modalitati de a convinge conducerea superioara a firmelor ca, uneori, activitatea unei firme ar putea depinde de calitatea sistemului de securitate a informatiilor. 98

7.3.3 Rolul securitatii informatiilor

Majoritatea responsabililor cu securitatea informatiilor trebuie sa inteleaga destul de clar care este rolul lor intr-o firma. Pe scurt, sarcinile lor sunt: sa asigure disponibilitatea informatiilor corecte cand utilizatorii au nevoie de ele. sa protejeze confidentialitatea unor informatii mai importante ale firmei. sa asigure/protejeze intimitatea utilizatorilor. sa impiedice modificarea neautorizata a activelor informationale. sa asigure capacitatea firmei de a-si continua activitatea in caz de dezastru. In concluzie, sarcina functiunii de protejare a informatiilor este de a contribui la protejarea activelor informationale ale firmei impotriva tuturor amenintarilor potentiale. Pentru a-si indeplini sarcinile, responsabilii cu securitatea informatiilor si personalul din subordinea lor, realizeaza urmatoarele activitati: sfatuiesc conducerea cu privire la tipul activitatilor si al procedurilor necesare asigurarii sigurantei activelor informationale ale firmei; dezvolta posibilitati de actiune si control care sa corespunda politicilor firmei; se asigura ca managerii si ceilalti angajati sunt constienti de responsabilitatea pe care o presupune asigurarea securitatii activelor informationale ale firmei; planifica recuperarea si continuarea activitatii firmei, in cazul producerii unor dezastre; acorda asistenta utilizatorilor si celor care lucreaza la perfectionarea / implementarea controlului unor aplicatii delicate; acorda asistenta in probleme de securitatea informatiilor (cum ar fi contaminarea cu virusi sau patrunderea hackerilor). In plus, profesionistii in domeniu pot initia si conduce revizii periodice pentru a se asigura daca procedurile utilizate sunt cele corecte si daca echipamentele sunt in stare buna. De asemenea pot participa la actiunile de audit ale acestor echipamente. Explicitarea amenintarilor formeaza o idee clara despre importanta majora a acestei munci invizibile, respectiv a securitatii informatiilor. Cu toate acestea, cateva aspecte r aman nel amurite. In mod evident, aici vorbim despre informatii critice pentru continuarea activitatii, sau pentru refacerea dupa producerea unui dezastru. Informatiile din exemplu se aflau doar pe suport de hartie si nu erau disponibile, intr-un timp relativ scurt, cand erau necesare. De asemenea, informatiile nu pot fi salvate
1

Exemplu de speta, intr-o rafinarie petrochimica, specialistul in securitatea informatiilor 1-a intrebat pe un inginer ce se ocupa de intretinere, cine din cadrul sectiei de distilare a fractiilor de petrol era responsabil, in cazul in care se produce o defectiune. Inginerului i se atribuise aceasta sarcina de aproximativ un an. Intreprinderea era mai veche de 35 de ani si fusese intretinuta de un sir intreg de ingineri care intocmisera rapoarte detaliate privind fiecare incident produs si fiecare reparatie efectuata. Toate aceste rapoarte erau indosariate si asezate in ordine cronologica, astfel incat ocupau aproape intregul spa tiu din biroul actualului inginer. In cazul producerii unei defectiuni, toate rapoartele, desi bine intocmite si arhivate, se dovedeau inutile. Intrucat inginerul nu ar fi avut timpul disponibil pentru a c auta raportul privind producerea unui eveniment similar, el ar fi trebuit sa actioneze ca si cand defec tiunea se intampla pentru prima oar a. Nu era practic posibil sa gasesti un raport privind producerea unui anumit tip de incident. Mai mult, biroul inginerului de intretinere, inlauntrul caruia erau depozitate toate rapoartele si planurile fabricii, se afla plasat la 30 de metri in incinta intreprinderii. Astfel, in cazul unei catastrofe, daca echipele de salvare, sau de pompieri ar fi solicitat aceste informatii (de exemplu localizarea valvelor), nu le-ar f putut obtine, intrucat biroul insusi ar fi putut fi afectat, sau chiar distrus.

99

si utilizate in cazul unui dezastru. Ne confruntam, de asemenea, cu problema potentialei sigurante in anumite conditii de mediu. Care ar putea fi rolul unui profesionist in domeniul securitatii informatiilor in aceasta situatie? Sa consideram urmatoarele variante si sa stabilim care are valoare: specialistul in probleme de securitate a informatiilor nu este necesar sa se afle in interiorul firmei. Deciziile privind modul de stocare si utilizare a informatiilor importante pentru firma ar putea fi luate de manager, de inginerul de intretinere, de catre departamentul de protectie a muncii, de departamentul pentru protectia mediului, sau de catre un analist de sistem care ar putea fi desemnat de managerul fabricii sa proiecteze un sistem de salvare a informatiilor; specialistul in probleme de securitate a informatiilor ar trebui sa raporteze pericolele existente, sau potentiale anumitor, sau tuturor superiorilor, precum si celor de la departamentul de audit intern; specialistii in probleme de securitate a informatiilor ar trebui nu numai sa raporteze pericolele, dar sa si propuna modalitati de corectare a situatiei; Specialistul in probleme de securitate a informatiilor ar trebui sa ignore problemele care nu intra in responsabilitatea lui. Prima si ultima varianta nu sunt atat de importante, dar, dac a pe parcursul desfasurarii activitatii sale obisnuite, vreun lucrator descopera un pericol potential, datoria sa fata de intreprindere este de a raporta potentialul pericol. Cu toate acestea, prima situatie subliniaza problema centrala, aceea ca protejarea activelor informationale, indiferent unde se afla si indiferent de forma sub care se prezinta, este sarcina celui care asigura securitatea informatiilor. Aceste exemple subliniaza, totodata, sarcina departamentului de asigurare a securitatii informatiilor, de a coordona anumite activitati din cadrul altor departamente, cum ar f: departamentul de protectia muncii, departamentul de protectie a mediului si departamentul de siguranta (paza) a firmei si de a informa intreaga firma cu privire la aceste relatii. Astfel, securitatea informatiilor se dovedeste a f cel putin la fel de necesara ca orice alta organizatie, functiune, departament. Exista si alte exemple de similitudini intre asigurarea calitatii si asigurarea securitatii informatiilor, iar stabilirea similitudinii intre aceste doua tipuri de activitati reprezinta un pas important in directia recunoasterii importantei securitatii informatiilor.

7.3.4 Identificarea informatiilor ce trebuie protejate

Nu toate informatiile au aceeasi valoare si nu toate joaca un rol important in desfasurarea cu succes a activitatii intreprinderii. In consecinta, controlul exercitat si protejarea informatiilor (inclusiv costurile acestor controale) ar trebui sa varieze in functie de valoarea si importanta informatiilor. Pe de alta parte, multe sisteme sunt in asa fel structurate astfel incat toate informa tiile prelucrate, procesate, sau pur si simplu continute sa fie, sau nu, in siguranta. Costurile privind siguranta unui computer nu se rezuma doar la costurile instrumentelor de securitate si Ia costul aferent timpului de procesare, ci include si costurile aferente timpului utilizatorului, estimat in functie de usurinta cu care datele sunt accesate, precum si de costurile implicate de gestionarea sistemului de securitate. Aceste costuri sunt, in general, incluse in costurile ce apar pe intreaga durata de viata a sistemului. Daca insa aceste costuri vor fi identificate separat si considerate, sau incluse in costurile de operare, ele ar putea influenta, afecta structura sistemului. De exemplu, tehnologiile client-server ofera posibilitatea utilizarii unor sisteme de aplicatii si a unor retele care sa permita distribuirea aplicatiilor si informatiilor pe computere separate, de cele mai multe ori, in conditiile unor costuri mai mici decat cele necesitate de gruparea mai multor aplicatii pe un singur 100

mainfiame (faptul ca se pot obtine economii de scara prin utilizarea mainframe-urilor nu mai este adevarat). Necesitatea unei asemenea separari si/sau distribuiri a aplicatiilor si informatiilor este evidenta. De exemplu, tot mai multi furnizori au acces direct la fisierele ce cuprind situatia stocurilor diferitelor lanturi de magazine en-detail, ceea ce le permite sa completeze adecvat stocurile. Acest sistem favorizeaza atat eficien ta furnizorilor, cat si pe cea a detailistilor. Astfel, daca aplicatiile privind stocurile, platile ce trebuie efectuate si planificarea strategica a lanturilor de magazine se afla pe acelasi computer, accesarea lor de catre persoane neautorizate este greu de protejat. Acelasi risc il intalnim la nivelul intregii re tele, daca informatiile si aplicatiile nu sunt protejate corespunzator. Structurile client-server combinate cu tehnicile de identificare a utilizatorului ofera o posibilitate unica de procesare a datelor importante pe computere separate, in functie de nevoia firmei de a-si proteja informatiile. Cum costurile si tehnologia nu mai constituie o bariera in calea segmentarii aplicatiilor, securitatea informatiilor ar trebuie sa joace un rol din ce in ce mai important in proiectarea structurii tuturor sistemelor si in determinarea cailor de protejare a informatiilor importante. Accentuarea rolului securitatii informatiilor impune ca definirea initiala a aplicatiilor, sa cuprinda si definirea necesitatilor de securitate - un subiect de obicei ignorat pan a in momentul in care o aplicatie ajunge in punctul de a fi implementata. Pentru aceasta, personalul responsabil cu securitatea informatiilor nu trebuie numai sa-i faca pe ceilalti constienti de aceasta necesitate, dar trebuie sa si ofere politici, instrumente si instruire pentru a face acest lucru posibil. Va fi necesar, in primul rand, un instrument cu aju torul caruia sa se poata stabili o ierarhie a informatiilor si a aplicatiilor in functie de importanta lor, respectiv in functie de nevoia lor de a fi protejate. Sarcinile de baza pentru acest instrument sunt: sa identifice necesitatea si importanta asigurarii confidentialitatii; sa identifice cele mai importante informatii de care depinde activitatea firmei; sa identifice necesitatea integritatii si autenticitatii informatiilor pentru activitatea firmei; sa identifice informatiile si resursele necesare procesarii acestora. Toate aceste sarcini nu sunt abstracte. Managerul unei firme ar trebui sa poata aproxima, in linii generale, costurile pe care le-ar genera indisponibilitatea unei aplicatii pe o perioada de o zi, de doua, sau mai indelungata (de exemplu, o banca ar putea da faliment, daca nu ar putea utiliza sistemul de procesare a tranzactiilor timp de cateva zile). Un manager ar trebui, d e asemenea, sa fie capabil sa aprecieze si sa aproximeze pagubele ce s-ar produce daca un concurent ar avea acces la informatiile privind proiectul unui produs, sau consecintele utilizarii unor informatii distorsionate care ar genera in continuare rezultate aberante. Problemele privind sensibilitatea si confidentialitatea informatiilor se evalueaza chiar din momentul proiectarii unei aplicatii noi. In conditiile schimbarii continue a mediului initial de operare al sistemului, vulnerabilitatea aplicatiilor creste, iar valoarea informatiilor in desfasurarea operatiilor se poate schimba. Mai mult, pe masura ce se inmultesc sistemele personale, si pe masura ce utilizatorii isi dezvolta aplicatii proprii, informatiile sensibile se vor plasa in afara unui mediu care poate fi controlat. Pentru mentinerea unei securitati adecvate a informatiilor este necesara o reevaluare periodica a necesitatii de control si a importantei pe care o prezinta anumite aplicatii pentru activitatea firmei. Aceste reevaluari, cunoscute si ca identificari ale riscurilor, stabilesc in primul rand m asura in care trebuie controlate anumite aplicatii si apoi comunica managementului firmei natura problemelor si obiectivele care se urmaresc. Daca asemenea reevaluari se desfasoara in maniera auditurilor, cei care le realizeaza vor intampina ostilitatea managementului in domeniu. Pe de alta parte, aceste reevaluari ofera managerilor 101

posibilitatea de a-si fundamenta deciziile privind modul de conducere a activitatii, sau modul de recuperare si refacere in situatii de urgenta. Aceste estimari au scopul principal de redefinire a necesitatii controlului in conditiile unui mediu in continua schimbare. Reevaluarile ofera o ocazie excelenta de a demonstra managerilor executivi importanta securitatii informatiilor. Problemele privind reevaluarile sunt binecunoscute specialistilor in domeniul securitatii informatiilor si presupun: identificarea riscurilor si a amenintarilor, fapt ce presupune determinarea modului in care pot fi afectate informatiile, sau sistemul informational si care sunt consecintele unor astfel de evenimente. Determinarea probabilitatii de producere a unui asemenea risc, atat de c atre angajatii firmei, cat si cei din afara ei, precum si catastrofele naturale. stabilirea obiectivelor. In domeniul spionajului industrial sau economic se urmaresc in principal informatiile de marketing, date privind proiectele unor produse, sau planurile strategice. stabilirea responsabilitatii asigurarii protectiei activelor informationale; determinarea mijloacelor de protectie care ar putea fi utilizate: specificarea modului optim in care pot fi protejate informatiile, pentru a nu fi expuse atat de mult distrugeri i si evaluarea costurilor estimative ale acestei protectii; aprecierea valorii informatiilor detinute de firma. Dintre toate informatiile firmei, trebuie estimate cele care sunt vitale pentru desfasurarea activitatii; determinarea valorii maxime a activelor informationale pe care o firma le-ar putea pierde, fara a da insa faliment, presupune stabilirea a ceea ce si-ar putea permite firma sa piarda temporar, fara care componente ar putea o firma sa lucreze temporar, fara sa ii fie afectata negativ activitatea. Aceasta se poate face raspunzand la urm atoarele intrebari: Pentru care dintre activele informationale firma isi poate asuma riscul pierderii si pentru care active nu merita sa fie cheltuiti bani pentru protejare? Oare pentru ce aplicatii este practic si recomandabil sa fie redus, sau eliminat controlul? Sunt managerii de acord sa-si asume aceste riscuri? Exista trei modalitati de apreciere a valorii informatiilor de care se tine cont la gestionarea si procesarea datelor: valoarea pe care o au pentru proprietar, pentru utilizatorii autorizati si pentru utilizatorii neautorizati; valoarea comerciala, cum ar fi o lista de adrese, sau de referinte publicate; costul de achizitie, de dezvoltare si de intretinere a informatiilor. In domeniul protectiei datelor exista sustinatori ai analizei cantitative a riscurilor, care considera ca expunerea la risc se poate determina prin multiplicarea costurilor pierderii cu probabilitatea producerii evenimentului, si sustinatori ai unei analize subiective a riscurilor, in care probabilitatile nu sunt cuantificate, ci exprimate prin cuvinte ca frecvent, probabil, putin probabil. Ambele metode pot fi adecvate daca managementul acorda atentie suficienta acestor probleme si daca se practica masuri corecte de protectie. Intrucat de cele mai multe ori producerea unor asemenea evenimente este tainuita, pentru a feri firmele de publicitate negativa, nefavorabila, nu exista date statistice sigure pe baza carora sa se poata stabili probabilitatea producerii anumitor evenimente. In conditiile imposibilitatii stabilirii unor valori ale probabilitatii, multi profesionisti in domeniu prefera aplicarea analizei subiective. O abordare de sus in jos a reevaluarii sistemului informational serveste catorva scopuri. Prin aceasta analiza, specialistii in domeniul securitatii informatiilor obtin o imagine strategica asupra cerintelor firmei, prin aceasta reusind sa faca propuneri care sa se suprapuna cu cerintele managementului. De asemenea, prin aceasta analiza se intensifica cooperarea dintre managerii din acest domeniu si se ofera posibilitatea de a ridica aceste probleme si celor mai inalte niveluri ale conducerii. De asemenea, uneori, prin aceasta analiza se poate evalua starea generala a cerintelor de 102

protectie a informatiilor si locurile in care trebuie sa se efectueze controlul. Arata cum pot fi economisiti bani prin asumarea unor riscuri, sau prin schimbarea structurii sistemului. In final, prin aceasta analiza se stabileste pozitia pe care o ocupa securitatea datelor in nevoile economice ale firmei.

103

Capitolul 8 CRESTEREA EFICIENTEI ADMINISTRARII AFACERII

8.1 RATIONALIZAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL

Asigurarea unui sistem informational functional eficace si eficient pentru fiecare organizatie este esentiala intrucat condi tioneaza decisiv performantele sale. Modalitatea de realizare o reprezinta reproiectarea sistemului informational, proces deosebit de laborios si decisiv datorita multiplelor elemente implicate atat de natur a strict informationala, cat si manageriala, economica, tehnica si juridica. De aici necesitatea unei abordari riguroase a sistemului informational pentru a depasi complexitatea si dificultatea problemelor de solutionat. In literatura de specialitate se prezinta numeroase si variate modalitati de rationalizare a sistemului informational al organizatiei, reflectare a eterogenitatii activitatilor economice si a diversitatii experientei si conceptiilor specialistilor. In continuare prezentam o varianta de rationalizare conceputa pe baza unei indelungate experiente proprii de consultanta managerial-informationala, ce incearca sa integreze acele elemente prezente in literatura de specialitate care apreciem ca au aplicabilitate si eficienta in conditiile in care societatile comerciale si regiile se restructureaza si/sau privatizeaza corespunzator cerintelor economiei de piata, iar o parte din intreprinderile private infiintate dupa 1990 trec la faza de consolidare economica si manageriala. Identificarea beneficiului ce poate fi obtinut din noua infrastructura este o provocare pentru managerii societatilor, care poarta responsabilitatea pentru aceste decizii pe termen lung privind tehnologia informationala. Firmele au puncte de vedere diferite in ceea ce priveste infrastructura in tehnologia informationala, determinand varia tia inregistrata in randamentul infrastructurii. Conducerea fiecarei firme adopta decizii in functie de contextul strategic al firmei respective. Unele firme care desfasoara permanent o activitate de cumparare si de vanzare, nu doresc s a fie constranse de o infrastructur a tehnologica informationala care sa integreze unitatile de afaceri. Altele, s-au orientat catre investitii in acele infrastructuri care permit scaderea costurilor. Pentru alte firme, care in cadrul operatiunilor internationale au o cerere locala puternica, accentul se pune pe maximizarea puterii de decizie locala. Aceasta poate rezulta in decizia de a limita infrastructura la nivelul firmei in vederea cresterii randamentului local. In ultimul rand, unele firme consider a noua infrastructura ca fiind o infrastructura care permite o flexibilitate strategica coordonata la nivel central. Scopul acestor firme consta in facilitarea agilitatii de miscare pe piata internationala si a raspunsului rapid la schimbarile inregistrate in piata mondiala. Posibilitatea proiectantilor din locatii diferite de a comunica si de a face schimb de proiecte este hotaratoare pentru reducerea ciclului de produc tie al noilor producatori de automobile. Doar marimea investitiilor face ca tehnologia informationala sa fie importanta pentru managerii din conducerea executiva. De obicei, managerii din conducerea executiva nu sunt pregatiti pentru schimbarile ce apar in tehnologia informationala. Putini dintre ei si-au asumat responsabilitatea investitiilor in tehnologia informationala necesare zonelor pe care le conduc (cum ar fi marketing, productie, finante). De obicei, managerii deleaga luarea deciziilor privind tehnologia informationala specialistilor in domeniu. Specialistii in tehnologie au orientari diferite in functie de domeniul fiecaruia. Unii dintre 104

acestia isi fundamenteaza deciziile tehnice pornind de la latura economica a afacerii, altii, mult mai tehnici, adopta decizii pornind de la latura tehnica a afacerii. In cele mai multe afaceri, decizia privind dotarea cu tehnologia informationala este mult prea importanta, pentru a fi luata de persoane care au doar pregatire tehnica, sau, si mai rau, de persoane din afara firmei, care au obiective proprii afacerilor lor si pentru care trebuie sa obtina profit. Dotarea cu tehnologia informationala este responsabilitatea managementului de varf. Bin einteles ca persoanele cu pregatire tehnica decid implementarea capacitatii unei anumite tehnologii informationale care poate fi achizitionata de la un furnizor extern. Fie ca managerii vor, fie ca nu, sistemul informational este supus unor schimbari majore, care sunt datorate actiunii combinate a factorilor sociali, tehnologici si economici. Cateva dintre cele mai evidente schimbari sunt prezentate in continuare: Accentuarea importantei factorului uman. Cel mai adesea atentia este concentrata asupra factorului uman si a desfasurarii afacerii, nu asupra tehnologiei. Satisfacerea cerintelor utilizatorilor continua sa fie o problema pentru administratorii de retea ai unei firme; Eficientizarea costurilor. Firmele continua sa caute metode care sa dovedeasca eficienta costurilor pentru tehnologia informationala si astfel sa ofere credibilitate economica costurilor presupuse de sistemul informational. Alinierea acestor costuri la strategia de afaceri a firmei ramane un scop greu de atins avand in vedere c a o astfel de aliniere poate fi realizata doar la nivelul unitatii de afaceri sau la nivelurile proceselor de productie, in timp ce politicile sistemului informational au fost dezvoltate la nivelul firmei; Distribuirea informatiei. Tendintele in achizitionarea de tehnologie sunt, in principal, directionate in sensul distribuirii tehnologiei informationale in unitatile de afaceri care utilizeaza informatia. Administratorii de retea care incearca sa pastreze controlul sunt nevoiti sa transfere functiunile sistemului informational managerilor de produs (sau dati afara din firma); Reproiectarea proceselor de prelucrare. Cererea pentru aplicatii noi, inovatoare continua si este stimulata prin reproiectarea sau retehnologizarea proceselor de prelucrare. Costul nu este singura problema. Atunci cand sistemul informa tional este o parte din unitatea de afaceri, alinierea si eficienta costurilor sunt usor de demonstrat; Relatiile de subordonare. Unitatile sistemului informational sunt considerate mult mai eficiente, daca sunt subordonate unitatilor de afaceri, decat dac a ar fi subordonate conducerii la nivelul intregii firme a sistemului informational. Sistemele informationale centralizate la nivel de firma devin rapid sisteme mamut in multe domenii. In decursul functionarii sistemului informational, s-au observat multe deficiente majore care afecteaza eficacitatea acestuia. Pentru prevenirea lor este necesara perfectionarea sistemului informational. Pentru rationalizarea sistemului informational trebuie sa se tina seama de o serie de principii: principiul corelarii sistemului informational cu obiectivul organizatiei; corelarea sistemului informational cu functiunile organizatiei; corelarea sistemului informational cu structura organizatorica; corelarea sistemului informational cu sistemul decizional; concentrarea informatiilor asupra domeniilor cheie si asupra factorilor critici; concentrarea asupra abaterilor esentiale; principiul flexibilitatii; principiul eficacitatii si eficientei; 105

Toate acestea trebuie utilizate concomitent, tinand seama de interdependentele dintre ele. Procesul de perfectionare cuprinde: declansarea studiului de rationalizare; analiza critica a sistemului informational existent; perfectionarea sistemului informational existent; implementarea sistemului informational perfectionat.

8.2 PRINCIPII DE CONCEPERE SI RATIONALIZARE A SISTEMULUI INFORMATIONAL

Pentru ca sistemul informational sa-si indeplineasca cu maximum de eficienta functiile sale specifice, conceperea si implementarea acestuia trebuie sa se realizeze respectand principiile1 prezentate in fig.. 8.1. 1. Subordonarea conceperii si functionarii sistemului informational cerintelor managementului firmei. Sistemul informational constituie, in raport cu sistemul managerial un subsistem, fiind o componenta a acestuia. Astfel, in conceperea sau rationalizarea sistemului informational obiectivele si cerintele sale specifice trebuie sa reflecte obiectivele fundamentale, derivate, specifice si individuale ale firmei. Aceasta implica atat studierea strategiei, politicilor si documentelor organizationale ale firmei, cat si discutii si analize comune cu managerii. 2. Corelarea strans a a sistemului informational cu sistemul decizional si cu organizarea structurala a societatii comerciale si regiei autonome. Acest principiu exprima necesitatea armonizarii structurale si functionale a sistemului informational cu celelalte componente majore ale sistemului de management. 1 Subordonarea conceperii si functionarii sistemului informational cerintelor

8 Asigurarea eficacitatii si eficientei informationale si

2 Corelarea strans a a sistemului informational cu sistemul decizional si cu organizarea

7 Asigurarea flexibilitatii informationalmanageriale

1

Principii

3 Realizarea unitatii metodologice a tratarii informatiilor

Gorski H., - op. cit., p. 100-103.

6 Asigurarea de maximum de informatii primare

5 Asigurarea unui

4 Concentrarea asupra abaterilor

Figura nr. 8.1 Principiile de concepere si rationalizare a sistemului informational Pe plan constructiv sistemul informational trebuie corelat in special cu structura organizatorica, avandu-se in vedere mai ales utilizarea subdiviziun ilor organizatorice, ale firmei, pentru culegerea, inregistrarea, transmiterea si prelucrarea informatiilor. Din punct de vedere functional, sistemul informational este necesar sa se armonizeze indeosebi cu sistemul decizional, astfel incat con tinutul informatiilor si caracteristicile dimensionale ale fluxurilor informationale sa reflecte necesitatile specifice adoptarii de decizii rationale de catre fiecare manager. 3. Principiul unitatii metodologice a tratarii informatiilor. In vederea asigurarii compatibilitatii intre toate componentele sistemului informational, a crearii premiselor integrarii depline a informatiilor pe verticala si orizontala sistemului de management este necesar ca modul de culegere si prelucrare a informatiilor sa fie unitar din punct de vedere metodologic. Pentru trecerea de la prelucrarea manuala a datelor si informatiilor la cea automatizata este vitala respectarea acestui principiu. 4. Principiul concentrarii asupra abaterilor esentiale. Acest principiu sustine faptul ca informatiile nu sunt transmise global pe verticala sistemului de management, ci selectiv numai cele care reflecta abateri semnificative de la obiective, norme, reguli, criterii, mijloace. Aplicarea acestui principiu determina economie de timp, atat pentru manageri cat si pentru executanti datorita reducerii numarului, dimensiunii si frecventei situatilor informationale intocmite, transmise si analizate. Ca urmare se diminueaza intensitatea fluxurilor informationale, se fac economii cu suportii materiali, se determina o simplificare si fluidizare a sistemului informational. 5. Principiul asigurarii unui timp corespunzator de reactie componentelor si ansamblului sistemului managerial. Sistemul informational trebuie sa asigure informatiile atunci cand sunt necesare, informatiile care ajung cu intarziere, sunt considerate ca fiind inexistente. Datorita faptului ca procesele manageriale si de executie prezinta caracteristici temporale diferite, viteza de culegere, prelucrare si transmitere a informatiilor trebuie sa fie si ea diferita. Pentru obtinerea informatiilor in timp real, experientele au dovedit ca rolul noii tehnologii informationale este vital. 6. Principiul asigurarii de maximum de informatii finale din fondul de informatii primare. Informatiile primare al caror volum este de regula limitat, sunt folosite pentru evidenta si controlul proceselor, dar si pentru luarea unor decizii cu caracter local. Insa cale mai importante decizii si actiuni ale managementului se fundamenteaza pe informatii finale. 107

In vederea obtinerii unor informatii finale valoroase, din fondul de informatii primare, este necesara aplicare unor proceduri informationale cat mai rafinate, stabilite si selectate in functie de cerintele proceselor manageriale. 7. Principiul flexibilitatii. Managerii trebuie sa ia decizii intr-o lume in care ritmul si complexitatea schimbarilor au devenit coplesitoare. Pentru a putea supravietui, organizatiile vor trebui sa-si imbunatateasca agilitatea si flexibilitatea sa fie capabile sa inoveze continuu astfel incat s a faca fata schimbarii. Sistemele informationale automatizate moderne aplica sistemul modular de dezvoltare, acesta permitand ob tinerea unui sistem informational alcatuit din componente integrate armonios, dar bine delimitate, cu autonomie functionala. Aceasta constructie modulara permite operationalizarea rapida a schimbarilor, fara a schimba conceptia de ansamblu. 8. Principiul eficacitatii si eficientei. Acest principiu este cu valabilitate generala in managementul organizatiei. Aplicat la specificul sistemului informational, acesta inseamna pe de o parte, asigurarea informarii complete, corecte si in timp util a tuturor salariatilor organizatiei, iar pe de alta parte, o evaluare si comparare a efectelor cantitative si calitative ale unui sistem informational cu costurile necesare realizarii si functionarii lui. Informatia constituie materia de baza atat a sistemului informa tional cat si a sistemului de 1 management al organizatiei. Prin urmare, specialistii in domeniu au formulat principalele cerinte carora trebuie sa le faca fata informatia. Aceste cerinte sunt: Sa fie realista adic a sa reflecte procesele asa cum se deruleaza ele in organizatie si in contextul socioeconomic in care isi desfasoara activitatea; Sa fie multilaterala aceast a cerinta se refera la asigurare perceperii proceselor in care este implicata intreprinderea din multiple unghiuri, astfel incat sa fie evidentiate elementele semnificative de natura economica, tehnica, umana, stiintifica, etc.; Sa fie sintetica si concisa se refer a la surprinderea cu prioritate a elementelor esentiale de noutate si prezentarea lor cu economie de mesaje; Sa fie precisa si sigura aceast a calitate se refera la faptul ca incorporarea in informatie cu prioritate a elementelor esentiale noi, implica si surprinderea acestora in mod exact, iar omiterea unor detalii semnificative pot lipsi beneficiarul de siguranta in utilizarea respectivei informatii; Sa fie dinamica exprim a necesitatea informatiilor de a oglindii procesele de munca si problematica intreprinderii in evolutia sa; Sa asigure parvenirea in timp util la beneficiar ad ica perioada optima pentru luarea deciziei sau declansarea actiunii vizate Sa fie prospectiva se refer a la forta anticipativa a informatiilor, care poate facilita activitatea de previziune in cadrul organizatiei; Sa poata fi adaptata la specificul personalului implicat emi tatorul de informatii trebuie sa cunoasca o serie de factori (nivelul de pregatire al beneficiarului, timpul de care dispune, etc.) pe care este necesar sa-i foloseasca in structurarea si formularea mesajului.

Nicolescu O. (coord.), op. cit., p. 80-81.

108

8.3 ETAPELE REPROIECTARII SISTEMULUI INFORMATIONAL-MANAGERIAL

8.3.1. Consideratii preliminare

Reproiectarea sistemului informational al firmei este structurata in mai multe etape (vezi figura nr. 2): declansarea studiului de rationalizare, identificarea componentelor informationale ale domeniului investigat, analiza critica a sistemului informational-managerial, perfectionarea sistemului informational-managerial, implementarea perfectionarilor informationale, evaluarea functionarii sistemului informational managerial.

8.3.2. Declansarea studiului de reproiectare

Managementul organizatiei initiaza realizarea unei proiectari sau rationalizari a sistemului informational in ansamblu sau la nivelul unor componente ale sale atunci cand se confrunt a cu anumite probleme sau cand anticipeaz a posibilitatea aparitiei unor dificultati si printr-o abordare anticipativa incearca sa le evite. In societatile comerciale si regiile din Romania cele mai frecvente evenimente generatoare de studii si actiuni de rationalizare informationala sunt: scaderea vanz arilor si/sau a productiei privatizarea intreprinderii restructurarea firmei elaborarea strategiei si/sau politicii pentru urmatorii ani blocajul financiar dificultati majore in realizarea unor activitati importante cum ar fi: aprovizionare, productie sau vanz ari schimbarea managerilor la nivel de firma sau compartimente introducerea unor echipamente moderne de tratare a informatiilor aplicarea unor noi metode manageriale economice schimbari in legislatia privind reglementarea desfasurarii activitatilor firmei efectuarea unor diagnosticari ale firmei in ansamblul sau ori la nivel de subdiviziuni organizatorice frecventarea de catre manageri, indeosebi de nivel superior, a unor programe de pregatire manageriala. Aceste evenimente reprezinta principalele cauze generatoare de rationalizari informationale. Ori de cate ori se produc este firesc s a se reflecte in actiuni de perfectionare informationala a firmei. In functie de cauza si de conceptia managerilor, organizatorilor si informaticienilor implicati se stabileste sfera de cuprindere a studiului informational care poate fi globala, atunci cand se refer a la ansamblul activitatilor organizatiei; partiala cand se refer a doar la anumite activitati ale acesteia. Asa cum este firesc cele mai frecvente sunt rationalizarile informationale partiale. Esential este ca

109

domeniul analizat sa fie judicios delimitat. Doua sunt aspectele esentiale care se recomanda sa fie avute in vedere: cuprinderea in cadrul sau a ansamblului aspectelor vizate de cauza care a provocat studiul, altminteri solutiile rezultate in final nu vor rezolva adecvat problemele implicate; dimensionarea judicioasa a problematicii abordate, evitand atat supradimens ionarea studiului, cauzator de cheltuieli si eforturi inutile, cat si subdimensionarea sa, ceea ce nu ofera posibilitatea conturarii unor solutii eficace. La intelegerea rolului si locului proiectarii si implementarii sistemului informational in ansamblul reengineeringului managerial o contributie majora are cunoasterea categoriilor de obiective avute in vedere. Obiectivele proiectarii/reproiectarii sistemului informational-managerial sunt: obiective economice obiective informationale specifice obiective manageriale de ansamblu obiective sociale. a. Obiectivele economice vizeaza: amplificarea profitului scaderea relativa a costurilor in venituri cresterea productivitatii muncii cresterea rentabilitatii (masurabila prin sporurile relative ale ratelor rentabilitatii). b. Obiectivele informationale specifice, concretizate in: cresterea operativitatii si gradului de informare a managerilor rationalizarea (scurtarea) unor fluxuri si circuite informationale economii si rationalizari de documente informationale imbunatatirea calitatii informationale in conditiile informatizarii proceselor de munca (de executie si management) conectarea sistemului informational al organizatiei la anumite banci de informatii, magistrale informationale etc. externe amplificarea vitezei de vehiculare a informatiilor modernizarea bazei tehnice (hardului) sistemului informational cresterea functionalitatii sistemului informational de ansamblu sau la nivelul anumitor componente. c. Obiectivele manageriale ale demersului informational se axeaza pe: asigurarea unui fundament informational superior pentru elaborarea si implementarea strategiilor si politicilor organizatiei facilitarea introducerii si utilizarii anumitor tehnici, metode si sisteme manageriale cresterea operativitatii si gradului de fundamentare si adoptare a deciziilor intensificarea formarii, dezvoltarii si motivarii resurselor umane ale organizatiei realizarea unei functionalitati superioare de ansamblu a sistemului managerial al organizatiei. d. Obiectivele sociale se refera in special la: crearea unor noi locuri de munca, prin informatizarea crescand a a proceselor de munca (operatori calculator, analisti-programatori ajutor, analisti, administrator de retea) amplificarea veniturilor salariale ca urmare a promovarii acestor noi categorii de posturi promovarea climatului de munca prin promovarea informatizarii ca noua stare de spirit. Un mare ajutor in delimitarea sferei de cuprindere a activitatilor si tematicii abordate il prezinta folosirea tabloului relatiilor cauza-efect. In intocmirea sa se porneste de la axioma ca orice problema 110

este expresia anumitor cauze care, la randul lor, p rovoaca anumite efecte, care si ele pot constitui cauze pentru alte probleme. Folosind acest instrument se asigura identificarea proceselor ce genereaza dificultatile sesizate si care in mod obligatoriu trebuie supuse rationalizarii. Pentru o mai deplina edificare asupra a ceea ce inseamna tabloul de relatii cauza-efect redat in figura nr. 3 prezentam, cu exemplificari, configuratia sa in situatia aparitiei unor disfunctionalitati informationale si economice in domeniul aprovizionarii. In strans a corelatie cu delimitarea tematicii informationale se determina alte trei elemente pregatitoare majore: - resursele financiare si tehnico-materiale alocate pentru studiu; numarul si componenta echipei care realizeaza rationalizarea informationala; perioada de executare a actiunii. Un aspect major il constituie dimensionarea resurselor necesare pentru proiectarea/ reproiectarea sistemului informational-managerial, proces in care trebuie sa se tina cont de: obiectivele studiului sfera de cuprindere complexitatea studiului numarul si calitatea specialistilor din interiorul firmei sau din afara sa termenele de realizare gradul de dotare cu echipamente electronice (calculatoare, servere, imprimante, retele Internet etc.) gradul actual de informatizare a proceselor de management si executie (aplicatiile informatice existente, gradul de acoperire a proceselor de munca s.a.). Resursele necesare proiectarii/reproiectarii sistemului informational se divid in patru categorii: resurse materiale consumabile, toner, calculatoare, cablaj, prize electrice, imprimante, scanere, ecrane de proiectie, mobilier, amenajare incaperi (laboratoare informatice) resurse umane personalul de conducere si executie implicat in proiectare/reproiectare, consultantii in management, informaticienii, prestatorii de servicii specializate, trainerii resurse informationale metodologii, instruc tiuni, carti, studii, documentatii tehnice etc. resurse financiare necesare pl atii onorariilor realizatorilor studiului, achizitionarii de echipamente electronice si consumabile etc. Aceste resurse pot fi asigurate in principal din credite sau din surse proprii. Concomitent, perioada de realizare a proiectarii/reproiectarii informationale a managementului trebuie corelata cu sfera de cuprindere si cu celelalte decizii si actiuni economice, manageriale si sociale implicate. De regula, durata realizarii studiului este de nivelul lunilor, iar aplicarea efectiva a acestuia poata sa se intind a pe parcursul a 1-2 ani. Aceste aspecte preliminare conduc la o inevitabila intrebare cu mari implicatii pragmatice: Proiectarea/reproiectarea sistemului informa tional managerial este o actiune singulara, autonoma? Raspunsul trebuie formulat nuantat: da, in situatia in care sunt solicitate modificari de mai mica anvergura si cu o mai redusa influenta asupra caracteristicilor dimensionale si functionale ale sistemului de management si ale componentelor sale majore (decizionala, organizatorica). De pilda, rationalizarea circuitului informational al unor documente, introducerea de noi proceduri informationale in tratarea unei anumite categorii de informatii, modificarea/rationalizarea continutului unor documente informationale s.a. pot fi considerate demersuri mult simplificate, ce pot fi concepute si derulate de sine statator. 111

nu, atunci cand proiectarea/reproiectarea sistemului in formational managerial este o zon a distincta a proiectarii/reproiectarii manageriale, ale carei consecinte asupra functionalitatii, eficientei si eficacitatii organizatiei si managementului sau sunt deosebit de complexe si profunde. De regula, in aceasta a doua ipostaza se afla (sau ar trebui sa se afle) proiectarea/reproiectarea sistemului informational managerial, demers complex, de natura strategico-tactica, cu un pronuntat caracter inovational si cu multe implicatii directe si indirecte in cadrul organizatiei. Data fiind complexitatea unui astfel de demers, in proiectarea/reproiectarea sistemului informational este implicata o echipa de specialisti care provin: din interiorul organizatiei investigate din punct de vedere al sistemului informational economisti, ingineri, informaticieni etc. din diverse compartimente functionale si operationale, nominalizati de compartimentul de organizare manageriala, responsabil in domeniu; din afara organizatiei, in principal consultanti manageriali, informaticieni si traineri, care lucreaza pe cont propriu sau in cadrul unor firme specializate. In cadrul echipei rolurile sunt bine determinate. De regula, specialistii din cadrul firmei participa intens la culegerea si inregistrarea de date si informatii referitoare la configuratia si functionarea sistemului informational, precum si la analiza si interpretarea acestora. Cei din afara organizatiei pun la dispozitie elemente metodologice de culegere, si analiza a informatiilor, concomitent cu competenta si know-how-ul informational managerial.

8.3.3. Identificarea elementelor informationale ale domeniului investigat

Delimitarea precisa a ariei informationale asigura premisa pentru a declansa investigatiile propriu-zise. Practica majoritatii specialistilor demonstreaza ca inaintea inceperii analizei informationale propriu-zise este recomandabila reunirea principalelor informatii privind respectivului domeniu. Cu toate ca, de regula, majoritatea managerilor si specialistilor au impresia ca ei cunosc aprofundat activitatile implicate, in realitate se manifesta si unele perceperi trunchiate, incomplete si superficiale. In plus, nu rareori unele aspecte mai recente nu sunt suficient cunoscute, iar gradul de sistematizare a informatiilor lasa de dorit. Derularea acestei etape incumba parcurgerea mai multor faze, in realizarea carora este esentiala obtinerea colaborarii principalilor emitatori si beneficiari de informatii. Aceste faze sunt: caracterizarea succinta, de ansamblu, a sistemului informational, relevand principalii s ai parametri in strans a corelatie cu functionalitatea si performantele economice obtinute; intocmirea listei cu documentele informationale utilizate, atat a celor codificate si standardizate, cat si a celor ocazionale; preluarea de machete pentru principalele documente informationale; reprezentarea grafica a circuitului documentelor informationale cu folosinta periodica; in acest scop se pot folosi diagrame ordonate de la stanga l a dreapta sau de sus in jos. Pentru intocmirea lor se folosesc seturi de simboluri cum ar fi cele prezentate in figura nr. 4; descrierea principalelor tipuri de proceduri utilizate, mai ales a celor informatice, in cadrul celor mai importante situatii si fluxuri informationale; cele mai semnificative proceduri informationale formalizate se anexeaza;

112

inventarierea mijloacelor automatizate de tratare a informatiilor, cu precizarea principalilor parametri constructivi, functionali si economici. Parcurgerea cu rigurozitatea necesara a acestei faze asigura intocmirea dosarului informational complet al domeniului analizat, baza indispensabila pentru analiza sa detaliata si profesionista.

8.3.4. Analiza critica a sistemului informational

Complexitatea si multidimensionalitatea sistemului informational impun efectuarea unor analize din multiple puncte de vedere care, in final, sa releve principalele disfunctionalitati informationale si consecintele acestora manageriale, economice si umane atat la nivel de domeniu, cat si de componentele informationale. Concomitent, se recomanda si evidentierea aspectelor de esenta, pozitive, ce se refera atat la construc tia, cat si la functionarea organizatiei. O prima parte a analizei, deosebit de laborioasa, are in vedere continutul, utilitatea si costurile documentelor informationale. Printre cele mai frecvent folosite si cu mare impact pe plan decizional si actional asupra activitatilor societatii comerciale sau regiei se recomanda modalitatile reflectate in tabelele urmatoare. Intrucat asupra func tionalitatii si eficientei sistemului informational un mare impact negativ il au deficientele informationale cronice, o atentie majora se acorda depistarii lor. In acest scop se recomanda utilizarea tabelului nr. 2. Pentru a asigura identificarea celor mai frecvente si pagubitoare deficiente informationale cronice se recomanda consultarea tuturor managerilor implicati, intrucat ace stia sunt cei mai in masura sa le cunoasca, cel putin in ceea ce priveste efectele negative pe care le provoaca. Pentru calitatea sistemului informational atat de ansamblu al organiza tiei, cat si la nivelul componentelor sale, pe activitati si compartimente, o importanta decisiva o are respectarea cerintelor de rationalizare in ceea ce priveste informatiile. Procedura de analiza este in buna masura similara cu precedenta, folosindu-se tabelul urmator: In sfar sit, o ultima parte a analizei, deosebit de importanta, in special in ceea ce priveste modul de interconectare a componentelor domeniului informational analizat si functionalitatea sa, are in vedere principiile de concepere si functionare ale sistemului informational al firmei. In realizarea sa la fel ca la identificarea deficien telor informationale cronice un rol decisiv il au consultarea si obtinerea colaborarii de facto a managerilor de nivel superior si mediu. Examinarea aprofundata a sistemului informational prin prisma elementelor mentionate ofera suportul informational pentru a trece la perfectionarea sa sub aspect constructiv si functional.

8.3.5. Reproiectarea sistemului informational

Inceperea reproiectarii propriu-zise a domeniului informational abordat este precedata de stabilirea de catre echipa care lucreaza, impreuna cu managerii implicati, intre care nu trebuie sa lipseasca conducatorul de nivel superior ce coordoneaza domeniul investigat, a cerintelor informationale, manageriale si economice fata de solutiile preconizate, pornind, fireste, de la obiectivele stabilite in prima etapa. Definirea acestor cerinte are la baza: rezultatele analizei informationale critice a domeniului respectiv; viziunea managerilor si specialistilor privind functionalitatea actuala si viitoare a sistemului informational; 113

strategia si politicile organizatiei. Statuarea exacta, de comun acord, de catre personalul managerial si de specialitate a cerintelor in ceea ce priveste solutiile informationale are un rol esential. Nu de putine ori sunt necesare discutii indelungate, care trebuie sa duca in final la un consens asupra modalitatilor de lucru, utilitatii si consensului sistemului perfectionat. Prima faza in cadrul acestei etape o constituie stabilirea configuratiei de ansamblu a sistemului informational imbunatatit. Concret, se au in vedere aspecte cum ar fi: fundamentarea sistemului pe noi principii si cerinte (de exemplu sistemul de codificare a datelor), concentrarea asupra abaterilor semnificative, felul si marimea bazelor de date si interconectarea lor, principalele module si aplicatii informationale de realizat, echipamentele de tratare electronica a informatiilor ce vor fi achizitionate. Rezultatul acestei faze il reprezinta o succinta prezentare a configuratiei sistemului informational cu precizarea principalelor schimbari preconizate reflectate si intr-o schema de ansamblu. Cea de-a doua faza rezida in proiectarea in detaliu a componentelor informationale la care intervin schimbarile. In esenta, sunt posibile trei categorii de modificari: introducerea de elemente noi (documente, proceduri informationale, echipamente etc.); comasarea sau schimbarea partiala a continutului unor componente informationale; eliminarea unor documente inutile. Aceste schimbari se stabilesc la nivelul fiecarei componente informationale din cadrul domeniului investigat: informatii, documente, circuite, fluxuri, proceduri si mijloace informationale. De retinut ca este esentiala o determinare a tuturor acestor schimbari. Spre exemplu, daca se modifica un document informational, atunci se indica noua macheta, evidentiindu-se schimbarea, costurile etc. Dupa precizarea tuturor schimbarilor, acestea se centralizeaza intr-un tabel sinoptic (vezi tabelul nr. 5), care va servi ca baza pentru a trece la operationalizarea acestora. Etapa de proiectare informationala se termina prin stabilirea eficientei aplicarii masurilor preconizate, atat cuantificabil a, cat si necuantificabila. Eficienta cuantificabila va stabili sintetic, pentru ansamblul perfectionarilor prevazute, economiile de: suporti informationali; de timp, in ore munca si respectiv de personal; de timp, in ore calculator; de salarii si cheltuieli aferente salariilor; echipamente informatice. In continuare pe aceleasi categorii se vor indica resursele necesare. In final, se vor stabili economiile nete sau, dupa caz, resursele necesare suplimentare.1 De subliniat ca, datorita introducerii de noi echipamente de tratare a informatiilor, frecvent resursele necesare sunt superioare economiilor brute, ceea ce au ca urmare costuri suplimentare curente si/sau finalizate in investitii. Aceste cresteri de cheltuieli sunt compensate de amplificarea calitatii parametrilor constructivi si functionali ai sistemului informational. Eficienta necuantificabila, desi aparent invizibila, este deosebit de importanta frecvent mai mult chiar decat cea cuantificabil a pentru func tionalitatea si performantele viitoare ale organizatiei. Aspectele principale care se recomanda sa fie avute in vedere sunt urmatoarele: impactul asupra calitatii fundamentarii deciziilor strategice si tactice, a adoptarii lor in perioada optima si a operativitatii aplicarii lor

114

efectele asupra structurii organizatorice, in special in ceea ce priveste asigurarea de informatii corecte, complete si la timp titularilor posturilor atat manageriale, cat si de executie, exercitarii relatiilor organizatorice (ierarhice, functionale, stat major, cooperare, control) etc. consecintele asupra gamei de metode si tehnici manageriale si indeosebi asupra folosirii lor. O influenta deosebita are sistemul informational asupra calitatii analizelor SWOT, diagnosticarii, eficacitatii sedintelor si delegarii, continutului si operativitatii tabloului de bord, culturii organizationale a firmei si a climatului de munca din cadrul sau. Asteptarile, aspiratiile, gradul de implicare in munca, natura si amploarea situatiilor conflictuale, deschiderea spre nou si schimbare, intensitatea si eficacitatea colaborarii in munca, ritmul si directiile dezvoltarii personalitatii salariatilor etc. sunt toate marcate major de sfera, natura, rapiditatea informatiilor, procedurilor, circuitelor informationale etc. Pentru aceste elemente de esenta, de care depinde competitivitatea firmei si a altora se recomanda identificarea principalelor consecinte ale rationalizarii informatiilor proiectate. Toate aceste elemente elaborate in aceasta etapa se reunesc intr-un proiect care este supus aprobarii managementului participativ al organizatiei sau, dupa caz, intreprinzatorului proprietar. Numai dupa acceptarea sa eventual cu efectuarea de corectur i si imbunatatiri se poate trece la aplicarea solutiilor informationale.

8.3.6. Implementarea perfectionarilor informationale

Date fiind multitudinea si adeseori dificultatea schimbarilor preconizate, se recomanda o pregatire temeinica a introducerii solutiilor informationale proiectate. De aceea implementarea propriu-zisa are la baza un program de pregatire si operationalizare a noilor solutii informationale. In functie de sfera de cuprindere a rationalizarii, acest program poate sa se refere la firma in ansamblul sau, la unele componente ale sale sau la ambele. Doua sunt aspectele majore care este necesar sa fie avute in vedere: asigurarea premiselor tehnico-materiale, umane, informationale, financiare necesare (mijloace de tratare a informatiilor, suporti informationali etc.) pregatirea climatului din cadrul organizatiei in vederea minimizarii rezistentei la schimbari inevitabile din partea personalului si a obtinerii unei implicari cat mai mari a sa. Pentru aceasta se recomanda organizarea de intalniri cu intreg personalul impl icat, incepand cu managerii, prezentand obiectivele urm arite, avantajele ce vor rezulta pentru firma si salariatii sai. De retinut ca acest aspect, adeseori neglijat in favoarea comandarii de echipamente, elaborarii de programe, angajarii unor specialisti, modificarii de situatii informationale, are o implicatie majora asupra performantelor informationale si a efectelor economice obtinute. Ansamblul masurilor de pregatire stabilite, vizand ambele aspecte, se inscriu i ntr-un tabel de forma urmatoare: Dupa operationalizarea masurilor de pregatire a rationalizarii informationale se trece la introducerea efectiva a schimbarilor respective. Important este sa se aplice integral toate schimbarile preconizate, desigur, concomitent cu asigurarea premiselor si conditiilor necesare. Atunci cand se sesizeaz a omiterea unor variabile sau cunoasterea lor insuficienta, se efectueaza retusurile care se impun, avand ins a grija ca acestea sa se armonizeze cu celelalte elemente ale solutiei noi preconizate. Supervizarea continua a procesului de implementare de catre managerul care raspunde de domeniul implicat, efectuand periodic controale si analize asupra operationalizarii perfectionarilor, prezinta o insemnatate deosebita. 115

8.3.7. Evaluarea functionarii sistemului informational

Dupa finalizarea implementarii solutiilor informationale este necesara o evaluare a starii de fapt si a performantelor, atat a celor cuantificabile, cat si necuantificabile. Tinand cont de ceea ce se constat a, se adopta decizii corective pentru eliminarea cauzelor generatoare de abateri negative si integratoare pentru asimilarea factorilor ce provoaca abateri justificate. Tot in aceste faze se aplica recompense si sanctiuni in functie de gradul de implicare, aportul si rezultatele personalului respectiv. De retinut ca elementele metodologice prezentate au in vedere un studiu relativ amplu de reproiectare sau rationalizare informationala din cadrul societatii comerciale sau regiei. In cazul unor situatii mai putin complexe, cu o sfera de cuprindere limitata, unele dintre elementele prezentate in cadrul etapelor pot fi comprimate sau mai rar implicate. Ca regula, insa, se recomanda parcurgerea integrala a filierei metodologice recomandate, consumurile sporite de timp si alte resurse reflectanduse de obicei in plusuri calitative in planul activitatii managerilor si al executantilor. Un element de pondere decisiva asupra eficacitatii rationalizarilor informationale il reprezinta intensitatea si modalitatea de conlucrare dintre echipa de specialisti si manageri, mai ales in cazul implicarii masive a informaticienilor. Exista o dinamica specifica a evolutiei gradului de implicare si responsabilitate a acestora a sa cum rezulta si din figura nr. 5 care, fire ste, se prelungeste si in perioada de exploatare sau utilizare curenta a solutiei informationale perfectionate. Metodologia prezentata este conceputa in viziunea reengineering-ului managerial care se bazeaza pe o abordare holistica. Utilizarea sa reprezinta o necesitate pentru quasitotalitatea firmelor romane sti

8.4 INTEGRAREA SISTEMELOR Integrarea este o activitate ce reuneste oameni, echipamente, programe, dar si practici manageriale. Integrarea aplicatiilor este o abordare strategica de a lega mai multe sisteme informatice, la nivel de informatii si servicii, astfel incat sistemele sunt capabile s a faca interschimb de informatie si sa asigure o functionare a proceselor in timp real . Integrarea aplicatiilor software in cadrul unei intreprinderi sau intre mai multe intreprinderi care colaboreaza este un subiect de mare actualitate. Integrarea aplicatiilor software de intreprindere permite coordonarea si sincronizarea mai multor aplicatii eterogene atat in interiorul (integrarea aplicatiilor la nivel de companie), cat si in afara intreprinderilor (integrarea aplicatiilor Business-toBusiness - B2B). Denumita in limbajul de specialitate EAI (Enterprise Application Integration), integrarea aplicatiilor la nivel de companie reprezinta, de fapt, noul stil de lucru in domeniul software. Intreprinderile au din ce in ce mai putini informaticieni care concep si scriu aplicatii si din ce in ce mai multi care integreaza aplicatii. Entitatea ce trebuie integrata nu mai este un obiect sau o componenta software, ci este o aplicatie software. Prin EAI, sistemele informatice ale intreprinderilor se muleaz a din ce in ce mai bine pe structura procesului de afaceri. In sistemul integrat elementele trebuie sa fie intr-o strans a interdependenta si cu cat se specializeaza mai mult in indeplinirea unor functii, dependenta lor devin tot mai mare. Integrarea poate fi dupa rolul sau, astfel: 116

prin subsisteme ce realizeaza integrarea structurala; prin subsisteme ce realizeaza integrarea functionala. a. Integrarea structurala duce la relatii de vecinatate, dar sunt insuficiente, motiv pentru care trebuie sa colaboreze intre ele. b. Integrarea functionala se realizeaza in trei feluri, anume: substantiala, energetica si informationala. Pe lang a relatiile de coordonare, intre elementele sistemului apar si relatii de subordonare, deci trebuie sa se supuna problemelor integrarii, sistemelor integrate. Complexitatea problemelor legate de infrastructura informatica creste si mai mult in cazul unei intreprinderi virtuale, formata din module (sectii, departamente, birouri etc.) cu functionalitate extrem de diversa si grad de dispersie geografica oricat de mare. Granularitatea modulelor se poate situa pe o scara foarte cuprinzatoare, depinzand in mare m asura atat de specificul domeniului de activitate, cat si de posibilitatile de organizare ale intreprinderii respective. In contextul actual in care informatia este privita ca o resursa strategica a intreprinderii, a crescut foarte mult importanta integrarii sistemelor informatice care sa faciliteze utilizarea in comun a datelor si miscarea lor in cadrul intreprinderii. La nivelul anului 1999 s-a estimat ca peste o treime din bugetul din industria IT a avut ca destinatie proiectarea, realizarea si intretinerea unor solutii de integrare a sistemelor informatice. Dar, cele mai multe dintre aceste solutii au optat pentru varianta de integrare punct la punct, si s-au dovedit a fi mari consumatoare de resurse. Dezvoltarea unei strategii eficiente de integrare a sistemelor informatice la nivelul intreprinderii este una dintre cele mai complexe probleme intampin ate de managerii IT. Complexitatea acestei probleme rezida in principal din faptul ca cele mai multe dintre aplicatii au fost dezvoltate fara a se urmari o arhitectura a sistemelor informatice sau o strategie de dezvoltare a acestora. Inceputul integrarii in domeniul IT poate fi considerat momentul aparitiei circuitului integrat in 1959, care a reunit alte descoperiri cum ar fi: tranzistorii, rezistentele si capacitorii pe un singur chip de silicon. In 1965 Gordon Moore, unul din fondatorii Intel prezicea ca numarul de tranzistori pe un microchip se va dubla la fiecare 18 luni. Aceasta lege inca este surprinzator de adevarata si acum, la peste 40 de ani de la formularea ei. Acesta poate fi motivul pentru care avem nevoie de integrare: pentru a ne descurca in conditiile unei complexitati crescute. Principiile managementului complexitatii sunt: descompunea in parti mai mici si mai usor de manipulat, construirea unei interfete standard pentru ca aceste parti sa comunice si apoi dezvoltarea unei structuri ierarhice unde informatia este din ce in ce mai abstractizata odata ce urcam in ierarhie. Termenul de middleware a aparut la sfar situl anilor 80 pentru a descrie un software de management al retelelor, dar a fost larg folosit incepand cu 1995. M iddleware-ul a evoluat intr-un set de reguli si capabilitati, care facilitau construirea de aplicatii distribuite. Acest termen a fost legat de bazele de date relationale si desemna o integrare bazata pe mesaje. Informatizarea, dezvoltarea economica globala, specifice inceputului de secol XXI au accentuat tendinta de organizare a sistemelor informationale in modele din ce in ce mai complexe. Prin integrare creste precum am aratat complexitatea, dar si calitatea, pentru ca reuniunea sistemelor presupune adaugarea de componente evolutive si emergente. Daca organizarea duce la integrare si integrarea duce la complexitate, aceasta din urma determina la randul ei diversificarea. Din punct de vedere a l diversitatii, integrarea este efectul evolutiei ciclice si progresive a unui mix de tehnologii si este sprijinita de performantele si de expertiza profesionistilor. Integrarea aplicatiilor poate lua mai multe forme, incluzand integrar ea interna a aplicatiilor: integrarea aplicatiilor la nivel de companie sau integrarea externa a aplicatiilor: integrarea aplicatiilor 117

Business-to-Business. Cele doua tipuri de integrari au multe elemente comune. De exemplu, intotdeauna vor exista: o transformare de tehnologie care va face diferenta intre semantica aplicatiilor, tehnologia de ruter prin care se va asigura ca informatia ajunge la destinatia corecta si reguli de procesare pentru a defini comportamentul de integrare. Strategia IT necesita a fi constienta de toti factorii care influenteaza deciziile de integrare a proceselor economice cum ar fi configurarea proceselor economice, frontierele acestora si locul in care schimbarea este cel mai probabil a se produce. In telegerea scopurilor economice, cum ar fi strategiile de fuzionare si de achizitie sau cost si cresterea eficientei, apare ca o cheie fundamentala. Trebuie stabilita o perspectiva comuna interna si externa a nucleului economic, de informatie si de procese, pentru a intelege relatiile si interfetele intre unitatile economice, sau a partenerilor comerciali. Trebuie stabilite problemele proprietatii pentru aplicatii, componente, infrastructura integratoare, interfetele externe etc. Si aceasta poate fi una dintre cele mai dificile sarcini si acesta poate traversa actualele frontiere organizationale si responsabilitatea. Secventierea activitatilor trebuie sa identifice serviciile care trebuie enuntate primele, si care servicii (nu neaparat aceleasi) trebuie utilizate consistent cu restul organizatiei si cand. O tendinta in evolutia integrarii sistemelor este trecerea de la integrarea bazata pe informatie la integrarea bazata pe servicii. Integrarea bazata pe informatii ofera un mecanism ieftin de a integra aplicatii deoarece, in cele mai multe cazuri, nu este nevoie ca aplicatia sa fie modificata. Cu toate ca, acest tip de integrare ofera o solutie functionala pentru multe domenii ale problematicii de integrare a aplicatiilor, integrarea bazata pe servicii ofera mai multa valoare pe termen lung. Sistemele informatice integrate desemneaza sisteme complete, cu procese de afaceri, practici manageriale, interactiuni organizationale, transformari structurale si management al cunostintelor Un sistem de aplicatii integrat trebuie sa reprezinte solutia pentru orice institutie care necesita un sistem informatic modern, indiferent daca acesta automatizeaza procesele interne din cadrul organizatiei, relatiile cu clientii sau pe cele cu furnizorii si partenerii. Adoptarea unor aplicatii disparate pentru diferite activitati ale fluxului de afaceri, poate reprezenta o solutie buna pentru moment, dar care poate genera mari probleme legate de fragmentarea informatiei si dezvoltarea ulterioara a sistemelor, prin incercarea de a integra solutii ulterioare. Producatorii de software care ofera aplicatii ce ruleaza pe multiple surse de date sau care nu acopera toate sectoarele fluxurilor de afaceri, nu furnizeaza pachete de solutii integrate, ci mai degraba colectii separate de aplicatii, bune sa rezolve problemele cerute de sisteme disparate, dar care nu reusesc sa functioneze impreuna. Principala problema a falselor pachete de aplicatii este fragmentarea informatiei, generata de sisteme disparate. Consolidarea informatiilor venite de la un mare numar de surse este laborioasa si costisitoare. O alta mare problema este automatizarea incompleta, care nu acopera toate procesele afacerii, rezultand sisteme discontinue, ce ofer a functiuni analitice doar la nivel departamental, incapabile sa asigure o viziune unitara asupra organizatiei. In aceste conditii, managerul institutiei nu are la dispozitie decat piese dintr-un puzzle, care rareori se imb ina. Pentru a face saltul calitativ de la actiuni punctuale la procese de afacere, organizatiile trebuie sa adopte solutii integrate si colaborative, care sa se adapteze strategiilor de distributie si care sa includa si functionalitati de suport decizional. Un adevarat pachet integrat are aplicatiile proiectate de la inceput pentru a lucra impreuna: acestea partajeaza acelasi model de informatii si informatizeaza procesele de business la nivelul intregii organizatii. Principalele avantaje pe care o suita de aplicatii integrate trebuie sa le ofere beneficiarilor sunt: 118

reducerea costurilor pe termen lung; cresterea eficientei operationale; returnarea rapida a investitiilor in IT; migrarea mai rapida la modele de e-business. Pentru a intelege rolul jucat de un sistem informatic integrat in functionarea unei intreprinderi, este necesar sa se porneasca de la modelul general de organizare a unei afaceri, corespunzator majoritatii intreprinderilor de productie, comert, servicii sau a unora din sectorul financiar-bancar. Conform acestui model, orice intreprindere este constituita din doua zone: a. Zona Back Office Din punct de vedere informatic, aceasta zona se caracterizeaza prin: importanta fundamentala a bazei de date, care poate fi situata centralizat pe un singur server sau poate fi repartizata fizic pe mai multe servere particularitatile aplicatiilor utilizate: o parte importanta dintre acestea reprezinta programe pentru tratarea in bloc a datelor (de exemplu, tratarea in bloc a tuturor tranzac tiilor unei zile de lucru). O alta parte a aplicatiilor realizeaza gestiunea tranzactiilor si au ca scop tratarea simultana a unor cereri din partea unui numar mare de utilizatori. importanta critica a prelucrarilor realizate, de care depinde intreaga activitate a intreprinderii. centralizarea pe un numar redus de servere pe care ruleaza sisteme de operare dedicate. Cea mai apreciata calitate a unui sistem de Back Office o reprezinta coerenta si integritatea datelor. De asemenea, disponibilitatea continua a sistemului si continuitatea serviciilor (chiar si in caz de caderi sau defectiuni) sunt caracteristici esentiale ale oricarei aplicatii Back Office. In cazul intreprinderilor moderne, aplicatiile Back Office garanteaza insasi functionarea intreprinderii, de aceea se impune existenta unui sistem de inalta securitate a datelor, atat la nivel fizic, cat si la nivelul drepturilor de acces. b. Zona Front Office Aplicatiile Front Office sunt acele produse pe care intreprinderea le ofera clientilor astfel incat sa asigure servicii rapide. Principalele cerinte la care trebuie sa raspunda o aplicatie Front Office sunt: gestiunea relatiilor cu clientii (Customer Relationship Management, CRM) cuprin de instrumente de administrare a clientilor (consultarea dosarelor clientilor, culegerea de informatii referitoare la operatiile efectuate de clienti pentru a le trimite spre procesare aplicatiilor Back Office), precum si instrumente de asistare a clientilor (evaluarea in functie de o serie de criterii, asistenta in configurarea cererii si alte forme de asistare interactiva a clientilor). Evaluarea clientilor dupa o serie de criterii (scoring) permite stabilirea gr adului in care un client sau un proiect poate satisface sau nu conditiile prevazute (de exemplu, pentru acordarea unui credit). Aplicatiile de asistenta in configurarea cererii au ca scop propunerea, pe baza catalogului furnizorului si a raspunsurilor la un set de intrebari, variantele de oferta cele mai adecvate la cererile exprimate de client. gestiunea agentilor de vanz ari are ca scop gestiunea agen tilor de vanz ari sub mai multe aspecte: cota din vanz arile totale, performantele, realizarea cifrei de afaceri individuale si colective, obtinerea rezultatelor consolidate etc. gestiunea clientilor face parte din aplica tiile Front Office puse la dispozitia centrelor de asistenta din teritoriu si utilizeaza tehnologii de integrare cu reteaua telefonica. instrumente de asistare a deciziei reprezint a o consecinta a prezentei celorlalte tipuri de aplicatii mentionate la nivelul fiecarei agentii sau centru de vanz ari. Sunt avute in vedere instrumente de cautare si extragere de date, precum si aplicatii SIAD (Sistem Interactiv de Asistare a Deciziei).

119

Gestiunea retelei de agentii este un complement al aplica tiilor Back Office aparut datorita numarului mare de agentii si centre de vanz ari ale intreprinderilor mari, mai ales multinationale. Aceasta retea poate cuprinde sucursale proprii, concesionari sau alti agenti comerciali. In ultima vreme, acestor doua zone ale intreprinderii li s-au mai adaugat altele doua: c. Zona Middle Office Este o zona greu de definit la nivel fizic , care a primit in timp doua acceptiuni diferite: intr-o prima acceptiune, aceasta reprezinta zona de Back Office prezenta in cadrul fiecarei agentii sau centru de vanz ari, zona situata fizic in Fron Office, dar indeplineste functii de Back Office; in a doua acceptiune, aceasta reprezinta componentele intermediare ale intreprinderii, cu rol de interfata intre Front Office si Back Office, pentru gestiunea retelei si transmiterea datelor catre aplicatiile centrale (aflate in Back Office). Din punct de vedere informatic, aplicatiile de tip Middle Office sunt cele care alimenteaza componentele mentionate anterior. In conditiile dezvoltarii unei arhitecturi client-server pe trei nivele (server central, servere agentie si statii de lucru), componentele Middle Office ale sistemelor informatice se pot gasi atat pe serverele de agen tie, cat si pe serverul central. d. Zona Web Office Procesarea tranzactiilor generate de serviciile la distanta s-a realizat multa vreme separat de restul sistemului informatic. In prezent, tehnologia World Wide Web a introdus o nou a dimensiune a intreprinderii, numita generic Web Office, care completeaza Front Office si Back Office si da posibilitatea conectarii la sistemul informatic al intreprinderii din orice punct de pe glob. Prin Web Office se integreaza mai multe tipuri de aplicatii: aplicatii interne ale intreprinderii destinate exclusiv personalului din intreprindere, accesul din afara fiind oprit in general prin aplicatii de tip firewall. Aceste aplicatii pot furniza servicii multiple: coordonarea si gestiunea proiectelor, mesagerie interna, agenda de grup, diverse tipuri de urmarire la distanta a activitatii, videoconferinta, etc. Se folosesc tehnologii Intranet care presupun utilizarea tehnologiilor Internet impreuna cu produse de securitate care sa protejeze domeniul si sa blocheze accesul neautorizat din interior sau din afara. aplicatii accesibile partenerilor destinate partenerilor in sens larg (furnizori, clienti, reseller-i, consultanti etc.) utilizeaza servere Extranet si ofera servicii echivalente cu aplicatiile interne, dar destinate utilizatorilor externi ai intreprinderii. aplicatii accesibile publicului larg asigur a accesul public la serviciile intreprinderii, serverele Internet realizand o extindere a activit atii intreprinderii spre statiile de lucru ale partenerilor prin intermediul cataloagelor on-line cu imagini ale produselor, platilor securizate prin carte de credit sau portofel electronic etc. Nivelul de securitate al componentelor Intranet, Extranet si Intranet este diferit, dar nu trebuie neglijat pentru nici una dintre aceste trei zone. Este de dorit sa se asigure protectia datelor de consultat si sa se identifice in orice moment persoanele care navigheaza. Acest lucru poate fi realizat prin oferta de abonamente pentru accesul la informatii, abonamente care pot fi gratuite sau nu, in functie de serviciile oferite. Problema integrarii sistemelor informatice existente in cadrul unei intreprinderi este greu de formalizat deoarece pleaca de la situatii foarte diferite. In principal, integrarea sistemelor informatice conduce la aparitia a doua mari tipuri de probleme: tehnice si informationale. a. Problemele tehnice sunt datorate eterogenitatii solutiilor hardware si software si diversitatii tehnologiilor utilizate de diversele sisteme informatice din cadrul intreprinderii. Problemele tehnice genereaza o discontinuitate de comunicatie intre sistemele informatice. 120

Pentru rezolvarea acestei probleme, companiile furnizoare de solutii hardware si software au un aport important, acestea fiind direct interesate de succesul integrarii propriilor produse cu produsele altor companii. b. Problemele informationale sunt datorate inconsistentei datelor si duc la aparitia unei discontinuitati semantice si structurale intre sistemele informationale. Inconsistenta datelor este rezultatul modului in care au fost dezvoltate aplicatiile informatice. La realizarea acestor aplicatii s-a ignorat ca ar putea exista alte aplicatii care sa necesite acces la datele create sau intretinute de aplicatia respectiva. Alte cauze ale inconsistentei datelor sunt lipsa unei terminologii standard la nivelul intreprinderii de definire a conceptelor si proceselor de afaceri si faptul ca sistemele care utilizeaza o tehnologii invechite (sistemele mostenite) nu au implementate mecanisme riguroase pentru declararea si constrangerea respect arii regulilor de afaceri. Solutionarea inconsistentei datelor presupune: 1. Identificarea discrepantelor si conflictelor posibile care apar datorita reprezentarii in mod diferit a unor date similare in sisteme diferite, lucru care poate conduce la conflicte. Diferentele pot fi: de nume; de natura si dimensiune; de domeniu sau diferente structurale; 2. Stabilirea de norme pentru solutionarea inconsistentelor prin: utilizarea uneia din valorile inconsistente fara avertizarea utilizatorului; prezentarea tuturor valorilor inconsistente utilizatorului, indicand sursa informa tiilor si lasand la latitudinea utilizatorului solutionarea problemei. utilizarea celei mai recente valori, pe baza unei marci de timp care indica momentul actualizarii informatiei utilizarea informatiei din sistemul cel mai de incredere, pe baza evaluarii gradului de incredere al datelor din diferite aplicatii. utilizarea unei marimi agregate pe baza valorilor inconsistente (medie aritmetica, minim, maxim etc). O alternativa ar fi includerea in logica de acces la datele unei aplicatii de alte aplicatii, respectiv in logica de migrare a datelor dintr-o aplicatie in alta, a mecanismelor de tratare a conflictelor. De exemplu, pot fi utilizate tabele de corespondenta sau formule de conversie, precum si mecanisme de implementare a politicilor de solutionare a inconsistentei datelor .

8.5 IDENTIFICAREA PUNCTELOR CHEIE ALE TEHNOLOGIILOR INFORMATIONALE Punctele cheie ale tehnologiilor informationale reprezinta formulari care stabilesc modul de conectare, distribuire si structurare a informatiilor si desfasurare a tehnologiilor informationale in cadrul firmei. Aceste puncte cheie sunt rezultatul considerarii informatiilor si tehnologiilor ca implicatii ale contextului strategic al firmei. Punctele cheie ale tehnologiilor informationale exprima scopul strategic al tehnologiilor informationale si identifica modurile prin care firma trebuie: sa conduca sau sa urmareasca dezvoltarea tehnologiilor informationale in domeniul sau de activitate (de exemplu, rolul tehnologiilor informationale si nivelul necesar al investitiilor in cazul concurentilor directi); sa efectueze procese electronice de tranzactionare; 121

sa conecteze si sa imparta surse si sisteme de informatii in cadrul diferitelor compartimente ale sale; sa conecteze si sa imparta surse si sisteme de informatii intr-un mediu extins (clienti, furnizori, aliati strategici); sa pastreze arhitectura curenta a tehnologiilor informationale in interiorul sau; sa acceseze, sa utilizeze si sa standardizeze diferitele tipuri de informatii (financiare, despre produse, despre clienti); sa identifice masurile necesare pentru evaluarea cifrei de afaceri cu ajutorul tehnologiilor informationale. De exemplu, atentia firmei asupra relatiilor cu clientii si asupra experientei acestora conduce la o serie de puncte cheie ale tehnologiilor informationale, printre care: informatiile despre clienti trebuie pastrate intr-o forma logica si accesibila atat clien tilor, cat si personalului, in orice moment si in orice loc; unei banci ii este necesara o arhitectura logica pentru hardware, software, comunicatii si informatii, ca baza pentru infrastructura si serviciile cu aceeasi capacitate pentru oricare client; punctele de legatura a clientilor cu firma (reprezentante, servicii telefonice, accesul la calculator) trebuie sa asigure o interfata puternica cu lumea exterioara; reteaua firmei trebuie sa asigure clientilor accesul la o serie de aplicatii esentiale. Sunt identificate puncte cheie pentru fiecare dintre cele cinci aspecte majore ale importantei investitiilor pe termen lung: a) rezultatele dorite din investitiile firmei in tehnologii1e informationale; b) accesarea si utilizarea informatiilor; c) resursele hardware si software; d) capacitatile si serviciile legate de comunicatii; e) arhitectura si standardele tehnologiilor informationale. a) Rezultate asteptate din investitiile in tehnologii informationale in cadrul firmei. Acestea sunt: tehnologiile informationale sunt utilizate pentru reducerea costurilor; tehnologiile informationale sunt privite ca un furnizor de servicii concentrat asupra satisfacerii nevoilor utilizatorilor finali; tehnologiile informationale trebuie sa imbunatateasca nivelul serviciilor furnizate clientilor; serviciile si produsele depind in mod continuu de investitiile in tehnologiile de varf; trebuie urmarita dezvoltarea activitatilor inovatoare si a aplicatiilor de marketing privind tehnologiile de varf. b) Accesarea si utilizarea informatiilor urmareste ca: utilitatea informatiilor trebuie recunoscuta si imediat ce se obtin informatiile, acestea trebuie stocate pentru a nu se pierde; in afaceri, diversele procese si sisteme trebuie sa asigure culegerea si pastrarea informatiilor financiare si comerciale; sa existe un punct de vedere comun al tuturor clientilor firmei; utilizatorii, in activitatea de teren trebuie sa aiba acces la aceleasi date ca si atunci cand sunt la birou; principalii clienti ai serviciilor oferite de catre firma trebuie sa aiba acces la informatii complete privind relatiile firmei cu toti clientii sai. c) Resursele hardware si software vor viza: transferul intre resursele hardware si software, care poate determina schimbari globale in cadrul firmei; tranzactiile curente se realizeaza prin procese electronice: forma tehnologiilor informationale care trebuie sa aduca managerilor si personalului care lucreaza in mod direct cu aceste aplicatii capacitatea de a rezolva rapid orice sarcina complexa; noile sisteme care vor trebui sa creeze baza prin care sa se poata efectua schimbari majore asupra noilor servicii. 122

d) Capacitatile si serviciile legate de comunicatii urmaresc ca: reteaua intregii firme sa permita accesul la aplicatiile esentiale privind furnizarea de servicii clientilor; reteaua firmei sa permita organizarea de videoconferinte; sa fie permis accesul la Internet prin reteaua de comunicatii; comunicarea cu exteriorul, mai ales cu clientii, trebuie sa fie posibila oricand si oriunde, in special privind comertul electronic si prestarea de servicii. e) Arhitectura si standardele tehnologiilor informationale trebuie la randul lor s a vizeze: o anumita forma a tehnologiilor informationale, cupnnzand doar hardware-ul, software-ul si echipamentele de legatura; o standardizare a datelor financiare si comerciale; stabilirea de standarde pentru hardware si software pentru a reduce incompatibilitatile si costurile suplimentare; mentinerea unei liste scurte a produselor si producatorilor pentru fiecare categorie de tehnologie in parte; realizarea unei centralizari a principalilor producatori, pentru minimizarea costurilor, pentru asigurarea unei consistente si pentru organizarea unui control riguros. Numarul punctelor cheie privind tehnologiile informationale variaza in cadrul firmei, depinzand de limitele activitatii desfasurate. Informativ, sa urmarim cateva exemple ale punctelor cheie privind tehnologiile informationale de la firme din diverse domenii industriale: o firma in curs de dezvoltare in domeniul bauturilor productiei de bunuri. Informatiile sumare privind productia, vanz arile, marketingul, distributia si managementul financiar pot fi accesibile managerilor intr-un timp foarte scurt (nu mai mult de 2 ore) si pot fi usor de utilizat in luarea deciziilor; o banca aflata intr-o etapa de expansiune pe piete externe. Procesele legate de tranzactii si interfata vor fi folosite pe teritoriul a mai multe tari, unde banca are deschise filiale; o firma puternic concentrata pe produse inovatoare. Reteaua firmei trebuie sa permita organizarea de videoconferinte; o firma internationala. Informatiile relevante trebuie sa fie prezentate intr-o forma logica, pentru a usura accesul la ele. Aceste informatii vor face posibil un mai bun management al clientilor, furnizorilor, materiilor prime etc., deci un management financiar adecvat. Analiza contextului strategic diferit al acestor mari firme poate conduce la opinii diferite privind infrastructura tehnologiilor informationale si calitatea acestora.

8.6 UTILIZAREA STRATEGICA A TEHNOLOGIILOR INFORMATIONALE Tehnologiile informationale reprezinta elementul comun al dezvoltarii si al competitiei intre toate tipurile de afaceri, de la micii comercianti la marile firme prestatoare de servicii. Multe firme au realizat investitii masive in tehnologiile informationale si au devenit dependente de acestea. In majoritatea cazurilor, asemenea investitii in sisteme informationale exista de ca tiva ani buni. De exemplu, sistemul privind rezervarile de bilete la o firma de linii aeriene are un program de baza ce a fost realizat la mijlocul anilor 60. Pe de alt a parte, in multe cazuri, avantajele ce se pot obtine dintr-o investitie in tehnologii informationale pot avea o durata scurta de viata, acest lucru fiind valabil mai ales pentru produsele de baza ale tehnologiilor informationale. De exemplu, de cele mai multe ori, jocurile pe calculator se mentin in actualitate doar 3-6 luni, din cauza concurentei in domeniu. Totusi, avantajele potentiale ce se pot obtine conduc la diferente enorme pe piata, chiar daca investitiile sunt mari. Tehnologiile informationale influenteaza atat opera tiunile interne din cadrul unei firme, cat si produsele sau serviciile oferite de aceasta. Operatiunile interne pot include procesarea traditionala de 123

date si functiile de comunicare. Produsele si serviciile oferite pot varia de la tehnologii informationale pentru echipamentele de productie pan a la servicii software de baza. De multa vreme, managerii privesc tehnologiile informationale ca pe un instrument contabil, sau ca pe o sursa de date pentru luarea deciziilor. Astazi, accentul se pune mai degraba pe sistemele operationale, prin intermediul c arora se deruleaza efectiv tranzactii economice, decat pe sisteme care se limiteaza la observarea si masurarea rezultatelor acestor tranzactii. Utilizarea tehnologiilor informationale ca metoda de obtinere a unor avantaje competitive se situa pe primul loc in anii 90, iar corelarea sist emelor informationale cu obiectivele firmei ocupa locul al doilea. Sistemele informationale au devenit adevarate instrumente de lupta concurentiala in arsenalul firmei. In al doilea rand, accentul se pune pe sistemele im plementate, in care calculatoarele devin o parte a produselor traditionale. De exemplu, sistemele de aprindere la automobile sunt acum controlate de microcalculatoare. Exista anumite activitati total dependente de sistemele informationale. Liniile aeriene se bazeaza pe tehnologii informationale avansate necesare pentru rezervari, pentru programarea si optimizarea rutelor, pentru facturari, pentru antrenamente de zbor, pentru controlul traficului aerian etc. Bancile, de asemenea, utilizeaza de multa vreme tehnologiile informationale. La inceputul anilor 50, metoda de imprimare a cecurilor cu cerneala magnetica pentru recunoasterea caracterelor a constituit un precursor al functiilor tehnologiei informationale electronice, functii ce includ acum roboti telefonici, transferuri electronice de fonduri, operatii extinse cu carduri de credit, operatii de schimb valutar. Interesul in planificarea strategica a utilizarii tehnologiei informationale continua sa creasca, pe masura ce noile produse si noul mediu de afaceri creeaza noi oportunitati. Organizatii precum American Express sau General Motors au fost impulsionate sa-si stabileasca strategiile, pentru a dezvolta tehnologia informationala, nu numai prin intelegerea dependentei de aceasta, dar si prin recunoasterea amenintarilor concurentei si a oportunitatilor pe care le ofera. Exemple privind aplicarea strategica a tehnologiilor informationale sunt prezentate in continuare: in anul 1977, SRI International si Merrill Lynch au dezvoltat impreuna conceptul de management al lichidit atilor, care presupune folosirea calculatorului si a tehnologiilor comunicationale pentru a asigura noi categorii de servicii pentru investitori si, astfel, au acaparat cea mai mare parte a activitatii de investitii a clientilor lor. Le-au trebuit aproape 7 ani concurentilor acestora pentru a oferi servicii asemanatoare, perioada suficienta pentru ca Merrill Lynch sa devina lider pe piata; Conceptul tehnologiilor informationale privind inter-schimbul de date electronice a imbunatatit considerabil eficienta metodei just in time; de fapt, prin unirea furn izorilor, producatorilor, distribuitorilor si comerciantilor, inter-schimburile de date electronice revolutioneaza procesul distribuirii bunurilor catre consumatori. De exemplu, in anul 1992, Toyota a fost in masura sa distribuie automobile cu accesoriile si culorile preferate de clienti dupa numai cinci zile de la preluarea comenzii, iar apoi alte firme din domeniu au aplicat aceasta metoda; industria producatorilor de confectii s-a orientat spre modele de calculatoare ce ofera sprijin pentru imbunatatirea vitezei cu care se modifica produsele, in conformitate cu schimbarile de stil sau cu preferintele specifice ale comerciantilor; mai mult, acesti producatori se bazeaza pe controlul efectuat de calculatoare asupra aparaturii specifice. Firmele cele mai competitive utilizeaz a pe scara larga sisteme de distribuire a produselor cu ajutorul calculatoarelor - si comunicatiilor -pentru optimizarea vitezei cu care sunt distribuite marfurile pe pietele de desfacere. firmele de cercetare pe baze stiintifice a pietei folosesc in mod curent calculatoare, producatorii din industria chimica si farmaceutica folosesc tehnici de modelare pe calculator a noilor preparate chimice si a medicamentelor. Modelele grafice sunt utilizate de proiectantii avioanelor, automobilelor si navelor, pentru a dezvolta pe calculator noi configuratii si pentru a scurta perioada de testare a caracteristicilor de operare la numai cateva zile, in loc de luni sau ani, cat dura cu modelele fizice ; 124

un lant de fast-food-uri din Statele Unite s-a numarat printre primele firme care au instalat un sistem de comunicatie pentru a creste abilitatea de a-si controla operatiile desfasurate pe o arie extinsa. Aceeasi firma a fost printre primele care au folosit calculatoare bazate pe sisteme expert pentru a stabili turele angajatilor in regim part-time in asa fel incat s a se asigure o acoperire totala a programului de lucru; firma Soup Campbell, cu o puternica activitate de marketing, a folosit sistemele informationale pentru a-si perfectiona analizele de marketing. In loc sa abordeze vanz arile la scara nationala, Campbell a adunat date despre eficienta vanz arilor, pentru fiecare produs in parte, de pe fiecare piata locala. Astfel, a fost in masura sa realizeze modele precise ale dinamicii pietei, avand in vedere aspecte legate de dependenta clientilor de produsele proprii si de cele ale concurentei. De asemenea, poate corela aceste modele cu actiunile promotionale corespunzatoare de pe pietele locale specifice. Aceste sisteme furnizeaza informatii detaliate si la timp despre produsele si actiunile ce contribuie cel mai mult la obtinerea profitului; in anul 1983, in contextul unor probleme economice si al unor sisteme depasite, proiectate pentru productii de volum mare, Jaguar P.L.C. a luat o decizie strategica de a investi intr-un sistem de producere integrat, pentru a sustine un volum redus de productie a masinilor de lux. Sistemul include distribuirea just in time a componentelor de la f urnizori si un sistem inchis ce permitea tuturor operatiilor sale sa retransmita informatiile in cadrul procesului. Jaguar crediteaza acest sistem sprijinind pozitia sa competitiva si succesul sau financiar si imbunatatind calitatea produselor. Sunt tot mai multe exemplele privind vanzarea cu am anuntul a unor produse si servicii. In trecut, doar in cateva tari existau familii in care ambii soti lucrau, iar acum acestea, larg raspandite determina abordari noi, diferite privind piata, consumatorii, comportamentul cumparatorilor care s-a modificat, iar consumatorii sunt mult mai pretentiosi. Toate aceste considerente si evolutii au determinat dezvoltarea modalitatilor de evaluare a preferintelor consumatorilor si de satisfacere imediata a nevoilor familiilor. Comertul electronic, a carui utilizare este in continua crestere, este o metoda tehnologica completa de prezentare a informatiilor si a produselor catre clienti, de inregistrare a preferintelor acestora, de transmitere a informatiilor catre producatori etc. In acelasi timp, are loc distribuirea fizica de bunuri catre consumatori si se inregistreaza informatii detaliate de marketing. Competitia online devine simbolul viitorului.

8.6.1 Ipostaze in utilizarea tehnologiilor informationale

Experienta multor firme multinationale arata ca, din punctul de vedere al utilizarii competitive a tehnologiilor informationale, firmele se afla in una din cele trei ipostaze fundamentale: de adoptare, de adaptare sau de inventie. a) Firmele aflate in ipostaza de adoptare sunt doar utilizatori ai tehnologiilor informationale. Ei sunt simpli cumparatori si nu experimenteaza decat aplica tiile de rutina ale sistemelor achizitionate. De obicei, obiectivul lor este de a supravietui pe termen scurt, sau doar de a-i ajunge pe concurenti. La acest nivel, orice firma isi poate creste avantajele prin aplicatii adecvate ale produselor tehnologiilor informationale, dar majoritatea acestor firme trebuie sa-si creeze un fundament tehnologic de baza. Asemenea firme pot fi intalnite in ramurile stagnan te ale industriei, in economiile aflate in recesiune sau pot fi firme cu resurse de capital insuficiente. Totusi, o organizatie poate sa ajunga intr-o astfel de pozitie doar printr-un management deficitar, care nu recunoaste valoarea competitiva a tehnologiilor informationale. In astfel de cazuri, solutia o poate constitui o constientizare crescuta, din partea managementului a schimbarilor competitive ce pot fi aduse de obtinerea unui avantaj tehnologic. Pentru a achizitiona resurse IT cu costuri minime, o firma poate sa achizitioneze pachete de aplicatii software, sa foloseasca un birou de serviciu sau sa angajeze temporar un personal calificat. Toate alternativele de afaceri pot include fuziunea cu un competitor, vinderea firmei unei firme avansate din punct de vedere tehnologic (sau uneia cu mari resurse financiare), sau achizitionarea unei firme mai mici, dar mai avansata din punct de vedere al tehnologiilor informationale utilizate. 125

b) Firmele aflate in ipostaza de adaptare sunt acelea care au facut deja din tehnologiile informationale un element esential al activitatii lor de planificare. Ele au pregatirea, capacitatea si fondurile necesare pentru a dezvolta proiecte proprii. Aceste firme au relatii apropiate cu producatorii, ceea ce le permite obtinerea unui avantaj in care sincronizarea este decisiva. Firmele aflate in ipostaza de adaptare folosesc, in general, tehnologiile informationale la un nivel apropiat de cel al concurentilor. Desi investesc semnificativ in mentinerea si dezvoltarea aplicatiilor curente, se concentreaza si asupra adaptarii unor tehnologii noi prin expansiune si inovare. Frecvent, aceste firme investesc in cercetarea aplicata pentru inovarea produselor sau proceselor tehnologice. Firmele aflate in aceasta situatie se gasesc pe pietele in expansiune si se confrunta cu o concurenta puternica din partea firmelor cu schimbari dinamice ale produselor si serviciilor. De obicei profitabile, cu o putere financiara competitionala, aceste firme cauta achizitii care sa le aduca noi piete de desfacere. Formal si informal, firmele utilizeaza ultimele tehnologii aparute, adesea pastrand consultantii externi pentru a asigura o parere obiectiva asupra pozitiei lor, sau pentru a introduce noi concepte. Managementul superior in cadrul unor astfel de firme recunoaste valorile competitive ale tehnologiilor informationale si se implica el insusi in procesul de planificare. c) Firmele aflate in ipostaza de inventie sunt creatoare de tehnologii. Asemenea firme cauta oportunitati unice, care presupun indepartarea semnificativa de la practicile curente sau folosirea tehnologiilor informationale de ultima ora. Succesul lor provine din abilitatea de a depasi competitia si de a ca stiga avantaje semnificative sau din capacitatea de a crea noi piete. Firmele isi mentin avantajele prin intermediul cercetarii si dezvoltarii - prin participarea la descoperirea si utilizarea de instrumente, tehnici si produse ale tehnologiilor informationale avansate. Ele nu se tem sa se abata de la practicile curente sau sa urmareasca o transformare fundamentala a produselor sau proceselor tehnologice. Asemenea firme sunt lideri agresivi in ramuri dinamice, care experimenteaza produse volatile. Pe lang a cheltuielile cu cercetarea, strategiile lor includ incurajarea managementului in sensul utilizarii noilor tehnologii, al crearii unor firme secundare care sa se ocupe de produsele si serviciile noi si in sensul asocierii cu liderii in tehnologii pentru dezvoltarea noilor produse. Aceste firme se intalnesc in sectoare diverse ale i ndustriei tehnologiilor informationale (producatorii de calculatoare, de software etc.). Totusi, a fi inventiv sau inovator nu este suficient. Este necesara abilitatea de a interpreta cerintele pietei si de a aduce produsele si/sau serviciile pe piata in timp util si la costuri competitive. O firma individuala se poate incadra in oricare dintre cele trei ipostaze, de adoptare, de adaptare si de inventie, in acord cu liniile de produse si corespunzator aplicatiilor tehnologiei informationale in aceste domenii. Obiectivul este de a efectua aplicatiile conform cu nevoile firmei, cautand s a dezvolte resursele, pentru a obtine avantaje competitive.

8.6.2 Etapele dezvoltarii tehnologiilor informationale

Firmele isi pot maximiza beneficiile obtinute din tehnologiile informationale parcurgand dou a etape de dezvoltare a tehnologiilor, dupa cum urmeaza: 1. Etapa de evaluare consta in: a) evaluarea pozitiei adoptata si a metodei folosite de concurenti; b) evaluarea pozitiei firmei privind tehnologiile informationale curente; c) intelegerea modurilor in care tehnologiile informationale pot fa aplicate la realizarea sau imbunatatirea strategiei de afaceri a firmei; d) estimarea factorilor de mediu ce reflecta schimbarile in structura industriei, preferintele consumatorilor, dezvoltarea utilizarea tehnologiilor si conditiile economice globale. 2. Etapa planificarii/dezvoltarii/implementarii presupune: a) identificarea principalelor pericole si oportunitati. 126

b) dezvoltarea unei strategii privind tehnologiile informational pentru a obtine avantaje competitionale; c) dezvoltarea unei infrastructuri de implementare; d) elaborarea detaliilor planificarii si implementarii; e) Instalarea de aplicatii strategice sau introducerea produselor p piata; f) evaluarea rezultatelor obtinute din investitiile in domeniu. Pentru o utilizare cu succes a tehnologiilor informationale in vedere obtinerii de avantaje competitive, firma trebuie sa repete aceste doua etape in mod continuu. Majoritatea firmelor experimenteaza unul sau mai multi pasi enumerati anterior, dar cu diferente considerabile in modul de aplicare. Evaluarea obiectiva a pozitiei firmei vis-a-vis de concurenta, a abilitatii sale de a utiliza tehnologiile informationale reprezinta chei pentru a face fata pericolelor ce pot aparea din partea concurentilor. Fiecare pas al etapelor de dezvoltare a tehnologiilor informationale asigura o capacitate vitala de a lua deciziile de management si o utilizare perfectionata a tehnologiilor. O strategie de succes privind tehnologiile este integrata in strategia globala de afaceri a firmei. Investirea eficienta resurselor firmei este necesara pentru obtinerea unei pozitii mai avantajoase. Dupa cum se va arata in continuare, investitorii trebuie, de asemenea, sa fie pregatiti sa-si defineasca beneficiile asteptate din investiti si sa se asigure ca acestea vor fi intr-adevar obtinute.

8.6.3 Utilizarea etapelor de dezvoltare IT pentru obtinerea avantajelor competitive

Indiferent daca managerii de la nivelele ierarhice superioare inteleg sau nu tehnologiile informationale, ei pot sa inteleaga, in general, aspectele economice ale domeniului lor de activitate si eventualele pericole din partea concurentei. Din acest motiv, o analiza a acestor pericole este o buna cale de a atrage atentia conducerii asupra rezultatelor si nevoilor. 1 Pasii etapei de evaluare Pentru a obtine avantaje pe piata prin alicarea tehnologiilor informationale, trebuie parcursi urmatorii pasi care concura la realizarea strategiei de dezvoltare si implementare a tehnologiilor: a) evaluarea pozitiei si a metodei utilizate de concurenti; b) evaluarea pozitiei curente a firmei fata de tehnologiile informationale; c) intelegerea modului de aplicare a tehnologiilor informationale; d) evaluarea factorilor de influenta. a) Evaluarea pozitiei si a metodei utilizate de concurenti. Amenintarile concurentei asupra produselor si serviciilor firmei, corelate cu tehnologiile informationale, pot proveni din cateva surse primare si secundare. Mai intai este necesar a intelegerea domeniului in care firma isi desfasoara activitatea si a mediului competitiv al acestui domeniu. Astfel, sunt necesare: identificarea si descrierea punctelor slabe sau tari ale produselor sau serviciilor principalilor concurenti; identificarea si caracterizarea aplicatiilor majore ale tehnologiilor informationale; identificarea puterii tehnice si financiare si a abilitatii principalilor concurenti de a investi in tehnologii informationale. Aceste informatii trebuie actualizate cel putin o data pe an si aduse la cunostinta conducerii, pentru a asigura acesteia suportul necesar procesului de luare a deciziilor. Este posibil sa se afle despre utilizarea tehnologiilor informationale de catre concurenti prin observari externe. Pot fi adunate suficiente date publice despre pozitia concurentilor, astfel incat s a nu fie nevoie de un spionaj in acest sens. Articolele de specialitate din domeniul comercial descriu utilizarea inovativa a tehnologiilor informationale de catre anumite firme. Clientii, producatorii si distribuitorii afla rapid despre noile aplicatii, iar studierea acestora poate dezvalui modul in care sunt utilizate noile tehnologii. Produsele sau serviciile noi pot fi analizate pentru a se identifica eventualele 127

tehnologii nou introduse, sau pentru a detecta utilizari noi ale tehnologiilor deja existente. Noii angajati pot fi chestionati la angajarea intr-o firma. Pe scurt, analiza acestor surse poate asigura o intelegere solida a modurilor in care concurenta utilizeaza tehnologiile informationale. b) Evaluarea pozitiei curente a firmei fata de tehnologiile informationale. Evaluarea pozitiei fata de tehnologiile informationale necesita un punct de vedere obiectiv privind utilizarea de catre firma a acestor tehnologii si capacitatea firmei de a devansa competitia. Evaluarea trebuie sa depaseasca eventualele atitudini defensive ale departamentelor din cadrul firmei, responsabile de dezvoltarea aplicatiilor din domeniul tehnologiei informationale. Din acest motiv, evaluarea ar trebui sa fie responsabilitatea fie a unui grup independent din cadrul firmei, fie a unui consultant cu o buna pregatire in domeniu. Mai intai, evaluatorii trebuie s a schematizeze proiectul de implementare a tehnologiilor sau produselor informationale, care vor fi folosite, evidentiind problemele care pot afecta capacitatea aplicatiei de a-si indeplini obiectivele. Acest proiect de implementare a tehnologiilor trebuie sa includa functiile aplicatiei, performantele sale in satisfacerea nevoilor existente sau potentiale, nivelul tehnologiei, varsta aplica tiei software si mentenanta si flexibilitatea acesteia, hardware-ul calculatoarelor, telecomunicatiile, personalul si alte resurse utilizate in cadrul acestei aplicatii. Apoi, evaluatorii trebuie sa determine aptitudinile si experienta programatorilor si metodele si instrumentele folosite pentru proiectarea si implementarea aplicatiilor. Trebuie evaluate cunostintele personalului privind functiile fiecarei aplicatii, precum si instrumentele tehnologiilor informationale. Evaluatorii trebuie sa fie la curent cu proiectele de dezvoltare, pentru a putea determina aptitudinile programatorilor de a realiza proiecte de management si capacitatea acestora de a intelege nevoile utilizatorilor. In final, evaluatorii trebuie sa creeze o imagine a pozitiei firmei fata de tehnologiile informationale si sa realizeze o comparatie estimativa a acestei pozitii fata de cea a concurentilor. c) Intelegerea modului de aplicare a tehnologiilor informationale. Acest pas necesita cunoasterea activitatilor desfasurate de firma, a produselor, serviciilor, a specificului de activitate etc. La fel de importanta este si obtinerea unei perspective clare asupra produselor si serviciilor firmei si asupra evolutiilor majore de pe piata. Principalele sarcini sunt: analiza tehnologiilor informationale existente care pot fi utilizate pentru obtinerea unui avantaj competitiv in prezent; analiza unor modificari anticipate in tehnologiile informationale sau a unor noi dezvoltari ale acestora, care pot fi utilizate pentru obtinerea de avantaje competitive peste trei sau cinci ani; identificarea potentialelor aplicatii ale tehnologiilor curente sau viitoare si modul in care aceste aplicatii pot afecta concurenta; identificarea potentialelor schimbari in aplicatiile curente, generate de cererea de pe piata sau de dezvoltarea tehnologiilor. Pentru firmele ce nu sunt implicate in afaceri cu calculatoare sau telecomunicatii, aceste sarcini necesita asistenta unor analisti si ingineri specializati in sisteme informationale, care sunt capabili sa conceapa noi utilizari pentru tehnologiile informationale. Firmele implicate in activitati privind tehnologiile informationale vor avea nevoie de serviciile unor cercetatori stiintifici si specialisti de marketing. d) Evaluarea factorilor de influenta. Mediul de operare prezinta o serie de pericole si oportunitati. Elementele principale de analizat aici sunt: tehnologia, structura domeniului si factorii externi economici si politici. Estimarea schimbarilor de tehnologie se va face atat pe termen scurt , cat si pe termen lung. Managementul are nevoie de aceasta capacitate pentru a evalua alternativele de investitii. De aceea, sedintele informative trebuie sa aiba loc periodic pentru a se putea lua rapid decizii cand apar op tiuni noi. Eventualele utilizari de tehnologii informationale pot fi estimate pentru trei-cinci ani, perioada suficienta pentru a dezvolta aplicatiile. Producatorii si vanz atorii de calculatoare si telecomunicatii au nevoie chiar de mai multi ani pentru a face estimari, datorita faptului ca ciclul de productie in aceste domenii se intinde pe o perioada mult mai lunga. Schimbarile in structura industriei pot fi analizate conform modelului lui Michael E. Porter din anul 1985, care examineaza modificarile in randul 128

cumparatorilor, furnizorilor, producatorilor, produselor substituente si noile aparitii pentru a evalua impactul lor asupra lantului valoric si asupra caracteristicilor produselor si serviciilor. Alte elemente importante pentru urmarirea mediului extern sunt climatul legislativ si politic, efectele economiei globale asupra balantei comerciale, asupra investitiilor etc. Asemenea factori extern pot influenta abilitatea organizatiilor de a finaliza planurile de investitii sau necesitatea de a investi intr-un mediu concurential in schimbare. 2 Pasii etapei de planificare/dezvoltare/implementare Aceasta etapa de planificare/dezvoltare/implementare presupune parcurgerea urmatorilor pasi: a) identificarea principalelor pericole si oportunitati; b) dezvoltarea unei strategii privind tehnologiile informationale; c) dezvoltarea unei infrastructuri de implementare a proiectelor; d) elaborarea unei planificari si implementari detaliate; e) testarea pietei; f) evaluarea rezultatelor obtinute din investitii; g) reluarea periodica acestor pasi de la a) la g). a) Identificarea principalelor pericole si oportunitati. Acest pas consta in sintetizarea rezultatelor din etapa de evaluare. Utilizand acest e rezultate, firma poate identifica domeniile in care folosirea imbunatatita a tehnologiilor informationale conduce la cele mai bune rezultate. Aceasta investigatie trebuie corelata direct cu obiectivele activitatii desfasurate, iar daca firma are mai mult decat un domeniu de activitate, informa tiile trebuie separate si trebuie efectuata o analiza pentru fiecare domeniu principal de activitate. b) Dezvoltarea unei strategii privind tehnologiile informationale. Cunoasterea pericolelor si oportunitatilor trebuie folosita, in primul rand, la identificarea acelor domenii c are necesita o atentie sporita. Trebuie descrise modalitatile prin care competitorii folosesc la maxim tehnologiile informationale in aceste domenii si, de asemenea, trebuie detaliata abilitatea firmei de a face fata concurentei. Amenintarile importante din partea altor surse trebuie tratate intr-o maniera similara. Apoi, trebuie identificate si analizate noile utilizari ale tehnologiilor informationale avansate, pentru produse si servicii. Fiecare tip de firma, sau linie productie - aflate in postura de adaptare, de adoptare sau de inventator necesita niveluri diferite de analiza. In sfar sit, trebuie identificate noile oportunitati si eventualele cai de diversificare. Aceste optiuni trebuie evaluate din punctul de vedere al strategiei intregii firme. Pericolele ar trebui estimate in functie de probabilitatea lor de producere si de impactul potential asupra situatiei financiare a firmei sau asupra pozitiei acesteia pe piata. De asemenea, ar trebui estimate si comparate costurile si beneficiile probabile aferente fiecarui pericol, oportunitatile care trebuie evaluate avand in vedere profitul esti mat, investitiile ce trebuie realizate si impactul asupra produselor existente. In cele din urma, trebuie identificate imbunatatirile infrastructurii necesare pentru a inlatura pericolele sau pentru a profita de oportunitati aparute. Managementul firmei trebuie sa revizuiasca rezultatele investigatiilor, sa stabileasca prioritatile si sa aloce fonduri pentru tehno1ogii informationale mai avansate si pentru dezvoltarea de aplicatii intr-un context economic marcat de constrangeri si perspective. Pe baza prioritatilor si a nivelului fondurilor stabilite initial, poate fi creat un plan care imbunatateasca infrastructura tehnologiilor informationale, sau care dezvolte tehnologii specifice produselor sau serviciilor. Aceasta imbunatatire sau dezvoltare poate fi facuta prin achizitionarea de hardware si instrumente software, sau prin dezvoltare interna. Urmeaza stabilirea unei liste finale a elementelor necesare pentru dezvoltarea si implementarea tehnologiei informationale. Anumite elemente necesita cercetare, dezvoltare initiala, sau chiar o analiza inainte ca implementarea finala sa fie aprobata; altele pot fi supuse direct implementarii. Ca pas final al acestui proces, trebuie specificat criteriul de masurare a performantelor. Exemple in acest sens sunt indicatorii specifici cantitativi sau calitativi privind economiile, profiturile, cash flow-ul, cota de piata, intrarile pe piata, securitatea impotriva pericolelor din partea concurentei. 129

c) Dezvoltarea unei infrastructuri de implementare a proiectelor. Un plan general de implementare trebuie sa determine atingerea obiectivelor firmei in domeniul tehnologiilor informationale. Trebuie specificate obiectivele, strategia, interpretarile. rezultatele asteptate, punctele critice, resursele necesare. In asemenea cazuri, este necesara modificarea sistemelor informatice de dezvoltare a infrastructurii, pentru acomodarea noilor tehnologii si pentru obtinerea rezultatelor dorite. Decizia de implementare a proiectelor care vor conduce firma sau unele departamente ale acesteia la niveluri tehnologice mai inalte trebuie sa vizeze: resursele de personal si aptitudinile acestuia; software-ul disponibil pentru suportul aplicatiilor; calculatoarele si mijloacele de telecomunicatii; metodele si instrumentele de dezvoltare a aplicatiilor; metodele si instrumentele de planificare a controlului; resursele managementului proiectat; structura organizatorica necesara pentru a sustine imbunatatirile; implicarea resurselor non-tehnice. In timp ce multe firme trec prin toate etapele fundamentale ale planificarii, cateva incearc a sa aplice o anumita strategie, sau sa coreleze tehnologia de investitii cu rezultatele obtinute. Totusi, cateva firme importante aplic a si unele dintre conceptele prezentate. Investitiile in tehnologii informationale cuprind urmatoarele categorii: de baza, tactice si strategice. Firma conteaza pe programele sale strategice multianuale pentru a obtine profituri insemnate din investitiile in tehnologii informationale. Prin cresterea abilitatilor sale de a utiliza tehnologiile informationale firma acopera o multitudine de obiective. d) Elaborarea unei planificari si implementari detaliate. Dupa alocarea fondurilor se poate trece la imbunatatirea infrastructurii tehnologiilor informationale si la planificarea detaliata a aplicatiilor. Acest lucru necesita multi ani de eforturi, pentru a se ajunge la rezultatele dorite. Adesea, departamentele din cadrul unei firme au interese si functii diferite in procesul de implementare. Eforturile de dezvoltare in cadrul unei firme extinse pot fi impartite intre cateva departamente de baza, fiecare cu misiuni si obiective diferite, iar efortul total poate avea si anumite deficiente, din mai multe puncte de vedere. e) Testarea pietei poate fi in atentia conducerii firmei daca se doreste dezvoltarea produselor. Daca aplicatia este interna, o operatie pilot este adesea folosita pentru a determina daca aplicatia satisface nevoile utilizatorilor, inainte ca implementarea s a fie permisa, in caz contrar se mentine legatura cu furnizorul de tehnologie informationala o perioada indelungata de timp. f) Evaluarea rezultatelor obtinute din investitii. Daca dezvoltarea a rezultat dintr-o aplicatie interna a sistemului informational, migrarea catre noile aplicatii poate dura cateva luni. Problemele neidentificate sau necorectate in cadrul procesului de testare vor aparea de aceasta data. Evaluarea rezultatelor obtinute ca urmare a acestei aplicatii nu este posibila decat dup a trei sau poate sase luni. Daca s-a realizat si o modificare a profilului activitatii, este necesara o perioada si mai mare de timp. Daca dezvoltarea a avut ca rezultat un serviciu sau produs nou sau imbunatatit, testul de piata poate precede aparitia pe piata a produsului sau serviciului respectiv. O estimare initiala a succesului sau a esecului produsului sau serviciului nou poate determina schimbari in structura bunului sau serviciului sau chiar retragerea acestuia de pe piata. O evaluare finala nu este posibila decat dup a cateva luni de la lansarea pe pia ta. Firmele trebuie sa actualizeze permanent estimarile asupra rezultatelor obtinute ca urmare a investitiilor in tehnologii, astfel ca informatiile sa fie folosite pentru imbunatatirea metodologiei de planificare. Criteriul succesului trebuie identificat in momentul in care proiectul este aprobat si trebuie aplicat utilizand una dintre numeroasele metodologii existente pentru evaluarea beneficiilor ob tinute prin implementarea tehnologiei. g) Reluarea periodica a acestor pasi sau cicluri este necesara pentru a pastra o pozitie competitiva. Rezultatele investigatiilor si fazelor planificarii descrise anterior reprezinta un plan strategic pentru utilizarea competitiva a tehnologiilor informationale la un moment dat. 130

Este la fel de important ca estimarile competitive sa fie continuate si imbunatatite. Evenimentele externe pot necesita schimbari in tactica sau in produse, ceea ce reprezinta un alt element de importanta pentru firma.

8.7 TENDINTE ALE SISTEMELOR INFORMATIONALE Una dintre problemele cele mai atent studiate este tendinta de a reflecta sistemul informational printr-o analiza din interiorul acestuia. Astfel, se evidentiaza doar ceea ce exista, in loc sa se evidentieze si influentele externe care schimba atat managementul firmei cat si pe cel al sistemului informational. O parte din acesti factori externi pot avea influente importante. Structurile firmelor se schimba, pe masura ce firmele isi reindreapta atentia asupra activitatilor de baza. Multe firme in care, in trecut, integrarea se facea pe verticala, astazi incearca sa scape de partile care nu sunt suficient de valoroase si achizitioneaza in schimb componente de productie. Astfel de firme se numesc firme modulare si se caracterizeaza prin investitii minime in aparatura si dispozitive, prin cumpararea si asamblarea componentelor in asa fel incat resursele s a se concentreze asupra proiectarii produselor, asupra cercetarii-dezvoltarii si asupra marketingului. In categoria acestor firme intra atat noile firme care s-au format pe baza acestor principii, cat si vechile firme care s-au restructurat. Firmele din toate domeniile maresc gradul de utilizare a furnizorilor externi de componente de productie. Alt nume dat acestei abordari economice este cel de firm a virtuala. Compania virtual a este descrisa ca o firma care-si extinde influenta ascendent prin furnizori si descendent prin canale de distributie pan a la utilizatorul final sau pan a la consumator. Astfel, pe masura ce consumatorii si furnizorii devin participanti importanti in luarea deciziilor privind serviciile si produsele oferite de firma, angajatii devin indispensabili in mecanismul functionarii firmei, firmele traditionale devenind invechite. Avand in vedere rapiditatea ritmului de dezvoltare a serviciilor si a produselor, chiar si o meserie poate deveni adesea meserie virtual a. Atributele unei firme virtuale sunt: cea mai avantajoasa dintre toate, din punct de vedere al competitiei si al achizitiei; legaturi electronice stranse cu partenerii de afaceri ( furnizori, distribuitori etc.); parteneriate oportune, aliante in schimbare; interdependente cu colaboratorii si partenerii, ceea ce presupune existenta unor relatii bazate pe incredere; cooperarea cu furnizorii, clientii si chiar cu concurentii de peste granita. Aceste noi abordari ale arhitecturii afacerii apar din nevoia de a vedea firma si unitatile de afaceri ca pe niste intreprinderi extinse care includ atat furnizor ii, cat si clientii ca parte a activitatii firmei. Metoda de management Just In Time (JIT) presupune ca furnizorii sa aiba acces direct la informatii privind nivelul stocurilor, pentru a putea programa livrarile. Furnizorii supermaketurilor si ai magazinelor de vanzare cu am anuntul au acces direct la informatii privind nivelul stocurilor si al vanz arilor realizate de clientii lor, pentru a putea contribui, prin furnizarea la timp a materialelor, la buna desfasurare a procesului de vanzare. Intreprinderile extinse sunt o realitate incepand c u anii 90. Incepand cu aceast a perioada, s-a intrat intr-o era a colaborarii, care se reflecta in activitatile desfasurate si in sistemele informationale utilizate. De asemenea, ne confruntam si cu schimbari majore ale modului in care oamenii lucreaza si traiesc folosind calculatoarele si comunicatiile. Aceasta era a fost numita si era computerelor omniprezente . Computere omniprezente inseamna mai mult decat a steptarile ca sistemele de calcul sa sustina toate functiunile economice si ca toate computerele portabile si comunicatiile sa sustina aplicatiile economice, sociale si recreative. Inseamna ca o societate, in care cunostintele in domeniul 131

calculatoarelor sunt din ce in ce mai extinse, se poate astepta de la computere sa execute comenzile cerute in modul dorit de aceasta. De asemenea, inseamna ca utilizatorii vor dori sa creeze sau sa 1 proceseze propriile aplicatii, deseori utilizand obiecte realizate de specialistii in domeniul tehnologiei informationale. Reactii fata de factorii care contureaza noul model. Reactiile la elementele deja descrise au condus la conturarea unui nou model de sistem informational, care cuprinde urmatoarele elemente: a) schimbarea apartenentei aplicatiilor; b) aparitia serviciilor publice de informatii; c) cresterea surselor externe de informatii; d) o noua dezvoltare a serviciilor; e) schimbarea responsabilitatilor pentru planificarea si controlul sistemului informational. a) Schimbarea apartenentei aplicatiilor. In trecut. cand aplica tiile integrate au fost realizate pentru a cuprinde intreaga firma cu o singura unitate de sistem. apartenenta era incerta. Aplicatiile aveau atat de mul ti proprietari (organizatii separate in cadrul aceleiasi firme),. incat nici o entitate nu putea sa-si declare proprietatea. Ca rezultat, apartenenta si responsabilitatea care deriva din aceasta a devenit atat de difuz a, incat func tionarea sistemului informational, in special intretinerea acestuia. a fost de multe ori lasata in grija utilizatorilor. Rezultatul s-a concretizat intr-un raspuns slab la necesitatile individuale ale utilizatorilor si. in acelasi timp. in crearea unui sistem care nu era bine optimizat pentru a raspunde tuturor cerintelor utilizatorilor din diferite unitati de afaceri. Din tehnici precum managementul calitatii si managementul securitatii informatiilor s-a tras concluzia ca responsabilitatea nu poate fi alocata fara autoritatea data de proprietate. De asemenea, din reproiectarea proceselor de productie, s-a observat ca toate firmele trebuie sa abandoneze modelul vechii structuri ierarhice a organizatiei si sa adopte modelul organizarii pe produs, care optimizeaza procesele de productie. Ceea ce trebuie inteles, este faptul ca strategia sistemului informational trebuie sa urmeze aceeasi linie cu strategia firmei. Este din ce in ce mai clar ca, pentru a fi cu adevarat eficienta. strategia sistemului informational trebuie sa se potriveasca cu strategia unitatilor de afaceri. Totusi, nu este suficienta doar aceasta potrivire. Administratorii sistemului informa tional trebuie sa devina parte integranta a echipei manageriale, astfel incat avantajul comp etitiv al eventualelor aplicatii ale tehnologiei informationale sa poata influenta strategia unitatii de afaceri. b) Aparitia serviciilor publice de informatii. Unele resurse sau aplicatii depasesc unitatile de afaceri sau procesele de productie. In cazul catorva dintre aceste aplica tii, cum ar fi posta electronica, accesul la reteaua interna, administrarea retelelor cu arie larga de raspandire si alte astfel de facilitati, care pot fi clasificate ca utilit ati in acela si sens in care telefonul este o utilitate, apartenenta trebuie sa se regaseasca intr-o entitate comuna. Aceasta entitate poate fi reprezentata de sisteme informa tionale comune sau telecomunica tii comune. Mai multe firme au adoptat conceptul de servicii d e calcul, conform c aruia un echipament de calcul satisface diversele nevoi de informatizare ale departamentelor unei firme in plus fata de aplicatiile comune prezentate anterior. Departamentele folosesc, de asemenea, serviciile informationale pentru a rula aplicatii pentru care nu au suficienta capacitate locala. c) Cresterea surselor externe de informatii. Sursele externe de informatii pot fi definite ca incluzand consultan ta, dezvoltare de aplicatii, intretinerea si actualizarea aplicatiilor, operatiuni computerizate, transfer al datelor in retea si administrarea retelelor de comunicatii prin voce (voice communication network) etc. In majoritatea tarilor europene, dificultatea reducerii personalului (datorata legilor de protectie sociala), in conditiile in care cererea scade, incurajeaza utilizarea substantiala a consilierilor si a specialistilor in dezvoltarea/implernentarea de sisteme cu contract de colaborare. In multe alte tari, lipsa acuta de personal specializat si foarte bine pregatit, combinata cu

Obiectele reprezinta unitati discrete ale sistemelor informationale care contin proceduri si date si care pot fi refolosite in mai multe aplicatii.

132

variatia cerintelor de dezvoltare ale sistemelor de prelucrare, stimuleaza, de asemenea, utilizarea consilierilor. Utilizarea surselor externe de informatii determina o tendinta de crestere a utilizarii serviciilor comune. Serviciile comune si utilizarea serviciilor specializate este atractiva pentru ca: se ofera posibilitatea de a furniza servicii cu costuri substantial mai mici decat dac a ar fi utilizate resurse interne; costul dezvoltarii independente a productivitatii este mare pentru o singura firma; fie serviciile sunt in domenii necompetitive, fie diminuarea costurilor depaseste avantajele competitive ale operatiunilor realizate in cadrul firmei; distributia extinsa a accesului la informatii este necesara pentru succesul activitatii participantilor si este dificil sau imposibil de realizat de unul singur. d) O noua dezvoltare a serviciilor . Rezultatul tendintei de crestere a utilizarii serviciilor comune consta in faptul ca din ce in ce mai multe firme sau unitati de afaceri vor cauta sa opereze cu un numar redus de personal angajat cu carte de munca pentru dezvoltarea sistemelor si ca adesea se poate intampla ca acestea s a nu dispuna de mainframe-uri sau de aplicatii proprii. e) Schimbarea responsabilitatilor pentru planificarea si controlul sistemului informational. Administratorii retelelor informationale din marile firme sunt obisnuiti sa coordoneze planificarea tactica si strategica a sistemului informational, realizarea bugetului de venituri si cheltuieli si controlul utilizarii tehnologiei, al dezvoltarii aplicatiilor si al nivelului resurselor disponibile utilizatorilor. Odata cu descentralizarea unitatilor de afaceri, a fost adoptat acelasi model de conducere, insa la nivelul unitatii de afaceri. Totusi, acest model reflecta fie o mentalitate de mainframe, fie tendin ta sistemului informational de a copia modelul de organizare al firmei parinte. Pe masura ce aceste modele de organizare se schimba, sistemul informational trebuie sa le urmeze. Atata timp cat sistemul informa tional este vazut de manageri doar ca un cost de afaceri, va exista tendinta de a dezvolta birocratie a sistemului informational, accentul punandu-se pe planificarea detaliata si pe alocarea de resurse, pe acoperirea costurilor de la utilizatori si pe detalierea justificarilor pentru modificarea aplicatiilor, sau pentru schimbarea acestora. Un astfel de control nu va determina cresterea valorii sistemului informational si nici nu va justifica realizarea unui sistem informational mai performant. Controlul total al costurilor sistemelor informationale ramane in continuare o preocupare, ins a, daca nu pot fi corelate costurile sistemelor informationale cu profitabilitatea, simplul control al costurilor nu este semnificativ. De fapt. un control strict al costurilor poate fi un factor negativ pentru succesul afacerii. Cand costurile sistemelor inform ationale devin parti controlabile direct la nivelul fiecarei unitati de afaceri, ele vor varia proportional cu veniturile, daca dispunerea strategica a sistemului informational variaza in functie de necesitati. Planificarea si controlul resurselor informationale trebuie realizate de persoane care sunt direct responsabile de profitabilitatea utilizarii lor.

8.8 TENDINTE IN ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL Ca urmare a descentralizarii firmelor si a dezvoltarii unitatilor de productie, organizarea si coordonarea sistemului informational trebuie la randul lor schimbate. Pentru aceas ta trebuie regandite: a) dezvoltarea sistemelor; b) operatiunile computerizate; c) managementul informational; d) suportul informational; e) suportul tehnic; f) comunicatiile; g) securitatea informatiilor; 133

h) i)

standardele si planificarea strategica. Mai mult, managementul sistemului informational va trebui sa aiba in vedere necesitati ignorate timp indelungat, sau necesitati care vor aparea prin implementarea noului model de management al sistemului informational. Aceste schimbari privesc managementul tehnologic, managementul informational, managementul calitatii. a) Dezvoltarea sistemelor. Se preconizeaza ca dezvoltarea viitoare a sistemelor va fi descentralizata si transferata in sarcina unitatilor de afaceri. Aproape fiecare optiune organizationala, cum ar fi analiza si programarea centralizata, analiza descentralizata si programarea centralizata, analiza si programarea descentralizata etc., a fost incercata la un moment dat de o firma sau alta, fiecare dintre aceste optiuni avand avantaje si dezavantaje care au fost explorate in literatura. Avantajul cel mai important ai dezvoltarii descentralizate a sistemelor este, fara indoiala, atasamentul acestor unitati fata de organizatia mama. Analistii si programatorii se familiarizeaza cu personalul, problemele si cerintele utilizatorilor. Dezavantajele cele mai importante constau in dificultatea introducerii de noi tehnologii si metode, a acumularii de noi cunostinte de specialitate, a mentinerii standardelor cu cele de la nivelul firmei, a crearii cadrului necesar personalului angajat de asi realiza o cariera pe termen lung. Fiecare dintre aceste dezavantaje pot fi atenuate prin planificare, coordonare si suport tehnic comune. b) Operatiunile computerizate. Se observa manifestarea a doua tendinte aparent contradictorii catre sistemele distribuite client-server st catre consolidarea centrelor de date - care sunt in realitate parti ale aceluiasi fenomen de restrangere. Ra tiunea pentru consolidarea centrelor de date, care dispun de mainframe-uri mari, consta in reducerea costurilor si cresterea eficientei. In realitate, multe oportunitati de consolidare a centrelor de date exista, deoarece activitatile care implica noi aplicatii, reproiectarea aplicatiilor existente si dezvoltarea de software se indreapta spre medii client-server, reducand astfel eforturile suplimentare datorate mu ltiplelor centre de date c) Managementul informational. Nevoile utilizatorilor de a avea acces la informatii vor conduce la crearea de noi functiuni si la introducerea de noi specialisti care sa sprijine procesele informationale din cadrul firmelor. Din nevoia firmelor de a transfera informatiile importante intre manageri si specialisti interesati, au aparut un nou concept si o noua functie: director al managementului informational. La baza acestei functii stau urmatoarele aspecte: pentru firmele puternic tehnologizate. cresterea fluxurilor de informatii interne si externe este prea mare pentru utilizatorii individuali; de multe ori. cei care lucreaza cu tehnologie au dificultati in accesarea informatiilor, necunoscand toate metodele sau toate sursele de ob tinere a informatiilor. Aceasta functie trebuie infiintata la nivelul grupurilor functionale sau al proceselor care necesita accesul si stocarea de informatii. Printre atributii se numara: definirea pentru furnizorii de sistem informational a cerintelor de regasire si stocare a informatiilor venite din partea clientilor; identificarea surselor interne si externe de informatii si luarea masurilor necesare accesarii informatiilor; stabilirea standardelor si a procedurilor pentru clasificarea. indexarea si stocarea informatiilor; clasificarea, indexare si stocarea informatiilor; infiintarea unui serviciu de urgen ta prin care clien tii sa semnaleze aparitia unor probleme de ordin tehnic. d) Suportul informational oferit utilizatorilor. Multe organizatii cu sisteme organizationale centralizate au realizat deja importanta utilizarii unui suport informational propriu, iar acum incearca sa-si asiste utilizatorii prin furnizarea unor servicii hot-line, care sa-i ajute pe utilizatori sa devina mult mai eficienti. Realizarea acestui lucru are doua mari avantaje pentru sistemele informationale: creste satisfactia utilizatorilor, pentru ca sistemul informational devine mult mai folositor; 134

utilizatorii devin mult mai capabili sa defineasca cerintele sistemului, pe masura ce invata mai multe despre capacitatile si constrangerile sistemului informa tional. Astfel, ei devin utilizatori mult mai bine pregatiti ai serviciilor oferite de sistemul informational. e) Suportul tehnic. Suportul tehnic presupune de obicei instalarea si intretinerea sistemelor de operare sau a software-ului altor sisteme, rezolvarea problemelor datorate caderilor de sistem, instruirea si consilierea analistilor de sistem, imbunatatirea standardelor, instalarea de noi echipamente si reconfigurarea echipamentelor, evaluarea noi lor tehnologii sau produse. consilierea tehnic a a conducerii. Suportul tehnic are rol de interpretor intre vanz atorii de echipament si/sau de soft si utilizatorii acestora. In noua organizare, rolul suportului tehnic se schimba dramatic, datorita noilor responsabilitati, nevoii de distributie a unor activitati si centralizarii altora. Noile responsabilitati pot include coordonarea distributiei softului de baza al calculatoarelor personale in reteaua existenta in firma, pentru a se asigura utilizarea de versiuni compatibile in toata firma. Suportul tehnic poate, de asemenea, sa asigure sprijinul si pregatirea utilizatorilor din diferite departamente. Suportul tehnic utilizat in viitor intr-un mediu larg, complex si eterogen poate fi organizat si regasit in diferite locuri, astfel: La nivel de unitati de afaceri, de divizii sau de intreprinderi: furnizarea suportului tehnic care sa depaseasca cunostintele tehnice ale utilizatorilor; instalarea sau reconfigurarea hardware-ului si a retelelor locale (LAN); rezolvarea problemelor create de caderea aplicatiilor software; instruirea personalului care trebuie sa acorde consultanta tehnica personalului din departamente; instalarea si intretinerea sistemelor de operare sau a software-ului altor sisteme; consilierea tehnica a conducerii; coordonarea distributiei softului de baza al calculatoarelor personale. La nivel de firma: coordonarea distributiei softului de baza al calculatoarelor personale; imbunatatirea standardelor sistemelor informationale ale firmei; evaluarea noilor tehnologii sau produse. f) Comunicatiile. Tehnologiile de comunicare si mijloacele de comunicare stimulate de cresterea cererii utilizatorilor vor fi din ce in ce mai performante, pentru a permite clien tilor o cat mai buna conectare. Cererea privind posibilitati suplimentare de comunicare este determinata de cateva tendinte si asteptari, printre care se numara: cresterea volumului de informatii schimbate; utilizare mai mare a transferurilor electronice de date; cresterea utilizarii video-conferintelor; folosirea telecomunicatiilor in cadrul muncii. In aceste aplicatii, eficienta si costurile scazute sunt adesea rezultatul utilizarii acelorasi retele pentru combinatii intre transmisia de date si voce. De fapt, aceasta combinatie este foarte importanta pentru adoptarea viitoare a tehnologiilor si instrumentelor multimedia. Deoarece comunicatiile prin voce si transferurile de date sunt foarte importante pentru utilizatori, este absolut obligatorie centralizarea acestor functii. Numarul participantilor in telecomunicatii, al retelelor de telecomunicatii si al administratorilor retelelor de telecomunicatii este foarte mic, iar centralizarea cere ca tiva astfel de specialisti. Managementul centralizat al comunicatiilor permite incheierea mai multor contracte prin intermediari. Unele firme au descoperit ca, din momentul in care si-au centralizat managementul retelei de comunicatii si au inteles scopul st utilitatea retelei, s-au aflat intr-o pozitie mai buna folosind surse externe de administrare a retelelor, economisind, in acelasi timp, si mai multi bani. Atunci cand managementul telecomunica tiilor utilizeaza sursele externe, functiunile managementului si performantele personalului angajat variaza. Managerii nu se vor mai implica in planificarea activitatii angajatilor, in evaluarea si selectarea echipamentelor si a instrumentelor s.a. 135

Folosind sursele externe, managerii vor trebui sa evalueze furnizorii, sa incheie contracte, sa estimeze cererea viitoare, sa stabileasca criteriile de evaluare a performantelor si sa monitorizeze performantele furnizorilor. g) Securitatea informatiilor. In viitor, atat utilizatorii, cat si specialistii in sisteme informationale vor trebui sa-si asume responsabilitatea pentru asigurarea securitatii informatiilor. Securitatea informatiilor din cadrul sistemului informational presupune: pastrarea disponibilitatii informatiilor, asigurarea integritatii informatiilor in timpul procesarii, stocarii si transmiterii acestora, asigurarea confidentialitatii informatiilor in cadrul firmei. Datorita cresterii distribuirii resurselor de prelucrare a informatiilor se inregistreaza o necesitate crescand a de stabilire a functiilor ce trebuie centralizate, a celor care trebuie dispersate si a celor care nu tin de securitatea informatiilor. h) Standardele. Standardele pentru hardware, software si metodele de dezvoltare sunt o preocupare pentru administratorii sistemelor informatice. Rationamentul standardelor consta in faptul ca ele tind sa reduca diversitatea rezultatelor. Astfel, pe de o parte, standardele stabilite corect reduc complexitatea operatiunilor, fac mai usoara intretinerea tehnica, reduc numarul de specialisti necesari pentru suportul tehnic, determinand reducerea costurilor. Pe de alta parte, standardele stabilite gresit pot paraliza activitatea unei organizatii printr-o mai mare birocratie. Noile aplicatii folosesc tehnologii avansate, cum ar fi inteligenta artificiala, prelucrarea imaginilor, determinand atat utilizatorii, cat si coordonatorii sistemelor informationale sa caute alternative printre potentialii furnizori si sa creeze sau sa adopte noi metode pentru dezvoltarea aplicatiilor. Avand in vedere to ti acesti factori, care actioneaza conjugat cu descentralizarea resurselor sistemelor informationale, nu este surprinzator ca standardele au devenit un aspect important de discutie in majoritatea firmelor. In firmele cu profil de activitate diversificat, unitatile de afaceri considera ca standardele firmei le limiteaza posibilitatea de a raspunde cererii de competitivitate si schimbarilor pietei. Intr-un nou mediu al managementului sistemelor informationale, responsabilitatea pentru dezvoltarea, promulgarea si aplicarea standardelor va trebui schimbata radical. Aceasta schimbare va avea in vedere o noua filozofie pentru standardele privind tehnologia informationala ale firmelor, filozofie care poate fi definita ca standarde prin excep tii si ca standarde impuse de buna voie Regandirea standardelor necesit a restabilirea premiselor pe care acestea se bazeaza. Standardele sunt folositoare pentru: asigurarea abilitatii de a distribui informatiile intre membrii unui grup care au cerinte comune de accesare a informatiilor; reducerea complexitatii (si in cele din urma a costului) asigurarii interconectivitatii mai multor utilizatori care trebuie sa comuniceintre ei; asigurarea operativitatii raspunsurilor fata de nevoile societatii; asigurarea pertinentei, acuratetei si calitatii noilor aplicatii dezvoltate sau achizitionate de firma. Daca premisele prezentate sunt adoptate, primul argument in stabilirea standardelor devine identificarea comunitatilor de utilizatori, al doilea devine maximizarea abilitatilor unitatii de afaceri de a raspunde la cerintele de schimbare a activitatii, iar al treilea devine minimizarea costurilor pe termen lung. Aceste consideratii arata ca pentru diferite unitati de afaceri, procese sau functiuni din cadrul firmei se cer standarde diferite. Se poate vedea ca standardele pot fi aplicate acelor functiuni, aplicatii sau resurse care fie sunt suport pentru intreaga firma vazuta ca o comunitate, fie sunt necesare pentru opera tiunile unei firme vazuta ca o entitate coerenta. Dupa ce au permis adoptarea si dezvoltarea unor sisteme diferite la nivelul unitatilor de afaceri, majoritatea firmelor mari se confrunta cu greutati in standardizarea postei electronice si a transferului 136

electronic de date. Problema exista datorita faptului ca nu se adopta standarde comun atat firmei, cat si unitatilor de afaceri. i) Planificarea strategica. Planificarea strategica a tehnologiei informationale se va realiza in principal la nivelul unitatilor de afaceri. Planificarea strategica a sistemului informational in firmele mari trebuie sa se realizeze la doua niveluri. Cea mai importanta planificare strategica se realizeaza la nivelul unitatilor de afaceri. La acest nivel, planificarea se realizeaza tinand seama de cerin tele necesare desfasurarii proceselor de productie relevate de sistemul informational. La nivelul firmei, planificarea strategica ia o forma noua. Daca functiunile firmei, cum ar fi cea contabila, cea financiara, sau cea juridica, sunt considerate ca alte tipuri de unitati de afaceri, administratorul retelei informatice este responsabil de planificarea strategica a sistemului informational pentru acestea. Totusi, in contextul in care sistemul informational sustine planificarea strategica pentru unitatile de afaceri si pentru firma ca intreg, administratorul retelei informatice poate actiona in moduri diferite. In noul model, sarcinile administratorului sistemului informatic sunt mai de graba orientate asupra politicii si strategiei, decat asupra activit atilor operationale. Aceasta inseamna ca activitatile administratorului sistemului informatic privind planificarea strategica vor fi concretizate in: planificarea pentru sustinerea functiunilor centralizate ale sistemului informatic; planificarea politicii globale privind tehnologia informationala a firmei; avizarea planurilor strategice privind sistemul informational al unitatilor de afaceri; influentarea strategiei firmei in vederea achizitionarii unei tehnologii informationale performante, pentru mentinerea avantajului competitiv al firmei.

8.9 IMBUNATATIREA ADMINISTRARII SISTEMELOR INFORMATIONALE Viitorii si actualii administratori ai sistemelor informatice, care intentioneaza sa supravietuiasca schimbarilor de modele, trebuie sa se dezbare de conceptiile invechite. Puterea noilor administratori ai sistemelor informatice va veni din cunostintele tehnice si economice si din abilitatea de a le combina si de a influenta directiile strategice ale firmei si ale unitatilor de afaceri. Firmele care, in mod curent, se confrunta cu problema centralizare versus descentralizare, trebuie sa realizeze ca tehnologizarea puternica si autorizarea pe termen lung a utilizatorilor finali sunt mai puternice decat orice dorin ta de control a managementului sistemului informational. Managerii trebuie sa fie constienti de realitatea procesului de descentralizare, care a invadat toate organizatiile. Totusi, nu numai tehnologia conduce organizarea sistemelor informationale catre descentralizare, ci si utilizatorii sistemelor informationale, care se straduiesc sa gaseasca cele mai bune cai de satisfacere a cerintelor privind suportul informational si al proceselor de productie. In viitor, managementul sistemului informational va evolua atat la nivelul intregii firme, cat si la nivelul utilizatorului final al proceselor de afaceri si al unitatilor de afaceri. Avand in vedere aceste evolutii, administratorii sistemelor informatice vor trebui sa se concentreze asupra urmatoarelor obiective principale: cresterea abilitatii firmei de a ca stiga avantaj competitiv din tehnologia informationala; maximizarea eficientei utilizarii resurselor rare; asigurarea capacitatii sistemului de a evita intreruperile si de a reveni in urma acestora; asigurarea capacitatii sistemului de a comunica efectiv informatiile. Functiile si responsabilitatile administratorului sistemului informatic in ceea ce priveste atingerea acestor obiective includ: participarea la conturarea si dezvoltarea strategiei firmei; conducerea sistemului informational pe baza principiilor managementului calitatii; coordonarea dezvoltarii si promulgarii standardelor privind tehnologia informationala la nivelul firmei; asigurarea unor cai de dezvoltare a carierei personalului din sistemul informational; stabilirea si coordonarea cercetarii si dezvoltarii privind tehnologia informationala a firmei; 137

sprijinirea managementului IT; supravegherea securitatii informatiilor la nivelul firmei; supravegherea proceselor informationale ale firmei; urmarirea minimizarii riscurilor de ordin tehnic si economic. Noii administratori de retea vor trebui sa urmareasca realizarea unui management al calitatii in sistemele informationale. Managementul calitatii este des asociat atat cu standardele, cat si cu securitatea informatiilor. Tehnicile managementului calitatii au fost aplicate cu succes in multe firme nu numai in ceea ce priveste cresterea calitatii produselor obtinute, ci si in ceea ce priveste modalitatea in care acestea sunt livrate clientilor externi si interni. In aceste conditii, sistemele informationale sunt nevoite sa adopte aceste tehnici, atat in sectorul produc tiei, cat si in cel al serviciilor, pentru operatiunile informationale si cele de comunicare si pentru dezvoltarea si mentinerea aplicatiilor. Implementarea si coordonarea tehnicilor managementului calitatii vor necesita dezvoltarea unor proceduri, a unor metode de invatare si de monitorizare a rezultatelor. Aceasta va cere ca furnizorii si consumatorii de servicii sa lucreze impreuna, pentru a-si delimita clar rolurile si responsabilitatile, astfel incat obiectivele s a fie atinse in mod constant. Managementul calitatii presupune ca serviciile sistemului informational sa se caracterizeze prin relevanta, oportunitate si acuratete. Din perspectiva operationala, aceasta inseamna ca trebuie stabilite dinainte criteriile de apreciere a serviciilor si procedurile de raportare a rezultatelor. Din perspectiva dezvoltarii sistemelor, se cere in plus ca utilizatorii sa fie pregatiti pentru a juca un rol important in planificarea strategica a sistemelor informationale, in definirea cerintelor aplicatiilor, in restructurarea proceselor de productie etc. Managementul calitatii va trebui adoptat incepand cu conducerea organiz atiei, insa va fi nevoie ca acest management sa fie implementat pan a la nivelurile direct productive. 1 Managementul aplicatiilor informatice (SLM ). Complexitatea gestionarii aplicatiilor informatice si avantajele reutilizarii software-urilor ii va forta pe administratorii sistemelor informatice sa inventarieze soft-urile intr-o noua maniera. Alta functie aliniata la standarde este gestionarea aplicatiilor informatice, care contine trei elemente: posibilitatea ca aplicatiile informatice dezvoltate de un proprietar sa poata fi utilizate si de alti proprietari; de exemplu, un sistem de control al stocurilor de materiale creat de o unitate de afaceri poate corespunde, cu mici modificari, sau asa cum este, cerintelor altei unitati de afaceri; coordonarea printr-o functie a managementului aplicatiilor informatice este necesara pentru a se cunoaste gradul de disponibilitate al unei aplicatii si capacitatea de reutilizare a acesteia; asigurarea versiunilor controlului celor mai populare pachete de aplicatii soft; managementul aplicatiilor informatice poate coordona achizitionarea celor mai populare pachete de aplicatii soft, pentru a obtine cel mai bun pret; in plus, pe lang a facilitatile telecomunicatiilor, SLM poate distribui noi versiuni de software pentru a asigura intretinerea compatibilitatii acestora si utilizarea celor mai recente versiuni aprobate; deoarece utilizarea programarii orientate pe obiect ca stiga teren, trebuie anticipat ca utilizatorii finali, ca si analistii si programatorii, vor reutiliza obiectele pentru a reduce durata si costurile necesare dezvoltarii aplicatiilor. Obiectele, care trebuie sa fie standard in intreaga firma, vor fi coordonate si controlate la nivelul acesteia. Managementul aplicatiilor informatice poate fi stabilit atat la nivelul firmei, cat si la nivelul unitatilor de afaceri, in functie de marimea unitatilor de afaceri si de nevoile lor. Managementul tehnologiei. Mediul concurential ii va determina pe manageri sa constientizeze faptul ca managementul tehnologiei este important atat pentr u sistemul informational, cat si pentru productie. Ca urmare, coordonatorii sistemelor informationale sunt presati sa ajute la indeplinirea acelorasi obiective prin eficienta, reducerea costurilor si responsabilitate.

Software License Management

138

Multe firme au dedicat ani de zile dezvoltarii si implementarii unor sisteme de prelucrare a datelor cu ajutorul mainframe-urilor, investind sute de milioane de dolari in tehnica de calcul si in biblioteci uriase de aplicatii informatice. Sistemele bazate pe mainframe-uri vor avea o importanta majora inca multi ani de acum incolo. Noile tehnologii sunt atractive pentru administratorii sistemelor informatice, pentru ca asigura la un pret mai redus performante mai ridicate, modele de dezvoltare a aplicatiilor mai rapide. capacitati specializate ale aplicatiilor, flexibilitate crescuta in proiectare etc. In plus, eforturile multor firme de a-si restructura procesele de productie au ca rezultat cresterea interesului pentru noile tehnologii informationale. Cerintele economice au determinat adoptarea noilor tehnologii informationale, insa, in multe cazuri, departamentele informationale sunt insuficient pregatite pentru a putea realiza in intregime obiectivul de a introduce noile tehnologii in firma. Personalul din departamentul informatic trebuie sa invete cum sa introduca cu succes in firma noile tehnologii informationale si cum sa restructureze avantajos procesele de afaceri, prin utilizarea tehnologiilor informationale avansate.

139

Capitolul 9 APLICATII FOLOSITE IN ADMINISTRAREA AFACERILOR

9.1 UTILIZAREA CODULUI DE BARE

Aplicarea unui sistem unitar de evidenta a distributiei marfurilor, cu avantajele pe care acesta il aduce, implica asigurarea unor conditii minime specifice, de la productie pan a la consumatorul final. Factorii de care depinde succesul introducerii sistemului de evidenta prin utilizarea codului de bare sunt, legati si de gradul de dezvoltare, de dotare si de utilizare a verigilor care compun circuitul distributiei marfurilor: 1. in domeniul productiei bunurilor de consum, asigurarea utilajelor necesare portionarii, ambalarii, impachetarii si/sau paletizarii. 2. in domeniul transportului, asigurarea unui transport specializat, pe categorii de produse, care sa permita miscarea rapida a marfurilor, insotite de documentele necesare. 3. in domeniul distributiei: nivelul de dezvoltare a retelei comerciale de gros si de detail, care sa permita stocarea si etalarea corespunzatoare a marfurilor, precum si introducerea sistemelor electronice de evidenta a lor si de incasare a contravalorii marfurilor la casele de marcat din magazine; gradul de dotare a magazinelor si a depozitelor de gros sau de tranzit, cu echipamente electronice care sa permita citirea informatiilor cuprinse pe un cod de bare, preluarea si stocarea lor, precum si obtinerea unor date necesare in procesul informational pentru management societatii comerciale. 4. in domeniul schimbului electronic de informatii, dotarea cu echipamente electronice de citire, stocare, prelucrare si prezentare a tuturor informatiilor privitoare la marfuri.

9.1.1 Utilizarea codului de bare in domeniul productiei

Avand in vedere c a, in majoritatea cazurilor, codul de bare este inscriptionat pe ambalajul marfii (sau pe eticheta acestuia), problemele care apar sunt mai mult de natura optionala a conducerii societatii (de a introduce si utiliza codul de bare). O data depasit acest impediment, dupa ce respectiva societate comerciala a devenit membru EAN Romania si i s-a alocat un cod, ea poate sa treaca la tiparirea pe ambalajele produselor sale sau pe etichete a codului de bare corespunzator produselor pe care le fabrica.

9.1.2 Utilizarea codului de bare in transportul de marfuri

Asigurarea unui transport de marfuri specializat pe categorii de produse (si mijloace de transport utilizate) permite ca marfurile sa ajunga in cel mai scurt timp (si in cele mai bune conditii) la destinatie.

140

Dupa cum este cunoscut, managementul in lantul de aprovizionare isi concentreaza efortul catre scaderea imobilizarilor in stocuri si asigurarea termenelor de livrare. Asigurarea numerotarii cu cod de bare a articolelor (unitati de consum) si a unitatilor de expeditie creeaza premizele indeplinirii obiectivelor evidentiate mai sus. Ele presupun insa un flux de informatii mai bine controlat atat in cadrul societ atilor sau al organizatiilor cu caracter asociativ (patronate), cat si in relatiile dintre ele, in cadrul distributiei marfurilor. Fluxurile informationale pot fi eficientizate prin identificarea marfurilor aflate in lantul distributiei. In prezent, cand tot mai multe societ ati comerciale din productia si distributia marfurilor si-au rezolvat problema identificarii produselor prin numerotarea articolelor, se poate vorbi si de posibilitatea introducerii si utilizarii unui sistem de etichetare coerent tehnologic si din punct de vedere conceptual. Afilierea acestor societati comerciale la EAN Romania, posibilitatea de a uti liza un sistem de simbolizare standardizat in lantul de aprovizionare de la producator la transportator, distribuitor si detailist, ofera avantajul de a urmari marfa pe tot parcursul ei. De exemplu, in practica internationala se utilizeaza un standard pentru identificarea unica a containerelor de transport, cunoscut sub denumirea de "Serial Shipping Container Code (SSCC).

141

9.1.3 Utilizarea codului de bare in domeniul distributiei

Distributia propriu-zisa, presupune miscarea fizica a marfurilor de la producator pan a la consumatorul final, aceasta constand in cel pu tin doua posibilitati: transportul marfurilor de la producator la un centru de distributie de gros; transportul marfurilor de la producator sau de la distribuitorul de gros, direct la magazine. Acest proces al distributiei este ingreunat (daca nu chiar de neconceput), fara utilizarea codului de bare. Numerotarea articolelor prin utilizarea codului de bare ofera o serie de avantaje: a. in comertul de gros: cunoasterea instantanee a ofertei de marfuri (structura, cantitate, pret,); posibilitatile de livrare oferite; rapiditatea, ritmicitatea si promptitudinea cu care sunt aprovizionati beneficiarii (magazinele cu amanuntul); imbunatatirea gestiunii depozitului; posibilitatea efectuarii unor marcaje suplimentare, care ofera si alte informatii cu privire la produsele comercializate: data fabricatiei si data pan a la care poate fi consumat produsul; numarul lotului fabricat; numarul de bucati ce compun unitatea de consum, expeditie sau de transport; Aceste informatii sunt inscrise de producator pe o eticheta ce se aplica pe paleta cu care produsul pleaca.
Datele continute pe etichetele EAN (Tabelul nr. 8.1) sunt : informatii despre unitate (identificarea unitatii, a articolului, informatii suplimentare despre fabricatie si termenul de valabilitate a produsului); informatii despre transport (numarul de consignatie, informatii despre traseu, informatii in text clar); informatii privitoare la client (contine date specifice clientului si/sau comenzii).
1

Standard profesional 5/1997 "Eticheta EAN".

142

Tabelul nr. 91 Informatii EAN

UCC/EAN 128 Furnizorul 35012345 EAN Nr. 5012345678900 Termen de valabilitate 31.12.97 Denumirea marfii 123456789 4 Cantitatea 96 Lotul Nr. 4512XA

Destinatarul Locul de livrare Societatea de consultanta Furnizorul Greutate Greutate neta Nu (kg) bruta (kg) mar 100 120 22 Produsul nr. 1-501011-59 Cantitatea 150 Pcs Descrierea produsului Furnizorul 990031 Numar lot marfa. Furnizorul P 501 Data producerii Comanda D050307 008113701 Numarul de serie al lotului de marfa Lotul/Modelul/Seria 10019038 265918121

b. in comertul de detail: diminuarea costurilor de marcaj; accelerarea trecerii cumparatorilor pe la casele de marcat; afisarea imediata, pe un ecran, a denumirii articolului; imprimarea pe bon a numarului de articole, a pretului unitar si a valorii totale;

Procesul de aprovizionare a unitatilor comerciale presupune tinerea unei evidente stricte a stocului de produse existent, a rulajului care are loc, pe categorii de produse si chiar pe produse, pentru a actiona cu promptitudine la eventualele rupturi de stoc sau supraaglomerari cu marfa. Totodata, informatiile intre partenerii lantului de distributie trebuie sa circule cu rapiditate, astfel incat s a se poata actiona, intr-un sens sau altul, (de suplimentare sau de refuz de marfa) si sa se obtina date in timp real privind vanz arile, stocurile s.a. Informatiile comerciale obtinute sunt necesare oricarui tip de magazin, indiferent de marime sau profil: cash & carry, supermarket, magazine mijlocii sau mici, librarii si chiar buticuri, dotate cu echipamente adecvate specificului unitatii in cauza. Pornind de la gradul lor de specializare si/sau de despecializare (care este in functie de marimea unitatii - exprimata in mp ce revine unei unitati), se pot puncta cateva concluzii privind echipare a unitatilor comerciale cu tehnica de calcul capabila sa citeasca codurile de bare si de aici, sa asigure toate celelalte avantaje.

143

Actuala retea comerciala de gros si de detail din Romania permite introducerea si utilizarea echipamentelor necesare aplicarii codului de bare si citirii lui, precum si prelucrarii, pe aceasta baza, a unui volum mare de informatii la nivelul societatilor comerciale.

9.1.4 Utilizarea codului de bare in domeniul schimbului electronic de informatii

Distributia marfurilor genereaza si prelucreaza un volum foarte mare de informatii, al caror suport de prezentare este hartia. Avem in vedere co menzile emise, facturile care inso tesc marfa, cataloagele de produse existente in magazin si/sau cele oferite clientilor, rapoartele de vanz ari pe baza carora se iau deciziile principale la nivelul conducerii societatilor. Pornind de la faptul ca informatiile pot precede, insoti sau urma fluxul fizic al marfurilor, schimbul electronic de informatii (EDI) ofera cel mai eficient mijloc de adaptare la noile conditii. In relatiile stabilite intre doua societati comerciale, chiar daca acestea sunt dotate cu calculatoare performante, aplicatiile necesare fiecareia dintre ele au la baza copierea unor date de pe documente pe suport de hartie, pentru ob tinerea unor situatii, si aceasta, fie ca este vorba de datele primare de pe documentele comerciale si oferirea de rezultate finale unui partener, fie ca apoi partenerul, o data ce a primit prin posta rezultatele, le reintroduce in calculator, in vederea unei noi aplicatii care-l intereseaza. Procesul este lent, costisitor si nefiabil. De aceea, a fost nevoie de conceperea unui nou sistem pentru transmiterea automata a datelor comerciale de la un calculator la altul, sistem cunoscut sub numele de EDI. In cadrul acestui sistem s-au creat o serie de standarde de comunicare EDI (intre care si EANCOM), standarde in care datele pot fi comunicate rapid, eficient si precis, indiferent de hardwareul intern al utilizatorului si software-ul echipamentului. Implementarea cu succes a EDI ofera beneficii majore pentru intreprinderi si partenerii sai comerciali: reducerea costurilor legate de eliminarea hartiei pentru imprimante si pentru comunicarea situatiilor finale, diminuarea personalului antrenat in procesul de facturare si evidenta si redistribuirea lui la alte activitati productive; cresterea vitezei de comunicare a datelor informative, precum si a documentelor de insotire a marfurilor, permitand un r aspuns mai rapid, practic o legatura instantanee; precizie superioara: EDI elimina erorile inevitabile ce rezulta din introducerea manuala a datelor; mai buna gestiune a logisticii si o productivitate mai mare: EDI permite intreprinderilor sa conduca mai bine si sa controleze productia, aprovizionarea si necesitatile de livrare; EDI este o componenta-cheie a fabricatiei "la timp" (just-in-time) si a raspunsurilor rapide pe legatura clientfurnizor, rezultand o reducere semnificativ a a nivelurilor stocurilor;

9.2 SISTEMUL QM - SISTEM AUTOMAT DE ANALIZA A DATELOR

EDI sau Electronic Data Inter-change = Schimb Electronic de Date) Ratiu-Suciu C. - Modelarea si simularea proceselor economice, Ed. Didactica si Pedagogica, Bucuresti, 1997, pag. 266.
1 2

144

QM a fost realizat in SUA si ruleaza sub MS-DOS sau Windows. Este un software specializat pentru rezolvarea a 17 clase de modele economico-matematice, cele mai des intalnite in domeniul economic fiind un instrument valoros pentru fundamentarea deciziilor manageriale si de marketing.

9.2.1. Prezentarea generala a pachetului QM

Pachetul de programe QM se instaleaza pe calculator folosind chitul sau de pe un floppydisc prin procedura de Copy/Paste, eventual sub Windows Explorer. Se recomanda utilizarea unui director distinct, de regula avand numele de folder/QM. Sistemul QM permite culegerea si memorarea datelor in fisiere, selectia modelelor de analiza economico-matematica specifice proceselor si fenomenelor cercetate, obtinerea rezultatelor si solutiilor la problemele formalizate, analiza si interpretarea acestor rezultate, salvarea si/sau imprimarea datelor din fereastra de iesire. Lansarea in executie. Sistemul QM se lanseaza in executie prin: Dublu clic pe iconul QM de pe Desktop; Dublu clic pe numele programului QM.com din folderul QM; Selectie Start->Run->C:\QM\QM.com. Modulele QM. Meniul principal QM (fig. 9.1) contine modulele pachetului de programe QM si anume (tab. 9.2).

Figura nr. 9.1 Modulele principale ale sistemului QM

Selectarea unui modul se face: prin deplasarea pe ecran a semnului " cu ajutorul tastelor de cursor pan a in dreptul modulului dorit si apoi <Enter>, sau se apasa tasta cu litera atasata modulului ales.

1 2

Pachetul de programe Quantitative Analysis for Management Realizatorii pachetului de programe QM sunt: Sang M. Lee , Universitatea Nebraska -Lincoln, si Jung P. Shin, Universitatea de stat - Mississippi.

145

Tabelul nr. 9.2 Prezentarea modulelor QM

Simbol asociat in meniul QM A B C D E F G H I J K L M N O P Q Esc Denumire modul Linear Programming All Integer Programming Zero One Programming Goal Programming Transportation Assignement Break-Even Analysis Decision Theory Network Models CPM/PERT Inventory Models Queuing Theory Dynamic Programming Simulation Forecasting Markov Analysis Game Theory Exit to Dos Suport decisional pentru: Programare liniara Programare liniara in numere intregi Programare cu variabile dihotomice (0; 1) Programare liniara cu mai multe functii obiectiv Probleme de transport Probleme de afectare Model de analiza a planului de rentabilitate Teoria deciziei Modele de retea Modele de alocare si nivelare a resurselor Modele de stocuri Teoria firelor de asteptare Programarea dinamica Modele de simulare Modele de previziuni Analiza pe baza lanturilor Markov Teoria jocurilor Terminare sesiune de lucru

Unele module din meniul principal sunt urmate de submeniuri care sunt afisate dupa selectarea modulului principal (tab.9.3.). Tabelul nr. 9.3 Prezentarea submodulelor QM cu meniurile aferente
Simbol asociat in meniul QM H Denumire modul Decision Theory A. Decision Makingunder Risk B. Decision Making under Uncertainty C. Decision Tree D. Bayes' Decision Rule Network Models A. Shortest Route B. Minimum Spanning Tree C. Maximum Flow CPM/PERT A. PERT J B. CPM C. CPM with Crashing Inventory Models A. ABCAnalysis B. EOQ K C. Economic Lot Size Simbol si Suport decizional pentru: Teoria Deciziei A. Decizii in conditii de risc B. Decizii in conditii de incertitudine C. Decizii arborescente D. Decizii pe baza teoriei lui Bayes Modele de retea A. Drumuri minime B. Drumuri de arborescenta minima C. Flux maxim Analiza drumului critic A. Alocarea si nivelarea resurselor (PERT) B. Metoda drumului critic (CPM) C. CPM cu costuri minime Modele de stocuri A. Metoda de analiza ABC B. Model EOQ de comanda optima cu costuri minime de stocare C. Model ELS de productie in loturi economice D. Model EOQ cu lipsa de stoc

146

D. Planned Shortage E. Quantity Discount

E. Model EOQ cu discount pentru comenzi mari Teoria firelor de asteptare A. M/M/1: Model cu o statie

Queueing Theory A. M/M/1: Standard Single Server B. M/M/S: Multiple Server C. M/D/1: Constant Server D. M/M/1: Limited Population

B. MM/S: Model cu sta tii multiple C. M/D/1: Model cu o statie, servirea urmand o repartitie Erlang D. M/M/1: Model cu o statie cu sosiri dintr-o populatie finita Programarea dinamica A. Drumuri de lungime/cost minim (stagecoach) B. Flux optim de incarcare (knapsack) Simulare A. Simulare numerica Monte Carlo B. Simularea stocurilor Previziuni A. Media mobila simpla si ponderata B. Nivelarea exponentiala C. Metoda celor mai mici patrate (MCMMP) D. Regresia simpla E. Regresia multipla

Dynamic Programming A. Network B. Non-Network M Simulation A. Monte Carlo Simulation B. Inventory Simulation Forecasting A. Simple&Weighted Moving Average B. Exponential Smoothing C. LeastSquares Method D. Simple Regression E. Multiple Regression O

Prezentarea ferestrelor principale Dupa selectarea unui model (din meniul principal sau dintr-un meniu secundar) este afisat ecranul de lucru initial, format in general din trei ferestre. Deasupra lor, in prima linie a ecranului este afisat numele modulului care este in executie, iar primele doua ferestre sunt initial libere. Pentru toate modulele QM, fereastra de comenzi este pozitionata in partea inferioara a primului ecran de lucru si contine comenzi care pot fi lansate folosind tasta subliniata (tab. 9.4). In timpul executiei comenzilor Help, New, Edit sau Run in fereastra inferioara vor fi afisate tastele functionale care pot fi utilizate pentru deplasarea pe ecran sau pentru efectuarea unor modificari (Backspace, Del, F7, F8, F9, F10, , , , , PgUp, PgDn, Home, End). Modulul de utilizare a acestora poate fi consultat apasand litera H care va lansa comanda Help. Tabelul nr. 9.4 Comenzile de lucru ale sistemului QM
Tasta H Comanda Help Descrierea comenzii Afisarea unor informatii despre modulul de lucru curent (scopul, dimensiunile problemei care poate fi rezolvata, continutul datelor de intrare);

147

N L

New Load

Introducerea datelor de intrare specifice fiecarui modul curent; incarcarea de pe disc in memoria interna a datelor de intrare. Datele sunt stocate intr-un fisier cu extensia specifica modulului; Salvarea intr-un fisier pe disc a datelor de intrare in vederea reutilizarii lor prin comanda Load"; Editarea datelor de pe ecran; Executia programului si obtinerea solutiei problemei pentru care s-au introdus datele; Editarea la imprimanta si/sau pe disc a datelor de intrare si a rezultatelor obtinute; Specificarea directorului in care se afla sau se vor depune fisierele de date. in lipsa, se considera directorul in care se afla pachetul QM; Afisarea fisierelor din directorul de lucru care au extensia corespunz atoare modulului in curs de executie; Iesirea din sesiunea de lucru curenta

S E R P I

Save Edit Run Print Install

Directory

Esc

Exit

In alte situatii, in fereastra inferioara sunt afisate mesaje de eroare sau cereri de introducere a unor informatii: domeniul de variatie al unor parametrii de intrare, numele fisierului care se va salva, numele fisierului care se incarca etc. In fereastra de titlu ce se deschide in partea superioara a ecranului se preiau informatii privind titlul problemei ce urmeaza a fi rezolvata, numarul variabilelor si valorile parametrilor de intrare. Fereastra de date corespunde ferestrei de mijloc si contine macheta de preluare a datelor de intrare in functie de modulul curent apelat si parametrii de setare inclusi in prima fereastra. Asupra informatiilor din primele doua ferestre se pot executa comenzile Help, New si Run din fereastra de comenzi.

Ferestre de titlu Ferestre de date

Ferestre de comenzi

Figura nr 9.2 Ferestre de lucru QM Etapele ce trebuie parcurse pentru rezolvarea unei probleme Formularea modelului matematic si stabilirea datelor de intrare; Lansarea in executie a programului QM; Selectarea din meniul principal a modului adecvat pentru rezolvarea problemei; Introducerea datelor de intrare (comanda New) sau incarcarea lor de pe disc (comanda Load); Editarea datelor pentru corectie sau modificare (comanda Edit); 148

Lansarea in executie (comanda Run); Analiza si interpretarea rezultatelor. Dupa analiza rezultatelor se revine in lista comenzilor din fereastra de jos a ecranului de lucru cu tasta Esc. Se pot modifica unele date de intrare reluand proc esul de la etapa de editare; Salvarea rezultatelor sau imprimarea lor. Iesirea din QM. Terminarea normala a sesiunii de lucru cu QM se obtine apasand tasta Esc de cate ori este necesar pentru a se ajunge in sistemu l Windows.

9.2.2. Studiu de caz - utilizarea QM

Pe o piata oarecare sunt prezentate, la un moment dat, trei produse concurente - notate cu A, B si C, in ordinea aparitiei lor pe piata. Se urmareste previziunea cotelor pe care le vor detine in cadrul pietei dupa o perioada de 10 luni utilizand modelul probabilistic bazat pe teoria lan turilor Markov. Sa presupunem ca la momentul analizei considerat momentul O, cota de piata a fiecareia dintre cele 3 produse - A, B si C - in totalul pietei era de 60%, 30% si respectiv 10%. Sondaje anterioare au stabilit un coeficient de fidelitate constant pe luna, si anume de 0,70 la produsul A, 0,80 la produsul B si 0,90 la produsul C. Cei 30% de cumparatori care in intervalul considerat parasesc produsul A se indreapta in proportie de 12% catre produsul B, si de 18% spre produsul C; de la produsul B 10% se indreapta spre produsul A si 10% spre produsul C; in sfar sit, cei 10% care parasesc produsul C se orienteaza in proportie de 5% spre produsul A si de 5% spre produsul B.

Figura nr. 9.3. Fereastra de preluare a datelor de intrare Datele de intrare sunt prezentate in figura nr. 8.3 Fereastra rezultatelor de iesire este redata in figura nr. 8.4.

149

Figura nr. 9.4. Fereastra rezultatelor de iesire Se constata ca dupa cele 10 luni cotele de piata ale produselor A si C se modifica semnificativ datorita fidelitatii mai mari a cumparatorilor prodului C fata de produsul A. Astfel cota de piata a produsului A scade de la 60% la 18% iar cota de piata a produsului C creste de la 10% la 57%. Produsul B are o scadere a cotei de piata nesemnificativa de la 30% la 25%.

150

151

BIBLIOGRAFIE
1. Bita V., Marinescu V., Pescaru V., Sisteme informatice in economie, Editura Tehnica, Bucuresti 1991 2. Boaden R., Lockett G., Information Technology, Informantion Systems and Information Management: Definition and Development, in Information System, vol. I, nr. 1, 1991 3. Bush J., Frahman A., Communication in a Network Organization, in Organizational Dinamics, nr. 3, 1990 4. Dampsey J., Koff W., Increasing I.S. Productivity: A Holistic Approach, in, Information Strategy: The Executives Journal, nr. 4, 1995 5. Edward L., Database Marketing, The Ultimate Marketing Tool, McGraw-Hill Inc, 1998 6. English L., Turning Information Management into an Effective Business Enabler, in Information Strategy: The Executives Journal, nr. 1, 1996 7. Feldman T., An Introduction to Digital Media, Prentice Hall, New Jersey, 1997 8. Gheorghe Orzan, Sisteme informatice de marketing, Editura Uranus, Bucuresti, 2001 9. Greenberg S., Computer Support Cooperative Work and Groupware, Academic Press, 1991 10. Gronski Sandel, Sisteme informatice in comert, Editura Expert 11. Ionescu Gh.Gh., Cazan E, Negruta A.L., Modelarea si optimizarea deciziilor manageriale, Ed. Dacis, Cluj-Napoca, 1999 12. Jaakola H., Tehunen H, Latvala L., Information Technology and Changes in Industry, in Information Systems, vol. I, nr. 1, 1991 13. Jih W. J., Owings P., From In Search of Excellence to Business Process Reengineering: The Role of Information Technology, in Information Strategy: The Executives Journal, nr. 1, 1995 14. Mastenbroeck., Information Management, Organization Design and Organizational Theory, in European Management Journal, nr. 1, 1990 15. Nicolescu O, Nicolescu L., Managementul modern al organizatiei, Ed. Tribuna Economica, Bucuresti, 2001 16. Nicolescu O. (coord.), - Ghidul managerului eficient, vol. I II, Editura Tehnica, Bucuresti, 1993-1994 17. Nicolescu O., Management comparat, Editura Economica, Bucuresti, 1998 18. Nicolescu O., Managementul intreprinderilor mici si mijlocii, Editura Economica, Bucuresti, 2001 19. Nicolescu O., Verboncu I., Management, Editura Economica, 1999 20. Oprea D., Airinei D., Fotache M., Sisteme informationale pentru afaceri, Ed. Polirom, Iasi, 2002 21. Oprea D., Analiza si proiectarea sistemelor informationale economice, Ed. Polirom, Iasi,1999 22. Pollatis Y., Grantt J., Information Resources and Corporate Strategy Development, in Information Strategy: The Executives Journal, nr. 2, 1996 23. Radu I., Informatica manageriala, Editura ALMI, Bucuresti, 2000 24. Radu I., Ursacescu M., Ionita F., Informatica pentru managementul firmei, Ed. Tribuna Ecopnomica, Bucuresti, 2001 25. Radu I., Ursacescu M., Vladeanu D., Cioc M., Burlacu S., Informatica si management, o cale spre performanta, Editura Universitara, Bucuresti, 2005 152

26. Ratiu-Suciu C., Modelarea si simularea proceselor economice, Ed. Didactica si Pedagogica, Bucuresti, 1999 27. Reck R., Reck V., The Role of Information Systems Strategy in Making Market Leaders in Information Strategy: The Executives Journal, nr. 2, 1996 28. Schein E., The Role of CEO in The Management of Change: The Case of Information Technology, in the Kochan, Useem M. Transforming Organizatio ns, Oxford University Press, Oxford, 1992 29. Stanciu V., Sisteme informatice de Gestiune, Ed.CISON, Bucuresti, 2000 30. Velicanu M., Bodea C., Lungu I., Ionita C., Sisteme de gestiune a bazelor de date, Ed. Petrion, Bucuresti, 1999 31. Verboncu I., Manageri si management, Editura Economica, Bucuresti, 2000 32. Verboncu I., Tabloul de bord, Editura Tehnica, Bucuresti, 2001 33. Willson D., Diagonal Communication Links Within Organization, in The Journal of Business Communications, vol. 29, nr. 2, 1992

153

154

155