Access 2007 Tema 1 Creare BD

Teorie:
BD - O colectie de tabele (DataBase) Tabele - O colectie de inregistrari (Table) Inregistrare = O colectie de campuri/atribute (Fields) Colectia campurilor formeaza capul de tabel. Fiecare camp inseamna o coloana. Un camp = - Nume (Name) - Tip (Type): Text, Number, Monetar, DateTime, Memo, AutoNumber - Dimensiune (Size) - Campurile de tip text Anumite campuri pot fi declarate chei primare (Primary Key) PK = Pe acea coloana TREBUIE sa introducem valori unice. Ex: Matricol, CNP, Marca, CodProdus, CodClient OBS: Se recomanda ca aceste campuri sa fie de tip numeric. Alte campuri pot fi chei candidat. O cheie candidat este o valoare unica pe coloana. Alte campuri pot fi considerate chei straine (Foreign Key). FK sunt codurile de legatura dintre diferite tabele. Puntile de conectare intre tabele. Aceste FK sunt de obicei PK in alte tabele. Ex. Tabela tblProduse: CodProd (PK), Denumire, Stoc Tabele tblVanzari: IDVanzare (PK), DataVanzare, CodProd (FK), Cantitate, PretVanzare Normalizare: Eliminarea redundantelor. Relatiile intre PK si FK sunt cunoscute sub numele de RESTRICTII REFERENTIALE (RR). RR = Ne obliga de fapt sa introducem informatii corecte in tabele. Ex. Nu pot vinde un produs pe care nu il am inregistrat in tblProduse. Asupra campurilor/valorilor din baza de date sau din tabele se pot aplica REGULI DE VALIDARE (RV)! RV = Inseamna o metoda de a verifica daca datele au fost introduse corect! O metoda de a forta utilizatorul sa introduca in mod corect date! RV = Pot fi si la nivel de tabela (Se aplica functia logica IIF() ) Anumite campuri pot avea VALORI IMPLICITE (VI) VI = O valoare comuna mai multor inregistrari. Extragerea informatiilor din tabele se realizeaza cu ajutorul interogarilor (Query). Toate interogarile au la baza limbajul SQL.

EXERCITIU
Sa se creeze o baza de date (bdMagazin) cu urmatoarea structura: tblProduse: CodProd, DenProd, UM, Descriere, Stoc, PretInreg, DataIntrarii tblClienti: CodClient, DenClient, Adresa, Localitate, Judet, CodPost tblVanzari: IDVanzare, DataVanzare, CodClient, CodProdus, Cantitate, PretVanzare

Pagina 1

Access 2007 Tema 1 Creare BD

Etape in creare Baze de date

1. Creare baza de date
Blank Database De pe dosarelul din dreapta se stabileste locatia de salvare a bazei de date De la FileName se da numele bazei de date Se apasa Create

2. Creem prima tabela

Meniul Create, Table Design OBS. Cel mai important buton din Access este butonul View

3. Creem rand pe rand campurile si salvam tabela

(unul sub altul la coloana Field Name) Salvam din iconitza Save (aia cu discheta de sus) Daca ne intreaba ceva cu Primary Chei - spunem NO

4. Stabilesc tipul campurilor si dimensiunea daca este cazul

Rand pe rand pentru fiecare camp de pe coloana Data Type iar dimensiunea de jos de la caseta Field Size OBS: Pentru campurile zecimale de la Field Size alegem optiunea Decimal iar de la caseta Format alegem optiunea Standard. OBS: La valorile de tip DateTime putem alege de la format cum sa arate data (ShortDate = 12.05.2010)

5. Stabilesc cheia sau cheile primare

Dau click pe campul care vreau sa fie cheie primara si apas din Ribon iconita Primary Key !!!OBS!!! Daca am inchis tabelea din greseala, putem reveni din iconita View, Design View

6. Stabilesc valorile implicite pentru campuri

Dau click pe campul caruia vreau sa-i fac valoare implicita, si apoi din partea de jos, scriu valoarea la caseta Default Value Date() - se foloseste ca valoare implicita pentru a extrage data curenta din calculator.

7. Stabilesc regulile de validare la nivel de camp

ATENTIE! la regulile de validare folosim FUNCTII!!!
Dam click pe campul caruia dorim sa-i creem regula de validare apoi scriem functia si operatorii aritmetici (=, <, >, <>, >=, <=) in caseta Validation Rule. Se recomanda sa completam un text explicativ la caseta Validation Text pentru a-i informa utilizatorul de incalcarea regulii anterioare. OBS: In regulile de validare putem folosi si operatorii logici AND sau OR, pentru conditii cumulative. Ex. Sa fie mai mare decat 0 si mai mic decat 50 Solutia: >0 And <50

Pagina 2

Access 2007 Tema 1 Creare BD

8. Stabilesc regulile de validare la nivel de tabela

Folosesc functia IIF Tehnica folosita se cheama imediate IF Logica este data de utilizarea operatorilor True sau False. True se utilizeaza in cazul in care datele sunt corecte iar False pentru date incorecte. Ex: Data numele produsului este Covrigi atunci pretul nu are cum sa fie mai mare decat 1 leu. IIF(DenProd="Covrigi";IIF(PretInreg<=1;True;False);True) Validarile la nivel de tabele se intruduc in: View, Design View, Property Sheet in caseta Validation Rule din dreapta. OBS. Daca in comparatiile logice avem valori de tip text atunci trebuie sa le trecem intre Ghilimele. ATENTIE! Numele campurilor trebuie trecute intre paranteze patrate. Formula corecta: IIF([DenProd]="Covrigi";IIF([PretInreg]<=1;True;False);True)

Schema scrie formula!

ATENTIE! Trebuie sa repetam pasii de la 2 la 8 pentru toate celelalte tabele!

9. Trasez legaturile (restrictiile referentiale intre tabele)

Mergem in meniul DataBase Tools si alegem optiunea Relationships Din fereastra Show Tables, selectam cu shift si click toate tabelele si apasam Add Apoi apasam Close Relatiile de legatura se traseaza de la cheile primare la cele straine. Click si tinem apasat pe cheia primara si tragem spre cheia straina din alta tabela. Apoi in fereastra Edit Relationships verificam, bifam Enforce Referential Integrity si apoi Cascade Update related Fields si apasam butonul Create

OBS: Toate tabelele dintr-o baza de date trebuie sa fie interconectate.

10. INTRODUCEREA DATELOR!

Pt introducerea datelor mergem in View, DataSheet View Introducerea datelor se realizeaza de la tabele parinti catre tabelele copil.
Pagina 3