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INTRODUCCION
El presente documento tiene por finalidad servir como guía en la administración y operación del
sistema de Contabilidad General, CONCAR Versión Visual.
La metodología aplicada, está orientada a brindar la información necesaria que permita una
comprensión adecuada tanto al personal especializado como al usuario final.
El sistema ha sido desarrollado utilizando las últimas técnicas de procesamiento de datos que
incluyen las siguientes características:
A) Diseño modular mediante el uso de menús que permite gran facilidad de operación por el
usuario final.
C) Proceso interactivo donde el usuario se comunica con el sistema en forma amigable, lo cual
le permite alimentar y obtener información en tiempo real.
DESCRIPCION GENERAL
El sistema de Contabilidad General ha sido desarrollado para ser utilizado por el área de
Contabilidad, en la elaboración de los libros contables, balances y estados financieros.
posibilitando de esta manera mejorar la oportunidad y confiabilidad de los resultados para la
toma de decisiones por la Alta Dirección.
La concepción del sistema se basa en la información que soportan las diferentes bases de
datos principales, como son el Plan de Cuentas, Tabla General y de Anexos. Estos conjugados
con la información variable (asientos contables) permiten generar los reportes de resultado que
se obtienen.
Los Estados financieros , libros y reportes de análisis de cuentas son emitidos en moneda
nacional y dólares. Para fines de ley los reportes pueden emitirse solo en moneda nacional.
Se puede emitir información por centros de costos o departamentos de las cuentas de ingresos
y egresos. El código de centro de costo puede tener 6 dígitos o letras.
El sistema permite registrar los comprobantes de diferentes meses en forma simultánea sin
tener que efectuar cierres. Esto es importante ya que se agiliza el ingreso de datos, permitiendo
obtener la información oportunamente.
REGISTRO DE COMPROBANTES DIRECTAMENTE EN EL SISTEMA
Los comprobantes pueden crearse directamente en el computador sin tener que previamente
codificarse en formatos manuales, y el sistema los numera automáticamente. Posteriormente
los comprobantes registrados se pueden imprimir en formularios continuos simples para ser
adjuntados al documento original. También se puede registrar comprobantes previamente
codificados y con numeración manual.. El sistema efectúa la validación de datos conforme se
van registrando los datos minimizando los errores y al terminar el comprobante se controla que
cuadre pudiéndose dejar pendiente. Las compras y ventas producen asientos automáticos.
EMISION DE CHEQUE-VOUCHER
Permite incorporar con una opción los asientos contables automáticos producidos por otros
sistemas auxiliares computarizados , para evitar la digitación.
Los comprobantes pueden ser ingresados en dólares, moneda nacional u otra moneda, según
la moneda original de la operación y el sistema los convierten a moneda nacional y dólares de
acuerdo a la Tabla de tipo de cambio diaria o según el tipo de cambio en particular que se
desee. Opcionalmente se puede indicar al sistema que no efectúe la conversión de un
comprobante.
Existe la opción para registrar el presupuesto de ingresos y gastos por cada centro de costo,
mes y cuenta, para que el sistema controle su ejecución en base a los movimientos contables
automáticamente.
ARCHIVOS PARA EL COA - SUNAT
Los reportes pueden visualizarse en la pantalla antes de imprimirse. Esta facilidad permite un
significativo ahorro de papel y de tiempo de impresión ya que solo deben imprimirse los
reportes definitivos y no los borradores. Toda las bases de datos pueden ser consultadas
amigablemente.
Los reportes pueden ser archivados al disco para posteriormente emitir una copia o visualizarlo
en pantalla permitiendo de esta manera disponer de información de meses anteriores para la
Gerencia o Auditores, sin tener que efectuar nuevos procesos que demandan tiempo.
El sistema posee una interfase con los archivos necesarios para el PDT de la SUNAT. El PDT
de Compras, Ventas y Honorarios son generados por el sistema y luego podrán ser exportados
al diskette del PDT.
INGRESO AL SISTEMA
En el escritorio de Windows en cada estación se ha creado una carpeta con tres iconos dentro
de ella. Se abre haciendo doble click con el mouse y luego doble click en el icono del programa
a utilizar.
Para ingresar al sistema deberá ingresar el código de la compañía o pulsar el botón con la
flecha para seleccionar. En este caso aparecerá la ventana de ayuda para seleccionar el
código.
EXPLICACION DE LOS MODULOS
El sistema de Contabilidad General, ha sido dividido en módulos, cada uno de estos módulos
se encarga de manejar una actividad específica del sistema, de la misma forma en que se
encuentran clasificados los procedimientos contables para la elaboración de un balance se ha
dividido el sistema en los siguientes módulos.
6) Módulo de Presupuesto
Entre los procesos que se permiten realizar en este módulo son: el de mantenimiento (Adición,
modificación, eliminación, consulta) y listado de los datos contenidos en estas bases de datos.
Las bases de datos principales definidas para el sistema de Contabilidad General son los
siguientes:
a) Plan de Cuentas
b) Anexos
c) Tablas Generales
d) Tipos de Cambios
e) Tabla de Transferencias de la 6 a la 9
La base de datos del PLAN DE CUENTAS es usada para describir las cuentas contables del
sistema, cada una con sus propias características. El código de cuenta puede contener hasta
ocho dígitos, el usuario deberá definir la cantidad de dígitos a utilizar según sus necesidades y
procederá a crear las cuentas en base a la longitud definida. Es recomendable que todas las
cuentas tengan una longitud uniforme, pero no es una norma obligatoria. No es necesario que
la cuenta tenga muchos dígitos ya que existen los Códigos de Anexos (8 caracteres para
identificar clientes, proveedores, empleados y otros que se requiera) y el Código de Centro de
Costo (3 caracteres para identificar gastos por departamento, planta u otro que se requiera)
que son datos complementarios. Las cuentas a dos y tres dígitos deben usarse como títulos
(Tipo X), ya que existen algunos reportes que emiten informes a ese nivel, pero si el usuario los
desea también pueden definirse estas cuentas para registrar los movimientos. Además, cada
cuenta contiene datos que son usados por el sistema para indicar ciertas características de
validación para efectos del ingreso de asientos así como para emitir reportes.
El Plan de cuentas es la matriz principal del sistema por lo cual se sugiere meditar bien sobre
los datos a registrar porque de estos dependerá la exactitud de la información.
Se recomienda tener especial cuidado en la asignación de los datos de cada cuenta para evitar
distorsiones en la información que emita el sistema. Esto especialmente en los de TIPO DE
ANEXO, NIVEL DE SALDO y DOCUMENTO DE REFERENCIA, ya que con estos datos el
sistema proporcionará información de saldos de análisis de cuenta (documentos pendientes)
Si se desea modificarlos dentro de un ejercicio contable, debe analizarse los efectos pues los
datos registrados en los meses anteriores puede perderse para efectos de Análisis de Cuentas.
Deben crearse cuentas separadas de clientes, proveedores y bancos para soles o dólares para
facilitar el trabajo posterior de ajustes por diferencia de cambio y control de documentos
pendientes.
COMPOSICION DEL PLAN DE CUENTAS
Campo Descripción
TIPO DE ANEXO REFERENCIAL Este dato permite subdividir una cuenta para su
mejor análisis, en códigos complementarios llamados
Códigos de Anexo Este campo será llenado con el
tipo de según la Tabla General 07. De esta manera
una cuenta contable puede tener dos códigos de
anexos. Es decir que permite tener una
segunda posibilidad de clasificar los movimientos
contables y emitir reportes por el mismo.
B) Si se modifica una cuenta que tiene nivel de saldo 1 para asignarle nivel 2 o 3 se deberá
efectuar nuevamente los Procesos Mensuales de cierre desde el mes de Enero o desde el
mes de inicio de operaciones del sistema hasta el mes contable vigente.
Esto se debe a que el movimiento de una cuenta con nivel 1 no se acumula para fines de
Análisis de Cuentas y el saldo del Balance no coincidiría con el movimiento histórico anual.
1.1 - Se crean cuentas de la clase 6 y se le indica que usará centro de costo y a la vez se
registra cuenta de cargo y abono automático, lo que origina que la cuenta 9 , 79 se genere
duplicada. (Si la Tabla de Transferencia esta vacía no se produce este error).
1.2 - Se crean cuentas de la clase 6 y no se le indica que usará centro de costo , lo que
origina que al registrarse el movimiento no pide centro de costo y no genera la cuenta
automática 9 y 79.
1.b. CÓDIGO DE ANEXOS
Los códigos de anexos, son datos complementarios a las cuentas y sirven para identificar a los
clientes, proveedores, personal, accionistas y en general a toda entidad que la empresa desee
controlar. El código de anexo puede tener hasta 18 dígitos o letras.
Esta base de datos es utilizada para registrar los códigos de anexos que haremos referencia en
nuestros asientos contables y reportes y consultas de análisis de cuenta.
Los códigos de anexos que se pueden definir se encuentran en la Tabla general 07 de tipos de
anexos, la cual puede ser ampliada de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Estos códigos son las entidades a la que nosotros hacemos referencia cada vez que se
produce una transacción contable, como por ejemplo: cuenta corriente de bancos, empleados,
obreros, proveedores, clientes, proyectos, obras, procesos, vehículos. Y otros que la empresa
requiera.
Ejemplo :
Proveedores
Clientes
Chasis
Los datos complementarios sirven en su mayoría para identificar los datos de los servicios
contratados (Profesionales, empleados etc.) para generar luego el archivo del PDT de
Honorarios solicitado por la SUNAT.
1.c. TABLA GENERAL
La Tabla General es aquel donde se define todos los códigos especiales que van a servir para
la identificación y validación de algunos datos característicos de la empresa usados en el
sistema.
Esta base de datos puede contener hasta 100 tablas diferentes, las que comprenderán del 00
al 99; la tabla # 00 es la que esta reservada como índice de tablas.
Estas tablas obedecen a una estructura dada por una clave (código de búsqueda) y una
descripción (significado).
Aquí se codificarán todas las Tablas que se mantendrán como parte de la Tabla general. Este
código tendrá un campo de dos (2) caracteres.
Aquí se codificarán todos los Registros o Libros Auxiliares a usarse en la compañía, sirve para
poder identificar el tipo de operación que se esta efectuando. Este código tendrá un campo de
dos (2) dígitos
Los subdiarios deben ser adecuados a las necesidades de cada empresa, y los únicos que no
pueden ser variados son el 00 , 90 y 99.
Los subdiarios de la serie 9X no son considerados para la generación de cuenta automáticas.
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
Esta tabla servirá para identificar los tipos de monedas a usarse en el Sistema de Contabilidad,
dicho código tendrá un campo de dos (2) caracteres.
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
MN Soles
US Dólar
TABLA Nro. 05 CENTRO DE COSTOS.
Esta tabla determina mediante un código de seis (6) dígitos o letras los departamentos
administrativos o plantas de producción en las que estará divididos la empresa para efectos de
costeo y así determinar la procedencia del Ingreso o gasto. También puede usarse para
identificar líneas de productos o servicios, así como otra aplicación que le pueda dar la
empresa.
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
El sistema solicitará este dato al registrar los movimientos contables para aquellas cuentas del
Plan, que tengan el respectivo indicador "S" de Centro de Costo.
La utilización principal del este dato es para obtener los CUADROS DE COSTO, los cuales se
emiten agrupados por centro de costo. En los Reportes por Centro de Costo se pueden
consolidar varios centros por el primer dígito.
Este dato también servirá para efectuar la transferencia automática de las cuentas 6xx a la
9xx, según lo indicado en la Tabla de Transferencia, cuando la contabilización se realiza por la
clase 6.
En esta tabla se codificará toda la relación de tipos de documentos que usará la compañía y
que se ingresarán al registrar los movimientos contables en el transcurso de las operaciones
diarias, para aquellas cuentas del Plan que tengan el indicador "S" en el campo Documento de
Referencia. ( Los tipos de documentos bancarios se registrarán el la Tabla General 15 ).
El usuario del sistema deberá crear en esta tabla los documentos que utilizará en el registro de
sus operaciones . Esta tabla esta relacionada con la Tabla General 53 y 56 (Compras y Ventas)
El uso correcto de los Tipos de Documentos, permitirá identificar las operaciones realizadas en
las consultas y reportes que emite el sistema. Esto es especialmente importante para los
reportes de Análisis de Cuentas y documentos pendientes.
En la columna 40 de la DESCRIPCION se puede asignar un numero alternativo para digitarlo al
momento de registrar los comprobantes en lugar de las siglas. Por ejemplo para digitar solo
campos numéricos, 01 en lugar de FT.
En la columna 59 se deberá indicar el tipo de documento SUNAT, para generar el archivo COA
y para la impresión de los Registros de Ventas y Compras (de acuerdo a ley)
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
BV Boleta de Ventas 01 03
FT Factura 02 01
LT Letra 03
NC Nota de Crédito 04 07
ND Nota de Débito 05 08
RC Recibo Serv. Públicos 06 13
RH Recibo de Honorarios 07 02
TK Ticket 08 12
BA Boleto aéreo 09 05
TABLA Nro. 07 TIPOS DE ANEXO.
En esta tabla se identificará con un código (de un carácter) todos los tipos de anexos que
sirvan para hacer referencia al registrar cuentas contables en Plan o códigos de anexos en la
Tabla de Anexos.
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
Los códigos cuyos últimos 2 dígitos son 00 , corresponden a títulos y no deben ser asignados a
cuentas.
Los códigos cuyos últimos 2 dígitos son 99 , corresponden a totales y no deben ser asignados
a cuentas.
Los códigos cuyos últimos 3 dígitos son 999, corresponden a totales de Activo (1) , Pasivo (2) y
Patrimonio (3).
El RESULTADO DEL EJERCICIO tiene como código el 3110 en forma fija.
Para dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formato
agregándole la letra "L".
Para imprimir rayas debajo de los importes, después de cada rubro se repite el código del
formato agregándole la letra "R".
Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una línea en blanco, después de cada
rubro se repite el código del formato agregándole las letras "RL". En las posiciones 57/60 , se
podrá indicar un rubro alterno para que en el proceso mensual sea cambiado el rubro cuando
el saldo de la cuenta sea acreedor (Activos) o deudor (Pasivos). Por ejemplo en el caso de
sobregiros bancarios o anticipos a proveedores.
TABLAS Nros. 11 y 13 - FORMATO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posición 40 "-" , indicará que el
resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo.
Para dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formato
agregándole la letra "L".
Para imprimir rayas debajo de los importes, después de cada rubro se repite el código del
formato agregándole la letra "R".
Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una línea en blanco, después de cada
rubro se repite el código del formato agregándole las letras "RL".
Es el código que permite clasificar ó estructurar los Cuadros de Costos. Esta clasificación se
basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un
rubro principal permitiendo así su correcta presentación.
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
0001 Alquileres
0002 Gastos de personal
0003 Tributos
TABLA Nro. 15 TIPOS DE DOCUMENTOS BANCARIOS.
En esta tabla se codificará todos los tipos de documentos que se ingresarán al registrar los
movimientos contables de las cuentas de bancos en el transcurso de las operaciones diarias ,
así como en el PROCESO DE CONCILIACION.
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION Debe/Haber
CH Cheque H
EN Entrega D
NA Nota de Abono D
ND Nota de Cargo/Débito H
XA Extorno abono D
XC Extorno cargo H
En esta tabla se codificará las áreas que seran informadas al registrar el movimiento contable
de aquellas cuentas que tienen en el Plan el indicador "S" de Area. El uso de este dato es para
obtener los Reportes por áreas que el usuario del sistema puede utilizar de acuerdo a sus
necesidades. Un ejemplo aplicado para el flujo de efectivo es el que a continuación se detalla.
CÓDIGO DESCRIPCION
001 APERTURA
002 TRANSFERENCIAS
010 COBRANZA A CLIENTES
020 OTROS COBROS DE EFECTIVO RELAT. A LA ACTIV. DE OPERACION
050 PAGOS A PROVEEDORES
060 PAGOS DE REMUNERACIONES Y BENEFICIOS SOCIALES
070 OTRO INGRESO DE EFECT. RELATIV. A LA ACTIV. DE OPERACIÓN
110 INGRESOS POR VENTA DE VALORES
120 INGRESOS POR VENTA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO
130 OTROS INGRESOS RELATIVOS A LA ACTIV. DE INVERSION
160 PAGOS POR COMPRA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO
170 PAGOS POR COMPRA DE VALORES
En esta tabla se codificará las cuentas a dos dígitos que deberán mostrarse resumidas en el
Mayor (CTMAYO02). En el mayor sólo se mostrará el total de cargo / abonos y saldo de todo el
grupo de cuentas.
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
60 COMPRAS
79 CARGAS IMPUTABLES A CENTROS DE COSTOS
TABLA Nro. 41 TIPO DE OPERACIONES DE ASIENTO DE CIERRE
PUEDEN SER :
CÓDIGO DESCRIPCION
S SALDAR
T TRANSFERIR
O OMITIR
Permite Configurar los parámetros para el proceso del PDT. Ver sección de PDT
HONORARIOS en el módulo de Utilitarios CONCAR.
En esta tabla se codificarán los códigos datos necesarios para el proceso de regularizaciones
de diferencias de cambio
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
Cuentas por regularizar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el
formato CTAXX. Las cuentas deben tener Nivel de saldo 3 y documento de referencia en "S" en
el Plan de Cuentas.
En esta tabla se codificarán los códigos datos necesarios para el proceso de ajuste de
diferencias de cambio
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
(*)XMON Indica la moneda para el tipo de cambio del día del mes para efectos del ajuste
FASB.
Cuentas por Ajustar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el formato
CTAXX. Las cuentas deben indicarse con el tipo de cambio a usar (M = Compra , V = Ventas.
Posición 10 ).
EJEMPLO
CÓDIGO DESCRIPCION
Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posición 40 "-" , indicará que el
resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo.
Para dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formato
agregándole la letra "L".
Para imprimir rayas debajo de los importes, después de cada rubro se repite el código del
formato agregándole la letra "R".
Para totalizar un acumulado siguiendo el mismo criterio de las formula agregar al formato la
letra “T”
Para saltar de pagina agregar al formato las letras EJ
Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una línea en blanco, después de cada
rubro se repite el código del formato agregándole las letras "RL".
CLAVE DESCRIPCIÓN
AUTO S
(Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automáticas en el archivo de
cuentas automáticas, en caso de considerarlo se especifica S en la descripción, en caso
contrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S. Util para los reportes
de estado de cuentas con cuentas automáticas)
MEMOPM S
(Nos indica si el sistema va a optimizar la memoria en el proceso de consolidación, en caso de
considerarlo se especifica S en la descripción, en caso contrario N. Si no se configura esta
clave el sistema asume por defecto S)
MONPRE US
(Parámetro que indica en que moneda se van a llevar los Presupuestos. Por defecto el sistema
asume US (Dólares) , para especificar en Moneda Nacional se configura MN.
PRN LPT1
(Asigna el puerto de impresión para imprimir en modo MS-DOS, opción de texto en la pantalla
de diálogo de la impresión)
CTAAXXXX S
(Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automáticas para el balance, en
caso de considerarlo se especifica S en la descripción, en caso contrario N. Si no se configura
esta clave el sistema asume por defecto S. “XXXX” viene a ser el código de la compañía)
COS S
(Parámetro que especifica si se va a generar el proceso de acumulación de centro de costos.
Este proceso es útil para todos los reportes de centros de costos. Se especifica S para generar
este proceso, en caso contrario N. El sistema asume por defecto N.)
Se especifica en la descripción en la columna 58 el parámetro TOD para parametrizar a
cualquier cuenta el flag de centro de costo.
NUMLIB N
(Permite digitar el número de comprobante libremente sin ninguna validación de mes para el
número del comprobante ingresado, para ello se debe especificar S en la descripción. El
sistema asume por defecto N.)
EJER MMMM
(Permite establecer el ejercicio contable desde un mes especifico a otro por un periodo de
doce meses. Ej 0403 (Abril2000-Marzo2001) No es necesario especificar este parámetro si se
trabaja desde Enero a Diciembre.
APET S
(Permite aperturar cualquier cuenta de balance tipo A y P. Por defecto es “N” , en este caso el
sistema considera como cuentas de balance las que sean menores a la clase 6)
Esta tabla se configura para emitir el reporte de antigüedad de deuda ubicado en el módulo de
reportes varios de Utilitarios Concar (RSUTIL.EXE). Las claves que comienzan con COB son
las cuentas por cobrar a considerar en el reporte y las que comienzan con PAG son las cuentas
por pagar. RPVE viene a ser la proyección de días de documentos por vencer y RVEN es la
proyección de días de documentos vencidos.
EJEMPLO
CODIGO DESCRIPCION
COB01 12101
COB02 12102
COB03 12301
COB04 12302
PAG01 42101
PAG02 42102
PAG03 42301
PAG04 42302
RPVE 030,060,090
RVEN 030,060,090
Esta tabla nos permite configurar el proceso de ajuste por inflación. Ver sección de Ajuste por
Inflación en módulo de Utilitarios Concar.
Las tablas que se detallan a continuación no deberán ser modificadas por los usuarios. Sin
embargo el sistema permitirá efectuar cambios en futuras ampliaciones:
La tabla de Tipo de Cambios es aquella donde se definen las monedas con su equivalencia en
moneda nacional de cada día. Esta tabla será usada por el sistema para convertir cada asiento
contable a soles y dólares. Para registrar el tipo de cambio del dólar se debe usar el código
US. Es obligatorio registrar el tipo de cambio del primer día (01) del mes cuyo cierre contable
se desea procesar.
DATOS DE GENERALES
Esta tabla es usada cuando el Plan de cuentas esta estructurado para trabajar con la clase 6 y
su uso es opcional.
Esta Tabla permite definir la forma como se generarán en forma automática las cuentas de la
clase 9 y 79 al ingresar una cuenta 6.
El programa solo considerará las cuentas de la clase 6 para crear la cuenta automática, si
alguna cuenta de otra clase tiene centro de costo no generará cuenta automática.
En esta Base de datos se definen los centros de costos (creados en la Tabla General 05) y las
cuentas de la clase 9 con abono a la 79, a donde se generarán automáticamente.
La transferencia se realiza en el proceso de CIERRE.
Tabla de transferencia
CENTRO DE COSTO CARGO ABONO FACTOR
Asientos contables
CUENTA C.COSTO DEBE HABER
1) Manual
621001 201 100
621001 202 150
622001 101 300
622001 102 200
636001 103 500
411001 1250
Automático
910001 100
910001 150
900001 300
900001 200
900001 450 Porcentual
910001 50 Porcentual
799001 1250
En este ejemplo la 671001 no es necesario codificarla con centro de costo ya que su traslado a
la clase 9 se puede indicar directamente en el Plan de Cuentas.
1.f. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES
En esta Base de datos se definen los asientos automáticos de cierre del ejercicio.
En esta opción se deben crear las “plantillas” o modelos de cada asiento de cierre.
Primero se debe establecer la secuencia de los asientos de cierre y que cuentas se van a
cerrar o transferir en cada paso. Cada asiento de cierre se identifica por un NUMERO DE
ASIENTO y cada asiento producirá automáticamente un comprobante contable.
Por ejemplo el asiento 001 servirá para cerrar las cuentas 9 y 79, en el 002 se transferirá el
saldo de la 70 a la clase 80101, el 003 se transfiere la 80101 a 82101, y así sucesivamente.
Los asientos definidos en esta opción deben procesarse en el menú de asiento automáticos
con la opción de ASIENTOS DE CIERRE.
COMPOSICION DE LA TABLA ASIENTO DE CIERRE
O(Opción) Alt+C=Creación,Alt+M=Modificación
Alt+E=Eliminación,Alt +R=Revisión,
Alt +F=Finalizar
04 010001 01
04 010002 01
04 020001 02
05 010001 01
05 010002 01
05 020001 02
El sistema rechazará los comprobantes que tengan fecha de comprobante de un mes cerrado,
es decir que ya se efectuó el Proceso mensual Definitivo.
Un comprobante puede ser eliminado totalmente, para lo cual existe la opción en el Menú de
Registro de comprobantes.
si se desea numeración automática, debiéndose responder con "SI" o "NO". Con "SI" el
sistema asignará en numero de comprobante en forma automática. Con "NO" , el usuario
deberá registrar el numero de comprobante.
2.a. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION
FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio
cuando el TIPO DE CONVERSION es “F”
El sistema validará en forma inmediata los datos que se ingresan y los solicitará de acuerdo a
las especificaciones del Plan de cuentas.
Esta opción permite registrar las facturas y otros comprobantes de pago de Proveedores en
comprobantes.
Cuando se registra una factura por medio de esta opción, el sistema genera en forma automática un
comprobante contable con el cargo a la 401 por el IGV y el abono a cuenta 42 por la provisión.,
debiendo el usuario registrar sólo el movimiento contable de la cuenta de naturaleza (3x , 6xx )
Para poder usar esta opción debe configurarse previamente la Tabla General 53 , con los parámetros
necesarios y actualizar en la Tabla General los tipos de documentos aprobados por la SUNAT. Al
registrar las compras por esta opción el comprobante contable que se produce, servirá para el
Balance , Mayor , Diario , Registro de Compras y reportes de cuentas por pagar.
Los procesos de Registro de Comprobantes de Compras así como los de generación e impresión de
Registro de Compras utilizan las Tablas Generales 06 (Documentos), 53 (Parámetros de
comprobantes de Compras) y la 02 (Subdiarios).
EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 53:
CODIGO DESCRIPCION
1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60
---------------------------------------------------------------------------
53 PARÁMETROS PARA ASIENTOS DE COMPRAS
---------------------------------------------------------------------------
CTA01 MN42 421001 PROVEEDORES SOLES
CTA02 US42 421002 PROVEEDORES DOLARES
CTA03 MN46 461001 HONORARIOS SOLES
CTA04 US46 461002 HONORARIOS DOLARES
DOC01 FT H FACTURAS
DOC02 ND H NOTA DE DEBITO
DOC03 NC D NOTA DE CREDITO
DOC04 RL D RESUMEN DE LIQ. DE ADUANAS
DOC05 RH D RECIBO DE HONORARIOS
DOC06 RC D RECIBO DE SERVICIOS PUBLICOS
IGV 401001
ISC 401006
SUB1 04 COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS 1
SUB2 14 COMPRAS PARA VENTAS GRABA. Y NO GRAB. 2
SUB3 15 COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO 3
SUB4 16 IMPORTACIONES 1
SUB4 17 HONORARIOS 1
TIGV 18.00 TASA DE I.G.V.
XGEN 0000001 PROVEEDORES VARIOS
ZINA1 609009 GASTOS INAFECTOS
ZINA2 631099 SERVICIOS DE TERCEROS INAFECTOS
ZZIGV 401002 IGV. COMPRAS CONTADO CAJA 1
ZZSUB01 10 SUBDIARIO CAJA
ZZOTR01 401004 RETENCION DE CUARTA
NOTAS :
Parámetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes así
como en la impresión del Registro de Compras.
CODIGO : CTAXX (Código de Compra)
Pueden existir varios códigos de compra, según la moneda y la cuenta que se afecte.
En la columna 1/2 debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea
registrar.
En la columna 3/4 debe indicarse un código cualquiera
En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta
En la columna 20 debe indicarse la descripción de operación
635001 D 500
401002 00000001 D 180 FT 002-5456 03-06-96 GROMY S.A. RUC 2345678
401002 00000001 D 90 FT 001-2223 01-06-96 CURIER S.A
RUC21168319
101001 H 1,770
Por cada factura debe informarse una cuenta 401002, con los datos correspondientes. Para
estos registros contables el programa que imprime el Registro de Compras, calculará la base
imponible en base al monto del IGV. informado.
La Glosa es importante registrarla con el nombre del proveedor y la palabra RUC para que
aparezcan estos datos en el Registro de Compras.
CODIGO : ZZSUBXX (Subdiario adicional para compras contado que ingresan directamente al
gasto por caja.) OPCIONAL .
TIPO DE CAMBIO Sólo para TIPO CONVERSION “C”, usar este campo
cuando la fecha de comprobante difiere de la fecha
de la factura. Ejemplo : facturas de meses pasados
en dólares.
FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambio
cuando el TIPO DE CONVERSION es “F”
IMPORTACIONES
1) Registro de la factura del proveedor del exterior por la opción de comprobantes estándar y
utilizando un subdiario diferente al de compras.
A) Genera Registro de Compras.- Esta opción crea un archivo con las compras del
mes desde el cual se emite el Registro de
Compras.
A) Genera Registro de Compras.- Esta opción crea el archivo con las compras del
mes desde el cual se emite el Registro de
Compras.
Esta opción debe procesarse después de realizar
un proceso de cierre contable cuando se hayan
agregado o modificado comprobantes contables.
Este proceso selecciona los comprobantes de
compras (subdiarios y cuentas indicadas en la
Tabla General 53), calcula la base imponible y el
monto inafecto y crea un archivo con las compras
del mes (COPPAAMM.DBF, en donde PP es la
compañía y AAMM es el año/mes del movimiento).
El archivo que se crea puede ser modificado sin
afectar los asientos contables para luego ser
impreso en el formato de Registro de Compras. Se
recomienda que las modificaciones se realicen
cuando ya no se van a modificar o agregar más
comprobantes contables.
Si se han modificado o creado comprobantes de
compras y luego debe procesarse nuevamente
esta opción y las modificaciones que se hubieran
hecho en el archivo COPPAAMM.DBF, se
perderán..
Este programa tiene las siguientes opciones :
TASA DE IGV. : Asume 18 %
FORMA DE CALCULO :
NORMAL : El programa efectuará el recalculo de la
base imponible e inafectos en base al monto del
IGV ajustando el importe inafecto a la columna
base imponible si es menor a 1 % o si en menor a
S/. 2.
AJUSTADO : El programa recalcula la base
imponible en base al monto del IGV. y determina el
monto inafecto. Si el monto inafecto es menor al
importe indicado en CENTAVOS lo acumula en la
base imponible. Esto es para no mostrar montos
pequeños con 0.01 o 0.02 como inafectos ya son
producto del calculo con decimales.
SIN RECALCULO : El Programa no realiza el
recalculo del IGV. y mantiene los valores tal como
se han ingresado.
Esta opción permite registrar las facturas de Ventas en forma simplificada y automatizada.
Esta opción se encuentra en el menú de Registro de comprobantes.
Cuando se registra una factura por medio de esta opción, el sistema genera en forma
automática el cargo a cuenta 12X por la provisión y los Abonos a la 401 por el IGV.y a la 70 por
el valor de venta.
Cuando se trata del registro de una Boleta de Venta el sistema calcula en monto de IGV.
Para poder usarla debe crearse previamente la Tabla General 56 , con los parámetros
necesarios.
EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 56 :
CLAVE DESCRIPCION
1.....5...10...15.......20...25...30...35...40...45...50...55...60
---------------------------------------------------------------------------
56 PARÁMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS
---------------------------------------------------------------------------
CTA01 MN12 121001 FACTURAS SOLES
CTA02 US12 121002 FACTURAS DOLARES
DOC01 FT D FACTURAS
DOC02 ND D NOTA DE DEBITO
DOC03 NC H NOTA DE CREDITO
DOC04 BV D BOLETA DE VENTA
IGV 401001
ISC 401004
OTR 46109 OTROS
SUB01 08 SUBDIARIO REGISTRO DE VENTAS
TIGV1 1 18.00
TIGV2 2 0.00
VTA01 701001 MERCADERIAS
VTA02 702001 PRODUCTOS TERMINADOS
XANUL 999999 DOCUEMENTOS ANULADOS
XGEN 000001 CLIENTES VARIOS
NOTAS :
Parámetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes así
como en la impresión del Registro de Ventas.
CODIGO : CTAXX (Código de Venta)
Pueden existir varios códigos de venta, según la moneda y la cuenta de la clase 12 o 16 que se
afecte.
En la columna 1/2 debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea
registrar.
En la columna 3/4 debe indicarse un código cualquiera
En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta
En la columna 20 debe indicarse la descripción de operación
Código de subdiario a generar en forma automática, si hay varios el sistema solicitará este
dato, mostrando siempre el primero.
En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios ,
deben estar en la Tabla general 02.
Porcentajes de I.G.V. vigentes. Estos datos son usados por el programa para procesar las
boletas de venta, para deducir en forma automática el monto de impuesto.
En la columna 1 debe indicarse la secuencia , puede ser igual al último dígito de TIGVX
En la columna 10 debe indicarse el porcentaje de IGV.
CODIGO : OTR ( Otros tributos que se imprimirán en la columna del registro de Ventas.
Los cheques girados deben ser registrados por la opción de Registro de Comprobantes de
Cheques. Los comprobantes producidos pueden ser impresos con la opcion de
cheques/voucher en formato continuo o en formato simple para los cheques manuales.
Al registrar los cheques girados se produce el comprobante contable con la afectación
automática de la cuenta de bancos (104XX), debiendo el usuario ingresar las cuentas de
contrapartida como por ejemplo la 42 o cualquier otra cuenta. adicionalmente al comprobante
creado automáticamente, esta opción mantiene un archivo de los cheques girados.
Pueden emitirse el cheque/voucher en formato continuo, voucher de cheques manuales y
relación de cheques girados por fecha/banco o proveedor.
2) Comprobantes de Cheques
3) Reportes
Este módulo se encarga de procesar los comprobantes de un mes contable para permitir
consultar e imprimir los estados financieros y reportes actualizados a dicho mes. En este
proceso de consolidación se realizan verificaciones y actualizaciones que permiten disponer de
la información actualizada y precisa.
El proceso de consolidación se puede realizar diariamente, procesándose los comprobantes del
mes registrados hasta fecha, permitiéndose de esta manera disponer de información de saldos
hasta dicha fecha. Antes de realizar el cierre,el sistema verifica que no existan comprobantes
sin finalizar del mes de proceso.
El sistema nos muestra dos opciones de consolidación, el previo y el definitivo. El proceso
previo no cierra el mes de proceso, más el definitivo si bloquea automáticamente el Registro de
comprobantes del mes procesado.
Se elige definitivo cuando ya no se deban modificar o registrar comprobantes del mes contable.
En caso de haberse escogido esta opción y si se desea ingresar o reprocesar comprobantes
del mes cerrado, se debe hacer lo siguiente :
A.- Reabrir el mes , modificando la fecha de cierre con la opción 1 del menú de Cierre Mensual
ingresándose como fecha de cierre el último día del mes anterior al mes que se desea
reprocesar.
B.- Modificar o registrar los comprobantes del mes ya reabierto.
C.- Realizar el proceso de consolidación del mes reabierto.
Para ésta versión, ya no es necesario arrastrar los cierres en caso de que se modifique un mes
anterior, solo será necesario cerrar el mes modificado y luego el último mes trabajado. Por
consiguiente, los balances y los estados de ganancias y pérdidas pueden emitirse a cualquier
mes.
PASOS DESCRIPCION
Este módulo nos permite emitir los reportes de resultado en base a los datos ya
ingresados vía asientos contables, después de haberse efectuado el cálculo de
balance. La mayoría de reportes mostrarán datos e información a cualquier
mes sin necesidad de efectuar el consolidado del mes requerido, a excepción
de los señalados con ♦ en la lista adjunta.
Los reportes pueden ser emitidos en dólares o soles , por que el usuario deber
indicar en que moneda desea que se imprima. La moneda es solicitada por
cada programa.
Los reportes que se emiten en este módulo son los que se detallan a
continuación.
REPORTES
1. BALANCES DE COMPROBACION
2. BALANCES GENERALES
3. GANANCIAS Y PÉRDIDAS
Configurar el campo clave con el texto GYP13-XX, donde XX es el Código de Línea o Proyecto
a 2 dígitos
Configurar el campo descripción, en la posición 1 y 2 el código de Línea o proyecto a 2 dígitos,
igual al código XX de la clave, en la posición 3 a 50 la descripción de la Línea o Proyecto.
Clave Descripción
GYP13-01 01 Lima
GYP13-02 02 Piura
Adicionalmente se debe Ingresar los Centros de Costos que totalizarán los Gastos.
La clave que los agrupa usará los 2 primeros dígitos para agrupar a los Centros de Costos por
línea o Proyecto, siendo el formato a usar LLXXXX, donde LL es la Línea y XXXX el Centro de
Costo.
4. REPORTES DE COSTOS
DIARIOS
MAYORES
REGISTRO DE VENTAS
REGISTRO DE COMPRAS
BANCOS
INGRESOS Y GASTOS
COMPROBANTES MENSUALES
Este módulo nos permite consultar y emitir reportes de saldos por cuenta y anexos,
documentos pendientes en forma selectiva a la fecha de cierre y estados de cuentas sin
necesidad de efectuar el cierre del mes a consultar.
Las cuentas que pueden ser analizadas en este proceso son aquellas que han sido definidas
con Nivel de Saldo 2 o 3 en el Plan de Cuentas.
Los reportes que pueden emitirse son los de documentos pendientes, movimientos de una
cuenta entre fechas y movimiento total por meses de una cuenta.
Para emitir los reportes pendientes se necesita generar los archivos de análisis de cuenta a
una fecha específica (Programa CTDOCU01) con el fin de obtener datos actualizados. No se
necesita generar el proceso de cierre del mes a consultar antes de generar el proceso.
Solamente los reportes que tengan check en la opción del menu dependerán de este proceso.
La mayoría de estados de cuenta se emiten directamente desde los comprobantes.
Los reportes que se emiten en este módulo son los que se detallan a continuación.
CONSULTA
6. MODULO DE PRESUPUESTO
Se va a especificar los presupuestos mensuales por cada centro de costo y cuenta. Por defecto
el sistema configura el importe en dólares pero se puede configurar a soles en la TABLA
GENERAL 93.
(La clave MONPRE con descripción MN (Moneda Nacional) y las cuentas deben tener el flag
de centro de costo.)
REPORTE DE PRESUPUESTO
Este reporte nos permite comparar lo presupuestado por centro de costo contra lo ejecutado y
luego ver la variación tanto en monto como en porcentaje.
Cabe recalcar que este reporte es solo para la configuración de presupuesto por centro de
costo.
Este reporte nos muestra una comparación entre lo presupuestado y el estado de ganancias y
perdidas por función o naturaleza.
Cabe recalcar que este reporte es solo para la configuración de presupuesto por cuenta.
7. MODULO DE CHEQUEO DE LICENCIA
En este módulo se encuentra el contrato de licencia del software en conjunto con otras dos
opciones que nos permiten el manejo del control de la seguridad del sistema.
7.b. REGISTRAR
Esta opción nos permite registrar el software en caso de que la licencia del mismo haya
expirado. El software solamente requiere de esta licencia en caso de que sea una versión
demostrativa con un límite de expiración, en caso de ser reinstalado en una máquina que
carezca de licencia o al ser copiado de una máquina registrada a otra sin autorización expresa
de Real Systems S.A. En este caso se deben seguir las instrucciones en pantalla.
El sistema efectúa la conciliación automática comparando los movimientos contables contra los
movimientos de los estados de cuenta a una fecha limite determinada.
Las especificaciones del sistema para efectuar la comparación de los movimientos es la
siguiente :
Los Cheques se comparan por banco, numero (4 últimos dígitos) e importe.
Los otros documentos (entregas , notas de cargo y abono) se comparan por banco, fecha e
importe.
Cuando se produce la igualdad en la comparación el sistema considera al movimiento como
"CANCELADO".
Los movimientos tanto contables como del estado de cuenta seleccionados por la opción de
conciliación manual no entran al proceso de comparación antes mencionado, pero si se
consideran como "CANCELADOS" en el proceso de conciliación.
Para iniciar el proceso de conciliación bancaria, debe registrarse en el sistema los movimientos
pendientes (carga inicial) ,tanto del movimiento contable ,así como de los estados de cuenta
bancarios al mes anterior en que inicia la conciliación bancaria. Los movimientos contables que
se registren deben tener fecha contable menor al mes en que se inicia el proceso de
conciliación (eje: si se inicia en junio de 1993 la fecha contable de la carga inicial debe ser de
mayo y anteriores). Los movimientos bancarios de estados de cuentas pendientes deben
registrarse en un sólo estado de cuenta por banco iniciándose en el 000001, también con
fechas anteriores al mes de inicio. Para la carga inicial de los movimientos contables existe una
opción especial en el menú y el sistema asignar automáticamente el subdiario 90. Para
registrar los movimientos bancarios pendientes debe usarse la opción normal de Registro de
Estados de cuenta.
Los pasos a seguir para realizar la conciliación bancaria son los siguientes :
Este proceso de Acumulación , "COPIA" desde los comprobantes contables del último mes del
PROCESO MENSUAL DE CONTABILIDAD, ya sea Previo o Definitivo, el movimiento de las
cuentas de bancos que tienen el indicador de conciliación de bancos en "S", el cual se acumula
en las bases de datos del Módulo de Conciliación de bancos.
Si posteriormente al proceso de Acumulación se modifica un comprobante contable con una
cuenta de bancos, y se repite el PROCESO MENSUAL DE CONTABILIDAD, esta modificación
no se refleja en el movimiento acumulado de la conciliación.
En caso de ser necesario se puede eliminar el movimiento contable Acumulado, siempre y
cuando no se haya efectuado algún proceso de conciliación Definitiva que afecte dicho
movimiento. Esto es posible cuando se desea eliminar el movimiento para efectuar una nueva
acumulación.
B.- Registro de los Estados de Cuenta.
De ser necesario se modifican algunos datos de los movimientos contables acumulados para
permitir la conciliación en forma automática en el siguiente proceso de conciliación preliminar o
definitiva. Los datos que pueden ser modificados son el NUMERO y FECHA DE DOCUMENTO.
De ser necesario podrán seleccionarse los movimientos que no han sido conciliados en forma
automática, para que en el siguiente proceso de conciliación sean considerados como
conciliados manualmente.
G.- Proceso de Conciliación - Definitiva.
Debe realizarse el proceso de conciliación "Definitiva", cuando estén conformes los datos de
los reportes. Este proceso actualiza los movimientos contables del acumulado y del estado de
cuenta marcándolos como "conciliados" y dejando el sistema preparado para la siguiente
conciliación.
Deben emitirse todos los reportes de conciliación como sustento de los procesos efectuados.
1 - Proceso de desconciliación
Los estados de cuenta bancarios deben numerarse manualmente en forma correlativa a partir
del 000100. Los números de 000001 al 000099 ser n usados para registrar los datos de la
carga inicial de los movimientos bancarios pendientes de conciliación. Los estados de cuenta
pueden registrarse simultáneamente de varios meses.
Es posible registrar varios estados de cuenta de un mismo banco y de un mismo mes pero las
fechas iniciales y finales deben ser correlativas.
Cuando algún banco informe en el estado de cuenta movimientos de 2 meses , estos deben
separarse en dos estados de cuenta o puede cambiarse la fecha del movimiento menos
significativo asignándosele el mes del movimiento más significativo. Esto debe realizarse para
facilitar el cuadre del saldo contable con el bancario.
La conciliación Preliminar o Definitiva puede realizarse sin haber "Finalizado" los estados de
cuenta.
Utilitarios
Movimiento de Datos
Copia de Seguridad
Reportes Varios
PDT Honorarios
Ajuste por Inflación
Con esta opción se reindexan las bases de datos de comprobantes , estados de cuenta
del banco, numeración de comprobantes de la compañía con la que se esta trabajando
en ese momento.
Con esta opción se reindexan las bases de datos del movimiento mensual, balances y
análisis de cuenta.
9.d. - Mantenimiento de compañías.
Permite agregar una nueva compañía al sistema o modificar los datos generales de
una de ellas. También permite iniciar un nuevo ejercicio contable de una compañía.
Disponible solo para la versión en redes y nos permite asignar los diferentes programas
del sistema a un usuario específico, ya sea individualmente o por rangos.
Nos permite mantener la lista de programas que dispone el sistema que se le van a
asignar a los usuarios. Cabe recalcar que el nombre de cada programa se encuentra
ubicado en la parte superior derecha de cada programa.
Nos permite consultar e imprimir cualquier reporte que se haya guardado en disco.
(*.PRN)
COMPOSICION DEL MANTENIMIENTO DE COMPAÑIAS
Campo Descripción
Esta opción permite la creación , modificación o eliminación de los usuarios del sistema.
Al ingresar al sistema, el usuario deberá ingresar su CÓDIGO y PASSWORD.
Esta opción permite la asignación o restricción de los programas a los usuarios del sistema que
fueron creados como operadores. Seleccione el usuario a modificar y de doble clic con el
mouse luego escoja las opciones del cuadro a continuación y grabe.
Nos permite transferir el Plan de Cuentas y las Tablas de Anexos, General y de Tipo de
Cambio a diskette o disco duro. Es muy útil en el caso de que se lleve la contabilidad en
dos máquinas separadas y se quiera utilizar la misma configuración de tablas.
Esta opción carga al sistema los anexos de otra máquina con contabilidad Concar
monousuario o generado externamente para cargar anexos.
Nos permite transferir por mes o por subdiario los comprobantes de una compañía y
ejercicio específico. Es muy útil para transferir vouchers entre dos puntos remotos.
12.a. - RATIOS
El sistema de contabilidad Concar Windows nos brinda un total manejo de los ratios como
herramienta de análisis de balance o estados financieros.
Para generar los ratios se requiere tener Excel 97 y además definir bien las fórmulas
aritméticas.
ο Mantenimiento de Ratios
En este módulo se van a definir la fórmula del ratio. Esta fórmula comprende Operadores,
Rubros de Balance, Ganancias y Pérdidas por Función/Naturaleza, Cuentas Balance y
Secuencia de Items.
Operadores
( ) Paréntesis – Separadores de Fórmulas
/ División
* Multiplicación
+ Suma
- Resta
Rubros
B Balance Ej. B1101 Rubro Caja y Bancos
F Gan. Y Perdidas por Función Ej. F1101 Rubro de Ventas
N Gan. Y Perdidas por Naturaleza Ej. N1105 Producción del Ejercicio
C Cuentas Balance Ej. C12101Cuenta Facturas X Cobrar
V Números Ej. V5.51
Secuencia de Items
Se usa para especificar una fórmula extensa particionándola en varios items. Ej:
Item Fórmula
1 B1110
2 B2110
3 I01/I02 Se antecede el prefijo I para indicar que es un Item
ο Emisión de Ratios
Nos permite obtener el resultado del ratio. Para ello se debe escoger el ratio definido y
presionar el botón de Reporte Excel. Luego, nos mostrará en Excel la fórmula con sus
Items y el resultado. El usuario decidirá si grabar la hoja Excel o no.
Crear en el plan de cuentas las cuentas de honorarios las cuentas 469xx y 469yy para
honorarios soles y dólares respectivamente. Estas cuentas deben tener Nivel 3 , documentos
de referencia y anexo P (Proveedores) o H (Honorarios)
CLAVE DESCRIPCION
5) Al crear los códigos anexos de las personas que presentan Recibos de Honorarios en
la opción Mantenimiento de anexos, deberá registrarse los Datos Complementarios.
Generación de archivo para PDT..- Esta opción crea el archivo que debe ser importado
en el PDT mensual para la SUNAT
EJEMPLO A
En este mantenimiento se ingresan los índices de precios promedio mensual al por mayor a
nivel nacional publicados por el diario El Peruano para realizar el ajuste por inflación.
En este mantenimiento se debe asignar las cuentas ACM a las cuentas que se van a ajustar, ya
sea cuentas de balance (Tipo B), Ganancias y pérdidas por Naturaleza (Tipo N) y Ganancias y
Pérdidas por Función (tipo F).
Previamente debe registrarse en el plan de cuentas estas cuentas ACM. El módulo tiene una
opción dentro del menú de creación en donde se puede configurar un rango de cuentas por
medio de el comodín (*) para establecer las cuentas a ajustar.
Ej.
14.c. GENERACIÓN DE ARCHIVO DE AJUSTE POR INFLACIÓN
Este programa hace el cálculo de ajuste por inflación de todas las cuentas configuradas en la
sección 13.b. Previo a este cálculo se debe configurar en la tabla general 95 los subdiarios de
ajuste por inflación para balance, G y P por naturaleza y función así como la cuenta REI.
Ej.
Este programa tiene dos partes, el cálculo previo que permite ser visualizado por pantalla y la
generación del archivo de ajuste por inflación que va a servir para generar el asiento y/o poder
modificarlo. Cabe recalcar que este archivo no es histórico, es decir se genera el ajuste a un
mes y luego se procede a generar el asiento.
En este mantenimiento uno puede modificar el archivo de ajuste por inflación generado en la
sección 13.c.
A) Registro de comprobantes
Debe definirse el tipo de cambio que se usará para cada tipo de comprobante,
especialmente en lo referente a Ventas, Compras , y operaciones con bancos.
El sistema permite tener en la Tabla de tipo de cambio, el de compra y venta por cada día.
También es posible registrar un comprobante con un tipo de cambio especial.
En el plan de cuentas deben definirse cuentas separadas para las operaciones de soles y
dólares , especialmente en las cuentas por cobrar y por pagar, porque de esta manera se
simplifica el ajuste mensual de diferencia de cambio.
Ejemplo 2:
Factura emitida en soles 1,000.00 , tipo de cambio 2.20, equivale a US. $ 454.55.
Abono de la Factura en soles 1,000.00, tipo de cambio 2.10, equivale a US $. 476.19.
El sistema detecta el saldo en dólares de US $ -21.64 y genera un asiento de ganancia por
diferencia de cambio en dólares sin conversión a soles.
El sistema dispone de una opción para ajustar los saldos de las cuentas en dólares al tipo
de cambio compra o venta del último día del mes.
Este ajuste se realiza en forma global por cuenta o detalladamente cuando corresponde a
documentos de clientes o acreedores.
Para facilitar este ajuste en conveniente que las cuentas en dólares estén claramente
definidas en el Plan de cuentas.
16. PROCESO DE REGULARIZACION DE DIFERENCIA DE CAMBIO
Este proceso permite generar en forma automática un asiento para cancelar los saldos de
cuentas, anexos o documentos en soles o dólares originados por la diferencia de cambio.
Para cancelar los saldos en sistema selecciona los saldos del balance (Nivel de saldo 1),
saldos por anexos (Nivel de saldo 2) o los documentos pendientes (Nivel de saldo 3) que tienen
el saldo en dólares mayor a 0 y el saldo en soles igual a 0 o viceversa, y genera en forma
automática dos asientos contables (uno para dólares y otro para soles).
Por ejemplo :
La contabilización del cargo y abono de una factura en dólares se realizó en la cuenta 121001
de la siguiente manera :
DÓLARES TIPO SOLES
DOCU. FECHA DEBE HABER CAMBIO DEBE HABER
Como de observa, el asiento del 30-01-94 al igual que el abono del 30-03-94 se realizaron en
dólares. El saldo del documento en la columna de dólares es 0, pero el saldo en soles es
acreedor, por que se ha producido una diferencia de cambio (ganancia) de 50.
Si realizamos una consulta de ANALISIS DE CUENTA, este documento será mostrado como
pendiente, ya que el saldo en dólares esta en 0, pero tiene un saldo en soles.
En la práctica puede producirse la situación inversa, de que el documento este cancelado en
soles, pero tenga saldo en dólares por la diferencia de cambio.
El sistema detectará ambos casos y "cancelará" el saldo pendiente en dólares o soles.
Para que el sistema "cancele" automáticamente el saldo de diferencia de cambio debe
realizarse lo siguiente :
1) Crear la Tabla General 55, con los parámetros necesarios, indicando las cuentas que se
deben regularizar, subdiario a utilizar (exclusivo para esta operación) y cuentas de
ganancias y pérdidas de diferencia de cambio.
Las cuentas deben ser aquellas de Clientes , Proveedores, personal y otras que el usuario
determine, y que como características deben tener indicado en Plan de cuentas lo siguiente:
Si la cuenta tiene Nivel de saldo 3 debe tener documento de referencia igual a " S"
CLAVE DESCRIPCION
1...5...10...5...20...25...30...35...40...45...50...55...60
---------------------------------------------------------------------------
55 PARÁMETROS PARA REGULARIZACION DIF. CAMBIO
-- ---------------------------------------------------------------------
Notas :
CLAVE CTAXX
En la columna 1 se debe indicar la cuenta que se regularizará.
CLAVE SUB
En la columna 10 se indicará el subdiario para generar el asiento automático, este subdiario
debe ser para el uso exclusivo de este proceso.
CLAVE XGA
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia
CLAVE XGP
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de pérdida , 67X o 9XX según corresponda.
Las cuentas por regularizar deben tener Nivel de Saldo 2 (con Anexo) o 3 (con documento de
Referencia "S")
Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas
El subdiario debe estar en la Tabla General 02.
17. PROCESO DE AJUSTE POR DIFERENCIA DE CAMBIO - FASB 52
El proceso de ajuste por diferencia de cambio permite generar un asiento automático que
actualiza los saldos de las cuentas en dólares al tipo de cambio del último día del mes.
Para facilitar este proceso es conveniente que en el Plan de cuentas estén separadas las
cuentas de soles y dólares en forma clara, es decir que la moneda de referencia sea MN o US.,
especialmente en los que se refiere a bancos, clientes y proveedores.
Para realizar el ajuste, el sistema ubica las cuentas que se deben ajustar en la Tabla General
58 y toma en consideración el Nivel de saldo de la cuenta asignado en el Plan, generando el
asiento de ajuste según lo siguiente :
Nivel
1 Ajuste a 6/8 dígitos
2 Ajuste por cada código de anexo
3 Ajuste por cada documento
Las cuentas que tengan especificado en el Plan, como código de moneda soles (MN), y que se
encuentren en la Tabla, se ajustará en forma automática el saldo en dólares. Si la cuenta tiene
especificado dólares (US) se ajustará el saldo en soles.
Las cuentas de bancos (104xxx) con nivel de saldo 2 y con tipo de anexo 0, pueden tener la
moneda de referencia en blanco pues se ajustan sólo si el anexo respectivo tiene como
moneda de referencia US o MN.
- Calcula Diferencias . - El sistema crea un archivo con los importes por ajustar de cada
cuenta . Estos cuentas corresponden a las indicadas en la Tabla General 58, y que tienen
el saldo mayor a 0.
El sistema crea registros según el nivel de saldo
Nivel 1 .- Un registro por cuenta
Nivel 2 .- Un registro por cada anexo
Nivel 3.- Un registro por cada documento pendiente
El sistema requiere que las cuentas indicadas en la Tabla General 58 , corresponden a
saldos en dólares o soles.
Para el caso de las cuentas de bancos, el sistema efectuará el ajuste sólo si el anexo
tiene moneda de referencia US o MN.
- Consulta / Elimina . - Permite visualizar los importes por ajustar y eliminar algunos de ellos
que no correspondan para el ajuste.
MM0001 SOLES
MM0002 DÓLARES
CLAVE DESCRIPCION
1........5......10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60
---------------------------------------------------------------------------
58 PARAMETRO PARA EL AJUSTE POR DIF. CAMBIO FASB 52
-- ----------------------------------------------------------------------------
Notas :
CLAVE CTAXX
En la columna 1 del campo Descripción se debe indicar la cuenta que se ajustará.
En la columna 10 se debe indicar el tipo de cambio a usar para el ajuste:
M = TIPO DE CAMBIO COMPRA
V = TIPO DE CAMBIO VENA
CLAVE SUB
En la columna 10 se indicará el subdiario para generar el asiento automático, este subdiario
debe ser para el uso exclusivo de este proceso.
CLAVE XGA
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia
CLAVE XGP
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de pérdida 67X O 9XX según corresponda.
Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas
El subdiario debe estar registrado en la Tabla General 02.
En la columna 20 se puede indicar la descripción de la cuenta como referencia.
CAPITULO 4
PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA INICIAL DE DATOS
1) Planeamiento
- Usuarios y responsabilidades
Cada persona debe tener una responsabilidad en la fase de instalación y operación del
sistema.
- Subdiarios a manejar
Los diferentes canales de información o archivos deben estar identificados por un
subdiario
-Esquema de Trabajo
Se debe establecer si se codificaran asientos o si estos se prepararan directamente en
el terminal pos cada usuario. También se opta por una solución mixta.
- Forma de Contabilización
Debe definirse si se va afectar la clase 9 en los asientos para luego generar la 6 y 79
automáticamente o si se codifica vía la clase 6 para generar la 9 y 79 en base al centro
de costo. Esto es importante para la definición del Plan de Cuentas.
- Aprovisionamiento de datos
Debe establecerse la fuente para obtener códigos de clientes, proveedores, personal,
bancos, saldos de inicio, procedimientos de documentos.
4) Definición de Anexos
5) Carga de datos
EJEMPLO DE COMPROBANTES
ANEXO 1 EJEMPLO DE COMPROBANTES
40101 D 180
42101 10225562 H 1,180 FT 001-1234 20-08-95
63501 010 D 1,000
La cuenta 63501 Alquileres ha sido configurada en el Plan de cuentas con las siguientes
características :
NIVEL DE SALDO : 1 Saldo por cuenta, anexo
ANEXO : Sin anexo
CENTRO DE COSTO : S Si
DOCUMENTO DE REFERENCIA : N No
LONGITUD DE NRO DE DOC. : 0
MONEDA DE REFERENCIA : Sin moneda
Requerimiento de sistema:
- Computadora personal con procesador Pentium o superior.
- Microsoft Windows 95 versión C, Windows NT Workstation 3.51 o superior.
- 32 Mb de memoria (se recomienda tener 32 Mb con Windows NT o superior).
- Espacio en el disco de 25 Mb.
- Monitor VGA o de mayor resolución.
Instalación:
4) Para ingresar al sistema el código de usuario inicial es SIST y el password es NORTON, los
cuales deben escribirse con mayúsculas.
CARACTERISTICAS
Para esto se debe producir dos archivos los cuales deben contener los asientos que se van a
agregar. Estos archivos pueden crearse en diskette o disco duro.
Los comprobantes deben ser numerados correlativamente por subdiario y mes contable.
El usuario debe decidir si mantendrá un archivo de control de numeración de comprobantes
para cada sistema que origina el comprobante, o si desea puede utilizar el archivo de control
de numeración CNUXXAA.DBF (Donde XX = Compañía y
AA = Ejercicio) para obtener dicha numeración.
Se recomienda que cada sistema que genera comprobantes tenga asignado un numero de
subdiario exclusivo para tener un mejor control de la numeración.
La numeración de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguiente
estructura (EJEMPLO) :
SUBDIARIO COMPROBANTE
04 010001 ENERO
04 010002
04 020001 FEBRERO
05 010001 ENERO
05 010002
05 020001 FEBRERO
Los dos primeros dígitos del comprobante indican el mes contable u debe coincidir con la fecha
del comprobante
Los dos archivos son los siguientes :
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CAMPO DESCRIPCION T LG DC
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2 CTANO AÑO C 2
3 CTMES MES C 2
NOTAS
Ejemplo CNU0196.DBF
3.- El archivo CNUXXAA.DBF es usado por los programas de registro de comprobantes por
lo que si se desea actualizar deben usarse las convenciones para manejo de red.
4.- Para actualizar un registro del CNUXXAA.DBF , debe buscarse dicho registro por los
campos indicados en el índice, si no existe el registro debe crearse y luego incrementar
el campo CTNUMER en 1, regrabandose inmediatamente.
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CAMPO DESCRIPCION T LG DC.
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7 CGLOSA GLOSA C 40
1 DSUBDIA SUBDIARIO C 2
3 DSECUE SECUENCIA C 4
Correlativo desde 0001 por cada comprobante
4 DFECCOM FECHA DE COMPROBANTE C 6
10 DIMPORT IMPORTE N 14 2
20 DUSIMPORIMPORTE EN DOLARES N 14 2
22 DCODARCTIPO COMPROBANTE C 2