Sunteți pe pagina 1din 75

Universitatea tefan cel Mare Suceava Facultatea de tiine Economice i Administraie Public Program de studiu: Finane si Bnci An:

III, grupa 2

Audit intern

Prof. Coord.:

Student:

2012 1

Prezentarea instituiei

Primria Comunei Dumbraveni este situat pe strada Principal, judeul Suceava, avnd codul fiscal: 4244210. Prmria Comunei Dumbraveni are ca surs de finanare bugetul local, alturi de finanarea venitutrilor proprii realizate de aceasta, precum sponsorizri,fonduri europene dar i bugetul de stat. Din cadrul primriei a fost ales de ctre echipa de auditori compartimentul de achiziii publice pentru realizarea misiunii de audit intern. Biroul de Achizitii publice si contracte - este compartiment de munca constituit n cadrul aparatului de specialitate al primarului comunei Dumbraveni desfurndu-i activitatea n locatia Primariei Dumbraveni i are n componen un singur post de conducere(ef birou) Misiunea i scopul Biroului Achiziii publice i contracte este atribuirea i executarea contractelor de achiziie public conform legislaiei privind achiziiile publice. Atribuiile Biroului Achiziii publice i contracte sunt: elaborarea programului anual al achiziiilor publice, pe baza necesitilor i prioritilor comunicate de celelalte compartimente din cadrul autoritii contractante; elaborarea sau, dupa caz, coordonarea activitii de elaborare a documentaiei de atribuire ori, n cazul organizrii unui concurs de soluii, a documentaiei de concurs; ndeplinirea obligaiilor referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea prevazute de lege; aplicarea i finalizarea procedurilor de atribuire; constituirea i pstrarea dosarului achiziiilor publice urmrirea respectrii prevederilor legale cu privire la executarea contractelor de achiziii publice ; informeaza n scris conducatorul instituiei ori de cte ori sunt nclcri sau nu sunt respectate ntocmai clauzele prevazute n contractele de achiziii publice; nregistreaz i conduce evidena tuturor contractelor de achiziii publice ncheiate de ctre Primaria Dumbraveni n registrul special de eviden a contractelor aprobat de primarul Paval Ioan.

Registrul de Eviden a Contractelor va conine cel puin urmtoarele informaii: nr. crt. (din registru), nr. de nregistrare al contractului cu prile contractante,compartimentul (care a iniiat procedura i care execut contractul), executantul, furnizorul, prestatorul, data de la care ncepe executarea contractului i data limit de finalizare, valoarea contractului , modificri aduse n timpul executrii contractului, observaii: meniuni cu privire la executarea defectuoas (sau neexecutarea) unor clauze contractuale i msurile luate; rezilierea contractului cu precizarea cauzelor i a temeiului legal etc.

Competenele Biroului de Achiziii publice i contracte sunt:

avizeaz documentaiile ntocmite de compartimentele de munc cu privire la organizarea achiziiilor publice avizeaz contractele de achiziii publice ncheiate de Primaria Dumbraveni cu privire la respectarea prevederilor legale n vigoare referitor la procedurile de atribuire a contractelor de achiziii publice i de executare a lor. informeaz n scris conducatorul instituiei orice ncalcare a prevederilor legale cu privire la atribuirea, ncheierea i executarea contractelor de achiziii publice.

Responsabilitile Biroului de Achiziii publice i contracte sunt : rspunde de respectarea prevederilor legale cu privire la atribuirea,ncheierea i executarea contractelor de achizitii publice in cadrul Primariei Dumbraveni Sistemul de relatii ale Biroului de Achiziii publice i contracte: primete informaii la cerere de la toate compartimentele de munca din primrie necesare atribuirii, ncheierii i executrii contractelor de achiziii publice transmite informaii, note interne care conin date sau proceduri de urmat pentru atribuirea, ncheierea i executarea contractelor de achiziii publice conlucreaz direct cu directorul economic privind alocarea resurselor bugetare i utilizarea lor conform clauzelor contractuale din contractele de achiziii publice.

Procedura P01: Iniierea auditului COMUNA DUMBRAVENI Curtea de conturi Nr. 208 /15.09.2012

ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, cu modificrile i completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru anul 2011, se va efectua o misiune de audit intern privind achizitiile publice la Primaria Dmbraveni 20.06.2011-30.09.2011. Scopul misiunii de audit este de a se asigura c activitatea de achiziii publice este foarte bine cunoscut i stpnit, din faza iniierii i lansrii pn la livrare i decontrile finale; programul anual al achiziiilor publice corespunde necesitilor reale, justificative, bugetate i programate. Obiectivul misinunii de audit intern este: 1. Organizarea activitii de achiziii publice Menionm c se va efectua un audit de conformitate privind achiziiile publice de produse,executare lucrri i prestare servicii. Echipa de audit public este format din Radu Alexandru, Iftime Mariana(coordonator).Supervizorul misiunii este Popovici Adrian.

Auditor, Popovici Adrian

Procedura P02: Iniierea auditului PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi

DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Popovici Adrian Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Data: 15.06.2012 DA X NU X X X X X X X X X -

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai fost implicat n activitatea financiar-contabil la entitatea auditat sau la o unitate din subordinea/n coordonarea/sub autoritatea acesteia? Avei vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?

Auditor intern, Popovici Adrian

Procedura P02: Iniierea auditului PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi

DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Ionescu Alexandru Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Data: 15.06.2012 DA X NU X X X X X X X X X -

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai fost implicat n activitatea financiar-contabil la entitatea auditat sau la o unitate din subordinea/n coordonarea/sub autoritatea acesteia? Avei vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?

Auditor intern, Ionescu Alexandru

Procedura P03: Iniierea auditului PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi Nr. 212/15.09.2012 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Ctre: De la: Primria Comunei Dumbraveni Curtea de Conturi Suceava

Referitor: Misiunea de audit intern Activitatea de achiziii publice Stimate: domnule Ionescu Alexandru n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2012 , urmeaz ca n perioada 20.06.2012 30.09.2012 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tema Activitatea de achiziii publice. Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent conducerii n ceea ce privete funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii auditate i formularea de recomandri pentru mbuntirea acestuia. Perioada supus evalurii este 01.01.2011 31.12.2011 V rugm, de asemenea, s desemnai o persoan de contact pentru a ne ajuta n timpul derulrii misiunii de audit intern, urmnd a stabili de comun acord data edinei de deschidere, avnd pe ordinea de zi urmtoarele: -prezentarea auditorilor; -prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; -discutarea programului interveniei la faa locului; -stabilirea persoanelor de legtur n cadrul compartimentelor auditate; -alte aspecte organizatorice necesare desfurrii misiunii. Pentru o mai bun documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direciei, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar: cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiar-contabil; 7

organigrama instituiei Primriei Comunei Dumbraveni; regulamentul de organizare i funcionare; fiele posturilor; procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar in cadrul direciei; rapoartele de audit intern anterioare; alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceasta tem.

Pentru eventualele ntrebri privind aceasta aciune, v rugm s contactai pe domnul Popovici Adrian, auditor intern, coordonatorul misiunii . Cu deosebit consideraie,

Auditor, Popovici Adrian

Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi

COLECTAREA INFORMAIILOR

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice ntocmit: Popovici Adrian

Data: 20.07.2012

COLECTAREA INFORMATIILOR

DA Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare si funcionare Obinerea fiselor posturilor Obinerea procedurilor scrise si formalizate Identificarea personalului responsabil Obinerea Raportului de audit intern anterior X X X X X -

NU X X

OBSERVATII

Exista doar parial

Anterior nu au mai fost realizate misiuni de audit intern

Rapoarte elaborate de alte instituii

Procedura P05: Analiza riscului PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice ntocmit: Popovici Adrian Nr. crt. 1. Obiective ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE Obiecte auditabile

Data: 20.07.2012 Cadrul legislativ - Legea nr. 500/2002; - Legea nr. 82/1991; - H.G. nr. 2185/2004; Observaii

1. Procedurile specifice pentru activitatea achiziiilor publice 2.Resursele umane ale departamentului achiziiilor publice 3. Dotarea cu programe a departamentului de achiziii publice 4.Baza de date cu furnizorii de produse. 5. Baza de date cu prestatorii de servicii.

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde 5 obiecte auditabile, structurate pe un singur obiectiv, care vor fi evaluate n continuare pentru obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit intern.

10

Procedura P05: Analiza riscului

PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Popovici Adrian Nr. Obiective crt. 1. ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE Obiecte auditabile 1. Procedurile specifice pentru activitatea achiziiilor publice

Data: 20.07.2012 Riscuri semnificative 1. Procedurile specifice privind reglementarea activitii de achiziii publice sunt insuficiente. 2. Neactualizarea procedurilor specifice privind reglementarea activitii de achiziii publice conform modificarilor legislative. 3.Procedurile specifice privind reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt cunoscute de personal. 4. Procedurile specifice privind reglementarea activitii de achiziii publice nu ndeplinesc condiiile de conformitate. Observaii

2.Resursele umane ale departamentului achiziiilor

5. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu evidenta compartimentului.

11

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile publice

Riscuri semnificative 6. Existena unui numr de posturi neocupate. 7. Inexistena unor programe de pregtire profesional a personalului.

Observaii

3. Dotarea cu programe a departamentului de achiziii publice

8. Inexistena unui program informatic care s asigure activitatea achiziiilor publice. 9. Lipsa unui responsabil n ceea ce privete tehnica de calcul al departamentului de achiziii publice. 10. Insuficienta tehnicii de calcul. 11. Inexistena unei baze de date cu furnizorii de produse. 12. Neactualizarea sistematic a bazei de date cu furnizorii de produse. 13. Inexistena unei persoane responsabile a bazei de date cu furnizorii de produse.

4. Baza de date cu furnizorii de produse

5. Baza de date cu prestatorii de servicii

14. Inexistena unei baze de date cu prestatorii de servicii. 15. Neactualizarea sistematic a bazei de date cu prestatorii de servicii.

NOT: Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil.

12

n acest studiu de caz au fost identificate 5 obiecte auditabile crora le-au fost ataate 15 riscuri.

13

Procedura P05: Analiza riscului PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi

STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCULUI Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Popovici Adrian Ponderea factorilor de risc (Pi) P1 50%

Data: 20.07.2012

Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 Exist proceduri ce se aplic Impact financiar sczut Vulnerabilitate mic N2 Exist proceduri, sunt cunoscute dar nu se aplic Impact financiar normal Vulnerabilitate medie N3 Nu exist proceduri Impact financiar mare Vulnerabilitate mare

P2 30%

P3 20%

Not: Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor. Cei trei factori de risc din acest document sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, se recomanda sa avem n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100. n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor.

14

PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLC Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Popovici Adrian ACTIVITATEA DE AUDIT 1. Activitatea achiziiilor publice - exist un sistem de proceduri care s reglementeze activitatea achiziiilor publice? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - procedurile de lucru existente sunt cunoscute i aplicate de personalul compartimentului? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - avei personal specializat responsabil cu activitatea achiziiilor publice? - sunt prezentate achizitiile publice sub forma unor listri informatice? - dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar - listrile informatice respect prevederile legale d.p.d.v. formatului? - exist un program anual de formare profesional? - acest program acoper toate domeniile? al X X X X X X X Testare Testare X X X Cadru normativ

Data: 20.07.2012 DA NU OBS

Not: Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile formulate si rspunsurile primite existenta si funcionalitatea controalelor interne din cadrul entitii.

15

Procedura P05: Analiza riscului

PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Popovici Adrian

Data: 20.07.2012 Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea controlului intern (F1) P1 50% Ni 3 Aprecierea cantitativ (F2) P2 30% 0,3 Ni 1 Aprecierea calitativ (F3) P3 20% 0,2

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Punctajul total

Riscuri semnificative

Ni 1 2

1.

1.ORGANIZARE A ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE

1. Procedurile specifice pentru activitatea achiziiilor publice

1. Procedurile specifice privind 0,5 reglementarea activitii de achiziii publice sunt insuficiente.

16

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea controlului intern (F1) P1 50% 2. Neactualizarea procedurilor specifice privind reglementarea activitii de achiziii publice conform modificarilor legislative. 3.Procedurile specifice privind reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt cunoscute de personal. 4. Procedurile specifice privind reglementarea activitii de achiziii publice nu ndeplinesc condiiile de conformitate. 2.Resursele umane ale departamentului achiziiilor 5. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu evidenta compartimentului. 0,5 2 0,5 3 0,5 3 0,5 2 0,3 0,3 1 0,3 2 0,2 2 2,2 Ni Aprecierea cantitativ (F2) P2 30% 0,3 1 Ni Aprecierea calitativ (F3) P3 20% 0,2 1 1,5

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Punctajul total

Riscuri semnificative

Ni

0,2 1 2,3

0,2

17

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea controlului intern (F1) P1 50% publice 6. Existena unui numr de posturi neocupate. 7. Inexistena unor programe de pregtire profesional a personalului. 3. Dotarea cu programe a departamentului de achiziii publice 8. Inexistena unui program informatic care s asigure activitatea achiziiilor publice. 9. Lipsa unui responsabil n ceea ce privete tehnica de calcul al departamentului de achiziii publice. 10. Insuficienta tehnicii de calcul. 11. Inexistena unei baze de date cu furnizorii de produse. 12. Neactualizarea sistematic a bazei de date cu furnizorii de produse. 0,5 0,5 0,5 3 0,5 1 0,5 0,5 0,5 1 2 2 0,3 0,3 0,3 0,3 2 2 Ni Aprecierea cantitativ (F2) P2 30% 0,3 0,3 0,3 Ni Aprecierea calitativ (F3) P3 20% 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Punctajul total

Riscuri semnificative

Ni

1 1 2 1 2 2 2

1 1 2 2 1 2 2

1,5 1,5 2,5 1,2 1,3 2 2

4. Baza de date cu furnizorii de produse

18

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea controlului intern (F1) P1 50% 13. Inexistena unei persoane responsabile a bazei de date cu furnizorii de produse. 5. Baza de date 14. Inexistena unei baze de date cu cu prestatorii de prestatorii de servicii. servicii 15. Neactualizarea sistematic a bazei de date cu prestatorii de servicii. 0,5 2 0,5 0,5 2 2 0,3 0,3 Ni Aprecierea cantitativ (F2) P2 30% 0,3 Ni Aprecierea calitativ (F3) P3 20% 0,2 0,2 0,2

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Punctajul total

Riscuri semnificative

Ni

2 1 1

2 2 2

2 1,7 1,7

NOT: Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza informaiilor i documentelor, n posesia crora a intrat pn n acest moment, a Chestionarului de Luare la Cunotin - CLC, pe care l-a obinut de la managementul general i managementul de linie al structurii auditate, dar i a expertizei personale n domeniu i a informaiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaiei/activitii respective, n baza formulei de calcul:

19

Pt = N i Pi
i =1

unde:
P t = punctajul total; N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; P i = ponderea criteriilor de risc

Pentru continuarea analizei, grupeaz riscurile n urmtoarele trei categorii: Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,2 Riscuri mari 2,3 - 3,0 Elaborarea acestui document prezint un grad relativ mare de subiectivitate i din acest motiv auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri, pe toat durata misiunii de audit, n special n Etapa interveniei la faa locului n funcie de informaiile pe care le colecteaz cu ocazia testrilor efectuate.

Din experiena practic, recomandm ca ponderea riscurilor medii s fie sub 10%, deoarece aceasta denot o nehotrre din partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri n care s le includ, lund n considerare c n auditare vor intra, de regul, riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative.

20

Procedura P05: Analiza riscului PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi

CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE (OPERAIILOR) N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Popovici Adrian Nr. crt.

Data: 20.07.2012 Punctaj total 2 1,5 2,3

Obiective 1.ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE

Obiecte auditabile 1. Procedurile specifice pentru activitatea achiziiilor publice

Riscuri semnificative 1. Procedurile specifice privind reglementarea activitii de achiziii publice sunt insuficiente. 2. Neactualizarea procedurilor specifice privind reglementarea activitii de achiziii publice conform modificarilor legislative. 3.Procedurile specifice privind reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt cunoscute de personal.

Clasare Mediu Mic Mare

OBS.

Nu

21

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 4. Procedurile specifice privind reglementarea activitii de achiziii publice nu ndeplinesc condiiile de conformitate.

Punctaj total

Clasare Mediu

OBS.

2,2

2.Resursele umane ale departamentului achiziiilor publice

5. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu evidenta compartimentului. 6. Existena unui numr de posturi neocupate. 7. Inexistena unor programe de pregtire profesional a personalului.

2 1,5 1,5 2,5 1,2 1,3 2 2 2 1,7

Mediu Mic Mic Mare Mic Mic Mediu Mediu Mediu Mic Nu Nu Nu Nu Nu

3. Dotarea cu programe a departamentului de achiziii publice

8. Inexistena unui program informatic care s asigure activitatea achiziiilor publice. 9. Lipsa unui responsabil n ceea ce privete tehnica de calcul al departamentului de achiziii publice. 10. Insuficienta tehnicii de calcul.

4. Baza de date cu furnizorii de produse

5. Baza de date cu prestatorii de servicii

11. Inexistena unei baze de date cu furnizorii de produse. 12. Neactualizarea sistematic a bazei de date cu furnizorii de produse. 13. Inexistena unei persoane responsabile a bazei de date cu furnizorii de produse. 14. Inexistena unei baze de date cu prestatorii de servicii.

22

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 15. Neactualizarea sistematic a bazei de date cu prestatorii de servicii.

Punctaj total 1,7

Clasare Mic

OBS. Nu

Not: n documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor se realizeaz mprirea celor 15 de riscuri, grupate pe un singur obiect auditabile i 5 obiective, n 3 categorii de riscuri, mici, medii i mari, stabilite n fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor.n continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative, n numr de 8, vor intra n faza de ierarhizare a riscurilor i vor fi preluate n Tabelul puncte tari i puncte slabe.

Procedura P05: Analiza riscului

23

PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Popovici Adrian Punct e T/S

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Data: 20.07.2012 Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern OBS

1.ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE

1. Procedurile specifice pentru activitatea achiziiilor publice

1. Procedurile specifice privind reglementarea activitii de achiziii publice sunt insuficiente.

S Sczut

2. Procedurile specifice privind reglementarea activitii de achiziii publice nu sunt cunoscute de personal.

Sczut

24

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Punct e T/S

Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern Scazut OBS

3. Procedurile specifice privind reglementarea activitii de achiziii publice nu ndeplinesc condiiile de conformitate. 2.Resursele umane ale departamentului achiziiilor publice 4 Nedesemnarea persoanelor responsabile cu evidenta compartimentului.

Problemele legate de evidenta compartimentului vor fi rezolvate prin programe informatice Aplicaia informatic este n faza de testare

Mediu

3. Dotarea cu 5. Inexistena unui program programe a informatic care s asigure departamentului activitatea achiziiilor publice. de achiziii publice 4. Baza de date cu furnizorii de produse 6. Inexistena unei baze de date cu furnizorii de produse.

Ridicat T Baza de date este constituta, dar neactualizat

25

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Punct e T/S

Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern Mediu OBS

7. Neactualizarea sistematic a bazei de date cu furnizorii de produse. 8. Inexistena unei persoane responsabile a bazei de date cu furnizorii de produse.

S Mediu S

Not: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 1 obiectiv structurate pe 5 de obiecte auditabile i Identificarea riscurilor, prin care s-au ataat 15 riscuri la aceste obiecte auditabile i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit intern n urma creia au fost selectate n vederea auditrii 1 obiectiv, 4 obiecte auditabile i 8 riscuri asociate acestora. n continuare, cele 8 riscuri au fost nlocuite cu obiectele auditabile selectate (operaii / activiti / funcii programe / domenii) corespunztoare riscurilor semnificative, n vederea efecturii testrilor, pe baza Programului interveniei la faa locului, i care se vor materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit intern.

26

Procedura P05: Analiza riscului

PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi

TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Popovici Adrian

Data: 20.07.2012

27

Nr. crt.

Obiective Obiecte auditabile selectate

Poziia n RAI

1.ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE

1. Procedurile specifice pentru activitatea achiziiilor publice

1. Analiza procedurilor specifice insuficiente privind reglementarea activitii de achiziii publice 2. Analiza procedurilor specifice privind reglementarea activitii de achiziii publice ce nu sunt cunoscute de personal 3. Analiza procedurilor specifice privind reglementarea activitii de achiziii publice ce nu ndeplinesc condiiile de conformitate

I. 1.1.1.

I. 1.1.2

I. 1.1.3 I. 1.2.1.

2.Resursele umane ale departamentului achiziiilor publice 3. Dotarea cu programe a departamentului de achiziii publice 4. Baza de date cu furnizorii de produse

4. Verificarea responsabililor cu evidenta compartimentului. 5. Analiza sistemului informatic care s asigure activitatea de achiziii publice. 6. Analiza bazei de date cu furnizorii de produse. 7. Analiza actualizrii sistematice a bazei de date cu furnizorii de produse. 8. Analiza persoanei responsabile a bazei de date cu

I. 1.3.1.

I 1.4.1 I 1.4.2

I 1.4.3

28

Nr. crt.

Obiective Obiecte auditabile selectate

Poziia n RAI

furnizorii de produse.

Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern

PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Popovici Adrian

Data: 20.07.2012

29

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE

Tema general: Activitatea de achiziii publice 1. Pregtirea misiunii de audit ntocmirea i aprobarea Ordinului de serviciu ntocmirea i validarea Declariei de independen Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate Colectarea i prelucrarea informaiilor Elaborarea chestionarului de control intern Elaborarea Listelor de verificare Analiza riscurilor ntocmirea programului de audit

DURATA PERSOANELE (H) IMPLICATE 256 152 4 Popovici Adrian 4 Popovici Adrian 4 40 8 32 32 8 8 Popovici Adrian Popovici Adrian Popovici Adrian Popovici Adrian Popovici Adrian Popovici Adrian Popovici Adrian

LOCUL DESFURRI

CdC CdC CdC CdC Structur auditat CdC CdC CdC CdC CdC

ntocmirea programului preliminar al interveniei la faa locului Organizarea edinei de deschidere cu serviciul auditat Redactarea Minutei edinei de deschidere Organizarea edinei de nchidere cu serviciul auditat Redactarea Minutei edinei de nchidere 4 4 Popovici Adrian Popovici Adrian Structur auditat Structur auditat 4 4 Popovici Adrian Popovici Adrian CdC Structur auditat Structur auditat

30

OBIECTIVELE AUDITULUI 2. Intervenia la faa locului Obiectivul I Organizarea activitii de achiziii publice

ACTIVITILE PROGRAMATE

DURATA (H) 36 16 4 8 4 4

PERSOANELE IMPLICATE Popovici Adrian

LOCUL DESFURRI

Efectuarea testelor Discutarea constatrilor cu eful de serviciu Elaborarea FIAP-urilor Colectarea dovezilor Revizuirea documnetelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei si ntocmirea notei centralizatoare a obiectivelor auditabile

CdC Structur auditat

3. Raportul de audit intern Redactarea i revizuirea proiectului de Raport de audit intern Transmiterea proiectului de Raport la structura audiat i solicitarea de rspuns n 15 zile Organizarea Reuninunii de conciliere,dac este cazul Includerea n raportul de audit intern a punctului de vedere al structurii auditate, finalizarea i ntocmirea sintezei raportului. Obinerea avizrii Raportului de conducere a structurii de audit

64 24 4 4 4

Popovici Adrian Popovici Adrian Popovici Adrian Popovici Adrian Popovici Adrian CdC CdC Structur auditat CdC

Popovici Adrian

CdC

31

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE Obinerea aprobrii Raportului de audit de conducerea entitii Transmiterea recomandrilor aprobate, ctre structura auditat

DURATA PERSOANELE (H) IMPLICATE 16 Popovici Adrian 8 4 Popovici Adrian Popovici Adrian

LOCUL DESFURRI CdC CdC CdC

4. Urmrirea recomandrilor

ntocmirea fiei de urmrire a recomandrilor

Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, mprim intre membri echipei de auditori activitile pe care le vor desfura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea ncadrrii in perioadele afectate prin Planul de audit intern.

32

PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi

33

PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCUL

34

Obiectivul I. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE Nr. crt. 1. OBIECTE AUDITABILE Procedurile specifice care reglementez activitatea de achiziii publice TIPUL TESTRII Analiza procedurilor existente Interviu adresat efului Serviciului Achiziiei Publice 2. Resurse umane ale Serviciului Achiziii Publice Dotarea cu tehnica de calcul Serviciului Achiziiei Publice Analiza Statului de funcii Locul SAP (Servici ul Achizii i Publice) Durata (h) Nr. test Nr. lista verificare Auditori

12

Interviu

LV 1

Radu Alexandru

SAP

Interviu

LV 1

Radu Alexandru

3.

Analiza tehniii de calcul al Serviciului de Achiziie Public

SAP

12

Test

LV 1

Radu Alexandru

4.

Baza de date cu furnizorii de produse/executanii de lucrri/prestatorii de servicii i preurile practicate

Studierea bazei de date de care dispune Serviciul Achiziii Publice

SAP

Interivu

LV 1

Radu Alexandru

35

Misiunea de audit: Auditarea activitii de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Popovici Adrian Auditor intern, Popovici Adrian Data: 20.07.2012

36

Procedura P07: edina de deschidere PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Popovici Adrian A. Lista participanilor: Numele Popovici Adrian Bursuc Sorin Iordache Mihai Funcia auditor consilier ef compartiment Direcia/ Serviciul Curtea de conturi Primaria Dumbraveni Primaria Dumbraveni Nr. telefon 074588 2706 074063 8753 075296 3265 E-mail www www www Semntura

Data: 20.07.2012

B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern; - Prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia acestora. n acelai timp, a fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la complexitatea activitii Direciei Buget i Contabilitate Intern i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat. - Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor efectuate .a. - Stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta; - Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). - Explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea auditat i Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile. Auditori interni, Auditai, 37

Procedura P07: Chestionar

PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi LISTA DE VERIFICARE NR. 1 Obiectivul 1. CONDUCEREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE Nr. crt. 1.1. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente

38

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.

Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? 1.2. Analiza procedurilor specifice care reglementez activitatea de achiziii publice a. existena procedurilor specifice corespunzatoare ;

X Interviu nr. 1.1.1

b. constatarea disfuncionalitii n timpul aplicrii practice a calitii procedurilor specifice; c. existena propunerii de perfecionare a procedurilor specifice; 1.3. Analiza resurselor umane ale Serviciului Achiziii Publice

X X

a. numr mare de posturi neocupate; b. corelarea structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentului de achiziii publice; c. existena i analiza formelor de pregtire profesional

X X X 39 Interviu nr. 1.1.2

Nr. crt. 1.4.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.

Analiza dotrii cu tehnic de calcul a Serviciului Achiziiei Publice a. analiza sistemului de calcul a Serviciului de achizitie public; b. urmrirea gestionrii eficiente a tehnicii de calcul;

Test nr. 1.1.1 Lista de control nr. 1.1.1. FIAP nr. 1.1.1

c. existena modalitilor de actualizare a tehnicii de calcul a Serviciului de achiziie public;

1.5.

Analiza bazei de date cu furnizorii de produse/executanii de lucrri/prestatorii de servicii i preurile practicate a. existena bazei de date cu furnizorii/executanii/prestatorii i preurile practicate; b. existena modalitilor de actualizare a bazei de date; Interviu 1.1.3

Data: 20.07.2012

Auditor, Popovici Adrian

Procedura P08: Colectarea dovezilor

PRIMARIA DUMBRAVENI 40

Curtea de conturi INTERVIU NR. 1.1.1. privind procedurile specifice pentru activitatea Conducerea activitii de achiziii publice, adresat doamnului Iordache Mihai, ef compartiment achiziii publice

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

ntrebare Pentru activitatea de achiziii publice avei un sistem de proceduri? Procedurile sunt scrise i formalizate? Exist responsabil cu realizarea i actualizarea procedurilor? Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor? Exist stabilit prin procedur modul de soluionare a abaterilor? Exist responsabili pentru procedurile de lucru? Considerai procedurile folosite corespunztoare i suficiente? Sunteti de acord cu importanta elaborrii procedurilor specifice n vederea mbuntirii mediului de control? Mai avei ceva de adugat referitor la acest subiect?

DA X

NU

Obs. Cadrul normativ

X X X X X X X X

Data: 41

09.08.2012 Auditor intern, Popovici Adrian Not: n aceast situaie, nu se va elabora FIAP dei s-ar impune, avnd n vedere c problema ntocmirii i formalizrii procedurilor specifice va fi abordat la toate obiectivele misiunii de audit intern. Intervievat, Iordache Mihai

Informaiile obinute n cadrul interviului vor fi luate n considerare la redactarea Raportului de audit intern.

Procedura P08: Colectarea dovezilor

PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi INTERVIU NR. 1.1.2. 42

privind procedurile specifice pentru activitatea Conducerea activitii de achiziii publice, adresat domnului Bursuc Sorin, consilier

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 Nr. crt. 1.

ntrebare Politica de pregtire profesional la nivelul firmei este in deplin concordan cu obiectivele, strategia i valorile firmei.? Exist colaboratori externi cu experien i accesibili.? Exist responsabil cu formarea, pregtirea i dezvoltarea resurselor umane.? Rezultatele obinute n urma pregtirii sunt doar de conjunctur.? Exist propuneri de perfecionare a personalului? Exist locuri neocupate n cadrul compartimentului de resurse umane? Mai avei ceva de adugat referitor la acest subiect?

DA X

NU

Obs. Cadrul normativ

2. 3. 4. 5. 6. 7.

X X X X X X

Data: 09.08.2010 Auditor intern, Popovici Adrian Not: 43 Intervievat, Bursuc Sorin

n aceast situaie, nu se va elabora FIAP dei s-ar impune, avnd n vedere c problema ntocmirii i formalizrii procedurilor specifice va fi abordat la toate obiectivele misiunii de audit intern.

Informaiile obinute n cadrul interviului vor fi luate n considerare la redactarea Raportului de audit intern.

Procedura P08: Colectarea dovezilor PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi TESTUL NR. 1.1.1

44

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea activitii de achiziii publice OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza activitii de achiziii publice privind dotarea cu tehnic de calcul a acestuia DESCRIEREA TESTULUI: Pentru efectuarea testului s-au analizat referatele de necesitate ale compartimentelor funcionale ale entitii i notele de fundamentare ale acestora, pentru dotarea cu tehnic de calcul necesar Programului de achiziii publice pentru anul 2011 Populaia este reprezentat din documentele privind ntocmirea programului privind dotarea cu tehnic de calcul , elaborat de compartimentele funcionale ale entitii ceea ce reprezint un numr redus de documente motiv pentru care le vom analiza n totalitate pentru a conduce la o concluzie pertinent. n consecin eationul va fi constituit din referatele de necesitate i notele de fundamentare ale compartimentelor funcionale din cadrul entitii, deci n proporie de 100% din populaie. Testarea a urmrit analiza modului de fundamentare a Programului anual de achiziii publice pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 1, poziia 1.4. Analiza fundamentrii Programului de achiziii publice privind dotarea cu tehnic de calcul a acestuia: a. existena adresei de solicitare a referatelor de necesitate ctre toate compartimentele funcionale; b. existena referatelor de necesitate transmise de compartimentele funcionale; c. existena aprobrilor pe referatele de necesitate; d. existena notelor de fundamentare ataate la referatele utilizate la elaborarea Programului de achiziii publice privind dotarea cu tehnic de calcul; Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr.1.1.1 privind Analiza activitii de achiziii publice pentru dotarea cu tehnic de calcul a acestuia

CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.1.1 s-a constatat: Compartimnetele funcionale nu au transmis n totalitate, referate de necesitate. 45

Inexistena unei persoane nominalizate cu responsabilitatea fundamentrii, ntocmirii i actualizrii Programului de achiziii publice privind dotarea cu tehnic de calcul a acestuia. nscrierea n programul de achiziii publice a unor achiziii cuprinse n referate, dar care nu au fost fundamentate i/sau aprobate. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.1.1.

46

LISTA DE CONTROL NR. 1.4.1 privind Analiza activitii de achiziii publice privind dotarea cu tehnic de calcul a acestuia

Elemente testate

Elemente eantionate Compartiment funcional 1

Solicitarea referatelor de necessitate ale compartimentelor funcionale ale enititii X

Compartimentel e funcionale au transmis referate de necesitate

Referatele de necessitate au avizele persoanelor responsabile

Referatele de necesitate au ataate note de fundamentare

FIAP X X FIAP X X FIAP FIAP FIAP FIAP X

Compartiment funcional 2 Compartiment funcional 3

47

48

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.1.1 Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 PROBLEMA Elaborarea programului de achiziii publice privind dotarea tehnic de calcul, fr realizarea unei fundamentri temeinice conform cadrului normativ n vigoare

CONSTATARE Activitatea de achiziii publice se desfoar pe baza unui program anual de achiziii publice, nefundamentat corespunztor, respectiv fr referatele de necesitate i notele de fundamentare ale tuturor compartimentelor entitii publice, pentru toate necesitile de dotare tehnic de calcul.

CAUZE neasigurarea prin fia postului a responsabilitilor delegrii competenelor i separrii sarcinilor efectuarea fundamentrii i elaborrii programului de ctre persoane fr o pregtire corespunztoare inexistena unor proceduri scrise i formalizate

CONSECINE Imposibilitatea oferii unei imagini de ansamblu aspura volumului necesitilor entitii i a gradului de prioritatea a acestora, resultnd de aici neachiziionarea unor bunuri i servicii indinspensabile desfurrii activitii curente n favoarea altora care nu erau strict necesare. Crearea de stocuri supranormative i imobilzate de fonduri finaciare.

49

RECOMANDRI stabilirea unui responsabil activitatea de dotare a tehnicii de calcul ntocmirea procedurilor scrise i formalizate privind fundamentarea i actualizarea sistematic a acestora completarea fielor posturilor cu atribuii clare, coroborate cu procedurile elaborate privind coninutul referatelor de necesitate, modul de ncadrare n cadrul normativ i sitemul de centralizare i prioritizare achiziiei solicitate instituirea unui sistem de asigurare a pregtirii profesionale a salariailor implicai n activitatea dotrii tehnicii de calcul.

50

INTERVIU NR. 1.1.3. privind procedurile specifice pentru activitatea Conducerea activitii de achiziii publice, adresat domnului Iordache Mihai, ef departament achizitii publice Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 Nr. ntrebare crt. 1. Activitatea de realizarea a bazei de date proprii este repartizat prin fia postului unei persoane din cadrul Serviciului de achiziii publice?

Rspuns Nu, dar n urma discuiilor cu auditorii a fost elaborat o decizie prin care este numit o persoan cu aceast responsabilitate cu pregtire n domeniu, i urmeaz a se actualiza corespunztor fiei postului Nu, dar persoan care a primit aceast responsabilitate va avea sarcina elaborrii procedurii, n termen de trei luni. Da, i o consider suficient de complet i acoperitoare nevoilor entitii noastre. Da, i cu ocazia actualizrii sistematice sunt eliminate informaiile mai vechi de 2 ani. Da, Serviciul achiziii publkice dispune continuu de diverse materiale publicitare, dar baza o constituie publicaia Paginii aurii i informaiile ce se gsesc pe internet. Nu.

2.

Exist procedur specific, scris i formalizat, privind realizarea bazei de date proprii?

3.

Exist o baz de date proprie actualizat care s pun la dispoziie cea mai complet documentaie cu privire la toate achiziiile efectuate? Exist un istoric pe fiecare furnizor/executant/prestator din baza de date? Se folosesc i alte mijloace de informare de moment?

4.

5.

6.

Mai avei ceva de adugat referitor la acest subiect?

Data: 09.08.2012 Auditor intern, Intervievat, 51

Popovici Adrian Not:

Iordache Mihai

Informaiile primite n cadrul interviului vor fi cuprinse n Raportul de audit intern. Pe baza rspunsurilor celui intervievat nu s-a elaborat FIAP.

Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru 52

PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU


Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Popovici Adrian
Ob. nr. Constatarea

Data: 20.08.2012
Document justificativ Exist Da Nu

1.

La nivelul entitii auditate s-au constat urmtoarele probleme minore: procedurile de lucru nu sunt scrise i formalizate, nu exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor, nu exist stabilit prin procedur modul de soluionare a abaterilor i nu exist responsabili pentru aceste proceduri de lucru. La nivelul entitii nu exist colaboratori externi cu experien i accesibili i sunt locuri neocupate n cadrul compartimentului de resurse umane

- ROF-ul Direciei

2.

- Structura compartimnetului de Resurse umane

3.

La nivelul entitii activitatea de achiziii publice se desfoar pe baza unui program anual de achiziii publice, nefundamentat corespunztor, respectiv fr referatele de necesitate i notele de fundamentare ale tuturor compartimentelor entitii publice, pentru toate necesitile de dotare tehnic de calcul. La nivelul entitii activitatea de realizare a bazei de date proprii nu este repartizat prin fia postului unei persoane din cadrul Serviciului de achiziii publice. Deasemenea nu exist procedur specific, scris i formalizat, privind realizarea bazei de date proprii.

-Programul de achiziii publice pe anul 2009

4.

- Fiele posturilor din cadrul Serviciului Achiziii Publice

Auditor intern, Popovici Adrian Procedura P11: edina de nchidere 53

PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE


A. Meniuni generale: Misiunea de audit: Activitatea de achiziii public Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Popovici Adrian Lista participanilor:
Numele Funcia Direcia/ Serviciul Nr. telefon E-mail Semntura

Data 30.08.2010

Popovici Adrian Bursuc Sorin Iordache Mihai B. Concluzii:

auditor consilier ef compartiment

Curtea de conturi Primaria Dumbraveni Primaria Dumbraveni

074588 2706 074063 8753 075296 3265

www www www

n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor, eventualelor consecine, i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora. n cadrul edinei de nchidere structura auditata i-a nsuit n totalitate constatarile i recomandrile formulate de echipa de auditori. n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii auditate. Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri i recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru activitatea financiar-contabil auditat. Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni. Not: Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.

54

Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit

PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi

PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDRILOR

55

Procedura P15: Raport de audit

PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi

RAPORT DE AUDIT INTERN


OBIECTE AUDITABILE
Procedurile specifice pentru activitatea de achiziii publice

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

Obiectivul nr.1. Organizarea activitii de achiziii publice 1. Elaborarea i formalizarea procedurilor de lucru - Elaborarea i formalizarea procedurilor de lucru 2. Modul de soluionare a abaterilor 3. Existena unei corespondene ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor - Soluionarea tuturor abaterilor - Realizarea corespondenei ntre prevederi i responsabiliti - ncheierea de noi contracte cu colaboratori externi cu experien i accesibili

31

31

31

Activitatea resurselor umane ale departamentului de achiziii publice

4. Existena unor colaboratori externi cu experien i accesibili

31

5. Ocuparea tuturor locurilor vacante din cadrul compartimentului de resurse umane

- Angajarea de personal nou pe locurile vacante

31

Activitatea dotrii cu programe a departamentului de achiziii publice Activitatea bazei de date cu furnizorii de produse si prestatorii de servicii

6. Fundamentarea programului anual de achiziii publice

- Elaborarea programului anual de achiziii publice - ntocmirea corect a fielor de post privnd sarcinile de lucru

31

7. Consemnarea n fiele de post a tuturor sarcinilor de lucru

31

8.Existena unei proceduri specific, scris i formalizat, privind realizarea bazei de date proprii.

Eloborarea unei proceduri specifice, scrise i formalizate privind realizarea bazei de date proprii

31

I. INTRODUCERE

56

Echipa de auditare a fost constituit din: Popovici Adrian , Radu Alexandru, Iftime Mariana Misiunea s-a efectuat n baza Ordinului de serviciu nr. 208 din 15.06.2010. Cadrul legal al aciunii de auditare l-a reprezentat: - Planul de audit intern pe anul 2011, aprobat de conducerea Curtea de conturi Suceava; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002. Durata misiunii de audit: 20.07.2012 30.09.2012 Perioada auditat: 01.01.2011 31.12.2011 Scopul aciunii de auditare const n: Evaluarea activitii de achiziii publice de la nivelul entitii n ceea ce privete respectarea condiiilor de legalitate, economicitate, eficacitate, de a aduga valoare prin formularae recomandrilor, iar n cazul identificrii unor iregulariti, de a se corecta. Obiectivul aciunii de auditare a urmrit: Organizarea activitii de achiziii publice. Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate. Tehnicile de audit intern utilizate: verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin urmtoarele tehnici de verificare: - comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau mai multe surse diferite; - examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor; - recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice; - punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de nregistrri; - confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul validrii acestora; - garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative; - urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n totalitate a tranzaciilor.

57

Alte tehnici de audit: observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor; interviul, note de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note re relaii scrise. analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Instrumentele de audit intern care s-au utilizat: Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate; Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora; List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti. Documentele examinate n cadrul Primriei Burdujeni Suceava privind activitatea financiar-contabil au vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv: - Programul de achiziii publice ntocmit i aprobat; - ROF-ul i fiele posturilor; - Legislaia n vigoare privind achiziiile publice; - Contractele de achiziii publice ncheiate i documentaia aferent care a stat la baza ntocmirii lor; Documentele elaborate pe timpul auditrii activitii, n principal sunt: - analiza riscurilor; - tabelele punctelor tari i slabe; - tematica n detaliu a misiunii de audit; - programul de audit intern; - programul interveniei la faa locului; - liste de verificare structurate pe obiective; - teste; - liste de control; - fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAP-uri; - raportul preliminar de audit intern; 58

minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere; raportul final de audit intern; planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor; fia de urmrire a implementrilor recomandrilor.

Organizarea Centrului de Execuie Bugetar Primriei Municipiului Suceava: Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 6 salariai, din care 2 au reprezentat posturi de conducere n conformitate cu atribuiile de serviciu organigrama i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii exist fie ale posturilor prin care s-au stabilit atribuiile de serviciu, relaiile ierarhice de subordonare i relaiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente. Principalele activiti desfurate n cadrul instituiei sunt urmtoarele: - stabilirea necesarului de achiziii publice; - elaborarea Programului anual de achiziii publice; - efectuarea licitaiilor; - ncheierea contractelor de achiziie; - urmrirea executrii contractelor de achiziii. II. CONSTATRI SI RECOMANDARI
Activitatea de auditare privind achiziiile publice a pornit de la organizarea Serviciului achiziii publice, respectiv resursele umane de care dispune, existena i gradul de actualizare a bazelor de date pe care le utilizeaz i a programului de achiziii publice elaborat. Evaluarea respectrii condiiilor de conformitate i regularitate pornind de la iniierea i derularea achiziiilor publice i pn la concretizarea efectiv a acestora i s-a materializat n elaborarea listelor de verificare, verificrilor prin listele de control, interviurilor care au condus la solicitarea unor note de relaii, prin care s-au identificat o serie de probleme i iregulariti care au fost inscrise n formularele de constatare ( FIAP-uri). Analiza activitii de achiziii publice a impus evaluarea cadrului procedural existent, care st la baza organizrii i funcionrii sistemului.

II. 1. Organizarea activitii de achiziii publice II. 1.1. Analiza procedurile specifice pentru activitatea de achiziii publice
Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind activitatea de achiziii publice (Interviu nr. 1.1.1) din care a rezultat faptul c la nivelul entitii procedurile de lucru nu sunt scrise i formalizate, nu exist o coresponden ntre prevederile

59

procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor i nu este stabilit prin procedur modul de soluionare a abaterilor i nu exist responsabili pentru aceste proceduri de lucru. CONSTATARE nu exist colaboratori externi cu experien i accesibili i sunt locuri neocupate n cadrul compartimentului de resurse umane CAUZE dezinteres din partea personalului entitii auditate CONSECINE exist riscul apariiei unor nereguli datorita procedurilor de lucru scrise i formalizate. nerespectarea prevederilor legislaiei privind fia postului RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea procedurilor de lucru Modul de soluionare a abaterilor Existena unei corespondene ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor

II. 1.2. Activitatea resurselor umane ale departamentului de achiziii publice


Echipa de auditori interni a testat activitatea resurselor umane ale departamentului de

achiziii publice (Interviu nr. 1.1.2)

CONSTATARE

60

Nu exist o coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor . Nu este stabilit prin procedur modul de soluionare a abaterilor . Nu exist responsabili pentru aceste proceduri de lucru.

CAUZE inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate; lipsa unor responsabiliti clare, stabilite prin fia postului.

CONSECINE exist riscul apariiei unor nereguli datorita procedurilor de lucru scrise i formalizate. nerespectarea prevederilor legislaiei privind fia postului

RECOMANDRI

Elaborarea i formalizarea procedurilor de lucru Modul de soluionare a abaterilor Existena unei corespondene ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor

II 1.3 Activitatea dotrii cu programe a departamentului de achiziii publice

Echipa de auditori a analizat dotarea cu programe a departamentului de achiziii publice prin prisma Testului nr. 1.1.1., a Listei de control nr. 1.1.1. i a FIAP-ul nr. 1.1.1.

61

CONSTATARE
Activitatea de achiziii publice se desfoar pe baza unui program anual de achiziii publice, nefundamentat corespunztor, respectiv fr referatele de necesitate i notele de fundamentare ale tuturor compartimentelor entitii publice, pentru toate necesitile de dotare tehnic de calcul.

CAUZE

nerespectarea prevederilor art.2, alin.1 din Normele de aplicare a O.U.G. nr.60/2001 privind achiziiile publice aprobate prin H.G. nr.461/2001

neasigurarea prin fia postului a responsabilitilor delegrii competenelor i separrii sarcinilor efectuarea
fundamentrii i elaborrii programului de ctre personae fr o preatire corespunztoare

inexistena unor proceduri scrise i formalizate

CONSECINE Imposibilitatea oferii unei imagini de ansamblu aspura volumului necesitilor entitii i a gradului de prioritatea a acestora, resultnd de aici neachiziionarea unor bunuri i servicii indinspensabile desfurrii activitii curente n favoarea altora care nu erau strict necesare. Crearea de stocuri supranormative i imobilzate de fonduri finaciare.

RECOMANDRI stabilirea unui responsabil activitatea de dotare a tehnicii de calcul ntocmirea procedurilor scrise i formalizate privind fundamentarea i actualizarea sistematic a acestora completarea fielor posturilor cu atribuii clare, coroborate cu procedurile elaborate privind coninutul referatelor de necesitate, modul de ncadrare n cadrul normativ i sitemul de centralizare i prioritizare achiziiei solicitate instituirea unui sistem de asigurare a pregtirii profesionale a salariailor implicai n activitatea dotrii tehnicii de calcul.

62

II. 1.4. Activitatea bazei de date cu furnizorii de produse si prestatorii de servicii


Echipa de auditori interni a testat activitatea bazei de date cu furnizorii de produse si prestri de servicii (Interviu nr. 1.1.3)

CONSTATARE Nu exist realizat o baza de data proprie care sa fie repartizat prin fia postului Nu exist o procedur specific, scris i formalizat privind realizarea bazei de date propii .

CAUZE inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate; inexistena unei baze de date propii CONSECINE exist riscul apariiei unor nereguli datorita procedurilor de lucru scrise i formalizate. exist riscul apariiei unor nereguli datorit procedurilor scrise i formalizate privind realizarea bazei de date proprii RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea procedurilor de lucru Existena unei baze de date proprii

III. CONCLUZII

Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit i a Programului interveniei la faa locului , a constatrilor efectuate n etapa de colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului. Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control si in urma analizei si interpretrii acestora s-au 63

elaborat FIAP-uri care au condus la recomandrile i concluziile cuprinse in Raportul de audit intern.
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune si Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora. Echipa de auditori interni, pe baza analizelor i evalurilor efectuate apreciaz Activitatea achizitii publice, conform grilei prezentate n continuare. Nr. OBIECTIVUL crt. 1. Conducerea activitatii achizitii publice FUNCIONAL APRECIERE DE MBUNTIT X CRITIC

Evaluarea are la baz discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorilor interni, n edinele de nchidere i conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de ctre participani, ca fiind realiste i posibil de implementat n practic. De asemenea, considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea achizitii publice se nscriu n parametrii normali pentru aceast perioad de implementare a funciei de audit intern n entitile publice. Structura auditat are obligaia s respecte Programul de aciune i Calendarul de implementare a recomandrilor, cu scopul implementrii recomandrilor la termenele stabilite i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora. Data: 30.09.2012 Auditor, Popovici Adrian

Not: Precizm c n practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin, att de auditorii interni, ct i de supervizorul misiunii.

SINTEZA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN


I. INTRODUCERE

64

Misiunea de audit intern privind Activitatea achizitii publice s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a normelor specifice aprobate de conducerea entitii.

Misiunea de audit intern s-a realizat n baza Planului de audit intern pe anul 2011, aprobat de conducerea entitii, perioada auditat fiind 01.01.2011 31.12.2011 i a fost efectuat, n perioada 20.06.2012-30.09.2012.de ctre auditorul intern Popovici Adrian. Echipa de auditori interni n baza analizei privind riscurile, a testrilor pe teren, i a evalurilor realizate privind Activitatea achizitiilor publice, structurat pe un singur obiectiv stabilit pentru derularea misiunii, apreciaz funcionalitatea sistemului de control intern, dup cum urmeaz:
APRECIERE OBIECTIVUL crt. 1. Conducerea activitatii achizitii publice FUNCIONAL DE MBUNTIT X CRITIC

Nr.

II. CONSTATRI I RECOMANDRI

Principalele constatri i recomandri rezultate din evaluarea auditorilor interni sunt cele prezentate n continuare:

Constatare 1: La nivelul enitatii nu exist colaboratori externi cu experien i accesibili i sunt locuri neocupate n cadrul compartimentului de resurse umane

Recomandare 1: Echipa de auditori recomand elaborarea i formalizarea procedurilor de lucru, modul de soluionare a abaterilor precum si existena unei corespondene ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor

Constatare 2: Nu exist o coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor, nu este stabilit prin procedur modul de soluionare a abaterilor si nu exist responsabili pentru aceste proceduri de lucru.

65

Recomandare 2: n urma analizei acestei activitii auditorii au formulat urmtoarele recomadri: elaborarea i formalizarea procedurilor de lucru, soluionarea abaterilor si existena unei corespondene ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor.

Constatare 3: Activitatea de achiziii publice se desfoar pe baza unui program anual de achiziii publice, nefundamentat corespunztor, respectiv fr referatele de necesitate i notele de fundamentare ale tuturor compartimentelor entitii publice, pentru toate necesitile de dotare tehnic de calcul.

Recomandare 3:n urma analizei acestei activitii auditorii au formulat urmtoarele recomadri: stabilirea unui responsabil activitatea de dotare a tehnicii de calcul, ntocmirea procedurilor scrise i formalizate privind fundamentarea i actualizarea sistematic a acestora, completarea fielor posturilor cu atribuii clare, coroborate cu procedurile elaborate privind coninutul referatelor de necesitate, modul de ncadrare n cadrul normativ i sitemul de centralizare i prioritizare achiziiei solicitate precum si instituirea unui sistem de asigurare a pregtirii profesionale a salariailor implicai n activitatea dotrii tehnicii de calcul.

Constatare 4: Nu exist realizat o baza de data proprie care sa fie repartizat prin fia postului si nu exist o procedur specific, scris i formalizat privind realizarea bazei de date propii .

Recomandare 4: In urma analizei acestei activitii auditorii au formulat urmtoarele recomadri: elaborarea i formalizarea procedurilor de lucru si existena unei baze de date proprii

III. CONCLUZII

Evaluarea ACTIVITII ACHIZITII PUBLICE din cadrul Direciei Buget i Contabilitate Intern, n baza testelor i analizelor efectuate, permit auditorilor interni s

66

emit o asigurare rezonabil managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activitii auditate, nefiind identificate obstacole n funcionarea acesteia. Echipa de auditori interni prin analiza activitilor auditabile i evalurile realizate n etapa de intervenie la faa locului, a elaborat un numr de 8 recomandri, aferente obiectivului misiunii de audit intern. Considerm c prioritatea n activitatea de implementare a recomandrilor o reprezint elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor operaionale, scrise i formalizate, pentru ntreaga activitate a direciei, concomitent cu dezvoltarea sistemelor de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elaborarea i utilizarea n conducerea curent a Registrului riscurilor care reprezint setul de recomandri majore.

Data 30.09.2012

Auditor intern, Popovici Adrian

67

Procedura P17: Urmrirea recomandrilor PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi

FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR


ENTITATEA PUBLIC PRIMRIA MUNICIPIULUI SUCEAVA ACTIVITATEA DE ACHIZITII PUBLICE Nr. Recomandarea crt. Obiectivul nr. 1. Conducerea activitii financiare 1. 2. 3. 4. 1. Elaborarea i formalizarea procedurilor de lucru 2. Modul de soluionare a abaterilor 3. Existena unei corespondene ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor 4. Existena unor colaboratori externi cu experien i accesibili X 5. 5. Ocuparea tuturor locurilor vacante din cadrul compartimentului de resurse umane X X X X Implementat implementat Parial AUDIT INTERN ISJ Misiunea de audit public intern: Data: Raport de audit nr. X/2010 Data planificat / Data implementrii

Neimplementa t

31.12.2012 31.12.2012 31.12.2012 31.12.2012

31.12.2012

68

ENTITATEA PUBLIC PRIMRIA MUNICIPIULUI SUCEAVA

AUDIT INTERN ISJ Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA DE ACHIZITII PUBLICE

Data: Raport de audit nr. X/2010 Data planificat / Data implementrii

Nr. Recomandarea crt. Implementat

Parial implementat

Neimplementa t

6.

6. Fundamentarea programului anual de achiziii publice

31.12.2012

7.

7. Consemnarea n fiele de post a tuturor sarcinilor de lucru

31.12.2012

8.

8.Existena unei proceduri specific, scris i formalizat, privind realizarea bazei de date proprii.

31.12.2012

Instruciuni

Entitatea/structura auditat

1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n

Primria Comunei Dumbraveni

69

raportul de audit 2. Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat 3. Introducei data planificat pentru implementare n Raportul de audit i data implementrii Data i semntura conductorului:

Iordache Mihai
Data i semntura auditorilor interni: Popovici Adrian

70

Procedura P18: Supervizarea

PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR


Misiunea de audit: Activitatea de achizitii publice Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Popovici Adrian
Propunerea efului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului Nu exist incompatibilitate S se ntocmeasc la obiectivul 2 obiectul auditabil Evidena tehnic operativ Ataarea operaiilor corespunztoare riscurilor semnificative la obiectele auditabile Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern De acord De acord

Nr. crt. 1. 2.

Lucrarea Declaraia de independen Analiza riscurilor

Rspunsul auditorilor De acord De acord, a fost introdus De acord, riscurile semnificative au fost nlocuite in documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern cu operaiile auditabile corespunztoare

3.

Analiza riscurilor

De acord

. . . Intervenia la faa locului Activitatea de dotare a tehnicii de calcul a Serviciului de Achizitii Publice Interviu 1.1.1 V recomand s elaboraii un FIAP Gasirea unor modalitati de solutionare a abaterilor De acord, s-a elaborat FIAP nr. 1.1.1. De acord, se va lua in discutie la urmatoarele sedinte.

De acord

De acord

71

Programul de asigurare i mbuntire a calitii


eful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit , adic respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi auditorii interni. Prin Programul de asigurare i mbuntire a calitii se realizeaz o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacitii globale a programului de calitate. Evaluarea const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care acesta examineaz eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit sunt aplicate n mod corespunztor garantnd calitatea Raportului de audit intern. Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea misiunii i va permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea perfecionrii profesionale a auditorilor.
Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern.

Procedura P18: Supervizarea

PRIMARIA DUMBRAVENI 72

Curtea de conturi

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Activitatea de achizitii publice Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 Perioada misiunii: 20.06.2012 30.09.2012 Auditor evaluat: Popovici Adrian
Bugetul de timp efectiv: 256 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern. x x x x x x x

Luat la cunotin: Data: 30.09.2012


Bugetul de timp planificat: 256 ore 1 2 3 4 5 Observaii x x x x x x x x x

Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea structurii auditate creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de evaluare a misiunii de audit intern ntocmit de ctre structura auditat.

73

Procedura P18: Supervizarea

PRIMARIA DUMBRAVENI Curtea de conturi

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea de achizitii publice Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 Perioada misiunii: 20.06.2012 30.09.2012 ntocmit: Iordache Mihai, Primria Comunei Dumbraveni

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CTRE STRUCTURA AUDITAT


Nr. Obiectiv auditat crt. 1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul misiunii 2. Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de efectuat 3. Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la mbuntirea unora deja existente 4. Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind modul de desfurare 5. Obiectivele de audit stabilite au fost n concordanta cu activitile desfurate 6. Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera logic, structurat, dinamic i interesant 7. S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante 8. Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate 9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost util n gsirea de soluii la probleme 10. Cum evaluai n general misiunea de audit 11. Considerai ca obiectivele de audit stabilite au privit activitile cu riscuri majore 12. In desfurarea misiunii de audit au fost prezentate constatrile i recomandrile cnd au fost identificate probleme 13. A existat o buna comunicare intre auditor i auditat 1 2 Note 3 X X X X X X X X X X X X 4 X 5 Obs.

74

14. 15.

16.

17. 18. 19.

Auditorii au avut un comportament adecvat i profesional X Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai mult - Calitatea discutiilor - Modul in care s-au desfasurat sedintele ce au avut loc pe parcursul auditarii - Seriozitatea auditorilor Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 2 aspecte care v-au plcut cel mai puin - Sedintele care au avut loc au fost scurte, nu din vina auditatului - Presiunea creat n subincontient de faptul c unitatea noastr este auditat Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit Calitatea procedurilor privind achizitiile publice elaborate in urma recomandarilor. Alte comentarii

Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor; 2 pentru slab; 3 pentru satisfctor; 4 pentru bine; 5 pentru foarte bine.

Not: n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise.

Sef compartiment achizitii publice, Primria Comunei Dumbraveni Iordache Mihai Data: 30.09.2012 Luat la cunotin, auditori interni: Popovici Adrian Data: 30.09.2012

75