FORME DE COMUNICARE ORGANIZAIONAL I EFECTELE LOR ASUPRA CLIMATULUI PSIHOLOGIC AL GRUPULUI DE MUNC

-2009-

1. Coninutul i semnificaia comunicrii organizaionale Comunicarea este un proces de transfer de informaii ntre emitor i receptor printr-un anumit canal. Ea poate fi privit din perspectiva relaiilor de comunicare dintre indivizi comunicare interpersonal , dar i a relaiilor din cadrul structurilor organizatorice comunicare organizaional care, desigur, include comunicarea dintre persoane. Comunicarea organizaional este un proces, de regul intenionat, de schimb de mesaje ntre persoane, grupuri i niveluri organizatorice din cadrul organizaiei, cu scopul nfptuirii att a obiectivelor individuale, ct i a celor collective. Esenial este ca, n cadrul organizaiei, s se realizeze o comunicare eficient, care ,, apare atunci cnd oamenii potrivii primesc la timp informaia potrivit . Aceasta presupune stabilirea unei corespondene biunivoce ntr-un univers spaio-temporal ce include transferul de informaii de la expeditorul ce exprim un gnd ctre destinatarul care trebuie s-l neleag aa cum a intenionat emitentul. De obicei emitorul tinde s modifice prin mesajul transmis comportamentul receptorului n planul aciunilor sale. Pentru orice organizaie, comunicarea este o cerin esenial n atingerea obiectivelor stabilite, o condiie sine qua non a funcionrii sale eficiente, a stabilirii celor mai elementare relaii interumane. Comunicarea constituie premisa exercitrii activitii de management, a funciilor procesului de management. Numai o comunicare eficient face posibil planificarea i programarea, coordonarea i controlul, motivarea, consultarea i participarea activ a membrilor organizaiei la nfptuirea scopurilor propuse. Fiecare moment din activitatea organizaiei se bazeaz pe o comunicare eficient, ca modalitate de focalizare i corelare a eforturilor. Comunicarea organizaional apare la toate nivelurile conducerii, se realizeaz pe toate treptele ierarhice i ntre acestea, att pe orizontal, ct i pe vertical. Complexitatea comunicrii, scopurile, obiectivele i implicaiile sale au impus o serie de particulariti comunicrii manageriale (fa de comunicarea n alte domenii precum jurnalismul, arta, medicina etc.), care trebuie s respecte o serie de norme impuse de cultura managerial i de politica organizaiei. Comunicarea managerial este un proces fundamental de interaciune reciproc bazat pe feedback, n care managerii de la orice nivel transmit idei, sentimente, decizii subordonailor cu posibilitatea verificrii manierei de receptare a mesajului de ctre acetia. Ea influeneaz i modific percepii, atitudini, comportamente, sentimente, opinii ale indivizilor i ale grupurilor i de aceea constituie o cale prin care oamenii i coreleaz n mod sinergic eforturile. n acest proces complex i continuu de comunicare, att managerii, ct i subordonaii ,,se descoper i converseaz, se calmeaz i se incit, se contrazic i cad de acord, se resping sau se accept att n problemele majore, ct i n cele curente ale organizaiei [2]. Comunicarea managerial este o component esenial a comunicrii, n general datorit impactului imediat, direct i indirect pe care l are asupra evoluiei colectivitii umane. Ea se afl n centrul a tot ceea ce ntreprinde organizaia, este prezent n toate activitile acesteia i i pune amprenta asupra rezultatelor obinute, determinnd att succesul, ct i insuccesul. Este un important instrument de implementare a schimbrilor, a strategiilor, avnd implicaii majore asupra calitii i eficienei managementului. Ca stare de spirit i instrument al conducerii, comunicarea managerial este prezent n toate aspectele muncii managerilor, 2

asigurnd operaionalizarea funciilor managementului, sporirea performanelor individuale i colective, statornicirea unor relaii corecte i eficiente ntre angajai att pe orizontal, ct i pe vertical. Ea este esenial pentru raporturile managerului cu mediul ambiant, pentru accesul acestuia la sursele informaionale. n activitatea sa concret, managerul are diferite roluri, n funcie de modul n care comunic, i anume: roluri interpersonale, ce se exprim n relaiile lui cu angajaii. Managerul poate juca rolul de: lider, persoan de legtur sau figur de reprezentare; roluri informaionale, se concretizeaz n aciunile de creare i dezvoltare a reelei informaionale. Managerul poate ndeplini rolul de: monitor, diseminator de informaii sau purttor de cuvnt; roluri decizionale, ce se manifest n momentele alegerii variantei optime. Managerul va fi: ntreprinztor, rezolvator de disfuncionaliti, responsabil cu alocarea de resurse sau negociator. Pentru ndeplinirea cu succes a acestor roluri, managerul trebuie s se bazeze pe urmtoarele funciuni ale comunicrii: funciunea de informare de monitorizare a informaiilor interne i externe obinute prin toate mijloacele posibile; funciunea de comand i instruire de asigurare a unitii i continuitii aciunilor colectivului n direcia obiectivelor stabilite; funciunea de influenare i convingere, ndrumare i sftuire de control asupra informaiei i comportamentului angajailor; funciunea de integrare i meninere a informaiilor asigur eficiena activitii organizaiei. Maniera de aplicare a acestor funciuni ale comunicrii n activitatea concret a fiecrui manager depinde de capacitatea de comunicare a acestuia, de abilitatea lui de a fi bun comunicator, de a valorifica eficient informaiile de care dispune la un moment dat. Un manager, pentru a fi un bun comunicator, trebuie: s ntrebe, s rspund, s-i spun punctul de vedere, s se informeze i s informeze la rndul lui, s asculte, s consulte, s se documenteze, s neleag i s asigure cele mai eficiente relaii cu subordonaii, superiorii i egalii (colegii aflai pe acelai nivel ierarhic). El dispune de o serie de sisteme de transmisie i de procedee de comunicare pe care le poate pune n aciune, le poate dirija, fructifica i controla n vederea atingerii obiectivelor asumate. De calitatea comunicrii depinde: nelegerea problemelor cu care se confrunt colectivitatea, relaia managerului cu ceilali (efi, subalterni, colegi), capacitatea lui de a motiva i a conduce subordonaii, de a preveni, controla i rezolva conflictele ce apar n organizaie, precum i puterea lui de convingere. O caracteristic important a comunicrii manageriale o reprezint pronunata ei semnificaie psiho-socio-economic. Principalele semnificaii ale comunicrii manageriale se reflect n faptul c ea: creeaz o coeziune de comportare i interese care faciliteaz nelegerea obiectivelor organizaiei i impulsioneaz integrarea angajailor; confer managerului contribuie participativ; constituie un dinamizator al activitii manageriale; devine element integrator i un mecanism de coordonare i control ce asigur un climat generator de eficien economic i social. Pentru toate acestea, n societatea modern, cunoaterea, nelegerea i acceptarea comunicrii devine foarte important. Ea trebuie tratat att ca tiin, ct i ca art. 2. Formele i mijloacele de comunicare

Mesajul pe care emitentul l transmite receptorului se poate prezenta sub form:, oral i neverbal (nonverbal). Fiecare scris din aceste trei forme prezint o serie de avantaje i dezavantaje. Alegerea celei mai adecvate forme este condiia esenial n realizarea obiectivului urmrit prin transmiterea mesajului. Managerul, care, ntr-o organizaie, este principalul emitor, va folosi forma care este cea mai uoar att pentru el, ct i pentru destinatar. Unii indivizi neleg mai bine mesajul oral, alii pe cel scris. Este preferat mesajul scris, din considerente de precizie. Comunicarea scris folosete limbajul scris cu ajutorul cuvintelor, care rmne nregistrat, dar uneori poate ajunge la destinatari neintenionai. n cadrul organizaiilor este inevitabil aceast form. Ea se concretizeaz n documente precum: note, circulare, rapoarte, propuneri, decizii, scrisori etc. Se caracterizeaz prin: lizibilitate (mesaj uor de citit), corectitudine i adecvare. Are avantajul unei pregtiri atente a mesajului, care i confer claritate, precizie i posibilitatea utilizrii unor procedee corespunztoare. Marele dezavantaj const n faptul c necesit mult timp pentru reacie, iar costurile sunt ridicate, att cele directe (hrtie, tipar, transmitere), ct i cele indirecte (arhivare, deteriorarea mediului). Pentru a fi eficient, comunicarea scris trebuie s emane o atitudine pozitiv, care ine de: politee, consideraie, claritate, concizie, completitudine i mod de organizare. Comunicarea oral folosete limbajul verbal i este utilizat pe scar foarte larg, reprezentnd aproximativ 70-75% din timpul destinat comunicrii de ctre manageri. Interlocutorul poate fi o persoan comunicare fa n fa (interpersonal, care poate fi i interactiv) sau un grup (comunicare n faa unui auditoriu). n general, comunicarea verbal include: relatri despre evenimente, mprejurri, sentimente i reacii, prerile despre oricine i orice, opinii. n cadrul organizaiei, acest tip de comunicare vizeaz: schimbul de informaii, instruirea subordonailor, modificarea identitii individuale sau de grup, influenarea atitudinii subalternilor, meninerea sau modificarea culturii manageriale etc. n afara organizaiei, comunicarea verbal vizeaz: crearea i meninerea unei imagini favorabile, a unor relaii ct mai bune cu diveri parteneri, explicarea politicii organizaiei etc. O importan deosebit o are maniera de adresare, de a transmite mesajul astfel nct acesta s fie convingtor, clar, scurt i precis pentru a-i atinge inta. Aceast modalitate de comunicare prezint o serie de avantaje: schimb rapid de informaii directe, adeseori sub forma dialogului, personalizarea relaiei ef-subaltern, flexibilitatea exprimrii, folosirea chiar a jargonului (limbaj specializat al unei colectiviti), costuri mai reduse etc. Adresarea verbal are i dezavantaje, legate de faptul c dialogul poate conduce la pierdere de timp i nu se ncheie ntotdeauna cu acordul prilor, iar n cazul transmiterii succesive, prin trepte ierarhice, se poate pierde i o parte a informaiilor, deoarece sunt filtrate de fiecare ef ierarhic. Comunicarea nonverbal const n transmiterea mesajelor prin alt mijloc dect scrisul sau vorbitul, cum ar fi: gesturi, mimic, micri ale corpului etc. i care sunt de fapt ,,mesaje pariale sau adiionale ce completeaz coninutul mesajelor verbale. Poate fi un mijloc eficient de descifrare a mesajelor pe care le transmite emitentul. Limbajele neverbale, completate de limbajul paraverbal (forma vocal de limbaj neverbal precum: inflexiunea i tonalitatea vocii, ritmul de vorbire, modul de accentuare a cuvintelor, pauzele ntre cuvinte etc.) apeleaz la toate simurile noastre i se bazeaz pe seturi de simboluri care pot avea un neles clar sau ambiguu. Principalele tipuri de comunicare neverbal sunt: comunicarea senzorial se bazeaz pe ceea ce recepionm prin intermediul simurilor; comunicarea estetic prin care se transmit diferite emoii artistice; comunicarea nsemnelor (insigne, fanioane, uniforme) i a simbolurilor (titulatur, decoraii). 4

Cele mai utilizate mijloace de transmitere a mesajelor nonverbale sunt: limbajul corpului (expresia feei, a ochilor, poziia fizic, n special a capului i a minilor), decorul biroului, modul de folosire a spaiului i mbrcmintea. Formele de manifestare ale comunicrii neverbale cele mai eficiente sunt ilustrrile (cnd se face apel la prezentarea unor obiecte) i manifestrile afective (stri emoionale, inflexiunea vocii). Limbajele neverbale nsoesc i comunicarea scris; ele sunt legate de aspectul grafic al foii, structura i formatul scrierii. 3. mbuntirea comunicrii organizaionale Comunicarea managerial eficient, ca sistem complex de raporturi mutuale ce apar ntre membrii organizaiei, presupune cunoaterea reciproc a acestora, confruntarea, concilierea i armonizarea opiniilor lor. De aceea, pentru fiecare manager, o preocupare esenial o constituie asigurarea unei comunicri deschise, permanente i precise, ce rezult din gndirea strategic a organizaiei, care trebuie s in seama de o serie de condiii: formularea concis i precis a mesajului pentru a fi neles uor i integral; transmiterea rapid i nedeformat a mesajului; asigurarea fluenei i a reversibilitii comunicrii; utilizarea unui limbaj comun de ctre emitor i receptor; simplificarea i decongestionarea canalelor de comunicaie; asigurarea flexibilitii i a adaptabilitii sistemului de comunicare pentru a putea fi utilizat n orice situaie. Pentru orice manager, dezvoltarea comunicrii trebuie s constituie o preocupare permanent care trebuie s vizeze toate etapele i elementele procesului de comunicare. Ea se va concretiza n sporirea consistenei mesajelor, a expresivitii comunicrii i a inteligibilitii celor comunicate. Experiena evideniaz ca principalele direcii de aciune a mbuntirii comunicrii: ameliorarea stilului de comunicare oral (vorbit i ascultat) i scris (citit i scris), creterea abilitii n alegerea celor mai potrivite mijloace de comunicare, luarea n considerare a particularitilor psihice ale partenerilor de comunicare n funcie de sex, nivel de cultur, deosebiri de limb etc. Perfecionarea comunicrii presupune i utilizarea unor metode i tehnici de perfecionare a comunicrii. S-au impus ca deosebit de utile: ascultarea activ tehnic de sporire a acurateei recepionrii unei informaii printr-o atenie complet acordat interlocutorului i edina reunirea pe termen scurt a unui grup de persoane n vederea rezolvrii unor sarcini cu caracter informaional i decizional. Concluzii Comunicarea afecteaz direct i imediat, dar i indirect, pe termen nedeterminat, viaa indivizilor, a colectivelor i a societii n ansamblu. Caracteristic specific uman, comunicarea este liantul indivizilor dintr-o colectivitate, ce ofer posibilitatea cunoaterii opiniilor acestora, a omogenizrii sub aspect psihosocial, asigurnd funcionarea normal a colectivului, indiferent de mrimea i natura sa. Pentru a nelege comunicarea organizaional trebuie s pornim de la ideea c structura organizaiei se suprapune comunicrii interpersonale. Suprapunerea structurii are consecine asupra direciei i a coninutului comunicrii, a crerii reelelor de comunicare i a emergenei rolurilor de comunicare specifice.
Note bibliografice [1] Cndea, Rodica, Comunicarea managerial, Bucureti, Editura Expert, 1996, pp. 182-183.

[2] Cndea, R., Cndea, D., Comunicarea organizaional aplicat, Bucureti, Editura Expert, 1998, pp. 46-53. [3] Chiric, Sofia, Psihologie organizaional. Modele de diagnoz i intervenie , Cluj-Napoca, Casa de Editur i Consultan Studiul Organizrii, 1996, p. 295.