Sunteți pe pagina 1din 59

Anexa nr.

NORME PROPRII
PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITII DE AUDIT PUBLIC INTERN N CADRUL MINISTERULUI FINANELOR PUBLICE

CUPRINS CUPRINS ......................................................................................................................................2 Abrevieri ........................................................................................................................................6 Glosar............................................................................................................................................6 PARTEA I-a NORME PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITII DE AUDIT PUBLIC INTERN N CADRUL MINISTERULUI FINANELOR PUBLICE ..........................................9 A. SCOPUL .........................................................................................................................9 B. DEFINIII ........................................................................................................................9 C. TIPURI DE AUDIT ..........................................................................................................9 D. STRUCTURILE DE AUDIT PUBLIC INTERN DIN CADRUL MINISTERULUI FINANELOR PUBLICE............................................................................................................ .......10 3. Organizarea auditului public intern n cadrul Ministerului Finanelor Publice ............10 3.1. La nivel central ....................................................................................................10 3.2. La nivelul structurilor descentralizate ..................................................................10 3.3. La nivelul altor entiti..........................................................................................10 3.4. Instituiile publice mici..........................................................................................10 4. Atribuiile structurilor de audit public intern................................................................10 E. NORMELE APLICABILE STRUCTURILOR DE AUDIT PUBLIC INTERN ALE M.F.P. I AUDITORILOR INTERNI ..................................................................................................................12 5. Norme de calificare ...................................................................................................12 5.1. Carta auditului intern i Codul privind conduita etic a auditorului intern ............12 5.2. Independen i obiectivitate...............................................................................12 5.2.1. Independena organizatoric ........................................................................12 5.2.2. Obiectivitate individual ................................................................................12 5.2.2.1 Numirea/destituirea efului structurii de audit public intern .....................12 5.2.2.2. Numirea/revocarea auditorilor interni .....................................................13 5.2.3. Pierderea independenei i obiectivitii auditorilor interni ............................13 5.3. Competena i contiina profesional ................................................................13 5.3.1. Competena ..................................................................................................13 5.3.2. Contiina profesional .................................................................................14 5.3.3.Pregtirea profesional continu ...................................................................14 5.4. Programul de asigurare i mbuntire a calitii ...............................................14 5.4.1. Definire .........................................................................................................14 5.4.2. Evaluarea programului de calitate ................................................................14 5.4.2.1. Evaluarea intern ...................................................................................14 5.4.2.2. Evaluarea extern ..................................................................................15 6. Norme de funcionare a auditului public intern ..........................................................16 6.1. Cerine privind funcionarea structurii de audit public intern................................16 6.1.1. Planificarea activitii de audit public intern bazat pe analiza riscurilor...16 6.1.2. Gestiunea resurselor umane .....................................................................17 6.1.3. Raportarea activitii de audit public intern ...............................................17 6.2. Principalele obiective pe care le are activitatea de audit public intern ................17 6.2.1. Evaluarea managementului riscurilor............................................................17 6.2.2. Evaluarea sistemelor de control ...................................................................17 PARTEA a II-a - NORMELE METODOLOGICE PRIVIND MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN ...................................................................................................................18 7. Schema general privind derularea misiunii de audit public intern ...............................18 8. Pregtirea misiunii de audit public intern.......................................................................20 8.1. Ordinul de serviciu..................................................................................................20 PROCEDURA P - 01 ORDINUL DE SERVICIU.........................................................20 Scopul:....................................................................................................................20 Premise:..................................................................................................................20 Procedura: ..............................................................................................................20 Model A-01 Ordin de serviciu ................................................................................20 8.2. Declaraia de independen ...................................................................................21 PROCEDURA P - 02 DECLARAREA INDEPENDENEI ..........................................21 Scopul:....................................................................................................................21 Premise:..................................................................................................................21 2

Procedura: ..............................................................................................................21 Model A-02 Declaraia de independen................................................................21 8.3. Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern...............................23 PROCEDURA P - 03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN....................................................................................................................23 Scopul:....................................................................................................................23 Premise:..................................................................................................................23 Procedura: ..............................................................................................................23 Model B-01 Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern ...........23 8.4. Colectarea i prelucrarea informaiilor....................................................................25 8.4.1. Colectarea informaiilor ....................................................................................25 8.4.2. Prelucrarea informaiilor ...................................................................................25 PROCEDURA P-04 COLECTAREA I PRELUCRAREA INFORMAIILOR .............25 Scopul:....................................................................................................................25 Premise:..................................................................................................................25 Procedura: ..............................................................................................................26 8.5. Identificarea obiectelor auditabile...........................................................................27 8.5.1. Obiectul auditabil ..........................................................................................27 8.5.2. Identificarea obiectelor auditabile .................................................................27 8.5.3. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile..................................................27 Model C- 01 Lista centralizatoare a obiectelor auditabile ......................................27 8.6. Riscul......................................................................................................................27 8.6.1. Definiie.........................................................................................................27 8.6.2. Analiza riscului ..............................................................................................28 8.6.3. Fazele analizei riscurilor ...............................................................................28 8.6.4. Msurarea riscurilor ......................................................................................28 8.6.5. Metoda - model de analiz a riscurilor ..........................................................30 MODEL C-02 Tabelul Puncte tari i puncte slabe ...............................................30 PROCEDURA P - 05 ANALIZA RISCURILOR...........................................................31 Scopul:....................................................................................................................31 Premise:..................................................................................................................31 Procedura: ..............................................................................................................31 8.7. Elaborarea tematicii n detaliu a misiunii de audit public intern..............................31 8.7.1. Programul de audit public intern ...................................................................31 PROCEDURA P - 06 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN.............32 Scopul:....................................................................................................................32 Premise:..................................................................................................................32 Procedura: ..............................................................................................................32 Exemplul 1 Model A-03 Programul de audit public intern ....................................33 Exemplul 2 Model A-03 Programul de audit public intern .....................................35 8.7.2 Programul preliminar al interveniilor la faa locului .......................................37 Model A03-1 Programul interveniei la faa locului..................................................37 8.8. Deschiderea interveniei la faa locului...................................................................38 8.8.1. edina de deschidere ..................................................................................38 PROCEDURA P - 07 EDINA DE DESCHIDERE...................................................38 Scopul:....................................................................................................................38 Premise:..................................................................................................................38 Procedura: ..............................................................................................................38 8.8.2. Minuta edinei de deschidere ......................................................................39 Model B-02 Minuta edinei de deschidere...........................................................39 9. Intervenia la faa locului (munc de teren) ...................................................................40 9.1. Definire i etape .....................................................................................................40 PROCEDURA P - 08 COLECTAREA DOVEZILOR...................................................40 Scopul:....................................................................................................................40 Premise:..................................................................................................................40 Procedura: ..............................................................................................................40 9.2. Tehnici i instrumente de audit public intern ..........................................................41 9.2.2. Principalele instrumente de audit public intern .............................................41 Model A-04 Lista de verificare ...............................................................................41 Model A-04.1 Test ..................................................................................................43 3

Model A-05 Fia de identificare i analiza problemelor .........................................43 PROCEDURA P-09 CONSTATAREA I RAPORTAREA IREGULARITILOR ......45 Scopul:....................................................................................................................45 Premise:..................................................................................................................45 Procedura: ..............................................................................................................45 Model A-06 Formular de constatare i raportare a iregularitilor..........................45 9.3. Dosarele de audit public intern...............................................................................45 9.4. Revizuirea documentelor de lucru..........................................................................47 PROCEDURA P - 10 REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU ........................47 Scopul:....................................................................................................................47 Premise:..................................................................................................................47 Procedura: ..............................................................................................................47 Model C-03 Nota centralizatoare a documentelor de lucru....................................47 9.5. Pstrarea i arhivarea dosarelor de audit public intern ..........................................48 9.6. edina de nchidere ..............................................................................................48 PROCEDURA P - 11 EDINA DE NCHIDERE.......................................................48 Scopul:....................................................................................................................48 Premise:..................................................................................................................48 Procedura: ..............................................................................................................48 Model B-03 Minuta edinei de nchidere...............................................................49 MINUTA EDINEI DE NCHIDERE......................................................................49 10. Raportul de audit public intern.....................................................................................50 10.1. Elaborarea proiectului ..........................................................................................50 PROCEDURA P - 12 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN................................................................................................................. ...50 Scopul:....................................................................................................................50 Premise:..................................................................................................................50 Procedura: ..............................................................................................................50 Model A-07-1 Proiectul Raportului de audit public intern.......................................51 10.3. Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern ....................................52 PROCEDURA P - 13 TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN................................................................................................................. ...52 Scopul:....................................................................................................................52 Premise:..................................................................................................................52 Procedura: ..............................................................................................................52 10.4. Reuniunea de conciliere.......................................................................................52 PROCEDURA P - 14 REUNIUNEA DE CONCILIERE...............................................52 Scopul:....................................................................................................................52 Premise:..................................................................................................................52 Procedura: ..............................................................................................................53 Model B-04 Minuta reuniunii de conciliere ............................................................53 10.5. Elaborarea Raportului de audit public intern ........................................................54 PROCEDURA P - 15 RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN ...............................54 Scopul:....................................................................................................................54 Premise:..................................................................................................................54 Procedura: ..............................................................................................................54 Model A07-2 Raportul de audit public intern.........................................................54 10.6. Difuzarea Raportului de audit public intern ..........................................................56 PROCEDURA P - 16 DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN ......56 Scopul:....................................................................................................................56 Premise:..................................................................................................................56 Proceduri: ...............................................................................................................56 11. Urmrirea recomandrilor ...........................................................................................56 PROCEDURA P - 17 URMRIREA RECOMANDRILOR ........................................57 Scopul:....................................................................................................................57 Premise:..................................................................................................................57 Procedura: ..............................................................................................................57 Exemplu..................................................................................................................57 Model A-08 Fia de urmrire a recomandrilor .....................................................57 11.1. Responsabilitatea structurii auditate ....................................................................58 4

11.2. Responsabilitatea structurii de audit public intern ................................................58 12. Supervizarea misiunii de audit public intern ................................................................58 PROCEDURA P - 18 SUPERVIZAREA .....................................................................58 Scopul:....................................................................................................................58 Premise:..................................................................................................................58 Procedura: ..............................................................................................................58 Model A-09 LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR ...............................59

Abrevieri
- UCAAPI: Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern - CAPI: Comitetul pentru Audit Public Intern - DGFP: Direcia General a Finanelor Publice - CLC: Chestionarul de luare la cunotin - CCI: Chestionarul de control intern - LV: Lista de verificare - FIAP: Fia de identificare i analiza problemelor - FCRI: Formular de constatare i raportare a iregularitilor - IT: Tehnologia informaiei

Glosar
Termen Neajunsuri Explicaie

Printre neajunsurile aduse obiectivitii individuale i independenei n organizare, poate figura conflictul de interes personal, limitrile ariei auditului, restriciile de acces la dosare, la bunuri i la personal, precum i limitrile resurselor. Cauza Explicaia diferenei ntre ceea ce ar trebui s existe i ceea ce exist efectiv. Carta auditului Document oficial care definete misiunea, competenele i intern responsabilitile acestei activiti. Carta trebuie s: - defineasc poziia auditului intern n cadrul entitii; - autorizeze accesul la documente, la bunuri i la persoanele competente, pentru buna realizare a misiunilor; - defineasc aria de activitate a auditului intern. Conflictul de Toate relaiile care nu sunt sau care nu par a fi compatibile cu interesele interese entitii. Un conflict de interese poate s afecteze capacitatea unei persoane de a-i asuma obiectiv obligaiile i responsabilitile sale. Controlul intern Ansamblul msurilor luate de ctre conducere n scopul mbuntirii gestiunii riscului i creterii probabilitii ca scopurile i obiectivele stabilite s fie atinse. Diagrama circulaiei Prezentarea schematic a circuitului documentelor ntre diverse posturi de documentelor lucru, indicndu-se originea i destinaia lor i care ofer o viziune complet a traseului informaiilor i a suporturilor ei. Constituie un element n abordarea auditului, care ine cont de riscuri. Mediul de control Atitudinea i aciunile conducerii cu privire la importana controlului n entitate. Mediul de control reprezint cadrul i structura necesar realizrii obiectivelor primordiale ale sistemului de control intern. Mediul de control nglobeaz urmtoarele elemente: - integritatea i valorile etice; - concepia i stilul conducerii; - structura organizatoric; - atribuiile de competen i de responsabiliti; - politicile i practicile referitor la resursele umane; - competena personalului. FIAP FIAP este un document sintetic care prezint o disfuncie, indic natura problemei, faptele, cauzele, consecinele i recomandrile pentru remediere. Fia de procedur Document scris care analizeaz fiecare din funciile entitii i care prezint la fiecare etap posturile de lucru, sarcinile (operaiile de executat, inclusiv controalele i documentele de stabilit, de realizat i de folosit). El constituie de asemenea, un element n abordarea analizei 6

riscurilor. Probele/ documentele justificative Informaiile pe baza crora se fundamenteaz concluziile, opiniile auditorului. Ele trebuie s fie: - Suficiente (informaii cantitative suficiente pentru ca auditorul s poat s ndeplineasc bine munca i calitativ impariale, astfel nct pot fi considerate fiabile); - Pertinente (informaiile corespund cu exactitate obiectivelor auditului); - Cu un cost de obinere rezonabil (informaiile au un cost de obinere proporional cu rezultatul pe care auditorul urmrete s-l obin). Obiectivele misiunii Enunuri generale elaborate de ctre auditorii interni definind ceea ce este prevzut a se realiza n timpul misiunii. Obiectivitate Atitudinea imparial, care reclam o independen de spirit i de judecat i implic faptul c auditorii interni nu se subordoneaz dect propriei lor judeci i nu altor persoane. Aprecierile trebuie s fie fundamentate pe fapte/probe indiscutabile i pe lucrri incontestabile, lipsite de prejudeci Ordinul de serviciu Mandat general acordat de ctre o autoritate calificat unui auditor n vederea nceperii unei misiuni. Circuitul auditului nseamn capacitatea de a identifica o informaie i de a urmri parcursul acesteia ntr-un proces. Permite regsirea unei informaii pn la surs. Instituiile comunitare apreciaz circuitul ca fiind "suficient" atunci cnd permite punerea de acord a conturilor recapitulative certificate i notificate la Comisia European, cu starea cheltuielilor individuale din piesele lor justificative deinute la diferite niveluri administrative, pn la beneficiarii finali, inclusiv n cazul n care acetia din urm nu sunt destinatarii finali ai fondurilor. Planificarea sau Definirea obiectivelor, stabilirea politicilor, natura acestora, calendarul de programarea proceduri i testri destinate s ndeplineasc obiectivele controalelor sau controalelor i misiunilor de audit. auditurilor Programul de Un document care enumer procedurile de urmat n vederea realizrii activitate al misiunii misiunii de audit. de audit Raportul de audit Opiniile scrise ale auditorului i alte constatri, care se bazeaz pe un public intern ansamblu de date financiare certe, rezultnd dintr-un audit de regularitate, sau deducii ale auditorului ca urmare a realizrii unui audit de performan. Model de Raport de Cadrul n care auditorul prezint rezultatele misiunii de audit. audit public intern Procedura Maniera specific de efectuare a unei activiti sau a unui proces Proces Recomandare Ansamblul de activiti corelate sau interactive care transform elementele de intrare n elemente de ieire. Propunerea formulat pentru a corecta/ameliora deficienele constatate.

Responsabil pentru Postul de nivel cel mai nalt n cadrul unei entiti, responsabil de auditul intern activitatea de audit intern. n cazul n care activitile de audit intern sunt ncredinate unor prestatori de servicii externe, responsabilul auditului intern i persoana nsrcinat cu supravegherea executrii contractului de servicii i de asigurare a calitii ansamblului acestor activiti, rspund de activitatea de audit intern i de urmrirea rezultatelor misiunii. Rezultate, impact Efectele unui program sau ale unui proiect, msurate la nivelul cel mai semnificativ, innd cont de realizarea programului sau a proiectului. Rezultate concluzii Rezultatele sunt efectele muncii prestate de ctre auditori n concordan i recomandri ale cu obiectivele auditului. Concluziile reprezint interpretarea constatrilor auditului plecnd de la rezultate. Recomandrile sunt piste de aciune avansate de ctre auditor n funcie de rezultatele i concluziile obinute. Riscul Posibilitatea de a se produce un eveniment susceptibil, de a avea un impact asupra realizrii obiectivelor. Riscul se msoar n termeni de consecine i de probabilitate. 7

Supervizarea

Supervizarea poate fi neleas n dou maniere: - este mai nti de toate un semn de unitate, funcia de regularitate constnd n urmrirea activitilor i validarea operaiilor agenilor prin ncadrare; ele se integreaz sistemului de control intern; - este de asemenea, elementul indispensabil procesului de audit. Supervizorul ncadreaz, orienteaz i controleaz auditorii n toate etapele de natur s ajusteze cu maximum de eficacitate operaiile, procedurile i testele obiectivelor urmrite.

PARTEA I-a NORME PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITII DE AUDIT PUBLIC INTERN N CADRUL MINISTERULUI FINANELOR PUBLICE
A. SCOPUL
Scopul prezentelor Norme este de a reglementa organizarea i exercitarea unitar a activitii de audit public intern la nivelul Ministerului Finanelor Publice i al structurilor sale descentralizate sau care se afl n subordinea sau sub autoritatea acestuia.

B. DEFINIII
Auditului public intern = reprezint o activitate funcional independent i obiectiv, care d asigurri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfecionnd activitile entitii publice. Ajut entitatea public s-i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematic i metodic, care evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare. - Structura (compartimentul) de audit public intern = direcia /serviciul/ biroul de audit public intern organizate la nivelul unitilor centrale, teritoriale sau a celor aflate n subordinea sau sub autoritatea M.F.P. - eful structurii de audit public intern = persoana responsabil cu organizarea i desfurarea activitilor de audit public intern. - Supervizor = eful structurii de audit public intern. n cazul n care structura de audit public intern este organizat pe mai multe nivele ierarhice de conducere, eful structurii de audit public intern poate desemna o alt persoan pentru realizarea activitii de supervizare. - Supervizare = activitatea de ndrumare, consiliere, supraveghere i verificare, efectuat de ctre supervizor, asupra activitii echipei de audit care se formalizeaz prin ntocmirea formularului Lista de supervizare a documentelor i prin semnarea documentelor ntocmite de auditori, conform procedurilor. n cazul n care structura de audit public intern este organizat pe mai multe nivele ierarhice de conducere, persoanele de conducere de la aceste nivele pot face propuneri pertinente de mbuntire n procesul de definitivare a F.I.A.P. urilor, a proiectului de raport i a raportului final. Aceste propuneri sunt formalizate prin ntocmirea formularului Lista de supervizare a documentelor, adaptat corespunztor.

C. TIPURI DE AUDIT
Conform Legii nr.672/2002 privind auditul public intern, tipurile de audit sunt: a) Auditul de sistem - reprezint o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere i control intern, cu scopul de a stabili dac acestea funcioneaz economic, eficace i eficient, pentru identificarea deficienelor i formularea de recomandri pentru corectarea acestora; b) Auditul performanei - examineaz dac criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor i sarcinilor entitii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor i apreciaz dac rezultatele sunt conforme cu obiectivele; c) Auditul de regularitate - reprezint examinarea aciunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectrii ansamblului principiilor, regulilor procedurale i metodologice, conform normelor legale.

D.

STRUCTURILE

DE

AUDIT

PUBLIC

INTERN

DIN

CADRUL

MINISTERULUI FINANELOR PUBLICE 3. Organizarea auditului public intern n cadrul Ministerului Finanelor Publice
n conformitate cu art. 4 din Legea nr. 672/2002, la nivelul Ministerului Finanelor Publice auditul public intern este organizat astfel:

3.1. La nivel central


Activitatea de audit public intern se desfoar de ctre Direcia de Audit Public Intern (DAPI) structura care se gsete n directa subordonare a Ministrului Finanelor Publice.

3.2. La nivelul structurilor descentralizate


Activitatea de audit public intern la nivelul ordonatorilor secundari de credite ai M.F.P. se desfoar prin structurile proprii de audit, care pot fi organizate sub form de direcii, servicii sau birouri i care se gsesc n directa subordonare a ordonatorului de credite. n Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern se utilizeaz noiunea de compartiment n sens generic. Structura funcional de baz n domeniul auditului public intern se va stabili dup parcurgerea urmtoarelor etape: identificarea tuturor activitilor desfurate n cadrul entitii publice, ct i n structurile subordonate n care aceasta exercit n mod direct misiunile de audit intern; identificarea riscurilor asociate activitilor; identificarea formelor de control intern ataate fiecrei activiti; stabilirea riscurilor reziduale ca urmare a exercitrii formelor de control; stabilirea fondului de timp necesar efecturii misiunilor de audit intern care s acopere activitile la care se menine un risc rezidual mare/mediu. Dup determinarea volumului activitilor de audit i a numrului de posturi necesare se va stabili, prin conexare cu cadrul legal care reglementeaz organizarea instituiilor publice, tipul concret al structurii de organizare.

3.3. La nivelul altor entiti


n entitile publice subordonate sau sub autoritatea M.F.P. (Oficiul Concurenei, Agenia Naional de Administrare Fiscal), respectiv cele n care acesta exercit calitatea de reprezentant al statului ca acionar (Compania Naional Imprimeria Naional SA, Compania Naional Loteria Romn SA), activitatea de audit public intern se desfoar prin structuri proprii de audit public intern organizat n conformitate cu punctul 3.2., care se gsesc n directa subordonare a conductorilor acestora.

3.4. Instituiile publice mici


Instituiile publice mici sunt instituiile care deruleaz un buget anual de pn la nivelul echivalentului n lei a 100.000 EURO pe o perioad de 3 ani consecutiv. n situaia n care acest prag a fost depit, au obligaia de a-i constitui structura funcional de audit public intern pn la sfritul primului trimestru al anului urmtor. De la data intrrii n vigoare a Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern instituiile publice care ndeplinesc condiia sus menionat trebuie s nfiineze structuri proprii de audit public intern.

4. Atribuiile structurilor de audit public intern


n conformitate cu art. 11 din Legea nr.672/2002 privind auditului public intern, atribuiile structurilor de audit public intern sunt: a) elaboreaz norme metodologice specifice privind auditul public intern al M.F.P., cu avizul U.C.A.A.P.I. atribuie specific D.A.P.I. b) elaboreaz proiectul planului strategic i anual de audit public intern; 10

c) efectueaz activiti de audit public intern pentru a evalua dac sistemele de management i control intern sunt transparente i sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien i eficacitate; n conformitate cu prevederile art.13 din Legea nr. 672/2002, auditul public intern se exercit asupra tuturor activitilor desfurate cu privire la formarea i utilizarea fondurilor publice, precum i la administrarea patrimoniului public. d) efectueaz activitile delegate de ctre U.C.A.A.P.I., n baza O.M.F.P. nr.768/13.06.2003, atribuie specific structurilor de audit public intern organizate la nivelul DGFP judeene i a Municipiului Bucureti, i anume: - avizeaz normele metodologice specifice ordonatorilor principali de credite care funcioneaz la nivel teritorial; - avizeaz numirea/revocarea efilor compartimentelor de audit public intern ai ordonatorilor principali de credite care funcioneaz la nivel teritorial; - verific respectarea normelor, instruciunilor, precum i a Codului privind conduita etic a auditorului intern i iniiaz msuri corective n cooperare cu ordonatorul principal de credite care funcioneaz la nivel teritorial; - coordoneaz sistemul de raportare a rezultatelor activitii de audit public intern desfurate la nivelul ordonatorilor principali de credite care funcioneaz la nivel teritorial; e) n termen de 10 zile lucrtoare de la nchiderea trimestrului informeaz U.C.A.A.P.I. despre recomandrile nensuite de ctre ministrul finanelor publice i despre consecinele neimplementrii acestora atribuie specific D.A.P.I. - Structura de audit public intern din cadrul ordonatorilor de credite din cadrul M.F.P. informeaz structura de audit public intern de la nivel ierarhic superior n termen de maxim 5 zile lucrtoare de la ncheierea trimestrului prin transmiterea de sinteze ale recomandrilor nensuite de ctre ordonatorul de credite. - Structurile de audit public intern din alte entitile publice subordonate sau aflate sub autoritatea M.F.P. sau n care M.F.P. exercit calitatea de reprezentant al statului, transmit trimestrial n termen de maxim 5 zile lucrtoare de la ncheierea trimestrului ctre D.A.P.I. sinteze ale recomandrilor nensuite de ctre ordonatorul de credite sau conductorul acestora. f) elaboreaz raportul anual al activitii de audit public intern. Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern cuprind principalele constatri, concluzii i recomandri rezultate din activitatea de audit, progresele nregistrate prin implementarea recomandrilor, eventualele iregulariti constatate n timpul misiunilor de audit public intern, precum i informaii referitoare la pregtirea profesional. Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern la nivelul M.F.P. se transmit dup cum urmeaz: - structurile de audit public intern din cadrul ordonatorilor de credite ai M.F.P. precum i cele din entitile subordonate sau n care M.F.P. are calitatea de reprezentant al statului transmit la D.A.P.I pn la 10 ianuarie; - D.A.P.I. transmite la U.C.A.A.P.I. pn la 25 ianuarie. g) n situaia n care n timpul misiunilor de audit public intern se constat abateri de la regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activitii/operaiunii auditate, i care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice, auditorii interni trebuie s ntiineze conducerea creia i se subordoneaz structura de audit public intern precum i structura de control intern abilitat, n termen de 3 zile lucrtoare. n cazul identificrii unor iregulariti majore auditorul intern poate continua misiunea sau poate s o suspende cu acordul conductorului care a aprobat-o, dac din rezultatele preliminare ale verificrii se estimeaz c prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite (limitarea accesului, informaii insuficiente etc.).

11

E. NORMELE APLICABILE STRUCTURILOR DE AUDIT PUBLIC INTERN ALE M.F.P. I AUDITORILOR INTERNI 5. Norme de calificare

5.1. Carta auditului intern i Codul privind conduita etic a auditorului intern
Carta auditului intern definete obiectivele, drepturile i obligaiile auditului intern i este elaborat de ctre fiecare ef al structurii de audit public intern i aprobat de conductorul entitii publice. Carta auditului intern informeaz despre obiectivele i metodele de audit, clarific misiunea de audit, fixeaz regulile de lucru ntre auditor i auditat i promoveaz regulile de conduit. Codul privind conduita etic a auditorului intern reprezint un ansamblu de principii i reguli de conduit care trebuie s guverneze activitatea auditorilor interni. Scopul Codului privind conduita etic a auditorului intern este de a promova cultura etic n viziunea global a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etic a auditorului intern cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie s le respecte n exercitarea atribuiilor.

5.2. Independen i obiectivitate


5.2.1. Independena organizatoric
Structura de audit public intern funcioneaz n subordinea direct a conducerii M.F.P., respectiv a conducerilor ordonatorilor de credite secundari ai M.F.P. i conducerilor entitilor subordonate sau la care M.F.P. are calitatea de reprezentant al statului. Prin atribuiile sale structura de audit public intern exercit o funcie distinct i independent de activitile entitii, structura de audit public intern nu trebuie s fie implicat n elaborarea procedurilor de control intern i n desfurarea activitilor supuse auditului (Legea nr. 672/2002, art.10). Activitatea de audit public intern nu trebuie s fie supus ingerinelor externe ncepnd de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectiv a misiunilor de audit i pn la comunicarea rezultatelor acesteia.

5.2.2. Obiectivitate individual


Auditorii interni trebuie s aib o atitudine imparial, s nu aib prejudeci i s evite conflictele de interese. Auditorii interni trebuie s-i ndeplineasc atribuiile n mod obiectiv i independent, cu profesionalism i integritate, potrivit normelor i procedurilor specifice activitii de audit public intern. 5.2.2.1 Numirea/destituirea efului structurii de audit public intern eful D.A.P.I. este numit/destituit de ctre ministrul finanelor publice, cu avizul U.C.A.A.P.I.: a) Numirea efului DAPI se face de ctre ministrul finanelor publice, cu avizul U.C.A.A.P.I. Avizul prealabil U.C.A.A.P.I. se va obine n conformitate cu prevederile stabilite de acesta, astfel: a) Numirea efului D.A.P.I. se face numai cu avizul prealabil al U.C.A.A.P.I., n conformitate cu procedura stabilit de aceasta. Astfel: - candidaii pentru funcia de ef al D.A.P.I. depun la U.C.A.A.P.I. urmtoarele documente: curriculum vitae, minim 2 scrisori de recomandare, o lucrare de concepie privind organizarea i exercitarea auditului public intern n entitatea respectiv, o declaraie privind respectarea prevederilor art. 20 alin. (1) din Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, referitoare la incompatibilitile auditorilor interni; - avizarea candidailor se face n termen de 10 zile de la data depunerii documentelor, prin analizarea acestora i prin consultri directe; Dup obinerea avizului favorabil, numirea efului D.A.P.I. se face de ctre ministrul finanelor publice, n conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea i desfurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor funcii; 12

n cazul n care avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concursul/examenul organizat pentru ocuparea acestei funcii. b) Destituirea efului D.A.P.I. din sistemul M.F.P. se face numai cu avizul prealabil al U.C.A.A.P.I. , n conformitate cu procedura stabilit de aceasta: - n cazul obinerii unui aviz favorabil destituirii, ministrul finanelor publice procedeaz n conformitate cu prevederile legale; - n cazul obinerii unui aviz nefavorabil, destituirea nu este posibil. c) eful structurii de audit public intern din cadrul ordonatorilor secundari de credite ai M.F.P., din cadrul entitilor subordonate sau aflate sub autoritatea M.F.P., a celor n care M.F.P. are calitatea de reprezentant al statului este numit/destituit pe baza aceleiai proceduri, cu meniunea c avizul de numire sau destituire l va emite D.A.P.I., iar numirea propriu-zisa i destituirea se vor realiza de ctre conductorul n subordinea cruia funcioneaz structura de audit public intern. 5.2.2.2. Numirea/revocarea auditorilor interni a) Numirea auditorilor interni se face de ctre ministrul finanelor publice n cazul celor care i desfoar activitatea n cadrul D.A.P.I., respectiv de ctre conductorul cruia i se subordoneaz structura de audit public intern n cazul ordonatorilor secundari de credite ai M.F.P. i unitilor subordonate sau aflate sub autoritatea M.F.P., respectiv cele n care M.F.P. are calitatea de reprezentant al statului cu respectarea prevederilor legale aplicabile, cu avizul prealabil favorabil al efului structurii de audit public intern. b) Pentru revocarea auditorilor interni, ministrul finanelor publice respectiv conductorul cruia i se subordoneaz structura de audit public intern, ntiineaz eful structurii de audit public intern despre intenia de revocare a unui auditor intern i despre motivele acesteia. eful structurii de audit public intern analizeaz motivele, efectueaz investigaii, are consultri directe cu acetia, dup caz, i n termen de 10 zile prezint avizul favorabil/nefavorabil revocrii.

5.2.3. Pierderea independenei i obiectivitii auditorilor interni


Persoanele care sunt soi, rude sau afini pn la gradul al patrulea inclusiv, cu conductorul entitii publice, nu pot fi auditori interni n cadrul aceleiai entiti publice. Auditorii interni nu pot fi desemnai s efectueze misiuni de audit public intern la o structur/entitate public dac sunt soi, rude sau afini pn la gradul al patrulea inclusiv, cu conductorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectiv. Auditorii interni nu trebuie implicai n vreun fel n ndeplinirea activitilor pe care n mod potenial le pot audita i nici n elaborarea i implementarea sistemelor de control intern ale entitilor. Auditorii interni care au responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European i/sau alte instituii financiare internaionale, nu trebuie implicai n auditarea acestor programe. Auditorilor interni nu trebuie s li se ncredineze misiuni de audit public intern n sectoarele de activitate n care acetia au deinut funcii sau au fost implicai n alt mod. Aceast interdicie se poate ridica dup trecerea unei perioade de 3 ani. Auditorii interni care se gsesc ntr-una din situaiile prevzute mai sus, au obligaia de a informa de ndat, n scris, conductorul entitii publice i eful structurii de audit public intern.

5.3. Competena i contiina profesional


5.3.1. Competena
Pregtirea i experiena auditorilor interni constituie un element esenial n eficacitii activitii de audit. Auditorii interni trebuie s posede cunotine, ndemnare i alte competene pentru a-i exercita responsabilitile individuale, mai ales: - competena n vederea aplicrii normelor, procedurilor i tehnicilor de audit; - competena n ceea ce privete principiile i tehnicile contabile; - cunoaterea principiilor de baz n economie, n domeniul juridic i n tehnologiilor informatice; - cunotine suficiente pentru a identifica elementele de iregularitate i fraud, sarcina auditorilor interni investigarea acestora; 13 atingerea necesare

domeniul nefiind n

- capacitatea de a comunica, de a putea expune clar i eficient obiectivele, constatrile i recomandrile fiecrei misiuni de audit public intern. Structura de audit public intern trebuie s dispun n mod colectiv de toat competena i experiena necesar n realizarea misiunilor de audit. Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi ncredinate acelor persoane cu o pregtire i experien corespunztoare nivelului de complexitate al sarcinii. Structura de audit public intern trebuie s dispun de metodologii i sisteme IT moderne, de metode de analiz, eantioane statistice i instrumente de control a sistemelor informatice. eful structurii de audit public intern trebuie s se asigure c pentru fiecare misiune de audit public intern, auditorii desemnai posed cunotinele i competenele necesare pentru desfurarea corect a misiunii. Pentru cunotine de strict specialitate pot fi contractate servicii de expertiz/consultan din afara entitii publice.

5.3.2. Contiina profesional


Auditorul intern trebuie s depun toate eforturile n decursul exercitrii funciei sale i s ia n consideraie urmtoarele elemente: - perioada de lucru necesar pentru atingerea obiectivelor misiunii de audit; - complexitatea i importana domeniilor auditate; - pertinena i eficacitatea procesului de gestiune a riscurilor i de control; - probabilitatea existenei erorilor, iregularitilor i a unor disfuncionaliti semnificative; - costurile implementrii unor controale suplimentare n raport cu avantajele preconizate. Fiind contient de faptul c procedurile de audit public intern nu pot garanta c toate riscurile semnificative au fost detectate, auditorul intern trebuie s dea dovad de o vigilen sporit n ceea ce privete riscurile semnificative susceptibile s afecteze obiectivele, activitile i resursele entitii publice.

5.3.3.Pregtirea profesional continu


Auditorii interni trebuie s-i mbunteasc cunotinele i practica profesional printr-o pregtire continu. eful structurii de audit public intern, respectiv conducerea entitii publice, va asigura condiiile necesare pregtirii profesionale, perioada destinat n acest scop fiind de minim 15 zile pe an. n scopul auditrii unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiz/consultan din afara entitii publice. Competena i capacitatea acestor servicii trebuie s fie verificate iar lucrrile trebuie supervizate de ctre structura de audit public intern solicitant.

5.4. Programul de asigurare i mbuntire a calitii


5.4.1. Definire
eful structurii de audit public intern trebuie s elaboreze un program de asigurare i mbuntire a calitii sub toate aspectele activitii de audit public intern. Programul trebuie s asigure c normele, instruciunile i codul etic sunt respectate de ctre auditorii interni.

5.4.2. Evaluarea programului de calitate


Auditul public intern necesit adoptarea unui proces permanent de supraveghere i evaluare a eficacitii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie s permit evaluri interne i externe. 5.4.2.1. Evaluarea intern Evaluarea intern presupune efectuarea de controale permanente, prin care eful structurii de audit public intern examineaz eficacitatea normelor interne de audit public intern pentru a verifica dac procedurile de asigurare a calitii misiunilor de audit public intern sunt aplicate n mod satisfctor, garantnd calitatea rapoartelor de audit public intern. n acest cadru supervizarea realizrii misiunilor de audit public intern va permite depistarea deficienelor, iniierea mbuntirilor necesare unei derulri corespunztoare a viitoarelor misiuni de audit public intern i planificarea activitilor de perfecionare profesional. 14

Evaluarea intern va fi formalizat n baza documentului de mai jos care va fi arhivat n dosarul permanent seciunea D supervizarea. FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Denumirea auditului: Perioada auditat: Perioada desfurrii misiunii de audit public intern: Auditor evaluat: Luat la cunotin: Pregtit de: Data: Bugetul de timp efectiv:.................... n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat gradul de risc; Programele de audit au fost elaborate s ndeplineasc obiectivele n cadrul bugetului de timp alocat; Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit; A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit public intern; Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit; Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp; Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate probleme; Standardele/normele de audit intern, au fost respectate; Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate; Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte ; Exist probe de audit care susin concluziile la care s-au ajuns; Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare; Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu standardele/normele de audit intern; Bugetul de timp a fost respectat; Nivel de productivitate personal al auditorului intern ; Tabelul de mai sus va fi completat innd cont de urmtorul mod de punctare: - 1 nseamn nesatisfctor" - 2 nseamn slab - 3 nseamn satisface cerinele - 4 nseamn foarte bine - 5 nseamn excelent" . Not: orice notare sub 3 va trebui explicat. 5.4.2.2. Evaluarea extern Evaluarea extern este efectuat de ctre U.C.A.A.P.I. /D.A.P.I. prin verificarea respectrii normelor, instruciunilor i a Codului privind conduita etic a auditorului intern, cel puin o dat la cinci ani, iniiindu-se msurile corective necesare n colaborare cu conductorul entitii publice n cauz. 15 Bugetul de timp planificat:............ 1 2 3 4 5 Observaii

6. Norme de funcionare a auditului public intern

6.1. Cerine privind funcionarea structurii de audit public intern


eful structurii de audit public intern este responsabil pentru organizarea i desfurarea activitii de audit public intern. 6.1.1. Planificarea activitii de audit public intern bazat pe analiza riscurilor 6.1.1.1. Elaborarea planului de audit public intern Planificare activitii de audit public intern se realizeaz pe trei nivele: planificare strategic, anual i planificarea sarcinilor n cadrul misiunii. Planul strategic de audit public intern se stabilete pe o perioada de minim 3 ani pe baza analizei riscului asociat activitilor auditabile de ctre structura de audit public intern. Planul anual de audit public intern se ntocmete n baza planului strategic de ctre structura de audit public intern. Selectarea misiunilor de audit public intern se face n funcie de urmtoarele elemente de fundamentare: a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activiti, programe/proiecte sau operaiuni; b) Criteriile semnal/sugestiile conductorului entitii publice, respectiv: deficiene constatate anterior n rapoartele de audit; deficiene constatate n procesele-verbale ncheiate n urma inspeciilor; deficiene consemnate n rapoartele Curii de Conturi; alte informaii i indicii referitoare la disfuncionaliti sau abateri; aprecieri ale unor specialiti, experi etc. cu privire la structura i dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcionrii sistemului; evaluarea impactului unor modificri petrecute n mediul n care evolueaz sistemul auditat; c) Temele defalcate din planul anual al U.C.A.A.P.I./D.A.P.I. Ministrul finanelor publice/conductorii structurilor descentralizate ale M.F.P. sunt obligai s ia toate msurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de U.C.A.A.P.I. /D.A.P.I. s fie introduse n planul anual de audit public intern al entitii publice, realizate n bune condiii i raportate n termenul fixat; d) Numrul entitilor publice subordonate; e) Respectarea periodicitii n auditare, cel puin o dat la 3 ani; f) Tipurile de audit potrivite pentru fiecare entitate subordonat/structur auditat; g) Recomandrile Curii de Conturi, precum i ale altor organisme abilitate. Proiectul planului anual de audit public intern este ntocmit pn la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaboreaz. Conductorul entitii publice aprob proiectul planului anual de audit public intern pn la 20 decembrie a anului precedent. Planul anual de audit public intern reprezint un document oficial. El este pstrat n arhiva instituiei publice mpreun cu referatul de justificare, n conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naionale. 6.1.1.2. Referatul de justificare Proiectul planului anual de audit public intern este nsoit de un referat de justificare a modului n care sunt selectate misiunile de audit cuprinse n plan. Referatul de justificare trebuie s cuprind pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal i alte elemente de fundamentare, care au fost avute n vedere la selectarea misiunii respective. 6.1.1.3. Structura planului de audit public intern Planul anual de audit public intern are urmtoarea structur: - domeniul misiunii de audit public; - obiectivele misiunii de audit public intern; - identificarea/descrierea obiectelor auditabile (activitii/operaiunii supuse auditului public intern); - identificarea entitii/entitilor sau a structurilor organizatorice la care se va desfura misiunea de audit public intern; - durata misiunii de audit public intern; - perioada supus auditrii; - numrul de auditori proprii antrenai n misiunea de audit public intern; 16

- precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunotine de specialitate, precum i a numrului de specialiti cu care urmeaz s se ncheie contracte externe de servicii de expertiz/consultan, dac este cazul; - numrul de auditori care urmeaz s fie atrai n aciunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate, dac este cazul. 6.1.1.4. Actualizarea planului de audit public intern Actualizarea planului de audit public intern poate fi determinat de: - Modificrile legislative sau organizatorice, care schimb gradul de semnificaie al auditrii anumitor operaiuni, activiti sau aciuni ale sistemului; - Sugestiile U.C.A.A.P.I. /D.A.P.I. de a introduce/nlocui/elimina unele misiuni din planul de audit public intern; - Alte elemente fundamentale (riscuri nou aprute). Actualizarea planului de audit public intern se realizeaz prin ntocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de ministrul finanelor publice/conductorul entitii. 6.1.2. Gestiunea resurselor umane eful structurii de audit public intern este responsabil pentru organizarea i desfurarea activitilor de audit public intern i trebuie s asigure resursele umane necesare ndeplinirii planului de audit public intern n mod eficient. n acest sens, acesta va fi sprijinit de ctre conductorul entitii pentru asigurarea personalului necesar. 6.1.3. Raportarea activitii de audit public intern Raportul de audit public intern finalizat, mpreun cu rezultatele concilierii, este transmis ministrului finanelor publice / conductorului entitii publice, care a aprobat misiunea de audit public intern, pentru analiza i avizare.

6.2. Principalele obiective pe care le are activitatea de audit public intern


6.2.1. Evaluarea managementului riscurilor
Auditul public intern trebuie s sprijine conductorul entitii publice n identificarea i evaluarea riscurilor semnificative contribuind la mbuntirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul public intern trebuie s supravegheze i s evalueze eficacitatea acestui sistem. Auditul public intern trebuie s evalueze riscurile aferente operaiilor i sistemelor informatice ale entitii publice, privind: - fiabilitatea i integritatea informaiilor financiare i operaionale; - eficacitatea i eficiena operaiilor; - protejarea patrimoniului; - respectarea legilor, reglementrilor i contractelor. n cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica riscurile asociate, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, n cazul n care acestea sunt semnificative.

6.2.2. Evaluarea sistemelor de control


Auditul public intern ajut entitatea public s menin un sistem de control adecvat prin evaluarea eficacitii i eficienei acestuia, contribuind la mbuntirea lui continu. Evaluarea pertinenei i eficacitii sistemului de control intern se va face pe baza rezultatelor evalurii riscurilor. n cursul misiunilor, auditorul intern trebuie s examineze procedurile de control intern, n acord cu obiectivele misiunii, n vederea identificrii tuturor deficienelor semnificative ale acestora. Auditorii interni trebuie s analizeze operaiile i activitile i s determine msura n care rezultatele corespund obiectivelor stabilite i dac operaiile/activitile sunt aplicate sau realizate conform prevederilor. Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate. Auditorii interni trebuie s determine msura n care conductorul entitii publice a definit criterii 17

adecvate de apreciere i dac obiectivele au fost realizate. Dac aceste criterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate i de auditorii interni n evaluarea sistemului de control intern. Dac acestea sunt inadecvate, auditorii interni consiliaz conducerea entitii publice/structurii auditate, n elaborarea n mod corespunztor a acestor criterii.

PARTEA a II-a - NORMELE METODOLOGICE PRIVIND MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN


Aceast parte prezint metodele i instrumentele utilizate n derularea unei misiuni de audit public intern i descrie procedurile i modelele standard ale documentelor utilizate.

7. Schema general privind derularea misiunii de audit public intern


Graficul prezentat mai jos ofer o viziune global asupra procesului de audit public intern. n partea stng a graficului sunt prezentate etapele procesului de audit public intern, cu referire la procedurile de urmat, iar n partea dreapt rezultatele obinute cu referire la documentele corespunztoare.

18

Graficul procedurilor Etape Proceduri


Iniierea auditului P01, P02, P03

Documente
Ordinul de serviciu Declaraia de independen Notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern Lista centralizatoare auditabile a A-01 A-02 B-01

P04 Colectarea i prelucrarea informaiilor Pregtirea misiunii de audit public intern P05 Analiza riscurilor

obiectelor C-01

Tabelul Puncte tari i puncte slabe Programul de audit Programul preliminar al interveniilor la faa locului Minuta edinei de deschidere Lista de verificare Teste Fia de identificare i analiz a problemelor Formular de constatare i raportare a iregularitilor

C-02 A-03 A03-1 B-02 A-04 A-04.1 A-05

P06 Elaborare programului de audit public intern

P07 edina de deschidere

P08 Colectarea dovezilor

Intervenia locului

la

faa

P09 Constatarea i raportarea iregularitilor

A-06

P10 Revizuirea documentelor de lucru

Nota centralizatoare a documentelor de lucru Minuta edinei de nchidere

C-03 B-03

P11 edina de nchidere

Raportul de audit public intern

P12 Elaborarea proiectului de raport de audit public intern P13 Transmiterea proiectului de Raport

Proiect de raport

A07-1

P14 Reuniunea de conciliere

Minuta Reuniunii de conciliere

B-04

P15 Raportul final

Raportul final

A07-2

P16 Difuzarea Raportului audit public intern

de

Urmrirea recomandrilor

P17 Urmrirea recomandrilor

Fia de urmrire a recomandrilor A-08

P18 Supervizarea*

Lista de supervizare a documentelor

A 09

*) se va efectua pe ntregul parcurs al derulrii misiunii de audit public intern

19

8. Pregtirea misiunii de audit public intern

8.1. Ordinul de serviciu


Ordinul de serviciu se ntocmete de ctre auditor i se aprob de eful structurii de audit public intern, pe baza planului anual de audit public intern aprobat de conductorul entitii. Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie dat de ctre structura de audit public intern. n cazul misiunilor de audit ad-hoc ordinul de serviciu va fi aprobat de ctre conductorul entitii publice. Ordinul de serviciu repartizeaz sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel nct acetia s poat demara misiunea de audit public intern i de a stabili supervizorul.

PROCEDURA P - 01 ORDINUL DE SERVICIU


Scopul:
De a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni, astfel nct acetia s poat demara misiunea de audit public intern.

Premise:
Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie dat de ctre structura de audit public intern, se ntocmete de ctre auditori i se aprob de ctre eful acestei structuri, pe baza planului anual de audit public intern. n cazul misiunilor de audit ad-hoc ordinul de serviciu va fi aprobat de ctre conductorul entitii publice.

Procedura:
Auditorii 1. ntocmesc Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit public intern.

Supervizorul 2. Avizeaz sau propune modificri la Ordinul de serviciu eful structurii de audit 3. Aprob Ordinul de serviciu; public intern 4. Repartizeaz sarcinile de serviciu pe fiecare auditor n parte; Personalul de secretariat/ 5. Aloc un numr Ordinului de serviciu; auditorii 6. Asigur copii ale Ordinului de serviciu fiecrui membru al echipei de audit. Auditorii 7. ndosariaz Ordinul de serviciu n Dosarul permanent seciunea A.

Model A-01 Ordin de serviciu


Entitatea public Nr. ..... Data ............ ORDIN DE SERVICIU n conformitate cu prevederile ..................... i cu Planul anual de audit public intern, se va efectua o misiune de audit public intern la .................... n perioada ......................... . Domeniul misiunii de audit este ............................, iar obiectivele acesteia sunt ................................................ . Menionm c se va efectua un audit de .............. . Echipa de audit public intern este format din urmtorii auditori ................................................................... . Supervizarea va fi asigurat de.. Conductorul structurii de audit public intern

20

8.2. Declaraia de independen


Independena auditorilor interni selectai pentru realizarea unei misiuni de audit public intern, trebuie declarat. n acest sens fiecare auditor intern trebuie s ntocmeasc o declaraie de independen.

PROCEDURA P - 02 DECLARAREA INDEPENDENEI


Scopul:
De a demonstra independena auditorilor fa de entitatea/structura auditat.

Premise:
n vederea desemnrii auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern vor fi verificate incompatibilitile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exist incompatibiliti personale, doar dac repartizarea lui este imperios necesar, fiind furnizat n acest sens o justificare din partea conductorului structurii de audit public intern. Dac n timpul efecturii misiunii de audit public intern apare o incompatibilitate, real sau presupus, auditorii sunt obligai s informeze de urgen eful structurii de audit/nlocuitorul acestuia.

Procedura:
Auditorii 1. Completeaz Declaraia de Independen Model A-02; eful structurii de 2. Verific Declaraia de Independen; audit/nlocuitorul acestuia 3.Identific incompatibilitate semnalat de ctre auditori i stabilete modalitatea n care aceasta poate fi atenuat; 4. Semneaz pentru luare la cunotin. Auditorii 5. ndosariaz Declaraia de independen n dosarul de audit Dosarul permanent seciunea A ; 6. Dac n timpul misiunii apare o incompatibilitate real sau presupus, informeaz de ndat conducerea.

Model A-02 Declaraia de independen


Entitatea public .................. A fi completat de ctre auditori, inclusiv consultanii: Numele .............................. Data ............. Misiunea de audit public intern ........................ Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de Control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat, i alte instrumente de plat pentru 21 Nu

8.6.5. Metoda - model de analiz a riscurilor


Prezentele norme metodologice exemplific efectuarea analizei riscurilor prin parcurgerea urmtorilor pai, pornind de la obiectivele structurii auditate: a) identificarea (listarea) operaiilor/activitilor auditabile, respectiv a obiectelor auditabile. n aceast faz se analizeaz i se identific activitile/operaiile precum i interdependenele existente ntre acestea, fixndu-se perimetrul de analiz; b) identificarea ameninrilor, riscurilor inerente, asociate acestor operaiuni/activiti i determinarea eventualului impact financiar al acestora; c) stabilirea criteriilor de apreciere a riscului. Recomandm utilizarea urmtoarelor criterii: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativ i aprecierea calitativ; d) stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scri de valori pe trei nivele, astfel: d1) pentru aprecierea controlului intern: control intern CORESPUNZTOR - nivel 1; control intern INSUFICIENT - nivel 2; control intern CU LIPSURI GRAVE nivel 3; d2) pentru aprecierea cantitativ: impact financiar slab - nivel 1; impact financiar potrivit - nivel 2; impact financiar puternic - nivel 3; d3) pentru aprecierea calitativ: vulnerabilitate redus - nivel 1; vulnerabilitate medie - nivel 2; vulnerabilitate mare - nivel 3. e) stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate i un nivel de risc fiecrui criteriu. Produsul acestor doi factori d punctajul pentru criteriul respectiv iar suma punctajelor pentru o anumit operaie/activitate auditabil conduce la determinarea punctajului total al riscului operaiei/activitii respective. Punctajul total al riscului se obine utiliznd formulele:

T = Pi N i
i =1

Unde: Pi = ponderea riscului pentru fiecare criteriu;

N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;


f) clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obinute anterior, n: risc mare, risc mediu, risc mic; g) ierarhizarea operaiunilor/activitilor ce urmeaz a fi auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari i puncte slabe. Tabelul punctelor tari i punctelor slabe prezint sintetic rezultatul evalurii fiecrei activiti/operaiuni/teme analizate i permite ierarhizarea riscurilor n scopul orientrii activitii de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii n detaliu. Tabelul prezint n partea stng rezultatele analizei riscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori i indici), iar n partea dreapt opinia i comentariile auditorului intern.

MODEL C-02 Tabelul Puncte tari i puncte slabe


Entitatea public Denumirea misiunii de audit .. Perioada supusa auditului ntocmit de .Data. Supervizat de..Data.. Obiective Obiecte Riscuri T/S Opinie Consecine Gradul de ncredere Comentariu

Semnificaia ,,T = punct tare Semnificaia ,,S =punct slab Documentaia aferent analizei de risc efectuat de ctre auditori n aceasta faz a misiunii de audit va fi ndosariat n dosarul permanent Seciunea C.

30

PROCEDURA P - 05 ANALIZA RISCURILOR


Scopul:
Analiza riscului reprezint o etap major n procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura auditat, dac controalele interne sau procedurile entitii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii/evoluiei controlului intern al entitii/structurii auditate.

Premise:
Reprezint un punct de pornire n elaborarea Tabelului "puncte tari i puncte slabe". Aprecierea unui risc are la baz dou estimri: - gradul de gravitate al pierderii care poate s rezulte ca urmare a riscului (sau al consecinelor directe i indirecte); - probabilitatea ca riscul s revin (noiune cuantificat formal). Riscurile poteniale se pot concretiza n recomandri de audit, acestea depinznd de rezultatele de la controalele, testrile i verificrile anterioare. Punctele tari i punctele slabe se exprim calitativ i cantitativ n funcie de rezultatele ateptate i de condiiile de obinere a acestora. Un punct tare sau un punct slab trebuie s fie exprimat n funcie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristic urmrit, pentru a asigura buna funcionare a entitii/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat.

Procedura:
Auditorii 1. Din activitatea desfurat n timpul colectrii i prelucrrii informaiilor, pregtesc o list centralizatoare a obiectelor auditabile; 2. Analizeaz ameninrile (riscurile) asociate acestor operaiuni/activiti; 3. Stabilesc criteriile de analiz a riscurilor; 4. Stabilesc ponderea fiecrui criteriu de analiza a riscului; 5. Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu de analiz utilizat; 6. Stabilesc punctajul total al criteriului de analiz utilizat; 7. Clasific riscurile pe baza punctajelor totale obinute; 8. Ierarhizeaz operaiunile/activitile ce urmeaz a fi auditate, respectiv elaboreaz Tabelul puncte tari i puncte slabe; 9. Transmit Tabelul puncte tari i puncte slabe i constatrile fcute ctre supervizor; 10 Organizeaz o edin pentru reevaluare obiectivelor stabilite, a domeniului i a metodologiei, dup caz; 11. Supervizeaz Tabelul puncte tari i puncte slabe i Fiele de constatare i analiz a problemelor iniiate pentru fiecare control potenial. 12. ndosariaz Tabelul puncte tari i puncte slabe n dosarul permanent seciunea C.

Supervizorul

Auditorii

8.7. Elaborarea tematicii n detaliu a misiunii de audit public intern


Tematica n detaliu cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate (obiectivele de ndeplinit), este semnat de eful structurii de audit public intern i adus la cunotina principalilor responsabili ai entitii/structurii auditate n cadrul edinei de deschidere. Se ntocmete pe baza analizei riscurilor n corelaie cu obiectele selectate pentru a fi auditate din Lista centralizatoare a obiectelor auditabile.

8.7.1. Programul de audit public intern


Programul de audit public intern este un document intern de lucru al structurii de audit public intern, care se ntocmete n baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliat aciunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului auditului, precum i repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Programul de audit public intern are drept scop: a) asigur eful structurii de audit public intern c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern; b) asigur repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor, de ctre supervizor. 31

PROCEDURA P - 06 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN


Scopul:
Asigur faptul c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern, asigur repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor, precum i supervizarea.

Premise:
Programul de audit public intern este un document intern de lucru al structurii de audit public intern, care se ntocmete n baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliat aciunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului auditului, precum i repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Procedura:
Auditorii 1. Pregtesc programul de audit intern, incluznd urmtoarele elemente: - obiectivele auditului; - testrile care se vor efectua; - alte proceduri de audit i teste, dup caz. 2. Pregtesc o Not cu urmtoarele anexe: - colectarea i prelucrarea datelor; - tabelul "Puncte tari i puncte slabe"; - programul preliminar al interveniilor la faa locului. 3. Organizeaz edina de analiz. 4. Verific Nota i anexele acesteia. 5. Analizeaz i modific dup caz documentele prezentate. 6. Supervizeaz Nota i anexele. 7. Supervizeaz programul de audit public intern i urmrete modul de realizare a acestuia. 8. Utilizeaz programul de audit public intern n efectuarea misiunii. 9. ndosariaz programul de audit public intern Model A-03 n Dosarul permanent - seciunea A.

Supervizorul

Auditorii

32

Exemplul 1 Model A-03 Programul de audit public intern


Entitatea public PROGRAMUL DE AUDIT PUBLIC INTERN Denumirea misiunii de audit .......... Perioada supus auditului ................ ntocmit de .......... Data ..... Supervizat de ........... Data ..... Persoanele implicate (Auditorii / supervizorul /eful structurii de audit)

OBIECTIVE Tema general Obiective: A . Enunarea obiectivului(A) B. Enunarea obiectivului (B)

Activiti

Durata

Locul desfurrii

Obiectivul A

Obiectivul B

1.Ordinul de serviciu 2. Declaraia de independen 3.Notificarea Colectarea prelucrarea informaiilor Testul 1 Testul 2 ......... Prelucrarea testelor Elaborarea FIAP-urilor Adunarea dovezilor Constatarea i raportarea iregularitilor ntocmirea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea Colectarea i prelucrarea informaiilor - Testul 1 - Testul 2 ........ Prelucrarea testelor Elaborarea FIAP-urilor Adunarea dovezilor Constatarea i raportarea iregularitilor ntocmirea 33

Formularului de constatare i raportare a iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea 4.edina de nchidere 5.Elaborarea proiectului de raport de audit public intern 6.Transmiterea proiectului de raport de audit public intern 7.Reuniunea de conciliere 8.Raportul de audit public final 9.Difuzarea raportului de audit public final 10.Urmrirea recomandrilor

34

Exemplul 2 Model A-03 Programul de audit public intern


MINISTERUL FINANELOR PUBLICE DIRECIA DE AUDIT PUBLIC INTERN PROGRAM DE AUDIT PUBLIC INTERN Denumirea misiunii de audit: Perioada supus auditului: ntocmit de: Supervizat de:
Obiectivele auditului Tema general

Data: Data:
Activiti Durata Prevzut Realizat Persoane implicate: auditorii, supervizorul, eful structurii de audit public intern Locul desfurrii

I. Pregtirea 1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu misiunii de audit 2. Tiprirea i procesarea declaraiei de public intern independen 3.Pregtirea i transmiterea Notificrii ctre prile interesate 4.Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea listei centralizatoare a obiectelor auditabile 6. Analiza riscurilor aferente tuturor obiectelor auditabile i ntocmirea listei centralizatoare a obiectelor ce vor fi supuse auditului 7.Elaborarea tabelului puncte tari i puncte slabe 8.ntocmirea Programului de audit public intern 9.ntocmirea Notei i Programului preliminar al interveniei la faa locului 10.Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu structura auditat 11. Redactarea minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanei de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea auditului II. Intervenia la 12 Pregtirea unui program al interveniei la faa faa locului locului 35

13 Obinerea programului interveniei la faa locului supervizat 14 Efectuarea testelor 15 Discutarea constatrilor cu supervizorul 16 Elaborarea FIAP-urilor 17. Colectarea dovezilor 18 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor 19. Planificarea i organizarea edinei de deschidere 20. Discutarea constatrilor cu structura auditat 21. Concluzii III. Raportul de 22. Redactarea Proiectului de raport de audit public audit public intern intern 23. Revizuirea proiectului de Raport de audit public intern 24.Transmiterea Proiectului de raport de audit public intern public intern la structura auditat i solicitarea rspunsului n termen de 15 zile 25.Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, daca este cazul 26.Includerea n Raportul de audit public intern a aspectelor reinute din punctul de vedere al structurii auditate 27. Finalizarea Raportului de audit public intern 28.Transmiterea recomandrilor aprobate ctre structura de audit IV. Urmrirea 29.Iniierea procesului de urmrire a recomandrilor recomandrilor

36

8.7.2 Programul preliminar al interveniilor la faa locului


Programul preliminar al interveniilor la faa locului se ntocmete n baza programului de audit public intern i prezint n mod detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze, respectiv studiile, cuantificrile, testele, validarea acestora cu materiale probante i perioadele n care se realizeaz aceste verificri la faa locului.

Model A03-1 Programul interveniei la faa locului


Denumirea misiunii de audit .......... Perioada supus auditului .......... ntocmit de ......... ..Data ......... Supervizat de .......... Data ......... Obiectivele Tipul testrii Locul testrii Durata testrii Auditorii

37

8.8. Deschiderea interveniei la faa locului 8.8.1. edina de deschidere


edina de deschidere a interveniei la faa locului se deruleaz la unitatea auditat, cu participarea auditorilor interni i a personalului entitii/structurii auditate. Ordinea de zi a edinei de deschidere trebuie s cuprind: a) prezentarea auditorilor interni; b) prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern; c) stabilirea termenelor de prezentare la conducerea structurii/entitii auditate a stadiului verificrilor; d) prezentarea tematicii n detaliu; e)acceptarea calendarului ntlnirilor; f) comunicarea modului de realizare a interveniei la faa locului; g) asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii de audit public intern.

PROCEDURA P - 07 EDINA DE DESCHIDERE


Scopul:
ntlnirea cu reprezentanii entitii/structurii auditate pentru a discuta domeniul auditului, obiectivele urmrite i modalitile de lucru privind auditul.

Premise:
edina de deschidere servete ca ntlnire de nceput a etapei de intervenie la faa locului. Ordinea de zi a edinei de deschidere va cuprinde: - prezentarea auditorilor; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern; - stabilirea termenelor de prezentare a stadiului verificrilor; - prezentarea n detaliu a tematicii; - acceptarea calendarului ntlnirilor; - prezentarea pentru luare la cunotin a cartei auditorului public intern; - asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii de audit public intern; - comunicarea modului de intervenie la faa locului.

Procedura:
1. Contacteaz entitatea/structura auditat pentru a stabili data ntlnirii. eful structurii de audit 2.Particip la desfurarea edinei de deschidere. public intern/ supervizorul auditorii/ Reprezentanii entitii structurii auditate Auditorii 3. ntocmesc Minuta edinei de deschidere cu urmtoarea structur: A. Meniuni generale - tema misiunii de audit public intern; - perioada auditat; - numele celor care ntocmesc Minuta edinei de deschidere; - numele persoanei nsrcinate cu verificarea ntocmirii Minutei edinei de deschidere conform prezentei proceduri; - lista participanilor la edina de deschidere cu menionarea numelui, funciei, direciei, a numrului de telefon/adresei de e-mail i semntura. B. Stenograma edinei de deschidere: - cuprinde redactarea n detaliu a dezbaterilor edinei de deschidere. 4. ndosariaz Minuta edinei de deschidere n dosarul permanent Seciunea B 38 Auditorii

8.8.2. Minuta edinei de deschidere


Data edinei de deschidere, participanii, aspectele importante discutate trebuie consemnate n minuta edinei de deschidere.

Model B-02 Minuta edinei de deschidere


Entitatea public A. Meniuni generale Tema misiunii de audit: Auditul ............... Perioada auditat .......... ntocmit de .................. Data .............. Supervizat de .............. Data .............. Lista participanilor: Numele Funcia Direcia/Serviciul Nr. telefon Adresa e-mail Semntura

B. Stenograma edinei de deschidere

Entitatea auditat poate solicita amnarea misiunii de audit public intern, n cazuri justificate (interese speciale, lips de timp, alte circumstane). Amnarea trebuie discutat cu structura de audit public intern, notificat la conductorul entitii publice i aprobat de acesta din urm.

39

9. Intervenia la faa locului (munc de teren)

9.1. Definire i etape


Intervenia la faa locului const n colectarea documentelor, analiza i evaluarea acestora.

PROCEDURA P - 08 COLECTAREA DOVEZILOR


Scopul:
Informaiile colectate asigur o eviden suficient, competent i relevant i ofer o baz rezonabil pentru constatrile i concluziile auditorilor.

Premise:
n timpul fazei de colectare i prelucrare a informaiilor, auditorii efectueaz testri n concordan cu Programul de audit public intern aprobat. Munca n cadrul acestei faze produce dovezi de audit n baza crora auditorii formuleaz constatri, concluzii i recomandri.

Procedura:
Auditorii 1.Efectueaz testrile i procedurile stabilite n programul de audit; 2. Apreciaz dac dovezile obinute sunt suficiente, relevante, competente i folositoare; 3. Colecteaz documente pentru toat misiunea de audit; 4. Eticheteaz i numeroteaz toate documentele; 5. Pregtesc Fiele de Identificare i Analiza Problemelor; 6. La sfritul fazei de colectare a informaiilor, finalizeaz Fiele de Identificare i Analiza Problemelor; 7. Transmit Fiele de Identificare i Analiza Problemelor supervizorului; 8. ndosariaz documentele utilizate n cadrul misiunii de audit public intern. 9. Analizeaz i supervizeaz testele - Model A-04; 10. Revede i supervizeaz Fiele de Identificare i Analiza Problemelor Model A-05; 11. Eticheteaz, numeroteaz i ndosariaz testele Model A - 04 i Fiele de Identificare i Analiza Problemelor - Model A-05 - n dosarul permanent Seciunea A;

Supervizorul Auditorii

n faza de intervenie la faa locului se vor avea n vedere, fr a se limita la acestea: a) cunoaterea activitii/sistemului/procesului supus verificrii i studierea procedurilor aferente; b) intervievarea personalului auditat; c) verificarea nregistrrilor contabile; d) analiza datelor i informaiilor; e) evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne; f) realizarea de testri; g) verificarea modului de ndeplinire a recomandrilor aprobate prin rapoartele de audit anterioare.

40

9.2. Tehnici i instrumente de audit public intern


9.2.1.1.Verificarea Verificarea - asigur validarea, confirmarea, acurateea nregistrrilor, documentelor, declaraiilor, concordana cu legile i regulamentele, precum i eficacitatea controalelor interne. Tehnicile de verificare sunt: a) Comparaia: confirm identitatea unei informaii dup obinerea acesteia din dou sau mai multe surse diferite; b) Examinarea: presupune urmrirea n special a detectrii erorilor sau a iregularitilor; c) Recalcularea: verificarea calculelor matematice; d) Confirmarea: solicitarea informaiei din dou sau mai multe surse independente (a treia parte) n scopul validrii acesteia; e) Punerea de acord: procesul de potrivire a dou categorii diferite de nregistrri; f) Garantarea: verificarea realitii tranzaciilor nregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul nregistrat spre documentele justificative; g) Urmrirea: reprezint verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat. Scopul urmririi este de a verifica dac toate tranzaciile reale au fost nregistrate. 9.2.1.2. Observarea fizic Observarea fizic reprezint o modalitate prin care auditorii interni i formeaz o prere proprie. 9.2.1.3. Interviul Interviul se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informaiile primite trebuie confirmate cu documente (chestionar). 9.2.1.4. Analiza Analiza const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct.

9.2.2. Principalele instrumente de audit public intern


9.2.2.1. Chestionarele i listele de verificare Chestionarul cuprinde ntrebrile pe care le formuleaz auditorii interni. Tipurile de chestionare sunt: a) chestionarul de luare la cunotin (CLC) - cuprinde ntrebri referitoare la contextul socio-economic, organizarea intern, funcionarea entitii/structurii auditate se ndosariaz n dosarul permanent - seciunea C. b) chestionarul de control intern (CCI) - ghideaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciilor i cauzelor reale ale acestor disfuncii; c) list de verificare (LV) - este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de ntrebri standard privind obiectivele definite, responsabilitile i metodele mijloacele financiare, tehnice i de informare, resursele umane existente.

Model A-04 Lista de verificare


Entitatea public LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ......... Perioada supus auditului ............ ntocmit de ............... Data ......... Supervizat de ........... Data ......... ACTIVITATEA DE AUDIT PLI 1. exist proceduri scrise? 2. atribuirea responsabilitilor i delegarea competenelor sunt declarate n proceduri? 3. angajaii sunt informai despre procedurile care se aplic? 41 Da Nu Auditorii

4. procedurile asigur separarea sarcinilor? 5. procedurile sunt aprobate? 6. procedurile sunt actualizate? 7. operaiile de control sunt nsoite de liste de verificare ? 8. calitatea listelor de verificare este satisfctoare? 9. controalele efectuate au fost formalizate (data, semntura) ? 10.plile sunt conforme cu procedurile privind cursul de schimb? 11. plile se regsesc n extrasele de cont? 12. plile sunt transcrise corect n cartea mare? 13 plile care nu sunt efectuate sunt prevzute n proceduri? 14. este stabilit atribuirea responsabilitilor? 15. procedurile asigur separarea? 16. contabilul principal are o autoritate adecvat asupra angajailor din compartimentul contabil? 17. procedurile sunt aprobate? 18. procedurile sunt actualizate? 19. procedurile stabilesc i explic politica contabil? 20. numai persoanele autorizate pot s modifice sau s stabileasc noi politici sau proceduri? 21. Referitor la procedurile de declaraii: a) planul de conturi nsoit de explicaii ale operaiunilor? b) ai identificat i descris principalele nregistrri contabile, intrrile periodice? c) care sunt posturile care au autoritatea s aprobe c intrrile sunt efectuate? d) exist explicaii pentru documentele i necesitile de aprobare pentru diversele tipuri de tranzacii periodice i neperiodice i pentru intrrile n jurnal? 22. funciile pentru nregistrarea, verificarea, supervizarea, aprobarea intrrilor n jurnal sunt separate? 23. toate intrrile n jurnal sunt revzute i aprobate de ctre persoanele competente la nivelurile adecvate? 24. intrrile n jurnal sunt explicate corespunztor i justificate? 25. controalele efectuate sunt formalizate (data i semntura)? 26. rapoartele financiare sunt pregtite pentru perioadele contabile solicitate? 27. procedurile privind corectarea rapoartelor sunt formalizate, aprobate, actualizate? 28. procedurile de nchidere sunt formalizate, aprobate, actualizate? 29. fiecrui cont bancar i corespunde un cont n registre? 30. toate tranzaciile sunt nregistrate corect n Cartea mare? 31. sumele sunt defalcate pe creditori i debitori? 32. cecurile din jurnal sunt trecute n ordine numeric, iar cele care lipsesc sunt semnalate? Aceste puncte din Lista de verificare au rol consultativ. n funcie de specificul fiecrei misiuni de audit public intern pot fi solicitate i alte informaii, respectiv pot fi efectuate alte testri.

42

Model A-04.1 Test


ENTITATEA PUBLIC Test nr. Denumirea auditului: Perioada supus auditrii: Pregtit de: Supervizat de: Obiectul testului: Obiectivele testului: Descrierea testului: Constatri: Concluzii:

Data: Data:

9.2.2.2. Tabloul de prezentare a circuitului auditului Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit) permite: - stabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiilor i responsabilitilor referitoare la acestea; - stabilirea documentaiei justificative complete; - reconstituirea operaiunilor de la suma total pn la detalii individuale i invers. 9.2.2.3. Formularele constatrilor de audit public intern Formularele constatrilor de audit public intern - se utilizeaz pentru prezentarea fundamentat a constatrilor auditului public intern. a) Fia de identificare i analiza problemelor (FIAP) - se ntocmete pentru fiecare disfuncionalitate/iregularitate constatat. Prezint rezumatul acesteia, cauzele i consecinele, precum i recomandrile pentru rezolvare. FIAP trebuie s fie supervizat i adus la cunotina reprezentanilor entitii/structurii auditate.

Model A-05 Fia de identificare i analiza problemelor


Entitatea public: ................................. Tema misiunii de audit public intern: .............. Numele auditorului: Data realizrii: FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA PROBLEMEI Nr ................ 1. Problema: ...................................... 2. Constatri:..................................... 3. Cauze: ......................................... 4. Consecine: .................................... 5. Recomandri i soluii propuse: ................... ntocmit de: Supervizat de:

Entitatea auditat pentru luare la cunotin

43

Numele i funcia persoanei auditate Cum se trateaz constatarea fcut Data Constatarea fcut Comentarii - renunat din lips de dovezi - renunat din cauza timpului - renunat ca rezultat a primirii unor informaii suplimentare - amnat pentru dezvoltri ulterioare - inclus n proiectul de raport de audit public intern - inclus n raportul de audit public intern final

Data

Comentarii

b) Formularul de constatare i raportare a iregularitilor (FCRI) - se ntocmete n cazul n care auditorii interni constat abateri de la regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activitii/operaiunii auditate, i care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice. Se transmite imediat efului structurii de audit public intern, care va informa n termen de 3 zile conductorul entitii publice i structura de control abilitat pentru continuarea verificrilor.

44

PROCEDURA IREGULARITILOR
Scopul:

P-09

CONSTATAREA

RAPORTAREA

De a furniza un ghid n cazurile de descoperire de iregulariti

Premise:
Cnd auditorii ajung la concluzia, bazat pe FIAP-uri, c s-a comis o iregularitate, ei vor trebui s raporteze, cel mai trziu a doua zi, conductorului structurii de audit public intern prin transmiterea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor.

Procedura:
Auditorii /Supervizor 1. Raporteaz, cel mai trziu a doua zi, conductorului structurii de audit public intern iregularitile constatate abateri de la regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activitii/operaiunii auditate, i care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice, prin transmiterea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor conform Modelului A 06 de 2. Informeaz n termen de 3 zile conductorul entitii publice i structura de control abilitat pentru continuarea verificrilor.

eful structurii audit public intern

Model A-06 Formular de constatare i raportare a iregularitilor


Entitatea public Ctre: conductorul structurii de audit public intern n urma misiunii de audit public intern ....................... efectuat la ................................................ s-au constatat urmtoarele: a) constatarea (abaterea); b) actul sau actele normative nclcate; c) recomandri; d) anexe. Supervizor: ............ Data .../.../....... Auditor ............ ...Data .../.../.......

9.3. Dosarele de audit public intern


Dosarele de audit public intern - prin informaiile coninute asigur legtura ntre sarcina de audit, intervenia la faa locului i raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formulrii concluziilor auditorilor interni. Tipuri de dosare de audit public intern: a) Dosarul permanent cuprinde urmtoarele seciuni: Seciunea A - Raportul de audit public intern i anexele acestuia: - ordinul de serviciu; - declaraia de independen; - rapoarte de audit public intern (intermediar, final, sinteza raportului de audit public intern); - teste - fiele de identificare i analiza problemelor (FIAP); - formularele de constatare a iregularitilor; - programul interveniei la faa locului; Seciunea B - Administrativ: - notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern; 45

- minuta edinei de deschidere; - minuta reuniunii de conciliere; - minuta edinei de nchidere; - coresponden cu entitatea/structura auditat. Seciunea C - Documentaia misiunii de audit public intern: - strategii interne; - reguli, regulamente i legi aplicabile; - proceduri de lucru; - materiale despre entitatea/structura auditat (ndatoriri, responsabiliti, numr de angajai, fiele posturilor, graficul organizaiei, natura i locaia nregistrrilor contabile); - informaii financiare; - rapoarte de audit public intern anterioare i rapoarte de audit externe; - informaii privind posturile cheie/fluxuri de operaii; - documentaia analizei riscului; - documentaia privind sistemul de control intern (aprobri, autorizri, separarea sarcinilor, supervizarea, reconcilierea, rapoarte, etc.) Seciunea D - Supervizarea i revizuirea desfurrii misiunii de audit public intern i a rezultatelor acesteia: - Lista de supervizare a documentelor. b) Dosarul documentelor de lucru - cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie s confirme i s sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere i cifre (E, F, G, ...) pentru fiecare seciune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit public intern. Indexarea trebuie s fie simpl i uor de urmrit.

46

9.4. Revizuirea documentelor de lucru


Revizuirea se efectueaz de ctre auditorii interni, nainte de ntocmirea proiectului Raportului de audit public intern, pentru a se asigura c documentele de lucru sunt pregtite n mod corespunztor.

PROCEDURA P - 10 REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU


Scopul:
S asigure c documentele sunt pregtite n mod corespunztor i c acestea furnizeaz un sprijin adecvat pentru munca efectuat i pentru dovezile adunate n timpul misiunii de audit public intern.

Premise:
Auditorii revd FIAP - urile i documentele de lucru din punct de vedere al formei i al coninutului, asigurndu-se c dovezile de audit prezentate n actele dosarului pot trece testul de eviden. Pentru a trece testul, evidena trebuie s fie suficient, concludent i relevant.

Procedura:
Auditorii 1. Pe msur ce auditul progreseaz, eticheteaz i numeroteaz toate documentele. 2. Apreciaz dac FIAP - urile i documentele de lucru asigur un sprijin corespunztor pentru misiunea de audit public intern. 3. Revizuiesc lucrrile din punctul de vedere al coninutului i al formei i apreciaz dac FIAP - urile i documentele de lucru pot trece testul de eviden. 4. Efectueaz modificrile necesare la documente. 5. ntocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru Model C-03. 6. ndosariaz Nota centralizatoare a documentelor de lucru n Dosarul permanent, Seciunea C.

Model C-03 Nota centralizatoare a documentelor de lucru


Entitatea public Entitatea auditat NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Denumirea misiunii de audit ................................. Perioada auditat ..................... ntocmit de .............. Data ....... Constatarea Seciunea E Seciunea F Documentul justificativ Exist Da Nu Auditori

Auditori,

47

9.5. Pstrarea i arhivarea dosarelor de audit public intern


Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entitii publice i sunt confideniale. Ele trebuie pstrate pn la ndeplinirea recomandrilor din raportul de audit public intern, dup care se arhiveaz n concordan cu reglementrile legale privind arhivarea.

9.6. edina de nchidere


edina de nchidere a interveniei la faa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatrilor i a recomandrilor preliminare, precum i discutarea unui plan de aciune, nsoit de un calendar de implementare al acestora. Se ntocmete o minut a edinei de nchidere.

PROCEDURA P - 11 EDINA DE NCHIDERE


Scopul:
Permite prezentarea ctre entitatea/structura auditat a opiniei auditorilor interni, a constatrilor i recomandrilor preliminare efectuate.

Premise:
S se asigure c att constatrile ct i recomandrile sunt clare, obiective, fundamentate, relevante, respectiv: - Clare: s fie uor de neles, evidente, s nu permit interpretri; - Obiective: s nu fie prtinitoare; - Fundamentate: fiecare constatare s aib la baz documente doveditoare i s fac trimiteri la textul legal incident; - Relevante: aspectele semnalate s ajute conducerea entitii/structurii auditate n luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficienelor constatate.

Procedura:
Auditorii eful structurii de audit public intern, Auditorii, Supervizorul, Conductorii entitii/structurii auditate Auditorii eful structurii de audit public intern, Auditorii, Supervizorul, Conductorii entitii/structurii auditate Auditorii 1. Planific edina de nchidere 2. Particip la desfurarea edinei de nchidere. Conductorii entitii/structurii auditate i declar prerile lor n privina constatrilor auditorilor, ale concluziilor entitii/structurii auditate i recomandrilor, precum i a coreciilor de efectuat. 3. Fac rezumatul discuiilor ntr-o Minut a edinei de nchidere. 4. Cad de acord asupra modificrilor propuse, dac este cazul.

5. Pregtesc acte suplimentare necesare pentru a justifica modificrile propuse. 6. ndosariaz toate modificrile aprobate, Minuta edinei de nchidere - Model B-03 n Dosarul permanent Seciunea B.

48

Model B-03 Minuta edinei de nchidere MINUTA EDINEI DE NCHIDERE


Entitatea public A. Meniuni generale Tema misiunii de audit: Auditul............... Perioada auditat .......... ntocmit de ...................Data ........... Supervizat de ............... Data ........... Lista participanilor: Numele Funcia Direcia/Serviciul Nr. telefon sau e-mail Semntura

B. Concluzii:

49

10. Raportul de audit public intern

10.1. Elaborarea proiectului


Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern public intern (raport intermediar). n elaborarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie s fie respectate urmtoarele cerine: a) constatrile trebuie s aparin domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern i s fie susinute prin documente justificative corespunztoare; b) recomandrile trebuie s fie n concordan cu constatrile i s determine reducerea riscurilor poteniale; c) raportul trebuie s exprime opinia auditorului intern, bazat pe constatrile efectuate; d) se ntocmete pe baza FIAP- urilor i a celorlalte documente de lucru. n redactarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie s fie respectate urmtoarele principii: a) constatrile trebuie s fie prezentate ntr-o manier pertinent i incontestabil; b) evitarea utilizrii expresiilor imprecise (se pare, n general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare, limbajului abstract; c) promovarea unui limbaj ct mai uzual i a unui stil de exprimare concret; d) evitarea tonului polemic, jignitor, tendenios; e) ierarhizarea constatrilor (numai cele importante vor fi prezentate n sintez sau la concluzii); f) evidenierea aspectelor pozitive i a mbuntirilor constatate de la ultima misiune de audit public intern.

PROCEDURA P - 12 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN


Scopul:
Prezint cadrul general, obiectivele, constatrile, concluziile i recomandrile auditorilor interni.

Premise:
n elaborarea proiectului Raportului de audit public intern, auditorul folosete dovezile de audit raportate n Fiele de Identificare i Analiz a Problemelor i n Formularul de constatare i raportare a iregularitilor i a celorlalte documente de lucru.

Procedura:
Auditorii 1. Redacteaz Proiectul raportului de audit public intern utiliznd formatul prezentat mai jos; 2. Indic pentru fiecare constatare din Proiectul raportului de audit public intern dovada corespunztoare; 3.Transmite efului structurii de audit public intern Proiectul raportului de audit public intern, mpreuna cu dovezile constatrilor; 4. Analizeaz Proiectul raportului de audit public intern i formuleaz propuneri de modificare, dac este cazul; 5. Stabilete dac proiectul, n ntregime sau doar pri din el, trebuie s fie transmise la compartimentul juridic pentru revizuirea lui din punct de vedere juridic; 6. Efectueaz schimbrile propuse de ctre supervizor, pe care le-au acceptat; 7. ndosariaz proiectul de Raport de audit public intern - Model A - 07 n Dosarul Permanent Seciunea A

Supervizorul

Auditorii

50

Model A-07-1 Proiectul Raportului de audit public intern


Entitatea public Pagina de titlu i cuprinsul Reprezint pagina n care se menioneaz denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conine un cuprins al lucrrilor i documentelor. Semntura Raportul de audit public intern este semnat de ctre fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagin a acestuia. Ultima pagin a raportului este semnat i de ctre supervizor. Introducere Descrie tipul de audit i baza legal a misiunii (planul anual de audit, solicitri speciale). Prezint datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditat, durata aciunii de auditare, perioada auditat). Identific activitatea ce este auditat i prezint informaii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern. Prezint modul de desfurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate n cursul misiunii de audit public intern; materiale ntocmite n cursul misiunii de audit public intern). Face referire la recomandrile misiunilor de audit public intern anterioare care, pn la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate. Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate n Raportul de audit public intern coincid cu cele nscrise n programul de audit public intern. Stabilirea metodologiei Explic tehnicile i instrumentele de audit public intern folosite pentru a ndeplini obiectivele misiunii de audit public intern. Constatrile i recomandrile auditului Auditorul trebuie s se pronune asupra obiectivelor de audit n ordinea n care au fost stabilite n Programul de audit public intern. Constatrile efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicit la anexele la Raportul de audit public intern. Sunt prezentate distinct constatrile cu caracter pozitiv de constatrile cu caracter negativ, n scopul generalizrii aspectelor pozitive, pe de o parte, i al identificrii cilor de eliminare a deficienelor stabilite, pe de alt parte. Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatrilor fcute, avnd un caracter fundamentat. Trebuie s fie pertinente i s nu fie disproporionate n raport cu constatrile pe care se bazeaz. Recomandrile din Raportul de audit public intern trebuie s fie fezabile i economice i s aib un grad de semnificaie important n ceea ce privete efectul previzibil asupra entitii/structurii auditate. Trebuie s aib un caracter de anticipare i, pe aceast baz, de prevenire a eventualelor disfuncionaliti sau tendine negative la nivelul entitii/structurii auditate. De asemenea, trebuie s contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activitii entitii/structurii auditate i de cretere a performanei de management. Prezentarea recomandrilor se va face dup urmtoarea structur: 1) Constatri; 2) Criterii, cauze, efecte; 3) Recomandri. Recomandrile vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficien constatat. Recomandrile vor fi prezentate n funcie de nivelul de prioritate stabilit n Fia de Identificare i Analiza Problemelor: majore, medii i minore.

51

10.3. Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern


Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditat, iar aceasta poate trimite n maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de ctre auditorii interni. Netransmiterea punctelor de vedere n termenul menionat mai sus presupune acordul tacit al structurii auditate n legtur cu Proiectul de Raport de audit public intern. n aceste condiii reuniunea de conciliere nu-i mai are obiectul.

PROCEDURA P - 13 TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN


Scopul:
S-i asigure entitii/structurii auditate posibilitatea de a analiza Proiectul raportului de audit public intern i de a formula un punct de vedere la constatrile i recomandrile auditorilor.

Premise:
Proiectul de raport de audit public intern transmis la entitatea/structura auditat trebuie s fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor i concluziilor la care se face referire.

Procedura:
eful structurii de audit public intern Entitatea/structura auditat 1.Transmite Proiectul de raport de audit public intern la entitatea/structura auditat. 2. Analizeaz Proiectul de raport de audit public intern; 3. Solicit, dac este cazul o Reuniune de conciliere; 4. Transmite punctul de vedere la Proiectul raportului de audit public intern n termen de 15 zile de la primirea acestuia. 5. Revd rspunsurile de la entitatea/structura auditat; 6. Pregtesc Reuniunea de conciliere, dac este cazul. 7. Precizeaz n Raportul de audit public intern aspectele reinute din punctul de vedere al entitii/structurii auditate, dac este cazul; 8. ndosariaz punctul de vedere al entitii/structurii auditate, n dosarul Permanent - Seciunea A.

Auditorii Supervizorul Auditorii

10.4. Reuniunea de conciliere


n termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaz reuniunea de conciliere cu structura auditat, n cadrul creia se analizeaz constatrile i concluziile, n vederea acceptrii recomandrilor formulate. Se ntocmete o minut privind desfurarea reuniunii de conciliere.

PROCEDURA P - 14 REUNIUNEA DE CONCILIERE


Scopul:
Acceptarea constatrilor i recomandrilor formulate de ctre auditori n Proiectul raportului de audit public intern i prezentarea calendarului de implementare a recomandrilor.

Premise:
Auditorii pregtesc Reuniunea de conciliere.

52

Procedura:
Auditorii 1. Pregtesc, n termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere de la entitatea/structura auditat, Reuniunea de conciliere; 2. Informeaz entitatea/structura auditat asupra locului i datei Reuniunii de conciliere; 3. Analizeaz constatrile i concluziile din Proiectul raportului de audit public intern n vederea acceptrii recomandrilor formulate; 4. ntocmesc o Minut a Reuniunii de conciliere; 5.ndosariaz Minuta Reuniunii de conciliere n Dosarul Permanent - Seciunea B.

Auditorii/Supervizor Entitatea/structura auditat Auditorii

Model B-04 Minuta reuniunii de conciliere


MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE Entitatea public A. Meniuni generale Tema misiunii de audit: Auditul ............... Perioada auditat ntocmit de ................... Data ........... Supervizat de ............... Data ........... Lista participanilor: Numele Funcia Direcia/Serviciul

Nr. telefon Adresa e-mail

Semntura

B. Rezultatele concilierii:

53

10.5. Elaborarea Raportului de audit public intern


Raportul de audit public intern trebuie s includ modificrile discutate i convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public intern va fi nsoit de o prezentare n sintez a acestuia. eful structurii de audit public intern trebuie s informeze U.C.A.A.P.I. sau organul ierarhic imediat superior despre recomandrile care nu au fost avizate de conductorul entitii publice. Aceste recomandri vor fi nsoite de documentaia de susinere.

PROCEDURA P - 15 RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN


Scopul:
S prelucreze raportul de audit public intern pentru redactarea final i pentru tiprire. S constate c raportul de audit public intern este complet, incluznd i punctul de vedere al entitii/structurii auditate.

Premise:
Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentri de nalt calitate a Raportului de audit public intern i ntocmirea unei liste corecte i complete de difuzare.

Procedura:
Auditorii 1.Constat c toate modificrile aprobate la Proiectul de raport de audit public intern sunt efectuate; 2. Finalizeaz raportul de audit public intern; 3.Constat dac lista de difuzare este complet i corect; 4. Semneaz Raportul de audit public intern pe fiecare pagin. 5.Supervizeaz activitile realizate de ctre auditori 6.Semneaz raportul de audit public intern pe ultima pagin

Supervizor

Model A07-2 Raportul de audit public intern


Entitatea public Pagina de titlu i cuprinsul Reprezint pagina n care se menioneaz denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conine un cuprins al lucrrilor i documentelor. Semntura Raportul de audit public intern este semnat de ctre fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagin a acestuia. Ultima pagin a raportului este semnat i de ctre supervizor. Introducere Descrie tipul de audit i baza legal a misiunii de audit (planul anual de audit, solicitri speciale). Prezint datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditat, durata aciunii de auditare, perioada auditat). Identific activitatea ce este auditat i prezint informaii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern. Prezint modul de desfurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate n cursul misiunii de audit public intern; materiale ntocmite n cursul misiunii de audit public intern). Face referire la recomandrile misiunilor de audit public intern anterioare care, pn la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate. Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate n Raportul de audit public intern coincid cu cele nscrise n programul de audit. Stabilirea metodologiei Explic tehnicile i instrumentele de audit public intern folosite pentru a ndeplini obiectivele misiunii de audit public intern. Constatrile i recomandrile auditului intern 54

Eventualele modificri stabilite la Reuniunea de conciliere, precum i cele propuse de ctre supervizor i/sau eful structurii vor fi cuprinse n Raportul de audit public intern final. Auditorul trebuie s se pronune asupra obiectivelor de audit n ordinea n care au fost stabilite n Programul de audit public intern. Constatrile efectuate sunt prezentate sintetic, cu trimitere explicit la anexele la Raportul de audit public intern. Sunt prezentate distinct constatrile cu caracter pozitiv de constatrile cu caracter negativ, n scopul generalizrii aspectelor pozitive, pe de o parte, i al identificrii cilor de eliminare a deficienelor stabilite, pe de alt parte. Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatrilor fcute, avnd un caracter fundamentat. Trebuie s fie pertinente i s nu fie disproporionate n raport cu constatrile pe care se bazeaz. Recomandrile din Raportul de audit public intern trebuie s fie fezabile i economice i s aib un grad de semnificaie important n ceea ce privete efectul previzibil asupra entitii/structurii auditate. Trebuie s aib un caracter de anticipare i, pe aceast baz, unul de prevenire a eventualelor disfuncionaliti sau tendine negative la nivelul entitii/structurii auditate. De asemenea, trebuie s contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activitii entitii/structurii auditate i de cretere a performanei de management. Prezentarea recomandrilor se face dup urmtoarea structur: 1) Constatrile; 2) Criterii, cauze, efecte; 3) Recomandri. Recomandrile vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficien constatat. Recomandrile vor fi prezentate n funcie de nivelul de prioritate stabilit n Fia de Identificare i Analiza Problemelor: majore, medii i minore.

55

10.6. Difuzarea Raportului de audit public intern


eful structurii de audit public intern transmite Raportul de audit public intern, finalizat, mpreun cu rezultatele concilierii i punctul de vedere al entitii/structurii auditate conductorului entitii publice care a aprobat misiunea, pentru analiz i avizare. Dup avizare, Raportul de audit public intern, n copie, va fi comunicat structurii auditate. Curtea de Conturi a Romniei are acces la Raportul de audit public intern n timpul verificrilor pe care le efectueaz.

PROCEDURA P - 16 DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN


Scopul:
Analizarea i avizarea recomandrilor din Raportul de audit public intern.

Premise:
Raportul de audit public intern final trebuie s fie nsoit de o sintez a acestuia. Pentru instituia public mic, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conductorului acesteia.

Proceduri:
Auditorii 1. Transmit Raportul de audit public intern, rezultatele concilierii i punctul de vedere al entitii/structurii auditate la eful structurii de audit public intern; 2. Pentru instituia public mic Raportul de audit public intern se transmite conductorului acesteia spre avizare. eful structurii de 3. Semneaz i transmite Raportul de audit public intern conductorului audit public intern entitii publice care a aprobat misiunea. Conductorul 4. Analizeaz i avizeaz Raportul de audit public. entitii publice Auditorii 5. Transmit entitii/structurii auditate o copie a Raportului de audit public intern avizat de ctre conductorul instituiei publice; 6. Transmit la U.C.A.A.P.I. sau la organul ierarhic superior o informare despre recomandrile care nu au fost avizate nsoit de documentaia de susinere; 7. ndosariaz Raportul de audit public intern n Dosarul permanent Seciunea A

11. Urmrirea recomandrilor


Obiectivul acestei etape este asigurarea c recomandrile menionate n Raportul de audit public intern sunt aplicate ntocmai, n termenele stabilite i n mod eficace, iar conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandri. Structura auditat trebuie s informeze structura de audit public intern asupra modului de implementare a recomandrilor conform calendarului de implementare.

56

PROCEDURA P - 17 URMRIREA RECOMANDRILOR


Scopul:
Este de a urmri i formaliza modul de implementare a recomandrilor din Raportul de audit public intern.

Premise:
Urmrirea recomandrilor de ctre auditorii interni este un proces prin care se constat caracterul adecvat, eficacitatea i oportunitatea aciunilor ntreprinse de ctre conducerea entitii/structurii auditate pe baza recomandrilor din Raportul de audit public intern.

Procedura:
Auditorii Supervizor Entitatea/structura auditat 1. ntocmesc Fia de urmrire a recomandrilor; 2. Verific implementarea recomandrilor la termenele stabilite. 3. Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o Not de informare cu privire la stadiul implementrii recomandrilor din Raportul de audit public intern. eful structurii de audit 4. Transmite, la U.C.A.A.P.I. sau la organul ierarhic superior, stadiul public intern progreselor nregistrate n implementarea recomandrilor; 5. Dac nu sunt respectate termenele de implementare, informeaz conductorul entitii publice. Auditorii 6. ndosariaz Nota de informare cu privire la stadiul implementrii recomandrilor n Dosarul permanent Seciunea B

Exemplu Model A-08 Fia de urmrire a recomandrilor


Entitatea public FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR Entitatea public Direcia/Serviciul Entitatea /structura auditat Misiunea de audit public intern Nr. crt. Recomandarea Implementat Parial implementat Neimplementat

Raport de audit public intern nr Data planificat /Data implementrii

Entitatea/structura auditat: Instruciuni 1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n Raportul de audit public intern. 2. Verificai coloana corespunztoare: implementat, Data parial implementat, neimplementat 3. Introducei data planificat pentru implementare Auditor: din Raportul de audit i data implementrii

57

11.1. Responsabilitatea structurii auditate


Responsabilitatea structurii auditate n aplicarea recomandrilor const n: 1. elaborarea unui plan de aciune, nsoit de un calendar privind ndeplinirea acestuia; 2. transmiterea la structura de audit a planului de aciune, respectiv a calendarului privind ndeplinirea acestuia - stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; - punerea n practic a recomandrilor; - comunicarea periodic a stadiului progresului aciunilor; 3. evaluarea rezultatelor obinute.

11.2. Responsabilitatea structurii de audit public intern


Structura de audit public intern verific i raporteaz la U.C.A.A.P.I. /D.A.P.I., asupra progreselor nregistrate n implementarea recomandrilor. Structura de audit public intern va comunica conductorului entitii publice stadiul implementrii recomandrilor.

12. Supervizarea misiunii de audit public intern


eful structurii de audit public intern sau persoana desemnat de ctre acesta este responsabil cu supervizarea misiunii de audit public intern. Scopul aciunii de supervizare este de a asigura c obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse n condiii de calitate, astfel: a) ofer instruciunile necesare (adecvate) derulrii misiunii de audit public intern; b) verific executarea corect a programului misiunii de audit public intern; c) verific existena elementelor probante; d) verific dac redactarea raportului de audit public intern, att cel intermediar ct i cel final, este exact, clar, concis i se efectueaz n termenele fixate. Dac eful structurii de audit public intern este implicat n misiunea de audit public intern, supervizarea este asigurat de un auditor intern desemnat de acesta.

PROCEDURA P - 18 SUPERVIZAREA
Scopul:
De a asigura c obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse n condiii de calitate.

Premise:
eful structurii de audit public intern sau persoana desemnat de ctre acesta este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor misiunii de audit public intern.

Procedura:
Auditorii Supervizorul 1.Prezint efului structurii de audit public intern sau persoanei desemnate, documentele din dosarul permanent al misiunii de audit public intern, pentru supervizare. 2.Ofer instruciunile necesare (adecvate) derulrii misiunii de audit public intern; 3. Verific executarea corect a Programului de audit public intern; 4. Verific existena elementelor probante; 5. Supervizeaz FIAP-urile; 6. Verific dac redactarea Raportului de audit public intern este exact, clar, concis; 7. Verific dac Raportul de audit public intern este elaborat la termenul fixat. 8. ndosariaz lista de supervizare a documentelor n Dosarul permanent Seciunea D 58

Auditorii

Model A-09 LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR


Denumirea auditului..... Perioada supus auditrii... Pregtit de: eful structurii de audit/coordonatorul misiunii Propunerea efului structurii de audit/supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit

Nr. crt.

Lucrarea

Rspunsul auditorilor

1. 2. . . .

Declaraia de independen FIAP

n.

Proiect de raport de audit public intern

La pag. 2 alin... etc

De acord / sau paragraful a fost eliminat/ sau s-a efectuat modificarea propus

59