CAP.III.

Programul de asigurare cu resurse materiale pentru exploataiile agricole, de industrie alimentar, ntreprinderile comerciale sau de distribuie

Programul de asigurare cu resurse materiale a unitilor agroalimentare, reprezint parte component a programului de ansamblu al ntreprinderii, precum i a bugetului de venituri i cheltuieli. Locul programului de asigurare cu resurse materiale n cadrul managementului unitilor agroalimentare rezult din legturile strnse pe care le are cu celelalte capitole din programul de dezvoltare al firmelor, i n primul rnd cu programul de producie, care se elaboreaz n funcie de cererea manifestat pe piaa de desfacere a produselor finale i care st la baza elaborrii programului de asigurare cu resurse materiale (pornind de la necesarul de aprovizionat pentru fiecare categorie de resurs material de baz).

Etapele elaborrii programului de asigurare cu resurse materiale a unitailor agroalimentare

n definirea planului i a programelor de aprovizionare material, se au n vedere obiectivele strategice specifice acestui domeniu de activitate, ca i modalitaile de aciune care asigur ndeplinirea lor.
Obiectivul de baz al strategiei n activitatea de asigurare cu resurse materiale a unitailor agroalimentare, este acoperirea (asigurarea) complet i complex a cerinelor de consum ale unitaii agroalimentare, cu resurse materiale de calitate, n mod ritmic i la timp, (la momentul dorit), n condiiile unei stricte corelaii a momentelor calendaristice de aducere a acestora cu cele la care se inregistreaz consumul lor .

Acestui obiectiv de baz i se asociaz o serie de obiective derivate, dintre care cele mai importante sunt :

a) formarea unor stocuri minim-necesare, care asigur o vitez maxim de rotaie a mijloacelor circulante (ceea ce are influen pozitiv asupra profitului) ; b) meninerea stocurilor efective n limitele maxime i minime estimate ; c) protecia i conservarea raional a resurselor materiale pe timpul depozitrii-stocrii ; d) asigurarea unui grad de certitudine ridicat n aprovizionarea material pe un orizont lung de timp, care s contribuie la eliminarea riscului de apariie a golurilor n activitatea de asigurare cu resurse materiale.

Elaborarea programului de asigurare cu resurse materiale este parte component a procesului de elaborare a programului de dezvoltare al unitilor agroalimentare, etapele acestui program, fiind n corelaie cu etapele elaborarii programului de ansamblu:

ETAPA I

Lucrri pregtitoare sau etapa activitailor preliminare ntocmirii planului de asigurare cu resurse materiale

ETAPA II

Proiectul programului de asigurare cu resurse materiale sau etapa calculului indicatorilor de program .

ETAPA III

Cercetarea pieei de aprovizionare cu resurse materiale a unitailor agroalimentare .

ETAPA IV

Negocieri i ncheierea contractelor cu furnizorii pentru resursele materiale necesare .

Definitivarea programului de asigurare cu resurse materiale a unitailor agroalimentare i integrarea acestuia n strategia de dezvoltare a unitaii economice .

ETAPA V

ETAPA.1 Lucrrile pregtitoare elaborrii programului de

asigurare cu resurse materiale a unitailor agroalimentare

Lucrrile pregatitoare sunt activiti anterioare procesului de asigurare cu resurse materiale a unitatilor agroalimentare (de elaborare a programului de asigurare cu resurse materiale) i contribuie la o bun fundamentare a deciziilor privind elaborarea noului program.
Aa cum se procedeaz n cadrul fiecrui program, i programul de asigurare cu resurse materiale, ncepe cu analiza diagnostic a activitii de asigurare cu astfel de produse din anii precedeni, analiz care deine primul loc n cadrul activitilor preliminare.

n cadrul analizei activitii de asigurare cu resurse materiale sunt vizate urmatoarele aspecte mai importante :
a) Analiza gradului de realizare a programului global de asigurare cu resurse materiale, care se realizeaz prin intermediul indicatorilor valorici. Pentru principalele categorii de resurse materiale utilizate de unitile agroalimentare, analiza valoric a gradului de realizare a programului de asigurare este nsoit de o analiz, n unitai fizice, a asigurrii acestor resurse ; aceasta pentru a se elimina influena creterii preurilor de achiziie asupra activitaii de ansamblu a ntreprinderii . Efectuarea unei analize a realizrii clauzelor contractuale de ctre furnizori (pe principalii furnizori), att pe total resurse materiale aprovizionate (analiz valoric) ct i pe principalele categorii de resurse materiale (analiz cantitativ Stabilirea nomenclatorului de resurse materiale de care se va ine seama la ntocmirea noului program.

b)

c)

d)

e)

Analiza, n dinamic, a consumurilor specifice (consumuri de capital circulant pe unitate de produs, exprimate n uniti fizice) din perioada anterioar, cu depistarea cauzelor care au dus la abateri fa de normele de consum prognozate.

f)

Depistarea cauzelor care au dus la deficiene n procesul de asigurare cu resurse materiale a unitilor agroalimentare, stabilirea urmrilor economice negative ale nerealizarii programului de asigurare cu resurse materiale precum i gsirea de soluii pentru eliminarea acestora .
Actualizarea obiectivelor din programul anual de producie al unitii agroalimentare (pe fiecare dintre sectoarele de activitate : productie vegetal, zootehnic, industrial), precum i orientarea ctre furnizorii cei mai serioi.

g)

De asemenea, tot n cadrul acestei etape,trebuie efectuat actualizarea normelor de consum pentru diferitele categorii de resurse materiale, care sunt orientate n general i de preferat, dup rezultatele cercetarii tiinifice

ETAPA.II . Elaborarea proiectului de program de asigurare cu resurse materiale a unitilor agroalimentare

n cadrul acestei etape, considerat ca fiind cea mai important din intregul proces de elaborare a programului de asigurare, se calculeaz indicatorii din programul de asigurare cu resurse materiale. Cel mai important indicator al programului de asigurare, este necesarul de aprovizionat (Na). Necesarul de aprovizionat se determin n mod diferit pentru activele fixe, spre deosebire de activele circulante (materii prime, materiale, combustibil, energie electric, alte resurse materiale de natur circulant).

Pentru activele fixe (maini, utilaje i linii de fabricaie),

necesarul de aprovizionat se calculeaz n mod diferit pe categorii de mijloace fixe, iar n cadrul fiecrei categorii se ine seama de caracteristicile de fabricaie i tehnico-productive (marca, tip, funcionalitate, energie utilizat pentru realizarea produciei, capacitate, randament, etc.).
Necesarul de resurse materiale de natura capitalului circulant cu care urmeaz a se aproviziona unitatea agroalimentar este mult influenat de parametrii tehnico-economici ai acestora, precum i de volumul de producie ce urmeaz a se realiza n cadrul unitii. n cadrul programului de asigurare cu resurse materiale a unitilor agroalimentare, cantitile de resurse materiale pe care acestea urmeaz s le asigure din afar, n perioada de calcul (de obicei un an) sunt determinate cu ajutorul necesarului de aprovizionat (Na), care se calculeaz cu ajutorul urmatoarei formule :

Na = Ncp +Sf Si Ri

Ncp = necesarul de consum de resurse materiale pentru realizarea obiectivelor de program (calculat n uniti fizice);
Sf = stocul de resurse materiale prognozat a exista n unitatea agroalimentar la sfritul perioadei de program; Si = stocul de resurse materiale preliminat a exista n unitatea agroalimentar la nceputul perioadei de program; Ri = resursele interne care pot fi mobilizate (realizate de unitatea agroalimentar) n perioada de program pentru acoperierea nevoilor de producie;

Totalul resurselor interne unitilor agroalimentare, ce vor fi utilizate n procesul de producie al anului de program va rezulta din nsumarea cantitilor de resurse materiale obinute din producia proprie (Pi), a cantitilor atrase din stocurile supranormative (Ssn) i a cantitilor recuperate din procesul de producie i reciclate, care pot fi reutilizate n cadrul aceleiai uniti (Rrr) : Ri = Pi + Ssn +Rrr

Exist situaii n care unitile agroalimentare, nu dispun de resurse interne, n perioada de prognoz, cum este cazul unitilor de prelucrare a produselor agricole care nu au ferme proprii ; pentru acestea, necesarul de aprovizionat se calculeaz dup relaia:
Na = Ncp + Sf Si

Pentru unitile economice care au ca obiect de activitate comercializarea resurselor materiale, necesarul de aprovizionat se calculeaz dop o formul de calcul adaptat la specificul acestei activitii, i anume :
Na = Nd + Sf Si Ssn

Nd = necesarul de produse pentru realizarea programului de desfacere, determinat de cantitatea previzionat a fi vndut ctre unitile beneficiare ; Sf = stocul final de resurse materiale ce urmeaz a se nregistra la finele anului de program ; Si = stocul preliminat a exista n unitatea agroalimentar la nceputul anului de program ; Ssn = stocul supradimensionat

Principalul indicator ce intr n componena necesarului de aprovizionat l constituie necesarul de consum pentru realizarea obiectivelor de program (Ncp), care la rndul lui se calculeaz, pentru fiecare categorie de resurse materiale n parte, n mod diferit, dup cum urmeaz :

- daca resursa material pentru care se calculeaz acest indicator particip la realizarea unei singure grupe de produse sau la executarea unei singure categorii de lucrare

Ncp = Q Nca Q = cantitatea de produse din produsul ce urmeaz a se realiza sau numrul de lucrri de acelai fel la care se folosete resursa material; Nca = norma de consum de aprovizionare;

- n cazul n care materia prim sau materialul pentru care se face calculul se utilizeaz la realizarea mai multor grupe de produse sau le executarea mai multor categorii de lucrri: n Ncp = Qj Ncaj j=1

Qj = numrul de produse (lucrri) la care se utilizeaz aceeai resurs material (pentru care se face calculul) Ncaj = norma de consum de aprovizionare necesar pentru obinerea unei uniti de produs j sau pentru executarea unei uniti de lucrare j .

Norma de consum de aprovizionare este compus (la randul ei ) din norma de consum tehnologic (Nct) i din pierderile netehnologice (Pneteh):
Nca = Nct + Pneteh

Pierderile netehnologice sunt cele nregistrate n timpul procesului de aprovizionare cu resurse materiale, adic cele din timpul transportului, depozitrii-stocrii, condiionrii, circulaiei interioare a resurselor materiale
La unele categorii de produse agricole destinate industrializrii, aceste pierderi se ridica pn la 30 % din norma de consum de aprovizionare.

Norma de consum tehnologic este ceea ce se

consum efectiv n procesul de producie i se determin cu ajutorul urmtoarei relaii de calcul: Nct = Cn + Pteh Cn Pteh

= consumul net = pierderi tehnologice

Pierderile tehnologice sunt acelea care au loc pe toat

durata procesului tehnologic, de la nsmnarea terenului pn le recoltarea sau vnzarea produselor finale.

Stocul de resurse materiale preliminat a exista la nceputul anului de program n ntreprinderile agroalimentare constituie un indicator calculat cu aproximaie:

Si = Sr + I C

Sr = stocul real de materiale care exist n cadrul unitii agroalimentare n momentul elaborrii proiectului de program, stoc ce se stabilete cu ajutorul fielor de magazie. I = cantitile de resurse materiale pe care ntreprinderea urmeaz s le primeasc de la furnizori pe baza contractelor economice ncheiate pentru anul n curs, n perioada din momentul ntocmirii proiectului progarmului de aprovizionare pn n momentul nceperii noii perioade de program C = cantitatea de resurse materiale pe care unitatea agroalimentar urmeaz s o consume n procesul de producie, din momentul elaborrii proiectului de program i pn la nceputul noii perioade de program.

ETAPA.III . Cercetarea pieei de aprovizionare cu resurse materiale

n mecanismul vieii economice, consumul ocup o poziie central ; el ndeplinete mai multe funcii, determinate de relaiile reciproce cu diferite faze i procese ale unui mecanism, ca i legitile proprii, interne, de dezvoltare.
Cercetarea cosumului propriu-zis, vizeaz aspecte de ordin cantitativ , calitativ i structural ale acestuia, cu evidenierea particularitilor determinate de factorii si formatori. n cazul consumului productiv, cmpul de investigaie este reprezentat de producia de resurse materiale bazat pe utilizarea capitalului social i a celorlalti factori de producie ai agenilor economici.

Unul din obiectivele cercetrii la nivel de agent economic, l constituie evidenierea proporiilor n care nevoile de consum se satisfac prin valorificarea resurselor interne ale ntreprinderii (mijloace fixe, stocuri de materii prime i materiale, for de munc, resurse financiare proprii, etc.) i respectiv prin cumprarea unor astfel de resurse de pe pia. Un alt obiectiv se refer la realizarea unei informri de calitate a ntreprinderii n legtur cu noile tehnologii de fabricaie, cu activitile de cercetare n domeniul tehnologiei i realizrii unor produse, desfurate de alte ntreprinderi cu profil similar .

Specificul funciei de asigurare cu resurse materiale i multitudinea de ipostaze n care acestea se realizeaz, impun decidenilor o suit de competene:
FINANCIARE TEHNICE

COMPETENTE

JURIDICE

ECONOMICE

Direciile principale ale studierii cererii pentru bunurile de utilizare productiv privesc att latura calitativ, ct i cea cantitativ a investigaiilor.
1. Studierea calitativ a cererii - urmrete identificarea i ct mai buna cunoatere a utilizatorilor , departajarea lor pe clase de mrime, din punct de vedere al cererii efective i poteniale. 2. Cercetarea cantitativ a cererii de resurse materiale urmarete cuantificarea n expresie fizic (n uniti de msur naturale sau convenionale) i (sau) valorice a necesarului exprimat pe piaa beneficiarilor de resurse materiale.

Metodele de studiere a cererii de resurse materiale:

A.Metodele indirecte de studiere a cererii de resurse materiale apeleaz la datele statistice. Metodele comune de studiere a cererii: -analiza vnzrilor -analiza stocurilor -analiza reelei de distribuie

Metode specifice:
-metoda indicilor industriali -rapoartele financiare ale firmei -analiza input-output -analiza tendinelor istorice -prognozele tehnologice, etc.

B. Metoda anchetelor se bazeaz pe studierea cererii de resurse materiale prin surse primare (cercetere direct), adic prin investigaii de teren, care necesit consum mare de for de munc fizic i intelectual (dei este foarte costisitoare), dar aduce cele mai bune rezultate n cereceterea pieei . Anchetele desfurate pe piaa resurselor materiale sunt de

dou feluri

a) Anchete nedirecionate - convorbiri libere, organizate de reprezentanii unitilor productoare sau distribuitoare de resurse materiale. b) Anchete direcionate - chestionare elaborate n funcie de interesul unitilor productoare de resurse materiale, rezultate din ancheta nedirecionat.

Aceast anchet poate fi efectuat global (pentru toti utilizatorii efectivi sau poteniali) sau printr-o selecie, respectndu-se toate cerinele unui astfel de sondaj.

Ancheta directional global este util pentru depistarea

posibilitilor de extindere a pieei ntreprinderii, diversificarea activitii pentru lansarea de noi produse, lrgirea sferei de utilizare.

Anchetele direcionate selective se bazeaz pe alegerea unor

eantioane de uniti reprezentative, reprezentativitatea fiind stabilit n funcie de numrul de uniti de acelai gen care urmeaz a fi cercetate, stabilirea eantionului realizndu-se n funcie de stuctura utilizatorilor pe colectiviti studiate.

Avantajul acestei anchete const n aceea c se obin, ntr-un interval scurt, informaii valoroase cantitative i calitative, dei se utilizeaz un numr restrns de uniti cercetate

ETAPA IV. . Negocierea i ncheierea de contracte economice cu furnizorii de resurse materiale

Negocierea reprezint, n esen, totalitatea aciunilor i documentelor elaborate i prezentate ntr-un dialog dintre doi parteneri, desfurat prin reprezentanii oficiali ai acestora, care conduc la finalizarea unei tranzacii, a unei afaceri.

Literatura de specialitate recunoate mai multe criterii de clasificare a negocierilor dintre care cele mai importante sunt:

a) Dup modalitaile de desfurare, negocierile n procesul de vnzare-cumparare, se prezint n urmatoarele forme : prin coresponden (n scris), telefonice, prin ntlniri directe ntre negociatori, mixt (combinnd formele anterioare) ; b) n funcie de scopul propus, negocierile pot fi : pentru ncheierea unor noi contracte, convenii ; iniierea unor noi aciuni concrete de colaborare (ocazionale, cu caracter de previziune, speculative, de rutin ), prelungirea colaborrii pe baz de contracte, convenii ; modificarea unor condiii, clauze stabilite anterior ; nominalizarea relaiilor. c) Dup numrul de participani, negocierile se difereniaza n : bilaterale, plurilaterale, multilaterale.

Desfurarea negocierilor necesit parcurgerea urmtoarelor etape mai importante :

1. iniierea aciunii prin transmiterea de oferte sau cereri de ofert scrise (telex, fax, scrisoare, telegrame ), sau telefonice, ca i prin contractare directa a partenerului potenial; 2. pregtirea (organizarea) aciunii de negociere ; 3. stabilirea i desfurarea unor discuii preliminare ; 4. negocierea propriu-zis ; 5. ncheierea aciunii i elaborarea raportului final.

Obiectul unei aciuni de negociere specifice managementului aprovizionrii, se refer, din punct de vedere al unitii agroalimentare, la achiziionarea unei materii prime, unui material, produs sau echipament tehnic definit, identificat n mod unitar de ctre parteneri; obiectul, mai poate fi cooperarea pe baz de subfurnizorat la realizarea unui produs complex (prin livrarea de componente) sau modificarea unor clauze ale unor contracte ncheiate anterior.
Contractul economic de vnzare-cumprare este un acord de voin ntre dou pri, n virtutea cruia, cel care vinde se oblig s transmit celui care cumpar, dreptul de proprietate asupra unui obiect (materie prim, pies de schimb, echipament tehnic,etc.) n schimbul unui pre pe care l pltete cumprtorul.

Contactele economice pot fi clasificate dup

urmtoarele criterii principale:
A.Dup natura obiectului pe care l au:

contracte economice de furnizare de produse contracte de cooperare n producie contracte de furnizare de energie ; contracte de cercetare tiinific i proiectare ; contracte economice pentru lucrri de construcii-montaj ; contracte economice pentru alte prestaii specifice relaiilor economice dintre unitile economice .

B. n funcie de perioada pentru care se ncheie: - contracte de lung durat - contracte anuale - contracte pe termen scurt (operative)
C. Dup modul de detaliere a obiectului lor: - contracte ferme - contracte cadru D. Din punct de vedere al gradului de complexitate a mijloacelor de producie (resurse materiale): - contracte pentru livrarea de utilaje i instalaii fabricate de ctre o singur ntreprindere - contracte pentru livrri complexe ; - contracte pentru cooperare n vederea realizrii unor mijloace tehnice complexe

E. Dupa gradul de dificultate al rezolvrii obieciilor (nenelegerilor precontractuale):

- contracte care rezult prin confirmarea n scris a comenzii emise de beneficiar; - contracte rezultate din executarea imediat a comenzii beneficiarului ; - contracte ncheiate fr divergene i concilieri ; - contracte ncheiate ca urmare a concilierii obieciilor la proiectul de contract de ctre prile contractante ; - contracte ncheiate cu participarea unor organe ierarhice furnizorului i beneficiarului pentru concilierea obieciilor la proiectul de contract.

F.Din punct de vedere al provenienei furnizorului (ofertantului): - contracte cu furnizori interni - contracte cu furnizori externi
G. Din punct de vedere al raporturilor cu celelalte instrumente de prognoz: - contracte economice care se ncheie cu acordul prilor pe baza unor acte de planificare (repartiii sau extrase de balane) prin care se stabilesc sarcini concrete de program (specifice economiei centralizate) - contracte economice care se ncheie prin acordul prilor, fr a exista obligaii suplimentare stabilite prin acte de planificare (specifice economiei de pia ).

ETAPA V. Definitivarea programului de asigurare cu resurse materiale i integrarea acestuia n strategia de dezvoltare a unitii economice.

Definitivarea programului de asigurare cu resurse materiale i integrarea acestuia n strategia de dezvoltare a unitilor agroalimentare trebuie s se fac pe baza unor date certe rezultate din acceptarea de ctre furnizori a livrrii materiilor prime i materialelor necesare n cantitile, sortimentele i termenele stabilite prin tehnologiile practicate de diferite sectoare de activitate.

Coninutul programului de aprovizionare a unitilor economice se definete prin mai muli indicatori specifici care, n funcie de natura lor economic, pot fi grupai n dou categorii :
1.indicatori care reflect necesitile (cererile) de consum de
resurse materiale (materii prime, materiale, combustibili, energie, lubrifiani, piese de schimb, etc.) destinate realizrii activitii de ansamblu a unitii economice , n primul rnd a celei de baz, n vederea ndeplinirii obiectivelor strategice finale ;

2. indicatori care evideniaz sursele i potenialul de acoperire cantitativ i structural cu resurse materiale a
necesitilor de consum.

n urma definitivrii programului de asigurare, se trece la integrarea acestuia n programul de ansamblu al unitii agroalimentare, acesta constituind un capitol distinct al strategiei generale a unitii, capitol care se afl , ns, n strans legtur cu programul de producie, cu programul de vnzri, cu programul de investiii etc.