Sunteți pe pagina 1din 44

Complexitatea vieţii economice în condiţiile concurenţei impuse de economia de piaţă determină creşterea rolului informaţiei în procesul de gestiune a întreprinderii şi de luare a deciziilor. Informaţia a devenit ea însăşi o resursă, de corectitudinea ei depinzând calitatea deciziilor luate şi, implicit, a rezultatelor obţinute. Pentru obţinerea informaţiei sunt prelucrate colecţii complexe, în care datele sunt grupate conform caracteristicilor comune. Utilizarea eficientă a tehnologiilor informaţionale în întreprinderi nu se poate face fără cunoaşterea detaliată a domeniilor de aplicabilitate. Activitatea financiar-contabilă este unul dintre primele domenii în care sistemele informatice au fost aplicate cu succes. Actualmente în majoritatea întreprinderilor în care procesul de informatizare este avansat ponderea aplicaţiilor din domeniul financiar-contabil este mare. Automatizarea sistemului de evidenţă contabilă este caracterizată de implementarea programelor care automatizează un anumit sector de evidenţă, care este specific fiecărei întreprinderi. Aceasta facilitează munca de rutină a contabilului, care are mai mult timp pentru efectuarea analizei economico-financiare a întreprinderii, căutarea rezervelor interne de mărire a eficacităţii lucrului. Implementarea sistemului automatizat de evidenţă permite: mult mai operativ de efectuat evidenţă, înscrierea informaţiei operative într-un timp stabilit, găsirea şi introducerea operativă a informaţiei economice necesare, automatizarea îndeplinirii rapoartelor financiare şi contabile, se micşorează volumul de lucru şi cantitatea erorilor posibile.

Sisteme informaţionale şi informatice. Generalităţi.

Noţiunea de sistem e foarte larg răspândită în toate domeniile de activitate umană, însă în diferite domenii de activitate această noţiune poartă un caracter specific acestui domeniu. Sistemul e o totalitate de elemente de natură diferită care au legături între ele, formează un tot întreg şi activează pentru a atinge un scop bine determinat. Un sistem reprezintă un ansamblu de componente (elemente) interdependente, între care se stabileşte o interacţiune dinamică, pe baza unor reguli prestabilite, cu scopul atingerii unui anumit obiectiv.

Condiţiile necesare pentru ca un obiect, un eveniment sau proces să poată fi tratat ca un sistem sunt: Ele sunt: 1. existenţa unui nr. finit de elemente, 2 existenţa legături dintre elemente, 3 integritatea, 4 existenţa unui scop pus în faţa sistemului. Elementele stau la baza sistemului ele pot fi de diferită natură. Fiecare element are un loc şi un

rol bine determinat. Activitatea lor se execută prin intermediul legăturilor cu celelalte elemente. Legăturile pot fi de mai multe feluri însă de obicei se evidenţiază 3 tipuri mai însemnate de legături:

a) ierarhice sunt cele mai simple şi ele presupun subordonarea elementelor unul faţă de altul. Schematic aceste legături se prezintă în formă de arbore.

b) în formă de reţea sunt puţin mai complicate şi presupun că legătura dintre elemente se va face cu ajutorul elementelor intermediare.

c) relaţionale au mai multe posibilităţi şi presupun că orice element a sistemului poate

face legătură directă cu alt element al sistemului. Elementele împreună cu legăturile dintre ele formează structura sistemului. Conform teoriei sistemelor orice organism economic este un sistem deoarece:

- prezintă o structură proprie alcătuită dintr-o mulţime de elemente care interacţionează între ele pe principii funcţionale;

- fluxurile (legăturile) existente între componentele organizatorice implică resursele (potenţialul) organismului economic. În cadrul oricărui organism economic se produc fluxuri materiale, financiare, informaţionale;

- mulţimea componentelor organizatorice şi interacţiunea dintre acestea urmăresc realizarea unui anumit obiectiv global: funcţionarea întreprinderii într-un mod optim.

1.2. Întreprinderea şi sistemul ei informaţional USE poate fi privită ca un sistem componenţa şi structura căruia este determinată de structura organizatorică, apartenenţa de ramură, specificul proceselor de producere şi tehnologiile utilizate, metodele de conducere, capacităţile şi dimensiunile întreprinderii etc. Elemente pot fi: personalul, tehnologiile utilizate, materia primă, mijloacele fixe şi circulante, informaţia disponibilă etc. Întreprinderea se consideră formată din următoarele trei subsisteme:

1. subsistemul de conducere (decizional)

2. subsistemul de informare (informaţional)

3. subsistemul de execuţie (operaţional).

Subsistemul de execuţie cuprinde ansamblul activităţilor specifice întreprinderii: aprovizionarea, producerea, desfacerea, exportul, transportul etc. Volumul şi calitatea acestor activităţi se reflectă prin intermediul datelor care de obicei sunt fixate în documentele respective. Ele redau starea şi dinamica

proceselor economice care trebuie gestionate. Datele mai apoi sunt transmise subsistemului informaţional. Subsistemul informaţional include anumite elemente ca: principii, metode, procedee, mijloace tehnice, personal calificat şi structuri organizatorice ce se folosesc pentru generalizarea, culegerea, transmiterea, prelucrarea, codificarea, filtrarea, stocarea datelor, adică acest subsistem realizează o anumită tehnologie informaţională. La etapa de prelucrare a tehnologiei informaţionale, datele se transformă în informaţii. Informaţiile obţinute în rezultatul prelucrării sunt analizate şi transmise subsistemului decizional. SS informaţional joacă un rol dublu : pe de o parte asigură toate informaţiile necesare luării deciziilor la toate nivelurile de responsabilitate, conducere şi control iar pe de altă parte asigură căile de comunicare dintre celelalte subsisteme. Totodată asigurând legătura mediul intern al întreprinderii şi cel extern (mediul economic, financiar, bancar) Subsistemul decizional are scop realizarea funcţiilor de bază conducerii USE care sunt: dirijare, coordonare, reglare, comandă, control. Prin intermediul acestor funcţii subsistemul de conducere trebuie să asigure funcţionarea optimă a întreprinderii, luând deciziile respective de ordin strategic, tactic sau operativ. Iar eficienţa acestor decizii şi implicit a rezultatelor obţinute depind în mare măsură de calitatea şi operativitatea informaţiilor furnizate de subsistemul informaţional.

Fluxuri

Sistemul întreprindere

   

Subsistemul decizional

 

Decizii

Informaţii

Subsistemul informaţional            

     

Decizii

Date

Subsistemul operativ            

     

informaţionale

Fluxuri materiale

şi financiare

Figura 1.1.

M

E

D

I

U

L

E

X

T

E

R

I

O

R

2. Sistemul informatic al USE. Structura, componente, clasificări. Subsistemul informatic al USE cuprinde figura 1.2. În caz general SI al USE se defineşte ca un ansamblu logic şi armonios structurat, format din echipamente electronice de calcul şi de comunicaţie, din procese şi proceduri automate şi manuale, din structuri organizatorice şi personal specializat care folosesc echipament electronic de calcul ca instrument de prelucrare automată a datelor în domeniile respective ale USE.

Informaţia furnizată trebuie să se caracterizeze prin: acurateţe şi realitate; relevantă şi oportună; forma de prezentare adecvată şi accesibilitate, cost corespunzător. Informaţia într-un anumit sens reprezintă înlăturarea incertitudinii prin prelucrarea datelor. Ciclul de viaţă a unui document este determinat de momentul în care el a fost emis până la momentul când este predat în arhivă sau este lichidat.

### Sistemul automatizat de evidenţă include următoarele elemente:

1. Mijloacele tehnice. La ele se referă utilajul şi instalaţiile din care este alcătuit calculatorul, cum ar fi procesorul ce ntral, mijloace optice de

numărare, mijloace de păstrare a informaţiei, imprimante, terminale, etc.; 2. Produse program. - programe de sistem. La aceste programe se atribuie cele care îndeplinesc funcţii generale, de obicei sistemele de operare, care operează cu resursele calculatorului, repartizându-le pentru un lucru cât mai eficient, sisteme de gestiune a bazelor de date, care asigură îndeplinirea funcţiilor standard legate de prelucrarea datelor. Programele de sistem sunt elaborate de furnizorii de produse tehnice sau firme care sunt specializate în domeniul asigurării cu programe. - programe pentru utilizator. Reprezintă un set de instrucţiuni privind prelucrarea prestabilită a datelor, ele fiind elaborate independent de

întreprindere sau sunt procurate de la firme specializate.

3. Documentaţia include descrierea sistemul, informaţii privind utilizarea, prelucrarea datelor alte funcţii privind utilizar ea.

4. Personalul – lucrătorii care coordonează lucrul cu sistemul, proiectează şi asigură cu programe, exploatează şi verifică prelucrarea datelor de către sistem. 5. Datele reprezintă înregistrări privind operaţiile economice şi alte informaţii nefinanciare necesare, care sunt introduse, păstrate şi prelucrate de

sistem.

6. Proceduri de control procedurile care asigură înscrierea corespunzătoare a înregistrărilor, preîntâmpinând şi înregistrând erorile comise.

Subsistemul informatic al întreprinderii

erorile comise. Subsistemul informatic al întreprinderii Informaţia (nivel sintactic – forma şi structura

Informaţia (nivel sintactic – forma şi structura (volumul de date); semantic sensul conţinutului, indicatori, structura BD, clasificatoare; nivel pragmatic – reflectă valoarea inf. pentru luarea deciziilor). Ansamblul informaţiilor interne şi externe, formale sau neformale utilizate în cadrul firmei precum şi datele care stau la baza obţinerii lor.

firmei precum şi datele care stau la baza obţinerii lor. Tehnologiile informaţionale . (de bază) Sisteme

Tehnologiile

informaţionale.

(de bază) Sisteme de operare, mijloace de realizare a PP, programe de testare AVP, (aplicaţii) generale Office, de comunicare, multimedia, translatoare, etc. instrumentar special matematice, statistice, contabile, de gestiune a proiectelor, inteligenţă artificială etc. modul de utilizare locale, complexe, integrate, corporative. Mijloace de colectare şi înregistrare (tastatura, scanner, dispozitive optice) mijloace de transmitere (LAN, WAN, Internet, Intranet) Mijloace de stocare a datelor (discuri optice, CD, DVD) mijloace de prelucrare (PC, servere, supercalculatoare) mijloace de prezentare a informaţiei imprimante, monitoare, dispozitive grafice, etc.

imprimante, monitoare, dispozitive grafice, etc. Mijloace tehnice Produse program Structura
Mijloace tehnice

Mijloace tehnice

Mijloace tehnice Produse program
Mijloace tehnice Produse program
Mijloace tehnice Produse program
Mijloace tehnice Produse program
Mijloace tehnice Produse program

Produse program

Produse program
grafice, etc. Mijloace tehnice Produse program Structura organizatorică Subdiviziunile structurale,

Structura organizatorică Subdiviziunile structurale, personalul de conducere, care îndeplinesc funcţiile de conducere cu ajutorul tehnologiilor informaţionale Tip ierarhic corespunde structurii liniar- funcţionale, care cuprinde subdiviziunile funcţionale şi de structură. Tip reţea ce corespunde divizării structurii în anumite business-unităţi.

divizării structurii în anumite business- unităţi. Structura funcţională – totalitatea subsistemelor

Structura funcţională totalitatea subsistemelor funcţionale, procedurilor, metodelor, modelelor şi algoritmilor de prelucrare a informaţiei, actelor normative care realizează funcţia de conducere. Conducerea strategică Gestiunea producerii Conducerea personalului Evidenţa contabilă Gestiunea operativă (logistica)

Metode de conducere

Modele de luare a deciziilor

Sistemul informatic reprezintă o parte a sistemului informaţional care permite realizarea operaţiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor şi difuzarea informaţiilor prin utilizarea tehnologiilor informatice moderne (într-un mod automatizat). Un SI trebuie structurat în aşa mod ca să corespundă cerinţelor diferitor grupe de utilizatori:

1. manageri la nivelul conducerii strategice, tactice şi operative;

2. personalul implicat în procesul de culegere şi prelucrare a datelor;

3. personalul implicat în procesul cercetărilor ştiinţifice şi proiectării de noi produse şi tehnologii de fabricaţie;

4. personalul implicat în procesul de producţie, control a proceselor industriale utilizând mijloace speciale tehnologiilor informaţionale.

Astfel, în cadrul SI al USE pot fi diferite următoarele SS:

- SS conducerii strategice;

- SS conducerii curente;

- SS de gestiune a cunoaşterii (specific activităţii de cercetare şi proiectare);

- SS operaţionale.

SI la nivel operaţional (OLS) permit culegerea, stocarea şi prelucrarea datelor referitoare la tranzacţie şi procesele economice derulate (aprovizionări cu materii prime) consum de materii prime, produse finite obţinute, livrate, încasate, plăţi efectuate către furnizori, gestiunea depozitelor bancare, încasări sau plăţi prin conturi curente. S de gestiune a cunoaşterii în cadrul USE permit noilor tehnologii şi cunoştinţe în cadrul USE (produse soft destinate proiectării asistate de calculator) precum şi asigurarea automată a controlului fluxului de documente în cadrul USE. SI destinate conducerii curente (nivelul tactic) asigură derularea activităţii de control şi conducere pe termen scurt, susţinând, de regulă, deciziile de rutină. Aceste S generează rapoarte

periodice a căror structură este prestabil, oprind informaţia necesară decidentului în conformitate cu domeniul său de responsabilitate. Fiind gândite mai mult ca sisteme de rapoarte periodice, ele sunt mai puţin pregătite să ofere informaţii urgente ca urmare a unor situaţii neprevăzute.

SI destinate conducerii strategice permit echipei manageriale de vârf să realizeze planificarea activităţii USE pe termen lung în vederea atingerii obiective strategice fixate.

Structura SI al USE cuprind atât componente definite după criterii funcţionale cât şi pe cele rezultate de luare în considerare a nivelurilor de decizie şi operaţionale din cadrul USE. În egală măsură poate fi realizată o clasificare a SIG utilizate în cadrul USE pornind de la criteriul naturii prelucrărilor realizate prin intermediul lor:

1. S pentru prelucrarea tranzacţiilor (TPS) sunt speciale în prelucrarea, stocarea şi preluarea

mare de

datelor

repetabilitate şi volum mare de date şi servesc nivelul operaţional. În această categorie sunt incluse SI

ca:

privitoare

la

tranzacţiile

zilnice

de rutină.

Se

caracterizează

prin

gradul

lor

- privind gestiunea producţiei;

- privind evidenţa vânzărilor;

- privind contabilitatea financiară;

- privind gestiunea stocurilor;

- privind operaţiile pe cont curent;

- conducerea gestiunilor financiare (depozite, credite).

2. SI destinate activităţii de birotică (OAS) destinate în principal personalului implicat in

procesul prelucrării informaţiilor şi comunicaţiei (contabili, secretare, manageri). În această categorie sunt cuprinse:

- procesoare de texte;

- procesoare de tabele;

- sisteme de poştă electronică.

3. S destinate cercetării-dezvoltării (KWS) destinate creării şi integrării noilor tehnologii în

cadrul USE. Utilizatorii acestor S sunt ingineri, proiectanţi şi alţi specialişti implicaţi în activitatea de cercetare.

4. SI destinate conducerii (MIS) destinate asigurării rapoartelor sintetice de rutină necesare în

procesul fundamentării deciziilor curente, controlului şi planificării pe termen scurt. Asemenea S permit generarea de rapoarte privind abaterile înregistrate precum şi consultarea online a informaţiilor referitoare perioadelor anterioare de gestiune.

5. S suport de decizie (DSS) oferă managerilor modele complexe şi aprofundate de analiză în

vederea fundamentării deciziilor. Ele valorifică informaţii interne oferite de prima şi a patra categorie alături de informaţii provenite din mediul exterior (curs valutar, preţul produselor fabricate de firmele

concurente, preţul de piaţă a materiilor prime). Oferă utilizatorilor flexibilitate deosebită la cerinţele formulate returnând rapid răspunsurile solicitate. În această categorie de S pot fi incluse S expert caracterizate prin stocarea cunoştinţelor exportului uman sub formă de fapte şi reguli într-o bază de cunoştinţe utilizate pentru deducerea de concluzii, prin derularea de raţionamente automate. Deci, asemenea S expert pot fi utilizate cu succes în diagnosticarea financiară a USE, în elaborarea deciziilor băneşti, de acordare a creditelor clienţilor săi. (ex. de avantaje şi dezavantaje)

6. S suport ale executivului (ESS) reprezintă SI destinate conducerii strategice şi permit luarea

unor decizii nestructurate, altele decât cele de rutină. Ele nu au fost gândite să servească la soluţionarea unei anumite probleme ci să ofere facilităţi generalizate de calculul comunicare. Utilizează date privind mediul exterior USE precum şi date sintetizate oferite de S 4 şi 5 precum şi de cele mai avansate produse soft grafice. După aria de cuprindere:

Subsisteme informatice acoperind arii distincte, definite pe criterii funcţionale în cadrul organizaţiei:

o

Subsistemul contabilităţii o Subsistemul producţiei o Subsistemul cercetării

o

Subsistemul commercial o Subsistemul resurselor umane

Subsisteme interorganizaţionale concepute să asigure fluxuri informaţionale între:

o Organizaţie şi partenerii săi (furnizori, clienţi, bancă etc). Ex: e- banking, comerţ electronic etc. o „Firma mamă” şi subdiviziunile sale organizatorice.

5
Acţiune Factori de decizie Nevoi de informaţii Informaţii Activitatea Contabilitate economică Cuantificare
Acţiune
Factori de decizie
Nevoi de informaţii
Informaţii
Activitatea
Contabilitate
economică
Cuantificare
Prelucrare
Comunicare
date
Realizată
Realizată
Realizată
prin
prin stocarea
prin
înregistrarea
şi pregătirea
rapoarte
datelor
datelor

Fig. 1.4. Contabilitatea ca sistem informaţional pentru decizii economice

Conform figurii 1.4 contabilitatea face legătura dintre activităţile economice şi factorii decizionali. În primul rând contabilitatea cuantifică activităţile economice, înregistrând datele ce le privesc pentru o utilizare ulterioară. În al doilea rând, datele sunt stocate cât timp este necesar iar apoi prelucrate pentru a deveni informaţii utile. În al treilea rând, informaţiile sunt comunicare prin intermediul rapoartelor financiare factorilor de decizie. S-ar spune că datele brute ce privesc activităţile economice reprezintă un imput al sistemului contabil, iar informaţia prelucrată, utilă pentru factorii de decizie, reprezintă output-ul. Astfel sistemul informaţional contabil este cel mai important, pentru că joacă rolul principal în direcţionarea fluxului de date economice către toate compartimentele unei întreprinderi şi către terţii interesaţi din afara întreprinderii. Contabilitatea reprezintă nucleul financiar al sistemul informaţional managerial. Acesta oferă atât conducerii cât şi terţilor din exterior o imagine completă asupra organizării agentului economic.

Documente Jurnale Cartea Balanţa de Bilanţ sursă Mare verificare contabil Alte raportări Fişiere şi
Documente
Jurnale
Cartea
Balanţa de
Bilanţ
sursă
Mare
verificare
contabil
Alte
raportări
Fişiere
şi analize
Obţinerea ieşirilor
Culegerea
Pregătirea, Prelucrarea şi Întreţinerea
Fig. 1.5. Ciclul prelucrării datelor în contabilitate

6

Sistemul informaţional al agentului economic Planificarea Aprovizionarea Realizarea Evidenţa muncii şi a
Sistemul informaţional al agentului economic
Planificarea
Aprovizionarea
Realizarea
Evidenţa muncii şi a
retribuţiei
Evidenţa mijloacelor
fixe
Sistemele
informaţio-
Evidenţa operaţiilor
Evidenţa consumurilor
Rapoartele şi dările
de seamă
nale ale
financiare
de producţie
altor unităţi
economice
Evidenţa materialelor
Evidenţa producţiei
finite
Finanţele
Cadrele
Producerea

Fig. 1.6. Legăturile informaţionale în evidenţa contabilă

În realizarea unui sistem informatic se poate opta pentru una din următoarele soluţii:

o

sistem informatic centralizat

o

sistem informatic descentralizat

Sistemul informatic centralizat se caracterizează prin faptul că întregul proces de stocare şi prelucrare a

datelor precum şi de dezvoltare a sistemului se realizează la nivelul unei singure locaţii în care se află un singur sistem de calcul, de regulă un mainframe, care stochează o bază de date unică precum şi

ansamblul

terminalelor. Avantajele centralizării sunt reprezentate de:

- controlul efectiv asupra utilizării şi dezvoltării software-ului;

- controlul asupra securităţii şi integrităţii datelor;

- partajarea resurselor hard, soft şi a datelor între utilizatori;

- eliminarea riscului incompatibilităţii hard şi soft în cadrul sistemului;

- promovarea cu uşurinţă a standardelor (tehnice, de proiectare, procedurale etc) la nivelul întregului

sistem;

- asigurarea serviciilor solicitate de către utilizatori prin puterea de calcul a sistemului central;

Dezavantajele centralizării sunt reprezentate de următoarele aspecte:

- cădereasistemului de calcul blochează toţi utilizatorii;

- alterarea datelor şi a programelor, voită sau accidentală, afectează toţi utilizatorii;

- sistemul se poate dovedi lent şi inflexibil la nevoile utilizatorilor, adesea fiind insuficient adaptat nevoilor locale sau de grup ale utilizatorilor;

- poate realiza un timp mare de răspuns în cazul unor solicitări simultane ale mai multor utilizatori.

Sistemul informatic descentralizat se caracterizează prin faptul că datele, software-ul şi puterea de calcul sunt dispersate în diferite locaţii (chiar dispersate geografic) ale organizaţiei. Prelucrarea se realizează pe calculatoare personale independente sau în cadrul unor reţele locale. Avantajele descentralizării:

- datele sunt stocate şi prelucrate local;

- soft-ul este mai bine adaptat nevoilor locale;

- avariile hard, soft sau ale bazei de date la nivelul unei locaţii nu afectează celelalte locaţii;

- configuraţia sistemului poate fi gândită în funcţie de nevoile diferitelor departamente din cadrul organizaţiei sau chiar a utilizatorilor locali;

intermediul

programelor

de

aplicaţie.

Utilizatorii

interacţionează

cu

sistemul

prin

- mai marea autonomie şi motivare la nivelul utilizatorului local.

Dezavantajele descentralizării:

- riscuri mari legate de incompatibilităţi hard şi soft între diferite locaţii;

- apariţia inerentă a unor duplicări ale datelor şi software-ului în diferite locaţii;

- dificultatea realizării unor proiecte complexe la nivel local;

- riscul de fragmentare a politicii TI;

- costuri mai mari în comparaţie cu sistemul centralizat.

Tendinţa actuală este net orientată către descentralizare care trebuie să se realizeze astfel încât:

managementului local;

• să se asigure alinierea la standardele utilizate la nivelul SI global al organizaţiei;

• la nivel central urmează să se realizeze:

întreaga

responsabilitate

şi

autoritate

pentru

funcţiile

descentralizate

ale

SI

aparţină

- elaborarea strategiei la nivelul întregului SI al organizaţiei;

- managementul comunicaţiilor în cadrul reţelei locale ale organizaţiei;

- administrarea datelor;

- refacerea în caz de dezastre.

Astăzi, arhitectura promovată în realizarea sistemelor descentralizate este arhitectura client-server

caracterizată prin faptul că aplicaţiile şi datele puse la dispoziţia utilizatorilor sunt dispersate pe diferitele componente hardware în funcţie de numărul utilizatorilor care trebuie să aibă acces şi de puterea de calcul necesară. Componentele hardware sunt reprezentate de:

- staţii de lucru (calculatoare personale) folosite de utilizatori individuali;

- servere departamentale partajate de utilizatori caracterizaţi prin aceleaşi nevoi de prelucrare;

- server central partajat de toţi utilizatorii. Software-ul exploatat în cadrul organizaţiei este reprezentat de:

- Aplicaţiile la nivelul clienţilor care:

• rulează pe staţia de lucru pusă la dispoziţia clientului;

• exploatează date stocate pe calculatorul clientului;

• sunt reprezentate în principal de: procesoare de tabele, procesoare de texte, aplicaţii exploatând baze de date.

- Aplicaţii departamentale care:

• rulează pe serverul departamental;

• exploatează la nivelul departamentului, datele stocate pe serverul acestuia;

• sunt partajate de utilizatorii aceluiaşi departament;

- Aplicaţii la nivelul organizaţiei care:

• rulează pe serverul central;

• exploatează datele de interes general stocate pe serverul central;

• sunt partajate de utilizatorii mai multor departamente;

• necesită putere mare de prelucrare.

Desfăşurarea unei activităţi riguroase şi performante de proiectare şi realizare de sisteme informatice de gestiune impune respectarea următoarelor aspecte:

1. Abordarea globală a problemei de rezolvat;

2. Utilizarea unei metodologii unitare în proiectarea şi realizarea sistemului informatic;

3. Aplicarea celor mai moderne soluţii şi metode de proiectare şi realizare a sistemului informatic;

4. Structurarea sistemului informatic ţinând seama de structura organizatorică din cadrul firmei.

5. Participarea nemijlocită a viitorului beneficiar la activităţile de analiză, proiectare şi

implementare a sistemului informatic. O astfel de participare asigură formularea clară a specificaţiilor necesare proiectării şi validarea eşalonată a soluţiilor propuse de proiectant toate acestea asigurând în final un produs care să corespundă deplin cerinţelor utilizatorului;

6. Respectarea cadrului legislativ. Fiind vorba de sisteme informatice de gestiune devine obligatorie

realizarea evidenţelor, calcularea indicatorilor şi întocmirea lucrărilor de sinteză în conformitate cu reglementările aflate în vigoare.

7. Realizarea unor sisteme informatice corespunzătoare resurselor disponibile la utilizator;

8. Întrucât prin natura sa software-ul este supus schimbării, această schimbare trebuie anticipată şi controlată; 9. Compromisurile sunt inevitabile în dezvoltarea aplicaţiilor informatice şi ele trebuie explicitate şi documentate. 10. Fundamentarea realizării SI pe criterii de eficienţă economică presupune evaluarea cheltuielilor necesare pentru conceperea, realizarea, implementarea şi exploatarea curentă a SI şi compararea acestora cu efectele economice directe şi indirecte obţinute de unitatea beneficiară.

Evoluţia rapidă a tehnologiilor informaţionale şi extinderea domeniilor de utilizare a informaticii au impus realizarea unor strategii de proiectare şi realizare a SI. În prezent aceste strategii pot fi clasificate în modul următor:

1) În funcţie de rolul SI în cadrul USE se disting 3 categorii de strategii:

a) strategia ameliorativă;

b) strategia inovatoare;

c) strategia adaptivă.

Strategia ameliorativă urmăreşte automatizarea activităţilor şi operaţiilor care au caracter repetitiv sau de rutină. Sistemele informatice, elaborate după asemenea strategie, nu impun modificări în sistemul unităţii, au un grad redus de complexitate, sunt lipsite de flexibilitate, nu folosesc personal numeros, iar timpul de implementare este scurt. Strategia inovatoare consideră că implementarea SI trebuie însoţită de schimbări importante în organizarea şi funcţionarea sistemului USE. Aceste strategii presupun un timp mai mare pentru realizarea noului sistem, mai multe cheltuieli, personal de înaltă calificare, dar care asigură valorificarea facilităţilor oferite de calculator. Strategia adaptivă se bazează pe principiul invariaţiei sau modificărilor lente impuse de existenţa proceselor şi structurilor de bază ale unităţilor economice. Elementele informaţionale invariante sunt surprinse în baza informaţională (BI) care ocupă locul central în cadrul SI. Strategia adaptivă asigură flexibilităţi sporite datorită utilizării conceptului de bază informaţională care se transpune în colecţii de date şi care împreună cu procedurile de creare, actualizare şi exploatare constituie nucleul SI. Prin comparaţie, strategia ameliorativă pleacă de la un set bine determinat de ieşiri în funcţie de care se determină toate celelalte elemente ale sistemului (atribute de intrare, BI, algoritmi şi proceduri de prelucrare etc.), în timp ce strategia adaptivă începe prin determinarea setului de intrări strict necesare asigurării BI în aşa fel încât aceasta să modeleze cât mai complet sistemul unităţii.

2) În funcţie de modalitatea de abordare şi realizare a SI se disting:

Strategia descendentă Strategia ascendentă Strategia mixtă Strategia descendentă numită şi top-down pleacă de la principiul descompunerii sistemului informatic complex în componente prezentând o complexitate mai redusă (definite pe domenii de activitate de exemplu) parcurgându-se succesiv mai multe niveluri de detaliere în cadrul fiecărei componente definite. Prin această abordare, sistemul informatic dobândeşte o structură ierarhic modulară în care fiecare componentă îndeplineşte o anumită funcţionalitate şi va fi coordonată în funcţionarea sa de componentele plasate la nivelul ierarhic imediat superior. Această strategie:

• se aplică în cazul sistemelor informatice complexe, vizând o arie largă de cuprindere; • asigură realizarea unei soluţii globale, unitare la nivel conceptual pentru întregul sistem, componentele acestuia urmând să fie proiectate şi realizate independent (pe baza unei planificări), priorităţile fiind fixate în funcţie de opţiunea beneficiarului sau importanţei respectivelor componente şi conexiunilor necesare în cadrul sistemului global. • Pe măsura realizării componentelor din arhitectura generală a sistemului informatic acestea se vor testa şi apoi integra în produsul final a cărui funcţionalitate va fi de asemenea verificată.

• Impune un efort deosebit atât în perioada de analiză (fiind necesară o analiză complexă şi foarte

amănunţită având în vedere complexitatea proceselor informaţionale supuse informatizării) cât şi de proiectare şi realizare ceea ce impune eforturi financiare deosebite.

• În procesul integrării componentelor nu vor apărea probleme deosebite ca urmare a strategiei unitare

de proiectare şi realizare definită la demararea proiectului. Strategia ascendentă numită şi bottom up promovează iniţiativa la nivelul fiecărui domeniu de gestiune (contabilitate, comercial, producţie etc) fără a exista o soluţie cadru şi o arhitectură definită pentru sistemul informatic global la nivel de organizaţie. Sistemele de gestiune se proiectează, realizează şi exploatează independent, răspunzând cerinţelor de gestiune ale domeniilor pentru care au fost realizate, urmând ca ulterior să se treacă la integrarea acestora în cadrul sistemului informatic global al organizaţiei. Datorită lipsei unei strategii unitare în plan hardware şi software, a unei soluţii unitare de proiectare şi realizare există riscul unui grad redus de integrare a subsistemelor de gestiune realizate în cadrul sistemului informatic al organizaţiei. Strategia mixtă reprezintă o combinare a strategiei descendente cu strategia ascendentă reţinându-se punctele lor forte. În această abordare se optează pentru o definire a componentelor sistemului informatic în conformitate cu cerinţele strategiei descendente, urmând ca proiectarea, realizarea şi integrarea acestor componente să se realizeze urmând cerinţele strategiei ascendente. Indiferent de strategia utilizată în definirea arhitecturii trebuie ca această soluţie să permită dezvo ltarea ulterioară a sistemului informatic prin crearea şi integrarea de noi componente. O astfel de abordare conduce la definirea de arhitecturi deschise pentru sistemele informatice. Numai astfel sistemul informatic va putea evolua odată cu activitatea organizaţiei asigurând suportul informaţional necesar procesului de conducere şi se va putea totodată moderniza prin integrarea de noi soluţii TI.

Structura generală a unui sistem informatic de gestiune

Pentru a defini structura generală a unui sistem informatic este necesar să plecăm de la funcţia acestuia

de a prelucra datele disponibile în vederea obţinerii informaţiilor necesare luării deciziilor în procesul conducerii. Cele trei componente majore care formează sistemul informatic sunt:

Intrările

Intrările reprezintă ansamblul datelor încărcate, stocate şi prelucrate în cadrul sistemului în vederea

obţinerii informaţiilor. Intrările se clasifică în două grupe şi anume:

1. Tranzacţiile externe care redau dinamica operaţiilor şi proceselor economice şi financiare din cadrul firmei. Provin din mediul exterior sistemului informatic. Sunt tranzacţii externe: datele

referitoare la aprovizionările cu materii prime, datele reflectând operaţiile de încasări şi plăţi etc. Tranzacţiile interne sunt reprezentate de:

• Date consemnate în documente primare, la locul producerii operaţiilor pe care le evidenţiază, în cadrul firmei (de exemplu: un bon de consum, o factură emisă unui client etc);

• Date care provin din mediul economic-financiar-bancar, consemnate în documente sau înscrise în

norme şi/sau prevederi legale (facturi primite de la furnizori, ordin de plată onorat de client, cota legală

de TVA, cotele de impozit pe profit etc);

• Date provenind de la alte sisteme informatice operaţionale în cadrul aceleiaşi firme.

• Date provenind de la alte sisteme informatice exterioare firmei.

Datele consemnate în documente vor fi introduse în sistemul informatic în următoarele moduri:

- Executarea unor proceduri specializate ale sistemului informatic permiţând încărcarea datelor tastate de operator pe baza unor machete de culegere a datelor generate pe monitorul calculatorului şi validarea datelor; - Scanarea documentelor, tehnologie modernă pe principii optice, permiţând preluarea unui volum foarte mare de date într-un interval scurt de timp. Intrările pot fi realizate în mod direct, utilizându-se mijloace moderne ale TI cum ar fi:

- Transferul de date prin reţeaua locală din cadrul firmei, o reţea Novell de exemplu sau reţeaua

intranet reuşindu-se astfel ca ieşirile unui subsistem informatic al firmei să devină intrări pentru un alt

subsistem;

- Transfer de date la distanţă:

Prelucrările

Ieşirile

o Prin Internet, inclusiv utilizarea tehnologiei EDI Electronic Data Interchange;

o Prin reţele private.

- MICR (Magnetic ink character recognition) documentele sunt completate folosind caractere stilizate înscrise cu cerneală magnetică citirea documentelor făcându-se prin intermediul unor echipamente specializate

- Carduri cu bandă magnetică

- Smart card-uri

- Coduri de bare

- Recunoaştere vocală

- Camere digitale

2. Tranzacţiile interne sunt urmarea unor prelucrări automate desfăşurate în cadrul sistemului informatic conducând la modificări structurale în cadrul colecţiilor de date. Exemple: valoarea totală a

produselor livrate, valoarea totală a încasărilor etc. Prelucrările, cel de al doilea element definitoriu al sistemului informatic, reprezintă un ansamblu omogen de proceduri automate realizând:

• Crearea iniţială şi actualizarea bazei de date

• Exploatarea bazei de date

• Reorganizarea bazei de date

• Salvarea/restaurarea bazei de date.

Ieşirile sistemului informatic sunt reprezentate de rezultatele prelucrărilor desfăşurate. Aceste ieşiri, în

funcţie de natura prelucrărilor care le-au generat, sunt de două categorii:

• Ieşiri obţinute în urma unor operaţii de transfer al datelor, care nu şi-au modificat valoarea faţă de

momentul introducerii lor în sistem. De exemplu: numărul şi data unei facturi, denumirea unui produs, cantitatea facturată etc.

• Ieşiri obţinute în urma unor operaţii de calcul pe baza unor algoritmi prestabiliţi (valoarea produsului facturat, total factură, valoarea vânzărilor pe luna…etc).

Ieşirile sistemului informatic pot fi clasificate în funcţie de conţinutul şi forma lor de prezentare în:

• Indicatori sintetici regăsiţi în tablourile de bord oferite managerilor ce pot fi consultate on-line;

• Rapoarte (situaţii) care grupează diverşi indicatori sintetici sau analitici sub formă tabelară. Exemplu: Statul de plată, Situaţia stocurilor de produse finite la data …, Balanţa sintetică etc.

a) După gradul de agregare a datelor rapoartele se clasifică astfel:

-Rapoarte sintetice, cuprinzând indicatori cu grad mare de sintetizare, destinate analizei activităţii şi

fundamentării deciziilor. Exemple: Situaţia evoluţiei vânzărilor pe produse şi trimestre, Balanţa de verificare, Bilanţul contabil etc.

-Rapoarte analitice conţinând informaţii detaliate privind desfăşurarea unei activităţi pe un anumit segment de timp (exemplu: Situaţia consumului de materiale pe luna…, Situaţia intrărilor de materiale pe gestiuni etc). Sunt destinate utilizării în cadrul compartimentelor funcţionale.

b) După criteriul naturii informaţiilor prezentate rapoartele se pot clasifica în:

-Rapoarte conţinând date de stare reflectând valoarea patrimoniului la un moment dat, volumul activităţii la o anumită dată. Cel mai elocvent exemplu este bilanţul contabil care reflectă o “fotografiere” a situaţiei patrimoniale la sfârşitul perioadei de gestiune. -Rapoarte statistice cuprinzând informaţii având caracter statistic necesare raportărilor ierarhice (ministere, bănci etc), Comisiei Naţionale de Statistică, BNR, centralei băncii în cazul sucursalelor sau fundamentării unor decizii vizând perioade viitoare de timp. -Rapoarte previzionale care permit pe baza informaţiilor privitoare la perioade anterioare de gestiune să se anticipeze evoluţia unor procese şi fenomene economice şi/sau financiare. Aceste rapoarte sunt necesare atât în fundamentarea deciziilor tactice cât şi a celor strategice. c) După destinaţie, conţinut şi modul de structurare rapoartele se pot clasifica astfel:

-Rapoarte de uz intern al căror conţinut este determinat de cerinţele proprii de informare şi control; -Rapoarte de uz general al căror conţinut este prestabilit (exemplu: bilanţ contabil, balanţă de

verificare etc) multe dintre acestea fiind destinate şi mediului exterior firmei (băncilor în procesul de creditare, organelor fiscale etc).

d) După frecvenţa de generare:

-Rapoarte zilnice

-Rapoarte lunare

-Rapoarte trimestriale -Rapoarte anuale În cadrul acestor rapoarte gradul de agregare/sintetizare a informaţiei conţinute este cu atât mai mare cu cât intervalul de timp la care se referă este mai larg. Rapoartele pot fi generate pe imprimantă, pe monitorul calculatorului, pe suport magnetic sau optic pentru a fi transmise off-line beneficiarului sau transmise la distanţă on-line (sub formă de fişiere) prin intermediul reţelelor. • Grafice care permit reprezentarea într-o formă sugestivă (bi sau tridimensională) a dinamicii indicatorilor sintetici şi analitici precum şi a structurii indicatorilor. Graficele pot fi de mai multe tipuri: liniare, histograme, bursiere, de structură (pie), mixte etc. • Foi de calcul electronice generate cu ajutorul procesoarelor de tip EXCEL, LOTUS 1-2-3 ale căror date pot face obiectul exporturilor/importurilor către sistemele de gestiune a bazelor de date în vederea obţinerii altor prelucrări. • Ieşiri destinate altor sisteme reprezentate de fişiere transmise on-line sau off-line în vederea continuării prelucrărilor în cadrul altor subsisteme informatice.

Interdependenţa dintre activităţile financiar-contabile şi elementele funcţionale ale SIFC La proiectarea SIFC se utilizează diferită terminologie la desfăşurarea activităţilor financiar-contabile prin terminologia manuală şi cea automatizată. De aceea vom arăta corespunderea dintre partea funcţională a sistemului financiar-contabil şi partea funcţională a SIFC. Această corespundere prezintă schematic astfel:

Activităţ i

Activităţ i

Subactivităţi

Subactivităţi

Funcţii

Funcţii

Operaţii

Operaţii

Structura Structura funcţională a SIF funcţională a SIF financiar- financiar- contabil contabil A1 A1 A2
Structura
Structura
funcţională a SIF
funcţională a SIF
financiar- financiar-
contabil
contabil
A1
A1
A2
A2
An
An
SA1
SA1
SA2
SA2
SAt
SAt
F1
F1
F2
F2
Fm
Fm
O1
O1
O2
O2
Ok
Ok

Subsisteme

Subsisteme

Aplicaţie

Aplicaţie

informatică

informatică

Unitate de

Unitate de

prelucrare

prelucrare

Module

Module

Structura Structura funcţională a SI funcţională a SI financiar- financiar- contabil contabil SS1 SS1 SS2
Structura
Structura
funcţională a SI
funcţională a SI
financiar- financiar-
contabil
contabil
SS1
SS1
SS2
SS2
SSn
SSn
AI1
AI1
AI2
AI2
AIt
AIt
UP1
UP1
UP2
UP2
UPm
UPm
M1
M1
M2
M2
Mk
Mk

Structura funcţională şi obiectivele SIFC Obiectivele SIFC sunt funcţionale deoarece SIFC e sistem de gestiune. Pentru SI-e din domeniul financiar-contabil obiectivele pot fi repartizate pe 3 direcţii care reflectă de fapt, automatizarea celor 3 subactivităţi ale activităţii financiar-contabile şi anume:

Structura funcţională a

Structura funcţională a

SIFC

SIFC

funcţională a Structura funcţională a SIFC SIFC SS gestiune SS gestiune EM EM EMF EMF EP

SS gestiune

SS gestiune

funcţională a SIFC SIFC SS gestiune SS gestiune EM EM EMF EMF EP EP SS control
EM EM
EM
EM
EMF EMF
EMF
EMF
EP EP
EP
EP

SS control

SS control

SS gestiune EM EM EMF EMF EP EP SS control SS control AI res. um AI
AI res. um AI res. um
AI res. um
AI res. um
EMF EP EP SS control SS control AI res. um AI res. um SS finanţe SS

SS finanţe

SS finanţe

SS control AI res. um AI res. um SS finanţe SS finanţe AI bug AI bug
AI bug AI bug
AI bug
AI bug
AI rez AI rez
AI rez
AI rez
AI terti AI terti
AI terti
AI terti
AI patr AI patr
AI patr
AI patr
AI imp AI imp
AI imp
AI imp
AI fin AI fin
AI fin
AI fin

Atunci cînd se elaborează ceva concret pentru automatizarea evidenţei financiar-contabile e necesar de prelungit structura funcţională până la nivelul modulelor. Vom menţiona că proiectarea structurii funcţionale pînă la nivelul AI se execută la proiectarea generală. Elaborarea unităţilor de prelucrare (UP) şi a modulelor (M) se execută la etapa proiectării de detaliu, prin intermediul SGBD sau limbajelor de programare.

Resurse informaţionale ale SIFC 1. Informaţiile financiar-contabil posedă o anumită structură ce se exprimă prin informaţia unităţilor relative de măsurare a informaţiei economice şi legăturile dintre ele. Schematic structura informaţiei financiar-contabil poate fi exprimată astfel:

Atribut

Atribut

- contabil poate fi exprimată astfel: Atribut Atribut Rechizite simbol Rechizite simbol Rechizite bază
Rechizite simbol Rechizite simbol Rechizite bază Rechizite bază Indice Indice
Rechizite simbol
Rechizite simbol
Rechizite bază
Rechizite bază
Indice
Indice

Rind de document

Rind de document

Document

Document

Masiv informaţional

Masiv informaţional

Flux informaţional

Flux informaţional

Subsistem informatic

Subsistem informatic

SI SI
SI
SI

Cea mai mică unitate relativă de măsură a informaţiei e rechizitul care are 2 aspecte:

a) Aspect calitativ numit rechizit simbol,

b) Aspect cantitativ numit rechizit bază.

Se dăm un exemplu: 18 mese, 18 aspect cantitativ şi mese – aspect calitativ. Unul sau mai multe rechizite simbol şi un rechizit bază care împreună dau caracteristica unui obiect formează indicele. Indicele poate fi exprimat formal astfel:

R , R , R

1

2

n

- rechizite simbol,

I

(

R R

1

,

2

,

R Q

n

,

)

Q – rechizit bază.

Rechizitele şi indicii poartă o denumire comună de atribut. Unul sau mai mulţi indici aranjaţi într-o anumită consecutivitate şi redau un anumit sens relativ, rîndul de document. Rîndul de document e cea mai mică unitate relativă de măsurare a informaţiei financiar-contabile în care se poate înregistra o informaţie. Mai multe rînduri omogene pot forma masivul informaţional. Mai multe masive care caracterizează o subactivitate formează fluxul informaţional. Fluxurile informaţionale arată dinamica informaţiilor, ele au început şi sfîrşit şi pot fi verticale, orizontale sau circulare. Fluxurile informaţionale care caracterizează o activitate vor forma subsistemul informaţional, iar totalitatea subsistemelor vor caracteriza toate activităţile desfăşurate şi vor forma împreună sistemul informaţional. Intrările unui sistem informatic reprezintă totalitatea datelor primare care sunt necesare obţinerii informaţiilor de ieşire determinate din timp, ca rezultat al rezolvării problemei propuse. Definind intrările trebuie determinate elementele necesare realizării tehnice ulterioare a documentelor de intrare. Intrările şi ieşirile unui sistem se află într-o interdependenţă care este determinată de operaţiile de transformare a intrărilor în ieşiri, adică intrările parcurg toate etapele procesului tehnologic de prelucrare a datelor ulterior devenind ieşiri, care în cele mai dese cazuri reprezintă o formă agragată a intrărilor. Determinarea corectă a conţinutului, formei şi circuitului informaţional al listelor de ieşire sunt realizate în funcţie de natura activităţii, cerinţele informaţionale ale conducerii, obiectivele propuse, cadrul legislativ şi anumite cerinţe care trebuiesc în primul rând respectate. Aceste restricţii

impun un anumit conţinut specific al situaţiilor, inclusiv elemente referitoare la destinaţie, utilizare, frecvenţă şi forma de prezentare. Realizarea obiectivelor oricărui sistem informatic are loc practic prin satisfacerea cerinţelor informaţionale ale conducerii. Cu alte cuvinte aceasta înseamnă furnizarea la timpul stabilit a rapoartelor şi situaţiilor de ieşire, care grupează date necesare pentru a gestiona anumite procese sau pentru a lua anumite decizii. Listele situaţii de ieşire trebuie să reflecte, prin conţinutul lor starea şi dinamica fenomenelor şi proceselor economice care fac obiectul de prelucrare a datelor. Natura prelucrărilor sistemului informatic are un caracter specific în funcţie de natura activităţii unităţii economice şi impune o anumită structurare a indicatorilor analizaţi. Asigurarea informaţională externă include: sistemele de clasificatoare şi clasificatoare, sisteme de decodificare şi decodificatoare, documente de intrare şi instrucţiunile de completare a lor, datele din aceste documente, documentele de ieşire şi instrucţiunile de utilizare a informaţiilor din ele. În activitatea financiar-contabilă predomină 2 sisteme de clasificare a informaţiei:

Sistemul ierarhic

Sistemul de faset.

Sistemul ierarhic de clasificare constă în următoarele:

1. se ia mulţimea iniţială de obiecte şi e alege un criteriu de împărţire a ei în clase.

2. se alege un alt criteriu şi mulţimile primite în rezultatul primei clasificări se împart din nou în clase conform criteriului. Procesul se prelungeşte pînă se epuizează toate criteriile de clasificare. În rezultat se primeşte o divizare a mulţimii iniţiale M în clase subordonate. Schematic clasificarea ierarhică se prezintă în forma unui arbore în rădăcina căruia stă mulţimea iniţială M, clasele sunt nodurile arborelui, iar ramurile

arată calea de subordonare a claselor.

Facultăţile

Facultăţile

Anul de studii

Anul de studii

Grupa

Grupa

M M - nr. studenţilor - nr. studenţilor zi zi ff ff
M M
- nr. studenţilor
- nr. studenţilor
zi
zi
ff
ff

Clasificarea ierarhică e uşor de efectuat, dar are un dezavantaj – este greu de corectat în cazul cînd au fost comise erori. Acest sistem de clasificare are 2 proprietăţi:

1. unul şi acelaşi obiect la oricare nivel nu nimereşte mai mult decît într-o singură clasă

2. reuniunea claselor oricărui nivel formează mulţimea iniţială de obiecte M. Sistemul de faset – se procedează astfel la metoda de clasificare:

a) se fixează careva criteriu numit fasetul 1 şi mulţimea iniţială de obiecte M se împarte în clase conform criteriului

b) se alege al 2 criteriu, numit fasetul 2 şi din nou mulţimea iniţială M de obiecte se împarte n clase conform criteriului dat

c) procesul se prelungeşte pînă cînd se epuizează toate criteriile. De exemplu:

F1

F1

F2

F2

Fn

Fn

F1 limba de studii

F1 limba de studii

1 1
1
1
01 01
01
01
01 01
F1 – limba de studii F1 – limba de studii 1 1 01 01
F1 – limba de studii F1 – limba de studii 1 1 01 01
F1 – limba de studii F1 – limba de studii 1 1 01 01

F2 naţionalitatea

F2 naţionalitatea

F3 cămin

F3 cămin

M M
M
M
 
2 2
2
2
02 02
02
02
02 02
2 2 02 02
2 2 02 02
2 2 02 02
 
5 5
5
5
14 14
14
14
14 14
  5 5 14 14
  5 5 14 14
  5 5 14 14

Clasificarea de faset este mai flexibilă, adică se corectează uşor, însă are un dezavantaj – se execută mai greu decît cea ierarhică.

Sistemul de clasificare de faset ca şi cel ierarhic are 2 proprietăţi:

a) unul şi acelaşi obiect la fiecare faset nimereşte într-o singură clasă

b) reuniunea claselor fiecărui faset coincide cu mulţimea iniţială de obiecte. În SIFC cele mai des utilizate clasificatoare sunt:

1. clasificatorul întreprinderilor

2. clasificatorul profesiilor muncitoreşti

3. clasificatorul mijloacelor fixe

4. clasificatorul materialelor

5. clasificatorul conturilor contabile etc.

La clasificare se lucrează cu grupe de obiecte. Codificarea însă presupune lucrul cu fiecare obiect în parte. La codificare se utilizează anumite noţiuni, ele sunt:

sistem de codificare – totalitatea regulilor în conformitate cu care obiectele se codifică

codificare – procesul de atribuire fiecărui obiect a unui cod unic în conformitate cu sistemul de codificare

cod – un simbol sau o grupă de simboluri care se atribuie fiecărui obiect supus codificării

alfabetul codurilor simboluri diferite ce se utilizează la formarea codurilor

baza codurilor – numărul de simboluri din alfabetul codurilor

lungimea codului – numărul de poziţii din cod

ordinul codului – poziţia ocupată de simbol în cod. Codurile obiectelor unor mulţimi codificate trebuie să aibă aceeaşi lungime în mod obligator.

Mai des utilizate sunt 3 metode de codificare:

1. în ordine

2. consecutive

3. în paralel.

Codificarea în ordine e cea mai simplă de executat şi constă în atribuirea fiecărui obiect din mulţime a unui cod unic format din cifre, litere sau combinaţia lor. Cel mai des la codificarea în ordine se folosesc ca alfabet cifrele sistemului zecimal de numeraţie. Aceasta nu dă posibilitate să aranjăm în mod automat obiectele în ordinea creşterii codurilor sau descreşterii lo r. Rezultatele codificării se înregistrează într-un formular numit codificator. El are denumire „codificatorul obiectelor” şi un tabel

din 2 coloane: codul, denumirea obiectului. La codificarea în ordine între capacitatea codului (numărul de obiecte care pot fi codificate), baza codului şi numărul de poziţii din cod există următoarea relaţie:

C q

n

q

baza codului

n

– numărul de poziţii din cod

C

capacitatea codului.

Codificarea consecutivă se execută atunci cînd obiectele mulţimii iniţiale M au fost mai întîi clasificate prin metoda ierarhică. Codificarea se face în felul următor: fiecărui obiect din clasele ultimului nivel de clasificare i se atribuie un cod în ordine, se codifică în ordine clasele fiecărui nivel în grupa de clase subordonate. Pentru fiecare obiect al mulţimii M se formează un cod compus care are în ultimele poziţii codul în ordine al obiectului în ultima clasă, iar în poziţiile precedente codurile în ordine ale claselor subordonate.

Forma de studii

Facultatea

Anul de studii

M zi ff
M
zi
ff
1 2 4 1 0
1
2 4
1 0

Facultatea

Anul de studii

de studii M zi ff 1 2 4 1 0 Facultatea Anul de studii Forma de

Forma de studii

Numarul studentului

Metoda de codificare în paralel se face astfel:

Mulţimea iniţială de obiecte M se codifică în ordine;

Se codifică în ordine clasele fiecărui faset;

Se formează pentru fiecare obiect al mulţimii M un cod compus care include în ultimele poziţii codul în ordine al obiectului, iar în poziţiile precedente codurile claselor din fiecare faset unde a nimerit obiectul la clasificare. Codul primit la codificare în paralel este foarte informativ şi dă posibilitate de a grupa obiectele după clasele fasetelor. Se foloseşte la prelucrarea anchetelor.

Asigurarea informaţională internă este prezentată prin intermediul colecţiilor sau BD. Colecţiile de date din interiorul echipamentului electronic de calcul se formează cu ajutorul datelor luate din documentele în care sunt înregistrate operaţiile economice parvenite în rezultatul tranzacţiilor externe. Colecţiile de date se vor prezenta în baza informaţională de intrare sub formă de entităţi care la rîndul lor sunt reprezentate prin intermediul tabelelor. Atributele entităţilor este de dorit să coincidă cu atributele din documentele de intrare şi să respecte aceeaşi ordine pentru a se evita erorile la introducerea datelor. În cazul cînd clasificatoarele şi codificatoarele se completează şi sunt duse în mod automatizat atunci ele vor face parte şi din asigurarea informaţională internă. Aceasta dă posibilitate de a introduce codurile sau denumirile obiectelor în documentele de ieşire în mod automatizat.

Din punct de vedere tipologic ieşirile SIFC pot fi redate prin rapoarte, indicatori sintetici, liste- situaţii de ieşire, grafice şi ieşiri către alte sisteme. Indicatorii sintetici caracterizează din punct de vedere sintetic activitatea economico-financiară prin intermediul unor informaţii care redau:

1. Patrimoniul USE;

2. Starea şi rezultatele economice financiare;

3. Calculul şi planificarea financiară a investiţiilor;

4. Calculul şi planificarea rezultatelor economico-financiare;

5. Calculul şi previzionarea activelor circulante şi surselor de finanţare;

6. Calculul şi previzionarea activităţii de trezorerie.

Indicatorii economici financiari sintetici sunt furnizate de SI în formă de videoformate pe ecranul PC. Aceste videoformate de obicei includ:

Denumirea UE; Filiala; Titlul sau denumirea completă a indicatorilor; Activitatea; Valoarea numerică a indicatorilor; Intervalul de referinţă; Secţia, atelier, ora, schimbul; Natura neconcordanţei ”decizia recomandată”; Data curentă. Liste-situaţii de ieşire conţin un întreg sistem de indicatori economici financiari sintetici sau analitici, grupaţi într-o formă care să asigure integral obiectivele propuse. Prin conţinutul lor trebuie să reflecte starea şi dinamica proceselor economici din UE. Determinarea concretă a conţinutului, formei şi circuitului informaţional sunt realizate în dependenţă de natura activităţii, de cerinţele conducerii, de obiectivele propuse, de cadrul legislativ-normativ şi de cerinţele specifice ale UE. Pentru SIFC majoritatea listelor-situaţiilor de ieşire sunt reglementate prin lege. Aceste restricţii impun un anumit conţinut economic al rapoartelor, inclusiv elementelor referitoare la destinaţie, utilizare, frecvenţă şi

formă concretă în care vor apărea. Conţinutul şi forma listelor-situaţii de ieşire se stabilesc de către UE (dacă nu sunt stabilite de lege) împreună cu colectivul care proiectează SI. La determinarea lor se va lua în consideraţie cerinţele informaţionale specifice fiecărei situaţii adoptate la performanţele şi limitele sistemului electronic de calcul şi de gestiune a datelor. Pentru fiecare situaţie de ieşire trebuie să se stabilească în detaliu indicatorii ppe care îi va conţine, modul de ordonare a lor, criteriile de totalizare, algoritmii de calcul şi de gestiune a datelor. Definitivarea fiecărui raport de ieşire presupune precizarea următoarelor elemente:

titlul raportului

indicatorii prezenţi

natura şi lungimea maximă a fiecărui indicator

precizarea gradului de total şi subtotal

cheile de determinare şi de control a indicatorilor

volumul estimativ al situaţiei exprimat prin numărul de linii într-o anumită perioadă de timp

numărul de exemplare, destinaţia fiecărui exemplar

frecvenţa de emitere

termenele de prezentare utilizatorului

dispozitiv periferic de obţinere. La definitivarea conţinutului şi formei rapoartelor se recomandă de utilizat în mod optimal posibil de prelucrare oferite de echipamentul electronic de calcul . Ieşirile sub formă de grafice sunt foarte solicitate de utilizator, mai ales de conducerea de de vîrf

a UE.

Etapele ciclului de viaţă al SI

1. Ciclul de viaţă al SI

2. Studiul şi analiza SIF existent

3. Proiectarea generală a SI

4. Proiectarea de detaliu a SI

5. Implementarea SI

6. Exploatarea curentă şi menţinerea în funcţiune a SI

#1. Realizarea SI reprezintă o acţiune complexă, care îmbină un număr mare de activităţi eterogene (de analiză, proiectare, programare, etc.), cu un pronunţat caracter creativ şi la care participă mai multe unităţi organizatorice. În plus, reclamă resurse umane, materiale şi financiare considerabile, pe o perioadă îndelungată de timp. Folosirea eficientă a acestor resurse, în scopul obţinerii unui SI performant a impus ordonarea acestui proces complex, într-o succesiune bine stabilită de etape şi subetape şi utilizarea unor metode şi tehnici speciale. Între etapele de realizare a SI există o legătură, reflectată prin faptul că, în mod logic şi practic, calitatea realizării unor activităţi din etapele şi fazele precedente, influenţează în mod direct calitatea activităţilor din etapele ce urmează. O altă caracteristică comună tuturor etapelor este aceea că trecerea de la o etapă la alta (chiar şi de la o fază la alta în cadrul aceleiaşi etape)se face numai după o analiză a modului de realizare a etapei parcurse şi a avizării beneficiarului cu rezultatele obţinute. Totodată, fiecare etapă parcursă se încheie cu activităţi privind pregătirea condiţiilor necesare pentru desfăşurarea etapei următoare. Din punct de vedere al metodologiei de proiectare a SI, utilizate de mai mult timp, puţin depăşită, SI au un ciclu propriu de viaţă, care începe cu decizie de realizare a SI şi se încheie cu decizia de abandonare a SI în forma existentă şi înlocuirea lui cu un SI mai performant. Acestui ciclu de viaţă îi corespund următoarele etape: studiul şi analiza SIF existent, proiectarea generală a SI, proiectarea de detaliu a SI, implementarea SI şi exploatarea curentă şi menţinerea în funcţiune a SI realizat. #2. Studiul şi analiza sistemului informaţional existent este prima etapă din ciclul de viaţă al sistemelor informatice şi este o etapă absolut necesară atât în cazul realizării unui sistem nou, cât şi în cazul achiziţionării unui sistem gata elaborat. Scopul etapei este de a efectua un studiu complex asupra activităţilor şi fluxurilor informaţionale existente, a volumului de informaţii prelucrate, a ariei de cuprindere a sistemului informaţional şi a dotării existente cu tehnica de calcul.

Etapa grupează mai multe faze care trebuie să răspundă la următoarele cerinţe:

Delimitarea ariei de cuprindere a SI - nal

conceperea şi realizarea viitorului sistem informatic;

existent, care va deveni sistemul obiect pentru

Reflectarea activităţilor şi operaţiilor de culegere, transmitere şi prelucrare a datelor specifice SI – nal existent;

Surprinderea modificărilor care se impun în organizarea şi funcţionarea SI – nal în viziunea unui

SI;

Evidenţierea dotării existente cu tehnica de calcul, prin prisma concordanţei între sistemul

electronic de calcul şi viitorul SI;

Fundamentarea unei soluţii de principiu care să precizeze activităţile şi operaţiile care urmează a fi

informatizate, costul anticipat al sistemului, tipul sistemului de calcul utilizat, sistemul de operare, implicaţiile în structura internă a unităţii, planificarea globală a realizării SI. Analiza SIF este necesară pentru fundamentarea direcţiilor de perfecţionare şi modernizarea a SIF existent şi eficacitatea înlocuirii a unor activităţi din cadrul lui cu un SI care să asigure necesităţile conducerii cu informaţii. Analiza este oportună şi în cazul agenţilor economici noi, pentru fundamentarea proiectului de sistem informaţional, ca parte a proiectului de înfiinţare a unităţii. Analiza este binevenită şi în cazul achiziţionării unui sistem informatic gata elaborat pentru

determinarea gradului de compatibilitate a acestuia cu sistemul informaţional al UE şi tipul modificărilor necesare de efectuat pentru adaptarea sistemului gata la condiţiile concrete a UE. Analiza SI – nal se realizează în următoarele faze:

a. organizarea şi conducerea analizei SIF care presupune următoarele activităţi:

pregătirea condiţiilor necesare analizei SIF;

constituirea colectivului pentru analiza SIF;

elaborarea programului de realizare;

b. realizarea analizei SIF prin:

documentarea pentru analiza SIF;

alegerea procedeelor de analiză a SIF;

studiul componentelor SIF existent;

evaluarea critică a SIF existent;

elaborarea variantelor de realizare a SI;

c. finalizarea analizei SIF prin:

definirea documentaţiei analizei SIF;

avizarea analizei SIF de către conducerea UB;

a. Organizarea şi conducerea analizei SI-nal.

Iniţierea şi declanşarea analizei SI – nal existent este prerogativa unităţii beneficiare. Tema şi scopurile analizei sunt specificate în “Notă de comandă”, în baza cărei se încheie un contract de execuţie. Valoarea contractului se determină în baza unui deviz de cheltuieli care prevede: numărul de ore preconizat pentru lucrare, personalul implicat, tarifele de realizare, termenele de execuţie, obligaţiile părţilor contractuale şi modul de decontare a lucrării Colectivul pentru realizarea analizei poate fi constituit din: personalul unităţii beneficiare, personalul unităţii specializate de proiectare sau

din personalul ambelor compartimente. Prima variantă are avantajul cunoaşterii temeinice a sistemului informaţional, ceea ce asigură o analiză calitativă în termen relativ scurt. Dezavantajul variantei constă în faptul că membrii colectivului de analiză nu pot sesiza toate deficienţele şi limitele SI – nal, deoarece ei sunt deprinşi cu structura şi modul de funcţionare a SI – nal. Avantajul variantei a doua se impune prin faptul că membrii colectivului de analiză sunt specialişti în domeniu, cunosc specificul analizei la alte UE similare. Dezavantajul este termenul lung de analiză, deoarece se cere o acomodarea a colectivului la condiţiile UE şi trecerea anumitor bariere, între care şi cele psihologice. Varianta a treia este cea mai des utilizată. Indiferent de varianta de constituire a colectivului de analiză, din el trebuie să facă parte conducerea UE beneficiare şi anume: conducătorii compartimentelor funcţionale, specialiştii care cunosc specificul activităţilor UE, uneori chiar a membrilor compartimentelor funcţionale.

După constituirea colectivului de analiză se elaborează un program de analiză prin care se urmăreşte folosirea raţională a personalului, se stabilesc termenii intermediari şi finali, modul de control al îndeplinirii lucrărilor şi procedura de avizare cu rezultatele analizei conducerii unităţii beneficiare.

b. Realizarea analizei SIF

Realizarea fazei de analiză propriu – zisă a sistemului se face prin colectarea preliminară a documentelor necesare pentru analiză. Astfel se studiază modul de organizare şi conducere a UE, obiectivul activităţii de bază, particularităţile procesului tehnologic, activităţile desfăşurate, principalele opţiuni pentru dezvoltarea de mai departe a unităţii, documentele folosite, compartimentele implicate în procesul de documentaţie, frecvenţele şi termenii de realizare a documentelor, sistemele de clasificare şi codificare existente, dotarea existentă cu tehnica de calcul, posibilitatea de utilizare a acesteia în cadrul unui SI. Alegerea procedeelor utilizate în cadrul analizei se face în dependenţă de complexitatea analizei, condiţiile concrete de lucru, experienţa specialiştilor implicaţi, etc. Din multitudinea de procedee vom menţiona:

a. Observarea directă a activităţilor desfăşurate în SI – nal se desfăşoară prin deplasarea membrilor

colectivului de analiză direct în compartimentele de funcţionare pentru a surprinde sfera şi particularităţile activităţilor desfăşurate în fiecare compartiment. Avantajul procedeului – este uşor de

realizat, nu implică dialogul cu membrii compartimentelor, dar nu se foloseşte ca procedeu de bază deoarece lipseşte contactul direct între colectivul de analiză şi personalul UE;

b. Studierea documentaţiei existente. Avantajul constă în faptul că colectivul de analiză intră în

posesia unor informaţii deja culese, fără implicarea personalului UE; dezavantajul – absenţa unui dialog cu personalul din compartimente, ceea ce ar putea conduce la lipsa de exactitate a analizei şi imposibilitatea de a sesiza toate detaliile;

c. Participarea la executarea activităţilor – executarea unor anumite operaţii din cadrul SI – nal în

paralel cu personalul compartimentelor respective. Avantajul – permite o analiză detaliată; dezavantajul – un timp îndelungat de analiză;

d. Inventarierea documentelor utilizate în cadrul SIF – identificarea şi descrierea tuturor

documentelor din SIF cu ajutorul unor fişe (nume document, cine îl întocmeşte, numărul de exemplare, destinatarul, mijloacele de calcul utilizate, verificarea veridicităţii informaţiei). Avantajul – permite comensurarea eforturilor UE în utilizarea şi vehicularea documentelor, care ar permite modificarea fluxurilor informaţionale. Neajuns – lipsa contactului colectivului de analiză cu personalul UE;

e. Chestionarul – un procedeu care are la bază o listă de întrebări adresate personalului din

compartimentele implicate pentru a răspunde în scris la ele. Procedeul este indicat pentru analiza unei activităţi, care întâmpină greutăţi la realizarea concretă. Avantajul – culegerea de informaţii în timp scurt, pe mai multe compartimente cu un număr mic de colaboratori; dezavantajul – limitarea întrebărilor la anumite activităţi;

f. Interviul – studiul SIF prin dialog direct între membrii colectivului de analiză cu personalul

compartimentelor implicate. Studiul SIF existent presupune o cunoaştere detaliată a UE beneficiare care constă din mai multe aspecte:

Studiul structurii organizatorice a UE-

Cunoaşterea cadrului juridic de funcţionare;

Cunoaşterea obiectivului activităţii de bază;

Descrierea operaţiilor tehnologice, a fluxului de producţie şi a tipului de fabricaţie (masă, serie, unicat);

Urmărirea dinamicii unor indicatori tehnico – economici pe o perioadă de cel puţin 5 ani;

Modul se ierarhizare a compartimentelor funcţionale;

Determinarea relaţiilor informaţionale dintre UE cu alte organe ierarhic superioare.

2. Studiul activităţilor din cadrul SIF vizează natura şi specificul activităţilor desfăşurate, documentele în care se oglindeşte fiecare activitate, compartimentele care sunt implicate;

1.

3.

Studiul deciziilor economico financiare modul de fundamentare a deciziilor, documentele pe

care sunt bazate;

4. Studierea gradului de dotare a UE cu tehnică de calcul permite aflarea gradului de dotare,

modul ei de utilizare şi măsura de utilizare în cadrul prelucrărilor din SIF;

5. Studiul fluxurilor informaţionale – permite identificarea circuitului de documente care există

între compartimentele UE, evidenţierea fluxurilor paralele, inutile şi iraţionale, specificarea documentelor inutile, cu informaţii nefolositoare şi a acelora cu un număr ridicat de exemplare, determinarea gradului de încărcare a fiecărui compartiment ocupat în cadrul funcţionării SI – nal.

Fluxurile informaţionale sunt reprezentate prin scheme, cu ajutorul unor simboluri speciale.

6. Studiul volumului de date urmăreşte comensurarea numărului de documente utilizate actual în

SI – nal ţi o estimare a evoluţiei numărului mediu de documente în noul SI. Pentru aceasta se stabileşte: simbolul şi denumirea documentelor utilizate, frecvenţa lor de elaborare, numărul maxim şi mediu de documente, conform frecvenţei de întocmire, numărul mediu de rânduri completate şi numărul total de rânduri din fiecare document, numărul de exemplare, estimarea numărului mediu de documente pentru o perioadă viitoare.

7. Studiul costurilor de funcţionare a SIF asigură determinarea categoriilor de cheltuieli efectuate

de UE pentru a putea specifica efortul financiar la întreţinerea sistemului existent şi anume: salariile personalului implicat (salarii tarifare, contribuţii la asigurarea socială, pensii, etc. ), cheltuieli cu amortizarea şi întreţinerea echipamentului de calcul, cota parte din amortizarea clădirilor în care au loc procese informaţionale, cheltuieli de materiale (hârtie, discuri, etc.), alte cheltuieli necesare pentru funcţionarea SIF.

Evaluarea critică a SIF existent – Obiectivul evaluării critice a SIF existent este de a evidenţia performanţele şi limitele acestuia în raport cu cerinţele sistemului de conducere pentru formularea direcţiilor principale privind calitatea funcţionării sistemului. Aprecierea calităţii informaţionale este influenţată de anumiţi factori cum ar fi: precizia, operativitatea, frecvenţa de difuzare etc. Astfel, este vorba de evaluarea critică a obiectivelor SI – nal, mijloacelor şi metodelor tehnice pentru culegerea, transmiterea, stocarea, prelucrarea şi difuzarea informaţiilor, a personalului şi costurilor de funcţionare. Elaborarea variantelor de realizare a SI este ultima activitate din cadrul analizei propriu – zisă. În cadrul ei se parcurg următoarele activităţi:

Stabilirea funcţiilor, cerinţelor şi restricţiilor pentru viitorul SI;

Definirea soluţiilor globale pentru prelucrarea automată a datelor;

Evaluarea costurilor fiecărei variante de realizare.

c. Finalizarea analizei SIF existent include:

a) definitivarea documentatiei, care cuprinde urmatoarele tipuri de documente:

1. organigrama structurii organizatorice a UB;

2. activitati si mijloace de calcul;

3. organigrama fluxului informational;

4. descrierea si analiza documentelor;

5. descrierea codurilor utilizate.

b) avizarea analizei SIF existent de catre conducerea UB se realizeaza prin intermediul unei sedinte de avizare tehnico-economica la care participa reprezentantii echipei de proiectare, compartimentelor functionale si sectoarelor de productie din UB, reprezentanti ai conducerii UB. Aici se pun in dezvoltare concluziile analizei, evaluarii critice ale SIF existent si se prezinta caracteristicile soluţiei de realizare a SI care a fost considerata ca intruneste cele mai multe avantaje si criterii de eficienta tehnico- economica.

c) trecerea la etapa următoare – proiectarea generala sau conceptuala.

Principii recomandate la proiectarea sistemelor informatice economice

Realizarea şi exploatarea SIE

fiind :

presupune respectarea unui ansamblu de principii,

principalele

1. Fundamentarea realizării SI pe criterii de eficienţă economică;

2. Participarea nemijlocită a beneficiarului la concepţia şi realizarea SI;

3. Utilizarea de soluţii performante în realizarea SI.

Fundamentarea realizării SI pe criterii de eficienţă economică presupune evaluarea cheltuielilor necesare pentru conceperea, realizarea, implementarea şi exploatarea curentă a SI şi compararea acestora cu efectele economice directe şi indirecte obţinute de unitatea beneficiară. Evaluarea eficienţei SI are un caracter estimativ în faza de proiectare şi altul real după introducerea în exploatare efectivă a acestuia. De menţionat că indiferent de momentul calculării eficienţei economice utilizarea acestui criteriu constituie baza selectării soluţiilor aplicate, cu menţiunea că vor fi acceptate numai SI care asigură o eficienţă economică certă. Participarea nemijlocită a beneficiarului la concepţia şi realizarea SI presupune adoptarea şi transpunerea în practică, de către beneficiar, a tuturor măsurilor cu caracter organizatoric necesare desfăşurării, realizării şi introducerii în exploatare a SI. De reţinut că SI este realizat pentru beneficiar, de aceea unităţile beneficiare stabilesc obiectivele generale şi specifice ale viitorului sistem, asigură resursele materiale, umane şi financiare necesare pentru realizarea, şi exploatarea sistemului şi

elaborează planul de realizare a SI, pregătirea personalului din compartimentele implicate etc.

Utilizarea de soluţii performante în realizarea SI presupune aplicarea celor mai eficiente metode şi tehnici de proiectare şi specificare a unor caracteristici de calitate care să fie validate şi controlate pe parcursul realizării SI. În acest sens, se folosesc produse program generalizabile, inclusiv SGBD, sisteme de modele matematice de optimizare şi simulare etc. În acelaşi scop, se urmăreşte corelarea permanentă a proiectării SI cu caracteristicile resurselor (hard şi soft) existente sau prevăzute a intra în dotare. Este necesar ca, simultan cu încadrarea cu resursele materiale şi umane existente, să se urmărească integrarea şi valorificarea cât mai completă a echipamentelor de calcul de diverse tipuri existente deja în dotare sau a celor care vor fi achiziţionate de unitatea economică beneficiară.

Proiectarea conceptuală a unui sistem informatic economic. Etapa de proiectare generala a unui SI are ca obiectiv elaborarea conceptiei logice a SI, adica defineste SI atit structural cit si functional. Structura generala a unui SI este:

Intrari->Prelucrari->Iesiri Intrarile SI sunt reprezentate de tranzactiile externe, care redau operatiile economice in dinamica.

Prelucrarile SI

actualizarea si exploatarea colectiilor de date ca urmare a tranzactiilor interne si externe in vederea

obtinerii iesirilor solicitate de beneficiar. Iesirile SI constituie rezultatul prelucrarii colectiilor de date care se obtin prin transferarea sau calculul atributelor ca urmare a folosirii procedurilor automate. PG poate fi concretizata in 2 faze preliminare ce reprezinta coordonarea generala privind realizarea SI:

omogen de proceduri automate care realizeaza

sunt

asigurate de un ansamblu

1. stabilirea colectivului pentru PG;

2. elaborarea planului pentru PG.

Planul de realizare a PG include activitatile de structurare a sistemului in subsisteme si unitati functionale si definitiveaza documentatia pentru intreaga etapa de proiectare generala. PG presupune folosirea unor variante de abordare utilizate in functie de urmatorii factori:

1. complexitatea obiectivelor stabilite;

2. aria de cuprindere a noului sistem;

3. posibilitatile de modificare a iesirilor solicitate de beneficiar.

Aceste variante sunt bazate pe aplicarea a 3 principii:

1. iesiri-intrari, care incepe cu precizarea obiectivelor noului SI in raport cu cerintele unitatii

benefeciare. Obiectivele sunt concretizate in iesirile sistemului ale caror atribute formeaza baza informationala de iesire, care este analizata in raport cu modul de obtinere a atributelor de iesire.

2. intrari-iesiri, care porneste de la determinarea obiectivelor, apoi se determina multimea

necesare pentru a fi structurata BI de intrare, care este analizata in vederea

intrarilor

determinarii BI de iesire.

3. mixta, are in vedere definirea obiectivelor SI folosind furnizarea unui continut complet al BI de intrare, care este determinat strict pe baza iesirilor solicitate, si flexibilitatea continutului BI de intrare in conditiile aparitiei unor modificari ale iesirilor informationale.

Proiectarea de detaliu a unui sistem informatic economic. Obiectivul general al proiectarii de detaliu al SI presupune transformarea modelului conceptual sau general intr-un model operational (tehnic). Obiectivele secundare sunt:

1. alegerea solutiei optime de gestiune a datelor;

2. proiectarea structurilor de date, inclusive:

a) prelucrarile specifice la nivelul unitatilor functionale(UF);

b) prelucrarile specifice la nivelul unitatilor de prelucrare(UP);

3. realizarea efectiva a specificatiilor pentru procedurile care vor asigura parametrii optimi de functionare ai noului sistem in etapele de implementare si exploatare curenta.

In rezultatul proiectarii de detaliu sunt obtinute:

un ansamblu de fisiere sau BD;

proceduri de introducere-creare a datelor de actualizare si de obtinere a rezultatelor;

reguli tehnice de utilizare si exploatare a intregului sistem.

Sub aspect practic realizarea proiectarii de detaliu presupune:

1. proiectarea de detaliu a SI organizat pe principiul fisierilor;

2. proiectarea de detaliu a SI organizat pe principiul BD.

În condiţiile proiectării unui SI pot fi folosite diferite tipuri de algoritmi:

1. expresii aritmetice(algebrice) determinate de caracterul continuu a unor functii de calcul aplicate in domeniul economic si de faptul ca pot fi folositi operatori aritmetici si logici.

2. tabele de valori corespund functiilor discontinue, care asigura calcularea anumitor valori(indicatori) pe baza unor coeficienti determinati in functie de anumite conditii;

3. tabele de decizii – precizează intr-o formă clară şi concisă fiecare condiţie întîlnită în rezolvarea unui algoritm;

4. tabele cu acţiuni condiţionate – conţin expresii reyultate din algebra booleană, care se asociază unei mulţimi de acţiuni succesive în ordinea execuţiei lor;

5. organigrama o reprezentare grafica a algoritmilor BI de intrare, care utilizeaza simboluri conventionale interconectate.

Implementarea şi exploatarea unui SI. Implimentarea SI reprezintă etapa de finalizare a activitatilor de proiectare a SI. Principalele obiective ale acestei etape sunt:

1. experimentarea sistemului proiectat testarea noului sistem din punc de vedere al functionarii;

2. finisarea noului sistem in rezultatul testarii sunt validate rezultatele obtinute;

3. punerea in functiune a noului SI, care trebuie sa se identifice cu momentul punerii in exploatare;

4. receptia SI proiectat acceptarea oficiala de catre beneficiar a SI proiectat.

Pentru implimentarea eficienta a SI este foarte important sa fie prezente urmatoarele elemente:

UB(asigura toate conditiile pentru implimentare), proiectantul(asigura noul sistem prin acordarea asistentei tehnice), SEC(apartine UB si asigura exploatarea UP), personalul indicat la etapa de

implimentare(apartine UB si este format din cadre de conducere, personal din cadrul compartimentelor functionale, analisti de sistem etc.), cadrul organizatoric si informational (impune existenta conditiilor financiare, materiale si organizatorice pentru transmiterea datelor si obtinerea rezultatelor), fondul informational(pregatirea datelor in documentele initiale in scopul incarcarii BD), SI proiectat(include proceduri manuale, automate si de comunicatie). Implimentarea SI include urmatoarele faze:

1. asigurarea conditiilor de implimentare presupune urmatoarele activitati:

a) difuzarea instructiunilor de executare a procedurilor manuale(documentele de intrare, regulile de completare si utilizare a lor, utilizarea concreta a codurilor, descrierea

continutului informational a iesirilor SI etc.) si a celor automate si de comunicatie (tehnica de prelucrare a datelor de intrare, elementele de operare etc.);

b) elaborarea planului de implimentare presupune o repartizare in timp a lucrarilor, resurselor si sarcinilor personalului;

c) asigurarea conditiilor organizatorice, financiare si materiale presupune repartizarea unor spatii de lucru pentru a putea asigura securitatea prelucrarilor;

d) asigurarea datelor necesare implimentarii.

2. executarea procedurilor de conversie se realizeaza in situatia in care sistemul proiectat a fost realizat pe baza de contract de catre o societate comerciala specializata in informatica si in cazul in care unitatile de prelucrare existente vor fi executate de un alt sistem.

3. functionarea experimentală a SI proiectat este verificata functionalitatea sistemului cu date reale. La aceasta faza pot fi utilizate anumite tactici si strategii. Tacticile de implimentare pot fi:

a) simultană (testarea si experimentarea sistemului se efectuiaza fara abordarea anumitor prioritati);

b) in serie (presupune inceperea testarii pe baza de prioritati);

c) mixta (presupune combinarea primelor 2 tactici pentru a minimize timpul de

implimentare si pentru o sporire a eficientei). Strategiile presupun compararea sistemului vechi cu cel proiectat sau cu un alt sistem.

4. verificarea performantelor SI proiectat este realizata exploatarea efectiva a sistemului cu date reale in vederea indeplinirii parametrilor proiectati a terminilor de executie si a duratei de exploatare.

5. elaborarea raportului de implimentare si exploatare raportul de implimentare contine obiectivul urmarit, conditiile concrete in care sa desfasurat implimentarea, resursele folosite, aria de cuprindere a sistemului si durata implimentarii. Dupa aprobarea raportului de implimentare de catre conducerea UB, SI se considera in exploatare curenta.

6. elaborarea documentatiei de utilizare a SI proiectat definitivarea intregii documentatii de utilizare si exploatare sistemul se concretizeaza in intocmirea a 2 documente: manual de prezentare(include conceptia generala a sistemului si o prezentare succinta), manual de exploatare(include descrierea generala a tuturor elementelor, mesaje si proceduri de raspuns, descrierea iesirilor specifice noului sistem).

7. omologarea SI proiectat acceptarea oficiala a noului sistem de catre UB.

Exploatarea SI presupune urmatoarele operatii:

a) lansarea in stare operationala a SEC;

b) lansarea in executie a programelor;

c) exploatarea BD

d) verificarea corectitudinii rezultatelor obtinute;

e) stocarea pe suporturi magnetice a ultimei versiuni a BD.

Exploatarea curenta si mentinerea in functiune a SI asigura functionarea acestuia pe toatadurata de executie. El inceteaza atunci cind se renunta la sistemul existent pentru a se trece la utilizarea unui sistem mai evaluat si efficient.

Eficienţa sistemelor informatice financiar-contabile.

Prin efectul economic primit de la elaborarea şi implementarea SI se subînţelege nu numai

mărimea indicilor , dar şi întregul complex de acţiuni binefăcătoare exercitate de tehnica de calcul asupra dirijării economice. Efectul economic se calculă în trei etape:

1. la etapa preliminară conform rezultatelor primite în rezultatul analizei. El se face în scopul argumentării necesităţii de a face de la sistemul existent la proiectarea sistemului informatic financiar-contabil. Acest efect portă denumirea de efect economic preliminar.

2. se calculă efectul economic la etapa PG şi PD. Acest efect poartă denumirea de efect economic de evaluare.

3.

După implementare, la etapa de exploatare curentă a sistemului cu date reale, şi se numeşte efect economic real. Se deosebesc două aspecte ale efectului:

eficienţă directă

eficienţă indirectă

Eficienţe directă şi cea indirectă sunt eficienţe ale sistemului şi eficienţa totală va fi:

E t =E i +E d

Indicii de eficienţă directă se împart în trei clase:

indici de muncă

indici de cost

indici naturali

Calculul acestor indici se face prin compararea a două metode de prelucrare a informaţiei. Metoda care a existat şi cea nouă elaborată în sistemul informatic.

Din clasa indicilor de muncă fac parte:

1. Indicele de economisire absolută a timpului de lucru pentru prelucrarea informaţiei:

I ea =T 0 -T

unde: T 0 -timpul utilizat la prelucrarea informaţiilor pînă la implementare

T- timpul utilizat în SI

2. Indicele de cheltuieli de muncă:

T

I cm = To

3. Indice de productivitate a muncii sau coeficientul de economisire:

I pm =

To-

T =1- To

T

To

=1- I cm

4. Indicele de economisire absolută a muncii:

Ea=B o -B

unde: B o -mijloacele băneşti suportate la prelucrarea informaţiei pînă la implementare (cheltuieli pentru salariu, cheltuieli indirecte, materiale, tehnică).

B - cheltuieli după implementare (cheltuieli pentru amortizarea echipamentului, energie,

materiale de schimb pentru tehnică şi cele din B o ).

Indicii de cost:

B

Ec= Bo

5. Indicatorul de cost:

6. Coeficientul de economisire a mijloacelor băneşti:

E b = Bo - B =1- Ec

Bo

7. Efectul economic anual:

E an =(C o +E n k o )-(C+E n k)

unde: C o , C-cheltuieli anuale pînă la implementare şi după implementare. k o , k-investiţii capitale în prelucrarea informaţiei pînă la implementare şi după implementare . E n - coeficientul normativ al eficienţei echipamentelor electronice de calcul.

Indicii naturali:

8. termenul de răscumpărare a cheltuielilor la elaborarea şi implementarea SI:

T rasc = Co k - - ko C

9. economisirea relativă a posturilor de lucru pentru prelucrarea informaţiei:

V

H o = Pv - Pn

V

unde: V-volumul de informaţie prelucrate conform proiectului SI. P v - productivitatea veche a unui lucrător P n - productivitatea nouă a unui lucrător

10. creşterea productivităţii muncii în procente:

pm =(

C

Pn

Pv

-1)* 100%

Aspecte organizatorice privind informatizarea activităţilor financiar-contabile. Produse program în domeniu. Clasificare, modalităţi de alegere. Distribuirea autorităţii şi responsabilităţii într-o unitate economică se realizează prin propria-i structură organizatorică. O bună înţelegere a metodelor de stabilire a autorităţii şi distribuirii responsabilităţii este esenţială pentru determinarea necesarului de informaţii dintr-o astfel de unitate. În schimb, informaţiile necesare definesc structura datelor colectate şi a activităţilor de prelucrare dintr-un sistem informaţional contabil. De aceea determinarea structurii datelor, colectate, prelucrate şi activităţile de raportare dintr-un sistem informaţional contabil trebuie să fie aproape paralele cu structura organizatorică a unităţii pe care o deservesc. Organizarea poate fi definită ca fiind calea prin care activităţile oamenilor sunt coordonate pentru atingerea unui scop. În vastele organizaţii complexe, scopul este, de regulă, împărţit în mai multe subscopuri, fiecare din ele fiind atribuite diferitelor subunităţi ale organizaţiei.

Funcţia de organizare a sistemului informatic În cadrul funcţiei de organizare sunt abordate două activităţi: una se referă la aspectul funcţional cealaltă – la sistemul propriu-zis. Sub aspect funcţional este tratată prelucrarea zilnică a datelor în cadrul componentelor informatizate, iar din punctul de vedere al sistemului propriu-zis se discută despre elaborarea şi întreţinerea soft-ului de sistem, a celui de aplicaţii, a programelor utilitare, a sistemelor de gestionare a bazelor de date, etc. În cadrul celor două activităţi există mai multe funcţii distribuite în mai multe compartimente. Aşadar, în continuarea vom aborda rolul şi responsabilităţile diferitelor compartimente sau persoane din cadrul structurii sistemului informatic, precum şi modul în care controlul intern participă la realizarea responsabilităţilor compartimentelor. Alocarea responsabilităţilor privind sistemele informatice depinde de mai mulţi factori, dar esenţial este nivelul economico-financiar al unităţii. Nu pot fi date reţete în acest sens. De regulă există un director al sistemelor informatice care îşi desfăşoară activitatea cu ajutorul următoarei structuri:

1. Un responsabil cu sistemele şi cu activitatea de programare care coordonează:

- administrarea bazei de date;

- programarea sistemelor;

- serviciile informaţionale;

- responsabilii de proiect care răspund de activitatea analiştilor de sistem şi a

programatorilor. 2. Un responsabil al activităţii de prelucrare automată a datelor care conduce următoarele activităţi:

- introducerea datelor în prelucrare;

- funcţionarea sistemului de calcul;

- controlul datelor;

- bibliotecile cu fişiere.

În multe sisteme există şi alte funcţii, iar în sistemele mai mici nu sunt nici cele enumerate mai sus. Şi în privinţa numărului persoanelor este destul de greu să se dea anumite norme. În sistemele de prelucrare automată a datelor contabile, activităţile executate de către persoane vor fi combinate cu funcţiile de prelucrare prin intermediul calculatorului. Din această cauză, orice persoană care are acces la calculator poate avea posibilitatea să pătrundă în sistem cu scopul de a face o fraudă. Pentru prevenirea acestui mare inconvenient trebuie instaurate proceduri suplimentare de control. Una dintre ele este separarea responsabilităţilor din cadrul funcţiei de organizare a sistemelor

informatice. Autoritatea şi responsabilitatea trebuie să fie abordate cu mare claritate în cadrul următoarelor funcţii:

- analiza aplicaţiilor din sisteme şi programarea lor;

- operarea la calculator;

- programarea sistemelor;

- autorizarea tranzacţiilor;

- întreţinerea bibliotecilor de fişiere;

- controlul datelor.

Cea mai importantă separare de funcţii trebuie făcută între funcţia de analiză de sisteme şi programarea lor, pe de o parte, şi operarea la calculator, pe de altă parte. Un analist sau un programator dacă are acces la calculator poate efectua cu mare uşurinţă o modificare în programele aplicaţiilor. De asemenea, dacă unui operator i se lasă posibilitatea de a face copii ale programelor sau de a consulta documentaţia aplicaţiei, poate efectua modificări neautorizate în program. Deci cele două mari categorii de personal enunţate sunt total incompatibile. Independenţa organizaţională cere ca programatorii şi analiştii să nu aibă acces în sala calculatorului, iar operatorii să aibă acces la programe şi documentaţie numai supravegheaţi şi cu acordul celor care autorizează această operaţiune. Pentru separarea mai departe a funcţiilor de analiză şi programare de alte funcţii, trebuie stabilită forma

autorizată de modificare a programelor. Funcţia de programare a sistemului este foarte vulnerabilă din punctul de vederea controlului. Cu bogata lor experienţă în sisteme de operare şi în domeniul celorlalte componente soft, programatorii de sistem au posibilitatea să efectueze modificări neautorizate în programele aplicaţiilor şi chiar în fişiere. Pentru minimizarea acestui risc acestora nu trebuie să li se dea voie să acceseze programele aplicaţiilor şi nici fişierele sau bazele de date. Vulnerabilă este şi activitatea operatorilor şi din această cauză trebuie luate măsuri suplimentare de control. Cea mai eficientă este supravegherea strictă a lor. O altă procedură constă în rotirea personalului de la operare de la o aplicaţie la alta şi dintr-un schimb în altul, pentru a se evita acomodarea operatorilor cu aceeaşi aplicaţie. Se recomandă, de asemenea, că în sala calculatorului, în timpul prelucrărilor să nu se afle niciodată mai puţin de două persoane. O altă măsură constă în preluarea unui exemplar al hârtiei de la consolă pentru a fi probate prelucrările efectuate. Lista trebuie verificată periodic pentru verificarea motivelor de intervenţie manuală în timpul prelucrării. Existenţa unei funcţii speciale pentru controlul activităţilor de bibliotecă previne accesul neautorizat la fişierele şi programele depuse în ea. Accesul la fişiere trebuie să se facă numai de anumite persoane şi la momente cunoscute, prin programări ale prelucrărilor sau prin autorizări speciale. Este necesară ţinerea unei evidenţe a momentelor când au fost folosite fişierele şi programele, precum şi a persoanelor care le-au folosit. În cazul unităţilor mari se recomandă înfiinţarea unei activităţi speciale, pentru funcţia de control

date.

Funcţia de autorizare a prelucrărilor, de regulă, o au persoanele din afara sistemului informatic. Responsabilii departamentelor beneficiate ale serviciilor informatice autorizează, prin semnătură, declanşarea prelucrărilor. Semnătura certifică buna culegere a datelor supuse prelucrărilor, conform unor măsuri de control a loturilor prelucrate. Persoanele care se ocupă de controlul datelor trebuie să verifice dacă există semnătura autorizată. În cazul microcalculatoarelor o separare a funcţiei deseori este imposibilă, întrucât calculatorul este plasat în acelaşi loc cu utilizatorii lui, care, la rândul lor, pot fi analişti, programatori şi operatori. În astfel de condiţii trebuie găsite alte modalităţi de exercitare a controlului pentru preîntâmpinarea activităţilor neautorizate. Astfel, vor fi luate măsuri de interdicţie a accesului la calculator, folosirea cheilor pentru blocarea accesului la sistem, utilizarea parolelor pentru accesarea programelor şi fişierelor, supravegherea efectivă a celor ce utilizează sistemul de către şefii compartimentelor, existenţa unui catalog al prelucrării tranzacţiilor, apelarea la totalurile de control. Acestora li se mai adaogă probleme legate de lucrul cu personalul: mare atenţie la angajarea lui, obligativitatea plecării an de an în concediu, schimbarea cât mai des posibil a sarcinilor persoanelor care apelează la serviciile calculatoarelor.

Informatizarea activităţilor financiar-contabile Automatizarea activităţilor şi a lucrărilor financiar-contabile presupune conlucrarea eficace a beneficiarilor (unităţilor economice) cu proiectanţii (firme de realizare a produselor informatice). În acest scop întreprinderile trebuie să răspundă la întrebări determinante în analiza, programarea şi integritatea de sisteme informatice financiar-contabile. Sarcinile şi obiectivele în activităţile financiar-contabile nu pot fi abordate făcând abstracţie de problematice celorlalte activităţi (marketing, cercetare-dezvoltarea, producţie, comercial, personal), ci în interdependenţa lor cu cerinţele organizatorice şi manageriale ale întreprinderii. În strânsă legătură cu scopurile unităţii economice şi cerinţele de informaţii cu caracter public, obiectivele manageriale şi de gestiune vizate sunt:

- racordarea optimală a întreprinderii la cerinţele pieţei;

- creşterea performanţilor organizaţiei în exercitarea funcţiilor sale, reflectată prin indicatori, cum sunt: dinamica ratei profitului, creşterea vitezei de rotaţie a activelor circulante, sporirea gradului de solvabilitate;

- perfecţionarea structurilor de producţie şi funcţionarea urmărind armonizarea „triadei” competenţă - autoritate - responsabilitate şi crearea de sisteme de structuri moderne de piaţă;

- gestiunea şi utilizarea raţională a patrimoniului;

- creşterea calităţii produselor şi a serviciilor;

- asigurarea răspunderii şi a cointeresării angajaţilor;

- micşorarea costurilor de producţie şi de desfacere şi reducerea volumului imobilizărilor;

- permanentizarea relaţiilor contractuale cu furnizorii şi clienţii întreprinderii;

- creşterea ponderii activităţilor de export pe baza unor relaţii reciproc avantajoase, etc.

Astfel de obiective vizează exercitarea corespunzătoare a funcţiilor întreprinderii şi manageriale prin aplicarea integrată a metodelor moderne de conducere cum sunt: managementul prin obiective – pe ansamblul întreprinderii, managementul prin excepţie – pe nivele organizatorice, managementul prin rezultate (costuri, bugete) – prin sistemul informatic cu conexiune inversă de la rezultate la condiţii de obţinere a lor, etc. Ca obiective tehnice şi tehnologice, întreprinderile vizează crearea şi perfecţionarea unui mecanism productiv funcţional prin care automatizarea activităţilor de natură informaţional – decizională să se îmbine cu acţiunile de automatizare şi robotizare a activităţii de bază – producţie, comerţ, etc. Noile structuri induse prin automatizări urmează să favorizeze funcţionarea unui mecanism de control propice semnalării posibilelor erori de manifestare a fiecărei componente organizatorice şi a asigurării condiţiilor de reglare a funcţionării întreprinderii. Obiectivele informaţionale şi informatice ale noului sistem vizează satisfacerea cerinţelor interne

de informare la toate nivele organizatorice şi celor externe. Astfel de obiective, specifice sistemelor financiar-contabile sunt:

- perfecţionarea organizării evidenţei economice având în vedere organizarea de ansamblu a sistemului informaţional decizional;

- adoptarea formei de organizare a contabilităţii care răspunde mai bine tipului şi mărimii întreprinderii;

- instituirea gestiunii resurselor după metoda inventarului permanent sau intermitent în corelare cu cerinţele de informare şi conducere folosind codificări adecvate (inclusiv electronice sub formă de bare);

- evaluarea costului produselor fabricate, a lucrărilor executate şi a serviciilor prestate după metoda de calculaţie a costurilor care asigură informarea eficientă a managerilor;

- furnizarea informaţiilor privind elaborarea şi realizarea bugetelor de venituri şi cheltuieli;

- asigurarea gestiunii analitice a elementelor patrimoniale şi a integrităţii acestora;

- controlul rezultatelor întreprinderii prin analize economico-financiare aprofundate, operative şi oportune;

- alegerea unor soluţii performante de realizare a produselor informatice fie prin compartimentul specializat în informatică fie prin achiziţionarea şi adaptarea de programe create de firme specializate.

Într-o structură organizatorică raţională obiectivele se finalizează prin exercitarea funcţiilor sistemului informaţional-decizional. Pentru întreprinderi funcţia principală a sistemelor financiar- contabile automatizate este cea de asigurare a gestiunii bazei sale informaţionale, prin exercitarea căreia evidenţa economică devine fundamentul racordării la economia de piaţă prin armonizarea „celor patru P”: produs-preţ-promovare-plasare. Realizarea acestei funcţii se face prin proiectarea de proceduri şi aplicaţii privind: crearea, modificarea şi listarea jurnalelor contabile; crearea, modificarea şi listarea balanţelor şi a Cărţii Mari; crearea, modificarea şi listarea conturilor contabilităţii de gestiune; analiza economico-financiară a rezultatelor, etc. Nivelul integrator al prelucrărilor se poate monitoriza printr-un meniu sintetic de selecţie a unui din sub-meniurile: plan contabil general, jurnale, contabilitate generală, contabilitate de gestiune, analize. Pe nivelul următor de detaliere a prelucrărilor urmează a se înlănţui programele sau modulele de program corespunzător fluxului prelucrărilor necesare realizării obiectivelor. În derularea activităţilor financiar-contabile, sistemul informaţional asigură exercitarea funcţiei de prelucrare a datelor prin aplicaţia şi/sau procedurile privind:

- culegerea notelor contabile sub un control logic şi formal al conţinutului;

- editarea detaliată a jurnalelor;

- validarea generală a preluărilor, premergător înregistrărilor sistematice din Cartea Marea;

- evidenţierea mişcărilor în conturile de terţi pentru facturări şi reglementări a relaţiilor contractuale şi financiare;

- reperarea factorilor şi a cauzelor generatoare de rezultate negative din punct de vedere al performanţelor. Sistemele financiar-contabile prin generalizarea şi sintetizarea informaţiei, asigură exercitarea funcţiei de consultare şi editare a documentelor contabile, rezultate în urma prelucrărilor, cum sunt:

jurnale, Cartea Mare, balanţe, etc. Noile sisteme informaţionale asigură realizarea unor prelucrări speciale, cum sunt: pontaje, conturi bancare-extrase de cont; gestiune efecte bancare şi scontări; elaborare şi editare a bilanţului contabil selectat din modelele posibile; elaborarea şi editarea conturilor de rezultate; reglementarea relaţiilor financiare şi fiscale. Conform cerinţelor de informare, sistemul automatizat efectuează prelucrări periodice, specifice închiderii-deschiderii unui exerciţiu financiar ţi de editare automată a decontului privind taxa pe valoarea adăugată. Nu în ultimul rând, astfel de sisteme trebuie să conţină componente utilitare speciale de asigurare a securităţii şi a protecţiei bazei informaţionale, precum şi de gestionare a suporturilor magnetici de informaţii. Pe lângă aceste funcţii de natură informaţională, realizarea integrală a obiectivelor

întreprinderilor presupune ca sistemele financiar-contabile să exercite funcţii specifice sistemelor de asistare a deciziilor, cum sunt:

- funcţia de prevedere prin deducerea informaţiilor necesare într-o situaţie dată. Aceasta presupune elaborarea de previziuni asupra evoluţiilor patrimoniului;

- funcţia de interpretare a unor informaţii primite din mediul real prin care se stabileşte starea sistemului realizată prin analize economico-financiare;

- funcţia de diagnoză prin surprinderea situaţiilor de funcţionare defectuoasă a unor componente ale sistemului;

- funcţia de instruire prin familiarizarea unui cerc larg de nespecialişti cu exploatarea calculatoarelor. Această funcţie se poate exercita prin dialoguri sub formă de meniuri ierarhizate;

- funcţia de control proprie sistemului prin subsistem propriu şi monitorizare a interfeţelor.

Îndeplinirea tuturor acestor funcţii se efectuează sub constrângeri legislative, administrative şi organizatorice. În acceptarea rezultatelor informatizării managerii întreprinderilor trebuie să aibă în vedere cerinţe şi criterii de calitate a sistemelor financiar-contabile, cum sunt:

- mentenabilitatea sistemului, minimizând efortul de realizare şi creând un sistem propriu de corectare a erorilor;

- personalizarea sistemului, asigurându-i funcţionalitate în maniera cerută de utilizatorii de informaţii;

- integralitatea realizării prin exploatarea sistemului de la culegerea datelor şi până la obţinerea rezultatelor dorite;

- reutilizarea sistemului, conferită prin normalizarea şi tipizarea componentelor oferind utilizatorilor potenţiali o soluţie omogenă, ca arhitectură şi funcţionare;

- securizarea sistemului prin aptitudinea lui de a supraveghea, proteja şi controla accesele la baza informaţională;

- exactitatea rezultatelor furnizate şi siguranţă în funcţionare a sistemului în mediul operaţional de referinţă şi pentru o perioadă de timp dată. Pe lângă aceste cerinţe este necesară aplicarea conceptului de sistem deschis prin care să se asigure condiţii de integrare a produselor informatice într-un tot unitar în realizarea traseelor: acţiuni – informare decizii, pe nivele organizatorice. Un sistem informaţional financiar-contabil performant care să respecte ansamblul de constrângeri şi să răspundă cerinţelor de calitate în exercitarea funcţiilor presupune întrunirea unor atribute esenţiale, ca şi criterii calitative utilizabile în achiziţionarea programelor informatice, cum sunt:

- Autodescrierea, prin explicarea modului de îndeplinire a unei funcţii. Aceasta implică asocierea de comentarii şi mesaje prin care utilizatorul să aibă percepţia sistemului;

- Coerenţă a informaţiilor furnizate ceea ce presupune folosirea de metode, tehnici şi convenţii uniforma la nivelul notaţiilor, terminologiei şi a principiilor de utilizare;

- Comunicabilitatea se exprimă prin uşurinţa înţelegerii dialogurilor utilizatori – calculator ceea ce induce: uşurinţa modului de operare, comoditatea utilizării sistemului, uşurinţa învăţării, operării şi a exploatării procedurilor, claritatea interfeţelor, etc.;

- Completitudinea sistemului care să confere unitate a întregului şi a părţilor sale componente. Se obţine prin folosirea unor tehnice de lucru calitative, cum sunt: tabele de decizie de tip închis;

- Concizia în dezvoltarea funcţiilor sistemului;

- Eficacitatea este un atribut care se reflectă prin timpul de răspuns la cererile de informare, rezultat din viteza de lucru folosită în realizarea funcţiilor sistemului. Aceasta presupune optimizarea algoritmilor de programare în ordonarea şi prelucrarea datelor şi a cunoştinţelor stocate în baza informaţională. Eficacitatea este un atribut aflat în strânsă corelaţie cu coerenţa procedurilor de lucru;

- Evoluţionism în ceea ce priveşte talia sistemului şi funcţionalitatea lui. El presupune crearea unor rezerve de spaţii de memorare, parametrizarea datelor, autonomia prelucrărilor şi standardizarea interfeţelor;

- Uşurinţa instruirii utilizatorilor prin minimizarea numărului de intervenţii în procesul operării, mesaje complete, inteligibile, răspunsuri standardizate ale sistemului, prin uşurinţa pregătirii datelor introduse în prelucrări, prin lejeritatea interpretării rezultatelor, etc. Un produs informatic performant este caracterizat prin manipularea simplă şi eficace a lui;

- Generalitatea sistemului prin posibilitatea lărgirii sferei de utilizare a funcţiilor sale şi independenţa lui faţă de echipamentele şi produsele program asociate;

- Istoricul acceselor la baza informaţională, astfel încât să se poată identifica cazurile de violare a acceselor admise;

- Identificabilitatea şi trasabilitatea pe traseul concepţie – programare – specificaţie pentru a putea stabili sau restabili responsabilitatea proiectanţilor în concepţia noului sistem;

- Modularitatea sistemului presupune o structură decompozabilă de regăsire a proprietăţilor pentru sisteme deschise în care sub sistemele sunt autonome comportându-se, la rândul lor ca sisteme;

- Exactitatea necesită specificarea manierei de obţinere a ieşirilor informaţionale din intrări în condiţii date şi precizarea intervalelor de toleranţă între care trebuie să se încadreze anumite rezultate;

- Protecţia bazei informaţionale împotriva acceselor nedorite impune: un control riguros al acceselor; instaurarea tabelelor de autorizare a accesului la colecţiile de date; supravegherea

violărilor accesului intersarcini; autentificarea accesului cu grad de informare difuzabil, etc.;

- Simplitatea este reflectată prin uşurinţa alegerilor textuale şi structurale a funcţiilor;

- Standardizarea realizărilor prin: folosirea standardelor de reprezentare a datelor, de interfeţe

şi a protocoalelor de comandă; utilizarea de norme şi reguli unitare; unicitatea intrărilor şi a

ieşirilor modulelor; existenţa unor unice module de conversie a formatelor, etc.;

- Toleranţa la erori implică continuitatea tehnologiei chiar şi după incidente de exploatare şi suprimarea efectelor unor perturbaţii. Aceasta presupune aplicarea unor tehnici de asigurare

a fiabilităţii prin care să se asigure: recuperarea datelor invalidate, acoperirea erorilor de

programare, protecţia fizică a echipamentelor de calcul; Funcţiile, cerinţele, atributele sau criteriile de calitate internă şi proprietăţile menţionate se regăsesc în modul de concepţie şi exploatarea unor pachete de programe aplicative (elaborate de firme specializate). La fundamentarea deciziei de automatizare a evidenţei financiar-contabile, orice unitate economică trebuie să aibă în vedere ansamblul de criterii şi proprietăţi care de finesc performanţele în satisfacerea cerinţelor de informare.

Produsele program privind automatizarea evidenţei contabile În ultimul timp automatizarea evidenţei contabile este caracteristică nu numai întreprinderilor mari şi mijlocii, dar şi celor mici. Piaţa produselor program este caracterizată de un spectru larg de produse program contabile de la cele mai simple, capabile de a îndeplini un minim de operaţii, necesare întreprinderilor mici, până la cele mai sofisticate, care îndeplinesc un set complex de operaţii şi la un profund nivel analitic. Produse program se elaborează de diferite firme, preponderent din CSI şi România, firmele autohtone doar adaptează programele la „specificul naţional”. Multe din aceste firma au acumulat destulă experienţă şi permanent prelucrează programele elaborând versiuni noi. Anual se petrec concursuri a produselor program în domeniul contabilităţii, la care participă, revistele „Бухгалтерский учет”, „Финансовая газета”, фирма „Бизнес-програм-сервис”. La fel au loc deferite expoziţii de produse program unde sunt evaluate cele mai performante. Trecerea la economia de piaţă, intensifică de integrare a evidenţei contabile cu alte funcţii ale conducerii, ceea ce se reflectă şi în produsele program elaborate pentru aceste scopuri, acest proces este influenţat de produsele program străine (de obicei americane), care demult tind spre alipirea funcţiilor contabile cu cele ale conducerii. La etapa actuală pentru produsele program contabile este caracteristic dezvoltarea componenţei lor tradiţionale pe anumite sectoare, incluzând astfel module suplimentare cum ar fi: analiza financiară, contracte şi aprovizionări, marketing şi realizarea producţiei, depozit, etc. La baza clasificării produselor program contabile poate fi ansamblul de funcţii pe care le îndeplinesc, ele depinzând de mărimea întreprinderii (figura 5.1). Experienţa acumulată în domeniu elaborării şi utilizării produselor program contabile permite de a le clasifica în patru grupe:

- produse program mini-contabilitate;

- sisteme contabile integrate;

- sisteme complexe privind evidenţa contabilă;

- versiuni de reţea a evidenţei contabile.

Produse program funcţionale de prelucrare automatizată a funcţiilor contabile
Produse program funcţionale de prelucrare automatizată a funcţiilor contabile
Produse program funcţionale de prelucrare automatizată a funcţiilor contabile

Produse program funcţionale de prelucrare automatizată a funcţiilor contabile

Produse program funcţionale de prelucrare automatizată a funcţiilor contabile
Produse program funcţionale de prelucrare automatizată a funcţiilor contabile
Produse program funcţionale de prelucrare automatizată a funcţiilor contabile
Produse program funcţionale de prelucrare automatizată a funcţiilor contabile
de prelucrare automatizată a funcţiilor contabile Sisteme contabile integrate Sisteme complexe
de prelucrare automatizată a funcţiilor contabile Sisteme contabile integrate Sisteme complexe

Sisteme

contabile

integrate

a funcţiilor contabile Sisteme contabile integrate Sisteme complexe privind evidenţa contabilă Mini-

Sisteme

complexe

privind

evidenţa

contabilă

Sisteme complexe privind evidenţa contabilă Mini- contabilitate Versiuni de reţea a evidenţei

Mini-

contabilitate

Versiuni de

reţea a

evidenţei

contabile

Versiuni de reţea a evidenţei contabile Pentru întreprinderi mici Pentru întreprinderi mijlocii

Pentru întreprinderi mici

reţea a evidenţei contabile Pentru întreprinderi mici Pentru întreprinderi mijlocii Pentru întreprinderi mari

Pentru întreprinderi mijlocii

reţea a evidenţei contabile Pentru întreprinderi mici Pentru întreprinderi mijlocii Pentru întreprinderi mari

Pentru întreprinderi mari

Fig.5.1. Clasificarea produselor program contabile

Produsele program mini-contabilitate sunt destinate pentru contabilitatea cu un număr mic de lucrători, care nu au o specializare concretă pe anumite sectoare. Acestea sunt programe orientate la micul business fiind destul de răspândite la etapa actuală, având un nivel înalt de universalitate şi îndeplinesc funcţiile evidenţei sintetice şi celei analitice. Pentru toate pachetele de programe este caracteristică reflectarea operaţiunilor financiar-contabile în formă de înregistrări contabile şi alcătuirea în baza lor a rapoartelor financiare necesare. Aceste programe sunt orientate la utilizatori neprofesionişti şi pot fi deprinse de către contabil destul de uşor. Cu toate că diversitatea programelor pentru micul business este destul de mare, ele au anumite caracteristici asemănătoare: meniurile programelor sunt asemănătoare, operarea cu aceleaşi taste, prezenţa planului de conturi, ajutorul în formă de propuneri, calendar, calculator, utilizarea formelor tip, posibilitatea de a lucra cu diverse valute, realizarea diferitor îndrumare, crearea copiei de arhivă, primirea rapoartelor pentru diferite perioade, etc. Contabilul singur poate redacta planul de conturi, poate elimina, modifica, introduce noi operaţii tip, să creeze noi scheme de corespondenţă a conturilor. Sistemele contabile integrate sunt utilizate de întreprinderile mici şi mijlocii. Principala caracteristică a acestor programe este lucrul pe module. Nucleul acestor pachete este modulul principal „Înregistrări – Cartea Mare – Bilanţ”, în care sunt incluse alte module pentru anumite sectoare ale evidenţei. În general acestea sunt programe, care permit evidenţa analitică privind munca şi salariul, bunurilor materiale, mijloacelor fixe, operaţiunilor de casă, contractelor. Sistemele complexe privind evidenţa contabilă sunt destinate întreprinderilor mijlocii şi mari, unde organizarea evidenţei contabile se realizează cu ajutorul unui complex de locuri de muncă automatizate interdependente. Trăsăturile caracteristice sunt: prezenţa complexului de evidenţă pe anumite sectoare aparte dar interdependente între ele; posibilitatea schimbului de informaţie dintre sectoare pentru a primi bilanţul şi alte rapoarte; evidenţa analitică distinctă pe toate sectoarele, etc. Programele contabile în reţea sunt implementate la întreprinderile de mari proporţii şi presupun organizarea reţelei de mai multe nivele, fiind posibil schimbul de informaţii dintre anumite nivele. Programele în reţea sunt destul de complicate şi costisitoare. La implementarea lor trebuie o reglare individuală pentru fiecare întreprindere în parte, consultarea fiecărui contabil, prezenţa în statele întreprinderii a unui programator cu experienţă. Sistemul asigură lucrul a 50-60 locuri de muncă automatizate. Versiunea de reţea include un set vast de programe, scopul lor fiind – automatizarea activităţii economico-financiare, îndeplinirea sarcinilor contabile în concordanţă cu alte subdiviziuni ale întreprinderii: comercială, tehnică, producerea, diferite secţii de conducere, etc. Realizarea acestui

sistem este destul de anevoioasă, depinzând în primul rând de structura organizatorică a întreprinderii, de numărul angajaţilor, cantitatea de documente în circulaţie.

Criterii de alegere a produselor program contabile Piaţa produselor program „sub cheie” pentru automatizarea evidenţei contabile este destul de variată privind atât calitatea cât şi preţurile. Se poate de afirmat că piaţă produselor program în domeniul dat este deja creată, însă încă nu se supune unei coordonări clare. Utilizatorul este îngrijorat de alegerea uneia sau alteia. Reclama nu întotdeauna corespunde conţinutului real al programului, astfel întreprinzătorul, care doreşte să automatizeze evidenţa contabilă, trebuie să facă cunoştinţă cu piaţa acestor produse, să studieze practica utilizării anumitor programe la întreprinderi concrete, să facă cunoştinţă cu recomandaţiile altor întreprinzători. Trebuie de atras atenţie de prezenţa în program a funcţiilor care ar asigura îndeplinirea sarcinilor de evidenţă, caracteristice profilului firmei, specificului organizării lucrului. Este necesar un nivel profund de detaliere a evidenţei analitice, adică posibilitatea evidenţei mai detaliate pe anumite sectoare, la fel posibilitatea automatizării înregistrărilor efectuate şi îndeplinirea calculelor. Programele pe sectoare aparte a evidenţei trebuie procurate de la aceeaşi întreprindere, pentru a se asigura legătura reciprocă dintre elemente. Mare însemnătate au atât calitatea materialelor de instruire, facilitând deprinderea lucrului cu programul dat, cât şi simplitatea în exploatare. Programul trebuie să aibă sistemul Help, să fie stabil şi sigur în procesul exploatării. Trebuie să asigure nu numai alcătuirea dărilor de seamă dar şi formarea documentelor primare ceea ce măreşte cu mult eficienţa ducerii evidenţei primare facilitând astfel lucrul contabilului. Trebuie de luat în considerare că este destul de complicat de a primi o închipuire despre posibilităţile unui program numai în baza informaţiei generale date pentru utilizator. Este necesar lucrul cu aceste pachete. Importantă este şi posibilitatea de a efectua schimbări în program de către singur contabilul fără intervenţia programatorului. Totuşi, implementarea contabilităţii automatizate întâmpină şi un şir de dificultăţi. Au fost evidenţiate cauzele acestor situaţii:

Factorul tehnic. Un sistem contabil complex bine integrat înaintează cerinţe înalte vitezei de prelucrare ţi memoriei calculatorului. Astfel de utilaje sunt costisitoare. Factorul uman. O implementare reuşită necesită o bună cunoaştere de către managerii sistemelor informaţionale a celor trei componente: calculatoare, contabilitate şi a specificului ramurii în cadrul căreia funcţionează întreprinderea. Analiza a demonstrat că managerii nu întotdeauna posedă cunoştinţele necesare în aceste domenii. În aşa mod, pentru atingerea unui succes garantat în cadrul automatizării contabilităţii sunt necesare:

- Sistemul ales trebuie să satisfacă următoarelor cerinţe: capacitate de adaptare, materiale instructive bune şi asistenţă tehnică.

- Existenţa unui sistem bine reglat al contabilităţii ‚ manuale ’ în conformitate cu standardele existente, care reprezintă baza automatizării.

- Numirea unuia din contabili responsabili de implementarea proiectului cu studiile

necesare.

- Tot personalul aferent proiectului (inclusiv cei care vor introduce datele) trebuie să

participe atât la planificarea sistemului, cât şi la implementarea lui.

- Conducătorul întreprinderii trebuie să cunoască proiectul în detaliu.

- Managerul implementării şi contabilul-şef trebuie să determine priorităţile problemelor

şi să asigure executarea lor pe etape. Bugetul achiziţiei tehnicii şi soft-ului pentru sistemul informaţional contabil trebuie bine planificat şi să corespundă politicii generale a întreprinderii. În procesul de management, se adoptă decizii de trei categorii: strategice, tactice şi operative. În conformitate cu această clasificare, managementul, de regulă, are o structură de trei nivele: superior, mijlociu şi operaţional.

La fiecare din nivele se execută lucrări, care se numesc funcţii, ele asigurând managementul complex. În funcţie de scopuri, se evidenţiază funcţii de diverse nivele de complexitate. Următoarele funcţii se consideră tipice: planificarea, evidenţa, analiza şi reglarea. Conţinutul acestor funcţii în cadrul automatizării se transformă în anumite programe.

Experienţa acumulată demonstrează că L.M.A. trebuie să respecte următoarele cerinţe:

- asigurarea operativă a specialistului cu necesarul de informaţie şi de calcul;

- timpul minim pentru răspuns la cerinţele utilizatorului;

- adaptarea la nivelul de pregătire al utilizatorului şi cerinţele lui profesionale;

- simplitatea metodelor de lucru la L.M.A. şi posibilitatea de instruire rapidă a utilizatorului, simplitatea relaţiei persoană-maşină;

- siguranţa şi simplitatea utilizării;

- rezistenţa la greşeli;

- posibilitatea de integrare în componenţa reţelei. Orientarea profesională a L.M.A. contabil se determină de partea funcţională a soft-ului. Există o clasificare complexă a soft-ului pentru sistemele contabile automatizate, prezentată în tabelul

nr.5.1.

Tabelul nr.5.1.

Clasificarea complexă a soft-ului pentru sisteme contabile automatizate

Indicatorul de clasificare

Grupe de clasificare

 

- Universal;

Menirea şi clasificarea de ramură

- Specializatizat.

 

- De automatizare a unor sisteme de evidenţă;

- De automatizare parţială a evidenţei;

- De automatizare complexă a evidenţei;

Gradul de cuprindere a funcţiilor contabile

- Integrată cu funcţiile evidenţei operative;

Sistem de automatizare complexă a managementului.

-

 

- Sisteme constituite pe baza unui nucleu unic;

Modul de elaborare a pachetului de programe

- Complexe de module speciale, integrate;

 

- Sisteme cu algoritmizare directă;

Tehnologia de implementare şi adaptare

- Sisteme cu algoritmizare parametrică.

 

- Programe cu tiraj în masă;

Modul de distribuire şi copiere

- Programe cu tiraj redus;

- Programe individuale.

La alegerea soft-ului pentru automatizarea activităţii contabile, trebuie luate în considerare următoarele criterii:

- Productivitatea programei. Trebuie să se ia în calcul‚ mărimea contabilităţii sau volumul operaţiilor contabile, alegerea fiind efectuată cu o anumită rezervă;

- Raportul utilităţii şi cheltuielilor. Cheltuielile de achiziţie, implementare şi exploatare nu trebuie să depăşească utilitatea;

- Controlul şi securitatea datelor. Toate datele trebuie protejate de accesul nesancţionat, ştergerea întâmplătoare sau abuzivă. Programul trebuie să înregistreze utilizatorii, schimbările introduse de ei, să formeze şi să folosească copiile de rezervă ale fişierelor cu date contabile;

- Flexibilitate. Programul trebuie să lucreze şi în cazurile de modificare a planului de conturi, a formulelor contabile, a documentelor tip, etc.;

- Asistenţa autorului şi documentarea. Programul trebuie să aibă o documentare simplă de utilizare. Este necesară prezenţa contractelor cu autorul pentru a obţine anumite modificări sau suplimentări. De asemenea trebuie de menţionat că cerinţele înaintate produselor program contabile se modifică considerabil, în funcţie de profilul de activitate şi mărimea întreprinderii. În continuare vom prezenta câteva avantaje şi dezavantaje privind achiziţionarea sau elaborarea soft-ului în anumite condiţii. Avantajele metodei elaborării soft-ului de către client:

- programele pot fi concepute astfel încât să răspundă cu exactitate la cerinţele prestabilite a unităţii;

- unitatea poate funcţiona conform căii dorite şi nu şi nu cum este prezentată prin pachetele cheie;

- pachetele proprii sunt mult mai compatibile cu alt soft din organizaţie, fiind uşor de realizat integrarea;

- demarajul şi iniţierea în tehnica de utilizare a pachetelor sunt mai uşor realizabile;

- moralul angajaţilor în prelucrarea automată a datelor este mai ridicat, loialitatea faţă de propriul lor sistem este mult mai ridicată. Dezavanajele metodei soft-ului clientului pot fi:

- este foarte scump; munca de elaborare este foarte mare; chiar şi cele mai mici aplicaţii pot costa mii de dolari;

- de regulă, durează mult, însemnând luni sau ani;

- posibilitatea de a genera necazuri la primele încercări de utilizare este mare;

- solicită costuri deosebite, timp şi control exigent. Trebuie să apeleze la o programare standard, precum şi la elaborarea şi documentarea pachetelor conform standardelor existente, ceea ce însemnă o mare concentrare de forţe umane;

- procesul de elaborare solicită prea mulţi utilizatori şi conducerea deoarece aceştia trebuie să analizeze cerinţele, să spijine proiectarea, să revizuiască, să testeze sistemul, să identifice defecţiunile, etc.;

- soluţia cu specialiştii din exterior este foarte riscantă.

Avantajele soft-ului la cheie:

- costul este mult mai mic faţă de celelalte variante deoarece costul elaborării şi întreţinerii se împart la numeroşi utilizatori;

- practic, nu există timp de aşteptare pentru utilizarea lui;

- cumpărătorul poate să-şi diminueze riscul prin testarea soft-ului mai înainte şi prin chestionarea altor utilizatori ai aceluiaşi pachet;

- utilizatorul poate să aleagă pachetul care să răspundă cel mai bine propriilor cerinţe;

- programele sunt mai puţin producătoare de erori, ele fiind testate anterior, conform cerinţelor utilizatorului;

- furnizorul poate să-şi actualizeze pachetul cu cheltuieli mult mai mici decât oricare client, dacă ar face acelaşi lucru;

- documentaţia lor este mai bună.

Dezavantajele soft-ului la cheie:

- cerinţele întreprinderii-client nu pot să se regăsească perfect în ceea ce oferă pachetul-program, fiind necesare schimbări în modul de lucru, modificări ale unor forme folosite anterior;

- evaluarea pachetelor disponibile pe piaţă înseamnă consum de timp şi bani, mărind astfel preţul pachetului procurat;

- programele ultrageneralizate nu sunt la fel de eficiente ca pachetele clientului sau cele specializate, sau modificate;

- nu oferă posibilitatea includerii specialiştilor întreprinderii în caz de eşec;

- există riscul că elaboratorul soft-ului să dea faliment sau să nu poată efectua actualizarea la zi.

Principalii furnizori de produse program contabile în Moldova

Informaţie detaliată despre produse şi oferte pe site-urile

despre 1C: Contabilitate

www.wizcontabil.md, - WIZCount, www.uniacc.md Universal Accounting

Controlul şi auditul sistemelor informatice contabile Controlul sistemelor informatice contabile

În accepţiune generală, controlul este procesul de influenţare directă a activităţii unui obiect, organism sau sistem. Obiectivul prioritar al sistemelor financiar-contabile este de sprijinire a factorilor de conducere în acţiunea de controlare a organismelor economice. Economistul-contabil poate contribui la atingerea obiectivului amintit, prin conceperea unor sisteme eficiente de control şi prin sisteme de revizie contabilă, asigurându-se astfel a funcţionare riguroasă a sistemului.

Obiectivul controlului este de prevenire sau recuperare a pierderilor posibile ale unităţii, cauzate de factori diverşi, dintre care amintim:

- utilizarea ineficientă a resurselor;

- sistem deficitar de luare a deciziilor;

- erori neintenţionate de înregistrare a fenomenelor şi proceselor economice;

- pierderea accidentală sau distrugerea înregistrărilor;

- pierderi de valori patrimoniale din neglijenţa angajaţilor;

- slaba aderenţă a angajaţilor la metodele manageriale sau la legislaţia în vigoare;

- escrocheria, prin care angajaţii sustrag intenţionat bunuri din patrimoniu, cuplată cu falsificarea înregistrărilor contabile pentru acoperirea faptei;

- alte acte ilegale ale angajaţilor.

Necesitatea abordării separate a controlului în mediile informatizate se datorează infuziei calculatoarelor în activităţile organismelor economice. Se pare că exercitarea controlului în astfel de medii provoacă numeroase probleme celor ce se ocupă de ele. Chiar dacă problemele generale ale controlului rămân aceleaşi, ca metodă de verificare a procesului de prelucrare a datelor financiar-contabile, se apelează la proceduri specifice exercitării controlului sistemelor informatice. Diferenţele dintre cele două sisteme, prezentate în literatura

americană de specialitate, sunt:

- Proba tranzacţiei. Unele sisteme sau aplicaţii informatice sunt concepute astfel încât proba

existenţei unei tranzacţii economice este foarte scurtă pentru a fi verificată prin acţiunile de control, iar dacă există, are forma accesibilă numai prin intermediul calculatorului;

- Prelucrarea uniformă a tranzacţiilor. Calculatoarele prelucrează uniform elementele supuse

prelucrării, prin acelaşi set de instrucţiuni, care de fapt reprezintă algoritmul dat de factorul uman pentru cazul respectiv. În consecinţă, calculatorul va elimina posibilele erori umane din cadrul unui tip de operaţii, dar lucrurile trebuie de văzut invers: dacă a fost descoperită o eroare în interpretarea unei

operaţiuni, atunci toate elementele care intră în categoria respectivă au fost tratate la fel, adică greşit;

- Separarea funcţiilor. Multe proceduri manuale, care în sistemele de control clasice constituiau

obiective de control distincte, fiind exercitate de persoane diferite, în noul cadru vor fi regăsite sub forma unor aplicaţii informatice distincte. De această dată trebuie pusă problema persoanelor care au

acces la calculator în momente diferite ale prelucrării datelor, evitându-se exercitarea unor funcţii incompatibile între ele. Ca atare, se impun alte proceduri de control pentru urmărirea modului în care au loc separarea funcţiilor de sistem .pentru evitarea aspectelor noi, se impune crearea unor grupe specializate în verificarea datelor, iar utilizatorii trebuie să aibă parole diferite de accesare şi posibilităţi limitate de lucru, în deplină concordanţă cu sarcinile ce le revin.

- Posibilitatea apariţiei noilor erori şi neregularităţi. Posibilitatea persoanelor din sistem,

inclusiv a celora care exercită funcţii de control, de a obţine accesul neautorizat la date fără a se lăsa urme, precum şi a altora care doresc câştiguri băneşti din patrimoniul unităţii, este mult mai mare decât în sistemele manuale. Trecerea multor operaţiuni pe seama calculatoarelor face imposibilă descoperirea unor erori, iar unele schimbări în procedurile programelor pot neobservate multă vreme.

- Iniţiative declanşării unei operaţiuni sau a continuării alteia dată de calculator. Anumite

operaţiuni economice pot fi declanşate automat de calculator sau, dacă anumite condiţii sunt îndeplinite, alte operaţiuni vor fi declanşate în lanţ, iar evidenţierea lor nu se mai face în condiţii manuale, ceea ce face să se obţină accesul factorilor de conducere pentru o nouă formă de autorizare – prin calculator. Aşadar, managerul va delega autorizarea sistemului să exercite operaţiuni pe care înainte le exercitau oamenii;

- Dependenţa unor forme de control de controlul exercitat asupra prelucrării automate.

Prelucrările prin calculator generează rapoarte şi alte ieşiri care vor fi utilizate în diverse forma ale procedurilor de control manual. Eficienţa acestora depinde de eficienţa cu care s-a exercitat controlul asupra modului de prelucrare a datelor pentru obţinerea rapoartelor respective. De exemplu, procedura de control care se referă la verificarea unei liste creată pe principiile conducerii prin excepţie depinde de controlul modului în care s-a înlocuit lista respectivă. Controlul exercitat în noile condiţii este catalogat fie ca un „control general”, fie ca un „control al aplicaţiilor”. Controlul general cuprinde toate activităţile supuse prelucrării pe calculator, în timp ce

controlul aplicaţiilor se referă la aspectele concrete ale domeniilor informatizate, cum ar fi aplicaţiile contabile. În continuare vom prezenta unele forma de control care se referă la sistemul de lucru bazat pe calculator, cum sunt:

1. Standardele de documentaţii. Întotdeauna o bună documentaţie reprezintă un factor esenţial

al funcţionării eficiente şi al exercitării unui control riguros al sistemelor informatice. Prelucrarea automată a datelor trebuie să fie urmărită prin intermediul unor standarde care să specifice documentaţia necesară atât în faza de proiectare a sistemelor, cât şi după implementarea lor. Documentaţia poate fi clasificată în trei categorii principale:

- documentaţia administrativă realizează o descriere a tuturor standardelor şi procedurilor folosite în prelucrarea automată a datelor, incluzându-se aici şi politicile referitoare la justificarea şi

autorizarea de noi sisteme sau de schimbare a lor; standarde de analiză, proiectare şi programare ale sistemelor; proceduri de întrebuinţarea a fişierelor şi bibliotecilor. - documentaţia sistemelor include o descriere detaliată a tuturor aspectelor unei aplicaţii de sistem, fie sub formă narativă, prin scheme, fie prin listinguri ale programelor. - documentaţia operaţii conţine toate informaţiile necesare operatorilor pentru a lansa în execuţie programele, inclusiv configuraţia echipamentelor folosite, date variabile, precum şi condiţii care pot

duce la erori, specificându-se modul de rezolvare a acestora. 2. Protecţia fizică a sistemului. Investiţiile făcute în sistemele electronice de calcul înseamnă, de multe ori, sute sau milioane de dolari, motiv de realizare a unei protecţii fizice deosebite. Accesul la calculator sau la componentele lui trebuie să fie facilitat numai pe bază de autorizaţie în orice moment. Un calculator electronic nu se expune la intrarea în unitate ca într-o vitrină, ci el trebuie să fie folosit în zone ale clădirii care să-l ferească de intenţii distructive. O altă măsură se referă la protecţia echipamentului în caz de calamităţi sau greve.

3. Securitatea datelor. Un control intern eficient al componentelor sistemului de prelucrare

automată a datelor necesită luarea unor măsuri de prevedere pentru pregătirea fişierelor şi programelor împotriva accesului utilizatorilor neautorizaţi sau a cauzelor generatoare de distrugeri. O primă soluţie o constituie eliberarea discurilor care conţin fişiere numai pe baza unor aprobări speciale ale personalului autorizat. Atât sala cu calculatoare, cât şi locul de depozitare a fişierelor, trebuie să fie protejate împotriva focului, prafului, excesului de temperatură şi umiditate, precum şi a altor cauze ce pot afecta datele supuse prelucrării sau păstrării. Etichetarea fişierelor, atât cea internă cât şi cea externă, reprezintă un mijloc de protejare împotriva unor utilizări eronate. Etichetarea externă este realizată pe o hârtie ce se ataşează suportului extern de informaţie, pe care vor fi scrise identificatorii fişierelor, datele prelucrate şi alte informaţii. Etichetele interne sunt realizate prin înscrierea pe suporta unor date care pot fi de trei feluri: etichete de volum, etichete de început de fişier şi etichete de sfârşit de fişier. Protejarea fişierelor se realizează şi prin soft, prin introducerea unor parametri care să ofere posibilitatea numai de citire sau, când este cazul, de citire şi scriere. Se recomandă utilizarea unor proceduri de restaurare a fişierelor de date sau specificarea operaţiunii de efectuat asupra fişierului: distrugere sau păstrare. De o deosebită importanţă sunt copiile de siguranţă, păstrate în alte locuri decât în sala calculatorului. Procedura generală este de trecere pe disc a tuturor fişierelor utilizabile într-o sesiune de lucru şi de salvare a copiilor de siguranţă pe anumiţi suporţi. Dacă se utilizează sisteme de gestiune a bazelor de date, se apelează la măsuri suplimentare de securitate asigurate de către administratorul bazei de date, prin utilizarea „dicţionarelor de date” şi a unor forma specifice de control concurenţial. Datele strict secret trebuie să fie protejate împotriva accesării neautorizate, fie prin citirea listei de la imprimantă, în acest caz se recomandă distrugerea listelor inutile sau utilizarea protecţiei criptografice, apelându-se la coduri secrete de transformare a datelor. Criptografia se recomandă în cazul datelor transmise prin linii de telecomunicaţii. 4. Controlul prin echipamente. Sunt câteva posibilităţi de control incluse în configuraţia sistemelor electronice de calcul. Una constă în utilizarea circuitelor de duplicare din unitatea aritmetico-logică a procesorului central, care permite posibilitatea duplicării calculelor şi comparării celor două rezultate. Citirea duală este un alt mijloc de control prin echipamente, care asigură citirea datelor de pe suportul de memorare de două ori şi compară rezultatele celor două citiri. O altă

posibilitate este oferită de aşa-zisa verificare de ecou, prin care siguranţa transmiterii corecte la un echipament de ieşire este verificată prin compararea unui semnal transmis calculatorului de către echipamentul periferic de ieşire cu datele transmise iniţial. Întreţinerea preventivă implică testarea regulată a tuturor componentelor sistemului şi înlocuirea celora ce pot genera defecţiuni. Sistemele de alimentare neîntreruptă cu energie constă în utilizarea unor generatoare de energie în cazul întreruperii sistemului normal de alimentare, ele trebuie să asigure sistemul cel puţin un timp suficient pentru salvarea datelor aflate în curs de prelucrare. 5. Asigurarea. Întrucât, după cum arată practica, accidentele sunt inerente, se recomandă apelarea la serviciile companiilor specializate în asigurări împotriva incendiilor, inundaţiilor, altor calamităţi naturale.

6. Sisteme copii procedurilor de siguranţă. Procedurile de siguranţă se referă la stabilirea cu

exactitate a ceea ce trebuie de făcut în cazul în care apar anumite incidente. Cea mai sigură metodă constă în utilizarea echipamentelor suplimentare care să intervină în momentul defectării altora asemănătoare.

7. Controlul aplicaţiilor. Se referă la modul de execuţie al unor elemente specifice din cadrul

aplicaţiilor informatice, cum sunt: introducerile de date, fişierele, programele, ieşirile din prelucrare, fără să intre în prea multe detalii despre sistemul electronic de calcul. Controlul aplicaţiilor cuprinde

totalurile de control, diverse forme de controlare a surselor de date, forma de validare a introducerii datelor, controlul erorilor şi al excepţiilor, proceduri de reluare din punctele de control, precum şi controlul introducerii datelor în regim on-line.

Auditul şi mediul informatic Evaluarea auditului intern în mediul informatizat. În condiţiile unui sistem financiar-contabil de prelucrare a datelor informatizate apar probleme mai deosebite, cum ar fi:

- concentrarea funcţiilor care provoacă riscul unei defectuoase separări a funcţiilor;

- concentrarea programelor şi a datelor care măresc riscul de acces neutorizat;

- absenţa eventuală a materializării pe un suport informaţional, pe hârtie, a intrărilor, a prelucrărilor a ieşirilor;

- consecvenţa metodelor de prelucrare; eventual consecvenţa în efectuarea erorilor.

Utilizarea de calculatoare şi reţele de calculatoare face ca în mod autonom să existe riscuri ridicate în ceea ce priveşte:

- absenţa separării funcţiunilor;

- fragilitatea controalelor programate;

- insuficienţa documentării;

- slăbiciunea dispozitivelor de protecţie;

- uşurinţa în introducerea datelor neautorizate şi acţionarea programelor.

În această situaţie se procedează într-un cadru neinformatizat, procedând la o evaluare preliminară a punctelor forte şi a punctelor slabe a controlului intern în special, controalele generale informatice (accesul la date, parole de acces, numerotare şi datare automatizată, validarea datelor intrate, etc.). Verificarea funcţionării sistemelor. După ce au fost descrise controalele existente, se

efectuează verificarea prin sondaj a funcţionării procedurilor realizând prelucrări şi teste diverse:

- Editarea unor situaţii de excepţie sau selectarea unor eşantioane. Aceasta constă în extragerea

din fişierele clientului a unor date, situaţii pentru a descoperi anomalii sau pentru a selecţiona eşantioanele construite după diferite criterii, la o dată sau pentru o anumită dată. Exemple de extrageri:

soldurile clienţilor superioare anumitor sume; soldurile clienţilor pe vechimi, soldurile clienţilor – creditori etc. Exemple de selecţii: facturi superioare unei anumite sume, lista articolelor în stoc mai vechi decât un anumit termen etc.

- Controlul calculelor constă în verificarea aritmetică a operaţiunilor. Exemple: calculul

amortizării, totalul balanţelor, totalul registrelor, totalul stocurilor, corelarea conturilor analitice cu cele sintetice etc.

- Compararea fişierelor constă în confruntarea datelor comparabile existente în fişiere. Exemple:

compararea fişierelor de mijloace fixe cu fişierul de amortizare lunară, compararea fişierului de

personal cu fişierul cheltuielilor personalului dintr-o lună etc.

- Comparaţii în timp – compararea unei perioade cu alta pentru a sesiză fluctuaţiile ori situaţiile neobişnuite şi dacă sunt justificate aceste stări etc.

- Jocuri de încercare pentru a controla aplicaţiile informatice. Tehnicile jocurilor de încercare

pun în funcţiune proceduri de control constând în introducerea de date într-un sistem informatic al întreprinderii şi compararea rezultatelor obţinute cu cele aşteptate. Jocul de încercare cuprinde operaţii reprezentând toate condiţiile de validitate sau nevaliditate, care se doresc a fi controlate. Scopul jocurilor de încercare este de a obţine elemente probante suficiente pentru a convinge că un sistem şi controalele sale funcţionează conform prevederilor. Nu trebuie uitat faptul că utilizarea jocurilor de încercare implică programe corespunzătoare unei

aplicaţii la un moment dat în timp. În cazul în care programele au fost modificate jocurile de încercare nu mai pot corespunde necesităţilor controlului. În plus controlul se exercită asupra procedurii de prelucrare şi nu asupra datelor de intrare, ceea ce implică proceduri de control suplimentare asupra acestora din urmă ,acest tip de control, este în mod deosebit utilizat atunci când:

- o parte importantă a auditului intern este încorporată în programele întreprinderii;

- volumul înregistrărilor este important.

Atunci când este utilizată reţeaua de calculatoare aparţinând întreprinderii este necesar fie să se controleze efectele jocurilor de încercare şi de a extrage ulterior fişierele datelor create pentru prelucrarea jocului de încercare, fie, de preferinţă şi în măsura posibilităţilor, de a opera asupra unei copii prealabile de fişiere şi programe. În cazul constatării de puncte slabe a acestor programe, este recomandat ca auditorul să găsească alte proceduri prin care să se realizeze obiectivele propuse. Auditorul poate să amelioreze utilizarea şi eficacitatea testelor de conformitate utilizând, de asemenea, tehnica jocurilor de încercare. Un aspect deosebit de important este acela că auditorul trebuie să se asigure că aceste controale au funcţionat

efectiv pe tot parcursul perioadei auditate. Noi răspunderi pentru auditorul ce îşi desfăşoară activitatea într-un mediu informatizat. În condiţiile actuale, când informaţiile circulă cu viteză nebăniută, calculatorul a devenit un instrument la modă în realizarea fraudelor financiar-contabile. Apar astfel mai multe probleme pe care managementul trebuie să le rezolve. Cine trebuie să controleze sistemul informatic financiar-contabil al firmei? Ce tehnici de auditare sunt disponibile? De ce este sau nu folosit calculatorul în auditare? Când anume trebuie de făcut auditarea? Ce părţi ale sistemului sunt controlate şi auditate? Necesitatea abordării separate a controlului şi auditării în mediile informatizate se datorează tocmai acestei infuzii de calculatoare în activitatea organizaţiilor. Deşi problemele generale ale controlului rămân aceleaşi ca metodă de verificare a procesului de prelucrare a datelor financiar- contabile se apelează la tehnici şi proceduri specifice exercitării controlului sistemelor informatice. Modificări în domeniul auditului. Schimbările care au avut loc în domeniul hardware, software şi de amplasare au modificat abordarea conceptuală a auditării. Într-o primă fază auditorul ignoră în esenţă calculatorul tratându-l ca pe o „cutie neagră”, iar auditarea se efectua în jurul acestuia. Complexa dezvoltare a calculatoarelor şi gradul ridicat de specializare a auditorilor au trasat două direcţii de utilizare a calculatoarelor:

- ca unealtă a auditorului, contribuind la realizarea auditării propriu-zise;

- ca sarcină a auditării, acolo unde datele sunt supuse prelucrării calculatorului şi rezultatele sunt

analizate cu acurateţe şi siguranţă de către programele calculatorului; Auditarea pe lângă calculator. Prima reacţie a auditorilor faţă de calculatoare a fost tratarea acestora ca simple sisteme contabile manuale în care nu-i interesau decât datele de intrare şi cele de

ieşire. În aceste condiţii auditorii nu au fost preocupaţi de mecanismele interne prin care se realizau înregistrările contabile, deoarece le era de ajuns că aveau acces rapid la documente şi înregistrări. Chiar dacă auditorii acceptau imput-urile şi producerea output-urilor, calculatorul era considerat „o cutie neagră”. Se realiza astfel o auditare pe lângă calculator. Auditarea cu ajutorul calculatorului. Utilizarea calculatorului ca un instrument de lucru al auditorului în îndeplinirea sarcinii acestora este cunoscută ca fiind auditarea cu ajutorul calculatorului. Auditorii utilizează astăzi calculatorul pentru a-şi îndeplini sarcinile imediat ce utilizatorii prelucrează automat datele contabile.

Pentru înlesnirea utilizării calculatorului ca un instrument de auditare mare firme de audit au dezvoltat un soft de auditare generalizat. Un astfel de soft îndeplineşte sarcini multiple cum ar fi compararea conţinutului a două fişiere, examinarea conţinutului unui fişier, calcularea unei depăşiri etc.

Auditarea cu un astfel de soft este mult mai eficientă deoarece nu trebuie scrise programe

separate de auditare pentru fiecare utilizator sau client auditat, ci trebuie numai adaptat soft-ul general. Trebuie remarcat faptul că nici în această fază auditorul nu era interesat de mecanismele de funcţionare

a calculatorului şi de modul în care se realiza procesarea datelor. Auditarea „prin” calculator. Gradul de dezvoltare a calculatoarelor a ajuns la punctul în care

auditorii nu mai pot audita fără a ţine cont de acesta. Ei au fost forţaţi să trateze calculatorul ca pe ţintă

a auditării şi să auditeze „prin” el. Procesul auditării prin calculator solicită auditorului să introducă datele în calculator pentru prelucrare. El va verifica modul în care sunt prelucrate datele de către calculator, structura fişierelor, a bazelor de date şi altele. Rezultatele sunt apoi analizate pentru a se constata dacă utilizatorii se pot baza pe prelucrarea şi acurateţea programelor. Dezvoltările tehnologice şi de altă natură care cer această abordare includ:

- intrările de date on-line. În unele sisteme comenzile clienţilor sunt primite telefonic şi introduse direct în sistem prin intermediul tastaturii fără a se mai crea documentele sursă. Auditorul este obligat să intre în sistem pentru a determina gradul de siguranţă şi acutrateţe a procesării şi controlului, deoarece nu mai poate parcurge traseul documente sursă – documente de ieşire. - Eliminarea sau reducerea ieşirilor tipărite. Există cazuri în care ieşirile tipărite nu sunt disponibile la trasarea tranzacţiilor. Auditorul va fi obligat să intre în sistem pentru a determina acurateţea procesării şi conţinutul fişierelor. - Actualizarea fişierelor în timp real. Cu această actualizare tranzacţiile apar imediat ce au loc. O ieşire tipărită prezentând conţinutul unor astfel de fişiere şi furnizată auditorului ar putea să nu fie corectă. Acest lucru se întâmplă deoarece până când imprimanta ajunge la jumătatea listării conţinutului unui fişier, datele de la începutul acestuia s-ar putea să fie schimbate. Prin urmare auditorul este obligat să intre în sistem pentru a face auditarea. O problemă actuală a auditului în condiţiile utilizării calculatoarelor şi reţelelor de calculatoare o presupune auditarea prin Internet, auditarea unor clienţi virtuali, etc. Reguli generale ale auditării sistemului informatic. Principala caracteristică a auditării este faptul că operează în procesele de comunicare şi informare. Activitatea de auditare garantează tuturor categoriilor de utilizatori integritatea, regularitatea, sinceritatea şi fidelitatea datelor. În general auditarea poate fi definită, ca fiind o examinare profesională a unei informaţii în vederea exprimării unei opinii responsabile şi independente prin raportarea acesteia la un criteriu de calitate. Este foarte important ca auditorul sistemului informatic să înţeleagă procesul auditării şi conceptele care stau la baza sa. Auditarea este structurată ca o activitate dinamică într-o manieră logică. O abordare sistematică a acestui proces este dificilă într-un sistem informatic în care auditorul nu poate descoperi vizual procesarea care are loc sau conţinutul fişierelor. Pe de altă parte, o abordare a auditării sistemului informatic hazardantă, neplanificată şi nestructurată poate duce la trecerea cu vederea a unor segmente importante din prelucrarea datelor sau din conţinutul fişierului. În obţinerea şi evaluarea probelor privind afirmaţiile despre acţiunile şi evenimentele economice auditorul este interesat de acele informaţii care sunt legate de siguranţa structurii controlului şi de conţinutul fişierelor realizate prin prelucrarea datelor pe calculator. Probele vor fi strânse prin testări ale controlului pentru a se determina dacă structura controlului funcţionează aşa cu a fost prescrisă şi prin testări ale controlului pentru a determina dacă conţinutul fişierelor reflectă cu exactitate tranzacţiile firmei. Procedurile folosite în auditarea pe calculator sunt similare cu cele folosite în auditarea sistemelor manuale sau mecanice, dar mult mai complexe, aceste proceduri sunt similare deoarece se cere o judecată obiectivă din parte auditorilor cu privire la ceea ce constituie o lipsă de concordanţă în structura controlului sau o eroare în balanţele de verificare.

Pe de altă parte ele sunt mai complexe deoarece structura controlului este mai sofisticată şi este greu să descoperi dacă programul calculatorului şi fişierele furnizate auditorului sunt cele folosite în realitate sau sunt copii false care de fapt nu sunt folosite în sistemul de prelucrare a datelor. Auditorii sunt responsabili de comunicarea rezultatelor acţiunilor lor, acţiuni îngreunate însă de terminologia PAD, care nu se întâlneşte în alte domenii. Diferenţa dintre auditarea sistemului informatic şi auditarea altor tipuri de sisteme apare datorită tehnicilor şi procedurilor adiţionale aplicate în acest caz. Auditorul trebuie să ia în considerare utilizarea tehnicilor adiţionale procedurilor mecanice şi manuale. La etapa actuală nu este închipuită activitatea economică fără utilizarea calculatorului, care ridică noi probleme şi presupune dobândirea de noi cunoştinţe. Prin urmare economiştii contabili trebuie să se specializeze şi în tehnica prelucrării automatizate a datelor (PAD) pentru a efectua o auditare corectă şi eficientă, în noul context în care toate firmele care solicită auditarea sau sunt obligate să fie auditate, ţin evidenţa contabilă cu ajutorul calculatorului.

Securitatea sistemelor informatice Probleme de cercetare a infracţiunilor informatice Dezvoltarea tehnologiilor informaţionale au sporit considerabil eficienţa afacerilor în cele mai diferite sfere de activitate (economie, medicină, drept etc.), reţelele de telecomunicaţii, permit efectuarea tranzacţiilor în regim real de timp, viteza de procesare a sporit considerabil, iar companiile sunt capabile să păstreze şi să prelucreze masive enorme de date. Însă, pe lângă aspectele pozitive, a apărut un şir de fenomene negative – infracţiunile informatice, adică realizarea unor acţiuni directe sau indirecte, fizice sau logice, premeditate sau nepremeditate, ce au scop modificarea uneia sau mai multor stări (confidenţialitate, integritate, accesibilitate, non- repudiere) ale unui sistem sau subistem informaţional. Acest fapt a dus la apariţia unei noi ramuri a dreptului, care necesită elaborarea concepţiei de infracţiune informatică, definirea noţiunii şi elucidarea tipurilor infracţiunilor, clasificarea lor şi stabilirea măsurilor de constrângere, elaborarea metodelor, tehnicilor şi metodologiilor de cercetare a infracţiunilor şi, nu în ultimul rând, elaborarea programelor de studiu pentru pregătirea specialiştilor în domeniu. Aflându-se într-o etapă iniţială de maturitate în domeniu, atât specialiştii, cât şi părţile vătămate întâmpină probleme majore în cercetarea acestui tip de infracţiuni. De multe ori, din cauză că părţile vătămate nu cunosc ce acţiuni trebuie să întreprindă şi cum trebuie să asigure statutul juridic al probelor existente, organele de drept sunt incapabile să demonstreze vina în instanţele de judecată, chiar şi fiind cunoscut infractorul. Agenţii economici, fiind, de obicei, ţinta răufăcătorilor, adesea au reţineri în a anunţa structurile competente despre faptul constatării unor infracţiuni. În plus, în majoritatea cazurilor, aceştia nici nu realizează că, de facto, a avut loc o infracţiune. Prin urmare, dacă organizaţia este victimă a unei infracţiuni informatice, este necesar să se reacţioneze rapid şi ferm pentru a minimiza pierderile, asigura imposibilitatea distrugerii dovezilor şi a facilita descoperirea răufăcătorului. Scopul primar al lucrării este de a evidenţia acţiunile necesar de a fi întreprinse, care sunt aspectele-cheie la care este nevoie să se atragă atenţia pentru a fi siguri că nu au fost distruse dovezile şi, nu în ultimul rând, necesitatea pregătirii cadrelor capabile să efectueze o expertiză juridică calitativă. Infracţiunile informatice, la fel ca şi în cazul infracţiunilor obişnuite, au un subiect şi obiect al infracţiunii. Subiectul infracţiunii informatice poate fi definit ca persoana care, motivată de anumiţi factori (necunoaştere, curiozitate, interes material etc.), realizează acţiuni ce contravin normelor legale sau etice. Infracţiunile informatice pot fi separate în două categorii: infracţiuni, săvârşirea cărora a fost facilitată de tehnologiile informaţionale, şi infracţiunile unde calculatoarele şi reţelele de calculatoare reprezintă ţinta atacului.

Atunci când un calculator este utilizat pentru săvârşirea unei infracţiuni, pe suportul de date pot fi găsite înregistrări despre frauda comisă care include informaţie despre identificarea falsă, reproducerea şi distribuirea informaţiei, informaţie-subiect al proprietăţii intelectuale, colectarea şi distribuirea pornografiei şi multe altele (acces nesancţionat la resurse, instrumente de ocolire/înlăturare a protectiei logice etc.). Infracţiunile la care calculatoarele şi reţelele de calculatoare reprezintă obiectul infracţiunii constă, de obicei, în distrugeri de date şi resurse tehnice. Adesea, calculatoarele compromise sunt utilizate pentru compromiterea altor calculatoare şi/sau reţele-obiect al infracţiunii (aplicaţii malefice – viruşi, instrumente de organizare a atacurilor direcţionate DDoS etc.). Noile tehnologii şi mediul digital sofisticat au facilitat posibilităţile de ascundere a informaţiei despre infracţiunile realizate, iar dovezile sunt colectate şi păstrate într-un mod diferit, chiar utilizând tehnologii legale. Prin urmare, în cazul cercetărilor infracţiunilor informatice, apare necesitatea de a elabora noi tehnici de cercetare şi analiza. În prezent, în practica juridică o mare problemă o reprezintă anume păstrarea statutului de dovadă juridică a dovezilor. Acest fapt este aproape imposibil atunci când nu există norme elaborate şi instrucţiuni clare, general valabile, de ridicare şi documentare a dovezilor. Acest fapt este îngreunat şi de faptul necunoaşterii de către părţile vătămate a măsurilor elementare de conservare a dovezilor ce atestă săvârşirea infracţiunilor informatice. În acest caz, iniţiativele şi responsabilitatea primară revin conducerii de vârf a organizaţiilor. Pentru a se asigura că organizaţia va reacţiona eficient şi oportun în cazul oricăror incidente, aceasta trebuie să ia în considerare crearea unui sistem de reacţiune la incidente. Aceasta presupune crearea unei subdiviziuni de securitate, implementarea mecanismelor de securitate şi elaborarea, comunicarea şi implementarea instrucţiunilor şi procedurilor de reacţie la incidente. De asemenea, colaboratorii trebuie să cunoască autoritatea responsabilă de asigurarea securităţii organizaţiei şi să posede coordonatele de contact ale acesteia. De asemenea, este foarte important ca responsabilii de securitate din organizaţie să cunoască acţiunile necesar de a fi efectuate şi minimul necesar de informaţie, necesar de a fi colectată şi prezentată organelor ce vor fi solicitate pentru a constata şi cerceta infracţiunea. Dintre acestea pot fi specificate:

1. Conservarea resurselor în momentul depistării incidentului sau, dacă nu este posibil acest fapt (în cazul serverelor), efectuarea copiilor exacte ale sistemelor (full back-up).

2. Limitarea accesului la resurse.

3. Dacă infracţiunea este în curs de derulare, este necesar să fie activate aplicaţiile şi mecanismele de monitorizare.

4. Este necesar să fie documentate toate daunele suportate în urma incidentului. Dintre acestea pot fi specificate:

numărul estimat de ore, necesar pentru recuperarea funcţionalităţii (numărul de persoane implicate x rata x nr. ore )

costurile suportului temporar (dacă există)

costul echipamentului deteriorat

valoarea datelor distruse

venitul ratat

pierderea imaginii

pierderi suportate în urma neîndeplinirii condiţiilor contractuale etc.

5. Pentru a obţine un rezultat final pozitiv, conducătorii organizaţiilor trebuie să ia toate măsurile necesare pentru a face posibilă raportarea organelor competente şi se prezintă următoarea

informaţie:

Informaţia detaliată referitoare la incident/infracţiune – cum a fost depistat cazul, care au fost acţiunile întreprinse, ce acţiuni mai sunt necesare de întreprins etc.

Informaţia despre potenţialul răufăcător;

Idei referitoare la posibilele motive.

Datorită specificului tehnologiilor informatice, este foarte dificilă asigurarea statutului de dovadă

juridică în instanţele de judecată a instrumentelor utilizate pentru săvârşirea infracţiunii. Pentru

aceasta, posesorul de resurse (compania) trebuie să respecte un set de măsuri, care ar asigura veridicitatea informaţiei şi imposibilitatea denaturării ei ulterioare. Conducerea trebuie să încerce a evalua natura infracţiunii (interior sau exterior) şi, în cazul când există probabilitatea unor acţiuni malefice din interior, să limiteze la maximum accesul la resursele informatice. O acţiune uzuală de restartare a calculatorului poate duce la pierderea informaţiei şi, prin urmare, a unor dovezi juridice. În procesul de cercetare a infracţiunilor, orice componentă este foarte semnificativă. Prin urmare, orice componentă a infrastructurii informatice va fi supusă cercetării. Dintre acestea pot fi specificate unităţile centrale de procesare, dispozitive interne de păstrare a datelor, dispozitive optice şi magnetice, discuri optice, dischete, camere digitale, fişiere log, aplicaţii, instrucţiuni, manualele de specialitate, echipament de telecomunicaţii etc. O importanţă asemănătoare o au notiţele personale ce conţin numere de telefoane, adrese, adrese e-mail, adrese web, parole de acces. Dezvoltarea societăţii informatice depinde direct de dezvoltarea resurselor informaţionale, de cultura informaţională a membrilor societăţii, de nivelul pregătirii cadrelor corespunzătoare activităţii informaţionale în societate. Odată cu dezvoltarea tehnologiilor informaţionale se dezvoltă infracţiunile în acest domeniu, iar succesul depistării infractorului şi redarea statutului juridic al dovezilor în instanţă nu depinde de fiecare persoană ce utilizează noile tehnologii. Republica Moldova se află în prima etapă de dezvoltare a ramurii respective şi întâmpină mari greutăţi în dezvoltarea de mai departe. Prin urmare, pentru a construi o societate informaţională sănătoasă, Statul, în primul rând, trebuie să ia toate măsurile necesare pentru a asigura securitatea subiecţilor participanţi la relaţiile informaţionale. În concluzie, consider că succesul creării unei societăţi informatice depinde, în mare parte, de soluţionarea unui spectru de probleme juridice, economice şi organizaţionale, cum ar fi:

Elaborarea şi definirea unei terminologii unice în domeniul securităţii informatice şi a dreptului informatic;

Analiza practicilor moderne şi armonizarea actelor normative în vigoare cu practicile internaţionale şi anume armonizarea în materie de documentare a dovezilor şi în chestiunile de reproducere a înregistrărilor informatice – Societatea Informaţională are nevoie de un drept specific evoluat;

Reglementarea tranzacţiilor electronice. Elaborarea unui cadru legal adecvat pentru afaceri, care să reglementeze nu numai comerţul electronic şi semnătura electronică, ci şi aspectele referitoare la banii electronici, fiscalitatea şi modul de încheiere a contractelor în Internet;

Elaborarea tehnicilor şi metodologiilor de cercetare a infracţiunilor informatice. Datorită caracterului transfrontalier al criminalităţii informatice, armonizarea legislaţiei cu cea internaţională trebuie să vizeze, în principal: dreptul de autor, confidenţialitatea datelor, prevenirea şi combaterea criminalităţii informatice, precum şi promovarea standardelor tehnice care să asigure intercomunicarea noilor reţele de comunicaţii.

Crearea programelor de studiu şi pregătirea specialiştilor în domeniul securităţii informatice;

Crearea în structurile de stat a funcţiilor, responsabile pentru implementarea şi administrarea mecanismelor de securitate informaţională;

Organizarea seminarelor de aprofundare a cunoştinţelor şi de schimb de experienţă cu specialiştii în domeniu, din alte ţări.

CREAREA CULTURII SECURITĂŢII INFORMAŢIONALE ÎN CADRUL UNEI COMPANII Studierea materialelor si practicii de pana acum din domeniul protectiei informatiei arata ca metodele tehnice si program de aplicare a principiilor securitatii informationale sunt bine documentate si este foarte greu de ales vre-un domeniu unde aceste metode nu sunt subiectul unei carti sau articol. Necesitatea pentru instruirea adecvata a angajatilor in domeniul securitatii informationale a fost recunoscuta nu cu mult timp in urma. In cadrul unor organizatii din Statele Unite ale Americii aceasta instruire a devenit obligatorie. In orice caz in urma analizei informatiei din cadrul Intreprinderilor din Moldova si unor organizatii din strainatate instruirea nu este privita ca o prioritate de majoritatea din cei intervievati. Ca exemplu Organizatia Ernst & Young in anul 2003 a intervievat 1400 de companii din 66 de tari, dintre care numai 29% [1] din organizatii ofereau instruire angajatilor in domeniul securitatii informationale. Similar un alt studiu arata ca 13% din businessul din Anglia nu detine proceduri pentru educarea angajatilor privitor la responsabilitatile lor in acest domeniu.

Cu toate acestea, majoritatea literaturii publicate este concentrata la descrierea domeniilor tehnice a securitatii informationale si foarte putine materiale analizeaza acest domeniu din punct de vedere al instruirii personalului in domeniul securitatii informationale si crearea culturii securitatii informationale in cadrul unei organizatii. De exemplu in aceiasi carte "Information Security Management Handbook, Fifth edition" [2] din 1000 de pagini dedicate securitatii informationale crearii culturii securitatii informationale au fost dedicate in jur de 15 pagini. Plus la aceasta in orice publicatie este indicata importanta instruirii personalului si statisticile arata ca majoritatea incidentelor legate de furtul de mijloace banesti au fost depistate de personalul companiilor ce nu era direct implicat direct in aplicarea securitatii informationale o imagine clara cum trebuie de efectuat aceasta instruire nu exista. Problemele ce influenteaza personalul sa nu reactioneze adecvat la instruirea in domeniul securitatii informationale:

Angajatii pot sa intalneasca dificultati din cauza vitezei mari de dezvoltare a companiei;

Angajatii pot avea dificultati din cauza complexitatii sistemelor din prezent;

Initiativele in urma analizei eficientei pot impune angajatii sa se concentreze la obligatiunile principale de serviciu, cele legate de SI raman pe ultimul plan;

Cei ce au organizat reorganizarea companiei pot sa subestimeze viteza de invatare a angajatilor a noilor obligatiuni si responsabititati, cat si a noilor tehnologii desigur;

parte de angajati detin cunostinte minime in domeniul tehnologiilor informationale(calculatoarelor); Rezistenta pe care o opun angajatii este un fenomen cunoscut, dar in domeniul securitatii informationale situatia este si mai grava din cauza neintelegerii de catre utilizatori de ce sunt necesare aceste modificari in domeniu. Aditional, elementele de control pot fi cateodata "greoaie" si impun o anumit lucru de rutina si activitati in plus. Daca angajatii nu sunt convinsi de necesitatea acestor pasi, ei probabil vor ignora pasii si initiativele managementului de varf. Pentru modificarea acestei situatii se propun urmatoarele masuri Pentru asigurarea crearii mediului de securitate in cadrul Companiei managerul responsabil de SI are la dispozitie patru tehnici prezentate in figura (Fig. 6.1):

la dispozitie patru tehnici prezentate in figura (Fig. 6.1): Fig.6.1 Sectia de marketing cuprinde activitatile indreptate

Fig.6.1

Sectia de marketing cuprinde activitatile indreptate spre promovarea departamentului securitatii informationale si serviciile prestate in organizatie. Personalul tinta vor a mesajului transmis va fi mai degraba toata compania, de cat fiecare angajat in parte. Activitatile de suport si raspuns, pe de alta parte, sunt indreptate spre cerintele specifice ale utilizatorului(angajatului) si pot fi utilizate spre intarirea relatiilor dintre angajatii responsabili de securitatea informationala si utilizatori. Metodele de instruire au fost divizate in doua clase, reflectand distinctia dintre instruirea ce ofera cunostinte generale despre securitatea informationala si instruirea

specifica unor domenii a SI. "Cerintele catre trainingul angajatilor" publicat de catre NIST in anul 1998 [3] efectueaza o divizare asemanatoare si defineste urmatoarele etape succesive:

Educare de baza;

Instruirea;

Educarea;

Educare de baza bazata este bazata pe competenta angajatilor si este indreptata spre dezvoltarea acestor capacitati necesare pentru indeplinirea activitatilor zi de zi. Instruirea si educarea in domeniul

SI este cu mult mai specializata si in special este recomandata specialistilor in domeniu. Aceasta distinctie dintre Educarea de baza, instruire si educare este foarte importanta deoarece, fiecare din aceste domenii sunt indicate diferitor grupe de angajati din cadrul Companiei, respectiv diferite grupe de angajati vor avea nevoie de diferite cunostinte din domeniul SI. Scopul final a crearii culturii securitatii informationale din Companie este obtinerea participarii, prin intermediul initiativelor, angajatilor la procesul de dezvoltare a SI. ////

Obiectivul principal al măsurilor de protecţie оntr-un sistem de calcul оl constituie eliminarea posibilităţilor de distrugere accidentală sau voită a informaţiilor, precum şi de consultare nesancţionată a acestora. Accesul nesancţionat la informaţii poate provoca serioase daune prin afectarea caracterului privat al transmisiilor, introducerea unor date false sau denaturate, falsificarea identităţii unor calculatoare, terminale ori utilizatori. Dintre obiectivele importante, care trebuie avute оn vedere la proiectarea unor mecanisme-hardware şi software pentru protecţia informaţiilor оntr-o reţea, le menţionăm pe cele de prevenire a dezvăluirii conţinutului clar al mesajelor, a inserării de mesaje false, a analizei traficului de mesaje, precum şi pe cele de detectare a modificării, ştergerii sau оnlocuirii conţinutului mesajelor, a оncercărilor de conectare neautorizată la reţea. Pentru rezolvarea problemelor asigurării securităţii оn reţelele informaţionaltelecomunicaţionale este necesar:

1. A proteja informaţia la păstrarea, prelucrarea şi transmiterea ei prin reţea;

2. A confirma veridicitatea obiectelor de date şi a utilizatorilor (autentificarea părţilor

care fac legătura);

3. A descoperi şi a preveni оncălcarea integrităţii obiectelor de date;

4. A proteja mijloacele tehnice şi încăperile;

5. A proteja informaţia confidenţială de scurgere de date;

6. A proteja aplicaţiile de program de viruşi;