Cuprins ..................................................................................................................................................................1 Unitatea de nvare 6. DOCUMENTAIA - PROCEDEU AL METODEI CONTABILITII. DOCUMENTELE DE EVIDEN..........................................................................................................2 6.1 DOCUMENTAIA - PROCEDEU AL METODEI CONTABILITII.......................................

2 6.2 DOCUMENTELE DE EVIDEN................................................................................................3 6.2.1 Noiunea, importana, coninutul i ntocmirea documentelor..................................................3 6.2.2. Clasificarea, raionalizarea i tipizarea documentelor.............................................................4 6.2.3. Verificarea i corectarea documentelor....................................................................................8 6.2.4. Circuitul i pstrarea documentelor.........................................................................................9 6.3. FORME DE CONTABILITATE..................................................................................................10 6.3.1. Forma de contabilitate - modalitate de organizare i prelucrare a datelor.............................10 6.3.2. Formele de contabilitate utilizate...........................................................................................12 REZUMAT:...........................................................................................................................................15 EVALUARE...........................................................................................................................................16 BIBLIOGRAFIE SELECTIV..............................................................................................................17

Timp necesar: 110 minute Recomandm studierea unitilor n ordinea n care sunt numerotate. Astfel, putei s facei corelaie ntre analiza operaiilor economicofinanciare i implicit formula contabil, i nregistrarea cronologic i sistematic pe care o vei studia n aceast unitate. Studiind unitatea, vei fi capabili:

s interpretai noiunea de documente; s explicai importana documentelor contabile; s clasificai documentele; s verificai i s stabilii eventualele erori de ntocmire a documentelor i modul de corectare a acestora; s explicai circuitul i modul de pastrare a documentelor; s definii tiinific formele de contabilitate.

Unitatea de nvare 6. DOCUMENTAIA - PROCEDEU AL METODEI CONTABILITII. DOCUMENTELE DE EVIDEN 6.1 DOCUMENTAIA - PROCEDEU AL METODEI CONTABILITII Orice operaie economic i financiar referitoare la existena i micarea elementelor patrimoniale ale ntreprinderii, pentru a putea fi nregistrate n conturi, trebuie consemnate mai nti n documente care s ateste nfptuirea ei. Este necesar acest lucru, deoarece nregistrarea operaiilor economice i financiare n conturi se face numai dup ce acestea au avut loc, iar una din cerinele contabilitii o constituie fundamentarea i justificarea tuturor datelor sale pe baz de documente. Documentaia este strns legat i precedat de observare. Observarea direct a fenomenelor i proceselor economice i consemnarea lor n documente este o condiie fr de care celelalte procedee ale metodei contabilitii nu-i gsesc cmp de aplicare. Tocmai pe baza informaiilor culese prin observarea i consemnarea n documente, se pot face ulterior evaluri, grupri, sistematizri, generalizri, analize, sinteze, etc., adic se poate opera n ntregul arsenal de procedee i instrumente ale metodei pentru cunoaterea precis a obiectului contabilitii, dinamicii i evalurii sale viitoare. Caracteristic pentru contabilitate, ca tiin aplicativ, este faptul c informaiile consemnate privind fenomenele i procesele economice i financiare au o importan deosebit n conducerea unitilor patrimoniale. Din aceast cauz culegerea i consemnarea informaiilor despre aceste fenomene i procese, sunt organizate dup criterii precise, bine stabilite pe baze tiinifice i n funcie de necesitile practice, ele constituind baza ntregului sistem de eviden din unitile patrimoniale. Informaiile generate de obiectul contabilitii, pentru a fi utilizate n procesul de conducere trebuie deci, consemnate n documente, numai aa primesc forma care s le permit vehicularea, prelucrarea, prezentarea, valorificarea i pstrarea lor ulterioar. Culegerea i consemnarea n documente a informaiei contabile se poate face manual sau cu mijloace tehnice moderne. Culegerea i consemnarea manual presupune completarea documentelor ntr-o form numeric sau alfanumeric, n funcie de structura lor, utiliznd instrumente de scris obinuite. Cu tot progresul realizat n utilizarea tehnicilor moderne de consemnare, a informaiilor primare, metoda manual ocup nc un loc preponderent, avnd i unele avantaje, cum sunt: autenticitatea lor, ele asigurnd caracterul real al informaiilor i posibilitatea tragerii la rspundere a celor care au cules i consemnat informaiile. Aceast rspundere este ntrit i prin semntura pe documente a persoanelor sau organelor care au efectuat operaiile respective. n anumite domenii ale activitii economice, culegerea i consemnarea manual se vor menine i datorit unor condiii deosebite n care au loc fenomenele i procesele economice, cum sunt: izolarea teritorial, volum mic de informaii n anumite locuri de activitate, dar n special datorit cerinelor asigurrii rspunderii gestionare. n orice unitate patrimonial, ntocmirea documentelor pentru fiecare operaie economic i financiar constituie o cerin major pentru cunoaterea i conducerea real a activitii, nct aceasta reclam un control sever, nu numai asupra integritii i modului de gestionare a patrimoniului n totalitatea sa, sau a prilor lor componente, dar i a fiecrei operaii n parte. Documentele prezint o importan deosebit pentru mersul normal al lucrrilor de contabilitate deoarece, cu ajutorul lor se asigur verificarea prealabil a justeei i legalitii operaiilor economice, controlul gestionar asupra mijloacelor materiale i bneti, respectarea disciplinei contractuale, contribuind prin acesta la ntrirea responsabilitii asupra administraiei patrimoniului fiecrei ntreprinderi. Totalitatea documentelor ca purttori materiali de informaii constituie documentaia unitii patrimoniale.

00:00

Practic noiunea de documentaie cuprinde toate documentele care intervin de-a lungul ntregului ciclu contabil, att documentele primare ct i cele care constituie instrumente specifice metodei contabilitii: jurnalul, contul, balana de verificare, bilanul. Documentele justificative reprezint

00:10

00:15

6.2 DOCUMENTELE DE EVIDEN 6.2.1 Noiunea, importana, coninutul i ntocmirea documentelor n efectuarea lucrrilor ei, contabilitatea respect n mod obligatoriu dou principii: nici o operaie economic sau financiar fr document i nici o nregistrare contabil fr document. Documentele sunt acte scrise cuprinznd informaii letrice i numerice, n etalon valoric, natural, sau de munc, care se ntocmesc la locul i n momentul nfptuirii operaiilor economice, precum i a unor evenimente izvorte din necesiti organizatorice i administrative, aa cum ar fi de exemplu actele necesare pentru angajarea i ncadrarea personalului, contractele economice i altele. Din structura sistemului de documente, documentele de eviden reprezint unul din elementele componente ale metodei contabilitii, n sensul c nregistrarea operaiilor economice i financiare n conturi se face numai dup ce acestea au fost consemnate n documente adecvate. Documentele de eviden au o aplicabilitate general n toate lucrrile de contabilitate. Ele reflect toate operaiile legate de existena i micarea mijloacelor, proceselor i surselor economice n cadrul ciclului de exploatare din ntreprinderi, relaiile de drepturi i obligaii generate de aceste operaii, precum i rezultatele obinute din activitatea desfurat. Importana documentelor de eviden poate fi apreciat n urmtoarele direcii: 1. Prin datele pe care le conin, ele fac dovada nfptuirii operaiilor economice i financiare, constituind baza nregistrrilor n contabilitate. Ele au o influen direct asupra exactitii datelor contabile, organizrii contabilitii i operativitii obinerii informaiei contabile. Totodat, documentele de eviden se pot utiliza succesiv i pentru celelalte forme de eviden, contribuind la stabilirea unei legturi organice ntre ele i la evitarea paralelismelor n munc de eviden. 2. Documentele de eviden sunt importante i prin faptul c prin intermediul lor se nfptuiete controlul economic i financiar pentru asigurarea integritii averii, constituind mijlocul pentru descoperirea unor nereguli n gestiunea patrimoniului, cum ar fi: efectuarea de cheltuieli i pli fr baz legal, a cazurilor de lipsuri i sustrageri de bunuri, pentru stabilirea n acelai timp a rspunderilor materiale a persoanelor vinovate. Totodat, prin intermediul lor se asigur respectarea disciplinei financiare i contractuale. 3. Avnd caracter de acte justificative, documentele de eviden au i o importan juridic. n cazul litigiilor patrimoniale, sunt folosite ca mijloc de prob n justiie pentru stabilirea adevrului. Coninutul documentelor de eviden este diferit n funcie de caracterul operaiilor economice nregistrate. n orice caz, documentele de eviden conin dou feluri de elemente: elemente comune i elemente specifice. Elementele comune sunt, de regul, imprimate. Acestea sunt: denumirea unitii eminente i adresa sau compartimentul care l-a ntocmit; data ntocmirii documentului i efecturii operaiei; explicaia operaiei; baza legal, dac este cazul; datele cantitative i valorice; semnturile persoanelor responsabile de ntocmirea documentului. Elementele specifice sunt cele care difer i

care, se completeaz n funcie de natura operaiei economice sau financiare. Ele asigur explicarea, detalierea operaiilor consemnate. ntocmirea i prelucrarea documentelor se poate face manual sau cu mijloace tehnice. ntocmirea documentelor i prelucrarea datelor cu mijloace tehnice prezint avantaje fa de prelucrarea manual n ceea ce privete exactitatea i operativitatea datelor, precum i reducerea considerabil a volumului muncii de rutin. 6.2.2. Clasificarea, raionalizarea i tipizarea documentelor n practica unitilor patrimoniale sunt utilizate documente numeroase i variate n raport cu operaiile economice pe care le consemneaz. n funcie de trsturile caracteristice ale acestora, documentele de eviden se clasific dup mai multe criterii, astfel: a. n funcie de natura operaiilor pe care le reflect, documentele se mpart n: - documente privind imobilizrile corporale i necorporale: Bonul de micare a mijloacelor fixe, Proces-verbal de predare-primire, Proces-verbal de scoatere din funciune etc.; - documente privind activele circulante materiale: Nota de recepie i constatare de diferene, Bonul de predare-transfer, restituire, Bonul de consum, Fia limit de consum etc.; - documente privind disponibilitile bneti: Chitana, Dispoziia de plat-ncasare, Procesverbal de pli etc.; - documente privind salariile i alte drepturi cuvenite angajailor: Statul de salarii, Lista de avans chenzinal, Decontul de cheltuieli, Ordinul de deplasare etc.; - documente privind vnzrile: Factura, Dispoziia de livrare, Avizul de nsoire a mrfii. b. Dup locul de ntocmire, documentele se mpart n documente interne i documente externe. Documentele interne sunt acelea care se ntocmesc n cadrul ntreprinderii pentru operaiile economice i financiare referitoare la activitatea ei. Unele dintre aceste documente rmn n cadrul ntreprinderii, ca de exemplu: Bonul de consum, Bonul de lucru etc. Alte documente interne circul n afara ntreprinderii, ca de exemplu: Facturile ntocmite pentru produsele livrate, lucrrile executate i serviciile prestate, Dispoziiile de plat, Cecurile. Documentele externe sunt cele care s-au ntocmit n alte ntreprinderi sau instituii, dar care circul n cadrul ntreprinderii. Aceste documente reflect relaiile ntreprinderii cu tere persoane fizice sau juridice, ca de exemplu: Factura primit de la furnizori, Extrasul de cont primit de la banc etc. c. Dup modul de ntocmire, documentele de eviden pot fi documente primare i documente centralizatoare. Documentele primare sunt cele care consemneaz pentru prima dat operaiile economice sau financiare, de exemplu: Bonul de consum, Procesul-verbal de predare-primire etc. Documentele centralizatoare cumuleaz i grupeaz datele din documentele primare, care cuprind operaii de acelai fel, de exemplu: Centralizatorul consumurilor de materiale, Centralizatorul vnzrilor etc. d. Dup caracterul i funcia pe care o ndeplinesc, documentele de eviden se mpart n: documente de dispoziie, documente de execuie sau justificative i documente mixte. Documentele de dispoziie sunt acelea prin care se transmite ordinul de a se executa o operaie economic, precum i indicaiile necesare efecturii ei. Asemenea documente pot fi: Comanda, Dispoziia de plat etc. Documente de execuie sau justificative sunt acelea prin care se face dovada executrii operaiei consemnate. Spre deosebire de precedentele, acestea stau la baza nregistrrii operaiilor n conturi. Asemenea documente pot fi: Chitan, Bonul de consum, Procesul-verbal de recepie etc.

00: 25

Documentele mixte sunt acele documente care reunesc nsuirile documentelor de dispoziie i a celor de execuie. De exemplu: Fia limit de consum, Dispoziia de livrare-aviz de expediere etc. e. Dup regimul de tiprire i utilizare, documentele de eviden se mpart n: documente cu regim special i documente fr regim special. Documentele cu regim special sunt acelea pentru care exist dispoziii legale cu precizri exprese privind modul de completare, circulaie i pstrare. n cadrul acestor documente se pot da exemple documentele de banc i cas: Cecul de numerar, Cecurile de virament, Chitan etc. n legtur cu aceste documente se impun cerine deosebite privind evidena i utilizarea lor. Pentru documentele care se prezint sub forma foilor volante este necesar numerotarea i parafarea lor, iar pentru cele sub form de camete se impune nuruirea, sigilarea i certificarea numrului de exemplare. n cadrul unitilor, pentru aceste documente se organizeaz o eviden operativ special. Documentele fr regim special sunt documentele care se folosesc cu respectarea normelor generale de ntocmire, circulaie i pstrare. f. Dup sfera de aplicare, documentele de eviden se grupeaz n: documente de uz general i documente specifice. Documentele de uz general se utilizeaz n toate ramurile de activitate, ca de exemplu: Chitana, Factura, Statul de salarii etc. Documentele specifice sunt acelea care se utilizeaz numai n anumite ramuri, ca de exemplu: Actul de ftare, Fia consumului de furaje, n agricultur, sau Contractul de antrepriz, n construcii. g. Documentele contabile n funcie de modul de ntocmire i de rolul pe care l au n cadrul sistemului informaional contabil se mpart n: documente justificative, registre contabile i documente de sintez i raportare. Documentele justificative sau documentele primare sunt acelea care se ntocmesc la locul i n momentul producerii operaiilor. Ele constituie piesele de baz ale contabilitii. Prin semnarea lor de ctre persoanele care le-au ntocmit, verificat i nregistrat, ele asigur certitudinea, realitatea nfptuirii operaiilor consemnate. Registrele contabile sau documentele de eviden contabil sunt acelea n care se nregistreaz i pstreaz datele n structura proprie contului. Registrele contabile reprezint documente prin care se realizeaz nregistrarea cronologic i sistematic a operaiilor economice i financiare derulate n activitatea unitii patrimoniale. Principalele registre prevzute de Legea contabilitii sunt: registrul-jurnal, registrul cartea-mare i registrul inventar. Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu, n cadrul cruia se realizeaz nregistrarea operaiilor economico-financiare n ordinea efecturii lor n timp, asigurnd cunoaterea micrii valorice (rulajului) a operaiunilor din perioada analizat. nregistrrile din registrul-jurnal reprezint justificarea transpunerii lor n contabilitatea sistematic. Forma registrului-jurnal este urmtoarea: Data nreg. Simbol cont Fel Nr. Data D C 5 I Factur 213 3 I Furnizorul Dorobanul 301* 401* 6 I Extras cont 815 5 I 512* 162* mprumut BCR . . . . . . Documentul Explicaia nreg.Nr. Sume D C 200.000 200.000 700.000 700.000

1 2 . . .

* 301 Materii prime 401 Furnizori 512 Conturi curente la bnci 162 Credite bancare pe termen lung i mediu Se utilizeaz dou categorii de registre-jurnal: registrul general i registre auxiliare. Formele registrelor auxiliare sunt: jurnalul aprovizionrilor, jurnalul vnzrilor, jurnalul pentru ncasri i pli i jurnalul pentru operaiuni diverse. Registrul general caracterizeaz nregistrrile din registrele auxiliare. Registrele pentru eviden sistematic servesc la nregistrarea i gruparea operaiilor economice i financiare h raport cu natura lor, iar n cadrul fiecrei grupri, n ordinea succesiunii lor n timp i n sensul modificrii contului. Formularele folosite n acest scop sunt denumite cartea mare i au mai multe forme. Mai des utilizate sunt: a) Sub form de fi de cont fr dezvoltarea pe conturi corespondente a rulajului debitor sau creditor. FI DE CONT PENTRU OPERAII DIVERSE Contul Simbol cont Pag. Data Documentu EXPLICAIA Simbol cont Debit Credit Sold l corespondent Felul Nr. b) Sub form de fie sintetice ah sau pe conturi corespondente: FI SINTETIC AH Contul Nr. din jurnal Data operaiei SUMA Credit Pag. Debit Conturi corespondente

c) n msura n care documentele justificative se nscriu n ordinea cronologic, fia sintetic ah poate avea forma unui jurnal care este destinat numai pentru creditul conturilor. Din aceast cauz, la sfritul fiecrei luni, pe baza centralizrii i gruprii datelor din jurnal se completeaz pentru rulajele i soldul conturilor sintetice la nivelul unui an de gestiune n Cartea-Mare. CARTEA-MARE Contul Luna Conturi corespondente Total rulaj debitor Total rulaj SOLD creditor la 1 I 200... Debitor Creditor

lan feb dec d) Registrele pentru eviden contabil, n care operaiile sunt nregistrate simultan att n ordine cronologic ct i sistematizat pe genuri de operaii de aceeai natur, acestea sunt folosite n unitile economice sau bugetare cu un volum mic de operaii ce folosesc forma de Jurnal-Carte mare. JURNAL Nr. Articol contabil rnd 1 1.01.2000 SOLD INIIAL 2 15.01.2000 % = 401 - 119.000 301 - 100.000 4426 - 19.000 JURNAL-CARTE MARE CARTEA MARE Materii prime D C D Furnizori C 119.000 100.000 119.000 D TVA deduc. C

e) Registrul inventar este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz grupat, toate elementele patrimoniale inventariate de unitate potrivit reglementrilor n vigoare, precum i a coninutului bilanului acesteia. La sfritul fiecrui an, dup aprobarea bilanului contabil, n prima parte a acestui registru se nscriu elementele de inventar dup natura lor, pentru a putea justifica coninutul fiecrui post din bilanul contabil. Partea a doua a registrului-inventar conine bilanul contabil anual i contul d profit i pierdere obinut prin fotocopiere. REGISTRUL-INVENTAR Nr. Obiectul Data Crt. inventarierii inventarierii Valoarea Scriptic Faptic Diferene necompensate + -

Dup sfera de cuprindere a datelor, registrele contabile se mpart n: registre de eviden sintetic, registre de eviden analitic i registre combinate. Tipurile de registre prezentate mai sus se folosesc n cadrul tuturor tehnicilor de prelucrare i nregistrare a datelor. Ceea ce deosebete registrele, unul de altul, este forma de prezentare, coninutul rmnnd acelai. Documentele contabile de sintez sau situaiile financiare realizeaz centralizarea i sintetizarea datelor contabile ntr-un sistem de indicatori economico-financiari care caracterizeaz situaia patrimoniului i rezultatele obinute. n sistemul de contabilitate romnesc ele se compun din: bilanul contabil, contul de rezultate, situaia modificrii capitalului, situaia fluxurilor de trezorerie, politici contabile i note explicative .

Documentele de eviden sunt proiectate n strns concordan cu coninutul operaiilor pentru care sunt concepute, urmrindu-se n acelai timp s fie clare, s redea n form simpl fenomenele complexe care se produc n cadrul ntreprinderii, cu cheltuieli i volum de munc minime. n ara noastr a fost elaborat un sistem raional de organizare a documentelor corespunztoare. Acesta cuprinde Nomenclatorul privind modelele registrelor i formularelor tipizate comune pentru activitatea financiar i contabil". Documentele coninute sunt nsoite de instruciuni precise privind forma, coninutul, structura, ntocmirea i folosirea obligatorie a documentelor. Raionalizarea i tipizarea documentelor este aciunea prin care se urmrete stabilirea unor tipuri unitare de documente (ca mrime, coninut, format i destinaie) pentru operaii de acelai fel, obligatorii pentru toate ntreprinderile de acelai tip. Prin aceast aciune se urmrete: reducerea cheltuielilor de imprimare i a volumului de munc necesar pentru completarea lor, eliminarea paralelismelor, ntocmirea i circulaia acestora, cuprinderea n coninutul lor a indicatorilor strict necesari pentru informare, proiectarea unor documente care s corespund necesitilor de prelucrare cu echipamente tehnice, satisfacerea cerinelor de informare a tuturor formelor de existen. Documentele contabile obligatorii sunt: ............................................................................. ..............nregistrarea cronologic reprezint inregistrarea n ................................................................................................................ ............nregistrarea sistematic reprezint nregistrarea n ........................................... 6.2.3. Verificarea i corectarea documentelor Verificarea documentelor de eviden este operaia premergtoare nregistrrii operaiilor economice i financiare n conturi i const n controlul respectrii condiiilor de form i de fond pe care acestea trebuie s le ndeplineasc. Aceasta se face n scopul evitrii neregulilor i abuzurilor i totodat pentru reflectarea n contabilitate a realitii. Verificarea documentelor este de dou feluri: verificare de form i verificare de fond. Verificarea din punctul de vedere al formei se refer la folosirea modelului de document corespunztor naturii operaiei consemnate; completarea tuturor elementelor cerute de documente; existena semnturilor persoanelor responsabile de ntocmirea documentelor i de efectuare a calculelor, iar pentru cele ntocmite n mai multe exemplare, existena aceluiai numr de ordine pe fiecare exemplar. Documentele de eviden sunt supuse apoi unei verificri a exactitii datelor cifrice nscrise, preluarea exact a cantitilor i preurilor, precum i corectitudinea calculelor efectuate. Verificarea de fond a documentelor, implic o rspundere deosebit i ea vizeaz: legalitatea, necesitatea, realitatea, oportunitatea i economicitatea operaiilor consemnate. Legalitatea operaiei se apreciaz prin raportarea ei la actele normative care reglementeaz genul respectiv de operaii (legi, decrete, instruciuni etc.). Necesitatea operaiei presupune raportarea operaiei la cerinele activitii ntreprinderii, deoarece, nu orice operaie care este legal este i necesar ntreprinderii. Realitatea datelor nregistrate se face prin controlul reciproc al acestora, pentru a se stabili cu certitudine executarea operaiei (de exemplu: bonul de predare-produse se confrunt cu bonurile de lucru, pentru cantitile de produse obinute).

00:50

00:60

Economicitatea operaiei are n vedere faptul c ea trebuie s se realizeze cu cheltuieli minime. De exemplu, pentru efectuarea unei reparaii la cldiri presupune efectuarea acestora n sezonul cald, care influeneaz att calitatea lucrrilor ct i costul acestora. n general, verificarea documentelor se efectueaz de alte persoane dect cele care le-au ntocmit sau prelucrat. Dup verificare, pe documentele corect ntocmite se nscriu conturile n care urmeaz a se nregistra operaiile economice sau financiare. Documentele care n urma verificrii se constat c nu corespund cerinelor, se napoiaz compartimentelor de unde provin pentru a fi corectate sau completate. Corectarea erorilor din documente se efectueaz cu respectarea unor reguli care s permit recunoaterea momentului cnd s-a produs greeala (la ntocmire sau la prelucrare), s se aduc la cunotina celor care au ntocmit documentul; corectarea s se fac prin tierea cu o linie a textului sau a sumei greite i apoi nscrierea corect; datele corecte s fie certificate prin semnturile persoanelor care au ntocmit documentul sau a corectorului cnd eroarea s-a constatat la prelucrare. Documentele referitoare la mijloacele bneti (chitana, cecul etc.), greit ntocmite, nu se pot corecta; ele se anuleaz i rmn n carnetele respective, fr a fi detaate. n factura completat la vnzarea mrfurilor s-a greit denumirea produsului. Cum se corecteaz? .. Un angajat al unei entiti a pierdut o chitan. Cum trebuie s procedeze? ................................................................................................. .................................................................................................................... .................................. 6.2.4. Circuitul i pstrarea documentelor Pentru a-i ndeplini funciile de sursa de date pentru nregistrarea operaiilor economice i financiare n conturi, de exercitare a controlului economico-financiar i de informare operativ a organelor de conducere, documentele de eviden, din momentul ntocmirii sau primirii i pn n momentul arhivrii lor, trebuie s parcurg un drum ct mai scurt. n acest sens documentele trebuie s parcurg un traseu bine stabilit, ntr-o anumit ordine de succesiune, cu opriri i staionri la un numr redus de verigi, respectiv numai acolo unde este necesar completarea, semnarea, verificarea, corectarea i nregistrarea lor. n cadrul unitilor patrimoniale, pentru raionalizarea circulaiei documentelor se ntocmete un grafic care cuprinde: documentele care trebuie ntocmite n cadrul fiecrui compartiment, persoanele care le ntocmesc, termenele de executare i compartimentele la care se trimit. Drumul parcurs de documentele de eviden variaz de la o ntreprindere la alta, n funcie de dimensiunea i structura organizatoric, de natura operaiilor consemnate, de mijloacele folosite pentru executarea lucrrilor de contabilitate i calculaie. Dup nregistrarea lor n conturi, documentele de eviden ajung la punctul final al circulaiei clasarea i arhivarea. Clasarea este operaia de aezare a documentelor ntr-o ordine stabilit n scopul pstrrii i al gsirii lor cu uurin atunci cnd este necesar. n practic, pentru clasarea documentelor se folosesc mai multe criterii: - criteriul privind natura operaiilor economice, dup care documentele se grupeaz n dosare separate pentru imobilizri, active circulante materiale, operaii bneti etc.;

01:05

01:15

- criteriul cronologic, dup care documentele se grupeaz n ordinea datei ntocmirii sau nregistrrii lor; - criteriul alfabetic potrivit cruia documentele se aeaz dup denumirea unitilor la care se refer; - criteriul geografic, conform cruia documentele se claseaz dup localitatea n care se gsesc corespondenii. Pstrarea documentelor n cursul exerciiului financiar se realizeaz n arhiva curent care se organizeaz n cadrul principalelor sectoare i servicii din cadrul ntreprinderii. Documentele de cas i unele documente contabile, cum sunt fiele de cont, balanele de verificare, bilanul, se pstreaz n spaii special amenajate. Dup expirarea exerciiului financiar i aprobarea bilanului contabil, documentele se predau la arhiva general a ntreprinderii. Din arhiva general, documentele nu se scot dect cu aprobarea persoanelor competente, la cererea instanelor judectoreti i a organelor de control. Termenele de pstrare a documentelor sunt diferite n funcie de natura, destinaia i categoria din care fac parte. Documentele specifice unor ramuri au termeni de pstrare stabilite prin instruciuni departamentale, de ramur, iar cele comune tuturor ramurilor economice au termene stabilite de Direcia general a arhivelor statului. n mod concret, documentele justificative i registrele de contabilitate se pstreaz n arhiva ntreprinderii timp de 10 ani de la data nchiderii exerciiului n cursul cruia au fost ntocmite, cu excepia statelor de salarii care se pstreaz timp de 50 de ani. Mai menionm c, n caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile, se vor lua msuri de reconstruire a acestora n termen maxim de 30 de zile de la constatare. 6.3. FORME DE CONTABILITATE

01:25

6.3.1. Forma de contabilitate - modalitate de organizare i prelucrare a datelor De la apariia datelor contabile pn la prezentarea lor final ca indicatori economici, acestea parcurg mai multe etape de prelucrare. Esena etapelor de prelucrare const n: deschiderea conturilor, ntocmirea documentelor justificative; prelucrarea documentelor i nregistrarea lor n conturi; calculaia costurilor, veniturilor i rezultatelor; verificarea exactitii datelor nregistrate; ntocmirea bilanului contabil. Toate aceste etape operaionale, formeaz ciclul contabil de prelucrare a datelor, care se prezint astfel:

Bilan contabil iniial sau Balana de verificare

Apariia datelor i consemnarea lor n document

Documente justificative

Deschiderea conturilor

Prelucrarea i nregistrarea, inclusiv evaluarea Evaluare i calculaie

SISTEMUL DE CONTURI

Verificarea exactitii nregistrrilor contabile

Verificarea realitii datelor contabile

BALANA DE VERIFICARE INVENTAR Corectarea erorilor de nregistrare Centralizare i sintetizare

Evaluare

Regularizarea plusurilor i minusurilor de inventar Evaluare

BILAN

Ciclul contabil de prelucrare a datelor Din punct de vedere teoretic i metodologic, ciclul contabil de prelucrare a datelor se ntemeiaz pe metoda contabilitii. Ea concretizeaz prin fluxurile de prelucrare att concepia metodei ct i procedeele sale de lucru. n concordan cu metoda contabilitii, concepia i metodologia ce stau la baza ciclului de prelucrare a datelor sunt definite de principiile partidei duble. Dubla nregistrare, corespondena conturilor, relaiile dintre conturile sintetice i analitice, dintre evidena sistematic i cea cronologic, dintre activ i pasiv, constituie principii ale partidei duble care stau la baza ciclului contabil de prelucrare a datelor. mbinarea i executarea etapelor ciclului contabil de prelucrare a datelor se realizeaz prin intermediul formei de contabilitate. Forma de contabilitate exprim modul de organizare a ciclului contabil i de prelucrare a datelor n scopul obinerii fondului de informaii care s caracterizeze n expresia valoric, starea i micarea patrimoniului. Modul de prelucrare a datelor n cadrul ciclului contabil formeaz coninutul formei de contabilitate, i formularele de eviden i raportare a datelor formeaz instrumentele de lucru ale acesteia. De aceea prin form de contabilitate se mai nelege i un sistem de formulare corelate ntre ele, care servesc la nregistrarea, dup anumite reguli, a operaiilor economice ce au loc ntr-o unitate patrimonial , ntr-o perioad de gestiune.

n categoria formularelor contabile ca elemente componente ale formei de contabilitate se cuprind: documente justificative, registre contabile, purttorii tehnicii de date (benzi, discuri magnetice), balanele de verificare, listele de inventariere, bilanul contabil i anexa la bilan. 6.3.2. Formele de contabilitate utilizate n evoluia sa contabilitatea a cunoscut mai multe forme de prelucrare i redare a datelor, determinate de creterea proprietilor informative ale contabilitii, concomitent cu perfecionarea tehnicilor de prelucrare a datelor. Fiecare form de contabilitate se distinge prin procedura sau modul de prelucrare a datelor i prin structura registrelor folosite pentru redarea nregistrrilor. Procedura sau modul de prelucrare a datelor vizeaz maniera de organizare a ciclului contabil n vederea realizrii evidenei cronologice i a celei sistematice, a celei sintetice cu cea analitic. Pentru obinerea acestor categorii de evidene se pot folosi urmtoarele tipuri de prelucrare: prelucrare paralel, prelucrare succesiv i prelucrare integrat. n cadrul prelucrrii paralele ciclul contabil, ncepnd cu intrarea datelor n sistem, se definitiveaz n fluxuri informaionale distincte orientate pe fiecare categorie de eviden, astfel:
Evidena cronologic Evidena sintetic sistematic

NREGISTRATE

Documente

NREGISTRATE

NREGISTRATE

Evidena analitic sistematic

Structura fluxurilor informaionale n cadrul prelucrrii datelor Dac se utilizeaz prelucrarea succesiv, fiecare categorie de eviden se transform ntr-o surs de date pentru celelalte. De exemplu, pe baza evidenei cronologice se realizeaz n continuare, evidena sistematic analitic sau sintetic, astfel:
NREG Documente NREG Evidena analitic NREG Evidena sintetic Evidena cronologic NREG Evidena sistematic

Structura fluxurilor informaionale n cadrul prelucrrii succesive n situaia n care se folosete prelucrarea integrat , categoriile perechi de evidene se realizeaz simultan. De exemplu, prin suprapunerea registrelor, cu folosirea indigoului se obin simultan nregistrarea cronologic cu cea sistematic, respectiv analitic i sintetic. Dac este utilizat tehnica electronic, prin introducerea n calculator a datelor o singur dat se obin toate categoriile de evidene contabile, inclusiv bilanul i anexele de bilan.

Evidena sistematic Evidena cronologic

Documente

PRELUCRARE I NREGISTRARE Evidena sintetic sistematic Evidena analitic sistematic

Evid. sintetic sistematic Evid. analitic sistematic Evid. analitic sistematic

Structura fluxurilor informaiilor n cadrul prelucrrii integrat Un alt element de procedur este cel al structurii nregistrrii contabile. n acest sens se pot folosi dou variante: a) prin dezvoltarea pe conturi corespondente a debitului i creditului fiecrui cont; b) prin dezvoltarea pe conturi corespondente numai a creditului fiecrui cont. Formele de contabilitate mai des utilizate ui practic au fost: forma cartea-mare (italian); forma jurnal cartea-mare; forma maestru-ah; forma de contabilitate pe jurnale; forma copiografic (Ruff). n prezent n ara noastr se practic formele de contabiliti: maestru-ah i forma de jurnale. Forma de contabilitate MAESTRU-AH Principala trstur a acestei forme de contabilitate este cea a dezvoltrii pe conturi corespondente, la nivel de document justificativ, a debitului i a creditului fiecrui cont. Ciclul contabil de prelucrare a datelor se realizeaz, cu precdere, pe baza criteriului prelucrrii paralele. Se folosesc registre separate pentru fiecare fel de eviden. Formularele de nregistrare i redare a datelor sunt documentele justificative, nota de contabilitate, registrul jurnal, fia sintetic tip ah sau cu conturi corespondente, fie sau situaii pentru evidena analitic, balana de verificare listele de inventariere, bilanul i anexa de bilan. Forma de contabilitate pe jurnale Trstura esenial a acestei forme de contabilitate este cea a dezvoltrii creditului fiecrui cont n coresponden cu conturile debitoare respective. Formularele principale sunt jurnalele. Acestea se deschid lunar pentru creditul conturilor i oglindesc toate operaiile din cursul lunii n creditul unui sau mai multor conturi, n coresponden cu conturile debitoare, respective. Debitul fiecrui cont desfurat pe conturi corespondente creditoare se obine ntr-o form centralizat la sfritul fiecrei luni prin gruparea datelor din jurnale. n acest scop se ntocmete cartea-mare, n cadrul creia se stabilesc lunar rulajele debitoare desfurate pe conturi corespondente creditoare, rulajul creditor ca total valoric i soldul fiecrui cont. Pentru unele conturi se ntocmesc situaii speciale privind debitul n coresponden cu conturile creditoare. Ciclul de prelucrare a datelor este integrat, pentru evidena cronologic i sistematic, realizate prin intermediul jurnalelor.

Formularele proprii acestei forme de contabilitate sunt: documentele justificative, jurnalele pentru creditul conturilor, cartea-mare, pentru debitul i creditul conturilor, i fie sau situaii pentru evidena analitic, balana de verificare, listele de inventariere, bilanul contabil i notele explicative. nregistrrile n jurnal, situaii i fie se fac cronologic i sistematic direct din documentele justificative, contate anterior. La sfritul lunii prin centralizarea i gruparea datelor din jurnale se realizeaz nregistrarea n cartea-mare, ca instrument pentru evidena sintetic sistematic. La sfritul lunii se ntocmesc balane de verificare a conturilor sintetice i analitice. Forma de contabilitate informatic Utilizarea tehnicii electronice de calcul n realizarea ciclului contabil de prelucrare a datelor determin adaptarea formelor de contabilitate prezentat anterior. Pe baza documentelor primare sau centralizatoare contate, se marcheaz momentul intrrii datelor n calculator prin formula contabil pe baza creia se cldete ntregul ciclu contabil de prelucrare a datelor. Existena fiierului de baz al formelor contabile servete pentru toate prelucrrile de dimensiunea D C. Registrul-jurnal care constituie evidena cronologic, se crediteaz obligatoriu, asigurnd verificarea i validarea datelor introduse n calculator. Registrele carte mare sunt editate numai dac utilizatorul de informaie consider necesar. Lunar sunt editate balanele conturilor i se actualizeaz fiierul soldurilor conturilor. n funcie de programul informatic utilizat pot fi editate situaii diferite necesare analizelor efectuate pe diverse direcii.

01:50

REZUMAT:
Orice operaie economic i financiar referitoare la existena i micarea elementelor patrimoniale ale ntreprinderii, pentru a putea fi nregistrate n conturi, trebuie consemnate mai nti n documente care s ateste nfptuirea ei. Informaiile generate de obiectul contabilitii, pentru a fi utilizate n procesul de conducere trebuie consemnate n documente, numai aa primesc forma care s le permit vehicularea, prelucrarea, prezentarea, valorificarea i pstrarea lor ulterioar. n efectuarea lucrrilor ei, contabilitatea respect n mod obligatoriu dou principii: nici o operaie economic sau financiar fr document i nici o nregistrare contabil fr document. Documentele sunt acte scrise cuprinznd informaii letrice i numerice, n etalon valoric, natural, sau de munc, care se ntocmesc la locul i n momentul nfptuirii operaiilor economice, precum i a unor evenimente izvorte din necesiti organizatorice i administrative, aa cum ar fi de exemplu actele necesare pentru angajarea i ncadrarea personalului, contractele economice i altele. Registrele contabile sau documentele de eviden contabil sunt acelea n care se nregistreaz i pstreaz datele n structura proprie contului. Registrele contabile reprezint documente prin care se realizeaz nregistrarea cronologic i sistematic a operaiilor economice i financiare derulate n activitatea unitii patrimoniale. Principalele registre prevzute de Legea contabilitii sunt: registrul-jurnal, registrul cartea-mare i registrul inventar. Verificarea documentelor de eviden se face n scopul evitrii neregulilor i abuzurilor i totodat pentru reflectarea n contabilitate a realitii. Dup nregistrarea lor n conturi, documentele de eviden ajung la punctul final al circulaiei clasarea i arhivarea. De la apariia datelor contabile pn la prezentarea lor final ca indicatori economici, acestea parcurg mai multe etape de prelucrare. Esena etapelor de prelucrare const n: deschiderea conturilor, ntocmirea documentelor justificative; prelucrarea documentelor i nregistrarea lor n conturi; calculaia costurilor, veniturilor i rezultatelor; verificarea exactitii datelor nregistrate; ntocmirea bilanului contabil. Toate aceste etape operaionale, formeaz ciclul contabil de prelucrare a datelor.

EVALUARE
Timp necesar: 30 min

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Ce nelegei prin documentaie? Care este importana documentelor de eviden? Care este coninutul documentelor? Cum se clasific documentele? Cum se corecteaz erorile din documentele contabile? Cum se pastreaz documentele? Pentru ct timp trebuie pstrate? Care sunt documentele contabile obligatorii? nregistrarea cronologic se face cu ajutorul: a) Registrului jurnal; b) Registrului inventar; c) Registrului Cartea mare. 9. nregistrarea sistematic se face cu ajutorul : a) Registrului jurnal; b) Registrului inventar; c) Registrului de cas; d) Registrului Cartea mare.

Raspunsuri: 8 a; 9 d.

BIBLIOGRAFIE SELECTIV Contabilitate General, Ediia a IV-a, traducere n limba romn, Editura Moldova, Iai, 1995 Bazele contabilitii. Aspecte teoretice i practice, Editura Alma Mater, Cluj-Napoca, 2005 Bazele contabilitii, Editura ROLCRIS, Bucureti, 2005 Bazele contabilitii, Editura SEDCOM Libris, Iai, 2007 Bazele Contabilitii, Editura Didactic i Pedagogic, Bucureti, 2004 Bazele contabilitii, E.D.P., Bucureti, 2000 Bazele contabilitii, E.D.P., Bucureti, 1980 Istoria contabilitii, Editura tiinific, Bucureti, 1998 Tratat de contabilitate, vol. I, Editura Economic, Bucureti, 1998 Contabilitatea ntreprinderii. ndrumar practic actualizat i completat prin Reglementrile contabile prevzute de Directivele Europene a IV-a i a VII-a aprobate de OMFP nr.1752/2005 modificat i completat prin OMFP nr.2001/2006, OMFP nr.2374/2007, Ediia a IX-a, Editura fundaiei Andrei aguna, Constana, 2008 Fundamental Accounting Principles Statement of Cash Flows Edition, Eleventh Edition 1988, IRWIN Homewood, Illinois Contabilitatea financiar a ntreprinderii, Editura Universitar, Bucureti, 2005 Contabilitate financiar, Editura Mrgritar, Bucureti, 2002 Contabilitatea financiar romneasc conform cu Directivele Europene, Ediia a III-a, Editura INTELCREDO, Deva, 2008 IASB Traducere din limba englez, Editura Economic, Bucureti, 2004 Legea Societilor Comerciale nr. 31/1990, revizuit i actualizat Legea Contabilitii nr. 82/1991, revizuit i actualizat Ministerul Finanelor Reglementri Contabile privind agenii economici, Editura Economic, Bucureti, 2003 Standarde Internaionale de Raportare Financiar (IFRS), Editura CECCAR, Bucureti, 2005

Bernard Colasse Dumitru Mati i colectiv Elena Ciucur, Anca Bratu, Octavian Bojian Emil Horomnea i colectiv Oprea Clin, Mihai Ristea Oprea Clin, Mihai Ristea, Ilie Vduva, Horia Neamu Dumitru Rusu C. G. Demetrescu Niculae Feleag, Ion Ionacu Ladislau Possler, Gheorghe Lambru, Bogdan Lambru Kerwit D. Larson, William W. Pyle Mihai Ristea coord. Mihai Ristea, Corina Graziela Dumitru Iacob Petru Pntea, Gheorghe Bodea XXX XXX XXX XXX XXX