Microsoft Office

Microsoft PowerPoint 2003

Prezentri electronice ............................................................................................................................ 1 Componentele unei prezentri electronice ........................................................................................ 1 Slide-uri (Slides) ........................................................................................................................... 2 Note (Notes) .................................................................................................................................. 2 Extrase (handouts)......................................................................................................................... 2 Concepte ale reprezentaiei (expunerii) ............................................................................................ 2 Tipuri de prezentri ....................................................................................................................... 2 Elemente ale reprezentaiei ........................................................................................................... 3 Crearea unei prezentri ..................................................................................................................... 3 Crearea unei prezentri pe baza unui coninut sugerat .................................................................. 4 Crearea unei prezentri pornind de la o prezentare existent ........................................................ 4 Crearea unei prezentri pe baza unui template.............................................................................. 4 Crearea unei prezentri pornind de la zero ................................................................................... 4 Proiectarea slide-urilor ...................................................................................................................... 4 Tipuri de vizualizri PowerPoint .................................................................................................. 4 Slide-uri ......................................................................................................................................... 5 Proiectarea i obinerea unui aspect consistent ........................................................................... 12 Note i extrase ............................................................................................................................. 14 Proiectarea elementelor reprezentaiei ............................................................................................ 14 Animarea textelor i obiectelor ................................................................................................... 15 Elemente multimedia .................................................................................................................. 16 Tranziia slide-urilor i ritmul reprezentaiei .............................................................................. 16 Reprezentaia ................................................................................................................................... 17 Pornirea reprezentaiei din PowerPoint ....................................................................................... 17 Salvarea unei prezentri pentru a se deschide ca reprezentaie ................................................... 17 Prezentri autoexecutabile .......................................................................................................... 18 Execuia continu a unei reprezentaii ........................................................................................ 18

Prezentri electronice
Comunicarea informaiilor constituie o parte tot mai important a activitii din orice domeniu social. Dintr-un proces simplu, care cuprindea n mod esenial doar pe cel care alctuia materialul prezentat, comunicarea devine un proces complex care include ca element esenial i pe cei crora le sunt destinate informaiile transmise. Din acest motiv este foarte important s se aleag acele mijloace de comunicare prin care efectul asupra auditoriului s fie maxim (mai multe informaii transmise, mai multe informaii receptate, obinerea unui climat psihologic favorabil etc.). De asemenea, procesul de comunicare este diversificat prin aceea c poate avea loc n mod organizat (edine, congrese, teleconferine, discuii n reea etc.) sau nu (consultare individual a unor prezentri). Componenta, din suita Microsoft Office, dedicat prezentrilor este Microsoft PowerPoint. n continuare se discut aspectele unei prezentri electronice lund ca baz conceptele utilizate n PowerPoint, acestea fiind ns identificabile i n alte produse de prezentare.

Componentele unei prezentri electronice

O prezentare electronic are dou momente importante: proiectarea prezentrii i reprezentaia (execuia prezentrii proiectate, show-ul). Iniial, o prezentare electronic era alctuit dintr-o succesiune de imagini care se derulau pe ecranul calculatorului. Prin dezvoltarea mijloacelor multimedia, succesiunea de imagini poate fi nsoit de muzic, de animaie, de clip-uri filmate sau de legturi ctre alte documente sau pagini Web, astfel nct o prezentare este prin excelen un document multimedia, care difer de un document static, cum ar fi un document Microsoft Word, prin dinamica activrii diferitelor seciuni ale prezentrii n timpul show-ului. Apare astfel distincia ntre momentul crerii prezentrii (proiectarea imaginilor succesive i a legturilor necesare) i momentul execuiei prezentrii, similar distinciei dintre turnarea unui film i proiectarea acestuia n cinematografe. Este ns evident c momentul crerii trebuie s ataeze unei prezentri electronice toate uneltele necesare unei expuneri eficiente.

Microsoft Office

Microsoft PowerPoint 2003

Din punctul de vedere al aplicaiei Microsoft PowerPoint, o prezentare constituie un singur document, salvat ntr-un singur fiier. n continuare sunt prezentate principalele componente ale unei prezentri electronice n etapa proiectrii.

Slide-uri (Slides)
Prin slide se nelege o imagine creat din elemente diverse (text, figuri, grafice etc.), succesiunea tuturor imaginilor alctuind materialul care va fi expus auditoriului. O prezentare poate avea oricte slide-uri, de orice grad de complexitate. Crearea slide-urilor este un proces similar alctuirii unui document Microsoft Office. Pentru asigurarea consistenei unei prezentri exist un slide de un tip special, slide-ul master, care conine informaii i formatri (titluri, embleme etc.) ce apar pe fiecare slide al prezentrii. Informaia din slide-ul master este similar informaiei din antetul sau piciorul de pagin al unui document Word (se definete o singur dat i apare n acelai format pe toate paginile).

Note (Notes)
Prin note sau notele vorbitorului (speaker's notes) se nelege textul ataat fiecrui slide i care conine explicaii suplimentare pe care prezentatorul vrea s nu le uite n timpul expunerii. Acestea sunt destinate doar prezentatorului i nu sunt vzute de ctre auditoriu. Pentru a avea acces la note n timpul expunerii, acestea trebuie s fie tiprite. Exist i un master al notelor, care conine informaiile care apar pe toate notele ataate slide-urilor. Nu este obligatoriu ca fiecare slide s aib ataate note.

Extrase (handouts)
Prin extrase se nelege un document tiprit, care conine n general imagini ale slide-urilor, i care este destinat auditoriului. Extrasele sunt mprite asculttorilor/privitorilor cu scopul de a-i reaminti ulterior de expunere sau de a urmri mai uor expunerea. Exist de asemenea un master al extraselor, care conine informaiile care apar pe toate foile unui extras, similar unui antet din documentele Word. Extrasele apar doar dac se cere tiprirea lor i nu sunt disponibile n timpul expunerii propriu-zise.

Concepte ale reprezentaiei (expunerii)

Reprezentaia (expunerea) unei prezentri electronice trebuie s aib drept scop principal comunicarea eficient a informaiilor. La aceasta contribuie att modul de organizare a informaiilor n slide-uri, ct i grafica, neleas la nivel general, aleas pentru susinerea prezentrii. Elementele principale ale spectacolului produs de expunere sunt explicate n continuare.

Tipuri de prezentri
n funcie de mediul utilizat n timpul expunerii, se pot deosebi urmtoarele tipuri de prezentri electronice: prezentri pe ecranul calculatorului (on-screen presentations), prezentri pe Web, prezentri pe folii transparente, prezentri pe diapozitive, prezentri pe foi tiprite. Prezentri pe ecranul calculatorului Acest tip de prezentare este cea mai complet i permite utilizarea tuturor instrumentelor oferite de PowerPoint. n funcie de auditoriu se deosebesc: Prezentarea de ctre un vorbitor, cu precizarea c utilizarea unui proiector este facilitat de componenta Projector Wizard care stabilete corect parametrii proieciei n funcie de tipul proiectorului. Prezentare cu autoexecuie, utilizat la expoziii i reuniuni. Conferin online, efectuat mpreun cu aplicaia Microsoft NetMeeting permite distribuirea prezentrii n timp real ctre destinatari aflai n locuri diferite. Prezentare transmis n reea prin e-mail sau Microsoft Outlook n format HTML astfel nct destinatarii pot s o vad n Internet Explorer 4.0 (sau o versiune ulterioar).

Microsoft Office

Microsoft PowerPoint 2003

Prezentri pe Web O prezentare poate fi proiectat n mod special pentru Web i salvat n format HTML prin comanda Save as Web Page (meniul File). Documentul HTML principal obinut conine controalele necesare navigrii ntre slideuri. Grafica din prezentare este salvat n format acceptat de browser-ele de navigare n Internet, rezultatul fiind, n final, o pagin Web suficient de complex. Prezentri pe foi tiprite Dac se dorete tiprirea slide-urilor proiectate aceasta este posibil i se poate alege tiprirea n tonuri de gri sau n alb-negru. Se permite i vizualizarea n timpul proiectrii direct n tonuri de gri pentru alegerea corect a nuanelor. Exist i opiunea de a trimite imaginile slide-urilor ctre Microsoft Word astfel nct s poat fi incluse ntr-un document Word. Nu se va confunda aceast posibilitate cu tiprirea notelor, a extraselor sau outline-ului.

Elemente ale reprezentaiei

La execuia prezentrii pe un calculator se pot utiliza efecte sonore i vizuale diverse. Adugarea acestora se va face ns cu moderaie pentru a nu distrage ateniea publicului de la ideile care se comunic. Animaii i tranziii Prin animaie se nelege efectul vizual care produce afiarea dinamic unui text sau obiect grafic (texte care defileaz, imagini care apar dintr-o anumit direcie etc.). Acestea sunt utilizate pentru punctarea i atragerea ateniei publicului asupra unor elemente ale slide-ului. Prin tranziie se nelege modul n care apare afiat un nou slide al prezentrii. Sunt disponibile n PowerPoint diferite efecte vizuale prin care slide-ul nou l nlocuiete pe cel vechi i se poate stabili i timpul n care are loc nlocuirea. Muzic, sunete i video-clip-uri Pe lng efectele vizuale ale animaiilor i tranziiilor, se pot ataa unei prezentri sunete i muzic, avnd acelai scop de a puncta anumite elemente mai importante. Pot fi incluse n prezentare i video-clip-uri. Naraiuni Prezentarea poate fi nsoit i de un comentariu oral, nregistrat n prealabil sau n timpul expunerii. Aceast posibilitate poate fi exploatat n prezentrile dedicate cu precdere autoinstruirii, oferind cursantului i comentariile instructorului. Nu trebuie totui ca explicaiile orale s fie baza nelegerii materialului prezentat, mai ales n ipoteza c anumite persoane interesate au dificulti n receptarea sunetelor (de exemplu calculatorul utilizat nu are plac de sunet etc.). Ritm i repetiie Prin ritmul (pace) reprezentaiei nelegem viteza cu care se deruleaz slide-urile. Trecerea rapid de la un slide la altul poate s afecteze receptarea ideilor transmise, n timp ce un ritm lent duce la pierderea concentrrii auditoriului. Gsirea unui ritm corect este ajutat i de posibilitatea de repetare acas (rehearsing) a reprezentaiei cu fixarea timpului de vizualizare a fiecrui slide n funcie de lungimea comentariilor orale. Dac n acest proces se observ c un anumit diapozitiv necesit comentarii lungi, atunci ritmul este modificat prin spargerea slide-ului n dou sau mai multe (operaiune util i cnd este prea mult text pe un slide).

Crearea unei prezentri

Pentru a rspunde la att la solicitri din partea unor utilizatori cu diferite grade de experien, ct i pentru faptul c proiectarea unei prezentri corecte implic i o important latur estetic, Microsoft PowerPoint ofer mai multe moduri de creare a unei noi prezentri: AutoContent wizard, care propune un model pe baza temei de prezentare; modificarea unei prezentri existente; pe baza unui template; pe baza unui outline creat n alt aplicaie (cum ar fi Microsoft Word); pornind de la zero. Este recomandat ca, naintea aplicrii ultimei posibiliti, s se studieze cu atenie prezentri propuse ca model (fie cele propuse de Microsoft, fie prezentri avnd ali autori experimentai). O prezentare bun trebuie s

Microsoft Office

Microsoft PowerPoint 2003

rspund i unor cerine psihologice sau sociologice, s aib un aspect grafic echilibrat, ceea ce necesit un antrenament special, care nu poate fi redus doar la cunoaterea informaiilor care se transmit efectiv. Observaie. La pornirea aplicaiei, PowerPoint afieaz un dialog care permite selectarea uneia dintre metodele principale de creare a prezentrilor.

Crearea unei prezentri pe baza unui coninut sugerat

1. Se d comanda New din meniul File i se deschide fia General. 2. Se alege AutoContent Wizard i se urmeaz instruciunile afiate. Printre tematicile propuse sunt: Recomandarea unei strategii, Raportarea unui progres, Adunarea general a companiei, Prezentarea unui proiect, Plan de marketing etc. Fiecare tem are ataat o prezentare model complex care se va modifica potrivit cerinelor utilizatorului. 3. Se modific prezentarea propus prin trecerea informaiilor de identificare proprii, adugarea/completarea de text/grafic etc. 4. La sfrit se d comanda Save din meniul File i d la salvare un nume propriu noii prezentri.

Crearea unei prezentri pornind de la o prezentare existent

1. Se deschide prezentarea luat ca model. 2. Se modific prezentarea potrivit noilor cerine. 3. Se salveaz prezentarea cu un nume nou (Save As din meniul File).

Crearea unei prezentri pe baza unui template

Se d comanda New din meniul File i se deschide fia Design Templates. Se alege un template i se d OK. Se alege un plan (layout) pentru slide-ul titlu i se completeaz titlul i alte informaii care se doresc. Se d comanda New Slide (din meniul Insert) sau se alege Common Tasks (de pe bara de unelte Formatting) i apoi New Slide i se alege planul pentru urmtorul slide. 5. Se completeaz noul slide (care este deja formatat potrivit template-ului selectat). 6. Se repet paii 5 i 6 pn la completarea prezentrii. 7. Se salveaz sub un nume propriu. 1. 2. 3. 4.

Crearea unei prezentri pornind de la zero

Procedura este similar celei de creare a unei prezentri pe baza unui template de proiectare. 1. Se d comanda New de pe bara de unelte Standard (sau prin succesiunea File - New - fia General - Blank Presentation) i se alege layout-ul pentru slide-ul titlu. 2. Se completeaz slide-ul titlu. 3. Se d comanda New Slide (din meniul Insert) sau se alege Common Tasks (de pe bara de unelte Formatting) i apoi New Slide i se alege planul pentru urmtorul slide. 4. Se completeaz noul slide. 5. Se repet paii 4 i 5 pn la completarea prezentrii. 6. Se modific prezentarea potrivit necesitilor. 7. Se salveaz fiierul sub un nume propriu.

Proiectarea slide-urilor
Ca i celelalte aplicaii din Microsoft Office, PowerPoint permite utilizarea mai multor tipuri de vizualizri a unei prezentri. n fiecare dintre acestea se efectueaz mai simplu anumite operaiuni cu diapozitivele. Ideea central este aceea c slide-urile prezentrii se creeaz secvenial. Fiecare slide poate s conin diferite obiecte (zone text i grafic), editarea acestora efectundu-se cu tehnici similare celorlalte aplicaii (Word, Excel) din Microsoft Office. De asemenea, unui slide i se pot fixa atribute privind execuia i i se pot ataa efecte grafice i sonore. Ordinea slide-urilor, element de baz al reprezentaiei, se poate modifica oricnd n timpul proiectrii sau poate fi fixat dinamic n timpul reprezentaiei prin introducerea unor controale.

Tipuri de vizualizri PowerPoint

Exist trei tipuri de vizualizri dintre care dou, Normal i Slide Sorter, sunt specifice momentului proiectrii prezentrii iar una, Slide Show, momentului reprezentaiei (execuiei).

Microsoft Office

Microsoft PowerPoint 2003

Normal view Viziunea Normal este selectat prin comanda Normal din meniul View. ncepnd cu PowerPoint 2000, viziunea normal prezint trei zone Outline pane, Slide pane i Notes pane care pot fi redimensionate prin dragarea chenarelor. Outline pane situat de regul n partea stng a ecranului, permite organizarea prezentrii la nivel de outline. Se poate procesa prin metodele uzuale n Microsoft Word pentru organizarea listelor ierarhizate. Constituie un mijloc rapid de navigare ntre slide-uri. La salvarea ca pagin Web, acest frame conine tabla de materii a prezentrii. Slide pane situat n partea dreapt a ecranului, constituie frame-ul n care se editeaz slide-ul curent. Notes pane este situat sub Slide pane i permite adugarea de note la slide-ul curent. Pentru note mai complexe (coninnd grafic) se va lucra n paginile de note (afiate prin View - Master - Notes master). Slide sorter view n aceast viziune, iniiat prin comanda Slide Sorter din meniul View, sunt prezentate prin miniaturi toate slide-urile prezentrii, ceea ce faciliteaz adugarea, eliminarea i rearanjarea slide-urilor. Prin selecii multiple se pot fixa parametrii de tranziie i temporizare pentru grupuri de slide-uri. Se pot de asemenea vedea animaii pe multiple slide-uri selectate prin comanda Animation Preview din meniul Slide Show. Slide Show n orice moment al lucrului se poate porni reprezentaia prin selectarea viziunii Slide Show, iniiat de comanda sinonim din meniul View (sau unealta corespunzatoare).

Slide-uri
Din punctul de vedere al proiectantului, un slide este similar unei pagini dintr-un document Word (analogia este totui relativ) pe care trebuie s-l completeze cu anumite informaii i care trebuie s fie formatat ntr-un mod anumit (pentru a pstra unitatea prezentrii). Datorit specificului unei prezentri electronice, informaia trebuie s fie coninut ntr-un spaiu relativ restrns (trecerea la alt slide nu se realizeaz n mod automat) i nu poate fi prea vast deoarece ncrcarea unui slide cu mult informaie reduce receptarea acesteia de ctre auditoriu. Ca ajutor n proiectare, PowerPoint ofer 24 de modele (AutoLayout) de slide-uri. Fiecare asemenea model propune o structur simpl de slide, creat prin studierea necesitilor practice ale unei prezentri. De exemplu, se propun slide-uri cu text (titluri, liste etc.), slide-uri cu text i diagrame, slide-uri cu text i imagini, slide-uri cu diagrame de organizare etc. Fiecare obiect propus ntr-un layout este indicat printr-o rezervare de loc (placeholder), figurat printr-un chenar dreptunghiular punctat, urmnd ca utilizatorul s plaseze efectiv n acel loc un obiect propriu din aceeai clas (text n zon text, diagram n locul rezervat unei diagrame etc.). Acest proces se realizeaz prin dublu-click pe rezervare i rspuns la dialogurile eventuale activate. Spre deosebire de documentele Word, un slide nu are margini predefinite, obiectele pot fi poziionate oriunde n raport cu laturile slide-ului. Din acest punct de vedere, slide-ul acioneaz ca o fereastr: din obiectele care nu sunt plasate integral pe slide se vd doar poriunile de pe slide. Pentru alinierea unitar a obiectelor se poate comanda fixarea unor linii de ghidaj care pot juca rolul de margini (comanda Guides din meniul View). Observaie. Structurile propuse nu sunt definitive, n sensul c utilizatorul poate s elimine unele obiecte, poate aduga obiecte proprii etc. Un placeholder poate fi deplasat i/sau redimensionat ca orice alt obiect grafic. Se poate de asemenea alege layout-ul blank pe care nu exist rezervri de locuri. Operaii asupra slide-urilor Crearea unui slide nou: 1. se selecteaz slide-ul unde are loc inserarea noului slide. 2. se d comanda New Slide din meniul Insert. 3. se alege layout-ul dorit din lista propus de PowerPoint. Eliminarea unui slide: 1. se selecteaz slide-ul care se va elimina. 2. se d comanda Delete Slide din meniul Edit. 3. pentru eliminarea simultan a mai multor slide-uri se alege Slide sorter view i prin acionarea continu a tastei CTRL se pot selecta slide-uri care nu sunt succesive. Dup selecia multipl se d comanda Delete Slide. Navigarea ntre slide-uri: Operaiunile necesare sunt sintetizate n tabelul urmtor, funcie de viziunea selectat.

Microsoft Office

Microsoft PowerPoint 2003 Aciune n zona slide (slide pane) se navigheaz utiliznd bara de defilare vertical. n zona outline se efectueaz click pe numrul slide-ului. Click dublu pe slide-ul vizat. Prin click dreapta se deschide meniul contextual, se alege comanda Go i apoi Slide Navigator i click dublu pe titlul slide-ului vizat. Dac se cunoate numrul slide-ului, acesta se tasteaz i se termin cu ENTER.

View Normal Slide sorter Slide show

Adugarea textelor Textele sunt obiectele cele mai des ntlnite pe un slide. Exist mai multe locuri n care se poate aduga un text pe un slide, atributele fiind totui diferite dup locul plasrii textului. Modul uzual este de a tasta textul direct ntr-un placeholder care poate s conin text. Un text poate fi adugat la o form AutoShape iar dac se dorete inserarea textului n afara unui placeholder sau a unei forme se va insera o caset de text (butonul Text Box de pe bara de unelte Drawing). Pentru efecte de text se va plasa un obiect WordArt.
Adugarea de text ntr-o rezervare

ntr-o rezervare de text (titluri, text, liste) se intr prin click n modul de editare i se poate tasta direct textul dorit. Dimensiunea i poziia rezervrii se poate modifica n mod uzual. Prin modificarea AutoLayout-ului unui slide existent nu se pierde informaia de pe slide. Ajustri minore ale dimensiunii rezervrii, pentru cuprinderea ntregului text introdus, sunt efectuate automat de PowerPoint. n cazul unor texte lungi este totui nevoie s se insereze un nou slide pentru continuare. Textul introdus ntr-un placeholder este singurul listat n zona outline i poate fi exportat ctre Word.
Adugarea unei casete de text

Pentru plasarea unui text explicativ oriunde pe slide-ul curent, se va utiliza butonul Text Box de pe bara de unelte Drawing, similar celorlalte aplicaii din Microsoft Office. Acest procedeu este util pentru adugarea de captri i baloane (callouts) la imagini i tabele. Obiectul inserat poate fi poziionat n locul dorit i poate fi formatat ca orice alt obiect grafic (chenar, textur, umbrire).
Adugarea textului la o form

Dup click pe o form (AutoShape) se poate tasta textul dorit. Acest text este ataat formei i se va comporta solidar cu aceasta la deplasri sau rotaii. n acest mod se pot dota slide-urile cu mesaje coninute n forme de diferite tipuri (ptrate, poligoane cercuri etc.) prin care s se atrag atenia ctre seciuni ale slide-ului. Textul nu poate fi ataat la linii, conectori i forme libere. Pentru formatarea textului se pot urma proceduri similare celor din Word, dar apar i operaiuni specifice descrise n continuare. Operaiunile sunt comune pentru forme i pentru casetele de text. Ajustarea automat a obiectului la text 1. Se selecteaz obiectul care se ajusteaz. 2. Se activeaz meniul Format, se alege comanda pentru tipul de obiect selectat AutoShape sau Text Box i se activeaz fia Text Box. 3. Se marcheaz caseta de control Resize AutoShape to fit text. Defilarea textului n interiorul obiectului 1. Se selecteaz obiectul care se ajusteaz. 2. Se activeaz meniul Format, se alege comanda pentru tipul de obiect selectat AutoShape sau Text Box i se activeaz fia Text Box. 3. Se marcheaz caseta de control Word wrap text in AutoShape. Modificarea marginilor n jurul textului din obiect 1. Se parcurg cele trei etape de la Ajustarea automat a obiectului la text. 2. Sub Internal margin se fixeaz distanele dintre text i obiect. Poziionarea textului ntr-un obiect 1. Se parcurg primele dou etape de la Ajustarea automat a obiectului la text. 2. n caseta Text anchor point se alege poziia dorit pentru nceputul textului. Textul se mut n poziia selectat cu excepia cazului n care este marcat caseta Resize AutoShape to fit text, caz n care textul nu se repoziioneaz ci se expandeaz n direcia opus a poziiei selectate.

Microsoft Office Adugarea unui obiect WordArt

Microsoft PowerPoint 2003

Texte care au efecte speciale pot fi inserate ca obiecte WordArt prin comanda Insert WordArt de pe bara de unelte Drawing. Operarea cu acest obiect este comun tuturor aplicaiilor din Microsoft Office. Obiectul WordArt este totui un obiect de desen i nu este tratat ca un text: nu apare n zona ouline i nu poate fi verificat prin instrumentul Spelling.
Liste

Procesarea listelor (paragrafe numerotate sau cu buline) este similar celei din Microosft Word. Comanda principal este Bullets and Numbering din meniul Format. Anteturi i picioare de pagin Similar unei pagini de document Word, un slide poate s conin o zon antet i o zon picior de pagin. De regul, aspectul acestora este fixat n slide-ul master (vezi discuia de la subiectul dedicat obiectelor master), dar poate fi modificat i pentru un slide anumit prin succesiunea 1. Se d comanda Header and Footer din meniul View. 2. Pentru adugarea informaiei la slide-uri se activeaz fia Slide iar pentru anteturi ale notelor sau extraselor se va selecta fia Notes and Handouts. 3. Se selecteaz opiunile dorite. 4. Se termin operaiunea prin Apply dac informaia se adaug doar slide-ului curent, sau Apply to All dac informaia se aplic tuturor slide-urilor. 5. Pentru inserarea datei, orei sau numrului de slide se utilizeaz comenzile Date and Time sau Slide Number din meniul Insert. Observaie. Pentru modificarea poziiei sau aspectului unui antet/subsol se utilizeaz slide-ul master, iar pentru fixarea originii numerotrii slide-urilor se d comanda Page Setup din meniul File i se d numrul de nceput n Number slides from. Operarea cu obiecte Pentru nceput se prezint cteva operaii care se efectueaz asupra obiectelor, iar pentru unele obiecte particulare se prezint doar operaiunile principale. Se poate ns spune c procesarea obiectelor grafice este comun tuturor aplicaiilor Office, astfel nct aici doar se ntregete discuia asupra lor. Este de amintit c obiectele grafice sunt poziionate pe layer-ul de desen propriu, astfel nct un obiect poate fi acoperit total sau parial de alte obiecte. n procesarea lor are importan prin urmare i ordinea n stive de obiecte grafice. Pentru a fi editat, un obiect trebuie s fie n prealabil selectat, fapt atestat de apariia mnerelor de dimensionare (mici dreptunghiuri care apar pe conturul obiectului).
Selectarea obiectelor

Pentru a selecta un obiect vizibil se urmeaz aciunile din tabelul urmtor:

Pentru Se efectueaz:

Selectarea unui obiect plin (filled) Selectarea unui obiect gol (unfilled) Deselectarea unui obiect.

Click oriunde pe obiect. Apariia mnerelor de dimensionare este semnalul selectrii obiectului. Click pe chenarul obiectului. Click oriunde n afara obiectului.

Dac un obiect este acoperit de alte obiecte el poate fi selectat prin apsarea tastei TAB pentru parcurgerea ciclic a obiectelor (sau SHIFT+TAB pentru parcurgerea n sens invers) i oprirea pe obiectul dorit. Pentru selectarea mai multor obiecte se poate aciona SHIFT i click pe fiecare obiect.
Obiecte duplicate

Pentru a pstra unitatea prezentrii sau pentru a obine efecte grafice speciale, un obiect poate fi duplicat, noua imagine, cu aceleai atribute, poate fi repoziionat pe slide dup necesitate. Este frecvent aezarea obiectelor duplicate sub form de tablou de imagini sau sub form de evantai (similar unui pachet desfurat de cri de joc). Crearea unui duplicat 1. Click pe obiectul care se repet.

Microsoft Office

Microsoft PowerPoint 2003

2. Se d comanda Duplicate din meniul Edit. Repetnd comanda Duplicate se creeaz succesiv noi copii ale obiectului. Crearea de duplicate egal spaiate 1. Se selecteaz obiectul care se copie. 2. Se d comanda Duplicate din meniul Edit. 3. Se trage obiectul copie n poziia dorit. 4. Se repet comanda Duplicate. Crearea unei imagini n oglind 1. Se selecteaz obiectul care se inverseaz. 2. Se d comanda Duplicate din meniul Edit. 3. De pe bara Drawing se alege Draw, se puncteaz Rotate or Flip, i apoi click Flip Horizontal sau Flip Vertical (potrivit sensului n care se oglindete obiectul iniial). 4. Se poziioneaz obiectul duplicat inversat astfel nct s se creeze imaginea n oglind dorit.

Redimensionarea unui obiect

La selectarea unui obiect, acesta apare limitat de un dreptunghi de selecie, dotat n coluri i pe laturi cu mnere de dimensionare. Redimensionarea unui obiect se poate face global, specificnd procentajele raportate la dimensiunile iniiale, sau manual, prin tragerea mnerelor. Dac obiectul este o imagine atunci poate fi "tiat" (crop) pe laturi, fr ca prile decupate s fie pierdute (imaginea poate refcut). Exist recomandarea ca imaginile s fie micoarate sub 50% din dimensiunea iniial atunci cnd prezentarea este salvat ca pagin Web. Tierea marginilor unei imagini 1. Se selecteaz imaginea. 2. Se activeaz unealta Crop de pe bara Picture. 3. Se poziioneaz unealta pe un mner de dimensionare i se trage n poziia dorit. Observatie. Un GIF animat nu se poate micora prin tierea marginilor. Gruparea obiectelor 1. Se selecteaz obiectele care se grupeaz (SHIFT + click pe fiecare imagine) 2. Se activeaz Draw de pe bara Drawing i se alege Group. Un grup de obiecte se comport ca un singur obiect. Anularea gruprii obiectelor 1. Se selecteaz grupul care se desface n obiectele componente. 2. Se activeaz Draw de pe bara Drawing i se alege Ungroup. Regruparea obiectelor 1. Se selecteaz orice obiect care a fcut parte dintr-un grup. 2. Se activeaz Draw de pe bara Drawing i se alege Regroup.
Rotirea sau rsturnarea unui obiect

Se poate roti un obiect, o mulime de obiecte sau un grup de obiecte. Textul ataat unei forme se comport la rotire solidar cu aceasta. Rsturnarea unui obiect (obinndu-se obiectul simetric) se poate efectua orizontal sau vertical. Si aceast operaiune se poate aplica unui obiect, unei mulimi de obiecte sau unui grup. Anumite imagini importate, create n alte aplicaii, grafice sau diagrame organizaionale nu pot fi totui rotite sau simetrizate. Rotirea unui obiect 1. Se selecteaz obiectul 2. Se activeaz unealta Free Rotate de pe bara Drawing. 3. Se trage un col al obiectului n sensul de rotire dorit. 4. Un click n afara obiectului termin operaia i obiectul se fixeaz n poziia n care se afl. Prin apsarea simultan a tastei SHIFT, obiectul se rotete cu unghiuri de 15 grade prin unealta Free Rotate. Prin apsarea simultan a tastei CTRL, obiectul se rotete n jurul mnerului opus celui care se trage prin unealta Free Rotate. Rsturnarea unui obiect 1. Se selecteaz obiectul care se rstoarn, obinndu-se obiectul simetric. 2. Pe bara Drawing se activeaz Draw, se puncteaz Rotate or Flip i dup aceea Flip Horizontal sau Flip Vertical, dup sensul n care se dorete rsturnarea imaginii.

Microsoft Office Stiva de obiecte

Microsoft PowerPoint 2003

Pe msur ce obiectele sunt adugate pe un slide, se formeaz o stiv prin suprapunerea straturilor individuale ale obiectelor. Stiva se poate distinge doar dac obiectele nu se acoper complet unele pe altele. n cazul acoperirii unui obiect, selectarea acestuia nu mai este posibil prin simplu click (obiectul devine invizibil). Prin apsarea tastei TAB (sau SHIFT+TAB) se pot selecta circular obiectele din stiv, indiferent de faptul c sunt sau nu vizibile. Datorit organizrii n stiv, ordinea n stiv, aa-zisa ordine z, este un atribut important al unui obiect. Ordinea n stiv poate fi modificat prin comenzi adecvate. Aducerea obiectului n faa stivei 1. Se selecteaz obiectul care se mut n stiv. Dac obiectul este ascuns se acioneaz TAB sau SHIFT+TAB pn este selectat. 2. Pe bara Drawing se activeaz Draw, se puncteaz Order i dup aceea Bring to Front. Trimiterea obiectului la baza stivei 1. Se selecteaz obiectul care se mut. 2. Pe bara Drawing se activeaz Draw, se puncteaz Order i dup aceea Send to Back. Mutarea obiecctului cu un pas n fa 1. Se selecteaz obiectul care se mut. 2. Pe bara Drawing se activeaz Draw, se puncteaz Order i dup aceea Bring Forward. Mutarea obiectului cu un pas n spate 1. Se selecteaz obiectul care se mut. 2. Pe bara Drawing se activeaz Draw, se puncteaz Order i dup aceea Send Backward
Alinierea i aranjarea obiectelor

Un aspect grafic mai bun este obinut atunci cnd obiectele sunt aliniate, cel puin acelea care sunt grupate din punct de vedere logic. Exist mai multe moduri de aliniere: alinierea ntre obiecte (dup marginea de jos, dup marginea de sus etc.), alinierea n raport cu slide-ul, alinierea dup linii de ghidaj sau gril. Pe lng aliniere, obiectele pot fi distribuite la distane egale ntre ele sau n relaie cu ntregul slide. Alinierea obiectelor 1. Se selecteaz obiectele care se aliniaz. 2. Pe bara Drawing se activeaz Draw i apoi Align or Distribute. Se alege opiunea de aliniere dorit. Pentru alinierea cu alte obiecte trebuie ca opiunea Relative to Slide s nu fie selectat. Dac opiunea este selectat n meniul Align or Distribute afiat la pasul 2, atunci se anuleaz marcajul prin click i se repet pasul 2. Pentru alinierea la slide trebuie ca opiunea Relative to Slide s fie selectat. Aranjarea obiectelor la distane egale unele de altele 1. Se selecteaz obiectele care se distribuie. Dac distribuirea este n raport cu obiectele selectate, atunci se vor selecta cel puin trei obiecte. 2. Pe bara Drawing se activeaz Draw i apoi Align or Distribute. Pentru aranjarea obiectelor la distane egale, se selecteaz Distribute Horizontally sau Distribute Vertically. Dac aranjarea se efectueaz n funcie de slide, se va marca n prealabil caseta de control Relative to Slide (caz n care se va repeta eventual pasul 2). Adugarea de forme (AutoShapes) PowerPoint dispune de un set de forme predefinite care pot fi utilizate n prezentri prin intermediul barei de unelte Drawing. O form plasata pe un slide poate fi redimensionata, rotit, inversat etc. Unele dintre forme pot fi modificate/deformate prin acionarea mnerelor de modificare. Meniul AutoShapes de pe bara de unelte Drawing conine mai multe categorii de forme: linii, conectori, forme geometrice, stele i steaguri, baloane de dialog. La formele care permit acest lucru se poate aduga text prin simpla selectare a formei i tastare. Textul ataat devine parte component a formei i se comport solidar cu aceasta la rotaii. Aspectul geometric al formei este un atribut al obiectului, ceea ce permite selectarea unui alt aspect, fr pierderea celorlalte atribute (dac acest lucru este posibil).

Microsoft Office Inserarea unei forme

Microsoft PowerPoint 2003

10

1. Pe bara Drawing se deschide meniul AutoShapes, se puncteaz o categorie i se alege forma dorit din acea categorie. 2. Pentru a insera forma cu o dimensiune predefinit este suficient s se efectueze un click pe slide. Pentru a insera forma cu o alt dimensiune se trage forma la dimensiunea dorit iar dac se dorete pstrarea raportului nlime-lime a formei se acioneaztasta SHIFT simultan cu dragarea.
Schimbarea unei forme n alta

1. Se selecteaz forma care se modific. 2. Pe bara Drawing se deschide Draw, se puncteaz Change AutoShape, se alege o categorie i noul aspect al formei. Conectori Obiectele grafice pot fi unite pe un slide prin linii conectoare (o categorie aparte de AutoShapes). Acestea sunt de trei tipuri: drepte, poligonale i curbe. PowerPoint gestioneaz conectorii prin aceea c mutarea obiectelor conectate pstreaz legturile stabilite, utilizatorul putnd s modifice la rndul su aspectul conectorilor (dac tipul selectat are mnere de ajustare) sau s deplaseze legturile la alte obiecte. Prin deplasarea extremitii unui conector, acesta se detaeaz de obiect i poate fi legat n alt parte. Prin tragerea mijlocului unei linii conectoare se detaeaz ambele extremiti. Pentru o corect stabilire a legturilor logice dintre obiecte se va urmri ca liniile conectoare s nu se ntretaie ntre ele sau cu alte obiecte.
Adugarea unui conector

1. Din bara de unelte Drawing, se deschide AutoShapes, apoi Connectors i click pe tipul de conector dorit. 2. Se puncteaz locul unde se ataeaz conectorul (locurile unde se poate efectua conectarea sunt reprezentate grafic prin ptrele albastre. 3. Se face click pe primul loc de conectare, se puncteaz cellalt obiect i click pe al doilea punct de conectare. Conectorii blocai sau ataai apar ca ptrate roii, cei neblocai apar ca ptrate verzi.
Mutarea unei linii conectoare

1. Prin tragerea unei extremiti a liniei conectoare se poate ataa unui alt obiect. Pentru anularea blocrii automate ntr-un loc de conectare, se va aciona simultan tasta ALT, extremitatea dragat poate fi plasat oriunde pe un obiect, dar nu se va considera conectat i gestionat de aplicaie.
Rearanjarea liniilor conectoare

1. Se selecteaz unul dintre obiectele conectate. 2. De pe bara Drawing, click Draw i Reroute Connectors. Se realizeaz o repoziionare automat a liniilor conectoare astfel nct s fie pe distanele cele mai scurte ntre obiecte. Prin selectarea doar a anumitor linii, comanda Reroute Connectors se aplic doar liniilor selectate. Inserarea unei imagini Pentru inserarea unei imagini ntr-o rezervare dedicat se efectueaz dublu-click pe placeholder-ul respectiv i se rspunde la dialogul care apare. Pentru inserarea imaginii pe un slide, n afara unei rezervri, se parcurg etapele, similare celor din alte aplicaii Office. 1. Se activeaz slide-ul unde are loc poziionarea imaginii. 2. Din meniul Insert se d comanda Picture i se alege From File. 3. Se identific folderul i fiierul care conine imaginea. 4. Pentru scufundarea imaginii n prezentare se alege opiunea Insert, iar pentru stabilirea unei legturi la imagine se alege Link to File (din lista ascuns Insert). n ultimul caz, trebuie avut n vedere c la livrarea prezentrii se va distribui si fiierul imagine. Observaie. Pentru adugarea imaginii la notiele vorbitorului se va deschide mai nti pagina de note prin Notes Page din meniul View.

Microsoft Office

Microsoft PowerPoint 2003

11

Inserarea unei imagini de tip GIF animat 1. Se activeaz slide-ul unde are loc inserarea 2. Pentru inserarea animaiei din Clip Gallery se activeaz Insert Clip Art de pe bara Drawing i fia Motion Clips. Se alege imaginea animat dorit i se d comanda Insert Clip din meniul aprut. 3. Pentru inserarea imaginii animate dintr-un fiier se urmeaz procedura de la inserarea imaginilor. Observaii. Animaia nu este vizibil dect n momentul reprezentaiei sau dac prezentarea este publicat n Web. Editarea imaginilor animate se va efectua n programul care le-a creat i nu este utilizabil bara de unelte Picture pentru chenare, texturi etc. Crearea unui tabel Adugarea unui tabel pe un slide se poate efectua printr-o procedur similar celor din alte aplicaii Office, dei nu procedurile de formatare nu au aceeai complexitate. Pentru un tabel complex este indicat s se utilizeze procedura de inserare a unui tabel Word. Exist i un model de slide predefinit care include o rezervare de tabel. Pentru utilizarea lui se deschide meniul Format, se d comanda Slide Layout i se alege layout-ul Table i se d comanda Apply.
Crearea unui tabel simplu

1. Se d comanda Insert Table din bara de unelte Standard. 2. Se fixeaz prin tragere pe meniul afiat numrul de linii i de coloane. 3. Se completeaz tabelul cu informaiile necesare.
Inserarea i editarea unui tabel Word

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Se activeaz slide-ul unde se insereaz tabelul Word. Se d comanda Picture din meniul Insert i se alege Microsoft Word Table. Se fixeaz numrul de linii i de coloane i se d OK. Se completeaz tabelul cu informaiile dorite, utilizndu-se uneltele i meniurile Word afiate. Pentru ntoarcerea la PowerPoint este suficient un click n afara zonei tabelului. Pentru editare se activeaz obiectul tabel prin dublu click n zona tabelului.

Adugarea unei diagrame Pentu prezentarea datelor numerice, diagramele constituie o opiune frecvent datorit eficienei cu care se pot transmite informaii ntr-o form atractiv i condensat. O diagram este inserat ntr-un slide ca un obiect, activarea acestuia producnd iniierea aplicaiei Microsoft Graph sau Excel, n care se creeaz sau editeaz datele i aspectul diagramei. Inserarea unei diagrame se realizeaz fie prin alegerea unui model de slide care conine o rezervare de diagram, fie prin comanda de inserare a unui obiect de tip diagram. Multe noiuni sunt comune tuturor aplicaiilor Office i nu mai sunt reluate aici.
Crearea unei diagrame

1. Se execut un click dublu pe un placeholder de diagram sau se activeaz unealta Insert Chart. Se activeaz Microsoft Graph care afieaz o diagram i tabelul de date asociat, aa-zisul datasheet. Acesta conine informaii date ca exemplu, pe care utilizatorul trebuie s le nlocuiasc cu informaiile proprii, opernd similar ca ntr-o foaie Excel. Operarea asupra diagramei se efectueaz ca n diagramele Excel: click pe un element al diagramei produce selectarea elementului, dublu click afieaz dialogul de editare al elementului selectat, se pot utiliza meniurile contextuale etc. 2. Pentru revenirea la PowerPoint se execut un click n afara zonei diagramei create.
Inserarea unei diagrame Microsoft Excel

1. Se activeaz slide-ul unde are loc inserarea. 2. Se d comanda Object din meniul Insert. 3. Pentru crearea unei diagrame noi se alege Create new i Microsoft Excel Chart. Pentru inserarea unei diagrame deja existente se alege Create from file i se precizeaz numele fiierului. 4. Pentru editarea diagramei se utilizeaz uneltele i meniurile din Microsoft Excel, care devin accesibile. 5. Pentru revenirea in PowerPoint este suficient un click n afara zonei diagramei.

Microsoft Office

Microsoft PowerPoint 2003

12

Precizarea datelor reprezentate ntr-o diagram

1. La o diagram Microsoft Graph datele se trec direct n datasheet-ul asociat sau se aduc prin copiere din alte documente. De exemplu, datele unui tabel dintr-un document Word se copie i se alipesc apoi la datasheet. 2. Pentru o diagram Microsoft Excel, datele se trec n foaia de calcul i apoi se copie i se alipesc la diagram.
Schimbarea textului i datelor dintr-o diagram

Valorile i textul dintr-o diagram sunt legate de foaia de calcul sau datasheet-ul diagramei. Modificarea acestora este reflectat automat n diagram. Editarea textelor direct pe diagram (etichete, serii de date, legend etc.) produce ruperea legturilor. 1. n PowerPoint se intr n editarea unei diagrame prin click dublu pe diagrama respectiv. n Microsoft Excel chart se activeaz foaia de calcul care conine datele reprezentate. 2. Pentru modificarea unei celule se activeaz celula prin click i se efectueaz modificrile dorite. Se termin prin ENTER. 3. Dac se lucreaz n Microsoft i se dorete ca diagrama modificat s fie afiat n PowerPoint se va termina cu activarea foii care conine diagrama. 4. ntoarcerea la PowerPoint se obine printr-un click n afara zonei diagramei.
Importul datelor sau diagramei din Microsoft Excel

Datele importate pot s aib pn la 4000 de linii i 4000 de coloane, dar nu mai mult de 255 de serii de date. 1. Se activeaz foaia de date (datasheet). 2. Pentru a importa datele din foaia Microsoft Excel ntr-o celul diferit de prima, se va selecta n datasheet celula de unde ncepe scrierea datelor din foaia Excel. 3. Se d comanda Import File din meniul Edit. 4. n zona Look in se va selecta drive-ul, folder-ul sau locaia fiierului. Pentru ca fierul s fie vizibil trebuie s se indice corect tipul fiierului n caseta Files of type, *.xls pentru fisiere Excel. 5. Dublu click pe fiierul dorit. 6. Dac fierul selectat este un caiet Microsoft Excel, creat n versiunea 5.0 sau ulterioar, se va selecta foaia de calcul dorit (numai o singur foaie poate fi importat). Pentru importarea tuturor datelor din foaie se va selecta Entire sheet sub Import. Importul parial de date este posibil prin selectarea opiunii Range i indicarea domeniului de date importate (se poate utiliza i numele unui domeniu). Dac n pasul 2 s-a selectat o celul, se va anula marcajul Overwrite existing cells.

Proiectarea i obinerea unui aspect consistent

Pentru a asigura o aparen consistent unei prezentri, exist patru ci de control al aspectului prezentrii abloane de prezentare (design templates), obiecte master, scheme de culori i modele de slide-uri.(slide layouts). abloane de proiectare Un ablon de proiectare conine scheme de culori, slide-ul master i titlul master, fonturi, toate avnd un aspect comun. Atunci cnd unei prezentri i se aplic un ablon de proiectare, slide-il master, titlul master i schema de culori a ablonilui nlocuiesc obiectele corespunztoare ale prezentrii, slide-urile prezentrii obinnd un aspect comun, specific ablonului. PowerPoint dispune de un set de abloane proiectate profesionist (sunt considerate aspecte estetice, psihologice etc.) i, n plus, utilizatorul poate s-i creeze propriile abloane.
Aplicarea unui ablon de proiectare diferit

1. Se deschide prezentarea care se modific. 2. De pe bara Formatting, click Common Tasks i apoi Apply Design Template. 3. Se localizeaz i selecteaz ablonul dorit, sau orice prezentare care are aspectul dorit i se d Apply.
Schimbarea formatului implicit al unei prezentri vide

Prin crearea unui stil propriu de proiectare, este util uneori s se modifice formatul implicit al unei prezentri vide (blank presentation). Se poate utiliza astfel o schem proprie de culori, sau include pe fiecare slide emblema companiei etc. 1. Se deschide o prezentare existent sau se creeaz una nou.

Microsoft Office

Microsoft PowerPoint 2003

13

2. 3. 4. 5.

Se modific prezentarea prin includerea elementelor dorite. Se d comanda Save As din meniul File. n zona Save as type se alege Design Template. n File name se tasteaz Blank Presentation i apoi se d comanda Save. Se rspunde cu Yes n dialogul eventual pentru confirmarea nlocuirii prezentrii vide existente.

Elemente master Slide-ul master controleaz formatul i poziionarea titlurilor i textelor care se poziioneaz pe un slide. Titlul master controleaz formatul slide-ului titlu (de regul primul slide al prezentrii, i slide-urilor titlu din prezentare (de regul titlurile de seciuni ale prezentrii). Pe elementele master se pot poziiona i elemente grafice, care vor fi prezente pe toate slide-urile prezentrii iar orice modificare a masterului se va reflecta n celelalte slide-uri. Este totui posibil ca un anumit slide al prezentrii s fie formatat diferit fa de master, dac necesitile prezentrii o cer, acest fapt neinfluennd masterul (i astfel celelalte slide-uri).
Slide-ul master

Elementele formatate prin slide-ul master sunt texte (font, dimensiunea caracterelor, culoare), tipul de numerotare pentru liste, fundalul, umbririle. Slide-ul master conine rezervri pentru text, anteturi i picioare de slide-uri: data, ora, numrul diapozitivului. Modificrile de format ale textelor din rezervrile dedicate se vor reflecta pe toate celelalte slideuri. Slide-ul master se va utiliza pentru formatri globale cum ar fi: adugarea unei imagini (logo-ul companiei), modificarea fundalului, redimensionarea rezervrilor, modificarea fonturilor. Se pot aduga i casete noi de text, acestea vor aprea pe fiecare slide, dar nu vor fi gestionate precum o rezervare de text.
Titlul master

Pentru un aspect diferit al slide-urilor titlu, cele create dup modelul Title Slide, se va modiifca titlul master. ntro prezentare se pot formata titlurile nct s se diferenieze de celelalte diapozitive. Lucrul cu titlul master se va efectua totui dup ce s-a formatat slide-ul master, care influeneaz inclusiv titlul master.
Modificarea elementelor master

1. Din meniul View se punctez Master i click pe Slide Master sau Title Master, dup elementul care se modific. 2. Se efectueaz modificrile dorite. 3. De pe bara Master se d Close, sau se revine prin meniul View la slide-uri.
Aplicarea sau revenirea la formatul master implicit

1. Se deschide prezentarea creia i se aplic procedura. 2. Din meniul Format se d comanda Apply Design Template. 3. Se selecteaz ablonul utilizat n prezentare i se d comanda Apply. Observaie. Obiectele adugate de utilizator pe slide-ul master nu se vor elimina prin aplicarea templateului de proiectare.
Modificarea unui slide nct s difere de master

n general, orice element de pe un slide, aflat sub controlul slide-ului master, poate fi formatat local. Meniul Format conine comenzile necesare (de exemplu Slide Color Scheme). Terminarea dialogurilor de formatare se va termina ns cu Apply, caz n care modificare are loc doar pe slide-ul curent, i nu Apply All, caz n care modificrile vor avea loc pe toate slide-urile. Verificarea consistenei, a punctuaiei i stilului prezentrii Similar aciunilor de verificare a scrierii, PowerPoint verific prezentarea pentru consisten i stil i marcheaz problemele de pe un slide printr-un bec aprins. Acesta este vizibil doar dac este activat Office Assistant-ul (Show the Office Assistant din meniul Help). Utilizatorul poate s ignore erorile semnalate i s precizeze elementele care sunt supuse verificrii. 1. Se deschide prezentarea care se verific. 2. Se execut un click pe becul aprins i apoi se alege opiunea dorit.

Microsoft Office

Microsoft PowerPoint 2003

14

Pentru modificare opiunilor verificrii se alege din list Change style checker options for all presentations. Se aleg sau se modific opiunile dorite pe fiele Case and End Punctuation sau Visual Clarity. Prin activarea opiunii Defaults se revine la parametrii implicii.

Note i extrase
Slide-urile pot fi nsoite de note, necesare att pentru notarea de ctre prezentator a ideilor importante care explic diapozitivul, ct i pentru a fi oferite audienei ca puncte de ajutor n nelegerea materialului prezentat. n cazul salvrii prezentrii ca pagin Web, notele pot oferi cititorilor ideile care, de regul sunt prezentate oral. Notele pot fi tiprite mpreun cu slide-urile. Prin extrase nelegem foi tiprite care conin imaginile slide-urilor (dou, trei, patru, ase sau nou pe o pagin), foi distribuite. Extrasele nu conin i notele ataate diapozitivelor. Att notele ct i extrasele au elemente master, unde se pot aduga informaii care vor aprea pe fiecare pagin: forme desenate, anteturi etc. Elementele grafice de pe masterul notelor nu apar totui n zona Notes a diapozitivului (n timpul proiectrii) sau n versiunea Web, vizibilitatea lor este redus la viziunea notes page i la tiprire. Crearea notelor n timpul proiectrii slide-urilor 1. Se activeaz zona notelor (notes pane) i se tasteaz informaiile ataate slide-ului curent. Zona poate fi mrit prin tragerea limitelor ei. 2. Se utilizeaz zona outline pentru navigarea ctre un alt diapozitiv unde se ataeaz note. 3. Pentru adugarea unor obiecte de desen sau imagini la note se d comanda Notes Page din meniul View, i se lucreaz n pagina afiat. Obiectele adugate nu se vd n notes pane, dar apar la tiprire. Editarea masterului de note 1. n meniul View se puncteaz Master i se alege Notes Master. 2. Se redimensioneaz sau modific locaia imaginii slide-ului sau a casetei de note. 3. Se adaug obiectele dorite: art, text, antet/picior de pagin, data, ora etc. 4. Elementele adugate vor fi incluse pe paginile tiprite. 5. Revenirea se face prin Close de pe bara de unelte Master. Crearea extraselor 1. n meniul View se puncteaz Master i se alege Handout Master. Pentru vizualizarea modelului dorit se acioneaz butoanele de pe bara de unelte Handout Master. 2. Se adaug obiectele dorite: art, text, antet/picior de pagin, data, ora etc. Elementele adugate apar doar pe extrase i nu modific slide-ul master. 3. Se d comanda Close din bara de unelte Master. 4. Din meniul File se d comanda Print. 5. n zona Print what se alege Handouts. 6. n zona Slides per page se fixeaz numrul de slide-uri tiprite pe o foaie. Dac se alege un numr de 4, 6 sau 9 slide-uri pe o pagin, ordinea de tiprire se fixeaz prin Horizontal sau Vertical. Orientarea paginii se poate fixa prin Page Setup din meniul File i Landscape, sau Portrait, sub Notes, handouts & outline. Trimiterea notelor, extraselor sau outline-ului ctre Microsoft Word 1. n meniul File se puncteaz Send To i se alege Microsoft Word. 2. Se aleg opiunile dorite. Pentru rezultate mai bune la tiprirea din Word, exist recomandarea de alege a opiunii Grayscale Preview nainte de trimitere.

Proiectarea elementelor reprezentaiei

n aceast seciune sunt prezentate tehnicile prin care se ataeaz slide-urilor elementele de aciune vizibile doar n timpul reprezentaiei. O prezentare estetic, cu evidenierea elementelor principale, cu un ritm adecvat i cu includerea elementelor multimedia poate s produc un efect accentuat asupra audienei i o transmitere eficient a informaiilor dorite. Elementele prezentate n continuare sunt asociate slide-urilor i obiectelor n timpul proiectrii diapozitivelor dar aciunea lor este vizibil doar n timpul reprezentaiei. Sunt incluse aici animarea obiectelor, includerea de elemente multimedia, stabilirea ritmului show-ului i modul de tranziie a slide-urilor.

Microsoft Office

Microsoft PowerPoint 2003

15

Animarea textelor i obiectelor

Se pot anima obiecte ca text, grafic, sunete, filme, diagrame i altele, astfel nct s se puncteze elementele principale, s se controleze fluxul informaional i s adauge atractivitate prezentrii. Se poate fixa modul n care apar obiectele pe slide i modificarea aspectului acestor obiecte. Animaia este controlat ca ordine i timp. Adugarea animaiei la texte i obiecte 1. n viziunea normal se afieaz slide-ul pe care se proiecteaz animarea unor elemente. 2. n meniul Slide Show se d Custom Animation i se activeaz fia Effects. Dac se animeaz o diagram, se va activa fia Chart Effects. 3. Sub Check to animate slide objects se selecteaz obiectele de pe slide pentru care se definete animarea. 4. Sub Entry animation and sound i Introduce text (dac se animeaz text) se aleg parametrii animaiei. Pentru ajutor pentru o opiune se poate activa unealta reprezentat ca un semn de ntrebare i apoi click pe obiect. 5. Se repet paii 3 i 4 pentru orice obiect care se prelucreaz. 6. Se activeaz fia Order and Timing. 7. Pentru a modific ordinea n care sunt animate obiectele, se selecteaz obiectul care trebuie s se animeze la alt moment n lista Animation order i prin acionarea sgeilor se mut obiectul n lista care definete ordinea. 8. Pentru fixarea ritmului se selecteaz obiectul i dup care: Pentru pornirea animaiei la click pe obiect se alege On mouse click. Pentru pornirea animaiei n mod automat se alege Automatically i se fixeaz numrul de secunde de la animaia precedent. 9. Pentru vizualizarea animaiei se d comanda Preview. Observaie. Un mod rapid de creare a unei animaii este acela n care se selecteaz obiectele dorite se deschide meniul Slide Show, se puncteaz Preset Animation i se alege opiunea dorit. Editarea unei animaii 1. Se afieaz slide-ul n care se modific animaia. 2. Din meniul Slide Show se d comanda Custom Animation. 3. n lista Check to animate slide objects se selecteaz obiectul a crui animaie se modific. Pentru eliminarea animaiei unui obiect se anuleaz marcajul din caseta de control a obiectului. 4. n fiele Effects and Order i Timing se efectueaz modificrile dorite. 5. Se repet paii 3 i 4 pentru fiecare obiect dorit. 6. Vizualizarea modificrilor se obine prin Preview. Animarea elementelor unei diagrame Elementele diagramelor create cu Microsoft Graph i Microsoft Excel pot fi animate prin procedura urmtoare. 1. Se selecteaz diagrama ale crei elemente se animeaz. 2. n meniul Slide Show se d comanda Custom Animation i se activeaz fia Chart Effects. 3. Sub Introduce chart elements se selecteaz modul n care se animeaz diagrama. Opiunile existente depind de tipul diagramei selectate. 4. Sub Entry animation and sound se aleg opiunile dorite. 5. Se activeaz fia Order and Timing. 6. Pentru modificarea ordinii n care are loc animarea diagramei, se selecteaz diagrama sub Animation order i prin sgei se duce la locul dorit. 7. Pentru fixarea tempo-ului se alege On mouse click pentru pornirea animaiei la click pe obiect, iar pentru animarea automat se alege Automatically, timpul n secunde fixat fiind lsat att de la precedenta animaie, ct i ntre animaiile elementelor diagramei. Vizualizarea animaiilor i tranziiilor 1. Se afieaz slide-ul care se vizualizeaz 2. n meniul Slide Show se d comanda Animation Preview. Tranziia i animaiile se vd ntr-o fereastr separat, Animation Preview. Pentru a revedea animaiile se efectueaz un click pe fereastra respectiv. Selectarea prealabil a mai multor slide-uri, n sorter view, duce la vizualizarea tranziiilor i animaiilor tuturor slide-urilor selectate.

Microsoft Office

Microsoft PowerPoint 2003

16

Elemente multimedia
Sunetele, muzica i video-clip-urile sunt inserate ca obiecte Microsoft PowerPoint. Dac PowerPoint nu suport un anumit tip particular de media, atunci se va utiliza Media Player pentru execuia respectivului obiect. Se va da comanda Object din meniul Insert i se va alege Media Clip. Metoda utilizeaz Media Player (instalat n Windows 95) pentru execuia sunetelor i video-urilor. Media Player execut fiiere multimedia i controleaz uniti cum ar fi compact disc-ul i video disc-ul. Clip-urile muzicale sau video sunt inserate pe un slide n locurile unde se dorete executarea lor n timpul reprezentaiei. Iniierea execuiei este controlat de comanda Action Settings de pe meniul Slide Show. Unui clip i se pot aduga efecte de animaie prin comanda Custom Animation din meniul Slide Show. Este evident c pentru execuia unui clip muzical trebuie s existe pe calculator o cartel de sunet i difuzoare (se vor verifica pentru setrile curente Multimedia i Sounds n Control Panel). Exist i posibilitatea ca reprezentaia s fie nsoit de nregistrri de sunet i voce efectuate de utilizator. Inserarea de muzic i sunete 1. Se activeaz slide-ul unde are loc inserarea. 2. Se d comanda Movies and Sounds din meniul Insert. 3. Pentru inserarea unui sunet din Clip Gallery, click Sound from Gallery, urmat de localizarea fiierului dorit. Pentru inserarea unui sunet din alt locaie, click pe Sound from File urmat de localizarea fiierului. Pe slide apare o icoan de sunet. 4. Dup inserare este afiat un mesaj la care se rspunde cu Yes dac se dorete execuia automat a clip-ului la afiarea slide-ului, sau cu No dac execuia are loc la click pe icoana asociat clip-ului. 5. Pentru verificarea sunetului n normal view este suficient un dublu click pe icoana asociat. Pentru modificarea parametrilor de execuie a fiierului sunet se urmeaz procedura urmtoare. 1. Se selecteaz icoana asociat obiectului sunet sau video. 2. Din meniul Slide Show se deschide Custom Animation cu fia Multimedia Settings. 3. Se aleg opiunile dorite i se pot vedea opiuni suplimentare prin More Options. 4. Animaia poate fi fixat n mod similar oricrui alt obiect. Inserarea unui clip video 1. Se activeaz slide-ul unde are loc adugarea unui video clip. 2. Se d comanda Movies and Sounds de pe meniul Insert. 3. Pentru inserarea unui video din Clip Gallery se alege Movie from Gallery, urmat de localizarea video-ului. Pentru inserarea unui clip din alt locaie se d Movie from File. 4. Iniierea execuiei video-clip-ului este determinat prin rspunsul Yes/No la mesajul afiat. 5. Verificarea execuiei se face n normal view prin click dublu pe icoana asociat. Parametrii execuiei se modific prin procedura descris la adugarea de sunete. Inserarea unei piste(track) de CD audio 1. Se activeaz slide-ul unde se asociaz melodia de pe un CD audio. 2. Din meniul Insert se puncteaz Movies and Sounds i se alege Play CD Audio Track. 3. Se selecteaz pista i opiunile de timp i se d OK. 4. Pe slide apare o icoan simboliznd un CD. 5. La mesajul afiat se rspunde cu Yes pentru pornirea CD-ului automat la afiarea slide-ului, sau cu No dac pornirea are loc, la reprezentaie, prin click pe icoana asociat. 6. Verificarea se obine prin click dublu pe icoana asociat CD-ului. Parametrii execuiei se modific prin procedura descris la adugarea de sunete.

Tranziia slide-urilor i ritmul reprezentaiei

Trecerea de la un slide la altul n timpul reprezentaiei are dou aspecte: efectul grafic utilizat atunci cnd noul slide l nlocuiete pe cel precedent i timpul scurs de la afiarea precedentului slide pn la afisarea celui nou. Primul aspect este cunoscut sub numele de tranziie a slide-ului, al doilea fiind referit prin timing. Fixarea tranziiei 1. n viziune slide sau slide sorter se selecteaz diapozitivele la care se adaug un efect de tranziie. 2. n meniul Slide Show se d comanda Slide Transition. 3. n zona Effect se alege tipul de tranziie i se aleg opiunile dorite.

Microsoft Office

Microsoft PowerPoint 2003

17

4. Pentru aplicarea tipului de tranziie ales la slide-urile selectate se d comanda Apply iar pentru aplicarea la toate slide-urile prezentrii se d Apply to All. 5. Se repet procesul pentru fiecare slide la care se adaug un efect de tranziie. 6. Pentru vizualizarea modificrilor efectuate se d comanda Animation Preview de pe meniul Slide Show. Stabilirea ritmului reprezentaiei Timpul ct un slide rmne afiat, pn la afiarea slide-ului urmtor, se poate fixa manual pentru fiecare slide sau grup de slide-uri, sau n cursul unei repetiii, caz n care timpii se nregistreaz automat n funcie de ritmul pe care prezentatorul l impune prezentrii.
Fixarea manual a timpilor

1. n normal view sau sorter view se selecteaz slide-ul (slide-urile) pentru care se fixeaz timpul de afiare. 2. Se d comanda Slide Transition din meniul Slide Show. 3. Sub Advance se alege Automatically after i se trece numrul de secunde dorit pentru afiarea fiecruia dintre slide-urile selectate. 4. Pentru aplicarea timpului stabilit la toate slide-urile selectate se acioneaz Apply iar pentru aplicarea la toate slide-urile prezentrii se acioneaz Apply to All. 5. Se repet procesul pentru fiecare slide sau grup de slide-uri, timpii stabilii pot fi diferii de la un grup la altul. 6. Pentru verificarea temporizrii se va intra n viziunea Slide Show (prin unealta dedicat sau prin meniul View). Observaii. Dac se dorete ca urmtorul slide s apar fie la click cu mouse-ul, fie dup un numr fixat de secunde, se vor marca att On mouse click, ct i Automatically after. ntr-o prezentare care dispune de butoane de navigare ntre slide-uri se pot anula marcajele On mouse click i Automatically after.
Fixarea timpilor n timpul repetiiei

1. Din meniul Slide Show se d comanda Rehearse Timings pentru a porni reprezentaia n modul repetiie. 2. Se trece la slide-ul urmtor, prin acionarea butonului de avansare, atunci cnd se termin explicaia verbal care nsoete diapozitivul. Timpul de afiare al slide-ului este nregistrat n mod automat. 3. La sfritul reprezentaiei se accept prin Yes timpii nregistrai, sau se ncearc o nou repetiie prin No. 4. Dac se cunoate timpul de afiare pentru un slide, acesta se poate trece i direct n dialogul Rehearsal.

Reprezentaia
n aceasta seciune se prezint principalele teme legate de expunerea unei prezentri electronice. Pentru alte subiecte se va consulta PowerPoint Help.

Pornirea reprezentaiei din PowerPoint

O prezentare electronic deschis n PowerPoint poate fi trecut n modul Slide Show printr-una dintre aciunile urmtoare: Acionarea uneltei Slide Show. Din meniul Slide Show se d comanda View Show. Din meniul View se d comanda Slide Show. Se acioneaz tasta funcional F5.

Salvarea unei prezentri pentru a se deschide ca reprezentaie

1. Se deschide prezentarea care se va salva ca o reprezentaie. 2. Din meniul File se d comanda Save As. 3. n lista Save as type se alege PowerPoint Show. Observaie. Extensia fiierului salvat n acest mod este .pps. La deschiderea acestui tip de fiier el se pornete ca o reprezentaie PowerPoint. La terminarea reprezentaiei PowerPoint se nchide i se revine n desktop. Dac un fiier cu extensia .pps este deschis din PowerPoint, atunci prezentarea se poate edita n mod uzual.

Microsoft Office

Microsoft PowerPoint 2003

18

Prezentri autoexecutabile
Acest tip de prezentri permite expuneri la expoziii i simpozioane, unde o dat lansat reprezentaia, nu mai este necesar s fie controlat de un prezentator. Anumite controale pot fi inhibate, astfel nct auditoriul s nu poat modifica prezentarea. O prezentare autoexecutabil se repornete singur la terminare sau dac nu s-a acionat manual o perioad mai mare de 5 min. Pentru a realiza o prezentare autoexecutabil se deschide prezentarea, se d comanda Set Up Show din meniul Slide Show i se alege opiunea Browsed at a kiosk (full screen). Opiunea Loop continuously until "Esc" este selectat n mod automat. La proiectarea unei prezentri autoexecutabile se vor avea n vedere urmtoarele aspecte. Timing-ul. Se poate utiliza temporizarea automat sau navigarea ntre slide-uri cu ajutorul butoanelor de aciune. Un click cu mouse-ul n afara unui obiect, care are asociat o legtur, nu produce nici un efect. Hyperlinks. Se pot utiliza hiperlegturi pentru navigarea n interiorul prezentrii sau ctre alte programe. nregistrri de voce. Se pot utiliza nregistrri audio ale unui text care s nsoeasc reprezentaia.

Execuia continu a unei reprezentaii

1. Se d comanda Set Up Show din meniul Slide Show. 2. Se marcheaz Loop continuously until 'Esc'.