Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca Facultatea de Business Masterat Administrarea Afacerilor

Etapele selectrii candidailor. Trierea CV-urilor pentru postul de contabil ef n cadrul unor firme mici - poziia angajatorului - http://zinblog.com -

Curs: Selectarea i promovarea personalului Profesor: Dan Stegroiu

Sesiunea decembrie 2006 Coninut I. Introducere: scopul lucrrii, metoda de lucru 3 II. Procesul alegerii personalului .3 II.1 Etapele procesului alegerii personalului

II. 2. Scurt prezentare a etapelor selectarii personalului II.3 Selectarea preliminar a candidailor III. Aplicaie practic 7 III.1 Prezentare introductiv III.2. Interpretarea rezultatelor obinute n urma studiului de caz III.3. Concluzii

IV. Bibliografie 15 V. Anexe 1. Chestionar 2. Fia postului de contabil ef 3. Model de CV tip folosit n analizarea datelor studiului
2

I. Introducere: scopul lucrrii, metoda de lucru Lucrarea de fa se vrea o prezentare a etapei alegerii preliminare a candidailor, nti printr-o scurt abordare teoretic dup care, n partea practic i va restrnge obiectivele asupra unor situaii concrete, i anume selectarea candidatului ideal pentru postul de contabil ef al unor firme mici. Pentru partea teoretic am folosit metoda compilaiei; astfel, ntr-o prim faz am cules materialul necesar, apoi l-am selectat i ordonat, iar n partea practic am incercat prin intermediul chestionarelor s aflm care sunt criteriile alegerii preliminare a candidailor pentru postul respectiv. II. Procesul alegerii personalului II.1 Etapele procesului alegerii personalului Recrutarea personalului este "procesul de cutare, localizare, identificare i atragere a candidailor poteniali, din care urmeaz s fie alei candidaii ce corespund cerinelor posturilor vacante" [Tatiana Coeriu, 1]. Dei n mod tradiional se acord mai mult atenie seleciei personalului, recrutarea are prioritate, deoarece o selecie eficient a personalului nu se poate realiza dect dac procesul de recrutare asigur un numr suficient de mare de candidai competitivi. Selectarea personalului este acea "activitate a managementului resurselor umane care const n alegerea, potrivit anumitor criterii, a celui mai competitiv sau mai potrivit candidat pentru ocuparea unui anumit post" [Tatiana Coeriu, 1]. Raportndu-ne la relaia dintre recrutare i selectare, putem afirma c "a recruta nseamn a <a atrage> ct mai muli candidai potrivii, iar a selecta nseamn <a alege> dintre cei atrai pe cei mai buni" [Aurelian Sofic, 2, pag. 58]. Promovarea personalului este procesul de ascensiune a personalului pe posturi de lucru situate la niveluri ierarhice superioare, ceea ce presupune din partea titularului o calificare, o competen i o rspundere sporit, dar i satisfacii materiale i morale
3

mai mari. Motivarea personalului const n corelarea necesitilor, aspiraiilor i intereselor personalului din cadrul firmei cu realizarea obiectivelor i exercitarea sarcinilor, competenelor i responsabilitilor atribuite. ncadrarea i promovarea personalului se vor realiza exclusiv pe criteriile profesionalismului, competenei, abilitii manageriale i eficienei. Motivarea, stimularea, ncurajarea sunt cele trei puncte forte care stau la originea dezvoltrii profesionale. Din aceste trei principii ia fiin competena profesional, ntotdeauna recompensat prin promovarea intern. II. 2. Scurt prezentare a etapelor selectarii personalului Selectarea este "procesul prin care, pe de o parte organizaia evalueaz candidaii, iar pe de alt parte candidatul evalueaz organizaia. Fiecare parte incearc s i adune ct mai mult informaie despre partea cealalt i ct mai relevant pentru succesul pe care i-l propune" [Dan C. Stegaroiu; Aurelian Sofica; 3, pag. 71]. Procesul de selectare a personalului se compune dintr-o serie de etape bine definite, ncepnd cu alegerea iniial i ncheindu-se cu orientarea proaspeilor angajai. Selectarea ncepe cu recunoaterea nevoii de resurse umane nc din faza de planificare a personalului. La baza selectrii se vor lua n considerare gradul de pregtire, aptitudinile i capacitile fiecrui candidat. Legat de procesul de selectare putem vorbi despre metode empirice de selectare a personalului, care nu se bazeaz pe criterii riguroase, ci pe diplome, recomandri, impresii, modul de prezentare la o discuie a candidailor sau aspectul fizic al acestora i metode tiinifice care se bazeaz pe criterii tiinifice i "folosesc mijloace sau metode i tehnici specifice de evaluare a personalului" [Tatiana Coeriu, 1]: completarea unui curriculum vitae i a unei scrisori de intenie; alegerea preliminar a candidailor; completarea unui chestionar elaborat de ntreprindere; participarea la interviul de angajare organizat de ntreprindere; analiza experienei profesionale pe baza recomandrilor primite de la locurile de munc anterioare; analiza nivelului de pregtire pe baza rezultatelor nscrise n diplomele
4

de absolvire i/sau atestate obinute; testarea candidailor folosind teste de inteligen, de abilitate, de personalitate; efectuarea probelor practice [Internet, 4]. Cnd s-a adunat un numr suficient de candidai, se procedeaz la alegerea celui mai potrivit. De cele mai multe ori, dup depirea acestui prim pas, candidatul este pus s completeze mai multe formulare, acestea servind la obinerea de informaii utile n luarea deciziei de angajare. ntrebrile respective trebuie s fie gndite numai dup o analiz atent a postului. Totodat, formularul trebuie s fie completat concis, n aa fel nct s nu ngreuneze selectarea cu informaie inutil sau redundant. Interviurile sunt, de asemenea, intens folosite n cadrul procesului de selectare. n principiu sunt folosite trei tipuri de interviuri generale: structurate, semistructurate ori nestructurate. n cazul celor structurate, cel care ia interviuri pune ntrebri specifice tuturor candidailor. n cazul celor semistructurate, numai cteva ntrebri sunt pregtite dinainte. Astfel, procedura este mai puin rigid i ambele pri au mai mult libertate de micare. Iar n cazul celor nestructurate, se permite intervievatului libertate maxim n a discuta tot ceea ce crede el c este important. n scopul evalurii abilitilor i a cunotinelor pretendentului i aprecierii gradului de adaptare la noua munc, responsabilul poate s efectueze testare a candidatului. Examinrile pot fi competitive, deschise ori de promovare. Testele reprezint o parte important din procesul de alegere a personalului, un instrument util n luarea deciziilor de angajare. Testele de selecie sunt ns destul de costisitoare att din punct de vedere financiar ct i ca timp. Cu toate acestea, ele prezint numeroase avantaje: selectarea angajailor se face cu mai mult acuratee, iar judecarea fiecrui caz n parte se face cu mijloace mai obiective. n profida acestor avantaje, testele sunt - i probabil vor rmne - foarte controversate, deoarece nu sunt infailibile, datorit unei prea mari atenii acordate, dar i datorit elementului de discriminare introdus uneori. Decizia de angajare se ia dup ce au fost fcui primii trei pai de baz:
5

completarea formularelor, interviul i testul. Mai sunt luate n considerare referinele de la fostele locuri de munc sau din coal i facultate. De mare importan este considerat nivelul de performan la care a ajuns candidatul n activitatea anterioar. II.3 Selectarea preliminar a candidailor Selecia intermediar urmrete "trierea candidailor ce vor urma n continuare procesul de selecie, iar aceast triere poate avea ca obiectiv stabilirea unui numr maxim sau a unui numr minim de candidai din rndul celor recrutai" [Dan C. Stegaroiu; Aurelian Sofica; 3, pag. 71]. Selecia candidailor care se prezint pentru un post este un proces complicat, desfurat pe mai multe faze, proces care are drept scop identificarea persoanei sau persoanelor care corespund n cea mai mare msur cerinelor angajatorului. Cerinele sunt i ele complexe, viznd aspecte precum experiena, istoria profesional, aptitudinile i abilitile profesionale, trsturile de personalitate corespunztoare mediului organizaional n care trebuie s se integreze viitorul angajat. Anumite activiti reclam nsuiri psihofiziologice i aptitudinale aparte, prezena acestora fiind un element necesar dar nu i suficient pentru ocuparea postului. ntr-o prima etap candidaii vor transmite un CV extins. Selectarea preliminar a candidailor se face pe baza studierii acestora. Din procentele adunate s-a demonstrat c doar 15% din numrul total de CV-uri care sosesc n urma publicrii unui anun n pres sunt relevante [Internet, 5]. "Concentrat ntr-una sau dou pagini, CV-ul trebuie s scoat n eviden punctele forte, abilitile i realizrile aplicantului, ntr-un format atractiv i uor de citit. Menirea lui este s arate c aplicantul este omul potrivit pentru slujb. Aadar, mesajul trebuie raportat la angajator, la cerinele i nevoile acestuia [Internet, 4]. Dac un CV este ncrcat cu informaii suplimentare, irelevante pentru poziia scoas la concurs, dac acesta abund n greeli de ortografie (care demonstreaz neglijen i lips de interes) ori n prescurtri, propoziii negative i pronume personale n exces, ori dac frazele sunt prea lungi i stufoase, aplicantul risc s nu conving angajatorul nici
6

mcar s i citesc CV-ul. III. Aplicaie practic III.1 Prezentare introductiv Pentru partea practic am hotrt s ne oprim asupra etapei de alegere preliminar a solicitanilor. Privind de pe poziia angajatorului, vom vorbi n cele ce urmeaz despre selectarea personalului pentru postul de contabil ef al unor firme mici. Prin aceasta nelegem acele firme al cror numr de angajai nu depete 20 (includem aici i microintreprinderile cu maxim 9 angajai), dar mai ales al cror volum de acte contabile poate fi rezolvat de o singur persoan angajat n acest sens. Pentru o evaluare mai concludent a situaiei practice, vom prezenta i o scurt definiie a "microintreprinderilor" aa cum apare ea pe Internet: " O microintreprindere este o persoan juridic romn care ndeplinete cumulativ urmtoarele condiii la data de 31 decembrie a anului fiscal precedent: are nscris n obiectul de activitate producia de bunuri materiale, prestarea de servicii i/sau comerul; are de la 1 pn la 9 salariai inclusiv; a realizat venituri care nu au depit echivalentul n lei a 100.000 euro; capitalul social al persoanei juridice este deinut de persoane, altele dect statul, autoritile locale i instituiile publice. [Internet, 6] " Situaia care a dus la determinarea etapei practice a fost ncercarea de a afla cum anume sunt evaluate ntr-o prim faz CV-urile primite de angajator pentru postul de contabil ef. Metodologia noastr a constat n elaborarea unor chestionare referitoare la criteriile care determin acceptarea sau respingere unui CV primit de angajator. Menionm faptul c punctul de plecare al ntocmirii chestionarelor a fost analiza fiei postului de contabil ef (vezi anexa). Pentru o mai bun evideniere a acestor criterii am decis s oferim chestionare mai multor angajatori, iar apoi s dicutm pe marginea acestor chestionare i a interpretrii lor. III.2. Interpretarea rezultatelor obinute n urma studiului de caz
7

Chestionarul n cauz (vezi anexa) este alctuit din zece ntrebri considerate relevante pentru a ne oferim o imagine concludent asupra portretului candidatului ideal pentru postul de contabil ef n viziunea angajatorului. Dintre aceste zece intrebri, nou sunt de tipul rspunsurilor cu varainte de alegere multiple (a cror evaluare se face n termeni de: foarte important, important, puin important, irelevant). Ultima ntrebare se constituie practic ntr-o concluzie a ntregului chestionar: ce anume atrage atenia unui angajator ntr-o prim faz de triere a CVurilor, aspectul sau coninutul acestuia; cu alte cuvinte, aspectul convinge sau coninutul are cuvntul cel mai important de spus n procesul de alegere a angajatului ideal. n urma studiului de caz efectuat cu ajutorul chestionarelor completate de un grup de angajatori reprezentativi pentru firme mici i microintreprinderi, au rezultat urmtoarele date prezentate succint n urmtorul tabel, i interpretate ulterior. Varianta de rspuns evaluat n procente (%) Foarte important Important Puin important Irelevant 15,38 38,47 7,69 0 0 15,38 15,38 76,93 38,46 46,15 7,69 15,38 69,23 15,38 38,46 38,46 23,07 30,77 46,15 38,47 46,15 15,38 30,77 30,77 23,07 53,85 53,85 76,93 61,55 30,77 69,24 61,54 53,85 69,24
8

Numr ntrebare 1 2 3a 3b 3c 4a 4b 4c 4d 5a 5b 5c 6a 6b 7 8a 8b

38,47 15,38 46,15 38,47 30,77 53,85 53,85 0 7,69 0 15,38 23,07 0 15,38 0 7,69 7,69

15,38 0 7,69 15,38 53,85 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

9a 9b

15,38 7,69

84,62 46,15

0 46,15

0 0

Concluzia chestionarului (ntrebarea 10) se constituie din alte variante de rspuns, iar datele rezultate sunt prezentate sub urmatoarea form: Ce anume apreciai ca fiind cel mai important aspect n faza de triere a CVurilor? a aspectul CV-ul .30,77% b coninutul acestuia ...69,23% Odata prezentate datele putem trece la analizarea acestora i la interpretarea chestionarelor. Putem remarca faptul c ntrebrile chestionarului sunt grupate pe dou mari categorii, ambele ncercnd s surprind importana acordat diverselor aspcete surspinse ntr-un CV. Astfel, primele dou ntrebri discut aspectul CV-ului, n timp ce urmtoarele apte (ntrebrile trei-nou) coninutul acestuia. Dup cum am mai precizat, ultima ntrebare sintetizeaz poziia angajatorilor n ceea ce privete balana dintre cele dou puncte discutate (aspect/coninut). 1. Aspectul CV-ului (pe baza rspunsurilor obinute) Prima ntrebare referitoare la importana incorporarii pozei candidailor n CV a relevat faptul c majoritatea angajatorilor intervievai (38,47%) consider acest aspect puin important. Cu toate acestea, un numr relativ mai mic (30,77%) consider c poza constituie un avantaj n selectarea candidatului, n timp ce acelai procent de angajatori (15,38%) gsesc irelevant ataarea pozei, respectiv foarte important. Aspectul CV-ului este discutat i n cea de-a doua ntrebare. n acest caz, rspunsurile demonstreaz c 46,15% consider c aranjarea n pagin a informaiilor este important. Procentajul de 38,47% al rspunsurilor foarte important, corelat cu
9

cel ridicat pentru varianta important dovedesc faptul c angajatorii acord o importan semnificativ aspectului CV-ului. Cu alte cuvinte, prima impresie conteaz; dac CV-ul nu atrage atenia angajatorului n primele 20-30 de secunde, atunci ansele de a lua interviul se reduc considerabil. Dac datele din CV nu sunt bine aranjate n pagin, atunci angajatorului i va fi greu s gseasc informaiile cutate i nu va putea s i creeze rapid o imagine a profilului candidatului. 2. Coninutul CV-ului: Coninutul acestuia va fi analizat n funcie de categoriile tip ntlnite ntr-un CV model (vezi anexa). Datele personale legate de starea civil, vrst i sex au constituit obiectul urmtoarei ntrebri. Astfel, aspectele legate de starea civil i sexul candidatului sunt considerate puin importante (46,15%), respective irelevante (53,85%), n timp ce vrsta constituie un factor important al seleciei (46,15%). n ceea ce privete studiile de specialitate (fie ele liceale, post-liceale, universitare sau post-universitare) rspunsurile angajatorilor chestionai arat c n proporie de 76,93% cele mai importante sunt studiile universitare, urmate de cele post-universitare (considerate a fi importante n proporie de 53,85%), n timp ce studiile liceale i post-liceale sunt considerate puin importante (53,85% n ambele cazuri), ns nu irelevante. n acest sens, este important de menionat faptul c rspunsul irelevant nu a fost luat n considerare de nici unul dintre intervievai. Importana acordat experienei profesionale poate fi defalcat pe subcategoriile domeniul de activitate al firmei respectiv n alte domenii de activitate. La o prim vedere, remarcm faptul c experiena profesional n domeniul de activitate al firmei primeaz (46,15%, comparativ cu 7,69% n alte domenii). Cu toate
10

acestea, un procentaj relativ ridicat (76,93%) consider experiena n alte domenii important. Tot legat de experiena profesional se remarc faptul c 61,55% apreciaz ca fiind important experiena de o anumit durat. 69,23% dintre angajatori consider foarte important cunoaterea i utilizarea programelor de contabilitate folosite n cadrul firmei. Acelai procent se regasete i n varianta de rspuns important pentru cunoaterea i utilizarea unor programe similare de contabilitate. n cazul altor calificri/specializri/perfecionri n domeniul contabilitii, rezultatele obinute demonstreaz c angajatorii ar prefera un candidat care deine astfel de cursuri (38,46% foarte important, 61,54% important). Nici unul dintre intervievai nu a optat pentru variantele de rspuns puin important i irelevant. Este de reinut faptul c nici unul dintre angajatori nu a rspuns cu irelevant la cele patru ntrebri anterioare legate de studiile de specialitate, experiena profesional, importana cunoaterii i utilizrii programelor de contabilitate precum i de relevana altor calificri/specializri/perfectionri n domeniu. Din aceste observaii concludem faptul c aspectele mai sus menionate reprezint cerine ale fiei postului de contabil ef (vezi anexa), i trebuie implicit s se reflecte n CV-ul candidatului ideal. Ultima categorie inclus n orice CV, cea a ablitilor, a conturat urmtoarele dou ntrebri ale chestionarului. Astfel, vorbind despre acea categorie inclus n CV la ultimul punct (operare PC Office, mediu Internet), se poate afirma c angajatorii consider aspectele importante, dar nu foarte importante (53,85% fa de 38,46%). Cnd vine vorba despre cunotinele de limbi strine, dei postul de contabil ef presupune cu totul alte abiliti, nici acestea nu sunt de neglijat. n acest sens, intervievaii apreciaz candidaii care posed cunotine lingvistice (69,24% au rspuns cu important, n timp ce numrul celor care nu apreciaz cunotinele lingvistice este deosebit de redus: 7,69% consider limbile strine puin importante, n
11

vreme ce nici unul dintre angajatorii intervievai nu a rspuns cu irelevant). O scurt privire aruncat aspura oricrui CV relev faptul c orice rezumat al vieii prezint n cadrul sub-capitolului abiliti acel punct al calitilor personale. Dei s-ar crede c aceste aspecte sunt puin importante sau irelevante, un procent redus dintre angajatori a rspuns cu foarte important (15,38%). Majoritatea intervievailor consider calitile personale importante (84,62%); rspunsurile puin important i irelevant nu au fost folosite de nici unul dintre angajatori; am putea conclude astfel c aspectul calitilor personale, dei prezentat din punctul de vedere subiectiv al fiecrui candidat (n scopul unei prime impresii ct mai bune), reprezint un punct important al CV-ului. Aceeai scal de evaluare a altui aspect prezentat n CV (referinele/recomandrile) scoate la iveal un aspect interesant. Ca urmare a rspunsurilor primite, procentajul relev faptul c acelai numr de angajatori apreciaz recomandrile ca fiind importante, dar i puin importante (un procentaj egal de 46,15%). Pe baza acestui numr, s-ar putea trage concluzia c angajatorii apreciaz recomandrile prezentate n CV, ns n egal msur consider c acestea nu au o pondere foarte mare, probabil datorit faptului c nu ntotdeauna ntr-o prim faz de triere a CV-urilor angajatorul dispune de timpul necesar pentru a putea verifica referinele fiecrui candidat. Este posibil ca aspectul recomandrilor s conteze mai mult n faza premergtoare interviului, moment ulterior treierii CV-urilor, atunci cnd angajatorul dorete intervievarea candidailor care au trecut de prima faz. Odat analizate aspectele dintr-un CV (aspecte legate att de form ct mai ales de coninut), chestionarul aduce n prim plan ntrebarea care conclude studiul efectuat: ce anume este mai important n faza de triere a CV-urilor, aspectul sau coninutul acestuia. Rspunsurile oferite pn n momentul final al chestionarului au oferit diverse infomaii asupra celor dou aspecte (form i coninut). Astfel, n ceea ce privete aspectul CV-ului (idee dezbtut de primele dou
12

ntrebri ale chestionarului) se poate conclude c acesta este considerat important de majoritatea angajatorilor (46,15% rspunznd prin aceast variant). ntrebrile legate de coninutul acestuia au dovedit faptul c aspectele care in de natura postului pentru care a fost ntocmit CV-ul (studii de specialitate, experien profesional, cunoaterea i utilizarea programelor de contabilitate, calificrile/specializrile n acelai domeniu) sunt foarte importante (76,93%), respective importante (53,85%), ns n nici unul dintre cazurile studiate nu s-a rspuns prin irelevant. Astfel, ultima ntrebare din chestionar a ncercat s sintetizeze poziia angajatorului n ceea ce privete prima faz de triere a CV-urilor: cum anume convinge un CV prin aspect sau coninut. n acest caz, rspunsurile demonstreaz faptul c dei n mod normal coninutul ar trebui s decid n favoarea unui candidat, aspectul este de asemenea un punct important. Rspunsurile primite indic un procentaj de 30,77% de rspunsuri n favoarea aspectului, i unul de 69,23% pentru coninut.

69,23% (coninut)

30,77% (aspect)

Graficul prezentat mai sus demonstreaz faptul c dei cifrele sunt diferite,
13

diferena nu este att de mare pe ct ar atepta un candidat. Tocmai de aceea, aspectul trebuie considerat la fel de mult n momentul n care se ntocmete un CV. Devine evident ideea c "prima impresie conteaz" dac un rezumat al vieii nu impresioneaz prin felul n care i prezint coninutul (aspect), ansele de a mai putea impresiona prin coninut se reduc considerabil. III.3. Concluzii Din acest punct de vedere se poate apecia faptul c angajatorii acord o atenie deosebit i aspectului CV-ului. Revenim astfel la ideea conform creia pentru a convinge, un CV nu trebuie s fie doar impresionant prin coninut, ci i prin aspect. Este important de reinut c CV-ul este cartea de vizit a candidatului pentru un angajator. Dac acesta nu prezint motivele pentru care un angajator ar trebui s acorde o ans unui candidat, atunci este un eec. Un angajator va dori s selecteze un candidat numai daca vede un potenial ctig. De aceea, un CV care convinge trebuie s ia n considerare att aspectul ct i coninutul. Totul trebuie s se mbine pentru a prezenta ntr-o lumin ct mai avantajoas profilul candidatului. Acest profil trebuie s se apropie ct mai mult de cel al candidatului ideal, de aceea un CV care convinge trebuie s porneasc de la analiza fiei postului (aa cum reiese ea din cerinele postului), s considere firma angajatoare dar i potenialul personal al candidatului.

14

IV. Bibliografie 1. Tatiana Coeriu, director adjunct al BM B.P.Hadeu

http://www.hasdeu.md/bibliopolis/informatia6/teorie_si_practica1.html 2. Aurelian Sofic, "Managementul resurselor umane", Facultatea de Business, Universitatea Babe-Bolyai, seminar 3. Dan C. Stegroiu; Aurelian Sofica; "Recrutarea, selectarea i promovarea personalului", Editura Fundaiei de Studii Europene Ideea European, Cluj Napoca, 2002 Internet: 4.http://archive.tvet.ro/web/Aux_Nivel_3/Turism%20si %20alimentatie/Primirea%20si%20cazarea%20turistilor_A. %20Mondoc.doc 5.Madalina Uceanu , director executive la AIMS Human Capital Romania, www.aims.ro 6. http://www.mvd.ro/micro.htm

15

16