Sunteți pe pagina 1din 17

PROIECT

MANAGEMENTUL CALITII

Coordonator proiect:
-2010-

PROIECTAREA UNUI SISTEM DE MANAGEMENT AL CALITII I EVALUAREA REZULTATELOR OBINUTE PRIN IMPLEMENTAREA ACESTUI SISTEM LA S.C. COMPA S.A.

1. Stabilirea arhitecturii sistemului de management al calitii Cerine generale referitoare la documentaia sistemului de management al calitii n vederea satisfacerii cerinelor definite de standardul ISO 9001:2000, este necesar s se proiecteze, implementeze i s se menin un sistem de management al calitii focalizat pe: mediu; analiza proceselor pentru a se asigura c ele permit realizarea obiectivelor; dezvoltarea i implementarea produselor i serviciilor. unui program de mbuntire a calitii mbuntirea i susinerea satisfaciei clientului prin furnizarea de produse i servicii care satisfac necesitile i ateptrile acestuia; furnizarea ncrederii c organizaia funcioneaz conform ateptrilor prilor interesate; mbuntirea eficienei i eficacitii organizaiei i a satisfaciei n munc a personalului; stabilirea i meninerea unor relaii reciproc avantajoase cu furnizorii; luarea in consideraie a necesitilor societii ct i a prevenirii problemelor de

n organizarea unui sistem de management a calitii accentul trebuie s se pun pe identificarea problemelor din domeniul calitii i pe implementarea aciunilor preventive i a celor corective. Pentru o organizaie documentaia sistemului de management al calitii prezint urmtoarele avantaje: descrie sistemul de management al calitii al organizaiei; furnizeaz informaii compartimentelor interesate facilitnd relaiile dintre acestea; comunicarea ctre angajai a angajamentului conducerii privind politica referitoare la calitate; faciliteaz nelegerea de ctre angajai a rolurilor n cadrul organizaiei, a scopului i importanei muncii lor; furnizarea unei referine pentru ateptrile referitoare la performanele muncii; enunarea modului n care trebuie desfurate activitile pentru a se realiza cerinele specificate; furnizarea de dovezi obiective c au fost realizate cerinele specificate; furnizarea unui cadru de funcionare clar i eficace pentru sistemul de management al calitii; furnizarea unui cadru adecvat pentru instruirea personalului;

furnizarea unui cadru adecvat pentru mbuntirea continu a performanelor; furnizarea unui cadru adecvat pentru auditarea sistemului de management al calitii; furnizarea unui cadru adecvat pentru evaluarea eficacitii sistemului de management al calitii.

Natura i volumul documentaiei sistemului de management al calitii ar trebui s satisfac cerinele contractuale, reglementate precum i necesitile i ateptrile clienilor i altor pri interesate i ar trebui s fie adecvate scopurilor organizaiei. Documentaia se poate prezenta sub orice form i pe orice suport n funcie de necesitile organizaiei. Altfel spus un sistem de management ai calitii trebuie documentat astfel nct s fie neles i accesibil personalului de la toate nivelurile organizaiei. Documentaia sistemului de management al calitii trebuie s fie complet, s cuprind toate activitile legate de calitate ale organizaiei i n aceiai timp s nu fie att de restrictiv nct s mpiedice manifestarea creativitii i a spiritului de responsabilitate la nivelul fiecrei persoane. Gradul de detaliere al procedurilor sau instruciunilor de lucru depinde de decizia organizaiei i a utilizatorilor, de nivelul de control necesar pentru a obine rezultatele ateptate, de experiena i nivelul de instruire a utilizatorilor. Acolo unde este posibil, trebuie identificate i luate n considerare practici existente. Aceasta va permite acceptarea mai rapid a sistemului de management al calitii, de ctre personal. Personalul trebuie implicat n definirea proceselor i procedurilor noi i mbuntite, prin stabilirea cercurilor calitii sau a echipelor de mbuntire a calitii. Personalul ar trebui s neleag c procesele i procedurile pot i trebuie mbuntite continuu. Pe msur ce se dezvolt sistemul de management al calitii, trebuie identificate ci prin care se poate monitoriza eficacitatea procesului i trebuie recunoscute rezultatele obinute de persoane sau compartimente n ceea ce privete sistemul de management al calitii. Intranet-ul este un mijloc corespunztor de comunicare intercompartimental. Organizaiile din domeniul tehnologiei informaiei trebuie ncurajate n utilizarea acelor documente care faciliteaz asigurarea conformitii cu specificaiile, cum ar fi: modele pentru planurile, specificaiile i formularele folosite; liste de verificare; fie de urmrire a produselor; diagrame de flux, matricea deciziilor ctc.

n implementarea sistemelor de management al calitii sunt utilizate urmtoarele tipuri de documente: a) documente care furnizeaz informaii referitoare la sistemul de management al calitii att pentru scopuri interne ct i pentru scopuri externe, denumite manuale ale calitii; documente care descriu cum se aplic sistemul de management al calitii n cazul unui anumit produs, proiect sau contract, denumite planuri ale calitii; documente care definesc diferite cerine, denumite specificaii;

b) c)

d) e) f)

documente care formuleaz recomandri, denumite ghiduri; documente care furnizeaz informaii referitoare la modul n care trebuie desfurate activitile i procesele (proceduri documentate, instruciuni de lucru, desene, etc); documente care furnizeaz dovezi obiective privind activitile desfurate sau rezultatele obinute, denumite nregistrri.

n stabilirea documentelor referitoare la sistemul de management al calitii suplimentar fa de nevoile organizaiei trebuie luate n considerare i cerinele organismului de certificare. Trebuie furnizat o matrice de coresponden clar, fa de cerinele standardului ISO 9001:2000, care s ilustreze procedurile sau instruciunile de lucru referitoare ia clauzele standardului. Aceast matrice poate fi inclus n anex la manualul calitii i trebuie s fac referire la toate cerinele din iSO 9001:2000. Documentaia sistemului de management al calitii nu trebuie s fie nici prea amnunit nici prea complicat avnd n vedere faptul c n timpul unui audit pot s apar o serie de neconformiti minore dac modul documentat de a efectua o activitate nu este n concordan cu practica.. Un sistem de management ai calitii trebuie mbuntit n continuu i n consecin este important ca documentaia s faciliteze acest proces. 2. Propunere privind structura documentaiei sistemului de management al calitii Scopul principal al documentrii sistemului de management al calitii este de a comunica ctre ntregul personal, regulile de baz, eseniale privind desfurarea activitilor. Aspectul important care trebuie luat n considerare n proiectarea structurii documentaiei l reprezint uurina personalului de a nelege i aplica documentaia respectiv. Structura documentaiei trebuie s fie logic, codificat clar i s reflecte procesele i nevoile organizaiei n termeni relevani i utilizabili. Structura documentaiei sistemului de management al calitii este prezentat n fig. 1
Politica n domeniul calitii Obiectivele generale n domeniul calitii Manualul calitii Planurile proceselor Proceduri generale (cerute de ISO 9001:2000) Proceduri de lucru Planuri ale calitii 4

Documente i materiale suport

Fig. 1 Propunere privind structura documentaiei sistemului de management al calitii a) Declaraiile politicii i a obiectivelor n domeniul calitii Constituie dou documente independente, care trebuie s ndeplineasc cerinele standardului ISO 9001:2000 referitoare la documente. n consecin aceste documente au o denumire, un cod, data ediiei i sunt semnate de directorul general, sau de cea mai nalt funcie executiv din organizaie. n general aceste dou documente sunt analizate i modificate anual, pentru a fi n concordan cu stadiul de dezvoltare a organizaiei. b) Manualul calitii Manualul calitii reprezint documentul de baz al sistemului de management al calitii. O organizaie mic poate aprecia ca fiind adecvat includerea ntregului su sistem de management al calitii ntr-un singur manual, incluznd toate procedurile documentate cerute de standardul ISO 9001. Organizaiile mari pot avea mai multe manuale ale calitii. Manualul calitii ar trebui s includ domeniul de aplicare al sistemului de management al calitii, detaliile i justificrile eventualelor excluderi, procedurile documentate sau referirile la acestea, o descriere a proceselor sistemului de management al calitii i a interaciunilor dintre acestea. n manualul calitii ar trebui incluse informaii referitoare la elementele de identificare ale organizaiei. Pot fi incluse, de asemenea, informaii suplimentare, ca de exemplu natura afacerilor sale, o descriere sumar a istoricului i a obiectului su de activitate. Prin urmare manualul calitii ar trebui s includ: domeniul de aplicare al sistemului de management al calitii, inclusiv detalii i justificri ale eventualelor excluderi; procedurile documentate ale sistemului de management al calitii, sau referiri la acestea; o descriere calitii. a interaciunii dintre procesele sistemului de management al

De regul manualul calitii include i urmtoarele elemente: declaraia politicii i identificarea obiectivelor n domeniul calitii (cu toate c aceste dou documente sunt documente de sine stttoare); descrierea succesiunii proceselor organizaiei; definirea responsabilitilor principale i organigrama organizaiei; detalii cu privire la fiecare element al sistemului de management al calitii, de preferat n relaie cu procesele, cu referire la documentele corespunztoare. n figura 2 este prezentata o propunere de cuprins al manualului calitii.

CUPRINS Seciune I II III 1. 2. 3. 3.1 3,2 3.3 3.4 4 4.1 4.2 4.3 4.4 5. 5.1 5.2 Denumire Evidena amendamentelor si a reviziilor paginilor Politica n domeniul calitii - document PQ-01 Obiectivele generale n domeniul calitii - document PQ-02 Cuprins Prezentarea organizaiei Consideraii generale Aplicabilitate - domeniul sistemului de management al calitii Referine normative Definiii i prescurtri Gestionarea manualului Sistemul de management al calitii Gcneraiiti Documentaia sistemului de management al calitii Controlul documentelor Controlul nregistrrilor Responsabilitatea conducerii Angajamentul conducerii Orientarea ctre client

5.3 5.4 5.5 5.6 6 6.1 6.2 6.3 6,4 7 7.1 7.2 7,3 7.4 7.5 7.6 8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 9 1 2 3 4 5 6

Politica n domeniul calitii Planificarea Responsabilitate, autoritate i comunicare Analiza efectuat de conducere Managementul resurselor Generaliti Resurse umane Infrastructura Mediul de lucru Realizarea produselor Planificarea realizrii produselor Procese referitoare la relaia cu clientul Proiectare si dezvoltare Aprovizionare Producie i furnizarea serviciilor dup vnzare Controlul dispozitivelor de msurare i monitorizare Msurare, analiz i mbuntire Generaliti Monitorizare i msurare Controlul neconformitior Analiza datelor mbuntire Anexe Matricea de coresponden ntre cerinele ISO 9001:2000 i documentele sistemului de management al calitii i nregistrrile relevante Lista documentelor sistemului de management al calitii apelate n manual Principalele procese ale sistemului de management al calitii Modelul proceselor sistemului de management al calitii Diagrama comunicrii interne Organigrama

Fig. 2 Propunere de cuprins pentru manualul calitii

c) Planurile proceselor Planurile proceselor se elaboreaz pentru procesele eseniale, prezentnd intrrile, ieirile, modul concret de desfurare al acestor procese, responsabilitile si nregistrrile aferente, ntr-o form uor de urmrit i de neles. Se pot realiza sub forma unor diagrame tabelare, urmate de lista nregistrrilor rezultate i dup caz, de un capitol de note explicative si anexe. d) Procedurile generale (cerute de ISO 9001:2000) Standardul ISO 9000:2000 definete o procedur ca fiind un mod specificat de a desfura o activitate sau un proces. n general, procedurile furnizeaz detalii referitoare la desfurarea proceselor. Fiecare proces trebuie s aib un proprietar care este responsabil nu doar pentru documentarea procedurilor, ci i pentru implementarea lor efectiv i pentru mbuntirea lor. n acelai timp, procedurile trebuie difuzate personalului i s poat fi nelese de acesta. n standardul ISO 9001:2000, se insist mai puin pe procedurile documentate dect n standardul precedent acordndu-se importan mai mare utilizrii efective a documentelor pe care le consider organizaia ca fiind necesare. Standardul ISO 9001:2000 cere cteva proceduri documentate i acestea se limiteaz la activitile de administrare a sistemului de management al calitii. Aceste proceduri, denumite n concepia noastr proceduri generale, se refer la urmtoarele activiti: controlul documentelor; controlul nregistrrilor; audituri interne; controlul produsului neconform; aciuni corective; aciuni preventive.

Numrul de proceduri generale (sau proceduri ale sistemului de management al calitii) depinde de cerinele concrete ale fiecrei organizaii n parte. La S.C. COMPA S.A. se consider oportun s se elaboreze cte o procedur pentru fiecare din cele ase activiti de mai sus. De asemenea, este necesar ca pentru unele activiti (audituri interne de exemplu) s se elaboreze mai multe proceduri pentru: auditul sistemului de management al calitii, auditul de proces, auditul configuraiei funcionale, auditul configuraiei fizice, etc). e) Proceduri de lucru Alte documente pe care le folosete organizaia pentru a asigura desfurarea i controlul efectiv al proceselor, pot include proceduri documentate suplimentare fa de cele precizate n standard. Aceste proceduri au fost denumite proceduri de lucru. Ele sunt descrieri detaliate ale modului n care activitile vor fi ndeplinite i nregistrate. Procedurile de lucru pot include criterii de acceptare definite. Aceste proceduri descriu cum i de ctre cine se va desfura activitatea procedurat, cu ce materiale, echipamente, ce documentaie va fi utilizat i ce
8

nregistrri vor rezulta. Nivelul de detaliere al procedurilor poate varia n funcie de complexitatea activitilor, metodele utilizate i de nivelul de ndemnare i de instruire al personalului implicat. Indiferent de nivelul de detaliere, pot fi luate n considerare ca aplicabile urmtoarele aspecte, dup caz: definirea necesitilor organizaiei, a clienilor i a furnizorilor si; descrierea proceselor; stabilirea a ceea ce trebuie fcut, de ctre cine, cnd, unde i cum; descrierea modului de control al procesului i activitilor identificate; definirea resurselor necesare pentru desfurarea activitilor (resurse umane, echipament i materiale); definirea documentaiei referitoare la activitile cerute; definirea elementelor de intrare i a celor de ieire ale procesului; definirea msurrilor de efectuat. f) Planurile calitii Planul calitii este un document care specific ce proceduri i resurse asociate trebuie aplicate, de cine i cnd pentru un anumit proiect, produs, proces sau contract. Aceste proceduri se refer la procesele de management al calitii i la cele de realizare a produsului. Adeseori un plan al calitii face referire la pri din manualul calitii sau la procedurile documentate. Planurile calitii se elaboreaz n conformitate cu standardul SR ISO 10005:1999 Managementul calitii - Ghid pentru planurile calitii, de regul la solicitarea clienilor, sau a conducerii organizaiei. 4.2.2 Modaliti de documentare a proceselor sistemului de management al calitii Alegerea formei de documentare a proceselor influeneaz eficiena i succesul pe termen lung ale sistemului de management al calitii. De aceast form depinde dac angajaii accept documentaia i o utilizeaz ca instrument efectiv de lucru. Cerinele de baz pentru documentaia sistemului de management al calitii sunt urmtoarele: efort ct mai redus necesar pentru elaborarea i modificarea documentaiei; sarcini clare i uor de neles; inteligibilitate i lizibilitate. Utilizarea unei documentaii corespunztoare contribuie la: asigurarea conformitii cu cerinele clientului i mbuntirea calitii; asigurarea instruirii corespunztoare a personalului; asigurarea repetabilitii i trasabilitii proceselor/produselor; furnizarea de dovezi obiective; evaluarea eficacitii i a conformitii sistemului de management al calitii. Cele mai importante modaliti de documentare a proceselor sistemului de Management

al calitii sunt prezentate n continuare. I. Descrierea narativ a proceselor Procesele pot fi descrise ca atare. Reprezentrile grafice fiind evitate complet. Pentru a mbunti claritatea textului pot fi utilizate, de exemplu: numerotri, sublinieri, alineate, paragrafe. Pe msur ce complexitatea procesului crete, descrierea devine tot mai complicat, iar interpretarea tot mai dificil. Adeseori descrierile narative sunt fie globale, fie detaliate i atunci devin greu de neles. Cu toate aceste dezavantaje descrierea narativ a proceselor este larg utilizat n practic. Descrierea narativ este, de regul structurat pe urmtoarele capitole: scop i domeniu; definiii i prescurtri; referine; date de intrare; descrierea activitilor; date de ieire; responsabiliti; nregistrri; anexe. II. Reprezentarea proceselor sub form tabelar In cazul unei reprezentri tabelare, pe coloan sunt reprezentate etapele procesului, n succesiune cronologic. Ramificaiile, nlnuirile i conexiunile inverse pot fi prezentate, de exemplu prin numerotarea fiecrei etape a procesului i nscrierea n dreptul acesteia a numrului etapei imediat urmtoare. Fluxul procesului poate fi descris mai detaliat prin informaii suplimentare n alte coloane. n cazul unei asemenea reprezentri paii care se desfoar n paralel nu pot fi reprezentai dect succesiv, ramificaiile i conexiunile inverse sunt greu de recunoscut, iar n cazul proceselor complexe este greu de oferit imaginea de ansamblu. a) Harta desfurrii unui proces Harta desfurrii unui proces utilizeaz siboluri pentru completarea descrierii narative. Simbolurile sunt haurate i pot fi legate ntre ele prin linii. n cazul acestei reprezentri a procesului poate fi identificat direct frecvena diferitelor tipuri de subprocese n cadrul procesului descris, precum i compartimentele / funciunile implicate n desfurarea procesului. b) Planul desfurrii unui proces n planul desfurrii unui proces, etapele (activitile) desfurate n cadrul procesului respectiv sunt asociate compartimentelor n care acestea au loc. ntr-o reprezentare sub form de matrice, pe coloana sunt precizate compartimentele participante la proces iar pe linie se reprezint, de sus n jos, etapele procesului (vezi anexa 1.). Intrrile i ieirile pentru fiecare etap pot fi reprezentate ntr-o alt coloan. ntr-un plan al desfurrii procesului compartimentele implicate n proces pot fi identificate uor, la fel i succesiunea i frecvena cu care ele intervin n proces. Ramificaiile i conexiunile inverse sunt prezentate mai sintetic dect ntr-un tabel pentru c fiecare pas al procesului este reprezentat prin simboluri simple, iar traseul prin linii sau sgei. III. Diagrame de reprezentare a proceselor Din analiza diverselor tipuri de reprezentri a proceselor sub forma de diagrame, pentru
10

S.C. COMPA S.A. se recomand utilizarea urmtoarelor tipuri de diagrame: a) Diagrama de flux Diagrama de flux prezint ntr-un mod simplu, inteligibil toate formele de baz relevante ale desfurrii fluxului, folosind puine simboluri. Pot fi reprezentate grafic ramificaiile i conexiunile inverse, ceea ce faciliteaz observarea lor. Pot fi utilizate mai multe moduri de a documenta procesele cu ajutorul diagramei de flux. n exemplul prezentat in sunt incluse compartimentele responsabile pentru fiecare activitate desfurat, proprietarul de proces, reprezentat de persoana creia i este alocat responsabilitatea i autoritatea de conducere a procesului i activitilor. Etapele procesului sunt reprezentate de sus n jos, intrrile la stnga, iar ieirile Ia dreapta. n exemplul prezentat mai sunt prezentate responsabilitile i documentele suport i nregistrrile rezultate dup fiecare activitate. b) Diagrama de flux tabelar n cazul diagramei de flux tabelare (anexa 2) n prima coloan a tabelului sunt reprezentate documentele de lucru, n a doua datele de intrare, urmnd n a treia prezentarea procesului sub forma unei diagrame de flux. n coloanele urmtoare sunt precizate compartimentele implicate i contribuia fiecruia la desfurarea procesului respectiv, ultima coloan prezentnd datele de ieire.Intrrile i ieirile sunt precizate pentru flecare pas al procesului. n coloane suplimentare pot fi incluse i alte informaii, cum ar fi durata / termenul fiecrei etape a procesului. n cazul unei asemenea reprezentri se pot observa cu uurin fluxul procssului, compartimentele implicate i natura contribuiei fiecruia la desfurarea procesului. Forma de documentare a proceselor utilizat trebuie s fie uor de neles pentru angajai. De mare importan, n acest sens, este simplitatea reprezentrii procesului pentru a fi reinut fr un efort deosebit. Din acest punct de vedere tabelele i diagramele flux sunt preferate de ctre angajai. De asemenea, trebuie avut n vedere efortul cerut pentru redactare i modificare, precum i disponibilitatea software-ului specializat. n ceea ce privete software-ul trebuie avut n vedere i costul acestuia i dac investiia merit a fi fcut. Indiferent de varianta pentru care s-a optat din fiecare document care descrie un proces trebuie s rezulte i urmtoarele aspecte: nregistrrile referitoare la activitile din procedura documentat; formularele de utilizat pentru aceste nregistrri; durata i locul de pstrare a nregistrrilor;

11

dovada analizei i aprobrii, stadiul i data revizuirii procedurii documentate; identificarea naturii modificrii. De asemenea pentru limitarea volumului documentaiei, ar trebui incluse referine la standardele recunoscute referitoare la sistemul de management al calitii sau la documentele disponibile pentru utilizatorul documentului. IV. Reprezentarea proceselor sub form de afi Afiul ca form de reprezentare a proceselor nu urmrete descrierea etapelor de realizare a proceslor ci prezint ntr-un mod simplu i inteligibil procesul. Pentru fiecare proces se rspunde la ntrebrile Cu ce?, Cu cine?, Cum?, se prezint intrrile i ieirile pentru respectivul proces i indicatorii de proces. Fiecrui dintre elementele menionate mai sus i sunt atribuite riscurile procesului (vezi anexa 3) . 3. Aspecte generale privind evaluarea conformitii sistemului de management al calitii la S.C. COMPA S.A. prin audit. Auditul este considerat un instrument esenial al managementului calitii, prin care se identific oportunitile de mbuntire. Dac auditurile sunt aplicate nc din primele etape ale implementrii sistemului de management al calitii, acestea se constituie ntr-un mijloc efectiv de msurare a stadiului implementrii sistemului de management al calitii, dar i a atitudinii personalului fa de acest sistem. Personalul trebuie s perceap c efectuarea auditurilor este necesar i de aceea, angajaii trebuie s fie ncurajai s propun i s implementeze aciuni de corectare a neconformitilor descoperite n timpul auditurilor. n contextul preocuprilor actuale de implementare a unui sistem de management ai calitii potrivit standardelor ISO 9000, auditul este considerat un instrument esenial pentru realizarea obiectivelor societii COMPA S.A. Scopul principal al auditului calitii este de a evidenia aciunile corective necesare pentru eliminarea deficienelor i posibilitile de mbuntire a sistemului de management al calitii organizaiei, a proceselor sale i a produselor pe care le realizeaz. Pe de alt parte, certificarea sistemelor de management al calitii, a crei importan a crescut n ultimii ani, presupune efectuarea unor audituri ale acestor sisteme, n raport cu standardele internaionale i europene, aplicabile societii COMPA S.A. n domeniul managementului calitii, termenul de audit este utilizat n sensul de examinare a calitii produselor, serviciilor, proceselor unei organizaii, sau a sistemului de management al calitii n ansamblu. 4. Obiectivele generale i importana auditului sistemului de management al calitii la S.C. COMPA S.A. Auditul sistemului de management al calitii pote fi efectuat pentru urmtoarele scopuri principale: evaluarea conformitii sistemului de management al calitii cu cerinele specificate n documentele de referin;

12

evaluarea eficacitii sistemului de management al calitii privind realizarea obiectivelor stabilite; mbuntirea sistemului de management al calitii organizaiei auditate; satisfacerea unor cerine legale; certificarea sistemului de management al calitii organizaiei auditate.

Auditurile sistemului de management al calitii pot fi realizate n scopuri interne sau externe, pentru evaluarea propriului sistem, n raport cu un anumit standard, sau pentru a verifica dac acest sistem este implementat i satisface, n permanen, cerinele prescrise. Prin aceast evaluare se urmrete determinarea conformitii sistemului de management al calitii cu cerinele specificate, n toate etapele realizrii produselor, stabilindu-se aciunile corective necesare pentru eliminarea neconformitilor. Prin auditul sistemului de management al calitii organizaia i poate propune, de asemenea, evaluarea eficacitii acestui sistem, ca i a documentaiei aferente, privind realizarea obiectivelor pe care i le-a propus n domeniul calitii. Pot fi, astfel, mai bine fundamentate aciunile de mbuntire a sistemului de management al calitii n ansamblu, cu implicaii favorabile asupra desfurrii tuturor activitilor de management al calitii. Pe de alt parte, clienii pot hotr evaluarea sistemului de management al calitii unui furnizor, fie nainte de stabilirea unor relaii contractuale, fie dup ncheierea contractului. Printr-o auditare precontractual se verific n ce msur sistemul de management al calitii furnizorului permite satisfacerea unor cerine privind calitatea produselor, pe care le realizeaz. Un asemenea audit prezint i avantajul c evideniaz aciunile de mbuntire necesare pentru a asigura, de exemplu, stabilirea judicioas a termenelor de livrare, astfel nct acestea s poat fi respectate etc. Independent de eventualele relaii contractuale ale unei organizaii cu clienii si, auditarea sistemului de management al calitii poate fi efectuat de ctre organisme independente, n dou scopuri principale: pentru a determina dac acest sistem permite inerea sub control a produselor furnizate de organizaie, astfel nct s poat fi satisfcute cerinele legale; atunci cnd se dorete certificarea sistemului de management al calitii al organizaiei auditate.

n toate cazurile, auditorul trebuie s se asigure c sistemul de management al calitii se aplic n toate procesele care afecteaz capacitatea organizaiei de a ndeplini cerinele clientului i cele legale. 5. Metodologia auditului sistemului de management al calitii propus pentru S.C. COMPA S.A. Se poate considera c un audit are urmtoarele etape principale: iniierea auditului, analiza documentelor, pregtirea pentru auditul la faa locului, activiti de auditare la faa locului, raportarea rezultatelor auditului, ncheierea auditului i auditul de urmrire.

13

Iniierea auditului Definirea obiectivelor, domeniului i criteriilor Determinarea fezabilitii auditului Stabilirea echipei de audit Contactul miiial cuauditaiul

Analiza documentelor Analiza documentelor relevante ale sistemului de management al caliti i a nregistrrilor, pentru determinarea conformitii acestora

Pregtirea pentru auditul la faa locului Planificarea auditului Repartizarea sarcinilor echipei de audit Pregtirea documentelor de lucru

Activiti de auditare la faa locului edina de deschidere Colectarea si verificarea informaiilor Formularea constatrilor auditului Comunicarea cu auditatul Pregtirea pentru edina de nchidere edina de nchidere

Raportarea auditului Pregtirea raportului de audit Aprobarea i difuzarea raportului de audit Pstrarea documentelor

ncheierea auditului

Auditul de urmrire

Fig 1 Etapele procesului de audit


(prelucrare dup standardul ISO/FDIS 19011:2002 Guidelines on quality and / or environmental management systems auditing)

a) Iniierea auditului Att pregtirea ct i auditul propriu-zis sunt afectate de o serie de factori dintre care
14

amintim: domeniul de activitate al organizaiei auditate; cerinele pieelor int referitoare la: fiabilitate, disponibilitate i uurina n utilizare etc; metodele de dezvoltare a produselor, avnd n vedere c tehnicile specifice de realizare a prototipurilor i de proiectare afecteaz procesele de management al calitii; tehnologia utilizat pentru realizarea produselor.

Auditorul trebuie s obin aceste informaii de la organizaie astfel nct auditul s poat fi planificat i s se desfoare n mod eficient i eficace. b) Analiza documentelor sistemului de management al calitii Deoarece gradul de dezvoltare al documentaiei sistemului de management al calitii poate varia de la o organizaie la alta, analiza auditorului trebuie s se concentreze asupra conformitii documentaiei cu domeniul de activitate al organizaiei i cu competena demonstrabil a personalului acesteia. Trebuie luat n considerare i oportunitatea de a intervieva conducerea de vrf pentru a confirma angajamentul su privind implementarea sistemului de management al calitii. Poate fi de asemenea util, n aceast faz, s se verifice dac elementele de care rspunde n mod direct conducerea, de exemplu: planificarea sistemului de management al calitii, auditul intern, analiza efectuat de conducere, evaluarea satisfaciei clientului i procesele de mbuntire, sunt implementate. Majoritatea auditurilor vor analiza detaliile proceselor i procedurilor n timpul auditului la sediul organizaiei. n faza de pregtire, aspectele ce trebuie examinate sunt descrierile proceselor, listele procedurilor i modul de elaborare a acestora. Analiznd documentaia sistemului de management al calitii auditorul poate verifica procesele identificate ale organizaiei, includ i urmtoarele: comunicarea cu clientul; definirea ciclului de via; planificarea i adaptare continu a dezvoltrii; testarea produselor; procese aferente managementului configuraiei produselor. c) Pregtirea auditului la faa locului Cerinele referitoare la planificarea auditului sunt definite n standardul ISO 19011. n continuare sunt prezentate cteva aspecte eseniale referitoare la planificarea auditului: Datele de intrare ale planificrii auditului Suplimentar fa de informaiile generale despre organizaie, declaraia referitoare la domeniul de activitate al organizaiei, consultarea paginii de internet a organizaiei, informaiile culese din reviste de specialitate vor furniza date de intrare utile.

15

Alte date de intrare pentru planificarea auditului sistemului de management al calitii implementat, se refer la: rapoarte ale auditorilor anterioare, aciuni corective i preventive rezultate n urma acestora, reclamaii ale clientului, planuri ale proiectului, planuri de dezvoltare i testare a produselor. Planificarea auditului Obiectivul este de a elabora un plan de eantionare pentru audit, care s ofere o vizibilitate adecvat a tuturor activitilor, tipurilor de proiecte i metodelor utilizate de oganizaie. Stabilirea tehnicilor de audit Tehnicile de audit trebuie adaptate pentru a asigura un audit eficace i eficient. Auditarea conformitii activitilor fa de un sistem definit de management al calitii - i conformitatea acestuia cu standardul de referin - necesit din partea auditorilor obiectivitate i capacitate de eantionare i de nelegere corespunztoare. d) Desfurarea auditului n timpul desfurrii auditului sunt posibile trei tehnici de auditare: urmrirea unor produse i / sau proiecte de la nceput i pn la livrare pentru a urmri modul de satisfacere a cerinelor n toate fazele ciclului de via; urmrirea unor produse i / sau proiecte de la livrare napoi pentru a investiga modul n care au fost dezvoltate datele de ieire ale fiecrei faze n relaie cu datele de intrare; auditarea uneia sau a mai multor faze de proiectare n cazul mai multor proiecte.

Auditarea modului n care au fost realizate produsele i proiectele este fezabil dac ciclurile de via sunt relativ scurte, altfel se va pierde prea mult timp. Dac sistemul de management al calitii a fost implementat de puin timp comparativ cu ciclul mediu de via, nregistrri aferente realizrii produselor i proiectelor complexe pot s nu fie disponibile. Constatrile auditului pot fi ncadrate n conformiti i respectiv neconformiti ale sistemului de management al calitii. Conformitile trebuie stabilite cel puin pentru zonele, funciunile sau cerinele auditate, la care nu s-au observat neconformiti. Constatrile auditului privind conformitile se pot documenta, dac acesta este unul dintre obiectivele auditului. n procesul de desfurare al auditului este necesar obinerea acordului organizaiei auditate cu privire la constatrile auditului. Cele mai bune" constatri sunt acelea care furnizeaz ncrederea c procesul de audit asigur conformitatea cu standardul i urmrete mbuntirea activitilor organizaiei i a obiectivelor acesteia. Constatrile care ignor aceste aspecte au tendina s promoveze rezolvri formale (aciuni corective i/sau preventive care genereaz mai multe proceduri sau instruciuni de lucru). Constatrile auditului trebuie: s confirme c neconformitile pot genera ntr-adevr probleme organizaiei" i nu s rezulte din nelegerea limitat a auditorului asupra zonei auditate; s confirme gravitatea problemelor identificate; s identifice dac este vorba de neconformitatea activitilor implementate ale
16

organizaiei cu cerinele standardului, sau de neconformitatea activitilor implementate cu documentarea sistemului de management al organizaiei; s evidenieze dac activitile implementate faciliteaz ndeplinirea cerinelor clientului i atingerea obiectivelor organizaiei.

Neconfonnitile fa de cerinele specificate trebuie identificate i nregistrate ntr-un mod clar i concis, astfel nct s fie nelese de auditat i susinute de dovezi corespunztoare. Neconformitile trebuie analizate cu reprezentantul conducerii pentru calitate pentru a obine acceptarea acestora pe baza faptelor prezentate. Prin acceptarea de ctre auditat a neconformitilor se consider c acestea sunt clare i au fost nelese. e) Elaborarea raportului de audit i stabilirea aciunilor corective La edina de ncheiere a auditului trebuie s participe n afara conducerii organizaiei i aceia care sunt responsabili pentru zonele i activitile auditate. Scopul acestei edine este de a prezenta constatrile auditului ntr-un mod n care acestea s fie clar nelese i acceptate de auditat. Orice divergen ntre echipa de audit i auditat trebuie discutat i dac este posibil, rezolvat. n caz contrar vor fi nregistrate ambele opinii. Auditorii pot face recomandri de mbuntire, dar auditatul este cel care stabilete aciunile necesare. Raportul de audit trebuie sa conin aprecieri cu privire la: conformitatea sistemului de management al calitii cu criteriile auditului; eficacitatea implementrii sistemului de management al calitii; capacitatea conducerii de a asigura conformitatea i eficacitatea sistemului de management al calitii.

Auditatul este responsabil pentru stabilirea i aplicarea aciunilor necesare pentru alturarea neconformitifor i a cauzelor acestora. Aciunile stabilite i aciunile de urmrire, care pot include audituri suplimentare, trebuie ncheiate n cadrul unei perioade de timp stabilite. Auditatul trebuie s informeze clientul auditului cu privire la stadiul aplicrii aciunilor stabilite. Aplicarea acestor aciuni trebuie verificat. Un raport de urmrire poate fi pregtit i difuzat n acelai mod ca i raportul de audit iniial.

17

S-ar putea să vă placă și