Noes sobre Administrao

A administrao uma cincia humana, por gerncia, tambm como que conhecida gesto e termos

compreende

aes com o objetivo de melhor aproveitar recursos e prover o crescimento de uma organizao. Desta forma, a funo do administrador a de estudar os empreendimentos e propor a busca por resultados eficazes e a promoo do crescimento empresarial. Princpios da administrao PLANEJAR ORGANIZAR DIRIGIR CONTROLAR

reas Administrativas Finanas Produo Marketing

Recursos Humanos

O que uma Organizao? Organizaes so entidades sociais que so dirigidas por metas, so desenhadas como sistema de atividades deliberadamente estruturado e coordenado e so ligadas ao ambiente externo. Richard Daft Qual a importncia das Organizaes 1. Reunir recursos para alcanar metas e resultados desejados; 2. Produzir bens e servios com eficincia; 3. Facilitar a inovao; 4. Utilizar tecnologia moderna de fabricao e tecnologia baseada em TI; 5. Adaptar-se a um ambiente em transformao e influenci-lo; 6. Criar valor para proprietrios, clientes e funcionrios; 7. Acomodar constantes desafios da diversidade, da tica e da motivao e coordenao dos funcionrios.

Rotinas Administrativas
Rotinas administrativas so as atividades e funes desempenhadas pelos colaboradores da empresa como objetivo de manter o funcionamento da corporao. So atividades essenciais, sem as quais as atividades das empresas no so desenvolvidas e so comuns a toda empresa, diferenciando-se apenas de acordo com a atividade padro e/ou porte empresarial. So atividades de rotinas administrativas: Servios de portaria Servios de recepo Servios de secretaria (malote, mensageiro, cartrio, transporte, manuteno, solicitao de servios terceirizados, servios de fotocpia). Servios gerais

Auxiliar ou assistente administrativo O auxiliar ou assistente administrativo o profissional que trabalha na rea administrativa de uma empresa de qualquer tipo, auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no controle e gesto financeira. Esse profissional coordena atividades administrativas, financeiras e de logstica da unidade, organiza os arquivos, controla os recebimentos e remessas de correspondncias e documentos, redige cartas, gerencia informaes, cuida as contas pagar, entre outras atribuies. Esse profissional realiza atividades com certa autonomia, mas sempre sob superviso.

Principais atividades/funes: Auxiliar os setores administrativos (pessoal, financeiro, etc.) Realizar atendimento telefnico

Digitao de redao comercial diversas (requerimento,ofcios, OS, etc.) Arquivamento e protocolo de material Cuidar do patrimnio e almoxarifado de fotocpias,

Rotinas gerais (servios agendamento de transportes, etc.)

Redao Comercial Redao o processo de

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redigir um texto. Quando falamos em redao comercial, significa um texto relativo ao mundo do trabalho. Tipos de Redao Comercial: Carta comercial: Correspondncia com teor comercial Circular: Correspondncia a vrios destinatrios com o mesmo texto, escrita impessoal. Memorando: Modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo. Ordem de Servio (OS): Documento que se destina a expedir ordens internas sobre um servio. Relatrio: Relao de atividades realizadas, prestao de contas de atos feitos. Ata: Narrao, por escrito, dos acontecimentos de uma reunio. Comunicado: aviso ou informao. Certificado: comprovante de concluso de algum feito. Contrato: determinao de direitos e responsabilidades entre as partes de uma transao. Ofcio: Correspondncia formal e cerimoniosa que contm convite, comunicaes, etc. Recibo: comprovante de pagamento. Requerimento: Petio, por escrito. Carta de apresentao, solicitao de emprego e currculo Procurao: documento determinando poder a outra pessoa. E-mail: redao encaminhada on line. Fax: redao encaminhada via fax.

A redao comercial, diferente dos textos informais que redigimos, deve clara, de linguagem simples e formal e objetiva, ou seja, sem rodeios. Algunsser fatores comuns s redaes comerciais

Papel timbrado: timbre o nome da empresa, ou figura que representa (logomarca). como se fosse um papel que j vem carimbado.

Numerao: as redaes comerciais geralmente so guardadas (arquivadas) nas empresas, neste caso a numerao ajuda ao setor no momento de protocolo.

Denominao: etc.

alguns

documentos

vm

com

nome

especificando o seu gnero. Por exemplo: circular, procurao,

Linguagem formal Redao comercial

TIPO CARTA COMERCIAL

OBJETIVOS uma carta como outra qualquer, s que possui com teor (objetivo) comercial. A empresa envia para outras empresas ou para clientes, portanto, um documento externo.

ESTRUTURA 1. Cabealho ( n da carta, data, local, destinatrio) 2. Texto ( centro da folha, pargrafos com espaos duplos) 3. Fecho (saudao/desped ida, assinaturanome e cargo de quem est encaminhando). Geralmente apresenta papel timbrado, a denominao circular, numerao, data, assunto, remetente. Geralmente apresenta : timbre, nmero, texto, data.

CIRCULAR

Correspondncia enviada vrios destinatrios com o mesmo texto.

MEMORANDO

uma modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo. um documento que se destina a expedir ordens internas sobre um servio.

OS

Geralmente apresenta: numerao, denominao, a ordem expressa, data, setor. No tem modelo fixo, mas geralmente apresenta: capa, data, timbre , nome

RELATRIO

um documento no qual colocamos a relao de atividades realizadas,

prestao de contas de atos feitos, concluses e sugestes. ATA uma narrao, por escrito, dos acontecimentos de uma reunio.

de quem elaborou, dados estatsticos diversos.

necessrio especificar a reunio, data, local, presentes, discusses, concluses, datar. Todos os presentes devem assinar. Deve apresentar: denominao, identificao das partes (nomes, endereos, documentos), direitos e deveres de cada parte, data, assinaturas dos representantes das partes, assinaturas de testemunhas. Geralmente em papel reduzido, deve ter cpia, fornecido por quem recebe, tem a palavra RECIBO, texto especfico sobre a transao, assinatura, data.

Contrato

uma formalizao de um acordo entre duas ou mais partes

Recibo

a prova de uma transao financeira.

Arquivologia

Arquivologia ou arquivstica refere-se a rea que estuda o processo de recebimento e armazenamento de documentos variados. Em qualquer que seja a empresa/instituio a guarda adequada de documentos mantm a vida til de material e facilita a sua pesquisa em momentos posteriores. O arquivamento inadequado, muitas vezes torna lento alguns procedimentos realizados pelos colaboradores, podendo causar prejuzos diversos. Conceitos fundamentais em Arquivologia Arquivo: o conjunto de

documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica e jurdica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. (Lei Federal n 8.159, art. 3.). Acervo: a totalidade de documentos sob a custdia de um arquivo. Gesto de documentos: conjunto de procedimentos tcnicos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei Federal n 8.159/91, art.3.) Arquivamento: a seqncia de operaes que visam guarda ordenada de documentos. Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitao.
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Documento corrente: qualquer documento em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objetos de consulta freqente. So armazenados em arquivos correntes.

Documento intermedirio: todo e qualquer documento que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente. So armazenados em Arquivos Intermedirios.

Documento probatrio e

permanente: informativo,

documento que deve

de ser

valor

histrico,

definitivamente

preservado. armazenado no arquivo permanente. Avaliao de documentos: o processo de anlise e seleo de documentos de arquivo, que estabelece sua destinao de acordo com os valores que lhes so atribudos. Arquivo privado: o conjunto de documento produzidos ou recebidos por pessoas fsicas e jurdicas, em decorrncia de suas atividades (Lei Federal n 8.159/91,art.11). Arquivo pblico: conjunto de documentos produzidos ou recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, municipal e do Distrito Federal, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. Arquivo integrante da administrao publica. Teoria das trs idades: teoria na qual os arquivos so caracterizados como correntes, intermedirios ou permanentes, de acordo com a identificao dos valores primrio e secundrio dos documentos, considerando-se sua gnese, tratamento e utilizao. Ciclo vital dos documentos: sucessivas fases pelas quais passam os documentos de um arquivo, da sua produo at a sua eliminao ou guarda permanente.

Destinao: em decorrncia da avaliao, encaminhamento dos documentos guarda permanente, eliminao e/ou reproduo.

Espcie documental: a diviso de gnero documental, que rene tipos documentais por suas caractersticas comuns de estruturao da informao, como ata carta, decreto, fotografia, memorando, ofcio, plantas, relatrios, etc.

Gnero documental: reunio de espcies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informao, como documento filmogrfico, sonoro, audiovisual, cartogrfico, iconogrfico, informtico, microgrfico, textual.

Processo de entrada dos documentos 1 Ao entrar na empresa, o documento passa pela fase de recebimento e protocolo, no qual documentado dados como: quem recebeu, data, assinatura, descrio do documento. 2 O documento ser utilizado: a fase de tramitao. 3 Aps a anlise do documento, ele poder ser descartado ou arquivado.

Como realizar o arquivamento Colocao do documento no lugar a ele destinado (estante, arquivo, prateleira ou pasta) Medidas para assegurar a conservao dos documentos: Perfurar os documentos uniforme e adequadamente; Retirara clipes e utilizar grampeador com grampos de alumnio; Dobrar os documentos adequadamente, caso excedam o tamanho padro, e desdobrar caso necessrio; No utilizar fitas adesivas, pois perdem a cola com o passar do tempo e deixam o documento amarelado. As fitas adesivas devem ser substitudas por cola que no afetem o documento;
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Recortes: arquivar em pasta por assunto, anexado a folha ofcio. Caso o artigo tenha continuao no verso, coloc-lo em envelope afixado folha de ofcio. No alto e direita do recorte, dever ser anotada a data e a fonte de onde ele foi extrado, como tambm o assunto da pasta onde ele ser arquivado.

Operaes essenciais para guarda e conservao de documentos Fazer o arquivamento dirio de pastas e papis; No momento de arquivar um documento, confrontar o contedo e o nmero da pasta para evitar engano; Manter uma seqncia estritamente cronolgica - no grampear e no arquivar juntas a correspondncia recebida e a expedida; No sobrecarregar as caixas arquivo ou pastas; Manter uma pasta miscelnea ou diversos, para onde iro os documentos cujos assuntos no so rotineiros, at que cheguem ao nmero de seis; No deixar assuntos indefinidos Jamais permitir que pessoas alheias ao servio procedam ao arquivamento Tempo de Armazenamento A tabela de temporalidade documental deve ser elaborada pela rea responsvel pelo arquivo da empresa. Nela devem constar: o tipo de documento; o setor onde o documento deve ser arquivado; o prazo de guarda; e se aps a vigncia do perodo de armazenamento ele deve ser descartado (de que forma) ou analisado novamente.

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Instalaes Fsicas do Arquivo Prximo dos setores da administrao Livre de umidade, de perigo de ruptura de canos, Ventilado, com controle da luz solar e da artificial e com instalaes eltricas que no ofeream riscos. O local deve contar com funcionrios para a execuo dos servios prprios ao arquivo, sendo necessria a criao de dois ambientes, uma para o pessoal e outro para o acervo documental. Um balco para atendimento, que no permita a entrada de pessoas alheias ao local do acervo; Mesas que facilitem a separao e a classificao dos documentos recebidos; Armrios fechados, em ao, para a guarda de documentos. Segurana contra furto de documentos

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Administrao do tempo

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Fatores que influenciam negativamente na utilizao produtiva do tempo:

Ausncia de objetividade( reunies longas sem pauta/desvio de foco) Ausncia de concentrao: bate papo,risos exagerados,mensagem fora de hora, Ausncia de planejamento Desenvolvimento de tarefas sem ordem de prioridade Acomodao:Permanncia em um estado por longo perodo Postergamento: Adiamento de atividades que poderiam se desenvolvidas no mesmo dia (acmulo de trabalho/projetos mal geridos Celular mania:Uso inadequado do aparelho

Email: checagem a todo momento, envio de mensagens e piadas inteis

Estabelecimento de prioridades no local de trabalho:

Novidades dos finais de semana para os horrios do almoo/lanche ou final de expediente; Telefones inoportunos - utilize de franqueza, dizendo que retornar mais tarde Empresrio importante estabelea ao logo do dia 1 hora para atendimentos no agendados Interrupo por colega que tenta transferir-lhe atividade trabalhista. Diga que infelizmente est ocupado e em outro momento poder lhe dar ateno caso ele ainda no tenha executado a tarefa.

"A vida j curta e ns a encurtamos ainda mais desperdiando o tempo."

Victor Hugo

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