Sunteți pe pagina 1din 36

Plan de Managementul Riscului

pentru

Implementarea sistemului informatic de gestiune Isoment in cadrul SC RomLotus Instalatii SRL

Realizat de IFTIMIE ELENA

Master de Cercetare Managementul Proiectelor

08.01.2013

Continut

1. Obiective ................................................................................................................................................ 2 2. Date generale despre organizatie/proiect ............................................................................................... 2 3. Roluri si Responsibilitati ........................................................................................................................ 2 4. Documentarea riscului............................................................................................................................ 3 5. Activitati ................................................................................................................................................. 4 6. Calendarul activitatilor de managementul riscului ................................................................................ 7 7. Bugetul pentru managementul riscului .................................................................................................. 7 8. Planul de contingenta ............................................................................................................................. 8 9. Instrumente si informaii folosite in managementul riscului ................................................................. 8 10. Concluzii ................................................................................................................................................ 8 Anexe: ......................................................................................................................................................... 10

1. Obiective
Acest document descrie cum se deruleaza activitatea de managementul ricului n cadrul proiectului Implementarea unui sistem informatic de gestiune la SC

RomLotus Instalatii SRL.


Sunt definite rolurile si responsabilitile participanilor la procesul de managementul riscului, activitile pe care acetia le vor realiza, calendarul i bugetul managementului de risc, tehnicile i instrumentele utilizate.

2. Date generale despre organizatie/proiect


Romlotus Instalaii este o societate cu capital integral romnesc, nfiinat n anul 2001, prin transformarea Departamentului de Echipamente Termice i Electrice din cadrul societii Romlotus SRL Galai. Societatea are ca obiect principal de activitate execuia de reele de instalaii i alte utiliti. nc de la nfiinare, Romlotus Instalaii a desfurat activiti de comercializare de echipamente (centrale termice, aparate de aer condiionat, pompe i grupuri de pompare, aparataje electrice i materiale electrice) precum i activiti de prestri servicii n domeniul instalaiilor si constructiilor civile, astfel nct, cunoscnd direct cerinele pieei, i-a propus s diversifice i s dezvolte activitatea societii. Analiza de risc se deruleaza pe toata durata proiectului, managementul riscului fiind parte componenta a managementului de proiect. Obiectivul principal ale proiectului este implementarea unui sistem informatic de gestiune in cadrul depozitului de echipemente pentru constructii civile. Prin acesta se urmrete mbuntirea imaginii firmei prin creterea calitii serviciilor din domeniul constructiilor civile. Echipa de management a proiectului este formata din 3 persoane: managerul de proiect; managerul de risc; asistentul de proiect; specialist in domeniul IT. O lista completa a activitatilor proiectului, cu precizarea duratei activitatilor, este anexata la acest plan (Anexa 8, Activitatile proiectului).

3. Roluri si Responsibilitati
Manager de Proiect IFTIMIE ELENA Managerul de proiect nominalizeaza managerul de risc si primete informri de la acesta. Managerul de proiect furnizeaza membrilor echipei planul cu desfasurarea in timp a proiectului si activitatile derulate in cadrul proiectului (graficul GANTT al proiectului), precum si bugetul acestuia (cu detaliere pe activitati). 1

Managerul de proiect si ceilalti membri ai echipei se ntlnesc saptamanal pentru a realiza si revizui estimrile referitoare la riscurile proiectului i a reformula lista celor mai importante 10 riscuri. Manager de risc POPESCU MARIA Are urmtoarele responsibiliti:

coordoneaz activitile de identificare i analiza a riscurilor; informeaz managerul de proiect asupra noilor riscuri aprute; coordoneaza aplicarea masurilor de tratare a riscurilor; stabileste, impreuna cu managerul de proiect, bugetul de risc; stabileste metodologia de management al riscului care se va aplica; raporteaza stadiul aplicrii msurilor de managementul riscului ctre managerul de proiect.

4. Documentarea riscului
Lista riscurilor Riscurile identificate si gestionate pentru acest proiect/organizatie sunt enumerate intr-o lista a riscurilor (Registrul riscurilor), care se afla in Anexa 2. Primele 10 riscuri clasificate in functie de expunerea la risc va fi referita ca Topul primelor 10 riscuri ale proiectului/organizatiei (Anexa 4).

Clasificarea riscurilor

Riscurile identificate pot fi impartite in urmatoarele categorii: 1. Riscuri naturale 2. Riscuri strategice - Legate de definirea necesitatilor proiectului - Riscurile dependentei de furnizori - Riscurile generate de concurenta 3. Riscurile legate de resursa umana implicata 4. Riscuri financiare 5. Riscuri tehnice
Urmatoarele informatii vor fi specificate in cadrul Registrului riscurilor (prezentat n anexa) pentru fiecare risc din lista:

Descrierea riscurilor

ID-ul riscului, Titlu riscului, Descrierea riscului Clasificarea/categoria in care se incadreaza, Dimensiunea riscului: probabilitatea si impactul, expunerea la risc (probabilitate*impact), activitatea din proiect sau departamentul din organizatie vizat persoana care l-a identificat, perioada in care riscul s-ar putea manifesta.

5. Activitati
Identificarea Riscurilor Sarcini Pe perioada de analiza se vor derula urmatoarele activitati: la initierea proiectului se va inmana fiecarui membru al echipei de proiect cate un chestionar (Anexa 5) cu privire la riscurile care pot aparea in activitatea derulata, rugandu-se a se indica, pentru fiecare activitate in care fiecare membru este implicat, riscurile care pot aparea. In fiecare saptamana se analizeaza, de catre membrii echipei de managementul riscurilor, situatia implementarii proiectului; daca sunt descoperite intarzieri, se va cerceta cauza lor; daca intarzierile sunt semnificative sau bugetul este depasit semnificativ, se va discuta cu seful echipei de proiect si cu echipa. La 3 saptamani de la implementarea proiectului se va organiza un workshop in care se va discuta despre mersul activitatilor si se vor analiza riscurile percepute Evaluarea riscurilor Sarcini
Managerul de risc atribuie fiecare risc sau categorie de riscuri catre un anumit membru al echipei, iar acesta va estima probabilitatea si impactul acestora. (pe o scara de la 1 la 5, conform modelelor urmatoare). Riscurile analizate sunt revizuite in echipa si estimarile sunt ajustate acolo unde este necesar. Lista riscurilor va fi ordonata descrescator in functie de expunerea la risc (probabilitate x impact).

Participanti
Managerul de risc Managerul de proiect

Participanti
Echipa Managerul de risc Managerul de proiect

Managerul de risc realizeaza matricea riscurilor inerente si o prezinta managerului de proiect, pentru aprobare/revizuire.

Managerul de risc

Probabilitate:
Nivel Frecventa de apariie a evenimentului Foarte rar Rar Descriere Intervalul n care iau valori probabilitile (0 0.1) [0.1 0.4)

1 2

Poate s apar n circumstane excepionale Poate s apar uneori anse aproape egale de apariie

Mediu

[0.4 - 0.6)

4 5

Probabil Aproape sigur

Apare destul de des Apare foarte des

[0.6 - 0.9) [0.9 1)

Impact:
Nivel Descriptor Descriere Intervalul n care se modific EBITA sau profitul sau Intervalul cu care creste bugetul alocat proiectului < 2%

Insignifiant

Nu produce pierderi ale reputaiei, pierderile financiare sunt foarte reduse sau inexistente Nu genereaz probleme semnificative i implic pierderi financiare reduse

Minor

2% - 5%

Moderat

Poate cauza probleme operaionale, dar poate fi rezolvat prin alocarea unor bugete corespunztoare Creeaz greuti n realizarea strategiei firmei sau in atingerea obiectivelor proiectului i poate produce pierderi semnificative financiare i umane Pune n pericol strategia firmei sau obiectivele proiectului, situaia sa financiar sau chiar sntatea oamenilor

5% - 7%

Major/ critic

7% - 10%

Inacceptabil/ catastrofic

> 10%

Matricea riscurilor:
Probabilitate

Riscul inerent = P x I 5 4 3 2 1 1 10 8 6 4 2 2 15 12 9 6 3 3 Impact 20 16 12 8 4 4 25 20 15 10 5 5

5 4 3 2 1

In functie de matricea riscurilor se va determina care este starea riscului: risc redus (zona verde), risc moderat (zona galben) sau risc critic (zona rosie).

Planificarea masurilor de raspuns la ric

Sarcini
Toate riscurile identificate sunt repartizate membrilor echipei pentru ca acestia sa recomande masuri de tratare. Pentru fiecare risc sunt recomandate masuri de tratare care vor actiona fie asupra probabilitatii de aparitie, fie asupra impactului riscului. Fiecare membru propune masuri pentru riscurile atribuite si le furnizeaza managerului de risc. Planul de masuri asupra riscurilor este centralizat intr-o lista unica (Anexa 3 Planul pentru tratarea riscurilor) care va fi pusa la dispozitia managerului de proiect. Matricea riscurilor va fi refacuta dupa aplicarea masurilor propuse.
Probabilitate

Participanti
Managerul de risc Membrii echipei

Managerul de risc

Managerul de risc

Riscul inerent = P x I 15 4 3 2 1 1 6 4 2 2 6 3 3 Impact 4 4 5 20 15

5 4 3 2 1

Tratarea Riscurilor

Sarcini
Managerul de proiect atribuie responsabilitatea aplicarii in practica a fiecarei masuri catre un membru al echipei. Fiecare responsabil cu aplicarea unei masuri de tratare a riscului va indeplini sarcinile atribuite.

Participanti
Managerul de proiect Membrii

Monitorizarea Riscurilor

Sarcini
La fiecare intalnire a membrilor echipei de managementul riscurilor (intalnire saptamanala) se va analiza lista riscurilor active si eficienta fiecarei masuri de tratare a riscurilor aplicata. Metode: Se va urmari incadrarea proiectului in timp si in buget (analiza graficului Gantt), respectiv, se va discuta cu membrii echipei de proiect despre riscurile identificate/ rezultatele masurilor de tratare a riscurilor. Se va reconstitui registrul riscurilor, urmarindu-se modificarile care au intervenit in probabilitatea de aparitie/impactul riscurilor. Stadiul si eficienta aplicarii fiecarei masuri de tratare va fi raportata managerului de risc la fiecare 2 saptamani. Probabilitatea si impactul fiecarui risc sunt reevaluate si modificate ori de cate ori este necesar. Daca este identificat un nou risc, acesta este analizat si incorporat in lista riscurilor. Topul primelor 10 riscuri ale proiectului va fi refacut in urma aplicarii masurilor de tratare. (Anexa 6) Fiecare risc asupra caruia masurile de tratament nu au fost eficiente sau a carui expunere a crescut va fi prezentat managerului de proiect.

Participanti
Managerul de risc

Membrii Managerul de risc Managerul de risc Managerul de risc Managerul de risc

6. Calendarul activitatilor de managementul riscului


Identificarea riscului Un workshop va fi realizat la 3 saptamani de la demararea proiectului. Un chestionar va fi adresat membrilor echipei la o saptamana de la demararea proiectului. O sesiune de brainstorming va fi realizata in data de 07.11.2012, la o saptamana de la demararea proiectului. Registrul riscurilor va fi completat si pus la dispozitia echipei de proiect in data de 10.11.2012. Planul de tratare a riscurilor va fi finalizat si pus la dispozitia echipei in data de 14.11.2012. Registrul riscurilor si planul vor fi revizuite si aprobate de catre managerul de proiect pana in data de 20.11.2012 .

Intocmirea listei riscurilor Planul pentru tratarea riscurilor Revizuirea planului si listei riscurilor

7. Bugetul pentru managementul riscului


Bugetul pentru managementul riscului se determina pe baza planului de tratare a riscurilor identificate, alocandu-se un procent de 10% din costurile aferente masurilor de tratare a riscurilor identificate pentru 1

tratarea riscurilor neidentificate inca. Bugetul pentru managementul riscurilor este prezentat in Anexa 7. Bugetul prevazut pentru tratarea riscurilor reprezinta aproxmativ 25% din bugetul proiectului (27.000 RON). 70% din suma prevazuta pentru tratarea riscurilor vizeaza tratarea riscurilor tehnice si de personal, conform bugetului pentru managementul riscului.

8. Planul de contingenta
Nu am elaborat un plan de contingenta deoarece proiectul nu presupune riscuri grave, cu un impact si probabilitati ridicate.

9. Instrumente si informaii folosite in managementul riscului


Pentru identificarea initiala a riscurilor se utilizeaza chestionarul din Anexa 5. Pentru identificarea pe parcurs a riscurilor, pe langa chestionar, au loc discutii cu membrii echipei de proiect si se analizeaza stadiul implementarii proiectului (incadrarea in timpul si bugetul prevazut). Rezultatele discutiilor permit refacerea registrului riscurilor la fiecare 7 zile. Pentru evaluarea impactului si a probabilitatii de aparitie, se porneste de la raspunsurile oferite la chestionar, si se ajusteaza valorile respondentilor tinandu-se cont si de istoricul riscurilor care au aparut in proiecte similare. Pentru propunerea masurilor de tratare, se utilizeaza experienta membrilor echipei de managementul riscului, si se urmareste efectul masurilor de tratare aplicate in proiecte similare de catre organizatie.

10. Concluzii
Proiectul de implementare a unui soft de gestiune in cadrul SC RomLotus Instalatii SRL este un proiect care implica un numar mediu de riscuri, in special riscuri tehnice si legate de personal. Bugetul alocat managementului de risc reprezinta 25% din bugetul initial al proiectului (ca o masura a riscurilor care se pot materializa). Inainte de aplicarea masurilor de tratare a riscurilor, proiectul putea fi considerat, din punct de vedere al riscurilor, a fi moderat. Dupa realizarea si aplicarea masurilor de tratare a riscurilor, proiectul este generator de riscuri minore. In cazul in care nu se aloca bugetul pentru managementul riscurilor, costurile suplimentare si intarzierile duc la neindeplinirea obiectivelor proiectului. Dificultatile intalnite in procesul de managementul riscurilor vizeaza in general procesul de identificare- membrii echipei de proiect nu detin suficiente cunostiinte pentru a face diferenta intre cauza unei situatii si efectul ei.
1

Acest studiu poate fi util: Echipei de proiect- pentru a intelege consecintele activitatilor prestate si scopul masurilor de tratare propuse; pentru a trata proiectele derulate si din perspectiva riscurilor implicate; Managerului de proiect- pentru a urmari proiectele similare din organizatie si din perspectiva riscurilor implicate si pentru a negocia contractele cu furnizorii si din perspectiva managementului riscului. Echipei de managementul riscului- informatiile utilizate sunt specifice unui anumit domeniu de activitate, in care echipa de managementul riscului poate incerca sa castige expertiza, prin lucrul in proiecte similare.

Anexe
Anexa 1: Registrul riscurilor (model 1) a fost completat doar modelul 2
ID-ul riscului: Titlul riscului: Descrierea riscului: <Descrieti fiecare risc de forma conditie consecinta.> Probabilitate: Impact: Dimensiunea riscului: <probabilitate*impact.> Perioada cand s-ar putea manifesta: Activitatea din proiect vizata: Tratarea riscului (masuri de tratare): Data inceperii aplicarii masurii: Starea curenta a riscului: Buget alocat: Plan de contingent (optional): Date finalizarii aplicarii masurii: Responsabil: Clategoria din care face parte: Data realizarii raportului: Persoana:

Anexa 2: Registrul riscurilor (model 2)


Departamentul/serviciul Managementul riscurilor Data 10.11.2012 Completat de Managerul de risc Contact: popescu.maria@yahoo.com Codul riscului Descrierea riscului Activitatea vizat Dimensiunea riscului inerent Probabilitate Impact Ri = P*I Persoana care a identificat riscul Data/ Perioada n care sar putea manifesta

I 1.1. 1.1.1. 1.2. 1.2.1. 1.3. 1.3.1.

RISCURI EXTERNE Riscuri de pia 0 0 Riscuri instituionale 0 0 Riscuri naturale Daca intervin calamitati naturale care afecteaza direct sistemul atat d. p.d.v. hard cat si soft, atunci vor fi depasite atat durata cat si bugetul proiectului. Daca apare un incendiu in hala, atunci procesul de implementare a softului este periclitat si trebuie reluat RISCURI STRATEGICE Riscuri privind definirea necesitatii proiectului toate activitatile 1 5 5 managerul de risc pe toata durata proiectului

1.3.2

toate activitatile

10

membru al echipei de MR

pe toata durata proiectului

II 2.1.

2.1.1.

2.1.2.

Dac cerinele proiectului nu au fost corect definite atunci poate aprea o neconcordan ntre necesitile depozitului i sistemul informatic ISOMENT i chiar ntrzieri ale proiectului Daca asteptarile privind beneficiile sunt supradimensionate, atunci vor fi alocate cheltuieli suplimentare pentru atingerea rezultatelor dorite. Riscul intrarii unor noi competitori

1.2.2 Documentare cerine

Managerul de risc

la 30 zile de la inceperea proiectului

La inceputul proiectului

12

managerul de risc

la 5-10 zile de la inceperea proiectului

2.2. 2.2.1. 2.3. 2.3.1.

0 0 Riscul dependentei de furnizori Dac furnizorul (ISOMENT) nu livreaz la data stabilit soft-ul atunci apar ntrzieri ale proiectului i costuri suplimentare. Daca suportul post-vanzare este unul slab in achizitionarea soft-ului, atunci cresc costurile cu mentenanta. Daca se opreste curentul, atunci proiectul se decaleaza

1.4.1 Planificarea datei de testare

16

Managerul de risc

la 48 de zile de la inceperea proiectului

2.3.2.

1.4.4 Raport final (nereguli, cerine suplimentare)

Echipa de proiect

la 60 zile de la inceperea proiectului

2.3.3.

majoritatea activitatilor

Managerul de proiect

pe toata durata proiectului

2.3.4.

2.4. 2.4.1. 2.5.

Daca nu se respecta obligatiile contractuale de ambele parti atunci contractul de colaborare inceteaza si timpul necesar de implementare a soft-ului este depasit. Riscul dependentei de clienti

10

membru echipei de MR

pe toata durata proiectului

0 0 Riscul aparitiei produselor/serviciilor substituibile 0 0 Riscul generat de concurenta Daca preturile practicate de competitori sunt sub nivelul pietei (dumping), atunci va scadea numarul clientilor, iar costul proiectului nu va fi justificat. RISCURI OPERAIONALE Riscuri privind resursele umane Daca se constat o rezisten a personalului la schimbare metodelor de lucru, atunci costul proiectului nu va putea fi justificat

2.5.1. 2.6. 2.6.1.

10

managerul de risc

pe toata durata proiectului

0 III 3.1. 3.1.1.

1. 2.1 Colectare informaii

16

managerul echipei de proiect

in prima luna de la inceperea proiectului

3.1.2.

Dac la finalul training-ului personalul nu va fi suficient de bine pregtit pentru a putea lucra cu noul soft atunci vor fi nregistrate ntrzieri. Daca se accidenteaza un lucrtor, atunci se va pierde timp cu inlocuirea acestuia i se vor nregistra costuri suplimentare pentru instruirea unuia nou venit. Daca numarul de ore alocat pentru implementare este depasit, atunci va creste durata proiectului.

1.5.2 Organizare training

managerul echipei de proiect

la 65 de zile de la inceperea proiectului

3.1.3.

majoritatea activitatilor

echipa de proeict

pe toata durata proiectului

3.1.4.

1.6.1 Stabilirea perioadei de implementare

managerul de proiect

la 65 de zile de la inceperea proiectului

3.1.5.

3.1.6.

Daca exista o lipsa de exprienta a implementatorului, dublata de o definire deficitara a cerintelor, atunci se poate inregistra o scadere dramatica a productivitatii si la amanarea momentului in care rezultatele implementarii devin viabile. Daca unul dintre membrii echipei demisioneaza, atunci trebuie ca ceilalti muncitori sa lucreze suplimentar pana la gasirea unui inlocuitor, crescand astfel costurile cu forta de munca Riscuri financiare

1.6.2 Numirea responsabililor cu utilizarea soft-ului

Managerul de proiect

la 65 zile de la inceperea proiectului

majoritatea activitatilor

10

managerul de risc

pe toata durata proiectului

3.2.

3.2.1.

Daca achizitionarea de echipamente se face la preturi mai mari decat cele estimate, atunci bugetul este depasit Daca cursul Euro/Ron inregistreaza fluctuatii foarte mari, atunci echipamentele, infrastructura i soft-ul de gestiune pot inregistra costuri superioare celor preconizate. Riscuri juridice

1.3.3 Dezvoltarea infrastructurii informatice (achiziii) majoritatea activitatilor

12

Managerul de risc

la 48 zile de la inceperea proiectului

3.2.2.

managerul de proiect

pe toata durata proiectului

3.3. 3.3.1. 3.4. 3.4.1. 3.5 3.5.1.

0 0 Riscuri comerciale 0 Riscuri tehnice Daca nu sunt achiziionate echipamente compatibile pentru asigurarea infrastructurii necesare implementrii soft-ului de gestiune atunci apar ntrzieri i creterea costului. Daca prin implementarea noului soft vor fi pierdute unele informaii din vechea baza de date atunci vor fi necesare ore/zile suplimentare pentru recuperarea acestora 1.3.3 Dezvoltarea infrastructurii informatice 3 4 12 membru echipei de MR, expert IT in primele dou luni

3.5.2.

1.3.2 Adaptarea bazei de date la cerinele softului

membru echipei de MR, expert IT

in primele 40 de zile

3.5.3.

3.5.4.

Daca maparea proceselor de afaceri pe sistemul de gestiune nu se realizeaza corect atunci se inregistreaza o scadere dramatica a productivitatii si o crestere a costurilor proiectului. Daca programul de software nu este unul flexibil, atunci crete riscul de neadaptare a lui in cele mai mici detalii ale procesului de business i scade astfel calitatea proiectului. Daca nu se efectueaz upgrade-uri periodice, atunci scade calitatea proiectului dup implementarea propriuzis. Daca accesul la server nu este securizat, parolat, atunci este afectat calitatea proiectului.

1.6.3 Implementarea propriu-zis

Managerul de proiect

la 70 de zile de la inceperea proiectului

1.2.4 Alegerea soluiei informatice

Managerul si echipa de proiect

in prima luna de la inceperea proiectului

3.5.5.

1.6.4 Efectuarea de up-grade-uri periodice

Expertul IT

la 70 de zile de la inceperea proiectului

3.5.6.

1.4.3 Sesizare neregului

Echipa de proiect, Expert It

In primele 2 luni de la inceperea proiectului

Anexa 3 PLANUL PENTRU TRATAREA RISCURILOR


Departamentul/serviciul Managementul riscurilor Data 14.11.2012 Completat de Managerul de risc Contact: popescu.maria@yahoo.com Codul riscului Descrierea riscului Masuri posibile de tratare a riscului Masura propus Resurse necesare Riscul rezidual (dup aplicarea masurii propuse) Responsabil cu implementarea masurii propuse Perioada /termenul de implementare

P I 1.1. 1.1.1. 1.2. 1.2.1. 1.3. 1.3.1. RISCURI EXTERNE Riscuri de pia

P*I

0 0 Riscuri instituionale 0 0 Riscuri naturale Daca intervin calamitati naturale care afecteaza direct sistemul atat d. p.d.v. hard cat si soft, atunci vor fi depasite atat durata cat si bugetul proiectului. Daca apare un incendiu in hala, atunci procesul de implementare a softului este periclitat si trebuie reluat 1.introducerea in contractul a unei clauze de forta majora. 1 0 1 3 3 managerul de proiect pe toata durata proiectului

1.3.2

II

1. Asigurarea in 1 totalitate a atelierului. 2. Introducerea in contract a unei clauze de forta majora care sa includa si pericolul de incendii. RISCURI STRATEGICE

plata primelor de asigurare pentru cladiri si echipamente

managerul de proiect

pe toata durata proiectului

..

2.1.

2.1.1.

Riscuri privind definirea necesitatii proiectului Dac cerinele proiectului nu au fost corect definite atunci poate aprea o neconcordan ntre necesitile depozitului i soft-ul livrat de ISOMENT i chiar ntrzieri ale proiectului Daca asteptarile privind beneficiile sunt supradimensionate, atunci vor fi alocate cheltuieli suplimentare pentru atingerea rezultatelor dorite. Riscul intrarii unor noi competitori

1. Redocumentare pentru a putea culege noi informatii cu privire la necesitatea unui astfel de proiect in cadrul depozitului.

6h consultanta

membru echipei de MR

la 30 zile de la inceperea proiectului

2.1.2.

1.Recalcularea bugetului de venituri si cheltuieli

1 zi de lucru

managerul de risc

la 5-10 zile de la inceperea proiectului

2.2. 2.2.1. 2.3. 2.3.1.

0 0 Riscul dependentei de furnizori Dac furnizorul (ISOMENT) nu livreaz la data stabilit soft-ul atunci apar ntrzieri ale proiectului i costuri suplimentare.

1. Confirmarea dupa realizarea comenzii.2. Modificarea contractului, adaugarea unor noi clauze (penalizari pentru intarzieri).

Provizioane pentru riscuri si cheltuieli

managerul de proiect

la 48 de zile de la inceperea proiectului

2.3.2.

Daca suportul postvanzare este unul slab in achizitionarea softului, atunci cresc costurile cu mentenanta. Daca se opreste curentul, atunci proiectul se decaleaza

1. Contractarea unei alte firme IT care sa asigure mentenanta dupa implementarea softului. 1. Achizitionarea unui generator electric menit sa preintampine pauzele in activitate din acest motiv. 1. Contractarea unei alte firme IT care sa asigure functionarea softului dupa implementarea softului.

costuri suplimentare cu o noua contractare de furnizori costuri cu achizitii noi

managerul de proiect

la 60 zile de la inceperea proiectului

2.3.3.

managerul de proiect

pe toata durata proiectului

2.3.4.

Daca nu se respecta obligatiile contractuale de ambele parti atunci contractul de colaborare inceteaza si timpul necesar de implementare a softului este depasit. Riscul dependentei de clienti

cost suplimentar cu o noua contractare de furnizor

managerul de proiect

pe toata durata proiectului

2.4. 2.4.1. 2.5.

0 0 Riscul aparitiei produselor/serviciilor substituibile 0 0 Riscul generat de concurenta

2.5.1. 2.6.

2.6.1.

Daca preturile practicate de competitori sunt sub nivelul pietei (dumping), atunci va scadea numarul clientilor, iar costul proiectului nu va fi justificat.

1.Practicarea de oferte promotionale care sa includa pachete la preturi avantajoase

1zi consultanta marketing

membru echipei de MR

pe toata durata proiectului

0 III 3.1. 3.1.1. RISCURI OPERAIONALE Riscuri privind resursele umane Daca se constat o rezisten a personalului la schimbare metodelor de lucru, atunci costul proiectului nu va putea fi justificat Dac la finalul trainigului personalul nu va fi suficient de bine pregtit pentru a putea lucra cu noul soft atunci vor fi nregistrate ntrzieri.

1.Informarea din timp a angajatilor cu privire la necesitatea noului soft de gestiune. 2. Focalizarea asupra activitatilor cheie care au fost schimbate. 1. Se mareste timpul alocat pentru formarea personalului. 2. Se introduce prevederea ca toate costurile provocate de necunoasterea informatiilor sa fie achitate de angajati.

Nu cresc cheltuielile presupuse de informarea resursei umane Cheltuieli suplimentare cu formarea personalului

managerul de proiect

in prima luna de la inceperea proiectului

3.1.2.

managerul de risc

la 65 de zile de la inceperea proiectului

3.1.3.

Daca se accidenteaza un lucrtor, atunci se va pierde timp cu inlocuirea acestuia i se vor nregistra costuri suplimentare pentru instruirea unuia nou venit.

3.1.4.

Daca numarul de ore alocat pentru implementare este depasit, atunci va creste durata proiectului. Daca exista o lipsa de exprienta a implementatorului, dublata de o definire deficitara a cerintelor, atunci se poate inregistra o scadere dramatica a productivitatii si la amanarea momentului in care rezultatele implementarii devin viabile.

1. Se realizeaza in mod constiincios instructajul de protectia muncii. 2. Se prevede ca cel putin o alta resursa umana (specialist IT) sa fie disponibila pentru acest proiect, dintre colaboratori. 1.Urgentarea celorlalte activitati critice

managerul de risc

pe toata durata proiectului

timp de lucru suplimentar pentru angajati/ neplatit 0

managerul de proiect

la 65 de zile de la inceperea proiectului

3.1.5.

1. Inlocuirea responsabilului, expertului IT cu implementarea si gestiunea softului. 2. Redefinirea cerintelor si necesitatii proiectului, dar si comunicarea tuturor angajatilor a rezulatatelor care au fost asteptate.

managerul de proiect

la 65 zile de la inceperea proiectului

3.1.6.

Daca unul dintre membrii echipei demisioneaza, atunci trebuie ca ceilalti muncitori sa lucreze suplimentar pana la gasirea unui inlocuitor, crescand astfel costurile cu forta de munca Riscuri financiare Daca achizitionarea de echipamente se face la preturi mai mari decat cele estimate, atunci bugetul este depasit Daca cursul Euro/Ron inregistreaza fluctuatii foarte mari, atunci echipamentele, infrastructura i soft-ul de gestiune pot inregistra costuri superioare celor preconizate. Riscuri juridice

1. Se semneaza cu membrii echipei de proiect o clauza prin care nu se poate demisiona in timpul derularii unui proiect, decat cu plata intregii sume primite/alocate pentru resursa respectiva

managerul de proiect

pe toata durata proiectului

3.2. 3.2.1.

1. Prevederea in buget a unui cost suplimentar pentru achizitia de componente 1. Introducerea in contractul a unei clauze privind acoperirea diferentelor de pret de achizitie provenite din diferentele de curs valutar

cu 10% vor creste costurile cu achizitia de noi componente 0

Managerul de risc

la 48 zile de la inceperea proiectului

3.2.2.

Managerul de risc

pe toata durata proiectului

3.3. 3.3.1. 3.4. 3.4.1. 3.5

0 0 Riscuri comerciale 0 Riscuri tehnice

3.5.1.

Daca nu sunt achiziionate echipamente compatibile pentru asigurarea infrastructurii necesare implementrii soft-ului de gestiune atunci apar ntrzieri i creterea costului.

3.5.2.

3.5.3.

Daca prin implementarea noului soft vor fi pierdute unele informaii din vechea baze de date atunci vor fi necesare ore/zile suplimentare pentru recuperarea acestora Daca maparea proceselor de afaceri pe sistemul de gestiune nu se realizeaza corect atunci se inregistreaza o scadere dramatica a productivitatii si o crestere a costurilor proiectului.

1.Verificarea echipamentelor si asigurarea ca acestea reprezinta cea mai buna varianta in masura sa asigure functionarea in cele mai bune conditii ale softului. 2. Achizitionarea unor echipamente suplimentare pentru a asigura buna functionare a softului. 1. Contactarea clientilor pentru culegearea informatiilor.

1 zi de munca pentru echipa IT

echipa IT

in primele dou luni

5 zile/8 h zi

echipa de proiect

in primele 40 de zile

1.Contractarea unui expert IT pentru rezolvarea deficientei

cost cu angajarea expertului

managerul de proiect

la 70 de zile de la inceperea proiectului

3.5.4.

3.5.5.

Daca programul de software nu este unul flexibil, atunci crete riscul de neadaptare a lui in cele mai mici detalii ale procesului de business i scade astfel calitatea proiectului. Daca nu se efectueaz upgrade-uri periodice, atunci scade calitatea proiectului dup implementarea propriu-zis. Daca accesul la server nu este securizat, parolat, atunci este afectat calitatea proiectului.

1.Achizitionarea unui upgrade care sa flexibilizeze procesul de business

cost achizitionarea upgrade

expertul IT

in prima luna de la inceperea proiectului

1. Achizitionarea de upgrade-uri periodice care sa permita functionarea in buna conditii si in siguranta a softului d gestiune. 1. Adoptarea unei politici de securitate in cadrul depozitului. 2. Aplicarea restrictiilor cu privire la accesul personalului. 3. Instalarea unui Antivirus.

0 (uneori upgrade-urile se primesc gratuit de la furnizor) 0

echipa IT

la 70 de zile de la inceperea proiectului

3.5.6.

echipa IT

In primele 2 luni de la inceperea proiectului

Anexa 4.Topul primelor 10 riscuri ale proiectului


Nr crt 1 2 3 4 5 Riscul identificat Dac furnizorul (ISOMENT) nu livreaz la data stabilit soft-ul atunci apar ntrzieri ale proiectului i consturi suplimentare. Daca se constat o rezisten a personalului la schimbare metodelor de lucru, atunci costul proiectului nu va putea fi justificat Daca achizitionarea de echipamente se face la preturi mai mari decat cele estimate, atunci bugetul este depasit Daca asteptarile privind beneficiile sunt supradimensionate, atunci vor fi alocate cheltuieli suplimentare pentru atingerea rezultatelor dorite. Daca nu sunt achiziionate echipamente compatibile pentru asigurarea infrastructurii necesare implementrii soft-ului de gestiune atunci apar ntrzieri i creterea costului Daca unul dintre membrii echipei demisioneaza, atunci trebuie ca ceilalti muncitori sa lucreze suplimentar pana la gasirea unui inlocuitor, crescand astfel costurile cu forta de munca. Daca preturile practicate de competitori sunt sub nivelul pietei (dumping), atunci va scadea numarul clientilor, iar costul proiectului nu va fi justificat. Daca nu se respecta obligatiile contractuale de ambele parti atunci contractul de colaborare inceteaza si timpul necesar de implementare a soft-ului este depasit. Daca apare un incendiu in hala, atunci procesul de implementare a softului este periclitat si trebuie reluat. Daca suportul post-vanzare este unul slab in achizitionarea soft-ului, atunci cresc costurile cu mentenanta. Risc inerent 16 16 12

12 12

10

7 8 9 10

10 10 10 9

Anexa 5. Chestionar pentru identificarea si evaluarea riscurilor proiectului


Cod chestionar: _______________________________________________________________________________ Nume i prenume: _____________________________________________________________________________ Rolul in proiect:_______________________________________________________________________ Data i ora completarii:___________________________________________________________

CHESTIONAR
Q1. Considerati ca echipamentele necesare pentru implementarea softului au fost corect analizate si alese pentru a fi achizitionate, astfel incat sa fie atinse rezultatele propuse? a) DA b) NU c) Alte raspunsuri Q2. Exista riscul ca prin implementarea noului soft sa fie pierdute unele informatii din vechea baza de date? a) Foarte rar b) Rar c) Mediu d) Des e) Foarte des Q3. Care dintre caracteristicile urmatoare considerati ca sunt cele mai importante pentru un soft, astfel incat implementarea acestuia sa nu devina riscanta (Pe o scara de la 1 la 5)? a) Maparea sistemului de afaceri pe sistemul de gestiune b) Flexibilitatea soft-ului c) Securizarea accesului la server d) Posibilitatea de upgradare periodica e) Integritatea datelor si a tranzactiilor Q4. Credeti ca daca furnizorul nu livreaza la timp soft-ul, acest fapt poate fi considerat un risc cu probabilitate de aparitie: f) Foarte rar
1

g) Rar h) Mediu i) Des j) Foarte des Q5. Considerati ca personalul este suficient de perceptibil incat sa asimileze noile informatii necesare in manuirea softului? a) DA b) NU c) Alte comentarii Q6. Organizarea si desfasurarea trainig-ului va fi suficient pentru ca angajatii sa poata utiliza noul soft? a) DA b) NU c) Alte comentarii Q6. In cadrul depozitului, riscul de accident al unul angajat este: a) Foarte rar b) Rar c) Mediu d) Des e) Foarte des Q7. Credeti ca experienta implementatorului pentru succesul proiectului este: a) Foarte importanta b) Suficient de importanta c) Mai putin importanta d) Nesemnificativa Q8. Dupa implementare, vor fi securizate calculatoarele, inainte si dupa finalizarea programului de lucru? a) DA b) NU c) Alte comentarii

Q9. Echipamentele de comunicatie vor fi protejate in mod corespunzator? a) DA b) NU c) Alte comentarii Q10. Documentatiile programelor, sistemului snt depozitate la loc sigur cu restrictionarea accesului persoanelor neautorizate ? a) DA b) NU c) Alte comentarii Q11. Exista proceduri privind modul de stocare a informatiilor confidentiale? a) DA b) NU c) Alte comentarii Q12. Vor fi securizate sistemele si dotarea tehnica impotriva furtunilor, inundatiilor? a) DA b) NU c) Alte comentarii Q13. Exista sisteme de protectie mpotriva caderilor de tensiune ? a) DA b) NU c) Alte comentarii

Anexa 6. Topul primelor 10 riscuri ale proiectului (dupa aplicarea masurilor de tratare a riscurilor)
Nr crt 1 2 3 Riscul identificat Dac furnizorul (ISOMENT) nu livreaz la data stabilit soft-ul atunci apar ntrzieri ale proiectului i costuri suplimentare. Daca se constat o rezisten a personalului la schimbare metodelor de lucru, atunci costul proiectului nu va putea fi justificat Daca asteptarile privind beneficiile sunt supradimensionate, atunci vor fi alocate cheltuieli suplimentare pentru atingerea rezultatelor dorite. Daca achizitionarea de echipamente se face la preturi mai mari decat cele estimate, atunci bugetul este depasit Daca apare un incendiu in hala, atunci procesul de implementare a softului este periclitat si trebuie reluat. Daca suportul post-vanzare este unul slab in achizitionarea soft-ului, atunci cresc costurile cu mentenanta. Daca maparea proceselor de afaceri pe sistemul de gestiune nu se realizeaza corect atunci se inregistreaza o scadere dramatica a productivitatii si o crestere a costurilor proiectului. Daca nu sunt achiziionate echipamente compatibile pentru asigurarea infrastructurii necesare implementrii soft-ului de gestiune atunci apar ntrzieri i creterea costului. Daca accesul la server nu este securizat, parolat, atunci este afectat calitatea proiectului. Daca exista o lipsa de exprienta a implementatorului, dublata de o definire deficitara a cerintelor, atunci se poate inregistra o scadere dramatica a productivitatii si la amanarea momentului in care rezultatele implementarii devin viabile. Risc inerent 6 6 6

4 5

6 6

6 7

4 4

9 10

3 3

Anexa 7. Bugetul pentru managementul riscurilor


Codul riscului I 1.3. 1.3.1. 1.3.2 Introducerea in contractul a unei clauze de forta majora. Asigurarea in totalitate a atelierului Riscuri strategice Redocumentare pentru a putea culege noi informatii cu privire la necesitatea unui astfel de proiect in cadrul depozitului. Recalcularea bugetului de venituri si cheltuieli 6h consultanta membru echipei de MR 800 0 plata primelor de asigurare pentru cladiri si echipamente managerul de proiect managerul de proiect 0 400 Masura propusa pentru tratarea riscului Riscuri externe Resurse necesare Responsabil cu implementarea masurii propuse Costuri implicate

II 2.1. 2.1.1.

2.1.2.

1 zi de lucru

managerul de risc

200

2.3. 2.3.1. Modificarea contractului, adaugarea unor noi clauze. Contractarea unei alte firme IT care sa asigure mentenanta dupa implementarea softului. Achizitionarea unui generator electric menit sa preintampine pauzele in activitate din acest motiv. costurile variabile implicate de contractul de mentenanta costuri suplimentare cu o noua contractare de furnizori costuri cu achizitii noi managerul de proiect 0

2.3.2.

managerul de proiect

900

2.3.3.

managerul de proiect

1200

2.3.4.

Contractarea unei alte firme IT care sa asigure functionarea softului dupa implementarea softului. Practicarea de oferte promotionale care sa includa pachete la preturi avantajoase

cost suplimentar cu o noua contractare de furnizor

managerul de proiect

350

2.6. 2.6.1. 1zi consultanta marketing membru echipei de MR 100

III 3.1. 3.1.1.

Riscuri operationale
Informarea din timp a angajatilor cu privire la necesitatea noului soft de gestiune. Se mareste timpul alocat pentru formarea personalului. Se realizeaza in mod constiincios instructajul de protectia muncii Urgentarea celorlalte activitati critice Redefinirea cerintelor si necesitatii proiectului, dar si comunicarea tuturor angajatilor a rezulatatelor care au fost asteptate. Se semneaza cu membrii echipei de proiect o clauza prin care nu se poate demisiona in timpul derularii unui proiect, decat cu plata intregii sume primite/alocate pentru resursa respectiva Nu cresc cheltuielile presupuse de informarea resursei umane Costuri suplimentare cu formarea personalului 0 managerul de proiect 0

3.1.2.

managerul de risc

300

3.1.3.

managerul de risc

3.1.4.

3.1.5.

timp de lucru suplimentar pentru angajati/neplatit 0

managerul de proiect

managerul de proiect

3.1.6.

managerul de proiect

3.2. 3.2.1. Prevederea in buget a unui cost suplimentar pentru achizitia de componente Introducerea in contractul a unei clauze privind acoperirea diferentelor de pret de achizitie provenite din diferentele de curs valutar Achizitionarea unor echipamente suplimentare pentru a asigura buna functionare a softului. Contactarea clientilor pentru culegearea informatiilor. Contractarea unui expert IT pentru rezolvarea deficientei Achizitionarea unui upgrade care sa flexibilizeze procesul de business Achizitionarea de upgradeuri periodice care sa permita functionarea in buna conditii si in siguranta a softului d gestiune. Aplicarea restrictiilor cu privire la accesul personalului. cu 10% vor creste costurile cu achizitia de noi componente 0 Managerul de risc 1100

3.2.2.

Managerul de risc

3.5 3.5.1. 1 zi de munca pentru echipa IT echipa IT 400

3.5.2. 3.5.3. 3.5.4.

5 zile /8 h zi cost cu angajarea expertului cost achizitionarea upgrade 0

echipa de proiect managerul de proiect expertul IT

800 100 120

3.5.5.

echipa IT

3.5.6.

echipa IT

Anexa 8. Activitatile proiectului


Cod WBS 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.5 1.5.1 1.5.2 1.6 1.6.1 Demararea proiectului Coordonarea proiectului Controlul proiectului Terminarea proiectului Analiza sistemului actual i formularea cerinelor Colectare informaii Documentare cerine Aprobarea cerinelor finale Alegerea soluiei informatice Pregtirea implementrii Stabilirea cerinelor de intrare Adaptarea bazei de date la cerinele soft-ului Dezvoltarea infrastructurii informatice (achiziii) Testarea Planificarea datei de testare Asigurarea condiiilor necesare desfurrii testrii Sesizare neregului Raport final (nereguli, cerine suplimentare) Training Stabilirea perioadei de trainig Organizare training Implementare Stabilirea perioadei de implementare 5 5 12 20 28 Activitati Managementul proiectului Durata (in zile) a principalelor jaloane 70

1.6.2 1.6.3 1.6.4

Numirea responsabililor cu utilizarea programului informatic Implementarea propriu-zis Efectuarea de upgrade-uri periodice