LOCUL SISTEMULUI BIROTIC N CADRUL FIRMEI 2.1.

Sistemul informaional Dac sistemul decizional reprezint sistemul nervos al unei organizaii, sistemul informaional este sistemul circulator. El ofer materia prim (informaia) necesar n stabilirea i ndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenelor i responsabilitilor att manageriale, ct i de execuie din cadrul organizaiilor socio-economice. Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor organizaiei[1]. n continuare vom defini fiecare component a sistemului informaional. Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului informaional. Definiii ale informaiei sunt multe n literatura de specialitate. Norbert Wiener, printele ciberneticii, spunea c informaia este informaie, nici materie, nici energie. Pornind de la ideea c informaia este una dintre cele trei forme de manifestare a materiei, ncercarea de o defini este un nonsens. Din punct de vedere al teoriei comunicaiilor, informaia este un mesaj, un semnal ce reflect starea unui sistem sau a mediului n care acesta funcioneaz i care aduce receptorului un spor de cunoatere. Informaia economic reprezint acele date care aduc receptorului un spor de cunoatere privind ntreprinderea respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor n cadrul firmei respective. Informaiile se obin n general din prelucrarea datelor, ele nu se confund ns cu acestea. Data reprezint o niruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumit semnificaie. Datele economice descriu aciuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm sau la procese din afara acesteia. n concluzie se poate spune c orice informaie este o dat dar nu orice dat este o informaie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate. n literatura de specialitate se ntlnesc diverse criterii de clasificare a informaiilor. Iat cteva dintre acestea: 1. 2. dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale; dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;

3. 4. 5. 6.

dup direcie: descendente, ascendente, orizontale; dup provenien: exogene, endogene; dup destinaie: interne, externe; dup obligativitate: imperative, nonimperative

7. dup natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, producie, financiarcontabile, personal. Aceast clasificare se refer la informaia economic utilizat n procesele manageriale pentru fundamentarea deciziilor. Alte criterii de clasificare pot fi: 1. 2. 3. dup form: analogic, digital; dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secvene audio, secvene video; dup suport: magnetice, optice, opace, transparente.

Procese informaionale [2] n raport cu natura lor specific, informaiile se proceseaz diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informaionale: a) Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informaiei numerice, dup reguli matematice i logice, i este larg rspndit n activitile care solicit un mare volum de calcule, de situaii i de rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc. Prelucrarea datelor n sisteme informatice se realizeaz n mod diferit, n funcie de modul de organizare a acestora n colecii de date. Datele organizate sub forma fiierelor de date se proceseaz cu ajutorul unor programe de firm, denumite interpretoare sau compilatoare care difer n funcie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc. Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai rspndite sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach etc. Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaz fie folosind pachete soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind funciile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibiliti integrate de

tratare a informaiei (texte, tabele, baze de date, grafic etc.) cum sunt sistemele integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc. Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic prezint un interes deosebit datorit uurinei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele i a mbinrii procesrii datelor cu procesarea de texte n cadrul foii de calcul electronic. b) Procesarea textelor reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte. Obiectul procesrii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fraze i n cuvinte, este supus unor operaii viznd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i mrimea paginii, modul de aezare a textului n pagin. Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice cum sunt: desprirea automat a cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului analizat. n urma acestor operaii rezult un document de tip text care poate fi consultat prin afiare pe ecran ori imprimat pe hrtie sau pe microfilm n vederea arhivrii. Procesarea textelor se realizeaz fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe avnd alt destinaie principal, spre exemplu editorul de texte WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) i ale sistemelor integrate (WORKS). c) Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnicilor informatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilor coninute n documente. Un document poate conine informaii provenite din surse diferite: situaii i rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente coninnd texte obinute n urma procesrii textelor, tabele i reprezentri grafice realizate de un procesor de tabele, schie i desene tehnice, grafic bidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc. Procesarea informaiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaz de ctre programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK XPRESS, COREL DRAW) sau de ctre funcii specializate ale procesoarelor de texte sau de tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS). Documentele astfel procesate se memoreaz pe suporturi tehnice de date avnd o anumit organizare pentru a putea fi apoi uor regsite, consultate la terminal, imprimate pe hrtie sau pe microfilm, comunicate la distan sau introduse ntr-un nou proces de prelucrare grafic. d) Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiri telefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin sintez electronic, la sunete naturale sau la sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informaie sonor sau auditiv, perceput analogic

i convertit n form digital, ofer materia prim ce urmeaz a fi procesat digital cu ajutorul unor echipamente i programe specializate n tratarea informaiei sonore, cum este sistemul SOUND BLASTER care poate funciona cuplat la orice calculator personal. Se realizeaz n acest mod o interfa acustic a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disk etc.), precum i cu dispozitivele de comunicaie acustic de genul: telefon, interfon etc. e) Procesarea de imagini (imagini n micare) completeaz gama de posibiliti oferite de celelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din realizrile cele mai moderne ale electronicii i informaticii. Informaia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund), genernd privitorului uman senzaia vizual de micare. Sursele de informaie video (imagini n micare) sunt diverse: realitatea, surprins cu tehnic de filmat (camer de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicaii video de natur profesional, precum i imagini (animaie profesional, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice i logice. n mod curent prelucrarea informaiei vizuale este nsoit i de prelucrarea informaiei sonore, dup cum imaginea este nsoit de sunet sau de voce uman. nsemntatea acestei clasificri, a tipologiei tratrii informaiei, rezid n aceea c ultimele patru tipuri de procesare a informaiei sunt specifice domeniului biroticii. n cadrul acestora, dei s-a plecat de la automatizarea i de la informatizarea prelucrrii textelor, care ocup un loc important n activitatea de birou, se remarc o tendin de cretere a ponderii operaiilor de prelucrare video i sunet, dar dinamica cea mai nalt o nregistreaz sistemele de comunicare i de procesare a imaginilor fixe i mobile asistate de calculator. Circuite i fluxuri informaionale Toate aceste categorii de informaii circul n cadrul unitii ntre persoane i ntre compartimente, precum i ntre uniti socio-economice, formnd circuite informaionale. Circuitul informaional reprezint drumul pe care l parcurge informaia ntre emitor i receptor (destinatar). O seciune prin acest circuit informaional formeaz un flux informaional. Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care circul ntre emitor i beneficiar. Fluxul informaional este caracterizat prin: coninut, sens, frecven, lungime, vitez, fiabilitate, cost. Circuitele i fluxurile informaionale pot fi clasificate dup mai multe criterii: 1. 2. dup direcie: verticale, orizontale, oblice; dup frecven: periodice, ocazionale;

3.

dup locul unde iau natere: interne, externe.

Proceduri informaionale O component a sistemului informaional ce tinde s capete un rol preponderent n firmele moderne o constituie procedurile informaionale. Prin proceduri informaionale desemnm ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitile de culegere, de nregistrare, de transmitere i de prelucrare a informaiilor cu precizarea operaiilor de efectuat i succesiunea lor, a suporturilor, modelelor i mijloacelor de tratare. Caracteristicile procedurilor informaionale n prezent sunt: au un caracter detaliat; din ce n ce mai sofisticate; grad ridicat de formalizare (standardizare); caracter operaional.

Mijloace de tratare a informaiilor: 1. Manuale: maini de dactilografiat, maini de calcul manual, maini de contabilizat i de facturat. 2. 3. Mecanizate: echipamente mecanografice (maini cu cartele perforate). Automate: calculatoare.

Funciile sistemului informaional Sistemul informaional al structurilor comerciale ndeplinete cumulativ trei funcii: 1. Decizional. Aceast funcie exprim rolul sistemului informaional n asigurarea elementelor necesare lurii deciziilor. 2. Operaional. Sistemul informaional are drept scop declanarea aciunilor necesare realizrii obiectivelor societii comerciale. 3. Documentare. Sistemul informaional permite dezvoltarea i perfecionarea personalului prin mbogirea cunotinelor. Deficienele sistemului informaional

1. Distorsiunea const n modificarea parial, neintenionat a coninutului mesajului unei informaii. 2. Filtrajul const n modificarea parial sau total a mesajului n mod intenionat.

3. Redundana const n culegerea, n prelucrarea i n transmiterea repetat a unor informaii. 4. Suprancrcarea circuitelor informaionale const n depirea capacitii de transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la ntrzierea ajungerii mesajului la receptor. Parametrii calitativi ai informaiei Informaia constituie materia prim a sistemului informaional. n consecin, pentru a asigura o percepere realist a proceselor la care se refer, informaiile trebuie s ndeplineasc o serie de condiii: s fie reale, multilaterale, sintetice i concise, precise i sigure, s ajung la beneficiar n timp util, s aib un caracter dinamic, orientare prospectiv i s fie adaptate nivelului de nelegere a personalului implicat. Principiile sistemului informaional 1. Subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor managementului firmei. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Corelarea sistemului informaional cu cel decizional i organizatoric. Unitatea metodologic n tratarea informaiilor. Concentrarea asupra abaterilor eseniale. Asigurarea unui timp corespunztor de reacie sistemului decizional. Asigurarea de maximum de informaii finale din fondul de informaii primare. Flexibilitatea. Eficacitatea i eficiena.

Toate aceste elemente (deficiene, parametrii calitativi ai informaiei i principiile) stau la baza procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informaional i indirect a sistemului birotic. Tendine n conceperea i n funcionarea sistemelor informaionale: 1. perfecionrile tehnice i creterea numeric a mijloacelor de tratare a informaiilor;

2. 3. 4.

modificarea raportului dintre soft i hard n privina preului n favoarea primului; utilizarea calculatoarelor n reea; organizarea de baze de date, n special de baze de date specializate;

5. schimbri n mentalitatea managerilor n sensul nelegerii necesitii introducerii calculatoarelor n firmele pe care le conduc.