Adelina HAN & Dorina POPESCU

Creativitate si managementul inovatiei

dr. ing. Adelina-Alina HAN dr. ing. Dorina POPESCU

Tematica
Managementul proiectului
Notiuni generale

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Metode si tehnici pentru planificarea activitatii Metode si tehnici pentru conducerea activitatii

Comunicarea profesionala
Comunicare scrisa Comunicare orala

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Noiuni generale
Ce este un proiect?
Un ansamblu (cumul) de resurse (materiale, umane, financiare) activiti pe o perioad de timp determinat, cu scopul ndeplinirii unor obiective precise. In functie de complexitate, necesita participarea: - unei singure persoane - a mii de persoane Poate dura: - cateva zile - citiva ani

Exemple: - organizarea unui eveniment de 1 zi - construirea unui baraj pe un rau

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Noiuni generale

Gestionarea/managerierea/administrarea proiectului
Reprezint aciunea de aplicare a cunotinelor, a metodelor i a tehnicilor de coordonare, de verificare i corectare, asupra resurselor pentru realizarea proiectului, n vederea atingerii scopului. Termenul Management a fost definit de ctre Mary Follet prin expresia "arta de a nfptui ceva mpreun cu ali oameni".

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Noiuni generale
Caracteristicile unui proiect reuit
Obiective precise, clare inca de la inceput Plan minuios, bine stabilit, cu atenie la detalii
permite fiecarui participant sa inteleaga actiunile proiectului serveste ca mijloc de urmarire al activitatilor, permitand actiuni corective in caz de nevoie se apreciaz corect necesarul de resurse: oameni, echipamente, bani, timp;

Comunicarea continua si real ntre membrii echipei de proiect Gestionarea prioritilor

Tentaii colaterale pierdere de timp, irosire de resurse

Sprijinul permanent al partenerilor

3/19/2013 5

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Noiuni generale
Managerul sau coordonatorul de proiect = persoan care administreaz detaliile proiectului Obiective urmrite de manager :
administrarea eficient a bugetului gestionarea timpului armonizarea resurselor i comunicarea anticiparea riscurilor cu privire la costuri-ntirzieri-performan

Activitilele coordonatorului de proiect:

3/19/2013

estimarea resurselor achiziionarea lor; alocarea lor stabilirea sarcinilor repartizarea lor verificarea executrii proiectului urmrirea i raportarea derulrii proiectului analiza rezultatelor previzionarea tendinelor proiectului evaluarea i controlul riscurilor i problemelor managementul calittii

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Noiuni generale
Stabilire cadru Validare proiect Conducere/pilotare Realizare/executare proiect Inchidere Analiza retro proiect

Conceptie

Planificare/ Realizare

Dezvoltare idee Fezabilitate Riscuri

3/19/2013

Planificare Urmarire realizare Masuri corective Coordonare echipa

Review proiect
Ce a fost bine? Ce s-ar fi putut face altfel? Cum? Ce am invatat?

Finalizare
7

Lansare

Validare

Idee

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Planificarea activitatilor
ce trebuie realizat ? de ctre cine ? cu ce resurse ? cnd ?

Descompunerea activitatilor in actiuni elementare (WBS) Estimarea timpului necesar pentru realizarea fiecarei actiuni Ordonarea activitatilor (PERT, Gantt) Optimizarea activitatilor

3/19/2013

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Planificarea activitatilor
Descompunerea activitatilor in actiuni elementare
WBS Work Breakdown Structure Proiect
un singur inceput si un singur sfarsit

Sub-proiect

proiect continut in proiectul principal este legat de un obiect sau ceva livrabil partial al proiectului

Faza (etapa)

ansamblul de actiuni ce marcheza semnificativ avansarea proiectului

Sarcina de lucru (task)

actiunea elementara a planificarii actiunea ce va fi executata, in principiu, de o singura persoana

actiune elementara prea mare controlul derularii actiunii este dificila
3/19/2013

actiune elementara prea mica seful de proiect este incurcat in detalii

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Planificarea activitatilor

3/19/2013

10

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Planificarea activitatilor
Estimarea timpului necesar realizarii unei actiuni elementare
Permite determinarea
- duratei totale a proiectului - data de finalizare - necesarul de resurse umane si materiale

Se ia in considerare
volumul de munca necesar indeplinirii actiunii elementare durata (variaza in functie de resursele disponibie)

Foarte dificil de realizat daca activitatile nu ne sunt familiare

3/19/2013 11

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Planificarea activitatilor Ordonarea activitatilor

Permite
identificarea actiunilor elementare ce pot conduce la micsorarea

duratei de realizare a proiectului

Exemplu: actiuni elementare ce se pot executa in paralel/in acelasi timp

Tipuri de legaturi intre actiunile elementare

inceperea unei actiuni este conditionata de finalizarea alteia actiuni ce incep in acelasi timp actiuni ce au aceeasi data de finalizare (finalizarea uneia autorizeaza si finalizarea alteia)
3/19/2013 12

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Planificarea activitatilor Diagrama Gantt

Dezvoltat de Henry Gantt intre 1910-1915 Reprezint grafic etape, sarcini, activiti cronologia activitilor relaii i interdependene ntre activiti

Utilitate:
relatia timp volum de munc alocarea eficienta a resurselor umane i financiare

Software
Open source: OpenProj, GanttProject etc. Cu licena: MicrosoftProject 3/19/2013

13

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Planificarea activitatilor Diagrama PERT

(Program Evaluation Review Technique )

este un grafic de tip retea (Netwok Diagram) care arata legaturile dintre evenimente si activitati

permite organizarea si coordonarea actiunilor elementare evidentiaza cel mai optimist/pesimist timp de realizare a fost conceputa in 1950 de armata USA

3/19/2013

14

Exemplu de diagrama PERT

Adelina HAN & Dorina POPESCU

3/19/2013

15

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Planificarea activitatilor
Exemplu Java Taste Tester
Sa se realizeze diagrama Gantt si PERT pentru actiunile elementare prezentate in tabel

3/19/2013

16

Diagrama Gantt

Diagrama PERT

2w

Learn Perl
4w 2w 1w

1w

Learn Java

Design Program

Translate C++ to Java

1w

Technical Manual
1w

Begin

Program Testing

2w

1w

Learn Daistish
2w

User manual
1w 1w 1w

Integration Testing GUI Testing

Design GUI Learn HTML

Develop GUI

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Planificarea activitatilor
Matricea responsabilitatilor
Exemplu formular

3/19/2013

19

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Planificarea activitatilor
Pontajul membrilor echipei
Exemplu formular

3/19/2013

20

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Conducerea proiectului
Monitorizare unde a ajuns proiectul?
colectare, inregistrare, prelucrare date referitoare la toate aspectele importante ale proiectului

Control: cum corectam?

utilizare date furnizate in urma monitorizarii comparare performante atinse cu cele propuse/planificate propunere de actiuni corective pentru a atinge performantele propuse

Evaluare - Audit formularea opiniilor despre calitatea si eficacitatea actiunilor

recomandari pentru actiunile viitoare ale proiectului sau pentru proiectele viitoare
3/19/2013 21

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Conducerea proiectului
Monitorizare unde a ajuns proiectul?

3/19/2013

22

Legatura dintre Planificarea si Realizarea proiectului

Exercitiu
Constructia unui depozit este impartita in 10 actiuni elementare, descrise in tabel. Firma care executa proiectul are program de lucru de luni pana vineri. Demararea actiunilor va avea loc in data de 1 aprilie 2013. Sa se realizeze diagrama Gantt si PERT (precizand datele de inceput si de sfarsit ale fiecarei actiuni).

Exercitiu
Diagrama PERT

B- Pregatire teren 2 1.04 2 zile

Sfarsit
Inceput 0 1.04 1.04 A- Acceptare plan 1 1.04 4 zile 4.04

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Pentru

Proiectul de licenta SAU

Proiectul de licenta vazut ca pe un produs/serviciu inovant, la care exista deja un studiu de prefezabilitate sumar

Realizati

Diagrama Gantt Diagrama PERT

3/19/2013

26

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Comunicarea profesionala

Notiuni generale Comunicarea scrisa Comunicarea orala

3/19/2013

27

Notiuni generale

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Nu cutai ceva extravagant, bogat sau pompos, fii clari i precii! Astfel, vei fi eficace. Comunicarea e o arta. Prin comunicare poti s faci dintr-un eec un succes sau invers...

Eficacitatea comunicarii depinde de:

calitatea i relevana informaiilor disponibile capacitatea de a administra informaiile n mod adecvat n construcii argumentative modalitatea de detaliere

3/19/2013

28

Notiuni generale

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Contact direct si in regim interactiv al prezentatorului cu auditorul Posibilitatea unei prezentari personalizate, interesanta si atragatoare Posibilitatea dezvoltarii unor relatii de colaborare, amicitie, importante pentru dezvoltarea unor proiecte ulterioare

Orala

COMUNICARE

Cuprinde mai multe informatii, mai multe amanunte

Scrisa
Poate fi consultata ulterior

Notiuni generale
Comunicarea scrisa
Procesul verbal al unei intlniri Raportul de activitate

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Nota de sintez/raportul de analiz Nota de informare

Comunicarea orala
Prin documente in PowerPoint Prin Poster

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Comunicarea scrisa
Procesul verbal al unei ntlniri
E un document scris destinat unei terte persoane Colecteaz informaii din surse orale surs de date Informaiile trebuie
precizate obiectiv, nefiltrate de cel care l redacteaz s cuprind toate aspectele discutate pentru fiecare tem s fie clare i uor de neles

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Comunicarea scrisa
Raportul de activitate
E un document scris care conine rezultatele activitii unei persoane sau unei echipe pe o anumit perioad de timp Autorul rspunde pentru rezultatele consemnate Conine modul de realizare (ndeplinire) a activitii i mijloacele utilizate (documente, fisiere, programe etc) Este un nscris clar de descriere i argumentare Structura raportului de activitate
Pagina de titlu cu elemente de identificare Cuprins clar i concis Introducere Parte de descriere Parte de analiz Concluzii i perspective Bibliografie

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Comunicarea orala
reprezint un exerciiu de prezentare complex ntruct necesit mbinarea celor dou pri: Partea scris Prezentarea oral comentariile i imaginile trebuie s se completeze armonios pretinde prezentatorilor s dispun att de bune capaciti cerebrale ct i relaionale

Realizare atent cu privire la:

Coninut Format Font Culoare Fundal Grafice i imagini Ortografie i gramatic Intrebri

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Comunicarea orala
Pentru cine? (cunoatere auditoriu)
Mesajul ce trebuie transmis este diferit n funcie de cui i se adreseaz

Ct? (integrarea factorului de timp)

Adaptare discurs la timpul alocat o prezentare sintetic o prezentare mai amnunit Lucrari stiintifice (prezentari orale la conferinte): o de importanta stiintifica deosebita: 15-30 min o curente: 10 15 min

Ce? (definire coninut)

Ce vreau s spun? o Se definete mesajul esenial (n funcie de timpul alocat) Se stabilete modul de dezvoltare i argumentare al acestuia Diapozitivele ar trebui s conin esenialul discursului, ci nu discursul oral susinut de cel care prezint

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Comunicarea orala
Coninut
Primul slide
Titlu Sigla Echipa sau persoanele implicate Cuprinsul/tematica prezentrii Dezvolt tema abordata, cu precizarea obiectivelor, modul si mijloacele de realizare a lor, rezultatele Concluzii i perspective

Al doilea slide Urmtoarele slide-uri Ultimul(ele) slide(uri)

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Comunicarea orala
Format slide-uri
Alocai 1-2 minute de prezentare/slide Punctai idei, nu fraze lungi Folosii cuvinte cheie 4-5 idei/slide

Fonturi
Mrime (max 3)
Titlu: 26-28p Subtitlu: 24-26 Text: 18-24 NU fonturi mici, NU MAJUSCULE, NU FONTURI COMPLICARE

Tip lejer, sobru

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Comunicarea orala

Culori
Fontul
s fie vizibil pe fundal Nuane ale aceleiai culori Maximum 3 culori +alb+negru Armonizai culorile cu mesajul Consolideaz structura ideilor

Fundal
Simplu, luminos, n culori pastelate Acelai pe durata ntregii prezentri Se vor evita fundaluri ncrcate, greu de citit pe ele

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Comunicarea orala
Grafice i imagini
Folosii grafice n loc de date i cuvinte
Sunt uor de neles Variaiile se remarc uor

Punei ntotdeauna titlu graficelor Nu folosii umbre, distrag atenia

Gramatica i ortografia
Verificai ca slide-urile s nu conin
Greeli gramaticale Cuvinte repetitive deranjante Greeli de ortografie

Dac limba de prezentare nu e limba dvs. matern, rugai pe

3/19/2013

cineva s verifice corectitudinea lingvistic a prezentrii

39

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Comunicarea orala
n expunere evitai dou scenarii dezagreabile
Scurtcircuitul cnd oratorul citete slide-urile Cacofonia cnd oratorul nu coreleaz discursul cu derularea slide-urilor

Auditoriul risc s se piard dac

ncrcai' slide-ul cu mai mult de 3 idei importante Artai scheme fr explicaii Redactai un text compact Trecei peste nivelul de ierarhizare Cumulai de-a valma tabele i date
3/19/2013 40

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Comunicarea orala
Sugestii
Introducei prezentarea prin cteva cuvinte peste o pagin de ntmpinare simpatic Reflectai asupra unei scurte introduceri nainte de a trece efectiv la expunerea prezentrii Exersai de cel puin 2 ori nainte de prezentarea propriu-zis n faa auditoriului pentru a sincroniza derularea diapozitivelor cu coninutul expunerii orale Dac prezentarea oral implic mai muli interlocutori, trebuie distribuite rolurile nainte Cronometrai-v pentru a vedea dac v ncadrai n timpul alocat Recitii titlurile pentru a verifica omogenitatea acestora Subliniai ntotdeauna punctele forte, fr a intra n prea multe detalii Prezentai concluziile pariale, care ntrevd deja concluziile finale Pregtii un diapozitiv final de efect, senzaional, ce rezum mesajul esenial al expunerii Mulumii auditoriului pentru atenie (pe un ton cald, sincer) Invita i publicul s pun ntrebri 3/19/2013
41

Adelina HAN & Dorina POPESCU

Realizati raportul de activitate de la disciplina Creativitate si managementul inovatiei (structura finala + cateva sugestii vor fi
incarcate pe grup)

Realizati o prezentare in Power Point (structura finala + cateva

sugestii vor fi incarcate pe grup): durata 8-10 minute

3/19/2013

42