LOS LIBROS CONTABLES

Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cules se registran en forma sinttica las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado. Todo comerciante debe conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, de acuerdo con las disposiciones del cdigo de comercio. La contabilidad solo podr llevarse en idioma castellano por el sistema de partida doble. Los comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben registrar los libros principales en la cmara de comercio. Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos 10 aos, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ltimo asiento o comprobante, cuando se garantice su reproduccin por cualquier medio; en caso contrario, podrn destruirse despus de 20 aos. En los libros de contabilidad se prohbe: alterar el orden cronolgico en los registros, dejar espacios en blanco, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones, borrar o tachar en todo o en parte los valores de los asientos y arrancar hojas o alterar el orden de las mismas. En efecto, a partir del 1 de julio de 2010, los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deben contar obligatoriamente con la informacin mnima y ceirse a los nuevos formatos a que se refiere la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT (El Peruano 30.12.2006). Como se explicara, la Contabilidad registra todas las operaciones econmicas y administrativas que tienen una empresa estas operaciones deben quedar registradas en los libros de contabilidad. La contabilidad puede llevarse en forma manual o sistematizada a travs de programas contables. DEFINICION Se denominan Libros de Contabilidad, a aquellos libros con rayados especiales, foliados, empastados y debidamente legalizados, donde se registran en forma ordenada y cronolgica, las distintas operaciones adecuadamente sustentadas, que realizan las PYMES, de acuerdo a normas y principios contables, las leyes laborales, tributarias y otras vigentes que afectan a las PYMES. FINALIDAD Los libros de contabilidad se utilizan para los siguientes fines: Cumplir con las leyes: Cumplir con las disposiciones legales dispuestas por el Cdigo de Comercio, el Cdigo Tributario, las normas societarias y dems normas, porque ellas le dan legalidad, para

que puedan ejercitar sus derechos, cumplir obligaciones tributarias, laborales y con terceros. Reflejar su real situacin: En los aspectos financieros y econmicos de la empresa dando una seguridad a los acreedores y deudores de la empresa. Registrar y controlar activos: Contabilizando las entradas y salidas de los valores de la empresa, lo que permite resguardar el patrimonio. Registrar como base de datos: Dejar el antecedente escrito de las operaciones realizadas, manteniendo el orden cronolgico de la realizacin de los hechos, constituyendo siempre como una fuente informativa.

IMPORTANCIA 1.- Mediante ellos seremos justos, ante la ley. 2.-Nos permite registrar y/o procesar todos los movimientos operacionales. 3.-Nos da garanta a segundas, terceras personas y a quienes tienen inters en el resultado de las operaciones. 4.-Constituyen elementos de prueba, sustentando con los documentos que existen. (Dejar constancia de las operaciones que se realiza) 5.-Nos obtiene una informacin en cualquier momento, de acuerdo a la necesidad de la empresa. 6.-Permite la divisin del trabajo con grandes beneficios para la funcin de la empresa. 7.-Nos permite conocer nuestras deudas y obligaciones, as como las que nos adeudan. 8.-Muestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado.

REQUISITOS QUE DEBEN DE CUMPLIR LOS LIBROS CONTABLES La Contabilidad, por ser una fuente valiosa de informacin, con validez legal, el registro de los libros contables, debe cumplir ciertos requisitos exigidos por Ley, como son: Legalizacin de Libros. * Debe hacerse ante Notario Pblico, antes de ser utilizado .* La legalizacin consiste en registrar, la denominacin social, el ttulo del libro, nmero de folios, fecha, sello y firma del Notario * Llevan sello notarial en todas sus pginas. Prohibiciones de acuerdo al Cdigo de Comercio, Cdigo Tributario y Cdigo Penal

* Dejar reglones en blanco .* Hacer enmendaduras, raspaduras etc. * Mutilar alguna parte del libro. * Alterar encuadernacin. * Registrar en moneda o idioma extranjero, con excepcin de previa autorizacin.

PRINCIPALES DISPOSICIONES 1. Los libros y registros deben contar con los datos de cabecera (Denominacin del libro o registro; perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada; nmero del RUC del contribuyente; apellidos y nombres, denominacin y/o razn social). 2. Registro de operaciones:

Orden cronolgico o correlativo (salvo disposicin en contrario). Legible; sin espacio o lneas en blanco; enmendaduras, ni alteracin. Usar el Plan Contable General vigente. Totalizar el importe en cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del perodo o ejercicio gravable, segn corresponda; salvo que se trate de hojas sueltas o continuas, en cuyo caso se totalizar al finalizar el perodo o ejercicio. Moneda nacional y castellano. 3. Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificacin o rectificacin que correspondan. 4. Contener folios originales. No se permite la adhesin de hojas o folios.

5. El libro de inventarios y balances debe ser firmado al cierre de cada perodo o ejercicio gravable, segn corresponda; por el contribuyente o su representante legal, as como por el contador responsable de su elaboracin.

INFORMACIN MNIMA Y FORMATOS La informacin mnima que debe contener los libros y registros contables est prevista en la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT. Su aplicacin es obligatoria a partir del 1 de julio de 2010, cualquiera fuera la forma de llevado de libro (manual o en hojas sueltas o continuas). Los formatos (rayado) son tambin de uso obligatorio a partir del 1 de julio de 2010; sin embargo, si los libros son llevados en hojas sueltas o continuas, no ser exigible el formato, sino nicamente la informacin mnima.

NUMERO DE FORMATO POR CADA LIBRO o REGISTRO 1.- Libro Caja y Bancos (2 formatos). 2.- Libro de Ingresos y Gastos (2 formatos). 3.- Libro de Inventarios y Balances (19 formatos). 4.- Libros de Retenciones incisos e) y f) del Art. 34 del TUO del IR (1 formato). 5.- Libro Diario (2 formatos: General y Simplificado). 6.- Libro Mayor (1 formato). 7.- Registro de Activos Fijos (4 formatos). 8.- Registro de Compras (1 formato). 9.- Registro de Consignaciones (2 formatos). 10.- Registro de Costos (3 formatos). 11.- Registro de Inventario permanente en unidades fsicas (1 formato). 12.- Registro de Inventario permanente Valorizado (1 formato). 13.- Registro de Ventas e Ingresos (1 formato). Los dems libros y registros debern contener la informacin que dispone las normas legales que los crearon.

CAMBIO DE DENOMINACION O RAZON SOCIAL El deudor tributario que modifique su denominacin o razn social puede optar, previa comunicacin a SUNAT de dicho cambio, por: 1.- Continuar utilizando los libros y registros con la denominacin o razn social anterior hasta que se terminen. 2.- Abrir nuevos libros y registros consignando la nueva denominacin o razn social, para lo cual deber acreditar haber cerrado los libros y registros no utilizados que fueron legalizados con la anterior denominacin o razn social.

PRDIDA, ROBO O DESTRUCCION DE LIBROS Se debe comunicar a la SUNAT dentro de los 15 das hbiles de ocurrido el hecho, adjuntando copia certificada de la denuncia policial. El contribuyente tendr 60 das calendario para rehacer los libros y/o registros.

LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios debern contener, adicionalmente a lo establecido en la forma de llevado, determinada informacin mnima, y de ser el caso, estarn integrados por formatos. Sin perjuicio del registro de la informacin mnima que se establece, la utilizacin de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatorio, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continas. Los deudores tributarios no obligados a incluir determinada informacin en un libro o registro podrn optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha informacin, las columnas en donde se deban consignar la referida informacin.

Clases de Libros de Contabilidad LIBROS PRINCIPALES

En estos libros se registran y centralizan todas las transacciones comerciales que realiza una empresa, en forma debidamente clasificada por operaciones y cuentas de los cdigos contables. Entro los libros principales tenemos: 1. LIBRO DIARIO Centraliza las operaciones efectuadas en forma mensual y que se encuentran registradas en los libros auxiliares. El Modelo del formato utilizado para el Libro Diario, corresponde al formato diseado por la SUNAT, denominado FORMATO 5.1: LIBRO DIARIO, cuyo uso es obligatorio a partir de Julio del 2010. 2. LIBRO MAYOR Centraliza las operaciones en forma ordenada y de acuerdo al cdigo de cuentas .El Modelo del formato utilizado para el Libro Mayor, corresponde al formato diseado por la SUNAT, denominado FORMATO 6.1: LIBRO MAYOR cuyo uso es obligatorio a partir de Julio del 2010.Se presenta en el presente Manual como Anexo 02: LIBRO MAYOR.5.1.3. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES En el cual se registra el inventario de sus activos, pasivos y patrimonio que posee una empresa en un determinado periodo de tiempo. El Modelo del formato utilizado para el Libro Mayor, corresponde al formato diseado por la SUNAT, denominado FORMATO 3.1 al 3.20: LIBROS DE INVENTARIOS Y BALANCES cuyo uso es obligatorio a partir de Julio del 2010.Se presenta en el presente Manual, solo el modelo de un Formato, como Anexo3: LIBROS DE INVENTARIOS Y BALANCES. LIBROS AUXILIARES Son los libros en los cuales se registran todas las operaciones comerciales en forma individualizada y ordenada cronolgicamente. El uso de algunos de estos libros son de obligacin legal, pues ellos sirven de base para verificacin por parte de las Entidades Supervisoras del Estado como son SUNAT, Ministerio de Trabajo etc. Entre los libros denominados auxiliares, tenemos:

- Registro de Ventas - Registro de Compras - Libro de Planillas de Sueldos y Salarios - Registro Auxiliar de Bancos. REGISTRO DE VENTAS Es un libro auxiliar obligatorio de foliacin doble, as como de su legalizacin. Es importante porque sirve para registrar las operaciones de ventas de productos terminados, mercaderas o servicios. FINALIDAD DEL REGISTRO DE VENTAS Determinar exactamente las ventas realizadas y los impuestos retenidos,los descuentos, intereses y tambin las condiciones de venta a nuestros clientes. Guardar informaciones estadsticas, para efectuar comparativos y as comprobar las variaciones ocurridas. Constituir un control interno de la empresa. INFORMACIN MNIMA EN UN REGISTRO DE VENTAS El Registro de Ventas deber contener la siguiente informacin mnima: Fecha de emisin del comprobante de pago. Tipo de documento Nmero del comprobante de pago Numero de identificacin del cliente Descripcin del producto Valor unitario Valor de venta Descuentos Impuestos Total factura. FORMATO DEL REGISTRO DE VENTAS El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato diseado por la SUNAT, denominado FORMATO 14.1: REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS, cuyo uso es obligatorio, y se presenta en el presente Manual como Anexo 04: REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS. REGISTRO DE COMPRAS El Libro Registro de Compras es considerado como un libro obligatorio y auxiliar, de foliacin doble, aqu se registran todas las compras de materias primas, mercaderas y servicios, independiente, ya sean al contado o al crdito .El Libro Registro de Compras para tener valor legal debe estar legalizado ante Notario Pblico.

FINALIDAD DEL REGISTRO DE COMPRAS Determinar exactamente las compras realizadas y los impuestos pagado, los descuentos, obtenidos, intereses y tambin las condiciones de compra, crdito o contado. Guardar informaciones estadsticas, para efectuar comparativos y as comprobar las variaciones ocurridas Constituir un control interno de la empresa INFORMACIN MNIMA DEL REGISTRO DE COMPRAS El Registro de Compras deber contener un rayado con las siguientes columnas: * Fecha de emisin del comprobante de pago extendido por el proveedor. * Tipo de documento con que se adquiere el bien. * Nmero del comprobante de pago. * Nmero de identificacin del proveedor (RUC). * Nombre, razn social o denominacin del Proveedor. * Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crdito fiscal. * Monto del Impuesto correspondiente a la adquisicin. * Importe total de las adquisiciones segn comprobante de pago. FORMATO DEL REGISTRO DE COMPRAS El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato diseado por la SUNAT, denominado FORMATO 8.1: REGISTRO DE COMPRAS, cuyo uso es obligatorio, y se presenta en el presente Manual como: Anexo 05: REGISTRO DE COMPRA. LIBRO CAJA- BANCOS El Libro Caja es un libro principal obligatorio de foliacin doble, para que tenga validez ante la ley al igual que otros libros se legaliza en la primera pgina .En este Libro registramos todas las operaciones que realiza la empresa al contado. (Efectivo o cheque), los registros a efectuarse son diariamente en forma ordenada y cronolgica con los documentos que con los cuales se hayan efectuado las operaciones. REGISTRO DE LAS OPERACIONES Se registra las operaciones de acuerdo a la secuencia de las transacciones comerciales. En este sistema para todas las operaciones se hace un doble registro, es decir el cargo y abono de cada operacin. INFORMACIN MNIMA DEL LIBRO DE CAJA El Libro Caja debe contener la siguiente informacin: * Ttulo o encabezamiento * Fecha en que se realiza la operacin de ingreso o Egreso. * Detalle de la operacin y otros. * Importe total general de la operacin

* Cdigos contables de las cuentas FORMATO DE CAJA El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato diseado por la SUNAT, denominado Formato 1.1: LIBRO CAJA Y BANCOS - DETA-LLE DE LOS MOVIMIENTOS DEL EFECTIVO, cuyo uso es obligatorio. Anexo 06: LIBRO CAJA Y BANCOS - DETALLE DE LOS MOVIMIENTOSDEL EFECTIVO5.5. LIBRO AUXILIAR DE BANCOS Es un Libro Auxiliar de Bancos es voluntario que no necesita legalizar, se utiliza de acuerdo a la necesidad de la empresa. FINALIDAD DEL REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS Su finalidad principal es de: Controlar en forma ordenada, clara, precisa y cronolgica los depsitos en Cuenta Corriente Cheques Girados, las Notas de Cargo y las Notas de Abono. Proporciona informes inmediatos de los saldos actualizados; que pueden ser deudores o acreedores. USO DEL LIBRO AUXILIAR DE BANCOS El uso de este libro, es por la necesidad de control sobre el movimiento en Cuentas Corrientes, por eso se dice que es un libro auxiliar, este registro permite conocer en forma detallada los ingresos y egresos que ha efectuado en el mes, proporcionando informacin permanente y contable sobre el saldo en cuenta corriente. El Banco en forma mensual remite un estado de cuenta, el cual sirve para efectuar una verificacin de los ingresos y egresos en el banco. FORMATO DE LIBRO BANCOS El Formato utilizado para el registro de ventas corresponde al Formato diseado por la SUNAT, denominado Formato 1.2: LIBRO CAJA Y BANCOS DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DE LA CUENTA CORRIENTE, cuyo uso es obligatorio.

CLASIFICACION DE LOS LIBROS CONTABLES

a. Aspecto Legal; Libros principales y obligatorios: Estos libros tienen que ser legalizados obligatoriamente para dar su justo valor de todas las operaciones que se registran. Libro de Inventario y Balances. Libros Caja Tabular e italiana. Libro Diario. Libro mayor. b. Aspecto tcnico; libros auxiliares y voluntarios: Estos libros son llevados de acuerdo a la necesidad y capacidad de la empresa, los libros auxiliares obligatorios tienen que ser legalizados y los libros auxiliares voluntarios no necesitan ser legalizados sirve para el control interno, y para determinar las informaciones con mayor exactitud y facilidad.

Caso prctico empleando los Libros contables Veamos el Caso del Negocio los Rosales, dedicada a la compra/venta de Cuadernos para la campaa escolar, Vale decir el mes de Abril y disponemos de la siguiente informacin: 1.- El 01/04/20XX, el Seor Rosas decide iniciar el negocio de Cuadernos, con un capital de 50,000.00 2.- El 02/04/20XX, se deposita 45,000.00 en la cuenta corriente del Banco los Andes Numero BA00135 3.- Se alquila el 03/04/20XX una tienda a 200.00 el mes, para almacn de mercaderas, pagndose adelanto por tres meses en Efectivo. 4.- Se transfiere la suma de S/ 25,000 a favor de Papelera Atlas por la compra Cuadernos STD y A4. Con fecha 04/04/20XX. 5.- Se contrata los servicios de Transportes El Condor por S/1,500 con Impuestos incluidos; el 04/04/20XX. Pagado con Ch/ BA0013501. 6.- El 07/04/20XX se recibe la Mercadera de Papelera Atlas, segn la Factura Nro.00101019. El que detalla la Mercadera de la siguiente manera: 4,500 Cuaderno STD a S/ 1.50 y 4,500 Cuadernos A4 a 3.00; con sus respectivos Impuestos. 7.- Se realiza la distribucin de Mercaderas de la siguiente forma:

Con fecha 09/04/20XX, los precios incluyen impuestos del 19%. 8.- Se obtiene una recaudacin de adelantos de S/ 8,500.00 en la zona Sur y S/ 9,200.00 en la zona Norte el 09/04/20XX. 9.- Se deposita la suma de S/ 17,500.00 a nuestra cuenta corriente BA00135, el da 10/04/20XX.. 10.- Se realiza transfiere el 12/04/20XX la suma de S/ 35,000 de nuestra Cta BA00135, a nuestro proveedor Papelera Atlas, por la compra de Cuadernos Std y A4 11.- El 12/04/20XX se Paga a Transp. El Chasqui, por servicios de transporte de mercaderas por un monto de S/ 4,200, incluido impuestos. 12.- El 15/04/20XX se recauda de nuestros clientes del Sur S/ 6,350 y de clientes del Norte S/ 5,900. 13.- Se deposita S/12000 a nuestra cuenta corriente BA00135, el 16/04/20XX

14.- Se recibe el 18/04/20XX, Mercadera segn Fact 001-01029 de nuestro proveedor Papelera Atlas, detallando 10,000 Cuadernos Std a S/ 1.50 y 15,000 Cuadernos A4 a S/3.00, detallando como Base Imponible S/ 60,000 e Impuesto de S/ 11,400 15.- Se realiza la distribucin de Mercaderas de la siguiente forma:

Con fecha 19/04/20XX, los precios incluyen impuestos del 19%. 16.- Se recauda en efectivo de nuestros clientes del Sur S/ 16,000, del Norte S/ 18,000, el 19/04/20XX. 17.- Con fecha 21/04/20XX, se realiza la distribucin de Mercaderas segn facturas:

Los precios incluyen impuestos del 19%. 18.- Se cancela los servicios de distribucin y custodia a Felipe Prez, S/ 250 pagados en efectivo el 22/04020XX. 19.- Ingresos en efectivo por cobro a Clientes de la zona Sur S/ 16,000 y S/ 9,000 de la Zona Norte el 25/04/20XX. 20.- Se deposita el 26/0420XX, la cantidad de S/ 25,000 a nuestra Cuenta Corriente. 21.- Se transfiere S/ 35,000 a nuestros proveedores Papelera Atlas el da 27/0420XX 22.- Se cobra a clientes de la Zona Sur S/ 14,800 y Zona Norte S/ 18,300, el 29/04/20XX. 23.- Se deposita el 30/04/20XX al Banco los Andes S/ 33,000. 24.- Se desea saber el resultado del Negocio a la fecha. Para lo cual hacemos uso de los libros auxiliares, los que tienen como funcin principal la recopilacin de informacin. (El Numeral de cada Acto contable se muestra en Rojo)

Luego de registrar la informacin en los libros auxiliares, esta es centralizada en el LIBRO DIARIO, donde dispondremos de resmenes de cada Auxiliar.

El Resumen de la mayorizacin nos proporciona:

La Hoja de Trabajo nos permite disponer de un resumen de Saldos, con la que realizaremos el cierre de operaciones con la Cuenta Ganancias y Prdidas.