Practicas Preprofesionales

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLGICO PRIVADO NUEVO MILENIO
INSTITUTO SUPERIOR TECNOLGICO PRIVADO
NUEVO MILENIO
REA ACADMICA DE SECRETARIADO EJECUTIVO
PRACTICAS EFECTUADAS EN: MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PADRE ABAD

INFORME FINAL DE PRCTICA PROFESIONAL ELABORADO POR: PILAR SANDOVAL QUINTEROS PARA OBTENER EL TITULO PROFESIONAL DE SECRETARIADO EJECUTIVO AGUAYTIA PER
2012
INFORME DE PRCTICAS PROFESIONALES
DEDICATORIA: Agradezco a mis padres por todo su apoyo que me brindaron durante el transcurso de mi carrera profesional.

INDICE Dedicatoria Introduccin CAPITULO I ANTECEDENTES GENERALES 1. DATOS GENERALES DEL PRACTICANTE 1.1. Apellidos y Nombres del practicante 1.2. rea Acadmica 1.3. Ao Acadmico 1.4. Domicilio 1.5. Documento 1.6. Direccin Electrnica 1.7. Nmero Telefnico 2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA 2.1. Razn Social de la Empresa 2.2. RUC 2.3. Ubicacin 2.4. Telfono de la Institucin 2.5. Direccin Electrnica 2.6. Actividades de la Empresa 2.7. Lugar de Practica 2.8. Ejecucin de la Practica 2.9. Inicio y Termino de la Prctica 2.10. Total de Horas Acumuladas 2.11. Descripcin de la Prctica 2.12. Cargo de Desempeo 2.13. Resea Histrica 3. DATOS DE LA AUTORIDAD DE LA INSTITUCIN 3.1. Nombres y Apellidos 3.2. Cargo CAPITULO II ORGANIZACIN DE LA INSTITUCIN 1. FUNCIONES Y OBJETIVOS DE LA INSTITUCIN 2. FUNCIONES GENERALES 3. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA CAPITULO III PRCTICAS REALIZADAS 1. DESCRIPCIN DE LA PRCTICA 2. EQUIPOS Y MATERIALES. 2.1. Equipos 2.2. Software 2.3. Mobiliarios 2.2. Materiales de Escritorio

CAPITULO IV DATOS DE RESULTADO 1. LOGROS 2. DEFICIENCIAS CAPITULO V CONCLUSIONES, SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES 1. CONCLUSIONES 2. SUGERENCIAS 3. RECOMENDACIONES CAPITULO VI ANEXOS ANEXO 001

INTRODUCCIN
El presente informe de prcticas pre profesionales en la especialidad de Secretariado Ejecutivo fueron desarrolladas en la Municipalidad Provincial de Padre Abad que se encuentra ubicada en Plaza de Armas de la Ciudad de Villa Aguaytia en la Av. Simn Bolvar N 536 Per. Las prcticas se realizaron en las oficinas de la Sub Gerencia de Logstica y Patrimonio de dicha Municipalidad consistiendo en . El informe contiene el desarrollo ntegro y descriptivo de las funciones realizadas a lo largo de las prcticas, mencionando datos referentes de la Municipalidad. El objetivo de este informe es dar a conocer en forma detallada todas las actividades realizadas en la Municipalidad Provincial de Padre Abad como, Tenemos que tener en cuenta que estas prcticas son de gran ayuda para el estudiante, que al terminar sus aos de estudio profesional sale con una idea ms clara de lo que representa ser una Secretaria Ejecutiva, esto ayudara de apoyo en las diversas actividades que realice al ejercer su carrera en cualquier empresa ya sea pblica o privada y desarrollar con eficiencia, destreza y creatividad.
CAPITULO I
ANTECEDENTES GENERALES

1. DATOS GENERALES DEL PRACTICANTE 1.1. Apellidos y Nombres de la practicante: Sandoval Quinteros, Pilar 1.2. rea Acadmica: Secretariado Ejecutivo 1.3. Ao Acadmico: 2012 1.4. Domicilio: Jr. Garcilaso N 134 - Aguaytia 1.5. Documento: DNI N 42750404 1.6. Direccin Electrnica: pilarsq20@hotmail.com 1.7. Nmero Telefnico: 943236561 2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA 2.1. Razn Social de la Empresa: Municipalidad Provincial de Padre Abad.

2.2. RUC: 20188331581 2.3. Ubicacin: Plaza de Armas de la Ciudad de Aguaytia en la Av. Simn Bolvar N 536 Per. 2.4. Telfono de la Institucin: 061481178 2.5. Direccin Electrnica: http://www.munipadreabad.gob.pe 2.6. Actividades de la Empresa: Funciones Generales, las que estn previstas en los artculos 194 y 195 de la Constitucin Poltica del Per, modificada por Ley N 27680- Ley de Reforma Constitucional y de conformidad con la Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Son funciones generales de la Municipalidad Provincial de Padre Abad - Aguayta: 1) Aprobar su organizacin interna y su presupuesto. 2) Aprobar el plan de desarrollo local concertado con la sociedad civil (PDC). 3) Aprobar el Plan de Desarrollo Institucional (PDI) 4) Administrar sus bienes y rentas; 5) Crear, modificar, suprimir contribuciones, tasas, arbitrios, licencias y derechos municipales, conforme a Ley; 6) Organizar, reglamentar y administrar los servicios pblicos locales de su responsabilidad. 7) Planificar el desarrollo urbano y rural de sus circunscripciones, incluyendo la zonificacin, urbanismo y el acondicionamiento territorial. 8) Fomentar la competitividad, las inversiones y el financiamiento para la ejecucin de proyectos y obras de infraestructura local.

9) Desarrollar y regular actividades y/o servicios en materia de educacin, salud, vivienda. Saneamiento, medio ambiente, circulacin y trnsito, turismo, conservacin de monumentos arqueolgicos e histricos, cultura, recreacin y deporte, conforme a Ley. 10)Presentar iniciativa legislativa en materia y asuntos de su competencia. 11)Las dems funciones generales y especificas con carcter exclusivo o compartidas sealadas en la Ley Orgnica de Municipalidades N 27972 y dems normas concordantes con ella. 2.7. Lugar de Practica: Fue realizado en la Sub Gerencia de Logstica y Patrimonio de la Municipalidad Provincial de Padre Abad. 2.8. Ejecucin de la Practica: Fue desarrollada en su totalidad en forma prctica y dinmica en las oficinas de la Sub Gerencia de Logstica y Patrimonio en: Tcnica de Redaccin Son mtodos y procedimientos con el objeto de lograr una eficiente labor como secretaria para ello debe contar con una excelente ortografa, lenguaje adecuado y entendible, conocimiento de estructuras y abreviaturas. Los documentos que se utilizan en esta oficina son los siguientes: Informe Definicin.- Documento por el cual se hace conocer a la informacin solicitada o la ocurrencia de hechos considerados de inters para el destinatario. Caractersticas: Generalmente es redactado para hacer remitido a un funcionario inmediato superior. El informe tiene carcter de declaracin jurada, es decir debe informar la verdad y aplicar normatividad vigente. Debe ser preciso, breve y especfico en relacin a puntos y datos estudiados puntualizando informacin ms importante.
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rea de Difusin.- Se difunde dentro de una institucin o empresa, relaciona al subordinado con su superior. La facultad para firmar el informe la tienen todos los servidores que ocupan un cargo o designan una responsabilidad. Partes Obligatorias 1. Cdigo 2. Destinatario 3. Asunto 4. Lugar y Fecha 5. Texto 6. Ante Firma 7. Firma y Post firma 8. Con Copia 9. Pie de pgina Partes Complementarias 1. Membrete 2. Nombre del ao 3. Destinator 4. Sello 5. Referencia 6. Anexo Tcnicas Secretariales Tcnica Secretarial abarca todo lo referente a normas esenciales como la cortesa, presencia, responsabilidad, la actitud que debe tener la secretaria, el buen trato y servicios que debe existir y presentarse al pblico que concurra a las oficinas, es de gran importancia, se pone en juego el prestigio y la buena imagen de nuestro Centro de Trabajo. Todo personal que conforma una institucin que est obligada a observar las ms elementales reglas de cortesa y de urbanidad para mantener unas buenas relaciones humanas y excelentes relaciones pblicas. Atencin por el Telfono El telfono es uno de los instrumentos bsicos para la labor secretarial. Al levantar el auricular se da el nombre de la oficina, se saluda y se solicita la identificacin y la referencia
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con el que desea comunicarse, al no encontrarse el destinatario se toma nota del mensaje para entregarlo posteriormente. Las normas empleadas para el uso del telfono son: Cortesa Comprensin y tacto para tratar el tema Claridad para evitar dudas y confusiones Brevedad para acotar la llamada Decisin para elegir la respuesta correcta
Atencin al Pblico La atencin debe ser con un trato cordial y amable, con el objetivo de brindar un rpido, adecuado y eficiente trato al pblico en cuanto a la informacin que solicita y con finalidad de que el pblico concurrente se lleve la mejor impresin de la Institucin que visita; por ello es importante tomar en cuenta las siguientes normas: Ser corts cuando alguien solicita informacin o tiene alguna duda. Se le debe responder con prontitud y correccin. Una secretaria no muestra buena educacin cuando responde dando la espalda. Se debe atender al pblico en forma ordenada, para evitar aglomeraciones. Cuando algn visitante tiene que esperar para su entrevista debemos hacerle grata la espera ofrecindoles diarios, revistas y otros. Es importante respetar el rol de entrevistas ya programada de acuerdo a la hora de llegada. Se debe, en lo posible permanecer en el puesto de trabajo durante las horas de laborables, ya que la ausencia de la secretaria causa tardanzas en la recepcin de los documentos as como una pobre atencin al pblico. Objetivos de las Prcticas Profesionales La ejecucin de las prcticas Profesionales tiene por objetivo lo siguiente: Poner en prctica la parte terica aprendida en las aulas para resolver diversas situaciones que se presenta y a la vez mejorar las pautas que se nos brindan.
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Adquirir experiencia en el trabajo que se tendr que desempear a diario, tomando cada vez mayor agilidad y eficiencia. Afianzar los conocimientos adquiridos durante los tres aos de estudios en el Instituto. Hasta que logremos un perfecto desenvolvimiento en cada una de las tareas que nos son asignadas. Lograr la mejor comunicacin entre cada uno de los que integran las actividades diarias, tanto compaeros de trabajo, jefes de la oficina, pblico o visitantes, etc. A travs de estos nuevos conocimientos que se van adquiriendo nos trazamos metas a futuro, tenemos nuevas aspiraciones de superacin en el campo laboral. Conocer todo el trmite y movimiento que se da a diario dentro de la institucin (en este caso la Municipalidad Provincial Mariscal Nieto), entre las diversas oficinas y unidades. 2.9. Inicio y Termino de la Prctica: INICIO TERMINO 14 de Mayo del 2012 13 de Julio del 2012
2.10. Total de Horas Acumuladas: 720 horas. 2.11. Descripcin de la Prctica: Las actividades que se desarrollaban al iniciar la jornada laboral es ordenar y mantener los equipos, mobiliario y materiales de la oficina en orden listos para iniciar el trabajo y tener a la mano los cuadernos de registros y otros materiales necesarios como son los sellos, la numeradora, el engrapador, perforador, clips, etc. Durante este periodo siempre cont con el apoyo de mis compaeros de trabajo quienes da a da me enseaban el manejo y tratamiento que se le daba a los documentos (como registrar, revisar, hacer seguimiento, etc.) pudiendo as desenvolverme con mayor eficiencia en la oficina. Desarrolle las siguientes actividades: Redaccin del Informe. En la Sub Gerencia de Logstica y Patrimonio, emita un informe Mensual de todas las actividades realizadas en calidad de apoyo, a mi jefe Inmediato como era el C.P.C. LEONARDO FLORES PARDABE, para que emita su informe de
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conformidad a la sub gerencia de Recursos Humanos, para su pago respectivo al suscrito. Recepcin y Foliado de documentos. En esta Sub Gerencia se reciba y remita documentos en forma diaria, sobre todo oficios, informes, solicitud, cartas y otros. Todo documento externo e interno dirigido al Alcalde ingresa por Mesa de Partes, donde es recibido, registrado y derivado a la s oficinas correspondientes de acuerdo o tema a tratar. Expediente: Es el nmero correlativo de expediente que se le da a cada documento que ingresa al municipio el mismo es colocado con la numeradora. Folios: Es la cantidad de hojas que tiene la documentacin. Fecha de Ingreso: Con el fechador se coloca la fecha en que ingresa el documento. Recibido por: Firma documento. de la persona que recepciona el
Hora: Se escribe la hora exacta en que ingresa el documento. Las personas que traen documentos es un sobre cerrado con el cargo fuera del sobre, se procede a abrir el sobre y se coloca el sello de recepcin en ambos documentos y cuando llegan sobres de Olva vienen con un pequeo recibo en el cual se le coloca un sello pequeo, fecha, hora y firma de recepcin; despus se abre el sobre y se coloca el sello con el nmero de expediente. Registro de expedientes. El registro de los expedientes se llena manualmente en el libro de registro. Clasificacin de documentos y Distribucin de documentos a las Gerencias y Sub Gerencias una vez recepcionado y registrado el documento se procede a distribuirlo segn el asunto a las diferentes Gerencias y Sub Gerencias correspondientes; realizando la entrega con la firma de recepcin sealado en el libro de registro. Los documentos que estn dirigidos para la Alcalda son los primeros en distribuirse y despus las diferentes oficinas.
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Brindar informacin sobre el estado de trmite de expedientes cuando una persona se acerca a la oficina se le atiende con amabilidad y un saludo cordial, Buen da Seor, En que le podemos servir?. El seor pregunta en que estado se encuentra su documento, para atenderlo se le pide el cargo del documento y de acuerdo al nmero de expediente se busca en el libro de registro y se informa en que oficina se encuentra el documento. Atencin al pblico. La atencin al pblico es un labor que se realiza diariamente; la mejor forma de atender al pblico es brindndole un trato amable, cordial y sobre todo con mucho respeto hacia toda persona que concurra a nuestra oficina, sobre todo sin hacer ningn tipo de distincin social, racial. La amabilidad es una cualidad de la secretaria muy importante, porque toda persona merece un trato amable. Orientar al pblico A la municipalidad ingresan muchas personas, las cuales muchos no conocen las diferentes Gerencias y Sub Gerencias; y nosotras colaboramos las veces que podemos indicando donde quedaba cada oficina. 2.12. Cargo de Desempeo: Secretaria Ejecutiva. 2.13. Resea Histrica: El territorio de la Provincia de Padre Abad desde tiempos inmemoriales fue habitado por indgenas del grupo Cashibo descendientes de la familia lingstica Pano de quienes se dice fueron antropfagos y feroces guerreros. Tambin estuvo habitado por otros grupos etnos - lingsticos entre ellos; Shipibo, Conibo, Shetebo, Cacataibo y Carapacho. Los grupos Shipibo y Conibo ocupaban la zona adyacente al ro Ucayali, mientras que los Carapacho y Cashibo estuvieron afincados en la parte alta de los ros San Alejandro, Aguayta y sus afluentes. Los grupos tnicos convivan en conflictos, sus fronteras de ocupacin dependan de los avances y repliegues de los enfrentamientos armados que sostenan. En 1,726 el sacerdote Franciscano Simn Jara descubre las Pampas del
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Sacramento. Entre los aos 1,727 y 1,736 los misioneros hicieron los primeros contactos con los indomables indgenas Cashibos.. Su historia est ligada a la existencia de un abra natural (Boquern) en la Cordillera Azui, descubierta por el padre Francisco Alonso de Abad el 25 de Mayo de 1,757 encontrndose en busca de una ruta que acortara las distancias entre los ros Huallaga y Ucayali en lugar de dar el rodeo por el Pozuzo o seguir las corrientes del Huallaga e introducirse por el norte de este ro a la cuenca del Ucayali. Para esta hazaa el misionero parti del pueblo de San Antonio de Cuchero (hoy la ciudad de Tingo Mara) navegando los ros Huallaga y Tulumayo, atravesando la Cordillera Divisoria llego a los 8 das a un paraje en terreno quebrado de donde se divisa el ro Yuracyacu que serpenteando entre los cerros, sale a las Pampas del Sacramento. Gracias a las memorias del padre Francisco Alonso de Abad, quien manifiesta en sus relatos la existencia de "un boquete abierto que da salida a un arroyo en terreno quebrado de impresionante y majestuosa altura, estrecha garganta y verticales taludes rocosos"; que casi a las 2 centurias en el ao 1,937 una expedicin dirigida por el Ing. Augusto Coz Sarria y Alfonso Bernoz partiendo de Tingo Mara logr su redescubrimiento lo que facilit la construccin de la carretera Tingo Mara - Pucallpa. Fueron el Ing. Federico Basadre Director Nacional de caminos y el franciscano Jos Ignacio Aguirrezabal Prroco de Pucallpa, los principales artfices. Entre los aos 1,880 y 1,915 durante la "poca de la explotacin del caucho", las cuencas de los ros Aguayta y San Alejandro se constituyeron en frentes extractivos producindose la incorporacin violenta de la poblacin indgena a la economa cauchera. Por insuficiencia de mano de obra indgena para la extraccin de este recurso, las empresas recurren a la mano de obra de la poblacin de ceja de selva y sierra suscitndose la primera ola de migracin a la zona. Al final del boom cauchero gran parte de los inmigrantes se establecieron en forma dispersa en las riberas de los ros dando origen a la "poblacin riberea - mestiza". Aguayta, capital de la Provincia empez a poblarse como casero en el ao 1914 con la llegada de sus primeros moradores mestizos, don Felipe Donayre, Antonio Mendoza y Antonio Quesada. Entre los aos 1,940 -1,943 se construy la carretera Federico Basadre integrando a las 3 regiones naturales del Per: Costa, Sierra y Selva. A partir de entonces en este espacio fsico se inicia un proceso socio - econmico dinmico con el crecimiento demogrfico vertiginoso de la ciudad de Pucallpa que en poco tiempo se convirti de un casero, en la segunda ciudad amaznica ms poblada.
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El proceso migratorio no solo tuvo como destino la ciudad de Pucallpa si no todo el eje de la carretera Federico Basadre, incluyendo sus ramales secundarios. 2.13.1 Ubicacin Poltica La Provincia de Padre Abad se encuentra en la regin de Ucayali y su capital provincial es Aguayta; ubicada a 162 kilmetros aproximadamente de la ciudad de Pucallpacapital provincial de la Provincia de Coronel Portillo, por la Carretera Federico Basadre, con direccin hacia la Provincia de Leoncio Prado en la Regin de Hunuco. CUADRO N 01 UBICACIN POLITICA DE LA PROVINCIA DE PADRE ABAD CATEGORIA Departamento Regin Provincia Capital de Provincia 2.13.2 Ubicacin Geogrfica. El mbito de la Provincia de Padre Abad, se extiende desde el flanco oriental de la cordillera de los andes (sector comprendido dentro de la cuenca del ro Aguayta) hasta el Casero Andrs Avelino Cceres en el Distrito de Curiman, estando conformado por las unidades geogrficas que son la cuenca del ro Aguayta y la sub-cuenca del ro San Alejandro, los mismos que se subdividen en pequeas micro cuencas, cuyos espacios en algunos casos representan los mbitos distritales. La Provincia de Padre Abad est ubicada en la selva oriental y al Noroeste de la Regin Ucayali. Sus coordenadas geogrficas se sitan entre 0902'13" latitud Sur y 7530'12" de longitud Oeste en el meridiano de Greenwich, a una altitud de 250 msnm. NOMBRE Ucayali Ucayali Padre Abad Aguaytia
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3. DATOS DE LA AUTORIDAD DE LA INSTITUCIN 3.1. Nombres y Apellidos: Jos Luis Maguia Paredes. 3.2. Cargo: Alcalde.
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CAPITULO II
ORGANIZACIN DE LA INSTITUCIN
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1. Funciones y Objetivos de la Institucin a) Funciones de la Institucin: VISIN: La Municipalidad Provincial de Padre Abad es una institucin que lidera el desarrollo de la Provincia en el sector agroindustrial, pesquero, artesanal, turstico, energtico, forestal, vial y comunicaciones, con el aprovechamiento racional de sus recursos naturales y la pprevencin del medio ambiente. La poblacin tiene calidad de vida, salud y educacin de calidad, seguridad en un entorno democrtico y de administracin social compartida, respetando la interculturalidad". MISIN: Promover e impulsar el desarrollo integral, sostenible y armnico de la Provincia de Padre Abad, a travs del uso eficiente y equitativo de la inversin pblica en obras de infraestructura social - econmica y de la adecuada y oportuna prestacin de los servicios pblicos. b) Objetivos Generales: Son aquellos propsitos relacionados, y tambin establecidos, en el Presupuesto Institucional de Apertura PIA del Ao Fiscal 2011. Dichos propsitos se traducen en cinco Objetivos Institucionales: Objetivo General 1: Garantizar la eficiencia de la Gestin Municipal en el contexto de una Administracin Pblica moderna. Objetivo General 2: Planificar, fortalecer y desarrollar el comercio, la agricultura, la infraestructura turstica y de servicios. Objetivo General 3: Promover el desarrollo de capacidades humanas, acciones de salud pblica, patrimonio regional, infraestructura e implementacin educativa. Objetivo General 4: Promover el abastecimiento de agua potable, mantenimiento y mejoramiento del sistema de drenaje, proteger los RR,NN. Y contaminacin ambiental. Objetivo General 5: Mejorar la infraestructura de transportes y el proceso de urbanizacin del distrito.
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c) Objetivos Estratgicos Especficos:

Implementar un programa de nutricin infantil. Construccin de la infraestructura de salud. Mejorar la produccin y productividad agropecuaria (agricultura, ganadera) abasteciendo el mercado local. Incrementar la rentabilidad y abastecimiento, empleo en el mantenimiento y operacin a la Piscigranja, (ampliacin de Infraestructura). Dar valor agregado a la produccin agropecuaria mediante la agroindustria.
2. Funciones Generales: 2.1. Funciones del Consejo Municipal: Aprobar los planes de Desarrollo Municipal Concertados y el presupuesto Participativo. Acordar su rgimen de organizacin interna. Aprobar, monitorear y controlar el Plan de Desarrollo Institucional y el Programa de Inversiones, teniendo en cuenta los Planes de Desarrollo Municipal concertados y sus Presupuestos Participativos. Aprobar el Rgimen de organizacin interior y funcionamiento del gobierno local. Aprobar el Plan de Acondicionamiento Territorial de nivel provincial, que identifique las reas urbanas y de expansin urbana las reas de proteccin o de seguridad por riesgos naturales; las reas agrcolas y las reas de conservacin ambiental declaradas conforme a Ley. Aprobar el Plan de Desarrollo Urbano, el Plan de Desarrollo Rural, el Esquema de Zonificacin de reas urbanas, el Plan de Desarrollo de Asentamientos Humanos y dems planes especficos sobre la base de Acondicionamiento territorial. Aprobar el plan de Desarrollo de capacidades.
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Aprobar el sistema de gestin ambiental local y sus instrumentos, en concordancia con el sistema de gestin ambiental nacional y regional. Aprobar, modificar o derogar las ordenanzas y dejar sin efecto los acuerdos. Crear, modificar, suprimir o exonerar de contribuciones, tasa, arbitrios, licencias y derechos, conforme a Ley. Declarar la vacancia o suspensin de los cargos de alcalde y regidor. Autorizar los viajes al exterior del pas que por comisin de servicio o representacin de la municipalidad, realice el alcalde, los regidores, el gerente municipal y cualquier otro funcionario. Aprobar por Ordenanza el Reglamento del concejo Municipal. Aprobar los Proyectos de Ley que en materia de su competencia sean propuestos al Congreso de la Repblica. Aprobar normas que garanticen una efectiva participacin vecinal. Constituir comisiones ordinarias y especiales, conforme a su Reglamento. Aprobar el Presupuesto anual y sus modificaciones dentro de los plazos sealados por ley, bajo responsabilidad. Aprobar el balance y la memoria. Aprobar la entrega de construcciones de infraestructura y servicios pblicos municipales al sector privado a travs de concesiones o cualquier otra forma de participacin de inversin privada permitida por Ley. Aprobar la creacin de centros poblados y de agencias municipales. Aceptar donaciones, liberalidad.
legados,
subsidios
cualquier
otra
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Solicitar la realizacin de exmenes especiales, auditorias econmicas y otros actos de control. Autorizar y atender los pedidos de informacin de los regidores para efecto de fiscalizacin. Autorizar al procurador pblico municipal, para que en defensa de los intereses y derechos de la municipalidad y bajo responsabilidad, inicie o impulse procesos judiciales contra funcionarios, servidores o terceros respecto de los cuales el rgano de control interno haya encontrado responsabilidad civil penal, as como de los dems procesos judiciales interpuestos contra el gobierno local o sus representantes. Aprobar endeudamientos internos y externos, exclusivamente para obras y servicios pblicos, por mayora calificada conforme a Ley. Aprobar la donacin o la cesin en uso de los bienes muebles e inmuebles de la Municipalidad a favor de entidades pblicas o privadas sin fines de lucro y la venta de sus bienes en subasta pblica. Aprobar la celebracin de convenios de cooperacin nacional e internacional y convenios interinstitucionales. Aprobar las Licencias solicitadas por el Alcalde o los regidores, no pudiendo concederse licencias simultneas a un nmero mayor de 40% de los regidores. Aprobar la remuneracin del Alcalde y las dietas a los regidores. Aprobar el rgimen de administracin de bienes y Rentas, as como el rgimen de administracin de los servicios pblicos locales. Disponer el cese del Gerente Municipal cuando exista acto doloso o falta grave. Plantear los conflictos de competencia.
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Aprobar el cuadro de Asignacin de personal y las bases de las pruebas para la seleccin de personal y para los concursos de provisin de puestos de trabajo. Fiscalizar la gestin de los funcionarios de la municipalidad. Aprobar los espacios de concentracin y participacin vecinal, a propuesta del alcalde, as como reglamentar su funcionamiento. Las dems atribuciones que le correspondan conforme a Ley. 2.2. Funciones de la Alcalda: Defender y cautelar los derechos e intereses de la Municipalidad y los vecinos. Convocar, presidir y dar por concluidas las sesiones del Consejo Municipal. Ejecutar los acuerdos del Consejo Municipal. Proponer al Consejo Municipal proyectos de Ordenanzas y Acuerdos. Promulgar las Ordenanzas y disponer su publicacin. Dictar Decretos y Resoluciones de alcalda, con sujecin a las Leyes y Ordenanzas. Dirigir la formulacin y someter a aprobacin del Consejo el plan integral de desarrollo sostenible local y el programa de inversiones concertado con la sociedad civil. Dirigir la ejecucin de los planes de desarrollo municipal. Someter a aprobacin del consejo municipal, bajo responsabilidad y dentro de los plazos y modalidades establecidas en la Ley Anual de Presupuesto de la Repblica, el Presupuesto Participativo, debidamente equilibrado y financiado.
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Aprobar el presupuesto municipal, en caso de que el consejo municipal no lo apruebe dentro del plazo previsto en la presente ley. 2.3. Funciones de la Gerencia Municipal: Planificar, dirigir, organizar y controlar el rumbo de la Gestin Municipal. Evaluar y supervisar la recaudacin de los ingresos municipales y vigilar su destino en conformidad con la normatividad vigente. Proponer el Presupuesto, Institucional de Apertura, Plan Integral de Desarrollo y dems documentos Normativos de gestin municipal. Proponer los proyectos de Reglamentos, Procedimientos de la Municipalidad. Manuales y
Integrar y/o presidir comisiones de trabajo para formular y recomendar acciones de desarrollo municipal. Resolver y disponer la atencin de los asuntos internos de la municipalidad. Asesorar al alcalde y a los miembros del consejo en los asuntos de su competencia. Prestar apoyo a las comisiones de Regidores. Presentar bajo responsabilidad, en la Segunda Sesin del Consejo Municipal, el Plan de Trabajo de las Gerencias, Sub Gerencia, rea y unidades a su cargo. Participar en las adquisiciones de bienes y prestacin de servicios no personales de la Municipalidad y supervisar las modalidades de adjudicacin concordantes con la Ley de Contrataciones y Adquisiciones de Estado y dems dispositivos legales vigentes. 2.4. Funciones de la Procurara Pblica Municipal:
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Ejercer la representacin de la Municipalidad para la defensa de los intereses y dderechos de sta, en procesos judiciales, arbtrales y administrativos, al igual que ante el Ministerio Pblico y la Polica Nacional del Per, en investigaciones promovidas por denuncias que afectan a la Municipalidad. Ejercer la representacin de la municipalidad en procesos de conciliacin ante centros de esta naturaleza, previa autorizacin del Concejo Municipal. Proponer los objetivos, polticas, planes y presupuesto de la Procuradura Pblica Municipal. Solicitar informes, antecedentes y el apoyo necesario de cualquier entidad pblica, as como a todos los Organismos del Sector Justicia, para el ejercicio de su funcin. Iniciar procesos judiciales en contra de los funcionarios, servidores o terceros, por disposicin del Concejo Municipal y/o Alcalde, cuando el rgano de Control Institucional haya recomendado iniciar acciones legales contra funcionarios y servidores involucrados en sus hallazgos. Impulsar los procesos judiciales a su cargo, formular requerimientos e interponer medios de defensa contra decisiones que afecten los intereses de la Municipalidad. Informar de manera inmediata las notificaciones de las sentencias judiciales expedidas en contra de los intereses o derechos de la Municipalidad, bajo responsabilidad. Participar en nombre de la Municipalidad en diligencias de investigacin preliminar, judicial y otras donde se encuentren inmersos los intereses y derechos de la Municipalidad. Delegar a cualquiera de los abogados que presten servicio en la Oficina de Procuradura Pblica Municipal, la representacin para que intervenga en procesos judiciales o administrativos que se tramiten en cualquier distrito judicial distinto al de Padre Abad. Proceder a formular denuncia ante el Ministerio Pblico cuando el Alcalde mediante acto administrativo lo autorice, en los casos en que se haya cometido un acto doloso en dependencias de la Municipalidad, informando inmediatamente al Concejo Municipal, bajo responsabilidad.
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Solicitar conciliaciones en los casos que seala la Ley y proceder a demandar o iniciar procesos arbtrales cuando se hubieren o se pudieren afectar derechos de la Municipalidad, para lo cual requerir de autorizacin del Alcalde, mediante acto administrativo. Mantener informada a la Alta Direccin sobre los avances de los procesos judiciales a su cargo. Informar al Concejo Municipal, el estado de los procesos judiciales en donde es parte la Municipalidad, cuando ste lo requiera. Mantener permanente coordinacin con el Concejo de Defensa Judicial del Estado sobre los alcances de las normas y los avances de los procesos judiciales en marcha. Proponer el diseo de los procesos y procedimientos de su unidad orgnica. Sostener peridicamente reuniones de coordinacin con las gerencias y funcionarios municipales con la finalidad de plantear y desarrollar estrategias preventivas que signifiquen una reduccin en la generacin de nuevos procesos o denuncias. Gestionar adecuadamente todos los aspectos del sistema de trmite documentario que ingresen formalmente al mbito de su competencia, conforme a la normatividad vigente. Asumir la representacin de las municipalidades distritales de la jurisdiccin provincial, para la defensa de los intereses y derechos de stas, en los casos que se hubiese celebrado convenios con la Municipalidad Provincial de Padre Abad. Otras funciones, afines que le asigne el Alcalde. 2.5. Funciones de la Secretara General: Organizar, dirigir, distribuir, controlar y evaluar la administracin documentara y del archivo general, y otras actividades propias de la gestin municipal. Disponer y coordinar el apoyo administrativo necesario para la labor de los miembros del concejo y de las comisiones de regidores. Brindar informacin pblica, cuando haya sido delegada la responsabilidad.
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Administrar y formular la documentacin, as como llevar las actas de las sesiones del Concejo. Proyectar las ordenanzas, edictos, acuerdos y resoluciones de concejo, con estricta sujecin a las decisiones adoptadas y a las normas legales vigentes. Organizar, dirigir y controlar el protocolo para acontecimientos de importancia cvica en la Provincia. los
Dar fe, legalizar, transcribir y expedir los documentos oficiales de la municipalidad. Administrar el flujo de ingreso, distribucin y egreso de documentos. Supervisar y velar por la atencin y orientacin adecuada al administrado, a travs de la unidad Correspondiente. Mantener, organizar y controlar el archivo general de la municipalidad. Citar y asistir a las sesiones del concejo, conforme a lo dispuesto por el RIC. Transcribir, difundir y publicar las ordenanzas, decretos, resoluciones y otros documentos emitidos por Alcalda. Refrendar los actos del concejo y las normas municipales. Proponer a Alcalda las normas de carcter administrativo que corresponden a su mbito funcional, en coordinacin con el rgano asesor correspondiente. Cumplir y hacer cumplir los plazos establecidos por la ley de procedimientos administrativos. Proporcionar a las Comisiones de Regidores la informacin y/o documentacin que se le requiera, con conocimiento de Alcalda. Supervisar, controlar y evaluar el cumplimiento de las funciones de la Unidad de Registro Civil. Visar resoluciones que son de su competencia. Otras funciones que se asigne en el mbito de su competencia que fueran asignadas por la alta direccin.
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2.6. Funciones de Registro Civil: Programar, coordinar, controlar y ejecutar las actividades de registro civil dentro de las normas legales vigentes. Realizar la inscripcin de nacimientos, matrimonios y defunciones expidiendo las copias certificadas de las actas correspondientes. Organizar y celebrar matrimonios civiles, de acuerdo a normas y disposiciones del Cdigo Civil. Remitir informacin documentada que corresponde a la Oficina Nacional de identificacin y Registros Civiles-RENIEC. Formular y mantener al da las estadsticas de los hechos vitales que se inscriben en el Registro Civil, remitindolos oportunamente a los organismos correspondientes. Realizar inscripciones, otorgar certificaciones, modificar los registros y ejecutar otras acciones en los registros del estado civil por mandato judicial y legal. Atender oportunamente los requerimientos de las autoridades judiciales, fiscalas, administrativas y misiones consulares en materia de remisin de partidas o verificacin de las mismas. Expedir copias certificadas y/o autenticada de las inscripciones que se encuentren en los registros de la municipalidad. Elaborar ndices y reportes estadsticos de la poblacin a nivel provincial y brindar informacin a los organismos correspondientes conforme a Ley. Otras funciones afines que le asigne el Secretario General. 2.7. Funciones de la Gerencia de Asesora Jurdica: Asesorar a la alta direccin y dems unidades orgnicas sobre aspectos jurdicos relacionados con las actividades de la municipalidad. Dictaminar los expediente administrativos que por la naturaleza de su proceso merezca la opinin legal para resolver. Informar y resolver consultas de carcter jurdico y de carcter administrativo y tributario que formulen el concejo municipal y las unidades orgnicas de la municipalidad.
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Emitir opinin tcnico jurdico de los proyectos de edictos, ordenanzas, decretos, reglamentos, resoluciones y otros que formulen el Concejo Municipal y las unidades orgnicas de la municipalidad. Proyectar los contratos y/o convenios en sus diferentes modalidades en las que participe la municipalidad. Ejercer funciones resolutivas en asuntos de su competencia. Formular su plan operativo y su presupuesto correspondiente. Formular y visar resoluciones que emita la municipalidad. Otras funciones que se asigne en el mbito de su competencia. 2.8. Funciones de la Gerencia de Administracin Tributaria: Planificar, programar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar las actividades relacionadas con la administracin, control, recaudacin, fiscalizacin y ejecutoria coactiva. Formular y proponer a la Gerencia Municipal, alternativas de poltica referentes a la administracin, recaudacin, fiscalizacin y ejecutoria coactiva. Establecer y mantener actualizado el sistema de administracin de las rentas municipales. Sistematizar la recaudacin y el seguimiento de las rentas municipales, provenientes de tributos, tasas, derechos, contribuciones y otros. Proyectar los ingresos en cada periodo presupuestal, tomando en cuenta las diferentes fuentes de captacin de recursos propios, para fines financieros y presupuestales. Elaborar y mantener actualizadas las tasas de ingresos, en funcin a sus costos administrativos y operativos. Llevar al da los registros de contribuyentes en forma clasificada, segn la actividad del negocio.
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Mantener la informacin de los ingresos municipales a travs de sistemas mecanizadas y/o informatizados. Elaborar directivas referidas a la Administracin Tributaria Municipal, de acuerdo con el Cdigo Tributario, Ley Orgnica de Municipalidades y otros dispositivos vigentes. Coordinar y verificar que los valores se trasladen al ejecutor coactivo, para sus respectivas cobranzas coactivas, luego de haber culminado su proceso ordinario. Pronunciarse sobre todo reclamo tributario o administracin de su competencia Visar resoluciones que son de su competencia. Ejercer funciones resolutivas en asuntos de su competencia. Efectuar conciliaciones mensuales de la cuenta corriente de los contribuyentes con el rea de Contabilidad. Otras funciones de su competencia, que le fueran asignadas. La Gerencia de Administracin Tributaria, para el cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidades orgnicas: Sub Gerencia de Control y Recaudacin Tributaria Sub Gerencia de Fiscalizacin Tributaria. Sub Gerencia de Cobranza Coactiva. 2.9. Gerencia de Infraestructura y Acondicionamiento Territorial Formular y dirigir la poltica municipal en materia de acondicionamiento territorial, desarrollo provincial y distrital, asegurando el cumplimiento de la normatividad urbana vigente. Programar, controlar y evaluar la formulacin del plan de desarrollo urbano, zonificacin urbana y reas de expansin, el plan de desarrollo de juntas vecinales y asentamientos humanos, sobre la base del Plan de Acondicionamiento Territorial Provincial.
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Aprobar las propuestas de planes especficos correspondientes a las reas no comprendidas en el plan de desarrollo urbano. Asimismo, aprobar los planes especficos correspondientes a las reas identificadas y delimitadas en el plan de desarrollo urbano. Asimismo, evaluar las propuestas de Unidades de Gestin Urbanstica. Pronunciarse respecto a los asuntos de demarcacin territorial en la provincia. Realizar acciones conducentes a la implementacin mantenimiento del catastro urbano y provincial. y
Supervisar el reconocimiento, verificacin, titulacin y saneamiento fsico legal de las juntas vecinales y asentamientos humanos. Determinar previo informe la nomenclatura y numeracin de calles, parques, vas y/o su modificatoria. Disear y ejecutar planes de renovacin urbana, habilitaciones urbanas, as como realizar acciones conducentes a la formalizacin de la propiedad informal. Supervisar la elaboracin de expedientes tcnicos de acuerdo a la normatividad vigente. Cumplir y hacer cumplir la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Formular proyectos de inversin en el marco de lo dispuesto por el Sistema Nacional de Inversin Pblica. Formular las bases tcnicas para los concursos, licitaciones, adquisiciones y contratos para la elaboracin de expedientes tcnicos y ejecucin de obras de acuerdo a la ley de contrataciones y adquisiciones del estado, su reglamento y normas complementarias. Supervisar la operatividad y mantenimiento de las maquinarias y equipo pesado.
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Visar resoluciones que son de su competencia. Ejercer funciones resolutivas en los procedimientos de su competencia. Implementar la organizacin Interna de la Gerencia de acuerdo a nuevas atribuciones que justifique la asignacin de nuevas reas. Otras funciones de su competencia que le fueran asignadas. La Gerencia de Infraestructura y Acondicionamiento Territorial para el cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidades orgnicas: Sub Gerencia de Supervisin, Estudios, Obras y Pool de Maquinarias. Sub Gerencia de Acondicionamiento Territorial y Catastro.
2.10. Gerencia de Servicios Pblicos Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar la proteccin y conservacin de la salud pblica y el saneamiento ambiental, con el apoyo de la Polica Municipal y Serenazgo. Promover y coordinar con las reas pertinentes, planes de accin permanentes para desarrollar campaas de limpieza pblica con participacin ciudadana e impulsar una nueva cultura en favor del medio ambiente. Organizar, coordinar, dirigir y ejecutar las acciones de control en el aseo, higiene y salubridad de los establecimientos comerciales, industriales, viviendas, escuelas, etc. Establecer normas y procedimientos que regulen la organizacin y el funcionamiento de los servicios de limpieza pblica, servicio de suministro de agua y proteccin de reas verdes, de conformidad con el planeamiento municipal. Supervisar las acciones de segregacin, comercializacin y disposicin de materiales recuperables de los residuos urbanos.
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Dirigir, organizar y controlar el funcionamiento del cementerio pblico del mbito local, velando por la adecuada prestacin de servicios de velatorio, mantenimiento de infraestructura y reas. Organizar, dirigir y controlar el servicio de limpieza pblica, en funcin a las necesidades del Distrito y la Provincia. Dirigir y ejecutar programas de mantenimiento y embellecimiento de parques y reas verdes. Promover y efectuar actividades orientadas a la habilitacin, recuperacin y ampliacin de espacios destinados a parques y reas verdes. Organizar, dirigir y coordinar las actividades del sistema de seguridad ciudadana con participacin de la sociedad civil y de la Polica Nacional, en el mbito local. Visar resoluciones que son de su competencia. Ejercer funciones resolutivas en asuntos de su competencia. Coordinar, organizar y promover el servicio interdistrital de seguridad ciudadana para el cumplimiento de la Ley y de las normas ciudadanas en las reas urbana y rural. Dirigir y ejecutar actividades de mantenimiento, ordenamiento e higiene de los mercados y camales. Otras funciones de su competencia, que le fueran asignadas. La Gerencia de Servicios Pblicos Locales para el cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidades orgnicas: Gerencia de Limpieza Pblica y reas Verdes. Sub Gerencia de Transporte, Seguridad Vial y Terminal Terrestre. Sub Gerencia de Comercializacin, Mercado y Camal.
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2.11. GERENCIA DE DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL: Programar, dirigir, coordinar y ejecutar el Plan Estratgico de Desarrollo Econmico Local Concertado y Sostenible, as como el Plan Anual para su implementacin, en funcin de los recursos disponibles y de las necesidades priorizadas de la actividad empresarial de la Provincia. Organizar y mantener un registro de las empresas que operan en la Provincia, de acuerdo a su situacin jurdica actual. Organizar instancias de coordinacin pblica y privada para promover el desarrollo econmico local, mediante la formulacin y ejecucin de proyectos, que favorezca el desarrollo econmico. Organizar, normar y promover la participacin vecinal en asuntos de su competencia. Supervisar la construccin y actualizacin del Padrn General de Hogares- SISFOH de su jurisdiccin, y alcanzar los reportes a las instancias competentes. Coordinar con los responsables de los programas de la institucin, sobre las acciones necesarias para el cumplimiento con los requerimientos de datos estadsticos y otros del Sistema de Focalizacin de Hogares SISFOH. Identificar oportunidades de inversin, difundir y promover la calidad, y la competitividad y el valor agregado en la produccin de bienes y servicios. Organizar y mantener actualizado un banco de datos referentes a precios de productos agrcolas, ganaderos, maderables, de servicios, entre otros, para orientar al pblico usuario. Identificar mercados para apoyar en la colocacin de la produccin local. Ejercer funciones resolutivas en asuntos de su competencia. Promover las Mesas de Concertacin de Mercados y Cadenas Productivas.
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Otras funciones de su competencia, que le fueran asignadas. La Gerencia de Desarrollo Econmico y Social para el cumplimiento de sus funciones cuenta con los siguientes rganos: Sub Gerencia de Desarrollo Productivo y Gestin Ambiental. Sub Gerencia de Servicios Sociales, de Participacin Vecinal e Indgena. 2.12. Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin: Normar, conducir, supervisar y evaluar la aplicacin de los procesos tcnicos referidos al planeamiento estratgico, al sistema de presupuesto, sistema de racionalizacin, sistema de inversin pblica y de cooperacin tcnica. Formular el Plan de Desarrollo Municipal Provincial Concertado y el Presupuesto Participativo Anual. Coordinar permanentemente con la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico y la Direccin General de Programacin Multianual del Ministerio de Economa y Finanzas Recopilar y procesar informacin estadstica, que sirve de base de datos para la elaboracin de estudios, perfiles y otros para la toma de decisiones. Participar como Secretara Tcnica en el Consejo de Coordinacin Local Provincial. Emitir indicaciones y lineamientos operativos pertinentes para la mejor aplicacin de la normatividad presupuestal. Conducir, coordinar y asesorar el proceso presupuestario en sus fases de programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin, control y evaluacin. Proponer, normar y orientar los procesos de cambio organizacional formulando y/o actualizando los respectivos documentos de gestin institucional.
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Conducir el proceso de formulacin del plan operativo institucional, as como su evaluacin peridica. Desarrollar propuesta de mejoramiento organizacional. Difundir, aplicar e implementar las normas y procesos tcnicos del sistema de racionalizacin administrativa. Gestionar la cooperacin tcnica nacional e internacional buscando financiamiento para la ejecucin de diversos proyectos. Visar resoluciones que son de su competencia. Ejercer funciones resolutivas en asuntos de su competencia. Ejercer funciones de la Unidad de Programacin de Inversiones, concordante con la Directiva N 004-2007-EF/68.01, Art. 4, numeral 4.4 y el D.S. N 102-2007-EF, Art. 6. Otras funciones que se le asigne en el mbito de su competencia. La Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin, se organizan y est integrada por las unidades siguientes: Sub Gerencia de Presupuesto. Sub Gerencia de Planeamiento, Racionalizacin, Estadstica e Informtica. Sub Gerencia de Programacin e Inversiones. 2.13. Gerencia de Administracin y Finanzas: Planear, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar la ejecucin de las actividades de los procesos tcnicos correspondientes a los sistemas de personal, contabilidad, tesorera, logstica y servicios generales, en concordancia con las normas y procedimientos vigentes. Proponer a la Gerencia Municipal las normas de carcter econmico, financiero y administrativo que corresponda a su mbito de accin.
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Ejecutar el presupuesto de la municipalidad, en sus fases de: ingresos y egresos, de acuerdo con las disposiciones establecidas en la Ley Anual de Presupuesto, Ley de Gestin Presupuestaria del Estado, Directivas del Ministerio de Economa y Finanzas y de la Municipalidad Provincial. Conducir las acciones del sistema de contabilidad, a travs de sus fases: registros contables, formulacin de balances y estados financieros y presenta los informes mensuales de gestin econmica a la Gerencia Municipal. Supervisar la ejecucin de las Actividades de programacin de caja, recepcin de ingresos, custodia de fondos, distribucin y utilizacin de los mismos, de conformidad con las directivas establecidas para este efecto. Dirigir los procesos tcnicos del abastecimiento, a travs de sus fases: de programacin de bienes, servicios, adquisiciones y sus modalidades, almacenamiento y distribucin, as como de los bienes patrimoniales. Supervisar la ejecucin de los servicios generales y el mantenimiento de los mismos. Mantener coordinacin funcional, en el mbito interno, con todos los rganos de la municipalidad. Establecer relaciones funcionales de coordinacin con los organismos rectores de los sistemas administrativos. Informar a la Gerencia Municipal sobre la situacin econmica financiera de la municipalidad. Visar resoluciones que son de su competencia. Ejercer funciones resolutivas en asuntos de su competencia. Proporcionar a las comisiones municipales la informacin y/o documentacin que se le requiera, en concordancia con la Ley de Transparencia.
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Ejercer funciones resolutivas en asuntos de su competencia Otras funciones que se le asigne en el mbito de su competencia. La Gerencia de Administracin y Finanzas (GAF), se organiza internamente en unidades segn el volumen y complejidad de los sistemas administrativos a su cargo. La Gerencia de Administracin y Finanzas, est conformada, para el cumplimiento de sus funciones con las unidades orgnicas siguientes: Sub Gerencia de Recursos Humanos. Sub Gerencia de Contabilidad y Finanzas Sub Gerencia de Tesorera Sub Gerencia de Logstica y Patrimonio 5.13.1 Sub Gerencia de Logstica y Patrimonio La Sub Gerencia de Logstica y Patrimonio, es el rgano de apoyo, encargado de conducir los procesos tcnicos de abastecimiento, control patrimonial, mantenimiento, y servicios generales de la municipalidad. Est a cargo de un Sub Gerente, funcionario de confianza, quien reporta directamente a la Gerencia de Administracin y Finanzas. La Sub Gerencia de Logstica y Patrimonio, tiene las siguientes funciones: Programar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar los procesos tcnicos de abastecimiento, control patrimonial, mantenimiento y servicios generales de la municipalidad. Formular y proponer a la Gerencia de Administracin y Finanzas alternativas de poltica, referentes a la administracin de los bienes, servicios y el patrimonio de la municipalidad.
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Formular el presupuesto de bienes y servicios en base a las directivas emitidas para tal efecto, en coordinacin con la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin y dems rganos de la municipalidad. Formular el Plan Anual de Adquisiciones y actuar como rgano encargado de las adquisiciones de acuerdo a lo dispuesto por Decreto Legislativo N 1017 y su Reglamento. Supervisar la ejecucin de los procesos tcnicos de programacin de abastecimiento, adquisiciones, almacenamiento y distribucin de materiales. Programar, dirigir, ejecutar y controlar la prestacin de los servicios auxiliares y del mantenimiento en general de la municipalidad. Mantener actualizado el Marges de Bienes de la Municipalidad. Cumplir y hacer cumplir los dispositivos legales vigentes que norman el proceso de adquisiciones. Adquirir, almacenar y distribuir los recursos materiales y de servicio que requieran los rganos de la municipalidad, en armona con los requerimientos de los rganos ejecutores. Organizar y mantener actualizado la base de datos de precios y catlogos de bienes en coordinacin con los rganos de la municipalidad. Efectuar el control de los activos fijos y las adquisiciones realizadas por la municipalidad. Cautelar el control de manejo de bienes de propiedad de la municipalidad Preservar el control de los bienes de la municipalidad de tales como el activo fijo y bienes duraderos.
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Elaborar el municipales inventario peridico de bienes
Administrar el Sistema de Gestin Documentaria en el mbito de su competencia, conforme a la normatividad vigente. Administrar la informacin que se procese en el Sistema Informtico con que cuente la unidad orgnica, para el mejor cumplimiento de sus funciones. Otras funciones de su competencia, que le fueran asignadas. La Sub Gerencia de Logstica y Patrimonio, tiene bajo su responsabilidad las siguientes reas: rea de Adquisiciones. rea de Almacn. rea de Patrimonio Fiscal. Mantenimiento y Servicios Auxiliares. 3. Organigrama de la Empresa: Ver Anexo 001.
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CAPITULO III
PRACTICAS REALIZADAS
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1. Descripcin de la Prctica: Las actividades que se desarrollaban al iniciar la jornada laboral es ordenar y mantener los equipos, mobiliario y materiales de la oficina en orden listos para iniciar el trabajo y tener a la mano los cuadernos de registros y otros materiales necesarios como son los sellos, la numeradora, el engrapador, perforador, clips, etc. Durante este periodo siempre cont con el apoyo de mis compaeros de trabajo quienes da a da me enseaban el manejo y tratamiento que se le daba a los documentos (como registrar, revisar, hacer seguimiento, etc.) pudiendo as desenvolverme con mayor eficiencia en la oficina. Desarrolle las siguientes actividades: Redaccin del Informe. En la Sub Gerencia de Logstica y Patrimonio, emita un informe Mensual de todas las actividades realizadas en calidad de apoyo, a mi jefe Inmediato como era el C.P.C. LEONARDO FLORES PARDABE, para que emita su informe de conformidad a la sub gerencia de Recursos Humanos, para su pago respectivo al suscrito. Recepcin y Foliado de documentos. En esta Sub Gerencia se reciba y remita documentos en forma diaria, sobre todo oficios, informes, solicitud, cartas y otros. Todo documento externo e interno dirigido al Alcalde ingresa por Mesa de Partes, donde es recibido, registrado y derivado a la s oficinas correspondientes de acuerdo o tema a tratar. Expediente: Es el nmero correlativo de expediente que se le da a cada documento que ingresa al municipio el mismo es colocado con la numeradora. Folios: Es la cantidad de hojas que tiene la documentacin. Fecha de Ingreso: Con el fechador se coloca la fecha en que ingresa el documento. Recibido por: Firma de la persona que recepciona el documento. Hora: Se escribe la hora exacta en que ingresa el documento. Las personas que traen documentos es un sobre cerrado con el cargo fuera del sobre, se procede a abrir el sobre y se coloca el sello de recepcin en ambos documentos y cuando llegan sobres de Olva vienen con un pequeo recibo en el cual se le coloca un sello pequeo, fecha, hora y firma de recepcin; despus se abre el sobre y se coloca el sello con el nmero de expediente. Registro de expedientes. El registro de los expedientes se llena manualmente en el libro de registro.
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Clasificacin de documentos y Distribucin de documentos a las Gerencias y Sub Gerencias una vez recepcionado y registrado el documento se procede a distribuirlo segn el asunto a las diferentes Gerencias y Sub Gerencias correspondientes; realizando la entrega con la firma de recepcin sealado en el libro de registro. Los documentos que estn dirigidos para la Alcalda son los primeros en distribuirse y despus las diferentes oficinas. Brindar informacin sobre el estado de trmite de expedientes cuando una persona se acerca a la oficina se le atiende con amabilidad y un saludo cordial, Buen da Seor, En que le podemos servir?. El seor pregunta en que estado se encuentra su documento, para atenderlo se le pide el cargo del documento y de acuerdo al nmero de expediente se busca en el libro de registro y se informa en que oficina se encuentra el documento. Atencin al pblico. La atencin al pblico es un labor que se realiza diariamente; la mejor forma de atender al pblico es brindndole un trato amable, cordial y sobre todo con mucho respeto hacia toda persona que concurra a nuestra oficina, sobre todo sin hacer ningn tipo de distincin social, racial. La amabilidad es una cualidad de la secretaria muy importante, porque toda persona merece un trato amable. Orientar al pblico A la municipalidad ingresan muchas personas, las cuales muchos no conocen las diferentes Gerencias y Sub Gerencias; y nosotras colaboramos las veces que podemos indicando donde quedaba cada oficina.
2. Equipos y Materiales. 2.1 Equipos: Equipos de Computo completo. Impresora matricial.
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Impresora Laser. Telfono Analgico.- La oficina cuenta con un telfono analgico que generalmente permite solo recepcionar llamadas internas para efectuar llamadas dentro de la municipalidad, ms no hacer llamadas fuera de la institucin. Fotocopiadora.- Este equipo nos permite sacar una copia exacta del documento muy til en la labor de la secretaria.
2.2 Software: Microsoft Word 2010. Microsoft Excel 2010. Microsoft Power Point 2010. Internet Explorer 9.0. Mozilla Firefox 12.0. Acrobat Reader 9.0. Nero Start Smart.
2.3 Mobiliarios: Escritorio. Silla giratoria. Archivadores. Estante computo.
2.4 Materiales de Escritorio: USB 4.0 GB, CD - ROM. Papel bond A-4 (65 y 75 gramos) Papel Copia A-4 Papel Carbn Cuaderno para control de documentos Cuaderno de Cargos Post It Goma Cinta Scotch Lapiceros Lpiz Cuaderno Corrector Resaltador Engrapador
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Perforador Cuter Regla Borrador Archivador de Palanca (grande y pequeo) Clips (simple y mariposa) Files Vinifan Papel lustre Tijera Sacagrapas Cinta de Embalaje Rafia
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CAPITULO IV
DATOS DE LOS RESULTADOS
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1. Logro: Dar un buen resultado en el proceso del diagnstico de PCs. Brindar un mejor servicio en mantenimiento y reparacin de PCs, con la finalidad de que los ciudadanos estn satisfechos de nuestro trabajo. Crear un ambiente laboral en donde todos muestren sus ideas, sugerencias, dudas, consolidando el trabajo en equipo. Desarrollos de trabajos en documentacin y procesos administrativos. Conocimiento de la estructura bsica de una PC. Experiencia en el mantenimiento de las PCs. Conocimiento en la Instalacin de recursos del Propio Sistema Operativo y diversos Programa. Mejora en el desenvolvimiento con personas en este caso con las autoridades, siguiendo un plan integral de operatividad acorde con las exigencias de la municipalidad. Mayor dominio en el manejo de aplicativos en documentos (El paquete de Microsoft office), hojas de clculo y soluciones inmediatas. Rapidez en la digitacin de documentos. Responsabilidad, seriedad y puntualidad en el centro de trabajo.
2. Deficiencias: Falta de programas actualizados (actualizacin con el ultimo software). Mala instalacin de los cableados como por ejemplo los llamados poso tierra lo cual este beneficia para la estabilidad de la electricidad, como tambin los cables sueltos y otros. Deficiencias de algunos equipos por la antigedad. Falta de un Sistema Computarizados para minimizar tiempo y agilizar los trmites documentarios. Falta de un control de ingreso y salida de equipos y materiales en el rea de computacin e informtica.
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CAPITULO V
CONCLUSIONES, SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES
49

1. Conclusiones: El presente informe fue realizado siguiendo los criterios y procedimiento establecidos por el instituto para dejar una constancia de haber realizado las prcticas profesionales, las cuales son de suma importancia para la obtencin del ttulo profesional tcnico.
La ejecucin de las Prcticas Finales permite adquirir experiencia en el Campo Laboral, alejar el temor de equivocarse o desconfianza en la capacidad que se tiene para cumplir las tareas asignadas. Asimismo se entiende la gran importancia que tiene el trabajo en equipo y que tan necesario es mantener buenas relaciones entre compaeros de Oficina; adems de afianzar los conocimientos, poner en prctica todo lo aprendido en los aos que estuve en las aulas del Instituto y las recomendaciones dadas por los profesores de la Carrera Profesional Se conoce el movimiento diario que se da en una Institucin, en lo que se refiere a documentacin, trmite y actividades de las diversas Oficinas. Permite aprender diversas formas de trato con el pblico, poniendo en prctica diversas tcnicas; ya sea en forma directa o mediante la recepcin de llamadas. Refuerza todos los conocimientos adquiridos en clases con respecto a redaccin, documentacin, etc.
Las dudas que se nos presenten debemos analizarla y luego consultarlo hasta eliminarlo. El mayor obstculo de un practicante, es el de superar la timidez frente a la funcin que desempea, la persona callada se tardara mas en acoplarse a su funcin. Pues desenvolverse es tan importante porque nos ayuda mucho en nuestra carrera profesional. Se obtuvo conocimientos, experiencias nuevas en la que sern un impulso para proyectarse a ser cada vez ms competente en el campo laboral.
2. SUGERENCIAS
Permanentemente actualizar el Plan Curricular, porque el avance tecnolgico es constante y el cambio en la sociedad tambin, resultando muy importante mantener al alumno informado con todos los cambios tecnolgicos que se pueden dar. Buscar la constante implementacin de la Carrera Profesional con Equipos modernos de tal manera que los alumnos salgan preparados y
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con pleno conocimiento en el uso de estos equipos, los que seguramente tendrn que utilizar en su oficina y vida cotidiana.
Fomentar an ms el conocimiento de Computacin y programas, ya que en todas las Oficinas, el uso de estos equipos es fundamental, no solo a nivel de operarios, sino ser capaz de darles mantenimiento, crear nuestros propios sistemas (Programacin); no solo en clases, sino a travs de cursos de capacitacin, talleres y seminarios en forma peridica.
3. Recomendaciones: 2.1. A la Municipalidad Provincial de Padre Abad Capacitacin permanente a su personal, para estar en la vanguardia de las nuevas tecnologas de informacin. Apostar por los nuevos valores, jvenes que necesiten desarrollarse en el campo de la informtica. Las computadoras en el rea de computacin se deben repotenciar en el sentido de hardware y software, as como tambin en su mantenimiento constante. Sera conveniente la adquisicin de nuevas PCs en el rea de computacin. Debera tener un proyector multimedia para sus exposiciones en reuniones de la Municipalidad.
2.2. Al I.S.T.P. Nuevo Milenio El instituto debe apoyar al alumno a la realizacin de sus prcticas profesionales en la bsqueda de empresas que requieren jvenes practicantes para sus reas administrativas esto por medio de convenios entre el instituto y la empresa. Implementar un sistema que permita hacer el seguimiento de los alumnos egresados. Se debera actualizar la gua de prcticas cada ao. Los informes de prcticas profesionales deben ser de informacin disponible a los estudiantes; para orientacin del mismo, tanto en documentos como en CD ROM, de otras promociones.
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CAPITULO VI
ANEXOS
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ANEXO 001
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Practicas Preprofesionales

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