Sunteți pe pagina 1din 7

Scala de evaluare cu ancore comportamentale Introducere Aceast metod a fost propus de ctre Smith i Kendall i const n evaluarea performanei

prin comportamente specifice diferitelor niveluri de performan. a Aprecierea performanelor reprezint un proces prin care se decide ct de bine este efectuat o activitate de munc de ctre angajaii unei companii (H.Pitariu, 2000). Aceast scal de evaluare are drept principala caracteristic faptul c se proiecteaz pentru aprecierea performanei dintr-un anumit post. Metodele de apreciere reprezint modaliti de obinere a feedback-ului necesar pentru orice activitate de munc. Cunoaterea colectiv a propriilor performane este un bun prilej de autoanaliz i de autodecizie privitor la viitorul comportament de munc. Scala de evaluare a comportamentului bazat pe ancore comportamentale pune la dispoziia evaluatorilor o list a tuturor dimensiunilor importante ale muncii, a responsabilitilor principale ale poziiei ce urmeaz a fi evaluat. Pentru fiecare dimensiune, formularul conine o scal grafic de evaluare, fiecare punct de pe scal coninnd un exemplu de comportament ce se ateapt s l aib persoana la acel nivel de performan. Evaluatorul va citi comportamentul de pe lista, le va compara cu comportamentele actuale ce au fost observate pe perioada de evaluare la deintorul postului i va selecta ce este mai apropiat de comportamentele observate. Aceast metod este raportat la un post i la atribuiile ce revin acestuia, iar la creerea instrumentului este recomandat s participe att ocupanii postului, ct i evaluatorii, avnd o larg acceptabilitate. Voi folosi metoda ancorelor comportamentale pentru a evalua postul de secretar. Pasul I. Unui grup de experi li s-a solicitat individual s formuleze un set de factori care permit calificarea unei persoane c bun specialist ntr-un domeniu. Dimensiunile alese de acetia au fost colaionate, fiind eliminate cele redundante, lista rezultat fiind supus iari unei dezbateri n care s-au elaborat definiii explicative pentru fiecare dimensiune. S-au reinut numai dimensiunile care au avut o frecvena de apariie mai mare. 1.Inteligena -raionament i reflecie pentru a analiza faptele i a ajunge la o situaie real; -capacitate de analiz i sintez ce vor contribui la optimizarea activiti; -capacitatea de adaptare pentru a putea face fa dinamicii activitii de secretariat; -pespicacitate pentru a sesiza diferitele nuane; -spirit metodic rezultat din necesitatea de a se lucra dup un plan al prioritilor i utilizarea corect a instrumentelor de lucru. 2.Memoria -secretara trebuie s retin fizionomii, nume, numere de efon, date statistice sau alte informaii; -se folosete de instrumente operative (agende, caiete de sarcini,calculator, etc) pentru o desfurare corect a activitii; -are un nivel al ateniei crescut ce o ajut s retina informaii, nregistrnd i transmind datele fr erori.

3. Iniiativa -poate lua decizii rapide n cadrul competenelor atribuite; -i asum rspunderea pentru deciziile sale; -iniiativa sa nu afecteaz prerogativele conducerii sau iniiativele celorlalte departamente. 4. Calitile de organizator i spiritul de ordine - pstrarea unei ordini n idei; -ordine n acte i n materialele de referin; -ordine n aranjarea obiectelor i pstrarea unui mediu plcut i curat. 5. Calitile de vorbire i de redactare - vorbete clar pentru a evita interpretrile; - economisete timpul propriu i pe cel al interlocutorului prin folosirea unui limbaj concis; -limbajul folosit nu conduce la necesitatea de lmuriri suplimentare; - vorbete corect din punct de vedere literar i gramatical; -respect formele i formulele de politee. 6. Meticulozitatea - privete faptele n profunzime; -ncearc s ptrund n esena fiecrei probleme; - totul este riguros n activitatea s; -informaiile prezentate sunt exacte i corecte; 7. Tact i diplomaie -capacitatea de a lucra, de a vorbi astfel nct s dea satisfacie tuturor; -trateaz problemele aprute cu seriozitate informnd despre situaii ntr-un mod clar; -tie s i pun activitile n ordinea prioritii, chiar dac implic s refuze anumite activiti ntr-un mod frumos i politicos. 8. Capacitatea de a comunic -comunic eficient cu efii, angajaii firmei, furnizori sau clieni. -ajut la creerea unei bune imagini a firmei prin felul n care comunic. -i dezvolt continuu capacitile de comunicare i se adapteaz la schimbri. 9. Interdependena -are capacitatea de a lucra independent, respectnd regulile firmei. -dregreveaza ntr-un mod eficient directorul de anumite sarcini. -este responsabil i cu iniiativ n a rezolva situaii aprute. 10. Confidenialitatea -pstreaz confidenialitatea informaiilor fa de cei din afar sau chiar fa de cei din interiorul firmei. -face fa presiunii celor ce doresc s afle informaii importante.

-este loial fa de munc i de eful direct, aprnd interesele unitii. 11. Capacitatea de a lucra sub presiune -gestioneaz ntr-un mod rapid i eficient situaiile ce apar. -este calm i nu intr n panic atunci cnd trebuie s ia decizii pe moment. -i stabilete corect prioritile pentru a rezolv n timp util toate sarcinile. 12. Cerine profesionale -cunoaterea limbii romne din punct de vedere gramatical i al vocabularului, dar i ortografic. -cunoaterea i utilizarea corect a metodelor i tehnicilor ce constitue baz profesiunii sale. -procedee de scriere i citire rapid. -cunoaterea a una, dou limbi strine. -cunoaterea lucrului pe calculator (tehnoredactare, baze de date, pot electronic, etc). -cunoaterea de noiuni de psihologie i comportament n relaiile cu publicul -cunoaterea unor principii de organizare i conducere. -cunoaterea lucrrilor de secretariat i coresponden. -dorina de a se perfeciona continuu n domeniul de activitate al firmei prin studiul literaturii de specialitate. Pasul II. Lista de dimensiuni, mpreun cu definiiile lor a fost distribuit unui lot de 20. Specialitii au identificat unul sau dou exemple care s descrie un comportament de performan profesional superior, mediu i inferior referitor la fiecare dumensiune. Exemplele au fost sintetizate pe o list unic, nlturndu-se cele ce se repoeta sau cele banale. Pasul III Se ntrunete un nou grup de experi crora li se da o lista cu dimensiunile i definiiile lor i o lista cu exemplele provenite din seciunea anterioar aezate ntr-un mod aleatoriu. Fiecare exemplu trebuie repartizat la categoria sau dumensiunea pentru care a fost scris. Operaia are denumirea de retroversiune. Exemplele ce nu au fost repartizate corect sunt considerate ancore ambigue i au fost eliminate. Au fost reinute doar itemii ce au avut o frecven de realocare mai mare de 67%.

1. Inteligena -ine cont de schimbrile ce apar n structura firmei, stabilind strategii noi, pe msura noilor situaii; -nu nelege sau nelege foarte greu diferite nuane ale activitii; -dac este susinut poate analiza corect o situaie i ulterior poate gsi o soluie corect pentru gestionarea acesteia;

-nu se adapteaz imediat, ngreunnd uneori dinamica activitii de secretariat; -desfoar doar anumite activiti principale dup un plan bine pus la punct; -nu poate ntrerupe anumite sarcini n favoarea altora mai urgente i mai importante, ducnd la un haos n activitate; -se adapteaz rapid schimbrilor i face fa cu succes dinamicii activitii; -nu relaioneaz faptele singur, fiind necesar intervenirea constant a persoanelor n a cror subordine se afl; -lucreaz dup un plan al prioritilor bine ntocmit. 2. Memoria -reine informaii, numere de telefon, nume sau alte informaii i le folosete cu uurin n situaiile n care acestea sunt necesare; -ine cu greu o agend sau un caiet de sarcini blocnd anumite activiti sau ngreunndu-le; -nu are o capacitate crescut de reinere a informaiilor, existnd situaii n care se ncurc numere de telefon, nume sau diferite informaii ce pot duce la probleme mai greu de gestionat pe termen lung; -nu reine informaii conducnd la multe situaii de haos n activitate; -folosete instrumentele operative specifice activitii, ceea ce duce la o desfurare corect i fr probleme a activitii; -nivelul crescut al ateniei o ajut s rein informaii, reuind s nregistreze i s transmit datele fr erori; -nu este organizat i se creeaz situaii de confuzie referitor la ntlniri, apar probleme cu furnizrii sau discuii ntre departamente; -nu este tot timpul atent, nereuind s transmit datele intodeauna corect; -nu reine i nu acord atenie informaiilor existnd multiple erori n transmiterea datelor. 3. Iniiativa -i cunoate competenele i poate lua decizii rapide i corecte, scutind conducerea de a nsoi unele decizii mai puin importante de multe amnunte; -i asum responsabilitatea pentru deciziile sale; -nu se descurc foarte bine n situaii de criz, necunoscandu-i foarte bine competenele postului; -are iniiativ dar nu duce sarcina la bun sfrit, oblignd conducerea la precizri ulterioare; -nu poate lua decizii rapide i nu se poate adapta situaiilor noi deoarece nu i cunoate foarte bine competenele; -gradul ei de iniiativ nu afecteaz prerogrativele conducerii sau iniiativele celorlalte departamente; -ia decizii pentru care nu i asum responsabilitatea n caz de probleme; -nu i asum, n totalitate, rspunderea pentru deciziile sale; -anumite decizii afecteaz conducerea sau relaiile cu alte departamente.

4. Calitile de organizator i spiritul de ordine -i pstreaz o foarte bun ordine n idei; -pstreaz ordinea n acte i alte materiale de referin necesare n timpul defurrii activitii; -pstreaz un mediu cur i aranjeaz biroul ntr-un mod plcut; -are dificultate n a gsi documente importante ce i se las n grij sau apar probleme n bazele de date; -mediul de lucru este curat, dar dezordonat i nu este aranjat dect dac i se atrage atenia; -nu are o foarte bun ordine n idei; -este dezordonat i uneori pierde anumite documente foarte importante; -biroul nu este ngrijit i nu ia msuri nici dac i se atrage atenia; -nu i poate pstra o ordine n idei. 5. Calitile de vorbire i de redactare -nu este respectuoas n limbaj stricnd anumite relaii cu alte departamente, furnizori, etc; -vorbete ntr-un mod foarte clar, economisind timpul propriu i pe cel al interlecutorului,evitndu-se interpretrile; -nu folosete formulele de politee dect cu anumite persoane pe care le cunoate, fapt ce a dus la diverse situaii. 7. Tact i diplomaie -este diplomata n limbaj i comportament astefel nct d satisfacie tuturor; -trateaz problemele aprute cu seriozitate informnd despre situaii ntr-un mod clar; -n cazul n care apar situaii neateptate tie s se descurce, cunoscndu-i prioritile; -vorbete frumos doar cu anumite persoane, n general cu cele care ocup o poziie superior ierarhic; -n cazul apariiei unor situaii neateptate se pierde nu tie cum s reacioneze, dei tie ce s fac n acele situaii; -au existat situaii n care a rezolvat probleme minore, uitnd de cele cu adevrat importante, astfel nct s-a pierdut timp; -nu este deloc empatic i se comportanta ntr-un mod neprofesional; -n cazul n care apr situaii ce necesit decizii pe moment este superficial i nu i asum responsabilitatea; -omite informaii sau uit total s informeze conducerea cu privire la diferite situaii aprute. 8. Capacitatea de a comunic -nu contientizeaz c modalitatea n care comunic ajut la creerea i susinerea unei imagini a firmei, astfel nct comunicarea este influenat de triri personale.

-se adapteaz greu la schimbri, dar comunic eficient. -nu se adapteaz la schimbare nici dup o perioad de timp sau dup ce i se explic clar. -i dezvolt continuu capacitile de comunicare i se adapteaz, cu uurin, la schimbri. -este nepoliticoas sau necomunicativ. -comunic eficient cu efii, angajaii firmei, furnizori sau clieni. -au existat probleme de comunicare sau de transmitere a mesajelor. -ajut la creerea unei bune imagini a firmei prin felul n care comunic att cu persoanele din mediul intern,ct i cu cele din mediul extern. -comunicarea cu celelalte departamente sau cu furnizorii este deficitar. 9. Interdependena -nu arat interes de a se implic n alte activiti ce revin directorului sau altor birouri; -cunoate regulile firmei dar este dependent de autorizarea conducerii, fugand de responsabilitate; -nu lucreaz dect sub direcionarea exact a conducerii; -poate lucra independent, innd cont de regulile firmei; -are capacitatea de a se adapta situaiilor astfel nct poate defasura anumite activiti ce revin directorului; -i lipsete iniiativa i dorina de a rezolva ceva diferit; -se adapteaz cu greu la ceva nou, cunoscndu-i strict activitile ce caracterizeaz postul; -n cazul n care apr situaii noi se retrage i nu dorete s se implice; -n cazul unor situaii diferite ia iniiativ i duce la bun sfrit acea activitate. 10. Confidenialitatea -au existat suspiciuni cu privire la anumite informaii confideniale ce au ajuns la persoane nepotrivite; -diferite informaii confideniale au fost aflate de tere persoane, indicnd direct ctre ocupanta postului; -nu este serioas i loial, dei i s-a subliniat importana acestui aspect; -cunoate i i asum faptul c anumite informaii este necesar s nu fie cunoscute de alte persoane pentru o bun desfurare a activitii; -nu contientizeaz importana confidenialitii, fiind superficial; -n cazul n care anumite persoane insist cu scopul de a afla informaii confideniale tie cum s se comporte cu diplomaie pentru a evita rspunsul; -se identific cu compania i este loial acesteia i efului direct; -este o persoan emotiv ce se pierde n cazul n care cineva insist, riscandu-se c anumite informaii s ajung la persoane din afara companiei; -i desfoar activitile n mod corect i serios dar nu este o persoan loial; 11. Capacitatea de a lucra sub presiune

-nu i rezolv sarcinile sau ntrzie. -nu i da interesul pentru a rezolva situaiile noi sau este superficial. -situaiile noi o sperie i o agit fcnd greeli ce n mod normal nu se ntlnesc. -cnd apar decizii ce trebuie luate pe moment, le ia neinnd cont de implicaii sau se retrage. -gestioneaz situaiile noi rapid dar cu agitaie, ceea ce o face nesigur. -i cunoate foarte bine atribuiile i este capabil de gestiona eficient diferitele situaii ce apr. -n momentul n care se confrunt cu situaii ce presupun decizii de moment, este calm i sigur pe ea. -i stabilete cu seriozitate prioritile astfel nct poate gestiona cu uurin situaiile neateptate. -i stabilete bine prioritile dar n momentul n care apar sarcini noi nu tie cum s le gestioneze pe toate. 12. Cerine profesionale -apar greeli frecvene n limbaj, scriere sau n documentele de care se ocup n mod direct; -nu este deloc politicoas i nu tie cum s relationeze cu publicul pentru o buna desfurare a activitii; -face greeli constante i nu arat nici un interes n a nva cum s se descurce n diferite situaii ce sunt specifice postului; -i desfoar corect activitatea dar nu are cunotine de psihologie, afectnd relaia cu ceilali; -nu se descurc foarte bine n rezolvarea sarcinilor specifice postului, dar este atent i i dorete s nvee; -cunoate i utilizeaz corect limba romn i alte limbi strini, metodele i tehnicile folosite n profesia sa, dar i metode i procedee ce ajut al uurarea desfurrii activitii; - cunoaterea de noiuni de psihologie i comportament n relaiile cu publicul ce ajut la creerea unui mediu plcut i conduce la rezultate mai bune; -i dorete s se autodepeasc, perfecionndu-se n domeniul activitii, putnd gestiona situaii diferite; -apar greeli de utilizare a calculatorului sau greeli de tehnoredactare, mai ales n cazul documentelor; Pasul IV Itemii reinui au fost grupai pe dimensiuni i s-a alctuit o brour, iar itemii au fost notai individual pe o scar de 9 puncte pentru fiecare item. S-a calculat apoi media i abaterea standard pentru fiecare item i au fost selectai pentru scala final itemii ce au avut o valoare medie ce acoper aproape integral ntinderea scalei i posed o abatere standard ct mai restrns. (Anexa)