Sunteți pe pagina 1din 37

UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI

GHIDUL PROCEDURILOR
SERVICIUL MANAGEMENT CERCETARE

-1-

LISTA PROCEDURILOR DIN CADRUL SERVICIULUI MANAGEMENT CERCETARE


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Procedur privind achiziiile de produse/servicii la contractele de cercetare Procedur privind ordonanarea la plat a facturilor emise de partenerii consoriului de cercetare, reprezentnd c/v plii etapei intermediare/finale sau a avansului Procedur privind aprobarea referatelor i plata cheltuielilor pentru deplasri interne efectuate n cadrul contractelor de cercetare Procedur privind aprobarea referatelor i plata cheltuielilor de deplasare extern efectuate n cadrul contractelor de cercetare Procedur privind ntocmirea i tran smiterea notei de comanda la agentiile de turism Procedur privind cheltuielile cu salariile la contractele de cercetare Procedur privind ncheierea contractelor de munc la contractele de cercetare Procedur privind ntocmirea, verificarea i naintarea documentelor de raportare la contractele de cercetare Procedur privind ntocmirea, verificarea i naintarea documentelor de raportare a indicatorului IC6 Finanarea cercetrii Procedur pentru nregistrarea rezultatelor activitii de cercetare -dezvoltare

-2-

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 1 Data: 01.10.2009 1.

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Procedur privind achiziiile de produse/servicii la contractele de cercetare Elaborat de: Ec. Znica Guru

Directorul/resp. proiect prezint la B.M.F.P. referatul de necesitate i oportunitate pentru achiziia de produse/servicii nregistrat la Registratura Universitii, conform formularului tipizat aprobat (anexa 7); 2. B.M.F.P. acord viza pentru ncadrarea n devizul antecalcul al contractului de cercetare a sumei estimate a fi cheltuit pentru achiziia produselor/serviciilor ce fac obiectul referatului de necesitate i oportunitate i stabilete elementul S.D.A. corespunztor din devizul contractului. n cazul achiziiei de echipamente, instalaii etc., (capitolul Dotri) B.M.F.P. verific existena bunurilor n lista de echipamente aprobate, anex la contractul de cercetare. Dac se constat neconcordane ntre referat i lista de echipamente, referatul de necesitate i oportunitate este returnat directorului/resp. proiect pentru a fi refcut; 3. B.M.F.P. prezint referatul de necesitate i oportunitate la B.C.C. pentru obinerea vizei de disponibil pentru suma estimat a fi cheltuit pentru achiziia produselor/serviciilor; 4. B.M.F.P. prezint referatul de necesitate i oportunitate Contabilului ef pentru avizare i pentru menionarea articolului contabil i a sursei de finanare; 5. B.M.F.P. prezint referatul de necesitate i oportunitate Rectorului/ Prorectorului pentru aprobare; 6. B.M.F.P. pred referatul de necesitate i oportunitate aprobat (n original) Serv. Achiziii n vederea efecturii achiziiei; 7. B.M.F.P. pstreaz la dosarul contractului de cercetare o copie a referatului de necesitate i oportunitate; 8. B.M.F.P. preia de la B.C.C. o copie dup factura fiscal pentru produsele/serviciile achiziionate, cu meniunea nregistrat n contabilitate, i o pstreaz la dosarul contractului de cercetare ataat la copia referatului de necesitate i oportunitate; 9. B.M.F.P. ia n eviden factura fiscal n vederea ncadrrii n raportarea de etap a proiectului de cercetare; 10. n cazul referatelor de necesitate i oportunitate care conin mai multe repere de achiziionat, dup primirea ultimei facturi cu care se finalizeaz achiziia produselor/serviciilor din referatul respectiv, B.M.F.P. stabilete suma rmas disponibil a fi utilizat n continuare, pentru alte achiziii de produse/servicii; 11. n cazul n care directorul/resp. proiect renun la achiziionarea unor produse/servicii de pe un referat de necesitate i oportunitate aprobat, directorul/resp. proiect face meniunea ANULAT, data anulrii, n dreptul produsului/bunului pe referatul original la Serv. Achiziii; 12. Serv. Achiziii va nainta o copie a referatului modificat la B.M.F.P. n vederea corectrii sumei disponibile pentru achiziii ulterioare. Legislaie: - Contractul de finanare; - O.M.F. nr. 1792/2002 privind aplicarea Normelor metodologice pentru ALOP; - Hotrrea B.S. nr. 7686/18.03.2009 privind aprobarea formularelor utilizate n gestionarea fondurilor aferente activitii de cercetare

-3-

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 1 Procedur privind achiziiile de produse/servicii la contractele de cercetare Data: 01.10.2009 Elaborat de: Ec. Znica Guru Exemplificarea responsabilitilor: A aprob; C contribuie; Av avizeaz; D decide; asupra efecturii aciunii (conducere); I ntocmete; E execut; V verific.
Serv. Achiziii Contabilitate Cercetare Director/ resp. proiect Contabil ef Rector/ Prorector B.M.F.P.

Nr

Denumirea etapei

4 5 6 7

10

11

12

Directorul/resp. proiect prezint la B.M.F.P. referatul de necesitate i oportunitate pentru achiziia de produse/servicii nregistrat la Registratura Universitii, conform formularului tipizat aprobat (anexa 7) B.M.F.P. acord viza pentru ncadrarea n devizul antecalcul al contractului de cercetare a sumei estimate a fi cheltuit pentru achiziia produselor/serviciilor ce fac obiectul referatului de necesitate i oportunitate i stabilete elementul S .D.A. corespunztor din devizul contractului. n cazul achiziiei de echipamente, instalaii etc., (capitolul Dotri) B.M.F.P. verific existena bunurilor n lista de echipamente aprobate, anex la contractul de cercetare. Dac se constat neconcordane ntre referat i lista de echipamente, referatul de necesitate i oportunitate este returnat directorului/resp. proiect pentru a fi refcut B.M.F.P. prezint referatul de necesitate i oportunitate la B.C.C. pentru obinerea vizei de disponibil pentru suma estimat a fi cheltuit pentru achiziia produselor/serviciilor B.M.F.P. prezint referatul de necesitate i oportunitate Contabilului ef pentru avizare i pentru menionarea articolului contabil i a sursei de finanare B.M.F.P. prezint referatul de necesitate i oportunitate Rectorului/ Prorectorului pentru aprobare B.M.F.P. pred referatul de necesitate i oportunitate aprobat (n original) Serv. Achiziii n vederea efecturii achiziiei B.M.F.P. pstreaz la dosarul contractului de cercetare o copie a referatului de necesitate i oportunitate B.M.F.P. preia de la B.C.C. o copie dup factura fiscal pentru produsele/serviciile achiziionate, cu meniunea nregistrat n contabilitate, i o pstreaz la dosarul contractului de cercetare ataat la copia referatului de necesitate i oportunitate B.M.F.P. ia n eviden factura fiscal n vederea ncadrrii n raportarea de etap a proiectului de cercetare n cazul referatelor de necesitate i oportunitate care conin mai multe repere de achiziionat, dup primirea ultimei facturi cu care se finalizeaz achiziia produselor/serviciilor din referatul respectiv, B.M.F.P. stabilete suma rmas disponibil a fi utilizat n continuare, pentru alte achiziii de produse/servicii n cazul n care directorul/resp. proiect renun la achiziionarea unor produse/servicii de pe un referat de necesitate i oportunitate aprobat, directorul/resp. proiect face meniunea ANULAT, data anulrii, n dreptul produsului/bunului pe referatul original la Serv. Achiziii Serv. Achiziii va nainta o copie a referatului modificat la B.M.F.P. n vederea corectrii sumei disponibile pentru achiziii ulterioare. Aprobat, RECTOR, Prof. dr. ing. Viorel MNZU

Av

Av

Av A E E

E Verificat, PRORECTOR, Prof.dr. Mirela PRAISLER

-4-

Anexa nr. 7
UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI Facultatea, Departamentul, Serviciul_______________ Nr. nreg__________din____________ AVANS: VALOARE:

APROBAT, RECTOR, Prof.dr.ing. Viorel MNZU

REFERAT DE NECESITATE SI OPORTUNITATE


Prin prezentul referat solicitm achiziionarea urmtoarelor produse/servicii/lucrri:
Poziia din lista de echip (4) Nr. crt. (1) Cod. CPV (2) Denumire (prod., serv., lucrare) (3) Cant. (buc) (5) Pret unit. estimativ (cu TVA) (6) Val. total (cu TVA) (5*6=7) Articol contabil (8) Cont CM (9) Sursa (10) Element SDA (11) Nr. SAP Mijloc fix (12)

1 2 ... n

TOTAL
Pozitiile (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7) se vor completa OBLIGATORIU de Directorul/Responsabilul proiectului. Poziiile (8, 9, 10, 11, 12) se vor completa de Serviciile UDJG. Se va completa obligatoriu poziia/nr. curent al echipamentului/bunului din lista de echipamente, anex la contract. Necesitatea, oportunitatea, i eficacitatea achiziiei :________________________________________ Referatul se va deconta din devizul contractului de cercetare nr.______________________, capitolul bugetar_______________________________Etapa _______/__________ Data finalizrii etapei:______________________Data finalizrii achiziiei:______________________
Intocmit Numele i prenumele Semntura Director proiect Director general ad-tiv Gestionar delegat

Necompletarea tuturor poziiilor va duce la returnarea referatului .


Persoana de contact [nume, email, mobil]: Contabil ef, Ec. Berigic Doina

-5-

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 2

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Data: 01.10.2009

Procedur privind ordonanarea la plat a facturilor emise de partenerii consoriului de cercetare, reprezentnd c/v plii etapei intermediare/ finale sau a avansului Elaborat de: Ec. Znica Guru

Cererea de plat i factura emis de partenerii din consoriu se nregistreaz la Registratura Universitii (de director/resp. cnd sunt depuse de acesta; de B.M.F.P. cnd sunt primite prin Registratur); 2. B.M.F.P. verific i certific sub semntur conformitatea datelor nscrise n documentele depuse/primite; 3. eful Serv. M.C. sau nlocuitorul acestuia vertific cererea de plat i factura apoi certific realitatea, legalitatea i regularitatea datelor nscrise n factura i semneaz; 4. B.M.F.P. prezint factura la B.C.C. pentru obinerea vizei de disponibil pentru suma solicitat n cererea de plat; 5. B.M.F.P. prezint cererea de plat i factura Contabilului ef pentru avizare; 6. B.M.F.P. prezint cererea de plat i factura Rectorului/Prorectorului pentru aprobare; 7. B.M.F.P. ntocmete documentaia necesar pentru efectuarea plii: propunerea de angajare a unei cheltuieli, angajamentul bugetar, ordonanarea de plat; 8. eful S.M.C. sau nlocuitorul acestuia verific i semneaz documentaia ntocmit pentru efectuarea plii; 9. B.M.F.P. transmite documentaia necesar efecturii plii i cererea de plat nsoit de factur la B.C.C.; 10. B.M.F.P. primete de la Biroul Financiar copia ordinului de plat i o transmite directorului/responsabilului de contract; 11. B.M.F.P. pstreaz la dosarul contractului de cercetare copii xerox dup OP, cererea de plat i factur, vizate i aprobate. 1. Legislaia: - Contractul de finanare cadru i anexele acestuia; - O.M.F. nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice priovind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice; - O.M.F. nr. 1025/2005 privind aprobarea clasificaiei indicatorilor pentru finanele publice; - O.U. 34/14.04.2009 cu privire la rectificarea bugetar pe anul 2009 i OMF 2281/2009 privind aplicarea prevederilor art. 36 din OU 34/2009.

-6-

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 2

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Data: 01.10.2009

Procedur privind ordonanarea la plat a facturilor emise de partenerii consoriului de cercetare, reprezentnd c/v plii etapei intermediare/ finale sau a avansului Elaborat de: Ec. Znica Guru

Exemplificarea responsabilitilor: A aprob; C contribuie; Av avizeaz; D decide; asupra efecturii aciunii (conducere); I ntocmete; E execut; V verific. Contabilitate Cercetare E Av A Contabil ef Rector/ Prorector B.M.F.P. Parteneri proiect E

Nr

Denumirea etapei

1 2 3 4 5 6

8 9 10 11

Cererea de plat i factura emis de partenerii din consoriu se nregistreaz la Registratura Universitii (de director/resp. cnd sunt depuse de acesta; de B.M.F.P. cnd sunt primite prin Registratur) B.M.F.P. verific i certific sub semntur conformitatea datelor nscrise n documentele depuse/primite eful S.M.C. sau nlocuitorul acestuia vertific cererea de plat i factura apoi certific realitatea, legalitatea i regularitatea datelor nscrise n factura i semneaz B.M.F.P. prezint factura la B.C.C. pentru obinerea vizei de disponibil pentru suma solicitat n cererea de plat B.M.F.P. prezint cererea de plat i factura Contabilului ef pentru avizare B.M.F.P. prezint cererea de plat i factura Rectorului/Prorectorului pentru aprobare B.M.F.P. ntocmete documentaia necesar pentru efectuarea plii: - propunerea de angajare a unei cheltuieli - angajamentul bugetar - ordonanarea de plat eful Serv. M.C. sau nlocuitorul acestuia verific i semneaz documentaia ntocmit pentru efectuarea plii B.M.F.P. transmite documentaia necesar efecturii plii i cererea de plat nsoit de factur la B.C.C. B.M.F.P. primete de la Biroul Financiar copia ordinului de plat i o transmite directorului/responsabilului de contract B.M.F.P. pstreaz la dosarul contractului de cercetare copii xerox dup OP, cererea de plat i factur, vizate i aprobate Aprobat, RECTOR, Prof. dr. ing. Viorel MNZU

E V E,V

V E C E

Verificat, PRORECTOR, Prof.dr. Mirela PRAISLER

-7-

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 3 Data: 01.10.2009

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Procedur privind aprobarea referatelor i plata cheltuielilor pentru deplasri interne efectuate n cadrul contractelor de cercetare Elaborat de: Ec. Znica Guru

1. 2.

3. 4.

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

15. 16.

17. 18. 19.

Membrul echipei de cercetare ntocmete referatul de deplasare intern (anexa 5), conform formularului tipizat aprobat, nregistrat la Registratura Universitii i l depune la B.M.F.P.; n cazul n care este necesar plata unei taxe de participare, solicitantul deplasrii va ataa la referat o invitaie de participare din partea instituiei organizatoare, din care s reias datele de identificare, perioada de desfurare a evenimentului, valoarea taxei precum i coordonatele bancare ale instituiei respective, i/sau factura fiscal pentru taxa de participare; n cazul n care factura fiscal nu este eliberat la plata taxei, aceasta va fi depus obligatoriu, n original, de cadrul didactic la ntocmirea decontului deplasrii; Cadrul didactic va preciza pe referatul depus tipurile de cheltuieli pe care le implic deplasarea solicitat (tipul de transport, diurna, cazare etc.), estimeaz sumele aferente i precizeaz modalitatea n care dorete s primeasc c /v cheltuielilor menionate (avans casierie, OP, card); Pentru servicii de transport i/sau cazare asigurate de ageniile de turism cu care sunt ncheiate contracte de colaborare, solicitantul va anexa la referatul de deplasare i oferta ageniei ; n baza ofertei de la agenia de turism, B.M.F.P. va ntocmi i va obine aprobrile contabilului ef i a Rectorului/ Prorectorului pe nota de comand ntocmit iar ulterior o va transmite prin fax ageniei de turism colaboratoare ; B.M.F.P. acord viza, pe referatul de deplasare prezentat, pentru ncadrarea n devizul antecalcul al contractului de cercetare, a sumei estimate a fi cheltuit i stabilete elememntele S.D.A. corespunztoare din deviz; B.M.F.P. prezint referatul de deplasare intern la B.C.C. pentru obinerea vizei de disponibil pentru suma estimat a fi cheltuit cu efectuarea deplasrii; B.M.F.P. prezint referatul de deplasare intern Contabilului ef pentru avizare i pentru menionarea articolului contabil i a sursei de finanare pentru fiecare tip de cheltuial menionat; B.M.F.P. prezint referatul de deplasare intern Rectorului / Prorectorului pentru aprobare; B.M.F.P. ntocmete ordinul de deplasare cu datele necesare, conform formularului tipizat, i l prezint spre nregistrare la Secretariatul Rectoratului; B.M.F.P. prezint ordinul de deplasare Rectorului/Prorectorului pentru obinerea aprobrii/semnturii apoi l tampileaz la Registratur; B.M.F.P. pred ordinul de deplasare semnat i tampilat cadrului didactic care efectueaz depl asarea; Conform tipului de cheltuieli aprobate n referatul de deplasare intern se ntocmete documentaia necesar plii, astfel: a) cheltuieli care au vize meniuni: Disponibil i/sau Creditare - pentru cheltuieli de transport, diurn - ordonanarea; - pentru cheltuieli de cazare, tax de participare, tax de viz, asigurare, alte taxe propunerea de angajament, angajamentul individual, ordonanarea; b) pentru cheltuieli care au viza: La ncasarea contravalorii etapei, referatele aprobate se predau la BF; c) cheltuieli de transport, cazare etc. asigurate prin ageniile de turism cu care UDJG are ncheiate contracte de colaborare vor fi pltite n conformitate cu prevederile din contracte. Cheltuielile se pltesc n funcie de situaiile descrise la punctele a) sau b) din etapa curent; B.M.F.P. pred referatul original de deplasare intern, imediat dup aprobare, la biroul Financiar, n vederea ntocmirii decontului de deplasare; pentru ordonanarea cheltuielilor aprobate n referat, BMFP va pstra copia xerox a referatului predat la BF; B.C.C. va elibera ctre B.M.F.P. o copie xerox a decontului aprobat n vederea nregistrrii sumei cheltuite i aprobate din deviz pentru pregtirea documentaiei de raportare a etapei aferente; La ncasarea etapei documentele predate la B.C.C., cf. Etapei 17, pct.b), care stau la baza plii se vor napoia de la B.C.C. la B.M.F.P. pentru ntocmirea documentaiei de plat, conform descrierii de la etapa 17, pct.a) din prezenta procedur; Propunearea de angajament, angajamentul individual i ordonanarea la plat, ntocmite de B.M.F.P., numerotate, se verific i avizeaz de ctre eful SMC sau nlocuitorul acestuia; Facturile care stau la baza ordonanrii se vizeaz Certificat n privina realitii, regularitii i legalitii de ctre eful SMC sau nlocuitorul acestuia; Documentaia ntocmit pentru plata cheltuielilor de deplasare i actele justificative anexate se predau la Biroul Financiar, conform adresei UDJG nr. 11029/28.04.2009.

-8-

Legislaie: - Contractul de finanare; - H.G. nr. 1860/2006 privind drepturile i obligaiile auoritilor i instituiilor publice pe perioada delegrii i detasrii n alt localitate, precum i n cazul deplasrii n cadrul localitii n interesul serviciului; - H.G. nr. 1579/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind stabilirea categoriilor de cheltuieli privind activitile de cercetare-dezvoltare; - H.G. nr. 475/2007 privind aprobarea Planului Naional de cercetare dezvoltare i inovare II, pentru perioada 2007 2013 - O.M.F. nr. 1025/2005 pentru aprobarea clasificaiei indicatorilor privind finanele publice; - O.U. 34/14.04.2009 cu privire la rectificarea bugetar pe anul 2009 i OMF 2281/2009 privind aplicarea prevederilor art. 36 din OU 34/2009.

-9-

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 3

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Procedur privind aprobarea referatelor i plata cheltuielilor pentru deplasri interne efectuate n cadrul contractelor de cercetare Data: 01.10.2009 Elaborat de: Ec. Znica Guru Exemplificarea responsabilitilor: A aprob; C contribuie; Ar arhiveaz; Av avizeaz; D decide asupra efecturii aciunii (conducere); E execut; V verific. Contabilitate Cercetare Registratura C C C Contabil ef Control finprev Av Director/ Membrul echpei Rector/ Prorector B.M.F.P. C C C C C I, E E E C C E

Nr

Denumirea etapei

9 10 11

12 13

Membrul echipei de cercetare ntocmete referatul de deplasare intern (anexa 5), conform formularului tipizat aprobat, nregistrat la Registratura Universitii i l depune la B.M.F.P. n cazul n care este necesar plata unei taxe de participare, solicitantul deplasrii va ataa la referat o invitaie de participare din partea instituiei organizatoare, din care s reias datele de identificare, perioada de desfurare a evenimentului, valoarea taxei precum i coordonatele bancare ale instituiei respective, i/sau factura fiscal pentru taxa de participare In cazul n care factura fiscal nu este eliberat la plata taxei, aceasta va fi depus obligatoriu, n original, de cadrul didactic la ntocmirea decontului deplasrii Cadrul didactic va preciza pe referatul depus tipurile de cheltuieli pe care le implic deplasarea solicitat (tipul de transport, diurna, cazare etc.), estimeaz sumele aferente i precizeaz modalitatea n care dorete s primeasc c/v cheltuielilor menionate (avans casierie, OP, card) Pentru servicii de transport i/sau cazare asigurate de agenii le de turism cu care sunt ncheiate contracte de colaborare, solicitantul va anexa la referatul de deplasare i oferta ageniei In baza ofertei de la agenia de turism, B.M.F.P. va ntocmi i va obine aprobrile contabilului ef i a Rectorului/ Prorectorului pe nota de comand ntocmit iar ulterior o va transmite prin fax ageniei de turism colaboratoare B.M.F.P. acord viza, pe referatul de deplasare prezentat, pentru ncadrarea n devizul antecalcul al contractului de cercetare, a sumei estimate a fi cheltuit i stabilete elememntele S.D.A. corespunztoare din deviz B.M.F.P. prezint referatul de deplasare intern la B.C.C. pentru obinerea vizei de disponibil pentru suma estimat a fi cheltuit cu efectuarea deplasrii B.M.F.P. prezint referatul de deplasare intern Contabilului ef pentru avizare i pentru menionarea articolului contabil i a sursei de finanare pentru fiecare tip de cheltuial menionat B.M.F.P. prezint referatul de deplasare intern Rectorului / Prorectorului pentru aprobare B.M.F.P. ntocmete ordinul de deplasare cu datele necesare, conform formularului tipizat, i l prezint spre nregistrare la Secretariatul Rectoratului B.M.F.P. prezint ordinul de deplasare Rectorului/ Prorectorului pentru obinerea aprobrii/semnturii apoi l tampileaz la Registratur B.M.F.P. pred ordinul de deplasare semnat i tampilat - 10 -

Av

Av

Av

Av A

14

15

16

17

18

19

cadrului didactic care efectueaz deplasarea Conform tipului de cheltuieli aprobate n referatul de deplasare intern se ntocmete documentaia necesar plii, astfel: a) cheltuieli care au vize meniuni: Disponibil i/sau Creditare - pentru cheltuieli de transport, diurn - ordonanarea; - pentru cheltuieli de cazare, tax de participare, tax de viz, asigurare, alte taxe propunerea de angajament, angajamentul individual, ordonanarea; - b) pentru cheltuieli care au viza: La ncasarea contravalorii etapei, referatele aprobate se predau la BF; c) cheltuieli de transport, cazare etc. asigurate prin ageniile de turism cu care UDJG are ncheiate contracte de colaborare vor fi pltite n conformitate cu prevederile din contracte. Cheltuielile se pltesc n funcie de situaiile descrise la punctele a) sau b) din etapa curent. B.M.F.P. pred referatul original de deplasare intern, imediat dup aprobare, la biroul Financiar, n vederea ntocmirii decontului de deplasare; pentru ordonanarea cheltuielilor aprobate n referat, BMFP va pstra copia xerox a referatului predat la BF; B.C.C. va elibera ctre B.M.F.P. o copie xerox a decontului aprobat n vederea nregistrrii sumei cheltuite i aprobate din deviz pentru pregtirea documentaiei de raportare a etapei aferente La ncasarea etapei documentele predate la B.C.C., cf. Etapei 17, pct.b), care stau la baza plii se vor napoia de la B.C.C. la B.M.F.P. pentru ntocmirea documentaiei de plat, conform descrierii de la etapa 17, pct.a) din prezenta procedur Propunearea de angajament, angajamentul individual i ordonanarea la plat, ntocmite de B.M.F.P., numerotate, se verific i avizeaz de ctre eful SMC sau nlocuitorul acestuia Facturile care stau la baza ordonanrii se vizeaz Certificat n privina realitii, regularitii i legalitii de ctre eful SMC sau nlocuitorul acestuia Documentaia ntocmit pentru plata cheltuielilor de deplasare i actele justificative anexate se predau la Biroul Financiar, conform adresei UDJG nr. 11029/28.04.2009 Aprobat, RECTOR, Prof. dr. ing. Viorel MNZU

E Av E Av E

Verificat, PRORECTOR, Prof.dr. Mirela PRAISLER

- 11 -

Universitatea Dunrea de Jos din Galai Facultatea Catedra Nr.nreg /..

ANEXA nr. 5 Se aprob, RECTOR DOMNULE RECTOR,

Subsemnatul(a)n funcia de..... la catedra .. serviciul ........................... v rog s-mi aprobai deplasarea la (ntrep.,instit.) ................ din localitatea . pentru ............ ..... ..................... Deplasarea o efectuez n ziua de .. pn la ............ n acest timp, suplinirea mea n serviciu este asigurat de domnul: ......... n acest interval nu am ore didactice prevzute n statul de funciuni. Cheltuieli solicitate spre a fi decontate:
Suma estimat Modalitate de plat Cas. Card O.P. Articol contabil 20.06.01 10.01.13 20.30.30 20.30.30 20.30.30 X X X X X Sursa de finanare Observaii

Cheltuieli solicitate pentru deplasare Transport - tren / auto prop. pers. - ruta ....................................................................... Diurn (nr. zile * val. diurn/zi) .................................................................................. Cazare (nr. nopi * tarif/noapte) .................................................................................. Tax participare Alte taxe .................................................................................. Total estimat
3

Plata se va face din contractul de cercetare nr. .., etapa .................... Se justific necesitatea deplasrii _____________________________ (ef catedr, ef serviciu) _____________________________ (Director/Responsabil de proiect) Serviciul Management Cercetare / Biroul Contabilitate Cercetare Contabil ef ________________________ (Semntura)

1 1

Decontarea transportului cu auto prop. pers. se face numai n baza bonului de benzin achiziiont n ziua deplasrii; Se deconteaz cheltuieli cu cazarea pentru hotel categoria maxim TREI STELE, i factur emis pe numele Universitii Dunrea de Jos Galai; 1 Cheltuielile cu taxele de participare/alte taxe vor fi facturate cu acelai regim prevzut pentru cazare.

- 12 -

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 4 Data: 01.10.2009 1. 2. 3. 4.

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Procedur privind aprobarea referatelor i plata cheltuielilor de deplasare extern efectuate n cadrul contractelor de cercetare Elaborat de: Ec. Znica Guru

5.

6. 7. 8. 9.

10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.

Cadrul didactic, membru n echipa de cercetare a contractului, ce va efectua deplasarea, ntocmete referatul de deplasare extern (anexa 6), conform formularului tipizat aprobat, nregistrat la Registratura Universitii i l depune la B.M.F.P.; Directorul/resp. proiect ntocmete notificarea deplasrii ctre coordonator sau autoritatea contractant i o prezint la B.M.F.P. pentru obinerea semnturilor; Notificarea semnat i tampilat este transmis prin pot (de directorul de proiect sau de B.M.F.P. prin Registratura Universitii) sau este depus direct la coordonator/ autoritatea contractant cu 7 zile naintea efecturii deplasrii ; Cadrul didactic va preciza pe referatul depus tipurile de cheltuieli pe care le implic deplasarea solicitat (tipul de transport, diurna, cazare etc.), estimeaz sumele aferente i precizeaz modalitatea n care dorete s primeasc c/v cheltuielilor menionate (avans casierie, OP, card); n cazul n care este necesar plata unei taxe de participare, directorul/resp. proiect va ataa la referat o invitaie de participare din partea instituiei organizatoare, din care s reias datele de identificare, perioada de desfurare a evenimentului, valoarea taxei precum i coordonatele bancare ale instituiei respective, i/sau factura fiscal pentr u taxa de participare; n cazul n care factura fiscal nu este eliberat i depus la plata taxei, aceasta va fi depus obligatoriu, n original, d e cadrul didactic la ntocmirea decontului deplasrii; n cazul plii prin transfer bancar, cadrul didactic va depune anexate la referat documente din care s reias coordonatele bancare la care se face plata (numele bncii, adresa, contul, numele i adresa beneficiarului plii); Pentru plata efectuat de cadrul didactic prin virament de pe cardul personal, va fi depus factura i extras de card din care s reias plata efectiv; n situaia n care instituia organizatoare nu elibereaz factur, cadrul didactic care a efectuat deplasarea va depune o confirmare a ncasrii contravalorii taxei de participare, semnat i tampilat, din care s reias numele cadrului didactic i evenimentul pentru care s-a efectuat plata; Pentru servicii de transport i/sau cazare asigurate de ageniile de turism cu care sunt ncheiate contracte de colaborare, directorul/resp. proiect va anexa la referatul de deplasare i oferta ageniei; n baza ofertei de la agenia de turism, B.M.F.P. va ntocmi i va obine aprobrile contabilului ef i a Rectorului/ Prorectorului pe nota de comand ntocmit iar ulterior o va transmite prin fax ageniei de turism colaboratoare; B.M.F.P. acord viza pentru ncadrarea n devizul antecalcul al contractului de cercetare a sumei estimate a fi cheltuit pentru efectuarea deplasrii externe i stabilete elementele S.D.A. corespunztoare din deviz; B.M.F.P. prezint referatul de deplasare extern la B.C.C. pentru obinerea vizei de disponibil pentru suma estimat a fi cheltuit pentru efectuarea deplasrii; B.M.F.P. prezint referatul de deplasare extern Contabilului ef pentru avizare i pentru menionarea articolului contabil i a sursei de finanare; B.M.F.P. prezint referatul de deplasare extern Rectorului / Prorectorului pentru aprobare; B.M.F.P. prezint referatul de deplasare extern aprobat persoanei din Secretariatul Universitii desemnate s ntocmeasc dispoziia de deplasare; B.M.F.P. nregistreaz dispoziia de deplasare la Registratura Universitii ; B.M.F.P. prezint dispoziia pentru deplasare, mpreun cu referatul aprobat, la CFP pentru avizare; B.M.F.P. prezint dispoziia pentru deplasare, mpreun cu referatul aprobat, Contabilului ef pentru avizare; B.M.F.P. prezint dispoziia pentru deplasare, mpreun cu referatul aprobat, Rectorului/Prorectorului pentru aprobare; Copii xerox dup referatul de deplasare extrern i a dispoziia aprobate se pstreaz la dosarul contractului de cercetare; B.C.C. va elibera ctre B.M.F.P. o copie xerox a decontului aprobat n vederea stabilirii sumei cheltuite din deviz i pentru pregtirea documentaiei de raportare a etapei curente; Conform tipurilor de cheltuieli aprobate n referatul de deplasare (intern sau extern) se ntocmete documentaia necesar plii, astfel: a) cheltuieli n avans care au meniunate vize: Disponibil i/sau Creditare - pentru cheltuieli de transport, diurn - ordonanarea; - pentru cheltuieli de cazare, tax de participare, tax de viz, asigurare, alte taxe propunerea de angajament, angajamentul individual, ordonanarea; b) pentru cheltuieli care au viza: La ncasarea contravalorii etapei, referatele aprobate se predau la B.C.C.;

- 13 -

24.

25. 26. 27.

c) cheltuieli de transport, cazare etc. asigurate prin ageniile de turism cu care UDJG are ncheiate contracte de colaborare vor fi pltite n conformitate cu prevederile din contracte. Cheltuielile se pltesc n funcie de situaiile descrise la punctele a) sau b) din etapa curent. d) n cazul n care termenul de predare a etapei este n interiorul intervalului de plat prevzut n contractele ncheiate cu ageniile de turism, plata serviciilor prestate se face nainte de termenul de decontare a cheltuielilor; B.M.F.P. pred referatul original de deplasare extern i dispoziia de deplasare, n original, imediat dup aprobare, la biroul Financiar, n vederea ntocmirii decontului de deplasare; pentru ordonanarea cheltuielilor aprobate n referat, BMFP va pstra copiile xerox ale referatului i dispoziiei predate la BF; La ncasarea etapei documentele predate la B.C.C., cf. etapei 22, pct.b), care stau la baza plii se vor napoia de la B.C.C. la B.M.F.P. pentru ntocmirea documentaiei de plat, conform descrierii de la etapa 22, pct.a) din prezenta procedur; Propunerea de angajament, angajamentul individual i ordonanarea la plat, ntocmite de B.M.F.P., numerotate, se verific i avizeaz de ctre eful SMC sau nlocuitorul acestuia; Facturile care stau la baza ordonanrii se vizeaz Certificat n privina realitii, regularitii i legalitii de ctre eful SMC sau nlocuitorul acestuia; Documentaia ntocmit pentru plata cheltuielilor de deplasare i actele justificative anexate se predau la Biroul Financiar, conform adresei UDJG nr. 11029/28.04.2009.

Legislaie: - Contractul de finanare; - H.G. nr. 1860/2006 privind drepturile i obligaiile auoritilor i instituiilor publice pe perioada delegrii i detasrii n alt localitate, precum i n cazul deplasrii n cadrul localitii n interesul serviciului; - H.G. nr. 1579/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind stabilirea categoriilor de cheltuieli privind activitile de cercetare-dezvoltare; - H.G. nr. 475/2007 privind aprobarea Planului Naional de cercetare dezvoltare i inovare II, pentru perioada 2007 2013 - H.G. nr. 518/1995 privind unele drepturi i obligaii ale personalului romn n strintate pentru ndeplinirea unor misiuni cu carcater temporar modificat i completat. - O.U. 34/14.04.2009 cu privire la rectificarea bugetar pe anul 2009 i OMF 2281/2009 privind aplicarea prevederilor art. 36 din OU 34/2009.

- 14 -

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 4

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Procedur privind aprobarea referatelor i plata cheltuielilor de deplasare extern efectuate n cadrul contractelor de cercetare Data: 01.10.2009 Elaborat de: Ec. Znica Guru Exemplificarea responsabilitilor: A aprob; C contribuie; I ntocmete; Av avizeaz; D decide asupra efecturii aciunii (conducere); E execut; Ar arhiveaz; V verific. Director/ membru echipa proiect Contabilitate Cercetare Contabil ef Secretariat Rectorat Control Financiar Preventiv Rector/ Prorector B.M.F.P. C C

Nr

Denumirea etapei

10

Cadrul didactic, membru n echipa de cercetare a contractului, ce va efectua deplasarea, ntocmete referatul de deplasare extern (anexa 6), conform formularului tipizat aprobat, nregistrat la Registratura Universitii i l depune la B.M.F.P. Directorul/resp. proiect ntocmete notificarea deplasrii ctre coordonator sau autoritatea contractant i o prezint la B.M.F.P. pentru obinerea semnturilor. Notificarea semnat i tampilat este transmis prin pot (de directorul de proiect sau de B.M.F.P. prin Registratura Universitii) sau este depus direct la coordonator/ autoritatea contractant cu 7 zile naintea efecturii deplasrii. Cadrul didactic va preciza pe referatul depus tipurile de cheltuieli pe care le implic deplasarea solicitat (tipul de transport, diurna, cazare etc.), estimeaz sumele aferente i precizeaz modalitatea n care dorete s primeasc c/v cheltuielilor menionate (avans casierie, OP, card). n cazul n care este necesar plata unei taxe de participare, directorul/resp. proiect va ataa la referat o invitaie de participare din partea instituiei organi zatoare, din care s reias datele de identificare, perioada de desfurare a evenimentului, valoarea taxei precum i coordonatele bancare ale instituiei respective, i/sau factura fiscal pentru taxa de participare. In cazul n care factura fiscal nu este eliberat i depus la plata taxei, aceasta va fi depus obligatoriu, n original, de cadrul didactic la ntocmirea decontului deplasrii. In cazul plii prin transfer bancar, cadrul didactic va depune anexate la referat documente din care s reias coordonatele bancare la care se face plata (numele bncii, adresa, contul, numele i adresa beneficiarului plii). Pentru plata efectuat de cadrul didactic prin virament de pe cardul personal, va fi depus factura i ext ras de card din care s reias plata efectiv. In situaia n care instituia organizatoare nu elibereaz factur, cadrul didactic care a efectuat deplasarea va depune o confirmare a ncasrii contravalorii taxei de participare, semnat i tampilat, din care s reias numele cadrului didactic i evenimentul pentru care s-a efectuat plata Pentru servicii de transport i/sau cazare asigurate de ageniile de turism cu care sunt ncheiate contracte de colaborare, directorul/resp. proiect va anexa la referatul de deplasare i oferta ageniei. - 15 -

11

12

13

14 15 16 17 18 19 20 21

22

23

24

In baza ofertei de la agenia de turism, B.M.F.P. va ntocmi i va obine aprobrile contabilului ef i a Rectorului/ Prorectorului pe nota de comand ntocmit iar ulterior o va transmite prin fax ageniei de turism colaboratoare. B.M.F.P. acord viza pentru ncadrarea n devizul antecalcul al contractului de cercetare a sumei estimate a fi cheltuit pentru efectuarea deplasrii externe i stabilete elementele S.D.A. corespunztoare din deviz. B.M.F.P. prezint referatul de deplasare extern la B.C.C. pentru obinerea vizei de disponibil pentru suma estimat a fi cheltuit pentru efectuarea deplasrii. B.M.F.P. prezint referatul de deplasare extern Contabilului ef pentru avizare i pentru menionarea articolului contabil i a sursei de finanare. B.M.F.P. prezint referatul de deplasare extern Rectorului / Prorectorului pentru aprobare. B.M.F.P. prezint referatul de deplasare extern aprobat persoanei din Secretariatul Universitii desemnate s ntocmeasc dispoziia de deplasare. B.M.F.P. nregistreaz dispoziia de deplasare la Registratura Universitii . B.M.F.P. prezint dispoziia pentru deplasare, mpreun cu referatul aprobat, la CFP pentru avizare. B.M.F.P. prezint dispoziia pentru deplasare, mpreun cu referatul aprobat, Contabilului ef pentru avizare. B.M.F.P. prezint dispoziia pentru deplasare, mpreun cu referatul aprobat, Rectorului/Prorectorului pentru aprobare. Copii xerox dup referatul de deplasare extrern i a dispoziia aprobate se pstreaz la dosarul contractului de cercetare. B.C.C. va elibera ctre B.M.F.P. o copie xerox a decontului aprobat n vederea stabilirii sumei cheltuite din deviz i pentru pregtirea documentaiei de raportare a etapei curente. Conform tipurilor de cheltuieli aprobate n referatul de deplasare (intern sau extern) se ntocmete documentaia necesar plii, astfel: a) cheltuieli n avans care au menionate vize: Disponibil i/sau Creditare - pentru cheltuieli de transport, diurn - ordonanarea; - pentru cheltuieli de cazare, tax de participare, tax de viz, asigurare, alte taxe propunerea de angajament, angajamentul individual, ordonanarea; b) pentru cheltuieli care au viza: La ncasarea contravalorii etapei, referatele aprobate, nsoite de eventuale deconturi sau facturi, se predau la B.C.C.; c) cheltuieli de transport, cazare etc. asigurate prin ageniile de turism cu care UDJG are ncheiate contracte de colaborare vor fi pltite n conformitate cu prevederile din contracte. Cheltuielile se pltesc n funcie de situaiile descrise la punctele a) sau b) din etapa curent. d) n cazul n care termenul de predare a etapei este n interiorul intervalului de plat prevzut n contractele ncheiate cu ageniile de turism, plata serviciilor prestate se face nainte de termenul de decontare a cheltuielilor; B.M.F.P. pred referatul original de deplasare extern i dispoziia de deplasare, n original, imediat dup aprobare, la biroul Financiar, n vederea ntocmirii decontului de deplasare; pentru ordonanarea cheltuielilor aprobate n referat, BMFP va pstra copiile xerox ale referatului i dispoziiei predate la BF; La ncasarea etapei documentele predate la B.C.C., cf. etapei 22, pct.b), care stau la baza plii se vor napoia de la B.C.C. la B.M.F.P. pentru ntocmirea documentaiei de plat, conform descrierii de la etapa 22, pct.a) din prezenta - 16 -

I, E

Av

Av

Av A E E Av Av A Ar

I, V, Av

25

26

27

procedur. Propunerea de angajament, angajamentul individual i ordonanarea la plat, ntocmite de B.M.F.P., numerotate, se verific i avizeaz de ctre eful SMC sau nlocuitorul acestuia. Facturile care stau la baza ordonanrii se vizeaz Certificat n privina realitii, regularitii i legalitii de ctre eful SMC sau nlocuitorul acestuia. Documentaia ntocmit pentru plata cheltuielilor de deplasare i actele justificative anexate se predau la Biroul Financiar, conform adresei UDJG nr. 11029/28.04.2009. Aprobat, RECTOR, Prof. dr. ing. Viorel MNZU

V, Av V, Av E

Verificat, PRORECTOR, Prof.dr. Mirela PRAISLER

- 17 -

ANEXA nr. 6

Nr. nregistrare.........................data............./............/..............

RECTOR, Prof. dr. ing. Viorel Mnzu


ef de Catedr Director/ Responsabil de Proiect Birou Senat i,

DOMNULE RECTOR, Subsemnatul(a), ..................................................................... (gr. didactic) ....................................................... la Facultatea ............................................................................. catedra ....................................................................... v rog s binevoii a aproba deplasarea mea n localitatea ....................................... ara ...................................... pentru (aciunea) ............................................................................................................................. ............................... n perioada ....................................................................................................................................................................... Cheltuielile legate de aceast deplasare vor fi acoperite din contractul de cerce tare nr. ................................................................................................................., etapa .... ........................, dup cum urmeaz:
Cheltuieli solicitate pentru deplasare Transport intern (ruta/mijloc de transport) .................................................................................. .................................................................................. Transport extern (bilet avion) .................................................................................. .................................................................................. Transport extern - intern n ara de destinaie (ruta/mijloc de transport) .................................................................................. .................................................................................. Diurn (nr. zile * val. diurn/zi) .................................................................................. Cazare (nr. nopi * tarif/noapte) .................................................................................. Tax participare Taxe viza City taxe Asigurare medical Alte taxe .................................................................................. Total estimat X X X Suma estimat Modalitate de plat Cas. Card O.P. Articol contabil 20.06.01 Sursa de finanare Observaii

20.06.02

20.06.02

10.01.13 20.30.30 20.30.30 20.30.30 20.30.30 20.30.30 20.30.30 X X

Semnatura .................................. Serviciul Management Cercetare / Biroul Contabilitate Cercetare Contabil ef

Am luat la cunotin de prevederile Biroului de Senat nr. 20937/19.11.2004 si ale legii 128/1997 referitoare la plecarea cadrelor didactice la stagii n strintate cu durata mai mare de 90 de zile 1 n cazul n care este necesar obtinerea unei vize de la Ambasad se va solicita o adres n acest sens.

- 18 -

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 5 Data: 01.10.2009 1. 2.

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Procedur privind ntocmirea i transmiterea notei de comand la ageniile de turism Elaborat de: Ec. Znica Guru

3. 4. 5. 6.

7.

Cadrul didactic care urmeaz s efectueze deplasarea intern sau extern, dup aprobarea referatul de deplasare va solicita, uneia dintre ageniile de turism cu care UDJG are contract de colaborare, oferta pentru serviciile necesare deplasrii i o va prezenta la B.M.F.P.; B.M.F.P. ntocmete i prezint spre aprobare nota de comand pentru obinerea serviciilor asigurate prin contractele de colaborare cu ageniile de turism, n conformitate cu referatul de deplasare (intern sau extern) aprobat. Anex la nota de comand va fi oferta ageniei pentru serviciile solicitate de cadrul didactic care va efectua deplasarea; Dup aprobarea i tampilarea notei de comand, aceasta este transmis prin fax ageniei de turism ofertante ; Biletul de avion/ rezervarea de cazare sau orice alt tip de serviciu asigurat de agen ie este preluat de cadrul didactic beneficiar de la sediul acesteia; Cadrul didactic beneficiar va prezenta la B.M.F.P. factura eliberat de agenia de turism; Dac la bugetul contractului sunt sume disponibile, se face ordonanarea la plat a facturii. n caz contrar, se pred factura la B.C.C. i se va ordonana la plat n momentul n care se ncaseaz c/v etapei sau n funcie de prevederile contractelor de colaborare ncheiate cu ageniile de turism; Nota de comand n original se va arhiva la B.M.F.P. nsoit de confirmarea trimiterii prin fax i oferta ageniei de turism.

Legislaie: - Contractele de colaborare ncheiate cu ageniile de turism; - H.G. nr. 1579/2002 privind aprobarea Normelor metodologice de stabilirea categoriilor de cheltuieli privind activitile de cercetare-dezvoltare; - Ordinul Ministerului Finanelor Publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice;

- 19 -

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 5

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Procedur privind ntocmirea i transmiterea notei de comand la ageniile de turism Data: 01.10.2009 Elaborat de: Ec. Znica Guru Exemplificarea responsabilitilor: A aprob; C contribuie; Av avizeaz; I ntocmete; D decide; asupra efecturii aciunii (conducere); E execut; V verific; Ar arhiveaz. Director/ Membru echipa proiect Contmbil ef Contabilitate Cercetare C Registratura UDJG C Control Financ-prev C Rector/ Prorector B.M.F.P. C I E E E E Ar

Nr

Denumirea etapei

3 4 5

Cadrul didactic care urmeaz s efectueze deplasarea intern sau extern, dup aprobarea referatul de deplasare va solicita, uneia dintre ageniile de turism cu care UDJG are contract de colaborare, oferta pentru serviciile necesare deplasrii i o va prezenta la B.M.F.P. B.M.F.P. ntocmete i prezint spre aprobare nota de comand pentru obinerea serviciilor asigurate prin contractele de colaborare cu ageniile de turism, n conformitate cu referatul de deplasare (intern sau extern) aprobat. Anex la nota de comand va fi oferta ageniei pentru serviciile solicitate de cadrul didactic care va efectua deplasarea Dup aprobarea i tampilarea notei de comand, aceasta este transmis prin fax ageniei de turism ofertante Biletul de avion/ rezervarea de cazare sau orice alt tip de serviciu asigurat de agenie este preluat de cadrul didactic beneficiar de la sediul acesteia Cadrul didactic beneficiar va prezenta la B.M.F.P. factura eliberat de agenia de turism Dac la bugetul contractului sunt sume disponibile, se face ordonanarea la plat a facturii. In caz contrar, se pred factura la B.C.C. i se va ordonana la plat n momentul n care se ncaseaz c/v etapei sau n funcie de prevederile contractelor de colaborare ncheiate cu ageniile de turism Nota de comand n original se va arhiva la B.M.F.P. nsoit de confirmarea trimiterii prin fax i oferta ageniei de turism Aprobat, RECTOR, Prof. dr. ing. Viorel MNZU

Av

Verificat, PRORECTOR, Prof.dr. Mirela PRAISLER

- 20 -

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 6 Data: 01.10.2009 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Procedur privind cheltuielile cu salariile la contractele de cercetare Elaborat de: Ec. Znica Guru

11. 12. 13. 14. 15.

Directorul/Responsabilul prezint referatul pentru plata manoperei (Anexa 4), n termen de 3 (trei) zile lucrtoare de la expirarea lunii, completat conform modelului tipizat aprobat, nregistrat la Registratura Universitii; B.M.F.P., prin angajatul care are sub monitorizare contractul de cercetare, va prelua referatul, va verifica regularitatea, realitatea i legalitatea solicitrii i va acorda viza de ncadrare n devizul antecalcul al contractului de cercetare; B.M.F.P. va verifica existena pontajelor anexate (Anexa 3), numrul de ore pontate i tariful orar, conform contractului de munc pentru fiecare membru al echipei pentru care se solicit plata; B.M.F.P. va nainta referatul la B.C.C. pentru obinerea vizei de disponibil privind suma solicitat a fi pltit i a contribuiilor aferente; B.M.F.P. va prezenta referatul de plat Contabilului ef pentru viza necesar; B.M.F.P. va prezenta Rectorului/Prorectorului referatul de plat pentru obinerea aprobrii finale; Referatul aprobat va fi preluat de angajatul B.M.F.P. care are n sarcin ntocmirea statelor de plat, cu angajarea contribuiilor ctre Bugetul de stat aferente lunilor pontate n referat; Se vor ntocmi recapitulaiile aferente statelor de plat ntocmite; Statele de plat i recapitulaiile, ntocmite, vor fi depuse la B.C.C. n vederea verificrii de vizelor postcalcul la ncheierea etapei curente; La ncasarea plii intermediare/finale statele de plat vizate i recapitulaiile, aferente referatelor vizate de Contabilu l ef cu meniunea: Se vor plti la ncasarea etapei vor fi preluate de la B.C.C. i se vor ntocmi noi state de plat, cu contribuii aferente lunii curente de plat; Diferena de contribuii datorate, ca urmare a decalajului dintre luna pontat i data efectiv a plii, va fi suportat din fonduri proprii (Extras B.S. nr. 8273/25.03.2009) iar nota contabil se va ntocmi de ctre B.C.C.; Se vor ntocmi recapitulaiile, centralizarea acestora i ordonanrile la plat, care vor nsoi statele de plat (Extras B.S. nr. 7686/18.03.2009 i Anexa 12 la Disp. 721/11.10.2004); Documentele de plata manoperei, n original, vor fi predate la B.C.C. pentru obinerea celorlaltor vize necesare efecturii plii; Copiile xerox ale documentelor ntocmite n vederea plii manoperei vor fi arhivate la B.M.F.P.; Fluturaii pentru drepturile bneti obinute din contractele de cercetare sunt listai i distribuii prin Biroul Salarizare cadrelor didactice beneficiare.

Legislaie: - H.G. nr. 475/2007 privind aprobarea Planului Naional de cercetare dezvoltare i inovare II, pentru perioada 2007 2013; - H.G. nr. 1579/2002 privind aprobarea Normelor metodologice de stabilirea categoriilor de cheltuieli privind activitile de cercetare-dezvoltare; - O.M.F.P. nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice priovind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice; - Contractelede munc ale membrilor echipelor de cercetare; - Legea nr. 53/2003 privind Codul muncii, modificat i completat;

- 21 -

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 6 Procedur privind cheltuielile cu salariile la contractele de cercetare Data: 01.10.2009 Elaborat de: Ec. Znica Guru Exemplificarea responsabilitilor: A aprob; C contribuie; Av avizeaz; I ntocmete; D decide; asupra efecturii aciunii (conducere); E execut; V verific; Ar arhiveaz. Rector/ Prorector Director/ Resp. Proiect Control Financ-Prev Contabilitate Cercetare Birou Financiar Av Av A E E V, Av E Ar C Verificat, PRORECTOR, Prof.dr. Mirela PRAISLER Contabil ef B.M.F.P. Av V E E E, V

Nr

Denumirea etapei

3 4 5 6 7 8 9

10

11

12 13 14 15

Directorul/Responsabilul prezint referatul pentru plata manoperei (Anexa 4), n termen de 3 (trei) zile lucrtoare de la expirarea lunii, completat conform modelului tipizat aprobat, nregistrat la Registratura Universitii B.M.F.P., prin angajatul care are sub monitorizare contractul de cercetare, va prelua referatul, va verifica regularitatea, realitatea i legalitatea solicitrii i va acorda viza de ncadrare n devizul antecalcul al contractului de cercetare B.M.F.P. va verifica existena pontajelor anexate (Anexa 3), numrul de ore pontate i tariful orar, conform contractului de munc pentru fiecare membru al echipei pentru care se solicit plata B.M.F.P. va nainta referatul la B.C.C. pentru obinerea vizei de disponibil privind suma solicitat a fi pltit i a contribuiilor aferente B.M.F.P. va prezenta referatul de plat Contabilului ef pentru viza necesar B.M.F.P. va prezenta Rectorului/Prorectorului referatul de plat pentru obinerea aprobrii finale Referatul aprobat va fi preluat de angajatul B.M.F.P. care are n sarcin ntocmirea statelor de plat, cu angajarea contribuiilor ctre Bugetul de stat aferente lunilor pontate n referat Se vor ntocmi recapitulaiile aferente statelor de plat ntocmite Statele de plat i recapitulaiile, ntocmite, vor fi depuse la B.C.C. n vederea verificrii devizelor postcalcul la ncheierea etapei curente La ncasarea plii intermediare/finale statele de plat vizate i recapitulaiile, aferente referatelor vizate de Contabilul ef cu meniunea: Se vor plti la ncasarea etapei vor fi preluate de la B.C.C. i se vor ntocmi noi state de plat, cu contribuii aferente lunii curente de plat Diferena de contribuii datorate, ca urmare a decalajului dintre luna pontat i data efectiv a plii, va fi suportat din fonduri proprii (Extras B.S. nr. 8273/25.03.2009) iar nota contabil se va ntocmi de ctre B.C.C. Se vor ntocmi recapitulaiile, centralizarea acestora i ordonanrile la plat, care vor nsoi statele de plat (Extras B.S. nr. 7686/18.03.2009 i Anexa 12 la Disp. 721/11.10.2004) Documentele de plata manoperei, n original, vor fi predate la B.C.C. pentru obinerea celorlaltor vize necesare efecturii plii Copiile xerox ale documentelor ntocmite n vederea plii manoperei vor fi arhivate la B.M.F.P.. Fluturaii pentru drepturile bneti obinute din contractele de cercetare sunt listai i distribuii prin Biroul Salarizare cadrelor didactice beneficiare Aprobat, RECTOR, Prof. dr. ing. Viorel MNZU

- 22 -

UNIVERSITATEA DUNAREA DE JOS DIN GALATI Facultatea _____________________ Nr nreg._______/_______________

Anexa 4

RECTOR, Prof.dr.ing. Viorel MNZU

REFERAT Pentru decontarea cheltuielilor cu salariile V rugm s aprobai decontarea salariilor la contractul de cercetare nr............../..................... din etapa.........., pe luna....................., conform pontajelor anexate, dup cum urmeaz:
Nr crt
1 2 .... n TOTAL

Numele i prenumele

Funcia n proiect

Nr ore prestate/lun

Tarif orar (lei)

Total de plat

Menionez c tarifele orare din tabelul de mai sus sunt cele nscrise n contractele individuale de munc ncheiate i nu includ contribuiile angajatorului .

Prin prezenta, fiecare persoan pontat certific, prin semntur, c suma total ncasat n luna .............../anul.......... , cumulnd toate proiectele PNII la care particip, este mai mic dect plafonul maxim impus de HG 475/2007
Nr crt
1 2 .... ... 3

Numele i prenumele

Semntura

Director/Responsabil proiect,

- 23 -

ANEXA nr. 3 UNIVERSITATEA DUNAREA DE JOS DIN GALATI Facultatea _______________________________ CONTRACT nr.____________/______________

PONTAJ Luna ______________/anul________


Nr. crt.

Ziua/nr. ore
Numele si prenumele
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Total ore prestate

2 3 ... n

Director/Responsabil proiect,

- 24 -

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 7 Data: 01.10.2009

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Procedur privind ncheierea contractelor individuale de munc la contractele de cercetare Elaborat de: Ec. Znica Guru

1. Directorul/Responsabilul de proiect completeaz formularul de contract individual de munc (anexa 8) i fia postului (anexa 9) aferent fiecrui contract de cercetare; documentele tipizate se afl pe pagina de Cercetare a site-ului www.ugal.ro i sunt aprobate n BS din 17.03.2009; Data nceperii derulrii contactul individual de munc nu poate fi retroactiv datei prezentrii acestuia la BMFP. 2. Contractele de munc i fiele anexate, semnate de angajat i director/responsabil de proiect, se prezint la BMFP n trei (3) exemplare, originale. 3. Directorul/Responsabilul de proiect va prezenta cte o copie dup cartea de identitate a fiecrui membru din echip pentru care se solicit angajarea (anex la documentele de la pct.2). 4. Pentru persoanele care nu sunt salariate ale Universitii Dunrea de Jos Galai, directorul/responsabilul de proiect va prezenta la BMFP un dosar de angajare care va conine: a) Cerere de angajare, semnat de directorul/ responsabilul de proiect, nregistrat la Registratura Universitii, adresat d-lui Rector b) Copie dupa cartea de identitate c) Copie dupa certificatul de natere d) Copie dup ultima diplom de studii e) Curriculum Vitae f) Adeverin de la medicul de familie din care s reias c angajatul este apt pentru activitatea ce o va presta n cadrul proiectului. 5. La articolul Felul muncii din contractul individual de munc nregsitrarea se face n conformitate cu Clasificaia ocupaiilor din Romnia. Pentru evitarea unor nregsitrri eronate se va contacta angajatul responsabil BMFP. 6. BMFP va nregistra contractele individuale de munc n registrul intern de eviden al contractelor de munc. 7. BMFP va nainta contractele individuale de munc n vederea obinerii avizrii Compartimentului juridic, Controlului Financiar Intern Preventiv i aprobrii Rectorului/P rorectorului. 8. BMFP va nregistra online contractele individuale de munc aprobate, cu ajutorul REVISAL, la Inspectoratul Teritorial de Munc Galai, n termen de 5 (cinci) zile de la data aprobrii lor. 9. BMFP va nmna, 2 (dou) exemplare din contractele individuale de munc nregistrate la ITM mpreun cu anexa Fia postului, directorul /responsabilul de proiect. 10. BMFP va arhiva la copia contractului de cercetare, existent la BMFP, cte un exemplar din contractul individual de munc nregistrat i fia postului.

Legislaie: - H.G. nr. 475/2007 privind aprobarea Planului Naional de cercetare dezvoltare i inovare II, pentru perioada 2007-2013, anexa 3; - H.G. nr. 1579/2002 privind aprobarea Normelor metodologice de stabilirea categoriilor de cheltuieli privind activitile de cercetare-dezvoltare; - O.M.F.P. nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice priovind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice; - Contractul de finanare; - Contractelede munc ale membrilor echipelor de cercetare; - Legea nr. 53/2003 privind Codul muncii, modificat i completat;

- 25 -

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 7

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Procedur privind ncheierea contractelor individuale de munc la contractele de cercetare Data: 01.10.2009 Elaborat de: Ec. Znica Guru Exemplificarea responsabilitilor: A aprob; C contribuie; Av avizeaz; I ntocmete; D decide; asupra efecturii aciunii (conducere); E execut; V verific; Ar arhiveaz. Comp. Juridic Director/ Resp. Proiect Control Financ-prev. Av Rector/ Prorector Cadru didacticMembru echipa C C C C BMFP C C C C C E E E E Ar Verificat,

Nr

Denumirea etapei

10

Directorul/Responsabilul de proiect completeaz formularul de contract individual de munc (anexa 8) i fia postului (anexa 9) aferent fiecrui contract de cercetare; documentele tipizate se afl pe pagina de Cercetare a site-ului www.ugal.ro i sunt aprobate n BS din 17.03.2009; Data nceperii derulrii contactul individual de munc nu poate fi retroactiv datei prezentrii acestuia la BMFP. Contractele de munc i fiele anexate, semnate de angajat i director/responsabil de proiect, se prezint la BMFP n trei (3) exemplare, originale. Directorul/Responsabilul de proiect va prezenta cte o copie dup cartea de identitate a fiecrui membru din echip pentru care se solicit angajarea (anex la documentele de la pct.2). Pentru persoanele care nu sunt salariate ale Universitii Dunrea de Jos Galai, directorul/responsabilul de proiect va prezenta la BMFP un dosar de angajare care va conine: a) Cerere de angajare, semnat de directorul/ responsabilul de proiect, nregistrat la Registratura Universitii, adresat d-lui Rector b) Copie dupa cartea de identitate c) Copie dupa certificatul de natere d) Copie dup ultima diplom de studii e) Curriculum Vitae f) Adeverin de la medicul de familie din care s reias c angajatul este apt pentru activitatea ce o va presta n cadrul proiectului La articolul Felul muncii din contractul individual de munc nregsitrarea se face n conformitate cu Clasificaia ocupaiilor din Romnia. Pentru evitarea unor nregsitrri eronate se va contacta angajatul responsabil BMFP. BMFP va nregistra contractele individuale de munc n registrul intern de eviden al contractelor de munc. BMFP va nainta contractele individuale de munc n vederea obinerii avizrii Compartimentului juridic, Controlului Financiar Intern Preventiv i aprobrii Rectorului/Prorectorului. BMFP va nregistra online contractele individuale de munc aprobate, cu ajutorul REVISAL, la Inspectoratul Teritorial de Munc Galai, n termen de 5 (cinci) zile de la data aprobrii lor. BMFP va nmna, 2 (dou) exemplare din contractele individuale de munc nregistrate la ITM mpreun cu anexa Fia postului, directorul /responsabilul de proiect. BMFP va arhiva la copia contractului de cercetare, existent la BMFP, cte un exemplar din contractul individual de munc nregistrat i fia postului. Aprobat, - 26 -

Av

Av

RECTOR, Prof. dr. ing. Viorel MNZU

PRORECTOR, Prof.dr. Mirela PRAISLER

Anexa 8
CONTRACT INDIVIDUAL DE MUNCA incheiat in temeiul art.35 din Codul muncii si inregistrat sub nr. .../.... in registrul general de evidenta a salariatilor A. Partile contractului Angajator Universitatea Dunarea de Jos din Galati, cu sediul in Galati, Str.Domneasca nr.47, cod fiscal 3127522, telefon 414112, reprezentata legal prin Prof.univ.dr.ing.Viorel MINZU in calitate de Rector si Salariatul - doamna/domnul .................................................., domiciliat in localitatea ................... , str.................... nr...... bl.......ap........ judetul .............. , posesor al cartii de identitate seria .... nr..........., eliberata de.............. .... la data de ...................., CNP ........................................ , permis de munca seria ....... nr. ....... din data ............, am incheiat prezentul contract individual de munca in urmatoarele conditii asupra carora am convenit: B. Obiectul contractului: . C. Durata contractului: determinata, ..................... pe perioada cuprinsa intre data de......................... si data de .................................... pe perioada desfasurarii proiectului /grantului ............................................................. . D. Locul de munca 1. Activitatea se desfasoara la ..................................................... ........................................................................... 2. In lipsa unui loc de munca fix salariatul va desfasura activitatea astfel: . ......................................................... E. Felul muncii: Functia/meseria...............................................conform Clasificarii ocupatiilor din Romania. F . Atributiile postului: Atributiile postului sunt prevazute in fisa postului, anexa la contractul individual de munca. G. Conditii de munca: 1. Activitatea prestata se desfasoara in conditii normale, potrivit Legii nr. 19/2000, cu modificarile ulterioare, privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurari sociale, cu modificarile si completarile ulterioare. H. Durata muncii 1. O norma intreaga, durata timpului de lucru fiind de .......,ore/zi,........... ore/saptamana realizata cumulat cu un program flexibil. a) Repartizarea programului de lucru se face dupa cum urmeaza: ... (ore zi/ore noapte/inegal). b) Programul de lucru se poate modifica in conditiile regulamentului intern/contractului colectiv de munca aplicabil. 2. O fractiune de norma de ......... ore/zi, .......... ore/saptamana - realizata cumulat cu un program flexibil. a) Repartizarea programului de lucru se face dupa cum urmeaza: ........................ (ore zi/ore noapte). b) Programul de lucru se poate modifica in conditiile regulamentului intern/contractului colectiv de munca aplicabil. c) Nu se vor efectua ore suplimentare, cu exceptia cazurilor de forta majora sau pentru alte lucrari urgente destinate prevenirii producerii unor accidente sau inlaturarii consecintelor acestora. I. Concediul Durata concediului anual de odihna este de ........... zile lucratoare, in raport cu durata muncii (norma intreaga, fractiune de norma). De asemenea, beneficiaza de un concediu suplimentar de .................... . J. Salariul: 1. Salariul de baza orar brut: ......lei platibil conform fondurilor existente cu aceasta destinatie in cadrul bugetului proiectului,cu respectarea prevederilor H.G. nr.475/2007 anexa nr.3 2. Alte elemente constitutive: a) sporuri ...............; b) indemnizatii ...............; c) alte adaosuri ............... . 3. Orele suplimentare prestate in afara programului normal de lucru sau in zilele in care nu se lucreaza ori in zilele de sarbatori legale se compenseaza cu ore libere platite sau se platesc cu un spor la salariu, conform contractului colectiv de munca aplicabil sau Codul muncii modificat prin Ordonanta de Urgenta nr. 65/2005. 4. Data/datele la care se plateste salariul este/sunt : conform datelor de decontare a fazelor stabilite in planul de realizare a proiectului de catre Autoritatea Contractanta. K. Drepturi si obligatii ale partilor privind securitatea si sanatatea in munca: a) echipament individual de protectie ..............; b) echipament individual de lucru ..............; c) materiale igienico-sanitare ..............; d) sa elibereze, la cerere, toate documentele care atesta calitatea de salariat a solicitantului; e) sa asigure confidentialitatea datelor cu caracter personal ale salariatului. L. Alte clauze: a) perioada maxima de proba este de 90 zile pentru functii de conducere si 30 zile pentru functii de executie; b) perioada de preaviz in cazul concedierii este de minim 15 zile lucratoare, conform Legii nr. 53/2003 - Codul muncii sau contractului colectiv de munca; c) perioada de preaviz in cazul demisiei este de maxim 15 zile calendaristice pentru functii de executie si de maxim 30 de zile calendaristice pentru functii de conducere, conform Legii nr. 53/2003 - Codul muncii sau contractului colectiv de munca; - 27 -

d) in cazul in care salariatul urmeaza sa-si desfasoare activitatea in strainatate, informatiile prevazute la art. 18 alin. (1) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii se vor regasi si in contractul individual de munca; e) alte clauze. M. Drepturi si obligatii generale ale partilor 1. Salariatul are, in principal, urmatoarele drepturi: a) dreptul la salarizare pentru munca depusa; b) dreptul la repaus zilnic si saptamanal; c) dreptul la concediu de odihna anual; d) dreptul la egalitate de sanse si de tratament; e) dreptul la securitate si sanatate in munca; f) dreptul la formare profesionala, in conditiile actelor aditionale. 2. Salariatului ii revin, in principal, urmatoarele obligatii: a) obligatia de a realiza norma de munca sau, dupa caz, de a indeplini atributiile ce ii revin conform fisei postului; b) obligatia de a respecta disciplina muncii; c) obligatia de fidelitate fata de angajator in executarea atributiilor de serviciu; d) obligatia de a respecta masurile de securitate si sanatate a muncii in unitate; e) obligatia de a respecta secretul de serviciu. 3. Angajatorul are, in principal, urmatoarele drepturi: a) sa dea dispozitii cu caracter obligatoriu pentru salariat, sub rezerva legalitatii lor; b) sa exercite controlul asupra modului de indeplinire a sarcinilor de serviciu; c) sa constate savarsirea abaterilor disciplinare si sa aplice sanctiunile corespunzatoare, potrivit legii, contractului colectiv de munca aplicabil si regulamentului intern. 4. Angajatorului ii revin, in principal, urmatoarele obligatii: a) sa acorde salariatului toate drepturile ce decurg din contractele individuale de munca, din contractul colectiv de munca aplicabil si din lege; b) sa asigure permanent conditiile tehnice si organizatorice avute in vedere la elaborarea normelor de munca si conditiile corespunzatoare de munca; c) sa informeze salariatul asupra conditiilor de munca si asupra elementelor care privesc desfasurarea relatiilor de munca; d) sa elibereze, la cerere, toate documentele care atesta calitatea de salariat a solicitantului; e) sa asigure confidentialitatea datelor cu caracter personal ale salariatului. N. Dispozitii finale Prevederile prezentului contract individual de munca se completeaza cu dispozitiile Legii nr. 53/2003 - Codul muncii si ale contractului colectiv de munca aplicabil incheiat la nivelul angajatorului/grupului de angajatori/ramurii/national, inregistrat sub nr. ...../........... la Directia generala de munca si solidaritate sociala a municipiului Galati / Ministerul Muncii si Solidaritatii Sociale. Orice modificare privind clauzele contractuale in timpul executarii contractului individual de munca impune incheierea unui act aditional la contract, conform dispozitiilor legale. Prezentul contract individual de munca s-a incheiat in doua exemplare, cate unul pentru fiecare parte. O. Conflictele in legatura cu incheierea, executarea, modificarea, suspendarea sau incetarea prezentului contract individual de munca sunt solutionate de instanta judecatoreasca competenta material si teritorial, potrivit legii. RECTOR, Prof.univ.dr.ing.Viorel MINZU CONSILIER JURIDIC Jr.Bogdan BRATOVEANU

Salariat,

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV Ec. Neculai SAVA

Director/Responsabil proiect, ................................................

Pe data de .prezentul contract inceteaza in temeiul art. .......... din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, in urma indeplinirii procedurii legale. Angajator,

- 28 -

UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI

ANEXA nr. 9

FIA INDIVIDUAL A POSTULUI Anexa la contractul de munc nr. ..................... aferent grantului de cercetare nr. ..................... cu titlul: .....................................................................................

Fia postului de cercetare ocupat de .............................. avnd funcia de cercettor. Postul include activiti derulate conform programului aprobat al grantului. A. ACTIVITI DE CERCETARE / DEZVOLTARE Se introduc activitile de cercetare / dezvoltare n sensul dat acestor activiti de specificul programului. Nr. crt. I. I.1 I.2 I.... II II.1 ETAPA / ACTIVITATEA Fraciunea din timpul de munc (%)

ETAPA I Activitate I.1 Activitate I.2 ............................................... ETAPA II Activitate II.1 ...............................................

B. ACTIVITI ADMINISTRATIVE Se introduc activiti de organizare, redactare documente (altele dect lucrri tehnice i tiinifice), prospectare pentru aprovizionare, verificare, participare la workshop -uri, deplasare pentru documentare sau diseminare etc.) Nr. crt. 1 2 3 4 5 ACTIVITATEA Coordonare activiti proiect, organizarea muncii echipei Prospectare pentru aprovizionare Evidena cheltuieli contabile, pontaje, materiale, gestiune Eviden documente ........................................ CERCETATOR, DIRECTOR PROIECT Fraciunea din timpul de munc (%)

- 29 -

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 8 Data: 01.10.2009 1.

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Procedur privind ntocmirea, verificarea i naintarea documentelor de raportare la contractele de cercetare Elaborat de: Ec. Znica Guru

2.

3. 4.

5.

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Obligaia ntocmirii documentaiei de raportare financiar, la termenele prevzute n contractele de finanare, revine responsabilului/directorului de proiect; eventuale nregisitrri de baze date, cerute de Autoritatea contractant se vor ntocmi, de asemenea, de ctre responsabilul/directorul de proiect; Documentaia se ntocmete ntr-un numr de exemplare corespunztor cerinelor Autoritilor contractante/ Contractorului principal plus un exemplar din raportarea financiar, n original, necesar pentru nregistrrile financiar-contabile ale Universitii; la termenul de raportare final, responsabilul/directorul de proiect va ntocmi un exemplar din raportarea tehnico-tiinific corespunztoare ntregii derulri, pentru a se putea centraliza, la nivel de instituie, rezultatele obinute din cercetare; Documentaia ntocmit, semnat de responsabilul/directorul de proiect i nregistrat la Registratura Universitii se va preda la BMFP; BMFP va verifica corectitudinea datelor nregistrate n documentele de raportare i ncadrarea cheltuielilor nregistrate n capitolele bugetare ale devizelor cadru apoi va semna devizul postcalcul (exemplarul ce revine UDJG) pentru verificarea efectuat; Documentele de raportare sunt naintate la BCC care va verifica dac toate cheltuielile menionate la data raportrii sunt nregistrate n evidenele contabile ale instituiei (cf. notei din subsolul devizului postcalcul); BCC va semna devizul postcalcul (exemplarul UDJG) pentru verificarea efectuat; Documentele de raportare sunt naintate Contabiluli ef pentru avizare; Documentele de raportare se nainteaz Rectorului/Prorectorului pentru aprobare; Toate documentele aprobate sunt tampilate pe semntura Rectorului/Prorectorului; Cererea de plat intermediar i/sau cererea de avans aprobat se pred la BCC pentru ntocmirea facturii de plat; Documentele de raportare i factura se predau responsabilul/directorul de proiect, care le va nainta Autoritii contractante sau Contractorului principal; Dac responsabilul/directorul de proiect accept, documentaia poate fi trimis destinatarului prin Registratura Universitii; n acest caz, serviciile pot ale asigurate sunt simple sau recomandate; Exemplarul original ntocmit n plus se va preda la BCC, o copie xerox a documentaiei predate se arhiveaz la dosarul contractului de cercetare de la BMFP; Ulterior, se urmresc extrasele de cont din Trezorerie pentru a se verifica ncasarea sumelor facturate; n cazul ncasrii, BMFP va anuna, prin e-mail sau telefon, responsabilul/directorul de proiect data i suma ncasat.

Legislaie: - Contractul de finanare; - H.G. nr. 475/2007 privind aprobarea Planului Naional de cercetare dezvoltare i inovare II, pentru perioada 2007-2013; - H.G. nr. 1579/2002 privind aprobarea Normelor metodologice de stabilirea categoriilor de cheltuieli privind activitile de cercetare -dezvoltare; - O.M.F.P. nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice priovind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice; - Contractelede munc ale membrilor echipelor de cercetare; - Legea nr. 53/2003 privind Codul muncii, modificat i completat. - H.G. nr. 1860/2006 privind drepturile i obligaiile auoritilor i instituiilor publice pe perioada delegrii i detasrii n alt localitate, precum i n cazul deplasrii n cadrul localitii n interesul serviciului;

- 30 -

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 8 Data: 01.10.2009

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Procedur privind ntocmirea, verificarea i naintarea documentelor de raportare la contractele de cercetare Elaborat de: Ec. Znica Guru

Exemplificarea responsabilitilor: A aprob; C contribuie; Av avizeaz; I ntocmete; D decide; asupra efecturii aciunii (conducere); E execut; V verific; Ar arhiveaz. Rector/ Prorector Director/ Resp. Proiect Contabilitate Cercetare E E C Registratura C E E Contabil ef Av A C C C E BMFP C C E C E E

Nr

Denumirea etapei

6 7 8 9 10

11

12

13

Obligaia ntocmirii documentaiei de raportare financiar, la termenele prevzute n contractele de finanare, revine responsabilului/directorului de proiect; eventuale nregistrri de baze date, cerute de Autoritatea contractant se vor ntocmi, de asemenea, de ctre responsabilul/directorul de proiect; Documentaia se ntocmete ntr-un numr de exemplare corespunztor cerinelor Autoritilor contractante/ Contractorului principal plus un exemplar din raportarea financiar, n original, necesar pentru nregistrrile financiar-contabile ale Universitii; la termenul de raportare final, responsabilul/directorul de proiect va ntocmi un exemplar din raportarea tehnico-tiinific corespunztoare ntregii derulri, pentru a se putea centraliza, la nivel de instituie, la SMC, rezultatele obinute din cercetare; Documentaia ntocmit, semnat de responsabilul/directorul de proiect i nregistrat la Registratura Universitii se va preda la BMFP; BMFP va verifica corectitudinea datelor nregistrate n documentele de raportare i ncadrarea cheltuielilor nregistrate n capitolele bugetare ale devizelor cadru apoi va semna devizul postcalcul (exemplarul ce revine UDJG) pentru verificarea efectuat; Documentele de raportare sunt naintate la BCC care va verifica dac toate cheltuielile menionate la data raportrii sunt nregistrate n evidenele contabile ale instituiei (cf. notei din subsolul devizului postcalcul); BCC va confirma, prin semntur pe devizul postcalcul, (exemplarul UDJG) verificarea efectuat; Documentele de raportare sunt naintate Contabiluli ef pentru avizare; Documentele de raportare se nainteaz Rectorului/Prorectorului pentru aprobare; Toate documentele aprobate sunt tampilate pe semntura Rectorului/Prorectorului; Cererea de plat intermediar i/sau cererea de avans aprobat se pred la BCC pentru ntocmirea facturii de plat; Documentele de raportare i factura se predau responsabilul/directorul de proiect, care le va nainta Autoritii contractante sau Contractorului principal; Dac responsabilul/directorul de proiect accept, documentaia poate fi trimis destinatarului prin Registratura Universitii; n acest caz, serviciile potale asigurate sunt simple sau recomandate; Exemplarul original ntocmit n plus se va preda la BCC, o copie xerox a documentaiei predate se arhiveaz la dosarul contractului de cercetare de la BMFP; Ulterior, se urmresc extrasele de cont din Trezorerie pentru a se verifica ncasarea sumelor facturate; n cazul ncasrii, BMFP va anuna, prin e-mail sau telefon, responsabilul/directorul de proiect data i suma ncasat. Aprobat, RECTOR, Prof. dr. ing. Viorel MNZU - 31 -

Verificat, PRORECTOR, Prof.dr. Mirela PRAISLER

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 9 Data: 01.10.2009

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Procedur privind ntocmirea, verificarea i naintarea documentelor de raportare a indicatorului IC6 3% finanare Elaborat de: Ec. Znica Guru

1. Raportarea IC6 se face ctre CNCSIS, anual, dup ce Unitatea finanatoare anun lansarea aplicaiei respective pe
site-ul www.cncsis.ro; 2. Persoana responsabil din cadrul SMC BPC descarc baza de date i instruciunile puse la dispoziie de CNCSIS i le transmite, ca baz parial, la toate facultile, prin e-mail, ctre decani, pentru a fi completat. Totodat, decanii sunt anunai printr-o adres oficial despre lansarea aplicaiei, despre obligativitatea completrii datelor la nivel de facultate i de termenul pn la care baza de d ate parial trebuie naintat de BPC; 3. Baza de date parial completat conform instruciunilor se pred la BPC n format electronic i n varianta printat cu numr de nregistrare de la Serviciul Registratur. Varianta printat va purta obligatoriu semntura Decanului facultii i a persoanei responsabile cu ntocmirea bazei de date din cadrul facultii. Exactitatea i corectitudinea datelor nscrise n baza de datre parial revine n mod direct facultii; 4. BPC are urmtoarele obligaii: - solicit informaii necesare completrii datelor de la serviciile corespondente ale universitii i primete informaiile solicitate pe document hrtie, cu semntur de la persoana responsabil; - completeaz documentul privind datele de identificare ale universitii; - verific dac datele nregistrate n bazele de date pariale sunt corecte, complete i aferente perioadei de raportare; BPC poate efectua aceste verificri numai pentru indicatorii la care deine o eviden sau gestiune a datelor. Nu poate verifica indicatorii care se refer la numr sau pagini de cri, articole sau lucrri publicate; - identificarea datelor incorecte sau incomplete este sesizat persoanei care a ntocmit baza de date din cadrul facultii; BPC nu modific i nu completeaz baza de date transmis de faculti. - dup corectarea datelor incorecte sesizate, facultatea retrimite la BPC baza de date parial cu respectar ea prevederilor de la punctul 3; - BPC centralizeaz bazele de date pariale finalizate trimise de faculti; - BPC calculeaz indicii pentru evaluarea calitii activitii de cercetare tiinific la nivel de universitate, anex la raportarea trimis la CNCSIS; - BPC listeaz ntr-un numr corespunztor de exemplare raportarea finalizat i inscripioneaz un CD cu varianta electronic a raportrii ntocmite; Raportul final se aprob de conducerea universitii. - BPC depune raportarea la CNCSIS, cel mai trziu la termenul precizat, ambele variante i exemplare printate, cu adres de naintare oficial din partea universitii. 5. Dup depunerea raportrii la CNCSIS, BPC urmrete pe site-ul www.cncsis.ro confirmarea valorilor indicatorilor din raportare. BPC valideaz preluarea informaiilor privind eventualele corectri , de ctre CNCSIS, a valorii indicatorilor privind cercetarea tiinific; 6. Raportarea final la nivel de universitate este postat pe pagina de Cercetare a site-ului www.ugal.ro. Legislaie: - Contractul de finanare; - H.G. nr. 475/2007 privind aprobarea Planului Naional de cercetare dezvoltare i inovare II, pentru perioada 2007-2013; - H.G. nr. 1860/2006 privind drepturile i obligaiile auoritilor i instituiilor publice pe perioada delegrii i detasrii n alt localitate, precum i n cazul deplasrii n cadrul localitii n interesul serviciului; - H.G. nr. 1579/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind stabilirea categoriilor de cheltuieli privind activitile de cercetare-dezvoltare; - O.M.F. nr. 1025/2005 pentru aprobarea clasificaiei indicatorilor privind finanele publice; - O.U. 34/14.04.2009 cu privire la rectificarea bugetar pe anul 2009 i OMF 2281/2009 privind aplicarea prevederilor art. 36 din OU 34/2009

- 32 -

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 9 Data: 01.10.2009

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Procedur privind ntocmirea, verificarea i naintarea documentelor de raportare a indicatorului IC6 3% finanare Elaborat de: Ec. Znica Guru

Exemplificarea responsabilitilor: A aprob; C contribuie; Av avizeaz; I ntocmete; D decide; asupra efecturii aciunii (conducere); E execut; V verific; Ar arhiveaz. Biroul Personal Biroul Doctorate Biroul Contab-Cerc. C C C

Rector/ Prorector

Nr

Denumirea etapei

Raportarea IC6 se face ctre CNCSIS, anual, dup ce Unitatea finanatoare anun lansarea aplicaiei respective pe site-ul www.cncsis.ro; Persoana responsabil din cadrul SMC BPC descarc baza de date i instruciunile puse la dispoziie de CNCSIS i le transmite, ca baz parial, la toate facultile, prin e-mail, ctre decani, pentru a fi completat. Totodat, decanii sunt anunai printr-o adres oficial despre lansarea aplicaiei, despre obligativitatea completrii datelor la nivel de facultate i de termenul pn la care baza de date parial trebuie naintat de BPC; Baza de date parial completat conform instruciunilor se pred la BPC n format electronic i n varianta printat cu numr de nregistrare de la Serviciul Registratur. Varianta printat va purta obligatoriu semntura Decanului facultii i a persoanei responsabile cu ntocmirea bazei de date din cadrul facultii. Exactitatea i corectitudinea datelor nscrise n baz a de datre parial revine n mod direct facultii; BPC are urmtoarele obligaii: - solicit informaii necesare completrii datelor de la serviciile corespondente ale universitii i primete informaiile solicitate pe document hrtie, cu semntur de la persoana responsabil; - completeaz documentul privind datele de identificare ale universitii; - verific dac datele nregistrate n bazele de date pariale sunt corecte, complete i aferente perioadei de raportare; BPC poate efectua aceste verificri numai pentru indicatorii la care deine o eviden sau gestiune a datelor. Nu poate verifica indicatorii care se refer la numr sau pagini de cri, articole sau lucrri publicate; - identificarea datelor incorecte sau incomplete este sesizat persoanei care a ntocmit baza de date din cadrul facultii; BPC nu modific i nu completeaz baza de date transmis de faculti. - dup corectarea datelor incorecte sesizate, facultatea retrimite la BPC baza de date parial cu respectarea prevederilor de la punctul 3; - BPC centralizeaz bazele de date pariale finalizate trimise de faculti; - BPC calculeaz indicii pentru evaluarea calitii activitii de cercetare tiinific la nivel de universitate, anex la raportarea trimis la CNCSIS;

- 33 -

Faculti C I E E

BMFP

BPC

- BPC listeaz ntr-un numr corespunztor de exemplare raportarea finalizat i inscripioneaz un CD cu varianta electronic a raportrii ntocmite; Raportul final se aprob de conducerea universitii. - BPC depune raportarea la CNCSIS, cel mai trziu la termenul precizat, ambele variante i exemplare printate, cu adres de naintare oficial din partea universitii. Dup depunerea raportrii la CNCSIS, BPC urmrete pe site-ul www.cncsis.ro confirmarea valorilor indicatorilor din raportare. BPC valideaz preluarea informaiilor privind eventualele corectri, de ctre CNCSIS, a valorii indicatorilor privind cercetarea tiinific; Raportarea final la nivel de universitate este postat pe pagina de Cercetare a site-ului www.ugal.ro.

Aprobat, RECTOR, Prof. dr. ing. Viorel MNZU

Verificat, PRORECTOR, Prof.dr. Mirela PRAISLER

- 34 -

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 10 Data: 01.10.2009

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Procedur pentru inregistrarea rezultatelor activitatilor de cercetare dezvoltare Elaborat de: Ec. Znica Guru

1.Directorul unui proiect de cercetare finantat din fonduri publice, pentru care Universitatea Dunarea de Jos din Galati are statut de cordonator, depune la SMC raportul final de activitate,dupa aprobarea prealabila acordata de autoritatea contractanta.Acest document pune la dispozitie SMC informatiile necesare pentru completarea Fisei de evidenta a rezultatelor activitatilor de cercetare dezvoltare.Prin rezultatele activitatilor de cercetare dezvoltare obtinute in baza unor contracte finantate din fonduri publice se intelege: Documentatii,studii,lucrari,planuri,scheme si altele asemenea; Brevete de inventie,certificate de inregistrare a desenelor si modelelor industriale si altele asemenea; Tehnologii,procedee,produse informatice,retete,formule,metode si altele asemenea; Obiecte fizice si produse realizate in cadrul derularii contractului respectiv. 2. SMC completeaza fisa in sistem on-line,pe site-ul oficial al autoritatii de stat pentru cercetare-dezvoltare,in cadrul unei sectiuni dedicate,prin utilizarea unui sistem informatic specializat pentru inregistrarea si evidenta rezultatelor cercetarii.Introducerea datelor se realizeaza la nivelul SMC de catre persoana desemnata in acest sens la nivelul institutiei si care are intreaga raspundere asupra veridicitatii datelor introduse. 3. Dupa fiecare sesiune de incarcare a datelor aferente unui contract de finantare, SMC genereaza si tipareste pe suport de hartie fisa de evidenta a rezultatelor de cercetare dezvoltare.Totalitatea fiselor tiparite alcatuiesc Registrul de evidenta a rezultatelor activitatilor de cercetare dezvoltare.Registrul se snuruieste,se sigileaza si se certifica cu numarul de pagini,sub semnatura conducatorului institutiei si a contabilului sef.Deasemenea,registrul se pastreaza si in format electronic,fiind disponibil in vedeerea vizualizarii pe pagina web Universitatii Dunarea de Jos din Galati. 4. Registrul de evidenta a rezultatelor activitatilor de cercetare dezvoltare are caracter anual si se trece pe lista formularelor cu regim special,gestionate la nivelul instituitiei. 5.Universitatea Dunarea de Jos din galati are obligatia postarii rezultatelor cercetarii pe pagina web proprie,intr o sectiune special prevazuta in acest sens.Directia de specialitate din cadrul autoritatii de stat pentru cercetare dezvoltare poate verifica existenta registrului la nivelul Universitatii Dunarea de Jos din Galati precum si modul de inregistrare rezultatelor de cercetare. Legislaie: Ordonanta Guvernului nr.57/2002 privind cercetare stiintifica si dezvoltare tehnologica,aprobata cu modificari si completari prin Legea nr.324/2003,cu modificari si completari ulterioare; Contractul de finantare pentru executia de proiecte si anexele acestuia; Ordinul Ministrului educatiei, cercetarii si inovarii nr.3845 din 06.05.2009 privind aprobarea modelului pentru Registrul de evidenta a rezultatelor activitatilor de cercetare dezvoltare si a Metodologiei de inregistrare a rezultatelor activitatii de cercetare dezvoltare.

- 35 -

SERVICIUL MANAGEMENTCERCETARE UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALAI COD: P 10 Data: 01.10.2009

Ediia: 1 Revizuit: 0 Exemplar:

Procedur pentru inregistrarea rezultatelor activitatilor de cercetare dezvoltare Elaborat de: Ec. Znica Guru

Exemplificarea responsabilitilor: A aprob; C contribuie; Av avizeaz; I ntocmete; D decide; asupra efecturii aciunii (conducere); E execut; V verific; Ar arhiveaz. Compartiment financiar contabil C Director/ Resp. Proiect Contabil sef. Av Rector/ Prorector

Nr

Denumirea etapei

Directorul proiectului de cercetare depune la SMC raportul final de activitate ,dupa aprobarea acestuia de catre Autoritatea contractanta.Depunerea la SMC a raportului final de activitate se face in termen de 10 zile de la primirea aprobarii din partea autoritatii contractante. Pe baza informatiilor continute de raportul final de activitate, SMC completeaza in format electronic Fisa de evidenta a rezultatelor activitatilor de cercetare dezvoltare,conform modelului aprobat de Ministerul Educatiei Cercetarii si Inovarii.Completarea se face in termen de 30 zile de la aprobarea raportului final de activitate al proiectului de cercetare. Totalitatea fiselor de evidenta a rezultatelor activitatilor de cercetare dezvoltare completate in cursul unui an calendaristic de SMC,se listeaza, se snuruiesc,se sigileaza si se certifica cu numarul de pagini,alcatuind astfel, Registrul de evidenta a rezultatelor activitatilor de cercetare dezvoltare. SMC prezinta conducerii institutiei si contabilului sef Registrul in vederea aprobarii. Registrul,in format tiparit si certificat conform pct. 3,are caracter anual si se trece pe lista formularelor cu regim special. SMC comunica compartimentului financiar contabilitate continutul registrului,in vederea inregistrarii ca si formular cu regim special. Registrul de evidenta a rezultatelor activitatilor de cercetare dezvoltare se arhiveaza la SMC insotit de rapoartele finale de activitate ale contractelor de cercetare.

Ar

Aprobat, RECTOR, Prof. dr. ing. Viorel MNZU

Verificat, PRORECTOR, Prof.dr. Mirela PRAISLER

- 36 -

SMC C I E C

- 37 -