Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
DataBase) care conine datele din baz , descrierea lor, i obiecte pentru man ipularea acestora. Un fiier baz de date poate conine: tabele conin, de fapt, informaiile din baza de date; interogri conin condiii impuse unor linii din tabele pentru a fi incluse n rezultat; formulare conin obiecte de control care permit introducerea i modificarea datelor din tabelele din baza de date; rapoarte sunt obiecte ale bazei de date care permit obinerea unei liste, mai mult sau mai puin complexe, care conin liniile i coloanele din tabelele bazei de date; macro -uri i module Visual Basic.1
c. Butonul Creare. 2. Creare ulterioar: 1. Butonul Office Nou. 2. Se procedeaz ca mai sus. Dac intenionm s folosim baza de date ntr-un format compatibil cu versiunile anterioare ale Microsoft Access, vom salva fiierul baz de date n format .mdb.3
4. INTERFAA CU UTILIZATORUL
4.1. Funcia Help
Funcia de Help se activeaz folosind butonul Ajutor Excel, , n colul din dreapta-sus al ferestrei de document sau F1. afiat tasta
3 Aceast variant nu funcioneaz la trimiterea fiierului .mdb prin mail sau printr-o reea intranet; n acest caz, el trebuie copiat local folosind alt mediu (CD, DVD, stick etc.).
Se va afia o fereastr n care, n zona de editare test de lng butonul Cutare, vom tasta cuvntul sau cuvintele-cheie pe care le cutm, apoi vom folosi tasta Enter sau butonul Cutare. Sistemul va afia o list cu legturi spre toate capitolele de Help care conin textul cutat. Fereastra Ajutor Excel e o fereastr distinct i, de aceea, o putem minimiza sau, dac nu mai avem nevoie de ea, o vom nchide ca pe orice fereastr. Textul din fereastra de Ajutor Excel poate fi copiat n orice alt fereastr.
5. TABELE
Un tabel dintr-o baz de date Microsoft Access 2007 este organizat pe rnduri (numite nregistrri sau articole) i coloane (numite cmpuri). Tabelele pot fi considerate, ntr-o oarecare msur, analoage cu foile de calcul dintr-un registru Excel iar baza de date analoag cu ntregul registru. Cmpurile, mpreun cu tipurile de date stabilite pentru ele, reprezint structura tabelului. Cmp 1 Cmp 2 Cmp 3 ... Cmp n Structura Nume Prenume Data_n ... Telefon
Articol 1 Articol 2 Spre deosebire de tabelele din Microsoft Word sau Excel, unde puteam introduce orice valoare n orice celul, n Microsoft Access 2007 trebuie s specificm de la nceput ce fel de valori vom introduce n fiecare coloan, urmnd ca acesta s interzic, ulterior, introducerea valorilor de alt tip dect cel stabilit. De exemplu, ntr-o coloan dintr-un tabel Word sau Excel puteam introduce o dat calendaristic ntr-o celul i, n celula de dedesubt un text; n Access, odat stabilit tipul dat calendaristic pentru acea coloan (cmp), nici una din celulele din ea nu vor putea conine texte. Aceast comportare se concretizeaz n conceptul de tip de dat.
Adrese Internet
Ataare
Informaii legate
Aleator fiecare articol primete o valoare aleatoare pentru acel cmp. Indiferent de variant, Microsoft Access 2007 ne asigur c nu vor exista dou articole cu aceeai valoare pentru un cmp de tip AutoNumerotare4 dar valorile nu pot fi actualizate. Atenie! Nu pot exista dou cmpuri de tip AutoNumerotare n acelai tabel, chiar dac se folosesc variante distincte pentru ele. Da/Nu Cmpurile de tip Da/Nu sunt cmpuri folosite (Yes/No) pentru a exprima cazuri n care nu exist dect dou situaii: DA sau NU, de exemplu: Adevrat/Fals, Da/Nu, Activat/Dezactivat. Indiferent de variant, Microsoft Access 2007 consider un astfel de cmp drept cmp numeric, folosind valoarea 1 pentru DA i 0 pentru NU. Dat/Or Pentru date calendaristice, n domeniul 1 ianuarie 100...31 decembrie 9999. Obiect OLE Cmpurile obiect OLE creeaz imagini bitmap ale documentului original sau a obiectului respectiv, apoi afieaz acea imagine bitmap n cmpurile din tabel i n controalele raportului sau formularului. Documentul poate fi un desen, un fiier audio, o foaie de calcul etc. Cmpurile de acest tip nu pot fi cheie i nu pot participa la un index. Obiectele din aceste cmpuri pot fi nglobate n cmp sau legate de cmp. Hyperlink Este un text sau o combinaie numere-text, stocat ca text i folosit ca adres a unei pagini de Web sau drept cale spre un fiier spre harddiscul local/un harddisc din intranet-ul local. Ataare Permite crearea unui cmp n care se realizeaz o legtur spre un fiier de pe disc. Folosind un cmp de acest tip, putem modifica direct fiierul respectiv. Expert cutare De fapt, nu este un tip adevrat de date. Creeaz cmpuri care permit utilizatorului s aleag o valoare din alte tabele sau dintr-o list de valori.
2. Meniul Creare fila Tabele butonul Tabel. 3. Dm clic dublu pe varianta Creare tabel n modul Vizualizare proiect (Create table in Design view 5 ). 6 Access 2007 va deschide fereastra pentru descrierea structurii noului tabel. 4. n aceast fereastr, vom specifica, obligatoriu, pentru fiecare cmp urmtoarele: n coloana Nume cmp (Field name) vom introduce numele fiecrui cmp; acesta este folosit la identificarea ulterioar a cmpului, poate avea maxim 64 de caractere i poate conine i spaii;7 la Tip de date (Data type) vom alege tipul de date pentru cmpul respectiv. OBSERVAII 1. n cazul tipului Text, Access 2007 ne propune lungimea de 50 de caractere pentru cmp, valoare care poate fi modificat la Dimensiune cmp (Field Size). 2. n cazul tipului principal Number, subtipul se alege de la Dimensiune cmp (Field Size). Caracteristicile opionale pentru cmpul curent pot fi specificate n partea inferioar a ferestrei, n zona Proprieti cmpuri (Field Properties): Dimensiune cmp (Field Size) numrul maxim de poziii ce pot fi memorate n acel cmp (pentru valorile posibile pentru fiecare tip de dat, v. tabelul cu tipurile de date de mai sus); Format formatul de afiare ulterioar a datelor, cum ar fi:8
Zecimale (Decimal Places) numrul de poziii din partea zecimal (pentru cmpurile numerice); Masc intrare (Input Mask) o machet prin care putem impune un anumit format de introducere a datelor n cmp; n acest caz, pentru fiecare caracter (poziie) din cmp, la introducere, putem specifica unul dintre caracterele urmtoare: Caracter Efect # Permite orice cifr, un semn (+/-) i un spaiu L Permite numai litere n poziia respectiv ? Permite o liter sau nimic A Numai liter sau cifr 9 Numai cifre a Orice liter sau cifr sau nimic & Numai un caracter sau un spaiu
Celelalte variante nu permit specificarea direct a tipurilor de date ale cmpurilor. Se poate folosi i butonul Nou (New) din bara de instrumente i, n dialogul afiat, se alege varianta Vizualizare proiect (Design view). 7 Numele nu poate conine puncte (.), semnul exclamrii, paranteze mari, spaii iniiale i caractere neimprimabile. 8 Nu toate tipurile de date admit, aici, variante de format de afiare (de exemplu, tipurile Text i Memo).
6 5
C Permite orice caracter, un spaiu sau nimic < Convertete toate literele urmtoare n litere mici > Convertete toate literele urmtoare n litere mari \ Insereaz caracterul urmtor, ca i cum ar fi introdus ! Aliniaz valoarea introdus la dreapta De exemplu, dac pentru cmpul Nume folosim masca >L<??????????????, atunci prima liter din nume va fi convertit la liter mare, urmtoarele la litere mici i nu se vor permite mai mult de 15 caractere n acest cmp; un alt exemplu: pentru cmpul CNP, de tip Text pe lungime de 13, masca 9999999999999 va permite doar introducerea de cifre n poziiile respective; alt exemplu: pentru cmpul Buletin, masca >LL999999 va permite doar litere pe primele dou poziii i cifre pe urmtoarele ase; Legend (Caption) permite specificarea unui nume atribuit cmpului cnd acesta este folosit ntr-un raport sau un formular;9 Valoare implicit (Default Value) valoarea care se atribuie, automat, cmpului, cnd utilizatorul nu introduce nici o valoare pentru acel cmp; Regul de validare (Validation Rule) un criteriu care trebuie ndeplinit de valoarea cmpului pentru a putea fi acceptat (v. mai jos); Text de validare (Validation Text) textul care se va afia n bara de mesaje cnd valoarea introdus n cmp nu se respect criteriul specificat la Regula de validare; Obligatoriu (Required) dac este activat, utilizatorul nu va putea trece de acel cmp fr s-l completeze; Se permite lungimea zero (Allow Zero Length) se permit sau nu valori vide n cmpurile text sau memo; Indexat (Indexed) se creeaz sau nu un index pentru acel cmp (v. capitolul despre indexare, mai jos). 5. La nchiderea ferestrei, suntem ntrebai dac dorim s salvm noul tabel i, dac folosim Yes, se va afia un dialog n care trebuie s introducem numele noului tabel. 6. Vom fi ntrebai dac dorim s indexm tabelul dup un anumit cmp. Deo arece indexarea va fi discutat mai jos, vom rspunde cu No la aceast ntrebare. Dup aceti pai, n lista afiat n fereastra principal a bazei de date, la folosirea butonului Tabele (Tables), se va afia, ca pictogram, noul tabel.
Se folosete mai ales cnd numele cmpului este codificat de exemplu, un cmp care conine un nume de persoan se numete C04. n acest caz, la crearea ulterioar a unui raport/formular sau la afiarea coninutului tabelului, Access va folosi, n locul lui C04, numele specificat la Legend ca etichet pentru cmp.
face fie cu bara de spaiu, fie cu mouse-ul. Oricare ar fi modificarea fcut, putem anula ultima operaie folosind EditAnulare cmp/nregistrare curent (EditUndo) sau butonul cu acelai nume imediat dup operaia respectiv. 3. tergerea unei nregistrri se face prin selectarea ei urmat de tasta Delete sau cu EditDelete Record sau folosind butonul Delete din bara de instrumente, dup care se confirm tergerea (Atenie, nu exist Undo!). Exemplu: S se introduc n tabelul PERSONAL cel puin 10 nregistrri, cu dubluri pentru cmpul Funcia. n tabelul FUNCII vor exista attea nregistrri cte coduri distincte de funcii exist n tabelul PERSONAL.
Rows din bara Table Design. Dac acel cmp particip la vreun index, se va terge i acel index. Mutarea unui cmp n alt poziie se face trgnd cu mouse-ul pe vertical butonul gri aflat n stnga numelui lui, pn cnd acesta ajunge n poziia dorit;10 Modificarea caracteristicilor unui cmp (tip/subtip de dat, lungime, numrul de zecimale etc.) folosim elementele de control din zona Proprieti cmp (Field Properties). La nchiderea ferestrei de modificare a structurii, Microsoft Access 2007 ne ntreab dac dorim ca modificrile efectuate s rmn valabile. OBSERVAII 1. Sunt posibile orice modificri, cu condiia s avem grij la schimbarea tipurilor de date (Microsoft Access 2007 ncearc s converteasc valorile existente la noul tip de date dar nu orice conversie e posibil) i la scurtarea cmpurilor (cazuri n care, valorile existente ar putea fi trunchiate). 2. Oricare ar fi modificrile fcute, putem anula ultima operaie folosind EditAnulare... (EditUndo...) sau butonul dar numai imediat dup operaia respectiv i numai pn la nchiderea ferestrei de proiectare. 5.4.1. Crearea unei reguli de validare pentru un cmp La introducerea unei valori ntr-un cmp putem s interzicem tastarea de valori eronate n
10 De fapt, mutarea cmpului nu afecteaz cu nimic tabelul deoarece, ulterior, vom putea schimba ordinea cmpurilor n ferestre, rapoarte, formulare etc.
acel cmp, impunnd o regul de validare. n general, regula de validare const n evaluarea unei expresii logice (a unei condiii) impuse valorii introduse de utilizator n cmp. Operatorii de comparare folosii, de obicei, la crearea unei condiii sunt: = egal cu >, < mai mare respectiv mai mic <=, >= mai mare sau egal, respectiv mai mic sau egal <> diferit de De exemplu, dac dorim ca salariul persoanelor din tabel s fie mai mare de 5.000.000 ROL, condiia impus asupra cmpului Salariu va fi >5000000. Pentru aceasta: 1. Deschidem fereastra de proiectare a tabelului. 2. Selectm cmpul cruia vrem s-i stabilim condiia de validare. 3. Dm clic pe zona Regul de validare (Validation Rule) din partea inferioar a ferestrei i folosim una din urmtoarele variante: Tastm direct condiia dorit (n acest exemplu, >5000000) i nchidem fereastra. Folosim butonul din dreapta zonei Regul de validare, ceea ce va deschide dialogul Generator de expresii (Expression Builder) n care putem crea condiia respectiv fie prin tastare direct, fie folosind butoanele aflate sub zona de construire a condiiei. 11 4. Se confirm cu OK n dialog i se nchide fereastra de proiectare a bazei. Dac tabelul conine deja valori, Access 2007 testeaz dac acestea se confo rmeaz restriciei impuse i, dac nu, afieaz un mesaj de avertizare cu urmtoarele variante: Yes regula de validare se pstreaz i testarea continu; No regula nu se pstreaz i se continu testarea; Cancel ntrerupe testarea. Dac folosim Yes, valorile actuale din tabel sunt pstrate dar, ulterior, dac ncercm s modificm o valoare astfel nct ea s rmn incorect sau s introducem o valoare incorect n acel cmp, Acces va refuza acest lucru i va afia un mesaj de eroare care conine fie un text standard, fie textul specificat de noi la Text validare (Validation Text) n fereastra de proiectare a tabelului.
Atenie! NU exist Undo pentru aceast operaie! n plus, dac tabelul ters particip la o relaie cu alte tabele, relaia se desfiineaz.
Aceast operaie nu are nici un efect asupra lungimii cu care cmpurile au fost definite n tabel.
tabel, dm un clic oriunde n coloana cmpului respectiv i folosim FormatFreeze Columns. Cmpul respectiv va fi mutat n prima poziie din fereastr i va rmne fixat acolo astfel nct s fie ntotdeauna vizibil, celelalte cmpuri defilnd spre stnga sau spre dreapta pe sub el. Se pot bloca mai multe cmpuri. Deblocarea se face folosind FormatUnfreeze All Columns, dar coloana respectiv nu -i va relua vechiul loc din fereastr.
La Cutare (Search) se stabilete direcia de cutare n raport cu poziia indicatorului de nregistrri: n sus (Up), n jos (Down), Toate (All). dac activm Potrivire litere mari i mici (Match Case), Microsoft Access 2007 va ine cont, la cutare, de diferena ntre litere mari i litere mici; Declanarea operaiunii de cutare se face cu butonul Urmtorul (Find Next). Putem folosi acest buton i pentru continuarea cutrii. OBSERVAIE Nu se pot face cutri pentru cmpuri de tip DA/NU. Exemplu: S se caute toate nregistrrile pentru care cmpul Funcia are valoarea 2.
6.9. Filtre
Cnd lucrm cu un tabel cu multe nregistrri, putem stabili un filtru prin care vom obliga Microsoft Access 2007 s afieze numai nregistrrile care ndeplinesc o anu mit condiie (de exemplu, dorim ca n tabelul afiat s apar numai nregistrrile pentru care prenumele este Nicolae). Exist mai multe tipuri de filtre: Filtre care afieaz numai nregistrrile care, n cmpul curent, au valoarea respectiv se creeaz dup plasarea cursorului ntr-un articol cu valoarea respectiv, n acel cmp, folosind RecordsFilter by Selection sau butonul Filter By Selection din bara de instrumente Baza de Date. 15 n fereastr vom vedea numai nregistrrile pentru care e ndeplinit condiia. Filtre care afieaz numai nregistrrile care n cmpul curent, au alte valori dect cea curent se creeaz dup plasarea cursorului ntr-un articol cu valoarea respectiv, n acel cmp, folosind RecordsFilter Excluding Selection. 16 n fereastr vom vedea numai nregistrrile pentru care nu e ndeplinit condiia. Revenirea la afiarea tuturor nregistrrilor se face cu RecordsRemove Filter/Sorts sau cu butonul Eliminare filtru (Remove Filter) din aceeai bar de instrumente. Exemple: S se creeze un filtru pe cmpul Nume, apoi un filtru care s afieze numai pe cei nscui n alte luni dect octombrie.
De exemplu, pentru a vedea numai nregistrrile pentru care prenumele este Nicolae, vom da clic n cmpul Prenume pe o astfel de nregistrare i vom folosi butonul Filter By Selection. Atenie: la cmpurile de tip dat calendaristic, putem face filtrarea i pentru zi, lun, an, cu condiia s selectm, nainte, poriunea respectiv din data calendaristic. 16 De exemplu, pentru a vedea nregistrrile pentru care prenumele nu este Nicolae, vom da clic n cmpul Prenume pe o astfel de nregistrare i vom folosi butonul Records Filter Excluding Selection.
15
indexul este mai eficient. 17 Cheia unui tabel reprezint un ansamblu minim de cmpuri care identific n mod unic o nregistrare din tabel. Ea poate fi format dintr-un singur cmp (cheie simpl) sau din mai multe cmpuri (cheie compus). La un moment dat, ntr-un tabel pot exista mai multe atribute cu proprietatea c pot identifica n mod unic o nregistrare, acestea numindu-se chei candidate. Dintre acestea putem alege o cheie care se folosete efectiv, ea fiind numit cheie primar. n Microsoft Access 2007 se pot crea dou tipuri principale de indeci: un index cheie primar este unic la nivelul fiecrui tabel i nu permite existena de valori duplicate sau valori nule n cmpul pe care a fost creat; unul sau mai muli indeci normali. La rndul lor, acetia pot fi de dou subtipuri: Da (cu dubluri) permit existena valorilor duplicate n cmpul respectiv; Da (fr dubluri) nu pot exista dou nregistrri cu aceeai valoare sau valori nule pentru cmpul respectiv.
Se va afia fereastra de definire a tabelului. 2. Selectm cmpul pentru care dorim s crem indexul i folosim lista ascuns Indexat (Indexed) din subfereastra inferioar, n care stabilim tipul de index: Da (Cu dubluri) Yes (Duplicates OK) cmpul respectiv poate conine valori duplicat; Da (Fr dubluri) Yes (No duplicates) cmpul nu poate conine valori duplicat.18 3. Se nchide fereastra. Modificarea caracteristicilor unui index normal se face n mod asemntor. tergerea unui index se face la fel, dar folosind varianta Nu (No) n lista ascuns Indexat. Exemple: S se creeze un index normal, cu dubluri, pe cmpul Funcia i unul fr dubluri pe cmpul Marca.
n acest caz, la nchiderea ferestrei Access face aceeai verificare ca la indexul cheie primar.
9. INTEROGRI
O interogare este un obiect al bazei de date care ne permite extragerea din unul sau mai multe tabele a nregistrrilor care satisfac anumite criterii.20 Dup crearea interogrii, ea poate fi executat ori de cte ori este nevoie, obinnd ca rezultat doar cmpurile dorite i/sau nregistrrile care satisfac o anumit condiie.
19 20
Cmpurile pentru care a fost definit un index cheie primar sunt afiate cu bold. Dac e nevoie de date din mai multe tabele, ele trebuie legate prin relaii.
Dac, ulterior, vrem s mai adugm un tabel la interogare putem face acest lucru cu QueryShow
table sau cu butonul Show table dup care, din dialogul afiat, alegem tabelul dorit. De asemenea, dac un tabel devine inutil ntr-o interogare, l putem elimina selectndu-l din subfereastra superioar i folosind Query Remove Table sau tasta Delete.
OBSERVAIE Se va evita, dup testare, nchiderea ferestrei cu rezultate, operaie care ne va ntoarce la fereastra principal a bazei de date. 9.1.3. Ordonarea rezultatelor dup unul sau mai multe criterii Dac dorim ca n rezultatul interogrii nregistrrile s fie ordonate dup unul sau mai multe criterii, vom folosi lista ascuns Sortare (Sort) pentru cmpul care constituie criteriu de sortare, din care vom alege ordinea n care se face sortarea (Ascendent Ascending, Descendent Descending, nesortat unsorted). Putem alege mai multe cmpuri drept criteriu de sortare, dar trebuie s inem cont c: Ordinea n care sunt alese aceste criterii este important, n sensul c al do ilea criteriu va avea efect numai dac pentru primul exist valori duplicat. Cmpul care este criteriu principal de sortare trebuie s fie n stnga cmpului criteriu secundar (nu neaprat vecine). Exemplu: S se ordoneze rezultatele interogrii cresctor dup Studii i descresctor dup Nume. 9.1.4. Ascunderea/reafiarea unor cmpuri din rezultat Putem impune ca anumite cmpuri s nu se afieze, dezactivnd comutatoarele co respunztoare cmpurilor respective din linia Afiare (Show). Reafiarea se face prin activarea comutatoarelor. 9.1.5. Specificarea nregistrrilor care vor aprea n rezultatul interogrii n mod normal, n rezultatul interogrii apar toate articolele din tabelele selectate iniial. Putem impune prezentarea n rezultat numai a articolelor care satisfac anumite condiii. Pentru aceasta, n linia Criterii (Criteria) de sub cmpul respectiv vom specifica o condiie de selectare a nregistrrilor. n rezultat vor aprea numai nregistrrile care satisfac condiia respectiv. Condiia const, n general, n compararea a dou valori: cea din cmp i valoarea pe care o specificm. REGUL Constantele de tip text trebuie introduse ntre ghilimele iar cele de tip dat calendaristic ntre caractere diez (#). Pentru comparare se pot folosi urmtorii operatori: = valoare Rezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul are valoarea specificat. Exemplu : =2 sub cmpul Funcia i va extrage numai pe cei care au funcia 2. < valoare Rezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul are o valoare mai mic dect cea specificat. Exemplu : <3 sub cmpul Funcia i va extrage numai pe cei care au funcia 1 sau 2. > valoare Rezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul are o valoare mai mare dect cea specificat. Exemplu : >2 sub cmpul Funcia i va extrage numai pe cei care au funcia cel puin egal cu 3. <= valoare Rezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul are o valoare cel puin egal cu cea specificat. >= valoare Rezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul are o valoare cel mult egal valoarea specificat. <> valoare Rezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul nu are valoarea specificat.
Exemplu : <>2 sub cmpul Funcia i va extrage numai pe cei care nu au funcia 2. IN (val_1;val_2;...) Rezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul are una din valorile specificate n list. Exemplu : IN("popescu";"ionescu") sub cmpul Nume i va extrage numai pe cei care se numesc popescu sau ionescu. BETWEEN val_min AND Rezultatul va conine numai articolele pentru care val_max cmpul are valoarea specificat. Exemplu : BETWEEN 400 AND 650 sub cmpul Salariu i va extrage numai pe cei care au salariul ntre aceste valori (inclusiv). NOT valoare Rezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul nu are valoarea specificat (n acest caz, operatorul este echivalent cu <>). El este mai des folosit pentru a nega operatorii IN i BETWEEN, de exemplu: NOT IN ("george";"vasile") sub cmpul Prenume va extrage pe cei la care prenumele nu e george sau vasile; NOT BETWEEN 200 AND 375 sub cmpul Salariu i va extrage pe cei la care salariul este mai mic de 200 sau mai mare de 375. NOT NULL sau IS NOT NULL Rezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul sub care se afl operatorul nu este gol.22 NULL sau IS NULL Rezultatul va conine numai articolele pentru care cmpul sub care se afl operatorul este gol. Pentru a introduce un criteriu de selectare avem dou posibiliti: 1. Introducerea criteriului prin tastare direct sub cmp, n linia Criterii (Criteria) din fereastra de proiectare a interogrii. 2. Plasnd cursorul sub cmp, n linia Criterii din fereastra de proiectare a interogrii i folosind butonul Build din bara de instrumente. Se va afia dialogul Generatorului de expresii, n care vom putea construi condiia dorit. Dialogul conine: o zon n care vom construi condiia, n partea superioar; un set de butoane din care putem alege operatorii care apar n condiie; o list cu tabelele din care putem prelua cmpuri i cu operatorii posibili; o list cu cmpurile din tabelul selectat n prima list; o list cu formatul de afiare. OBSERVAII 1. Dac dorim s specificm mai multe condiii de selectare, le putem lega, n zona expresiei, prin doi operatori logici:
22 Atenie! Un cmp de tip Text nu este considerat gol dac conine numai spaii iar un cmp numeric nu este gol dac conine valoarea 0.
And pentru ca o nregistrare s fie inclus n rezultat trebuie ca ea s ndeplineasc ambele condiii (de exemplu, dac specificm Functia>=3 And Funcia<=5, n rezultat vor aprea toate persoanele pentru care codul de funcie are o valoare 3...5. Or pentru ca o nregistrare s fie inclus n rezultat, trebuie s nd eplineasc mcar una dintre condiiile respective (de exemplu, dac specificm Nume="Ionescu" Or Nume="Popescu", n list vor aprea toate persoanele numite Ionescu sau Popescu.23 2. Putem nega o anumit condiie folosind operatorul Not, care va determina afiarea n rezultat a articolelor care nu satisfac condiia specificat. De exemplu, dac dorim s afim persoanele pentru care prenumele nu este Nicolae, vom specifica drept condiie Not Prenume="Nicolae"24. La nchiderea dialogului Generatorului de expresii, Access 2007 va afia co ndiia sub cmpul selectat iniial. Indiferent de metoda folosit (scriere direct a condiiei n fereastra de interogare sau folosirea Generatorului de expresii), efectul va fi acelai. 9.1.6. Specificarea criteriilor pentru mai multe cmpuri n mod normal, condiiile specificate pentru diferite cmpuri sunt legate prin And, n sensul c, pentru ca o nregistrare s fie inclus n rezultat, trebuie ca acea nregistrare s ndeplineasc toate condiiile. Dac dorim ca o nregistrare s fie inclus n rezultat dac ndeplinete cel puin una din condiii, vom plasa o condiie pe linia Criterii (Criteria) sub cmpul corespunztor iar cealalt pe linia Sau (Or) sub cmpul respectiv. De exemplu, dac dorim ca n rezultat s apar toate nregistrrile pentru care prenumele este Nicolae sau nregistrrile pentru care funcia este 2, vom plasa n linia Criterii de la cmpul Nume condiia Nume="Nicolae" iar n linia Sau de la cmpul Funcia condiia Funcia=2. EXEMPLE 1. S se creeze, folosind Generatorul de expresii, o interogare care s extrag numai persoanele nscute dup 1 ianuarie 1960 i la care codul de funcie este 2. Pentru aceasta: a. n fereastra de proiectare vom plasa cursorul n linia Criterii sub cmpul Data nasterii i vom folosi butonul Build din bara de instrumente. n dialogul Generatorului de expresii vom da clic dublu pe Tabele, apoi pe tabelul Personal, apoi, n lista de cmpuri, pe cmpul Data naterii. Vom tasta, apoi, n zona de expresie, >01/01/1960 i vom confirma cu OK. 25 b. Vom plasa apoi cursorul n linia Criterii sub cmpul Funcia i vom folosi butonul Build din bara de instrumente. n dialogul Generatorului de expresii vom da clic dublu pe Tabele, apoi pe tabelul Personal, apoi pe cmpul Funcia. Vom tasta, apoi, n zona de expresie, =2 i vom confirma cu OK. La executarea interogrii, vom observa c n rezultat sunt afiate numai nregistrrile care satisfac ambele condiii specificate. 2. S se creeze, folosind prima scrierea direct n fereastra de proiectare, o interogare care s aib ca rezultat articolele la care Funcia este 1 sau Numele este mai mare dect Radu. a. n fereastra de interogare, sub cmpul Funcia, scriem condiia =1.
23 24
De fapt, echivalent cu IN("Popescu";"Ionescu). De fapt, echivalent cu <>"Nicolae". 25 Datele calendaristice vor fi afiate, ulterior, la Criteria, ntre caractere diez (#).
10. FORMULARE
Formularele reprezint interfaa principal ntre utilizator i o baz de date Access 2007. Ele sunt obiecte componente ale bazei de date care permit introducerea i mod ificarea datelor ntr-o manier mai atractiv dect modul de afiare Datasheet View, discutat mai sus.
2. Din lista Tabele/Interogri (Tables/Queries) selectm tabelul din care provin cmpurile i apo i, din lista Cmpuri disponibile (Available fields) selectm cmpurile respective. Ele se vor muta n lista Cmpuri selectate (Selected fields). Putem alege, pe rnd, cmpuri din mai multe tabele, legate prin relaie n baza de date. Transferul cmpurilor ntre cele 2 liste se face cu ajutorul butoanelor > , >> , < , <<. Pentru trecerea la pasul urmtor vom folosi Next. OBSERVAIE Ordinea n care selectm cmpurile este ordinea n care vor fi ele afiate n formular. 3. Dac am ales cmpuri din mai multe tabele, vom fi ntrebai care dorim s fie tabelul conductor n viitorul formular (dac am ales cmpuri att din FUNCII ct i din PERSONAL, vom alege, de exemplu, prin personal). Trecerea la dialogul urmtor se face cu Next. 4. Ni se va cere s alegem modul de aezare a cmpurilor n formular, prin butoanele radio alturate. Cel mai frecvent utilizat este modul Columnar (cmpurile aezate unul sub altul). Trecerea la dialogul urmtor se face cu Next. 5. Aici alegem stilul de afiare pentru formular. Dei exist mai multe variante, se recomand alegerea variantei Standard. Trecerea la dialogul urmtor se face cu Next. 6. n dialogul final vom specifica numele formularului i vom specifica dac dorim s deschidem formularul pentru a ncepe introducerea i/sau editarea datelor. La terminare, vom confirma cu Finish, care va deschide formularul pentru nceperea afirii/introducerii datelor respectiv va deschide generatorul de formulare pentru modificarea formularului. Exemplu: S se creeze un formular care s conin cmpurile Nume, Prenume, CNP, Data naterii, Studii, Adresa, Salariu i Funcia din tabelul PERSONAL i cmpul Denumire funcie din tabelul FUNCII.
din bara de instrumente sau cu EditDelete Record. Access 2007 va cere confirmare pentru tergere.
Lrgit Access 2007 va umple cu imaginea ntregul dreptunghi, chiar dac o va deforma.
10.6. Crea rea unui formular prin care utilizatorul s aib acces numai la
anumite nregistrri
Prin metoda de mai sus, utilizatorul va avea acces prin intermediul formularului la toate nregistrrile din tabelele selectate. Dac dorim s crem un formular prin care s avem acces numai la anumite nregistrri, trebuie s parcurgem doi pai majori: 1. Crearea unei interogri prin care s impunem condiiile de selectare respective a nregistrrilor, eventual cmpurile dorite i ordinea de selectare a nregistrrilor. 2. Crearea formularului se procedeaz ca mai sus, singura diferen fiind c la pasul 1 nu se aleg tabelele din care provin nregistrrile, ci interogarea respectiv. Exemplu: S se creeze un formular la care utilizatorul s aib acces numai la persoanele cu studiile DA (-1).
11. RAPOARTE
Un raport este un obiect din baza de date care permite extragerea datelor din unul sau mai multe tabele, n general n scopul listrii. Ca i la interogri i la formulare, pentru crearea i gestionarea rapoartelor exist butonul Rapoarte (Reports) n fereastra bazei de date care determin afiarea unei liste cu rapoartele existente n baza de date.
altul pentru funcia 2 etc.). Se pot impune mai multe criterii de grupare, dar vom ine cont c ord inea n care sunt specificate aceste criterii este important, n sensul c pentru primul criteriu se vor crea grupuri principale, n care se vor crea subgrupuri pentru al doilea criteriu etc. De exemplu: dac am ales drept prim criteriu cmpul Studii i ca al doilea criteriu cmpul Funcia, se vor crea grupuri principale pentru toate persoanele cu aceleai studii iar n cadrul acestor grupuri se vor crea subgrupuri pentru toate persoanele cu acelai cod de funcie; dac am ales drept prim criteriu cmpul Funcia i ca al doilea criteriu cmpul Studii, se vor crea grupuri principale pentru toate persoanele cu acelai cod de funcie iar n cadrul acestor grupuri se vor crea subgrupuri pentru toate persoanele cu aceleai studii. Pentru fiecare criteriu se va crea, n raport, cte o band antet de grup i o band subsol de grup, n care vom putea plasa valori statistice. Selectarea unui criteriu se face dnd un clic dublu pe numele cmpului n lista din stnga sau selectnd cmpul i folosind butonul >. Deselectarea se face cu butonul <. Trecerea la dialogul urmtor se face cu Next. 4. n acest dialog putem stabili 1...4 criterii dup care dorim sortarea articolelor n cadrul unui grup (ordinea de stabilire este important). Pentru aceasta, din listele ascunse 1...4 alegem cmpul care dorim s fie criteriu de sortare dup care, pentru fiecare, putem stabili ordinea n care se face sortarea, folosind butonul Ascending/Descending alturat fiecrei liste n parte. Pentru fiecare cmp numeric selectat la pasul 1 putem alege, folosind butonul Summary Options, dac dorim s se calculeze o sum (Sum), o medie (Avg), o valoare minim (Min) sau o valoare maxim (Max). Locul unde vor aprea fiecare din aceste valori statistice se stabilete prin butoanele radio Detail and Summary valorile se vor afia att n banda de detalii ct i n banda de rezumat a raportului respectiv Summary Only numai n banda de rezumat. Trecerea la pasul urmtor se face cu Next. 5. n acest dialog putem alege modul de aezare n pagin a raportului (butoanele radio de la Layout), orientarea hrtiei pe care se va lista raportul (Orientation) i o eventual trunchiere a valorilor cmpurilor
astfel nct s ncap toate pe limea hrtiei (dac este activat Adjust the field width so all fields fit on a page, Microsoft Access 2007 va trunchia unele cmpuri astfel nct toate s ncap pe limea hrtiei). Trecerea la pasul urmtor se face cu Next. 6. La acest penultim pas vom alege stilul de listare pentru raport. Trecerea la pasul urmtor se face cu Next. 7. La ultimul pas vom putea stabili un titlu pentru raport i vom putea impu ne dac dorim s trecem la previzualizarea raportului (Examinare raport Preview the report) sau s modificm raportul n fereastra de proiectare (Modificare proiect formular Modify the report's design). Terminarea se face cu Finish.
11.3. Adugarea i
bara de instrumente. Access 2007 va deschide fereastra Constructorului de rapoarte, n care vom putea efectua modificrile dorite. n plus, se va afia i bara de instrumente Toolbox. 2. Din bara de instrumente Toolbox vom alege butonul Label ( ). 3. Descriem, prin tragere cu mouse-ul, un dreptunghi n care scriem textul antetului. 4. Tastm textul i confirmm cu un clic n afara lui. Pentru un subsol procedm la fel.
aleg tabelele din care provin nregistrrile, ci interogarea respectiv. Exemplu: S se creeze un raport care s conin cmpurile Nume, Prenume, Funcia, Data naterii i s conin numai persoanele cu Funcia 2.
n cazul tabelelor i formularelor, pentru a folosi Page Setup, trebuie s deschidem nti obiectul.
mrimea hrtiei etc., vom folosi FilePrint sau butonul Imprimare din bara de instrumente Baza de date (n cazul folosirii butonului tiprirea va ncepe imediat, fr a mai putea specifica i alte opiuni). n dialogul afiat la FilePrint vom putea specifica: domeniul de pagini pe care dorim s-l listm (Interval de imprimare); se aplic aceleai reguli ca la Word i Excel; numrul de copii dorite (Copii) i ordinea n care dorim s obinem paginile copiilor (Asamb.); n cazul formularelor i tabelelor, putem tipri doar anumite nregistrri (numai consecutive), dar, pentru aceasta trebuie ca nainte de FilePrint s le selectm dup care, n dialogul de imprimare, vom folosi butonul radio Selected Records. Declanarea tipririi se face cu OK.
Cuprins
1.
1.1.
2. 3.
ORGANIZAREA UNEI BAZE DE DATE ACCESS 2007 ............................. 1 PRIMII PAI N LUCRUL CU BAZELE DE DATE ...................................... 2
3.1. Deschiderea i nchiderea unei aplicaii de baze de date (Microsoft Access 2007) ..................................................................................................................... 2 3.2. Crearea unei baze de date..................................................................................... 2 3.3. nchiderea unei baze de date................................................................................. 3 3.4. Deschiderea unei baze de date .............................................................................. 3
4. 5. 6.
6.1. 6.2. 6.3. 6.4.
6.4.1.
UTILIZAREA FUNCIEI HELP ......... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. AFIAREA I ASCUNDEREA BARELOR DE INSTRUMENTE .................... 3 TABELE (ENTITI) ............................................................................. 4
Tipuri de date n Microsoft Access 2007 ............................................................... 5 Crearea unui tabel ................................................................................................ 6 Adugarea, modificarea i tergerea nregistrrilor dintr-un tabel ...................... 9 Modificarea structurii unui tabel ........................................................................ 10
Crearea unei reguli de validare pentru un cmp ................................................................... 10
6.5.
7.
7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8. 7.9.
8.
8.1. 8.2.
9.
9.1.
10.
10.1.
10.1.1. 10.1.2. 10.1.3. 10.1.4. 10.1.5. 10.1.6.
INTEROGRI ....................................................................................... 18
Crearea unei interogri ...................................................................................... 19
Specificarea cmpurilor care vor aprea n rezultatul interogrii ......................................... 19 Testarea interogrii ............................................................................................................. 19 Ordonarea rezultatelor dup unul sau mai multe criterii ...................................................... 20 Ascunderea/reafiarea unor cmpuri din rezultat ................................................................. 20 Specificarea nregistrrilor care vor aprea n rezultatul interogrii ..................................... 20 Specificarea criteriilor pentru mai multe cmpuri ................................................................ 22
10.2. 10.3.
10.3.1. 10.3.2.
tergerea unor cmpuri din interogare................................................................................. 23 Adugarea unor cmpuri la o interogare .............................................................................. 23
10.4. 10.5.
11.
FORMULARE....................................................................................... 23
11.1. Crearea unui formular ........................................................................................ 23 11.2. Utilizarea unui formular ..................................................................................... 24 11.3. Adugarea i modificarea textului din antetul sau subsolul formularului ........... 25 11.4. Introducerea unei imagini ntr-un formular ........................................................ 25 11.5. Modificarea unui formular .................................................................................. 26 11.6. Crearea unui formular prin care utilizatorul s aib acces numai la anumite nregistrri ........................................................................................................ 26 11.7. tergerea unui formular ...................................................................................... 26
12.
12.1. 12.2. 12.3. 12.4. 12.5. 12.6. 12.7.
RAPOARTE.......................................................................................... 26
Crearea unui raport ............................................................................................ 27 Modificarea unui raport...................................................................................... 29 Adugarea i modificarea textului din antetul sau subsolul raportului ............... 29 Introducerea unei imagini ntr-un raport ............................................................ 30 Gruparea nregistrrilor dup anumite cmpuri ................................................. 30 Crearea unui raport n care s se afieze numai anumite nregistrri ................. 30 tergerea unui raport .......................................................................................... 31
13.