Trabajando con MS Project

Trabajar con Tareas

Planeacin: Cules actividades ejecutar para lograr el objetivo del Proyecto, dentro del alcance, tiempo y costo esperados. Actividades: Descritas en funcin de su unidad de trabajo y recursos empleados, para determinar su duracin. Conceptos Clave: EDT o WBS, Anlisis Rendimiento Recursos, Vinculacin Actividades, Marcas o Hitos.

Duracin Tareas
Nombre Tarea Construir Muro Unidad m2 Cantidad Requerida 500

Rendimiento de los Recursos de Trabajo = 50 m2/da. Duracin: 500 m2/ (50 m2/da) = 10 das.

En MS Project debemos escribir: Nombre Tarea Construir Muro Duracin 10 das

Duracin Tareas
Nombre Tarea Realizar Encuestas Unidad Encuesta Cantidad Requerida 600

Rendimiento Recursos de Trabajo = 20 encuestas/da (8 horas trabajo) Recursos: Encuestador (5) + Coordinador (1) Duracin: _____________ das. *Qu pasara si duplicamos los Recursos? Duracin: _____________ das. En MS Project debemos escribir: Nombre Tarea Realizar Encuestas Realizar Encuestas Duracin ___ das (5 encuestadores + 1 Coordinador) ___ das (10 encuestadores + 2 Coordinadores)

Duracin Tareas
Periodos Laborales (No Feriados)
Escritura M H D S Me MS Project Mins Horas Das Sem Mss Interpretacin Minutos Horas Das Semanas Meses

Duracin Transcurrida (Calendario)

Escritura Mt Ht Dt St Met MS Project Minst Horast Dast Semt Msst Interpretacin Minutos transcurridos Horas transcurridas Das transcurridos Semanas transcurridas Meses transcurridos

Trabajar con Tareas

Insertar Nuevas Tareas: Insertar + Nueva Tarea. Crear una Fase o Tarea Resumen: Aplicar sangra. Vincular Todas las Tareas: Simple/Mltiple (cono), o Informacin Tarea (Doble click sobre la tarea).
RELACIN FIN A COMIENZO (FC) RELACIN COMIENZO A COMIENZO (CC) RELACIN FIN A FIN (FF) RELACIN COMIENZO A FIN (CF)

Vincular Tareas con Pos-Duracin: En Informacin Tarea. Establecer Hitos o Marcas: Momentos clave, duracin = 0.

Trabajar con Tareas

Insertar Notas de Tareas: Informacin de tareas / Notas. Zoom Diagrama de Gantt: conos Lupas o Ver/Zoom. Ver Barra de Vistas: Ver / Barra de Vistas o Panel Izquierdo. Vistas Ms Utilizadas: Las incluidas en el panel izquierdo. Administrar los Archivos: Guardar como proyecto o plantilla.

TALLER:
Actividades: *Ingresar 15 tareas, vincularlas y determinar sus tiempos. *Insertar Fases cada 5 tareas e Hitos de fin y comienzo de fase. *Determinar la Ruta Crtica del Proyecto. Inicio Proyecto: 1 de agosto de 2011, trabajando de lunes a sbado de 8 a.m. a 6 p.m., con descanso de 12 m a 2 p.m.

Contenido Curso
SESIN 1: MS PROJECT 2007 TAREAS. * Ingresar a MS Project - Comenzar un Proyecto. * Trabajar con Tareas. * Taller: Ingresar tareas, vincularlas y determinar sus tiempos. SESIN 2: ADMINISTRACIN DE RECURSOS. * Ingresar Recursos (Trabajo + Materiales + Costo). * Asignar Recursos a las Tareas. * Modificar la duracin de una Tarea. * Taller: Definir recursos y asignarlos a las Tareas de un Proyecto.

Ingresar Recursos
TRABAJO: Demandan esfuerzo relacionado con el tiempo. *Personas identificadas con su nombre: Pedro, Juan, Mara, etc. *Personas identificadas por su labor: Ingeniero, tcnico, obrero, etc. *Maquinaria: Camin, tractor, volqueta, torno, etc. MATERIALES: Insumos con unidades definidas. *Cemento: Bultos. *Arena: m3. *Hierro: Kg. COSTO: Se determina individualmente por tarea, pues no depende del tiempo de la tarea. *Viajes. *Seguros.

Ingresar Recursos
Definir Recursos en la Hoja de Recursos. Ingresar Recursos de Trabajo, Material y Costo. En Etiqueta de Material se digita la unidad de cada material (m2, bulto, Kg., etc.) Para Recursos tipo Material la Tasa Estndar no se expresa en $/h como para los Recursos tipo Trabajo, sino simplemente en $. Asignar Recursos a las Tareas. Escribimos Unidades para los Recursos Trabajo (en %), y Materiales (m3, bultos, etc.)

Contenido Curso
SESIN 3: ADMN. TAREAS, RECURSOS Y CALENDARIOS * Tipos de Tareas (Unidades fijas / Trabajo Fijo / Duracin Fija). * Cmo corregir los Recursos de las Tareas? * Determinar la Ruta Crtica. * Tipos de calendario (Base / Proyecto / Tareas / Recursos). * Crear un nuevo Calendario. * Cambiar horas laborales / Cambiar Calendario Laboral. SESIN 4: MONITOREO Y CONTROL. * Establecer una Lnea Base. * Reportar Avance del Proyecto. * Utilizar Tablas. * Taller: Control y Avance - Curva S.

Tipos de Tareas
UNIDADES FIJAS: Recursos NO cambian al modificar Duracin y/o Trabajo. TRABAJO FIJO: Al modificar la Duracin (+/-), inversamente cambian los Recursos. DURACIN FIJA: Al modificar el Trabajo, cambian directamente los Recursos.

Ejemplo Tipos de Tareas

Creamos un Proyecto que tenga 5 tareas. Lo vamos a llamar Proyecto 5. Cada tarea tiene una duracin de 10 das. No vincular las tareas. La capacidad instalada de Recursos es de 2 Operarios y 5 Peones. Asignar a las 5 Tareas 2 Operarios y 4 Peones. Ingresar en la vista Diagrama de Gantt las columnas de Trabajo y Costo. Modificar duraciones y horas de trabajo al doble. Analizar resultados segn tipos de tareas.

Corregir Recursos Asignados

Preferiblemente lo hacemos dividiendo la vista Diagrama de Gantt en dos ventanas: Ventana / Dividir. Ejemplo: Tomar el Proyecto 5 y corregir recursos asignados.

Administrar Calendarios
Calendario Estndar Predeterminado: Das laborables de lunes a viernes y No laborales sbado y domingo. Hay tambin horas laborables y No laborables en un da. Nota: Ver estas caractersticas directamente sobre la vista Diagrama de Gantt utilizando la herramienta Zoom.

Tipos de Calendario
Calendario Base: Estndar / 24 Horas / Turno de Noche. Ir al Men Herramientas / Cambiar Calendario Laboral. Entre parntesis aparece cul calendario usa el proyecto. Calendario Proyecto: Men Proyecto / Informacin del Proyecto. Calendario Tareas: Informacin de la Tarea / Avanzado. Calendario Recursos: Lo seleccionamos en la Hoja de Recursos. Creamos uno antes, si es necesario.

Crear un Nuevo Calendario

Ir al Men Herramientas / Cambiar Calendario Laboral. Click sobre Crear calendario Nombrar el Nuevo Calendario y hacer una copia del estndar. Modificar el horario en Semanas Laborales / Detalles... Seleccionar con ctrl los das y escribir los horarios deseados. Asignar el Nuevo Calendario al Proyecto en Informacin del Proyecto. Regresar al Diagrama de Gantt y hacer una prueba para verificar, creando una actividad llamada Proyecto Calendario.

Modificar la Jornada de Trabajo

Ir al Men Herramientas / Cambiar Calendario Laboral. Click sobre Opciones Cambiar las Horas Predeterminadas de entrada y salida. Cambiar HORAS de Jornada Laboral / Semana Laboral. Cambiar Das por mes. Project tiene predeterminados 20 das laborales mes. Click en Predeterminar.

Ingresar Festivos
Ir al Men Herramientas / Cambiar Calendario Laboral. Click sobre Opciones Click en Excepciones. Escribir FERIADO 1, 2, 3, etc., con sus fechas de comienzo y fin.

Ejercicio: -Crear el PROYECTO JORNADA con 4 tareas FC de duraciones 10/25/10/15 das. -Inicia el 1 de julio de 2010 en horario de 8 a.m. a 2 p.m. de lunes a sbado. -Festivos: 20 de julio y 7 de agosto. -Costos: Residente $2.000/mes y (2) Asistentes $800/mes.

Monitoreo y Control
Establecer una Lnea Base: Para determinar diferencias en costos, recursos y tiempos. *Men Herramientas / Seguimiento / Proyecto completo. Costo Total = Costo de lo programado. Costo Previsto = Presupuesto Inicial (Lnea Base). Costo Real = Costo del Avance del Proyecto. Variacin = Costo Total Costo Previsto. Restante = Costo Total Costo Real. *Nota: Al cambiar las tareas, el costo previsto se mantendr.

Monitoreo
Men Ver / Barras de herramientas / Seguimiento En vista Diagrama de Gantt: Men Ver / Tabla / Seguimiento. Costo Fijo: No depende de los recursos ni del trabajo. Al ingresarlos, simplemente se suman al costo total del proyecto.

Uso de Tablas
Diagrama de Gantt / Men Ver / Tabla: *Entrada: Contiene los datos iniciales de las tareas. *Costo: Contiene los costos iniciales y los de avance. *Seguimiento: Muestra avance del proyecto en %. Hoja de Recursos / Men Ver / Tabla: *Entrada: Contiene los datos iniciales de la capacidad instalada. *Costo: Contiene los costos previstos y reales de los recursos. *Trabajo: Muestra las horas de trabajo totales, previstas y reales. *Resumen: Muestra la informacin resumen de los recursos del proyecto.

Contenido Curso
SESIN 5: ADMN. DATOS DE UN PROYECTO * Ordenar. * Filtros. * Agrupar. * Esquema. * Importar Datos de Excel. SESIN 6: INFORMES. * Informes Visuales. * Informes Simples. * Informes a otros Programas.

Administrar Datos
Men Proyecto: Ordenar / Filtros / Agrupar y Esquemas ORDENAR: Tareas ordenadas por fecha, prioridad, costo, etc., respetando cada uno de los niveles del proyecto, los cuales son tambin ordenados segn el criterio seleccionado. FILTROS: Tareas ordenadas segn sean crticas, estn completadas o incompletas, etc. AUTOFILTRO: Al ser activado, todos los campos de la vista Diagrama de Gantt muestran una flecha desplegable, para seleccionar los datos que nos interesan.

Administrar Datos
Men Proyecto: Ordenar / Filtros / Agrupar y Esquemas AGRUPAR: Sirve, por ejemplo, para agrupar las tareas crticas y las no crticas por separado. ESQUEMA: Ordena y muestra las tareas segn los niveles (tareas resumen o fases), de acuerdo a las sangras aplicadas. Men Proyecto / Esquema / Mostrar / Nivel de esquema 1, 2, 3, etc. IMPORTAR DATOS DE EXCEL: Desde MS Project vamos al men Archivo / Abrir / Tipo de Archivo: Libros de Microsoft Excel / Click en nombre del archivo de Excel / Abrir. Luego se muestra el cuadro de dilogo Asistente para Importacin y se siguen las instrucciones.

Informes Simples y Visuales

Men Informe: Herramienta que nos permite imprimir formatos predeterminados o personalizados de acuerdo al avance del proyecto. INFORMES VISUALES: Plantillas de informes creadas en MS Excel y MS Visio. INFORMES SIMPLES: Plantillas predeterminadas de MS Project. COPIAR INFORME A OTROS PROGRAMAS: Men Informe / Copiar Imagen. Al seleccionar los criterios, la imagen queda guardada en el portapapeles y simplemente con Ctr+V se pega en el programa deseado.

Contenido Curso
SESIN 7: ADMN. USO RECURSOS EN TAREAS * Anlisis PERT (Optimista / Esperado / Pesimista). * Reprogramar uso de Recursos. * Tipos de perfil de Trabajo (Uniforme / Creciente / Decreciente / Picos). * Modificar Horas de Trabajo y Avance Trabajo Real. * Redistribuir Recursos. * Asignar Horas Extras. SESIN 8: PERSONALIZAR VISTAS, TABLAS Y CAMPOS. * Crear nueva Vista / Tabla / Campo. * Personalizar Campos / Cambiar nombre / Usar funciones. * Taller: Uso de Tareas y creacin de Tablas y Campos.

Anlisis PERT
PERT es bsicamente un mtodo para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mnimo necesario para completar el proyecto total. Duracin Optimista (DO) Peso 1 Duracin Esperada (DE) Peso 4 Duracin Pesimista (DP) Peso 1
Duracin = (DO*1+DE*4+DP*1)/6

Una vez que tenemos las 3 duraciones, podemos tener 3 diagramas de Gantt (Optimista, Esperado y Pesimista). En Project activar Men Ver / Barras de Herramientas / Anlisis PERT.

Anlisis PERT
Ejercicio:
TAREAS Fase I Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4 Fase II Tarea 5 Tarea 6 Tarea 7 12 10 14 15 14 16 20 20 20 10 5 10 14 12 8 11 15 15 10 12 16 Duracin Optimista Duracin Esperada Duracin Pesimista

En MS Project ingresar las tareas y vincularlas FC, comenzando las dos fases al mismo tiempo. En MS Project click sobre Hoja de Entradas PERT e ingresar los datos. Calcular la duracin con click en el cono Calcular PERT. Corregir las duraciones si estn en decimales y visualizar los diagramas de Gantt.

Reprogramar Recursos
En la Hoja Uso de Tareas click sobre cada recurso asignado. Perfiles de trabajo: Uniforme, Creciente, Decreciente, Picos, Campana. Al modificar el perfil del recurso, la duracin cambia. Cuando se requiere aumentar las horas de trabajo de los recursos o adicionar ms recursos sin cambiar la duracin, luego de fijar la lnea base se fija la duracin de las tareas que as lo requieran, como las de la ruta crtica que tienen holgura cero (Aumenta Trabajo vs. Trabajo Previsto en la hoja Uso de Tareas). REDISTRIBUIR RECURSOS: Men Herramientas / Redistribuir Recursos. Sirve si no tenemos un plazo de tiempo ajustado, cuando la capacidad mxima de recursos no puede ser superada. La opcin es Automtica. El programa reacomoda las tareas, de tal manera que ningn da haya sobreasignacin de recursos.

Asignar Horas Extras

En la vista Uso de Tareas / ver Tabla Entrada, ingresamos la columna Trabajo de Horas Extra y diligenciamos las horas extra requeridas por recurso. En el panel derecho de esta misma vista, ingresamos la fila Trabajo de Horas Extra y veremos la distribucin de las horas extra asignadas por recurso. Para ver los costos de las horas extra, en la vista Uso de Tareas se ingresa a la Tabla Costo y se inserta la columna Costo de Horas Extra. La tarifa de costo de hora extra por recurso, se puede ingresar en la vista Hoja de Recursos / Tasa Horas Extra.

Anlisis del Valor Ganado

Valor Ganado: Mtodo para analizar el avance o rendimiento fsico y econmico de un proyecto mediante valores, porcentajes e ndices. Valores Principales: *CPTP: Costo Presupuestado del Trabajo Programado = Presupuesto o Lnea Base o Costo Previsto o Curva S Prevista. *CRTR: Costo Real del Trabajo Realizado = Costo Real. *CPTR: Costo Presupuestado del Trabajo Realizado = Valor Ganado. Anlisis con los Valores Principales Valores de PROGRAMACIN *VP: Variacin de la Programacin = CPTR CPTP = Valor Ganado menos el Presupuesto. Es positiva si se ha ganado ms valor que el presupuestado. *%VP: % Variacin de la Programacin = (VP/CPTP)*100. *IRP: ndice de Rendimiento de la Programacin = CPTR / CPTP. Ejercicio: CPTP = $6.400 CRTR = $6.400 CPTR = $5.600 VP = _______ estamos adelantados / atrasados al corte. %VP = ________ es el porcentaje de adelanto / atraso respecto a la programacin inicial. IRP = ________ es lo que hemos avanzado en lo planificado.

Anlisis del Valor Ganado

Anlisis con los Valores Principales Valores de COSTO *VC: Variacin del Costo = CPTR CRTR = Valor Ganado menos el Real. Es positiva si se ha ganado ms valor que el Real, es decir, he sido eficiente. *%VC: % Variacin del Costo = (VC/CPTR)*100. *IRC: ndice de Rendimiento del Costo = CPTR / CRTR. Ejercicio: CPTP = $6.400 CRTR = $6.400 CPTR = $5.600 VC = _______ estamos gastando / ahorrando al corte. %VC = ________ es el porcentaje de gasto / ahorro respecto a lo previsto. IRC = ________ es lo que hemos ganado por peso invertido. Valores de Costos Estimados Previamente *Costo Previsto: El inicial presupuestado que acumulado constituye la lnea base. *Costo Estimado al Finalizar (CEF) = CRTR + (Costo Previsto CPTR) Costo Previsto / IRC. *VAF: Variacin del Costo a la Finalizacin = Costo Previsto CEF. *IRPC: ndice de Rendimiento del Costo para Completar el Proyecto = (Costo Previsto CPTR)/(Costo Previsto CRTR).

Personalizar MS Project
Crear una nueva Vista: Men Ver / Ms Vistas / Nueva (Vista nica o Combinada). Crear una nueva Tabla: Men Ver / Tabla: / Ms Tablas / Nueva Visible en el Men. Crear un Campo: Seleccionamos una columna y damos click sobre Personalizar campos (o tambin Men Herramientas / Personalizar / Campos). *Los campos son los encabezados de las columnas y pueden ser: -De Texto: Nombre de tareas, recursos, etc. -De Nmero: Duracin. -De Fecha: Comienzo / Fin. -De Costo: Costo real, previsto, etc. *Cambiar Nombre del Campo, adicionar una Frmula, etc.