Dosarul de pres Dosarul de pres reprezint o modalitate auxiliar de transmitere a informaiilor ctre reprezentanii mass-media, constnd n detalii despre

o organizaie, un eveniment, o persoan, un produs, o activitate etc. Dosarul de pres completeaz informaia care nu poate fi difuzat din motive de spaiu si de timp printr-un comunicat sau n cadrul unei conferine de pres; este vorba, n general, de informaii de fond si nu de actualitate, menite s-l ajute pe jurnalist n nelegerea specificului unei organizaii, a evoluiei anterioare a evenimentului s.a.m.d., precum si s-i ofere o serie de informaii suplimentare (date biografice ale unei persoane, caracteristici tehnice ale unui produs, repere temporale ale evoluiei unui eveniment etc.). Toate aceste detalii sunt destinate s-i ofere jurnalistului ocazia de a aprofunda chestiunea pe care vrei s-o aducei n atenia opiniei publice, de a-si forma o prere despre aceasta si, n ultim instan, de a face o relatare despre ea Dosarul de pres este o carte de vizit a organizaiei de la care provine. El este ntocmit, de regul, pentru a fi distribuit la conferine sau briefing-uri de pres, pe timpul cltoriilor de documentare organizate pentru jurnalisti, pe durata vizitelor pentru jurnalisti de genul Zilelor usilor deschise, pentru a fi distribuit cu ocazia unor evenimente speciale (show-uri, expoziii, trguri, lansri de produse, schimbri n managementul organizaiei, aniversri ale organizaiei etc.). Mai poate fi ntocmit si distribuit n diferite redacii n cazul n care o organizaie nou-nfiinat vrea s-si fac intrarea n arena opiniei publice prin intermediul mass-media. n fine, un dosar de pres poate fi distribuit si fr vreun prilej anume, doar pentru a oferi jurnalistilor informaie de fond despre o organizaie (persoan, eveniment etc.). Atunci cnd vorbim de jurnalisti care primesc un dosar de pres, nu trebuie s ne limitm doar la acei reporteri (redactori) care scriu pentru informarea general a publicului. Dimpotriv, dac organizaia dumneavoastr este, de exemplu, specializat ntr-un anumit domeniu, va trebui s inei cont neaprat de categoriile de oameni specializai care scriu pentru pres: analisti politici, analisti financiari, critici de specialitate, cercettori ai pieei, comentatori etc. Nu exist o formul-standard de alctuire a unui dosar de pres; dac acesta conine prea puin informaie, i nemulumeste pe jurnalisti si nu justific efortul depus de organizatori; dac conine prea mult informaie, cere eforturi suplimentare din partea jurnalistilor si risc s lase neobserv ate elementele eseniale. Totusi, pot fi trasate cteva idei directoare n ceea ce priveste coninutul acestuia: dosarul de pres trebuie s trateze un singur subiect. El nu trebuie s cuprind un amalgam de texte fr relevan, fr legtur ntre ele sau care plictisesc ori, mai ru, sunt pline de elogii la adresa organizaiei;

 este bine ca subiectul s fie anunat si pe copert, sub form de titlu, mpreun cu sigla si cu datele de identificare ale organizaiei (denumire complet, adres, telefoane etc.); un sumar (la nceputul dosarului). Acest sumar poate fi conceput chiar sub forma unei scrisori-propunere, n care, pe lng faptul c enumerai elementele componente ale dosarului, putei aduga si alte informaii care s-l ndemne pe jurnalistul cititor la aciune, ca, de exemplu, date de contact utile pentru solicitarea unui eventual interviu; uneori, este bine s introducei n dosar, chiar dup sumar, o scrisoare de prezentare, n care vei nfisa n cteva cuvinte evenimentul tratat n dosar. Nu uitai ca n aceast scrisoare s mulumii cu anticipaie destinatarului pentru rbdarea de a consulta dosarul dumneavoastr, precum si pentru eventualitatea participrii sale la eveniment; o prezentare a subiectului (evenimentului, aciunii etc.), realizat n stilul unui comunicat de pres. Atunci cnd dosarul este ntocmit pentru a fi dist ribuit n cadrul unui eveniment care a fost anunat deja printr-un comunicat de pres, acest comunicat va fi introdus n dosar, de obicei chiar la nceputul acestuia; diferite documentare scurte (1 2 pagini) care dezvolt aspecte particulare ale subiectului: implicaii economice, sociale, financiare; evenimente similare care au avut loc n viaa organizaiei; strategii ale organizaiei, n special acele strategii care au legtur cu evenimentul ce constituie subiectul dosarului; s.a.m.d. Acestea trebuie redactate n stil jurnalistic, clar si concis, cuprinznd informaie factual, neutr. Ele pot fi concepute direct ca materiale (articole) de pres, pentru c exist sansa ca ele s fie publicate ca atare; alte materiale, n funcie de situaie: informaii de fond despre organizaie sau despre eveniment; misiunea si obiectivele organizaiei; date statistice; detalii tehnice; grafice; scheme si fotografii (cu legend); materiale audiovizuale pe CD, DVD, casete video sau audio; prezentri multimedia; un scurt istoric al organizaiei; biografii ale persoanelor pro-eminente implicate n eveniment; declaraii si mrturii despre eveniment (organizaie) ale unor persoane implicate sau care au credibilitate n legtur cu evenimentul (organizaia);programul manifestrii respective; textele discursurilor ce vor fi rostite cu acea ocazie; brosuri, reviste, pliante si alte asemenea materiale de prezentare; articole si informaii aprute deja n pres si care sunt relevante pentru eveniment (organizaie); cataloage de produse (servicii); liste ale clienilor reprezentativi pentru organizaie; prezentri ale proiectelor sau realizrilor organizaiei; o list cu ntrebri frecvente n legtur cu organizaia dumneavoastr. Aceast list i poate ajuta pe jurnalistii care doresc s solicite un interviu; dac dosarul conine vreun chestionar adresat jurnalistilor sau altor destinatari ai dosarului de pres, sau dac dorii s primi i comentarii de la cei care l-au primit, este bine s introducei n dosar un plic autoadresat (adic avnd deja scris adresa organizaiei dumneavoastr ca destinatar) si timbrat;

 cri de vizit (a dumneavoastr, specialistul n relaii publice al organizaiei; ale persoanelor la care se face referire n dosar; ale experilor n diferite domenii pe care i-ai recomandat jurnalistilor n cuprinsul dosarului etc.). se recomand chiar s introducei fiecare carte de vizit n dublu exemplar, astfel nct cel care primeste dosarul de pres s poat pstra una pentru el, iar pe cealalt s-o transmit altcuiva; mostre de produse (n msura n care ele pot fi introduse fizic n dosar) sau mici obiecte promoionale (brelocuri, insigne, etichete magnetice, ustensile de scris, agende sau carneele,calendare); invitaii (bilete) de participare la eveniment, afise (sau copii la scar redus ale acestora),flyere etc. Materialele din dosar trebuie s aib o calitate foarte bun, astfel nct ele s poat fi utilizate cu un minimum de efort de ctre cei care le-au primit. Astfel, copiile textelor si graficii pe hrtie trebuie s fie ntru totul lizibile; fotografiile pe hrtie trebuie s aib calitatea necesar pentru o eventual reproducere n publicaii scrise; fotografiile n format electronic trebuie s aib o rezoluie care s permit reproducerea lor tipografic (de regul, peste 300 dpi); de asemenea, fotografiile trebuie s aib legende clare si complete, asa cum vor fi ele prezentate mai departe; materialele audio si video trebuie s aib calitatea necesar pentru a putea fi date pe post s.a.m.d. Ca regul, materialele scrise nu trebuie s depseasc dou pagini. Se nelege c exist si excepii de la aceast regul, atunci cnd intenionai s includei n dosarul de pres liste de produse sau de preuri ori alte asemenea lucrri care n mod normal depsesc limita indicat mai sus. Pe de alt parte, o biografie n-ar trebui s aib mai mult de o pagin (inclusiv fotografia bust a persoanei prezentate), deoarece aceasta nu trebuie s cuprind n amnunt to ate faptele celui prezentat, ci elementele care sunt semnificative pentru organizaia dumneavoastr: de cnd activeaz n organizaie, care sunt contribuiile sale, un citat edificator etc. n orice caz, atunci cnd redactai un material pentru un dosar de pres, trebuie s avei permanent n minte faptul c scopul dumneavoastr este ca el s fie citit, nu s trateze exhaustiv situaia organizaiei dumneavoastr. Marea majoritate a materialelor scrise trebuie s includ si un antet cu denumirea organizaiei de la care provin, precum si cu toate datele de identificare ale acesteia. Dac aveti mai multe fotografii pe care vreti s le oferiti pentru o eventual publicare, s-ar putea ca reproducerea lor pe suport adecvat de hrtie s fie prea costisitoare. n acest caz, puteti introduce n dosar o pagin sau dou cu fotografiile pe care le-ati ales, fie color, fie alb-negru, fiecare pagin continnd pn la 16 fotografii de mrime si claritate acceptabile pentru a permite efectuarea unei prime selectii. Apoi, fotografiile propuse vor fi puse la dispozitie pe Internet, astfel nct fiecare ziarist s poat descrca piesele pe care le-a ales de pe hrtie. Se ntelege c, n acest caz, dosarul va trebui s contin toate instructiunile necesare pentru descrcarea fotografiilor. Solutii asemntoare

pot fi aplicate si n cazul materialelor audiovizuale si (de ce nu?) chiar al celor scrise, pentru a-l scuti pe jurnalist de efortul culegerii unui text pe care are de gnd s-l utilizeze. Continutul dosarului de pres trebuie aranjat ntr-o ordine logic. Logica acestei ordini rezult din specificul organizatiei dumneavoastr, precum si al evenimentului pe care ncercati s-l faceti cunoscut. Dac, de exemplu, este vorba despre lansarea unui produs nou, va trebui s ncepeti cu prezentarea acestuia, a caracteristicilor lui, a aspectelor care l fac s fie diferit de produsele din aceeasi gam s.a.m.d. n schimb, dac ncercati s prezentati o persoan marcant din organizatia dumneavoastr, veti ncepe cu biografia acesteia, continund cu afirmatii ale altora referitoare la activitatea sa, cu enuntarea realizrilor sale etc. n unele situatii, dosarele de pres pot fi realizate de firme specializate, care pot realiza o tratare unitar a subiectului, precum si o conceptie grafic special. Binenteles c asemenea dosare de pres, mai ales atunci cnd includ prezentri multimedia sau materiale audiovizuale, sunt destul de scumpe. De aceea, va trebui ca, n functie de costurile dosarului, s faceti o alegere judicioas cu privire la cei care vor primi dosarul. Unii specialisti recomand pe bun dreptate si varianta ntocmirii unui dosar de pres online, care s fie disponibil pe site-ul organizatiei. Avantajele lui sunt urmtoarele: poate fi consultat chiar si atunci cnd dumneavoastr sunteti n imposibilitatea de a livra un dosar traditional(de exemplu, cnd sunteti n concediu); costurile sunt mult mai mici; este disponibil n permanent pentru un public mult mai mare; este mult mai interactiv dect varianta clasic, permitnd formulare de sugestii si de ntrebri din partea cititorilor; prin includerea unui formular de chestionare a cititorilor, poate fi un bun instrument n realizarea unei baze de date cu potentiali clienti, cu preferintele acestora etc.; poate include majoritatea materialelor specificate mai sus; fisierele unui dosar de pres online pot fi actualizate mai rapid si cu infinit mai putine costuri dect materialele tiprite pe hrtie; timpul necesar pentru crearea si mentinerea unui asemenea dosar este mai scurt dect cel cerut de realizarea unei variante pe hrtie; poate fi realizat si n format .pdf (Portable Document Format), gata pentru imprimare, astfel nct doritorii l pot tipri pe hrtie cu usurint. Se ntelege c un dosar de pres online trebuie actualizat ori de cte ori este cazul. O variant intermediar ntre dosarul de pres pe hrtie si cel online o reprezint realizarea unui CD (DVD) care s contin materiale n format digital. Acest dosar de pres pe suport electronic prezint avantajul c materialele pot fi preluate cu mai mult usurint, unele dintre ele putnd fi publicate cu un minimum de prelucrare n redactii. Se recomand ca, la un interval de timp rezonabil de la distr ibuirea unui dosar de pres, s telefonati cel putin unora dintre jurnalistii care au primit dosarul, n special acelora al cror impact asupra opiniei publice v intereseaz cel mai mult. ntrebndu-i n ce msur dosarul le-a fost util, i puteti stimula n

a folosi materialele livrate, precum si n a solicita interviuri sau lmuriri suplimentare. Dac efortul dumneavoastr de a ntocmi un dosar de pres a fost rspltit prin aparitii n mass-media, va trebui s v gnditi la eventualitatea de a trimite o scrisoare de multumire celor care au valorificat astfel materialele pe care le-ati oferit. Tipologia dosarelor de presa n numeroase situatii, pentru a se facilita transmiterea informatiilor si pentru a se oferi o imagine completa asupra istoriei si vietii organizatiei, este necesara difuzarea unui dosar de presa. Varietatea situatiilor si a continuturilor a condus la aparitia mai multor tipuri de dosare de presa. Dupa J.P. Rosart (1992, pp. 71-72), acestea pot fi clasificate n trei mari categorii: a) dosarul de presa ce nsoteste comunicatul de presa; experienta practicienilor n relatii publice arata ca aceasta este formula cea mai agreata de jurnalisti - evident, n cazul n care informatia si "prelungirea" ei n dosar justifica alegerea acestei strategii. O asemenea tehnica permite combinarea unei informatii precise (comunicatul de presa) cu o seama de date suplimentare (dosarul de presa), de care jurnalistii ar putea avea nevoie pentru o documentare mai ampla; b) dosarul de presa - carte de vizita a organizatiei; acest tip de dosar le ofera jurnalistilor o baza de date care nu sunt legate de o informatie punctuala, determinata de un anumit eveniment sau programata conform unui anumit calendar. El este "un apel discret al organizatiei", prin care aceasta ncearca sa determine presa sa vorbeasca despre ea sau sa o contacteze n cazul cnd jurnalistii ar trata un subiect n care organizatia ar putea fi implicata. Un asemenea dosar, redactat fara vreun motiv aparent, este, de fapt, o "momeala" pentru incitarea gazetarilor si pentru obtinerea unui articol mai substantial despre organizatie. El este ntocmit si trimis mai ales n acele cazuri n care organizatia nu a beneficiat, mai mult timp, de atentia presei; c) dosarul de presa-eveniment: este constituit special cu ocazia unei actiuni create de organizatie. El prezinta un anumit eveniment semnificativ si mesajul organizatiei n legatura cu acest eveniment. Aceasta clasificare nu este nici exclusiva si nici limitativa: n functie de diversele contexte ale comunicarii cu presa, specialistii n relatii publice pot ntocmi dosare de presa si pentru alte ocazii, n forme si cu continuturi mai ample (sau mai concentrate) dect cele propuse de autorul citat. Importanta este dozarea informatiei prea putina informatie nu justifica crearea unui asemenea document si le da jurnalistilor senzatia ca se ncearca o campanie de promotiune, si nu una de informare; prea multe

materiale ngreuneaza accesul la ideile ori la datele importante siirita jurnalistii, obligati sa se lanseze ntr-o adevarata investigatie pentru descoperirea faptelor esentiale.

De retinut: Dosarul de presa le ofera jurnalistilor o informare completa, cuprinznd toate elementele necesare pregatirii unui articol despre organizatia dvs. Titlul dosarului se asaza pe coperta acestuia; titlul trebuie sa fie atractiv si sa ndemne la parcurgerea dosarului. Sumarul dosarului trebuie sa cuprinda lista materialelor (ordonate dupa gradul de interes), lista documentelor anexate si paginile corespunzatoare. Textul care sintetizeaza esenta dosarului trebuie sa fie redactat n stilul unui comunicat de presa. Documentele din dosar trebuie sa descrie aspecte particulare ale temei, ntr-un stil jurnalistic acrosant. Coperta dosarului trebuie sa fie atractiva si sa cuprinda logo-ul organizatiei. Materialele sunt prezentate pe pagini care contin logo-ul organizatiei si informatiile de contact; paginile sunt numerotate si prinse cu agrafe sau capse. Nu uitati sa includeti numele, telefonul si adresa de e-mail ale persoanei de contact.