Fazele i procesele proiectului

Toate proiectele, indiferent de domeniu, parcurg un ciclu de via similar, trecnd prin mai multe etape/faze, n cadrul crora se desfoar mai multe procese. Derularea proiectelor prin aceste structuri bine delimitate reduce gradul de nesiguran, crete controlul modului de desfurare a proiectului i permite luarea deciziilor dup fiecare faz.
n fiecare etap se urmrete obinerea unor rezultate clare (deliverables) intermediare sau finale: specificarea cerinelor pentru un produs, realizarea unui prototip, a unei baze de date etc. Aceste rezultate vor fi analizate la sfritul etapei, prin compararea cu rezultatele propuse a se obine i se va determina continuarea sau terminarea proiectului.

Faz cuprinde activitile n urma crora vom obine rezultatele scontate

Proces o serie de aciuni ntreprinse pentru a obine anumite rezultate (Institutul de Managementul Proiectelor) Fazele unui proiect Fazele unui proiect sunt aadar: - conceperea proiectului - planificarea proiectului - implementarea proiectului - evaluarea/controlul i revizuirea proiectului

Etapele de planificare, execuie i control fac parte din ciclul de via al proiectului, sunt interdependente i succesive.

Fig. 2.1: Fazele/procesele unui proiect 1. n faza de concepere a proiectului, managerul, membrii echipei de proiect i deintorii de intere sau afectai de proiect (stakeholderii) se ntlnesc pentru a confirma faptul c realizarea

unui astfel de proiect va rezolva o problem existent, care a fost identificat, punnd bazele procesului de planificare. Activitile care trebuie efectuate n aceast prim faz vor include urmtoarele: identificarea problemei analiza problemei identificarea soluiilor posibile selectarea celei mai bune soluii definirea scopului i a obiectivelor proiectului definirea intereselor stakeholderi-lor alegerea membrilor iniiali care vor face parte din echipa de proiect o analiz preliminar cost/beneficiu 2. Planificarea reprezint faza cea mai important a unui proiect i nceputul ciclului de via pentru proiectul n cauz. Succesul unui proiect rezult de fapt printr-o bun planificare, o bun execuie i un control oportun. Planificarea ajut la reducerea riscului i la anticiparea viitorului, la mbuntirea eficienei i eficacitii muncii echipei

Planificarea este faza n care trebuie gsite modalitile prin care cerinele specificate de beneficiar/utilizator s poate fi puse n practic. Activitile care se vor ntreprinde sunt: detalierea scopului prezentarea jaloanelor (milestones = finalitatea unor activiti dintr-o anumit categorie bine definit; ex.: instruirea personalului n cazul construirii unui centru de excelen) definirea activitilor i descrierea secvenei de derulare a lor identificarea resurselor i a costurilor necesare dezvoltarea unui grafic de timp stabilirea ipotezelor de lucru i realizarea unor studii de fezabilitate mprirea proiectului n diverse activiti/sarcini (activities/tasks) este necesar din mai multe motive: - proiectul apare ca o niruire logic de activiti care ajut la determinarea graficului optim de timp - activitile vor putea fi uor de controlat i evaluat - se determin mai uor necesarul de personal i calificrile acestuia

Proiect

Subproiect 1 Activitate1.1 Activitate1.2 Activitate 1.3.

Subproiect 2 Activitate 2.1 Activitate 2.2 Activitate 2.3

Activitate 3.1 Activitate 3.2

Figura 2.2: Descompunerea proiectului n subproiecte i activiti n aceast etap se realizeaz analiza SWOT pentru instituia care realizeaz proiectul, relevnd condiiile mediului intern i a celui extern. n managementul proiectelor, planificarea nseamn cei 8P: Paradigm/Politici/Proceduri CUM facem? Paradigma se refer la viziune firmei, ceea ce dorete aceasta s obin pe viitor; politicile au n vedere stabilirea scopurilor, ca modaliti de atingere a strategiei, iar procedurile reprezint modalitile de aciune prin care vor fi realizate obiectivele propuse. Personal CINE face? Program CND facem? Performane CE facem? Pre CT face? 3. Implementarea proiectului va cuprinde activiti ca monitorizare, managementul riscurilor la care este expus proiectul, terminarea proiectului. 4. n etapa de evaluare a proiectului, va fi conceput strategia de evaluare. Procesele unui proiect Conform Institutului de Managementul Proiectelor, procesele componente ale MP sunt:
- de iniiere - de planificare - de execuie - de control - de nchidere, acestea fiind la rndul lor formate din alte procese. Procesele sunt legate ntre ele, prin faptul c rezultatele unora devin intrri pentru altele. Astfel, fiecare proces poate fi descris prin 3 elemente de baz: - intrri elemente dup care are loc execuia - instrumente i tehnici mecanisme aplicate intrrilor pentru obinerea ieirilor - ieiri rezultatele procesului 1. Procesul iniierii 2. Procesele planificrii se mpart n dou mari categorii: Fundamentale - planificarea scopului de baz al proiectului - descrierea scopului prin descompunerea rezultatelor principale n componente mai mici - definirea i estimarea activitilor, estimarea duratei lor - realizarea planificrii calendaristice - planificarea resurselor - estimarea costurilor - ntocmirea bugetelor costurilor - realizarea planului proiectului prin punerea laolalt a rezultatelor planificrii celorlalte procese sub forma unui document coerent Ajuttoare

planificarea calitii formarea echipei de proiect planificarea organizaional identificarea i distribuirea rolurilor din proiect, a responsabilitilor identificarea riscurilor i managementul riscurilor (riscul este determinat de totalitatea cauzelor care conduc la ntrzieri sau nerealizri n cadrul proiectelor, cauze care pot fi cuantificate anticipat, dar nu ntotdeauna cunoscute) planificarea modurilor de comunicare ntre participanii la proiect planificarea achiziiilor planificarea cererilor de produse/servici

Fig. 2.3: Procesele planificrii 3. Procesele execuiei cuprind, de asemenea, un proces fundamental execuia planului proiectului i procese ajuttoare: - verificarea scopului - distribuirea informaiei la toi cei implicai n proiect n timp util - dezvoltarea echipei prin dezvoltarea abilitilor individuale i de grup - cereri/solicitri de oferte, propuneri pentru buna desfurare a activitilor - selecia furnizorilor - administrarea contractelor 4. Procesele controlului

Este necesar efectuarea controlului periodic n timpul unui proces pentru a identifica abaterile de la plan i corecturile care trebuie efectuate.
Procesele fundamentale se regsesc n raportrile periodice privind execuia proiectului (starea proiectului, prognoze pentru viitorul proiectului) i controlul global al schimbrilor. Procesele ajuttoare sunt: - controlul schimbrii scopului - controlul planificrii calendaristice - controlul costurilor - controlul calitii - controlul rspunsurilor la riscuri 5. Procesele nchiderii vor fi: - nchiderea contractelor - msuri administrative de nchidere culegerea i diseminarea informaiilor pentru a da form legal legal operaiunii de nchidere a proiectului

Postanaliza derulrii proiectelor este o component care capt o importan din ce n ce mai mare. Aceasta se datoreaz faptului c experiena acumulat pe parcursul realizrii unui proiect va conduce la evitarea unor greeli din trecut pentru noile proiecte. Exist i situaii n care proiectele se pot termina n mod anormal. Cauzele care stau la baza acestor eecuri sunt: planificarea iniial greit resursele alocate insuficiente schimbrile survenite n strategia i interesele instituiei plecarea unor oameni cheie din proiect

depirea timpului prevzut