MANAGEMENTUL DE PROIECT

GENERALITI
Managementul proiectelor este un domeniu cu o importan major deoarece majoritatea aciunilor se desfoar n cadrul unor proiecte. Resursele utilizate de aceste proiecte (mai ales cele financiare) au un rol din ce n ce mai mare n dezvoltarea economic iar aria lor de aplicabilitate este n cretere. Proiectul reprezint o sum de activiti care conduc la realizarea unui scop comun i necesit un consum important de resurse (umane, materiale, financiare, echipamente, informaii documentare i timp). Punerea n practic a unui proiect presupune: un moment iniial - cel n care se ia decizia de a se trece la conceperea unui proiect; un moment final al proiectului - cel n care se nchie ultima activitate prevzut de proiect. Managementul de proiect const n planificarea, organizarea i controlul sarcinilor i resurselor ce urmrete atingerea unui anumit obiectiv, n condiiile existenei unor constrngeri referitoare la timp, resurse i costuri. Proiecte i programe Exist o distincie clar ntre noiunile de proiect i program . n managementul proiectelor un program include mai multe proiecte, iar un proiect se poate descompune mai departe n subproiecte, grupuri de activiti i aciuni. Programele, ca i proiectele, au o conducere clar definit. Exist mai nti un director/manager de program/proiect. Managerul de proiect coordoneaz o echip, complexitatea proiectului impunnd participarea a mai mult de o singur persoan. Din multe alte puncte de vedere exist diferene clare ntre proict i program. Acestea sunt: Caracteristica 1. Anvergura 2. Durata 3. Bugetul 4. Rolul echipei 5. Orientarea evalurii Program Component de politic naional sau regional. Durat nedefinit sau de ordinul anilor. Buget alocat global i modificabil. Proiect Iniiative locale sau subprograme Luni sau ani Buget fix, alocat cu destinaie precis Management (planificare, coordonare, Implementare control). Asupra impactului i performanei. Asupra performanei.

Tipuri de proiecte Exist o varietate mare de proiecte. Acestea pot fi clasificate astfel: 1. Dup amploarea lor: organizaional; local (localitate, jude, grup de judee); naional; regional (proiectul este de interes pentru mai multe judee din regiunea geografic respectiv); internaional. 2. Dup domeniul obiectivului i activitilor proiectului: proiecte industriale proiecte comerciale proiecte culturale; proiecte ecologice; proiecte tiinifice (de cercetare); proiecte educaionale; proiecte de management. . Principiile managementului proiectelor Managementul de proiect trebuie s respecte urmtoarele principii: 1. Unicitatea obiectivului: un proiect are un singur obiectiv principal (general). Atingerea obiectivului nseamn rezolvarea problemei care a fost identificat la nceputul ciclului de via al proiectului. 2. Managerul de proiect (coordonatorul) - proiectul este condus de un singur manager (team leader) care are, pe lng competena necesar, ntreaga autoritate i completa responsabilitate n ceea ce privete conducerea proiectului. n funcie de capacitatea sa managerial, de talentul i stilul su de lucru, managerul de proiect poate delega colaboratorilor din echipa sa (project team) luarea unor decizii. Delegarea trebuie s se fac prin notificri scrise, pentru ca fiecare s-i asume responsabilitatea, potrivit rolului su n proiect. Membrii echipei rspund pentru propriile decizii (fie c sunt sau nu delegate de eful de proiect) n faa managerului de proiect. 3. Descompunerea structural a proiectului: n funcie de complexitatea proiectului, acesta se mparte n subuniti structurale (subproiecte, sarcini, grupuri de activiti, activiti) pentru a utiliza competena fiecrui membru al echipei.

4. Abordarea pornind de la obiectiv ctre resurse: alocarea resurselor necesare realizrii obiectivelor proiectului se face numai dup ce sunt identificate toate activitile necesare. 5. Evaluarea/Reevaluarea: este recomandabil ca, nc din faza de concepie, dup fiecare etap sau stadiu al proiectului s fie prevzutr o etap de reevaluare care s permit luarea deciziilor impuse de practic, deoarece probabilitatea svririi unor erori este mai mare n faza de concepie a proiectului, iar consecinele acestora se pot identifica relativ trziu, abia n faza de implementare. 6. Monitorizarea i evaluarea: proiectele sunt obligatoriu permanent monitorizate intern (de managementul proiectului) i pot fi monitorizate extern (de evaluatori din afara proiectului, de finanator etc). Triunghiul proiectului Gradul de complexitate a unui proiect este dat de numrul sarcinilor presupuse a fi ndeplinite, de numrul i intensitatea constrngerilor care apar pe parcursul desfurrii sale. Orice proiect depinde de trei factori: a). Timp - necesarul de timp a_a cum este el reflectat de planificarea iniial a proiectului. b). Bani - bugetul proiectului, bazat pe costul resurselor necesare c). Obiective - scopurile proiectului i activitile cerute de punerea lui n practic. Obiectivele proiectului Conform teoriei manageriale, obiectivele trebuie s fie de tipul SMART: Specifice pentru a defini foarte clar ceea ce va fi realizat. Msurabile rezultatul obinut trebuie s poat fi msurat. Acceptate de toi membrii echipei. Realiste pentru a putea fi ndeplinite. Timp precizat stabilirea unui interval de timp realist pentru a le realiza.

Asigurnd echilibrul permanent al triunghiului proiectului, stabilind obiective SMART, implementnd un program de monitorizare i evaluare intern permanent, meninnd deschis comunicarea cu membrii echipei i n afara ei, se obin premisele succesului proiectului propus. Ciclul de via al proiectelor Modul de concepere al programelor europene a impus un ciclu al proiectelor format din ase etape: Programarea Identificarea Evaluarea ex-ante

Aprobarea finan__rii Implementarea Evaluarea ex-post (a rezultatelor)

ELABORAREA UNUI PROIECT INSTITUIONAL INSTRUMENTE DE DIAGNOSTICARE / IDENTIFICARE A NEVOILOR

I. ANALIZA SWOT
S = Strengths / W = Weaknesses / O = Opportunities / T = Threats Puncte tari / Puncte slabe / Oportuniti / Ameninri Punctele tari i Punctele slabe: Se refer la mediul intern, la competenele profesionale ale indivizilor i calitile personale operaionale din cadrul acestor competene etc. Oportunitile i Ameninrile: Se refer la mediul extern, la factorii care favorizeaz sau mpiedic aplicarea competenelor profesionale i realizarea obiectivelor organizaionale.

II. ANALIZA PEST P = politic / E = Economic / S = Social / T = Tehnologic Politicul se refer la politicile educaionale existente la nivel naional, regional i local. Economicul se refer la resursele existente la nivelul analizat (naional, regional i local): dac exist expansiune sau recesiune economic, ce ramuri economice sunt priritare i ce resurse pot oferi educaiei etc; Socialul se refer la existena i modul n care sunt abordate, la nivel naional, regional i local problemele socale, ct i poziia diferitelor grupuri de interes fa de problematica educaiei etc. Tehnologicul se refer la nivelul tehnologic al educaiei sau al formrii.

ETAPE N ELABORAREA UNUI PROIECT INSTITUIONAL A. DIAGNOZA MEDIULUI INTERN I EXTERN AL ORGANIZAIEI Vizeaz analiza nevoilor educaionale ale indivizilor, grupurilor, comunitii, prin raportare la situaia concret a comunitii i la resursele disponibile n unitatea colar. Se realizeaz prin analiza SWOT i analiza PEST. B. ELABORAREA STRATEGIEI I. DESCRIEREA CONTEXTULUI SOCIAL general la nivel local i/sau general Este necesar pentru identificarea resurselor i intelor strategice ale proiectului. Ia forma unei sinteze a constatrilor ce rezult din diagnoz i analizele de nevoi. II. FORMULAREA VIZIUNII I A MISIUNII UNITII COLARE Viziunea ilustreaz idealul, ceea ce i propune organizaia colar s realizeze n viitor. Misiunea exprim raiunea de a fi, motivul fundamental pentru care aceasta exist, mai exact, filosofia colii respective i se concretizeaz n enunuri de maxim 100 cuvinte, generale n formulare i care ilustreaz: valorile promovate, inteniile privind prezentul i viitorul organizaiei colare, tipurile de rezultate i nivelul de performan pe care aceasta l consider dezirabil. Misiunea colii deriv din: Nevoile de educaie ce au fost identificate la nivelul comunitii sau al societii n ansamblu; Viziunea comun a diverselor grupuri de interes (de ex., elevi, prini, profesori, manageri, alte grupuri reprezentative la nivelul comunitii locale); Cultura organizaiei colare III. SCOPURILE PROIECTULUI INSTITUIONAL Derivi din misiune i constituie intele strategice sau inteniile majore ce se vor realiza prin intermediul proiectului. De regul, sunt fixate pentru un interval de 3-5 ani (pe toat durata proiectului) i trebuie s demonstreze realism, concretee i s rspund ateptrilor celor interesai. Condiii: acceptabilitate - solicit pertinen i adecvare la situaie;

motivabilitate - s constituie argumente puternice, suficiente pentru eforturile pe care le implic ndeplinirea lor; comprehensibilitate mesaj clar pentru fiecare membru al colii; tangibilitate - uor de realizat; flexibilitate - s permit eventuale modificri n funcie de situaiile nou aprute.

IV. DEFINIREA OPIUNILOR STRATEGICE I FORMULAREA STRATEGIEI. n aceast etap se identific: modalitile concrete de aciune resursele necesare ndeplinirii intelor strategice se stabilesc termenele i etapele ce urmeaz a fi parcurse se specific principalele rezultate ateptate Opiunile strategice sunt: Dezvoltarea curricular; Dezvoltarea resurselor umane; Atragerea de resurse financiare i dezvoltarea resurselor materiale; Dezvoltarea relaiilor comunitare. V. STABILIREA PROGRAMELOR DE DEZVOLTARE Includ un sistem coerent de activiti i aciuni necesare ndeplinirii scopurilor proiectului. n funcie de opiunea strategic aleas se poate vorbi despre programe: de dezvoltare curricular de dezvoltare a bazei materiale de dezvoltare a resurselor umane de optimizare a comunicrii i de ntrire a legturilor coal-comunitate n funcie de grupurile int exist programe destinate prinilor, elevilor, minoritilor etc. VI. PLANIFICAREA OPERAIONAL Aceast etap corespunde implementrii strategiei i vizeaz dezvoltarea unor planuri operaionale pentru fiecare tip de activitate cuprins n program. 1. OBIECTIVE Sunt aseriuni ce vizeaz rezultatul ateptat al planului.

Principalele caracteristici: concretee (s poat fi uor de identificat); pertinen sau adecvare la situaie; oportunitate (aciunea respectiv s se desfoare la momentul potrivit); realizabilitate (s fie adecvate la posibilitile celor care iniiaz aciunea); msurabilitate (s permit evaluarea cantitativ i calitativ). 2. RESURSE trebuie corelate cu obiectivele. Este necesar identificarea tuturor resurselor educaionale: umane (alocate funcie de expertiza pe care o deine fiecare individ) financiare i materiale (acestea trebuie adecvate i disponibile) informaionale experieniale de expertiz de timp resurse de autoritate (dreptul de a lua decizii i de a le impune) i putere (posibilitatea real de a influena comportamentul celor implicai). 3. RESPONSABILITILE I TERMENELE. Trebuie s fie precise i realiste, s se raporteze la durata normal a activitii i la resursele disponibile. Ele se precizeaz pentru fiecare activitate i aciune n parte. 4. INDICATORII DE PERFORMAN Descriu nivelul minim, mediu i maxim de ndeplinire a obiectivelor i reprezint rezultatele observabile anticipate ale activitilor desfurate, definite ca niveluri acceptabile ale realizrii obiectivelor proiectate Indicatorii pot fi: cantitativi calitativi

PROIECTAREA PROGRAMELOR DE FORMARE I. Motivaia proiectului, bazat pe identificarea i analiza nevoilor de formare II. Numele (titlul) programului / programelor de formare derivate din proiect III. Plasarea n timp i durata proiectului IV. Grup int V. Scopurile proiectului = competenele care urmeaz a fi formate sau dezvoltate prin proiect VI. Temele propuse VII. Rezultatele ateptate ale formrii precum i modaliti i instrumente de monitorizare i evaluare VIII. Forme de atestare/acreditare a formrii (dac exist) IX. Resurse X. Rolul formatorilor i al administratorului proiectului XI. Modaliti de promoionare/publicitate a proiectului XII. Planul operaional 1. Obiective 2. Programul de formare propriu-zis = pe ani, luni (dac este cazul), sptmni, sesiuni i secvene de formare 3. Resurse 4. Indicatori de performan 5. Modaliti i instrumente de evaluare XIII. Modaliti de follow-up

BIBLIOGRAFIE 1. R. B. Chase, N. J. Aquilano, F. R. Jacobs, Production and Management, 8th edition, Boston, 2000. 2. C. Scarlat i H. Galoiu, Manual de instruire avansat n managementul proiectelor (PCM), Bucureti, 2002. 3. Manual de Managementul Proiectelor, Departamentul pentru Integrare Europeana Guvernul Romniei, 1998.