Cursul BTI Ms EXCEL 2003 - continuare

Cuprins

1. 2. 3. 4.

Tipuri de funcii I (continuare) s2 Liste s3 Sortare s4 Filtrare s5

5.
6. 7. 8. 9. 10. 11.

Tipuri de funcii II s7
Formatare condiionat s9 Creare i formatare diagrame s10 Desenare i introducerea elementelor de grafic s16 nsumarea datelor ntr-o list - Subtotal s20 Analiza datelor - Pivotare s24 Referat - s26

1.

Tipuri de funcii I (continuare) Funcii logice

verific dac o condiie simpl sau multipl este adevrat sau fals

Funcia

Returneaz
verific valorile logice i returneaz adevr dac toate argumentele sunt adevrate, altfel returneaz fals verific valorile logice i returneaz fals dac toate argumentele sunt false, altfel returneaz adevr adevr pentru fals i invers adevr fals dac logical_test este adevrat atunci funcia returneaz valoarea value_if_true altfel value_if_false; Obs: dac pe value_if_false se testeaz cu funcia If atunci vom vorbi despre If imbricat.

And(logical1, logical2,...)

Or(logical1,logical2,...) Not(logical) True() False() If(logical_test,value_if_true,value_if_false)

2.

Liste
modalitate de a stoca date ntr-o foaie de calcul serie etichetat de rnduri care conin date similare primul rnd conine etichete de coloan; celulele de pe aceeai coloan conin date similare; rndurile dintr-o coloan conin seturi similare de date. rndurile sunt nregistrri; coloanele sunt cmpuri; Excel recunoate automat lista ca baz de date, executnd operaii specifice: regsire, sortare sau subtotalizarea datelor

Lista

Caracteristici comune:

Utilizarea listei ca baz de date:

ntreinerea listei folosind machete de date Liste particularizate: Tools - Options... - Custom Lists

3.

Sortare

Sortare = organizeaz datele dintr-o list n ordine alfabetic, numeric sau cronologic Tipuri de sortare: Data Sort: simpl, dup mai multe criterii Butoanele de sortare: rapid Ascendent, descendent

Sortarea se anuleaz cu UNDO

4

4.

Filtrare

Filtrare = extrage dintr-o list un subset de date care ndeplinesc un anumit criteriu. Filtrarea nu stric lista (cum face sortarea) ci doar ascunde nregistrrile care nu ndeplinesc criteriul solicitat. Tipuri de filtrri: Filtrare automat: Data Filter Autofilter

apar la fiecare etichet de coloan o list ascuns de unde se poate alege criteriul dup care se face filtrarea criteriul poate fi simplu sau particularizat (Custom) se anuleaz din Data Filter Autofilter

4.

Filtrare
Filtarea avansat: Data Filter Advanced Filter

lista filtrar poate s apar peste sau n alt loc fa de lista iniial (Copy to another location) zon de criterii cu elemente de legtur etichetele de coloan ale listei iniiale, n zona de criterii pot exista una sau mai multe coloane n funie de tipul filtrrii. Dac exist mai multe coloane atunci filtarea poate fi de tip OR (criteriile sunt introduse pe rnduri diferite) sau AND (criteriile sunt introduse pe acelai rnd) criteriile pot fi de comparare (>1000, =text) sau calculate

5.

Tipuri de funcii - II Funcii de cutare

Lista poate fi utilizat i ca un tabel de cutare. Elementul cutat n list va fi valoarea de cutare. Pentru a cuta n list, ea trebuie s fie sortat dup valoarea de cutare i trebuie s conin pe prima linie valoarea de cutare. Funciile care realizeaz cutri sunt din categoria Lookup & Reference. Vom studia cutarea pe vertical sau pe coloan cu ajutorul funciei VLOOKUP. Sintaxa funciei VLOOKUP este urmtoarea:

VLOOKUP(valoare de cutare, tabel, indice coloan, valoare de adevr),

valoare de cutare valoare pe are o cutam tabel tabelul n care se face cutarea indice coloan - numrul coloanei care conine datele de returnat valoare de adevr - implicit False
7

5.

Tipuri de funcii - II Funcii de cutare

Cutarea poate fi exact (de tip text) sau aproximativ (n interval) Dac cutarea este exact atunci valoare de adevr este TRUE Dac cutarea este n interval atunci valoare de adevr este FALSE

6.

Formatare condiionat
permite monitorizarea celulelor care ndeplinesc anumite criterii Format Conditional Formatting...

selectare celulelor de formatat lansarea ferestrei de fomatare condiionat Condition 1 condiia de ndepinit

Cell value is: valori din celule selectate Formula is: se indic formula

Format... - formatarea propriu-zis Add adaugare condiii Delete tergere condiii

copierea formatrii: Format Painter

9

7.

Creare i formatare diagrame

Diagrama = reprezentare grafic a datelor ntr-o fc Punctele de date (val celulelor) sunt afiate n:

Diagrame Diagram Diagram Diagrame

de bare (forma implict a expertului diagramei) de linii de coloane sectoare de cerc, etc.

Punctele de date sunt grupate n serii de date (difereniate prin culori sau modele) Tipuri de diagrame:

Diagram ncorporat = obiect ntr-o foaie de calcul Foaie diagram

Pas 1: stabilii fc activ, selectai zona de date de reprezentat grafic / o celul din cadrul zonei de date de reprezentat Pas 2: INSERT CHART..., buton expert diagram Pas 3: stabilire tip grafic implicit de tip coloan, Next

Crearea unei diagrame cu ajutorul expertului diagram:

10

7.

Creare i formatare diagrame

Crearea unei diagrame cu ajutorul expertului diagram: Pas 4: stabilire surs de date, Next Pas 5: configurarea componentelor graficului:

Tiltul Axe Linii de gril Legend Etichete de date Tabel de date, Next
ncorporat n fc activ Foaie de diagram ca fc nou, Next

Pas 6: stabilirea locului de amplasare a diagramei:

Pas 7: Finish

Mutare i dimensionare diagram ncorporat: glisare tergere diagram ncorporat: Delete

11

7.

Creare i formatare diagrame

Tipuri de diagrame:
Diagram tip coloan
Realizari firm a 2000 1800 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 1996 1997 ani 1998 1999

Diagram tip bar

Realizari firm a

1999

1998 Productie Servicii Comert 1996 0 500 1000 1500 2000 ani 1997

Comert Servicii Productie

valori

Diagram tip linie

Realizari firm a 3000 2500 2000 Comert Servicii Productie

Diagram tip suprafa plan

Realizari firm a 3000 2500 2000 Comert Servicii Productie

valori

1500 1000 500 0 1996 1997 ani 1998 1999

valori

1500 1000 500 0 1996

1997 ani

valori

1998

1999

12

7.

Creare i formatare diagrame

Tipuri de diagrame:
Diagram tip structur radial
Realizari firm a

Diagram tip structur inelar

Realizari firm a

31% 33% 39%

17% 17% 13% 1999 22% 22% 26% 26% 28% 1998 1997 1996
27%

18%

Productie 55% Servicii Comert

26%

Diagram tip suprafa plan 3-D

Realizari firm a

Diagram tip bar 3-D

Realizari firm a

3000 2500 2000 350 300 500 1800 600 Comert Servicii 1200 Productie 1997 1999

valori

1500 200 1000 300 500 600 0 1996

300 400 1000

1998 Comert Servicii Productie

1997 ani

1996 1998 1999 0 500 1000 1500 2000

13

7.

Creare i formatare diagrame

Tipuri de diagrame:
Diagram tip colon 3-D
Realizari firm a 1800 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 1996 1997 1998 1999 Productie Servicii Comert
Comert Servicii Productie 1996 1997 1998 1999 2000 1500 1000 500 0 Productie Servicii Comert

Diagram tip linie 3-D

Realizari firm a

Diagram de structur 3-D

Realizari firm a

Productie, 13% 1996 Productie, 22% 1997 1998 1999

Productie, 39%

Productie, 26%

14

7.

Creare i formatare diagrame

Modificarea diagramei: meniul contextual al ferestrei de diagram, Chart Options ...

Serii de date Categorii Nume categorii Legenda Axa Marcatorii de date Titluri Linii degril Eticheta de date

Stabilirea formatului diagramei: meniul contextual al elementului aferent graficului, Format ...
15

8.

Desenare i introducerea elementelor de grafic

Obiectele grafice nu fac parte efectiv din fc sau din diagram, fiind inserate pe un start transparent intins pe fc sau pe diagram i au formatri independente de fc sau diagram. Crearea i tergerea obiectelor desenate

creare: bara de desenare DRAWING

Pentru a desena: O linie dreapt Un ptrat sau un dreptunghi Facei clic pe acest buton:

Un cerc sau o elips

O sgeat O form automat

tergere: selecie obiect

i apoi acionai DELETE

16

8.

Desenare i introducerea elementelor de grafic

Forme automate: AutoShapes de pe bara DRAWING curbe i forme libere

mzgleal form libere curb

Formatarea obiectelor desenate

culoare de umplere, culoare linie stil linie, stil linie ntrerupt, stil sgeat

Redimensionarea obiectelor desenate: glisare pe ghidajul obiectului Adugarea umbrei unui obiect desenat: buton Shadow Aplicarea efectului 3-D obiectelor desenate: butonul 3-D Gruparea i degruparea obiectelor desenate: selectare obiecte i acionare comand Group / Ungroup din meniul Draw a barei de desenare DRAWING Rotirea obiectelor desenate: selectarea obiectului desenat i aplicarea comenzii de rotire (liber, 90 la st sau dr)
17

8.

Desenare i introducerea elementelor de grafic

Rotirea obiectelor desenate:

liber cu 90 la stnga cu 90 la drepta

Rsturnarea obiectelor desenate: selectarea obiectului desenat, comanda Flip Horizontal / Vertical din meniul Draw al barei de desenare DRAWING Mutarea i poziionarea obiectelor desenate:

selectare obiect desenat

glisare la noua locaie deplasare fin: comanda Nudge a meniului Draw de pe bara DRAWING

Adugarea unui text sau a unui efect de text

Adugarea unui text: Caset de text (Text Box) din DRAWING Efect de text: WordArt din bara de desenare DRAWING imagini: INSERT Picture From File, buton miniaturi: INSERT Picture ClipArt, buton
18

Lucrul cu imagini i miniaturi

8.

Desenare i introducerea elementelor de grafic

Editarea unei imagini: bara de instrumente Picture

Inserare imagine Control imagine Butoane control constrastului/luminozitate Trunchiere Rotire imagine Stil linie Comprimare /Recolorare / Formatare imagine Stabilire culoare transparent Reiniializare imagine

19

9.

nsumarea datelor ntr-o list - Subtotal

nsumarea datelor ntr-o list:

1. 2.

Subtotaluri = cale rapid de a nsuma datele dintr-o list Totaluri complexe = tabel pivot tabel creat interactiv din list

Subtotaluri automate
Utiliznd grupuri de date alese de dvs., Excel:

Cerine pentru lucrul cu subtotaluri:

calculeaz automat valorile pentru subtotaluri sau totaluri generale insereaz rnduri de subtotal eticheteaz rndurile de subtotal elaboreaz planul listei (ierarhie) lista trebuie s conin coloane etichetate lista trebuie sortat dup coloanele pentru care se doresc subtotalurile

20

9.

nsumarea datelor ntr-o list - Subtotal

a. b.

c.

Paii pentru a crea subtotaluri ntr-o list: sortare list dup coloan pentru care se calculeaz subtotalul v poziionai pe o singur celul din list Data - Subtotal

At each change in conine coloana de subtotal Use function funcie agregat Add subtotal to cutiile selectate pt col ce conin val pt care se doresc subtotaluri Replace current subtotals: nlocuire subtotaluri curente Summary below data: nsumare sub date Remove All: Eliminare subtotaluri

21

9.

nsumarea datelor ntr-o list - Subtotal

Subtotaluri imbricate (subtotal n subtotal) sortare list dup cmpurile dorite aplicarea primului subtotal revenire pe o celul din list Data Subtotal At each change in selectai urmtoarea coloan pentru care dorii subtotal golii cutia Replace current subtotals i apoi OK Funcii agregat
Utilizai funcia: Sum() Count() Pentru a rezuma: Suma valorilor dintr-o list Numrul elementelor dintr-o list

Average()
Max()/Min() Product()

Media aritmedic a valorilor dintr-o list

Cea mai mare/mic valoare dintr-o list Rezultatul nmulirii tuturor valorilor dintr-o list

22

9.

nsumarea datelor ntr-o list - Subtotal

Ascunderea i afiarea datelor de detaliu ntr-o list cu subtotaluri
Pentru a vedea: Datele detaliu dintr-un grup Un anumit nivel ntr-un plan Toate detaliile dintr-un plan Pentru a ascunde: Datele detaliu din cadrul unui grup Facei clic pe: Simbolul arat detaliu Simbolul nivel rnd sau coloan Simbolul pentru cel mai de jos rnd i coloan Facei clic pe: Bara de nivel a rndului

Facei clic oriunde n bara de nivel sau pe simbolul ascunde detaliu Un anumit nivel dintr-un plan Toate detaliile dintr-un plan

Simbolul nivel sau coloan precedent Simbolul primului nivel

Creare de totaluri complexe: SumIf ,Countif

23

10.

Analiza datelor - Pivotare

o structur totalizatoare interactiv, construit ntr -o fc Excel opereaz rapid cantiti mari de date dintr -o list sau BD, utiliznd formatul i metodele de calcul alese de utiliziator instrument foarte util cnd volumul datelor ce trebuie sintetizate este mare i greu de prelucrat manual manipuleaz date din liste i tabele: reanjarea, filtrarea, rezumarea i analizarea interactiv a datelor e construit pe baza unor surse de date opereaz urmtoarele entiti:

Tabel pivot:

cmp: categorie de date care deriv dintr-un cmp al listei surs articol: subcategorie dintr-un cmp al tabelului pivot buton de cmp: buton din tabelul pivot care afieaz numele cmpului din lista surs zona paginii: cmpuri cu care se va construi un criteruiu de filtrare zona rndurilor: cmpuri ale cror articole vor deveni etichete pt rnduri zona coloanelor: cmpuri ale cror articole vor deveni etichete pt coloane zona datelor: cmpuri pentru care se calculeaz subtotalul

24

10. Analiza datelor - Pivotare

Crerarea tabelului pivot:

poziionai pe o celul a listei alegei: Data PivotTabel and PivotChartReport... n programul expert PivotTable Wizard se vor completa 3 pai:
1. 2. 3.

precizare surs date domeniul de date alegere aspect tabel

25

11.
-

Referat

Referatul trebuie sa conin: Textul problemei si explicarea modului de rezolvare a acesteia, explicitnd elementele utilizate (pentru un aspect mai plcut se poate redacta in MS WORD, si prelua capturi din aplicaia rezolvat in Ms EXCEL) Rezolvarea problemei se va efectua n Ms EXCEL, registru de lucru ce va conine: Foaie de calcul cu tabelul surs ce va conine: funcii, formule, comenzi studiate Foaie de calcul cu tabelul sortat Foaie de calcul cu tabelul filtrat

Elementele obligatorii in EXCEL sunt: 1. Formule 2. Funcii statistice (max, min, average,count/counta/countblank, countif) 3. Funcii logice (if simplu, if imbricat, if cu and/if cu or) 4. Funcia de cutare vlookup (cutare exacta i cutare n interval) 5. Sortare 6. Filtrare automat Elemente opionale: subtotal, pivotare
26