Sunteți pe pagina 1din 6

SC ICPE-ECOENERG SA

CONTROLUL INREGISTRARILOR

Cod doc.: PS - 02 Ed.: 5 Act: 0 Pag.: 1 / 6 Ex.:

Funcia Elaborat Verificat Aprobat Responsabil MC Director Tehnic Director General

Nume i prenume ing. Vredea Oswald ing. Lup Iosif ing. Gheamalinga Mina

Semntura

Data 03.01.2011 03.01.2011 03.01.2011

INDICATORUL ACTUALIZARILOR Pag. Act. Paragraf modificat Motivul modific`rii Verificat Aprobat Data

1.

SCOP

1.1 Procedura stabilete i menine metodologia, care s asigure identificarea, depozitarea, protejarea pe parcursul duratei de pstrare, regsirea i eliminarea nregistrrilor rezultate n urma desfurrii proceselor, conform prevederilor SIMCMSSO. 1.2 Procedura stabilete responsabilitile funciilor implicate n activitile de la punctual 1.1. 2. 2.1 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 DOMENIUL DE APLICARE Procedura se aplic de ctre personalul societii, tuturor nregistrrilor rezultate n urma aplicrii prevederilor SIMCMSSO. DOCUMENTE DE REFERIN I CONEXE SR EN ISO 9001 : 2008 Sisteme de management al calitii. Cerine SR EN9000:2006 Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular. SR ENISO 14001:2005 Sisteme de management de mediu - Cerinte cu ghid de utilizare. SR OHSAS 18001: 2008 Sistem de management al sanatatii si securitatii ocupationale. Cerinte. MSIM ECO, Manualul sistemului integrat de management PS-01 Controlul documentelor. PO-08 Arhivare

SC ICPE-ECOENERG SA 4. 4.1

CONTROLUL INREGISTRARILOR

Cod doc.: PS - 02 Ed.: 5 Act: 0 Pag.: 2 / 6 Ex.:

DEFINIII I PRESCURTRI Definitii

4.1.1.1 nregistrare : document prin care se declar rezultate obinute sau furnizeaz dovezi ale activitilor realizate. Nota 1 : nregistrrile pot fi utilizate, de exemplu, pentru a documenta trasabilitatea i pentru a furniza dovada verificrii, aciunii preventive i a aciunii corective. Nota 2 : n general nregistrrile nu trebuie supuse controlului reviziilor. 4.1.2 Dovada obiectiv: date care susin c ceva exist sau este adevrat (SR EN ISO 9000:2001). Not : Dovada obiectiv poate fi obinut prin observare, msurare, ncercare sau prin alte mijloace. 4.2 Prescurtri SIMCMSSO sistemul integrat de management al calitatii, mediului si securitatii operationale 5 5.1 5.1.1 DESCRIEREA ACTIVITATILOR Generaliti Toate documentele SIMCMSSO (ex.: manualul sistemului integrat, procedurile de sistem, procedurile operaionale, procedurile tehnice de lucru) fac referire la planuri, formulare, rapoarte care sunt utilizate pentru a nregistra informaii rezultate n urma desfurrii activitilor de prestare a serviciului. nregistrrile se pstreaz pentru a furniza dovezi obiective referitoare la: -

5.1.2

aplicarea i eficiena documentelor SIMCMSSO, n toate activitile desfurate; funcionarea eficace a SIMCMSSO; respectarea cerinelor de calitate impuse de reglementrile legale, clieni, organisme de certificare; - activiti, procese, elemente SIMCMSSO n scopul mbuntirii calitii i reducerii costurilor. 5.1.3 nregistrrile provenite de la furnizori i de la clieni fac parte de asemenea, din nregistrrile inute sub control. 5.1.4 nregistrrile cerute de standardul de referin, specifice proceselor care se desfoar n societate sunt prezentate n anexa 1. 5.2 Identificarea nregistrrilor

5.2.1 Pentru nregistrrile care au fost stabilite la nivelul procedurilor, identificarea se realizeaz prin codificarea formularelor conform PS-01. 5.2.2 Pentru restul nregistrrilor, identificarea se realizeaz la nivelul fiecrui compartiment care le emite (n funcie de specific) prin: titlu, numr, dat, compartiment emitent. 5.3 Structura i realizarea nregistrrilor nregistrrilor trebuie s cuprind elementele de informaie care s demonstreze c la care se refer, s-au efectuat conform condiiilor specificate. cadru a fiecrui tip de nregistrare este reglementat la nivelul procesului care nregistrarea respectiv.

5.3.1 Structura procesele 5.3.2 Structura introduce

SC ICPE-ECOENERG SA

CONTROLUL INREGISTRARILOR

Cod doc.: PS - 02 Ed.: 5 Act: 0 Pag.: 3 / 6 Ex.:

5.3.3 Realizarea concret a nregistrrii se efectueaz pe parcursul derulrii proceselor aa cum este prevzut n documentul care stabilete desfurarea proceselor respective. 5.3.4 Cerinele i responsabilitile privind modul de realizare a nregistrrilor sunt stabilite la nivelul activitilor n care intervin i n documentele aferente; verificarea nregistrrilor se face din punct de vedere al completitudinii de ctre eful compartimentului implicat sau de ctre o persoan desemnat de acesta. 5.4 Colectarea i indexarea nregistrrilor

5.4.1 Colectarea i indexarea nregistrrilor const n centralizarea acestora n dosare, de ctre efii de compartiment; acest lucru se poate realiza prin colectare direct sau prin solicitarea predrii nregistrrilor de ctre cei care le-au ntocmit. 5.4.2 ntr-un dosar se grupeaz nregistrri referitoare la aceeai problem cu acelai termen de pstrare; n cazul acelorai categori de nregistrri, ntocmite pe perioade diferite i / sau cu termene de pstrare diferite se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. 5.5 Stabilirea termenelor de pstrare

5.5.1 Stabilirea termenelor de pstrare se realizeaz de ctre eful compartimentului elaborator n funcie de legislaia n vigoare i de importana practic i tehnic pentru activitatea desfurat; termenul de pstrare este consemnat n Lista nregistrrilor aplicabile. 5.5.2 nregistrrile pot fi pstrate n cadrul compartimentului; forma de pstrare (biblioraft, fiete etc.) trebuie s asigure regsirea prompt a acestora i s evite pericolele de distrugere, deteriorare sau pierdere. 5.5.3 Constituirea dosarelor, inventarierea si predarea lor la arhiva se realizeaza conform cerintelor stabilite in PO 08 Arhivare. 5.6 Depozitarea, protejarea i eliminarea nregistrrilor

5.6.1 Depozitarea nregistrrilor la compartimente se realizeaz n ordine, pe rafturi, pe tematic i ani, pentru a putea fi regsite cu uurin. 5.6.2 Protejarea nregistrrilor se realizeaz prin depozitare n spaii amenajate astfel nct s asigure prevenirea pierderii lor sau a deteriorrii / distrugerii prin: - praf, formare condens , infiltraii de ap sau inundaii; - foc sau variaii extreme ale temperaturii n zona de depozitare; - furt, pierdere, manipulare necorespunztoare sau deteriorare intenionat; - pierderea caracterului de confidenialitate; - aciunea insectelor, roztoarelor sau mucegaiului. - Proces verbal de recepie la terminarea lucrrii, etc. 5.6.3 Eliminarea nregistrrilor prevzute n nomenclatorul arhivistic al societatii este asigurata de catre arhiva, conform legislatiei in vigoare, iar eliminarea celorlalte inregistrari prevazute in Lista inregistrarilor aplicabile se realizeaza la nivelul compartimentului. 5.7 Accesul la nregistrri

5.7.1 nregistrrile se pun la dispoziia reprezentanilor autorizai i clientului pentru consultare, dac acest lucru este stipulat n contract; de asemenea se pun la dispoziia reprezentanilor organismelor de certificare i a auditorilor, pe perioada convenit sau a altor pri interesate dac au acordul directorului general al societii.

SC ICPE-ECOENERG SA 6. 6.1. RESPONSABILITI Director general

CONTROLUL INREGISTRARILOR

Cod doc.: PS - 02 Ed.: 5 Act: 0 Pag.: 4 / 6 Ex.:

6.1.1. Analizeaza si aproba prezenta procedura. 6.1.2. Asigura resurse pentru controlul nregistrarilor din sistem, astfel nct sa se evite deteriorarea, distrugerea, precum si pierderea acestora. 6.1.3. Analizeaza si aproba nregistrari, pentru a asigura adecvarea acestora cu cerintele. 6.1.4. Gestioneaza documente specifice proceselor pe care le coordoneaza. 6.2. Director tehnic

6.2.1. Preia responsabilitatile si autoritatile directorului general, in absenta acestuia. 6.2.2. Analizeaza si verifica documente tehnice si SIMCMSSO. Aproba documente tehnice si SIMCMSSO legate de realizarea produsului. 6.2.3. Coordoneaza deplasarea inregistrarilor in realizarea produsului. 6.2.4. Gestioneaza documente specifice proceselor pe care le coordoneaza. 6.2.5. Gestioneaza si arhiveaza documente de provenienta externa utilizate in realizarea produsului. 6.2.6. Primeste si semneaza de primire, detine pentru consultare, pastreaza integritatea si lizibilitatea documentelor specifice SIMCMSSO. 6.2.7. Tine sub control documentele pe care le emite in domeniile specifice, in conformitate cu prezenta procedura. 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.3.5 6.3.6 6.3.7 6.4 6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.4.4 6.5. ef de compartiment Urmrete aplicarea documentelor SIMCMSSO n activitile desfurate n cadrul compartimentului i elaborarea nregistrrilor prevzute. Verific completitudinea i corectitudinea nregistrrilor emise. Instruiete personalul din subordine n ceea ce privete ntocmirea i pstrarea nregistrrilor. Pune la dispoziie nregistrrile solicitate, clienilor / organismelor de certificare / auditorilor interni i externi. Colecteaz nregistrrile i le centralizeaz n dosare. ntocmete i menine lista nregistrrilor aplicabile n compartiment. Pstreaz nregistrrile pe perioada prevzut i le elimin dup expirarea acesteia. Responsabil cu Managementul Pentru Calitate Tine sub control inregistrarile pe care le emite in domeniul calitatii, in conformitate cu prezenta procedura. Elaboreaza si supune aprobarii, semneaza inregistrari specifice activitatii Gestioneaza si arhiveaza documente de provenienta externa corelate cu mediu/SSO, asigurnd gestionarea interna si valabilitatea acestora Verific prin audituri interne modul cum sunt elaborate, verificate, pstrate i eliminate nregistrrile. Responsabil cu Mediu/SSO

6.5.1. Tin sub control inregistrarile pe care le emite in domeniile mediului / SSO, in conformitate cu prezenta procedura. 6.5.2. Elaboreaza si supun aprobarii, semneaza inregistrari specifice activitatii.

SC ICPE-ECOENERG SA

CONTROLUL INREGISTRARILOR

Cod doc.: PS - 02 Ed.: 5 Act: 0 Pag.: 5 / 6 Ex.:

6.5.3. Primestc si semneaza de primire, detin pentru consultare, pastreaza integritatea si lizibilitatea documentelor specifice difuzate. 6.5.4. Gestioneaza si arhiveaza documente de provenienta externa corelate cu mediu/SSO, asigurnd gestionarea interna si valabilitatea acestora. 7. INREGISTRARI Denumire nregistrare Lista inregistrarilor aplicabile Nr. ex. 2 Durat de pstrare Responsabil AC/ RAC 1 an de la Sef compartiment La fiecare compart. pierderea valab. Emitent Difuzare

Nr. Identificare crt. 1 LIA

8. 8.1.

ANEXE Anexa 1 : Model pentru lista inregistrarilor aplicabile

SC ICPE-ECOENERG SA

CONTROLUL INREGISTRARILOR

Cod doc.: PS - 02 Ed.: 5 Act: 0 Pag.: 6 / 6 Ex.:

Anexa 1

Model pentru lista inregistrarilor aplicabile SC ICPEECOENERG SA Elaborat: Prezenta anuleaz lista din data: Nr. crt. Denumirea nregistrrii Termenul de pastrare LIA LISTA NREGISTRRILOR APLICABILE Comp.: Pag.: / Data: