Sunteți pe pagina 1din 17

Capitolul 8

Metodologie privind auditul de regularitate al achizi iilor publice1

studiul se bazeaz pe Ghidul practic - Misiunea de audit intern privind activitatea de achizitii publice, Ministerul Finan elor Publice, Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern, elaborat de Nicolau Cornelia- Auditor superior i avizat de Ghi Marcel- Sef serviciu pentru Strategie si Metodologie General

8.1. Aspecte conceptuale i juridice privind contractul de achizi ii 8.1.1. No iune, clasificare i trsturi ale contractului de achizi ii publice Aa cum reiese din O.U.G. nr. 60/2001, publicat n M.O., nr. 241, din 11.05.2001, contractul de achizi ie public este acel contract administrativ prin care un particular persoan fizic sau juridic furnizeaz produse, execut lucrri sau presteaz servicii unei autorit i publice. Dup cum se precizeaz, contractele de achizi ie public sunt clasificate astfel 1: a) contractele de furnizare de produse au ca obiect achizi ionarea de ctre o autoritate public a unuia sau mai multor produse pe baza cumprrii, inclusiv n rate, a nchirierii sau leasing-ului cu sau fr op iune de cumprare; b) contractul de execu ie de lucrri este acel contract de achizi ie public avnd ca obiect proiectarea i execu ia uneia sau mai multor lucrri de construc ii de ctre un particular pentru o autoritate public; c) contractul de prestri de servicii este acel contract care are ca obiect prestarea unuia sau mai multor servicii de ctre un particular n favoarea sau pentru desfurarea unui serviciu al autorit ii publice. Caracteristicile contractului de achizi ii publice sunt urmtoarele: a) este un contract sinalagmatic, deoarece nate, modic sau stinge drepturi i obliga ii reciproce, att pentru particular, ct i pentru autoritatea public; b) este un contract cu titlu oneros, deoarece, prin ncheierea contractului, fiecare parte urmrete ob inerea unei contrapresta ii: autoritatea public urmrete achizi ionarea unui produs, a unei lucrri sau a unui serviciu public, iar particularul urmrete ncasarea contravalorii produselor furnizate, a lucrrilor executate sau a serviciilor prestate; c) este un contract solemn, deoarece se ncheie n form scris ntre o autoritate public i un particular; d) este un contract comutativ, deoarece presta ia este cert i determinat chiar n momentul ncheierii contractului.

8.1.2. Pr ile contractului de achizi ie public Contractul de achizi ie public se ncheie ntre o autoritate public i un particular. Sunt considerate competente pentru ncheierea contractului de achizi ie public urmtoarele autorit i i institu ii publice2: - orice autoritate public, aa cum aceasta este definit n Constitu ie; - orice institu ie de interes general sau local, autonom ori aflat n subordinea sau sub controlul unei autorit i publice; - Academia Romn i institu iile subordonate acesteia; - orice persoan juridic ce desfoar activit i relevante n domeniile de utilitate public i care beneficiaz de drepturi speciale sau pozi ii de monopol stabilite printrun act normativ sau act administrativ individual; - alte persoane juridice stabilite prin hotrre a Guvernului, n cazul n care activitatea acestora se bucur de monopol.

1 2

O.U.G. nr. 60/2001, M.O., nr. 241/11.05.2001, art. 3. O.U.G. nr. 60/2001, M.O., nr. 241/11.05.2001, art. 5.

De remarcat este faptul c n legisla ia noastr se face distinc ie ntre autorit i publice i institu ii publice. Corobornd dispozi iile existente n legisla ie, deducem ca avnd autoritate n contractul analizat urmtoarele autorit i publice: Parlamentul, Preedin ia Romniei, Guvernul, ministerele i celelalte organe de specialitate ale administra iei publice centrale, autorit ile publice locale, instan ele judectoreti, Ministerul Public prin parchetele de pe lng instan ele judectoreti i Consiliul Superior al Magistraturii. Referitor la autorit ile publice locale, dat fiind faptul c acestea nu dispun de personalitate juridic, contractul de achizi ie public se ncheie n numele unit ilor administrativ-teritoriale de ctre consiliile locale, i nu de ctre primari, cci acetia nu reprezint colectivit ile locale dect n raporturile juridice civile. Pentru institu iile publice, legiuitorul precizeaz c sunt acele entit i create de ctre autorit ile publice cu sau fr personalitate juridic. Institu iile publice fr personalitate juridic nu pot ncheia contracte de achizi ie n nume propriu, ci numai n numele autorit ii publice care le-a mputernicit n acest scop. Pe lng autorit ile i institu iile publice mai pot exista i alte persoane juridice ale statului sau unit ilor administrativ-teritoriale care au calitatea de contractant (regii autonome sau societ i comerciale cu capital public integral sau majoritar), ns acestea trebuie s desfoare activit i relevante de interes public. Activit ile relevante de interes public sunt considerate urmtoarele1: - punerea la dispozi ie sau exploatarea de re ele fixe destinate s asigure, n beneficiul publicului, activit i de produc ie, transportul sau distribu ia de ap potabil, energie electric sau termic; - evacuarea sau tratarea apelor uzate; - exploatarea zcmintelor subsolului; - exploatarea solului, transportul pe ci rutiere i feroviare; - punerea la dispozi ie sau exploatarea de re ele publice de telecomunica ii ori asigurarea n beneficiul publicului a unuia sau mai multor servicii de telecomunica ii.

8.1.3. Obiectul contractului de achizi ie public n func ie de tipul su, contractul de achizi ie public poate avea ca obiect furnizarea de produse, executarea de lucrri sau prestarea de servicii publice. Contractul de furnizare de produse poate fi considerat corespunztor contractului de vnzarecumprare din dreptul civil sau comercial, ns este supus regimului juridic de drept public, i numai n completarea acestor reguli se aplic regimul de drept privat. Contractul de executare de lucrri publice poate fi considerat corespunztor contractului de antrepriz din dreptul privat, ns i acest contract este guvernat de regimul juridic de drept public. Obiectul acestui contract se limiteaz la executarea unei lucrri publice. n doctrina francez, dac particularul dobndete i dreptul de a exploata lucrarea public afectat unui serviciu public, contractul este considerat de concesiune a serviciului public, i nu de achizi ie public. Contractul de prestare a serviciului public are ca obiect exploatarea unui serviciu public relevant pentru interesul public, deosebindu-se astfel de contractul de concesiune a serviciilor publice. De remarcat faptul c legiuitorul rezerv dreptul autorit ii contractante de a proceda la cumprarea

O.U.G. nr. 60/2001, M.O., nr. 241/11.05.2001, art. 6.

direct fr aplicarea normelor procedurale de achizi ie de produs sau serviciu, ns condi ia impus este ca valoarea acestora s nu depeasc 1500 de euro pe an.

8.1.4. Procedura de atribuire a contractului de achizi ie public n scopul realizrii contractului de achizi ie public n deplin legalitate, este imperios necesar s inem cont de urmtoarele principii: - principiul liberei concuren e, care const n asigurarea condi iilor pentru ca orice furnizor de produse, executant de lucrri sau prestator de servicii, indiferent de na ionalitate, n condi iile legii, s poat deveni contractant; - principiul eficien ei utilizrii fondurilor publice, respectiv folosirea sistemului concuren ial i a criteriilor economice; - principiul asigurrii tratamentului egal, adic aplicarea nediscriminatorie a criteriilor de selec ie astfel ca to i poten ialii contractan i s fie trata i egal; - principiul pstrrii confiden ialit ii, care const n garantarea protejrii secretului comercial i a propriet ii intelectuale a ofertantului; - principiul asigurrii transparen ei atribuirii contractelor, prin punerea informa iilor necesare la dispozi ia celor interesa i. Pentru atribuirea contractului de achizi ie public, n legisla ie sunt prevzute urmtoarele tipuri de proceduri: a) licita ia deschis este procedura prin care orice furnizor de produse, executant de lucrri sau prestator de servicii interesat are dreptul s depun ofert; b) licita ia restrns, care se desfoar n dou etape distincte, oferta putnd fi depus doar de ctre cei selecta i de ctre autoritatea contractant; c) negocierea, care poate fi: - negociere competitiv autoritatea contractant negociaz clauzele cu mai mul i ofertan i; - negociere cu o singur surs autoritatea contractant negociaz clauzele cu un singur ofertant. d) cererea de ofert, procedur care se desfoar fr publicitate prealabil, autoritatea contractant solicitnd oferte de la mai mul i poten iali contractan i; e) concursul de solu ii este o procedur care permite autorit ii contractante selec ionarea de ctre un juriu a solu iei competitive.

8.1.5. ncheierea contractului de achizi ie public Autoritatea contractant are obliga ia de a ncheia n form scris contractul de achizi ie public cu ofertantul a crui ofert a fost stabilit ctigtoare de ctre comisia de evaluare ca o condi ie ad probationem. n cazul refuzului ofertantului ctigtor de a ncheia contractul cu autoritatea contractant, aceasta are posibilitatea: - de a invita ofertan ii, n ordinea descresctoare a clasamentului, n vederea ncheierii contractului cu unul dintre acetia; - de a anula aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achizi ie public. 8.1.6. Efectele contractului de achizi ie public

Efectele contractului de achizi ie public, fie el de furnizare de produse, executare de lucrri sau prestri de servicii, chiar dac nu sunt reglementate legislativ, rezult din contractelecadru stabilite n ordine de ctre autorit ile centrale. Astfel, n cazul furnizrii de produse este stipulat c, n situa ia sistrii producerii de piese de schimb, furnizorul este obligat s notifice nainte cu cel pu in 90 de zile achizitorul pentru a putea procura piesele necesare n timp util. Nu este limitat dreptul achizitorului de a testa i a verifica produsele, iar n cazul depistrii nerespectrii normelor de calitate a produsului, furnizorul are obliga ia de a remedia defec iunea sau de a nlocui produsul fr costuri suplimentare pentru achizitor. Executantul lucrrii poate considera c dispozi iile achizitorului sunt nejustificate sau inoportune, acesta putnd ridica obiec ii n scris, fr ns ca aceste obiec ii s-l absolve de obliga ia executrii dispozi iilor primite, cu excep ia cazurilor n care acestea contravin dispozi iilor legale. Dac respectarea i executarea dispozi iilor primite de la achizitor determin dificult i n execu ie care genereaz costuri suplimentare, acestea vor fi suportate de ctre achizitor, iar n cazul n care survin erori n pozi ionare, dimensiunile lucrrilor, executantul are obliga ia s le rectifice, cu excep ia situa iilor n care eroarea se datoreaz nscrisurilor furnizate de ctre proiectant. Potrivit contractului-cadru de prestri de servicii, prestatorul de servicii are dreptul de a primi pre ul serviciilor prestate achizitorului n condi iile stabilite n contract dac achizitorul nu efectueaz plata n termen de 14 zile de la expirarea termenului. Prestatorul poate pretinde despgubiri i are dreptul de a sista sau a diminua ritmul prestrii serviciilor.

8.1.7. Modificarea i ncetarea contractului de achizi ie public Contractul de achizi ie public nu poate fi modificat n mod unilateral de ctre una dintre pr i, ci numai cnd poate fi afectat interesul public1. innd cont de acest fapt, modificarea contractului de achizi ie public are loc numai prin acordul pr ilor, ns, potrivit contractuluicadru, poate fi modificat de ctre pr i, prin act adi ional, n mod excep ional, datorit unor circumstan e care privesc interesele comerciale legitime ale pr ilor i care nu au putut fi prevzute la data ncheierii contractului. Executantul poate solicita achizitorului prelungirea termenului contractului dac aceasta este determinat de: - volumul sau natura lucrrilor neprevzute; - condi ii climaterice extrem de nefavorabile; - orice alt motiv care nu se datoreaz executantului i nu a survenit prin nclcarea contractului de ctre acesta. n aceste cazuri, pr ile vor stabili prelungirea duratei de execu ie a contractului, i cheltuielile suplimentare se vor aduga la pre ul contractului. ncetarea contractului de achizi ie public poate avea loc n urmtoarele condi ii:
a) de drept, la expirarea termenului sau prin executarea integral a contractului;

b) pe cale judectoreasc, n cazul nerespectrii obliga iilor de ctre una dintre pr i, rezilierea putnd fi pronun at de ctre instan ele judectoreti de drept comun, care vor stabili i cuantumul despgubirilor; c) prin manifestarea unilateral de voin a administra iei publice achizitoare, n cel mult 30 de zile de la data apari iei unor circumstan e care nu au putut fi prevzute la data ncheierii
1

O.U.G. nr. 60/2001, art. 73, al. 1.

contractului, i ndeplinirea contractului ar fi contrar interesului public, ns rezerv dreptul particularului contractant de a pretinde plata corespunztoare pn la data rezilierii. ncetarea contractului de achizi ie public poate avea loc i n alte situa ii dect for a major: incendii, inunda ii sau orice catastrof natural. Litigiile aprute n legtur cu ncetarea contractelor de achizi ie public se vor dori rezolvate pe cale amiabil. Dac dup 15 zile pr ile nu reuesc s rezolve divergen ele aprute, fiecare parte poate solicita ca litigiul s fie solu ionat de ctre instan ele judectoreti de drept comun. Dei n legisla ie nu este prevzut competen a solu ionrii acestor litigii, considerm c ele sunt de competen a tribunalului ca instan comercial. Ne ntemeiem aceast concluzie pe faptul c aceste litigii sunt asemntoare litigiilor comerciale, una dintre pr i fiind de regul o societate comercial, iar obiectul special al litigiilor fiind interesul public, se justific ncredin area lor spre solu ionare n prim instan tribunalului, i nu judectoriei ca instan civil.

8.2. Etapele de derulare ale misiunii de audit intern Desfurarea misiunii de audit presupune parcurgerea urmtoarelor etapele : - pregtirea misiunii (ini ierea auditului) ; - interven ia la fa a locului (desfurarea misiunii); - raportul de audit (ncheierea misiunii) ; - urmrirea recomandrilor ; - supervizarea misiunilor. Etapele, procedurile i documentele aferente fiecrei proceduri pot fi sintetizate n urmtorul tabel :

Etapele, procedurile i documentele misiunii de audit intern Fazele misiunii Activit i/ opera iuni
Elaborarea Ordinului de serviciu Intocmirea Declara iei de independen Notificarea inceperii misiunii Colectarea i prelucrarea informa iilor preliminare

Documente elaborate
Ordinul de serviciu Declara ia de independen Notificarea si anexa Teste modele Tabloul aspectelor pozitive si negative posibile Situa ia aspectelor negative semnificative identificate Calendarul preliminar al interven iei la fa a locului

Analiza aspectelor pozitive i negative PREGTIREA MISIUNII Stabilirea eantionului pentru realizarea interven iei la fa a locului i ntocmirea calendarului interventiei Elaborarea programului de audit edin a de deschidere Notificarea interven iei la fa a locului Colectarea dovezilor i utilizarea instrumentelor aplicabile INTERVEN IA LA FA A LOCULUI Analiza si prelucrarea informatiilor colectate Revizuirea documentelor de lucru edin a de nchidere Elaborarea Raportului de audit intern privind achizitiile publice (proiect) Transmiterea proiectului Raportului de audit intern privind achizitiile publice Analiza observatiilor si punctelor de vedere ale structurii auditate Reuniunea de conciliere Finalizarea Raportului de audit intern privind achizitiile publice Difuzarea Raportului de audit intern privind achizitiile publice

Programul de audit Programul interven iei la fa a locului Minuta edin ei de deschidere Notificarea interven iei la fa a locului Liste de verificare Chestionare Teste FIAP FCRI Rezumatul informativ Minuta edin ei de nchidere Raport de audit public intern privind achizitiile publice (proiect) Adres de transmitere

RAPORTUL DE EVALUARE

Arhivarea raportului i documentelor misiunii URMRIREA RECOMANDRILOR SUPERVIZAREA MISIUNII Urmrirea stadiului implementrii recomandrilor Supervizarea misiunii

Raport de audit intern privind achizitiile publice (proiect actualizat) Minuta reuniunii de conciliere Raportul de audit intern privind achizitiile publice (forma finala) Nota de prezentare a raportului spre aprobare Nota de transmitere Dosarele misiunii de audit intern privind achizitiile publice

Fi de urmrire a recomandrilor Lista de supervizare a documentelor

8.2.1 Etapa de pregtirea misiunii 8.2.1.1. Ordinul de serviciu Ordinul de serviciu se ntocmete de ctre eful compartimentului de audit intern i reprezint mandatul de interven ie dat de ctre compartimentul de audit public intern. Acesta trebuie aprobat de catre conducatorul institu iei sau de nlocuitorul de drept al acestuia. Ordinul de serviciu definete cadrul legal n baza cruia se desfoar misiunea de audit intern, perioada n care se va desfura misiunea, domeniul de audit i obiectivele aferente. Sunt men ionate tipul de audit i componen a echipei.
ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern Nr. ...../....... ORDIN DE SERVICIU In conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile si completrile ulterioare, Normelor Generale privind exercitarea activitatii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu modificarile si completarile ulterioare si cu Planul de audit public intern pentru anul 2005, se va efectua o misiune de audit intern privind achizitiile publice la Directia Administrativa si Patrimoniu, Serviciul Achizitii Publice, in perioada ........................ Scopul misiunii de audit intern este de a se asigura ca: - in adoptarea oricarei decizii in procesul de achizitii publice s-au avut in vedere principiile general acceptate in U E in acest domeniu: - activitatea de achizitii este bine cunoscuta si stapanita, din faza initierii si lansarii pana la livrare si decontarile finale; - controlul intern este functional; - exhaustivitatea inregistrarilor; - documentele sunt corect certificate si inregistrate ; - cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat; - Programul anual al achizitiilor publice corespunde necesitatilor reale, justificate, bugetate si programate.

Obiectivele misiunii de audit public intern sunt: 1. Organizarea activitatii de achizitii publice 2. Programul de achizitii publice 3. Pregatirea aplicarii procedurii de licitatie deschisa pentru atribuirea contractului de achizitie publica 4. Lansarea procedurii de licitatie deschisa pentru atribuirea contractului de achizitie publica 5. Derularea procedurii de licitatie deschisa pentru atribuirea contractului de achizitie publica 6. Pregatirea aplicarii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizitie publica 7. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizitie publica 8. Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizitie publica 9. Administrarea contractului de achizitie publica 10. Cai de atac.

Mentionam ca se va efectua un audit de conformitate privind activitatea de achizitii publice. Perioada supus evalurii este: ...................... Echipa de audit intern este formata din Vasile Tabr (coordonator) si Costantin Roman. Supervizorul misiunii este seful structurii de audit intern. Sef Serviciu Audit Intern, Aureliana Roman

8.2.1.2. Declara ia de independen Codul privind conduita etic a auditorului intern reprezint un ansamblu de principii i reguli de conduit care trebuie s guverneze activitatea auditorilor interni. Scopul Codului privind conduita etic a auditorului intern este de a promova cultura etic n viziunea global a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etic a auditorului intern cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie s le respecte. In exercitarea atribu iilor lor, auditorii interni trebuie s respecte n primul rnd principiul independen ei Compartimentul de audit public intern func ioneaz n subordinea direct a conductorului entit ii publice, exercitnd o func ie distinct i independent de activit ile entit ii publice. Prin atribu iile sale, compartimentul de audit public intern nu trebuie s fie implicat n elaborarea procedurilor de control intern. n plus, activitatea de audit public intern nu trebuie s fie supus ingerin elor externe ncepnd de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectiv a lucrrilor i pn la comunicarea rezultatelor acesteia. Auditorii interni nu pot fi desemna i s efectueze misiuni de audit public intern la o structur/entitate public dac sunt so i, rude sau afini pn la gradul al patrulea inclusiv, cu conductorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectiv. Auditorii interni nu trebuie implica i n vreun fel n ndeplinirea activit ilor pe care n mod poten ial le pot audita i nici n elaborarea i implementarea sistemelor de control intern ale entit ilor publice. Auditorilor interni nu trebuie s li se ncredin eze misiuni de audit public intern n sectoarele de activitate n care acetia au de inut func ii sau au fost implica i n alt mod. Aceast interdic ie se poate ridica dup trecerea unei perioade de 3 ani. Auditorii interni care se gsesc ntr-una din situa iile prevzute mai sus, au obliga ia de a informa de ndat, n scris, conductorul entit ii publice i eful structurii de audit public intern. Independen a auditorilor interni selecta i pentru realizarea unei misiuni de audit public intern trebuie declarat. Astfel, fiecare auditor intern va trebui s dea o declara ie de independen la nceputul misiunii de audit.

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern Misiunea de audit intern: Activitatea de achizitii publice DECLARATIA DE INDEPENDENTA Incompatibilit i n legatura cu Serviciul Achizitii Publice Ati avut/aveti vreo rela ie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care pute i s v interesa i, s descoperi i sau s constata i slbiciuni in misiunea de audit intern, n orice fel? Ave i idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organiza ii sau obiective care ar putea s v influen eze n misiunea de audit intern? Ati avut/aveti functii sau ati fost/sunteti implicat in ultimii 3 ani intr-un alt mod in activitatea entitatii/structurii auditate? Ati fost implicat in elaborarea si implementarea sistemelor de control ale entitatii/structurii auditate? Sunteti sot, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul entitatii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiva din unitatile din subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ? Ave i vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevente de la entitateaStructura auditata? A i fost implicat in activitatea financiar- contabila la entitatea auditata sau la o unitate din subordinea/in coordonarea/sub autoritatea acesteia ? Ave i vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditata? Dac n timpul misiunii de audit inter, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organiza ional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impar iale, notifica i de urgenta conducatorul structurii de audit intern?

Da

Nu X X X X

X X X X X

Auditor intern Tabr Vasile In continuare se completeaza de ctre conducatorul structurii de audit intern 1. Incompatibilit i personale. Nu exista. 2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilitatile? Daca da, explica i cum anume Nu este cazul.

Data .......

Sef Serviciu Audit Intern, Roman Aureliana

8.2.1.3. Notificarea asupra inceperii misiunii de audit intern Notificarea departamentului ce urmeaz a fi notificat trebuie realizat cu 15 zile naintea inceperii misiunii de audit public intern. In aceast notificare se aduce la cunotin a efului compartimentului respectiv domeniul de audit, obiectivele, durata misiunii, perioada auditat, aspecte privind edin a de deschidere i aspecte privitoare la documenta ia ce trebuie pregtit n vederea desfurrii misiunii de audit public intern.
ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern Nr. ..../....... NOTIFICARE asupra inceperii misiunii de audit intern Catre: Directia Administrativa si Patrimoniu, Serviciul Achizitii Publice De la: Seful Serviciului Audit intern Referitor la misiunea de audit intern: Activitatea de achizitii publice Stimate domn POPESCU Popescu u, n conformitate cu prevederile art.11, lit.c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile si completrile ulterioare, i cu Planul de audit intern pe anul 2005, urmeaza ca in perioada ........................ sa efectuam o misiune de audit intern cu tema Activitatea de achizitii publice la Directia Administrativa si Patrimoniu, Serviciul Achizitii Publice. Auditul intern va examina responsabilitatile asumate de catre Serviciul Achizitii Publice si va determina daca acesta si-a indeplinit obligatiile in mod eficient si efectiv. Perioada supus evalurii este ........................... Ulterior, v vom contacta pentru a stabili de comun acord data sedin ei de deschidere, in cadrul careia vor fi discutate diverse aspecte ale misiunii de audit intern. Printre acestea enumeram: -prezentarea auditorilor; -scopul i obiectivele misiunii de audit intern; -calendarul preliminar al interven iilor la fa a locului; -persoanele de contact; -alte aspecte organizatorice. Pentru o mai buna intelegere a activitatii dumneavoastra, va rugam sa ne puneti la dispozitie in termen de 10 zile de la data primirii prezentei adrese urmatoarea documentatie necesara: legile si reglementarile ce se aplica activitatii dumneavoastra, organigramele, regulamentele de organizare si functionare, fisele posturilor existente, toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate in vederea desfasurarii activitatii de achizitii publice si un exemplar al rapoartelor, notelor, dosarelor anterioare ce se refera la aceasta tema. Pentru documentele solicitate se va asigura conformitatea cu originalul sau se va certifica realitatea documentelor transmise. Detalii suplimentare pute i ob ine la telefonul 1234567, persoana de contact este: Tabr Vasile, auditor intern, coordonatorul misiunii.

Cu stim, Roman Aureliana Sef Serviciu Audit Intern

8.2.1.4. Colectarea i prelucrarea informa iilor preliminare Conform Normei generale privind exercitarea activit ii de audit public intern 1, n etapa de colectare i prelucrare a informa iilor, auditorii interni solicit i colecteaz informa ii cu caracter general despre entitatea/structura auditat. Aceste informa ii trebuie s fie pertinente i utile pentru a atinge urmtoarele scopuri: a) identificarea principalelor elemente ale contextului institu ional i socioeconomic n care entitatea/structura auditat i desfoar activitatea; b) cunoaterea organizrii entit ii/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru i a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei; c) identificarea punctelor cheie ale func ionrii entit ii/structurii auditate i ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe; d) identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ; e) identificarea informa iilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului i selec ionrii tehnicilor de investigare adecvate. Prelucrarea informa iilor consta n: a) analiza structurii/entit ii auditate i activit ii sale (organigrama, regulamente de func ionare, fie ale posturilor, circuitul documentelor); b) analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entit ii/structurii auditate; c) analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit public intern; d) analiza rezultatelor controalelor precedente; e) analiza informa iilor externe referitoare la entitatea/structura auditat.

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern COLECTAREA INFORMATIILOR Misiunea de audit intern: Activitatea de achizitii publice ntocmit: Tabr Vasile Avizat: Roman Aureliana

Data:............... Data:...............

COLECTAREA INFORMATIILOR SERVICIUL ACHIZITII PUBLICE Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate Obtinerea organigramei Obtinerea Regulamentului de organizare si functionare Obtinerea fiselor posturilor Obtinerea procedurilor scrise si formalizate Identificarea personalului responsabil Obtinerea Raportului de audit intern anterior DA X X X X X NU X X OBSERVATII

Exista doar partial Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern

Rapoarte elaborate de alte institutii ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 130bis din 27/02/2003

8.2.1.5. Identificarea obiectelor auditabile Identificarea obiectelor auditabile reprezint activitatea elementar a domeniului auditat, ale crei caracteristici pot fi definite teoretic i comparate cu realitatea practic. Identificarea obiectelor auditabile se realizeaz n trei etape: a) detalierea fiecrei activit i n opera ii succesive descriind procesul de la realizarea acestei activit i pn la nregistrarea ei (circuitul auditului); b) definirea pentru fiecare opera iune n parte a condi iilor pe care trebuie s le ndeplineasc din punct de vedere al controalelor specifice i al riscurilor aferente (ce trebuie s fie evitate); c) determinarea modalit ilor de func ionare necesare pentru ca entitatea s ating obiectivul i s elimine riscul. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice i ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor.

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit intern: Activitatea de achizitii publice Perioada auditata: ...................... Intocmit: Tabr Vasile, Roman Costantin Avizat: Roman Aureliana

Data:................ Data:...............

A. OBIECTIVE GENERALE INITIALE Nr. crt. I. Obiective ORGANIZAREA ACTIVITATII DE ACHIZITII PUBLICE Obiecte auditabile 1. Procedurile specifice care reglementeaza activitatea de achizitii publice 2. Resursele umane ale Serv. Achizitii Publice 3. Dotarea cu tehnica de calcul a Serv. Achizitii Publice 4. Baza de date cu furnizorii de produse/executantii de lucrari/ prestatorii de servicii si preturile practicate 5. Fundamentarea Programului de achizitii publice 6. Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achizitie publica Obs.

II.

PROGRAMUL DE ACHIZITII PUBLICE

B. LICITATIE DESCHISA Nr. crt. III. Obiective PREGATIREA APLICARII PROCEDURII DE LICITATIE DESCHISA PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA LANSAREA PROCEDURII DE LICITATIE DESCHISA PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA Obiecte auditabile 7. Anuntul de intentie 8. Constituirea Documentatiei pentru elaborarea si prezentarea ofertei (DEPO) 9. Constituirea omisiilor de evaluare 10. Anuntul de participare Obs.

IV.

V.

DERULAREA PROCEDURII DE LICITATIE DESCHISA PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA

11. Completarile la Documentatia pentru elaborarea si prezentarea ofertei (DEPO) si dreptul de a solicita clarificari 12. Deschiderea si calificarea ofertelor 13. Examinarea si evaluarea ofertelor in vederea stabilirii ofertei castigatoare 14. Incheierea contractului de achizitie publica 15. Anuntul de atribuire 16. Dosarul achizitiei publice

C. CERERE DE OFERTE Nr. crt. VI. Obiective PREGATIREA APLICARII PROCEDURII DE CERERE DE OFERTE PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA LANSAREA PROCEDURII DE CERERE DE OFERTE PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA DERULAREA PROCEDURII DE CERERE DE OFERTE PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA Obiecte auditabile 17. Studiul pietei, crearea bazei proprii de date 18. Constituirea si transmiterea Documentatiei pentru elaborarea si prezentarea ofertei (DEPO) 19. Constituirea comisiilor de evaluare 20. Anuntul/Invitatia de participare 21. Dreptul de a solicita clarificari la DEPO Obs.

VII.

VIII.

22. Deschiderea si calificarea ofertelor 23. Examinarea si evaluarea ofertelor in vederea stabilirii ofertei castigatoare 24. Incheierea contractului de achizitie publica 25. Dosarul achizitiei publice D. OBIECTIVE GENERALE FINALE

Nr. crt. IX.

Obiective CAI DE ATAC

Obiecte auditabile 26. Calea de atac administrativa 27. Calea de atac in justitie

Obs.

X.

ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA

28. Dosarul de urmarire a derularii contractului incheiat 29. Constatarea minusurilor sau plusurilor la receptie 30. Certificarea si verificarea facturilor

8.2.1.6. Analiza riscurilor Norma general privind exercitarea activit ii de audit public intern definete riscul ca orice eveniment, ac iune, situa ie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacit ii entit ii publice de a realiza obiectivele. Riscurile pot fi grupate astfel:

a) Riscuri de organizare (neformalizarea procedurilor): lipsa unor responsabilit i precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documenta ia insuficient, neactualizat; b) Riscuri opera ionale: nenregistrarea n eviden ele contabile; arhivare necorespunztoare a documentelor justificative; lipsa unui control asupra opera iilor cu risc ridicat; c) Riscuri financiare: pl i nesecurizate, nedetectarea opera iilor cu risc financiar; d) Riscuri generate de schimbrile legislative, structurale, manageriale etc. Componentele riscului sunt: - probabilitatea de apari ie; - nivelul impactului, respectiv gravitatea consecin elor i durata acestora. Analiza riscului reprezint o etap major n procesul de audit public intern, care are drept scopuri: a) s identifice pericolele din entitatea/structura auditat; b) s identifice dac controalele interne sau procedurile entit ii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele; c) s evalueze structura/evolu ia controlului intern al entit ii/structurii auditate. Fazele analizei riscurilor sunt urmtoarele: a) analiza activit ii entit ii/structurii auditate; b) identificarea i evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor, de eroare semnificativ a activit ilor entit ii/structurii auditate, cu inciden a asupra opera iilor financiare; c) verificarea existen ei controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum i evaluarea acestora; d) evaluarea punctelor slabe, cuantificarea i mpr irea lor pe clase de risc. Auditorii interni trebuie s integreze n procesul de identificare i evaluare a riscurilor semnificative i pe cele depistate n cursul altor misiuni. Msurarea riscurilor depinde de probabilitatea de apari ie a riscului i de gravitatea consecin elor evenimentului. Pentru realizarea msurrii riscurilor se utilizeaz drept instrumente de msurare, criteriile de apreciere. Criteriile utilizate pentru msurarea probabilit ii de apari ie a riscului sunt: a) aprecierea vulnerabilit ii entit ii; b) aprecierea controlului intern. Probabilitatea de apari ie a riscului variaz de la imposibilitate la certitudine i este exprimat pe o scar de valori pe trei nivele: - probabilitate mic; - probabilitate medie; - probabilitate mare. a) Aprecierea vulnerabilit ii entit ii Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina to i factorii cu inciden asupra vulnerabilit ii domeniului auditabil, cum ar fi: - resursele umane; - complexitatea prelucrrii opera iilor; - mijloacele tehnice existente. Vulnerabilitatea se exprim pe trei nivele: - vulnerabilitate redus; - vulnerabilitate medie; - vulnerabilitate mare.

b) Aprecierea controlului intern Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calit ii controlului intern al entit ii, pe trei nivele: - control intern corespunztor; - control intern insuficient; - control intern cu lipsuri grave. Msurarea gravit ii consecin elor evenimentului (nivelul impactului) Nivelul impactului reprezint efectele riscului n cazul producerii sale i se poate exprima pe o scar de valoric pe trei nivele: - impact sczut; - impact moderat; - impact ridicat. Norme metodologice exemplific efectuarea analizei riscurilor prin parcurgerea urmtorilor pai: a) identificarea (listarea) opera iilor/activit ilor auditabile, respectiv a obiectelor auditabile. n aceast faz se analizeaz i se identific activit ile/opera iile precum i a interdependen ele existente ntre acestea, fixndu-se perimetrul de analiz; b) identificarea amenin rilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor opera iuni/activit i, prin determinarea impactului financiar al acestora; c) stabilirea criteriilor de analiz a riscului. Se recomand utilizarea criteriilor: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativ i aprecierea calitativ; d) stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scri de valori pe trei nivele, astfel: d1) pentru aprecierea controlului intern: control intern corespunztor - nivel 1; control intern insuficient - nivel 2; control intern cu lipsuri grave - nivel 3; d2) pentru aprecierea cantitativ: impact financiar slab - nivel 1; impact financiar mediu - nivel 2; impact financiar important - nivel 3; d3) pentru aprecierea calitativ: vulnerabilitate redus - nivel 1; vulnerabilitate medie - nivel 2; vulnerabilitate mare - nivel 3. e) stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate i un nivel de risc fiecrui criteriu. Produsul acestor doi factori d punctajul pentru criteriul respectiv iar suma punctajelor pentru o anumit opera ie/activitate auditabil conduce la determinarea punctajului total al riscului opera iei/activit ii respective. Punctajul total al riscului se ob ine utiliznd formulele:

T = P (i) x N (i) Unde: P(i) = ponderea riscului pentru fiecare criteriu; N(i) = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; sau T = N1 x N2 x....x N(i), unde N = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat. f) clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale ob inute anterior, n: risc mic, risc mediu, risc mare;

g) ierarhizarea/opera iunilor activit ilor ce urmeaz a fi auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari i puncte slabe. Tabelul punctelor tari i punctelor slabe prezint sintetic rezultatul evalurii fiecrei activit i/opera iuni/teme analizate i permite ierarhizarea riscurilor n scopul orientrii activit ii de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii n detaliu. Tabelul prezint n partea stng rezultatele analizei riscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori i indici), iar n partea dreapt opinia i comentariile auditorului intern.