Ordinul Nr. 1.850/2004

ORDIN Nr.
1850 din 14 decembrie 2004 privind registrele i formularele financiar-contabile*) EMITENT: MINISTERUL FINANELOR PUBLICE PUBLICAT N: MONITORUL OFICIAL NR. 23 bis din 7 ianuarie 2005 *) Ordinul nr. 1.850/2004 a fost publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 23 din 7 ianuarie 2005 i este reprodus i n acest numr bis. n temeiul prevederilor art. 10 alin. (6) din Hotrrea Guvernului nr. 1.574/2003 privind organizarea i funcionarea Ministerului Finanelor Publice i a Ageniei Naionale de Administrare Fiscal, cu modificrile i completrile ulterioare, n temeiul prevederilor art. 4 alin. (1) din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, ministrul finanelor publice emite urmtorul ordin: ART. 1 Se aprob Normele metodologice de ntocmire i utilizare a registrelor i formularelor comune pe economie privind activitatea financiar i contabil, cuprinse n anexa nr. 1**) care face parte integrant din prezentul ordin. ART. 2 Se aprob Nomenclatorul, modelele i normele de ntocmire i utilizare a registrelor i formularelor financiar-contabile, comune pe economie, care nu au regim special de nseriere i numerotare, cuprinse n anexa nr. 2**) care face parte integrant din prezentul ordin. -----------**) Anexele nr. 1 i 2 sunt reproduse n facsimil. ART. 3 Direcia de reglementri contabile va lua msuri pentru ducerea la ndeplinire a prevederilor prezentului ordin. ART. 4 (1) Prezentul ordin va fi publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I. (2) Pe data intrrii n vigoare a prezentului ordin se abrog Ordinul ministrului finanelor nr. 425/1998 pentru aprobarea Normelor metodologice de ntocmire i utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiar i contabil, precum i a
modelelor acestora, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 391 bis din 15 octombrie 1998. p. Ministrul finanelor publice, Gheorghe Gherghina, secretar de stat ANEXA 1 NORME METODOLOGICE DE NTOCMIRE I UTILIZARE A REGISTRELOR I FORMULARELOR COMUNE PE ECONOMIE PRIVIND ACTIVITATEA FINANCIAR I CONTABIL A. Normele generale privind documentele justificative i financiarcontabile 1. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, consemneaz operaiunile economico-financiare, n momentul efecturii lor, n documente justificative, pe baza crora se fac nregistrri n jurnale, fie i alte documente contabile, dup caz. 2. Documentele justificative trebuie s cuprind urmtoarele elemente principale: - denumirea documentului; - denumirea i, dup caz, sediul unitii care ntocmete documentul; - numrul documentului i data ntocmirii acestuia; - menionarea prilor care particip la efectuarea operaiunii economicofinanciare (cnd este cazul); - coninutul operaiunii economico-financiare i, atunci cnd este necesar, temeiul legal al efecturii acesteia; - datele cantitative i valorice aferente operaiunii economico-financiare efectuate; - numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operaiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuii de control financiar preventiv i ale persoanelor n drept s aprobe operaiunile respective, dup caz; - alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor efectuate. Documentele care stau la baza nregistrrilor n contabilitate pot dobndi calitatea de document justificativ numai n condiiile n care furnizeaz toate informaiile prevzute de normele legale n vigoare.
Documentele provenite din relaiile de cumprare a unor bunuri de la persoane fizice pot fi nregistrate n contabilitate numai n cazul n care se face dovada intrrii n gestiune a bunurilor respective. n cazul n care documentele respective se refer la cheltuieli pentru prestri de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baz de norme de venit, pentru a fi nregistrate n contabilitate, acestea trebuie s aib la baz contracte sau convenii civile, ncheiate n acest scop, i documentul prin care se face dovada plii. 3. Documentele contabile - jurnale, fie etc. - care servesc la prelucrarea, centralizarea i nregistrarea n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative, ntocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, trebuie s cuprind elemente cu privire la: - felul, numrul i data documentului justificativ; - sumele corespunztoare operaiunilor efectuate; - conturile sintetice i analitice debitoare i creditoare; - semnturile pentru ntocmire i verificare. 4. nscrierea datelor n documente se face cu cerneal, cu past de pix, sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, dup caz. 5. n documentele justificative i n cele contabile nu sunt admise tersturi, modificri sau alte asemenea procedee, precum i lsarea de spaii libere ntre operaiunile nscrise n acestea sau file lips. Erorile se corecteaz prin tierea cu o linie a textului sau a cifrei greite, pentru ca acestea s poat fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corect. Corectarea se face n toate exemplarele documentului justificativ i se confirm prin semntura persoanei care a ntocmit/corectat documentul justificativ, menionndu-se i data efecturii corecturii. n cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza crora se primete, se elibereaz sau se justific numerarul, sau al altor documente pentru care normele de utilizare prevd asemenea restricii, documentul ntocmit greit se anuleaz i rmne n carnetul respectiv (nu se detaeaz), cu excepia ordinului de deplasare (delegaie), pe baza cruia se primete sau se restituie diferena dintre cheltuielile efective de deplasare i avansul acordat. La corectarea documentului justificativ n care se consemneaz operaii de predare-primire a valorilor materiale i a mijloacelor fixe este necesar confirmarea, prin semntur, att a predtorului, ct i a primitorului.
n cazul completrii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, corecturile sunt admise numai nainte de prelucrarea acestora, menionndu-se data rectificrii i semntura celui care a fcut modificarea. Documentele prezentate n listele de erori, anulri sau completri (pe baza crora se fac modificri n fiiere sau n baza de date a unitii) trebuie s fie semnate de persoanele mputernicite de conducerea unitii. 6. n cazul n care prelucrarea documentelor justificative se face de ctre uniti prestatoare de servicii de informatic, n relaiile dintre aceste uniti i cele beneficiare este necesar ca, pentru asigurarea nregistrrilor n contabilitate, s se respecte urmtoarele reguli: - documentele justificative s fie ntocmite corect i la timp de ctre unitile beneficiare, acestea rspunznd de realitatea datelor nscrise n acestea; - documentele contabile, ntocmite de unitile prestatoare de servicii de informatic pe baza documentelor justificative, trebuie predate unitilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau conveniile civile ncheiate, unitile prestatoare de servicii de informatic rspunznd de corectitudinea prelucrrii datelor; - unitile beneficiare trebuie s efectueze verificarea documentelor contabile obinute de la unitile prestatoare de servicii de informatic n sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative preluate pentru prelucrare, respectrii corespondenei conturilor i exactitii sumelor nregistrate etc. 7. n vederea nregistrrii n jurnale, fie i celelalte documente contabile a operaiunilor economico-financiare consemnate n documentele justificative, potrivit formelor de nregistrare contabil utilizate de uniti, se poate face contarea documentelor justificative, indicndu-se simbolurile conturilor sintetice i analitice, debitoare i creditoare, n conformitate cu planul de conturi general aplicabil. nregistrrile n contabilitatea sintetic i analitic se fac pe baz de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator n care sunt nscrise mai multe documente justificative al cror coninut se refer la operaiuni de aceeai natur i perioad. n cazul operaiunilor contabile pentru care nu se ntocmesc documente justificative, nregistrrile n contabilitate se fac pe baz de note de contabilitate care au la baz note justificative sau note de calcul, dup caz. n cazul stornrilor, pe documentul iniial se menioneaz numrul i data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaiunii, iar n nota
de contabilitate de stornare se menioneaz documentul, data i numrul de ordine al operaiunii care face obiectul stornrii. Corectarea nregistrrilor fcute n contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate ntocmite n acest scop. nregistrrile n contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n unitate i sistematic, n conturi sintetice i analitice, n conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare form de nregistrare n contabilitate. nregistrrile n contabilitate se pot face manual sau utiliznd sistemele informatice de prelucrare automat a datelor. Registrele de contabilitate i formularele comune pe economie, care nu au regim special de nseriere i numerotare, privind activitatea financiar i contabil pot fi adaptate n funcie de specificul i necesitile persoanelor prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu condiia respectrii coninutului minimal de informaii i a normelor de ntocmire i utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiprite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor. Numrul de exemplare al formularelor care nu au regim special de nseriere i numerotare poate fi diferit de cel prevzut n prezentele norme, n condiiile n care procedurile proprii privind organizarea i conducerea contabilitii impun acest lucru. n situaia n care persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, ncredineaz activitatea de ntocmire a documentelor justificative i financiar-contabile unor persoane fizice sau juridice, n baza unui contract de prestri de servicii, normele de ntocmire i utilizare a formularelor respective se adapteaz n mod corespunztor, fiind obligatoriu s se prevad n contract clauze referitoare la ntocmirea i utilizarea formularelor n aceste condiii. Formularele comune pe economie, care nu au regim special de nseriere i numerotare, privind reflectarea n contabilitate a operaiunilor legate de taxa pe valoarea adugat (Jurnal pentru vnzri, Jurnal pentru cumprri .a.) sunt cele aprobate prin ordin al ministrului finanelor publice n conformitate cu prevederile Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificrile i completrile ulterioare. Nentocmirea, ntocmirea eronat i/sau neutilizarea documentelor justificative i financiar-contabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se sancioneaz potrivit dispoziiilor legale. B. Registrele de contabilitate
8. Potrivit prevederilor Legii contabilitii nr. 82/1991, republicat, registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-1-2) i Cartea mare (cod 14-1-3). Registrele de contabilitate se utilizeaz n strict concordan cu destinaia acestora i se prezint n mod ordonat i astfel completate nct s permit, n orice moment, identificarea i controlul operaiunilor contabile efectuate. Registrele de contabilitate se pot prezenta sub form de registru, foi volante sau listri informatice, dup caz. Numerotarea paginilor registrelor se va face n ordine cresctoare, iar volumele se vor numerota n ordinea completrii lor. 9. Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz, n mod cronologic, toate operaiunile economicofinanciare. Operaiunile de aceeai natur, realizate n acelai loc de activitate (atelier, secie etc.), pot fi recapitulate ntr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care st la baza nregistrrii n Registrul-jurnal. Unitile pot utiliza jurnale auxiliare pentru operaiunile de cas i banc, decontrile cu furnizorii, situaia ncasrii-achitrii facturilor etc. Orice nregistrare n Registrul-jurnal trebuie s cuprind elemente cu privire la: felul, numrul i data documentului justificativ, explicaii privind operaiunile respective i conturile sintetice debitoare i creditoare n care sau nregistrat sumele corespunztoare operaiunilor efectuate. Unitile care utilizeaz jurnale auxiliare pot nregistra n Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale. 10. Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz toate elementele de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii. Registrul-inventar se ntocmete la nfiinarea unitii, cel puin o dat pe an pe parcursul funcionrii unitii, cu ocazia fuziunii, divizrii sau ncetrii activitii, precum i n alte situaii prevzute de lege pe baz de inventar faptic. n acest registru se nscriu, ntr-o form recapitulativ, elementele inventariate dup natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica coninutul fiecrui post al bilanului. Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a fiecrui cont de activ i de pasiv. Elementele de activ i de pasiv nscrise n Registrul-inventar au la baz listele de inventariere sau alte documente care justific coninutul acestora. n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, n Registrulinventar se nregistreaz soldurile existente la data inventarierii, la care se
adaug rulajele intrrilor i se scad rulajele ieirilor de la data inventarierii pn la data ncheierii exerciiului financiar. 11. Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu n care se nregistreaz lunar i sistematic, prin regruparea conturilor, micarea i existena tuturor elementelor de activ i de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sintez i sistematizare i conine simbolul contului debitor i al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor i creditor, precum i soldul contului pentru fiecare lun a anului curent. Registrul Cartea mare poate conine cte o fil pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare st la baza ntocmirii balanei de verificare. Registrul Cartea mare poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiuni diverse. Editarea Crii mari se va efectua numai la cererea organelor de control sau n funcie de necesitile proprii. 12. Registrul-jurnal, Registrul-inventar i Registrul Cartea mare se pstreaz n unitate timp de 10 ani de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, iar n caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite n termen de maximum 30 de zile de la constatare. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, care utilizeaz, potrivit legii, registre i formulare specifice privind activitatea financiar i contabil, reglementate prin actele normative n vigoare, vor proceda la nscrierea datelor n aceste registre i formulare potrivit normelor specifice, prezentate n actele normative respective, precum i a prezentelor norme privind documentele justificative i financiarcontabile. C. Formele de nregistrare n contabilitate 13. Formele de nregistrare n contabilitate reprezint sistemul de registre, formulare i documente contabile corelate ntre ele, care servesc la nregistrarea cronologic i sistematic n contabilitate a operaiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exerciiului financiar. 14. Principalele forme de nregistrare n contabilitate a operaiunilor economico-financiare n cazul unitilor care conduc contabilitatea n partid dubl sunt: "pe jurnale", "maestru-ah" i forma combinat "maestru-ah cu jurnale". 15. n cadrul formei de nregistrare n contabilitate "pe jurnale", principalele registre i formulare care se utilizeaz sunt: - Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
- Registrul-inventar (cod 14-1-2); - Cartea mare (cod 14-1-3); - Jurnale auxiliare; - Balana de verificare. Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaz pentru nregistrarea cronologic a tuturor operaiunilor economico-financiare consemnate n documentele justificative. Pentru operaiunile care nu au la baz documente justificative se ntocmete Nota de contabilitate (cod 14-6-2/A). Notele de contabilitate se ntocmesc pe baz de note justificative sau note de calcul i se nregistreaz n mod cronologic n Registrul-jurnal. Unitile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operaiuni, cum sunt: 1. Jurnal privind operaiunile de cas i banc (cod 14-6-5); 2. Jurnal privind decontrile cu furnizorii (cod 14-6-6); 3. Situaia ncasrii-achitrii facturilor (cod 14-6-7); 4. Jurnal privind consumurile i alte ieiri de stocuri (cod 14-6-8); 5. Jurnal privind salariile i contribuia pentru asigurri sociale, protecia social a omerilor i asigurrile de sntate (cod 14-6-10); 6. Jurnal privind operaiuni diverse (cod 14-6-22 i 14-6-22/a). Lunar, sau la alt perioad prevzut de lege, n fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare nregistrate n cursul lunii (perioadei), totaluri care se nscriu n Registrul-jurnal. Contabilitatea analitic se poate ine fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fia de cont analitic pentru valori materiale, fia de cont pentru operaiuni diverse etc.) sau specifice, folosite n acest scop. Pentru unele conturi, pe lng jurnalul privind operaiunile de credit se ntocmete i situaia privind operaiunile de debit. nregistrrile n jurnale se fac n mod cronologic n tot cursul lunii (perioadei) sau numai la sfritul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor centralizatoare ntocmite pentru operaiunile aferente lunii (perioadei) respective, care sunt consemnate cronologic n acestea. Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare contabil care cuprinde toate conturile sintetice i reflect existena i micarea tuturor elementelor de activ i de pasiv, la un moment dat. Cartea mare servete la stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor conturilor sintetice i st la baza ntocmirii balanei de verificare a conturilor sintetice. Pentru stabilirea rulajelor, se preia n Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se stabilete prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale jurnalelor.
Soldul debitor sau creditor al fiecrui cont se stabilete n funcie de rulajele debitoare i creditoare ale contului respectiv, inndu-se seama de soldul de la nceputul anului, care se nscrie pe rndul destinat n acest scop. Balana de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactitii nregistrrilor contabile i controlul concordanei dintre contabilitatea sintetic i cea analitic, precum i principalul instrument pe baza cruia se ntocmesc situaiile financiare. Balana de verificare a conturilor sintetice, precum i balanele de verificare ale conturilor analitice se ntocmesc cel puin anual, la ncheierea exerciiului financiar sau la termenele de ntocmire a situaiilor financiare periodice, la alte perioade prevzute de actele normative n vigoare, i ori de cte ori se consider necesar. 16. n cadrul formei de nregistrare "maestru-ah", principalele registre i formulare care se utilizeaz sunt: - Registrul-jurnal (cod 14-1-1); - Registrul-inventar (cod 14-1-2); - Cartea mare (ah - cod 14-1-3/a); - Balana de verificare. Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaz pentru nregistrarea cronologic a tuturor operaiunilor economico-financiare consemnate n documentele justificative, la fel ca n cazul formei de nregistrare "pe jurnale". n vederea nregistrrii n Registrul-jurnal, documentele justificative sunt supuse prelucrrii contabile (sortare pe feluri de operaiuni, verificare, evaluare, contare). Dac pentru acelai fel de operaiuni exist mai multe documente justificative, acestea se totalizeaz cu ajutorul documentelor cumulative ntocmite fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflect asemenea operaiuni. Pentru operaiunile care nu au la baz documente justificative se ntocmete Nota de contabilitate (cod 14-6-2A). Cartea mare (ah - cod 14-1-3/a) este documentul de sistematizare a nregistrrilor contabile n conturile sintetice. nregistrrile n Cartea mare (ah) se fac pe baza documentelor justificative, a documentelor cumulative i a notelor de contabilitate, cronologic, zilnic, lunar sau ori de cte ori este nevoie. nregistrarea n acest document, deschis pentru fiecare cont sintetic, este precedat de nregistrarea n Registrul-jurnal. La sfritul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare (ah) se stabilesc totaluri ale rulajului contului debitor sau creditor i ale conturilor corespondente. Totalurile sumelor conturilor corespondente trebuie s fie egale cu rulajul debitor sau creditor al contului respectiv.
Contabilitatea analitic se ine cu ajutorul formularelor comune (fia de cont pentru operaiuni diverse, fia de cont analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor specifice folosite n acest scop. Balana de verificare se ntocmete pe baza totalurilor preluate din Cartea mare (ah), respectiv din fiele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic. Pentru verificarea nregistrrilor n contabilitatea analitic se pot ntocmi balane de verificare analitice. La instituiile publice, balanele de verificare sintetice se ntocmesc lunar, iar balanele de verificare analitice, cel mai trziu la sfritul trimestrului pentru care se ntocmesc situaiile financiare. 17. n cazul utilizrii formei de nregistrare combinat "maestru-ah cu jurnale", pe lng fomularele menionate la forma de nregistrare "maestruah" se utilizeaz jurnalele auxiliare specifice formei de nregistrare "pe jurnale". n Cartea mare (ah), pentru fiecare cont sintetic, totalurile lunare stabilite n jurnal se nscriu att n coloana destinat rulajului debitor sau creditor, ct i n coloanele conturilor corespondente. La instituiile publice i persoanele juridice fr scop patrimonial se poate folosi forma de nregistrare n contabilitate "maestru-ah simplificat". n acest caz, contabilitatea sintetic se ine pe Fie de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22 i 14-6-22/a), deschise pentru fiecare cont sintetic n Cartea mare (ah), iar contabilitatea analitic se ine pe fiele menionate la forma de nregistrare "maestru-ah". Evidena analitic a creditelor bugetare, plilor de cas i a cheltuielilor efective se ine cu ajutorul Fiei pentru operaiuni bugetare (cod 14-6-23). Primriile comunale utilizeaz urmtoarele registre de contabilitate: - Registrul-inventar; - Registru pentru evidena mijloacelor fixe; - Fi de cont analitic pentru valori materiale, sub form de registru; - Registru pentru evidena veniturilor; - Registru pentru evidena cheltuielilor i altor operaii. D. Metodele de conducere a contabilitii analitice a bunurilor 18. Contabilitatea analitic a bunurilor se poate ine pe baza uneia din urmtoarele metode, operativ-contabil, cantitativ-valoric, global-valoric. Metoda operativ-contabil se poate aplica pentru contabilitatea analitic a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, mrfurilor i ambalajelor.
Metoda cantitativ-valoric se poate folosi pentru contabilitatea analitic a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, mrfurilor, animalelor i ambalajelor. Metoda global-valoric se poate utiliza pentru contabilitatea analitic a mrfurilor i ambalajelor din unitile de desfacere cu amnuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar, echipamentelor de protecie n folosin, precum i altor categorii de bunuri. 19. Metoda operativ-contabil const n inerea, n cadrul fiecrei gestiuni, a evidenei cantitative a bunurilor, pe feluri, cu ajutorul fielor de magazie. n contabilitate, aceast metod const n inerea evidenei valorice pe conturi de materiale, desfurate valoric pe gestiuni, iar n cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dup caz. Controlul exactitii nregistrrilor din evidena gestiunilor i din contabilitate se asigur prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fiele de magazie n registrul stocurilor. n metoda operativ-contabil se pot folosi urmtoarele formulare comune pe economie: - Fi de magazie (cod 14-3-8 i 14-3-8/a, dup caz); - Fi de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22); - Borderou de predare a documentelor (cod 14-3-7); - Registrul stocurilor (cod 14-3-11). Fiele de magazie servesc pentru evidena cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar n contabilitate, pentru controlul operaiunilor nregistrate de gestionar sau persoana desemnat, pentru preluarea n registrul stocurilor a cantitilor aflate n stoc, precum i pentru calculul valorii bunurilor existente n stoc la sfritul lunii (perioadei), n scopul confruntrii cu datele din contabilitatea sintetic. La gestiune, fiele de magazie se in n ordinea n care sunt nscrise materialele n registrul stocurilor. n aceste fie, cantitile se nregistreaz zilnic de gestionar sau persoana desemnat, pe baza documentelor de intrare (factur, aviz de nsoire a mrfii, not de recepie i constatare de diferene etc.) i a documentelor de ieire (bon de consum, fi limit de consum, aviz de nsoire a mrfii, factur etc.), poziie cu poziie. Erorile constatate n evidena gestiunilor se corecteaz n prezena persoanei care rspunde de nregistrrile efectuate n fiele de magazie, iar abaterile de la regulile de ntocmire i utilizare a documentelor se aduc la cunotina conductorului compartimentului financiar-contabil sau a
persoanei desemnate s conduc contabilitatea, dup caz, pentru stabilirea msurilor care se impun. Semntura persoanei desemnate pentru evidena stocurilor n fiele de magazie constituie dovada verificrii nregistrrilor efectuate i prelurii documentelor de intrare i de ieire a materialelor. Preluarea documentelor privind micarea stocurilor se face pe baza Borderoului de predare a documentelor (cod 14-3-7). n contabilitate, documentele privind micarea stocurilor se grupeaz pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la teri, consum intern etc.) i, n cadrul acestora, pe conturi de materiale i gestiuni, iar n cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dup caz. Intrrile sau ieirile de bunuri de natura stocurilor se nregistreaz n contabilitatea sintetic i analitic, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situaii ntocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din documentele privind micarea stocurilor. Verificarea nregistrrilor efectuate n conturile de stocuri i fiele de magazie se face cu ajutorul Registrului stocurilor (cod 14-3-11). n acest scop, n registrul stocurilor, la sfritul fiecrei luni (perioade), se nscriu pe feluri de stocuri, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile cantitative din fiele de magazie, se calculeaz valoarea cantitilor aflate n stoc pe baza preurilor de nregistrare i se totalizeaz valoarea acestora pe pagini ale registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi i magazii (depozite). n msura n care nu se constat diferene ntre valoarea cantitilor n stoc din fiele de magazie i soldurile conturilor de materiale din contabilitate, registrul stocurilor se poate ntocmi trimestrial. n cazul n care se constat c exist frecvente diferene ntre soldurile conturilor de stocuri din registrul stocurilor i cele din contabilitate, provenind din nregistrarea operaiunilor, evaluarea cantitilor de stocuri din documentele de intrare i de ieire, prelucrarea acestora etc., diferenele respective pot fi localizate printr-o nou centralizare a intrrilor i ieirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale, iar totalurile obinute se confrunt cu datele din registrul stocurilor. 20. Pentru produse finite i produse reziduale, metoda operativ-contabil se aplic n acelai mod ca i pentru stocuri de materii prime i materiale consumabile. n acest caz, evidena cantitativ pe feluri de produse se ine la magazie (depozit) cu ajutorul fielor de magazie, iar evidena valoric se ine n contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse finite, desfurat n
analitic pe gestiuni, n care nregistrrile se fac pe baza datelor obinute prin centralizarea zilnic a documentelor de micare a produselor respective. Verificarea nregistrrilor la sfritul lunii (perioadei) se face, de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor n care se stabilesc soldurile pe feluri de produse finite i pe total cont, prin transcrierea cantitilor n stoc din fiele de magazie i evaluarea acestora pe baza preurilor de nregistrare. 21. Metoda cantitativ-valoric pentru materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar n depozit, semifabricate, produse finite, produse reziduale, mrfuri, animale i ambalaje const n inerea evidenei cantitative pe feluri de stocuri n cadrul fiecrei gestiuni, iar n contabilitate - a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice care reflect stocurile de valori materiale se desfoar n analitic pe gestiuni. Verificarea exactitii nregistrrilor din evidena de la locurile de depozitare i din contabilitate se efectueaz prin punctajul periodic dintre cantitile operate n fiele de magazie i cele din fiele de cont analitic din contabilitate. n metoda cantitativ-valoric se pot folosi urmtoarele formulare comune pe economie: Fi de magazie (cod 14-3-8 i 14-3-8/a, dup caz); Fi de cont analitic pentru valori materiale (cod 14-3-10); Fi de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22); Borderou de predare a documentelor (cod 14-3-7); Balana analitic a valorilor materiale (cod 14-6-30/c). Evidena cantitativ a materialelor se ine la gestiune cu ajutorul fielor de magazie, care se in n ordinea fielor de cont analitic din contabilitate. n fiele de magazie, nregistrrile se fac zilnic, de gestionar sau persoana desemnat, pe baza documentelor de intrare i de ieire a materialelor. Dup nregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe baz de borderou. n contabilitate, documentele se nregistreaz n fiele de cont analitic pentru valori materiale i se stabilesc stocurile i soldurile, dup ce n prealabil s-a verificat modul de emitere i completare a documentelor privind micarea materialelor. De asemenea, pe baza acelorai documente se ntocmesc situaiile centralizatoare privind intrrile i ieirile de materiale pentru nregistrare n contabilitatea sintetic. Controlul nregistrrilor din conturile sintetice i cele analitice ale stocurilor se asigur cu ajutorul balanei de verificare analitice, ntocmit separat pentru fiecare cont de stoc. n vederea ntocmirii balanei de verificare este necesar s se efectueze controlul asupra concordanei stocurilor scriptice din fiele de magazie cu cele din fiele de cont analitic pentru valori materiale.
n cazul instituiilor publice cu mai multe gestiuni distincte, precum i n cazul instituiilor care au subuniti cu una sau mai multe gestiuni, dar care nu au compartimente proprii de contabilitate, contabilitatea analitic a stocurilor se poate asigura, n cadrul compartimentului financiar-contabil al instituiei al crei conductor are calitatea de ordonator de credite, cu ajutorul Fiei de eviden a materialelor i a materialelor de natura obiectelor de inventar pe locuri de folosin (cod 14-3-9/a) n locul Fiei de cont analitic pentru valori materiale (cod 14-3-10). 22. Metoda cantitativ-valoric pentru evidena analitic a produselor finite i produselor reziduale se aplic n acelai mod ca i pentru celelalte stocuri, cu urmtoarele particulariti: - att intrrile, ct i ieirile valorice pot fi nregistrate n fiele de cont analitic pentru stocuri numai lunar, prin nmulirea cantitilor totale de produse finite i produse reziduale cu preurile unitare respective, fr a mai fi necesar evaluarea cantitilor de produse n documente, - pentru controlul nregistrrilor din contabilitatea sintetic i cea analitic a produselor finite, n locul balanei de verificare se poate folosi registrul stocurilor. 23. Metoda global-valoric se aplic pentru evidena mrfurilor i ambalajelor aflate n unitile de desfacere cu amnuntul (magazine, restaurante, bufete etc.), folosindu-se formularul comun "Fia de cont pentru operaiuni diverse" (cod 14-6-22) i raportul de gestiune, dup caz. Potrivit acestei metode, contabilitatea analitic a mrfurilor i ambalajelor se ine global-valoric, att la gestiune, ct i n contabilitate, iar controlul concordanei nregistrrilor din evidena gestiunii i din contabilitate se efectueaz numai valoric la perioade stabilite de unitate. Raportul de gestiune se completeaz pe baza documentelor de intrare i de ieire a mrfurilor i ambalajelor i de depunere a numerarului din vnzare, iar n fiele valorice (inute pe gestiuni n cadrul conturilor de mrfuri i ambalaje din contabilitate), nregistrrile se fac pe baza acelorai documente. Soldurile valorice ale mrfurilor i ambalajelor aflate n gestiune se verific pe baza raportului de gestiune predat la contabilitate, sau cu ocazia inventarierii, dup caz. 24. Metoda global-valoric se folosete, de asemenea, pentru evidena rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor destinate ambalrii, precum i la alte categorii de bunuri. n acest caz, evidena cantitativ se poate ine pe feluri de rechizite, imprimate, materiale pentru ambalare etc., la locurile de gestionare, cu ajutorul Fielor de magazie (cod 14-3-8), care se completeaz de gestionar sau persoana desemnat.
Evidena valoric a micrilor se ine n contabilitate, pe gestiuni, n cadrul contului de materiale consumabile, cu ajutorul Fielor de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22). nregistrrile n fiele de magazie se fac pe baza documentelor de intrare i de ieire a materialelor consumabile respective i se preiau de ctre contabilitatea stocurilor, n prealabil fcnduse verificarea nregistrrilor din fiele de magazie. Prin centralizarea datelor din documentele respective se asigur nregistrarea acestora att n fiele valorice pe gestiuni, ct i n conturile sintetice de stocuri. 25. Pentru materialele de natura obiectelor de inventar n folosin se ine numai evidena cantitativ cu ajutorul formularului Fia de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin (cod 14-3-9). n contabilitate, evidena valoric se ine cu ajutorul Fiei de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22), pe secii (locuri de munc, uniti etc.), n care nregistrrile se fac valoric n funcie de intrri i ieiri (scoateri din uz). Documentele ce se ntocmesc pentru darea n folosin, n condiiile n care se returneaz obiectul de inventar uzat, nu se nregistreaz n evidena magaziei (depozitului), dar se confrunt la sfritul fiecrei luni cu procesele-verbale pentru scoaterea din funciune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale i se anexeaz la acestea. Controlul exactitii nregistrrilor se efectueaz la perioadele stabilite de unitate i cu ocazia inventarierilor, evalundu-se stocurile existente pe baza Listelor de inventariere (cod 14-3-12/a) i confruntndu-se soldul astfel obinut cu soldul conturilor respective din contabilitate. 26. Contabilitatea analitic a SDV-urilor speciale i AMC-urilor se ine la gestiunea de SDV-uri i AMC-uri, cantitativ, pe persoanele sau comenzile pentru care sunt destinate, cu ajutorul Fiei de magazie (cod 14-3-8), iar n contabilitate, global-valoric, la nivel de produs. E. Reconstituirea documentelor justificative i contabile pierdute, sustrase sau distruse 27. Pentru a putea fi nregistrate n contabilitate, operaiunile economicofinanciare trebuie s fie justificate cu documente originale, ntocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme. 28. Orice persoan care constat pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligaia s ncunotineze, n scris, n termen de 24 de ore de la constatare, conductorul unitii (administratorul unitii, ordonatorul de credite sau alt persoan care are obligaia gestionrii unitii respective).
n termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicrii, conductorul unitii trebuie s ncheie un proces-verbal, care s cuprind: - datele de identificare a documentului disprut; - numele i prenumele salariatului responsabil cu pstrarea documentului; - data i mprejurrile n care s-a constatat lipsa documentului respectiv. Procesul-verbal se semneaz de ctre: - conductorul unitii; - conductorul compartimentului financiar-contabil al unitii sau persoana mputernicit s ndeplineasc aceast funcie; - salariatul responsabil cu pstrarea documentului i - eful ierarhic al salariatului responsabil cu pstrarea documentului, dup caz. Salariatul responsabil este obligat ca, odat cu semnarea procesuluiverbal, s dea o declaraie scris asupra mprejurrilor n care a disprut documentul respectiv. Cnd dispariia documentelor se datoreaz nsui conductorului unitii, msurile prevzute de prezentele norme se iau de ctre ceilali membri ai consiliului de administraie, dup caz. 29. Ori de cte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infraciune, se ncunotineaz imediat organele de urmrire penal. 30. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire", ntocmit separat pentru fiecare caz. Dosarul de reconstituire trebuie s conin toate lucrrile efectuate n legtur cu constatarea i reconstituirea documentului disprut, i anume: - sesizarea scris a persoanei care a constatat dispariia documentului; - procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii i declaraia salariatului respectiv; - dovada sesizrii organelor de urmrire penal sau dovada sancionrii disciplinare a salariatului vinovat, dup caz; - dispoziia scris a conductorului unitii pentru reconstituirea documentului; - o copie a documentului reconstituit. 31. n cazul n care documentul disprut a fost emis de alt unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitent, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitent. n acest caz, unitatea emitent va trimite unitii solicitatoare, n termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.
32. Documentele reconstituite vor purta n mod obligatoriu i vizibil meniunea "RECONSTITUIT", cu specificarea numrului i datei dispoziiei pe baza creia s-a fcut reconstituirea. Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legal pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitate. Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de cltorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse nainte de a fi nregistrate n contabilitate. n acest caz, vinovaii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suport paguba adus unitii, salariailor sau altor uniti, sumele respective recuperndu-se potrivit prevederilor legale. 33. Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc rspunderi materiale, care cuprind i eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective. Gsirea ulterioar a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sanciunilor aplicate, n condiiile legii. n cazul gsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaz pe baza unui proces-verbal, i se pstreaz mpreun cu procesulverbal n dosarul de reconstituire. 34. Conductorii unitilor vor lua msuri pentru asigurarea nregistrrii i evidenei curente a tuturor lucrrilor ntocmite, primite sau expediate, stabilirea i evidena responsabililor de pstrarea acestora, evidena tuturor reconstituirilor de documente, precum i pentru pstrarea dosarelor de reconstituire, pe toat durata de pstrare a documentului reconstituit. F. Arhivarea i pstrarea registrelor i a documentelor justificative i contabile 35. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, au obligaia pstrrii n arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlaltor documente contabile, precum i a documentelor justificative care stau la baza nregistrrii n contabilitate. Pstrarea registrelor i a documentelor justificative i contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dup caz. Registrele i documentele justificative i contabile se pot arhiva, n baza unor contracte de prestri de servicii, cu titlul oneros, de ctre alte persoane juridice romne, care dispun de condiii corespunztoare. i n acest caz, rspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii unitii beneficiare.
Unitatea care a ncredinat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiar, va ntiina organul fiscal teritorial de care aparine despre aceast situaie. Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, s prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate. Organele de control ale Ministerului Finanelor Publice pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative i contabile i n alte locaii dect la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dac consider c acestea nu sunt pstrate corespunztor. 36. Termenul de pstrare a registrelor i a documentelor justificative i contabile este de 10 ani cu ncepere de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, cu excepia statelor de salarii care se pstreaz timp de 50 de ani. 37. n caz de ncetare a activitii, persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, predau documentele la arhivele statului, n conformitate cu prevederile legale n materie. 38. Arhivarea documentelor justificative i contabile se face n conformitate cu prevederile legale i cu urmtoarele reguli generale: - documentele se grupeaz n dosare, numerotate, nuruite i parafate; - gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, n cadrul fiecrui exerciiu financiar la care se refer acestea. n cazul fuziunii sau al lichidrii societii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaz separat; - dosarele coninnd documente justificative i contabile se pstreaz n spaii amenajate n acest scop, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor; - evidena documentelor la arhiv se ine cu ajutorul Registrului de eviden, potrivit legii, n care sunt evideniate dosarele i documentele intrate n arhiv, precum i micarea acestora n decursul timpului. 39. Eliminarea din arhiv a documentelor al cror termen legal de pstrare a expirat se face de ctre o comisie sub conducerea administratorului sau ordonatorului de credite, dup caz. n aceast situaie se ntocmete un proces-verbal i se consemneaz scderea documentelor eliminate din Registrul de eviden al arhivei. G. Criteriile minimale privind programele informatice utilizate n activitatea financiar i contabil
40. Sistemul informatic de prelucrare automat a datelor la nivelul fiecrei uniti trebuie s asigure prelucrarea datelor nregistrate n contabilitate n conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul i pstrarea acestora pe suporturi tehnice. La elaborarea i adaptarea programelor informatice vor fi avute n vedere urmtoarele: a) cuprinderea n procedurile de prelucrare, a reglementrilor n vigoare i a posibilitii de actualizare a acestor proceduri, n funcie de modificrile intervenite n legislaie; b) cunoaterea adecvat a funciilor sistemului de prelucrare automat a datelor, de ctre personalul implicat i respectarea acestora; c) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea proteciei lor mpotriva unor accese neautorizate, realizarea confidenialitii datelor din sistemul informatic; d) stabilirea tipului de suport pentru pstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieire; e) soluionarea eventualelor erori care pot s apar n funcionarea sistemului informatic; f) verificarea complet sau prin sondaj a modului de funcionare a procedurilor de prelucrare prevzute de sistemul informatic; g) verificarea total sau prin sondaj a operaiunilor economico-financiare nregistrate n contabilitate, astfel nct acestea s fie efectuate n concordan strict cu prevederile actelor normative care le reglementeaz; h) verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat. 41. Sistemele informatice de prelucrare automat a datelor n domeniul financiar-contabil trebuie s rspund la urmtoarele criterii considerate minimale: a) s asigure concordana strict a rezultatului prelucrrilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaz; b) s precizeze tipul de suport care asigur prelucrarea datelor n condiii de siguran; c) fiecare dat nregistrat n contabilitate trebuie s se regseasc n coninutul unui document, la care s poat avea acces att beneficiarii, ct i organele de control; d) s asigure listele operaiunilor efectuate n contabilitate pe baz de documente justificative care s fie numerotate n ordine cronologic, interzicndu-se inserri, intercalri, precum i orice eliminri sau adugiri ulterioare; e) s asigure reluarea automat n calcul a soldurilor conturilor obinute anterior;
f) s asigure conservarea datelor pe o perioad de timp care s respecte prevederile Legii contabilitii nr. 82/1991, republicat; g) s precizeze procedurile i suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare n sistem a datelor arhivate; h) s nu permit inserri, modificri sau eliminri de date pentru o perioad nchis; i) s asigure urmtoarele elemente constitutive ale nregistrrilor contabile: - data efecturii nregistrrii contabile a operaiunii; - jurnalul de origine n care se regsesc nregistrrile contabile; - numrul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent); j) s asigure confidenialitatea i protecia informaiilor i a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informaii, copii de siguran pentru programe i informaii; k) s asigure listri clare, inteligibile i complete, care s conin urmtoarele elemente de identificare, n antet sau pe fiecare pagin, dup caz: - tipul documentului sau al situaiei; - denumirea unitii; - perioada la care se refer informaia; - datarea listrilor; - paginarea cronologic; - precizarea programului informatic i a versiunii utilizate; l) s asigure listarea ansamblului de situaii financiare i documente de sintez necesare conducerii operative a unitii; m) s asigure respectarea coninutului de informaii prevzut pentru formulare; n) s permit, n orice moment, reconstituirea coninutului conturilor, listelor i informaiilor supuse verificrii; toate soldurile conturilor trebuie s fie rezultatul unei liste de nregistrri i al unui sold anterior al acelui cont; fiecare nregistrare trebuie s aib la baz elemente de identificare a datelor supuse prelucrrii; o) s nu permit: - deschiderea a dou conturi cu acelai simbol; - modificarea simbolului de cont n cazul n care au fost nregistrate date n acel cont; - suprimarea unui cont n cursul exerciiului financiar curent sau aferent exerciiului financiar precedent, dac acesta conine nregistrri sau sold;
- editarea a dou sau a mai multor documente de acelai tip, cu acelai numr i coninut diferit de informaii; p) s permit suprimarea unui cont care nu are nregistrri pe parcursul a cel puin doi ani (exerciii financiare), n mod automat sau manual; r) s prevad n documentaia produsului informatic modul de organizare i tipul sistemului de prelucrare: - monopost sau multipost; - monosocietate sau multisocietate; - reea de calculatoare; - portabilitatea fiierelor de date; s) s precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor: - preluri pe loturi cu control ulterior; - preluri n timp real cu efectuarea controlului imediat; - combinarea celor dou tipuri; t) s permit culegerea unui numr nelimitat de nregistrri pentru operaiunile contabile; u) s posede documentaia tehnic de utilizare a programelor informatice necesar exploatrii optime a acestora; v) s respecte reglementrile n vigoare cu privire la securitatea datelor i fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automat a datelor. 42. Elaboratorii de programe informatice au obligaia de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind ntreinerea i adaptarea produselor livrate, precum i clauze privind eliminarea posibilitilor de modificare a procedurilor de prelucrare automat a datelor de ctre utilizatori. Unitile de informatic sau persoanele care efectueaz lucrri cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automat a datelor poart rspunderea prelucrrii cu exactitate a informaiilor din documente, iar beneficiarii rspund pentru exactitatea i realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare. 43. Utilizatorul trebuie: - s se asigure de perenitatea documentaiei, a surselor n diferite versiuni ale produsului-program, n cazul dispariiei prestatorului de servicii sau a distribuitorului de produse-program; - s organizeze salvarea i arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare, astfel nct informaiile s poat fi reprocesate ulterior prin acelai lan informatic i n condiiile de exploatare reconstituite; - s dein la sediul su, pe perioada neprescris, manualul de utilizare complet i actualizat al fiecrui produs-program utilizat.
44. Pe perioada neprescris se va organiza o gestiune a versiunilor, modificrilor, corecturilor i schimbrilor de sistem informatic, produseprogram i sistem de calcul. Dac unitatea, n cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie s se efectueze o reconciliere ntre datele arhivate i versiunile noi ale produselor-program i ale echipamentelor de calcul. Arhivele pe suport magnetic trebuie "mprosptate" periodic pentru a le asigura lizibilitatea, respectiv accesibilitatea. 45. Responsabilitile ce revin personalului unitii cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automat a datelor se stabilesc prin regulamente interne. H. Condiiile n care se pot ntocmi, edita i arhiva electronic registrele, jurnalele i alte documente financiar-contabile 46. Din punct de vedere al bazei de date s existe posibilitatea reconstituirii n orice moment a coninutului registrelor, jurnalelor i altor documente financiar-contabile. 47. Registrele, jurnalele i alte documente financiar-contabile, care se arhiveaz pe suport WORM (Write Once Read Many), s fie semnate de persoana care le ntocmete, n conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semntura electronic. 48. S existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinznd msurile tehnice i organizatorice care s asigure urmtoarele cerine minimale: a) confidenialitatea i integritatea comunicaiilor; b) confidenialitatea i nonrepudierea tranzaciilor; c) confidenialitatea i integritatea datelor; d) mpiedicarea, detectarea i monitorizarea accesului neautorizat n sistem; e) restaurarea informaiilor gestionate de sistem n cazul unor calamiti naturale, evenimente imprevizibile, prin: - arhivarea datelor utiliznd tehnologia WORM (Write Once Read Many), care s permit inscripionarea o singur dat i accesarea ori de cte ori este nevoie a informaiilor stocate; - nregistrarea datelor din documentele financiar-contabile n timp real, n alt sistem de calcul, cu aceleai caracteristici, care s fie amplasat ntr-o alt locaie.
49. S se asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor i formularelor la cererea organelor de control. ANEXA 2 NOMENCLATORUL, modelele i normele de ntocmire i utilizare a registrelor i formularelor financiar-contabile, comune pe economie, care nu au regim special de nseriere i numerotare
_______________________________________________________________________ _______ |Nr. | Denumirea formularului | Cod | |crt.| | _________________| | | | baz | variant | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 0 | 1 | 2 | 3 | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | | I. REGISTRELE DE CONTABILITATE | | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 1.| Registrul-jurnal |14-1-1 | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 2.| Registrul-inventar |14-1-2 | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 3.| Registrul Cartea mare |14-1-3 | | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Registrul Cartea mare (ah) | | 14-1-3/a | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | | II. MIJLOACE FIXE | | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 4.| Registrul numerelor de inventar |14-2-1 | |
|____|_______________________________________________________|_______| _________| | 5.| Fia mijlocului fix |14-2-2 | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 6.| Bon de micare a mijloacelor fixe |14-2-3A| | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Proces-verbal de scoatere din funciune a | | | | | mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri | | | | | materiale | | 14-2-3/aA| |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 7.| Proces-verbal de recepie |14-2-5 | | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Proces-verbal de recepie provizorie | | 14-2-5/a | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Proces-verbal de punere n funciune | | 14-2-5/b | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | | III. BUNURI DE NATURA STOCURILOR | | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 8.| Not de recepie i constatare de diferene |14-3-1A| | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Not de recepie i constatare de diferene | | | | | (pentru unitile cu amnuntul) | | 14-3-1/aA| |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 9.| Bon de primire n consignaie |14-3-2 | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 10.| Bon de predare, transfer, restituire |14-3-3A| | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 11.| Bon de consum |14-3-4A| | | |_______________________________________________________|_______| _________|
| | - Bon de consum (colectiv) | | 14-3-4/aA| | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Fi limit de consum | | 14-3-4/bA| | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - List zilnic de alimente | | 14-3-4/dA| |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 12.| Dispoziie de livrare |14-3-5A| | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 13.| Borderou de predare a documentelor |14-3-7 | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 14.| Fi de magazie |14-3-8 | | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Fi de magazie (cu dou uniti de msur) | | 14-3-8/a | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 15.| Fi de eviden a materialelor de natura obiectelor | | | | | de inventar n folosin |14-3-9 | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 16.| Registrul stocurilor |14-3-11| | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Registrul stocurilor | | 14-3-11/a| |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 17.| List de inventariere |14-3-12| 14-3-12/b| | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - List de inventariere (pentru gestiuni | | | | | global-valorice) | | 14-3-12/a| |____|_______________________________________________________|_______| _________| | | IV. MIJLOACE BNETI I DECONTRI | | | |____|_______________________________________________________|_______| _________|
| 18.| Chitan pentru operaiuni n valut | | 14-4-1/a | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 19.| Proces-verbal de pli |14-4-3A| | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 20.| Dispoziie de plat-ncasare ctre casierie |14-4-4 | | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Dispoziie de plat-ncasare ctre casierie | | | | | (colectiv) | | 14-4-4/a | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 21.| Borderoul documentelor achitate cu cecuri de decontare|14-4-6 | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 22.| Registru de cas |14-4-7A| | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Registru de cas | | 14-4-7/bA| | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Registru de cas (n valut) | | 14-4-7/aA| | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Registru de cas (n valut) | | 14-4-7/cA| |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 23.| Borderou de achiziie |14-4-13| | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Borderou de achiziie (alimentaie public) | | 14-4-13/a| | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Borderou de achiziie (de la productori | | | | | individuali) | | 14-4-13/b| |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 24.| Decont pentru operaiuni n participaie |14-4-14| | |____|_______________________________________________________|_______| _________|
| | V. SALARII I ALTE DREPTURI DE PERSONAL | | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 25.| - Stat de salarii | | 14-5-1/a | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Stat de salarii (fr elementele componente ale | | | | | salariului total) | | 14-5-1/b | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Stat de salarii (fr elementele componente ale | | | | | salariului total) | | 14-5-1/c | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Stat de salarii | | 14-5-1/k | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - List de avans chenzinal | | 14-5-1/d | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 26.| Ordin de deplasare (delegaie) |14-5-4 | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | | - Ordin de deplasare (delegaie) n strintate | | | | | (transporturi internaionale) | | 14-5-4/a | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 27.| Decont de cheltuieli (pentru deplasri externe) |14-5-5 | | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Decont de cheltuieli valutare | | | | | (transporturi internaionale) | | 14-5-5/a | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | | VI. CONTABILITATEA GENERAL | | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 28.| Not de debitare-creditare |14-6-1A| | |____|_______________________________________________________|_______| _________|
| 29.| Not de contabilitate |14-6-2A| | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 30.| Extras de cont |14-6-3 | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 31.| Jurnal privind operaiunile de cas i banc |14-6-5 | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 32.| Jurnal privind decontrile cu furnizorii |14-6-6 | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 33.| Situaia ncasrii-achitrii facturilor |14-6-7 | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 34.| Jurnal privind consumurile i alte ieiri de stocuri |14-6-8 | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 35.| Jurnal privind salariile, contribuia pentru asigurri| | | | | sociale, protecia social a omerilor i asigurri | | | | | sociale de sntate |14-6-10| | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 36.| Borderou de primire a obiectelor n consignaie |14-6-14| | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 37.| Borderou de ieire a obiectelor din consignaie |14-6-15| | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 38.| Jurnal privind operaiuni diverse (pentru conturi | | | | | sintetice) |14-6-17| | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 39.| Fi de cont analitic pentru cheltuieli efective de | | | | | producie |14-6-21| | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Fi de cont analitic pentru cheltuieli | | 14-6-21/a| |____|_______________________________________________________|_______| _________|
| 40.| Fi de cont pentru operaiuni diverse |14-6-22| | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Fi de cont pentru operaiuni diverse (n valut | | | | | i n lei) | | 14-6-22/a| |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 41.| Fi pentru operaiuni bugetare |14-6-23| | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 42.| Document cumulativ |14-6-24| | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Document cumulativ | | 14-6-24/b| |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 43.| Balan de verificare (cu patru egaliti) |14-6-30| | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Balan de verificare (cu patru egaliti) | | 14-6-30/A| | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Balan de verificare (cu cinci egaliti) | | 14-6-30/a| | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Balan de verificare (cu ase egaliti) | | 14-6-30/b| | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Balan analitic a stocurilor | | 14-6-30/c| |____|_______________________________________________________|_______| _________| | | VII. ALTE SUBACTIVITI | | | |____|_______________________________________________________|_______| _________| | 44.| Decizie de imputare |14-8-2 | | | |_______________________________________________________|_______| _________| | | - Angajament de plat | | 14-8-2/a | |____|_______________________________________________________|_______| _________|
GRUPA I
Registrele de contabilitate REGISTRUL-JURNAL (Cod 14-1-1) 1. Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare cronologic i sistematic a modificrii elementelor de activ i de pasiv ale unitii. 2. Se ntocmete de ctre persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, ntr-un singur exemplar, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii. Numerotarea filelor registrelor se va face n ordine cresctoare, iar volumele se vor numerota n ordinea completrii lor. Se ntocmete zilnic sau lunar, dup caz, prin nregistrarea cronologic, fr tersturi i spaii libere, a documentelor n care se reflect micarea elementelor de activ i de pasiv ale unitii. n cazul n care unitatea folosete jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecruia se poate trece n registrul-jurnal. n condiiile conducerii contabilitii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, fiecare operaiune economico-financiar se va nregistra prin articole contabile, n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n unitate. n aceast situaie, Registrul-jurnal se editeaz lunar, iar paginile vor fi numerotate pe msura editrii lor. Registrul-jurnal va fi nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii n luna urmtoare celei n care numrul de file editate este 100, sau anual, dac numrul filelor editate este sub 100, pentru un exerciiu financiar. n cazul n care o unitate are subuniti dispersate teritorial care conduc contabilitatea pn la balana de verificare, registrul-jurnal se va conduce de ctre subuniti, cu condiia nregistrrii acestuia la nivelul subunitii. n coloana 1 se nscrie numrul curent al operaiunilor nregistrate ncepnd de la 1 ianuarie, sau de la nceputul activitii, pn la 31 decembrie, sau ncetarea activitii. n coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) cnd se face nregistrarea n registru. n coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitana, jurnal privind operaiunile de cas i banc, jurnalul decontrilor cu furnizorii etc.), precum i numrul i data acestuia. n coloana 4 se trece felul operaiunii, dndu-se explicaiile n legtur cu operaiunea respectiv i elemente de identificare a acesteia. n coloanele 5 i 6 se trece simbolul conturilor debitoare i, respectiv, creditoare.
n coloanele 7 i 8 se trec sumele totale, debitoare i creditoare din documentul respectiv (bon, factur, jurnal auxiliar etc.). n Registrul-jurnal se trec toate operaiunile economice privind modificarea elementelor de activ i de pasiv ale unitii, indiferent dac acestea au loc n numerar sau prin conturile deschise la bnci, neinndu-se seama dac a avut loc plata sau ncasarea acestora. 3. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. 4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui.
Unitatea .......................... REGISTRUL-JURNAL Nr. pagin ...... _______________________________________________________________________ ______ |Nr. |Data |Documentul |Explicaii| Simbol conturi | Sume | |crt.|nreg.|(felul, nr.,| |____________________| ____________________| | | |data) | |Debitoare|Creditoare|Debitoare| Creditoare| |____|______|____________|__________|_________|__________|_________| __________| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |____|______|____________|__________|_________|__________|_________| __________| |____|______|____________|__________|_________|__________|_________| __________| |____|______|____________|__________|_________|__________|_________| __________| |____|______|____________|__________|_________|__________|_________| __________| |____|______|____________|__________|_________|__________|_________| __________| |________________________________________________________|_________| __________| ntocmit, Verificat, 14-1-1
REGISTRUL-INVENTAR (Cod 14-1-2) 1. Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ i de pasiv.
2. Se ntocmete de ctre persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, ntr-un singur exemplar, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii. Se ntocmete la nceputul activitii, la sfritul exerciiului financiar sau cu ocazia ncetrii activitii, fr tersturi i fr spaii libere, pe baza datelor cuprinse n listele de inventariere i procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ i de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi. Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ i de pasiv grupate dup natura lor conform posturilor din bilan. n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaiunea de inventariere se actualizeaz cu intrrile i ieirile din perioada cuprins ntre data inventarierii i data ncheierii exerciiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse n registrul-inventar. Operaiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel nct la sfritul exerciiului financiar s fie reflectat situaia real a elementelor de activ i de pasiv. n cazul ncetrii activitii, registrul-inventar se completeaz cu valoarea elementelor de activ i de pasiv inventariate faptic la acea dat. n cazul n care o unitate are subuniti dispersate teritorial care conduc contabilitatea pn la balana de verificare, registrul-inventar se va conduce de ctre subuniti, n condiiile nregistrrii acestuia n evidena subunitii. n coloana 1 se nscrie numrul curent al fiecrei operaiuni nregistrate n ordine cronologic, de la deschiderea acestuia pn la epuizarea filelor sau ncetarea activitii. n coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ i de pasiv, conturile de valori materiale putnd fi defalcate pe gestiuni. n coloana 3 se nscrie valoarea contabil a elementelor inventariate. n coloana 4 se nscrie valoarea de inventar a elementelor de activ i de pasiv, stabilit de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere i a proceselor-verbale de inventariere). n coloana 5 se trec diferenele din evaluare de nregistrat, calculate ca diferen ntre valoarea contabil i valoarea de inventar. n coloana 6 se menioneaz cauzele diferenelor (deprecieri, dezasortri etc.). 3. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. 4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui.
Unitatea .............................. REGISTRUL-INVENTAR la data de ................. Nr. pagin .......
_______________________________________________________________________ |Nr. | Recapitulaia | Valoarea | Valoarea de | Diferene din evaluare | |crt.| elementelor | contabil | inventar | (de nregistrat) | | | inventariate | | | | |____|_______________|___________|_____________| ________________________| | | | | | Valoarea | Cauze | | | | | | | diferene | |____|_______________|___________|_____________|____________| ___________| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |____|_______________|___________|_____________|____________| ___________| |____|_______________|___________|_____________|____________| ___________| |____|_______________|___________|_____________|____________| ___________| |____|_______________|___________|_____________|____________| ___________| ntocmit, Verificat, 14-1-2
REGISTRUL CARTEA MARE (Cod 14-1-3) 1. Servete: - la stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice, la unitile care aplic forma de nregistrare "pe jurnale"; - la verificarea nregistrrilor contabile efectuate; - la ntocmirea balanei de verificare. 2. Se ntocmete la sfritul lunii (perioadei), astfel: - rulajul creditor se reporteaz din jurnalul contului respectiv, ntr-o singur sum, fr desfurarea pe conturi corespondente; - sumele cu care a fost debitat contul respectiv n diverse jurnale se reporteaz din acele jurnale, obinndu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente; - soldul debitor sau creditor al fiecrui cont se stabilete n funcie de rulajele debitoare i creditoare ale contului respectiv, inndu-se seama de soldul de la nceputul anului (care se nscrie pe rndul destinat n acest scop).
3. Registrul Cartea mare poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiuni diverse. 4. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. 5. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
................. (Unitatea) CARTEA MARE Semnificaia coloanei A din tabelul de mai jos este urmtoarea: A - Cont ..... Jurnal ... _______________________________________________________________________ _______ | CONTUL ....................... | | _______________________________________________________________________ _______| | | | Total | Total | | | | CONTURI CORESPONDENTE CREDITOARE| rulaj | rulaj | SOLD | | | |debitor|creditor| | | Lunile |_________________________________|_______|________| ________________| | | A|A|A| A| A| A| A| A| A| A| A| A| La 1 ianuarie |debitor| creditor| | | | | | | | | | | | | | | (anul) .... | | | |__________|__|_|_|__|__|__|__|__|__|__|__|__|_______ ________|_______| ________| |Ianuarie | | | | | | | | | | | | | | | | | |__________|__|_|_|__|__|__|__|__|__|__|__|__|_______|________|_______| ________| |Februarie | | | | | | | | | | | | | | | | | |__________|__|_|_|__|__|__|__|__|__|__|__|__|_______|________|_______| ________| |Martie | | | | | | | | | | | | | | | | | |__________|__|_|_|__|__|__|__|__|__|__|__|__|_______|________|_______| ________| |Total | | | | | | | | | | | | | | | | | |tr. I | | | | | | | | | | | | | | | | | |__________|__|_|_|__|__|__|__|__|__|__|__|__|_______|________|_______| ________|
|Aprilie | | | | | | | | | | | | | | | | | |__________|__|_|_|__|__|__|__|__|__|__|__|__|_______|________| _______|________| |Mai | | | | | | | | | | | | | | | | | |__________|__|_|_|__|__|__|__|__|__|__|__|__|_______|________|_______| ________| |Iunie | | | | | | | | | | | | | | | | | |__________|__|_|_|__|__|__|__|__|__|__|__|__|_______|________|_______| ________| |Total | | | | | | | | | | | | | | | | | |tr. I+II | | | | | | | | | | | | | | | | | |__________|__|_|_|__|__|__|__|__|__|__|__|__|_______|________|_______| ________| |Iulie | | | | | | | | | | | | | | | | | |__________|__|_|_|__|__|__|__|__|__|__|__|__|_______|________|_______| ________| |August | | | | | | | | | | | | | | | | | |__________|__|_|_|__|__|__|__|__|__|__|__|__|_______|________|_______| ________| |Septembrie| | | | | | | | | | | | | | | | | |__________|__|_|_|__|__|__|__|__|__|__|__|__|_______|________|_______| ________| |Total tr. | | | | | | | | | | | | | | | | | |I+II+III | | | | | | | | | | | | | | | | | |__________|__|_|_|__|__|__|__|__|__|__|__|__|_______|________|_______| ________| |Octombrie | | | | | | | | | | | | | | | | | |__________|__|_|_|__|__|__|__|__|__|__|__|__|_______|________|_______| ________| |Noiembrie | | | | | | | | | | | | | | | | | |__________|__|_|_|__|__|__|__|__|__|__|__|__|_______|________|_______| ________| |Decembrie | | | | | | | | | | | | | | | | | |__________|__|_|_|__|__|__|__|__|__|__|__|__|_______|________|_______| ________| |Total gen.| | | | | | | | | | | | | | | | | | (I - IV) | | | | | | | | | | | | | | | | | |__________|__|_|_|__|__|__|__|__|__|__|__|__|_______|________|_______| ________| | _______________________________________________________________________ _______|
14-1-3
REGISTRUL CARTEA MARE (AH - Cod 14-1-3/a) 1. Servete: - la inerea contabilitii sintetice a operaiunilor economice i financiare n unitile care utilizeaz forma de nregistrare contabil "maestru-ah"; - la ntocmirea balanei de verificare a conturilor sintetice. 2. Se ntocmete ntr-un exemplar, n cadrul compartimentului financiarcontabil, lunar, separat pentru debitul i separat pentru creditul fiecrui cont sintetic, pe msura nregistrrii operaiunilor. Se completeaz pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare i notelor de contabilitate. n cazul n care la unele conturi corespondente intervin mai multe conturi dect numrul coloanelor pe care le cuprinde fia, se deschide o fi anex cu acelai simbol de cont, pe care se va continua nscrierea conturilor corespondente. n fia anex nu se trece suma din coloana principal, aceasta figurnd n coloana "Suma" a fiecrei fie. La nceputul anului, la deschiderea fielor, pe primul rnd al coloanei "Suma" se nregistreaz soldul iniial, pe baza balanei conturilor sintetice ncheiat la finele anului precedent. Soldul nscris n fi se bareaz i apoi se efectueaz nregistrarea operaiunilor lunii ianuarie. La sfritul lunii, se adiioneaz pe vertical sumele pe conturi corespondente i se bareaz. Totalul sumelor din coloanele "Conturi corespondente", adunate pe orizontal, trebuie s fie egal cu totalul sumelor din coloana "Suma" adunate pe vertical. Cartea mare (ah) poate fi folosit pentru o perioad mai mare (trimestru, semestru, an), dac numrul operaiunilor economice i financiare este prea mare. n acest caz, este necesar s se stabileasc totalul sumelor separat pentru fiecare lun. Acest procedeu de utilizare a registrului Cartea mare (ah) se aplic n cazul folosirii balanei de verificare cu patru egaliti (cod 14-6-30), care servete i la stabilirea rulajelor cumulate de la nceputul anului (inclusiv soldurile iniiale). n cazul balanei cu patru egaliti (cod 14-6-30/A), n Cartea mare (ah), pe lng rulajele lunare, este necesar s se stabileasc i rulajele cumulate de la nceputul anului (inclusiv soldurile iniiale). 3. Registrul Cartea mare (ah) poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiuni diverse.
4. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. 5. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

................... (Unitatea) _______________________________________________________________________ __ | CARTEA MARE (AH) | Simbol| Debit| Pagina| |Denumirea contului | cont | | | |.................. |_______|______| _______| | | |Credit| | |__________________________________________________|_______|______| _______| |Nr. din | Data | Suma | | |registrul-| oper.| | Conturi corespondente | |jurnal | .... | | ________________________________________________| | |(anul)| | | | | | | | | | | | |__________|______|______|____|____|____|____|____|____|____|____|____| ___| |__________|______|______|____|____|____|____|____|____|____|____|____| ___| |__________|______|______|____|____|____|____|____|____|____|____|____| ___| |__________|______|______|____|____|____|____|____|____|____|____|____| ___| 14-13/a
Grupa a II-a Mijloace fixe REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR (Cod 14-2-1) 1. Servete ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente n unitate, n vederea identificrii lor. 2. Se ntocmete de compartimentul financiar-contabil, pe grupe de mijloace fixe, prin nregistrarea cronologic a mijloacelor fixe intrate n unitate.
Se poate folosi, fie cte un registru pentru fiecare grup de mijloace fixe, fie un registru pentru mai multe grupe, n funcie de numrul mijloacelor fixe existente i al celor care urmeaz a intra n unitate. n scopul asigurrii controlului asupra existenei mijloacelor fixe, se atribuie fiecrui mijloc fix, care constituie obiect de eviden, un numr de inventar n momentul intrrii n unitate prin achiziionare, construire, confecionare, transfer etc. (cu excepia celor luate cu chirie), care se consemneaz n registrul numerelor de inventar. Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care circul prin schimb (tuburi pentru oxigen, butoaie etc.) nu se imprim pe acestea. Numerotarea mijloacelor fixe n cadrul registrului se face, de regul, n ordinea succesiv a numerelor i pe grupe de mijloace fixe. La stabilirea numerelor de inventar n cadrul seriei se au n vedere, att mijloacele fixe existente, ct i mijloacele fixe care vor fi achiziionate, construite sau confecionate n anii urmtori. Numrul de inventar atribuit unui mijloc fix urmeaz s fie trecut n toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv. Numrul de inventar atribuit se imprim direct pe obiect (cu vopsea sau prin poansonare) sau se graveaz pe o plcu ce se fixeaz pe mijlocul fix respectiv sau prin alte mijloace care s asigure identificarea mijlocului fix respectiv. Pe fiecare obiect este obligatoriu s se imprime i iniialele unitii creia i aparin mijloacele fixe respective. Pentru mijloacele fixe complexe (formate din mai multe obiecte componente) i pentru mijloacele fixe a cror eviden se ine pe tronsoane (conducte de distribuie gaz metan, drumuri, linii electrice etc.), pe fiecare obiect se indic numrul de inventar atribuit. n aceste cazuri, este necesar ca, pe lng numrul de inventar respectiv, s se foloseasc i numere suplimentare. Numerele de inventar ale mijloacelor fixe transferate altor uniti sau scoase din funciune nu pot fi atribuite altor mijloace fixe intrate n unitate. Aceste numere rmn libere pn la renumerotarea mijloacelor fixe, cnd se ntocmete un nou registru al numerelor de inventar. Mijloacele fixe nchiriate se evideniaz n contabilitatea unitii care le-a luat cu chirie, n conturile n afara bilanului, cu numerele de inventar atribuite de unitatea care le-a dat cu chirie. Principalele date ale formularului se completeaz astfel: - n coloana 1 se nscrie numrul de inventar; - n coloana 2 se nscrie codul mijlocului fix;
- n coloana 3 se nscriu, pe scurt, datele strict necesare pentru identificarea mijlocului fix; - n coloana 4 se nscrie locul unde se afl mijlocul fix. n cazul micrilor frecvente, aceast coloan se completeaz cu creionul negru, pentru a se putea terge denumirea locului de folosin anterior i a se nscrie noul loc unde se afl mijlocul fix; - coloana 5 se folosete n msura n care sunt necesare i alte meniuni dect cele fcute n celelalte coloane, ca, de exemplu, meniuni privind transferul sau scoaterea din funciune a mijlocului fix. 3. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. 4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil. 5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: - denumirea formularului; - denumirea unitii; - numrul de inventar; codul de clasificare; denumirea mijlocului fix i caracteristici tehnice; locul unde se afl.
Unitatea ................. pagin ............ Numr
REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR _______________________________________________________________________ ______ |Nr. de | Codul de | Denumirea mijlocului fix | Locul unde | Alte meniuni | |inventar| clasificare| i caracteristici tehnice| se afl | | |________|____________|__________________________|____________| _______________| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |________|____________|__________________________|____________| _______________| | | |__________________________|____________| _______________| | | |__________________________|____________| _______________| | | |__________________________|____________| _______________| |________|____________|__________________________|____________| _______________| | | |__________________________|____________| _______________| | | |__________________________|____________| _______________|
| | |__________________________|____________| _______________| |________|____________|__________________________|____________| _______________| 14-2-1
FIA MIJLOCULUI FIX (Cod 14-2-2) 1. Servete ca document pentru evidena analitic a mijloacelor fixe. 2. Se ntocmete ntr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelai fel i de aceeai valoare care au aceleai cote de amortizare i sunt puse n funciune n aceeai lun. Se pstreaz pe grupe de mijloace fixe, n ordinea codurilor din clasificarea imobilizrile corporale conform legislaiei n vigoare, iar n cadrul acestora, fiele mijloacelor fixe se grupeaz pe locuri de folosin. Cnd formularul este folosit ca fi colectiv, nu se sorteaz pe locuri de folosin. Fiele mijloacelor fixe scoase din funciune sau transferate se scot din cartotec i se pstreaz separat. Se completeaz pe baza documentelor justificative privind micarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completrii, mbuntirii, modernizrii sau reevalurii lor (bon de micare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din funciune etc.). Cnd formularul este folosit ca fi colectiv, mijloacele fixe se nscriu pe un singur rnd, specificndu-se n prima coloan numerele de inventar atribuite. n acest caz, valoarea unitar de inventar se poate nscrie n coloana a treia a formularului. n coloana "Buci", intrrile se nscriu "n negru", iar ieirile "n rou". nregistrrile n coloanele "Debit", "Credit" i "Sold" se fac la valoarea de inventar a mijloacelor fixe. n rubrica destinat datelor tehnice de identificare a mijlocului fix, n afar de datele privind marca, numrul de fabricaie, seria, se nscriu i prile componente ale mijlocului fix. De exemplu, la o cldire se completeaz instalaiile de nclzire central, sanitare, electrice etc. Data amortizrii complete i cota de amortizare se nscriu n spaiile rezervate. 3. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. 4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil. 5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea formularului; - numrul de inventar; - felul, seria, numrul i data documentului de provenien; - valoarea de inventar; - amortizarea lunar; - denumirea mijlocului fix i caracteristici tehnice; - accesorii; - grupa; codul de clasificare; data drii n folosin (anul, luna); data amortizrii complete (anul, luna); durata normal de funcionare; cota de amortizare (%); - numrul de inventar (de la numr la numr); documentul (felul, numrul, data); operaiunile care privesc micarea, creterea sau diminuarea valorii mijlocului fix; debit; credit; sold.
_______________________________________________________________________ _______ | | | | FIA MIJLOCULUI FIX | Grupa | | Nr. inventar ............................ | ........................... | | Fel, serie, nr. data document provenien | | | ............................. | __________________________________| | Valoare de inventar | | | ............................. | Codul | | Amortizare lunar ....................... | de clasificare ................. | | | __________________________________| | Denumirea mijlocului fix i | | | caracteristici tehnice | Data drii n folosin | | | Anul | | | ....................... | | | Luna ........................... | | | __________________________________| | | Data amortizrii complete | | | Anul |
| | | | | Luna ........................... | | | __________________________________| | | funcionare | | Accesorii | ............................. | | | __________________________________| | | | | | | |___________________________________________| __________________________________| (verso)
.......................
Durata normal de
Cota de amortizare ....................%
_______________________________________________________________________ _____ |Nr. |Documentul | Operaiunile care privesc | Buc.| Debit| Credit| Sold| |inventar |(data, | micarea, creterea sau | | | | | |(de la |felul, | diminuarea valorii | | | | | |numr la |numrul) | mijlocului fix | | | | | |numr) | | | | | | | |_________|___________|___________________________|_____|______| _______|_____| |_________|___________|___________________________|_____|______| _______|_____| |_________|___________|___________________________|_____|______| _______|_____| |_________|___________|___________________________|_____|______| _______|_____| 14-2-2 t2
BON DE MICARE A MIJLOACELOR FIXE (Cod 14-2-3A) 1. Servete ca: - document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe ntre dou locuri de folosin ale unitii (secie, serviciu, brigad, atelier, uniti subordonate etc.);
- document de nsoire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secia sau subunitatea predtoare la cea primitoare; - document justificativ de nregistrare n evidena inut de responsabilul cu mijloacele fixe la locurile de folosin i n contabilitate. 2. Se ntocmete n dou exemplare de ctre persoana desemnat de compartimentul care dispune micarea mijloacelor fixe (compartimentul mecanic-ef, energetic-ef, administrativ etc.). 3. Circul: - la persoana care aprob micarea mijlocului fix n cadrul unitii (ambele exemplare); - la secia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) predtoare, pentru semnare de predare de ctre responsabilul cu mijloacele fixe i pentru semnare de primire de ctre delegatul seciei, serviciului etc. primitor (ambele exemplare); - la secia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) primitoare (mpreun cu mijlocul fix), pentru nregistrarea n eviden la locul de folosin (exemplarul 1); - la compartimentul financiar-contabil pentru nregistrarea micrii mijlocului fix (exemplarul 1). 4. Se arhiveaz: - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); - la secia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) predtoare (exemplarul 2). 5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: - denumirea formularului; - numrul documentului; data eliberrii (ziua, luna, anul); predtor; primitor; - numrul curent; denumirea mijlocului fix i caracteristici tehnice; numrul de inventar; buci; valoarea de inventar; - subunitatea predtoare (secie, atelier etc.); numele i prenumele; semntura; - subunitatea primitoare (secie, atelier etc.); numele i prenumele; semntura; - aprobat: data, semntura.
_______________________________________________________________________ _______ | BON DE MICARE A MIJLOACELOR FIXE |
| _______________________________________________________________________ _______| | | Data eliberrii | Predtor | Primitor | | Numr document |_________________|____________________| __________________| | | ziua| luna| anul| | | | |_____|_____|_____| | | |____________________|_____|_____|_____|____________________| __________________| | Subsemnaii din partea .............................................. i din | | partea ............................................ am procedat la predarea- | | primirea mijloacelor fixe n baza ...................... din ............... | | _______________________________________________________________________ _______| | Nr. | Denumirea mijlocului fix i | Numrul de | Buc. | Valoarea de inventar | | crt.| caracteristici tehnice | inventar | | | |_____|_____________________________|____________|______| ______________________| |_____|_____________________________|____________|______| ______________________| |_____|_____________________________|____________|______| ______________________| |_____|_____________________________|____________|______| ______________________| | SUBUNITATEA PREDTOARE (secie, atelier etc.) | APROBAT | |________________________________________________| | | Numele i prenumele | Semntura | | |_________________________|______________________| _____________________________| | | | Data | Semntura | | | | | | |_________________________|______________________|______| ______________________| | SUBUNITATEA PRIMITOARE (secie, atelier etc.) | | | |________________________________________________| | | | Numele i prenumele | Semntura | | | |_________________________|______________________| | |
| | | | | |_________________________|______________________|______| ______________________| 14-2-3A
PROCES-VERBAL DE SCOATERE DIN FUNCIUNE A MIJLOACELOR FIXE/DE DECLASARE A UNOR BUNURI MATERIALE (Cod 14-2-3/aA) 1. Servete ca: - document de constatare a ndeplinirii condiiilor scoaterii din funciune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin i de declasare a altor bunuri materiale dect mijloacele fixe, potrivit dispoziiilor legale; - document de consemnare a scoaterii efective din funciune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin sau de declasare a bunurilor materiale; - document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente i materialelor rezultate din scoaterea efectiv din funciune a mijloacelor fixe, precum i din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare; - document justificativ de nregistrare n evidena magaziilor (depozitelor) i n contabilitate. 2. Se ntocmete n dou exemplare, separat pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor de inventar n folosin i bunuri materiale aflate n gestiunea unui singur gestionar, pe baza documentaiei prevzute n normele legale (not privind starea tehnic a mijlocului fix propus a fi scos din funciune, deviz estimativ al reparaiei capitale, act constatator al avariei, avize, not justificativ privind descrierea degradrii bunurilor materiale, specificaia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.). Formularul se completeaz astfel: - capitolele I i II, de ctre comisia constituit n acest scop, dup caz (la unitile cu capital privat responsabilitatea revine administratorilor), cu constatrile i concluziile rezultate din analiza documentaiei primite i din verificarea strii mijloacelor fixe propuse a fi scoase din funciune, scoaterii din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin sau a bunurilor materiale propuse pentru declasare, se semneaz de membrii comisiei;
- capitolul III, dup aprobarea propunerilor i efectuarea scoaterii din funciune, din uz sau declasrii, de ctre comisia de analiz i avizare a propunerii de declasare a bunurilor materiale sau de delegaii numii de conducerea unitii care semneaz pentru realitatea operaiunilor; servete i ca document de predare la magazie (depozit) a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente i materialelor rezultate din scoaterea din funciune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau din declasarea bunurilor materiale. Se menioneaz c, n cazul scoaterii din funciune a mijloacelor fixe, numrul de inventar se va trece la cap. II n coloana "Denumirea". n situaia n care capitolul III se completeaz n alte exerciii financiare, este necesar s se ntruneasc o nou comisie care s ntocmeasc un nou proces-verbal de scoatere din funciune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale care s confirme datele completate n acest capitol. 3. Circul: - la persoana autorizat s aprobe scoaterea din funciune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare); - la secie (serviciu, subunitate) pentru nregistrarea n eviden la locul de folosin a mijloacelor fixe scoase din funciune (ambele exemplare); - la magazie (depozitul de materiale), pentru descrcarea gestiunii, respectiv nregistrarea n eviden a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare); - la magazia primitoare, pentru semnare de ctre gestionar a primirii n gestiune a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente i materialelor rezultate din scoaterea efectiv din funciune a mijloacelor fixe i materialelor recuperabile i refolosibile, rezultate din scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin sau din declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare); - la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea i nregistrarea operaiunilor privind scoaterea din funciune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (exemplarul 1); - la compartimentul care a fcut propunerile de scoatere din funciune, din uz sau de declasare, pentru nregistrare (exemplarul 2). 4. Se arhiveaz: - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); - la compartimentul care ine evidena mijloacelor fixe (exemplarul 2). 5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea unitii; - denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului; - aprobat; data; - predtorul; - constatrile i concluziile comisiei; - mijloacele fixe scoase din funciune sau bunurile materiale declasate; - numrul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; preul unitar; valoarea; amortizarea pn la scoaterea din funciune; - ansamble, subansamble, piese, componente i materiale rezultate, - numrul i data (ziua, luna, anul) documentului; - predtorul; - primitorul; - numrul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; preul unitar; valoarea; - numele, prenumele i semntura membrilor comisiei i a gestionarului pentru primire.
_______________________________________________________________________ _______ | UNITATEA PROCES-VERBAL | | | | ........... DE SCOATERE DIN FUNCIUNE | APROBAT | DATA | | A MIJLOACELOR FIXE |___________| ________| | _____________________________ |___________| ________| | DE DECLASARE A UNOR BUNURI |___________| ________| | MATERIALE |___________| ________| | __________________________________________ | | | Numr | Data | Predtor | | | | document |____________________| | | | | | Ziua | Luna | Anul | | | | |__________|______|______|______|__________| | | | | | | | | | | |__________|______|______|______|__________| | | |
| 10. CONSTATRILE I CONCLUZIILE COMISIEI ................................... | | ..................................................................... ....... | | ..................................................................... ....... | | ..................................................................... ....... | | ..................................................................... ....... | | ..................................................................... ....... | | ..................................................................... ....... | | ..................................................................... ....... | | ..................................................................... ....... | | ..................................................................... ....... | | ..................................................................... ....... | | II. MIJLOACELE FIXE SCOASE DIN FUNCIUNE SAU BUNURILE MATERIALE DECLASATE | | _______________________________________________________________________ _______| |Nr. |Denumirea | Cod | U/M |Cantitatea | Pre unitar | Valoarea | Amortizarea | |crt.| | | | | | |pn la | | | | | | | | | scoaterea | | | | | | | | |din funciune| |____|__________|_____|_____|___________|_____________|__________| _____________| |____|__________|_____|_____|___________|_____________|__________| _____________| |____|__________|_____|_____|___________|_____________|__________| _____________| |____|__________|_____|_____|___________|_____________|__________| _____________| III. ANSAMBLE, SUBANSAMBLE, PIESE, COMPONENTE I MATERIALE REZULTATE ____________________________________________________ | Numr | Data | Predtor |Primitor | | document |____________________| | | | | Ziua | Luna | Anul | | | |__________|______|______|______|__________|_________| | | | | | | | |__________|______|______|______|__________|_________| _______________________________________________________________________ _______ |Nr. | Denumirea | Cod | U/M | Cantitatea | Pre unitar | Valoarea |
|crt.| | | | | | | |____|_______________|_______|_______|________________|_____________| __________| |____|_______________|_______|_______|________________|_____________| __________| |____|_______________|_______|_______|________________|_____________| __________| |____|_______________|_______|_______|________________|_____________| __________| | | Delegai la |Primit| | COMISIA | dezmembrare sau |n | | | la declasare |gesti-| | | |une | |_____________________________________________________| _________________|______| |Nume i|Semntura|Nume i|Semntura|Nume i|Semntura|Nume i| Semntura| | |prenume| |prenume| |prenume| |prenume| | | |_______|_________|_______|_________|_______|_________|_______| _________| | |_______|_________|_______|_________|_______|_________|_______| _________| | |_______|_________|_______|_________|_______|_________|_______| _________| | |_______|_________|_______|_________|_______|_________|_______| _________|______| 14-2-3/aA
PROCES-VERBAL DE RECEPIE (Cod 14-2-5) PROCES-VERBAL DE RECEPIE PROVIZORIE (Cod 14-2-5/a) PROCES-VERBAL DE PUNERE N FUNCIUNE (Cod 14-2-5/b) 1. Servete ca: - document de nregistrare n evidena operativ i n contabilitate; - document de consemnare a stadiului n care se afl obiectivul de investiii; - document de apreciere a calitii lucrrilor privind obiectivul de investiii; - document de aprobare a recepiei (cod 14-2-5); - document de constatare a ndeplinirii condiiilor de recepie provizorie a obiectivului de investiii (cod 14-2-5/a); - document de aprobare a recepiei provizorii a obiectivului de investiii (cod 14-2-5/a);
- document de punere n funciune a obiectivului de investiii (cod 14-25/b). 2. Se ntocmete n trei exemplare, la data punerii n funciune a mijlocului fix, astfel: - procesul-verbal de recepie (cod 14-2-5) se ntocmete pentru mijloacele fixe indepedente care nu necesit montaj i nici probe tehnologice (utilaje pentru intervenie, unelte, accesorii de producie, mijloace de transport auto, animale etc.), acestea considerndu-se puse n funciune la data achiziionrii lor; - procesul-verbal de recepie provizorie (cod 14-2-5/a) se ntocmete pentru utilajele care necesit montaj, dar care nu necesit probe tehnologice, precum i cldirile i construciile speciale care nu deservesc procese tehnologice, acestea considerndu-se puse n funciune la data terminrii montajului, respectiv la data terminrii construciei; - procesul-verbal de punere n funciune (cod 14-2-5/b) se ntocmete pentru utilajele i instalaiile care necesit montaj i probe tehnologice, precum i cldirile i construciile speciale care deservesc procese tehnologice, acestea considerndu-se puse n funciune la terminarea probelor tehnologice. Se ntocmete de ctre secretarul comisiei numite pentru recepionarea obiectivului de investiii, n prezena membrilor comisiei care este format din: preedinte, specialiti-consultani, asisteni la recepie. 3. Circul: - la persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1, 2 i 3); - la compartimentul care efectueaz operaiunea de control financiar preventiv (exemplarul 2); - la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea i nregistrarea procesului-verbal de recepie (exemplarele 2 i 3). 4. Se arhiveaz: La furnizor (antreprenor): - la compartimentul financiar-contabil (exemplarele 2 i 3). La beneficiar: - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).
UNITATEA .................. .... recepiei .... Obiectivul de investiii ........................ Obiectivul supus ........................
Concluzia ..................
A. PROCES-VERBAL DE RECEPIE (Cod 14-2-5) I. DATE GENERALE 1. Comisia de recepie convocat la data de ............................... i-a desfurat activitatea n intervalul: .................................... II. CONSTATRI n urma examinrii documentaiei prezentate i a cercetrii pe teren a lucrrilor executate s-au constatat: 1. Documentaia tehnico-economic a fost prezentat comisiei de recepie cu urmtoarele excepii: ......................................................... Comisia constat c lista documentaiei prevzute mai sus nu mpiedic/mpiedic efectuarea recepiei. 2. Recepia punerii n funciune a fost efectuat la data de ............., iar pn la recepia obiectivului de la data punerii n funciune au trecut ............. luni. 3. Valoarea lucrrilor supuse recepiei conform documentelor de decontare este de ...................... lei. 4. La data recepiei, nivelul atins de indicatorii tehnico-economici aprobai se prezint astfel: .................................................. 5. Urmtorii factori au influenat nefavorabil realizarea indicatorilor care n-au atins nivelul aprobat: ................................................... 6. La data recepiei se constat urmtoarele disponibiliti de capaciti ale utilajelor tehnologice i de spaii construite care pot conduce la mbuntirea indicatorilor tehnico-economici: ................................ 7. S-a constatat c sunt/nu sunt luate msurile pentru meninerea nivelului aprobat al indicatorilor tehnico-economici n ceea ce privete: a. asigurarea cu materii prime, materiale, combustibil, energie, ap etc. (se vor arta cele ce nu sunt asigurate); b. lucrri conexe, utiliti, deserviri etc.; c. fora de munc; d. ........................................................................ III. CONCLUZII 1. Pe baza constatrilor i concluziilor consemnate mai sus, comisia de recepie hotrte n unanimitate/cu majoritatea de preri:
SE ADMITE RECEPIA OBIECTIVULUI DE INVESTIII I SE ACORD CALIFICATIVUL ................................................................................ 2. Comisia de recepie stabilete c, pentru meninerea nivelului aprobat al indicatorilor tehnico-economici aprobai i pentru o ct mai bun exploatare a capacitilor ce se recepioneaz, mai sunt necesare urmtoarele msuri: ................................................................................ ................................................................................ 3. Prezentul proces-verbal, care conine ........... file i .............. anexe numerotate cu un total de ........... file, care fac parte integrant din cuprinsul acestuia, a fost ncheiat azi ..................... n trei exemplare originale.
_______________________________________________________________________ __ | | Numele i | Funcia | Locul de munc | Semntura | | | prenumele | | | | |______________|_____________|___________|__________________| _____________| | Preedinte | | | | | | Membri: | | | | | | | | | | | | Specialiti- | | | | | | consultani | | | | | | | | | | | | Asisteni la | | | | | | recepie | | | | | | | | | | | | Secretar | | | | | |______________|_____________|___________|__________________| _____________| UNITATEA .................. investiii .... recepiei .... Obiectivul pentru ........................ Obiectivul supus ........................
Concluzia ..................
B. PROCES-VERBAL DE RECEPIE PROVIZORIE (Cod 14-2-5/a) I. DATE GENERALE 1. Comisia numit de ................................................. prin ............................................. pentru recepionarea obiectivului de investiii intitulat .......................................... i situat n .................................... a fost convocat la data de .............. pentru a proceda la recepia provizorie a lucrrilor de construcii-montaj aferente. Obiectul (obiectele)/pri de obiect ...................................... pentru care proiectantul general este ......................................... antreprenor general este ...................................................... i beneficiar de investiii este ............................................ . 2. Comisia i-a desfurat activitatea n intervalul ...................... 3. Valoarea situaiei de plat a lucrrilor de construcii-montaj supuse recepiei provizorii este de ................................., conform anexei. 4. Lucrrile de construcii-montaj supuse acestei recepii au fost n prealabil preluate de beneficiar de la antreprenor pe baza procesului-verbal de predare-primire din ........................ . 5. Valoarea mijloacelor fixe ce se recepioneaz este de .................. lei. II. CONSTATRI A. Cu privire la documentaia tehnico-economic necesar la recepia provizorie a lucrrilor de construcii-montaj ................................. Comisia consider c actele prezentate sunt/nu sunt suficiente pentru aprecierea calitii lucrrilor i a dispus ................................... B. Cu privire la ndeplinirea condiiilor pentru prezentare la recepie. 1. Executarea lucrrilor de construcii i instalaii cuprinse n devizul general: a. lucrrile sunt terminate; b. urmtoarele lucrri, conform anexei, nu sunt terminate. 2. Efectuarea prealabil a probelor mecanice i a rodajului mecanic la instalaiile i utilajele tehnologice. 3. Unitile care condiioneaz folosirea sau exploatarea obiectului sunt/nu sunt integral asigurate .......................................................
4. Terminarea lucrrilor aferente spaiilor cu alt destinaie inclus n construcia obiectului supus recepiei (n cazul blocurilor de locuine) ............................................................................... Concluzie: Pe baza constatrilor de la cap. B pct. 1 - 4, comisia constat c sunt/nu sunt ndeplinite condiiile pentru ca obiectul s fie supus recepiei. Totodat, comisia hotrte c lucrrile artate n anex, ca neexecutate - s fie terminate pn la ........................................ C. Calitatea lucrrilor realizate. 1. Respectarea prevederilor proiectului (inclusiv completrile i modificrile aduse). n urma examinrii lucrrilor executate i a semnalrilor fcute de proiectant, comisia a reinut n anex urmtoarele nerealizri ale proiectului dintre care cele n dreptul crora au fost prevzute termene urmeaz s fie remediate: ................................................................................ Concluzie: Comisia consider c abaterile de la proiect care sunt consemnate fr fixarea unui termen pentru refacerea lucrrilor, potrivit proiectului, nu influeneaz comportarea, exploatarea, aspectul i integritatea obiectului. Lucrrile pentru care s-a fcut meniune n acest sens urmeaz s fie puse de acord cu prevederile proiectului n termenele specificate. 2. Calitatea soluiilor constructive i detaliile de execuie folosite n proiect. n urma examinrii lucrrilor i a observaiilor prezentate de executant, au fost reinute n anex urmtoarele deficiene de proiectare care influeneaz executarea, exploatarea sau funcionarea obiectului, dintre care unele urmeaz s fie remediate n termenele fixate n dreptul fiecruia: ................................................................................ Concluzie: Comisia atrage atenia proiectantului ce poart rspunderea pentru consecinele acestei deficiene i n acelai timp hotrte remedierea n contul proiectantului a deficienelor pentru care a stabilit termen n acest sens. 3. Calitatea execuiei lucrrilor. Din dispoziiile de antier, buletinele de ncercare a betoanelor i mbinrilor metalice, procesele-verbale de lucrri ascunse, certificatele de calitate pentru prefabricate i materiale folosite, din constatrile scrise ale
organelor care au controlat pe parcurs calitatea lucrrilor, precum i din constatrile fcute de comisia de recepie la faa locului, rezult urmtoarele: 3.1. La structura de rezisten ................................................................................ 3.2. La restul lucrrilor de construcii ................................................................................ 3.3. La lucrrile de instalaii ................................................................................ 3.4. La lucrrile de montaj al instalaiilor i utilajelor tehnologice cuprinse n obiect ................................................................................ 4. Deficiene ale lucrrilor realizate care se datoresc beneficiarului de investiii ................................................................................ 5. Alte constatri: ................................................................................ ................................................................................ III. CONCLUZII GENERALE 1. Pe baza constatrilor i concluziilor consemnate mai sus, comisia de recepie cu majoritate/n unanimitate de preri hotrte: Admiterea (respingerea) recepiei provizorii a lucrrilor de construcii-montaj aferente obiectelor (obiectului) ................................................................................ ................................................................................ ................................................................................ care au fost terminate la data de ...................... i care fac parte din obiectivul ................................................................................ ................................................................................ 2. Perioada de garanie a lucrrilor recepionate aferente fiecrui obiect este de ............ luni (se completeaz numai n cazul admiterii recepiei). 3. Comisia de recepie apreciaz c pentru o ct mai bun utilizare a obiectelor/obiectului recepionate mai sunt necesare urmtoarele msuri: ................................................................................ ................................................................................ 4. Prezentul proces-verbal, coninnd ........... file i ............ anexe numerotate cu un total de .................... file, care fac parte integrant din cuprinsul lui, a fost ncheiat azi ................. n trei exemplare originale.
_______________________________________________________________________ __ | | Numele i | Funcia | Locul de munc | Semntura | | | prenumele | | | | |______________|_____________|___________|__________________| _____________| | Preedinte | | | | | | Membri: | | | | | | | | | | | | Specialiti- | | | | | | consultani | | | | | | | | | | | | Asisteni la | | | | | | recepie | | | | | | | | | | | | Secretar | | | | | |______________|_____________|___________|__________________| _____________|
NCHEIERE DE LUARE N PRIMIRE Subsemnaii ............................................................... pe baza calitii i a mputernicirilor menionate n dreptul fiecruia i ca urmare a prezentului proces-verbal de admitere a recepiei provizorii, am procedat azi ............... la predarea, respectiv luarea n primire a obiectului ................................................................................ ................................................................................ ................................................................................
PREDAT, Antreprenor general (denumirea unitii, numele, numele, calitatea, mputernicirea i i semntura predtorului) PRIMIT, Beneficiar de instalaii (denumirea unitii, calitatea, mputernicirea semntura primitorului)
PROCES-VERBAL Nr. ... privind executarea completrilor i remedierilor prevzute n anex la procesul-verbal de recepie provizorie a obiectului ....................
______________________________________________________________ | Poziie n anexa | Termen prevzut | Unitatea care a | | procesului-verbal de | n anex | efectuat remedierea | | recepie provizorie | | | |______________________|_________________|_____________________| | 1 | 2 | 3 | |______________________|_________________|_____________________| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |______________________|_________________|_____________________| EXECUTANT, ............................ .... (Numele, prenumele, funcia) funcia) UNITATEA .................. .... .... Concluzia .................. BENEFICIAR, ........................ (Numele, prenumele, Obiectivul de investiii ........................ Capacitatea de producie ........................
C. PROCES-VERBAL DE PUNERE N FUNCIUNE (Cod 14-2-5/b) I. DATE GENERALE 1. Comisia de recepie convocat la data de .................... i-a desfurat activitatea n intervalul: ........................................ II. CONSTATRI n urma examinrii documentaiei prezentate, a rezultatelor probelor tehnologice i a cercetrii pe teren a lucrrilor executate s-a constatat: 1. Documentaia tehnico-economic prevzut n Regulamentul de efectuare a obiectivelor de investiii a fost/nu a fost prezentat integral comisiei de recepie, lipsind:
................................................................................ ................................................................................ 2. n perioada ...................... au fost efectuate probele tehnologice ale utilajelor i instalaiilor aferente capacitii pentru exploatarea normal a instalaiilor i utilajelor tehnologice i asigurarea calitii produselor, conform documentaiei tehnico-economice i a indicatorilor tehnicoeconomici aprobai. 3. La data recepiei, nivelul atins de indicatorii tehnico-economici aprobai este urmtorul: ...................................................... 4. Costul lucrrilor i al cheltuielilor pentru efectuarea probelor tehnologice, aa cum rezult din documentele prezentate, este de .............. lei. 5. Valoarea produselor rezultate n urma probelor tehnologice, care se pot valorifica, este de .................... lei. 6. Valoarea de nregistrare a mijloacelor fixe ce se pun n funciune (sau se dau n folosin) este la data recepiei de .................... lei. 7. Alte constatri. III. CONCLUZII 1. Pe baza constatrilor i concluziilor consemnate mai sus, comisia de recepie n unanimitate/cu majoritate de preri hotrte: ADMITEREA RECEPIEI PUNERII N FUNCIUNE A CAPACITII: ................................................................................ 2. Comisia de recepie stabilete c, pentru o ct mai bun exploatare a capacitii puse n funciune, mai sunt necesare urmtoarele msuri: ................................................................................ ................................................................................ ................................................................................ 3. Prezentul proces-verbal, care conine .............. file i ........... anexe, numerotate cu un total de .............. file, care fac parte integrant din cuprinsul acestuia, a fost ncheiat azi ................. n trei exemplare originale.
_______________________________________________________________________ __ | | Numele i | Funcia | Locul de munc | Semntura | | | prenumele | | | |
|______________|_____________|___________|__________________| _____________| | Preedinte | | | | | | Membri | | | | | | | | | | | | Specialiti- | | | | | | consultani | | | | | | | | | | | | Asisteni la | | | | | | recepie | | | | | | | | | | | | Secretar | | | | | |______________|_____________|___________|__________________| _____________|
GRUPA a III-a Bunuri de natura stocurilor NOT DE RECEPIE I CONSTATARE DE DIFERENE (Cod 14-3-1A i 14-3-1/aA) 1. a) Servete ca: - document pentru recepia bunurilor aprovizionate; - document justificativ pentru ncrcare n gestiune; - act de prob n litigiile cu cruii i furnizorii, pentru diferenele constatate la recepie; - document justificativ de nregistrare n contabilitate. b) Se folosete ca document distinct de recepie n cazul: - bunurilor materiale cuprinse ntr-o factur sau aviz de nsoire a mrfii, care fac parte din gestiuni diferite; - bunurilor materiale primite spre prelucrare, n custodie sau n pstrare; - bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; - bunurilor materiale care sosesc nensoite de documente de livrare; - bunurilor materiale care prezint diferene la recepie; - mrfurilor intrate n gestiunile la care evidena se ine la pre de vnzare cu amnuntul sau en gros (cod 14-3-1/aA).
n alte cazuri dect cele menionate la lit. b), recepia i ncrcarea n gestiune, dup caz, i nregistrarea n contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care nsoete transportul (factura, avizul de nsoire a mrfii etc.). 2. Se ntocmete n dou exemplare, la locul de depozitare sau n unitatea cu amnuntul, dup caz, pe msura efecturii recepiei. n situaia n care la recepie se constat diferene, Nota de recepie i constatare de diferene se ntocmete n trei exemplare de ctre comisia de recepie legal constituit. n cazul n care bunurile materiale sosesc n trane, se ntocmete cte un formular pentru fiecare tran, care se anexeaz apoi la factur sau la avizul de nsoire a mrfii. Datele de pe verso formularului se completeaz numai atunci cnd se constat diferene la recepie. 3. Circul: - la gestiune, pentru ncrcarea n gestiune a bunurilor materiale recepionate (toate exemplarele); - la compartimentul financiar-contabil, pentru ntocmirea formelor privind reglementarea diferenelor constatate (toate exemplarele), precum i pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic, ataat la documentele de livrare (factura sau avizul de nsoire a mrfii); - la unitatea furnizoare (exemplarul 2) i la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite. 4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil. 5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: a) pentru formularul cod 14-3-1A - denumirea unitii; - denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului; - numrul facturii/avizului de nsoire al mrfii; - numrul curent; denumirea bunurilor recepionate; U/M; cantitatea conform documentelor nsoitoare; cantitatea recepionat, preul unitar i valoarea; - numele, prenumele i semntura membrilor comisiei de recepie; data primirii n gestiune i semntura gestionarului; b) pentru formularul cod 14-3-1/aA, pe lng informaiile de la lit a) (mai puin preul unitar i valoarea), sunt obligatorii i informaiile urmtoare: - preul de achiziie al cantitii recepionate; adaosul comercial unitar i total; preul de achiziie unitar plus adaosul comercial; valoarea la pre de vnzare, inclusiv TVA.
_______________________________________________________________________ _______ | Unitatea .......... | | | | NOT DE RECEPIE I CONSTATARE DE DIFERENE | | | | _____________________________________________________________________| | | Numr | Data | Factur | | | document |____________________| Nr. | | | | Ziua | Luna | Anul | Aviz de nsoire a mrfii | | |__________|______|______|______| _____________________________________| | | | | | | | |________|__________|______|______|______| _____________________________________| | Subsemnaii, membrii comisiei de recepie, am procedat la recepionarea | | valorilor materiale furnizate de ........................................... | | din .................... cu vagonul/auto nr. ............................... | | documente nsoitoare ...................................................... | | delegat .................... constatndu-se urmtoarele: | | _______________________________________________________________________ _______| |Nr. | Denumirea | U/M | Cantitatea | Recepionat | |crt.| bunurilor | | conform | _____________________________________| | | recepionate | | documente | Cantitate | Pre unitar | Valoare | |____|_______________|_____|_____________|____________|_____________| __________| |____|_______________|_____|_____________|____________|_____________| __________| |____|_______________|_____|_____________|____________|_____________| __________| |____|_______________|_____|_____________|____________|_____________| __________| | Comisia de recepie | Primit n gestiune | |_____________________________________________________| ________________________|
| Numele i prenumele | Semntura | Data | Semntura | |_______________________________|_____________________|_________| ______________| |_______________________________|_____________________| | |_______________________________|_____________________| | |_______________________________|_____________________| ________________________| 1A t2 14-3-
(verso) _______________________________________________________________________ _______ |Determinarea cantitii Pe cntarul nr.|Determinarea calitii s-a fcut prin| |s-a fcut prin: | proba .............................. | | ...................... .............. |............... nr. ................ | |________________________________________| _____________________________________| |Expeditor ................ Cru ...................... nsoitor .......... | |Staia de expediie .............. Staia de destinaie ..................... | |Data eliberrii ............ Data expedierii .......... Data sosirii ........ | |Delegaii furnizorului (cru neutru) care au participat la recepie: | | _______________________________________________________________________ _______| |Participani la recepie | Alte | |_________________________________________________________________| meniuni | |Reprezentant| Numele i| Calitatea| Buletin/Carte | Semntura | | |al: | prenumele| | de identitate | | | |____________|__________|__________|________________|_____________| | |____________|__________|__________|________________|_____________| | |____________|__________|__________|________________|_____________| | |____________|__________|__________|________________|_____________| | | | | | Diferene (+/-) | |
|____________|__________|__________|______________________________| | | *) |Denumirea | Cod | U/M |Cantitate |Pre unitar|Valoare| | | |bunurilor | | | | | | | | |recepionate| | | | | | | |_____|____________|_______|_______|__________|___________|_______| | |_____|____________|_______|_______|__________|___________|_______| | |_____|____________|_______|_______|__________|___________|_______| | |_____|____________|_______|_______|__________|___________|_______| ____________| | Concluziile comisiei de recepie ........................................... | | ..................................................................... ....... | | ..................................................................... ....... | | Punctul de vedere al delegatului furnizorului/cruului (delegatul neutru) | | ..................................................................... ....... | | _______________________________________________________________________ _______| *) Tip document (operaie) Semnificaia coloanelor din tabelul de mai jos este urmtoarea: A - U/M B - Cantitate conform documente C - Cantitate D - Unitar E - Pre de achiziie unitar + adaosul comercial unitar _______________________________________________________________________ _______ | Unitatea .......... | | | | NOT DE RECEPIE I CONSTATARE DE DIFERENE | | (pentru unitile cu amnuntul) | | | | _____________________________________________________________________| | | Numr | Data | Factur | | | document |____________________| Nr. |
| | | Ziua | Luna | Anul | Aviz de nsoire a mrfii | | |__________|______|______|______| _____________________________________| | | | | | | | |________|__________|______|______|______| _____________________________________| | Subsemnaii, membrii comisiei de recepie, am procedat la recepionarea | | valorilor materiale furnizate de ........................................... | | din .................... cu vagonul/auto nr. ............................... | | documente nsoitoare ...................................................... | | delegat .................... constatndu-se urmtoarele: | | _______________________________________________________________________ _______| |N |Denumirea |A|B|Recepionat|Adaos | E | TVA |Valoare la pre| |r.|bunurilor | | | |comercial| | |de vnzare | | |recepionate| | | | | | | inclusiv TVA | |c | | | |___________|_________| |______________| _______________| |r | | | |C| Pre | D |Total| |Unitar|Total| Unitar| Total| |t.| | | | |achiziie| | | | | | | | |__|____________|_|_|_|_________|___|_____|_____|_______|______| _______|_______| | 0| 1 |2|3|4| 5 | 6 |7=4x6|8=5+6| 9 |10=4x9|11=8+9 |12=4x11| |__|____________|_|_|_|_________|___|_____|_____|_______|_______| ______|_______| |__|____________|_|_|_|_________|___|_____|_____|_______|_______| ______|_______| |__|____________|_|_|_|_________|___|_____|_____|_______|_______| ______|_______| |__|____________|_|_|_|_________|___|_____|_____|_______|_______| ______|_______| |__|____________|_|_|_|_________|___|_____|_____|_______|_______| ______|_______| | |TOTAL |X|X|X| X | X | | X | X | | X | | |__|____________|_|_|_|_________|___|_____|_____|_______|_______| ______|_______| | Comisia de recepie Primit n gestiune | | _______________________________________________________________________ _______|
| Numele i prenumele | Semntura | Data | | |___________________________|_____________|_____________| ______________________| |___________________________|_____________| | |___________________________|_____________| | |___________________________|_____________| ____________________________________| 1/aA (verso) t2
Semntura
14-3-
_______________________________________________________________________ _______ |Determinarea cantitii Pe cntarul nr.|Determinarea calitii s-a fcut prin

Ordinul Nr. 1.850/2004

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ordinul Nr. 1.850/2004

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

ORDIN Nr.

Unitatea .............................. REGISTRUL-INVENTAR la data de ................. Nr. pagin .......

4. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. 5. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

| | |__________________|| _| |||______|| _| 14-2-1

Cota de amortizare ....................%

| | | | | |_||| __| 14-2-3A

S-ar putea să vă placă și