Sunteți pe pagina 1din 7

Metodologia desfurrii auditului conform prevederilor Standardului ISO 19011:2003 a) Principiile de auditare Pentru ca auditul s fie un instrument eficient

i de ncredere, s ofere concluzii care s fie relevante i suficiente i s permit ca auditorii care lucreaz independent unul fa de altul s ajung la concluzii similare pentru acelai caz auditat, trebuie s se desfoare cu respectarea urmtoarelor principii: - comportament etic Presupune integritate, confidenialitate i discreie. Principiul impune ca informaiile culese n timpul auditului s nu fie aduse la cunotina altor persoane fr acordul auditatului; - prezentarea corect a situaiei constatate n timpul auditului Echipa de audit trebuie s asigure raportarea cu acuratee a constatrilor auditului, a concluziilor i raportului de audit, a obstacolelor ntlnite pe parcursul auditului, a opiniilor divergente i nerezolvate avute cu reprezentanii organizaiei auditate; - responsabilitatea profesional Auditorul trebuie s aib competena necesar pentru a efectua sarcinile care i revin n cadrul auditului, la un nivel care s justifice ncredere acordat de beneficiar la ncheierea contractului; - independena n executarea auditului Principiul este menionat i n definiia auditului i presupune independena auditorilor fa de activitatea pe care o auditeaz i faptul c sunt liberi de orice influene i conflicte de interese; - utilizarea dovezilor Reprezint baza raional pentru formularea unor concluzii credibile. Verificarea informaiilor utilizate n constatrile i concluziile auditului este obligatorie. b) Obiectivele programului de audit Obiectivele auditului definesc ceea ce urmeaz s se realizeze prin audit. Ele sunt stabilite, de regul, de ctre clientul auditului i pot include: - determinarea gradului de conformitate a sistemului de management al calitii sau a prilor acestuia, cu criteriile de audit; - evaluarea capabilitii sistemului de management de a asigura conformitatea cu cerinele contractuale; - evaluarea eficacitii sistemului de management n atingerea obiectivelor specificate; - identificarea zonelor de mbuntire potenial a sistemului de management. c) Etapele programului de audit Pentru desfurarea unui audit se parcurg mai multe activiti care pot fi ncadrate n trei faze distincte: * Pregtirea auditului, se realizeaz n cadrul urmtoarelor etape: - Iniierea auditului, care const n: desemnarea conductorului echipei de audit, definirea obiectivelor, a domeniului i a criteriilor de audit, determinarea fezabilitii auditului, stabilirea echipei de audit, stabilirea contactului iniial cu auditatul pentru obinerea acordului asupra scopului auditului i a standardelor folosite, vizita preliminar efectuat de conductorul echipei de audit; - Analiza documentelor, presupune o analiz a documentelor relevante ale sistemului de management al calitii, a nregistrrilor, inclusiv determinarea gradului de conformitate al acestora; - Pregtirea auditului la faa locului, care cuprinde planificarea activitilor auditului, planificarea documentelor de lucru, repartizarea sarcinilor pe membri echipei i stabilirea datei de ncepere a auditului. * Desfurarea auditului Activitile generale desfurate n cadrul unui program de audit al calitii sunt: edina de deschidere; comunicarea n timpul auditului prin intermediul edinelor echipei de audit, investigaii, colectarea i verificarea informaiilor, documentarea constatrilor; pregtirea concluziilor auditului i edina de nchidere.

- edina de deschidere Principalele activiti desfurate n cadrul acestei edine sunt: - prezentarea participanilor i a rolului acestora; - confirmarea obiectivelor i a domeniului de efectuare a auditului; - confirmarea programului de audit; - stabilirea metodelor ce vor fi utilizate pentru efectuarea auditului; - stabilirea metodelor de raportare i de clasificare neconformitilor; - precizarea locului unde se va desfura auditul i a perioadei. - Colectarea i prelucrarea informaiilor pe parcursul desfurrii auditului, care presupun: - stabilirea surselor de informaii; - colectarea propriu-zis a informaiilor; - verificarea corectitudinii informaiilor, a dovezilor de audit; - evaluarea n raport cu criteriile de audit; - definitivarea constatrilor auditului; Pentru colectarea i prelucrarea informaiilor se pot folosi mai multe tipuri de documente. Un prim document pe care l recomandm este Fi de constatrii. Fiele sunt completate de auditori pentru fiecare clauz din standardul de referin i sunt documentul de sintez a stadiului n care se afl organizaia auditat n raport cu cerinele referenialului. n tabelul nr.7.1 se prezint o structur posibil a acestei fie. Un document foarte util este lista de verificare, concretizat ntr-un chestionar detaliat pe care l folosete auditorul n compartimentul auditat. Documentul cuprinde ntrebrile ce pot fi formulate cu privire la compartimentul auditat. Listele de verificare se ntocmesc pe baza prevederilor din standardul de referin, rezultatele auditului anterior, planul anual de msuri, obiectivele i politica calitii,documentele sistemului calitii, consideraii ale auditorilor bazate pe experien i evaluri preliminare. Prin ntrebrile formulate n aceste liste, auditorul poate afla cum vor aciona membrii compartimentului atunci cnd n activitatea lor apar neconformiti n raport cu cerinele referenialului. Aide-memoires, care poate fi structurat pe cuprinsul manualului calitii sau poate fi ntocmit distinct de ctre auditor incluznd anumite aspecte ale activitilor compartimentului, pe care auditorul le consider semnificative i suficiente pentru evaluarea sistemului de calitate. La ntocmirea aidememoires, ca i a listelor de verificare, este necesar s se in seama de faptul c fiecare intervievare ar trebui s conin ntrebri cu privire la urmtoarele aspecte de baz: - salariai, n legtur cu responsabiliti, autoritate, cerine de instruire; - proceduri, dac sunt disponibile i acoper activitile auditate, dac se aplic n mod curent; - echipamente, dac sunt cele specificate n proceduri i dac au manual de utilizare; - produsele i materialele aprovizionate, dac corespund specificaiilor din proceduri, dac au fost inspectate la sosire i au corespuns prevederilor. Prelucrarea informaiilor culese pe parcursul auditului i reprezentarea rezultatelor, n vederea analizei nivelului atins de organizaie n asimilarea cerinelor referenialului, se poate face printr-o reprezentare grafic concretizat n documentul ,,Profilul de conformitate, n histograme sau n diagrame polare. n fig.nr.7.2 se prezint modelul diagramei polare rezultat n urma auditului SMQ dintr-o organizaie. Tabelul nr.7.1 Nr. clauz Denumirea Neconformiti Recomandri de Observaii din standard clauzei constatate mbuntire 0 1 2 3 4 * edina de ncheierea auditului i analiza rezultatelor

Ultima etap a metodologiei este reuniunea de ncheiere - la care particip i conducerea organizaiei, care se desfoar nainte de elaborarea raportului de audit. Conductorul echipei de audit prezint concluziile acestuia n legtur cu conformitile i eficiena sistemului calitii. Raportul de audit conine cazurile de neconformitate sau deficiene constatate de echip, precum i aciunile corective asupra crora s-a convenit. Coninutul raportului de audit este structurat pe elementele prezentate n tabelul nr.7.2 Tabelul nr.7.2 Nr. Crt. 1 2 3 4 5 6 Elementele raportului de audit Obiectivele i domeniul auditului Detalii n legtur cu planul de audit, identitatea membrilor echipei de audit i a reprezentailor auditatului, data efecturii auditului, identificarea organizaiei auditate. Identificarea documentelor de referin ale auditului Aprecierile echipei de audit privind conformitatea sistemului calitii cu referenialul stabilit Aprecierile echipei de audit n legtur cu eficiena sistemului calitii n realizarea obiectivelor Lista de difuzare a raportului de audit

n urma analizei programului de audit se pot constata anumite neconformiti ce impun aciuni corective i preventive corespunztoare, precum i oportuniti de mbuntire a acestuia. De aceea , procesul de audit se ncheie numai dup verificarea i nregistrarea implementrii aciunilor corective stabilite i evaluarea eficienei acestor aciuni. Demonstrarea implementrii unui program de audit se realizeaz prin intermediul meninerii, controlrii i pstrrii n condiii adecvate de securitate a nregistrrilor efectuate, cum sunt: - planuri de audit, rapoarte de audit, rapoarte de neconformitate i rapoarte de aciuni corective i preventive; - rezultate ale analizei programului de audit; - nregistrri n legtur cu echipa auditului: evaluarea auditorilor, selectarea echipei de audit. Dup ncheierea programului de audit intern poate avea loc o analiz n vederea evalurii msurii n care echipa de audit i-a ndeplinit obiectivele i pentru a se identifica oportunitile de mbuntire a auditului. Evaluarea se bazeaz pe un set de indicatori de performan care msoar: - capacitatea echipelor de a implementa planurile de audit; - conformitatea cu programrile de audit existente; - feedback-ul clienilor auditului, auditailor i auditorilor; - timpul necesar ncheierii aciunilor corective impuse programului de audit. Documentele auditului (nregistrrile complete ale auditului) trebuie pstrate potrivit acordului dintre client, organizaia auditat i auditor, n conformitate cu procedurile programului de audit i cu reglementrile contractuale i legale n vigoare. n fig.7.11 sunt reprezentate sintetic etapele procesului de audit al calitii.

Bratu, J. ,Andreescu, C. Metodologia de elaborare a raportului de audit, 2004, citat de Andreescu, C. n Teza de doctorat, 2007

1
PREGATIRE AUDIT

DESFASURARE AUDIT

PRELUCRARE INTERNA

RAPORTARE DE AUDIT

Schema nr.7.1- Mod de realizare a raportului de audit

7.6 Calificarea i certificarea auditorilor calitii Standardul ISO 19011: 2003, prevede cerinele pe care trebuie s le ndeplineasc auditorii calificai, cu privire la studii, pregtire, experien, nsuiri personale, aptitudini de conducere i criteriile pentru selectarea responsabilului de audit. Astfel, pentru a deveni auditori calificai persoanele interesate trebuie s fi absolvit cel puin nvmntul secundar i s ndeplineasc urmtoarele condiii: - cunoaterea i nelegerea standardelor de referin ale auditului calitii; - cunoaterea i abilitatea de aplicare a procedurilor i tehnicilor de audit;

- cunoaterea sistemelor de management al calitii i a documentelor de referin, precum i a tehnicilor i metodelor necesare pentru conducerea unui audit; - s aib cunotine n domeniul organizaional, care s permit auditorului s neleag structura organizaional de conducere a organizaiei auditate;

Iniierea auditului Numirea auditorului ef Iniierea auditului Numirea auditorului ef Definirea obiectivelor, domeniului i a criteriilor Definirea obiectivelor, Determinarea fezabilitiidomeniului auditului i a criteriilor Determinarea fezabilitii Stabilirea echipei de audit auditului Stabilirea echipei deiniial audit cu auditatul Stabilirea contactului Stabilirea contactului iniial cu auditatul

Analiza documentelor Analiza documentelor Analiza documentelor semnificative ale sistemului de management, inclusiv a Analiza documentelor semnificative ale sistemului de management, inclusiv a nregistrrilor, i determinarea adecvrii acestora. nregistrrilor, i determinarea adecvrii acestora.

Pregtirea activitilor Pregtirea activitilor ntocmirea planului de audit ntocmirea activitilor planului de audit Repartizarea pe membrii echipei Repartizarea activitilor membrii echipei Pregtirea documentelor depe lucru Pregtirea documentelor de lucru

Efectuarea auditului Efectuarea auditului Desfurarea edinei de deschidere Desfurarea edinei de auditului deschidere Comunicarea pe parcursul Comunicarea pe parcursul auditului Colectarea i verificarea informaiilor Colectarea i verificarea informaiilor Generarea constatrilor de audit Generarea constatrilor de audit Pregtirea concluziilor auditului Pregtirea concluziilor auditului Desfurarea edinei de nchidere Desfurarea edinei de nchidere

Pregtirea, aprobarea i distribuirea raportului de audit Pregtirea, aprobarea i distribuirea raportului de audit ntocmirea raportului de audit ntocmirea raportului de audit Aprobarea i distribuirea raportului de audit Aprobarea i distribuirea raportului de audit ntocmirea raportului de audit ntocmirea de audit Aprobarea i raportului distribuirea raportului de audit Aprobarea i distribuirea raportului de audit auditului Finalizarea Finalizarea auditului

Efectuarea auditului de urmrire Efectuarea auditului de urmrire

Fig.nr.7.1- Etapele procesului de audit al calitii. - s cunoasc legile i reglementrile aplicabile la desfurarea proceselor din organizaia auditat. Standardul recomand un program de 40 de ore pentru instruire auditorilor i o experien practic de cel puin doi ani n domeniu n ceea ce privete nsuirile pe care trebuie s le aib auditorul, acestea se refer la obiectivitate, perseveren, capacitate organizatoric i de comunicare.

n tabelul nr.7.3 se prezint cerinele standardului ISO 19011:2003 cu privire la nivelul studiilor, experienei profesionale, experienei n efectuarea auditurilor pentru auditori i pentru conductorul echipei de audit.

Anexa nr. 1 Planul de audit Se recomand ca planul de audit s fie aprobat de client i comunicat auditorilor i auditatului. Planul de audit trebuie s fie flexibil, astfel nct s poat fi modificat pe baza informaiilor culese n timpul auditului i s asigure utilizarea eficient a resurselor. Se recomand ca planul de aduit s cuprind: - obiectivele i domeniile auditate; - identitatea persoanelor care au responsabiliti directe, importante referitoare la obiective i domenii; - identificarea documentelor de referin (standardul aplicabil referitor la sistemul calitii i manualul calitii); - identitatea membrilor echipei de audit; - limba utilizat n timpul auditului; - data i locul n care urmeaz s fie efectuat auditoriul; - identificarea compartimentelor organizatorice care trebuie auditate; - data i durata estimat pentru fiecare activitate important a auditului; - programul edinelor care trebuie inute cu conducerea auditatului; - condiii de confidenialitate; - difuzarea raportului de audit i data estimat a publicrii Dac auditatul obiecteaz asupra vreunei prevederi din planul de audit, se recomand ca obieciile s fie imediat aduse la cunotina auditorului ef. Este indicat ca aceste obiecii s fie rezolvate mpreun cu auditatul i, dac este necesar, cu clientul nainte de efectuarea auditului. Se recomand ca detaliile specifice ale planului de audit s fie comunicate auditatului numai n timpul auditului, dac aducerea lor prematur la cunotin nu pericliteaz colectarea de dovezi obiective. Misiunea echipei de audit Se recomand ca fiecrui auditor s i se atribuie pentru auditare elemente specifice ale sistemului calitii sau compartimente funcionale. Se recomand ca astfel de atribuii s fie repartizate de ctre auditorul ef prin consultare cu auditorul respectiv.

Sistemele de calificare i certificare a auditorilor folosite pe plan european Organizaia European a Calitii i Fundaia European pentru Managementul Calitii , au stabilit un program de instruire n domeniul calitii, care este compatibil cu noua Schem armonizat a Organizaiei Europene a Calitii. Schema prevede trei grade de calificare i certificare la nivel european: profesionist calitate, manager sistem de calitate, auditor calitate. Certificatul de profesionist calitate poate fi obinut de persoane cu pregtire universitar, care au i o vechime de cel puin un an n domeniul inspeciei asigurrii calitii sau n proiectare, care urmeaz cursuri de instruire n conformitate cu schema armonizat . Tabelul nr.7.3 Conductorul echipei de audit Auditor Studii secundare Studii secundare Cinci ani Cinci ani Minimum doi ani din cei cinci Minimum doi ani din cei cinci ani de experien ani de experien 40 de ore, instruire n 40 de ore, instruire n domeniul auditului domeniul auditului Trei audituri complete ptr. 15 Patru audituri complete ptr. 20 zile de experien de audit, n de zile de experien de audit, funcie de conductor al ca auditor n curs de formare, echipei de audit sub sub ndrumarea unui auditor ndrumarea unui auditor competent, realizate n ultimii format, realizate n ultimii doi trei ani consecutivi. ani consecutivi

Studii Experien profesional total Experien profesional n domeniul MQ sau a MM Instruire ptr. a obine certificatul de auditor Experien n efectuarea auditurilor

ncepnd din anul 2002, Clasificarea Ocupaiilor din Romnia include grupa de baz 2423 denumit Specialiti n domeniile standardizrii, auditului i evalurii conformitii, care cuprinde urmtoarele ocupaii: 242301 242302 242303 242304 242305 242306 242307 242308 242309 242310 242311 242312 242313 Specialist n domeniul calitii Manager al sistemelor de management al calitii Auditor n domeniul calitii Manager al sistemelor de management de mediu Auditor de mediu Expert /Specialist standardizare Analist calitate Analist msurtori metrologice Analist studiul materialelor Consultant sistem calitate Monitor mediu nconjurtor Inspector pentru conformare ecologic Asistent standardizare