1. Ce este ERP?

Planificarea software a resurselor unei intreprinderi (ERP Enterprise Resource Planning) nu se ridica la nalimea acronimului su. Uitai de planificare nu face asta - i uitai i despre resurse - un termen depit. Dar amintii-v termenul de ntreprindere. Aceasta este adevrata ambiie a ERP. ncearc s integreze toate departamentele i funciile dintr-o companie ntr-un unic program pe computer care servete tuturor nevoilor particulare a diferitelor departamente. Este un lucru greu de fcut, s construieti un program care s serveasc nevoilor oamenilor de la departamentul financiar la fel de bine ca celor de la departamentul de resurse umane i celor de la stocuri. Fiecare dintre aceste departamente are n mod obinuit propriul su software optimizat pentru modul de lucru particular al departamentului respectiv. Dar ERP combin toate aceste programe optimizate ntr-un singur sistem integrat care lucreaz cu o singura baz de date astfel nct departamentele pot s partajeze informaiile i pot comunica mult mai uor ntre ele. Aceast abordare integrat i merit banii dac companiile instaleaz software-ul corect. S lum, de exemplu, o comand de la un client. n mod obinuit, cnd un client face o comand, acea comand ncepe o cltorie pe hrtie de la un angajat la altul n cadrul companiei, de multe ori fiind introdus i reintrodus n sistemul software a diferitelor departamente din companie n parcursul su. Toat aceast plimbare nceat de la un angajat la altul duce la ntrzieri i uneori chiar la pierderea comenzii, iar toate introducerile n sistemele software ale diferitelor departamente conduc la erori. ntre timp, nimeni din companie nu tie care este starea comenzii la un moment dat, deoarece, de exemplu, departamentul financiar nu are cum s acceseze sistemul software de la stocuri pentru a vedea dac aceasta a fost trimis sau nu. Trebuie s sunai la stocuri este rspunsul familiar primit de clienii frustrai. ERP nvinge programele software din departamentele financiar, resurse umane, producie i stocuri i l nlocuiete cu un singur program sofware mprit pe module software care aproximeaz vechile sisteme din fiecare departament n parte. Fiecare departament: financiar, producie i stocuri are propriul lui software, cu deosebirea c acum programele sunt n acelai mare program i comunic ntre ele, astfel nct cineva de la departamentul financiar poate accesa programul de la departamentul stocuri pentru a vedea dac o comand a fost trimis sau nu. Marea majoritate a sistemelor ERP de pe pia sunt flexibile, astfel nct poi instala doar o parte din modulele sistemului fr a fi nevoit s cumperi ntreg pachetul. Multe companii, de exmplu, vor instala doar modulele de financiar i resurse uname i vor lsa celelalte module s le instaleze ulterior.

2. Cum poate ERP s mbunteasc performanele unei companii?

Cea mai mare speran a sistemelor ERP pentru a i demonstra valoarea este un fel de berbec folosit pentru a mbunti modul n care compania ta preia o comand de la un client i o proceseaz, transformnd-o ntr-o factur i n venit proces cunoscut, de altfel, i sub numele de proces de prelucrare a unei comenzi. Din acveast cauz, ERP este deseori menionat ca fiind un software folosit n departamentele back-office. Nu se ocup cu procesul up-front de vnzare (cu toate c cei mai muli productori de sisteme ERP au dezvoltat, de curnd, sisteme CRM care s se ocupe de aa ceva ); mai degrab, ERP ia o comand a unui client i ofer o cale software de automatizare a diferitelor etape ce trebuie
1/10

parcurse pentru a o onora. Cnd un reprezentant al unui serviciu introduce o comand a unui client ntr-un sistem ERP, are toate informaiile necesare pentru a onora comanda (reputaia clientului i istoricul comenzilor sale, de la departamentul financiar, inventarul companiei de la stocuri i programul camioanelor care duc comenzile la destinaie, de exemplu). Oamenii care lucreaz n aceste departamente diferite vd toi aceeai informaie i o pot actualiza. Cnd un departament temin operaiile asupra unei comenzi, aceasta este trimis automat, via ERP, ctre urmtorul departament. Pentru a afla n ce departament este o comand, la un moment dat, trebuie s intri n sistemul ERP i s i dai de urm. n acest mod procesarea unei comenzi circul cu viteza unui fulger n cadrul unei organizaii, i comenzile ajung la clieni mai repede i cu mai puine erori ca nainte. Aceasta este cel puin scopul unei aplicaii ERP, realitatea este mult mai dur. S ne ntoarcem pentru cteva clipe la acele module anterioare. Procesul poate c nu era la fel de eficient, dar era simplu. Contabilitatea i fcea treaba ei, stocurile i fceau treaba lor i dac intervenea vreo problem n afara departamentului nu considerau ca fiind o problem ce i privete. Acum nu mai este aa. Cu ERP, reprezentantul serviciului cu clienii nu mai este o persoan care doar introduce numele unui client n baza de date; intrefaa ERP l transform ntr-un om de afaceri. Se stabilete limita de credit pentru un client pentru departamentul financiar, i se stabilete nivelul de stocuri din depozit. Va plti clientul pn la scaden? Vom fi capabili s livrm comanda la timp? Acestea sunt deciziile pe care trebuie s le ia un reprezentant al serviciului cu clienii, decizii pe care pn acum nu le-a mai luat, iar deciziile luate afecteaz clientul i celelalte departamente din companie. Dar nu este de ajuns ca doar reprezentanii departamentului cu clienii s se mobilizeze, gestionarii care obinuiau s in evidena stocurilor n mintea lor sau pe fie de magazie acum este necesar ca ei s introduc aceste informaii n sistemul integrat. Dac ei nu in o eviden exact a stocurilor, reprezentanii departamentului cu clienii nu vor vedea care este nivelul stocurilor i vor refuza comanda unui client, pentru c nu vd n stoc bunurile comandate. Responsabilizarea i responsabilitea i comunicarea nu au mai fost testate n acest mod in trecut. Oamenii nu agreeaz schimbrile, dar ERP le cere ca ei s schimbe modul n care i ndeplinesc sarcinile. Din acest motiv substana ERP-ului este att de greu de fixat. Softwareul este mai puin important, ci modul n care companiile i conduc activitatea. Dac foloseti ERP ca s mbunteti modul n care oamenii iau comenzile, creeaz bunurile, le livreaz i le factureaz, vei observa i valoarea software-ului. Dac doar instalezi aplicaia i nu schimbi modul n care oamenii i ndeplinesc sarcinile, s-ar putea s nu observi deloc valoarea aplicaiei, ntr-adevr noua aplicaie s-ar putea s-i ncetineasc activitatea prin aceea c nlocuieti vechea aplicaie cunoscut de toi angajaii cu cea nou care nu este cunoscut.

3. Ct va dura implementarea ERP?

Companiile care implementeaz ERP nu au o treab uoar. Nu crede ce spun cei care vnd ERP ca aplicaie, c se implementeaz n aproximativ 3-6 luni n medie. Aceasta perioad scurt (6 luni este o perioad scurt) de implementare are cu siguran o condiie de care depinde totul. Compania era una de mici dimensiuni, ori implementarea s-a fcut doar pentru un departament din companie, sau compania utiliza doar componentele financiare ale aplicaiei (situaie n care ERP nu este altceva dect o aplicaie contabil foarte scump). Ca s implementezi un sistem ERP corect, modul n care i desfori activitatea i modul n care lucreaz oamenii trebuie s se schimbe. i aceast schimbare nu vine fr eforturi. Asta dac
2/10

nu cumva, modul n care i desfori activitatea nu are cusur (toate comenzile sunt livrate la timp, productivitatea este mai mare dect a competitorilor, clienii pe deplin satisfcui), caz n care nu este necesar s implementezi ERP. Este important s nu te gndeti la ct de mult va dura efortul de implementare (care ine n mod normal ntre 1 i 3 ani - n medie), ci mai degrab s nelegi de ce ai nevoie de ERP i cum l vei folosi ca s-i mbunteti activitatea.

4. Ce va face EPR s mearg mai bine n compania mea?

Sunt 5 motive principale pentru care companiile implementeaz ERP: 1. Integrarea datelor financiare - ntruct managerul general ncearc s neleag performanele generale ale companiei, va putea s evalueze diferite versiuni ale problemei. Contabilitatea are propriile cifre privind veniturile, vnzrile au i ele versiunea lor, iar diferitele puncte de lucru pot avea i ele propriile versiuni despre ct au contribuit la realizarea veniturilor. 2. Integrarea bazei de date de comenzi - aplicaia ERP poate deveni locul unde comanda unui client poate s triasc din momentul n care este primit, pn cnd bunurile sunt livrate, contabilitatea ntocmete i trimite factura. Avnd aceste informaii ntr-o singur aplicaie i nu n mai multe aplicaii independente care nu comunic ntre ele, companiile pot ine o mai bun eviden a comenzilor, pot coordona mai bine producia, stocurile i livrrile din mai multe locaii n acelai timp. 3. Standardizarea i eficientizarea procesului de producie companiile de producie, n mod deosebit cele care doresc s fuzioneze sau s se extind, deseori fac aceeai greeal n mai multe puncte de lucru folosind diferite metode i aplicaii. ERP vine ca metod standard pentru automatizarea unor pai din procesul de producie. Standardizarea acelor procese i folosirea unui singur sistem integrat poate salva timp, reduce costurile i crete producia. 4. Optimizarea stocurilor ERP ajut procesul de producie s curg fr probleme i mbuntirea modului de ndeplinire a comenzii. Asta poate duce la reducerea pierderilor, a produciei n curs i poate ajuta utilizatorii aplicaiei s planifice mai bine livrrile, s reduc stocul de produse finite din depozite. Pentru a mbunti fluxul de aprovizionare este nevoie de software dedicat, dar i ERP poate rezolva asta. 5. Standardizarea informaiilor din departamentul resurse umane - n special n companiile cu mai multe puncte de lucru, departamentul de resurse umane s-ar putea s nu aib o metod unic de urmrire a timpului angajailor i de comunicare cu acetia despre beneficii i servicii. ERP poate rezolva i asta. n cursa de rezolvare a acestor probleme, companiile pierd din vedere faptul c ERP nu este altceva dect o reprezentare a modului cum o companie normal i desfoar activitatea. n timp ce cele mai multe pachete ERP sunt ct mai complexe i detaliate, fiecare industrie are specificul ei care o face unic. Majoritatea aplicaiilor ERP au fost gndite s fie folosite pentru cazuri abstracte de companii de producie (care produc lucruri ce pot fi numrate) lucru care a fcut ca acele companii cu profil de activitate gen petrolier, chimice i companiile de servicii care i msoar producia prin flux mai degrab dect prin uniti fizice, s nu fie acoperite de acest gen de aplicaii. Fiecare dintre aceste companii s-a luptat cu cei care vnd aplicaii ERP s modifice i adapteze aplicaia conform cerinelor lor.

3/10

5. Se va potrivi ERP modului n care eu fac afaceri?

Este critic pentru companii s-i dea seama dac modul lor de a face afaceri se potrivite ntr-un software standard ERP nainte de a semna cecul i de a ncepe implementarea. Cel mai obinuit motiv pentru care companiile nu cumpr sisteme ERP de milioane de dolari este din cauz c software-ul nu suport unul din cele mai importante procese de afacere pe care ei il implementeaz. n acest moment se pot face dou lucruri: s schimbe procesul de afacere astfel nct s se potriveasc cu software-ul, ceea ce nsemn modificarea unor moduri de mult stabilite i tiute de a face afaceri (care de obicei aduc i avantaje fa de competiie) i s modifice rolurile i responsabilitile unor oameni importani din companie (aa ceva foarte puine companii au curajul/doresc s o fac). Alt variant este aceea de a modifica sofware-ul astfel nct s se potriveasc cu procesul de afacere, lucru ce va ncetini procesul, va introduce erori n sistem i va face ca upgrade-ul la urmtoarea variant de software a productorului s fie extrem de dificil, pentru ca modificrile trebuie sa fie scoase din software i rescrise astfel nct s se potriveasc noii versiuni. De regul, trecerea la utilizarea unui sistem ERP este un proiect al crui scop i taie respiraia iar preul final front-end este suficient s fac i pe cel mai calm manager un pic agitat. n afar de a trece n buget costurile de software, efii de la financiar trebuie s-i planifice s scrie cecuri pentru consultan, retuarea procesului, testarea dup intergrarea software-ului i pentru o list lung de alte cheltuieli nainte ca beneficiile ERP s-i fac simite prezena. Sub-evaluarea costurilor aferente instruirii utilizatorilor noului software poate duce la un oc. De asemenea, poate fi considerat eec integrarea cerinelor bazei de date cu costurile pentru software-ul adiional care s duplicheze formatul vechilor rapoarte. Cteva omisiunii n buget i n faza de planificare poate s creasc costurile ERP fr control mai repede dect omisiunile din planificare.

6. Ct cost de fapt ERP?

Meta Group a fcut un raport care studiaz costul total al deinerii 1 (TCO Total Cost of Ownership) unui ERP, incluznd hardware, software, servicii profesionle i costurile interne cu pregtirea personalului. TCO include instalarea software-ului i costurile timp de 2 ani dup instalare, care sunt adevratele costuri de mentenan, upgradare i optimizare a sistemului n funcie de afacerea ta. Aproape 63 de companii au supravieuit incluznd companii mici, medii i mari din industrie - media TCO a fost de 15 milioane de dolari (cel mai mult a fost 300 de milioane de dolari i cel mai puin a fost 400.000 de dolari). Deoarece este greu s tragi o concluzie din cauza variaiei de tipuri de companii i eforturile ERP, Meta a venit cu o statistic care dovedete c ERP este scump indiferent de ce tip de companie l folosete (TCO pentru un utilizator din conducerea firmei a fost estimat la suma de 53.320 de dolari).

Popularizat intens de ctre cabinetul de analiz Gartner ncepnd din anii 80, conceptul Total Cost of Ownership (TCO tradus parial exact prin cost total de deinere) are rdcini mai adnci, datnd din primele decenii ale secolului trecut. Cu toate acestea, modelul TCO a fost iniial conceput pentru analiza proiectelor IT (i apoi extins i n alte domenii, prin dezvoltarea de metodologii specifice), oferind o perspectiv direct a impactului financiar al unei tehnologii informatice pe parcursul ntregului ciclu de via al respectivei tehnologii. Principalul beneficiu oferit de aceast metric rezid n faptul c evideniaz factorii adiionali care adaug costuri suplimentare dup achiziie. 4/10

7. Cnd mi vor fi rspltite eforturile din partea ERP i ct de mari vor fi beneficiile?
Nu te atepta s-i revoluionezi imediat afacerea cu ERP. Este un procedeu complex care se concentreaz pe partea optimist n care lucrurile sunt fcute intern dect pe partea de lucru cu clienii, furnizorii i partenerii. Mcar aceast concepie are beneficii dac eti dornic s le atepi studiul Meta Group pe 63 de companii a descoperit c a trebuit s treac 8 luni dup instalarea noului sistem (32 de luni n total) pentru a vedea beneficiile. Dar profitul mediu anual obinut de pe urma ERP au fost de 1,6 milioane de dolari.

8. Care sunt costurile ascunse ale unui ERP?

Cu toate c diferitele companii vor descoperi diferite mine n procesul de buget, cei care au implementat ERP sunt de acord c anumite costuri au fost mai ales omise sau au fost subestimate de alii. narmai cu ntelegerea afacerii, susintorii ERP voteaz urmtoarele activiti ca fiind cele care vor duce la depirea bugetului. 1. Instruirea este aproape unanim votat, de implementatorii de ERP cu experien, ca fiind cel mai subestimat articol din buget. Cheltuielile cu instruirea sunt mari pentru c angajaii trebuie s nvee un nou set de procese, nu doar utilizarea unei noi interfee software. Cursurile sunt axate pe a spune oamenilor cum s utilizeze software-ul, nu pe educarea oamenilor despre anumite particulariti ale afacerii lor. Pregtii-v s dezvoltai o list cu diferitele procese ale afacerii care vor fi afectate de ERP. Un manager a angajat oameni de la o coal local de afaceri pentru ajuta s dezvolte i s predea cursuri de ERP angajailor firmei. Amintii-v c utiliznd ERP, oamenii de la financiar vor folosi acelai software precum cei de la depozite i ambii vor introduce informaii ce vor afecta o comand. Pentru a face acest lucru corect ar trebui s neleag mai bine cum ceilali colegi din companie i fac treaba, nainte de integrarea sistemului ERP. n ultim faz, va ine de oamenii de la IT s fac aceast instruire. Aa c luai suma care ai planificat-o pentru instruire i dublai-o sau triplai-o. Va fi cea mai bun investiie pe care ai facut-o n ERP. 2. Integrare i testare testarea legturilor dintre pachetele ERP i alte programe software ale companiei. O companie tipic de producie poate avea aplicaii adiionale de tip major comer electronic i lan furnizor-cumprtor, pn la cele minore calcularea taxelor pe vnzri i administrarea codurilor de bare. Toate acestea necesit legturi de integrare cu sistemul ERP. Dac poi cumpra aplicaii adiionale (gata integrate) de la vnztorul de sisteme ERP este cel mai bine. Dac trebuie s-i construieti aceste legturi singur, ateapt-te ca lucrurile s devin urte. Ca i instruirea, testarea integrarii ERP trebuie fcut dintr-o perspectiv orientat pe proces. Veteranii recomand ca n loc s introducem date fictive pe care s le mutm de la o aplicaie la alta, s rulm un proces de comand real n ntreg sistemul, de la introducerea comenzii pn la livrare i chitana de plat ntreg procesul comandplat - de preferat cu participarea angajailor care vor face pe urm aceste treburi zilnic. 3. Configurarea - aplicaiile adiionale sunt doar nceputul costurilor cu integrarea ERP. Mult mai scump, i ceva de evitat de tot, dac se poate, este configurarea efectiv a prii centrale a sistemului ERP. Acest lucru se ntmpl cnd ERP-ul nu poate rezolva unul dintre procesele afacerii tale i te hotrti s umbli la software-ul ERP s fac ceea ce i doreti. Te joci cu focul. Configurarea poate afecta toate modulele ERP pentru c sunt strns legate ntre ele. Actualizarea sistemului ERP nu
5/10

este ca o plimbare n parc; n cel mai bun caz devine un comar pentru c va trebui s refaci toat configurarea de la capt n noua versiune. Poate c va funciona, poate c nu. n orice caz, vnztorul nu va fi acolo s te ajute. Va trebui s angajezi oameni care s fac configurarea, i va trebui s-i angajezi pentru totdeauna pentru mentenan. 4. Conversia datelor cost s mui informaiile despre clieni, furnizori, proiectarea produsului i altele asemntoare, din sistemele vechi n noul sistem ERP. Marea majoritate a managerilor vor admite c cele mai multe date din vechile sisteme nu sunt de mare ajutor. Companiile neag c datele nu ar fi exacte pn n momentul cnd trebuie s le mute n noile setup-uri client/server care sunt cerute n pachetele ERP. n mod constant, aceste companii subestimeaz costurile cu mutarea datelor. Dar chiar i datele corecte au nevoie de ceva corecii pentru a se potrivi cu procesul ERP. 5. Analiza datelor de obicei, datele din sistemele ERP trebuie s fie combinate cu date din sisteme externe pentru a fi analizate. Utilizatorii care necesit analize complexe i mari ar trebui s includ n buget i costuri legate de pstrarea datelor i ar trebui s se atepte la un pic de munc pentru a putea face sistemul s funcioneze corect. Utilizatorii sunt n dificultate atunci cnd actualizarea tuturor datelor din sistemul ERP n fiecare zi ntr-o companie mare este anevoios iar sistemele ERP nu fac treab bun cnd vine vorba de depistarea datelor care au fost motificate de la o zi la alta, fcnd actualizarea selectiv a datelor greu de fcut. O soluie scump este programarea customizat. Concluzia este c este nelept s verificm toate analizele ce trebuie fcute asupra datelor nainte s terminm de planificat bugetul. 6. Consultani la infinit - cnd utilizatorii nu reuesc s se elibereze, plile pentru consultan cresc enorm. Pentru a evita acest lucru, companiile ar trebui s-i identifice obiectivele pe care ar trebui s le urmreasc atunci cnd fac instruirea personalului. Includei msurtori n contractele consultanilor, de exemplu, un numr specific de utilizatori dintre angajaii companiei ar trebui s fie capabili s treac un test al project-managerului. 7. nlocuirea celor mai buni - este acceptat ca o nelepciune faptul c succesul ERP depinde de angajarea n proiect a celor mai buni i mai luminai angajai din departamentul business i IT. Software-ul este prea complex i modificrile n afacere prea mari pentru a ncredina proiectul oricui. Vestea proast este c firma ar trebui s fie pregtit s nlocuiasc oamenii cnd proiectul se termin. Cu toate c piaa sistemelor ERP nu mai este la fel de fierbinte ca alt dat, firmele de consultan sau alte firme care i-au pierdut cei mai buni oameni i vor vna pe ai votri cu salarii mai mari i bonusuri pe care voi nu vi le putei permite - sau pe care politicile de resurse umane nu vi le permit. Discutai cu cei de la departamentul de resurse umane pentru a dezvolta un program de bonusuri pentru a rmne n companie i pentru a crea o nou gril de salarizare pentru angajaii cu experien n ERP. Dac i lsai s plece, v vei grbi s i angajai pe ei sau pe alii ca ei, pe post de consultani pentru un onorariu de dou ori mai mare dect i plteai nainte. 8. Echipele de implementare nu se pot opri cele mai multe companii au tendina de a trata implementarea sistemului ERP ca pe orice alt implementare de software. i imagineaz, c odat software-ul instalat, echipa de implementare va fi trimis acas i fiecare i va relua activitile de zi cu zi. Dar dup instalarea ERP nu poi s mai pleci acas. Implementatorii sunt mult prea preioi. Din cauz c au lucrat att de adnc n sistemul ERP tiu mai multe despre vnzri dect oamenii de la vnzri i tiu mai multe despre procesul de producie dect oamenii de la producie. Companiile nu-i
6/10

pot permite s trimit oamenii implicai n implementare napoi la afacere pentru c sunt foarte multe de fcut dup ce software-ul ERP este inslatat. Doar procesul de a scrie rapoarte ce scot informaii din noul sistem ERP va ine echipa de proiect ocupat pentru nc un an. Din pcate, puine dintre departamentele de integrare a sistemelor plnuiesc nebunia de dup activitatea de implementare a ERP; dintre acestea, i mai puine o planific n buget atunci cnd pornesc proiectele ERP. Muli sunt obligai s cear mai muli bani i oameni imediat dup ce au terminat de implementat, nainte ca sistemul ERP s-i demostreze beneficiile. 9. Ateptnd ROI (Return on Investment) - una dintre cele mai neltoare moteniri despre software-ul tradiional de project management este faptul c firmele ateapt s ctige valoare din momentul n care este instalat software-ul, n timp ce project managerul ateapt o pauz sau poate o btaie uoar cu palma pe spate. Nici una dintre aceste ateptri nu se aplic la ERP. Multe dintre aceste sisteme nu-i arat valoarea dect dup sunt utilizate o perioad mai lung de timp i se concentreaz asupra mbuntirii proceselor de afacere care sunt afectate de sistem. Iar managerul de proiect nu va fi premiat dect dup ce software-ul i va arta beneficiile. 10. Depresia post-ERP - Sistemele ERP creeaz, de multe ori, pagube n firmele care le instaleaz. ntr-o cercetare a firmei Deloitte Consulting asupra a 64 dintre companiile Fortune 500, una din patru admite c a suferit o scdere de performan n momentul n care sistemul lor ERP a prins via. Procentajul adevrat este fr ndoial mult mai mare. Ce mai obinuit motiv pentru care scade performana este fapul c totul arat i funcioneaz altfel dect arta i funciona nainte. Cnd oamenii nu-i pot face treaba cum au fost obinuii i nc nu cunosc foarte bine noua modalitate, se panicheaz i afacerea merge mai greu.

9. De ce proiectele ERP cad att de des?

La cel mai simplu nivel, un ERP este o mulime de manevre foarte bune pentru a efectua diferite ndatoriri n compania ta, incluznd finane, producie i stocuri. Pentru a obine ce este mai bun din software, trebuie s-i aduci oameni n companie care s adopte stilul de lucru al metodelor impuse de software. Dac oamenii din departemente diferite care vor utiliza ERP nu sunt de acord c metodele de lucru din cadrul sistemului sunt mai bune dect cele utilizate pn acum, vor opune rezisten n a utiliza noile metode sau vor dori ca departamentul IT s schimbe software-ul astfel nct s lucreze aa cum lucreaz ei n mod curent. Luptele politice se duc asupra faptului cum trebuie sau dac trebuie instalat noul sofware. Departamentul IT se trezete prins n a face configurri grele la sistem pentru a se potrivi cu dorinele de business ale patronului. Configurrile fac software-ul instabil i mai greu de ntreinut atunci cnd ajunge s fie folosit. Povetile horror care se citesc n pres despre sisteme ERP pot provini de la schimbrile fcute n inima sistemului ERP pentru a se potrivi propriilor metode de lucru. Din cauz c sistemul ERP acoper foarte mult din ce face o companie, o eroare n software afecta extrem de negativ business-ul companiei. Dar departamentul IT poate rezolva destul de repede bug-urile care apar, n cele mai multe cazuri. n afar de aacest lucru, foarte putine companii mari pot evita configurarea ERP-ului fiecare afacere este diferit i este legat de metode de lucru unice pe care vnztorul nu le poate imagina atunci cnd dezvolt software-ul. Greeala pe care companiile o fac este atunci cnd cred c a schimba obiceiurile oamenilor este mai uor dect configurarea software-ul. Nu este! S determini oamenii din compania ta s foloseasc software-ul pentru a-i mbunti modul n care i fac treaba este de departe cea mai grea ncercare. Dac firma ta este rigid la schimbare atunci cel mai probabil ERP o s eueze.
7/10

10.

Cum configurez un sofware de tip ERP?

Chiar dac companiile i instaleaz software ERP pentru aa numitele motive corecte i toat lumea cade de acord asupra definiiei optime a unui client, dificultile inerente la implementarea unui lucru att de complex cum este ERP este ca i cum ai nva un elefant s fac balet. Pachetele sunt construite din tabele din baza de date, mii de tabele, pe care programatorii departamentului de integrare i utilizatorii finali trebuie s le seteze s se potriveasc cu procesele lor de afacere; fiecare tabel are un buton de decizie care conduce software-ul pe o cale sau alta. Prezentarea unei singure modaliti de a realiza o anumit sarcin - s spunem s ruleze statele de plat sau s nchid actele este un lucru relativ simplu. Dar s-i dai seama exact cum s setezi exact toate acele butoane n tabele necesit o nelegere profund a proceselor existente care sunt folosite pentru a opera asupra ntregii afaceri. De ndat ce mulimea de setri este stabilit, aceste procese trebuiesc regndite n felul sistemului de gndire ERP. Cele mai multe sisteme ERP nu sunt vndute ca sisteme n care clienii trebuie s determine pn n cele mai minuioase nivele cum trebuie setate procedurile funcionale, lund mii de decizii care vor afecta modul n care sistemul funcioneaz n linie cu propriile activiti de afacere. Cele mai multe sisteme ERP sunt preconfigurate, permind doar cteva sute de setri procedurale s fie fcute de client.

11.

Cum implementeaza companiile aplicaia ERP?

Conform observaiilor noastre exist trei modele de implementare a ERP-ului. A. Marele Big Bang n aceasta situaie (care este cea mai ambiioas i mai dificil metod de implementare a sistemelor ERP) companiile renun definitiv la vechile lor sisteme deodat i instaleaz o singur aplicaie integrat ERP pentru ntreaga companie. Dei aceasta a fost metoda cel mai des ntlnit pentru primele implementri ERP, puine companii mai ndrznesc s fac astfel, deoarece presupune mobilizarea i schimbarea sincronizat a ntregii companii. Cele mai dramatice experiene de implementare ERP din anii 90 ne avertizeaz cu privire la companiile care au fcut acest lucru. S faci pe toi s coopereze i s accepte un nou sistem n acelai timp este destul de dificil, pentru c noul sistem nu va avea nici un susintor. Nimeni din companie nu are experien n folosirea lui, aa c nimeni nu este sigur c va funciona. De asemenea, ERP implic n mod inevitabil compromisuri. Multe departemente au sisteme care au fost mulate pe modul lor de lucru. n cele mai multe cazuri, ERP nu ofer nici funcionalitatea i nici confortul sau familiaritatea unui sistem dedicat. n cele mai multe cazuri, viteza noului sistem poate suferi, deoarece deservete ntreaga companie i nu doar un departament. Implementarea ERP necesit aprobarea direct a managerului general. B. Strategia n franciz aceast abordare se preteaz companiilor mari sau cu o diversitate mare, care nu au sarcini comune n cadrul punctelor de lucru sau departamentelor. Sisteme ERP independente se instaleaz n fiecare unitate, iar pentru contabilitate ele sunt interconectate n cadrul companiei. Acest strategie a devenit modul cel mai frecvent de implementare a sistemelor ERP. n cele mai multe cazuri fiecare punct de lucru are propriul sistem ERP, format dintr-un sistem i o baz de date independent. Sistemele sunt conectate doar pentru a putea prezenta la nivel de grup informaii astfel nct s se creeze o imagine de ansamblu despre toate punctele de lucru (veniturile pe fiecare centru spre exemplu), sau pentru procese care nu variaz mult de la un punct de lucru la altul (respectiv bonusurile HR). De regul, aceste implementri ncep printr-o demonstraie sau o instalare pilot ntr-un punct de lucru, unde dac se ntmpl ceva greit s nu fie afectat activitatea companiei. Odat ce managerul de proiect reuete s pun pe picioare sistemul i repar toate problemele, se poate instala i n celelalte puncte de lucru ale ERP-ului, folosind prima implementare ca referin
8/10

din partea casei asupra viabilitii sistemului. Realizarea acestei strategii dureaz destul de mult n timp. C. Slam dunk (aplicare rapid) n acest caz, sistemul ERP dicteaz procesul de implementare, care se concentreaz doar pe cteva procese de baz, aa cum sunt cele coninute ntr-un modul financiar al unui sistem ERP. Aceast metod este viabil pentru companiile mici care se ateapt s creasc odat cu aplicaia ERP. Scopul este s pui pe picioare aplicaia rapid i s renuni la o modelare de durat, n favoarea unui sistem dedicat ERP. Puine companii care au implementat de o asemenea manier ERP au beneficiat de avantajele sistemului. Multe firme folosesc sistemul ca o infrastructur care s le ajute la o implementare viitoare mai uoar. Totui muli descoper c este mai viabil o instalare rapid n locul unui sistem dedicat mai vechi deoarece nu foreaz utilizatorii finali (angajaii) s-i schimbe modul de lucru. De fapt, este mai provocator s adaptezi ceva instalat dect ceva care nu exist n nici un sistem, deoarece la acel moment nimeni din companie nu ar simi diferena.

12.

Cum se preteaz ERP comerului electronic?

Distribuitorii de sisteme ERP nu sunt pregtii, de regul, pentru asaltul comerului online. Un sistem ERP este complex i nu este gndit pentru utilizatori publici neiniiai. Sistemul este gndit ca s fie utilizat doar de angajaii unei companii, care sunt instruii i pregtii pentru utilizarea programului. Dar clienii i furnizorii doresc ca n acelai moment s aib acces la informaii ca i angajaii firmei prin intermediul sistemului ERP de exemplu, s vad n ce stadiu este o comand, nivelul stocului i factura proform, cu precizarea c doresc aceste informaii n mod simplificat pe o pagin web, fr a presupune s cunoasc termenii programului. Comerul electronic presupune c departamentul de IT s construiasc dou noi canale de acces n cadrul aplicaiei unul pentru clieni (cunoscut ca i business-to-consumer) i altul pentru furnizori i parteneri (business-to-business). Aceste dou tipuri diferite de utilizatori ai sistemului doresc informaii diferite din cadrul aplicaiei. Clienii vor s tie care este stadiul comenzii i informaii despre facturare, iar furnizorii i partenerii vor exact restul. Distribuitorii sistemelor ERP ntmpin probleme n a crea legturi ntre pagina de web i aplicaie, dei sunt contieni c este necesar aceast conexiune. n concluzie, companiile care vor s desfoar comer online se confrunt cu destule probleme de integrare pentru a face aplicaia ERP disponibil i pe pagina de web. Pentru acele companii care au avut norocul s cumpere aplicaia ERP de la un distribuitor cu experien n dezvoltarea de comer online, adugarea unor aplicaii integrate de la acelai furnizor poate fi o metod eficient de rezolvare a acestui neajuns. Pentru acele companii care au achiziionat sistemul ERP de la distribuitori fr experien n dezvoltarea comerului online, singura soluie posibil ar putea fi ca angajaii sau consultanii externi s adapteze sistemul pentru a rspunde noilor cerine. Oricare ar fi detaliile, integrarea ERP cu sistemul de comer electronic necesit un plan detaliat care s asigure o implementare n direcia cea bun. Unul dintre aspectele cele mai dificile ale integrrii ERP cu comerul electronic este faptul c Internetul evolueaz continuu. Aplicaiile ERP sunt mari, complexe i necesit permanent mentenan. Decizia este clar: dac sistemul ERP este conectat la Internet trebuie s ai asigurat mentenana pentru sistemul ERP i pentru pagina de web. Cei muli mptimii ai comerului electronic vor construi legturi flexibile ntre sistemul ERP i comerul online care s le permit s ruleze noile aplicaii de comer electronic direct de pe pe pagina de web, n timp ce nchid sistemul ERP pentru mbuntirea i repararea lui.
9/10

Dificultatea n a face ERP i comerul online s ruleze mpreun, menionnd i celelalte aplicaii care necesit informaii din sistemul ERP, aa cum sunt fluxul de aprovizionare i software-ul de tip CRM (Customer Relationship Management), au condus la ideea c trebuie luat n calcul un sistem alternativ cunoscut sub denumirea de middleware 2 sau software de integrare a aplicaiilor de ntreprindere (software EAI Enterprise Application Integration 3 ). Aceste aplicaii se comport ca nite translatori ce preiau informaia din sistemul ERP i o transform ntr-o form ce poate fi neleas de ctre comerul electronic i celelalte aplicaii. Middleware-ul s-a mbuntit semnificativ n ultimii ani, i dei este dificil de vndut i demonstrat eficiena investiiei pe pia (invizibil pentru utilizatorii finali), acesta poate rezolva una dintre cele mai mari probleme n legtur integrarea IT din prezent.

Software ce acioneaz ca un intermediar ntre un sistem software integrat i o aplicaie, funcionnd ca un nivel de conversie sau translatare. 3 Reprezint un cadru de integrare a aplicaiilor compus dintr-o colecie de tehnologii i servicii ce formeaz un middleware ce permite integrarea sistemelor i aplicaiilor la nivelul unei ntreprinderi. 10/10