Sunteți pe pagina 1din 18

ncheierea i evaluarea evenimentelor

ncheiere
Sarcini

administrative Activiti fizice Evaluare i nregistrare a rezultatelor

Sarcini administrative
Clarificarea ultimelor aspecte financiare Pli ctre firmele contractate Marketing (comunicate de pres legate de ncheierea evenimentului, cteva informaii legate de ediiile vitoare ale evenimentului, etc.)

Activiti fizice
Program detaliat al activitilor ntreprinse Close-down briefing Control Posibilitatea sarcinilor paralele Regula general: de la obiecte mici la obiecte mari Obiectele care pot fi reutilizate trebuie adunate separat

Activiti fizice
Alegerea unor rute alternative pentru transportul bunurilor Decongestionarea traficului Atenie la strngerea utilitilor! Atenie la numrul de oameni necesar pentru aceast etap!

Extra
Faza de evaluare ncepe n momentul n care sunt nregistrate opiniile participanilor Mulumiri scrise prilor implicate o dovad de politee, dar i de spirit practic Pstrarea contactelor personale Datele pentru viitorul eveniment (dac este posibil)

Extra
Decizii n legtur cu firmele contractate i cu furnizorii n cazul evenimentelor publice raport oficial Pstrarea copiilor documentelor financiare ca ghid pentru organizarea evenimentelor similare

Exemplu World Golf Championships, Valderrama


Primele activiti de salubritate Strngerea obiectelor de dimensiuni mici (stocarea consumabilelor, ncrcarea pentru transport) Strngerea echipamentelor i a mobilei (media, tehnicieni, echipa de catering) Principalele activiti de salubritate (deeuri solide, reciclare, golirea foselor etc.)

Exemplu World Golf Championships, Valderrama


Demontarea utilitilor (sisteme de telecomunicaii, electricitate, gaz, alimentare cu ap etc.) Demontarea structurilor Predarea i reconstrucia elementelor care au avut de suferit (zonele de gazon care sunt prea uzate, gropile aprute etc.)

Evaluare
ntlnire a prilor implicate pentru evaluarea evenimentului (interval mediu o lun) Utilizarea ct mai multor surse de informaii nregistrarea observaiilor i arat acum valoarea

Evaluare
Trei tipuri de mbuntire Activiti care au mers bine, dar n legtur cu care este loc de mai bine Activiti care au mers bine i trebuie lsate aa Activiti care au mers prost i trebuie modificate

Informaii cantitative
Date despre participani Date despre vizitatori Date legate de vnzri Publicul int profilurile vizitatorilor Date statistice despre participare Date financiare (conturi, bilan) Analiza impactului economic Informaii statistice generale

Informaii calitative
Percepia vizitatorilor Chestionare completate anchete la ieire Discuii nregistrate, interviuri structurate Feedback-ul staff-ului i al voluntarilor Observaii i comentarii manageriale Analiza impactului social Studiul beneficiilor sociale

ntrebri fundamentale
n funcie de obiectivele asumate (realiste versus abstracte) Evenimentul i-a ndeplinit obiectivele? Ce poate fi mbuntit la ediia de anul viitor? Reevaluarea obiectivelor evenimentului stakeholders Gestionarea informaiilor

Surse de informaii pentru evaluare


Observaii ale vizitatorilor Sponsori Staff i voluntari Oaspei surpriz Coordonatori Specialiti i conductori ai echipelor Membri ai autoritilor locale Poliie i firme de protecie

Analiza satisfaciei vizitatorilor


5000 vizitatori, 125 rspunsuri eantion Probleme cu parcarea 42 % Probleme cu serviciul de catering 25 % Probleme cu vizibilitatea scenei 15 % Probleme cu calitatea toaletelor 7,7 % Probleme cu gestionarea pauzelor 4,5 %

Analiza satisfaciei vizitatorilor


Elemente care constituie surse ale satisfaciei: ambiana, nivelul de adrenalin, implicarea social, relaxarea Elemente care constituie surse ale insatisfaciei: prcrile, toaletele, gradul de disponibilitate a informaiilor, cozile

Motenirea evenimentului
Regenerare Reutilizare Transferul informaiilor de exemplu, n cazul predrii sau schimbrii managementului Utilizri publice i utilizri private ROE i ROI