186

- Capitolul V -

SI S T EM S U PO R T PE N T R U A S I ST A R EA
DE C IZI E I N DO ME NI U L F I NAN C I AR C ON TAB I L

Modelul unui sistem informatic de asistare a deciziei generalizabil pentru activitatea financiar-contabil

187

5. Sistem suport pentru asistarea deciziei n domeniul financiar contabil

n dezvoltarea sistemelor informatice pentru asistarea deciziei, n special n condiiile utilizrii depozitelor de date, sunt cel mai des utilizate strategiile iterative i mai puin metodele clasice de proiectare a sistemelor informatice. Strategia de dezvoltare a unui sistem informatic de asistare a deciziei ce include tehnologii data warehouse va presupune: realizarea unui plan preliminar al depozitului de date i definirea unei arhitecturi adecvate, iar apoi selectarea instrumentelor i mediilor de dezvoltare ce urmeaz a fi utilizate Realizarea unui plan preliminar al sistemului are rolul de a sublinia prioritile diferiilor viitori utilizatori i a incorpora aceste cerine n modulele sistemului proiectat. O astfel de strategie de tip iterativ va permite extinderea ulterioar a funcionalitilor depozitului de date conferind flexibilitate sistemului. Stabilirea mediilor de dezvoltare selectate pentru realizarea sistemului de asistare a deciziei presupune alegerea unui set standard de instrumente i au rolul de a diminua posibilitatea apariiei unor probleme ulterioare de integrare a aplicaiilor.

5.1. Definirea obiectivelor i analiza sistemului informaional existent

Obiectivul principal al sistemului propus l reprezint asistarea deciziei n domeniul financiar-contabil. n capitolul II al lucrrii au fost prezentate o serie de modele i metode specifice analizei financiare pe care le-am considerat adecvate acestui scop, iar n capitolul al treilea au fost enunate obiectivele principale i potenialii utilizatori. Funcionalitile pe care le va ndeplini sistemul, ntr-o enumerare sumar, sunt urmtoarele: ; Preluarea i transformarea datelor necesare analizei provenind din diferite surse de date existente n sistemul informaional al organizaiei. ; Stocarea datelor achiziionate n depozitul de date proiectat conform unei modelului prezentat n capitolul precedent al lucrrii. ; Agregarea datelor i efectuarea automat a calculelor necesare pentru determinarea valorii indicatorilor de analiz propui a fi comparai. ; Punerea la dispoziia utilizatorilor a unei aplicaii client1 pentru gestionarea modelelor. ; Asigurarea unor rapoarte concise care s reflecte starea economic actual a ntreprinderii i s permit realizarea de comparaii n timp, dar i eventuale comparaii ntre valorile indicatorilor pentru mai multe firme.
Dup cum se va prezenta ulterior n acest capitol, aplicaia client a fost dezvoltat utiliznd tehnologia Microsoft Access Data Project
1

Sistem suport pentru asistarea deciziei n domeniul financiar contabil

188

; Asigurarea unor faciliti de export a datelor pentru eventuale prelucrri cu instrumente specializate. ; Asigurarea unor instrumente specifice de previziune i optimizare ntruct sistemul propus urmrete s aib un caracter generalizabil, adaptarea acestuia la specificul unei organizaii constituie o etap extrem de important, ntruct buna cunoatere a cerinelor informaionale ale utilizatorilor finali este determinant pentru succesul unui astfel de proiect. Inventarierea necesitilor informaionale se poate realiza n practic prin interviuri individuale sau de grup i are rolul de a delimita aria informaiilor ce urmeaz a fi furnizate decidenilor i ncadrarea acestora n unul dintre modulele propuse pentru schema de ansamblu a sistemului (a se vedea Figura 1 O reprezentare modularizat a componentelor sistemului din capitolul IV) n cazul unui sistem de asistare a deciziei cu caracter generalizabil, o astfel de etap are scopul de a asigura n acelai timp o configurare optim a bazei de modele conform solicitrilor utilizatorilor. Aspectele privind configurrile necesare pentru a particulariza sistemul urmeaz s fie focalizate pe urmtoarele subiecte: ; Indicatorii de analiz utilizai n procesele decizionale la nivelul organizaiei. ; Sistemele informatice utilizate n cadrul organizaiei. ; Specificaiile necesare pentru a determina o granularitate optim a datelor n depozitul de date. ; Interogrile i rapoartele solicitate de ctre utilizatori. ; Configurarea corect a dimensiunii Firme i a ierarhiilor specializate n cazul n care se dorete utilizarea sistemului pentru efectuarea de analize comparative. ; Configurarea corect a planului de conturi la nivelul depozitului de date. n ce privete elaborarea sistemului de indicatori de analiz utilizai, definirea acestora ar trebui s se realizeze conform particularitilor organizaiei sau departamentului i, totodat, s aib n vedere de obiectivele fixate i indicatorii de performan dup care este evaluat activitatea. Identificarea criteriilor de msurare a profitabilitii pe departamente i la nivel global, precum i nivelul de detaliere la care sunt nregistrate cheltuielile i veniturile pot fi extrem de utile n acest sens. Identificarea sistemelor informatice utilizate precum i a eventualelor prelucrri ce nu sunt automatizate va constitui o etap obligatorie n dezvoltarea sistemului. Aspectele referitoare la determinarea viitoarei granulariti se vor axa asupra dimensiunilor timp i firme au rolul de a stabili intervalul de timp pentru care sunt pstrate datele precum i nivelul de detaliere la care sunt solicitate eventualele situaii i reprezentri grafice (zilnic, sptmnal, lunar, etc.)

Modelul unui sistem informatic de asistare a deciziei generalizabil pentru activitatea financiar-contabil

189

n privina interogrilor i rapoartelor este important s fie inventariate documentele de raportare utilizate n departamentele financiar-contabile i s se stabileasc informaiile cu adevrat utile din fiecare raport. Se va identifica de asemenea sursa de la care provin rapoartele i periodicitatea acestora precum i destinatarii rapoartelor n cazul departamentelor ce ntocmesc astfel de situaii. Utilizarea unor ierarhii specifice n cadrul dimensiunilor (precum Spaiul geografic) trebuie realizat n cazul organizaiilor ce i desfoar activitatea n mai multe regiuni, specificndu-se gradul de detaliere necesar. n cazul realizrii unui sistem informatic destinat asistrii deciziei n contextul utilizrii tehnologiilor data warehouse, este absolut necesar auditarea sistemelor ce pot constitui surse de date pentru depozitul de date. n acest sens se impune consultarea departamentului IT al organizaiei ce va furniza imaginea de ansamblu a sistemelor existente i, n mod special, administratorii de sistem ce ntrein sistemele operaionale. Este recomandat, ntr-o prim etap definirea unei arhitecturi a organizaiei i identificarea tipurile de echipamente, reele, sisteme de gestiune a bazelor de date i instrumente de dezvoltare utilizate. Vor fi clarificate astfel i aspectele privind modul de integrare a acestora. Nu trebuie neglijate, studiul facilitilor de reea disponibile i stabilirea documentaiilor aferente sistemelor surs. Existena unor manuale, instruciuni de utilizare ori structuri ale bazelor de date pot fi extrem de utile n momentul implementrii. n ce privete calitatea datelor se va urmri determinarea cu aproximare a operaiunilor de curire i integrare a datelor ce vor fi necesare ncercnd s fie localizate punctele slabe ale sistemelor existente. Pe lng sistemele operaionale pot fi utilizate ca surs de date i rapoartele financiare ale ntreprinderii existente sub form electronic. Pentru sistemul propus am prezentat n capitolul IV al lucrrii structurile de date necesare i s-a ajuns la concluzia c obinerea acestora nu va ridica probleme n condiiile existenei unui sistem informatic pentru contabilitate financiar sau a unui ERP la nivelul organizaiei. Reamintim c am propus ca structuri de date necesare pentru popularea depozitului:

Nomenclatorul de firme
IdFirma Forma de organizare TipCont Sold Data Ramura economica Obiect de activitate GrupaConturi TipSold Cheltuieli Fixe Tara Zona Judet Oras Sector Firma Mama

Planul de conturi
SimbolCont SimbolCont Firma ClasaConturi DataSold Cheltuieli Variabile Firma NumarAngajati

Soldurile contabile Indicatori_Baz

Sistem suport pentru asistarea deciziei n domeniul financiar contabil

190

Toate aceste date pot fi obinute prin realizarea de exporturi periodice din sistemele operaionale ale firmei sau pot fi adugate de utilizatori prin intermediul unei interfee corespunztoare. Conform celor prezentate n capitolul precedent, tabelul de fapte Indicatori_Baz va fi completat cu o serie de indicatori antecalculai, pentru a facilita procesele de analiz multidimensional. Setul de indicatori selectai n acest sens i argumentele care au stat la baza seleciei au fost prezentate anterior.

5 . 2 . D e f i n i r e a u ne i a r h i t e c t u r i p r e l i m i n a r e a s is t e m u l ui
Dup cum am precizat, dezvoltarea unui sistem informatic pentru asistarea deciziei n contextul implementrii unui depozit de date trebuie segmentat n mai multe etape. Finalizarea fiecreia dintre etape va depinde de disponibilitatea i calitatea datelor. Definirea unei arhitecturi preliminare pentru depozitul de date va permite gestionarea eficient a cerinelor utilizatorilor. n practic, pentru o bun desfurare a activitii, fiecrei solicitri a utilizatorilor i se poate atribui un nivel de prioritate realizndu-se o evaluare iniial a complexitii proiectului. O arhitectur preliminar va prezenta cel puin urmtoarele elemente: ; Depozitul de date i eventualele data marts ; Numrul de utilizatori Depozitul de date sau eventualele data marts vor fi definite pentru fiecare modul n parte. Se va indica modul de integrare a bazelor de date i se va asigura faptul ca data marts, n cazul n care exist, nu sunt complet izolate. Pentru fiecare instrument de acces se va specifica numrul de utilizatori i se va preciza locul de dispunere a depozitului de date i a data marts, precum i a utilizatorilor fiecrui modul. Figura urmtoare exemplific schematizarea preliminar a arhitecturii sistemului proiectat:

Modelul unui sistem informatic de asistare a deciziei generalizabil pentru activitatea financiar-contabil

191

Baze de date operaionale

Achiziia datelor

Data Warehouse
METADATE Baza de MODELE

Interfa administrare

DTS Access Data Project Interfa interactiv de prezentare Analiz OLAP (Analysis SERVER) Raportare

Export date Microsoft Excel

Instrumente specifice de analiza (previziuni, optimizri si reprezentri grafice )

Figura 1 Arhitectura preliminar a sistemului

n contextul dezvoltrii unui sistem generalizabil, este practic imposibil s specificm numrul de utilizatori ai fiecrei componente a sistemului nainte de a configura aplicaia pentru o anumit organizaie. Vom ncerca totui n figura urmtoare s estimm aceste valori pentru o firm de dimensiuni medii.
OLAP ( max 5 utilizatori ) DATA Warehouse Interfaa Administrare ( max 2 utilizatori )

Instrumente de analiza ( max 10 utilizatori )

Raportare ( max 20 utilizatori )

Figura 2 Estimarea numrului de utilizatori pentru instrumentele sistemului

Schema depozitului de date este creat n paralel cu configurarea subsistemelor de extragere, transformare i ncrcare a datelor. Administratorul

Sistem suport pentru asistarea deciziei n domeniul financiar contabil

192

depozitului de date are rolul de a crea tabelele depozitului de date, implementnd astfel schema fizic a depozitului de date (tabele de fapte i tabele dimensiuni). Dup definirea schemei tabelelor i precizarea indecilor, se poate ncepe procesul de ncrcare a datelor. Este recomandat popularea depozitului cu date de test pentru a verifica validitatea schemei proiectate.

5.3. Instrumente software selectate pentru dezvoltarea sistemului

n capitolul al treilea al lucrrii au fost prezentate n mod detaliat produsele consacrate pe piaa instrumentelor software dedicate asistrii proceselor decizionale. De asemenea, am expus posibilitatea de a realiza anumite componente ale sistemului n mod individual, ca soluie alternativ la achiziionarea integral a instrumentelor necesare. Dup cum se poate observa n schema anterior prezentat (figura 1), instrumentele software ce au fost selectate pentru realizarea sistemului au urmrit i oportunitile de integrare a acestora, faciliti caracteristice platformei Office dezvoltat de compania Microsoft. Astfel, pentru implementarea depozitului de date am selectat Microsoft SQL Server, n timp ce elementele de interfa i raportare au fost realizate pe baza Microsoft Access Data Project i Microsoft Excel. n continuare va fi justificat succint alegerea acestor instrumente.

5.3.1. SQL Server

Ca soluie de stocare a datelor am ales Microsoft SQL Server 2000, datorit performanelor n gestionarea unui volum mare de date i facilitilor de analiz multidimensional disponibile prin intermediul componentei Microsoft Analysis Services. Dintre aceste faciliti putem meniona: Suport pentru mediul client-server; Instrumente de analiz multidimensional OLAP i Data Mining; Instrumente de transformare i import/export a datelor; Securitate integrat configurabil i uor de administrat; SQL Server pune la dispoziia utilizatorilor un set extins de instrumente ce pot fi clasificate n urmtoarele categorii conform funciilor pe care le ndeplinesc: Instrumente de transformare i export al datelor Faciliti specifice de stocare a datelor n depozite i baze de date multidimensionale Instrumente destinate analizei datelor Instrumente de prezentare a datelor

Modelul unui sistem informatic de asistare a deciziei generalizabil pentru activitatea financiar-contabil

193

Serviciul de transformare a datelor (DTS) asigur colectarea i transferul datelor ce pot proveni din baze de date SQL Server, dar i din alte surse. DTS ofer faciliti pentru validarea, curirea, consolidarea i transformarea datelor. Curirea datelor permite totodat reconcilierea datelor ce provin din surse diferite i se bazeaz n special pe compararea nomenclatoarelor utilizate de aplicaiile operaionale pentru a se folosi un nomenclator unic. Reconcilierea este o operaie fundamental pentru acurateea analizelor. Aceste operaii sunt disponibile prin intermediul programelor ce asist aciunile de import i export a datelor sau prin scenarii ce permit utilizatorului s defineasc scheme proprii de transformare a datelor. Serviciile de asistare a deciziei puse la dispoziie de SQL Server faciliteaz analiza i prezentarea datelor prin intermediul Microsoft Analysis Services.. Serverul OLAP are ca funcie de baz extragerea datelor din surse eterogene, agregarea i procesarea acestora, pentru a fi stocate n baze de date multidimensionale. Serviciul client este instalat pe calculatorul utilizatorului final i poate accesa serverul prin tehnologii precum: Object Linking and Embedding DataBase (OLE DB) sau ActiveX Data Objects (ADO). Aplicaiile client pot realiza prelucrri off-line pe baza datelor extrase din cuburi OLAP, realiznd n prealabil extragerea datelor necesare ntr-o memorie cache. n concluzie, arhitectura Microsoft SQL Server poate fi reprezentat ntr-o manier simplificat pe 3 niveluri: ; Sursele de date ; Depozitul de date i serverul OLAP ; Aplicaiile client
Surse de date

Serviciul de transformare a datelor

DTS

Depozitul de date

Data Warehouse i OLAP Server

OLAP Server

Aplicaii client

Figura 3 Arhitectura serviciilor OLAP n Microsoft SQL Server

Sistem suport pentru asistarea deciziei n domeniul financiar contabil

194

5.3.2. Access Data Projects

Un proiect Microsoft Access (ADP) este un fiier de date care furnizeaz un acces eficient, n mod nativ la o baz de date Microsoft SQL Server prin arhitectura de componente OLE DB2. Am luat n considerare aceast soluie pentru realizarea elementelor de interfa interactiv ntruct reprezint o modalitate rapid de a crea o aplicaie client-server i, n acelai timp, ofer faciliti extinse de realizare a elementelor de interfa. Un proiect Access se poate conecta la o baz de date SQL Server la distan, la o baz de date SQL Server local sau la o instalare local a SQL Server 2000 Desktop Engine. O arhitectur sumar a unui proiect ADP este prezentat n figura urmtoare:

Figura 4 Conectarea prin interfaa Access Data Projects la baze de date SQL Server3

Un proiect Access conine numai obiecte baz de date bazate pe cod sau pe pagini HTML: formulare, macrocomenzi, pagini web i module VBA. Datele i definiiile de date, diagramele, proceduri stocate sau funcii definite de utilizator sunt stocate n baza de date SQL Server. Un alt argument pentru care am selectat aceast alternativ, ca mediu de dezvoltare n realizarea elementelor de interfa, a fost posibilitatea de a realiza ntr-o manier simpl rapoarte personalizate conform solicitrilor utilizatorilor, inclusiv situaii de raportare cu structur complex sau reprezentri grafice.

OLE DB: component a arhitecturii bazei de date care ofer un acces eficient la reea i la Internet pentru multe tipuri de surse de date, inclusiv date relaionale, fiiere de pot electronic, fiiere simple ori foi de calcul tabelar. 3 Op. cit. Microsoft Office XP Help System

Modelul unui sistem informatic de asistare a deciziei generalizabil pentru activitatea financiar-contabil

195

5.3.3. Microsoft Excel

ntr-o prim faz a demersului de proiectare, am optat pentru utilizarea procesorului de calcul tabelar Excel ca mediu de dezvoltare a unui instrument de analiz a datelor complementar sistemului Data Warehouse. Ulterior, conform argumentelor subliniate i n capitolul precedent al lucrrii, am decis realizarea unei aplicaii suport pentru analiza datelor care s poat fi utilizat att n contextul alimentrii cu date din depozitul de date, ct i ca instrument independent, cu eventuale faciliti de arhivare a datelor n baze de date relaionale. Un factor determinant n alegerea Microsoft Excel ca mediu de dezvoltare l-a constituit facilitatea oferit pentru accesarea cuburilor OLAP gestionate ntr-un depozit de date SQL Server i avantajele incontestabile ale acestui produs n realizarea unor grafice complexe. Pe lng aceste faciliti, Excel dispune de o gam larg de instrumente de asistare a deciziei ce permit punerea n eviden a unor informaii pe baza crora utilizatorii i pot construi viitoare raionamente. Dintre avantajele oferite decidenilor prin intermediul acestor instrumente putem meniona: ; Sintetizarea complex a datelor prin intermediul tabelelor pivot ; Calcularea automat de subtotaluri ; Centralizarea datelor prin consolidare ; Posibiliti de simulare prin tehnica valorii scop i prin realizarea de scenarii ; Rezolvarea problemelor de optimizare prin intermediul aplicaiei Solver ; Realizarea de previziuni prin funcii specifice sau prin intermediul graficelor Un rol important l au obiectele de tip modul, ce permit automatizarea operaiilor prin intermediul limbajului Visual Basic for Application i pot transforma aplicaia Excel ntr-un veritabil mediu de dezvoltare.

5.4. Prezentare general a componentei Data Warehouse a sistemului

5.4.1. Prezentarea schemei depozitului de date
Modelul realizat pentru memorarea datelor n depozit, precum i cel dedicat stocrii metadatelor, a fost prezentat n capitolul IV al acestei lucrri. n continuare vom ncerca o ilustrare a schemei depozitului de date reprezentnd separat seciunile referitoare la structurile de stocare a faptelor i dimensiunile aferente din depozitul de date i cele privind modelele pentru calculul indicatorilor de analiz.

Sistem suport pentru asistarea deciziei n domeniul financiar contabil

196

Figura 5 Tabele de fapte i dimensiuni asociate acestora (implementare SQL Server)

Dup cum am specificat anterior i se poate observa din figura 5, am optat pentru memorarea a valorilor antecalculate pentru principalii indicatori de analiz financiar ai firmelor, ntr-o tabel de fapte care are asociate dimensiunile: Timp i Firme. Reprezentri ale ierarhiilor alternative ale acestor dimensiuni au fost de asemenea prezentate n subcapitolul 4.3 Modelarea multidimensional. Tabela Solduri stocheaz la un nivel analitic informaiile preluate n depozitul de date i are rolul de a facilita analize detaliate, constituind suportul pentru calculul unor noi indicatori agregai.

Figura 6 Structura proiectat pentru memorarea indicatorilor de analiz n depozitul de date

Dup cum se poate remarca din figura precedent, calculul indicatorilor pornete de la tabela de fapte Solduri n care vor fi preluate periodic datele din sistemele tranzacionale. Tabelul-nomenclator Conturi este o reprezentare a planului general contabil i reprezint, totodat, o dimensiune de analiz n depozitul de date. Configurarea corect a planului de conturi la nivelul depozitului de date va avea o importan semnificativ n funcionarea corect a proceselor de transformare a datelor. Modul de agregare a valorilor soldurilor este descris n tabela Compunere prin care sunt specificate modalitile de calcul pentru indicatori. Cmpul operator are

Modelul unui sistem informatic de asistare a deciziei generalizabil pentru activitatea financiar-contabil

197

rolul de a exprima sensul (diminuare, multiplicare sau cumulare) prin care soldul unui cont particip la formarea unui post bilanier. Compunerea indicatorilor se poate realiza n dou modaliti: pornind de la conturile care prin cumularea soldurilor pot forma indicatori de analiz, sau pe baza unor modele deja definite i memorate n tabelul modele. n acest ultim caz se va utiliza tabelul Compunere_Modele pentru a descrie modul de calcul. Prin intermediul acestui model relaional se poate realiza o descrierea relativ simpl att pentru indicatori de tipul posturilor bilaniere i a celor din contul de profit i pierdere, dar i pentru indicatori de tipul ratelor de analiz ce implic raportarea unor valori ce reprezint la rndul lor indicatori antecalculai. Tabelul Modele va stoca efectiv denumirile i semnificaiile indicatorilor de analiz, i va memora pentru fiecare semnificaia i alte informaii, precum modul de reprezentare grafic sau o valoare considerat critic. Fiecare model dispune de una sau mai multe interpretri posibile, descrise n tabelul Interpretri. De asemenea, indicator este catalogat ca parte a unuia dintre domeniile de analiz (modulele propuse pentru sistem).

5.4.2. Preluarea i transformarea datelor 5.4.2.1 Subsistemul pentru ncrcarea depozitului de date
Subsistemul de ncrcare a datelor n depozit are rolul de a prelua schema generat de subsistemul de extragere i transformare i a popula cu nregistrri depozitul de date. Subsistemul de ncrcare trebuie s asigure urmtoarele operaii: ; ncrcarea nregistrrilor n tabelele dimensiune ; ncrcarea nregistrrilor n tabelele de fapte ; Calcularea valorilor agregate pe baza nregistrrilor surs Buna funcionare a subsistemului de ncrcare a datelor se bazeaz pe coerena cheilor furnizate de subsistemul de extragere i transformare. ntruct decidenii trebuie s aib acces la date 24 de ore pe zi se impune necesitatea optimizrii ncrcrii depozitului de date astfel nct operaiile de ncrcare s blocheze ct mai puin accesul utilizatorilor la date. ntruct, n cazul unui sistem generalizabil, sursele de date pot s difere de la o ntreprindere la alta, n funcie de specificul sistemelor informatice utilizate, vom prezenta succint mai multe posibiliti de extragere a datelor: ; Utilizarea unor proceduri stocate SQL Server ; Utilizarea serviciilor DTS ; Programarea unor proceduri pentru extragerea i transformarea datelor utiliznd obiecte specifice ActiveX Data Objects

Sistem suport pentru asistarea deciziei n domeniul financiar contabil

198

Utilizarea procedurilor SQL pentru extragerea datelor din baze de date operaionale
Microsoft SQL Server 2000 SQL faciliteaz lucrul cu proceduri stocate i pune la dispoziia utilizatorilor un instrument extrem de eficient Query Analyzer ce permite realizarea de interogri i script-uri utiliznd Transact-SQL, precum i analiza problemelor de performan ce pot s apar n execuia interogrilor, prin faciliti cum ar fi planul de execuie, statistici ale aplicaiilor client sau analiza indecilor. Exemplul urmtor prezint realizarea unei proceduri pentru importul planului de conturi i al soldurilor conturilor dintr-o baz de date SQL Server pentru contabilitatea financiar a ntreprinderii. O secven din diagrama acestei baze de date, luat n considerare ca exemplu, este prezentat n figura urmtoare:

Figura 7 Modelul unei baze de date pentru nregistrarea operaiilor contabile (ContabSQL)

n depozitul de date, datele din tabela Conturi vor fi preluate n tabela cu acelai nume, iar rulajele vor fi cumulate cu soldurile iniiale din tabela Conturi i vor fi adugate n tabela Solduri. Pentru preluarea planului de conturi a fost elaborat urmtoarea comand SQL:

Figura 1 Fereastra SQL Server Query Analyzer

Preluarea soldurilor, din baza de date exemplificativ ContabSQL, n depozitul de date, presupune, calcularea n prealabil a acestor solduri pentru perioada specificat.

Modelul unui sistem informatic de asistare a deciziei generalizabil pentru activitatea financiar-contabil

199

Procedura de calcul a soldurilor pentru luna ianuarie a anului 2004 este exemplificat n continuare:
SELECT SimbolContSintetic, TipCont,rd, rc, CASE TipCont WHEN 'P' THEN SIC+RC-RD WHEN 'A' THEN Sid+RD-RC ELSE Sid-Sic+RD-RC END as SoldFinal, CASE TipCont WHEN 'P' THEN 'credit' WHEN 'P' THEN 'debit' ELSE CASE WHEN Sid-Sic+RD-RC>0 THEN 'debit' ELSE 'credit' END END as TipSold FROM (SELECT Conturi.IdCont, SimbolContSintetic, TipCont, Sid, Sic, isnull(RulajD,0) As RD, isnull(RulajC,0) AS RC FROM Conturi LEFT JOIN (SELECT IdCont, Sum(SumaDebit) As RulajD, 0 As RulajC FROM RulajeDebit ruld, OperatiiContabile opc WHERE ruld.IdOperatie=opc.IdOperatie AND DataOperatie between '1/1/2004' and '1/31/2004' GROUP BY IdCont UNION SELECT IdCont, 0 As RulajD, Sum(SumaCredit) As RulajC FROM RulajeCredit rulc, OperatiiContabile WHERE rulc.IdOperatie=opc.IdOperatie AND DataOperatie between '1/1/2004' and '1/31/2004' GROUP BY IdCont) As Rulaje ON Conturi.IdCont=Rulaje.IdCont) As CalculSold

Aceast interogare SQL poate fi transformat ntr-o comand de adugare (tip INSERT INTO), dup modelul celei de la primul exemplu pentru a popula cu date tabela Solduri din depozitul de date.

Utilizarea serviciului DTS pentru preluarea datelor din balane de verificare stocate n foi de calcul tabelar
ntruct depozitul de date a fost proiectat n scopul de a realiza analize comparative ntre indicatorii financiari ai mai multor firme, o soluie, care rezolv problema omogenitii formatelor de fiiere, este preluarea soldurilor pentru alte firme din foi de calcul Excel cu o structur impus.

Sistem suport pentru asistarea deciziei n domeniul financiar contabil

200

Aceast modalitate poate fi luat n considerare i datorit faptului c majoritatea aplicaiilor pentru contabilitatea financiar a firmelor permit exportul datelor n format Excel sau Lotus4. O metod simpl de ncrcare a soldurilor din astfel de fiiere n depozitul de date este utilizarea serviciului DTS (Data Transformation Services) inclus n Microsoft SQL Server 2000. Exemplul urmtor ilustreaz modalitatea n care poate fi creat un pachet DTS n scopul prelurii datelor din astfel de fiiere.

Observaii:
Accesarea serviciului DTS permite realizarea unui pachet pentru transformarea datelor prin completarea informaiile de identificare i a celor necesare conectrii la server, existnd i posibilitatea parolrii pachetului .

Data Transformation Services (DTS)

ofer posibiliti multiple att pentru extragerea, ct i pentru transformarea i ncrcarea cu date a unui depozit de date.

Figura 8

Pentru importul i transformarea datelor din fiierele Excel existente, se pot utiliza componente specifice pentru importul datelor, oferite de DTS. Realizarea unei astfel de operaii va fi necesar n prealabil definirea unei conexiuni ctre sursa de date (fiierul Excel). Instrumentul DTS, are capacitatea de a trata foile de calcul Excel ca pe orice tabel dintr-o baz de date relaional, existnd posibilitatea de a utiliza n paralel limbajul SQL. Schema pachetului DTS, pentru preluarea i transformarea datelor din fiierul Excel, este prezentat n figura urmtoare.

Figura 9 Pachet DTS pentru preluarea datelor

Cele mai utilizate programe din categoria procesoarelor de tabele sunt Microsoft Excel din pachetul Microsoft Oficce i Lotus 123

Modelul unui sistem informatic de asistare a deciziei generalizabil pentru activitatea financiar-contabil

201

Extragerea, transformarea i ncrcarea datelor prin intermediul unor proceduri ce utilizeaz ActiveX Data Objects
O alternativ ce poate fi luat n considerare (i care a fost de altfel implementat n aplicaia propus) o reprezint importul datelor utiliznd direct aplicaia client Access Data Project ce folosete limbajul VBA ca suport de programare pentru procedurile de control al transformrii datelor. Aplicaia client pune la dispoziia utilizatorilor pe lng facilitile de administrare a ierarhiilor aferente dimensiunilor Timp i Firme posibilitatea de preluare a datelor din liste de solduri n format electronic, solicitnd n mod interactiv specificarea numelui fiierului i calculnd automat soldurile finale. Ca i n utilizrii serviciilor DTS, se pornete de la premisa existenei unui format standard pentru fiierele .xls ce conin balanele de verificare. Interfaa proiectat pentru configurarea operaiilor de preluare a datelor este prezentat n figura urmtoare:

Figura 10 Fereastra pentru configurarea sistemului de extragere, transformare i ncrcare a datelor

Dup cum se poate observa, aplicaia permite gestiunea datelor pentru mai multe firme, n scopul asigurrii suportului necesar analizelor comparative. Procedura pentru importul datelor preia, ntr-o prim etap datele din foile de calcul tabelar ntr-un tabel temporar numit TempBalanta, dup care se verific integritatea datelor oferind utilizatorului posibilitatea s decid n cazul unor neconcordane Transferul efectiv al datelor n depozit este realizat dup ce soldurile au fost verificate prin prisma funcionalitii conturilor i a respectrii egalitii debit-credit. Structura listei de solduri i cea a tabelului temporar sunt asemntoare i sunt prezentate n figura urmtoare:

Sistem suport pentru asistarea deciziei n domeniul financiar contabil

202

Figura 11 Extragere date din lista de solduri ntr-un tabelul temporar

Figura urmtoare ilustreaz procesele aferente operaiilor de extragere, verificare, transformare i ncrcare a soldurilor contabile.
SURSA DE DATE (sistem informatic al ntreprinderii) Structur de date predefinit (fisier solduri.xls)

Depozit de date
Tabel temporar Schema Data Warehouse

Export date n format XLS

Import n depozitul De date

- Verificarea existenei conturilor n depozitul de date - Verificarea respectrii funcionalitii conturilor - Verificarea respectrii egalitii Total debit = Total credit - Transformarea datelor conform schemei si ncrcarea n depozit Figura 12 Extragerea, verificarea, transformarea i ncrcarea soldurilor contabile

n acest scop am elaborat o procedur principal (extragere_date) care execut operaia de import al datelor n tabelul temporar, i apoi verific datele prin intermediul a trei funcii: VerificareConturi, VerificareSolduri i VerificareDuplicate . Prima funcie are rolul de a verifica existena conturilor n planul de conturi al depozitului de date, cea de-a doua verific soldurile prin prisma funcionalitii conturilor de activ sau pasiv i a egalitii ntre total debit i total credit impus n balanele de verificare, iar cea de-a treia funcie previne ncrcarea n depozitul de date a unor nregistrri duplicate (de exemplu datele pentru aceeai firm pe acelai nivel al ierarhiei timp). Dac verificarea datelor a fost ncheiat cu succes, va fi apelat o procedura care va ncrca soldurile din tabelul temporar n depozitul de date. Procedurile privind extragerea i verificarea datelor sunt prezentate n ANEXA 1 a lucrrii.

Modelul unui sistem informatic de asistare a deciziei generalizabil pentru activitatea financiar-contabil

203

5.4.3. Agregarea datelor i calculul indicatorilor de analiz

Dup cum am specificat anterior, am optat pentru un set de 15 indicatori5 de analiz, a cror valori vor fi memorate n tabelul Indicatori_Baz .Pentru calculul acestor indicatori am ales varianta realizrii unor proceduri stocate SQL Server ce vor fi declanate automat dup ncrcarea soldurilor contabile n depozitul de date. ntr-o prim etap, va fi adugat n tabelul Indicatori_Baz o nregistrare nou, n care se va completa valoarea cheii primare compuse din identificatorul firmei (IdFirma) i cel aferent dimensiunii timp (IdTimp), dup care se vor lansa procedurile de actualizare pentru fiecare dintre indicatorii de analiz ce constituie cmpurile tabelului. Figura urmtoare ilustreaz operaiile ce se succed pentru realizarea calculelor i memorarea n depozit a valorilor indicatorilor antecalculai.

Extragere date i ncrcare solduri

Tabel SOLDURI

Cumulare (sau scdere) solduri

Tabel Indicatori de analiz

Figura 13 Valorile indicatorilor sunt calculate pe baza soldurilor din depozitul de date

De exemplu, n cazul indicatorului Total active imobilizate, este necesar cumularea soldurilor din clasa a doua ce evideniaz elementele patrimoniale de activ i diminuarea valorii obinute cu sumele aferente soldurilor conturilor de amortizri sau deprecieri privind imobilizrile. Modelul procedurii stocate pentru calculul indicatorului total active imobilizate este prezentat n continuare:
CREATE PROCEDURE asSolduriFirme @Firma as char(50), @Timp as char(50) AS UPDATE INDICATORI_BAZA SET ActiveImobilizate= CAST( (SELECT CAST ((SELECT SUM(SOLD) FROM SOLDURI WHERE SimbolCont IN ('201','203','205','2071','208','233','234','211','212','213','231','261','263','265','267')) AS MONEY) CAST ((SELECT SUM(SOLD) As Termen FROM SOLDURI WHERE SimbolCont IN ('280','290','2933','281','291','2931','296')) AS MONEY))AS MONEY) WHERE IdFirma=@Firma AND IdTimp=@Timp

Se observ c procedura stocat de tip UPDATE este parametrizat pentru a actualiza doar valoarea aferent unei anumite firme, ntr-un anumit moment reprezentat n dimensiunea Timp.

Criteriile de selcie ale indicatorilor au fost expuse n capitolul III al lucrrii

Sistem suport pentru asistarea deciziei n domeniul financiar contabil

204

O alternativ la utilizarea procedurilor stocate pentru ncrcarea cu date a tabelei Indicatori_Baza o constituie descrierea modului de calcul a acestora n baza de modele proiectat n acest scop. Reamintim c descrierea unui model de calcul se poate realiza pe baza soldurilor conturilor din depozitul de date sau prin reutilizarea unor modele a cror mod de calcul pe baza soldurilor contabile a fost definit n prealabil. Pentru memorarea valorilor indicatorilor ce nu se regsesc n tabelul Indicatori_Baza se va utiliza un tabel separat numit Realizri, ce va conine, pe post de chei externe, identificatorul modelului de analiz, identificatorul firmei pentru care a fost calculat valoarea i identificatorul ce asigur conectarea la dimensiunea Timp. Astfel, acest tabel poate fi considerat un nou tabel de fapte n schema depozitului de date. Utilizarea tabelului Realizri, conectat att la baza de modele, ct i la tabelele dimensiune, este prezentat n figura urmtoare:

Figura 14 Model relaional pentru descrierea modului de calcul a indicatorilor de analiz i memorarea valorilor acestora

Dup cum se poate observa din figura 14, descrierea formulei de calcul pentru un indicator de analiz obinut pe baza soldurilor contabile presupune adugarea indicatorului n tabelul Modele i apoi specificarea conturilor ale cror solduri particip, prin cumulare sau diferen, la formarea indicatorului n tabelul Compunere. Indicatorii deja calculai pot fi reutilizai pentru descrierea altor modele de analiz (indicatori), cum ar fi ratele, iar completarea formulelor pentru acestea se realizeaz prin intermediul tabelului Compunere_Modele. Figura urmtoare prezint interfaa proiectat pentru introducerea n baza de modele a formulelor de calcul pentru indicatorii formai prin agregri de solduri:

Modelul unui sistem informatic de asistare a deciziei generalizabil pentru activitatea financiar-contabil

205

Figura 15 Descrierea formulei pentru cifra de afaceri prin cumularea soldurilor conturilor de venituri

Realizarea propriu-zis a calculelor i ncrcarea cu date a tabelului Realizri este efectuat printr-o procedur VBA, ce utilizeaz pentru accesarea bazei de date obiecte specifice ActiveX Data Ojects, i este prezentat n ANEXA II a prezentei lucrri. n vederea definirii formulelor de calcul a ratelor de analiz i a indicatorilor compui pe baza altor indicatori, a fost proiectat o fereastr asemntoare, ce permite actualizarea tabelului Compunere_Modele. Figura urmtoare ilustreaz descriere a ratei de rentabilitate ca raport ntre profitul net i cifra de afaceri.

Figura 16 Descrierea formulei pentru rata rentabilitii veniturilor

. Aceast modalitate de descriere a modelelor confer sistemului un caracter generalizabil

Sistem suport pentru asistarea deciziei n domeniul financiar contabil

206