Gua para la organizacin de eventos

Esta gua detallada para la organizacin de eventos ha sido diseada con vistas a ayudarle a desempear su tarea como anfitrin, y conseguir repetidamente que sus eventos sean un gran xito. Establezca sus objetivos
La planificacin es primordial; un evento que no se haya planeado de antemano o estudiado a fondo podra acabar siendo un desastre. Por lo tanto, si quiere garantizar que todo salga a las mil maravillas, deber idear un plan general para su evento que incorpore objetivos ACERTADOS. A APRECIABLES Cmo sabe si va por buen camino a menos que evale la situacin? Una meta debe ser mensurable para garantizar que est cumpliendo los objetivos que se ha propuesto. Organice las tareas que debe llevar a cabo como parte del plan concebido para su evento, y fije sus propios plazos para completarlas. Cuando termine cada una de las tareas, tendr una idea ms clara del progreso que est realizando. E- ESPECFICOS Una vez que se ha propuesto una meta y ha pensado en lo que quiere lograr con su evento, debera plantearse las cinco preguntas que enumeramos a continuacin: Qu? Qu quiero lograr con este evento? Por qu? Por qu quiero conseguirlo? Quin? Quin me ayudar a conseguir mi objetivo y me apoyar en el evento? Dnde? Dnde tendr lugar mi evento? Cules? Qu herramientas y materiales necesitar para el evento?

R RELEVANTES & REALISTAS El esfuerzo que hace a la hora de crear un evento siempre tendr su recompensa. Sin embargo, qu quiere lograr exactamente con este evento? No olvide que la meta y los objetivos deben ser realistas.

A ALCANZABLES Echemos un vistazo a las preguntas de ms arriba: se ha propuesto objetivos realistas? Podr lograrlos en el plazo de tiempo especfico que ha determinado? Cuando organiza su propio evento, siempre se necesitan grandes dosis de tiempo y esfuerzo y, adems, se debe contar con la actitud y los recursos adecuados para garantizar que en la medida de lo posible todo marche sobre ruedas. O OPORTUNOS Piense en ese momento del ao ms oportuno para ser anfitrin de un evento, y plantese qu fechas seran ms convenientes para los asistentes. Asimismo, asegrese de que la competencia no haya organizado eventos que podran quitarle protagonismo a su da!

En qu se va a concentrar?
Sus objetivos le ayudarn a determinar el tipo de evento que quiere organizar y su enfoque principal. A modo de ejemplo, podemos citar: Los eventos de venta al por menor La promocin del negocio y el reclutamiento El lanzamiento de productos Encuentros Conferencias Cursos formativos del HBM

A qu tipo de pblico va a dirigir su evento?

Esta pregunta est ligada a los objetivos y el enfoque que pretende utilizar, y estos dos factores dependern a su vez de los motivos para crear su propio evento. Todo esto le ayudar a determinar el tipo de pblico con el que le gustara contar en su evento. Tendr que pensar en las siguientes variables para comprender el tipo de pblico al que va a dirigir su evento: Variables demogrficas: Edad y ubicacin Variables psicogrficas: Intereses, pasatiempos y personalidad

Estas variables tambin le ayudarn a discernir la mejor manera de conectar con el pblico en lo relativo al tipo de comunicacin que debera utilizar para los eventos: estas personas preferiran recibir una carta que promocione el evento o un correo electrnico?, utilizan las redes sociales?, podra anunciar su evento dentro de estas? Hablaremos con ms detalle acerca de este tema en el apartado de promociones de esta gua.

Aspectos bsicos en la planificacin de eventos

A continuacin, detallamos algunos puntos clave que debe considerar a la hora de organizar su evento. Esta lista tambin puede utilizarse a modo de listado de verificacin en las etapas iniciales del proceso de planificacin: La planificacin del evento comienza con la bsqueda exhaustiva de informacin. Asista a otros eventos, exhibiciones, encuentros y exposiciones para familiarizarse con lo que da resultado y lo que no. Asimismo, rena informacin acerca de los hoteles y lugares en los que le gustara celebrar su evento. Elabore una lnea de tiempo que determine el plazo para completar las tareas, tambin conocida como lnea de tiempo para la implementacin de tareas. Fije las fechas en las que se celebrar el encuentro, y asegrese de que esas fechas/horarios les vienen bien a los principales asistentes. Visite el lugar de celebracin que ha seleccionado para asegurarse de que la ubicacin es acertada para el evento y el tipo de pblico que asistir a este. Considere si est bien comunicado o no, y tambin tenga en cuenta el nmero de plazas de aparcamiento que ofrece. Cuntas salas necesitar reservar en el lugar de celebracin seleccionado? Cunto le costar? Qu se especifica/no se especifica en el contrato? Eche un vistazo a las instalaciones del hotel. Los invitados tienen la opcin de comprar comida, bebidas y tentempis? Tambin debera considerar la opcin de reservar habitaciones en el hotel si su evento dura ms de un da. Haga que el hotel muestre inters por su evento, deles motivos para querer que sus instalaciones sean las elegidas, y deje que piensen en la publicidad de la que podran beneficiarse. Todo esto ayudar a establecer buenas relaciones laborales. Determine los requisitos de las instalaciones y la organizacin del evento. Estudie la disposicin de la sala y visualice la presentacin dentro de esta; puede que necesite mesas o simplemente sillas. La sala debe contar con una lnea de visin clara desde la audiencia hacia la parte delantera de la sala, sin nada que dificulte su visin. Ofrezca un sistema de registro simple y fcil de utilizar. Elabora un plan promocional y publicitario para informar y suscitar inters. Precisar equipo en la sala o se plantea alquilarlo? Puede que el hotel disponga del equipo que necesita. Es vital comprobar que todo funciona!

Como puede comprobar, antes de ponerse manos a la obra debe considerar una lista bastante exhaustiva de opciones.

Oradores invitados
Imagine lo que ocurrira si pudiera contar con la participacin de un orador como Anthony Chaplin, Director gerente de Nikken Europa, para motivar, animar e inspirar a sus invitados. Ben Woodward, el ltimo miembro en incorporarse al equipo directivo de Nikken Europa, es especialista en marketing de redes, y como Director de ventas para el mercado europeo, Ben sera un orador estupendo para su evento. Si su evento va a centrarse en los conceptos de formacin, el HBM o la motivacin, no sera increble contar con la participacin de Larry Proffit como orador invitado? Est organizando un evento con motivo de un lanzamiento de productos? En ese caso, necesita contar con la ayuda de Dave Balzer o Roger Drummer, expertos en materia de productos que saben enloquecer e informar como nadie al pblico. Julie Gostick, Ejecutiva de marketing de los productos de Nikken Europa, tambin sera una oradora formidable en este tipo de eventos, gracias a su pericia y sus conocimientos en materia de comercializacin de productos. Curtis Bennett, tambin conocido por algunos como el experto en termografa, es el fundador de Thermografix Consulting Corporation. Curtis ha participado en muchas otras conferencias y eventos, incluido el 14. Congreso Anual Internacional de Medicina antienvejecimiento celebrado en Chicago. Con sus amplios conocimientos en tecnologa termal y sistemas de control de temperatura, estamos seguros de que Curtis se convertira en un modelo de inspiracin para todos. Quiere centrarse en las herramientas de reclutamiento y el negocio de Nikken? En ese caso, Mari Daly, Directora de marketing de Nikken Europa, sera la oradora ideal para su evento. Su objetivo ser promocionar el uso de las herramientas, explicar los beneficios que pueden proporcionar y establecer cmo puede sacar el mximo provecho a estas. Podra contar con la participacin de oradores cruciales para su evento si logra reunir el nmero necesario de asistentes, segn se detalla en la tabla de ms abajo. Quin atraer a la multitud? Pngase en contacto con nosotros, y logre sus objetivos. Orador invitado Mari Daly / Julie Gostick / Ben Woodward Anthony Chaplin / Larry Proffit Dave Balzer / Roger Drummer / Curtis Bennett N. de asistentes necesarios +50 Temas / reas de especializacin Marketing, productos, negocio/herramientas de reclutamiento, motivacin, ventas, establecimiento de metas Motivacin, formacin, establecimiento de metas Productos de Nikken, nutricin, pericia en el campo de la tecnologa

100-200 +200

Registro
La clave para experimentar xito con su evento es ofrecer un sistema de registro efectivo. A continuacin, exponemos algunos puntos clave que debe recordar a la hora de organizar el registro para los eventos: Costes: Billetes: Se podrn adquirir los billetes en las instalaciones el da del evento o ser necesaria una reserva previa de los billetes? Piense en la impresin de los billetes, los materiales y otras copias impresas que entregar en el evento. Cunto cuestan los billetes para los Consultores/invitados? Cunto dinero asignar para los materiales del evento?

Materiales: Ha diseado e imprimido los pases de los asistentes?, ha conseguido los cordones de los pases? Las copias impresas podran estar a disposicin de los asistentes cuando realicen el registro, o Vd. podra encargarse de colocar el material en las sillas de la sala antes de que lleguen los invitados. Ofrecer regalos o entregar muestras gratuitas? El hecho de colocar un regalo que conmemore la ocasin encima de sus asientos sera una sorpresa especial para los asistentes (aunque solo sea un bolgrafo de marca). Se ha planteado preparar un pack evento para los asistentes? Este podra comprender: un regalo, el programa del evento, hojas informativas de los productos y formularios de evaluacin. Formule el pack a modo de recordatorio para que los asistentes se lo puedan llevar a casa y no se olviden del evento.

Promocin & Marketing

Hay muchas maneras diferentes de promocionar y transmitir informacin acerca de su evento, dependiendo del pblico al que se dirija. A continuacin, exponemos algunas opciones: Redes sociales Facebook, Twitter, LinkedIn o publicaciones en blogs. Publicidad - carteles, banners publicitarios, exposiciones, folletos del evento y otro material relacionado con el evento. El boca a boca tanto en Internet como en la vida real con amigos, familia y posibles clientes.

Itinerario del evento un documento con la programacin del evento que especifique el programa, el horario, los lugares de celebracin, los temas que se van a tratar y la ubicacin. Ofrecer un descuento promocional con los billetes? El hecho de ofrecer un 10% de descuento podra constituir un aliciente aadido para que se registren ms ventas. Otra opcin sera organizar una rifa en su evento, y esto tambin podra incluirse en su campaa publicitaria. Calendario de eventos de Nikken Podr acceder al calendario de eventos de Nikken en el sitio web pblico de Nikken y en MyNikken, que le permite cargar los detalles de su evento en el calendario para que se corra la voz entre otros Consultores de Nikken. Constituye un recurso de gran utilidad para guardar en el mismo sitio y de manera organizada todos los detalles de un evento.

Contenido & publicidad de su evento

Su campaa publicitaria no acaba con la ceremonia de inauguracin del evento. El evento debera ser promocionado durante el perodo previo a la celebracin, durante el evento e incluso una vez que este haya finalizado. Puede que sea posible exhibir muestras y productos en su evento. Tambin podra realizar presentaciones en vivo, por ejemplo, para ensear cmo funcionan el Sistema de agua PiMag y el Air Power5 Pro y cmo se sustituyen los filtros en productos especficos. El objetivo primordial es crear una exposicin con productos y materiales que se combinan entre s con vistas a crear el mximo impacto visual. Para ayudarle con esto, hemos diseado especialmente una tienda virtual llamada Herramientas de Nikken, que ofrece banners publicitarios desplegables y materiales que podr utilizar en sus eventos: http://www.nikkentools.eu/ Para realizar presentaciones de PowerPoint, podr acceder a nuestros materiales, tales como los vdeos de YouTube, en: http://www.youtube.com/nikkeneurope Si require otra informacin o debe satisfacer otros requisitos en su evento, no dude en ponerse en contacto con el equipo de eventos de Nikken Europa a travs de la siguiente direccin de correo electrnico: events@nikken.co.uk.

Logstica
Cree un programa para el evento. Confirme el lugar de celebracin del evento, la organizacin, la distribucin de planta, las reas de exposicin de los productos , y la disposicin de los asientos y el escenario. Confirme la participacin de los oradores y el contenido del programa, incluyendo la hora de llegada y los tiempos de intervencin. Proporcionar refrescos?

Si va a vender billetes, cmo los vender y con cuntos contar en el evento? Mantngase en contacto con el hotel; compruebe que todo est en orden y hable con ellos acerca del apoyo que podran prestar. Contar con un mostrador de inscripcin en las instalaciones? En caso afirmativo, distribuya sealizacin de forma clara para que los asistentes sepan moverse con facilidad. Una vez que ha lidiado con las actividades logsticas, cntrese en promocionar y comunicar!

Produccin & equipo audiovisual

Materiales visuales & contenido de la presentacin en PowerPoint Aconsejamos descargar la presentacin en PowerPoint, los vdeos y la msica que planea utilizar antes del evento en lugar de realizar una lectura en trnsito de los archivos en Internet. Tenga los archivos disponibles en su porttil con vistas a poder utilizarlos cuando los necesite. Asegrese de que cuenta con suficientes copias del material impreso si considera que son necesarias para seguir la presentacin. Necesitar una pantalla y un proyector para exponer su presentacin? Y lo ms importante, compruebe que cuenta con todos los cables necesarios para su porttil.

Msica/efectos de sonido La msica debe guardar relacin con su evento; piense detenidamente en el pblico al que va a dirigir su presentacin y en el estilo de msica que sera ms apropiado. Micrfonos: Puede escoger entre micrfonos de mano, de solapa o auriculares (para eventos de ms de 50 asistentes aconsejamos utilizar micrfonos de mano con vistas a que los efectos de sonido sean proyectados de manera eficiente) y asegrese de que el audio del sistema audiovisual est instalado.

Oradores invitados Siempre realice una comprobacin de sonido; asegrese de que todo funciona correctamente y de que los asistentes que se sientan al fondo pueden or al orador. Traduccin Si va a contar con la participacin de un orador invitado en su evento, necesitar proporcionar interpretacin consecutiva o simultnea?

Definiciones Interpretacin simultnea: el intrprete traduce el mensaje en la lengua meta tan pronto como pueda formularlo a partir de la lengua original, mientras que el orador habla sin parar en la lengua original. El intrprete se sentar en una cabina insonorizada, hablar al micrfono, y podr ver y or con claridad al orador de la lengua original. Los hablantes de la lengua meta podrn escuchar la interpretacin simultnea por medio de audfonos. Interpretacin consecutiva: el intrprete habla despus de que el orador de la lengua original hace una pausa. El discurso se divide en secciones, y el intrprete se sienta o se sita detrs del orador de la lengua original, escucha y toma notas a medida que el orador comunica el mensaje. Cuando el orador realiza una pausa o termina de hablar, el intrprete transmite una parte o la totalidad del mensaje en la lengua meta.

Seguimiento del evento & celebracin de su xito!

Lo ha conseguido! Ha planeado y llevado a cabo su propio evento, y estamos seguros de que se siente muy orgulloso. Una vez que haya finalizado el evento, tendr que realizar algunas tareas adicionales: Evaluacin del evento: Los formularios de evaluacin son una manera estupenda de recopilar las opiniones de sus invitados, una vez finalizado el evento. Esta informacin le ayudar a mejorar todava ms la calidad de su prximo evento. Tambin debera dar su propia opinin, cmo salieron las cosas? Notas de agradecimiento: a los oradores invitados, invitados VIP y asistentes. Comunicado de prensa: Podra redactar un breve comunicado de prensa acerca de su evento y hacrselo llegar a los medios de comunicacin. El comunicado debera comprender informacin que responda a las siguientes preguntas: quin, qu, por qu, cundo, cmo nunca se sabe, si se publica en una revista, ms personas tendrn acceso a informacin relacionada con Vd., la oportunidad empresarial de Nikken y el prximo evento que planea organizar.

Intercambio de fotos/vdeos: utilice las plataformas en lnea para compartir las fotos y vdeos de su evento, incluyendo, entre otras, Facebook, Twitter, YouTube y Flickr. Podr utilizar esta informacin para generar publicidad en el futuro.

Y finalmente Celbrelo; se lo merece!

Fuente: Nikken Europa