NEWS LETTER

MARTIE 2013

edine mai eficiente

un articol de tefan Bdescu

edinele, mari consumatoare de timp, de multe ori sunt i neplcute. Totui, ele sunt foarte importante mai ales n cadrul proiectelor, pentru c dau calea de urmat ntr-un mediu afectat de schimbri. Ele reprezint mai mult dect o adunare de oameni care discut pe marginea unui subiect. De multe ori, scopul edinelor nici nu este atins, rezultnd astfel, o pierdere de timp pentru toat lumea. Scopul acestui articol este de a oferi sfaturi managerului de proiect cu privire la cum trebuie condus o edin eficace.

finalul fiecrei activiti mai importante, pentru c astfel sunt mai uor de cuantificat progresele i costurile. ns scopul lor este de a corecta din timp erorile i, din aceast cauz, ar fi mai bine ca ele s fie stabilite nainte de a fi prea trziu pentru a mai remedia ceva. Un mare general1 a spus c un elefant se mnnc bucic cu bucic. Dac v gndii la proiectul vostru ca la un elefant, atunci cea mai bun tactic este cea a pailor mruni (milestones) dar siguri. Jaloanele se folosesc i n managementul riscurilor i pot fi un declanator pentru aa zisul Pan B. Jaloanele sunt folosite pentru a monitoriza progresul proiectului, ns are i limitri. De obicei, ele sunt inserate pe drumul critic i nu in cont de activitile ne-critice. Asta poate da impresia c activitile din proiect se desfoar conform planului, cnd de fapt ele sunt ntrziate. Dac jaloanele nu ar fi inserate pe drumul critic, atunci confuzia ar fi i mai mare atunci cnd s-ar constata o ntrziere, pentru c aceasta nefiind pe drumul critic, este posibil ca s nu afecteze ntreaga durat a proiectului. Nu uitati s dai fiecrui milestone urmtoarele: - nume - dat - buget (la ct se ridic costul total conform planului la acel moment) - persoan responsabil
1

Cnd stabilim edinele?

n orice proiect, trebuie stabilite, nc din faza de planificare, aa numitele milestones. Conform dicionarului, sensul cel mai apropiat n limba romn este bine cunoscuta born kilometric (folosit nc din antichitate). n jargonul managerilor de proiect din Romnia, cel mai des este ntalnit varianta de jalon. Scopul lor este de a oferi informaii managerului de proiect n legtur cu eventualele depiri de timp, cost i calite a activitilor executate pn la acel moment, fa de cum este stabilit n plan. Pe baza acestor informaii, managerul de proiect poate controla buna desfurare a proiectului, suplinind bugetul sau relaxnd ritmul activitilor, dac se constat c acestea se desfoar ntr-un ritm mai alert dect s-a planificat. Adesea, aceste jaloane se fixeaz la

Creighton Williams Abrams Jr. (n. 15 septembrie 1914 d.4 septembrie 1974) a fost un general american. Dup el este denumit i cel mai performant tanc american n prezent, tancul M1 Abrams.

www.accedio.ro

- departament (acolo unde este cazul) Aadar, edinele trebuie stabilite la datele cnd sunt atinse jaloanele. Intervalul cel mai des ntlnit n stabilirea edinelor interne, este de 5-10 zile lucrtoare. Desigur, variaz de la proiect la proiect, n funcie de natura i complexitatea lui i de gradul de noutate. edinele mai mari, la care iau parte i sponsorii sau ali stakeholderi importani, au de obicei un interval mai mare, de una pn la 3 luni.

ncepei edinele la timp, chiar dac nu este toat lumea prezent. Dac i vei atepta pe cei ntrziai, riscai ca pe viitor i cei prezeni s ntrzie. edinele trebuie s se ncheie cu o not scris (minut) de ctre cineva desemnat, n care s se regseasc motivul edinei (problemele identificate), deciziile luate i eventualele obiecii, ndoieli, sau riscuri semnalate de ctre participani. Aceast not trebuie mai apoi diseminat ctre toi participanii, pentru c de multe ori se ntmpl ca n urma unei edine fiecare s plece cu viziunea sa asupra celor convenite. Desemnai o persoan responsabil de minuta edinei. Este bine ca discuiile s fie ncurajate, dar pentru fiecare problem trebuie luat o decizie. Terminai edina la timpul stabilit. Astfel vei evita ca cineva s o prseasc nainte de a se termina. Oamenii au agendele lor i dac disconfortul creat de ntrzierea la dentist poate fi trecut, cu siguran luarea copiilor de la grdini nu poate suferi amnare. n cazul unei edine de amploare, la care iau parte diferii stakeholderi (persoane care pot influena proiectul), nu uitai s alocai timp pentru ntrebri. Ca manager de proiect, mulumii celor prezeni pentru participare. Asigurai nc odat pe cei implicai c efortul lor este vizibil. Folosii aceast oportunitate pentru a felicita unul dintre membrii echipei, detaliai meritele lui. Ferii-v s acuzai n public, nu este constructiv.

Ce se va discuta la edin?
edinele din cadrul proiectului ar trebui s fie evenimente de colaborare care analizeaz realizrile i nu eecurile din trecut. O statistic2 arat c numai 25% dintre repondeni afirm c asta se discut n cadrul organizaiilor din care fac parte. Clarificai scopul i diseminai tuturor agenda edinei. Principalul aspect care trebuie discutat n cadrul unei edine, este progresul nregistrat fa de cel planificat. Care este momentul de referin? Jalonul. Dac avei nevoie de informaii specifice de la cineva, atunci asigurai-v c le va avea la momentul edinei i c va putea participa. Dup ce se stabilesc msurile care se vor lua pentru a corecta abaterile de la planificare, se caut intele ce trebuie atinse pentru urmtorul jalon. Aceste inte este bine s fie supuse prerii tuturor participanilor din cadrul edinei, chiar dac decizia rmne tot n minile managerului de proiect.

Cum se va desfura edina?

Durata edinei nu trebuie s depeasc o or. Timpul este o resurs preioas iar atenia individual cu greu depete 15 minute de concentrare continu. Dac este necesar, facei o pauz i reluai.
2

http://projectagency.co.uk/

www.accedio.ro