Libros de Gerencia Resumidos

Organzate con eficacia

El arte de la productividad libre de estrs
por David Allen

RESUMEN EJECUTIVO
La capacidad de nuestra mente se viene a menos cuando la sobrecargamos de trabajo; y esta merma de nuestra capacidad mental redunda en una menor productividad tanto en lo personal como en lo profesional. As pues, para evitar saturar nuestra capacidad mental, debemos vaciar nuestra mente de elementos superfluos y emplearla en asuntos que realmente exigen de todas nuestras facultadas y capacidades. En el presente texto, el autor nos brinda un mtodo para vaciar nuestra mente, organizar nuestros proyectos, determinar el prximo paso que debemos dar en cada uno y, de este modo, aprovechar toda nuestra capacidad mental en asuntos realmente importantes y liberar nuestras vidas del estrs que la falta de mtodo nos produce.

mucho por hacer. Por tanto, la clave para la productividad es vaciar nuestra mente de todas las cosas que queremos hacer e implementar un sistema que controle nuestras tareas. Un buen sistema de gerencia de tareas: 1. Administra el tiempo desde abajo hacia arriba: normalmente, la gente piensa que el tiempo debe ser administrado de arriba hacia abajo, es decir, primero se define una misin de vida, unos objetivos fundamentales y finalmente los detalles de implementacin. Pero, en la prctica, la gente est tan inmersa en el da a da que el panorama general se vuelve confuso. As pues, una mejor aproximacin es administrar el tiempo de abajo hacia arriba, es decir, tratar de controlar todo lo que tenemos que hacer a diario de modo que tengamos tiempo para hacer otras actividades. 2. Posee elementos de control tanto verticales como horizontales: los compromisos, las tareas y los proyectos deben ser controlados tanto vertical como horizontalmente. El control horizontal significa mantener el sentido en cada rea de nuestras vidas. El control vertical significa pensar de arriba hacia abajo en un proyecto o asunto para definir los detalles involucrados. 3. Maneja y organiza 100% de nuestros asuntos: nuestros asuntos son cualquier cosa que nos interese y que no sepamos an cmo lograr ni qu paso dar a continuacin. Para que haya un buen grado de control, debe haber un medio racional de transformar nuestros asuntos en objetivos y acciones. 4. Reduce el estrs progresivamente y finalmente lo elimina: nuestra mente deja de preocuparse por recordarnos lo que tenemos pendiente, y as comenzamos a pensar en los asuntos importantes.

El arte de realizar cosas

Nuestra productividad aumenta en la medida en que tengamos la mente clara y libre de la preocupacin de olvidar cosas importantes. Para sentirnos en control, necesitamos dos cosas: 1. Un sistema lgico que nos permita capturar todo aquello por lo que nos sintamos responsables. 2. Un plan flexible que nos permita saber cul es el siguiente paso correcto en cada uno de los asuntos de nuestro sistema. Lo importante no es tanto gerenciar el tiempo, la informacin y las prioridades, sino hacerlo a travs de un sistema confiable. Si nuestra mente est pendiente de no olvidar algo, seremos menos efectivos al pensar en el asunto que nos ocupa. Hay varias razones por las que un asunto puede aparecer en nuestra mente mientras estamos tratando de pensar en otra: 1. No hemos clarificado bien los resultados que estamos buscando en dicha rea. 2. No hemos determinado cal es el mejor prximo paso. 3. Carecemos de un sistema que nos indique las acciones y los resultados que debemos buscar. Estos factores obligan a la mente a asumir inconscientemente la responsabilidad de recordarnos sobre el asunto. Pero si se ponen en marcha muchos de estos recordatorios, pronto nos sentiremos abrumados. Sentiremos que no podemos asumir nada nuevo, pues nuestra mente enviar la seal de que ya hay

Productividad horizontal
Recolectar, o reunir las cosas Nuestra mente dejar de lado las tareas de poca importancia si est segura de que hay un sistema que se ocupar de todos los asuntos futuros. As pues, debemos reunir: 1. Posesiones fsicas. 2. Notas escritas. 3. Mensajes electrnicos.

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Organzate con eficacia 2 4. Mensajes de voz. 5. Material escrito o publicado. Pero es muy importante que recolectemos todo, pues de lo contrario nuestra mente se sentir en la obligacin de recordar ciertos asuntos. Esta fase de recoleccin funciona mejor si: 1. Logramos reunir nuestras cosas en el menor nmero posible de cajones: de lo contrario el sistema ser inaplicable. 2. Vaciamos regularmente cada cajn: los cajones sirven para recolectar no para almacenar. En otras palabras, no es conveniente que nada permanezca durante mucho tiempo en los cajones. Cada asunto debe ser procesado regularmente con nuestro sistema de procesamiento. Demasiadas cosas en un cajn generan estrs y nada de resultados. 3. Todo ha sido tomado en cuenta: slo dejaremos de perocuparnos cuando estemos seguros de que los cajones estn recolectando todo lo que debe ser recolectado. Llenarlos debe formar parte de nuestras vidas. Esto quiere decir que necesitaremos cajones que puedan contener de todo: 3.1. Utensilios que utilicemos a diario. 3.2. Material de referencia, de utilidad en el futuro. 3.3. Fotografas y recuerdos. 3.4. Correo, memos y notas escritas. 3.5. Mensajes telefnicos, tarjetas de presentacin y manuales. 3.6. Mensajes de voz y otros materiales auditivos. 3.7. Videos y materiales similares. 3.8. Correos electrnicos. Procesar, o vaciar los cajones Una vez que hemos reunido todo, debemos vaciar los cajones. La nica forma de hacer esto es determinar qu debemos hacer en el futuro con respecto a cada item contenido en ellos. Para tal fin, hay tres reglas: 1. Procesar primero el item que est arriba: asegrese de que cada item sea tratado individualmente sin tomar en cuenta su importancia relativa. De este modo, nos veremos obligados a vaciar los cajones completamente, independientemente de la importancia de cada asunto. 2. Procesar un item a la vez: procure tomar una decisin definitiva sobre cada asunto. 3. No devolver nada al cajn: los cajones son puntos de recoleccin para empezar el procesamiento, no depsitos en los que yacern eternamente los asuntos. Hgase a la idea de que todo debe ser procesado y nada debe ser diferido. Ahora bien, cmo procesar lo que hay en los cajones? El proceso es muy sencillo y consiste en formular tres preguntas: 1. Puedo llevar a cabo, o resolver, este item? 1.1. Si la respuesta es no, entonces hay tres cosas que podemos hacer con dicho artculo: 1.1.1. Archivo de espera: aqu pondremos los asuntos que deben madurar ms para poder ser llevados a cabo. 1.1.2. Archivo de referencia: aqu almacenaremos informacin relevante para el futuro. 1.1.3. A la basura: bote tanto como sea posible. 1.2. Si la respuesta es si, pase a la prxima pregunta. 2. Es esta una tarea nica o aislada? 2.1. Si la respuesta es no, pasar al rea de trabajo junto a los proyectos relacionados. 2.2. Si la respuesta es si, pase a la prxima pregunta. 3. Esta tarea podr ser hecha en dos minutos o menos? 3.1. Si la respuesta es no, entonces hay tres cosas que podemos hacer con dicho artculo: 3.1.1. Archivo de tareas delegadas: tareas que delegamos en otras personas mejor preparadas para hacerlas. 3.1.2. Archivo de calendario: si necesitamos un lapso de tiempo para realizar esta tarea, disponga de un calendario en el que reserve el tiempo necesario. 3.1.3. Lista de prximas tareas: este es un archivo que debemos mantener a mano. Cuando gozamos de un tiempo libre que no estbamos esperando, podemos aprovecharlo y dedicarnos a este archivo. 3.2. Si la respuesta es si, lleve a cabo la tarea inmediatamente. Ni se preocupe de aadirla al sistema. Termnela y ya. Organizar, o determinar el lugar correcto La clave para hacer funcionar nuestro sistema de procesamiento es organizar y estructurar adecuadamente las tareas. 1. Archivos: 1.1. Archivo de espera: este debe contar con al menos dos componentes: 1.1.1. Lista esperando por alguien: incluye todas las cosas que dependen de otra persona para que las podamos llevar a cabo. Esta lista debe ser revisada frecuentemente. Adems, debe contar con recordatorios que permitan asumir la tarea apenas la otra persona ha realizado la suya. 1.1.2. Lista tal vez/algn da: aqu estn todos los asuntos que no son inmediatamente relevantes, pero que pueden serlo en el futuro. 1.2. Archivo de referencia: decidir qu material conservar y organizar es una cuestin personal. Saber separar el material que puede ser llevado a cabo del material de referencia es la clave para hacer ms cosas cada da. Si no sabemos distinguir entre ellos, perderemos mucho tiempo.

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Organzate con eficacia 3 2. Proyectos: 2.1. Lista de proyectos actuales: este es un ndice completo de todos los proyectos que tenemos en marcha. Esta lista no tiene que estar organizada en orden de prioridad, tamao o urgencia; pero debe incluir todos los proyectos que tengamos en mente. Cada semana debemos revisar esta lista y dar un paso ms en cada proyecto. 2.2. Planificacin de resultados para cada proyecto: cada proyecto debe tener una pgina particular en la que estn detallados los objetivos del mismo, as como los pasos semanales que debemos dar para avanzar. Incluso podemos refinar la lista de proyectos del siguiente modo: 2.2.1. Separar proyectos personales y profesionales. 2.2.2. Recopilar una lista de proyectos que hemos delegado en otras personas. 2.2.3. Agrupar proyectos por categoras o tipos. 2.2.4. Dividir grandes proyectos en subproyectos. 2.3. Almacenamiento de materiales de apoyo: estos no son recordatorios, sino materiales de referencia. Dependiendo del formato y la cantidad, podemos almacenarlos as: 2.3.1. En archivos o gavetas. 2.3.2. En formato electrnico como notas adjuntas, bases de datos o correos electrnicos. 2.3.3. En una libreta de notas. 2.3.4. En dispositivos electrnicos. 2.3.5. En diarios o agendas. 3.Delegar: 3.1. Lista de asuntos delegados: es similar a la lista de proyectos. Es un ndice de todas las tareas que hemos delegado en otras personas. 3.2. Calendario diario: debemos tener un nico calendario en el que asentaremos nuestras citas y tareas. El calendario no es una lista de deseos en la que escribimos lo que idealmente deberamos hacer. Por el contrario, es lo que debemos hacer sin falta cada da. Podemos organizar el calendario en categoras, por ejemplo: 3.2.1. Llamadas por hacer. 3.2.2. Diligencias. 3.2.3. Cosas por hacer en la oficina. 3.2.4. Cosas por hacer en casa. 3.2.5. Reuniones. 3.3. Lista de prximas tareas: si mantenemos esta lista a mano, podremos aprovechar nuestro tiempo libre de una manera productiva. Puede estar en el formato que mejor nos sirva: 3.3.1. Un archivo con carpetas separadas por asunto. 3.3.2. Un software especializado para tal fin. 3.3.3. Un dispositivo electrnico. Revisar, o mantener todo funcionando Revisar regularmente mantiene todo funcionando bien y nos permitir ser ms eficientes y productivos. Adems, esto estimular nuevas maneras de pensar. Con qu frecuencia debemos revisar nuestro sistema?: 1. Diariamente: el calendario y la lista de prximas tareas. Vea qu debe hacer, qu citas tiene y qu puede hacer con el tiempo disponible. 2. Semanalmente: las listas de proyectos, de tareas delegadas y en espera. Evale lo que est sucediendo en su vida. Reserve tiempo la prxima semana para hacer ciertas tareas especficas. Este es el momento de vaciar su mente y llenar el sistema. Algunas personas hacen esta revisin al final de la semana, mientras que otras prefieren hacerla al principio. La revisin semanal es el mejor momento para: 2.1. Reunir todo lo que llegue a nuestras vidas. 2.2. Procesar eficientemente todas las cosas. 2.3. Ver el calendario de la prxima semana. 2.4. Actualizar las listas. 2.5. Limpiar los archivos de cosas irrelevantes. 2.6. Limpiar, actualizar y completarlo todo. 3. Mensualmente o trimestralmente: el panorama completo. Es importante aclarar peridicamente los objetivos a largo plazo, la visin y los valores. En la revisin mensual debemos: 3.1. Repasar los objetivos fundamentales. 3.2. Pensar dnde queremos estar en tres aos. 3.3. Evaluar cmo est progresando nuestra carrera. 3.4. Considerar asuntos sobre nuestro estilo de vida. 3.5. Tratar de alinear nuestros valores y estilo de vida. 3.6. Evaluar nuestra vida y trabajo. 3.7. Tomar decisiones importantes. Si revisamos regularmente el sistema, estaremos ms seguros de estar haciendo lo correcto. Dado que nuestras necesidades y preferencia personales cambian con el tiempo, debemos revisar constantemente el sistema para que este no se salga de los objetivos fundamentales. Hacerlo, o tomar las mejores decisiones La idea de cualquier sistema gerencial es, por una parte, mejorar nuestra capacidad para tomar decisiones; y, por la otra, volvernos ms productivos, pues nos permite administrar mejor nuestro tiempo. As pues, cmo implementamos el sistema para decidir qu hacer? Hay tres formas: 1. Cuatro preguntas para elegir qu hacer en cualquier momento:

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Organzate con eficacia 4 1.1. Qu puedo hacer inmediatamente con los instrumentos disponibles? 1.2. Cunto tiempo tengo disponible antes de mi prxima cita? 1.3. De cunta energa dispongo actualmente? 1.4. De todo lo que tengo que hacer, qu es lo ms importante? 2. Modelo triple para evaluar nuestro trabajo diario: diariamente hacemos tres tipos de actividades: 2.1. Trabajo predefinido y planificado. 2.2. Trabajo que surge en el momento. 2.3. Definir nuestro trabajo. Al final del da, debemos evaluar el balance entre estas tres actividades y responder la siguiente pregunta: estoy contento con dicho balance? Y si la respuesta es negativa, qu debo hacer para cambiar dicho balance? 3. Modelo de seis niveles para revisar el trabajo: en lneas generales, podemos analizar nuestra vida en seis reas: 3.1. Toda la vida. 3.2. Prximos 3 a 5 aos. 3.3. Prximos 1 a 2 aos. 3.4. reas de responsabilidad. 3.5. Proyectos actuales. 3.6. Tareas actuales. Nuestro xito depender de que gerenciemos estas seis reas de nuestra vida de un modo balanceado. Por otra parte, la lista de cosas que no estamos haciendo siempre ser mayor que la lista de cosas que s estamos haciendo. La clave para sentirnos bien es no slo saber qu hacer sino adems qu dejar de hacer. Nuestro sistema de tareas debe ayudarnos en ambos sentidos. ocasiones no seremos capaces de visualizar cmo llevar a cabo un proyecto hasta que nos visualicemos completndolo y disfrutndolo. Adems, visualizar un proyecto ya finalizado de forma exitosa nos brindar mucho entusiasmo e impulso. Mientras ms atractiva sea la imagen mental, ms motivados nos sentiremos. Pensar, o brainstorm Una vez que casi podemos saborear el xito, es hora de determinar cmo conseguirlo. Si somos demasiado estrictos en esta etapa, no le daremos mucha cabida a la creatividad. La idea es, por el contrario, buscar ideas de todo tipo: buenas, malas, extraas, etc. En otras palabras, debemos hacer un brainstorm o tormenta de ideas. Tras reunir todas las ideas que podamos, descartaremos las menos viables. Para hacer un brainstorm efectivo: 1. Evite emitir juicios: mientras ms evaluemos o critiquemos las nuevas ideas, habr menos oportunidad de conseguir algo original. Debemos fomentar el flujo libre de ideas con el fin de obtener buenas ideas. Deje el anlisis crtico para despus. 2. Favorezca la cantidad por encima de la cualidad: mientras ms ideas tengamos desde el comienzo, habr una mayor posibilidad de que surja una idea de calidad. 3. Deje el anlisis y la organizacin en un segundo plano: esto debe venir luego. Fomente ideas originales y creativas, y no se limite a las que son prcticas o viables. Organizar, o componentes y secuencias Con frecuencia, cuando disponemos de todas las ideas, comenzarn a surgir secuencias y relaciones naturales. La secuencia natural que solemos seguir mientras organizamos nuestras ideas es: 1. Identificar las partes ms significantes: componentes, subcomponentes, secuencias, eventos o prioridades. 2. Clasificar las partes mediante el criterio ms conveniente: 2.1. Componentes. 2.2. Secuencias. 2.3. Prioridades. 3. Rellenar los huecos y ocuparse de los detalles. Actuar, o concentrarse en la prxima tarea Ya tenemos nuestro proyecto bien delimitado, qu hacer ahora? En esta etapa debemos establecer con detalle lo que haremos, los recursos requeridos, de dnde provendrn dichos recursos y planificar tomando en cuenta la realidad. Los elementos bsicos son: 1. Cada proyecto tendr partes movibles, es decir, compo-

Productividad vertical
Definir, o especificar objetivos y principios Por qu es importante cierto proyecto? Qu estndares y valores debo cumplir para lograr cierto proyecto? Debemos responder a estas preguntas desde un principio para lograr un mayor nivel de motivacin y establecer la direccin a seguir. Pensar en el objetivo de un proyecto nos permitir desarrollar los procesos de planificacin del mismo. Por otra parte, dicho proceso debe tomar en cuenta, adems, nuestros valores, que ayudarn a delimitar el proyecto. En definitiva, nuestros valores determinarn la manera en la que ser completado un proyecto. Visualizar, o ver el resultado perfecto Al imaginar en qu consistir el xito de un proyecto, nos concentraremos mejor en los detalles. De hecho, en muchas

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Organzate con eficacia 5 nentes que requerirn antes la complecin de otros componentes. Analice los elementos del proyecto que pueden ser implementados y cmo llevar a cabo la prxima tarea. 2. Si considera que debe planificar an ms, decida cul ser el prximo paso y determine cundo deber ser completado, y por quin. 3. Si el prximo paso est en manos de otra persona, establezca una fecha lmite. 4. Haga un programa de tareas e identifique las que puedan ser realizadas de inmediato aun si el proyecto no ser culminado hasta dentro de varios meses. Pensar en un proyecto no tiene por qu ser una tarea muy elaborada: una aproximacin informal suele ser ms productiva. Sin embargo, tarde o temprano necesitaremos de una estructura ms formal o de un plan escrito. Por otra parte, la ejecucin de los proyectos debe ser inclusiva. Todos los involucrados deben sentir que estn contribuyendo significativamente. Y, de nuevo, lo mejor en este sentido es hacerlo de manera informal, pues las reuniones formales funcionan mejor si son complementadas con reuniones informales en las que las personas puedan hablar de los detalles. 1. Eliminar la ansiedad de pensar que los detalles se nos estn escapando: cuando la gente con la que trabajamos se d cuenta de que siempre le hacemos seguimiento a nuestras asignaciones, tendrn mayor confianza en nosotros y en nuestras destrezas. Por otra parte, dejaremos de sentirnos abrumados y comenzaremos a sentirnos aliviados y en control, lo que genera gran entusiasmo y energa personal. Desde un punto de vista organizacional, si todo el mundo trabaja disciplinadamente en sus tareas, los resultados sern impresionantes. 2. Mejorar nuestra productividad y resultados: es muy frustrante cuando algo se discute una y otra vez sin que nada suceda. Por el contrario, cuando las personas y los equipos deciden cul es el prximo paso a dar y lo dan, surge un gran compromiso. Preguntar cul es el prximo paso? forzar a todo el mundo a ser claro, responsable, productivo e impulsar todo. 3. Cultivar nuestras capacidades mentales: la gente que est habituada a lograr buenos resultados siempre obtiene ms que quienes se pasan el tiempo pendientes de problemas poco claros. As pues, determinar con claridad y precisin lo que queremos nos permitir establecer el modo de actuar y llevarlo a cabo.

Beneficios de este sistema

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Ttulo original: Getting Things Done Editorial: Penguin Books Publicado el: enero de 2003

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