Misiunea de inere a contabilitii proiectelor finanate din fonduri europene nerambursabile

Consideraii generale privind contabilitatea fondurilor europene nerambursabile Beneficiarul fondurilor structurale trebuie s in o eviden contabil analitic a proiectului, utiliznd conturi analitice distincte pentru reflectarea tuturor operaiunilor referitoare la implementarea acestuia, inclusiv pentru reflectarea cerinelor privind transmiterea datelor ctre Autoritatea de Management, n conformitate cu dispoziiile legale. ns, n acelai timp cu respectarea reglementrilor contabile n vigoare, beneficiarul trebuie s asigure i respectarea condiiilor contractuale1. Fondurile primite nu pot fi utilizate dect pentru destinaia pentru care au fost acordate. Totodat, beneficiarul trebuie s gestioneze primirea i utilizarea fondurilor structurale, astfel nct s poat rspunde cerinelor de informaii pe proiect solicitate de finanator, conform contractelor ncheiate. Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale.

n cazul n care proiectul este declarat viabil, urmeaz implementarea propriu-zis a acestuia prin semnarea contractului dintre beneficiar i finanator i

respectarea termenilor contractuali.

Principalele aspecte ce trebuie urmrite n cadrul managementului contabil al proiectului privind accesarea fondurilor europene sunt: Asistena financiar furnizat de Uniunea European trebuie separat n mod clar n cadrul sistemului financiar-contabil de alte activiti desfurate de ctre organizaie; Sistemul de contabilitate al Beneficiarului trebuie s reflecte/identifice primirea co-finanrii naionale (Tamas, 2009). Fondurile structurale primite i utilizate de entitile din Romnia sunt nregistrate n contabilitate ca subvenii. Beneficiarii acestor fonduri vor stabili politici contabile de recunoatere, evaluare i prezentare ale subveniilor, att pe baza prevederile legale specifice activitii finanate prin subvenii, ct i pe baza prevederile contractuale stabilite ntre pri.

Societile comerciale n OMFP 3055/2009, sunt prezentate dou mari categorii de subvenii: subvenii aferente activelor, care sunt subvenii pentru acordarea crora principala condiie este ca entitatea beneficiar s achiziioneze sau s construiasc active imobilizate; subvenii aferente veniturilor, care cuprind toate subveniile, altele dect cele pentru active.

Aceste subvenii pot fi primite de la: guvernul propriu-zis, agenii guvernamentale i alte instituii similare naionale i internaionale. n cadrul subveniilor se reflect distinct: subvenii guvernamentale (contul guvernamentale pentru investiii); mprumuturi nerambursabile cu caracter de subvenii (contul 4452 mprumuturi nerambursabile cu caracter de subvenii i contul 4752 mprumuturi nerambursabile cu caracter de subvenii pentru investiii); alte sume primite cu caracter de subvenii (donaii, plusuri la inventar de natura imobilizrilor) (contul 4458 Alte sume primite cu caracter de subvenii, contul 4753 Donaii pentru investiii, contul 4754 Plusuri de inventar de natura imobilizrilor i contul 4758 Alte sume primite cu caracter de subvenii pentru investiii). Datorit caracterului lor nerambursabil, subveniile se recunosc, pe o baz sistematic, drept venituri ale perioadelor corespunztoare cheltuielilor aferente pe care aceste subvenii urmeaz s le compenseze. Recunoaterea veniturilor ntr-o perioad contabil sau alta depinde de natura lor. Din considerente fiscale, subveniile nu trebuie nregistrate direct n conturile de capital i rezerve. 4451 Subvenii guvernamentale i contul 4751 Subvenii

Procedurile contabile pentru derularea fondurilor nerambursabile sunt stabilite n conformitate cu tratamentul contabil aplicabil att subveniilor aferente activelor, ct i subveniilor aferente veniturilor. Regula de baz utilizat presupune corelarea corespunztoare a veniturilor din subvenii, cu cheltuielile prevzute a se efectua din aceste surse (Tamas, 2009). Recunoaterea subveniilor se face la semnarea contractului. nregistrarea n contabilitate a fondurilor nerambursabile se realizeaz n mod diferit n funcie de destinaia acestora, astfel: ca subvenii pentru investiii (subvenii aferente activelor), n cazul primirii i utilizrii fondurilor pentru finanarea investiiilor (spre exemplu: achiziia de tractoare, maini i echipamente agricole performante, investiii pentru modernizarea tehnologiilor de obinere a produselor agricole); ca venituri n avans sau venituri din subvenii de exploatare (subvenii aferente veniturilor), n cazul primirii i utilizrii fondurilor pentru finanarea cheltuielilor (spre exemplu: achiziia de materii prime i materiale necesare nceperii procesului de producie, plata salariilor, sprijinirea activitilor de formare profesional, informare, diseminare i difuzare a cunotinelor, sprijinirea furnizrii serviciilor de consultan i consiliere pentru ferme). Subveniile pentru active se nregistreaz n contabilitate ca subvenii pentru investiii i se recunosc n bilan ca venit amnat. Venitul amnat se nregistreaz n contul de profit i pierdere, utiliznd contul 7584 Venituri din subvenii pentru investiii, pe msura nregistrrii cheltuielilor cu amortizarea sau la casarea ori cedarea activelor. Subveniile pentru activele neamortizabile (de exemplu, terenuri) pot fi condiionate de

ndeplinirea unor obligaii. n astfel de situaii, subveniile se vor recunoate ca venituri de -a lungul perioadelor care confirm costul realizrii respectivelor obligaii. De exemplu, o subvenie pentru achiziia unui teren poate fi condiionat de construirea unei cldiri pe terenul respectiv, caz n care subvenia va fi recunoscut ca venit de -a lungul perioadei utile de via a cldirii. Subveniile aferente veniturilor sunt primite de obicei pentru acoperirea unor cheltuieli. n condiiile n care cheltuielile nu au fost nc angajate, fondurile primite pentru finanarea lor se nregistreaz ca venituri nregistrate n avans. Pe msura angajrii cheltuielilor i nregistrrii lor n clasa 6, sumele nregistrate anterior n contul 472 Venituri n avans se reiau la venituri. n funcie de natura cheltuielilor finanate vor fi utilizate conturilor sintetice de gradul doi ale contului 741 Venituri din subvenii de exploatare. Sumele de primit n contul partenerilor (ce vor fi virate de ctre Autoritatea de Management beneficiarului fondului) vor fi evideniate n contul 458 Decontri din operaii n participaie, analitic distinct pentru partenerul respectiv. n cazul fondurilor nerambursabile care urmeaz a fi primite drept compensaie pentru cheltuieli sau pierderi deja suportate n cursul exerciiului, fr a exista costuri viitoare aferente, acestea se nregistreaz n contabilitate ca un venit din exploatare n perioada n care devin crean (Tamas, 2009). Ca i n prima situaie, n funcie de natura cheltuielilor finanate vor fi utilizate conturilor sintetice de gradul doi ale contului 741 Venituri din subvenii de exploatare. Prefinanarea ncasat n contul subveniilor se va nregistra ca o datorie, n contul 462 Creditori diveri, deoarece subveniile nu au, de cele mai multe ori, un caracter gratuit, ncasarea contravalorii lor fiind condiionat

de ndeplinirea anumitor obligaii. n cazul n care beneficiarul subveniei are un partener, prefinanarea ncasat n contul su i virat ctre el se va evidenia n contul 458 Decontri din operaii n participaie, analitic distinct pentru partenerul respectiv. Prefinanarea se nchide prin contul 445 Subvenii la ncasarea efectiv a fondului cu caracter nerambursabil. n cazul n care beneficiarul sau partenerul este nepltitor de TVA i, conform contractului, va primi suma reprezentnd TVA de la AM, acesta se va evidenia n contabilitatea proprie n contul 461 Debitori diveri. n cazul n care exist parteneri implicai n proiect nepltitori de TVA, TVA ce poate fi decontat de acetia va fi evideniat distinct de ctre beneficiar n contul 462 Creditori diveri n coresponden cu contul 458 Decontri din operaii n participaie. Corectarea sumelor solicitate autoritilor de management urmare a autorizrii/certificrii pariale a cheltuielilor aferente fondurilor externe nerambursabile postaderare pentru anul curent se face prin stornarea n rou a nregistrrii subveniei de primit. Corectarea sumelor solicitate autoritilor de management urmare a autorizrii/certificrii pariale a cheltuielilor aferente fondurilor externe nerambursabile postaderare pentru anii precedeni se face prin stornarea n rou a nregistrrii subveniei de primit, n msura n care aceasta a afectat un cont de venit n avans sau de subvenie i prin utilizarea contului 117 Rezultat reportat n msura n care nregistrarea iniial s -a fcut pe seama unui cont de venit. Virarea sumei reprezentnd subvenii ctre partener se nregistreaz prin folosirea contului 458 Decontri din operaii n participaie.

Restituirea unei subvenii referitoare la un activ se nregistreaz prin reducerea soldului venitului amnat cu suma rambursabil. Restituirea unei subvenii aferente veniturilor se efectueaz fie prin reducerea veniturilor amnate dac exist, fie, n lipsa acestora, pe seama cheltuielilor. n msura n care suma rambursat depete venitul amnat sau dac nu exist un asemenea venit, surplusul, respectiv valoarea integral restituit, se recunoate imediat ca o cheltuial. O condiie general de eligibilitate pe care trebuie s o ndeplineasc un potenial beneficiar al fondurilor structurale, este aceea de a contribui financiar i de a dovedi aceast contribuie. Cofinanarea privat poate fi asigurat fie din surse proprii, n cazul potenialilor beneficiari care dein deja fondurile necesare pentru contribuia financiar, fie din venituri provenite din sponsorizri, donaii etc. dovedite n condiiile legii, fie prin credit bancar, n situaia n care potenialii beneficiari nu dein fondurile necesare pentru contribuia financiar proprie, dar ndeplinesc condiiile contractrii unui credit bancar. n contabilitate, primirea cofinanrii private se nregistreaz utiliznd: contul 581 Viramente interne n cazul cofinanrii realizate din fonduri proprii i un analitic al contului 461Debitori diveri n cazul altui tip de cofinanare dect cea din surse proprii. B Ba az za a lle eg ga all :: Principiile i procedurile contabile vor fi reglementate de acordurile ncheiate cu Autoritatea de Certificare, cu reglementrile Comisiei Europene i se vor afla n concordan cu:

 Legea contabilitii nr.82/1991, cu modificrile i completrile ulterioare; OMFP nr. 3055/2009 pentru aprobarea Reglementrilor contabile conforme cu directivele europene Legea nr.571/2003 privind Codul Fiscal al Romniei, cu modificrile i completrile ulterioare.

Cazul instituiilor publice Pentru plile efectuate din cheltuielile prevzute n buget, eligibile a fi acoperite din Fonduri externe nerambursabile postaderare, beneficiarul-ordonator de credite va solicita Autoritii de Management rambursarea cheltuielilor efectuate (Legea bugetului de stat). Sumele aferente rambursrilor de la Comisia European se fac venit la bugetele din care au fost finanate proiectele respective i se vireaz de ctre Autoritatea de Management i de Autoritatea de Certificare i Plat la aceste bugete, dup certificarea cheltuielilor conform prevederilor legale, comunitare i naionale (Legea bugetului de stat, OUG nr.64/2009). Sumele alocate bugetelor locale reprezentnd contribuia Uniunii Europene, rmase neutilizate la sfritul exerciiului bugetar, se reflect n excedentul bugetului local i, respectiv, n fondul de rulment, i vor fi utilizate n anul urmtor cu aceeai destinaie pt care au fost acordate, pn la finalizarea proiectelor respective (Legea bugetului de stat).

Pe parcursul execuiei bugetare, pentru asigurarea resurselor de finanare a proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile, unitile administrativ-teritoriale pot contracta finanri rambursabile sau pot utiliza disponibilitile fondului de rulment (Legea bugetului de stat, OUG nr.64/2009). Fondurile cuprinse n bugetele ordonatorilor de credite pentru finanarea proiectelor din FEN sunt destinate exclusiv acestui scop i nu pot fi utilizate pentru finanarea altor naturi de cheltuieli prin redistribuire cu ocazia rectificrilor bugetare i/sau prin virri de credite sau prin cedarea la Fondul de rezerv bugetar la dispoziia Guvernului prevzut n bugetul de stat (Legea bugetului de stat). Redistribuiri de fonduri se pot face doar ntre proiectele finanate/propuse la finanare n cadrul titlului corespunztor aces tora din clasificaia bugetar sau se pot vira la acest titlu sume alocate iniial altor titluri sau capitole de cheltuieli, pentru a se asigura implementarea corespunztoare a acestor proiecte. Prefinanarea acordat se restituie de ctre beneficiar Autoritii de Management/Autoritii de Certificare i Plat dac nicio cerere de rambursare nu a fost depus de acesta n termenul sta bilit conform prevederilor contractelor/deciziilor/ordinelor de finanare (OUG nr.64/2009). Prefinanarea acordat beneficiarilor care au calitatea de ordonatori de credite ai bugetului local, rmas neutilizat la finele exerciiului bugetar, se reflect n excedentul bugetului local i, respectiv, n fondul de rulment i va fi utilizat n anul urmtor cu aceeai destinaie.

Proiectele trebuie s in o contabilitate precis bazat pe un sistem de contabilitate n dubl partid. Proiectele au posibilitatea de a ine aceast contabilitate n sistem clasic sau electronic, dei este n mod clar preferabil a se ine n format electronic. Beneficiarul va trebui s in un registru i o eviden contabil clar a implementrii aciunilor folosind sistemul de contabilitate n dubl partid ca parte integrant sau ca ajutor pentru contabilitatea beneficiarului. Acest sistem de contabilitate trebuie s se desfoare n conformitate cu procedurile stabilite n practica profesional. Trebuie evideniate n mod distinct n conturi analitice corespunztoare, veniturile i cheltuielile. Trebuie de asemenea s se evidenieze distinct dobnzile provenite din fondurile nerambursabile. Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil folosind conturi analitice distincte pentru proiect, ntocmind o balan de verificare distinct. Sistemul contabil utilizat va fi n conformitate cu legislaia naional n vigoare i va asigura, unde este cazul, evidena contabil distinct a activitilor economice i noneconomice (cheltuieli, venituri, cont de rezultate). Precizare: conform punctului 1.4.3. Registrele de contabilitate din OMFP Nr. 1917 din 12 decembrie 2005, n cazul n care o instituie public are uniti subordonate fr personalitate juridic care conduc contabilitatea pn la balana de verificare, Registrul-jurnal se va conduce de ctre unitile subordonate, cu condiia nregistrrii acestuia n evidena unitii.

Aceste uniti fr personalitate juridic care vor implementa proiecte finanate din fonduri nerambursabile vor organiza deci o activitate contabil pe proiect, n mod independent, pn la balana de verificare. Sistemul contabil utilizat va fi n conformitate cu legislaia naional n vigoare i va asigura, unde este cazul, evidena contabil distinct a activitilor economice i noneconomice (cheltuieli, venituri, cont de rezultate).

Utilizarea clasificaiei bugetare pentru evidena fondurilor externe nerambursabile: 1. Cheltuieli: - Clasificaia economic, Titlul 56 Proiecte cu finanare din fonduri externe nerambursabile: - art. 01 20, pe programe i fonduri; - cheltuielile efective (ct. din clasa 6). 2. Venituri din rambursri FEN postaderare: - cap.45 Sume primite de la Uniunea European n contul plilor efectuate;

- sursa de finanare 01-10 pe fiecare buget; - subcap. 01-18, cu detaliere pe fonduri; - paragraf 01-03, cu detaliere pe fonduri; - contul 775 Finanarea din FEN postaderare. 3. Venituri din cofinanare i TVA (la bugete locale/instituii publice finanate din venituri proprii/venituri proprii i subvenii): - cap. 42.02 Subvenii de la bugetul de stat; - cap.42.10.39 Subvenii de la bugetul de stat ctre IP finanate parial sau integral din venituri proprii pentru proiecte finanate din FEN post aderare; - contul 7721 Subvenii de la bugetul de stat.

Obligaiile beneficiarilor: Beneficiarul va menine nregistrri periodice i exacte n contabilitate, referitoare la implementarea Proiectului, folosind un sistem de eviden contabil n partid dubl, ca parte a contabilitii proprii sau adiacent

acesteia. Acest sistem dedicat va fi implementat cu respectarea procedurile impuse de practic profesional. Pentru fiecare Proiect trebuie realizate nregistrri separate n contabilitate, care s evidenieze toate veniturile i cheltuielile. nregistrrile n contabilitate trebuie s poat oferi cu precizie detalii privind dobnda provenind din fondurile pltite de Autoritatea Contractant. Beneficiarul va permite Comisiei Europene, Oficiului European Anti-fraud i Curii Europene a Auditorilor s verifice, prin examinarea documentelor sau prin inspecii la faa locului, implementarea Proiectului, i s realizeze, dac este necesar, un audit complet pe baza documentelor justificative, a documentelor de nregistrare n contabilitate i a oricror alte documente relevante pentru finanarea Proiectului. Aceste inspecii pot s aib loc n urmtorii 5 ani dup plata final, respectiv pn la expirarea termenului de 3 ani de la data nchiderii oficiale a POS CCE. n plus, Beneficiarul va permite Oficiului European Anti-fraud s fac verificri la faa locului n conformitate cu procedurile stabilite de legislaia Comisiei Europene pentru protejarea intereselor financiare ale Comunitilor Europene mpotriva fraudelor i a oricror altor nereguli. n acest scop, Beneficiarul se angajeaz s permit personalului sau agenilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraud i ai Curii Europene a Auditorilor, personalului Organismului Intermediar i al Autoritii de Management accesul n locurile i n spaiile unde se implementeaz Proiectul, inclusiv accesul la sistemele informatice i la toate documentele i bazele de date privind managementul tehnic i financiar al proiectului. De asemenea, Beneficiarul se angajeaz c va lua toate msurile pentru a facilita munca acestora. Accesul agenilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraud i Curii Europene a Auditorilor se face n condiiile pstrrii confidenialitii fa de teri, fr a

prejudicia obligaiile de drept public crora le sunt supuse. Documentele trebuie s fie uor accesibile i s fie arhivate astfel nct s permit o verificare uoar, iar Beneficiarul este obligat s informeze Autoritatea Contractant asupra adresei exacte unde acestea sunt pstrate. 1. Documentele la care se face referire mai sus includ: A. Lucrri, bunuri i servicii: - oferte de la furnizori; - contracte i comenzi; - facturi i dovezi ale plii, sau facturi pltite; dac bunurile provin din stocurile Beneficiarului, facturile vor reflecta preul pltit la data achiziiei; o copie a facturii de achiziie trebuie s fie ataat; - pentru carburani i uleiuri, Beneficiarul va ine evidena distanelor parcurse, a Consumului - mediu al vehiculelor folosite, a costurilor carburanilor i a cheltuielilor de ntreinere. B. Costurile de personal: - evidena cheltuielilor cu personalul local angajat pe perioad determinat, menionnd sumele pltite ca remuneraie, certificate corespunztor de persoana responsabil la nivel local, cu detalierea salariului brut, a taxelor i contribuiilor la asigurrile sociale i a salariului net;

- evidena cheltuielilor cu personalul din afara rii angajat n interesul proiectului; cheltuielile vor fi evaluate pe baza costurilor unitare pe uniti de timp efectiv lucrate i verificabile i vor fi detaliate n salariu brut, taxe i contribuii la asigurrile sociale i salariu net. Documentele contabile trebuie: S fie ntocmite pe baza documentelor surs (facturi, extrase bancare, etc.); S specifice tipul documentelor contabile; S fie numerotate; S detalieze coninutul tranzaciilor contabile; S specifice valoarea sumelor n LEI i/sau EURO; S fie datate; S specifice contul bancar folosit pentru tranzacie; S fie n original. Toate documentele folosite n timpul tranzaciilor contabile vor fi parte integrant a documentelor contabile. Aceste documente vor fi nregistrate, completate i arhivate astfel nct s se pstreze legtura dintre anumite documente.

B Ba az za a lle eg ga all :: Principiile i procedurile contabile vor fi reglementate de acordurile ncheiate cu Autoritatea de Certificare, cu reglementrile Comisiei Europene i se vor afla n concordan cu: Legea contabilitii nr.82/1991, cu modificrile i completrile ulterioare; OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice i Planul de conturi pentru IP i instruciunile de aplicare a acestuia, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare; OMFP nr. 1187 / 2008 pentru modificarea si completarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice, Planul de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.917/2005; OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,

ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale Legea nr.571/2003 privind Codul Fiscal al Romniei, cu modificrile i completrile ulterioare.

Controlul tehnic i financiar al proiectelor finanate din fonduri europene nerambursabile

Beneficiarul trebuie s in nregistrri contabile sistematice i precise referitoare la executarea contractului. Pentru fiecare obiectiv trebuie inut o evideniere separat, cu toate veniturile i cheltuielile pe perioada de valabilitate a contractului. Beneficiarul are obligaia s consimt la inspeciile pe baz de documente sau la faa locului, efectuate de Autoritatea Contractant, Comisia European i orice alt organism cu atribuii n domeniu asupra modului de utilizare a finanrii nerambursabile pe durata de valabilitate a contractului. n acest scop, acesta se angajeaz s acorde dreptul de acces la locurile i spaiile unde se implementeaz obiectivele prevzute n Planul de afaceri, inclusiv acces la sistemele informatice, precum i la toate documentele i fiierele informatice privind gestiunea tehnic i financiar. Documentele trebuie s fie uor accesibile i arhivate, astfel nct s permit verificarea lor. Obligaiile beneficiarilor de proiecte finanate din fonduri europene nerambursabile sunt, printre altele: 1.Beneficiarul va permite Comisiei Europene, Oficiului European Anti-fraud i Curii Europene a Auditorilor s verifice, prin examinarea documentelor sau prin inspecii la faa locului, implementarea Proiectului, i s realizeze, dac este necesar, un audit complet pe baza documentelor justificative, a documentelor de nregistrare n contabilitate i a oricror alte documente relevante pentru finanarea Proiectului. n plus, Beneficiarul va permite Oficiului European Anti-fraud s fac verificri la faa locului n conformitate cu procedurile stabilite de

legislaia Comisiei Europene pentru protejarea intereselor financiare ale Comunitilor Europene mpotriva fraudelor i a oricror altor nereguli. n acest scop, Beneficiarul se angajeaz s permit personalului sau agenilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraud i ai Curii Europene a Auditorilor, personalului OI si AM accesul n locurile i spaiile unde se implementeaz Proiectul, inclusiv accesul la sistemele informatice i la toate documentele i bazele de date privind managementul tehnic i financiar al Proiectului. De asemenea, Beneficiarul se angajeaz c va lua toate msurile pentru a facilita munca acestora. Accesul agenilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraud i Curii Europene a Auditorilor se face n condiiile pstrrii confidenialitii fa de teri, fr a prejudicia obligaiile de drept public crora le sunt supuse. Documentele trebuie s fie uor accesibile i s fie arhivate astfel nct s permit o verificare uoar, iar Beneficiarul este obligat s informeze Autoritatea Contractant asupra adresei exacte unde acestea sunt pstrate.