Utilizarea aplicaiei Access

Concepte generale privind bazele de date

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Definiie baz de date Definiie entitate Tabela Exemplu de tabela Tipuri de legturi dintre dou tabele Cheie primar Deschiderea unei aplicaii de baze de date Crearea unei baze de date nou Schimbarea modului de vizualizare Crearea unei tabele cu diferite atribute Adugarea unui atribut nou unei tabele existente Modificarea, tergerea datelor unei nregistrri i salvarea tabelei Definirea cheii primare a unei tabele Crearea unui index Schimbarea proprietilor unui atribut

Cuprins

Definiie

O baz de date poate fi definit ca o colecie de informaii. De exemplu, cartea de telefon este o baz de date, la fel cum este i agenda cu numerele de telefon i catalogul cu fie de la bibliotec. In cazul bazei de date computerizate putem stoca date dar putem face multe alte lucruri. Deci o baz de date este un ansamblu de colecii de date cunoscute sub denumirea de tabel (pentru bazele de date relaionale) i obiect (pentru bazele de date orientate pe obiect).
Cuprins

Noiunea de entitate
Lumea real conine diferite obiecte pe care le vom numi entiti. Aceste entiti au anumite proprieti, pe care le vom numi atributele entitilor, aceste atribute pot lua anumite valori. Astfel, informaia poate fi definit ca fiind format din: entitate (obiectul informaiei) atribut (proprietile entitii) valoare (msura proprietii). De exemplu entitatea angajat este format din atributele nume, vrst, ani, vechime, care au anumite valori.

Cuprins

Tabela

Toate aceste date sunt organizate n tabele. O baz de date este format din mai multe tabele cu diferite legturi ntre ele. Pentru a defini o tabel avem nevoie de urmtoarele elemente: domeniul de valori un ansamblu de valori caracterizate printr-un nume, ce poate fi definit implicit sau explicit; atributul o coloan dintr-o tabel caracterizat printr-un nume.Mai multe atribute pot lua valori din acelai domeniu.

Pentru a defini o baz de date este nevoie de: tabel un produs cartezian dintre mai multe domenii, caracterizat printr-un nume. De exemplu o foaie de calcul din Excel poate fi considerat o tabel, unde pe prima linie sunt trecute domeniile ce aparin tabelei, iar apoi datele corespunztoare acestor domenii. legturile dintre tabele.

Cuprins

De exemplu s construim o tabel pentru entitatea Angajat.

Cuprins

Tipuri de legturi dintre dou tabele

O baz de date este format din mai multe tabele cu diferite legturi. Tipurile de legturi dintre dou tabele pot fi: - legtura de tip unu la unu (1:1) unei nregistrri dintr-o tabel i corespunde o singur nregistrare n cealalt tabel;

De exemplu, o clas are un singur profesor diriginte, iar un profesor este diriginte la o singur clas!

De exemplu, un proprietar are mai multe autoturisme, dar un autoturism are un singur proprietar.

- legtura de tip unu la mai muli (1:M) unei nregistrri dintr-o tabel i corespund mai multe nregistrri n cealalt tabel;
- legtura de tip muli la muli (M:N) mai multor nregistrri dintr-o tabel i corespund mai multe nregistrri n cealalt tabel.
Cuprins

De exemplu, un autor poate avea mai multe cri, o carte poate avea mai muli autori.

Noiunea de cheie primar

Orice tabel trebuie s aib definit o cheie. Cheia unei tabele reprezint un ansamblu minim de atribute care identific o nregistrare dintr-o tabel. Cheia poate fi format dintr-un singur atribut (cheie simpl) sau din mai multe atribute (cheie compus). La un moment dat ntr-o tabel pot exista mai multe atribute cu proprietatea c pot identifica o nregistrare, aceste combinaii se numesc chei candidate. Dintre aceste chei candidate se alege o combinaie care se folosete efectiv i care se va numi cheie primar. Aceast cheie primar va identifica n mod unic o nregistrare din tabel. Dac ntr-o tabel un atribut sau ansamblu de atribute ia valori n acelai domeniu ca i cheia primar a unei tabele, atunci acest ansamblu de atribute se numete cheie extern.
Cuprins

Primii pai n lucrul cu baze de date

Deschiderea unei aplicaii de baze de date

din meniul Start Programs Microsoft Access

Cuprins

Crearea unei baze de date nou

o baz de date nou, se poate crea cu ajutorul opiunii New din meniul File, sau printr-un dublu clic pe simbolul din bara de instrumente; n fereastra Explorer executm clic dreapta n directorul n care vrem s salvm baza de date i apoi alegem opiunea New Microsoft Access Application.

Cuprins

Schimbarea modului de vizualizare

Microsoft Access ofer mult mai multe instrumente dect sunt prezente iniial. Adugarea sau tergerea barelor de instrumente se poate realiza prin deschiderea meniului View Toolbars. Toate barele active la un moment dat sunt marcate, pentru a dezactiva una dintre ele fiind suficient s apsm o singur dat pe numele ei. Nu se recomand folosirea unui numr prea mare de bare de instrumente deoarece se micoreaz spaiul dedicat lucrului cu baza de date.
Cuprins

Crearea unei tabele cu diferite atribute

Dup ce am creat o baz de date nou i am denumit-o preciznd i locul unde va fi salvat, pe ecran va apare fereastra bazei de date.

In partea stng a ferestrei va fi afiat tot ceea ce putem realiza ntr-o baz de date. Putem realiza tabele, rapoarte, formulare de introducere a datelor ntr-o tabel, ct i diferite interogri asupra tabelelor. Pentru acrea o tabel nou, va trebui s apsm butonul Tables i apoi s executm dublu clic pe opiunea Create table in Design view. Alegem aceast opiune pentru a putea defini proprietile atributelor (n cazul celorlalte opiuni nu vom putea stabili proprietile atributelor). Pe ecran va apare, apoi, o fereastr n care vom introduce atributele dorite ct i proprietaile acestora. De exemplu vom crea tabela Angajat pentru care vom introduce atributele dorite cu proprietile acestora.

Dup introducerea atributelor i a proprietilor acestora, vom nchide tabela iar pe ecran va apare o caset de dialog n care vom introduce denumirea tabelei.

Acum tabela va arta astfel:

Cuprins

Adugarea unui atribut nou unei tabele existente

Dac ne dm seama c mai avem nevoie i de alte atribute pe care nu le-am introdus atunci cnd am creat tabela, avem posibilitatea s introducem aceste atribute noi n tabel. Pentru aceasta, vom deschide tabela n Design View prin apsarea butonului Design existent n partea de sus a ferestrei bazei de date. Aceast aciune va deschide fereastra n care putem introduce noi atribute mpreun cu proprietile acestora.
Cuprins

Modificarea, tergerea datelor unei nregistrri i salvarea tabelei

Pentru a terge sau modifica anumite date dintr-o tabel, vom deschide tabela, vom localiza inregistrarea dorit i vom modifica datele. Dup ce vom modifica sau terge anumite informaii, pentru a salva modificrile fcute, vom nchide tabela sau vom apsa butonul Save existent pe bara de instrumente a aplicaiei sau vom apela funcia Save din meniul File. Pentru a terge anumite nregistrri dintr-o tabel, vom poziiona mouse-ul pe inregistrarea dorit i vom executa clic dreapta pe celula existent n partea stng a tabelei.

Din meniul derulant vom alege opiunea Delete Record.

Cuprins

Definirea cheii primare a unei tabele

Atunci cnd cream o tabel trebuie s stabilim cheia primar a tabelei. Aceast cheie primar se stabilete cu ajutorul comenzii Primary Key din meniul Edit. Aceast funcie se apeleaz dup ce am selectat cmpul sau cmpurile care dorim s fie cheie primar a tabelei. Acelai lucru l putem face alegnd funcia Primary Key din meniul derulant ce apare n urma executrii unui clic dreapta pe cmpul ce dorim s fie cheie primar.
Cuprins

Crearea unui index

Crearea unui index se realizeaz n fereastra n care adugm noi atribute tabelei. Pentru a aduga un index unui cmp, vom selecta cmpul respectiv, apoi n partea de proprieti a acestuia, n dreptul cmpului Indexed, vom alege opiunea Yes. Dac vom alege opiunea Yes (no Duplicates), atunci n cmpul respectiv nu vom putea introduce dou nregistrri cu aceei valoare.
Cuprins

Schimbarea proprietilor unui atribut

Atunci cnd am creat o tabel, am dat atributelor diferite proprieti pe care le putem modifica n fereastra tabelei. Vom deschide aceast fereastr cu ajutorul butonului Design, vom selecta atributul cruia vrem s-i modificm proprietile i apoi n partea de jos a ferestrei vom alege proprietile dorite.

Cuprins