MANEJO DE FORMAS Y FORMATOS EN LAS ORGANIZACIONES CONCEPTO Son las herramientas o medios de comunicacin escritos normalmente impresos a travs

de un instrumento de reproduccin grfica, que por lo general contienen informacin fija escrita y espacio para informacin variable. En el momento que una forma se completa pasa a ser un documento. De acuerdo con el tipo de informacin y grado de dificultad para su llenado, pueden integrar o acompaarse de un instructivo. Objeto de su utilizacin Las formas representan el vehculo de transmisin de datos e informacin organizacional ms sencillo claro y funcional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro tipo de recurso en trminos escritos. Adems normativamente cumplen con la finalidad de constituirse en documento fuente para efectos legales y/o de consulta. Fuentes de informacin Por lo general las fuentes empleadas por una organizacin suelen ser diversas. Entre las ms comunes se pueden mencionar las siguientes: Preparadas paras su uso interno. Por ejemplo: control para pedidos de papelera Diseadas para la presentacin de resultados. Ej.: informe a rganos de gobierno Producto de un consultor externo. Ej.: forma para un procedimiento De uso comercial comn. ej.: solicitud de empleo Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones. ej.: declaraciones de impuestos Requeridos por una instancia externa para su uso exclusivo.ej: encuesta de alguna cmara o confederacin Propuestas por un fabricante de papel o diseador profesional. Ej.: formas continuas para captura de informacin

Requerimientos para su uso La existencia en mayor o menor medida de formas en una organizacin obedece a sus necesidades especficas de trabajo, en funcin de los siguientes factores: Internos: El instrumento jurdico que las crea La determinacin de objetivos y programas Los sistemas que se desarrollan para apoyar las funciones La traduccin en procedimientos y por ende en operaciones de las actividades La definicin de estrategias El proceso de tomas de decisiones Externos Por cambios en las condiciones del entorno Por decisiones tendientes a la globalizacin Por pactos o convenios nacionales o internacionales En atencin a demandas de clientes usuarios o proveedores

 Diseo Preparacin de una forma considerando su objeto, tipo de informacin que contendr, origen, mtodo de llenado, procedimiento en el que se utilizara, nmero de copias, usuario(s) y resultados esperados ELEMENTOS FUNCIONALES Identificacin Logotipo de la organizacin Titulo Fecha Numero de hoja En los dos puntos anteriores se puede incluir, si es un cambio, la fecha y numero de hoja que sustituye, segn el tipo de documento, estudio o proyecto de que se trate Nombre de quien la elabora, revisa y/o autoriza Clave de la forma Secuencia de datos Cuerpo (datos personales) Instrucciones al pie o en el dorso, o colocacin de nmeros entre parntesis en cada espacio a llenar. Condiciones de su llenado Manual Requiere espacios adecuados para lograr que la informacin que quede suficientemente clara y evite errores de interpretacin En maquina El espaciado debe estar en relacin directa y adecuada a la escritura de una mquina de escribir, aunque no exista una estandarizacin de este equipo En impresoras de equipo de computo Este tipo de reproduccin no debe de representar problemas ya que las formas deben haber sido creadas a travs de la computadora desde un principio. En caso contrario, se puede usar un scanner para capturarlas y darlas de alta en disco

CLASES DE FORMAS De lnea Es una forma sencilla cuyo sentido se limita a datos fijos que van seguidos por lneas para vaciar datos variables De columnas Contiene columnas y renglones para su llenado. Se utiliza cuando los datos que se anotan (variables) inciden en ms de un dato fijo. Normalmente se colocan los datos fijos en la parte superior de la siguiente forma: De casillas Es una forma que utiliza cuadros o rectngulos (casillas) en los cuales se coloca la informacin, como se muestra a la derecha

 Combinado Estos modelos incluyen en su composicin ms de un estilo; por ello, los datos de identificacin pueden ocupar casillas, en tanto que el cuerpo puede utilizar cualquier otra presentacin, para su llenado, segn sus necesidades. Visualizacin Para que una forma facilite su comprensin y utilizacin es necesario que cubra los siguientes requisitos: Unidad Debe existir unidad de trazo para que una forma mantenga una imagen homognea y proporcional, es de suma importancia que los formatos tengan una forma de unidad, son el objeto de que los usuarios los identifiquen con mayor facilidad, por otra parte par que los formatos tengan validez legal es necesario que cuenten ellos con la informacin necesaria pero sobre todo que siempre se ubiquen dichos datos en el mismo lugar para los formatos. Divisin modular El modulo permite ordenar y estandarizar los datos en funcin de la saturacin de la forma, por lo que debe ponerse especial atencin en la conservacin de su tamao y colocacin, lo cual permite apreciar mejor los datos y aprovechar os espacios en forma ms racional Claridad Una distribucin correcta y accesible facilita la comprensin para el llenado y utilizacin de los datos, es necesario evitar los formatos que no tengan una distribucin de columnas y de la misma forma los espacios definidos para cada campo de datos, prever el espacio suficiente para dar una mejor redaccin Agrupamiento y jerarquizacin La distribucin de datos en una forma debe efectuarse de acuerdo con su importancia y utilidad, tomando en cuenta la naturaleza general o especifica de los datos. Saturacin La delineacin de una forma debe prever solo la integracin de los datos requeridos para su complementacin, lo cual evita que se recargue en exceso. Movimiento La distribucin lgica en forma facilita su llenado por medio del movimiento en espiral, lo cual imprime una dinmica, gil a su contenido, esto implica disear formatos que den forma muy dinmica permitan el llenado continuo de la informacin, nunca desorientando la direccin de la escritura. Ritmo La distribucin de datos en una forma debe contar con un ritmo que permita a un lector o usuario percibir secuencia Imagen residual La estructura de una forma debe ser tan verstil que permita agregar diversos recursos de apoyo y de imagen, los que permiten fijar en la memoria del usuario determinado tipo de mensajes y/o informacin SELECCIN DE PRODUCTO Y PRESENTACIN Hojas extras

Son hojas simples sin papel carbn intercalado, que se pueden incluir sueltas o en block Juegos engomados Conjunto individuales de dos o ms partes engomadas entre s con un taln, las cuales son de papel bond que llevan una hoja de papel carbn intercalado la cual no se mueve debido al pegamento Juegos individuales con papel carbn intercalado Conjunto de dos o ms copias engomadas entre s con un taln con el papel carbn intercalado tambin engomado Formas continuas Son formas que usualmente se utilizan en equipos de cmputo, que pueden o no tener papel carbn intercalado, cuyas medidas pueden variar segn su objeto y tipo de impresora ELEMENTOS MATERIALES Papel Como materia prima base de una forma, es conveniente considerar el tipo de uso que se le va dar, el nmero de copias deseadas, la clase de impresiona que se le someter y a como se archivara. Por lo tanto su peso, grosor y medidas son factores que determinan su calidad y consistencia. ELEMENTOS QUE COMPLEMENTAN LA CONCEPCIN Y DESARROLLO DE LA IMAGEN DE UNA FORMA De presentacin Definida la composicin material de una forma hay que revisar su estructura en cuanto a medios de expresin y funcionalidad Sistemas de cmputo El desarrollo de instrumentos para el manejo de formas en las organizaciones depende de una buena medida de los recursos destinados para su crecimiento en funcin de la programacin y sistemas de apoyo va computadora a la administracin general Entre los elementos de esta naturaleza ms tiles para direccionar esta tarea se pueden mencionar: Programacin orientada al objeto: A travs de ella, las formas, tratadas como objetos, se pueden codificar como mdulos para despus ser reutilizados Base de datos Programa puente para estructurar, recuperar, simplificar, actualizar y/o eliminar Cliente/servidor Sistema por medio del cual se puede acceder va computadora (cliente) a una computadora central (servidor). Este procedimiento puede acceder y salvaguardar las formas con un alto margen de seguridad, adems de permitir el trabajo de ms de un usuario en forma paralela. Intercambio electrnico de datos Proceso interactivo para el manejo de formas de computadora a computadora Correo electrnico Servicio para intercambiar informacin, que permite agilizar el desplazamiento de formas

 Redes Interconexin de computadoras y componentes de un sistema que permiten el manejo e intercambio de informacin compartiendo recursos. Esta herramienta permite operar en la misma rea geogrfica o en reas distintas Otras Sistemas operativos o ambientes de trabajo que permiten el manejo de formas a travs de programas o paquetera La modalidad de red de redes, mejor conocida como internet puede brindar soporte a todos los sistemas anotados UTILIZACIN Uso normal Las formas constituyente un elemento integrante de la dinmica administrativa de cualquier institucin. Su uso se vuelve tan generalizado e indispensable que su manejo pasa a ser casi automtico, por lo que una modificacin a su estructura es un paso natural, el cual no requiere de autorizacin mltiple o de estudios exhaustivos Cambios Cuando se presentan modificaciones radicales en los procedimientos o estructuras organizacionales, se hace necesario implantar un proceso ms depurado y de mayor contenido tcnico para ajustar las formas Implantacin Una vez que se han aprobado y ejecutado los cambios en las formas, es necesario precisar el mtodo mas adecuado Mtodo instantneo Aprobacin para utilizar las nuevas formas en la institucin a partir de una fecha determinada Prueba piloto Consiste en realizar un ensayo con las nuevas formas con el fin de valorar su utilidad real antes de generalizar su uso en toda la organizacin En paralelo Representa la utilizacin simultnea por un tiempo determinado tanto de las formas tradicionalmente usadas como de las nuevas Por aproximaciones sucesivas Corresponde al uso de solo algunas de las nuevas formas para probar su funcionalidad. Una vez consolidado este pas, se adicionan nuevas formas que siguen el mismo proceso, el cual contina hasta finalizar el cambio propuesto Combinacin de mtodos Alternativa consistente en emplear ms de un mtodo para implantar o cambiar una forma o parte de su contenido RESPONSABLES DE SU MANEJO Y CONTROL Operativamente Cada una de las reas de la institucin que utiliza formas para el desahogo de su trabajo diario y que est familiarizada con su contenido y uso

 En forma especializada Pueden ser diferentes instancias relacionadas con las formas; entre otras, estn las siguientes: Nivel directivo Personas que por su jerarqua aprueban todos los cambios organizacionales y, por lo tanto, conocen las formas Utilidades de apoyo tcnico reas responsables del manejo de papelera, que cumplen la funcin de controlar, reimprimir y almacenar formas, vigilan su reposicin conforme a las especificaciones tcnicas y materiales de las reas usuarias y resguardan archivos en trnsito y definitivos Cuestionario para el anlisis de formas Documento que contiene en forma ordenada y secuencial la relacin de componentes de una forma a travs de la cual es posible analizar y evaluar su funcionalidad Catlogo de formas Compendio de todas y cada una de las formas que se utilizan en una organizacin, relacionados por unidad administrativa, tipo de forma, clave, frecuencia de uso y programa especfico al que apoya. Unidades de almacenamiento Dispositivos electromagnticos en los que se puede preservar el inventario de todas y cada una de las formas; ejemplo: disco ptico. Este tipo de recurso cumple no solo con la funcin de control, sino de back up, lo que permite la recuperacin de datos en forma precisa y oportuna.