GERER UN PROJET AVEC MICROSOFT-PROJECT

CHAPITRE 3 : Planification et Assignation Des Ressources Aux Activits

Les ressources dun projet sont constitues de tous les lments nous permettant de raliser notre projet. Une bonne planification de ces ressources sur Ms-Project nous permettra de mieux grer lquipe du projet et surtout les ressources qui nous sont allous. Souvenons-nous que dans un environnement ou les ressources sont de plus en plus rare, lun des rles du planificateur est de propos une squences dactivit qui permet une utilisation efficace et moins coteuse des ressources allous au projet. Il ne suffira donc pas ce niveau de simplement lister les ressources et leurs caractristiques et de les assigner aux activits mais dabord de saccorder avec lquipe des diffrents types de ressources disponibles, de la faon avec laquelle elles sont consommes, de leurs comptences et ainsi que de leurs efficacits Il existe trois types de ressources: LES RESSOURCES DE TRAVAIL Elles comprennent : Les individus Les individus identifis par leurs noms ex: Jean, Paul Les individus identifis par leurs titres ex: Directeur commerciale Les groupes dindividus ayant des aptitudes techniques identiques Ex : informaticien, lectricien Les quipements Les quipements peuvent tre les engins, les vhicules

 LES RESSOURCES MATERIELLES Elles comprennent tous ce qui est consomms tout au long du projet. Ex : papier, encre, sable, fer. .. LES RESSOURCES DE COUTS Ces types de ressources sont utiliss pour reprsenter le cot financier associ une activit le voyage, la formation ou les repas Pour planifier les ressources, on va dans la vue des ressources (tableau des ressources) Les informations remplir lors de la planification des ressources sont les suivantes: Le nom de la ressource qui peut tre une personne, un groupe de personne ayant les mmes qualifications, un individu reprsent par son titre, un quipement, un matriel, ou une ressource de cot. Le type de ressources: (travail, matriel, cot) Le groupe auquel la ressource appartient. Une ressource peut appartenir au groupe des manuvres des, des cadres, de la coordination etc. Lunit maximale qui reprsente la quantit de temps quune ressource va consacrer la tche. Cent pourcent signifie que la ressource utiliseras tout son temps disponible pour effectuer la tche ou elle est assigner. Cinquante pourcent signifient que la ressource naffectera que la moiti de son temps la tche. Notons que ces units ne sont disponibles que pour les ressources de travail (people and Equipment) Le taux de salaire standard qui reprsente le cot de la ressource: elle est donne par unit de temps pour les ressources de travail et par cot unitaire pour les ressources matrielles. En ce qui concerne les ressources de cot, leurs cots est entres lors de leurs assignations aux activits.

Le taux de salaire pour les heures supplmentaires (cot par heure supplmentaire) Le moment ou la ressource serras payer(Allocation) Une ressource peut ncessiter les fonds en dbut de lactivit (dbut); au fur et mesure que le travail avance (proportion); ou encore la fin (fin) Le calendrier de la ressource: chaque ressource un calendrier qui peut tre diffrents de celles des autres ; en effet, si pendant la prparation du cadre de travail il a t prvue par exemple un calendrier spciale base sur les horaires de nuit, les ressources ncessaires pour ces tches doivent tre planifi avec ce calendrier afin de pouvoir rendre compatible les heures de disponibilit de la ressource et celle de lactivit. On peut entrer des informations supplmentaires sur une ressource ou encore y ajout un document ou mme un lien internet pour le faire, on procde de la mme faon que avec les activits. Tous ces liens apparatrons ensuite ct de lactivit pour laquelle elle a t dfinit dans le Gant Chart. Si non, dans le menu insert, cliquer colonne slectionner indicateur et valider

ASSIGNATION DES RESSOURCES NECESSAIRES AUX ACTIVITES Pralable lassignation des ressources aux activits. WORK=DURATION*UNITS TRAVAIL=DUREE*UNITE Le travail reprsente la quantit de travail effectu sur une activit cest le rsultat de la multiplication entre la dure et lunit. La dure reprsente la quantit de temps ncessaire laccomplissement de la tche. Lunit reprsente le nombre de ressources assigns sur une activit. Si deux informaticiens sont assigns temps plein lactivit installer le serveur, le pourcentage dassignation est de deux cent pour cent et cela signifie que lunit est gale deux.

Supposons par exemple que ces informaticiens installerons le serveur en une journe de 8h de travail la quantit de travail cre par cette assignation serras de 8*2=16h de travail. La dure reprsente la dure de temps ncessaire pour laccomplissement de la tche. Il ne faut donc pas confondre la quantit de travail et la dure de lactivit. Lassignation des ressources aux activits est une tche dlicate, cest une source de conflits sur les dlais du projet. Avant de commencer ce travail il est important de comprendre quil existe deux catgories de tches; la tche pilote par leffort et les tches non piloter par leffort. Les tches les tches piloter par leffort sont des tches qui ncessite la mme quantit deffort (de travail) quelques soit le nombre de ressources qui seront augment sur lactivit. Les tches qui ne sont pas pilot par leffort sont des tches dont la quantit de travail change lorsque des ressources y sont augmentes. Il est prfrable de rgler Ms-Project pour quil dfinisse toutes les tches en tches pilot par leffort. On le fait en cochant la case nouvelle tche pilot automatiquement dans longlet gnrale du menu option. En plus de ces deux caractristiques cest--dire pilote par leffort et non pilote par leffort, les activits peuvent tre: dure fixe ; dans ce cas, la dure de lactivit est fixe quelques soit les ressources qui y sont ajout. unit fixe ; dans ce cas les units dassignation des ressources sur une activit restent inchanges mme si le travail ou la dure de lactivit est modifi. travail fixe ; cette situation est pratiquement la mme que celle dune tache dirig par leffort. Dans ce cas la quantit de travail reste constante. Supposons lactivit dispenser un cours. Le cours est dispens par deux enseignants et dure trois heures de temps pendant lesquelles chaque enseignant une heure et demi. La quantit de travail ici est donc de 3*2=6h.

Cette activit est dirig par leffort car la quantit de travail restera constante quelques soit le nombre de ressource augment par la suite. Le nombre dheure de cours tant fix trois heures, cette activit est aussi dure fixe. Sil arrive donc quune ressource supplmentaire est assigne cette tche, elle dispensera une heure de cours sur les 3 et on verra le pourcentage dassignation de chaque ressource varier, la quantit de travail et la dure du cours restant constant. Supposons maintenant un voyage en avion de 4 heures. Il doit se faire par deux pilotes temps plein si un troisime pilote est ajout il fera aussi 4h heures de vol comme les autres pilotes.la quantit de travail passeras de 8h 12h et le pourcentage dassignation de chaque ressource serras toujours de cent pour cent. Il sagit ici dune activit non dirige par leffort et unit fixe. On peut ds prsent affectes les ressources aux activits. Pour ce faire, on doit affecter toutes les ressources ncessaires pour laccomplissement dune tche au mme moment et chaquune suivant son type (humaine, matriel) et cela pour plusieurs raisons : On ne saurait affecter une ressource humaine et une ressource matriel simultanment car la ressource humaine utilise la ressource matrielle pour effectuer la tche on devra donc dans ce cas d'abord assigner toutes les ressources humaines et ensuite les ressources matrielles et plus tard les ressource de cot si ncessaire. Il existe une diffrence entre le fait dassigner une ressource de travail ensuite une autre et le fait de les assigns au mme moment. Car en assignant dabord une seule ressource, le logiciel considre quelle est la seule prvue pour le travail ; lorsquon assigne alors la suivante, il considre que celle-ci vient cette fois aider la premire. Suivant le type dactivit le travail est alors partag entre les deux ressources.

Etape dassignation des ressources aux activits

Pour assigner des ressources une activit, on slectionne lactivit, dans le menu ressource, on clique sur affecter les ressources. La fentre daffectation des ressources apparait. On slectionne les ressources assigner et on clique sur affecter. On peut ensuite ajuster le pourcentage dassignation et ensuite entr le cot de la ressource sil sagit dune ressource de cot. On peut ouvrir

la fentre dassignation en faisant un clic droit sur lactivit ou en allant sur longlet ressources de la bote de dialogue dinformation sur les ressources. Lassignation des ressources aux activits peut crer un problme de surallocation des ressources et de modification des dures planifis. Une erreur lors de lassignation des ressources aux activits peu crer une modification des dures planifies. Pour examiner les causes des modifications, slectionner lactivit dont la dure a t modifi, ouvrir la double vue pour voir toutes les caractristiques de la tche et vrifier si toutes les ressources on a bien t correctement assigns (au mme moment pour toutes les ressources de travail) car cest la cause de modification des dures. On peut aussi utiliser linspecteur des tches qui nous propose plusieurs options pour rgler le problme. Recommandations Aprs avoir fini avec la planification de nos activits, il est important de : Sauvegarder la rfrence de base cela vous serviras de base pour le suivi de nos activits. Pour ce faire, dans le menu Projet, cliquer sur dfinir la planification initiale, cocher la case sur lensemble du projet et valider. Faire ressortir le chemin critique de notre chancier ceci cochant la case critique dans longlet style des barres du menu Format ou encore en appliquant le filtre critique dans longlet donnes du menu Affichage (dans le cas o on veut voir afficher seulement les activits critiques).