Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Analiza Problemei
Analiza potentialelor probleme PROBLEMELE sunt acele lucruri/situatii care impiedica organizatia sa ajunga din locul unde se afla, in locul unde doreste sa se afle, la un moment dat. Procesul de solutionare a problemei, reprezinta arta de a ajunge de la o situatie existenta nefavorabila la o situatie dorita, printr-o serie de activitati.
Analiza Problemei
Analiza potentialelor probleme, trebuie sa includa raspunsuri la o serie de INTREBARI: CARE este problema pe care trebuie sa o solutionam? DE CE este o problema? (cauza) DE CE trebuie solutionata problema? UNDE si CAND se manifesta problema? A CUI problema este? PE CINE afecteaza problema? DE CAT TIMP este o problema? CE SE VA intampla daca nu se solutioneaza? (efectul)
Analiza Problemei
Este o procedura care permite: Diagnosticarea unei situatii existente Identificarea problemelor cheie in contextul acestora Analiza contextului in care se va implementa viitorul proiect Vizualizarea problemelor in forma unei diagrame/arbore (relatie cauza-efect)
EFECTE
PROBLEMA PRINCIPALA
CAUZE
Cum sa procedam?
Identificati problemele majore existente intr-o situatie data sau aleasa de echipa Selectati o problema principala Cautati probleme inrudite cu problema principala
URGENTA PROBLEMEI
Stabiliti o ierarhie cauza - efect Problemele care genereaza direct problema principala sunt asezate dedesubt (cauze) Problemele care sunt generate direct de problema principala sunt asezate deasupra (efecte)
Legati problemele cu sageti cauza-efect Revedeti diagrama si verificati corectitudinea si completitudinea acesteia
ACCIDENTE FRECVENTE
EFECTE
CAUZE
DRUMURILE NU SUNT INTRETINUTE CORESPUNZATOR ECHIPELE DE INTRETINERE ALE GUV. NU SUNT EFICIENTE COMPETENTELE SUNT GRESIT DEFINITE
Arborele obiectivelor
Analiza Obiectivelor
O tehnica pentru:
Descrierea situatiei viitoare care va fi obtinuta prin rezolvarea problemelor Identificarea posibilelor solutii pentru o situatie data Transformarea aspectelor negative in aspecte pozitive (dezirabile, realiste)
Analiza Obiectivelor
Arborele Obiectivelor - schema de baza
Final
OBIECTIV GENERAL OBIECTIV GENERAL OBIECTIV GENERAL
OBIECTIV PRINCIPAL
Mijloace
OBIECTIV SPECIFIC
OBIECTIV SPECIFIC
OBIECTIV SPECIFIC
Analiza Obiectivelor
Cum sa procedam ?
Reformulati toate situatiile negative ale analizei problemei in situatii pozitive care sunt: - dezirabile - posibil de obtinut in mod realist Verificati relatiile mijloace-final
Arborele Obiectivelor
INVESTITII PRIVATE RIDICATE VENITURI RIDICATE PENTRU OPERATORII PRIVATI
Final
ACCIDENTE REDUSE
DRUMURILE SUNT INTRETINUTE MAI BINE ECHIPELE DE INTRETINERE ALE GUV. SUNT EFICACE COMPETENTELE SUNT BINE DEFINITE
Mijloace
Analiza strategiei
Analiza Strategiei
Grupurile de obiective inrudite, grupate pe verticala, din arborele obiectivelor, se numesc strategii. Unul sau mai multe dintre aceste grupuri de obiective vor fi selectate ca strategie a proiectului propus.
Analiza Strategiei
Cea mai pertinenta si fezabila strategie este selectata pe baza unui numar de criterii precum: - compatibilitatea cu POS; - prioritatile celor implicati/partenerilor, bugetul disponibil / posibilitatile de cofinantare; - relevanta pentru grupul tinta; - probabilitatea succesului sau minimalizarea riscurilor; - complementaritatea cu alte proiecte; - posibilitatea implicarii sectorului public/privat; - intervalul de timp necesar etc.
FINAL
MIJLOACE
OBIECTIV SPECIFIC
OBIECTIV SPECIFIC
OBIECTIV SPECIFIC
Cum sa procedam ?
1. Identificati obiectivele de neurmarit (indezirabile or nerealizabile) 2. Identificati obiectivele de urmarit (dezirabile si realizabile) 3. Grupati obiectivele, pentru a obtine strategii posibile sau componente (grupare pe verticala) 4. Estimati care strategie reprezinta o strategie optima corespunzator criteriilor agreate 5. Determinati Obiectivul General si Scopul Proiectului
10
DRUMURILE SUNT INTRETINUTE MAI BINE ECHIPELE DE INTRETINERE ALE GUV. SUNT EFICACE COMPETENTELE SUNT BINE DEFINITE
Strategia A
Strategia B
11
scopul proiectului?
Scopul proiectului este practic solutia pentru problema identificata sau, altfel spus, este situatia la care dorim sa ajungem in urma implementarii proiectului (evident, o situatie mai buna pentru beneficiarii proiectului). Cea mai simpla modalitate de enuntare a unui scop este pozitivarea, inversarea problemei.
12
13
14
Grupul tinta
15
16
17
Analiza Factorilor interesati Interese, motivare: Nevoi, aspiratii Interese (deschise/ascunse) Asteptari & preocupari Atitudini fata de proiect
18
Matricea actorilor-cheie
Actorii-cheie De ce sunt interesati de proiect Capacitatea si motivatia de a contribui la proiect Activitatile din proiect care li se adreseaza
19
Echipa de proiect
Structura echipei de proiect influenteaza in mod direct managementul acesteia. Daca numarul membrilor echipei este prea mare, pot aparea probleme de comunicare si coordonare, dificultati in adoptarea deciziilor si solutionarea problemelor. Daca numarul membrilor echipei este prea mic pot aparea probleme legate de lipsa de experienta, lipsa de competenta sau criza de timp. Se pune intrebarea: care este structura cea mai potrivita a unei echipe de proiect? Numarul optim al membrilor echipei de proiect depinde de: dificultatea activitatilor de proiect disponibilitatea persoanelor potrivite tipul proiectului
20
Echipa de proiect
Indiferent de natura proiectului membrii echipei trebuie sa aiba urmatoarele calitati: implicare in directia atingerii obiectivelor ; abilitate in comunicare si in delegarea responsabilitatilor ; flexibilitate, capacitate de adaptare la cerintele proiectului ; competenta profesionala ; capacitatea de a admite existenta greselilor si a le corecta ; orientare catre realizarea sarcinilor; capacitatea de a intelege importanta respectarii termenelor si a limitelor resurselor si disponibilitatea de a lucra peste program; incredere in ceilalti si dorinta de a ajuta; spirit de echipa ; calitati de intreprinzator ; disponibilitatea de a lucra cu unul sau mai multi sefi ; cunostinte si experienta in cunoasterea instrumentelor si metodelor din managementul proiectelor.
Justificare si relevanta
Cum justificam proiectul?
Atunci cand justificam necesitatea implementarii unui proiect, trebuie sa tinem cont de urmatoarele aspecte: Problema abordata in cadrul proiectului este una reala, iar amanarea rezolvarii ei are repercusiuni asupra unui grup semnificativ de cetateni; trebuie explicat intr-un mod cat mai convingator ce ar urma sa se intample daca problema respectiva ar fi lasata nerezolvata. Trebuie sa aduceti argumente reale, de preferat folosirea statisticilor si indicarea sursei exacte a informatiei, care sa denote existenta problemei si a efectelor pe care aceasta le genereaza. Atingerea scopului si, implicit, rezolvarea problemei, va aduce o serie de avantaje comunitatii, societatii sau anumitor grupuri sociale, avantaje pe care trebuie sa le mentionati. Organizatia dvs. este in masura sa abordeze problema respectiva si sa duca proiectul la bun sfarsit; explicati cat mai clar argumentele care sustin aceasta afirmatie.
21
Planul de Actiune
Activitatile proiectului
22
Diagrama GANTT
Anul 1
Activitatea Pregtire Faza 1.1. Stabilirea echipei Realizare Faza 1.1 Stabilirea echipei Pregtire Faza 1.2 Achiziia Realizare Faza 1.2 Achiziia Pregtire Faza 2.1 Editare de materiale Realizare Faza 2.1 Editare de materiale Pregtire Faza 2.2 Organizare evenimente Realizare Faza 2.2 Realizare evenimente Pregtire Faza 3.1 Pregtirea suportului Implementare Faza 3.1 Pregtirea suportului Pregtire Faza 3.2 Selectarea cursanilor Implementare Faza 3.2 Selectarea cursanilor Pregtire PACHET DE LUCRU 4. MANAGEMENTUL PROIECTULUI Realizare PACHET DE LUCRU 4. MANAGEMENTUL PROIECTULUI
Semestrul 1
Semestrul 2 11 12 Responsabil
CCMP CCMP CCMP CCMP CCMP/INIMM CCMP/INIMM CCMP CCMP CCMP/INIMM CCMP/INIMM CCMP/INIMM CCMP/INIMM CCMP/INIMM CCMP/INIMM
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
23
Rezultatele proiectului
Rezultatele sunt produse obtinute ca urmare a desfasurarii activitatilor, a caror combinatie va conduce la realizarea scopului proiectului. Rezultatele asteptate reprezinta finalitatea proiectului, justificarea existentei sale. De obicei ele sunt cantitative si calitative calitative. Trebuie sa fie masurabile, vizibile si specifice, reprezentand, de fapt, instrumente pentru atingerea obiectivelor propuse. Pentru a se asigura buna functionare a proiectului este bine ca fiecarui obiectiv stabilit initial (si, eventual, adaptat pe parcurs) sa-i coincida un rezultat, pentru validare.
24
Rezultatele proiectului
Sunt corelate cu obiectivele proiectului si relevante pentru acestea Reprezinta indicatori de verificare a obiectivelor Output, produse sau servicii concrete obtinute in cadrul proiectului (ex.: un eveniment public, 4 training-uri pentru 100 de persoane, 5 publicatii despre consumul de alcool etc.), Outcome/results, cu referire la impactul pe care proiectul il are asupra grupului tinta/comunitatii (ex.: cresterea cu 20% a constientizarii privind riscurile consumului de alcool in randul elevilor de liceu din orasul X).
Indicatorii proiectului
Criterii de selectare a indicatorilor: Validitate: Reflecta in mod direct obiectivul pe care intentioneaza sa il masoare? Obiectivitate: Defineste precis si fara ambiguitati obiectivul pe care vrea sa il masoare? Credibilitate: Sunt datele consecvente sau comparabile in timp ? Accesibilitate: Pot fi datele colectate cu usurinta, la timp si cu costuri rezonabile? Utilitate: Pot fi datele utile pentru luarea deciziilor sau pentru a invata din experienta? Proprietate: Sunt de acord partenerii si partile interesate ca indicatorul are sens si utilitate pentru ei?
25
Indicatorii proiectului
Indicatorii descriu scopul si obiectivele proiectului in termeni masurabili din punct de vedere operational cantitate, calitate, grupuri tinta, timp si loc.
cantitate (cat?) calitate (ce?) grup tinta (cine?) timp/perioada (cand incepe si cat dureaza?) loc (unde?)
Exemple de indicatori
Numar de persoane instruite ( sau % /din); Numar de persoane angajate ( sau % din) Numar de noi locuri de munca identificate; Reducerea ratei somajului; Numar de echipamente achizitionate; Cresterea cifrei de afaceri cu X%
26
Indicatori SMART
S pecifici: claritate cu privire la ce, unde, cand si cum va fi
schimbata situatia; M asurabili: capacitate de a cuantifica tintele si beneficiile; A bordabili: capacitate de atingere a obiectivelor (cunoscand resursele si capacitatile aflate la dispozitia comunitatii); R ealisti: capacitate de a obtine nivelul de schimbare reflectat in obiectiv; si T imp (incadrat in Timp): fixarea perioadei de timp in care va fi realizat fiecare obiectiv.
27
Cash-flow
Cash flow este un termen care se refera la cantitatea de cash primita si cheltuita de o organizatie pe parcursul unei perioade de timp, cu referire la un anumit proiect. Masurarea cash flow-ului poate fi utilizata la: Evaluarea starii sau performantelor unui proiect sau afaceri. Pentru a determina probleme legate de lichiditati. A fi profitabil nu inseamna neaparat a avea lichiditati. O companie poate da gres datorita unei lipse a lichiditatilor, chiar daca este profitabila. Pentru a genera rata de revenire a proiectului. Timpul cash flow-urilor in si din proiecte sunt utilizate ca si date de intrare in modele financiare cum ar fi rata interna de rentabiliate si valoarea actuala neta. Pentru a examina venitul sau cresterea unei afaceri atunci cand se considera ca datele contabile nu reprezinta realitatea economica.In mod alternativ, cash flow-ul poate fi utilizat pentru a valida venitul net generat de inregistrarile contabile se refera la cifrele asa cum reies din contabilitate spre exemplu incasare care nu a fost realizata efectiv, dar a fost facturata, si ca atare in contabilitate apare, dar in cash flow nu se reflecta.
Bugetul proiectului
Estimarea cheltuielilor pentru fiecare activitate si subactivitate; Estimarea potentialelor surse de venituri; Estimarea diferentelor dintre cheltuieli si venituri; Realizarea unei planificari in timp a cheltuielilor si a veniturilor; Gasirea solutiilor pentru evitarea potentialelor crize de lichiditati; Bugetul se va supune organizatiei pentru aprobare; Stabilirea procedurilor de supraveghere permanenta
28
Bugetul proiectului
ATENTIE!
Bugetul este complet i perfect corelat cu activitatile prevazute, cu resursele materiale implicate in realizarea proiectului si cu rezultatele anticipate, adica: nu exista mentiuni in sectiunile privind activitatile, resursele si rezultatele anticipate care nu au acoperire intr-un subcapitol bugetar / linie bugetara; de asemenea, nu exista subcapitol bugetar / linie bugetara fara corespondenta in sectiunile privind activitatile, resursele si rezultatele. Bugetul se calculeaza la valoarea FARA TVA!
29
30