Sunteți pe pagina 1din 30

Arborele problemei

Analiza Problemei
Analiza potentialelor probleme PROBLEMELE sunt acele lucruri/situatii care impiedica organizatia sa ajunga din locul unde se afla, in locul unde doreste sa se afle, la un moment dat. Procesul de solutionare a problemei, reprezinta arta de a ajunge de la o situatie existenta nefavorabila la o situatie dorita, printr-o serie de activitati.

Analiza Problemei
Analiza potentialelor probleme, trebuie sa includa raspunsuri la o serie de INTREBARI: CARE este problema pe care trebuie sa o solutionam? DE CE este o problema? (cauza) DE CE trebuie solutionata problema? UNDE si CAND se manifesta problema? A CUI problema este? PE CINE afecteaza problema? DE CAT TIMP este o problema? CE SE VA intampla daca nu se solutioneaza? (efectul)

Analiza Problemei
Este o procedura care permite: Diagnosticarea unei situatii existente Identificarea problemelor cheie in contextul acestora Analiza contextului in care se va implementa viitorul proiect Vizualizarea problemelor in forma unei diagrame/arbore (relatie cauza-efect)

Arborele Problemei - schema de baza

EFECTE

PROBLEMA PRINCIPALA

CAUZE

Cum sa procedam?
Identificati problemele majore existente intr-o situatie data sau aleasa de echipa Selectati o problema principala Cautati probleme inrudite cu problema principala

Criterii de selectie a problemei prioritare


CRITERIU IMPORTANTA PROBLEMEI PROBLEMA 1 PROBLEMA 2 PROBLEMA3

URGENTA PROBLEMEI

FEZABILITATEA SUPORT DIN PARTEA CELOR INTERESATI

Stabiliti o ierarhie cauza - efect Problemele care genereaza direct problema principala sunt asezate dedesubt (cauze) Problemele care sunt generate direct de problema principala sunt asezate deasupra (efecte)

Legati problemele cu sageti cauza-efect Revedeti diagrama si verificati corectitudinea si completitudinea acesteia

Exemplu de Arbore al Problemei


INVESTITII PRIVATE SCAZUTE VENITURI REDUSE PENTRU OPERATORII PRIVATI

ACCIDENTE FRECVENTE

EFECTE

COSTURI DE TRANSPORT CRESCUTE

PRODUSELE AGRICOLE COMERCIANTII NU PIERD VALOAREA VOR SA DESERVEASCA DE PIATA PIETELE

RETEAUA REGIONALA DE DRUMURI DETERIORATA

CAUZE

CAMIOANELE SUNT SUPRAINCARCATE

CALITATEA CONSTRUCTIEI DRUMULUI SUB STANDARDE

DRUMURILE NU SUNT INTRETINUTE CORESPUNZATOR ECHIPELE DE INTRETINERE ALE GUV. NU SUNT EFICIENTE COMPETENTELE SUNT GRESIT DEFINITE

MASURILE DE CONTROL SUNT INEFICIENTE

Arborele obiectivelor

Analiza Obiectivelor
O tehnica pentru:
Descrierea situatiei viitoare care va fi obtinuta prin rezolvarea problemelor Identificarea posibilelor solutii pentru o situatie data Transformarea aspectelor negative in aspecte pozitive (dezirabile, realiste)

Analiza Obiectivelor
Arborele Obiectivelor - schema de baza
Final
OBIECTIV GENERAL OBIECTIV GENERAL OBIECTIV GENERAL

OBIECTIV PRINCIPAL

Mijloace

OBIECTIV SPECIFIC

OBIECTIV SPECIFIC

OBIECTIV SPECIFIC

Analiza Obiectivelor

Cum sa procedam ?
Reformulati toate situatiile negative ale analizei problemei in situatii pozitive care sunt: - dezirabile - posibil de obtinut in mod realist Verificati relatiile mijloace-final

Arborele Obiectivelor
INVESTITII PRIVATE RIDICATE VENITURI RIDICATE PENTRU OPERATORII PRIVATI

Final

ACCIDENTE REDUSE

COSTURI DE TRANSPORT REDUSE

PRODUSELE AGRICOLE COMERCIANTII VOR SA DESERVEASCA PASTREAZA VALOAREA DE PIATA PIETELE

RETEAUA REGIONALA DE DRUMURI REABILITATA

CAMIOANELE SUNT INCARCATE LIMITAT MASURILE DE CONTROL SUNT MAI EFICACE

STANDARDE ALE CONSTRUCTIEI RESPECTATE

DRUMURILE SUNT INTRETINUTE MAI BINE ECHIPELE DE INTRETINERE ALE GUV. SUNT EFICACE COMPETENTELE SUNT BINE DEFINITE

Mijloace

Analiza strategiei

Analiza Strategiei
Grupurile de obiective inrudite, grupate pe verticala, din arborele obiectivelor, se numesc strategii. Unul sau mai multe dintre aceste grupuri de obiective vor fi selectate ca strategie a proiectului propus.

Analiza Strategiei
Cea mai pertinenta si fezabila strategie este selectata pe baza unui numar de criterii precum: - compatibilitatea cu POS; - prioritatile celor implicati/partenerilor, bugetul disponibil / posibilitatile de cofinantare; - relevanta pentru grupul tinta; - probabilitatea succesului sau minimalizarea riscurilor; - complementaritatea cu alte proiecte; - posibilitatea implicarii sectorului public/privat; - intervalul de timp necesar etc.

Alegerea unei strategii Alegerea unei strategii - schema de baza


OBIECTIV GENERAL OBIECTIV GENERAL OBIECTIV GENERAL

FINAL

OBIECTIV PRINCIPAL/ SCOP

MIJLOACE

OBIECTIV SPECIFIC

OBIECTIV SPECIFIC

OBIECTIV SPECIFIC

Cum sa procedam ?
1. Identificati obiectivele de neurmarit (indezirabile or nerealizabile) 2. Identificati obiectivele de urmarit (dezirabile si realizabile) 3. Grupati obiectivele, pentru a obtine strategii posibile sau componente (grupare pe verticala) 4. Estimati care strategie reprezinta o strategie optima corespunzator criteriilor agreate 5. Determinati Obiectivul General si Scopul Proiectului

10

Alegerea unei strategii


Proiect I Proiect II
RETEAUA REGIONALA DE DRUMURI REABILITATA

CAMIOANELE SUNT INCARCATE LIMITAT MASURILE DE CONTROL SUNT MAI EFICACE

STANDARDE ALE CONSTRUCTIEI RESPECTATE

DRUMURILE SUNT INTRETINUTE MAI BINE ECHIPELE DE INTRETINERE ALE GUV. SUNT EFICACE COMPETENTELE SUNT BINE DEFINITE

Strategia A

Strategia B

Analiza Strategiei: Cateva posibile criterii


Complementaritate cu proiecte finantate de alti donori Contributie la reducerea inegalitatilor (e.g. gender) Relevanta pentru strategia de aderare agreata de EC/tara partenera Importanta data de grupul tinta Disponibilitatea resurselor financiare, a expertizei, etc. Potentialul si capacitatile existente (ale grupului tinta)

Urgenta Acceptabilitatea sociala

11

SCOPUL SI OBIECTIVELE PROIECTULUI

Definirea scopului proiectului


Dupa identificarea nevoilor si a problemei/problemelor carora trebuie sa le raspunda proiectul, trebuie identificat rostul proiectului, ce se doreste sa se realizeze prin acest proiect, de ce sa il derulam. Pe scurt: care este

scopul proiectului?

Scopul proiectului este practic solutia pentru problema identificata sau, altfel spus, este situatia la care dorim sa ajungem in urma implementarii proiectului (evident, o situatie mai buna pentru beneficiarii proiectului). Cea mai simpla modalitate de enuntare a unui scop este pozitivarea, inversarea problemei.

12

Definirea scopului proiectului


Caracteristicile scopului sunt urmatoarele: Nu se prezinta sub forma cantitativa (numeric, volumic, procentual) ci doar calitativ (o crestere, o imbunatatire, o schimbare) Este unic (nu contine cuvinte de legatura ca si, cu, alaturi de , odata cu) Nu trebuie explicat (se evita folosirea cuvintului prin, in scopul in enuntul scopului)

Definirea scopului proiectului


Exemple de scopuri: Cresterea eficientei sistemului de coordonare a fondurilor publice din cadrul Primariei orasului X Cresterea adaptabilitatii tinerilor pe piata muncii Cresterea competitivitatii firmei

13

Definirea scopului proiectului


NU sunt scopuri: Cresterea cu 40% a eficientei sistemului de coordonare a fondurilor publice prin informatizarea completa a departamentelor X, Z si Y Realizarea unui centru de informare si consiliere pentru tineri in scopul cresterii adaptabilitatii pe piata muncii Cresterea cu 20% a competitivitatii firmei si imbunatatirea procesului decizional in departamentele X, Z si Y

Definirea obiectivelor proiectului


Obiectivele reprezinta pasii spre atingerea scopului.
in vederea formularii corecte a obiectivelor se va raspunde cu precizie la urmatoarele intrebari: Care sunt zonele cheie pe care dorim sa le schimbam prin acest proiect? Care este segmentul de populatie care va fi implicat in schimbare? Care este directia schimbarii pe care o dorim? (crestere sau imbunatatire, descrestere sau reducere) Care este gradul sau proportia schimbarii? Care este termenul (sau intervalul de timp) prevazut pentru atingerea gradului de schimbare?

14

Definirea obiectivelor proiectului


S - specific - este obiectivul clar: cine, ce, cand, unde, cum, grup-tinta? M - masurabil - sunt masurabile rezultatele? A - abordabil - este un obiectiv care poate fi, in general, atins? R - realist - are organizatia resursele necesare pentru atingerea lui in timpul dat? T - incadrare in timp - exista un termen limita? Exemple de obiective: Asigurarea accesului la broad-band pentru 10 comune din judetul Dolj pana la sfarsitul anului 2013 Instruirea a 40 de femei din mediul rural din regiunea SV in ceea ce priveste operarea PC si utilizarea Internetului pana la finalul anului 2010 Cresterea CA cu 10% in urmatoarele 5 luni

Grupul tinta

Analiza factorilor interesati

15

Analiza Factorilor interesati


Este o procedura care permite: Identificarea persoanelor, grupurilor, organizatiilor avand o legatura cu proiectul Identificarea intereselor si asteptarilor grupurilor & persoanelor care au o posibila relevanta pentru proiect

Analiza Factorilor interesati


Cine sunt stakeholderii ?
Orice persoana, grupuri de persoane, institutii, asociatii sau firme care ar putea fi implicate in proiect, direct sau indirect sau care ar putea fi afectate pozitiv ori negativ.

16

Analiza Factorilor interesati


Participarea factorilor interesati: permite formularea si/sau adaptarea proiectelor la conditiile sociale, economice si politice; permite obtinerea de informatii relevante; intareste relevanta obiectivelor in raport cu nevoile; arata cum percep factorii interesati realitatea; intareste capacitatile locale; intareste societatea civila si procesul democratic

Analiza Factorilor interesati


Cum sa procedam? 1. Identificati grupurile/institutiile importante 2. Clasificati (grupuri tinta, beneficiari, grupuri de interese, contractori, etc.)

17

Analiza Factorilor interesati Interese, motivare: Nevoi, aspiratii Interese (deschise/ascunse) Asteptari & preocupari Atitudini fata de proiect

Analiza Factorilor interesati


Potential si constrangeri: Puncte tari, Puncte slabe Posibile contributii la proiect

18

Analiza Factorilor interesati


Grupul tinta reprezinta: Grupul/entitatea care va fi direct si pozitiv afectata de proiect la nivelul obiectivului proiectului. Beneficiarii directi carora li se adreseaza proiectul.

Matricea actorilor-cheie
Actorii-cheie De ce sunt interesati de proiect Capacitatea si motivatia de a contribui la proiect Activitatile din proiect care li se adreseaza

Stakeholder 1 Stakeholder 2 Stakeholder .

19

STABILIREA ECHIPEI DE PROIECT

Echipa de proiect
Structura echipei de proiect influenteaza in mod direct managementul acesteia. Daca numarul membrilor echipei este prea mare, pot aparea probleme de comunicare si coordonare, dificultati in adoptarea deciziilor si solutionarea problemelor. Daca numarul membrilor echipei este prea mic pot aparea probleme legate de lipsa de experienta, lipsa de competenta sau criza de timp. Se pune intrebarea: care este structura cea mai potrivita a unei echipe de proiect? Numarul optim al membrilor echipei de proiect depinde de: dificultatea activitatilor de proiect disponibilitatea persoanelor potrivite tipul proiectului

20

Echipa de proiect
Indiferent de natura proiectului membrii echipei trebuie sa aiba urmatoarele calitati: implicare in directia atingerii obiectivelor ; abilitate in comunicare si in delegarea responsabilitatilor ; flexibilitate, capacitate de adaptare la cerintele proiectului ; competenta profesionala ; capacitatea de a admite existenta greselilor si a le corecta ; orientare catre realizarea sarcinilor; capacitatea de a intelege importanta respectarii termenelor si a limitelor resurselor si disponibilitatea de a lucra peste program; incredere in ceilalti si dorinta de a ajuta; spirit de echipa ; calitati de intreprinzator ; disponibilitatea de a lucra cu unul sau mai multi sefi ; cunostinte si experienta in cunoasterea instrumentelor si metodelor din managementul proiectelor.

Justificare si relevanta
Cum justificam proiectul?
Atunci cand justificam necesitatea implementarii unui proiect, trebuie sa tinem cont de urmatoarele aspecte: Problema abordata in cadrul proiectului este una reala, iar amanarea rezolvarii ei are repercusiuni asupra unui grup semnificativ de cetateni; trebuie explicat intr-un mod cat mai convingator ce ar urma sa se intample daca problema respectiva ar fi lasata nerezolvata. Trebuie sa aduceti argumente reale, de preferat folosirea statisticilor si indicarea sursei exacte a informatiei, care sa denote existenta problemei si a efectelor pe care aceasta le genereaza. Atingerea scopului si, implicit, rezolvarea problemei, va aduce o serie de avantaje comunitatii, societatii sau anumitor grupuri sociale, avantaje pe care trebuie sa le mentionati. Organizatia dvs. este in masura sa abordeze problema respectiva si sa duca proiectul la bun sfarsit; explicati cat mai clar argumentele care sustin aceasta afirmatie.

21

Planul de Actiune
Activitatile proiectului

22

Planul de Actiune - Ce trebuie facut pentru atingerea obiectivelor?


Planul de Actiune cuprinde: Enuntarea fiecarei ACTIVITATI in parte; Descrierea contribuitiei fiecarei activitati la realizarea obiectivelor specifice; Specificarea responsabilului activitatii respective; Specificarea resurselor de care este nevoie (personal, echipament, timp, buget, etc) Descrierea secventelor in timp si modul cum se interfereaza activitatile Prezentarea cronologica a activitatilor cu ajutorul diagramei GANTT

Diagrama GANTT
Anul 1
Activitatea Pregtire Faza 1.1. Stabilirea echipei Realizare Faza 1.1 Stabilirea echipei Pregtire Faza 1.2 Achiziia Realizare Faza 1.2 Achiziia Pregtire Faza 2.1 Editare de materiale Realizare Faza 2.1 Editare de materiale Pregtire Faza 2.2 Organizare evenimente Realizare Faza 2.2 Realizare evenimente Pregtire Faza 3.1 Pregtirea suportului Implementare Faza 3.1 Pregtirea suportului Pregtire Faza 3.2 Selectarea cursanilor Implementare Faza 3.2 Selectarea cursanilor Pregtire PACHET DE LUCRU 4. MANAGEMENTUL PROIECTULUI Realizare PACHET DE LUCRU 4. MANAGEMENTUL PROIECTULUI

Semestrul 1

Semestrul 2 11 12 Responsabil
CCMP CCMP CCMP CCMP CCMP/INIMM CCMP/INIMM CCMP CCMP CCMP/INIMM CCMP/INIMM CCMP/INIMM CCMP/INIMM CCMP/INIMM CCMP/INIMM

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

23

Rezultatele si indicatorii proiectului

Rezultatele proiectului
Rezultatele sunt produse obtinute ca urmare a desfasurarii activitatilor, a caror combinatie va conduce la realizarea scopului proiectului. Rezultatele asteptate reprezinta finalitatea proiectului, justificarea existentei sale. De obicei ele sunt cantitative si calitative calitative. Trebuie sa fie masurabile, vizibile si specifice, reprezentand, de fapt, instrumente pentru atingerea obiectivelor propuse. Pentru a se asigura buna functionare a proiectului este bine ca fiecarui obiectiv stabilit initial (si, eventual, adaptat pe parcurs) sa-i coincida un rezultat, pentru validare.

24

Rezultatele proiectului
Sunt corelate cu obiectivele proiectului si relevante pentru acestea Reprezinta indicatori de verificare a obiectivelor Output, produse sau servicii concrete obtinute in cadrul proiectului (ex.: un eveniment public, 4 training-uri pentru 100 de persoane, 5 publicatii despre consumul de alcool etc.), Outcome/results, cu referire la impactul pe care proiectul il are asupra grupului tinta/comunitatii (ex.: cresterea cu 20% a constientizarii privind riscurile consumului de alcool in randul elevilor de liceu din orasul X).

Indicatorii proiectului
Criterii de selectare a indicatorilor: Validitate: Reflecta in mod direct obiectivul pe care intentioneaza sa il masoare? Obiectivitate: Defineste precis si fara ambiguitati obiectivul pe care vrea sa il masoare? Credibilitate: Sunt datele consecvente sau comparabile in timp ? Accesibilitate: Pot fi datele colectate cu usurinta, la timp si cu costuri rezonabile? Utilitate: Pot fi datele utile pentru luarea deciziilor sau pentru a invata din experienta? Proprietate: Sunt de acord partenerii si partile interesate ca indicatorul are sens si utilitate pentru ei?

25

Indicatorii proiectului
Indicatorii descriu scopul si obiectivele proiectului in termeni masurabili din punct de vedere operational cantitate, calitate, grupuri tinta, timp si loc.

cantitate (cat?) calitate (ce?) grup tinta (cine?) timp/perioada (cand incepe si cat dureaza?) loc (unde?)

Exemple de indicatori
Numar de persoane instruite ( sau % /din); Numar de persoane angajate ( sau % din) Numar de noi locuri de munca identificate; Reducerea ratei somajului; Numar de echipamente achizitionate; Cresterea cifrei de afaceri cu X%

26

Indicatori SMART
S pecifici: claritate cu privire la ce, unde, cand si cum va fi
schimbata situatia; M asurabili: capacitate de a cuantifica tintele si beneficiile; A bordabili: capacitate de atingere a obiectivelor (cunoscand resursele si capacitatile aflate la dispozitia comunitatii); R ealisti: capacitate de a obtine nivelul de schimbare reflectat in obiectiv; si T imp (incadrat in Timp): fixarea perioadei de timp in care va fi realizat fiecare obiectiv.

Exemple de indicatori SMART


50 de persoane din grupul tinta recalificate intr-o noua meserie pana la sfarsitul proiectului; numarul de someri femei peste 45 de ani din Craiova redus cu 15% intr-un an; 25% din somerii asistati in cadrul proiectului angajati pana la sfarsitul proiectului;

27

Cash-flow
Cash flow este un termen care se refera la cantitatea de cash primita si cheltuita de o organizatie pe parcursul unei perioade de timp, cu referire la un anumit proiect. Masurarea cash flow-ului poate fi utilizata la: Evaluarea starii sau performantelor unui proiect sau afaceri. Pentru a determina probleme legate de lichiditati. A fi profitabil nu inseamna neaparat a avea lichiditati. O companie poate da gres datorita unei lipse a lichiditatilor, chiar daca este profitabila. Pentru a genera rata de revenire a proiectului. Timpul cash flow-urilor in si din proiecte sunt utilizate ca si date de intrare in modele financiare cum ar fi rata interna de rentabiliate si valoarea actuala neta. Pentru a examina venitul sau cresterea unei afaceri atunci cand se considera ca datele contabile nu reprezinta realitatea economica.In mod alternativ, cash flow-ul poate fi utilizat pentru a valida venitul net generat de inregistrarile contabile se refera la cifrele asa cum reies din contabilitate spre exemplu incasare care nu a fost realizata efectiv, dar a fost facturata, si ca atare in contabilitate apare, dar in cash flow nu se reflecta.

Bugetul proiectului
Estimarea cheltuielilor pentru fiecare activitate si subactivitate; Estimarea potentialelor surse de venituri; Estimarea diferentelor dintre cheltuieli si venituri; Realizarea unei planificari in timp a cheltuielilor si a veniturilor; Gasirea solutiilor pentru evitarea potentialelor crize de lichiditati; Bugetul se va supune organizatiei pentru aprobare; Stabilirea procedurilor de supraveghere permanenta

28

Bugetul proiectului
ATENTIE!
Bugetul este complet i perfect corelat cu activitatile prevazute, cu resursele materiale implicate in realizarea proiectului si cu rezultatele anticipate, adica: nu exista mentiuni in sectiunile privind activitatile, resursele si rezultatele anticipate care nu au acoperire intr-un subcapitol bugetar / linie bugetara; de asemenea, nu exista subcapitol bugetar / linie bugetara fara corespondenta in sectiunile privind activitatile, resursele si rezultatele. Bugetul se calculeaza la valoarea FARA TVA!

29

30