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ERP SOFTLAND
Empresa proveedora de software de gestin en Chile, con ms de 10.000 clientes, lo que ha llevado a esta compaa a ser lderes indiscutidos. Sus propuestas a soluciones de ERP permiten aumentar la productividad y eficiencia de los procesos involucrados en la gestin, impactando positivamente en la rentabilidad de los negocios.
1. Introduccin
La presente investigacin se lleva a cabo con el propsito de conocer un sistema de base de datos consistente en un conjunto de productos para optimizar los procesos de negocio, por medio de sistemas de informacin que capturan, almacenan, procesan y distribuyen los datos e informacin generada por las distintas unidades administrativas , operativas y productivas de una empresa. El objetivo principal de este trabajo, en primer lugar, es conocer bsicamente los sistemas ERP y cul ha sido globalmente su evolucin hasta su situacin actual. Tambin, se espera interiorizarse en los beneficios esperados por las empresas que incorporaron el sistema en sus organizaciones, conociendo el detalle de los mdulos con sus ventajas y desventajas particulares. En resumen, el trabajo expone la estructura de desarrollo que parte con los principales beneficios de cada mdulo presentado (finanzas, comercial, operaciones, G. Negocios y RRHH), tambin las desventajas que estos presentan y el detalle de cmo operan en cada rea.
CLIENTES Y COBRANZAS
Permite llevar una eficiente gestin de clientes y del control de las cuentas por cobrar, efectuar cobranzas y obtener una serie de reportes con el fin de lograr una adecuada administracin de los deudores.
Ficha del Cliente: Maneja datos bsicos, direcciones, despacho, condiciones de venta, etc.
Software de Gestin Empresarial
PROVEEDORES Y TESORERA
Este punto se enfoca a la administracin de Proveedores y Tesorera permite llevar un eficiente y completo control de las cuentas por pagar, emitir cheques a proveedores, proyectar flujos de vencimientos, y todo lo necesario para la administracin de los acreedores.
Ficha del Proveedor: Maneja datos bsicos, contactos y condiciones comerciales de cada uno de ellos.
Adems de un completo historial de las conversaciones y acuerdos convenidos. Control de Documentos: Como Facturas, Letras, Pagars, Cheques, etc., indicando sus caractersticas y el libro en el cual se reflejarn (Compras o Retenciones).
Escaneo de Documentos Recepcin de Documentos Electrnicos: Los documentos electrnicos recibidos son capturados
automticamente, y dejados en espera de aprobacin para su contabilizacin. Tesorera: Se ingresan las facturas de los proveedores en forma masiva, las que posteriormente son aprobadas por parte de un supervisor y se contabilizan automticamente en el sistema de Contabilidad. Contabilizacin Automtica: Los Documentos aprobados son contabilizados automticamente en el sistema Contabilidad y Presupuestos, generndose los boucher correspondientes. Emisin de Cheques/Nmina: En forma masiva para el pago a los acreedores.
Completa Ficha de Productos: Los Productos son creados con cdigos alfanumricos de hasta 20
caracteres, y estructurados bajo Grupos y Subgrupos. Emisin de Etiquetas de productos: Genera Etiquetas para los productos seleccionados. Mltiples Bodegas: Permite controlar el movimiento de entrada, salida y los Stock.
Control de Reservas, Consignaciones y Consumos Toma de Inventario: Se capturan tomas efectuadas, se generan informes comparativos y se generan
automticamente las correspondientes Guas de Entrada y Salida por ajustes al Inventario.
Ficha del Cliente Optimizacin de los Niveles de Stock: Control de los niveles de Stock Mnimo, Reposicin y
Mximo.
Completo Manejo de Impuestos: Permite manejar distintos tipos de impuestos e ingresarles valores
con vencimientos, para el caso que cambien en el tiempo. Listas de Precios: Permite manejar listas de precios, ofertas y promociones con fechas de vigencia. Formularios Diseados por el Usuario: Todos los documentos, Facturas, Boletas, Notas de Crdito, etc., son configurables por el usuario. Correccin Monetaria: Correccin de los productos nacionales como los importados. Facturacin Normal y Electrnica: Genera los documentos relativos a las ventas, facturar en lnea y en forma Batch, grupos de Guas de Despacho, o Nota de Venta, en distintas monedas. Facturacin Peridica de Convenios: Permite dejar establecidos convenios para emitir las Facturas (o Boletas) respetivas con la periodicidad que se desee, hasta la fecha de trmino. Contabilizacin Automtica: Se generan automticamente los comprobantes contables en la contabilidad, por las compras, ventas y consumos efectuados. Conexin con Puntos de Ventas: Ya sea en lnea o remota para consolidarlas. Costeo de las Importaciones: Permite ingresar un factor para costear las importaciones. Captura de Documentos: Los cuales pasan a ser partes de la gestin y por lo tanto del Libro de Ventas y estadsticas pertinentes.
Ficha del Cliente Listas de Precios Cajas: Se definen las Cajas con sus parmetros bsicos, con el fin de agilizar las ventas. Formatos de Documentos: Los define el usuario de acuerdo a sus requerimientos. Emisin de Vales/Cotizaciones: Se pueden efectuar Cotizaciones a los clientes o Generar Vales, con
Emisin de Boletas y Facturas Guas de Entrada/Salida Consulta Stock: En el caso de una administracin centralizada, se podr consultar en todo momento el
Stock disponible en las distintas sucursales y si es descentralizada, el stock hasta la ltima conexin con la central. Formas de Pago: Variedad de alternativas para efectuar los pagos: Efectivo, Cheque (imprimindolo automticamente en impresora fiscal IBM), Tarjetas de Crdito, Tarjeta de Dbito, Cuotas con intereses, aplicar una Nota de Crdito o alguna promocin que descuente valor. Control de Cajas: En cuanto a sus horarios de aperturas, cierres, ingresos, egresos y cuadraturas. Administracin de las Impresoras: Permite asignarlas fijas a los PCs y/o en esquema centralizado, para optimizar su uso. Permite el uso de impresoras Fiscales y tradicionales. Control de anticipos recibidos y entrega de trabajos efectuados: Al efectuar ventas de productos que se mandan a hacer, si se requiere dejar un anticipo, ste se registra en la venta, indicndose el nmero del trabajo y el monto abonado.
c) AUTOSERVICIO DE VENTAS
Diseado principalmente para el ahorro tiempo y entregue una mxima satisfaccin a los clientes en el proceso de venta. El Autoservicio de Ventas, permite a los clientes obtener informacin respecto a los productos y
La Empresa podr: Ofrecer un proceso de venta eficaz Los Clientes podrn: Consultar fcilmente Productos y Servicios.
Ficha de Productos Ficha del Cliente Listas de Precios Cotizaciones Tipo Descuentos: Se manejan hasta 5 descuentos por producto y otros 5 a nivel global de la venta. Seguimiento de Cotizaciones: Una vez que el cliente acepta, se convierte en Nota de Venta. Notas de Venta: Pueden ser aprobadas en forma automtica o requerir del visto bueno del supervisor. Captura de Notas de Venta Externas Formularios Paramtricos: El diseo es realizado por el usuario. Conexin con Inventario y Facturacin Seguimiento de las Notas de Venta Informacin para la Gestin: Se cuenta con una serie de consultas e informes, as como estadsticas
e) VENTAS MOBILE
Aplicacin diseada para que los ejecutivos de ventas puedan atender a sus clientes en sus propias instalaciones (Exclusivo para Blackberry).
Venta en lnea: Permite registrar directamente el pedido en conjunto con el cliente, generando
automticamente las Notas de Ventas. Consultas: Permite conocer el estado de las Notas de Ventas efectuadas a un cliente, as como analizar una en particular.
Ficha de Productos Convenios con Proveedores: Maneja una completa base de datos de Proveedores Requisiciones: Permite a cada Centro de Costo efectuar sus solicitudes de compra. Cotizaciones a Proveedores: Se envan solicitudes de cotizacin va e-mail de acuerdo a formato que se
disee
rdenes de Compra a Proveedores Conexin con sistema Inventario y Facturacin: Si se tiene el sistema Inventario y Facturacin
Softland, las recepciones de productos efectuadas en las bodegas son descontadas de las rdenes de compra respectivas en forma automtica, obtenindose en todo momento el estado de avance de las rdenes de Compra.
g) E-CRM
Programa que se opera va internet, cuenta con un enfoque orientado a clientes, lo que permitir a la empresa y fuerza de ventas ir mejorando continuamente el servicio, lo que har aumentar sus ventas y obtener mayores beneficios al identificar nuevas oportunidades de negocio, y fidelizar a un mayor nmero de clientes. El Software CRM, tiene la capacidad de interactuar con Outlook y sacar ms provecho a este nexo. Pero lo ms importante de todo es que puede integrar la informacin de ventas con sus clientes. De esta manera, podr tener un mayor control de lo que se realiza y as ser ms fcil evaluar posibles negocios. Permite evaluar campaas de marketing y medios de comunicacin, fidelizar clientes, identificar oportunidades de negocio y mucho ms.
h) STORE
Aplicacin disponible para generar de una manera simple una propia tienda electrnica integrada al sistema de Ventas Softland ERP. A travs de la tienda online, sus clientes consultarn sus productos, caractersticas, precios y su disponibilidad, todo esto integrado a sus sistemas de informacin Softland ERP.
5. Mdulo Operaciones
a) PRODUCCIN
El ERP de Produccin permite planificar los requerimientos de materias primas y maquinarias para cumplir con la produccin estipulada, y llevar un control exhaustivo de los insumos, tiempos involucrados y costos, obteniendo las desviaciones respecto a lo presupuestado. Software de Gestin Empresarial
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b) GESTIN DE PROYECTOS
El programa de Gestin de Proyectos permite controlar en todo momento el status de los proyectos de la empresa, entregando informacin global y detallada de los recursos y tiempos involucrados para un seguimiento eficiente, con el fin de lograr los objetivos propuestos. Generacin de nuevos Proyectos: Cada proyecto tiene su fecha de inicio y trmino global, y se le pueden asociar distintos documentos de inters y observaciones. Organizacin y Planificacin del proyecto: Los proyectos son divididos en Ordenes de Trabajo. Planificacin de actividades del personal: Los respectivos jefes planifican la semana de actividades de cada empleado. Ingreso de actividades: Registro de actividades diarias y el % de avance de cada una. Control de avance / seguimiento de Proyectos: Horas presupuestadas con las reales invertidas, el % de avance, los das de atraso, etc., Anlisis de Horas invertidas por Proyecto: Permite controlar en detalle las horas reales invertidas en un proyecto Control del uso de los Recursos Humanos: Permite controlar en detalle los recursos utilizados en los distintos proyectos
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c) ACTIVO FIJO
Con el Sistema de control de Activos Fijos, es posible llevar un exhaustivo control de los bienes, controlando las ubicaciones en que se encuentran, los responsables a cargo, las readecuaciones y mantenciones efectuadas, las revalorizaciones, depreciaciones y valor libro. Adems, efecta automticamente la contabilizacin en el sistema de Contabilidad y Presupuestos. Ficha del Activo Estructura de Ubicaciones: Permite hasta 5 niveles de jerarqua para las ubicaciones de los activos Funciones paramtricas para clculos: Cada empresa define, de acuerdo a sus requerimientos, el tipo de Depreciacin a utilizar (lineal o acumulada Traslado de los Activos: Permite efectuar traslados de Activos en forma individual o masiva, llevando un control exhaustivo de los movimientos. Toma de Inventario: Se pueden capturar archivos con una toma de inventario global o de una cierta ubicacin. Crdito de Adquisicin: Calcula el crdito de adquisicin y permite aplicarlo considerando las rebajas pertinentes en los clculos y contabilizaciones. Readecuaciones: Permite llevar un control de las readecuaciones efectuadas al Activo. Mantenciones: Permite planificar las distintas mantenciones de los activos. Apoyo a la Gestin: Se puede consultar por el valor de un Activo a una cierta fecha, el de un grupo de ellos, el valor de todos los Activos pertenecientes a una ubicacin especfica, o Centro de Costo, etc. Contabilizacin Automtica: Se efectan directamente las contabilizaciones de las nuevas adquisiciones, as como los clculos de revalorizaciones y depreciaciones de los perodos que se indiquen.
d) HELP DESK
Es una herramienta que facilita mantener un completo control de la mesa de ayuda, con el seguimiento de las conversaciones sostenidas, los compromisos pendientes, el control de las garantas y contratos. Adems, Help Desk, est diseado para ofrecer y apoyar cada gestin mediante una serie de informes y estadsticas que permitirn administrar de forma eficiente sus recursos. Atencin a Clientes: Esta pantalla cuenta con toda la informacin referente al cliente, si tiene Garanta o Contrato, saldo de la Cuenta Corriente, productos adquiridos, situaciones pendientes, etc., Seguimiento de Conversaciones: Seguimiento de las conversaciones que se han tenido, desde que se Software de Gestin Empresarial
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e) MAESTRANZA
Una forma sencilla y eficaz de generar los Presupuestos y Gestionar las rdenes de Trabajo. En base a la experiencia, podr ir capitalizando una gran Base de datos con sus propias "Tareas" y "Recetas Unitarias", lo que permitir efectuar presupuestos rpidamente y llevar un adecuado control de las rdenes de Trabajo. Generacin de Presupuestos: De una manera muy se arma el "Itemizado" del Presupuesto. Cotizaciones: Las cotizaciones a clientes se generan automticamente desde los "Presupuestos", y se les envan va email. Gestin de rdenes de Trabajo: Las rdenes de Trabajo son generadas automticamente, una vez aprobadas las cotizaciones, y se comienza a controlar la utilizacin de recursos en ellas. Planificacin de Recursos para las OT: Se informan los requerimientos de Materiales, Mano Obra, Mquinas y otros, de acuerdo a lo indicado en el presupuesto. Control del Presupuesto: Se informa para cada uno de sus tems, el % de avance real apreciado, el detalle de los insumos presupuestados y los realmente consumidos.
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Ventas:
Comportamiento de las ventas Mrgenes de Ventas Presupuesto de Ventas Rentabilizacin del Inventario en las Bodegas Resultados Anlisis de Saldos Control Presupuestario Flujo de Caja Stock
Finanzas:
Clientes: Se cuenta con toda la Informacin de stos en lnea. Cubos Olap: Permite un exhaustivo anlisis del Presupuesto Operacional, del Estado de Resultado y de las Ventas. Consultas Paramtricas: El usuario podr crear consultas en Excel a la base de datos. Activacin de Alarmas: Las alarmas son definidas por los usuarios. Informes: En esta opcin se presentan todos los reportes generados a travs del sistema Generador de Informes. Seguridad: Cuenta con un completo mdulo de seguridad en base a permisos por perfiles y/o usuarios, asignando autorizaciones para cada opcin. POCKET PC: Al tener instalado el sistema de Gestin en su empresa, a travs de Internet, con la Pocket PC podr consultar en todo momento como va el resultado de la Empresa.
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Creacin de Informes:
Interfaz amistosa e intuitiva Plantilla de trabajo Manejo de Datos Poderoso Sistema de Clculo de Totales
Formatos de Informes:
Reportes jerrquicos Reportes Side by Side Reportes multicolumnas Reportes con agrupamiento Grficos Vista previa de los Informes Exportacin de Informes Cdigo del Informe Integracin con Gestin Softland ERP
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Actualizar su informacin personal Imprimir Liquidaciones de Renta Solicitar Vacaciones e Imprimir la Ficha Imprimir Certificados de Renta Imprimir Certificados de Antigedad Consultar la situacin de sus Prstamos Ver su hoja de Control de Asistencia Consultar por sus Licencias Mdicas Solicitar Anticipos Ver sus Evaluaciones, Capacitaciones, etc.
b) RECURSOS HUMANOS
Orientado al manejo y administracin del personal, tanto en lo relativo al pago de remuneraciones y leyes sociales, como al control de prstamos, vacaciones y control de asistencia, entre otros. Este programa, adems, permite realizar un trabajo en lnea con las sucursales o descentralizado con consolidacin posterior. Completa Ficha del personal Modelo de Clculo Paramtrico Contratos y Finiquitos Evaluacin de Desempeo Atributos de los Empleados Cuentas Corrientes del Personal Manejo de Tratos
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8. Conclusin
Con este trabajo, se ha logrado realizar un repaso de los factores crticos de cada modulo presentado y en los alcances de la implementacin de este sistema. Por otro lado, permiti tener en conocimiento desde el punto de vista de las empresa clientes, los principales puntos o factores para decidir la conveniencia de adquirir estos productos y analizar qu productos del mercado de adaptan mejor a las necesidades propias de su negocio. La investigacin permiti darnos cuenta de que los ERP se han dado a conocer de manera ms amplia en los ltimos tiempos, por ofrecer mltiples funcionalidades que les dan ventajas de ahorro de costos y una adaptacin mejor para cubrir las necesidades de las organizaciones en cuanto a procedimiento y requisitos. Para finalizar, se concluye la importancia de tener en consideracin los mdulos que presentamos, con sus ventajas y desventajas, ya que esto y la capacidad organizativa de cada empresa, son lo que determinar la barrera entre el xito y el fracaso de cualquier tipo de implementacin, debido a que en mayor o menor medida todos estos mdulos son de vital importancia y ayudarn a cumplir las expectativas creadas a la hora implantar el ERP de Softland.
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