UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS

OCCIDENTALES
“EZEQUIEL ZAMORA”
BARINAS EDO. BARINAS

FUENMAYOR JOHANA
C.I.16.979.123
HERNANDEZ LEYDIS
C.I.19.825.869
MORENO MIRNA
C.I.17.768.797
RODRIGUEZ ALEJANDRO
C.I. 9.265.642

DEPARTAMENTO DE INFORMATICA DE LA SECRETARIA

EJECUTIVA DE EDUCACION
 Función General: Diseñar, orientar y definir políticas y planes de
acción para la sistematización, optimización, organización,
funcionamiento y evaluación de los procesos administrativos
implantados o por implantar en las dependencias de la
Secretaría Ejecutiva de Educación; donde permite coordinar y
supervisar las estrategias utilizadas para el buen funcionamiento,
operación y mantenimiento de los sistemas en materia de
telecomunicaciones e informática que sirva de apoyo para la toma
de decisiones.
Funciones Específicas:
- Dirigir las actividades técnicas del área funcional de informática
tales como: la operación y análisis del funcionamiento de los
sistemas de información implantados.
- Análisis de los sistemas que ya existen en el Departamento de
Informática de la Gobernación y que se ejecutan para la
Secretaría Ejecutiva de Educación.
- Diseño y programación de nuevos sistemas computarizados de
acuerdo con las necesidades de la Secretaría Ejecutiva de
Educación, así como los adiestramientos del personal que
operará los mismos.
- Apoya a los usuarios de las diferentes Coordinaciones que
conforman la Secretaría Ejecutiva de Educación, para la
elaboración de las Nóminas de Docentes Estatales (Fijos,
Suplentes, Pensiones de Sobrevivientes a Mayores y Menores,
Niños Excepcionales y Becas).
- Elaboración de Cálculos de Pasivos Labores según formatos
suministrados por la ONAPRE.
- Elaboración de Resoluciones y Credenciales de Suplentes,
Becarios, Docentes Fijos, Ascensos, Traslados, Cambio Mutuo,
Contratados, entre otros.
- Elaboración de Reportes a solicitud del Ministerio de Educación,
Gobernación del Estado Barinas, UCER, SERVIMED, entre otros.
- Elaboración de la Memoria y Cuenta de la Secretaría Ejecutiva de
Educación del Estado Barinas, según Formato suministrado por la
Secretaría General de Gobierno.
- Implantación de Formatos establecidos por cada una de las
Entidades Bancarias, con el propósito de agilizar el proceso de
pago de los Docentes adscritos a la Secretaría Ejecutiva de
Educación (Fijos y Contratados).
- Implantación de Formatos establecidos por la Contraloría General
del Estado Barinas, para agilizar el proceso de Chequeo de las
Nóminas de los Docentes adscritos a la Secretaría Ejecutiva de
Educación.
- Implantación del Formato establecido por la Entidad Bancaria
BANESCO, para agilizar el proceso de Pago de la Ley Política
Habitacional.
- Vela por el funcionamiento y mantenimiento de los Sistemas y
Equipos existentes en el Departamento.

Misión
La formulación de la misión en la mayoría de las empresas es
relegada a un segundo plano.
Según David (1994) “…las organizaciones se apresuran a
establecer objetivos a tratar con opciones estratégicas. Este es
un problema muy grande que afecta aun a las empresas grandes,
las cuales a menudo no formulan claramente su misiones
empresariales” (pag.79).
Organizacionalmente, es necesario que el Departamento de
Informática de la Secretaría Ejecutiva de Educación, funcione con
la mayor eficiencia. Donde el logro de la excelencia en el
desempeño, exige a su vez definir la misión que se ajuste a lo
que espera lograr.
Así pues, la misión de este departamento será la siguiente:
Aprovechar el talento humano como aspecto esencial del
desarrollo tecnológico mediante una formación oportuna, activa,
solidaria y ética en los ciudadanos que conforman el
departamento, con valores morales altamente identificados,
deseando convertirnos en los líderes del mañana, con visión de
éxito aprovechando los recursos que provee la nación para
garantizar la efectividad y productividad del trabajo realizado.

Visión
Fomentar el trabajo en equipo, responsabilidad, honestidad,
buscando resultados en una cultura de calidad y una verdadera
revolución social de manera pertinente atendiéndose a las
necesidades de la población en áreas de educación, cultural y
deporte.

Objetivos
Objetivos Corporativos

- Integrarse al entorno regional en base al cumplimiento

cabal de las normativas descrita por la Zona Educativa
del Estado Barinas
- Despertar en el recurso humano valores culturales que
permitan mejorar su desempeño laboral.
Objetivo Organizacional
Comunicar e integrar al personal capacitado en el proceso de
elaboración y ejecución de planes estratégicos.
Objetivo Operacional
Optimizar los procesos administrativos del Departamento de
Informática de la Secretaría Ejecutiva de Educación a través de la
continua capacitación y adiestramiento de su personal.
Políticas
- Establecer normas y procedimientos acordes a las
funciones que debe cumplir las diferentes áreas del
departamento
- Incluir controles administrativos para asegurar el manejo
correcto de las actividades.
 Planteamiento Estratégico para optimizar los procesos
administrativos del Departamento de Informática de la
Secretaría Ejecutiva de Educación

1.Análisis interno de los procesos administrativos de la

Sección de Informática de la Secretaría Ejecutiva de
Educación.
Los resultados y análisis arrojados del instrumento de
medición permitieron establecer las fortalezas y debilidades:
Fortalezas y Debilidades
Fortalezas Debilidades
− Cumplimien − Poca
to de las capacidad o
disposicion habilidad de
es legales y la
órdenes organizació
administrati n para
vas que aplicar
correspond correctivos
en al que
ejercicio de reformulen
las los
funciones objetivos.
en el área − Aplicación
administrati incorrecta
va. de todos los
− Existe procesos
cumplimient administrati
o por parte vos
de la necesarios
dirección en para el
la ejecución logro de los
de los objetivos
 planes de planteados
acción por la
prefijadas Secretaria
anualmente Ejecutiva de
midiéndose Educación.
sus − Poca
actividades planificació
por el n
personal estratégica
administrati por parte de
vo y la
docente. Secretaría
− Existe que impiden
motivación delimitar
y una visión cursos de
clara hacia acción para
los cumplir las
objetivos metas
que propuestas.
persigue la − No se lleva
Secretaría a cabo la
por parte de coordinació
sus n y
trabajadore supervisión
s. de los
programas
desarrollad
os por la
Secretaría,
siendo
estos dos
elementos
del proceso
administrati
vo.
Fortalezas Debilidades
− Existe − No hay una
motivación comunicaci
y una visión ón fluida. Lo
clara hacia cual genera
los que la
objetivos información
que no fluya de
persigue la manera
Secretaría correcta, y
por parte de exista
sus distorsión
trabajadore en los
s. mensajes.
− Personal − Falta de
capacitado interés por
técnicament parte de la
e para Secretaría
ejercer las en la
funciones capacitació
gerenciales n y
administrati adiestramie
vas y nto
contables frecuente
seleccionán del personal
dose bajo adscrito a
responsabili los
dad del diferentes
personal de departamen
alto nivel y tos que la
con conforman,
técnicas desaprovec
 novedosas. hando el
− Distribución desarrollo
eficaz y de
eficiente de conocimient
los recursos os y
materiales y habilidades
humanos en el
necesarios personal
para la potencial.
ejecución − No existe
de cualquier participació
plan. n, por parte
− Toma de del personal
decisiones en la toma
gerenciales de
basadas en decisiones
la que afectan
información directament
confiable y e el
oportuna funcionamie
generada nto de la
de estados Secretaría.
financieros − No se toma
actualizado en cuenta la
s. intervención
− Ambiente de grupos
laboral heterogéne
adecuado y os para la
confortable solución de
que problemas.
contribuye a Impidiendo
la la obtención
 realización de
de labores alternativas
armoniosas desde
entre todos varios
los puntos de
trabajadore vistas, para
s de la resolver
Secretaría. una misma
situación.

Fuente: El autor.2006.

2.Análisis Externo de los procesos administrativos del

Departamento de Informática de la Secretaría Ejecutiva de
Educación
La evaluación externa se realizó en base a datos adicionales
obtenidos a través de la aplicación del instrumento
Oportunidades y Amenazas
Oportunidades Amenazas
− La Secretaría − Falta de
basa su coordinación
planificación en las
a nivel actividades
corporativo. sin un plan
− Políticas, formal de la
metas y Secretaría
tácticas que permite
operativas detectar
delineadas debilidades y
bajo una oportunidade
misión y s de la misma
visión n función de
corporativa. las
necesidades
del entorno
donde se
ubica la
Secretaría.
Fuente: El autor. 2006.

3.Matriz DOFA
El diseño de la matriz DOFA constituye un método práctico
que confronta las debilidades y fortalezas internas con las
amenazas y oportunidades externas de la Sección de Informática
de la Secretaría Ejecutiva de Educación, con el objetivo de
generar las estrategias factibles que permitirán optimizar los
procesos administrativos de la mencionada organización según
se muestra en el cuadro 25 a continuación:
Matriz DOFA para Optimizar los procesos administrativos en
la Sección de Informática de la Secretaría Ejecutiva de
Educación

FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES
FORTALEZAS
Cumplimiento de las Poca capacidad o
disposiciones habilidad de la
legales y órdenes organización para
administrativas que aplicar correctivos que
corresponden al reformulen los
ejercicio de las fun- objetivos.
ciones en el área
administrativa. Aplicación incorrecta de
todos los procesos
Existe cumplimiento administrativos nece-
por parte de la sarios para el logro de
Secretaria Ejecutiva los objetivos plantea-
de Educación en la dos por la organiza-
ejecución de los ción.
planes de acción
prefijada anualmente Poca planificación
midiéndose sus estratégica por parte de
actividades por el la organización que
personal impiden delimitar
administrativo y cursos de acción para
docente. cumplir las metas
propuestas.
Existe motivación y
una visión clara No se lleva a cabo la
hacia los objetivos coordinación y super-
que persigue la visión de los progre-
organiza-ción por mas desarrollados por
parte de sus la organización, sien-do
trabajadores. estos dos eleven-tos
del proceso adm.-
Personal capacitado nistrativo.
técnicamente para
ejer-cer las
funciones geren-
ciales
administrativas y
contables seleccio-
nándose bajo
responsa-bilidad del
personal de alto
 nivel y con técni-cas
novedosas.

FACTORES INTERNOS
FORTALEZAS DEBILIDADES
Distribución eficaz y No hay una comunicación
eficiente de los fluida. Lo cual genera que
recursos materiales la información no fluya de
y humanos manera correcta, y exista
necesarios para la distorsión en los
ejecución de mensajes.
cualquier plan.
Falta de interés por parte
Toma de decisiones de la organización en la
gerenciales capacitación y
basadas en la adiestramiento frecu-ente
información confia- del personal adscrito a
ble y oportuna los diferentes
genera-da de departamentos que
estados finan- conforman la organiza-
cieros actualizados. ción, desaprovechando el
desarrollo de
Ambiente laboral conocimientos y
adecuado y habilidades en el
confortable que personal potencial.
contribuye a la
realización de No existe participación,
labores armoniosas por parte del personal en
entre todos los la toma de decisiones
trabajadores de la que afectan directa-
organización. mente el funciona-miento
de la organiza-ción.

No se toma en cuenta la
intervención de grupos
heterogéneos para la
solución de problemas.
Impidiendo la obtención
de alternativas desde
varios puntos de vista,
para resolver una misma
situación.
 AMENAZAS FA DA
Falta de Incentivar al Crear una
coordinación personal para cultura
en las organizar y empresarial
actividades ejecutar acorde a las
sin un plan actividades exigencias del
formal de la bajo una personal que
organización planificación integra el
que permita formal. departamento
detectar y el entorno.
debilidades y Disminuir la
oportunidade improvisación Controlar
s de la misma en la ejecución periódicamente
n función de de los por parte del
las procesos Jefe del Dpto.
necesidades administrativos, cada uno de
del entorno mediante un los procesos,
donde se estricto control tareas y
ubica la de los mismos actividades
organización. por la administrativas
Secretaría. necesarias
para el
Formular funcionamiento
planes eficiente y
estratégicos a eficaz del
corto, mediano Dpto.
y largo plazo
de acuerdo a Monitorear la
las ejecución de
necesidades los procesos
del entorno. administrativos
dentro de la
unidad.
 FO DO
OPORTUNIDADES
La organización basa Aumentar la Incrementar la
su planificación a nivel efectividad del trabajo comuni-cación para
corporativo. generando planes que fluya desde el
estratégicos de nivel corporativo
Políticas, metas y
operativas acuerdo a las hacia sus
tácticas
necesidades del trabajadores.
delineadas bajo una
misión y visión entorno.
Programar y
corporativa.
Aprovechar la controlar las
capacidad actividades
administrativa para administrativas a
que participe en el través de planes a
proceso de corto plazo,
planificación y integrando a sus
ejecución de planes trabajadores y poder
estratégicos. lograr los objetivos
planteados.

Generar cambios en
el personal a través
de la participación,
comunicación y
capacitación del
mismo.

Diseñar Manuales de
Organización,
Normas y
Procedimientos.
Fuente: El autor. 2006.

Selección de Estrategias

-Aumentar la efectividad del trabajo generando planes

estratégicos de acuerdo a las necesidades del entorno
-Aprovechar la capacidad administrativa para que participe en
el proceso de planificación y ejecución de planes estratégicos
-Incentivar al personal para organizar y ejecutar actividades
bajo una planificación formal.
-Disminuir la improvisación en la ejecución de los procesos
administrativos, mediante un estricto control de los mismos por la
Dirección
-Formular planes estratégicos a corto, mediano y largo plazo
de acuerdo a las necesidades del entorno.
-Incrementar la comunicación para que fluya desde el nivel
corporativo hacia sus trabajadores
-Programar y controlar las actividades administrativas a través
de planes a corto plazo, integrando a sus trabajadores y poder
lograr los objetivos planteados
-Generar cambios en el personal a través de la participación,
comunicación y capacitación del mismo
-Crear una cultura empresarial acorde a las exigencias del
personal que integra el departamento y el entorno.
-Controlar periódicamente por parte del Jefe de la sección o
unidad cada uno de los procesos, tareas y actividades
administrativas necesarias para el funcionamiento eficiente y
eficaz del Dpto.
1. Manejo de Base de Datos en Plataforma XENIX, bajo el Lenguaje
RM-COBOL
Al comenzar a laborar en esta dependencia me desempeñe
como Analista Programador Contratado a partir del 08-08-
1992, dedicándome a analizar, revisar y reestructurar programas
(*.CBL, *.IDX y *.DAT) para el diseño de Reportes solicitados y
correcciones en dichos programas ejecutables, para luego ser
entregados ante el despacho de la institución.

Estuve a cargo del Departamento de Informática (01-01-96 al

31-12-98), donde mi dedicación como funcionario ha sido
Controlar, Supervisar, Dirigir, Administrar y llevar el control de
toda la tecnología de información de las actividades que se llevan
dentro de la institución

2. Manejo de Base de Datos en Sistema Operativo DOS, bajo el

Lenguaje CLIPPERS y FOXBASE
El 01-01-1996 tomé posesión de mi Cargo Fijo como
Programador II, llevando el control de las actividades de rutina
dentro del departamento de informática de la misma, dentro de
esta oficina se lleva el control de todos los Nombramientos y
Resueltos de todas las dependencias pertenecientes a la
Gobernación del Estado Barinas, manejada bajo un Sistema
Automatizado; que para ese entonces se trabajaba en el
Lenguaje de Programación Clippers y FOXBASE, con
manejadores de Base de Datos en extensiones (.DBF), y
Archivos Ejecutables (*.PRG), realizando estructuras de
programas para la elaboración de las Memorias y Cuentas de
años anteriores, se realizaba y se manejaba la recepción de
información de todas las dependencias que se manejan a nivel
del Ejecutivo del Estado, para posteriormente hacer el fluido de
información con la unión de todas y cada una de los procesos
internos que labora en ellas, para preparar la Memoria y Cuenta
que va hacer publicada en la Gaceta Oficial.
3. Base de Datos bajo Ambiente client/Server. (SQL Server)

Microsoft SQL Server 7.0 implanta un lanzamiento preciso

para las utilidades de bases de datos de Microsoft. Es una de las
mejores base de datos para Windows NT, SQL Server es el
Relational Data Base Manager System (RDBMS) o Sistema
Administrador de Bases de Datos Relacionales de designación
para una amplia gama de consumidores corporativos y
distribuidores Absolutos de Software que levantan estudios de
usuarios. Las carencias y exigencias de los usuarios han
producido a la creación de ideas de interés significativas para
prestar el manejo, confiabilidad y acumulación de datos.

La Base de Datos se encuentra consolidada y resguardada

bajo administradores en SQL SERVER donde cada usuario por
medio de su clave de acceso puede acceder mediante el
Sistema Administrador a la Base de Datos para realizar
aclaraciones que amerite el Usuario. Esta configuración del
ODBC se debe realizar en cada computador para poder acceder
al sistema y a la Base de Datos.

Actualmente contamos con Windows NT Server, el cual

tenemos un servidor central en nuestra red local. Se encomienda
de tramitar el intercambio de datos a través de la red. Las
estaciones de trabajo y los computadores compartidos están
conectados al servidor. Cada computador trabaja con su propio
sistema operativo. A excepción de un computador aislado, que
tiene una tarjeta y esta físicamente conectado por medio de
cables con el servidor. Los sub-sistemas del servidor:

− Dominio: Permite agrupar todos los objetos que se administraran

de forma estructurada y jerárquica.
− Unidad Organizativa: Esta compuesta por una serie de objetos
y/o por otras unidades organizativas.
− Grupos: Es conjunto de objetos del mismo tipo y se utilizan
fundamentalmente para la asignación de derechos de acceso a
los recursos.
− Objeto: Son todos aquellos usuarios, computadores, impresoras
que están conectados a la red.

4. Manejador de Bases de Datos bajo el Lenguaje Visual FoxPro

6.0

Facilita la organización de los datos, la definición de reglas

para bases de datos y la creación de aplicaciones. Puede crear
rápidamente formularios, consultas e informes mediante las
herramientas visuales de diseño y los asistentes.

Contiene una descripción general de las técnicas de

programación por procedimientos y orienta a objetos, describe
asimismo el modelo de eventos y los elementos del Lenguaje
Visual FoxPro y aporta una visión general del proceso de
programación de aplicaciones.

Mediante la manera de configurar tablas, índices y bases de

datos para desarrollar eficazmente las aplicaciones. Trata cómo
modelar, crear, implementar y optimizar aplicaciones cliente-
servidor.

Explica cómo mejorar las aplicaciones para permitir su

utilización por parte de varios usuarios, aprovechando las
posibilidades de OLE y Actives y la manera de preparar las
aplicaciones para que puedan utilizarse en los mercados
internacionales.
 Muestra cómo convertir una aplicación en un archivo
ejecutable (.EXE) distribuible, para de esta forma trabajar con
mayor facilidad en ambiente Windows, existe actualmente en la
oficina un sistema automatizado bajo este lenguaje, que nos
permite hacer importaciones de otras tablas (Excel, Access,
Visual Basic, entre otros).

5. Manejador de Bases de Datos bajo el Lenguaje Visual Basic

6.0

La palabra “Visual” hace referencia al método que se utiliza

para crear la interfaz gráfica de usuario (GUI) y la palabra “Basic”
hace referencia al lenguaje BASIC (Beginners All-Purpose
Symbolic Instruction Code), un lenguaje utilizado por más
programadores que ningún otro lenguaje en la historia de la
informática o computación.

Visual Basic es un lenguaje de desarrollo para Windows, esta

herramienta ha sido muy útil para el diseño de reportes
elaborados dentro del departamento que facilitan con mayor
opción el manejo del sistema dentro de la red.

He desarrollado y gestionado sistemas de información

analizándolos desde el punto de vista de la información,
aplicando planes estratégicos según las necesidades de la
Secretaria Ejecutiva de Educación del Estado Barinas.

En momentos precisos y cuando se ha requerido he dado

soporte técnico en cuanto al uso racional que se le deben dar a
los recursos que se tienen (hardware, software); para de esta
forma recomendar adquisición de equipos nuevos para la
consolidación de los sistemas automatizados que funcionan en la
unidad.

Para el uso interconectado de las redes de datos he

supervisado las instalaciones y estaciones de trabajo, de tal modo
que se estén administrando las operaciones de la comunicación
entre los datos.

Actualmente el Departamento de Informática cuenta con seis

(06) equipos de computación “(02) Pentium 3 y (04) Pentium 4”,
marca COMPAQ, cuatro (04) Impresoras de Punto y (01)
HpLaserJet 1300, en la cual se maneja por medio de una red que
la distribuye un servidor bajo ambiente client/Server. (SQL Server)
en Windows NT, de esta forma cada usuario por medio de su
clave tenga acceso a la inclusión, modificación y exclusión de
movimientos dentro de los sistemas automatizados para Interinos
(1.925 registros) y fijos (3.672 registros).

El control de Nóminas de Docentes Fijos es llevado por un

sistema automatizado que se ejecuta con el nombre SAPP30
(Datos Primarios y Secundarios) y un archivo ejecutor de nombre
SAPP31 (Asignaciones y Deducciones); en él se elaboran
nóminas de Pago Quincenales; cálculos y elaboración de
nóminas de Cesta Tickets mensuales; éste sistema es manejado
bajo plataforma XENIX, funciona en red con (02) terminales.