Corespondena comercial 1. Scrisoare de afaceri 1.1. Forma scrisorii de afaceri este fix.

Ea trebuie s cuprind:

antet - n care sunt menionate urmtoatele date: numele complet i adresa firmei eminente (Emitorul, E), numrul de referire la nregistrarea n Registrul Comerului (numrul de nregistrare i dat), cod fiscal, numr de cont n banc. Tot n antet este prezent emblema firmei emitente (E) n culoarea ei specific. adresa firmei ctre care se adreseaz (Receptorul, R) va fi scris n bloc, nu n continuare, avnd menionate elementele unul sub altul; data redactrii scrisorii se va menine n perioada dreapt, sus pe pagin; textul scrisorii se redacteaz ncepnd din partea stng a paginii, de la acelai nivel. Nu este recomandat a se folosi aliniatul; titlul nu se subliniaz;

1.2. Scrisoarea circular este un tip de scrisoare de vnzare prin coresponden, un text multiplicat pe sute poate mii de exemplare, fr a se ti cine va cumpra n final produsul trebuie adresat nominal, deci este nevoie ca E s cunoasc numele complet i corect al lui R nainte de a se adresa acestuia. Aceast scrisoare este redactat ntr-un procesor de text. Un element metataxabil absolut indispensabil este semntura emitorului, care personalizeaz textul, i apropie pe E i R i, de ce nu, l-ar putea convinge pe R s rspund afirmativ. 1.3. Scopul scrisorii de afaceri este acela de: a) a transmite un mesaj b) a-l determina pe R s acioneze c) a atrage simpatia lui R fa de E De menionat c nu ntotdeauna acest scop este atins, ceea ce face ca majoritatea scrisorilor de afaceri s eueze din bun nceput, nefiind n stare s transmit mesajul propus. De aceea, e bine de tiut c principalele nsuiri ale unei scrisori de afaceri sunt urmtoarele: a) claritate (scrisoarea s fie conceput n mod clar, dup un plan) b) simplitate (frazele s fie scurte, frazele lungi pierd din claritate, iar mesajul nu i va atinge inta) c) conciziune (planul scrisorii s fie conceput pe puncte, iar acestea s fie tratate pe rnd) d) ton amical (de abordat acolo unde este cazul) Nu trebuie s lipseasc concluzia final a textului, pentru ca R s neleag clar ce solicit E de la el.

1.4. Foarte important este redactarea. De felul n care este conceput o scrisoare de afaceri depinde realizarea scopului propus de E i satisfacerea ambelor pri (E i R). Se vor folosi cu precdere uniti lexicale i frazeologice aparinnd limbajului economic i juridic, termeni specifici, destinai comunicrii ntr-un anumit sector al vieii socio-profesionale. Ideile vor fi prezentate logic, pe aliniate (spaiul lsat ntre paragrafe va fi dublu). De reinut c enunurile lungi, arborescente genereaz un mesaj ambiguu, ceea ce face ca textul s-i piard din claritate. Expunerile preioase vor fi evitate dar E se va feri, n acelai timp, de exprimri colocviale, vulgare. Idealul, ntr-o asemenea scrisoare, este ca s fie exprimate ct mai multe idei n ct mai puine cuvinte. Corespondena comercial se deosebete astfel net de corespondena particular (specie a literaturii subiective, alturi de jurnalul intim, memorii i autobiografie) care degajeaz subiectivism, afectivitate, sensibilitate, familiaritate, nefondare tiinific a ideilor prezentate. Corespondena comercial, dimpotriv, cu ct este mai riguros tiinific i i va demonstra ideile, cu att mai eficient va fi. Pe parcursul unui asemenea text, toate ideile converg ctre o singur problem. Cu alte cuvinte, E i cere lui R un singur fapt, i ofer spre analiz un singur produs/serviciu, i ncredineaz un singur mesaj, l atenioneaz asupra unui singur neajuns etc. (n funcie de tipul de scrisoare). Lrgind sfera referentului, atenia va fi disperat i inegal distribuit, iar mesajul se va dovedi ineficient, inoperant. Este necesar a fi respectate cu strictee regulile de ortografie i de punctuaie ale limbii romne literare contemporane. Astfel:

Abrevierile care se termin la fel ca i cuvntul se scriu fr punct (dl, dr, dna) Abrevierile care se termin altfel dect cuvntul se scriu cu punct (sept., a.m., p.m.) Folosim virgula dup: - enumerri - apoziie (Dl Popescu, noul nostru... v va anuna...) - atributiva intercalat (Dl Popescu, pe care l-ai ntlnit, va veni...) - vocativ - numele sau titlul (vei fi de acord, domnilor, s...)

Folosim punct i virgul - n enumerarea unor elemente descrise pe scurt fiecare: Colaboratorii firmei sunt puini: Filip, care se ocup de vnzri Rduic, care se ocup de contracte, Mihil care se ocup de protocol i ........... - Folosim dou puncte naintea unei enumerri - Nu folosim semnul exclamrii n scrisorile de afaceri

- Folosim parantezele pentru a include ntre ele informaii suplimentare dar nu le ncadrm prin virgule. 1.5. Noiuni de baz privind corespondena Comunicarea permanent este absolut necesar i obligatorie n activitatea social i economic. Ea se poate realiza fie verbal (o modalitate din ce n ce mai eficient cu condiia ce E s fie un bun cunosctor de Relaii Publice), fie n scris (prin coresponden). Corespondena oficial se realizeaz ntre agenii economici, nelegnd prin agent economic: a) o persoan fizic ce desfoar o activitate economic pe baza liberei iniiative; b) o societate comercial; c) o regie autonom; d) o asociaie, o fundaie; e) organe de stat, parlamentare sau guvernamentale. Corespondena n scris se realizeaz prin circulare, cataloage, liste de preuri, scrisori comerciale.

nelegem prin coresponden comercial ntregul ansamblu al scrisorilor comerciale schimbate ntre agenii economici sau ntre agenii i persoanele fizice n scopul de a perfecta diferite activiti comerciale, economice sau sociale. Aceste tipuri de texte se caracterizeaz printr-un stil al redactrii specific, stilul corespondenei comerciale. n ciuda comunicrii moderne prin telefon, fax, scrisoarea comercial este de mare actualitate pentru c prezint numeroase avantaje: a) evit reaciile pripite pentru c necesit o reflecie prealabil; b) evit cheltuieli mari de deplasare ale partenerilor care nu dispun de mijloace (telex, transport pentru ntrevederi); c) evit pierderea de timp; Scrisoarea comercial mai ndeplinete i un important rol economic deoarece ea reprezint firma, intreprinderea, n faa lui R (a destinatarului) i ajut la rezolvarea tranzaciilor propuse. Ea intr, de asemenea, n politica de Relaii Publice.

Scrisoarea comercial ndeplinete, de asemenea un rol juridic de seam fiind acceptat drept mijloc de prob n justiie. S-a prevzut pstrarea legal a corespondenei comerciale excesiv de voluminoase a firmelor, concernelor, holding-urilor pe microfilm. Pe scurt, putem spune c scrisoarea comercial are rol: a) practic; b) economic; c) juridic; 1.6. Concluzii Coninutul unei scrisori comerciale se plaseaz pe pagin astfel nct corpul scrisorii s dein 2/3 din pagin, restul spaiului fiind destinat celorlalte elemente de form. Prile unui asemenea text sunt: a) antet b) numele i adresa destinatarului (R) c) obiectul scrisorii d) coninutul - organizat pe trei pri: - introducerea, n care se specific motivul pentru care se corespondeaz, nsoit de formule de politee - corpul, unde se prezint n ordine fcndu-se referire i la celelalte normative n vigoare - ncheierea, care trebuie s conin concluzia scrisorii, prezentat ntr-o form ct mai politicoas e) semntura lui E (imediat sub coninutul scrisorii) nsoit de menionarea funciei f) tampila n stnga paginii, jos, sunt menionate iniialele persoanei care a dactilografiat scrisoarea.