Sunteți pe pagina 1din 30

coala Naional de tiine Politice i Administrative

Facultatea de Comunicare i Relaii Publice

Protocol Instituional

Alexii Irina Elena Grupa 1,Anul I

Bucureti 2011

Organizarea evenimentului -BCR Open Romnia 2010-

Filosofia evenimentului

1. Tipul evenimentului -eveniment sportiv 2. Numele evenimentului -BRC Open Romnia 2010 3. Data evenimentului -18-26 septembrie 2010 4. Locul -Bucuresti, Arenele B.N.R

5. Instituia organizatoare a evenimentului -BRC- Banca Comercial Romn mpreun cu comitetul organizatoric format din Bogdan Enoiu, Liliana Ivascu, Cosmin Hodor. 6. Numr estimativ de participani

-Invitati +nsoitori-Mass-media-100 bilete -Spectatori-3000 -Invitai speciali- Mats Wilander, Henri Leconte, Ilie Nastase si Mansour Bahrami. 7. Istoric al evenimentului Evenimentul sportiv este un turneu internaional de tenis de cmp, organizat nc din anul 1993 i face parte din circuitul ATP World Tour 250 series.

8. Viitoare evenimente similare Evenimentul BRC Open Romnia are loc n fiecare an, n luna septembrie, fiind unul dintre cele mai mari turnee de tenis din Europa.Evenimente similare au loc deasemenea anual, n ri precum Frana, Spania sau Canada. Pag.1 9. Scop i obiective Scopul evenimentului este n primul rnd acela de a oferi spectatorilor ocazia de a se relaxa i de a se simi bine, urmrind competiii antrenante ntre talente ale lumii tenisului de cmp.Obiectivele evenimentului sunt strns legate de scop, acestea

fiind promovarea miscrii, a sportului i mai ales a lumii tenisului precum i atragerea publicului ctre evenimente sportive.

Pag.2

Cronogram 18 septembrie Ora 9.00 Locul Aeroportul Henry Coand Aeroportul Henry Coand Parcare aeroport Etapa Responsabil Avionul n care se afl invitaii speciali ajung la poarta 3. Liliana Ivacu, PR Invitaii sunt Cosmin ntmpinai i Hodor condui ctre cele dou maini. Liliana Ivacu,PR Invitaii pleac spre hotel, escortai de BGS. Liliana Ivacu, PR Invitaii sunt cazai i condui ctre

9.15

9.25

10.00

11.00

Hotel J.W Marriot

11.15

Aeroportul Henry Coand

camerele lor pentru a se odihni. Participanii la concurs, juctorii de tenis, ajung la aeroport.

11.50 Aeroportul Henry Coand

Cosmin Hodor

12.30

13.00

Acetia sunt ntmpinai i escortai ctre Hotel hotelul oficial al J.W.Marriot evenimentului.

Cosmin Hodor

18.00 Arenele BNR 19.00 Arenele BNR 19.30

Participanii la concurs sunt cazai la hotelul oficial. Bogdan Enoiu Invitaii i spectatorii ncep s soseasc. ncep calificrile.

Arenele BNR Prima etap a calificrilor se ncheie.

Hotel J.W.Marriot

Cosmin Hodor, Liliana Ivacu

Invitaii speciali i Cosmin

participanii se ntorc la hotel. Hotel J.W.Marriot Are loc cina oficial Pag.3

Hodor, Liliana Ivacu

19 septembrie Ora 12.00 Locul Arenele BNR Etapa Are loc a doua etap a calificrilor. Activiti n zona comercial:spatii de distractie, cafenele, patiserii, si evenimente dedicate celor mici. Responsabil

15.00 Arenele BNR

20-23 septembrie

Ora 12.00

Locul Arenele BNR

Etapa Meciuri simplu si dublu. Conferinta de presa, ce se bucura de participarea celor patru campioni: Mats Wilander, Henri Leconte, Ilie Nastase si Mansour Bahrami.

Responsabil

18:00 22 Septembrie

Arenele BNR

Liliana Ivacu

24 septembrie

Ora 11:00

Locul Arenele BNR

Etapa Responsabil Sferturi de finala simplu si semifinale dublu.

Pag. 4 25 septembrie

Ora 14:00

Locul Arenele BNR

Etapa Responsabil Semifinale simplu si finala dublu. Ilie Nastase, Andrei Pavel, Horatiu Malaele si Cristian Tudor Popescu au oferit un spectacol extraordinar celor 1000 de oameni prezenti pe Arena Centrala.

17.00 Arenele BNR

17.45 Arenele BNR

Mini demonstrativ sustinut de Horia Tecau si Andrei Pavel. 26 septembrie

Ora 15.00

Locul Arenele BNR Terenul Central

Etapa

Responsabil

Finala Bogdan simplu si Enoiu ceremonia de premiere.

Pag.5 Graficele evenimentelor

Invitaiile

a.Personalizate

Banca Comercial Romn

Bogdan Enoiu

Are onoarea s invite pe.............................................................................. ................................. la evenimentul sportiv ,,BCR Open Romnia,, care va avea loc ntre 18-26 septembrie, ncepnd cu ora 12.00, n incinta Arenelor BNR(str. Dr. Lister nr. 35, sector 5).

R.S.V.P

Bucureti, 2010

Pag.6

b.Nepersonalizate ( pentru mass-media):

Banca Comercial Romn

Bogdan Enoiu

Are onoarea s v invite la evenimentul sportiv ,,BCR Open Romnia,, care va avea loc ntre 18-26 septembrie, ncepnd cu ora 12.00 n incinta Arenelor BNR.(str. Dr. Lister nr. 35, sector 5).

Pag.7 Not de protocol:

Arenele BNR

Bucuresti, Arenele B.N.R. str. Dr. Lister nr. 35, sector 5 Autobuze: 104, 124, 126, 137, 168, 236, 268, 368

Troleibuze: 61, 69, 90, 91, 96 Statie de metrou: Eroilor

Pag.8

Anexa

Pag.9

Afiul evenimentului

Afiele vor fi amplasate pe arterele principale ale capitalei, n staiile de autobuz, tramvai i metrou.

Program de buzunar Meciuri simplu si dublu 20-23 septembrie ora de start 12:00.

Sferturi de finala simplu si semifinale dublu: Vineri 24 septembrie ora de start 11:00. Semifinale simplu si finala dublu: Sambata 25 septembrie ora de start 14:00. Finala simplu si ceremonia de premiere: Duminica 26 septembrie ora de start 15:00.

*programul poate suferi modificari. Meciurile intrerupte sau nejucate din cauza ploii vor fi reprogramate.

Pag.10 Ecusoanele pentru conferinele de pres:

Ecusoanele pentru conferinele de pres se vor realiza pe culori, astfel: Albastru-Mass media Rou-Organizatori Verde-Invitai speciali Alb-Participanii ctigtori

Site:

Mai multe informaii despre eveniment, precum i prezentri ale ediiilor din anii trecui se pot gsi pe siteul www.bcropenromania.ro.

Pag.11

Liste invitai

Categorii: Mass media Autoriti Sponsori Sport-Invitai speciali

Mass media: Numr total-80 : 20 oameni Sport.ro 60oameni presa scris

Autoriti: Numr total-2 autoriti+ 2 nsoitori Criteriu: Importana funciei

1.Preedintele Romniei 2.Soia Preedintelui Romniei 3.Ministrul Sportului 4.Soia Ministrului Sportului

Pag.12

Sponsori: Numr total-18 Criteriu: Mrime contribuie

Enel Corona Caroli Powerade Dedeman Pacific Dunlop Story Exquire National Geographic Automobile Bavaria Group

Pag.13

Sport- Invitai speciali Numr total: 9 invitai+ 4 nsoitori

1.Ilie Nstase 2.nsoitor Ilie Nstase 3.Ion iriac 4.nsoitor Ion iriac 5.Mats Wilander 6. Henri Leconte 7. Mansour Bahrami 8.Horia Tecau 9.Andrei Pavel 10.Horaiu Mlele 11.nsoitor Horaiu Mlele 12.Cristian Tudor Popescu 13.nsoitor Cristian Tudor Popescu

Pag.14

Cartea de rute

Trasee

a.Aeroportul Henry Coand-Bneasa-Arcul de triumfPiaa Roman-Universitate-Piaa Unirii-Hotel J.W.Marriott b.Hotel J.W.Marriott-Arenele BNR.

Componena caravanei 1.antemergtor: maina de poliie 2.membrii serviciului de protocol:Liliana Ivascu, Cosmin Hodor. 3.mainile i autocarele pentru invitaii speciali i pentru participani. 4.escorta BGS.

5.microbuz pres. 6.salvare BGS. Aezarea pasagerilor n mainile principale: Prima main:-ofer -locul de lng ofer- Liliana Ivascu -pe bancheta din spate-dreapta:Mats Wilander -stnga:Henri Leconte A doua main:-ofer -locul de lng ofer- Cosmin Hodor -pe bancheta din spate- dreapta-Mansour Bahrami

Pag.15 Documente interne:

1.Resurse umane: Organizatori: 3 persoane

Personal medical: 20 persoane

Personal securitate: 150 persoane

2.Resurse materiale:

Scen pentru conferine, amplasat n zona pentru pres. nsemne: Steagul Romniei la intrarea n complexul sportiv. Loje amenajate pentru invitaii speciali. Mape pentru conferinele de pres: 200 de mape pentru mass media. Spectacol pentru final: podium special amenajat pentru ctigtori, sampanie i confetii.

Trofeu : Tiriac-Nastase Trophy castigatorul primeste o replica in miniatura.Tenismenul care se impune de trei ori consecutiv poate pastra trofeul din cristal.

Pag.16 Concluzii:

De la an la an, evenimentul sportiv ,,BCR Open Romnia,, ctig mult popularitate, fiind vizionat de un numr impresionant de spectatori.Att participanii ct i invitaii i spectatorii au parte de momente minunate, unde mbin relaxarea i distracia cu dragostea pentru sport. Evenimentul i-a ctigat un nume i are o remarcabil reputaie, de la primul eveniment organizat n 1993, iubitorii de tenis ateptnd cu emoie ediia din anul 2011, ce promite schimbri n bine, mult mai multe surprize i cum ne-a obinuit, invitai de seam. Prezena unor nume importante din lumea tenisului, a sportului dar i a vieii publice romneti sunt un imens prilej de bucurie pentru participani i spectatori.

Datorit amplasamentului, evenimentul mai are avantajul de a se destinde n diferite zone comerciale,spatii de distractie, cafenele, patiserii, si evenimente dedicate celor mici. Arenele celui mai mare turneu de tenis pe zgura din estul Europei ne prezinta, de-a lungul celor 9 zile, spectacolul grandios al tenisului mondial.

Pag.17 Posibile riscuri:

1.Un posibil risc ar putea fi reprezentat de ntrzierea invitailor speciali, sau a unora dintre participani.Pentru aceast situaie, exista ca strategie, prezena spaiilor comerciale din cadrul complexului Arenele BNR, ce vor ocupa timpul spectatorilor.

2.Un alt risc ar putea fi vremea urt,n timpul meciurilor de tenis.n acest caz, meciurile se reprogrameaz. 3.Ambuteiajele la intrarea n complex a publicului poate reprezenta un alt risc.Acestea pot strica buna desfurare a evenimentelor de orice fel.Avnd n vedere faptul c acest eveniment are un public destul de numeros, se va ine cont de aceast posibil problem.Un mod de evitare a acestui risc este plasarea unei pri din personalul de securitate n acea zon, pentru a ndruma oamenii.

Pag.18