Sunteți pe pagina 1din 2

CAPITOLUL IV : SCRISORI CIRCULARE SAU AVIZE GENERALE 4.1.

Principii de redactare a scrisorilor circulare Circularele sunt scrisorile cu acelai coninut, adresate unei anume sau eventuale clientele sau persoanelor subalterne, pentru a anuna modificrile de structur sau de politic ale unitii economice,schimbrile de adrese, numirea unor noi reprezentani etc.n funcie de rolul pe care l ndeplinesc, scrisorile circulare se clasific dup cum urmeaz: 1. Scrisori elaborate de un organ ierarhic superior i adresate c e l o r d i n s u b o r d i n e , p e n t r u a transmite anumite decizii, dispoziii, reguli de comportament sau pentru a comunica anumite schimbri de ordin general, survenite n activitatea unitii n cauz. Acestea sunt dispoziia, ordinul, decizia 2. Scrisori circulare de afaceri folosite n activitatea comercial, cu scopul de a motiva clientul, dea-l atrage, de a anuna diferite schimbri de preuri, de producie, comer, transport etc.Acestea sunt scrisorile-tip trimise numeroilor corespondeni, cu scopul de a transmite aceeai i n f o r m a i e . E l e s u n t i m p o r t a n t e i f a c s s e c t i g e m a i m u l t t i m p p e n t r u i n i i e r e a r e l a i i l o r d e parteneriat i pentru rentabilizarea acestei activiti. ntreprinderile bogate sunt dispuse s finaneze opera iuni de anvergur pentru a atrage clientela ianume: organizeaz campanii publicitare, utilizeaz mijloace tehnice i psihologice pentru atragerea ateniei unei poteniale clientele, aa ca: radioul, televiziunea, presa, ziarele i revistele; expedierea eantioanelor/ mostrelor, listelor de preuri, cataloagelor, prospectelor (fr plat); vizite ale intermediarilor angajai sau reprezentanilor firmei. Furnizorii cu capital mai modest nu - i pot permite astfel de cheltuieli costisitoare. n aceast situaie, ei folosesc scrisorile circulare, care trebuie s aib un coninut concis, dar, n acelai timp, s d e z v l u i e e x h a u s t i v o b i e c t u l t r a t a t . D a c c i r c u l a r a e s t e a d r e s a t m a i m u l t o r p o t e n i a l i c l i e n i , conin utul ei este redactat ntr-un stil mai oficial i mai puin personal, spre deosebire de alte scrisoride afaceri, cu ton mult mai familiar, adresate persoanelor nominalizate.Scrisorile publicitare circulare (fr destinatar) au scopul de a prezenta informaii clientuluiasupra unor obiecte, produse, serv icii, cu scopul de a influena ntr -un mod sau altul: de a-i trezi interesul sau dorina, de a se informa mai detaliat asupra mrfii sau chiar de a o cumpra. Trstura lor esenial este eficiena. Prima parte a unei circulare trebuie s atrag imediat atenia cititorului i s-i trezeasc dorina dea citi n continuare. n a doua parte, trebuie s se fac o descriere clar a obiectului, a serviciului, a modificrii unei situaii etc., indicndu-se, dac e cazul, i avantajele de care va putea beneficia. Dac circulara anun doar o modificare de pre, un nou tarif, un eveniment, ea poate fi prezentatsub forma unui simplu aviz, fr titlu sau formul de apel (n cazul schimburilor ntre profesioniti ai comerului).D e o b i c e i , a c e a s t c i r c u l a r n u p r e z i n t d e t a l i i , e a e s t e c o n c e p u t p e n t r u a t r e z i i n t e r e s u l destinatarului, pentru a-l incita s fie atent.C i r c u l a r e p o t f i n u m i t e i m i c i l e p r o s p e c t e c a r e s u n t d i s t r i b u i t e p e r s o a n e l o r i c a r e a n u n activiti sau vnzri la preuri avantajoase. Adresate unei persoane concrete, ele pot fi nlocuite prinscrisori- circulare mai detaliate, care ofer informaii suplimentare asupra obiectului. n acest caz, scrisoarea va avea un coninut mai sofisticat i un ton mai degajat. i anume: Introducerea va conine o parte informativ de prezentare de ctre emitent a imaginii ntreprinderiisale, a activitii sau a produsului su. Tratarea s c r i s o r i i v a c o n i n e d e s c r i e r e a a r g u m e n t a t a o b i e c t u l u i , f c u t n a a f e l , n c t s conving destinatarul. Aici se va aminti de avantajele financiare ale clientului, de eficientizareaafacerii lui, de facilitile eventuale care i se vor aduce beneficiarului. n cele mai dese cazuri, astfel de circulare sunt urmate de relansri. Prin relansare se nelege otrimitere repetat prin intermediul potei, la intervale de timp calculate astfel, nct s se menin curiozitatea clientului.Dac acest demers este suficient, cataloagele i pliantele trimise menin clientul ntr -o permanentstare de atenie i interes. Succesul operaiunii depinde de calitatea redactrii i de argumentaia folosit. Modele de scrisori circulare Scrisoare circular pentru anunarea deschiderii unei societi comerciale. Stimai domni, stimate doamne, Avem plcerea (onoarea) s v aducem la cunotin faptul c am fondat (am deschis) de curnd osocietate comercial (o cas de comer) avnd ca obiect de activitate vnzarea angro a articolelor de marochinrie. Existena unui stoc de materii prime, destul de important pentru a garanta executarea rapid acomenzilor, capitalul suficient pentru a oferi condiii de plat avantajoase ne permit s solicitm comenzile Dvs., cu convingerea ferm c le vom satisface. Acordndu-ne nou comenzile dumneavoastr, vei avea avantajul de a fi n r e l a i i c u productorii, ale cror produse sunt cel mai bine situate att sub raportul calitii, ct i sub raportulmoderaiei preurilor.

n sperana c vei binevoi s ne onorai cu corespondena dumneavoastr , rugm s primii urrile noastre cele mai bune. Scrisoare circular pentru a anuna schimbarea proprietarului. Stimai domni / Stimate doamne, A dori s v aduc la cunotin c, ncepnd cu 1 octombrie curent, u r m e a z s p r e i a u conducerea afacerilor domnului, patronul meu actual, al crui colaborator sunt din (de ani). in s v asigur de dorina mea de a continua bunele relaii cu dumneavoastr, precum i de faptulc toate eforturile mele vor fi ndreptate ctre pstrarea bunei imagini de care se bucur firma noastrn prezent. Cu cele mai sincere salutri... Circulara pentru anunarea numirii unui reprezentant n strintate Domnilor, Avem plcerea s v informm c, n vederea dezvoltrii de mai departe a relaiilor comerciale cu partenerii romni, am hotrt s acordm reprezentan exclusiv pentru comerul nostru firmei, alcrei sediu social se afl la Chiinu, str.tel.... Prin intermediul acestei firme, vei putea obine toate informaiile, att n ceea ce privete preul,ct i calitatea produselor noastre. Deschiderea acestei agenii va facilita executarea comenzilor Dvs. i va nltura orice ntrzieri nlivrare. Asigurndu-v de atenia pe care agentul nostru o va acorda executrii comenzilor Dvs., v rugms acceptai Anunarea schimbrii sediului social al firmei Domnilor, Avem onoarea de a v informa c, ncepnd cu (data de) , birourile noastre vor fi transferatela adresa de mai jos:..................................................................................................................................... V rugm ca, pe viitor, s trimitei pe aceast adres comenzile cu care vei avea plcerea s ne onorai. V asigurm de grija i atenia deosebit pe care le vom acorda comenzilor dumneavoastr iv rugm s acceptai 4.2. Anunuri D u p c u m a m m e n i o n a t , a l o c a r e a r e s u r s e l o r f i n a n c i a r e i u m a n e d e c t r e f i r m e l e m i c i , sp ecializate n servicii de comunicare public, este dificil. n cele mai dese cazuri, acestea, n afar descrisorile publicitare, folosesc cea mai simpl form de relaii cu publicul anunul.Acesta poate aveaun impact eficient asupra publicului, dac este ntocmit adecvat, lucru care nu este chiar att de uor.nsui Hemingway spunea c a s c r i e d e r e c l a m e c r e a t o a r e e s t e m a i d i f i c i l d e c t a s c r i e romane.Dac anunul este exagerat, agramat, ilizibil, publicul nu-i va da nici o atenie.Scopul anunului este de a stimula vnzrile. Pentru a ajunge la aceasta, el trebuie s trezeasc involuntar atenia, interesul clientului potenial, adic s fie luat n seam. Doar dac anunul va fiinteresant i credibil va putea convinge clientul. Exist cteva reguli simple, dar utile pentru redactarea anunurilor: Un anun trebuie s fie atractiv, excitant, plcut, afectiv. Pentru evideniere imediat, trebuie s aibun imbold vizual , o imagine original, ieit din comun, care s contrasteze cu alt coninut. Titlul poate fi ocant, alctuit dintr-un slogan sau o replic original. Cele mai multe anunuri ncepcu un ton autocratic, sec, uzat, ceea ce nu mai atrage ochiul publicului. De exemplu:S.R.L. vinde i livreaz din stoc, Uniunea Economitilor v invit la.n schimb, un titlu n carese ntreab ceva direct sau promite ceva ocant nu va fi ignorat, mai ales cnd este vorba de bani,hran, sntate, tineree, frumusee, confort, realizri n afaceri etc. De exemplu: Adio, durere!,Adio, srcie, Un bnu, un pic de noroc i te faci bogat pe loc!, Ctig tu milionul!,Vrei s ctigi 500000?, Tineree fr btrnee!, Tabla secoluluietc.Se zice c, dac aide fcut un text n trei zile, lucreaz dou la titlu i una la coninut. E bine ca textul s aib un stil familiar, i simplu, pe nelesul tuturor. Aceasta nseamn c va prevala adresareaTui nuDvs.,iar sloganele vor fi simple i apropiate publicului, evitndu-se cuvintele academice, tehnice i termenii necunoscui. E necesar s se ofere dovezi i probe, ceea ce nseamn cifre i nume reale i nu inexistente, cci ele pot fi verificate. Limbajul trebuie s fie adecvat, precis, adic lipsit de echivocuri i de calificative vagi ce sunt ndetrimentul credibilitii cititorului. Nu trebuie s fie prezente cuvinte i sintagme de genul: mult, puin, rar, des, preuri mai mici, calitate maxim, reducere mare, cci ele nuexprim precis i clar ceea ce dorete clientul, ci numai l irit. Ironiile i sarcasmele vor fi evitate. Sintagmele de genul: mnui din piele de dam, vindem gazometre, Pentru montri n mas se fac reduceri, Brnz de vac proaspt, Lapte devac gras, 25% sunt comice i alogice. (Exist oare i vreun redactor?!) Textul se scrie concis, cci clientul nu este interesat de tehnologia produsului, ci de avantajele obinute de la produs, de eficacitatea lui i de un pre convenabil.