BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS

DEFINICIONES Y PROCEDIMIENTOS
DANIEL MARTINEZ CASTILLO

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El balance general es el estado financiero de una empresa en un momento determinado. Para poder reflejar dicho estado, el balance muestra contablemente los activos (lo que organizacin posee), los pasivos (sus deudas) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto). El balance general, por lo tanto, es una especie de fotografa que retrata la situacin contable de la empresa en una cierta fecha. Gracias a este documento, el empresario accede a informacin vital sobre su negocio, como la disponibilidad de dinero y el estado de sus deudas. El activo de la empresa est formado por el dinero que tiene en caja y en los bancos, las cuentas por cobrar, las materias primas, las mquinas, los vehculos, los edificios y los terrenos. El pasivo, en cambio, se compone por las deudas, las obligaciones bancarias y los impuestos por pagar, entre otras cuestiones. Cabe destacar que el balance general tambin se conoce como estado de situacin patrimonial. El documento suele presentar distintas columnas, que organizan los valores segn sean activos o pasivos. La diferencia entre estos es el patrimonio neto, es decir, la diferencia entre lo que la compaa tiene y lo que debe. Ms all de que los balances son tiles para los dueos de las empresas, su elaboracin suele estar a cargo de especialistas en contabilidad. Los contadores se encargan de analizar los nmeros y volcarlos al balance. Una vez cerrado el balance, es presentado al empresario o al directivo pertinente, quien es el tomar las decisiones correspondientes para la gestin de la empresa. El balance general es un estado financiero conformado por un documento que muestra detalladamente los activos, los pasivos y el patrimonio con que cuenta una empresa en un momento determinado.

Los activos incluyen: el dinero que se encuentra fsicamente en la empresa (por ejemplo, en su caja fuerte), o el dinero que tiene depositado en el banco (por ejemplo, en su cuenta corriente). los elementos fsicos con que cuenta la empresa para realizar sus operaciones y que tienen una duracin permanente (por ejemplo, edificios, terrenos, maquinaria, vehculos de transporte, muebles), o que tienen una duracin temporal (por ejemplo, materias primas, mercaderas). las deudas que tienen los clientes con la empresa. 1

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Los pasivos incluyen: las deudas que tiene la empresa con sus proveedores. las deudas que tiene pendiente con los bancos y otras entidades financieras.

Mientras que el patrimonio incluye: las aportaciones hechas por los socios o accionistas. los beneficios o utilidades que ha obtenido la empresa.

En cuanto a su elaboracin el balance general se realiza cada ao al finalizar el ejercicio econmico de la empresa (balance final), aunque tambin se suelen elaborar balances al inicio del ejercicio (balances de apertura), y balances con una periodicidad mensual, trimestral o semestral (balances parciales).

El balance general nos permite conocer la situacin financiera de la empresa (al mostrarnos cul es el valor de sus activos, pasivos y patrimonio), analizar esta informacin (por ejemplo, saber cunto y dnde ha invertido, cunto de ese dinero proviene de los acreedores y cunto proviene de capital propio, cun eficientemente est utilizando sus activos, qu tan bien est administrando sus pasivos, etc.), y, en base a dicho anlisis, tomar decisiones.

Asimismo, al comparar un balance con otros anteriores, nos permite comparar la situacin financiera actual de la empresa con situaciones financieras dadas en otros momentos (por ejemplo, saber si ha aumentado sus activos, en cunto ha reducido sus deudas, en cunto ha variado su patrimonio, etc.), y as, por ejemplo, saber si la empresa est cumpliendo con sus objetivos financieros.

La forma en que se suele presentar un balance es mostrando los activos en una columna y los pasivos y patrimonio en otra.

En la columna izquierda se enlistan los activos ordenados generalmente en funcin a su liquidez, empezando con aquellos que son ms fcilmente convertibles en dinero en efectivo; por ejemplo, el dinero en caja es el ms lquido que hay y, por tanto, se ubica en primer lugar.

Y en la columna derecha se enlistan los pasivos y el patrimonio ordenados generalmente en funcin a su exigibilidad, empezando con aquellos que tienen una mayor exigibilidad; por ejemplo, las deudas con proveedores suelen ser ms exigibles que el capital y, por tanto, se ubican antes que stos. 2

El valor total de los activos siempre debe ser igual al valor total de los pasivos ms el valor total del patrimonio:

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Activo = Pasivo + Patrimonio

Por ejemplo, si una empresa tiene activos por US$30,000 y pasivos por US$20,000, tendr un patrimonio de US$10,000; pero si, por ejemplo, tendra activos por US$30,000 y pasivos por US$40,000, tendra un patrimonio negativo de US$10,000, adems de serios problemas financieros.

La estructura bsica de un balance la podemos apreciar en el siguiente ejemplo: Modelo de balance general ACTIVO Activo corriente Caja y bancos Clientes Otros deudores Existencias TOTAL ACTIVO CORRIENTE

PASIVO Pasivo corriente 2500 Proveedores 6000 Otros acreedores 2400 Impuestos por pagar 26600 TOTAL ACTIVO CORRIENTE 37500 Pasivo no corriente Activo no corriente Deudas a largo plazo Inm. maq. y equipo 14000 TOTAL PASIVO NO CORRIENTE Depreciacin acumulada 1400 TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 12600 PATRIMONIO Capital Utilidades retenidas Utilidades del ejercicio TOTAL PATRIMONIO TOTAL ACTIVOS 50100 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

5000 2000 1200 8200

1400 1400

19000 2600 18900 40500 50100

Veamos la explicacin de cada una de las cuentas:

El activo corriente o activo circulante es el activo que fcilmente puede convertido en dinero en efectivo, comprende las cuentas de: caja y bancos o disponible: el dinero que la empresa tiene en su caja o depositado en una cuenta en el banco. clientes, cuentas por cobrar o cuentas por cobrar comerciales: el dinero que los clientes les deben a la empresa como producto de ventas hechas al crdito. otros deudores, otras cuentas por cobrar o cuentas por cobrar no comerciales: el dinero que le deben a la empresa, pero que no incluye el saldo de los clientes.

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existencias o inventarios: incluyen las materias primas, los productos en proceso, y los productos terminados o las mercaderas.

El activo no corriente o activo fijo es el activo que difcilmente puede ser convertido en dinero en efectivo, comprende las cuentas de: inmuebles, maquinaria y equipo: comprende edificios, terrenos, maquinaria, equipos, vehculos de transporte, muebles, enseres, etc. depreciacin acumulada: el valor de la depreciacin acumulada de los activos de la cuenta anterior a excepcin de los terrenos que no se deprecian.

El pasivo corriente son las obligaciones o deudas que tiene la empresa con vencimiento menor a un ao, comprende las cuentas de: proveedores, cuentas por pagar o cuentas por pagar comerciales: el dinero que la empresa le debe a sus proveedores como producto de compras hechas al crdito. otros acreedores, otras cuentas por pagar o cuentas por pagar no comerciales: el dinero que la empresa le debe a terceros, pero que no incluye el sado que le resta pagar a sus proveedores. impuestos por pagar o tributos por pagar: el saldo de impuestos que a la empresa le resta pagar.

El pasivo no corriente son las obligaciones o deudas que tiene la empresa con vencimiento mayor a un ao, comprende las cuentes de: deudas a largo plazo: deudas a largo plazo que tiene la empresa, por ejemplo, con entidades financieras.

Y, finalmente, el patrimonio o patrimonio neto comprende las cuentas de: capital o capital social: las aportaciones hechas por los socios o accionistas. utilidades retenidas, utilidades acumuladas, resultados acumulados o reservas: utilidades que se retienen o se acumulan en la empresa despus de pagar dividendos. utilidades del ejercicio o resultados del ejercicio: utilidades del ejercicio antes de repartirse como dividendos y destinarse a utilidades retenidas.

El balance general se compone de: Encabezado, lo integran el nombre de la Entidad econmica, nombre del estado financiero y fecha a la cual se formula. Cuerpo, se integra por conceptos del Activo, del Pasivo y del Capital, incluyendo el valor de cada uno de ellos. Pie, Nombre, firma y cargo del Contador Pblico que lo formula y notas aclaratorias. 4

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FORMAS DE PRESENTACIN Las formas de presentacin del balance general son: - es la presentacin ms usual; se muestra el activo al lado izquierdo, el pasivo y el capital al lado derecho, es decir: activo igual a pasivo ms capital. - Conserva la misma frmula pero invertida; es decir, capital ms pasivo es igual a activo. El estado muestra en el lado izquierdo y en primer trmino al capital y en segundo trmino al pasivo; a la derecha los activos principiando por los no circulantes y terminado con los circulantes. - Es una presentacin vertical, mostrndose en primer lugar el activo, posteriormente el pasivo y por ultimo el capital, es decir activo menos pasivo igual a capital. - Se obtiene el capital de trabajo que es la diferencia entre activos y pasivos circulantes; aumentando los activos no circulantes y deduciendo los pasivos no circulantes. En funcin a su grado de anlisis, el balance puede clasificarse en analtico y condensado. En trminos generales, se puede decir que en la forma analtica se detallan las partidas que forman ciertos grupos, en el balance condensado se indican los conceptos en grupos generales, por ejemplo, la inversin total en los terrenos, planta o equipo. REGLAS DE PRESENTACIN En la presentacin de un balance o de un estado financiero en general, deben proporcionarse algunos datos y seguir ciertas normas, que se denominan reglas generales de presentacin y son:

a que se presenta la informacin.

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BALANCE GENERAL COMPARATIVO Es el documento contable que muestra las alteraciones que han tenido los elementos que integran el Activo, Pasivo y el Capital Contable por las operaciones efectuadas por la entidad durante el periodo contable, es necesario establecer una comparacin entre el balance al principio del ejercicio conocido como Balance Inicial y el actual conocido como Balance Final. El Balance Comparativo seirve de base para elaborar el estado financiero bsico denominado estado de variaciones en el capital contable, el cual muestra los cambios en la inversin de los accionistas o dueos durante el periodo. AUMENTOS DEL CAPITAL CONTABLE El capital contable aumenta cuando la entidad percibe ingresos o cuando recibe aportaciones adicionales de Capital. Los aumentos del capital contable que producen tanto los ingresos como las aportaciones adicionales de capital aumentan el activo o disminuyen el pasivo. Aumenta el Capital Contable cuando aumenta el Activo Aumenta el Capital Contable cuando disminuye el Pasivo

DISMINUCIONES DEL CAPITAL CONTABLE El capital contable disminuye cuando la entidad causa egresos o cuando acepta reducciones parciales de capital. Las disminuciones de capital contable que originan tanto los egresos como las reducciones parciales de capital disminuyen el activo o aumentan el pasivo. Disminuye el Capital Contable cuando disminuye el Activo Disminuye el Capital Contable cuando aumenta el Pasivo

DETERMINACION DEL CAPITAL CONTABLE FINAL Se suma el Capital Contable Inicial los ingresos y las aportaciones adicionales al capital, y se restan de l los egresos y las reducciones parciales del capital. CONTENIDO DEL BALANCE GENERAL COMPARATIVO ENCABEZADO Nombre de la empresa Indicacin de que se trata de un Balance Comparativo Fecha de los ejercicios que se comparan CONTENIDO Valor detallado de cada uno de los bienes que formen el Activo, tanto del Balance Inicial como del Final Valor detallado de cada uno de las obligaciones que formen el Pasivo, tanto del Balance Inicial como del Final Importe del Capital Inicial, as como del Final FIRMAS Del contador que realizo el Balance Comparativo Del Propietario

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FORMAS DE PRESENTAR EL BALANCE COMPARATIVO El Balance General Comparativo se puede presentar de dos formas: Balance General Comparativo con forma de Reporte Balance General Comparativo con forma de Cuenta

BALANCE COMPARATIVO CON FORMA DE REPORTE Consiste en anotar clasificadamente el Activo y el Pasivo de los balances que se comparan en una sola pgina, de tal manera que a la suma del activo se le pueda retar verticalemnte la suma del pasivo, para determinar el capital contable de ambos ejercicios. Se basa en la frmula: Activo Pasivo = Capital Contable AP=C ANOTACION DE LAS CANTIDADES PRIMERA COLUMNA: intervienen en el SEGUNDA COLUMNA: intervienen en el TERCERA COLUMNA: cuenta, tal Final con la del Inicial, tbm se anota en esta, la diferencia que se obtenga de comparar las sumas de cada grupo y las que se obtengan de comparar los totales del Activo, los totales del Pasivo y los totales del Capital Contable. CUARTA COLUMNA: anota signo ms negativa. FORMA COMO SE DEBE SUMAR LAS DIFERENCIAS POSITIVAS Y NEGATIVAS EN CADA UNO DE LOS GRUPOS Primero se suman las cantidades positivas, despus por separado se suman las cantidades negativas, en seguida se comparan las dos sumas, y la diferencia entre ambas se anota en la columna de diferencias. COMPROBACION DE LA SUMA DE LA COLUMNA DE DIFERENCIA La suma de la columna de diferencia esta correcta, si la diferencia entre las sumas de las dos primeras columnas es igual a ella. 7 Se emplea para anotar los signos de + (ms) o (menos); se Cuando la diferencia es positiva, y signo menos cuando es Se anota la cantidad de cada una de las cuentas que Balance Final. Se anota la cantidad de cada una de las cuentas que Balance Inicial. Se emplea para anotar la alteracin o diferencia de cada diferencia se obtiene comparando la cantidad del Balance

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BALANCE COMPARATIVO CON FORMA DE REPORTE

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BALANCE COMPARATIVO CON FORMA DE CUENTA En esta forma se utilizan dos pginas, en la izquierda se anota clasificadamente el Activo de los balances que se comparan, con sus respectivas alteraciones y en la derecha, el Pasivo y el Capital de ambos ejercicios, tambin debidamente clasificados y con sus respectivas alteraciones. Se basa en la frmula: Activo = Pasivo + Capital A=P+C ANOTACION DE LAS CANTIDADES El empleo de las columnas, la forma de sumar alteraciones y la forma de comprobar la suma de la columna de diferencias, es idntica a la del Balance Comparativo en forma de Reporte. Vgr. BALANCE COMPARATIVO CON FORMA DE CUENTA

CONCLUSION: El Balance General y el Balance Comparativo, son imprescindibles en toda empresa para conocer las variaciones y resultados que ha tenido durante un ejercicio.

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El Estado de Resultados, es el instrumento que utiliza la administracin de la empresa para reportar las operaciones efectuadas durante el periodo contable. De esta manera la utilidad (prdida) se obtiene restando los gastos y/o prdidas a los ingresos y/o ganancias. Ahora, desde el punto de vista del inversionista (sea acreedor o accionista), el estado de resultados es visto como el instrumento que lo provee de un "ndice de eficiencia". Las utilidades son, generalmente, asociadas con eficiencia en las operaciones, y las prdidas, al contrario, se asocian con ineficiencia. La contabilidad financiera utiliza el enfoque de ingresos y gastos para determinar la utilidad del ejercicio. Sin embargo, eso no quiere decir que sea la nica manera o la mejor manera de determinarla. Las opiniones pueden dividirse al respecto.

EL ESTADO DE RESULTADOS: FORMAS DE PRESENTACIN El estado de resultados muestra, un resumen de los resultados de operacin de un negocio concernientes a un periodo de operaciones. Su objetivo principal es medir u obtener una estimacin de la utilidad o prdida peridica del negocio, para permitir al analista determinar qu tanto ha mejorado dicho negocio durante un periodo de tiempo, generalmente un ao, como resultado de sus operaciones. En lo que se refiere a la forma de presentar el estado de resultados existen, bsicamente, dos formas. La primera y la ms sencilla consiste en un formato de una sola resta en la cual se agrupan por un lado todos los ingresos y/o ganancias y por otro todos los gastos y/o prdidas. Al total de ingresos y/o ganancias se le resta el total de gastos y/o prdidas y se obtiene la utilidad neta.La segunda forma que es la ms til, y que CONTABILIDAD Y COSTOS | DANIEL MARTINEZ CASTILO

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generalmente es ms usual, se presenta en un formato en el que las partidas son agrupadas segn las funciones a las que pertenecen. En este formato se presentan varias cifras de utilidad segn se van restando los diferentes grupos de gastos y/o prdidas. Adems se busca hacer una separacin entre lo que son los resultados provenientes de operaciones norn1ales y los que resultan de otro tipo de operaciones que no constituyen el giro de la empresa (dividendos por ejemplo). El formato que se presenta a continuacin corresponde a la segunda forma de presentacin y se utiliza cuando se trata de una empresa manufacturera.

Ca. XYZ, S.A. Estado de Resultados Del____de _____________ al ____ de ______________ de ______ Ventas Dev. Desc y Bonif. s/Ventas Ventas Netas Costo de Ventas Utilidad Bruta Gastos de Operacin: Gastos de Venta Gastos de Admn Utilidad de Operacin Otros Gastos Otros ingresos Utilidad antes de ISR y PTU XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX

Menos: Igual: Menos: Igual: Menos:

Igual: Menos: Ms: Igual:

Menos:

ISR y PTU

XXXXX

Igual:

Utilidad Neta

XXXXX

A continuacin se explicar cada una de las partidas: Ventas brutas y Ventas netas nicamente los ingresos provenientes de las operaciones normales deben mostrar seccin. Las ventas brutas de mercancas o servicios deben mostrarse con deduccin (devoluciones y descuentos sobre las ventas enunciados especficamente, obteniendo como resultado las ventas netas.

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Los ingresos derivados de las operaciones ordinarias o principales de un negocio comprenden la venta de mercancas y/o servicios al pblico tanto en una empresa comercial como en una manufacturera. Es importante tener presente que este rengln es, en principio, determinante de la existencia de utilidades. Las ventas deben guardar cierta proporcin con la inversin en activos y viceversa. El analista deber conceder gran importancia a este aspecto al evaluar la situacin financiera y resultados de operacin de una empresa. Costo de Ventas En una empresa esta seccin muestra las compras de mercancas y las devoluciones y descuentos sobre las mismas, los inventarios iniciales y finales, as como las cuentas relacionadas con las mercancas adquiridas tales como gastos de transportacin sobre las compras e impuestos sobre la transportacin. Utilidad Bruta El excedente de las ventas netas sobre el costo de ventas se denomina utilidad bruta. Si el costo de ventas fuera mayor que las ventas netas, la cantidad resultante podr titularse "Excedente del costo de ventas sobre las ventas netas" o "Prdida bruta". La cifra de utilidad bruta permite al analista calcular el margen de utilidad bruta (utilidad bruta/ventas netas) para conocer la proporcin que de las ventas netas representa la utilidad. Generalmente, el costo de ventas es un rengln muy importante dentro del Estado de Resultados. Gastos de operacin Representan todos aquellos gastos ocasionados por las funciones de compras, ventas y administracin del negocio en general. Los estados de resultados muestran generalmente dos categoras de gastos de operacin.

1. GASTOS DE VENTA: Comprenden los gastos relacionados directamente con la venta y la entrega de mercancas, ejemplos de stos son: los gastos de publicidad, gastos de entrega como salarios, gasolina, depreciacin del equipo de reparto, gastos del edificio destinado a ventas, sueldos a los gerentes de ventas, gastos de la oficina de ventas, sueldos a vendedores, gastos de embarques, transportacin sobre ventas, gastos de viaje de los vendedores, etctera.

2. GASTOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS: Comprenden los gastos de supervisin y administracin en general, los de llevar los registros y el control contable, gastos de correspondencia, compras, etctera. Algunos ejemplos son los honorarios de auditoria y contabilidad, gastos de crdito y cobranzas, depreciacin del equipo y mobiliario de oficina, gastos de edificio y oficinas de la administracin, nmina de oficina, artculos de escritorio, papelera y correo, telfono y telgrafo, etctera. Utilidad de operacin

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El excedente de la utilidad bruta sobre los gastos de operacin se denomina utilidad de operacin. Esta cantidad representa la utilidad generada por las operaciones normales de la compaa antes de deducir otros gastos y sumar otros ingresos. A este nivel del estado de resultados se calcula el margen de utilidad de operacin (utilidad de operacin/ventas netas). De acuerdo con el formato presentado al principio de este captulo, este rengln representa el resultado neto de las operaciones normales, es decir de la explotacin del giro de la empresa. Otros ingresos y otros gastos Otros ingresos comprenden el ingreso por renta, ingresos por dividendos, ingreso por intereses, utilidades en cambios, comisiones, regalas, etc., y son ocasionados por activos no operativos como es el caso de las inversiones permanentes. Otros gastos comprenden todas las partidas de gastos que no son generados por las operaciones regulares de la compaa. Utilidad antes de gastos financieros Una vez que los otros ingresos y gastos han sido involucrados en los resultados de las operaciones de un negocio surge la cifra de utilidad antes de gastos financieros. Hasta este rengln, los costos y gastos que han sido restados de las ventas son los que surgen de los activos que la empresa posee, tanto operativos como no operativos y, por lo tanto, son consecuencia de las decisiones de inversin, mismas que son diferentes de las decisiones de financiamiento. Gastos financieros Comprenden los gastos en que incurre un negocio debido al uso de fondos externos (pasivo) para financiar sus activos. Este rengln incluye los intereses, la amortizacin del descuento en emisin de obligaciones, las comisiones, etc. Aqu comienza a apreciarse el destino de las utilidades logradas con los activos. Utilidad antes de impuesto sobre la renta y participacin de los trabajadores en las utilidades Constituye la cifra de utilidad contable que estara sujeta a los gravmenes fiscales. Esta cifra no necesariamente coincide con la cifra de utilidad contenida en la declaracin que presentan las empresas al fisco, debido a que los principios que fundamentan la cuantificacin de una y otra son diferentes. Impuesto sobre la renta y participacin de los trabajadores en las utilidades En este rengln del estado de resultados se presenta el importe del impuesto a cargo de la empresa, as como el monto correspondiente a la participacin de los trabajadores en las utilidades de la empresa (PTU). Dependiendo del mtodo que la empresa utilice para la cuantificacin de sus impuestos, estas cifras pueden coincidir o no con las cifras que por los mismos conceptos se incluyen en la declaracin fiscal. 13

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El ISR y el PTU del ao deben deducirse de la "Utilidad antes del impuesto sobre la renta y participacin de los trabajadores en las utilidades", la cifra resultante deber llamarse "Utilidad neta del ejercicio despus de ISR y PTU. Veamos a continuacin un ejemplo sencillo de cmo elaborar un estado de resultados, a partir de la elaboracin de un estado de resultados proyectado: Una empresa manufacturera cuenta con los siguientes datos:

las proyecciones de ventas son: enero: 85000, febrero: 88000, marzo: 90000, abril: 92000. las proyecciones de costo de produccin son: enero: 47000, febrero: 51000, marzo: 50000, abril: 52000. los gastos de administracin y de ventas corresponden al 20% de las proyecciones de ventas. la depreciacin corresponde al 10% de los costos de produccin. las proyecciones de los intereses por un prstamos obtenido son: enero: 900, febrero: 750, marzo: 600, abril: 450. el impuesto es el 20% de la utilidad disponible.

Estado de resultados proyectados

enero Ventas netas Costo de produccin UTILIDAD BRUTA 85000 47000 38000 febrero 88000 51000 37000 marzo 90000 50000 40000 abril 92000 52000 40000

Gastos adm. y de ventas Depreciacin (10% C. produccin) UTILIDAD OPERTIVA

17000 4700 16300

17600 5100 14300

18000 5000 17000

18400 5200 16400

Intereses UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS

900 15400

750 13550

600 16400

450 15950

Impuesto a la renta (20%) UTILIDAD NETA

3080 12320

2710 10840

3280 13120

3190 12760

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http://www.bolsayeconomia.es/el-estado-de-resultados.html

http://www.crecenegocios.com/como-elaborar-un-estado-de-resultados/

http://www.crecenegocios.com/el-balance-general/

http://www.slideshare.net/adarely/balance-general-y-comparativo

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