Sunteți pe pagina 1din 9

Management de proiect - Nivel incepator

Save As PDF

Modul 1
DU 1.1. Ce este MP: elementele eseniale Definiii: ce este un proiect i ce este Managementul de proiect ca practic

Un proiect este orice fel de activitate cu un punct de nceput i ncheiere bine definite; o astfel de activitate (sau set de activit i) are drept obiectiv producerea de rezultate bine definite, utiliznd un set de resurse predefinite. Multitudinea de defini ii existente pentru a descrie un proiect se regsesc cuprinse n cea oferit de ISO 9001:

un proces unic, ce const dintr-un set de activit i coordonate i controlate, cu nceput i final bine definite, activit i ntreprinse pentru a atinge un obiectiv conform cu cerin e specifice, ce include constrngeri de timp, costuri i resurse.

Considernd defini ia de mai sus ca universal acceptat pentru a distinge un proiect, managementul de proiect (MP) este disciplina ce se ocup cu planificarea, organizarea, ob inerea, gestionarea i controlarea resurselor i activit ilor pentru ndeplinirea unor obiective i rezultate specifice. Proiecte vs. programe

Un proiect este un efort temporar ce are un moment de nceput i ncheiere bine definite (de obicei cu restric ii de timp i constrngere de resurse financiare sau/i rezultate ateptate i produse finite), efort ntreprins pentru a ndeplini obiective i scopuri unice, pentru a aduce dup sine o schimbare benefic sau o valoare adugat. Natura temporar a proiectelor este n contrast cu opera iunile de zi cu zi, care sunt activit i func ionale repetitive, permanente sau semi-permanente ce produc anumite servicii sau produse. n practic, managementul acestor dou sisteme este, de obicei, foarte diferit i, drept urmare, are nevoie de dezvoltarea unor strategii de management i abilit i technice distincte. Cele trei elemente definitorii ale unui proiect

pdfcrowd.com

Proiectele sunt mpr ite ntre dimensiuni bazate pe 3 elemente esen iale, care sunt urmtoarele:

ncadrare n timp: nceputul i ncheierea proiectului. De exemplu, un proiect care ncepe n 1 februarie i se ncheie pe 15 iunie.

Rezultate: acestea trebuie s fie atinse i/sau produse pn la terminarea proiectului sau la un moment specific n timpul implementrii proiectului, cu elemente calitative i cantitative bine definite. De exemplu, producerea a 100 de exemplare dintr-un raport de cercetare.

Resurse: ce urmeaz s fie utilizate n timpul implementrii proiectului i sunt clar definite att calitativ ct i cantitativ (atunci cnd acest lucru este posibil i relevant pentru proiect). De exemplu resurse financiare, resurse umane (voluntari i profesioniti), expertiz etc.

Cele trei elemente definitorii descrise mai sus mai sunt cunoscute sub denumirea de "Triunghiul managementului de proiect (de asemenea cunoscut ca i "triunghiul de fier): fiecare latur a triunghiului reprezint o anumit limit sau o constrngere ce trebuie luat n considerare n eforturile noastre de a atinge acele obiective i rezultate specifice. Aceste trei elemente definitorii ale managementului de proiect sunt att de legate unul de altul nct orice schimbare ce intervine n cadrul unuia dintre elemente are efect imediat asupra celorlate dou: o latur a triunghiului nu poate fi schimbat fr s nu afecteze i celelate dou laturi.

DU 1.2: Abordarea Managementului de proiect De ce este relevant managementul de proiect pentru munca noastr?

Experien a practic a demonstrat c managementul de proiect este un instrument eficient de a controla i a monitoriza echipe de lucru, resurse, bugete i responsabilit i astfel nct s se ajung la un produs de calitate ntr-un mod pro-activ. n ciuda caracterului unic al fiecrui proiect i n funcie de mrimea i scopul proiectului precum i de sectorul specific n cadrul cruia proiectul este realizat, managementul de proiect este o practic ce reune te mai multe sectoare, fapt ce permite maximizarea resurselor, avnd drept scop final ndeplinirea obiectivelor enunate la nceputul proiectului i n limita timpului i resurselor men ionate la nceput. Utilizarea corect a tehnicilor de management de proiect are ca impact o multitudine de beneficii, precum: Cre terea numrului de proiecte realizate Cre terea calit ii produselor finite Stabilirea de a teptri realiste pentru proiect Previne dep irea costurilor sau cel pu in identific momentul cnd acest lucru s-ar putea ntmpla Livrarea la termen Reducerea riscurilor mbunt irea semnificativ a comunicrii dintre actorii implica i i echipa de proiect Crearea de experien e n ultim instan , reducerea numrului de proiecte care e ueaz. Cei trei factori pentru un proiect de succes

pdfcrowd.com

La fel cum am avut trei laturi ale Triunghiului de management de proiect (cunoscut i sub numele de Triunghiul de fier) definite de timp, rezultate i resurse, exist trei factori importani care asigur succesul unui proiect. Ace tia sunt: predare la timp: ncheierea proiectului n orizontul de timp prevzut iniial livrarea n limitele bugetului: utilizarea numai a resurselor prevzute livrarea la standarde de calitate nalt: producerea rezultatelor prevzute potrivit unor standard calitative i cantitative. Implementarea corect a proietului este o consecin direct a activit ii de planificare (vezi DU 2.1 ) Rolul managerului de proiect

Managerul de proiect este persoana responsabil pentru atingerea obiectivelor stabilite i asigur monitorizarea activit ilor de proiect. Ca atare, un element esenial pentru managerul de proiect este definirea clar a rezultatelor a teptate precum i a obiectivului general al proiectului, lucru ce permite identificarea a ceea ce se nume te " cerintele proiectului, mai precis care sunt pa ii i aciunile necesare pentru a atinge obiectivele i rezultatele proiectului. n ultim instan , managerul de proiect este persoana responsabil s se asigure c activit ile sunt duse la bun sfr it i rezultatele sunt atinse avnd n vedere limitrile triunghiului managementului de proiect.

Poziia de "manager de proiect nu este, de obicei, asociat cu o poziie sau un titlu oficial n cadrul unei organiza ii. Mai ales n sectorul non-profit unde, de multe ori, voluntarii sunt de fapt manageri de proiect. Dincolo de definiii interne i/sau titluri oficiale, managerul de proiect este acea persoan responsabil pentru implementarea i ncheierea cu succes a proiectului. Un aspect important de notat este c "responsabilitatea pe care o are un manager de proiect trebuie s fie nso it i de un anumit grad de "autoritate: de multe ori, unele persoane primesc sarcini legate de managementul de proiect fr c acestea s aib capacitatea sau puterea s le duc la bun sfr it. Un alt aspect important al unui manager de proiect se refer la abilit ile de leadership i gestionarea echipei de proiect. De ce este relevant managementul de proiect pentru munca noastr?

Experien a practic a demonstrat c managementul de proiect este un instrument eficient de a controla i a monitoriza echipe de lucru, resurse, bugete i responsabilit i astfel nct s se ajung la un produs de calitate ntr-un mod pro-activ. n ciuda caracterului unic al fiecrui proiect i n funcie de mrimea i scopul proiectului precum i de sectorul specific n cadrul cruia proiectul este realizat, managementul de proiect este o practic ce reune te mai multe sectoare, fapt ce permite maximizarea resurselor, avnd drept scop final ndeplinirea obiectivelor enunate la nceputul proiectului i n limita timpului i resurselor men ionate la nceput. Utilizarea corect a tehnicilor de management de proiect are ca impact o multitudine de beneficii, precum: Cre terea numrului de proiecte realizate Cre terea calit ii produselor finite Stabilirea de a teptri realiste pentru proiect Previne dep irea costurilor sau cel pu in identific momentul cnd acest lucru s-ar putea ntmpla Livrarea la termen Reducerea riscurilor mbunt irea semnificativ a comunicrii dintre actorii implica i i echipa de proiect Crearea de experien e n ultim instan , reducerea numrului de proiecte care e ueaz.

Modul 2
D.U. 2.1: Ciclul de viata al unui proiect: introducere Cei 5 pasi din ciclul de viata al unui proiect

A a cum a fost descris mai devreme, un proiect are o dat de nceput i de ncheiere bine stabilit. Prin urmare proiectul n sine are o via proprie. n jargonul folosit n managementul de proiect, termenul de ciclu de via al proiectului se refer la diferitele stagii sau cicluri pe care orice proiect le parcurge, de la planificare, la supervizare i monitorizare, pn la finalizare. Mulumit resurselor academice disponibile i a experien ei practice, un set de 5 etape sunt recunoscute universal drept

pdfcrowd.com

elementele cheie n ciclul de via al proiectului, indiferent de mrimea i scopul unui proiect: Iniiere Planificare Execu ie Monitorizare ncheiere Iniiere: se define te natura i scopul proiectului; se identific contextul, nevoia pentru proiect, se ajunge la un consens ntre actorii implica i i se stabilesc obiectivele generale. Se produce Protocolul de lucru, un document concis ce descrie principalele obiective ale proiectului i ofer indica ii generale. Planificare: se planific n detaliu aciunile necesare pentru a atinge obiectivele i scopul proiectului, avnd n vedere o combina ie potrivit de timp, calitate a rezultatelor i resurse. Se produce un plan de proiect n care se prezint n detaliu orizontul de timp, resursele i rezultatele. Implementare: se pun n aplicare activit ile definite n planul de proiect. Se produc rezultatele proiectului, folosind resursele i timpul alocat. Monitorizare / control: n paralel cu etapa de implementare, se monitorizeaz n mod regulat progresul proiectului i orice tip de abatere de la planul iniial. ncheiere: la finalul etapei de implementare, se formalizeaz primirea produselor, serviciilor sau a rezultatelor i se incheie activit ile.

Modul 3
D.U. 3.1: Iniierea proiectului Iniierea proiectului

Iniierea proiectului este prima etap a ciclului de proiect i se leag de un aspect important: decizia cu privire la ce anume urmeaz a fi fcut. Mai precis, care proiecte merit s fie implementate de ctre organiza ie, alegnd dintre diferite nevoi i idei de proiect pe cele mai relevante. Ideile de proiect ar trebui evaluate avnd n vedere aplicabilitatea, ncadrarea realist n timp, resurse adecvate, riscuri acceptabile i orice alte variabile, de la caz la caz. Odata ce ideea de proiect a fost selectat, etapa de iniiere ar trebui s defineasc caracteristicile generale ale proiectului: Nevoile specifice ale organiza iei Scopul proiectului Analiza actorilor implica i / stakeholders Analiza costurilor i beneficiilor, inclusiv un buget general Nevoile tehnice generale Aceste elemente sunt descrise ntr-un document specific denumit Protocol de lucru (vezi mai jos). Identificarea actorilor importani

Un actor (stakeholder) reprezint o persoan ce are un interes pentru un anume lucru, n special cnd vine vorba de o afacere (definiie dat de dicionarul Oxford). n cadrul managementului de proiect, actorii/stakeholders sunt to i cei care au un interes n proiectul ntreprins i rezultatele acestuia. De exemplu: organiza ia voastr i membrii ei; clien ii serviciilor oferite de voi i membrii familiior acestora; autorit ile locale cu care intra i n contact; sponspori ai proiectului etc.

Actorii/stakeholders cheie sunt cei care au un rol mult mai relevant n cadrul proiectului: managerul de proiect, echipa de proiect, consiliul director al organiza iei, finan atorii organiza iei.

Actorii/stakeholders trebuie consulta i n faza de iniiere i de planificare a proiectului, pentru a nelege nevoile i contrngerile lor. Ei trebuie s fie informa i pe tot parcursul implementrii proiectului i feedback-ul primit de la ace tia s fie luat n considerare. Protocolul de lucru

Protocolul de lucru este un document formal care define te principalele caracteristici ale proiectului: scop, obiective,

pdfcrowd.com

principalele limite, costuri i calendarul n timp al activit ilor. n proiectele mici, protocolul de lucru poate s fie un document de una sau dou pagini. Protocolul de lucru este relevant deoarece este prima prezentare scris a proiectului, care urmeaz s fie discutat i asupra cruia trebuie s se cad de acord mpreun cu actorii importani implica i n proiect. n plus, prototcolul de lucru reprezint i o baz pentru Planul de proiect.

Protocolul de lucru trebuie s fie aprobat de ctre factorii interesa i, importan i pentru proiect, iar unele idei n legtur cu proiectul pot fi eliminate n aceast etap pentru c, de exemplu, nu se dovedesc a fi relevante pentru organiza ie sau costurile i riscurile implicate sunt prea mari. O idee de proiect poate fi, de asemenea, pus deoparte i organiza ia poate decide s dezvolte aceast idee/propunere n viitor, n condiiile n care exist resurse disponibile pentru punerea ideii n practic.

D.U. 3.2: Planificare Planificare

Planificarea este a doua etap a ciclului de proiect; n aceast etap, principalele caracteristici ale proiectului, analizate n general i asupra crora s-a czut de acord n etapa de iniiere ( i descrise scurt n Protocolul de lucru) sunt definite n mai multe detalii. Scopul acestei etape este s planifice cu grij toate elementele proiectului i s redacteze un Plan de proiect acel document care va servi drept ndrumare pentru managerul i echipa de proiect precum i pentru ali actori. Planul de proiect este important deoarece permite organiza iei s i canalizeze eforturile i resursele n direcia potrivit, astfel ndeplinind rezultatele dorite i atingnd obiectivele propuse.

Cu toate c redactarea Planului de proiect are nevoie de mult timp i resurse (de exemplu implicarea colegilor de lucru), un astfel de document bine redactat este un factor esenial ce asigur succesul planificrii i implementrii oricrui proiect. Structura planului de proiect

Planul de proiect este un document ce descrie n detaliu coninutul proiectului ce urmeaz s fie implementat de ctre organiza ie. De i nu exist un format standard pentru structura unui plan de proiect, urmtoarele elemente sunt de cele mai multe ori incluse: Obiectivele proiectului: de ce dore te organiza ia noastr s realizeze acest proiect; Rezultatele proiectului: ce dorim s producem n timpul proiectului pentru a atinge obiectivele stabilite Planul de lucru: cum este structurat activitatea, n termeni de coninut, etape i durat. Munca n proiect este mprit n sarcini separate, care se leag una de alta. Asta face proiectul mai u or de implementat i controlat; Echipa de proiect: cine este implicat n implementarea proiectului i care sunt abilit ile cerute Responsabiliti: rolul celor implica i n proiect (sau rolul organiza iei); Coordonare in timp: un calendar de lucru Analiza riscurilor: o analiz a ceea ce s-ar putea s nu funcioneze bine n timpul implementrii; Resurse i buget: o descriere a resurselor necesare (resurse umane, consumabile, echipamente etc.) i detalii financiare Elemente eseniale ale unui proiect: rezultate, ncadrare n timp, resurse

A a cum am subliniat mai sus, cele trei dimensiuni ale oricrui proiect sunt timpul, rezultatele i resursele. Aceste elemente sunt cuprinse inevitabil n planul de proiect: Timpul: un proiect trebuie s aib un nceput i un final bine definite. Asigura i-v ca planul de proiect are specificat o dat clar de nceput i de ncheiere a proiectului; Rezultate: rezultatele sunt produsele proiectului, ceea ce ve i construi, produce sau genera n timpul proiectului. Rezultatele pot fi tangibile (de exemplu: cri, fonduri strnse etc.) sau intangibile (de exemplu: con tientizare cu privire la un anumit subiect, sesiuni de formare etc.). Planul de proiect ar trebui s defineasc rezultatele proiectului att canitativ (de exemplu: cel putin 100 de persoane participante la training) ct i calitativ (de exemplu: cel pu in 100 de prin i ai elevilor din coala primar instruiti); Resurse: planul de proiect trebuie s defineasc n mod clar resursele (umane, echipamente, financiare) de care este nevoie pentru a produce rezultatele dorite n orizontul de timp stabilit de la nceput.

pdfcrowd.com

Introducere diagrama Gantt

Diagrama Gantt este unul dintre instrumentele cele mai folosite n managementul de proiect.

Aceasta indic sarcinile n care a fost mprit munca n proiect, momentul de ncepere al acestora, ct dureaz i cnd ar trebui s fie ncheiate.

Un exemplu de diagram Gantt:

D.U. 3.3: Implementare Implementarea proiectului

Etapa de implementare se refer la executarea activit ilor din proiect. Acesta este momentul n care se face munca efectiv i activit ile sunt implementate; n aceast etap, managerul de proiect i ntreaga echip trec de la planificare la execuie. ntlnirea de nceput a echipei

Cel mai bun mod de a asigura succesul proiectului este de a avea o ntlnire de succes la nceput de proiect. ntlnirea de nceput este momentul de start formal al proiectului i cere prezen a tuturor celor implica i n proiect. La ntlnirea de nceput, principalele instrumente de management de proiect sunt definite; de asemenea, acum este momentul cnd se face o inventariere complet a obiectivelor, a timpului disponibil i a resurselor disponibile pentru proiect, astfel nct s se asigure c toate elementele eseniale ale proiectului sunt disponibile. Managerul de proiect este responsabil pentru organizarea i gestionarea ntlnirii de inceput; el faciliteaz implicarea direct a tuturor membrilor echipei de proiect i se asigur de angajamentul acestora fa de proiect.

Ca i n cazul oricror alte ntlniri viitoare de proiect, managerul de proiect va distribui membrilor echipei, la prima ntlnire de proiect, planul proiectului cu planul de activit i, program i subiecte de discutat, i responsabilit ile participan ilor (mai precis, cine ce face n timpul ntlnirii de inceput). n acela i timp, managerul de proiect se va asigura c cineva este responsabil cu scrierea minutei ntlnirii, care apoi va fi transmis ctre to i participan ii la ntlnire pentru a avea un document cu ceea ce s-a discutat n timpul ntlnirii i care sunt urmtorii pa i asupra crora s-a czut de acord. Urmtorii pa i sunt, de obicei, nota i ntr-un plan de aciune ce con ine un orizont de timp estimat, dar realist, al termenelor de ndeplinire a sarcinilor i responsabilit ilor. Tot n cadrul ntlnirii de nceput, managerul de proiect define te i elementele principale cu privire la modalit ile de comunicare n timpul implementrii proiectului. Comunicarea

Comunicarea este un element esenial n implementarea i execu ia proiectului. De obicei, comunicarea are dou dimensiuni: intern i extern. Intern, comunicarea are scopul de a ne asigura c to i cei implica i n proiect se afl pe aceea i lungime de und i sunt la curent cu toate aspectele relevante ale proiectului, cum ar fi posibile riscuri pentru proiect dar i oportunit i care pot s creasc aria de aciune i rezultatele proiectului. Comunicarea intern este, de obicei, asigurat de ctre managerul de proiect i se face prin schimbul de emailuri sau alte instrumente specifice cum ar fi utilizarea unui website sau sistem de intranet, n cazul organiza iilor mari. n mod curent, emailuri de grup sunt un mijloc eficient de comunicare intern, dar membrii echipei de proiect ar trebui s aib grij s nu cople easc participan ii la proiect cu mesaje. Comunicarea extern sprijin mai mult eforturile de diseminare i vizibilitate a proiectului. Comunicarea extern poate fi delegat unui anumit membru al echipei de proiect (de exemplu: specialist n rela ii publice). Indiferent de cine este responsabil cu comunicarea extern, sunt folosite diferite instrumente pentru a maximiza vizibilitatea proiectului: un website special creat pentru proiect, comunicate de presa distribuite mijloacelor mass media tradiionale i de tipul new media. Un element important al comunicrii externe despre proiect este utilizarea logo-ului pentru a asigura o vizibilitate imediat pentru o activitate specific. Logo-urile (att al proiectului ct i al organiza iilor implicate) ar trebui folosite pentru orice mijloc de comunicare i diseminare extern pentru a asigura coerena n eforturile de comunicare extern.

Comunicarea intern

Comunicarea extern

pdfcrowd.com

Mailuri de grup (aten ie la utilizare) Sistem de intranet Comunicare informal

logo-ul proiectului s fie folosit pe toate materialele Website dedicat proiectului Comunicat de pres, buletin informativ, raport Diseminare, evenimente, publica ii etc.

Echipa de proiect

Succesul oricrui proiect const n echipa care se afl n spatele lui. Cea mai bun idee i cele mai multe resurse financiare nu asigur impactul dac nu este pus n practic de oameni pregtii i dedica i proiectului. Echipa de proiect este de obicei definit n etapa de planificare, cnd se stabile te ce resurse umane i ce calificri sunt necesare pentu implementarea activit ilor proiectului. Managerul de proiect va estima pe baza unei matrici a abilit ilor, un tabel simplu ce permite identificarea profilului necesar pentru a ndeplini o anumit sarcin, dupa cum este ilustrat n exemplul de mai jos:

Sarcina

Abiliti necesare

Experien / Educaie

Diseminare i vizibilitate extern Abilit i de comunicare 3 ani experien de PR New media Competen e IT

Odat identificate resursele umane necesare pentru obiectivele i activit ile stabilite, managerul de proiect trebuie s verifice dac aceste resurse exist n rndul membrilor/angaja ilor organiza iei, care sunt nevoile de formare pentru angaja i, nivelul de angajament etc. Odat ce un membru al echipei a fost indentificat pentru o anumit sarcina n proiect, managerul de proiect va trebui s menin ridicat motiva ia membrilor echipei astfel nc t ace tia s aduc o contribuie eficient la proiect. n
acest caz, managerul de proiect va avea sarcina de a crea un spirit de echip bazat pe ncredere. C omunicarea eficient i transparena reprezint un factor important care asigur construirea ncrederii n cadrul unei echipe. Managerul de proiect va trebui s menin motiva ia ridicat n rndul membrilor echipei i s previn orice conflict posibil n cadrul echipei.

Identificarea resurselor necesare

n plus fa de indentificarea, meninerea i motivarea membrilor echipei, managerul de proiect trebuie s asigure i resursele identificate n cadrul etapei de planificare. Resursele financiare sunt un element esenial n orice proiect, dar i alte tipuri de resurse intervin atunci cnd vine vorba de planificarea i implementarea unui proiect. Resurse logistice sunt folosite de multe ori n implementarea proiectului (de exemplu, loca ii pentru evenimente) precum i alte resurse cum ar fi know-how (de exemplu, o anumit metodologie, un program de software etc.). Atunci cnd identificm resursele necesare pentru un

proiect, cele mai frecvente gre eli sunt atunci cnd nu sunt luate n considerare toate tipurile de resurse necesare unui proiect; o gre eal tipic este s nu lum n considerare costuri indirecte i cheltuieli diverse, cum ar fi, de exemplu, s nu fie luate n considerare cheltuielile necesare ob inerii unei aprobri pentru un eveniment public. n timpul fazei de planificare, managerul de proiect trebuie s indice cu precizie fiecare element al activit ilor de proiect i s identifice cele mai potrivite resurse (umane, fizice, financiare, logisitce etc) necesare pentru implementarea activit ilor specifice. n cadrul etapei de implementare, managerul de proiect va fi nevoit s asigure aceste resurse.

D.U. 3.4: Monitorizare i control Monitorizare i control

n timpul execu iei proiectului, progresul fcut trebuie monitorizat pentru a ine sub control toate componentele proiectului; acest lucru permite managerului i echipei de proiect s identifice n timp util poten ialele probleme n etapa de implementare a proiectului i s aplice msuri de corecie adecvate.

Monitorizarea i controlul presupun urmtoarele activit i: Msurarea activit ilor de proiect n timpul implementrii lor: unde suntem acum? Pn unde am ajuns? Compararea lor cu ce anume este specificat n planul de proiect: unde ar fi trebuit s fim acum? Identificarea abaterilor de la plan: suntem n urm cu activit ile/ cheltuim prea muli bani/rezultatele produse nu sunt adecvate?

pdfcrowd.com

Definirea msurilor de corecie adecvate pentru a rezolva problemele ce au aprut. Pentru a monitoriza proiectul, un set de instrumente pot fi folosite, cum ar fi: ntlniri regulate ntre managerul de proiect i membrii echipei Rapoarte interne (documente concise) Verificarea programului de activit i ntreprinse n funcie de diagrama Gantt a proiectului Men inerea eviden ei resurselor financiare cheltuite, comparativ cu bugetul planificat Puncte de reper

Un punct de referin este un eveniment semnificativ n cadrul proiectului; punctele de referin conincid adesea cu ncheierea unei sarcini importante. Punctele de referin sunt identificate n timpul etapei de planificare i sunt ilustrate n descrierea activit ilor din cadrul planului de proiect. Punctele de referin reprezint faze principale ale proiectului i, de asemenea, un instrument de monitorizare important ceea ce se nume te go/no go: existen a lor permite msurarea progresului proiectului, s fie aprobat ceea ce a fost ndeplinit pn la un moment dat i s se decid dac proiectul poate s continue potrivit planului iniial sau dac este nevoie de schimbri.

D.U. 3.5: Incheierea proiectului Nevoia unei faze de incheiere

Cnd este un proiect ncheiat? n principiu, atunci cnd toate elementele eseniale au fost ndeplinite, conform planului de proiect: rezultatele au fost atinse (n termenii de calitate i cantitate enun a i la nceput) n calendarul de timp definit i folosind resursele identificate n bugetul proiectului. O etap de ncheiere/finalizare formal este necesar pentru: Actorii relevani: ace tia trebuie s tie c proiectul a fost ncheiat (cu succes); rezultatele trebuie livrate Managerul i echipa de proiect : ace tia trebuie s tie c nu mai sunt implica i n proiect i c eforturile depuse de ace tia au fost ncununate de succes Utilizarea resurselor: unele dintre resursele durabile (de exemplu anumite echipamente) pot fi utilizate i n alte proiecte ncherierea proiectului

Proiectele pot fi ncheiate n multe feluri, n mod foarte formal sau mai puin formal, n funcie de mrimea i scopul lor. n proiecte mai mici, ncheierea formal a proiectului poate fi fcut n urmtoarele feluri: Un raport final scurt, care arat ceea ce s-a realizat O ntlnire cu ntreaga echip de proiect O prezentare a rezultatelor principale pentru actorii implica i (consiliul director, alte organiza ii etc.) O prezentare a rezultatelor principale, ctre beneficiarii activit ilor De obicei etapa de ncheiere include evaluarea muncii depuse i contribu ia membrilor echipei. Un element important al acestei evaluri este identificarea leciilor nv ate - o analiz a ceea ce a mers bine i a ceea ce a mers ru; acest exerciiu relevant pentru proiecte viitoare, pentru a construi capacitatea organiza iei i a mbunt i abilit ile membrilor echipei. Un alt element al etapei de ncheiere/finalizare este comunicarea i srbtorirea, mai ales atunci cnd proiectul a fost unul de succes. Este important ca membrii echipei s simt c eforturile depuse de ei sunt recunoscute i valorizate.

pdfcrowd.com

pdfcrowd.com