LISTA DE VERIFICARE NR. 1 Obiectivul I.

ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

Nr. crt. 1.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat - registrele de contabilitate sunt completate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor? - exist o persoan responsabil cu gestionarea bazelor de date/fiierelor? Modalitatea arhivarii documentelor - au fost luate msurile necesare pentru asigurarea arhivrii acestor registre att pe suport de hrtie ct i tehnic? - sistemul de arhivarea a documentelor pe suport electronic asigur editarea acestor documente n orice moment la solicitarea organelor de control sau n funcie de necesiti? Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Registrul-jurnal a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal; b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate; c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate; d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora; e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare. DA x x Interviu nr. 1.1.1. NU OBS.

x x -

X x x X X X X X

Interviu nr. 1.1.1. Observare direct TEST nr. 1.2.1 Foaie de lucru nr. 1.2.1 Lista de control nr. 1.2.1 TEST

1.2.

1.3.

Registrul-inventar a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere. Registrul Cartea mare a. examinarea nregistrrilor sistematice a modificrilor de activ i de pasiv; b. garantarea prelurii totalului pentru fiecare cont sintetic din Registruljurnal; Conformitatea conducerii registrelor de contabilitate: a. numerotarea i nuruirea registrelor; b. nregistrarea registrelor la organele fiscale; c. numerotarea filelor registrelor este n ordine cresctoare, iar volumele sunt n ordinea completrii lor; d. completarea registrelor fr tersturi, spaii libere sau file lips; e. corectarea erorilor se realizeaz, n toate cazurile, prin stornare.

DA X X

NU

OBS. nr. 1.3.1. Lista de control nr. 1.3.1.

1.4.

X X X X X X x

Observare direct Observare direct Problematic abordat pentru fiecare registru de contabilitate

1.5.

Data:

Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

Filiala Judeean Mehedini a Asociaiei Comunelor din Romnia Centrul Zonal de Audit Public Intern Breznia Ocol

INTERVIU NR. 1.1.1.

privind procedurile specifice pentru activitatea Organizarea registrelor de contabilitate, adresat ............. contabil Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil, investiii i buget propriu Perioada auditat: Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. ntrebare Pentru activitatea de completare a registrelor de contabilitate exist proceduri? Procedurile sunt scrise i formalizate? Exist responsabil cu realizarea i actualizarea procedurilor? Avei monografii contabile pe domenii? Monografiile contabile sunt scrise i formalizate? Exist responsabil cu completarea i actualizarea monografiilor? Considerai procedurile folosite corespunztoare i suficiente? Exist propuneri de perfecionare a procedurii? Completarea registrelor de contabilitate se realizeaz prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor? Dac da, au fost luate msurile necesare pentru gestionarea bazelor de date/fiierelor? DA X X X X X X X X X X Registru jurnal Cartea mare A fost numit un responsabil cu gestionarea erorilor, anulrilor sau completrilor, pe baza crora se fac modificri n fiiere sau n bazele de date ale entitii NU Obs. Cadrul normativ

11. 12. 13. 14. 15.

Au fost luate msurile necesare pentru asigurarea arhivrii acestor registre att pe suport de hrtie ct i tehnic? Dac da, sistemul de arhivare al documentelor pe suport electronic asigur editarea acestor documente n orice moment? Ai constatat disfuncionaliti n sistemul de nregistrare n contabilitate? Ne putei lista Registrul jurnal aferent perioadei anterioare? Nu mai avei nimic de adugat? Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

X X X X x Intervievat,

Data:

Not: Procedurile specifice pentru activitatea Organizarea registrelor de contabilitate sunt realizate in conformitate cu cadrul

legislativ nu se va elabora F.I.A.P.

LISTA DE VERIFICARE NR. 2 Obiectivul 2. CONDUCEREA CONTABILITII

Nr. crt. 2.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza conducerii contabilitii imobilizrilor i investiiilor: a. examinarea operaiilor aferente recepiei activelor imobilizate; b. examinarea completrii Registrului numerelor de inventar; c. urmrirea completrii fielor mijloacelor fixe; d. examinarea transferurilor de imobilizri ntre dou locuri de folosin ale entitii publice; e. verificarea reevalurii activelor imobilizate; f. constatarea ndeplinirii condiiilor scoaterii din func iune a activelor imobilizate ; g. urmrirea imobilizrilor aflate n custodie la teri; h. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Analiza conducerii contabilitii materiilor, materialelor consumabile, inclusiv a celor de natura i a materialelor de natura obiectelor de inventar a. existena evidenei analitice i sintetice a bunurilor de natura stocurilor b. predarea-primirea bunurilor de natura stocurilor ntre dou locuri de folosin ale entitii; c. constatarea ndeplinirii condiiilor de casare a bunurilor de natura stocurilor; DA NU OBS.

2.2.

Interviu nr. 2.2.1. TEST nr. 2.2.1 Lista de control nr.2.2.1

2.3.

Not de relaii nr. 2.3.1

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT d. recepia bunurilor de natura stocurilor; e. bunurile de natura stocurilor aflate n custodie la teri; f. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor a. verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile i creanele entitii publice, justificate i consemnate n documente; b. urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute de ctre entitatea public Direciei Juridice; c. urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile; d. verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora e. analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei; f. analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management; g. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Contabilitatea elementelor de trezorerie Analiza organizrii activitii de casierie: a. existena ordinului intern pentru numirea comisiei de inventariere b. urmrirea respectrii programului de inventariere; c. urmrirea efecturii inventarierii n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar; e. examinarea nregistrrii tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv f. urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate Examinarea masurilor necesare asigurrii securitii casieriei entitii Urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat: a. verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui creditor; b. existena datrii i numerotrii ordinelor de plat; c. nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct, d. verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative; Analiza modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar a. urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar b. confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n conformitate cu prevederile legale Analiza utilizrii Registrului de cas a. Examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli; b. Confirmarea completrii n registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte; c. Urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate; d. Urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul Primriei Blvneti; e. Examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor; f. Urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei; g. Verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei precedente; h. Confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas; Analiza respectrii de ctre conductorul compartimentului financiar contabil a cadrului normativ privind efectuarea plilor:

DA -

NU -

OBS.

2.4.

TEST nr.2.4.1 Lista de control nr. 2.4.1

2.5.

C.C.I. nr. 2.5.1. TEST nr. 2.5.1. Lista de control nr. 2.5.1.

Observare direct TEST nr. 2.5.2. Foaie de lucru nr. 2.5.2 List de control nr. 2.5.2. TEST nr. 2.5.3 Foaie de lucru nr. 2.5.3 Lista de control nr. 2.5.3

TEST nr. 2.5.4 Foaie de lucru nr. 2.5.4 Lista de control nr. 2.5.4

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT a. urmrirea deschiderii conturilor de cheltuieli i de disponibiliti de ctre entitate n conformitate cu normelor legale privind organizarea i funcionarea trezoreriilor statului; b. existena semnturilor pentru activitatea de actualizare a conturilor; c. Examinarea angajrii, lichidrii i ordonanrii cheltuielilor pltite; d. Examinarea existenei creditelor bugetare deschise/repartizate sau disponibiliti n conturi de disponibil; e. Confirmarea corectitudinii subdiviziunii bugetului aprobat de la care se efectueaz plata i corespondena cu natura cheltuielilor respective; f. Urmrirea existenei tuturor documentelor justificative care s justifice plata; g. Compararea semnturilor de pe documentele justificative cu specimenele de semnturi aparinnd ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate de acesta s exercite atribuii ce decurg din procesul executrii cheltuielilor bugetare; h. Confirmarea faptului c beneficiarul sumelor este cel ndreptit s primeasc suma potrivit documentelor care atest serviciul efectuat; i. Examinarea calculului sumei datorate beneficiarului; j. Urmrirea existenei vizei de control financiar preventiv pe documentele de angajare i ordonanare; Contabilitatea cheltuielilor cu personalul Analiza cheltuielilor cu salariile personalului a. verificarea ntocmirii Statului de salarii pentru fiecare direcie; b. examinarea modului de completare a Statului de plata; c. urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate; d. examinarea calculului drepturilor de personal; e. examinarea calculului reprezentnd reineri legale; f. urmrirea reinerilor din salarii datorate terilor; g. urmrirea altor creane n legtur cu salariaii; h. examinarea drepturilor de personal neridicate; i. examinarea nregistrrilor n contabilitate a datelor rezultate din statele de salarii. Analiza cheltuielilor privind asigurrile i protecia social a. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; b. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, raportate cu cele din evidena financiarcontabil; c. examinarea calculului reprezentnd cheltuieli privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; d. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj, raportate cu cele din evidena financiarcontabil; e. recalcularea sumelor reprezentnd cheltuieli privind Contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate; f. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrile Sociale de Sntate, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; g. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuieli privind contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator; h. compararea sumelor, reprezentnd contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator, raportate cu cele din evidena financiar-contabil. Analiza contabilitii rezultatelor inventarierii a. urmrirea efecturii inventarierii patrimoniului; b. urmrirea existenei aprobrilor, managementului entitii, necesare nregistrrii n contabilitate a rezultatelor inventarierii;

DA -

NU -

OBS.

2.6.

TEST nr. 2.6.1. Foaie de lucru nr. 2.6.1. Lista de control nr. 2.6.1.

Interviul nr. 2.7.1. Interviul nr. 2.7.2 TEST nr. 2.6.2. Foaie de lucru nr. 2.6.2. Lista de control nr. 2.6.2.

2.7.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT c. urmrirea ntocmirii Situaiilor comparative pentru diferenele constatate la inventariere; d. urmrirea nregistrrii n contabilitate a diferenelor rezultate n urma inventarierii. Analiza ntocmirii balanelor de verificare a. examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice; b. compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare; c. examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas: d. urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare; Analiza sistemului de eviden tehnic-operativ a. examinarea modului completare a formularelor tipizate; b. urmrirea utilizrii formularelor pentru evidena cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare; c. urmrirea nregistrrii materialelor n odinea codurilor atribuite prin registrul stocurilor; d. urmrirea organizrii evidenei operative a documentelor cu regim special e. verificarea documentelor i operaiilor efectuate n fiele de magazie de ctre persoana desemnat f. confirmarea nregistrrilor zilnice a intrrilor de ctre gestionar sau persoana desemnat, pe baza facturilor, avizelor de nsoire a mrfii not de recepie i constatare de diferene etc., poziie cu poziie g. examinarea nregistrrilor ieirilor pe baza bonurilor de consum individual i colectiv, fiei limit - individual i colectiv, avizelor de nsoire a mrfii, facturilor etc., poziie cu poziie a. garantarea prelurii la sfritul fiecrei luni a stocurilor cantitative din fiele de magazie, pe feluri de stocuri, grupate pe magazii/depozite, conturi, grupe, eventual subgrupe; b. recalcularea valoric a cantitilor aflate n stoc pe baza preurilor de nregistrare; c. recalcularea valoric a acestor stocuri pe pagini ale registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi i magazii/depozite. Preluarea documentelor de ctre persoana desemnat se face dup verificarea: a. modului de emitere i completare corect a documentelor de intrare i de ieire a valorilor materiale; b. nregistrrii corecte a acestora n fiele de magazie; c. stabilirea exact a stocului scriptic n aceste fie. Confirmarea corectrii erorilor constatate n evidena gestiunilor n prezena persoanei care rspunde de nregistrrile efectuate n fiele de magazine Urmrirea modului n care abaterile de la regulile de ntocmire i utilizare a documentelor sunt aduse la cunotina conductorului Direciei de Buget i Contabilitate Intern sau a persoanei desemnate s conduc contabilitatea, dup caz, pentru stabilirea msurilor care se impun. Confirmarea verificrii nregistrrilor efectuate i prelurii documentelor de intrare i de ieire a materialelor se face prin semntura persoanei desemnate pentru evidena stocurilor n fiele de magazie. Examinarea dac preluarea documentelor privind micarea stocurilor se face pe baza Borderoului de predare a documentelor.

DA -

NU

OBS.

2.8.

TEST nr. 2.8.1. Lista de control nr. 2.8.1.

2.9.

TEST nr. 2.9.1 Foaie de lucru nr. 2.9.1

Observarea direct Observarea direct -

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT Garantarea faptului c n contabilitate, documentele privind micarea stocurilor se grupeaz pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la teri, consum intern etc.) i, n cadrul acestora, pe conturi de materiale i gestiuni, iar n cadrul gestiunilor pe grupe sau subgrupe de materiale, dup caz.

DA

NU

OBS.

Data: Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela Supervizor, Bloi Florin Cosmin

Filiala Judeean Mehedini a Asociaiei Comunelor din Romnia Centrul Zonal de Audit Public Intern Breznia Ocol

INTERVIU NR. 2.2.1

privind activitatea de recepie a activelor imobilizate adresat ............., contabil n cadrul Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil, investiii i buget propriu Perioada auditat: 01.01.2012 -31.12.2012 Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Data: ntrebare Pentru anul 2012 ai semnat fia postului? Avei atribuii n fia postului privind recepia activelor imobilizate? Pentru activitatea de recepie a imobilizrilor avei un sistem de proceduri? ntre responsabilitile stabilite prin fiele posturilor i prevederile procedurilor exist coresponden? Exist stabilit o persoan responsabil cu realizarea procedurilor de lucru? Sistemul de proceduri este scris i formalizat? Recepia imobilizrilor corporale se face pe baza proceselor verbale de recepie, completat n trei exemplare? Recepia activelor imobilizate este realizat de o comisie de recepie, stabilit prin Ordin al conductorului entitii? Referitor la acest subiect mai avei ceva de adugat? Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela DA X X x X X X X X X NU Obs.

Intervievat,

Filiala Judeean Mehedini a Asociaiei Comunelor din Romnia Centrul Zonal de Audit Public Intern Breznia Ocol

NOT DE RELAII NR. 2.3.1. privind Analiza evidenei analitice i sintetice a bunurilor de natura stocurilor adresat

ntrebare 1: La nivelul entitii exist proceduri specifice, scrise i formalizate privind evidena analitic i sintetic a bunurilor de natura stocurilor? Rspuns 1:. DA ntrebare 2: Exist n entitate un responsabil care s analizeze lunar micarea stocurilor organizate pe grupe n funcie de natura acestora ? Rspuns 2:. DA ntrebare 3: Exist un control periodic asupra bunurilor de natura stocurilor aflate n magazie i/sau n folosin? Rspuns 3: DA ntrebare 4: Exist un sistem informatizat implementat privind contabilitatea analitic i sintetic a materiilor prime, materialelor consumabile i materialelor de natura obiectelor de inventar? Rspuns 4: DA ntrebare 5: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 5: NU Data: Intervievat

Not:

Filiala Judeean Mehedini a Asociaiei Comunelor din Romnia Centrul Zonal de Audit Public Intern Breznia Ocol

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 2.5.1

pentru Evaluarea sistemului de control intern al casieriei adresat ............. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil, investiii i buget propriu Perioada auditat: 01.01.2012 -31.12.2012 Nr. Nici un ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU crt. rspuns Activitatea de casierie Registrul de cas este ntocmit de persoana X desemnat pentru aceast activitate sau de persoana mputernicit s o nlocuiasc? 1.

Comentarii Persoana desemnat cu ntocmirea Registrului de cas are aceast sarcin trecut n fia postului care este actualizat i care a fost semnat de aceasta. Persoana responsabil cu evidena contabil a activitii de casierie, verific zilnic legalitatea i corectitudinea operaiilor din Registrul de cas

Registrul de cas este verificat de ctre persoana responsabil cu evidena financiar-contabil a activitii de casierie? 2.

3. 4.

5.

Exist completri i modificri n Registrul de cas efectuate de persoana responsabil cu evidena activitii de casierie Dac da, putei prezenta filele din Registrul de cas care conin modificri i completri? V rog s-mi prezentai modalitatea prin care sunt corectate erorile din Registrul de cas efectuate de ctre persoana responsabil cu evidenta activitii de casierie din cadrul Primriei..

Casierul entitii informeaz sefii ierarhici despre operaiunile care implic un volum mare de numerar? 6.

Dac da, putei exemplifica sistemul de informare cu privire la operaiile care implic un volum mare de numerar? 7.

8. 9.

Dac nu, v rog s apreciai care ar putea fi consecinele neinformrii coordonatorului activitii de casierie n cazul unor operaii cu volum mare de numerar? Avei un sistem de proceduri privind activitatea de casierie?

Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta. Zilnic este informat de ctre casierul entitii n legtur cu numerarul din casierie i cu operaiile care urmeaz a se efectua n ziua respectiv. Zilnic este informat de ctre casierul entitii n legtur cu numerarul din casierie i cu operaiile care urmeaz a se efectua n ziua respectiv Un volum mare de numerar derulat prin casieria entitii ar crete riscul de fraud.

Nr. crt. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

ACTIVITATEA DE AUDIT Activitatea de casierie Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fia postului? La nivelul entitii exist amenajat un spaiu pentru desfurarea n bune condiii a activitii de casierie? Registrul de cas este ntocmit zilnic? Registrul de cas este ntocmit la casieria entitii? nregistrrile din Registrul de cas sunt verificate zilnic? Inventarierea casieriei se face periodic? Registrul de cas este nuruit i numerotat? Documentele justificative care stau la baza efecturii operaiilor n casierie conin toate elementele prevzute de cadrul normativ? Putei prezenta documentele din primele i ultimele 2 zile ale perioadei auditate?

DA X X X X X X X X x

NU

Nici un rspuns

Comentarii

Test nr. 2.5.1

Data:

Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

Filiala Judeean Mehedini a Asociaiei Comunelor din Romnia Centrul Zonal de Audit Public Intern Breznia Ocol

INTERVIUL NR. 2.7.1.

privind organizarea activitii de inventariere a patrimoniului adresat Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. ntrebare Ai semnat fia postului pe acest an? n fia postului avei atribuii privind inventarierea patrimoniului? Dac da, v rog s-mi prezentai fia postului. Avei ca atribuii n fia postului verificarea activitilor de nregistrare n contabilitate a rezultatelor inventarierii? La nivelul entitii exist proceduri de lucru, scrise i formalizate, privind activitatea de inventariere a patrimoniului? Dac da, procedurile au fost testate nainte de a fi utilizate n practic? Pentru inventarierea patrimoniului aferent anului 2012, exist la nivelul entitii un document prin care au fost stabilite comisiile de inventariere? naintea nceperii inventarierii a fost realizat instruirea comisiei de inventariere de ctre persoane cu pregtire profesional corespunztoare din cadrul entitii? La nivelul entitii s-au luat msurile necesare pentru desfurarea n bune condiii inventarierea patrimoniului? Din comisiile de inventariere au fcut parte persoane cu pregtirea profesional necesar pentru inventarierea anumitor elemente ale patrimoniului? Comisiile de inventariere v-au informat n legtur cu rezultatele inventarierii? Dac da, ai aprobat Procesele verbale de inventariere? Mai avei ceva de adugat? Data: Da X X X X X X X X X Din cauza lipsei de personal din entitate, presedintele comisiei de inventariere a patrimoniului a fost numita o persoana care nu are experienta in domeniu si anume Nu Observaii

11. 12. 13.

X X x

Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Intervievat

Filiala Judeean Mehedini a Asociaiei Comunelor din Romnia Centrul Zonal de Audit Public Intern Breznia Ocol

INTERVIUL NR. 2.7.2.

privind nregistrarea n contabilitate a diferenelor rezultate n urma inventarierii, adresat ............. Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. ntrebare La nivelul entitii exist proceduri specifice, scrise i formalizate privind nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii? Dac da, cunoatei procedurile de lucru? Ai testat aplicarea procedurilor de lucru n cadrul serviciului pe care l conducei? Dup aprobare, procesele verbale de inventariere a creanelor entitii au fost transmise la Biroul financiarcontabilitate pentru nregistrare? n cadrul compartimentului financiar-contabilitate au fost ntocmite Situaiile comparative pentru diferenele constatate la inventarierea creanelor? n contabilitate au fost nregistrat diferenele de inventariere rezultate n urma inventarierii creanelor entitii? Verificai nregistrarea rezultatelor inventarierii n contabilitate? Mai avei ceva de adugat? Da X X X X X X x x Sistematic Nu Obs

Data: Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela Birou financiar-contabilitate,

LISTA DE VERIFICARE NR. 3

Obiectivul 3. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE Nr. crt. 3.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza activitii de ncasare/plat a datoriilor respectiv creanelor a. urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor; b. examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor; c. urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajamente, d. examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor 3.3. e. analiza nregistrrilor n contabilitate. Analiza activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului a. examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii; DA NU OBS.

3.2.

TEST nr. 3.3.1.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT b. compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiarcontabil; d. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; f. urmrirea virrii reinerilor din salarii n cuantumul stabilit i la termenele legale; g. urmrirea regularizrii anuale a impozitului pe venitul din salarii n cuantumul i la termenele stabilite de cadrul legal; h. examinarea modului de constituire a impozitelor i taxelor datorate bugetului local n cuantumul i la termenele legale:

DA

NU

OBS.

Foaie de lucru nr. 3.3.1. List de control nr.3.3.1.

Data:

Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

abilitate

LISTA DE VERIFICARE NR. 4

Obiectivul nr. 4. ELABORAREA BILANULUI CONTABIL Nr. crt. 4.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare a activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza operaiunilor specifice nchiderii perioadei de gestiune: Verificarea regularizrii sumelor primite: a. compararea sumelor din deconturi cu cele din Bugetul de venituri i cheltuieli al entitii; b. analiza comparativ a sumelor ncasate cu cele din deconturi; c. urmrirea regularizrii sumelor ncasate n plus; d. urmrirea restituirii sumelor ncasate n plus; e. urmrirea raportrii sumelor care nu au fost regularizate i restituite pn la data de 31 ianuarie 2012. Verificarea regularizrii sumelor alocate: a. analiza modului de alocare a sumelor; b. urmrirea regularizrii sumelor pltite n plus; c. verificarea comunicrii conturilor de cheltuieli bugetare n care se restituie sumele alocate n plus; d. urmrirea ncasrii sumelor pltite n plus; e. verificarea nregistrrii n contabilitate a sumelor restituite. Verficarea general a coninutului conturilor sintetice i analitice: a. urmrirea ajustrii valorii elementelor patrimoniale n conformitate cu propunerile din procesele verbale de inventar; b. examinarea modului de stabilire a valorii bilaniere a elementelor de active i pasiv;

DA

NU

OBS.

C.C.I. nr. 4.3.1

4.2.

4.3.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT c. examinarea procedurilor de nchidere al conturilor; d. compararea soldurilor conturilorsintetice cu totalul soldurilor din balanele analitice.

DA

NU

OBS.

4.4.

Analiza ntocmirii Bilanului contabil: a. examinarea prelurii soldurilor din anul anterior b. analiza modului de preluare a datelor din Balan a de verificare n Bilanul contabil; c. verificarea corelaiilor din Bilanul contabil pe baza Normelor metodologice pentru completarea bilanului contabil d. verificarea existenei semnturilor persoanelor responsabile; Data: Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

Filiala Judeean Mehedini a Asociaiei Comunelor din Romnia Centrul Zonal de Audit Public Intern Breznia Ocol

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 4.3.1

pentru Evaluarea activitii de sintetizare i sistematizare a informaiilor cu ajutorul conturilor adresat Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil, investiii i buget propriu Perioada auditat: 01.01.2012 - 31.12.2012 Nr. crt. 1. 2. 3. 4. ACTIVITATEA DE AUDIT Elaborarea bilanului contabil Pentru activitatea de elaborare a bilanului avei un sistem de proceduri de lucru? Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fia postului? Valoarea elementelor de activ i pasiv a fost ajustat n conformitate cu propunerile din procesele-verbale de inventar? Dac da, ne putei prezenta notele contabile prin care s-au nregistrat aceste ajustri? Notele contabile prin care s-au nregistrat aceste ajustri au fost semnate de persoanele mputernicite cu verificarea acestor operaii? Ajustarea valorii elementelor de activ i pasiv au fost aprobate de conducerea entitii? Pentru elaborarea bilanului contabil s-a stabilit valoarea bilanier a elementelor de activ i pasiv? Dac da, v rugm s prezentai notele contabile prin care s-au nregistrat diferenele dintre valoarea contabil i valoarea actual? DA X X X X Lista cu notele contabile pentru inregistrarea ajustarilor NU OBS.

5. 6. 7. 8.

X X X Lista cu notele contabile pentru inregistrarea diferentelor de valoare

X 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Data: Notele contabile prin care au fost nregistrate aceste diferene, sunt semnate de persoanele mputernicite cu verificarea acestor operaii? Persoana responsabil cu elaborarea bilanului contabil, a beneficiat de un program de pregtire profesional cu privire la metodologia elaborrii bilanului contabil? Stabilirea soldurilor conturilor sintetice, s-a fcut prin punerea de acord a acestor solduri cu balanele analitice? Dac da, ne putei prezenta cteva exemple referitoare la aceast activitate. Dup elaborarea bilanului contabil, de ctre persoana responsabil, corelaiile bilaniere au fost verificate de directorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern? Bilanul contabil a fost semnat de directorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern? Bilanul a fost semnat de conducerea entitii? Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

X X X X X X X Intervievat, Observare directa Dar este o persoana cu experienta

Not: Din analiza Chestionarului de control intern rezult c sistemul privind elaborarea bilanului contabil funcioneaz, motiv pentru care nu se va elabora FIAP.

LISTA DE VERIFICARE NR. 5

Obiectivul nr. 5. ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR-CONTABILE CTRE MANAGEMENT Nr. crt. 5.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza informaiilor financiar-contabile i a indicatorilor utilizai n vederea raportrii a. examinarea responsabilitii persoanei cu atribuii privind analiza informaiilor financiar-contabile furnizate de Direcia de Buget i Contabilitate Intern; b. examinarea indicatorilor utilizai; c. verificarea sistemului de raportare periodic ctre management; Analiza transmiterii informaiilor financiar-contabile necesare deciziilor manageriale: a. examinarea responsabilitii persoanei cu atribuii privind raportarea ctre management; b. urmrirea raportrii periodice a datelor financiar-contabile ctre management; c. examinarea furnizrii informaiilor relevante ctre management; DA NU OBS.

5.2.

5.3

CCI nr. 5.3.1.

Data: Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela Supervizor, Bloi Florin Cosmin

Filiala Judeean Mehedini a Asociaiei Comunelor din Romnia Centrul Zonal de Audit Public Intern Breznia Ocol

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 5.3.1

privind activitatea de transmitere a informaiilor financiar-contabile necesare deciziilor manageriale Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil, investiii i buget propriu Perioada auditat: 01.01.2012 - 31.12.2012 Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Data: ntrebare Pentru activitatea de raportare a datelor financiar-contabile avei un sistem de proceduri? Exist n entitate o persoan responsabil cu sistemul de raportare a datelor financiar-contabile pentru management? Persoana responsabil cu raportarea ctre management a datelor financiar-contabile are pregtirea profesional corespunztoare cu cerinele impuse de aceast activitate? n fia postului sunt stabilite atribuiile persoanei responsabile cu raportarea datelor financiar-contabile? Suntei informat periodic referitor la evoluia financiar a patrimoniului? Considerai c informaiile primate de la consilierul dumneavoastr v sunt utile? Considerai c accesul dumneavoastr la informaiile financiarcontabile are loc n momentul opotun? Au fost cazuri cnd informaiile primite nu au fost actualizate? Mai avei ceva de adugat? Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela DA X X X X X X X X x Intervievat, NU OBS.

Not: Din analiza Chestionarului de control intern rezult c activitatea de transmitere a informaiilor financiar -contabile necesare deciziilor manageriale funcioneaz, motiv pentru care nu se va elabora FIAP.

LISTA DE VERIFICARE NR. 6

Obiectivul nr. 6. ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV Nr. crt. 6.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza cadrului metodologic de aplicare al CFP a. angajamente legale i credite bugetare sau credite de angajament, dup caz; b. deschiderea i repartizarea de credite bugetare; c. modificarea repartizrii pe trimestre i pe subdiviziuni ale clasifica iei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virri de credite; d.ordonanarea cheltuielilor; e. efectuarea de ncasri n numerar; f. constituirea veniturilor publice, n privina autorizrii i a stabilirii titlurilor de ncasare; g. reducerea, ealonarea sau anularea titlurilor de ncasare; h. vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unitilor administrativteritoriale; i. concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale; j. motivarea i consemnarea refuzului n Registrul privind opera iunile prezentate la viza de control financiar preventiv; k. exist propuneri de perfecionare a listelor de verificare de ctre persoanele desemnate cu exercitarea CFP; l. vizele CFP sunt acordate de cei n drept sau nlocuitorii legali ai acestora. Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela DA NU OBS.

Interviu nr.6.1

6.2.

Data:

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

Filiala Judeean Mehedini a Asociaiei Comunelor din Romnia Centrul Zonal de Audit Public Intern Breznia Ocol

INTERVIU NR. 6.1

privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu adresat ............. ntrebare 1: n cadrul entitii exist responsabili cu controlul financiar preventiv pentru structurile din cadrul compartimentelor din subordine? Rspuns 1:. DA ntrebare 2: Normele generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv aprobate prin OMFP nr. 522/2003, cu modificrile i completrile aduse prin OMFP nr. 912 / 2004 se respect n cadrul entitii? Rspuns 2: DA ntrebare 3: La nivelul entitii exist un program de pregtire profesional care s aib n tematic i cursuri de specialitate pentru persoanele care exercit controlul financiar preventiv? Rspuns 3: DA ntrebare 4: Ai emis deciziile de numire a persoanelor mputernicite s exercite CFP? Rspuns 4: DA ntrebare 5: La nivelul entitii exist o persoan responsabil cu actualizarea normelor metodologice proprii de CFP? Rspuns 5: DA ntrebare 6: la nivelul entitii sunt elaborate procedurile specifice pentru activitatea de CFP Rspuns 6: DA ntrebare7: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 7: NU Data: Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela Contabil,

Not: n baza acestui interviu nu se va elabora FIAP.

LISTA DE VERIFICARE NR. 7

Obiectivul nr. 7. FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIAR-CONTABIL Nr. crt. 7.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Evaluarea sistemului informatic Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic: Analiza sistemului informatic pentru activitatea financiar-contabil, cu privire la: a. existena glosarului de termeni b. descrierea sintetic a aplicaiei scop, funcionalitile sistemului regulile de lucru c. drepturile de acces - acces la aplicaie pentru procesare direct - acces la informaii pentru consultare - sistemul de parole i schimbarea periodic a acestora d. procesarea informaiilor, pe fiecare tip de document, va urmri: - procesarea documentelor de intrare - abloanele de prelucrare - cheile de control ncorporate - listele de control cu dubl semntur, respectiv responsabilitatea introducerii i a validrii - liste de control specifice pentru conturi cu risc ridicat (sume n curs de clarificare, debitori, creditori, etc.) - procedurile de prelucrare a datelor: - actualizarea conturilor - descrierea procedurilor de prelucrare automat - List de control privind sinteza tranzaciilor cu dubl semntur, respectiv responsabilitatea declanrii prelucrrii i a validrii acesteia - procesarea documentelor de ieire - formatul de ieire concordana acestora cu normele contabile - algoritmi de prelucrare (pentru fiecare format) - periodicitatea procesrii documentelor e. sistemul de stocare al informaiilor financiar-contabile - programul operaiilor de stocare - responsabilitatea realizrii operaiilor de stocare - mediile de stocare i perioada - procedura de recuperare a datelor n caz de incident. f. aprobarea manualului de instruciuni de ctre persoanele competente; g. modalitatea de actualizare a instruciunilor de utilizare a sistemului informatic; h. informarea sistematic a personalului cu atribuii n domeniu asupra modificrilor sistemului informatic financiar-contabil i. atribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de operare i consultare a sistemului informatic -Transpunerea responsabilitilor din procedurile de lucru n fiele posturilor -Examinarea cunoaterii instruciunilor prevzute n manual de ctre persoanele cu responsabiliti n utilizarea sistemului informatic financiar-contabil - Examinarea adaptrii sistemului informatic la cerinele utilizatorilor, urmrind dac: - exist un numr suficient de manuale? - consider instruciunile ca fiind corespunztoare? - constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? - exist propuneri de perfecionare a instruciunii? - permite preluarea i prelucrarea automat a datelor introduse? Pregtirea profesional a personalului de specialitate implicat n utilizarea sistemului informatic DA NU OBS.

7.2.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT a. existena unui responsabil cu activitatea de formare profesional; b. analiza programului privind pregtirea profesional a angajailor. c. analiza formelor de pregtire profesional d. examinarea concordanei dintre pregtirea profesional i necesitile de formare ale angajailor e. examinarea gradului n care pregtirea profesionalasigur atingerea obiectivelor direciei f. analiza modului n care a fost realizat programul de pregtire profesional g. examinarea sistemului de indicatori de performan pentru evaluarea gradului de pregtire profesional Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au acces la sistemul informatic - examinarea accesului la prelucrarea datelor de intrare - pe tipuri de abloane - examinarea accesului la prelucrrile automate - pe tipuri de proceduri - examinarea procesrii datelor de ieire - pe tipuri de format - examinarea accesului la sistemul de stocare a informaiilor financiarcontabile. Analiza sistemului de prevenire i detectare a accesrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus etc.) a. urmrirea existenei parolelor de acces la sistemul informatic financiarcontabil; b. examinarea existenei unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic financiar-contabil c. urmrirea schimbrii periodice a parolelor de acces la sistemul informatic financiar-contabil. Analiza modului de administrare a arhivei electronice a. analiza activitii de ntreinere a arhivei electronice b. analiza msurilor ntreprinse la nivelul entitii pentru crearea unei arhive electronice de siguran, care s cuprind toate documentele n form electronic i care s se actualizeze permanent off-line c. examinarea modului n care sistemul de securitate garanteaz integritatea, securitatea i confidenialitatea documentelor n format electronic d. verificarea redrii documentelor n form electroniccon inute n arhiv e. analiza procesului de distrugere a documentelor a cror perioad de arhivare a expirat

DA -

NU -

OBS.

7.3.

Observare direct

7.4.

Interviul nr. 7.4

7.5

Observare direct

Data: Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela Supervizor, Bloi Florin Cosmin

Filiala Judeean Mehedini a Asociaiei Comunelor din Romnia Centrul Zonal de Audit Public Intern Breznia Ocol

INTERVIUL NR. 7.4.

privind Securitatea sistemului informatic financiar-contabil adresat ............., ef Birou financiar-contabilitate Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Data: ntrebare Exist un sistem informatic integrat la nivelul entitii? Avei desemnat o persoan responsabil cu securitatea sistemului informatic financiar-contabil? Exist o procedur de securitate pentru sistemul informatic financiarcontabil? Exist corelaie ntre sarcinile stabilite prin fia postului i procedurile de lucru? Accesul n sistemul informatic financiar-contabil se face printr-o parol de acces? Exist o persoan responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic financiar-contabil? Avei o procedur pentru schimbarea periodic a parolelor ce permit accesul la sistemul informatic financiar-contabil? Sistemele de calcul din cadrul Direciei Buget i Contabilitate Intern sunt prevzute cu programe antivirus, antispyware, firewall .a.? Programele antivirus, antispyware, firewall sunt actualizate sistematic? Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus? Da X X X X X X X X x x Nu Obs

Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Intervievat,

NOT: n baza acestui interviu nu se va elabora FIAP.

LISTA DE VERIFICARE NR. 8

Obiectivul nr. 8. ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE Nr. crt. 8.1. Activitate de audit Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza normelor i procedurilor privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabil Arhivarea documentelor financiar-contabile pe suport de hrtie: a. urmrirea numerotrii nuruirii i semnrii procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului; b. examinarea existenei la dosarele arhivate a documentelor trecute n opis; c. urmrirea respectrii termenelor de arhivare pe tipuri de documente; d. examinarea organizrii activitii de arhivare a documentelor financiarcontabile n funcie de termenele stabilite prin acte normative; e. asigurarea unui spaiu corespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile; f. examinarea modului de pstrare a documentelor financiar-contabile din arhiva entitii. Arhivarea documentelor financiar-contabile n format electronic: a. examinarea modului de asigurare a integritii i securitii documentelor b. asigurarea securitii i integritii spaiului ocupat de echipamentele care gzduiesc arhivele electronice c. examinarea msurilor ntreprinse pentru recuperarea informa iei n urma dezastrelor naturale Data: Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela Supervizor, Bloi Florin Cosmin DA NU Obs.

TEST nr. 8.2.1 Lista de control nr. 8.2.1

8.2.